Lembaga Ilmu Pengetahuan IndonesiaIndonesian Institute of Sciences

http://lipi.go.id

MANAJEMEN JURNALSutrisno Heru Sukoco

Management Journal

A. Memulai Pengaturan Jurnal melalui ManagementPages1. Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the

Details)2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies)3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding

Submission)4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal)5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage

(Customizing the Look)B. Penelusuran File (File Browser)

MATERI MANAJEMEN JURNAL I

C. Bagian Jurnal (Journal Sections)D. Membuat Formulir Review (Review Form)E. Membuat Susunan Dewan RedaksiF. Fasilitas pemberitahuan melalui email

secara otomatisG. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports)H. Pengelolaan Pengguna (User)I. Membuat PengumumanJ. Fasilitas Pegaya/ Plugins

MATERI MANAJEMEN JURNAL II

1. Management Pages

SetupJurnalSetupJurnal

FormReviewForm

Review

Jurnal BagianJurnal Bagian

DewanRedaksiDewanRedaksi

SistemPluginSistemPlugin

AlatMembaca

AlatMembaca

Email yangdisiapkan

Email yangdisiapkan

PembayaranPembayaranImpor/Ekspor

DataImpor/Ekspor

Data

BerkasPenelusuran

BerkasPenelusuran

BahasaBahasa

Statistik &Laporan

Statistik &Laporan

Urutan Halaman Manajemen Jurnal

6

Announcements• Untuk membuat halaman pengumuman yang

terkait dengan jurnal. Misalnya pengumumanuntuk call papers, dsb.

Files Browser• The Files Browser adalah fitur canggih yang

memungkinkan file dan direktori yang berhubungandengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secaralangsung.

Pilih dan unggah file

Membuat direktoribaru

Journal Sections

• Membuat bagian jurnal / Jurnal sections• Setting kebijakan setiap section, misal section short

communication bisa langsung diterima sectioneditor,dll

• Dapat juga digunakan untuk menambah frontmatter & back matter

Journal Sections-cont

Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya frontpages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll).

Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya shortcommunication, book review

Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal,cara mendapatkan abbreviation sudah

dijelaskan pada bagian sebelumnya

Diisi dengan penjelasan kebijakan yangditetapkan dalam bagian jurnal tersebut,

misalnya kebijakan review, dan lainnya

Memilih menggunakanreview form atau tidak

Pilihan pembatasan penyerahan/ submission,apakah submission hanya bisa dilakukan oleh

Editor dan Editor bagian atau tidak. Iniberfungsi ketika kita ingin membuat bagianjurnal seperti front pages yang isinya seperti

cover, sehingga hanya bisa di submit olehEditor dan Editor Bagian

Kebijakan indeksasi, apakah tidakmensyaratkan abstrak, dsb

Pilihan setup untuk daftar isi, misalnya mengabaikan judulketika dalam daftar isi edisi ; mengabaikan nama penulis; dan

mengabaikan bagian jurnal tersebut dalam halaman aboutjournal

Review Forms• Review form dibuat sebagai bahan penilaian

reviewer untuk tulisan/artikel.• Berbagai bentuk pertanyaan bisa dibuat di

dalam review form.• Textbox (single text, single line, extended)• Checkboxes• Radiobutton• Dropdwon box

• Buat review form terlebih dahulu,setelah itu buat item pertanyaannya.

Contoh Review Form

Review Forms-cont

Review Forms-cont

Languages• Setup Bahasa• Memilih bahasa yang telah di install

oleh administrator (di menu siteadministrator)

• Jika menggunakan versi OJS 2.4.6 keatassebaiknya tidak menggunakan bahasaIndonesia, karena Bahasa Indonesiahanya stabil sampai versi 2.4.5

Masthead/ Editorial Team•Membuat Daftar Editorial Teamyang akan tampil pada halamanpublik

•Dapat secara otomatis memilihEditorial Team yang sudah sesuaiaccount OJS

•Membuat Posisi Editorial Teamsesuai kebutuhan

Masthead (cont)

