MANAGEMENTUL PROIECTELOR

1

14MANAGEMENTUL PROIECTELOR SUPORT LUCRRI PRACTICE

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

SUPORT LUCRRI PRACTICECuprins31.Cadrul general al conceperii proiectelor

31.1.Ideea (i justificarea proiectului

41.2.Scopul proiectului

51.3.Grupul(grupurile)-(int(, beneficiarii direci i indireci

61.4.Obiectivele proiectului

71.5.Jaloanele proiectului

71.6.Descompunerea proiectului (n activit((i

81.7.Resursele solicitate de proiect

91.8.Stabilirea echipei de implementare a proiectului

91.9.Elaborarea bugetului proiectului

91.10.Stabilirea indicatorilor

101.11.Asigurarea continuit((ii proiectului

101.12.Urm(rirea (i evaluarea rezultatelor proiectului

11Matricea cadru logic

12Graficul responsabilitilor pentru proiect

13Analiza ipotezelor de lucru i a riscurilor

14Buget estimat pe activiti

15Buget estimat pe luni

16Buget agregat

17Exemplu de note explicative la buget

1.Cadrul general al conceperii proiectelor

Indiferent de tipul proiectelor, de programele din care fac parte (dac( este cazul), cei care particip( la conceperea lor trebuie s( aib( (n vedere o serie de aspecte, care se reg(sesc (n con(inutul lor. Plasarea acestor aspecte sau gradul de importan(( difer( de la un tip de proiect la altul, de termenii de referin(( specifici proiectului, de cel ce finan(eaz(.

(n general, un proiect este conceput av(nd (n vedere urm(toarele elemente de baz(:

ideea proiectului sau problema ce se dore(te a fi rezolvat( prin proiect;

justificarea proiectului (de ce se dore(te realizarea proiectului (i ce vine (n sprijinul realiz(rii lui);

scopul proiectului;

grupul-(int( al proiectului (i/sau cine beneficiaz( de rezultatele implement(rii lui (cui (i este adresat), care, de cele mai multe ori, poate s( rezulte din scop sau obiective (i/sau trebuie definit distinct;

obiectivele proiectului;

jaloanele sau rezultatele intermediare ale proiectului, care se stabilesc pentru fiecare obiectiv sau la nivelul ntregului proiect;

activit((ile care concur( la obinerea jaloanelor, descrierea lor, stabilirea (ntinderii (n timp (i a dependen(elor dintre ele;

stabilirea echipei de implementare a proiectului, identificarea abilit((ilor (i preg(tirilor profesionale pe care trebuie s( le aib( fiecare membru al echipei (apar (n con(inutul proiectului dac( sunt solicitate sau doar pentru o mai u(oar( atribuire a responsabilit((ilor lor);

resursele solicitate fie pe obiective, fie descrise pe fiecare activitate (n parte;

evaluarea financiar( a resurselor, indiferent dac( ele exist( (i sunt puse la dispozi(ia echipei proiectului sau urmeaz( s( fie finan(ate prin proiect (contribu(ia proprie a celor care propun proiectul (i partea care se dore(te s( fie finan(at(). De fapt, se (ntocme(te bugetul proiectului, care poate fi defalcat pe fiecare activitate (i pe fiecare resurs( (n parte, pe perioade de realizare a proiectului (i, (n final, pentru (ntregul proiect;

stabilirea indicatorilor prin care rezultatele pot fi urm(rite;

descrierea modului (n care poate fi asigurat( continuitatea proiectului la sf(r(itul perioadei de finan(are (dac( este cazul unui astfel de proiect) sau prognozarea (n timp a evolu(iei produsului/rezultatului proiectului;

identificarea modalit((ilor de urm(rire (i evaluare a rezultatelor proiectului (i descrierea c(ilor prin care pot fi diseminate informa(iile despre acestea.

Este necesar s( se re(in( c( toate elemente anterioare trebuie v(zute ca un tot unitar. La un moment dat, definirea elementelor anterioare nu este un proces strict secven(ial, ns exist( o mare interdependen(( (i (nl(n(uire logic(.

1.1.Ideea (i justificarea proiectului

La ideea proiectului se ajunge, de cele mai multe ori, plec(nd de la o problem( (nevoie sau oportunitate) care a fost identificat( (n mediul de lucru al echipei proiectului sau al celui care solicit( un proiect. De fapt, problema poate fi definit( ca un dezechilibru (ntre o situa(ie dorit( (i ceea ce exist( (n realitate. Este o evaluare a unor nevoi sau oportuniti, prin care se ofer( informa(ii bazate pe cercetarea domeniului sau a necesit((ilor beneficiarilor viitorului proiect. Definirea problemei presupune o formulare clar(, explica(ii asupra posibilelor componente ale acesteia, localizarea (i principalele cauze care au condus la apari(ia ei.

