Gestiunea proiectelorIgor BERCU, MCTContacte: bercu.asem@gmail.com

1

Agenda Unele noiuni din Gestiunea Proiectelor Iniierea proiectului Organizarea proiectului Planificarea proiectului Evaluarea riscurilor Realizarea proiectului ncheierea proiectului

2

Agenda: Unele noiuni din gestiunea proiectelor

Ce este un proiect? Ce reprezint gestiunea unui proiect? Cele trei constrngeri ale proiectului. Ciclul de via al unui proiect.

Ce este un proiect? plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un

lucru.DEX

aciune individual sau colectiv care este atent planificat i construit pentru atingerea unui obiectiv specific.

Dicionarul Englez Oxford

Exemple de proiecte: Construcia unui magazin Realizarea unui film Instalarea unei noii linii de troleibuz Implementarea unui ERP

4

Ce reprezint gestiunea unui proiect?

Procesul de ghidare a proiectului nc de la nceputul realizrii sale i pn la finalizare.

Un proiect se consider gestionat cu succes atunci cnd: Duce la ndeplinirea obiectivelor stabilite; Este livrat in timpul estimat; Este livrat in bugetul estimat; Livreaz un produs conform cu specificaiile, inclusiv atunci cnd e vorba de

calitate; Aduce valoare in raport cu investiia (value for money); Mulumete sponsorii proiectului i prile cointeresate.

Constrngerile proiectuluiTriunghiul de aur Trapezul de aur

6

Fixat Ales AjustatCostTimpCalitate

Factori ce influeneaz implementarea unui proiect Dimensiunea proiectului Procesele utilizate Costul proiectului Termeni de livrare Aptitudini i echipa de implementare Materialele i tehnologiile utilizate Calitatea ateptat Prile interesate Riscurile ...

Tipuri de proiecte Tip 1 cu obiective i metode bine definite (de exemplu proiectele

inginereti);

Tip 2 cu obiective bine definite dar cu activiti i metode slab definite (proiecte de realizare a produselor noi);

Tip 3 cu obiective slab definite dar cu metode bine definite (proiecte de sisteme informatice);

Tip 4 cu obiective i metode slab definite (proiectele de cercetare i schimbare organizaional).

obie

ctiv

emetode

Tip 3

Tip 1Tip 2

Tip 4

Ciclul de via al unui proiect

Faza de definire

Faza de planificare

Faza de organizare

Faza de execuie

Faza de ncheiere

Ciclul de via in aciune

10

Faza de definire Studiul de fezabilitate Analiza cerinele Stabilirea specificaiilor - scopul proiectului, obiectivele Analiza cost beneficiu Dezvoltarea scenariilor, planuri alternative Luarea deciziei merge sau nu merge

Faza de planificare Identificarea i planificarea succesiunii sarcinilor;

Identificarea activitilor critice pentru succesul proiectului;

Estimarea timpului i costurilor;

Determinarea necesarului i structurii de personal;

Evaluarea riscurilor.

Faza de organizare Organizarea echipei;

Stabilirea instrumentelor de control;

Repartizarea activitilor;

Stabilirea instrumentelor i mijloacelor de comunicare.

Faza de execuie (implementare)

Analiza progresului

ntocmirea rapoartelor

Monitorizarea costurilor

Revizuirea bugetelor i calendarului de lucru

Stabilirea aciunilor preventive

Faza de ncheiere ntocmirea documentaiei

Semnarea recepiei

nvarea leciei

Recapitulare Proiect: aciune individual sau colectiv care este atent planificat i

construit pentru atingerea unui obiectiv specific Constrngerile unui proiect

Triunghiul de aur Trapezul de aur

Factori ce influeneaz implementarea unui proiect Dimensiunea proiectului, Procesele utilizate, Costul proiectului, Termeni de

livrare, Aptitudini i echipa de implementare, Materialele i tehnologiile utilizate, Calitatea ateptat, Prile interesate, Riscurile,

Fazele unui proiect Faza de definire, Faza de planificare, Faza de organizare, Faza de execuie,

Faza de ncheiere

Aptitudinile unui manager de proiect Responsabil De ncredere Disponibil Inteligent Sociabil Abordabil Cu un bagaj de cunotine specific domeniului

Abiliti: leadership, motivaie, bun planificator, negociator, capabil sa delege.