Masthead (cont)

Prepared Emails

• Template email yang akan digunakanuntuk korespondensi proses penerbitan

• Jurnal manajer dapat membuat danupdate template

Prepared Emails (cont)

Prepared Emails (cont)

Reading Tools

• Setting fitur untukpembaca

• Komentar oleh pembaca• Sharing medsos dengan

AddThis.com• Related Item Sets

Setup

Setup-cont1. Detils :• General information• Principal contacts: email pribadi editor• Technical support contact : email pribadi staf IT/

administrator• Email identification : email• Publisher• Sponsoring organization• Sources of support• Search engine indexing (menggunakan meta-tags.org)• Journal history (untuk mencantumkan perubahan nama,

sejarah online sejak kapan dan sejarah awal penerbitan)

Detail

Setup-cont• Elektronik ISSN:

• Daftar di PDII• Nomor ISSN untuk terbitan jurnal/majalah cetak dan

online itu berbeda, meskipun jenis, judul, dan isiterbitannya sama. Karena berbeda bentuk terbitannya(cetak dan digital) maka ISSN-nya juga berbeda. NomorISSN itu bersifat unik dan hanya berlaku untuk satuterbitan yang sejenis dan sama bentuk terbitannya

Detail

http://www.issn.org/services/online-services/access-to-the-ltwa/

Detail

Detail

Detail

Detail

Detail

Detail

Detail

http://www.metatags.org/meta_tags_code_generator

Detail

Detail

Detail

Setup-cont2. PoliciesFocus and scope of the journalPeer reviewPrivacy statementEditor decisionAdd item to appear in “About the Journal” Journal archivingPotential reviewer database

Policies

Policies

Policies

Policies

config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan scheduled_tasks yangsebelumnya off menjadi on

Policies

Policies

Policies

Policies

Policies

Policies

Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistemarsip yang permanen dan aman. Untuk

mengetahui informasi lengkap silahkan aksesalamat http://www.lockss.org/

Policies

Digunakan untukmenambahkan link ke database

reviewer eksternal danmenyediakan sumber referensicepat untuk bagian Editor atauuntuk mencari reviewer yang

potensial dalam jurnal

Judul Link

Alamat link (URL)Menambah link baru

Setup-cont3.Submissions• Author guidelines: petunjuk harus

lengkap, detail dan disertai file templateyang masih dapat diupdate (.doc, .docx,.odt, dan sebagainya)

• Permissions

Submissions

Diisi dengan petunjukpenulisan dalam jurnal

seperti format, gayaselingkung, gaya sitasi,

penulisan data set,penyajian grafik,

penyebutan alat, dsb.Selain itu disediakan

link download file wordtemplate artikel

Submissions

Diisi dengan checklist,Tergantung darikebijakan jurnalmasing-masing

Submissions

Submissions

Pemegang Hak Cipta, jikapemegang hak cipta adalah

instansi, dapat menggunakanradio button Other

HAK Cipta tahunan artikelberbasis pada

Kesepakatan sebelumsubmission yang

mengharuskan penulis untukmenyetujui catatan hak cipta

Menampilkan pernyataan hak ciptadengan konten (dianjurkan untuk

memberitahu penulis tentangpemegang hak cipta).

Lisensi Common creative, untukmendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses:

http://creativecommons.org/choose/

Menampilkan lisensi pada artikelyang di publish

Tombol untuk melakukan resetsettingan/ ijin informasi yang telah

melekat pada artikel, hal ini dilakukanjika dilakukan perubahan

Submissions

Mengisi pilihan lisensiyang ditetapkan jurnal

masing-masing kemudianakan secara otomatis

akan muncul logo yangsesuai

Submissions Diisi dengan disiplin ilmu

Diisi dengan judul dan almatsitus subjek klasifikasi

Diisi dengan kata kunci

Diisi dengan cakupan(coverage)

Diisi dengan terms sejarah yangrelevan

Diisi salah satu karakteristiksampel penelitian

Diisi dengan jenis penelitianterkait, metode dan

pendekatan penelitian yangdigunakan

Submissions

Berisi emailpemberitahuan

(ucapan terima kasihsubmission)