Identificarea problemei, descrierea cauzelor care au generat-o (i a avantajelor posibil de ob(inut prin rezolvarea ei constituie justificarea/motivarea pentru proiect. Pentru motivarea proiectului este necesar( o documentare detaliat(, prin sond(ri de opinii, chestionare, analiza documenta(iilor existente, statistici etc., (i chiar atragerea unor speciali(ti pentru a putea ajunge la g(sirea unor solu(ii de rezolvare, dintre care se va alege cea care r(spunde cel mai bine cerin(elor problemei. Justificarea se bazeaz, de multe ori, pe evidenierea necesitii implementrii proiectului, relevana pentru organizaie sau finanator (obiectivele lor), ncadrarea n prioritile i criteriile de eligibilitate etc. n acest mod, se dorete abordarea urmtoarelor aspecte:

descrierea nevoilor care au fost generate de problema identificat sau care au generat-o (inclusiv statistici, dac este cazul), pe cine afecteaz (persoane, grupuri de persoane, comuniti, departamente etc) i cum;

care este stadiul actual de dezvoltare a domeniului abordat prin proiect (ca domeniu economic, social, tehnologic, cultural etc.), ce proiecte au mai fost derulate n domeniu i ce rezultate au avut, cum pot fi continuate proiectele anterioare prin proiectul propus;

ce puncte tari ale domeniului ar putea fi exploatate n favoarea rezolvrii problemei identificate;

ce puncte slabe ar trebui s elimine proiectul propus;

ce efecte poteniale ar putea s aib proiectul asupra domeniului, de o manier general.

Particulariti n realizarea justificrii proiectului, n funcie de tipul acestuia:1. Pentru proiecte interne organizaiei, cele care vor fi aprobate i finanate de ctre conducere, n plus fa de elementele anterioare:

descrierea legturii dintre problema/problemele care se ncearc a se rezolva prin proiect i obiectivele/strategiile firmei (cum sprijin proiectul acele obiective i strategii);

descrierea componentelor organizatorice care vor fi afectate de proiect, n ce sens i cum vor fi ele implicate n implementarea proiectului;

ce s-ar ntmpla n firm dac proiectul n-ar fi implementat;

2. Pentru proiecte cu finanare extern organizaiei, de genul granturilor i fondurilor nerambursabile/ rambursabile de la Uniunea European, Banca Mondial, organizaii internaionale (USAID), BERD etc., n plus fa de elementele anterioare:

descrierea modului n care proiectul, prin nevoile pe care le acoper, se ncadreaz n obiectivele generale/specifice, msurile i/sau prioritile finanatorului;

descrierea modului de ncadrare n strategiile/prioritile naionale/regionale;

care este gradul de noutate pentru zon/domeniu;

descrierea eventualelor parteneriate ce particip la realizarea proiectului (dac este cazul);

descrierea experienelor similare i modalitile de exploatare a acestora;

statistici naionale, regionale sau zonale privind dezvoltarea domeniului/zonei.Exemple de posibile probleme - idei de proiecte:

1.Informatizare administraie localSlaba gestiune a veniturilor colectate la nivelul administraiei locale, o eviden inexact a datoriilor agenilor economici sau a populaiei, risipa de resurse sunt doar cteva dintre problemele cu care se confrunt Primria municipiului X i primriile din comunele judeului. Multe dintre ele sunt cauzate de slaba informatizare, nivelul sczut de pregtire a personalului de specialitate implicat direct n colectarea i gestiunea fondurilor, lipsa de motivare a personalului n privina asumrii responsabilitii pentru activitile desfurate, numrul insuficient de personal. 2.Centru de consiliere a cet((enilor

n regiune, exist un numr relativ redus de organiza(ii, indiferent de natura lor (organiza(ii neguvernamentale, guvernamentale), care s( poat( oferi asisten(( legal( cet((enilor (n domeniul drepturilor omului. Aceast lips conduce la situa(ii (n care persoane incompetente sf(tuiesc, adesea, sau consilieaz( gre(it persoane care au probleme grave cu privire la drepturile lor. Acest lucru determin( o r(st(lm(cire a prevederilor legale, o slab( cunoa(tere a problemelor juridice cu privire la drepturile pe care le au cetenii.

1.2.Scopul proiectului

Scopul (misiunea) este o declara(ie a ceea ce trebuie s( fie realizat, este rezultatul unei ac(iuni definit( pentru rezolvarea unei probleme generale. Scopul reprezint( solu(ia la problema identificat(, este o viziune despre acel lucru spre care sunt orientate toate eforturile. Scopul este la un moment dat subiectiv, pentru c( ofer( o imagine general( asupra modului de rezolvare a unei probleme. Scopul trebuie s( scoat( (n relief unde se dore(te s( se ajung( prin proiect (i ce nevoi vor fi satisf(cute, ale cui sunt nevoile (grup int) i cum vor fi rezolvate. Scopul va fi definit concis, ntr-o fraz dou. El trebuie s fie clar formulat i s asigure crearea unei imagini generale asupra rezultatului final al proiectului.

Exemple de scopuri:

1.Informatizare administraie localCresterea eficienei sistemului de coordonare i administrare a fondurilor publice din cadrul Primriei Oraului X prin organizarea tuturor informaiilor financiar-contabile ntr-un sistem informatic integrat, care s contribuie la creterea performanelor instituiei.

2.Centru de consiliere a cet((enilor

Consilierea pe probleme juridice a persoanelor care nu au posibilitatea de a-i apra drepturile, prin nfiinarea unui Centru de consiliere, (n care studen(ii de la drept vor presta serviciile de baz( specifice, cum ar fi: interviuri cu cet((enii, (nregistrarea lor (ntr-o baz( de date, documentare, cercetare. Acest punct se adreseaz( oamenilor obi(nui(i, oamenilor de pe strad(.

