Managementul Riscurilor Proiectelor - PMIs PMBOK

Managementul Riscurilor

Proiectelor

PMI Project Management Institute – cea mai mare

asociaţie a profesioniştilor din domeniul managementului de proiect (organizaţie non-profit).

Membrii – indivizi ce practică şi studiază managementul de proiect în diverse zone industriale (aeronautică, administrarea afacerilor, construcţii, inginerie, servicii financiare, tehnologii informaţionale, industria farmaceutică, industria de telecomunicaţii).

PMI în date: 95,000 membrii

125 ţări

Project Management Book of

Knowledge În 1987 a apărut PMI’s Project Management Body of Knowledge

(PMBOK) – definit ca „toate temele, subiectele şi procesele intelectuale care sunt implicate în aplicarea principiilor de management în proiecte.”

În 1996 apare A Guide to the Project Management Body of Knowledge cu câteva completări şi cu o nouă maniera de a structura conceptele: se redefineşte conceptul proiect: un efort temporar asumat în vederea creării

unui produs sau serviciu unic

se reconfigurează ciclul de viaţă al proiectului: „o colecţie de etape a căror număr şi nume este determinat de nevoile de control a organizaţiei.”

managementul de proiecte este privit ca aplicarea cunoştinţelor, abilităţilor, instrumentelor şi tehnicilor în activităţile proiectului în vederea atingerii sau depăşirii nevoilor şi aşteptărilor susţinătorilor proiectului.

funcţiile proiectului sunt denumite zone de cunoştinţe (se definesc 9 zone)

PMBOK

procesele de

planificare procesele de

iniţiere

procesele de

control

procesele de

execuţie

procesele de

închidere

Fig.1 Ciclul de viaţă al proiectului conform PMBOK

PMBOK - Zone de Cunoştinţe1. Managementul Integrării Proiectului

2. Managementul Scopului Proiectului

3. Managementul Timpului Proiectului

4. Managementul Costului Proiectului

5. Managementul Calităţii Proiectului

6. Managementul Resurselor Umane ale Proiectului

7. Managementul Comunicării în cadrul Proiectului

8. Managementul Riscului Proiectului

9. Managementul Achiziţiilor (contractărilor) în Proiecte

Managementul Riscului

Proiectului

PMBOK

Managementul Riscului Proiectului Identificarea riscurilor – se determină care dintre

riscuri are posibilitatea de a afecta proiectul, şi se precizează caracteristicile acestora;

Cuantificarea riscurilor – se evaluează riscurile şi interacţiunile dintre riscuri pentru a se aprecia rezultatele proiectului;

Planul de răspuns la risc – se definesc paşii de răspuns la ameninţări;

Controlul răspunsului la risc – se declară răspunsurile la modificările riscurilor ce apar pe parcursul proiectului.