Submissions

Setup-cont4. Management Access and security settings Publication scheduling Identification of journal content Announcements Copyeditors Layout editors Proofreaders

ManajemenMengaktifkan layanan untuk

akses terbuka pnuh

Menambah informasi lisensi mengenaikebijakan akses terbuka creative commons

yang sudah didapatkan dari langkahsebelumnya

Mengaktifkan hak akses dengan carapendaftaran dan berlangganan (subscription)

terlebih dahulu

Selalu menampilkan link file full teks pada itemyang memiliki akses terbatas

Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untukpublic konten secara online

Manajemen

Pembatasan akses situs dan artikel,pengguna public dapat di batasi aksesnya/ harus terdaftar dan login terlebih dahuluketika mengakses situs jurnal dan artikel

Mengaktifkan registrasi dapat dilakukansendiri oleh pengguna publik

Mengaktifkan registrasi hanya dapatdilakukan oleh manajer jurnal

Manajemen

Diisi dengan informasi jadwalpublikasi dan beberapa

tambahan format publikasi(berdasar: volume, number, year,

title, pertama terbit danfrekuensi terbit)

Manajemen

Mencentang semuapilihan agar semua

metadata edisi dapatdiinput

Diisi dengan edisi poin pertamakali awal terbit berdasarkan

pada: volume, nomor, tahun,edisi per volume, volume per

tahun

Manajemen

Pilih identifikasiberdasarkan issues,

published, galleys, dansupplement artikel

Pilih identifikasiberdasarkan halaman

dalam daftar isi

Manajemen

Memungkinkan jurnal manajerdapat membuat pengumuman,

misalnya : membuat pengumumanmengenai call for paper, konferensi,

dll

Memungkinkan untuk mengaturtampilan jumlah pengumuman

dalam satu halaman yangdiumumkan

Diisi dengan informasi tambahanyang akan muncul pada halaman

pengumuman untuk pembaca

Manajemen

Manajemen

Diisi dengan petunjuk/insruksi untuk layout

editor dalammelakukan layoutediting (tata letak)

Manajemen

Diisi dengan judultemplate

Diisi dengan filetemplate (browse file

lalu klik upload)

Manajemen

Diisi dengan intruksilayout untuk reference

linking

Manajemen

Diisi dengan intruksiproofing

Setup-cont5. The Look• Journal homepage header : banner untuk halaman home• Journal homepage content• Journal page header: banner untuk halaman selain home• Navigation bar : menambah menu, disarankan menambah

halaman statis juga, sehingga ketika klik menu baru akanditujukan ke halaman statis yang dibuat

• Journal layout: sidebar sebaiknya diseimbangkan antara kiridan kanan

• Information• Lists : fitur untuk mengatur banyaknya konten/item yang

akan muncul pada setiap halaman jurnal, misalnya itemartikel, item user, dsb

The Look

Diisi dengan teks namajurnal

Pilih dan unggahimagenama jurnal

Pilih dan unggah imagelogo jurnal

Pilih dan unggah imagethumbnail jurnal

The Look

Diisi dengan gambaran singkat jurnal

The LookPilih dan unggahfile image untuk

halaman berandajurnal pada

bagian tengah

Menambahkandaftar isi pada

edisi terkini

Infromasitambahan yang

akan muncul padahalaman beranda

pada bagianbawah image

homepage

The LookDiisi dengan nama/judul

untuk page header

Pilih dan unggahimagenama jurnal untukpage header (halaman

selain beranda)

Pilih dan unggah imagelogojurnal untuk page header

Pilih dan unggah imagelogotab browser jurnal untuk

page header

Diisi dengan teks sebagaipengganti gambar dan logo

pada page header

The Look

Diisi dengan teks yangakan muncul pada

bagian bawah / footersetiap halaman jurnal.