De asemenea, se urmrete ca acest centru s efectueze analize legislative, s ofere servicii publicului larg (i institu(iilor publice (n leg(tur( cu cele mai noi legi privind drepturile omului (i alte aspecte complementare, s analizeze conformitatea noilor acte normative din punct de vedere constitu(ional, s compare legisla(ia na(ional( cu cea din UE.1.3.Grupul(grupurile)-(int(, beneficiarii direci i indireciDe obicei, pentru proiectele finan(ate, grupul-(int( este stabilit de c(tre finan(ator, sub forma unor categorii bine definite de persoane sau de comunit((i, asupra c(rora proiectul trebuie s(-(i concentreze aten(ia. Un proiect poate s( surpind(, la un moment dat, doar o parte din grupul-(int( (aa-numiii beneficiari direci) stabilit prin termenii de referin((. Grupul-int i beneficiarii direci ai proiectului trebuie s fie descrii din perspectiva necesitilor lor reale, a modilitilor n care proiectul poate veni n sprijinul lor, relevana pentru scopul proiectului, criteriile care au stat sau vor sta la baza selectrii lor.

Pentru proiectele care fac parte din interiorul unei organiza(ii, grupul-(int( este stabilit de c(tre cel care solicit( sau propune proiectul, prin scopul acestuia.

Se (nt(mpl( ca, uneori, grupul-(int( s( nu coincid( cu beneficiarii direci ai proiectului, (n sensul c( cei din urm( reprezint( o categorie mult mai mare dec(t grupul-(int(. Din rndul lor se selecteaz cei asupra crora se vor concentra toate eforturile i resursele proiectului. Astfel de situaii apar atunci cnd prin durata proiectului i resursele posibil de atras prin proiect nu se pot acoperi nevoile tuturor beneficiarilor direci. De exemplu, proiectul PAEM Pa(cani a avut grupul-(int( (omerii sub 30 de ani, absolven(i de liceu (i studii superioare, precum (i femeile f(r( ocupa(ie, selectai din categoria general a omerilor, au reprezentat categoria beneficiarilor direci.

Alturi de grupuri-int i beneficiari direci, se mai regsete o categorie, cea a beneficiarilor indireci, adic cei care nu sunt n atenia proiectului, pe perioada implementrii lui, dar care pot s se bucure de avantaje sau rezultate ale proiectului. n cazul proiectului PAEM, de rezultatele lui a beneficiat (ntreaga comunitatea, prin avantajele cre(rii unui Centru de mediere (i plasare pe pia(( for(ei de munc(, a unui sistem informa(ional pe pia(a for(ei de munc(; precum (i firmele care au angajat persoane din grupul-(int(, institu(iile care au format consor(iul local, prin institu(ionalizarea sub forma unei funda(ii (.a.

Exemple de grupuri-int, beneficiari direci i indireci:

1.Informatizare administraie localGrup-(int(Funcionarii publici din cadrul Primriei oraului X, care fac parte din compartimentele Buget-prognoze, Financiar-contabil, Audit Intern i Venituri, Impozite i Taxe 15 persoaneBeneficiari direci

Funcionarii din Primria Oraului X, care vor beneficia de activitatea mbuntit a compartimentelor Buget-prognoze Financiar-contabil, Audit Intern i Venituri, Impozite i Taxe 28 persoane

Beneficiari indireci

Consiliul Local al oraului X Consiliul Judeean

Societile comerciale care vor interaciona cu administraia public local

ntreaga comunitate din oraul X, care va beneficia pe termen lung de capacitile mbuntite ale administraiei publice locale 21.258 locuitori (conform datelor ultimului recensmnt)

2.Centru de consiliere a cet((enilorGrup-(int( 30 de persoane care au fost selectate din numrul total al celor crora li s-au nclcat drepturile, selectate plecnd de la venitul minim pe membru de familie;

10 studen(i de la facultatea de drept selectaie n funcie de lucrrile de licen care urmresc drepturile omului;

Beneficiari direci persoanele c(rora le-au fost (nc(lcate drepturile prev(zute (n legisla(ia drepturilor omului;

studen(i n an terminal de la facultatea de drept;

Beneficiari indireci organizaii non-guvernamentale implicate n combaterea nclcrii drepturilor omului;

institu(iile publice ce au obliga(ii (n privin(a respect(rii modului de aplicare a legisla(iei drepturilor omului.

1.4.Obiectivele proiectului

Spre deosebire de scop, obiectivul cuprinde o serie de realiz(ri specifice prin care se atinge scopul programului/proiectului. Un obiectiv rezolv( doar o anumit( parte din problem(, fiind un punct final, nu un proces sau o ac(iune. El descrie o stare de fapt ce va exista la sf(ritul programului/proiectului. Prin el trebuie s( se eviden(iaz( la ce trebuie s se ajung pentru a rezolva o problem(.