17

Ingredientele managementului de proiect Responsabiliti clare: este esenial ca rolurile si

responsabilitilor s fie clar definite, documentate i agreate;

Obiective clare i scop limpede: trebuie s se tie ce se livreaz i de ce;

Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie ns de o metoda clar definit;

Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaa noastr, i ea trebuie controlata;

Raportare i comunicare: comunicare eficient i eficace cu sponsorii proiectului i transparena nseamn evitarea conflictelor i rezolvarea problemelor.

18

Studiu de fezabilitate Ct de complete sunt specificaiile funcionale )?

(scopul propunerii, obiectivele, constrngerile financiare i de timp)

Ct de bun este evaluarea factorilor tehnici i metodologici?

Au fost luai n considerare, n mod adecvat, factorii sociali, politici,ecologici etc.?

Studiu de fezabilitate: STEEP n evaluarea fezabilitii unui proiect propus este

necesar nelegerea factorilor

Sociali Tehnologici Ecologici Economici Politici

Exerciiu

Realizai o schi de ansamblu asupra "proiectului" SistemInformatic de plati electronice

Includei toate elementele care credei c v pot afecta pe Dvs. ca PM i proiectul n sine sau pe care proiectul le poate influena.

Facei o scurt list a unor soluii posibile legate de nevoia de a implementa un astfel de proiect.

Studiu de fezabilitate - scenarii Generarea unor planuri de aciune alternative, numite scenarii

Un scenariu este o scurt descriere a unui proces, unei aciuni sau set de proceduri prin care ar putea fi realizate obiectivele identificate

Exemple: Obiectiv: implementarea unui sistem informatic Scenarii:

1. Implementarea unui sistem informatic de la zero2. Procurarea si configurarea unui sistem informatic existent3. Procurarea serviciilor ce urmeaza a fi prestate de catre acest sistem informatic

Studiu de fezabilitate: Fezabilitatea tehnic Este obligatoriu de efectuat n cazul unor proiecte de construcii,

echipamente tehnice, proiecte de dezvoltare a unor sistemeinformatice;

n aceste cazuri, evaluarea fezabilitii tehnice se face prin determinarea maturitii, siguranei i aplicabilitii tehnologiilor in realizareaproiectului;

Este nevoie de un expert n domeniu pentru a evalua fezabilitatea tehnic.

Studiu de fezabilitate: Analiza atributelor Analiza atributelor este o metod de colectare i prelucrare a

informaiilor referitoare la produse sau servicii diferite dar care pot fi utilizate n acelai scop;

Atributele sunt acele elemente ale unui produs, serviciu, echipamente sau alte componente majore ale proiectului, considerate importante sau vitale pentru rezultatul final alproiectului;

Dup analiz, fiecrui atribut i se acord o pondere sau o valoare pentru a putea fi difereniat de alt atribut.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor ecologici i sociali

Factori ecologici din grija manifestat fa de personalul angajat ori poate fi impus de legislaia referitoare la sntate i securitate (analiza trebuie fcut pe toat perioada de via a proiectului).

Factorii sociali - efectele sociale ale unui proiect major, sntatea muncitorilor sau a cetenilor n general sau problemele de securitate.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor tehnici Utilitatea tehnologiilor moderne

Modul de folosire a tehnologiilor

mbuntirea infrastructurii existente

Dezvoltarea unei infrastructuri noi

Nivelul de competena al angajailor n utilizarea tehnologiilor

Studiu de fezabilitate: Analiza fezabilitii financiare Analiza cost-beneficiu:

Va merita s investim resurse ntr-un anumit proiect?

Ct de valoros este acesta?

n cazul n care exist mai multe oportuniti pentru investirea resurselor, care dintre ele este cea mai avantajoas?

Exerciiu

Facei o scurt evaluare tehnic, social i ecologic unui proiect privind implementarea unui SI de plati electronice.

Evaluarea trebuie fcut prin adresarea unor ntrebri.

Reinei c nu cutm soluii tehnice, ci vrem s tim doar ntrebrile care ar putea fi puse.