MANAGEMENTUL RISCULUI

ÎN PROIECTE

IDENTIFICAREA RISCULUI

1. Inputs (Intrări)

.1 descrierea produsului

.2 alte rezultate planificate

.3 informaţii istorice

2. Instrumente şi tehnici

.1 liste de verificări

.2 diagrame a fluxurilor de date a

organizaţiei

.3 interviul

3. Outputs (Ieşiri)

.1 sursele de risc

.2 evenimente potenţial riscante

.3 simptome ale riscului

.4 intrări ale altor procese

CUANTIFICAREA RISCULUI


.1 toleranţa la risc a susţinătorilor proiectului

.2 sursele de risc

.3 evenimente potenţial riscante

.4 estimarea costurilor

.5 estimarea duratei activităţii


.1 valoare monetară aşteptată

.2 sume statistice

.3 simulări

.4 arbori decizionali

.5 judecata experţilor


.1 oportunităţi de urmărit, ameninţări la care

să se răspundă

.2 oportunităţi de ignorat, ameninţări de

acceptat

DEZVOLTAREA PLANULUI DE

RĂSPUNS LA RISC


.1 oportunităţi de urmărit, ameninţări la care

să se răspundă

.2 oportunităţi de ignorat, ameninţări de

acceptat


.1 achiziţii

.2 planificări de contingenţă

.3 strategii alternative

.4 asigurări


.1 planul de management al riscului

.2 informaţii pentru alte procese

.3 planuri de contingenţă

.4 rezerve

.5 înţelegeri contractuale

CONTROLUL RĂSPUNSULUI LA

RISC


.1 planul de management al riscului

.2 evenimente supuse riscului actualizate

.3 identificarea de riscuri adiţionale


.1 rezolvări a diverselor probleme ce apar

.2 dezvoltarea de planuri de răspuns la risc

adiţionale


.1 acţiuni corective

.2 revizuiri şi modificări ale planurilor de

răspuns la risc dezvoltate

Managementul Riscului Proiectului

Procesele interacţionează între ele şi cu alte procese din celelalte zone de cunoştinţe

Fiecare proces apare cel puţin odată la nivelul fiecărei faze din proiect

Chiar daca procesele sunt prezentate ca elemente individuale, în realitate acestea pot să se suprapună

Managementul Riscului Proiectului

Diferite zone de aplicabilitate denumesc procesele

diferit:

Identificarea riscului şi cuantificarea riscului sunt deseori

tratate împreună şi poartă numele de analiză / evaluare a

riscului

Dezvoltarea planului de răspuns este uneori denumită

planificarea răspunsului sau reducerea riscului

Dezvoltarea planului de răspuns la risc şi controlul

răspunsului la risc sunt uneori tratate împreună sub

numele de management al riscului

I. Identificarea riscului

I. Identificarea riscului

Se determină care dintre riscuri are

posibilitatea de a afecta proiectul, şi se

realizează o documentare a caracteristicilor

acestora

Identificarea riscului nu este un eveniment cu

apariţie unică; este un proces ce trebuie

executat regulat de-a lungul întregului proces

Identificarea riscului (2)

Identificarea riscului trebuie să aibă în vedere:

Riscurile interne: lucruri pe care echipa de proiect le poate controla sau influenţa (ex. sarcinile personalului, estimări ale costului)

Riscurile externe: lucruri ce depăşesc posibilitatea de control şi influenţă a echipei de proiect (ex. acţiuni ale guvernului, modificări pe piaţa produsului)


Din punct de vedere al definiţiei stricte: riscul

implică doar posibilitatea de a suferi o

pierdere sau o pagubă

În contextul unui proiect: identificarea riscului

se ocupă şi de oportunităţi (rezultatele

pozitive), cât şi de ameninţări (rezultate

negative)


Identificarea riscului poate fi dusă la bun

sfârşit prin analize:

De tip cauză-efect (ce s-ar putea întâmpla şi care

ar fi rezultatul)

De tip efect-cauză (ce rezultate ar trebui să fie

evitate sau încurajate şi care ar fi condiţiile care

ar putea determina aceste rezultate)


Mod de abordare:

1. Descrierea produsului2. Rezultate ale altor procese3. Informaţii istorice

1. Liste de verificare2. Analizafluxurilor de date3. Interviul

1. Sursele riscului2. Evenimente cu potenţial

de risc3. Simptom al riscului4. Intrări pentru alte procese

Intrări Instrumente şi tehnici Ieşiri

Identificarea riscului – Intrări 1. Descrierea produsului

Natura produsului proiectului va avea un efect major asupra riscului identificat (produsele ce presupun inovaţii şi invenţii presupun un risc mai mare)

Riscurile asociate produsului proiectului sunt deseori descrise în funcţie de cost şi implicaţii calendaristice

Descrierea produsului documentează caracteristicile produsului sau serviciului pe care proiectul doreşte să-l creeze

Descrierea produsului va conţine de regulă mai puţine detalii în fazele iniţiale şi mai multe în fazele avansate

Descrierea produsului ar trebui să ofere documentaţie despre relaţia dintre produs / serviciu şi nevoile afacerii sau alţi stimului care au dus la apariţia proiectului (ex. cerinţe ale pieţei, o cerinţă a unui client, avans tehnologic, cerinţe legale etc.)