Obiectivele programului sunt finaliti statuate formal, ctre realizarea crora sunt dirijate resursele. De regul, sunt stabilite de ctre finanatori sau de ctre consiliul de conducere al programului, iar managerul de program trebuie s direcioneze resursele disponibile pentru atingerea lor. De multe ori, obiectivele programului sunt stabilite n termeni vagi (ex.: mbuntirea calitii mediului, creterea imaginii firmei etc). Clarificarea obiectivelor programului se realizeaz prin definirea ct mai concis a obiectivelor proiectelor, esenial pentru conducerea i evaluarea programului/proiectului.

Obiectivele pot fi clasificate astfel:

dup termenul de realizare: pe termen lung (i pe termen mediu i scurt:

obiectivele pe termen lung (cunoscute i sub denumirea de obiective generale, obiective de dezvoltare), n cazul unui program, evideniaz direcia general de dezvoltare sau de politic a domeniului la care programul este menit s contribuie. n cazul unui proiect, care face parte dintr-un program, obiectivele generale trebuie s fac referire la contribuia proiectului pentru realizarea programului;

obiectivele pe termen mediu i scurt (imediate, operaionale, specifice) sunt formulate ca stri dezirabile ale domeniului, grupului int, care trebuie atinse prin implementarea programului/ proiectului.

din punct de vedere al modului de cuantificare a rezultatelor prin care se ating:

obiective productive (cantitative) ale c(ror rezultate sunt produse tangibile (de exemplu, sistem de baz( de date conceput, bibliotec( creat(, uzin( de tratare a apei, centru de informare turistic(). Ele sunt verificabile din punct de vedere statistic (i cuantificabile (exemple: num(rul de (nregistr(ri din baza de date, numrul de cri existent n baza de documentare a bibliotecii/numrul celor care au apelat la materialele bibliotecii, num(rul de locuin(e conectat la sistemul de canalizare, numrul de persoane consiliate n domeniul turistic/numrul de agenii de turism care au apelat la serviciile centrului (.a.)

obiective de dezvoltare institu(ional( (calitative) al c(ror rezultat se concretizeaz( (n cuno(tin(ele mult (mbun(t((ite sau capacitatea crescut( de rezolvare a unor probleme, fiind intangibile (i greu de comensurat (de exemplu: (mbun(t((irea sistemului educa(ional, ob(inerea de noi calific(ri, ob(inerea de certificate/diplome pentru participarea la cursuri de instruire (.a.). Evaluarea schimb(rilor pe care le produc astfel de obiective este calitativ(, m(surabile prin observare, interviuri, chestionare. Totu(i, unele dintre aceste obiective pot fi, la un moment dat, (i cuantificate (exemplu: num(r persoane instruite care (ntre(in instalaiile de ap(, num(r de persoane instruite pe plan local pentru monitorizarea gradului de poluare). Rezultatele cuantificabile ale acestor obiective nu pot fi limitate doar la num(r de persoane instruite, ci trebuie examinat (i urm(rit modul (n care aceste persoane desf((oar( activit((ile pentru care au fost instruite. Astfel de obiective trebuie s( conduc( la g(sirea de solu(ii pentru alte proiecte, atragerea comunit((ii pentru participarea la derularea proiectelor, dezvoltarea sentimentului de (ncredere (n resursele locale (i poten(ialul lor de replicare.

Att obiectivele calitative, ct i cele cantitative pot fi termen scurt, dar i pe termen lung/mediu. n proiecte, obiectivele sunt evideniate doar din punct de vedere temporal, pentru c din modul de formulare, dar i prin activitile i rezultatele care conduc la atingerea lor, rezult care sunt productive (cantitative) i care instituionale (calitative).

n general, obiectivele pe termen scurt sau mediu (n funcie de durata estimat a proiectului) vor fi atinse prin implementarea proiectului, n timp ce prin obiectivele pe termen mediu/lung (generale) se urmrete asigurarea continuitii proiectului, dup ce a fost finalizat implementarea i s-a ncheiat finanarea. Plecnd de la obiectivele pe termen scurt/mediu se vor stabili jaloanele/rezultatele intermediare i se va descompune proiectul pe activiti/subactiviti.

Exemple de obiective:

1.Informatizare administraie localObiective pe termen scurt1. Modernizarea structural i funcional a administraiei publice a oraului X (cantitativ)2. Dezvoltarea aptitudinilor n folosirea echipamentului IT de ctre angajai, n perspectiva dezvoltrii structurilor informatice din administraia public local a oraului X (calitativ)3. mbuntirea sistemului de colectare i gestionare a resurselor financiare ale Primriei oraului X (cantitativ).

Obiective pe termen lung:

1. mbuntirea managementului resurselor financiare n cadrul Primriei oraului X prin informatizarea compartimentului financiar-contabil (calitativ);

2. Creterea eficienei i performanelor funcionarilor publici implicai in activitatea de gestionare a fonurilor Primriei X prin facilitarea accesului la resurse materiale i de know-how corespunztoare (calitativ);

3. Creterea nivelului de colectare a taxelor i impozitelor locale la nivelul primriei X prin intermediul sistemului electronic de plat (cantitativ).