Recapitulare Aptitudinile unui manager de proiect Studiu de fezabilitate (STEEP)

Analiza factorilor Sociali Analiza factorilor Tehnici Analiza factorilor Ecologici Analiza factorilor Economici Analiza factorilor Politici

Studiu de caz: Elaborarea unui SI de plati electronice

Planificarea unui proiect Planul de proiect Planificarea costurilor Planificarea resurselor Definirea riscurilor

Planul de proiect In cursul fazei de planificare o serie de documente vor fi elaborate

pentru a alctui un plan de proiect

Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi controlate si coordonate procesele din proiect

Planul de proiect centralizeaz toate documentele de planificare folosite pentru a gestiona i coordona proiectul

Planul definete: Scopul proiectului Graficul de execuie al proiectului Costul proiectului Altele: riscuri, achiziii, resurse umane, planul de comunicare si planul de

calitate Atenie! Documentul din MS Project nu poate fi numit plan de proiect

31

Documentul de initiere a proiectului Un punct de start bun este Project Initiation Document

Introducere, teluri, obiective si livrabile Lista persoanelor implicate n proiect (project organization chart) impreuna

cu rolurile lor Sponsori, manageri, beneficiari, puncte /persoane de escaladare

O structura de proiect (modul in care proiectul va fi impartit si executat) O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate) Factori critici de succes si criterii de finalizare O sectiune de control managerial Riscuri si presupuneri Planul de comunicare Sectiune de aprobari si autorizari (sign-off)

32

Graficul de executie Technica cea mai populara de gestiunea unui proiect

Definitia activitatilor de proiect, clare si agreate Impartirea activitatilor (Work Breakdown Structure) Identificarea duratelor si a eforturilor Luarea in calcul a constrangerilor si dependentelor Monitorizarea atenta si constanta a progresului

De obicei planul de proiect este prezentat sub forma de diagrama Gantt

33

Graficul de executie - exemplu

34

Tehnici de definire a activitilor si dependenelor

Finish-to-start: activitatea precedent trebuie terminat pentru ca activitatea destinaie s demareze;

Finish-to-finish: activitatea precedent trebuie terminat pentru ca activitatea destinaie s fie terminat;

Start-to-start: activitatea precedent trebuie demarat pentru ca activitatea destinaie s demareze;

Start-to-finish: activitatea precedent trebuie demarat pentru ca activitatea destinaie s se finiseze.

Planificarea costurilor si a resurselor Imediat ce activitatile sunt cunoscute costurile pot fi estimate

In termen de cantitati Planificarea de costuri trebuie facuta pe cat posibil asemanatoare cu cea de

activitati Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificila

Costurile interne nu sunt cunoscute intotdeauna Costurile externe pot varia destul de mult

Resursele trebuie si ele estimate Oameni si competente Echipamente si instrumente Birouri si spatii de lucru Tehnologii si licente etc

36

Planificarea comunicarii si a calitatii Planul de comunicare include

Fluxul de comunicare Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare Cine cu cine comunica

Orice proiect trebuie sa aiba un plan de calitate Cu criterii de calitate Criteriile trebuie sa fie SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic,

Timely) ISO8402 defineste calitatea ca fiind: totalitatea trasaturilor si

caracteristicilor unui produs sau a unui serviciu care constau in abilitateaacestuia de a satisface cerintele formale sau informale ale beneficiarului.

37

Abordari pentru estimare Folosirea unui expert in materie

Riscuri reduse la nivel de activitati Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (expertii sub-estimeaza)

Bottom-up: de jos in sus O metoda analitica, destul de mare consumatoare de timp Bazata pe estimarea activitatilor Se face impreuna cu echipa de proiect

Top-down: de sus in jos Folosita pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai fost facute Bazat pe cunostinte acumulate

38

Recapitulare Planul de proiect

Scopul proiectului Graficul de execuie al proiectului Costul proiectului Resursele alocate Planul de comunicare si planul de calitate

Graficul de executie Planificarea activitatlor Planificarea resurselor Planificarea comunicarii Estimarea efortului

Gestiunea riscurilor Atunci cand e vorba de riscuri, avem la dispozitie un set de activitati:

Identificarea si prioritizarea riscurilor Evaluarea expunerii la risc Activitati de reducere a riscurilor si actiuni de contingenta Riscurile tipice pentru domeniul de activitate Mentinerea inregistrarilor despre riscuri

