BAB I

KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah

satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk

mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik,

dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat

memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis

menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem

informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka

sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas,

seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem

tersebut dikerjakan oleh pihak lain.

2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi

dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai

konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan

mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk

menguasai Sistem Informasi.

KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan

saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah

kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan

orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,

distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan

suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses

Muhammad Taufiq STMIK AMIKOM

SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu

masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.

Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu

sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem

bekerja.

Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan

berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,

sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke

masalah yang kecil.

Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain

mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang

menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan

diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga

seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap

pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus

bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana

keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem,

namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka

kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi,

tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan

adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat

komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik

yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor

berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan

mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi

pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang

2

lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks

kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah?

Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah,

maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen

lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain

untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar

terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi

Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral

dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu

memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan

Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni

penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting

actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini

pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan

komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan

3

StrukturOrganisasi

Teknologi

Tugas / Prosedur

Manusia(People)

Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis

memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.

Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan

hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.

Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.

Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia

Cara Kerja EDI

Pembuatan Keputusan

Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka

dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi.

4

RANGSANGAN/ STIMULUS

TINDAKAN

Lingkungan

Penerima(Recertors)

Processor

YangMempengaruhi

MemoriJangkaPendek

Memori Luar

MemoriJangkaPanjang

Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem

informasi.

Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar

tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan

keputusan.

Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya

kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang

relevan.

Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan

alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.

Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.

Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi

keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah

dipilih.

Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga

dilakukan tepet waktu dan efisien.

Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut

dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau

memperbaiki solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan

oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat

digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer

digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program

manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi

memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan

sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses

informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan,

formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi,

tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat

sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan

5

manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem

informasi tersebut.

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan

KARAKTERISTIK SISTEM

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu

membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem

lainnya.

1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana

yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan

menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi)

dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan,

dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk

lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

6

Intelligence

Follow-Up Desain

PilihanImplementasi

Persuasi

Umpan Balik

5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu

sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi

ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya

bertemu atau berinteraksi.

7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku,

dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga

diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut

bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan

komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem

Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian

Sistem Penggajian

Batasan Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain

7

KeluaranLingkungan

Masukan 1

Masukan 2

Batasan

Komponen 1

Komponen 3

Komponen 2

Penyimpanan 1

Lingkungan Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank

Input Kartu gaji

Output Cek gaji

Komponen Menghitung total pembayaran

Menghitung pengurangan

Interface Mencocokan kartu gaji dengan pegawai

Menyortir cek pembayaran menurut departemen

Storage Tunjangan pegawai

Tunjangan pembayaran

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang

menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

a. Sistem Logik (Logical System)

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa

menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu

diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari

independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem

kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat

untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai

alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk

merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan

implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

b. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi

sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik,

tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.

Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :

Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan

menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan

8

kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa

yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik

akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan

punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang

dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan

transkip dengan diskripsi mata kuliah).

9

BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

PENDAHULUAN

Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan

diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di

dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal

organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data

dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah

tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data,

karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.

LINGKUNGAN INFORMASI

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen

modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi.

Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM),

material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan

sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam

organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai

internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen

tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang

saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi

yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-

masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda.

Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan

operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.

10

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah

mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk

mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi.

Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah.

Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen.

Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional.

Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan.

Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-

anggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir

dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan

internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada

tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal

organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar

piramida di bawah ini.

Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi

DATA

11

Pemasok

Pelanggan

Pemegang Saham

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,

aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh

secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan

mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi

bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya,

data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus

(misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing

item secara individual.

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa

grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang

atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh

data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak

dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk

mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

INFORMASI

informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini

atau saat mendatang.

1.3 Perhitungan Rata-rata

1.4 rata-rata penjualan daalm

1.5 penjualan dalam kuartal terakhir

1.7 kuartal terakhir sebesar 1,3 milyar

12

Data Proses Informasi

…

Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi

Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data,

informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di

sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si

penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat

menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil

keputusan.

Gambar 2.3. Siklus Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :

1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan

kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah

mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

Masukan(Data)

HasilTindakan

TindakanKeputusan

Penerima

Proses(Model)

Keluaran(Informasi)

Data(ditangkap)

BasisData

13

2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan

perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap

informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah

adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

HIERARKI DATA

Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari

elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada

gambar berikut.

Gambar 2.4. Hierarki Data

Elemen Data

Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi

menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen

data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan

atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.