2.Centru de consiliere a cet((enilorObiective pe termen scurtAsigurarea rspndirii cunotintelor despre drepturile umane (i civice ale cet((enilor prin pliante specializate. (calitativ)Asigurarea asistenei directe cetenilor, prin realizarea unei linii telefonice online (n cadrul centrului. (cantitativ)Dob(ndirea de aptitudini profesionale de consiliere legal(, precum (i pentru prestarea de servicii (n interesul comunit((ii de ctre studenii atrai n proiect (calitativ).

Crearea cadrului institu(ional pentru derularea activit((ilor din cadrul centrului de analiz( (cantitativ).

Rezolvarea unor cazuri de (nc(lcare a drepturilor omului p(n( la sf(r(itul primului an al proiectului (cantitativ).

1.5.Jaloanele proiectului

Jaloanele/rezultatele intermediare sunt vzute cu repere/produse ce marcheaz finalizarea unui set de activiti din cadrul proiectului. Jaloanele proiectului trebuie s( fie astfel formulate nct s induc sentimentul c s-a obinut un produs finit, la care se ajunge prin parcurgerea uneia sau a mai multor activit((i. Ele sunt str(ns legate de modul (n care se vor derula activit((ile, de perioada de timp necesar( pentru efectuarea acelor activit((i, stnd i la baza definirii indicatorilor de monitorizare i evaluare a proiectului.

Jaloanele pot fi definite fie pentru fiecare obiectiv pe termen scurt/mediu (n parte, fie la nivelul (ntregului proiect, plecnd de la scop.

Exemple de jaloane:

1.Informatizare administraie local Echipa de management

Compartimente financiar-contabil i impozite-taxe dotate cu infrastructur IT modern

Aplicaie software de management financiar implementat

Funcionari publici instruii s utilizeze n mod corespunztor aplicaia

Funcionari publici instruii n domeniul managementului financiar

Materiale de informare difuzate

ntlnire organizat cu reprezentani ai mediului de afaceri i reprezentani mass-media

2.Centru de consiliere a cet((enilor centru de consiliere nfiinat legal;

centru de consiliere funcional;

studeni instruii pentru consiliere;

cazuri de (nc(lcare a drepturilor omului analizate (i rezolvate;

asisten(( direct( acordat( cet((enilor

1.6.Descompunerea proiectului (n activit((i

Pentru identificarea activit((ilor/subactivitilor (n care se va descompune (ntregul proiect este necesar s( se plece de la r(spunsul g(sit la urm(toarele (ntreb(ri:

ce se va efectua (n cadrul activit((ii/subactivitii?

c(nd se va efectua, ca perioad( (n care va (ncepe (i se va finaliza, dar (i ca dependen(( fa(( de alte activit((i sau fa(( de un jalon anterior?

de c(tre cine va fi efectuat( fiecare activitate/subactivitate?

cum se va desf((ur(, (n sensul instrumentelor avute la dispozi(ie i a persoanelor care vor fi implicate n realizarea lor (membri ai echipei proiectului, apelarea la consultan((, colaboratori sau subcontractarea (ntregii activit((i)?

care sunt resursele solicitate de fiecare activitate/subactivitate?

La descompunerea proiectului (n activit((i (i subactivit((i se porne(te de la obiectivele (pe termen scurt/mediu) (i jaloanele identificate, pentru c ele sunt cele care stau la baza definirii aciunilor, stabilirii responsabilitilor i alocrii resurselor. Indiferent de scopul proiectului, el trebuie s( con(in( obligatoriu activiti de monitorizare (i evaluare a modului de derulare a activit((ilor, (n func(ie de o serie de indicatori ce se stabilesc pentru fiecare jalon sau obiectiv (n parte.Exemple de activit((i (i subactivit((i:

Informatizare administraie localJalon 5: Funcionari publici instruii n domeniul managementului financiar

5100Organizarea de cursuri de instruire:

5110Stabilirea locului de desf(urare a cursurilor;

5120Selectarea participan(ilor la cursuri;

5130Elaborarea programei cursurilor;

5140Selectarea instructorilor;

5150Desf((urarea propriu-zis( a cursurilor;

5200Evaluarea participan(ilor la cursurile de instruire5210Testarea cunotinelor dobndite prin examinri teoretice

5220Verificarea modului de lucru cu aplicaiile

5230Evaluarea modului de percepere a actului managementului financiar la nivelul responsabilitilor postului ocupat Pentru fiecare dintre activit((ile (i subactivit((ile enumerate anterior este necesar s( se stabileasc( durata (num(r de zile, s(pt(m(ni, luni) (i dependen(a dintre ele. Acest lucru se realizeaz(, (ntr-o faz( ini(ial(, pe baza unei imagini de ansamblu asupra resurselor pe care le are la dispozi(ie echipa proiectului, urm(nd ca dup( aceea ele s( fie proiectate astfel (nc(t s( se (ncadreze at(t (n perioada de timp necesar( realiz(rii proiectului, c(t (i n resursele disponibile.

Plecnd de la aceste elemente, planificarea calendaristic se va realiza prin intermediul diagramelor Gantt, manual sau cu ajutorul softului specializat.

Pentru a avea perspectiva general( asupra activit((ilor/subactivit((ilor (n care s-a descompus proiectul, se folose(te un model numit Matricea cadru logic a proiectului, care poate fi adaptat la specificul proiectului, la cerin(ele finan(atorului sau func(ie de necesit((ile echipei proiectului, a(a cum rezult( din Anexa 1.