Misalnya: teksinformasi akreditasi,alamat secretariat

jurnal, ISSN, EISSN, dll

The Look

The Look

Memilih tema tampilan, hal ini tidakperlu dilakukan, jika sudah

melakukan modifikasi file CSS secaralangsung

Pilih dan Unggah filetampilan (*.css)

Mengatur posisi, khususuntuk tampilan Ejournal

LIPI ini, ruang sebelah kiri(left sidebar) tidak bisa

digunakan, jadi yang bisadigunakan hanya memilih

block untuk di hidden(unselected)

The Look

Gambaran singkat mengenaijurnal yang diujukan untukpembaca

Gambaran singkat mengenaijurnal, link pedoman yangdiujukan untuk penulis

Gambaran singkat mengenaijurnal yang diujukan untukpustakwan untuk mengkaji

The Look

Diisi dengan listjumlah item dan linkhalaman yang akanmuncul pada setiapsatu halaman

• Penulis Mengindeks Naskah Mereka• Mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan

(Metadata Harvesting)• Fitur ini digunakan ketika konten jurnal

kita ingin terindeks oleh lembagapengindeks luar, misalnya IPI

82

Stats & Reports• OJS menghitung statistik untuk setiap jurnal. “days

to review” dihitung sejak tanggal penyerahan (ataupenunjukkan review) ke Editor decision, sedangkan“days to publish” adalah ukuran dari artikel asliditerima sampai dengan publikasi.

• OJS menghasilkan laporan yang merekam rincianyang terkait dengan proses pengajuan ke jurnal dariperspektif pengiriman, editor, reviewer dan bagianselama periode waktu tertentu. Laporan dalambentuk format CSV.

Stats & Reports-cont

System Plugins

Block Plugins• Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah

agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsungdibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menuabout, caranya:

• klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins• klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik

setting)• pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada

teks box :" journal profile"klik save• kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu

system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, carikata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit padamenu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose

• klik menu about• Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu

aboutnya sudah lengkap)• Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor• klik save

Generic Plugins• TinyMCE Plugin: pastikan sudah enable, karena untuk tampilan

fitur teks box setiap form• PDF.JS PDF Viewer Plugin : pastikan sudah enable untuk

tampilan fitur PDF artikel• Rounded Corners: untuk merubah tampilan block kotak

menjadi lekuk• XHTML galleys Plugin: merubah galley XML menjadi XHML• Stop Forum Spam Plugin: untuk keamanan registrasi terhindar

dari spam• Piwik: fitur statistik, harus instalasi dan sign up terlebih dahulu• Static Pages Plugin : untuk menambah halaman statis baru,

misalnya ingin menambahkan halaman tutorial yang dilengkapigambar, eks dan video

• Usage Statistics: konfigurasi log files, Compress archives, dsb

Import & Export Plugins

• Articles & Issues XML dan user Plugin untukmigrasi antar OJS

• Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasieksternal, maka dapat menggunakanfasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudahterdaftar pada DOI Crossref, maka dapatmenggunakan CrossRef Export/RegistrationPlugin; begitu pula DOAJ dapatmenggunakan DOAJ Export Plugin

• Mempublish back issue dengan fasilitasQuickSubmit Plugin

Setup-cont

• Identitas Journal : DOI DOI : Digital Object Identifiers Dideteksi oleh pustakawan, citation index,

penerbit. Hanya untuk data elektronik tiap artikel dan tiap

jurnal. Alamat DOI tetap (tidak pindah tempat)

• Perubahan nama jurnal, server• Dimasukkan oleh Journal Manager pada OJS.• BAYAR TAHUNAN KE CROSSREF http://crossref.org Wajib memiliki URL

Setup-cont

Manfaat DOI :– Untuk Penerbit :

• Link persistence,• Content visibility and accessibility,• Centralized linking agreement,• OpenURL integration,• Added value• Internal as well as external linking• Cost-effectiveness

– Untuk Peneliti:• Easy to Use, visibility and accessibility,• Cost-effectiveness

Import/Export Data

• Import Artikel & Terbitan XML• QuickSubmit• Melalui PHPMyAdmin dengan menggunakan file