40

Gestiunea riscurilor

41

Identificare

Evaluare

Luare de deciziiPlanificare

Monitorizare i Control

Prioritizarea riscurilor Prioritatea este produsul intre Impact si Probabilitate

Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului Probabilitatea: care este sansa ca un risc sa se realizeze

Sa nu uitam de Legile lui Murphy cand e vorba de probabilitate: Dac ceva poate s nu mearga, fii sigur ca nu va merge (If anything can go

wrong, it will). Prioritizarea ajuta PM-ul sa ia o actiune:

Acceptarea riscului Prevenirea riscului Reducerea riscului Transferarea riscului Planul de contingenta (Ignorarea riscului nu este o optiune)

42

Evaluarea gradului de riscIndex Impact level Comment4 High Greater than 50% chance that the risk will

occur3 Significant 3050% chance that the risk will occur2 Moderate 1029% chance that the risk will occur1 Low Less than 10% chance that the risk will

occurIndex Impact level Comment4 High Greater than 20% above the project cost

tolerance3 Significant Up to 20% above the project cost

tolerance2 Moderate Greater than 50% of the project cost

tolerance but still within it1 Low Within 50% of cost tolerance

Index Impact level Comment4 High Inability to meet mandatory project

functionality3 Significant Shortfalls in key functionality2 Moderate Shortfalls in secondary functionality1 Low Some minor functions missing

Index Impact level Comment4 High Greater than 20% above project time

tolerance3 Significant Up to 20% above the project time

tolerance2 Moderate Greater than 50% of the project time

tolerance but still within it1 Low Within 50% of project time tolerance

ProbabilitateCost

Scop Timp

43

Monitorizarea si controlul registrul de riscuri

44

Project managerul in actiune Monitorizare si control

Executia planului de proiect a. Monitorizarea progresului in raport cu planul de proiect b. Evaluarea progresului real in raport cu progresul planificat c. Identificarea deviatiilor si variatiilor de la plan d. Aplicarea actiunilor corective

Repetitia a,b,c,d este cunoscuta si ca ciclul de control.

45

Actiuni corective Cresterea intensitatii activitatilor, a duratei lor sau urgentarea acestora Replanificarea Extinderea perioadei de desfasurare a proiectului (dead-line) Cresterea numarului de resurse Reducerea scopului Oprirea proiectului

46

Reprezentarea grafica a progresului

47

Procesul de management al schimbarii Formularea unei cereri de schimbare Revizuirea cererii de schimbare Determinarea fezabilitatii Avizarea sau respingerea cererii de schimbare Implementarea si inchiderea cererii de schimbare

48

Faza de ncheiere: Evaluarea final

presupune o msurare a succesului proiectului; finalizarea proiectului n timpul alocat; ncadrarea n limitele bugetului aprobat; atingerea performanelor planificate; realizarea proiectului fr a perturba alte activiti; respectarea tuturor cerinelor finanatorului; acceptarea proiectului de ctre beneficiar; obinerea satisfaciei utilitii muncii efectuate

Faza de ncheiere: ncheierea proiectului organizarea ntlnirii cu conducerea instituiilor/organizaiilor implicate,

cu beneficiarii i reprezentanii grupului int

finalizarea contractelor cu furnizorii de echipamente, materiale, servicii etc.

transferul responsabilitilor n cazul continurii activitii sau al demarrii altor proiecte

includerea documentelor referitoare la rezultatele proiectului ntr-un singur raport FINAL (financiar i de activitate) cu recomandri de viitor, care va fi prezentat finanatorului

transferul leciilor nvate la viitoarele proiecte.

10 reguli pentru succesul proiectului1. Obinei consensul asupra rezultatelor ateptate ale proiectului2. Obinei sprijinul i acordul continuu i formal al persoanelor i

instituiilor implicate n proiect

3. Construii cea mai bun echip 4. Realizai un plan de aciuni cuprinztor, viabil i mereu actualizat5. Determinai i atragei resursele de care avei nevoie6. Facei o planificare n timp realist a activitilor7. Faceti att ct putei. Nu promitei mai mult dect putei face8. Fii flexibili, inclusiv la schimbri9. Informai ntotdeauna pe cei implicai asupra ceea ce ai fcut i ceea

ce urmeaz

10. Fii un bun manager de proiect