Tot acum este locul identific(rii riscurilor, a influen(ei lor asupra proiectului (i a modalit((ilor de contracarare a lor. Ele pot fi incluse direct (n Matricea cadru logic a proiectului sau (ntr-un tabel distinct, a(a cum este cel prezentat (n Anexa 2.

1.7.Resursele solicitate de proiect

Dup cum rezult( (i din Matricea cadru logic (Anexa 1), resursele pot fi stabilite odat( cu descompunerea pe activit((i (i cu prezentarea indicatorilor de realizare. Pentru fiecare obiectiv (n parte sau pentru fiecare activitate, la planificarea resurselor trebuie s( se aib( (n vedere at(t timpul alocat proiectului, c(t (i bugetul n care trebuie s se ncadreze. Principalele categorii de resurse sunt:

umane

materiale

tehnologice

informa(ionale financiareUnitile de msur ale resurselor se stabilesc (n func(ie de natura resurselor i de nevoile fiec(rei activit((i, de exemplu:

resurse umane: (n termeni de luni pentru cei angaja(i permanent, (n termen de om-ore sau om-zile pentru colaboratori sau consultan(i;

resurse materiale: sub forma consumabilelor necesare, a materialelor de produc(ie, a altor componente sub forma pieselor de schimb sau a upgrade-urilor solicitate prin proiect;

resurse tehnologice: sub foma num(rului de echipamente ce vor fi folosite (n cadrul proiectului;

resurse informa(ionale: (n termeni de achizi(ii de materiale de bibliotec(, abonamente, includeri (n diverse grupuri sau liste de discu(ii etc. resursele financiare nu trebuie confundate cu estimarea valoric a celorlalte resurse, estimare care va sta la baza construirii bugetului. Resursele financiare apar sub forma taxelor i impozitelor, asigurrilor, taxei de acces la anumite infrastructuri etc.Mai pot s apar i alte categorii de resurse, cum ar fi spaii, taxe de participare la conferine, mijloace de transport etc.

Pentru a estima resursele la nivelul proiectului, se va pleca, mai nti, de la alocarea lor pe activiti/ subactiviti, dup care se vor nsuma pentru ntregul proiect, pe categorii de resurse.1.8.Stabilirea echipei de implementare a proiectului

Echipa de implementare a proiectului poate s( coincid( cu echipa care a conceput proiectul sau nu. (n orice caz, este necesar s( se (tie cu exactitate ce rol are fiecare membru (n cadrul proiectului, astfel (nc(t coordonarea (i controlul activit((ilor s( fie u(or de realizat, at(t din punct de vedere al modului de derulare (i de atingere a indicatorilor prognoza(i, c(t (i a resurselor consumate.

Pentru fiecare activitate trebuie s( se stabileasc( o persoan( responsabil( cu finalizarea ei, persoanele care desf((oar( efectiv activitatea, precum (i sarcinile ce le revin. Dac( pentru mai multe activit((i este necesar( prezen(a unei singure persoane, se analizeaz cum se desf((oar( acele activit((i din punct de vedere al timpului, c(t de mult solicit( persoana fiecare activitate (n parte (i dac( activit((ile se pot desf((ura paralel.

De asemenea, este momentul (n care se stabilesc activit((ile care vor fi realizate prin subcontractarea lor c(tre ter(i, ceea ce (nseamn( c( din echipa proiectului vor fi desemnate una sau mai multe persoane ce vor r(spunde doar de modul (n care se va desf((ura contractul, respectarea condi(iilor de contractare a activit((ii, recep(ia rezultatului final al activit((ii.

Atribuirea responsabilit((ilor se poate realiza printr-o organigram( a proiectului sau printr-un model ca cel prezentat (n Anexa 3.1.9.Elaborarea bugetului proiectului

La realizarea bugetului trebuie s( se plece de la dou( lucruri esen(iale: timpul de desf((urare a proiectului; suma alocat( proiectului.

De fapt este etapa ce o continu( pe cea precedent(, (n sensul c( toate resursele care au fost alocate trebuie s( fie evaluate acum cu ajutorul unei unit((i monetare, de preferat o unitate ce nu fluctueaz( prea mult (n timp, sub influen(a condi(iilor economico-sociale (USD, EURO) sau n moneda impus de finanator.

Pentru a u(ura activitatea de urm(rire (i control, este de preferat ca bugetele s( se realizeze, pe de o parte, pe fiecare activitate din structura proiectului, iar, pe de alt( parte, pe fiecare lun( sau perioad( calendaristic( reprezentativ( pentru proiect, ca unitate de m(sur( a timpului.

Pe l(ng( formularele aproape standard de bugete, pentru (n(elegerea acestora mai este necesar s( se realizeze (i o serie de note explicative pentru categoriile bugetare care nu pot fi detaliate (n cadrul bugetului, a(a cum rezult( (i din Anexa 4 (i Anexa 5. De fapt, notele explicative vin s( sprijine sumele care au rezultat (n urma evalu(rii resurselor, (n sensul de a explica provenien(a (i necesitatea lor.