CSV

92

• Impor/ekspor data• Isi form, upload• Simpan• Masuk sebagai editor, terbitkan (Publish Issue)• Perbedaan naskah yang diinput dengan

quicksubmit dan melalui proses, terlihat padadaftar isi di halaman editor naskah denganquicksubmit tidak ada centang merah proof

93

Contoh Back Issue

CAPTCHACompletely Automated Public Turing test to tell Computers andHumans Apart

98

• capctha, dapat mencegah program otomatis, atau “bots,” dari mengisi formulironline. Hal ini mencegah spam dari yang dikirim melalui bentuk website danmemastikan bahwa hanya diedit oleh manusia.

• Setting di

manajemen situs

• Settingan ini terletak di bagian Setup Jurnal , makaotomatis smua history email akan terekam dalam setiapnaskah

• History email tsb dapat diakses ketika anda berperansebagai Editor atau Editor Bagian

99

100

101

back to main menu

2. Users

back to main menu

Administrator

ManajerJurnal

Editor

EditorBagian

Reviewer

CopyEditor

LayoutEditor

ProofReader

Penulis

Administrator• Bertanggung jawab terhadap situs.• Mengatur tampilan dan kofigurasi situs,

membuat jurnal.• Memiliki hak akses tertinggi dari peran

yang lain, dan dapat melakukan semuafungsi yang dapat dikerjakan olehManajer Jurnal dan Manajer Langganan.

Manajer jurnal• Bertanggung jawab terhadap situs jurnal.• Mengatur konfigurasi dan tampilan situs jurnal.• Mendaftarkan pengguna.• Membentuk dewan redaksi.• Membuat bagian jurnal.• Membuat form review.• Membuat laporan.

Manajer langganan•Bertanggung jawab terhadapkeuangan jurnal.

•Mengatur konfigurasi berlanggananjurnal, donasi, pembelian artikeldan sistem pembayarannya.

Editor• Bertanggung jawab terhadap proses peer review

naskah.• Bertugas menyeleksi naskah yang masuk.• Menentukan editor bagian yang tepat untuk

menangani naskah yang masuk.• Membuat isu.• Menentukan apakah suatu naskah layak diterbitkan.• Menentukkan jadwal penerbitan naskah.• Dalam proses penerbitan, editor merupakan peran

tertinggi yang dapat melakukan semua fungsi yangdapat dikerjakan oleh Editor Bagian, Copy Editor, EditorLayout, dan Proofreader.

Editor bagian• Bertanggung jawab terhadap kesesuaian bidang

ilmu naskah.• Bertugas menentukan reviewer yang tepat untuk

mereview naskah yang masuk.• Merupakan peran tertinggi kedua dibawah Editor

karena sebelum naskah diberikan ke Editor untukfinalisasi, seluruh proses peer review harus melaluiEditor Bagian terlebih dahulu.

Reviewer• Bertanggung jawab terhadap review naskah.• Bertugas memberikan rekomendasi mengenai

naskah sebagai acuan Editor dalam menentukankeputusan. Naskah yang sudah direview dikirimkankembali ke Editor Bagian untuk ditentukan apakahnaskah layak diteruskan ke proses peer reviewselanjutnya, atau memerlukan revisi, ataupunditolak.

Copy editor• Bertanggung jawab terhadap tata bahasa.• Bertugas mengoreksi besar kecil huruf, kesalahan

pengetikan, tanda baca dan logika bahasa.• Hasil koreksi copyedit dikirimkan ke Penulis untuk

dikoreksi lebih lanjut oleh Penulis apakah denganadanya koreksi tata bahasa, makna/kandungan darikalimat yang diutarakan Penulis ikut berubah atautidak. Setelah koreksi dari Penulis, naskah dikirimkembali ke Copy Editor untuk dikoreksi kembali.Kemudian naskah dilanjutkan ke proses layoutedit.

Layout editor• Bertanggung jawab terhadap layout dan galley

naskah.• Naskah dikoreksi kembali layout/tata letaknya

kemudian ditentukan galley/format naskah yangdapat dilihat secara teks penuh dan dapat diunduholeh pembaca.