Identificarea riscului – Intrări (2)

2. Rezultate ale altor procese

Se referă la rezultatele altor zone de cunoaştere care ar trebui să fie evaluate

EX.

Descompunerea pe lucrări (WBS): o analiză detaliată la acest nivel ar putea furniza elemente noi

Estimări ale costurilor şi ale programului calendaristic

Planificarea echipei: identificarea persoanei cu abilităţi specifice (vezi dependenţa de personal)

Planul de management al achiziţiilor: revizuirea acestuia în contextul unor condiţii de piaţă în schimbare poate scoate la iveală o imposibilitate de livrare

Identificarea riscului – Intrări (3)

3. Informaţiile istorice

Informaţii despre ceea ce nu a mers bine la proiectele

trecute (“lessons learned”)

Sursele acestor informaţii:

Dosare ale proiectelor trecute (aflate în posesia companiei sau a

unor indivizi)

Baze de date comerciale (disponibile la instituţii specializate)

Cunoştinţele echipei de proiect (indivizii ar putea să îşi aducă

aminte de ceea ce a mers bine / rău în proiectele unde au mai fost

implicaţi)

Identificarea riscului – Instrumente

1. Liste de control

Acestea sunt organizate în funcţie de sursele de risc

Surse de risc:

Contextul proiectului (susţinătorii proiectului – managerul de

proiect, clienţi, sponsori; influenţe organizaţionale – agenţii

guvernamentale, instituţii de sănătate, asociaţii profesionale; abilităţi

manageriale generale – abilităţi de administrare a întregii instituţii)

Rezultate ale altor procese (din alte zone de cunoaştere)

Produsul proiectului

Probleme tehnologice

Surse interne (abilităţile echipei sau lipsa lor)

Identificarea riscului – Instrumente (2)

2. Analiza diagramelor fluxurilor de date Ajută la înţelegerea relaţiilor de cauzalitate în problema

riscului (cauze şi efecte)

Diagrama ajută la înţelegerea modului în care relaţionează diferite elemente ale unui sistem

Tehnica fluxurilor de date include: Diagrama cauză efect (diagrama Ishikawa / diagrama os de

peşte): ilustrează modul în care diferite cauze relaţionează şi crează o anumită problemă potenţială sau un anumit efect

Fluxul de date al sistemului / procesului: ilustrează modul în care interacţionează diferite elemente ale unui sistem

Această tehnică poate ajuta echipa de proiect să anticipeze ce probleme legate de calitate pot apărea şi unde

Diagrama Cauza - Efect.ppt

Fluxul de date al sistemului.ppt

Identificarea riscului – Instrumente (3)

Interviul

Interviuri orientate spre identificarea riscurilor

Intervievaţi: susţinătorii proiectului (sponsori,

manageri proiect, clienţi etc.)

Merită atenţie: înregistrări ale interviurilor din

proiectele trecute (ex. cele derulate cu ocazia unor

studii de fezabilitate)

Identificarea riscului – Ieşiri

1. Surse de risc

Aspectele din proiect care prezintă potenţial de risc (ex.

estimări nerealiste)

Lista trebuie să fie atotcuprinzătoare, să conţină toate

elementele identificate (fără a se ţine cont la acest nivel de

frecvenţă, probabilitate de apariţie, dimensiunea

impactului)

Surse de risc comune:

Schimbări în cerinţe, erori de proiectare, omisiuni, înţelegerea

greşită, definirea defectuoasă a rolurilor şi responsabilităţilor,

echipă de proiect cu abilităţi slab dezvoltate

Identificarea riscului – Ieşiri (2)2. Evenimente cu potenţial de risc

Întâmplări distincte, abstracte precum dezastrul natural sau plecarea unui membru al proiectului care ar afecta proiectul

Acestea se identifică separat de sursele de risc şi sunt privite diferit de domenii diferite (ex. o furtună este un eveniment ce generează des pagube în

construcţii, dar nu atât de des în biotehnologie)

Se va încerca determinarea: Probabilitatea de apariţie

Posibilele rezultate

Perioada evenimentului

Frecvenţa apariţiei

Identificarea riscului – Ieşiri (3)

3. Simptom al riscului

Reprezintă manifestări indirecte ale evenimentelor de risc actuale

Ex. nivelul moral scăzut poate fi un semnal pentru o întârziere calendaristică sau pentru o depaşire a bugetului

4. Intrări pentru alte procese

Procesul de identificare a riscului poate duce la identificarea de nevoi pentru activităţi din alte zone de competenţă

II. Cuantificarea riscului

Cuantificarea riscului Presupune evaluarea riscului şi a interacţiunii dintre riscuri în

vederea evaluării tuturor rezultatelor posibile

Este important pentru a se determina ordinea în care se va răspunde riscurilor

Este un proces complex ce trebuie să ţină cont printre altele de: Oportunităţile şi ameninţările pot interacţiona în maniere nebănuite

Un singur eveniment cu potenţial de risc poate cauza efecte multiple (ex. întârzierea în livrarea unei componente poate cauza depăşiri ale bugetului, penalităţi, replanificare calendaristică etc.)

Oportunităţile pentru un susţinător (ex. costuri reduse) pot reprezenta ameninţări pentru altul (ex. profit redus)

Tehnicile matematice folosite pot crea falsa impresie de precizie şi încredere

Cuantificarea riscului (2)

Mod de abordare:

1. Toleranţa la risc a susţinătorilor

2. Sursele riscului3. Evenimente cu potenţial

de risc4. Estimări ale costurilor5. Estimări ale duratei

activităţilor

1. Valoarea monetară aşteptată

2. Sume statistice3. Simulări4. Arbori decizionali5. Judecata experţilor

1. Oportunităţi de urmărit, ameninţări de contracarat

2. Oportunităţi de ignorat,ameninţări de acceptat


Cuantificarea riscului - Intrări1. Toleranţa la risc a susţinătorilor

Atitudinea faţă de risc: risk taker, risk neutral, risk avoider

2. Surse ale riscului

3. Evenimente cu potenţial de risc

4. Estimări ale costurilor (evaluări cantitative a costului resurselor necesare pentru a duce la bun sfârşit activităţile proiectului)

5. Estimări ale duratei activităţilor (evaluări cantitative a numărului de unităţi – ore, zi etc. – necesare îndeplinirii unei activităţi)

Cuantificarea riscului - Instrumente

1. Valoarea monetară aşteptată

Produsul a două numere

Probabilitatea de apariţie a evenimentului - P

Valoarea evenimentului (câştig sau pierdere în cazul apariţiei) - I

Valoarea monetară aşteptată este de cele mai multe ori folosită ca şi valoare de intrare în alte analize (ex. în arborii decizionali) deoarece evenimentele cu potenţial de risc pot apărea individual sau în grup, în paralel sau secvenţial

Cuantificarea riscului – Instrumente

(2)

2. Simulări

Simularea foloseşte modelul / reprezentarea unui sistem pentru a analiza comportamentul sau performanţa sistemului

Cea mai folosită formă de simulare este simularea planificării calendaristice; cele mai comune simulări ale planificării calendaristice folosesc forme de analiză Monte Carlo

Tehnica Monte Carlo execută proiectul de mai multe ori pentru a furniza o distribuţie statistică a rezultatelor calculate

Rezultatul unei simulări poate fi folosit pentru a cuantifica riscul alternativelor în planificarea calendaristică, diferitelor strategii ale proiectului, activităţi individuale etc.