Pentru fiecare proiect exist( o serie de categorii de cheltuieli comune, unele dintre fiind redate (n cadrul Anexei 4. (ns(, sunt situa(ii c(nd categoriile bugetare eligibile sunt clar formulate de c(tre finan(ator sau cel ce a ini(iat proiectul. Ca urmare, la elaborarea bugetului se vor urmri cerinele liniei de finanare n privina poziiilor bugetare eligibile.1.10.Stabilirea indicatorilor

Pentru fiecare jalon sau activitate a proiectului se stabilesc indicatori prin care se poate urm(ri modul de implementare a proiectului (i modul (n care rezultatele par(iale au fost atinse. La stabilirea indicatorilor se pleac( de la cele dou( tipuri de obiective (productive (i institu(ionale). (n orice caz, indicatorii trebuie s( fie stabili(i clar, s( fie cuantificabili, s( fie u(or de verificat realizarea lor (i s( fie reali(ti, pe baza informa(iilor culese (n etapa de justificare a proiectului.

Exemple de indicatori:

1.Informatizare administraie local 2500 de (nregistr(ri (n baza de date creat(, ce va con(ine informa(ii despre contribuabili;

1 re(ele intranet dezvoltate la nivelul administraiei locale din oraul X;

1 sistem integrat cu 5 module ce vizeaz ntreaga eviden a impozitelor i taxelor pe categorii de contribuabili i pe obiecte impozabile

15 func'ionari publici instruii n domeniul de managementul financiar din administraia local.

2.Centru de consiliere a cet((enilor 1 centru de consiliere constituit cu baz( de documentare (i baz( material(;

1 centru de consultan(( institu(ionalizat, cu existen(a a cel pu(in 10 consultan(i de specialitate;

25 de studen(i instrui(i pentru activitatea de consiliere;

25 de cazuri de (nc(lcare a drepturilor omului analizate (i rezolvate;

100 de solicitan(i pentru asisten(( direct(;

100 de c(r(i (i alte materiale de specialitate achizi(ionate;

250 de persoane care acceseaz( baza de documentare a centrului.

1.11.Asigurarea continuit((ii proiectului

(n cazul proiectelor ce sunt finan(ate, prin acest punct se urm(re(te s( se stabileasc( modalit((ile (n care echipa proiectului poate s( atrag( fondurile necesare pentru derularea activit((ilor proiectului (i dup( (ncheierea finan((rii. Echipa proiectului trebuie s( fac( dovada existen(ei surselor de finan(are, prin acte sau scrisori de inten(ie din partea poten(ialilor sponsori sau a institu(iilor care pot face dona(ii, eventual prin calcule de eficien(( prin derularea activit((ilor generatoare de venituri (taxe de consultan(a, taxe de instruire (.a.).

(n cazul proiectelor realizate (n interiorul organiza(iei, asigurarea continuit((ii const( (n elaborarea fluxului de trezorerie (cash flow) pentru urm(torii 3-5 ani, din care s( rezulte perioada de recuperare a investi(iei f(cute (i de c(nd (ncepe s( se ob(in( profit.

1.12.Urm(rirea (i evaluarea rezultatelor proiectului

Pe baza surselor de verificare stabilite la descompunerea proiectului (n activit((i (i a indicatorilor de realizare prev(zu(i, echipa proiectului trebuie s( stabileasc( metodele prin care va controla (i va raporta pe parcursul (i la sf(r(itul proiectului modul de atingere a obiectivelor. Ca metode de urm(rire (i evaluare pot fi enumerate:

rapoarte tehnice intermediare (i finale;

rapoarte financiare intermediare (i finale;

calculul indicatorilor de eficien(( par(iali (i finali;

compararea resurselor prev(zute a se aloca pentru fiecare perioad( cu cele consumate efectiv;

analiza modului de (ndeplinire a sarcinilor care au revenit fiec(rei persoane din echipa proiectului;

perioadele de timp la care membrii echipei trebuie s( raporteze fa(( de responsabilul cu activitatea sau cu (ntregul proiect (.a.

Trebuie re(inut c( o serie de metode de evaluare sunt stabilite direct de c(tre finan(ator, echipa proiectului trebuind doar s(-(i stabileasc( metodele de control intern.

Anexa 1

Matricea cadru logic

DescriereIndicatori de realizareSurse de verificareRiscuri (i ipoteze

Obiective pe termen lung:

Obiective pe termen scurt:

Rezultate/jalone/repere

Activit((i pentru realizarea jaloanelorIntr(ri (resurse)

ANEXA 2

Graficul responsabilitilor pentru proiect

Cod activitateActivitatea/ subactivitateaManager de proiectPersoana 1Persoana 2Persoana 3Firma 1Firma 2Persoana/Firma n

Tipuri de responsabilit((i

R = Responsabil cu efectuarea activit((ii

A = Aprob( elemente pentru desf(surarea activit((ilor

C = Consultan((I = Informat cu privire la derularea activit((ii

D = Deruleaz( activitatea

ANEXA 3

Analiza ipotezelor de lucru i a riscurilor

Nr. crt.Ipoteza/risculImpact asupra proiectuluiAc(iuni de efectuat

1. Se anuleaz o activitate

2. Se poate ntrzia proiectul

3. Se pot aloca sume pentru acoperirea costurilor suplimentare

4. Se solicit ntreruperea proiectului

5. Se nchide proiectul

.

n.