Proof reader• Bertanggung jawab terhadap finalisasi naskah.• Proofreader harus mengkoreksi ulang secara

keseluruhan demi kesempurnaan naskah sebelumditerbitkan.

• Proofreader sebaiknya terdiri dari Editor, EditorBagian, Copy Editor dan Editor Layout atau palingtidak seorang diantaranya atau orang yangmengerti sedikit banyak tentang tugas peran-perantersebut.

Penulis•Bertanggung jawab mengirimkannaskah dan merevisi naskah sesuaidengan koreksi yang diberikan disetiap proses penerbitan.

Pembaca• Khalayak umum diluar pengelola situs

dan jurnal.• Pembaca dapat membaca abstrak

artikel, membaca teks penuh ataupundapat mengunduh atrikel sesuai denganhak akses yang diterapkan olehpengelola jurnal.

Peran pengguna :1. Administrator : tampilan, konfigurasi situs.2. Manajemen Jurnal: konfigurasi jurnal.3. Manajer Langganan :

Keuangan dan langganan jurnal.4. Editor : proses review.5. Editor Bagian : menentukan reviewer, kesesuaian

bidang ilmu naskah.

Peran pengguna :-cont6. Reviewer : review naskah, rekomendasi.7. Copy Editor : tata bahasa.8. Editor Layout : layout, galley naskah.9. Proofreader : finalisasi naskah.10. Penulis : submit naskah, revisi.11. Pembaca : membaca, mengunduh.

Menu Users / Pengguna:

Users Enrolled in this Journal• Menampilkan semua user/pengguna dengan

berbagai macam peran yang telah terdaftar dijurnal ini.

Enroll a User from this Site in thisJournal• Fungsi menu ini yaitu untuk memasukkan

user/pengguna yang telah terdaftar di situs e-jurnalini ke dalam jurnal ini.

• Co/ terdapat jurna A & B di portal jurnal Z, user Aditerdaftar di jurnal A, dan ingin didaftarkan ke jurnalB. Maka Adi tidak perlu mendaftar ulang, user Adihanya perlu ditambahkan ke jurnal B melalui menuini.

Show users with no role• Fungsi menu ini yaitu untuk menampilkan

user/pengguna yang telah dibuat akunnya namunbelum memiliki role apapun.

Create New User• Fungsi menu ini yaitu untuk membuat akun

user/pengguna baru.

Merge Users• Menu ini berfungsi untuk memilih pengguna (atau

beberapa pengguna) untuk disatukan ke dalamakun lainnya dari pengguna.

• Co/ketika seseorang memiliki 2 akun pengguna.Akun pertama yang dipilih akan dihapus dan segalasubmission(pengiriman), tugas, dll akan dikaitkanke akun yang kedua.

back to main menu

3. Roles

back to main menu

Roles

• Roles merupakanfitur pada manajerjurnal agar dapatlogin sebagai (loginas) semua peran

login sebagai (login as) semua peran

Tambahan

Tambahan• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue )<div class=”tocTitle”>

{if !$hasAccess || $hasAbstract}<a href=”{url page=”article” op=”view”path=$articlePath}”>{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}</a>—————–> kode baru

{else}{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}{/if}

</div>

Tambahan• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ){assign var=”doi” value=$article-

>getStoredPubId(‘doi’)}{if $doi}<div><div class=”tocDoi”><span>DOI : <ahref=”http://dx.doi.org/{$doi|escape}”>{$doi|escape}</a></span></div></div>{/if}

Tambahan 2

• masuk ke dalam direktori /templates/article/ dan bukafile article.tpl

{* Article Metrics *}

<H4>Article Metrics</H4>

{translate key="article.abstract"} view : {$article->getViews()} times<br>

{if $galleys}{foreach from=$galleys item=galley name=galleyList}

{$galley->getGalleyLabel()} - {$galley->getViews()}times

{/foreach}{/if}

{* Article Metrics *}

back to main menu