(2-a)

Simulări

Probabilitate

Zile după ce proiectul demarează

Curba din grafic prezintă probabilitateade terminare a proiectului la o anumitădată.Ex. există o şansă de 50% ca proiectulsă se termine după 145 zile.Datele de terminare din stângaprezintă risc ridicat, cele din dreaptaun risc scăzut


(3)

3. Date statistice

Pot fi folosite pentru a calcula costul total al proiectului

plecând de la estimarea costului unui anumit element din

proiect

4. Judecata experţilor

Poate fi aplicată alături de tehnicile matematice

5. Arbori decizionali

O diagramă care prezintă interacţiunile dintre decizii şi

evenimentul asociat (aşa cum sunt înţelese de decident)

Cuantificarea riscului - Ieşiri


Rezultatul major al acestui proces este o listă de oportunităţi ce trebuie urmărite şi o listă de ameninţări ce trebuie monitorizate

2. Oportunităţi de ignorat, ameninţări de acceptat

Procesul de cuantificare trebuie să ofere documentaţie despre

Sursele riscului şi evenimentele cu potenţial de risc pe care echipa de management proiect a decis să le accepte sau să le ignore

Cine a luat această decizie

III. Dezvoltarea

răspunsului la risc

Dezvoltarea răspunsului la risc Implică definirea paşilor de urmărire a oportunităţilor şi de

răspuns la ameninţări

Răspunsul la ameninţări este de tipul: Evitare: eliminarea unei ameninţări specifice, de cele mai multe ori

prin eliminarea cauzei (obs. Nu vor putea fi eliminate toate riscurile)

Atenuare: reducerea valorii aşteptate a evenimentului cu potenţial de risc prin reducerea probabilităţii de apariţie (ex. folosirea unei alte tehnologii, care a demonstrat de multe ori că poate fi de încredere) sau a dimensiunii impactului (ex. prin cumpărarea unei poliţe de asigurare) sau a amândurora

Acceptare: acceptarea consecinţelor Acceptare activă: prin dezvoltarea unui plan de contingenţă ce va trebui

executat în cazul în care riscul se produce

Acceptare pasivă: prin acceptarea unui profit scăzut în cazul în care riscul se produce

Dezvoltarea răspunsului la risc (2)

Mod de abordare:


2. Oportunităţi de ignorat,ameninţări de acceptat

1. Plan de contingenţă2. Strategii alternative3. Asigurare4. Noi achiziţii

1. Planul de management risc2. Intrări pentru alte procese3. Plan de contingenţă4. Rezerve5. Înţelegeri contractuale


Dezvoltarea răspunsului la risc - Intrări

1. Oportunităţi de urmărit, ameninţări de

contracarat

2. Oportunităţi de ignorat, ameninţări de

acceptat

Dezvoltarea răspunsului la risc -

Instrumente

1. Noi achiziţii (capitol aparte în PMBOK)

Achiziţia / contractarea de bunuri şi servicii din afara organizaţiei – de multe ori folosită în cazul unor riscuri specifice (ex. riscul asociat folosirii unei noi tehnologii poate fi diminuat prin contractarea unei organizaţii care are experienţă în implementarea / folosirea ei)

De multe ori, achiziţia reprezintă un schimb de riscuri (ex. contractarea unei organizaţii poate genera un cost mai mare, neplanificat)

Dezvoltarea răspunsului la risc –

Instrumente (2)

2. Planificarea de contingenţă Implică definirea unor paşi de acţiune ce trebuie să fie

aplicaţi după ce evenimentul cu potenţial de risc s-a materializat

3. Strategii alternative Riscurile pot fi evitate prin schimbarea modului de

abordare a proiectului (ex. activităţi suplimentare de proiectare pot scădea şansa de apariţie a unui eveniment nedorit)