Factorii ce ar putea influen(a proiectul (i care trebuie sa fie lua(i (n considerare la stablirea ipotezelor si riscurilor proiectului:

economici

(tehnici

financiari

(sociali si culturali

legislativi

(ecologici

politici

(manageriali

ANEXA 4Buget estimat pe activiti

Buget estimat pe luni

Buget agregat

Anexa 5

Exemplu de note explicative la bugetLinie bugetar(Explica(ii

A.CHELTUIELI OPERA(IONALE

1.Personal propriu-persoane management proiect: 7 persoane * 12 luni * 70 EUR/lun( = 5880EUR

-secretar: 1 pers.*4 ore/zi*5zile/sapt.*4 sapt./luna*12 luni*2EUR/ora = 1920EUR

-bibliotecar centru de documentare: 1 pers. * 12 luni * 100EUR/luna = 1200EUR

-responsabil puncte: 1pers./pct.*4 pct.*12 luni*100EUR/lun(=4800EUR

-secretar puncte teritoriale: 1 pers./pct. * 4 pct. * 4 ore/zi * 5zile/sapt. * 4 sapt./luna * 12 luni * 2EUR/ora = 7680EUR

Total cheltuieli = 21480EUR

2.Consultan(( speciali(ti romni-consultan(( specialitate elaborare, planuri de (nv(((m(nt, programe analitice, organizare cursuri, asigurare asisten((: 20 pers.-ore * 5EUR/or( * 12 luni * 3 pers. = 3600EUR

-preg(tire suport cursuri: 20 discipl * 14 ore/discipl. * 3EUR/ora = 840EUR

-desf((urare cursuri de formare continu( in 2 puncte teritoriale: 2 module * 80 ore/modul * 2 pct. * 4.5EUR/ora = 1440EUR

-organizare conferinta nationala: 5 pers. * 2 luni * 2 ore/zi * 5 zile/sapt. * 4 sapt./luna * 5EUR/ora = 2000EUR

-design pagin( Web: 1 pers. * 1 luna * 250EUR/luna = 250EUR

-actualizare pagina Web: 5 ore/luna * 12 luni * 5EUR/ora = 300EUR

Total cheltuieli = 8430EUR

3.Cosnultanta specialisti straini-profesori straini care predau in Romania:

4 profesori * 10 zile/prof. * 100EUR/zi = 4000EUR

Total cheltuieli = 4000 EUR

4.Editare si multiplicare materiale instruire-editare/multiplicare materiale: 20 cursuri*200ex./curs*3.5EUR/ex. = 14000EUR

-editare: bro(ur( de prezentare centru si rezultate cercetare:

4 bro(uri * 1.5EUR/brosur( * 300 exemplare = 1800 EUR

Total cheltuieli = 15800EUR

5.Materiale pentru bibliotec(-achizi(ie c(r(i: 50 titluri * 10 exemplare/titlu * 50EUR/exempl. = 25000EUR

-abonamente reviste si publicatii de specialitate

10 rev. * 2 abon./rev. * 100 EUR/abon. = 2000EUR

Total cheltuieli: 27000 EUR

6.Cheltuieli de transport intern-deplasare pentru cursuri de formare continu(: 20 depl. * 60EUR/depl = 1200 EUR

-deplasare particip. mese rotunde: 10 partic.*4 mese rotunde*20EUR/partic. = 800EUR

Total cheltuieli: 2000 EUR

7.Chletuieli de cazare intern(-deplasare cursuri de formare continu(: 20 depl.*4 nop(i*15EUR/noapte = 1200 EUR

Total cheltuieli: 1200 EUR

8.Diurn( pentru deplasarea intern(-deplasare cursuri de formare continu(: 20 depl. * 3 zile * 10EUR/zi = 600 EUR

-deplasare particip.mese rotunde:10partic.*4mese *1zi/partic.*10EUR/zi= 400EUR

Total cheltuieli: 1000 EUR

9.Materiale-6 top hrtie *12 luni*4EUR/top = 288EUR

-5 toner imprimanta * 6 buc.* 50EUR/buc. = 1500EUR

-alte consumabile: 25EUR/luna * 8 luni = 200EUR

Total cheltuieli = 1988EUR

10. Cheltuieli curente-40EUR/luna * 12 luni = 480EUR

-conexiune Internet pentru puncte: 200EUR/luna * 4 puncte * 12 luni = 9600

Total chletuieli = 10080EUR

11.Cheltuieli promo(ionale-1 anunt presa/luna * 6 luni * 90EUR/anunt =540EUR

-1 anunt radio/luna * 6 luni * 500EUR/anunt = 3000EUR

Total cheltuieli = 3540 EUR

12.Cheltuieli neprev(zute -cheltuieli neprev(zute: 3000EUR

Total cheltuieli = 3000EUR

B.INVESTITIIDetaliate n buget

Total investi(ii = 1000EUR

TOTAL BUGETxxxxx EUR

Gabriela Mesnita- conf univ FEA, Univ Al.I Cuza Iasi, 2007

1Proiect finanat de CEE TRUST