Berkas

Rekaman Rekaman

Elemen Data Elemen Data

14

Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan

atribut.

Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait,

sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang

pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk

rekaman adalah tupel dan baris.

Berkas

Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah

berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan

dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili

komponen yang disebut table atau relasi.

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel

membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data

kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data

presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI

Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan

literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood

Karakteristik

Informasi

Manajer

Tingkat Bawah

(Pengendalian

Operasional)

Manajer

Tingkat

Menengah

(Pengendalian

Manajemen)

Manajer

Tingkat Bawah

(Perencanaan

Strategis)

Sumber Banyak dari internal Banyak dari

eksternal

Lingkup Sempit, terdefinisi

dengan baik

Sangat luas

Tingkat Rinci Ringkas

15

Keringkasan

Garis Waktu Masa Lalu Masa Depan

Kekinian Sangat mutakhir

Usang

Cukup

Keakurasian

yang

diperlukan

Tinggi Rendah

Frekuensi

Pemakaian

Sangat sering jarang

Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

Karakteristik Pokok Permasalahan

1. Tipe data Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?

2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?

3. Usia Apakah data tepat waktu?

4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan

tujuan?

5. Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu

detail?

6. Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau

berlebihan?

7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?

8. sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?

9. Relevansi/Nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?

Apakah manfaatnya sepadan dengan

biaya?

KUALITAS INFORMASI

Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai

untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah

dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :

16

Aman (Secutiy)

Tepat Waktu (Timeliness)

Akurat (Accurate)

Terkait (Relevance)

Lengkap (Completeness)

Korektif (Corectness)

Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN

Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam

suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa

berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun

informal, berdasarkan laporan ataupun komputer.

Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori,

yaitu :

1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan

sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi.

Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini

biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa

aman terhadap operasi yang telah berlangsung.

2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa

atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-

perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima

peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk

melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan

terjadi.

3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang

berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan,

yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan

mengidentifikasi permasalahan.

17

4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini

tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian

manajer.

5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak

industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.

6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal

adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih

hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan

kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya

studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).

18

BAB III

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat

penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk

sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas

dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis

meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan

keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat

memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah.

Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim

pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-

commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi

berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk

keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

PENGERTIAN

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –

orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah

organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara

satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),

perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi

(jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan

peradaban.

Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang

menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem

19

informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil)

dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep

keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta

nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi

bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1

akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur

pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang

hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan

usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.

20

Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan

manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem

informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal

adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang

digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi

dalam keunggulan kompetitif.

Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan

berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware,

software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis

Internet.

Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi,

manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis

Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar

informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan

sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.

Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis

mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan,

dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI

Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam

dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya,

beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi

operasi atau manajemen.

21

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasi

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh,

dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini

menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para

manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk

secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,

mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.

Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan

dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi

sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen.

Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis

manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep,

beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab

penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung

keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi

Executive Information

Sistem

Sistem KerjaSama

Perusahaan

SistemPengendalian

Proses

SistemPemrosesan

Transaksi

Sistem Informasi

Manajemen

Decision SupportSistem

SistemPendukungOperasai

SistemPendukungManajemen

SistemInformasi

22

Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik

aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi

saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan,

atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem

manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang

mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke

para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang

berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis

dasarnya seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis

fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi

informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk

membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi,

kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan

mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan

fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan

transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI

Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan

bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional,

pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.

Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral

pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.

Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk

menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer

dan parktisi bisnis.

Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa

yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam

pasar global.

Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi

jutaan pria dan wanita.

23

Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan

perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya

menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan

beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen

tersebut adalah :

Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya

dasar sistem informasi.

Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem

informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber

daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data

meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang

meliputi media komunikasi dan jaringan.

Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi

berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.

Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem,

pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Manusia

Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.

Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem

informasi.

Sumber Daya Hardware

Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai

optikal.

Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir

kertas.

24

Sumber Daya Software

Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program

word processing, program penggajian.

Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan,

prosedur pendistribusian cek gaji.

Sumber Daya Data

Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database

persediaan.

Sumber Daya Jaringan

Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan

pengendalian jaringan.

Produk Informasi

Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan

teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar

(atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.

Input Sumber Daya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan

disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya

berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para

pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam

sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa

jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai

aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data

dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media

yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk

pemrosesan.

25

Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan,

perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran.

Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data,

hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir.

Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus

dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan

pembaruan.

Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan

untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah

untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.

Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar

grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio,

produk kertas, dan multimedia.

Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan

adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan

secara teratur untuk digunakan kemudian

Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja

sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai

aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini

harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat

memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas

sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat

dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis

Aktivitas Sistem Informasi

Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang

26

menggunakan kode garis.

Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan

gaji lainnya.

Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan

produk.

Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk

menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM

1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:

Sistem peredaran darahJantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh

tubuh. Sistem transportasi

Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang. Sistem sekolah

Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.

Sistem komputerPeralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan

computer.

Pengertian Sistem Menurut: JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-

indonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.

M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan

27

saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

Model Umum Sebuah Sistem

Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam SistemKomponen Input

Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu:a. Maintenance input

Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker)

b. Signal inputSignal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system)

Komponen Proses Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang

melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain.

28

Kendala

Kontrol

Input Process Output Tujuan

Umpan Balik

Komponen OutputKomponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari

suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya.

Komponen TujuanTerdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas

pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.

Komponen KendalaKomponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau

batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem.

Komponen KontrolKomponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan

proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.

Komponen Umpan BalikKomponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan

respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem.

2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM

Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:

1. Subbsistem Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing – masing.

29

2. BoundaryAdalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau

subsistem3. Interface

Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi outputTabel 1. Contoh subsistem dan interface

Sistem Subsistem InterfaceKomputer unit pengolahan pusat saluran

unit masukanunit keluaranpenyimpanan tambahan

Unit pengolahan pusat unit penghitung kawat unit pengendali penghubungunitpenyimpan

Pengolahan bact kerja edit alih datadengan kerja kerja sortir kerja satu denganterpisah(separate run) kerja update lainnya,

misalnyakerja keluaran pita data

4. EnvironmentAdalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan

Gambar 2. Environment Terhadap Sistem

5. InputAdalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry)

6. ProsesAdalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.

30

1

7. OutputAdalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.

8. GoalAdalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem

9. ObjectiveAdalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem

Gambar 3. Karakteristik Sistem3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya : Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan

Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologiPhysical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer

Berdasarkan Kejadian, dibedakanNatural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata suryaHuman mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota

Berdasarkan Sifat, dibedakanDeterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visualProbabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.

31

88

3

42

5 6 7

System

Subsystem

99

Berdasarkan Metode, dibedakanClosed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup.Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian

4. Pengendalian Dalam Sistem

Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem.

Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

Gambar 4. Pengendalian Sistem

INFORMASI

Alat pengendali

Sensor

sistemKeluara

nMasuka

n

32

TENTANG INFORMASI

Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations

sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

data informasiGambar 5. Hubungan Data dengan Informasi

gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.

33

Di proses Hati-hati jalanan ramai !!

Hati ja!! hati lan mai an ra

Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :

Gambar 6. Siklus Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

KARAKTERISTIK INFORMASI

34

DATA

PROSES

HASIL TINDAKAN

TINDAKAN

KEPUTUSAN

INFORMASI

Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang

realitas atau tidak dari sebuah informasi2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai

tambah pada informasi yang telah ada4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi

sebelumnya, salah atau palsu5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini

masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:

Manfaat (use) Biaya (cost)

suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.

a. Relevansi (relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran

nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)

35

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :* Kelengkapan (completeness) informasi

“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

* Kebenaran (correctness) informasi“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

* Keamanan (security) informasi.Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.

c. Tepat waktu (timeliness).“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :

* Ekonomis (economy).

36

“what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.

* Efisien (efficiency). Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki

efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.

* Dapat dipercaya (reliability)

USIA INFORMASI

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.

Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu : Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang

berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory

Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.

MUTU INFORMASI

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.

Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah

37

2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar3. Data hilang atau tidak terolah 4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program

computer )7. Kesalahan yang disengaja

Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.

Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:

1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.2. Audit intern dan ekstern.3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat

menilai kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan Abjad, butir – butir pertama cenderung Mendapat perhatian lebih banyak Daripada yang kemudian.Urutan berdasarkan Butir – butir dengan tingkat Tingkat keuntungan keuntungan tertinggi diperhatikan Dengan agak mengabaikan industri, Ukuran dan sebagainya.Urutan berdasarkan tingkat keuntungan dalam industriTingkatan keuntungan akan diperhatikan. Ukuran, dan Dalam industri sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi

38

ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.

Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASI

Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi

yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

39

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk

menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar

2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu

3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas

4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system

5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya

6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

40

Input Model Output

Database Technology

Control

User User

User

User User

User

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi.

Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer

2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel

netware,dan lain sebagainya. Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain

sebagainya. Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain. Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi,

dan lain – lain.3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih

lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya

4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya

5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah : Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan

melakukan inquiry = operator First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan

perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah

Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus,

laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya

41

Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem

Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

DIREKTUR SISTEM INFORMASI

MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM

MANAJER KOMPUTER DAN OPERASIONAL

ANALISIS SISTEM PROGRAMMER

42

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan

Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

Akuntansi ( Accounting Information Systems ) Pemasaran ( Marketing Information Systems ) Penyediaan ( Inventory Information System ) Personalia ( Personnel Information System ) Distribusi ( Distribution Information System ) Pembelian ( Purchasing Information System ) Kekayaan ( Treasury Information System ) Analisis kredit (credit analysis information system ) Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information

system ) Teknik ( engineering information system )

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM

Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar

sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State

University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource

Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource

Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang

43

professor MIS pada St. Cloud State University, mengemukakan bahwa walaupun

telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang

diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama

menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang

kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan

dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi.

IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER

Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat

dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual

yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh

manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer

dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang

menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.

Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga

pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan

adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM

INFORMASI

Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen

puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus

ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini

menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk

menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.

Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas

pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya

dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS

pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi

44

kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa

usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya

DSS.

Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup

adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia

mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.

IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI

Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada

sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa

jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya,

dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.

Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui

untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya

pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam

manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai

komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.

PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat

pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi

mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola

dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant

yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh

lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua

komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia,

agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan

mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia

45

mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware

pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur

sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen.

Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan

dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri

atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing.

Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk

menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua

elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi

yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang

menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan

pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan

harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh

lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,

namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing

secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

46

Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk

mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai

competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas

pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan

telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan

kompetitif adalah informasi.

Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya

47

PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah

dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi

yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen

lingkungannya.

Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus

informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan.

Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi

kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk

yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan

dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara

penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan

pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas

pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari

pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan

dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing

dapat melakukan survey mengenai pelanggan.

Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat

digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya

sambungan atau hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti

tersebut. Strategi untuk meningkatkan atau memperkuat sambungan tersebut

adalah dengan cara menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan.

Sistem reservasi bandara udara yang menggunakan komputer adalah

contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan

dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa

digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi

kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah

48

dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka

American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini

akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.

Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk

memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply

dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para

pelanggannya melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson

melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut

disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih

cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson

bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan

pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume

penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan

tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka

tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.

PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan

dan pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap

tercapainya keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai

pemecahan yang terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna,

keuntungan kompetitif mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak

melakukan hubungan dengan elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh,

perusahaan tidak akan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan jika ia tidak

memperoleh bahan dari pemasok, karena pemasok tersebut mogok. Atau, ia

tidak akan dapat menjual produknya bila produk tersebut tidak memenuhi

standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin

mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus

informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh

menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.

49

Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor

E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke

dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok,

operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.

Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk

menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.

Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas

aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan

bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound

logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar;

aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna

jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang

menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan

informasi yang dibutuhkan.

Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan

Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi

yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan

menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan

menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar.

Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya

dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk

aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas.

50

Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari

pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system

(sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu)

dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value

(nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan

pelanggan.

Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah

interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk

menjelaskansistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan.

Kunci untuk mencapai IOS ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang

turut serta – yaitu IOS participant (peserta IOS). Masing-masing harus

mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada salah satu perusahaan yang

mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia merupakan IOS

facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut adalah

seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir

(wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh

sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para

peserta bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan

memperoleh keuntungan kompetitif.

51

Gambar 19.4 sistem nilai

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF

Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa

manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif

dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat

mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk

memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja

sama dengan elemen-elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap

perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan

kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan

tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka

panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber

informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan

cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information

Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan

antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk

sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk

mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa

SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer

dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya

SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King

52

professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-

perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit

pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia

tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan

sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk

menyerap aplikasi baru.

Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini

menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu

denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya

mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan

tersebut ditampilkan pada tiga database terpisah dan sulit untuk

mengkombinasikan datanya. Pemecahannya adalah dengan mengembangkan

master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti

akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif.

Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia

dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif

perusahaan yang kecil.

ERA SPIR AWAL

Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan

atau cara top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah

pertama adalah menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan,

53

maka tujuan tersebut kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan

aktifitas dari setiap unit organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa

menetapkan rencana yang memungkinkan unit tersebut dapat mendukung

perusahaan selagi ia berjalan mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa

dimasukkan kedalam perencanaan ini.

Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan

perencanaan top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-

pendekatan yang banyak mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF,

transformasi susunan strategis dan SLC yang diperluas.

Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis

BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut

Business System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total.

Setiap manajer di interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan

system diimplementasikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan

tersebut. Asumsinya bahwa manajer bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan

54

dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan

tercapai.

Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk

perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani

pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang

menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh

John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan

konsep CSF ini pada system informasi.

Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set

information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,

tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut

organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan

sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan

mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi

organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning

process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh

sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam

strategi perusahaan.

Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya

perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan

top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.

Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system.

Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.

Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang

hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan

tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis

mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan

55

apakah system yang diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya? Validitas

organisasional , sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system

dapat digunakan sesuai dengan yang diharapkan?

Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan

dengaan validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh

pihak ketiga, misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat

dilakukan oleh spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama

dengan pemakai.

Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan

pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King,

perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak

terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas

56

ERA MODERN

Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya

merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya,

namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana

strategis dari keseluruhan organisasi.

Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis

Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok

kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di

masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan

eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang

mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai

tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan

yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif.

MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM

PERSPERKTIF

57

Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan

informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan

seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama

professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan

bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan

system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis

tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan

bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka

dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik.

Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses

perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana

tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebih-

lebihkan kemampuan SPIR.

Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan

informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan

kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan

sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber

tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi.

Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.

KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)

Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan

istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi

perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi

laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil

bagian pembuatan keputusan penting dalam perusahaan, dan mungkin ia

menjadi komite eksekutif.

Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini

telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine

58

Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja

sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini,

ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi

jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus

dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan

tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana

yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya

sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas

di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim

di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan

di eropa.

KENDALA PADA CIO

Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak

mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada

tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan

majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan

informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status

posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden

mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan

CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37

persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32

persen.

59

Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan

Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten

ini adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang

melaporkan langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau

sebaanyak 35 persen memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan

(CFO), dimana hal ini akan kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan

pemrosesan data yang ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen

responden tersebut melaporkan kepada bagian administrasi , misalny wakil

presiden di bidang dministrasi.

60

Gambaran hubungan pelaporan sangat kontras dengan gambaran yang

menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen

responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief

operating officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO

sebenarnya tidak puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan

bgian administrasi.

Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan

kebijaksanaan perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam

pembahasan. Banyak CIO sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan

terhadap dirinya sebagai teknisi, yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer

computer dimasa lalu. Eksekutif lain menganggap bahwa CIO adalah

mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun tersebut tidak bisa digunakan

untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama. Beberapa perusahaan telah

berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara mempromosikan

seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang mempunyai

keterampilan bawaan yang dibutuhkan.

Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang

dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn

waktu yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen

tingkat puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan

kontribusi terhadap pembuatan keputusan oleh manajemen tingkat atas

tersebut. Paling tidak hal ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi

dan CIO yang mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan

maanajemen ini meningkat posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini

membutuhkan waktu yang lama.

MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan

mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan

61

informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber

komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian

yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi

dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian

unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun

demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga

mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-

sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti

gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh

perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh

John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT.

Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi

enam jenis.

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai

pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia

hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi

dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk

memberikan bantuan teknis.

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis

yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses

database dan membuat laporan khusus.

62

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL,

pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa

programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia

biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai

tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis

keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional

perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan

sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini

ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam

pengembangan sistem.

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di

pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.

Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai

pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang

merupakan spesialis informasi (personel pendukung profesional, personel

pendukung komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang

terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.

Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan

pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan

output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal

yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes

Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario,

63

dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi

mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan

Flannery:

User tingatan perintah

Pemrograman end-user

Personel pendukung fungsional

Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita

menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai

yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,

dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia

juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung

fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis

komputernya sendiri.

Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar

sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-

user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user

khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer

dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.

APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha

menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau

kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi

perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan

aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan

video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum.

Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena

sistem ini mempunyai sifat khusus.

64

Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan

otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan

pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil

pemakai.

Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang

mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi

teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi

mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan

dimasa mendatang.

TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah

mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih

canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan

siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan

perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan

untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary,

dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman

aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih

matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan

dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling

berinterface melalui transfer data.

Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang

terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan

65

pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan

pengenalan dengan pemrosesan komputer.

Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya.

Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan

memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada

sistem lain.

Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan

dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan

dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam

bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi

spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk

aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral

dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS

yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan

system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh

pelayanan informasi.

Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi

end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai

perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada

setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British

Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi,

dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut

telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal

tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk

66

mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan

Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang

lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada

diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.

FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak

muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu

pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan

sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai

menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.

Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan

software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan

aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui

channel yang resmi.

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor

menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai

yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka

mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-

ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.

Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan

untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka.

Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan

informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan

keamanan dalam pelayanan informasi.

67

Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi

ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan

dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan

biaya tersebut diangap terlalu tinggi.

Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli

Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21

perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-

user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah

pemakai.

KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun

pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan

memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada

end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk

mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan

kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga

memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah

berada pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan

bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang

era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon

komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi

yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para

pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang

lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka

mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan

memiliki – “ini adalah sistem saya.”

68

Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya

tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan

keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai

dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh

pemakai.

Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing

Life cycle phase Risiko Possible controlAnalysis

Design

Implementation

Incompatible end-user tools

Threats to data security and integrity

Overanalisysand insufficient search for the solution

Solving the wrong problem

Little or no documentation

Lack of oxtensive testing

Threats to data integrity

Taxing the mainframe computer resource

Threat to security

Failure to document and test modification

Hardware/software standards

Policyfor end-user acces to coorporate database

Provide user training in problem solving and modeling

Involve analisys in the design process for review

Enforce documentation standard

Testing/validation “walk-through”

Auditor reviews

Coomon application library

User training in data integrity issues

Integrating EUC and DP planning

Control of EUC growth through budgets and charge-backs

Password

Physical acces control (restricted areas)

Standards for backups

Maintenance review by analyst

Periodic system review by user analysts

69

RISIKO DARI END-USER COMPUTING

Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-

risiko. Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss

dari Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul

selamasiklus hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah

didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk

mengatasi risiko tersebut.

Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa

yang menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang

hardware campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang

tidak dapat digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama

yang ada dalam tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini

dengan menetapkan standar untuk pemerolehan hardware dan software.

Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek

studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-

perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara

menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19

persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum

dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware

dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-

perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak

berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada

dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk

mendapatkan peralatan secara bebas.

Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan

pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database

sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan

70

tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada

perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan

akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file.

Hanya 4 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan

sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar

perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan)

dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses

untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.

Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat

kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada

tabel 19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.

STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing

yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam

penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk

memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat

informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan

cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar

dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini

adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan

ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita

akan membahas dua strategi tersebut.

PUSAT INFORMASI

Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi

sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan

dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti

71

terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti

paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula

spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam

mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar

pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.

IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada

tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-

perusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola

oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat

membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu

pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang

sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan

kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya

dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi

di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga

tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai

diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah

diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah

perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam

perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di

departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam

area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

72

Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi

KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan

penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga

dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana

perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y

menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan

sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi

lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak

tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan

bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai

sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan

yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan

dikembangkan.

73

Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu

pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam

pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A,

yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan

didistribusikan, namun pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan

mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di

point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul.

Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar,

dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar.

Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi

mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi

mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang

diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk

mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang

memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C,

yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan

jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area

lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit

bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan

oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral

untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena

itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini,

sumber-sumber komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai

sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan

informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.

74

Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO

harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber

komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen

yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya

penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan

mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku

lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari

sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan

memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan,

dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D,

namun pada tempat yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin

dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan sumber-sumber

pemrosesan.

MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM

PERSPEKTIF

Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu

informasi sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk

mendapatkan keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam

perecanaan jangka panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber

informasi, peranan CIO, dan end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan

bagaimana topik-topik tersebut bergabung bersama untuk membentuk IRM.

Nomor-nomor yang ada pada gambar tersebut sesuai dengan nomor-nomor

yang ada dibawah ini:

1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan.

Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing,

namun juga meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat

75

mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini,

eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan.

Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan

dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO

adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini.

2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat

rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu

diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber

inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang

melibatkan semua eksekutif.

3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam

organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara

bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang

mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk

memecahkan masalahnya. Pelayanan informasi menggunakan sumber-

sumber tersebut untuk menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan

oleh perusahaan secara keseluruhan.

4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi

tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya.

Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam

kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan

dengan produk yang dibutuhkannya.

Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang

dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan

dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan

strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam

pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan.

Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO

merupakan elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.

76

DAFTAR PUSTAKA

Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.

Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.

77