4. Asigurarea Transferarea riscului către o companie de asigurări pentru

diverse tipuri de riscuri asigurabile

Dezvoltarea răspunsului la risc – Ieşiri

1. Plan de management al riscului

Planul trebuie să documenteze procedurile care vor fi folosite pentru a administra riscul de-a lungul proiectului (ex. documentarea procesului de identificare, a procesului de cuantificare)

Trebuie să precizeze:

Persoanele care răspund de diverse zone ale riscului

Cum vor fi întreţinute rezultatele iniţiale ale proceselor de identificare şi cuantificare

Cum va fi implementat planul de contingenţă

Cum vor fi alocate resursele

Este parte componentă din planul general al proiectului

Dezvoltarea răspunsului la risc – Ieşiri

(2)

2. Intrări pentru alte procese

Strategii alternative, planuri de contingenţă, achiziţii alternative etc. –informaţii de interes pentru alte zone de cunoaştere

3. Planuri de contingenţă

Paşi pre-definiţi ce trebuie făcuţi în cazul materializării unui eveniment cu potenţial de risc

4. Rezerve

Rezerve ce pot ajuta la diminuarea riscurilor ce pot să afecteze costurile şi / sau planificarea calendaristică

5. Înţelegeri contractuale

Pentru a evita riscuri se pot realiza contracte de asigurare, de furnizare de servicii

IV. Controlul răspunsului

la risc

Controlul răspunsului la risc

Acest proces implică executarea planului de

management al riscului în vederea oferirii unui

răspuns la evenimentele cu potenţial de risc

identificate

Dacă situaţia o cere, ciclul identificare – cuantificare

– dezvoltarea planului de răspuns se repetă

Este important a se înţelege că nu pot fi identificate

corect toate riscurile şi probabilitatea de apariţie

Controlul şi repetarea procesului sunt OBLIGATORII

Controlul răspunsului la risc (2)

Mod de abordare:

1. Planul de management risc2. Evenimentele cu potenţial

de risc actuale3. Noi riscuri identificate

1. Workarounds2. Dezvoltarea de planuri

suplimentare derăspuns la risc

1. Acţiuni corective2. Actualizări ale planului de

management riscului


Controlul răspunsului la risc - Intrări

1. Planul de management al riscului

2. Evenimente cu potenţial de risc actuale

Sunt evenimentele sau sursele de risc care seu produs şi pe care echipa de proiect trebuie să le recunoască şi să implementeze planul de răspuns

3. Noi riscuri identificate

Se repetă procesul de identificare deoarece există posibilitatea să apară noi evenimente cu potenţial de risc / noi surse de risc

Controlul răspunsului la risc -

Instrumente

1. Analize ad-hoc Răspunsuri neplanificate la evenimentele negative cu

potenţial de risc

Neplanificat – presupune că răspunsul nu a fost definit înainte ca evenimentul cu potenţial de risc să se producă

2. Dezvoltarea de planuri suplimentare de răspuns la risc Dacă evenimentul nu a fost anticipat sau dacă efectul este

mai mare decât se aştepta, răspunsul planificat e posibil să nu fie adecvat şi este nevoie de repetarea procesului de dezvoltare a planului de răspuns şi mai mult ca sigur şi a procesului de cuantificare

Controlul răspunsului la risc - Ieşiri

Acţiuni corective

Constau în primul rând în derularea răspunsului la risc

planificat (ex. implementarea planului de contingenţă sau

workarounds)

Actualizări ale planului de management al riscului

Planul de management al riscului trebuie actualizat pe

măsură ce anumite evenimente anticipate se produc sau nu

şi pe măsură ce anumite variabile precum probabilitatea

de apariţie sau dimensiunea impactului se schimbă sau nu

Sfârşit

Documents

Managementul Riscurilor Proiectelor - PMIs PMBOK