MAKALAH

PENGANTAR MANAJEMEN UMUM

BAB VII

PENGORGANISASIAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Diskusi

Mata Kuliah Sistem Basis Data

Dosen Pengampu Mariana Ambarsari, M. Kom

Disusun Oleh :

Siska Yunitasari 14.10.0003

Nia Murtiani 14.10.0004

Widawati Putri K 14.10.0005

Ahmad Masruri 14.10.0010

Novandra W. 14.10.0011

Moh.Khoirudin Nawawi 14.10.0013

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA &

KOMPUTER AKI

TAHUN AJARAN 2010 / 2011

PENGORGANISASIAN

BAB I

PENDAHULUAN

Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu :

Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling

terjalin secara simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan

dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.

Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan,

penciptaan kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari

keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan.

Teori-teori organisasi :

a. Menurut G. R Terry

Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense) menunjukkan

hubungan antar manusia sebagai akibat organisasi.

Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara

unit-unit departemen-departemen kerja.

b. Menurut Drs. M. Manullang

Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan

pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau

tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan

antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat

bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.

Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah

tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau

bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut

pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.

c. Menurut Drs. Soekarno K

Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen,

sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan

manajer dapat bergerak. Jadi, sama dengan organisasi dalam arti statis.

1

Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian

dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi

manajemen dapat bergerak dalam batas tertentu. Organisasi dalam arti

dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian pekerjaan.

d. Menurut Koontz & O’Donnel

Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan

kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan,

pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam

suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan

wewenang untuk melakukannya.

e. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian

Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih

yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau

sekelompok orang yang disebut bawahan.

f. Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai

tujuan bersama.

g. Menurut Chester I. Barnard

Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar

dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

h. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro

Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan

kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara

tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.

2

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengroganisasian

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan

dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas - tugas pokok,

wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam

rangka mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan defenisi tersebut maka Fungsi pengorganisasian merupakan

alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada

kaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapai

tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.

Pengertian Pengorganisasian Berdasarkan

- Pengertian Statis

Organisasi statis itu merupakan gambaran secara skematis tentang

hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha

untuk mencapai suatu tujuan.

- Pengertian Dinamis

adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan

skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas,

dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan / organisasi. Kalo

mau disingkat, “pengorganisasi dinamis” adalah kegiatan-kegiatan

mengorganisir atau menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

B. Desain Organisasi

Macam-Macam Desain Organisasi

Secara garis besar terdapat 5 macam desai organisasi. Yaitu struktur

sederhana, birokrasi mesin, biokrasi professional, struktur divisional, dan

adhocracy.

Desain organisasi yang berupa struktur sederhana didominasi oleh

strategic apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat tinggi dalam

melakukan kontrol. Struktur sederhana bersifat simpel tetapi terbatas

penggunaannya, yakni pada perusahaan yang kecil ukurannya. Desain

3

organisasi ini memiliki kelemahan tidak dapat digunakan dalam organisasi

yang kompleks, paling beresiko karena kepemimpinan tersentralisasi,

tergantung pada satu orang saja.

Desain organisasi beruka birokrasi mesin didominasi oleh para

technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standarisasi. Struktur

tipe ini mampu menampilkan aktivitas yang berstandarisasi dengan

tindakan yang sangat efisien. Struktur tipe ini efektif digunakan pada

perusahaan yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan

kegiatannya, sehingga mudah distandarisasi, lingkungannya simpel dan

stabil, serta dapat digunakan pada perusahaan besar.

Desain organisasi berupa birokrasi profesional memiliki konsep kunci,

yaitu mengkombinasikan standarisasi dan desentralisasi. Operating core

mendominasi desain organisasi ini karena mereka memiliki keahlian kritis

yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk

menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci desain ini dapat

terlaksana. Kelebihan struktur ini dapat menampilkan tugas secara

terspesialisasi dan efisien secara bersama. Struktur ini biasanya dipakai

pada organisasi besar dengan lingkungan yang kompleks dan stabil,

menggunakan teknologi rutin, yang berinternalisasi melalui

profesionalisme.

Desain organisasi yang berupa struktur divisional yang didominasi oleh

manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari kesatuan yang terdiri

dari unit-unit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masing unit

birokrasi mesin dan dikoordinasi oleh masing-masing kepada divisi

(manajer tingkat menengah ). Kepala divisi bertanggung jawab terhadap

produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi

yang melaksanakan diversifikasi produk dan jasa secara penuh. Tipe ini

cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi

produk dan pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang cocok untuk

struktur jenis ini adalah lingkungan yang simpel dan stabil.

Desain organisasi adhocracy bersifat sangat fleksibel, standarisasinya

rendah, dan sangat terdesentralisasi. Hierarkinya rendah tetapi

4

departementalisasinya sangat tinggi. Struktur jenis ini hampir sama dengan

birokrasi-birokrasi profesional, karena keduanya memperkejakan orang-

orang profesional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin, cocok

untuk organisasi dengan lingkungan yang sering berubah dan memiliki

resiko yang tinggi. Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi

seseorang, tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki.

Pandangan Tentang Desain Kerja

Pandangan Klasik

Percaya bahwa desain organisasi yang efektif dan efisien adalah

struktur organisasi yang mempunyai hirarki dan wewenang formal secara

resmi. Organisasi birokrasi semacam ini mempunyai karakteristik :

1. Ada spesialisasi

2. Ada seperangkat aturan yang konsisten dan jelas untuk menjamin

keseragaman tugas

3. Ada hirarki posisi yang menciptakan rantai komando dari manajemen

puncak sampai karyawan paling bawah

4. Manajer menjalankan bisnis dengan cara impersonal, menjaga jarak

secara sosial antara dirinya dengan bawahan

5. Karir dalam organisasi didasarkan pada prestasi dan keahlian

karyawan tidak boleh diperlukan secara tidak adil.

Pandangan Situasional

Berbeda dengan pendekatan klasik yang percaya pada satu cara

terbaik untuk seua situasi, pendekatan situasional percaya bahwa desain

organisasi yang optimal tergantung pada faktor – faktor situasional yang

relevan seperti :

1. Pengaruh lingkungan

2. Pendekatan tugas teknologi

3. Pengaruh ukuran organisasi

4. Siklus kehidupan organisasi dan kebutuhan reorganisasi

5

Tiga tipe Struktur Organisasi

1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana

pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah

beberapa penjelasan tentang tipe ini :

o Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing -

masing

o Komunikasinya menggunakan bottom - top communication sehingga

control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak

berulang - ulang

o Masing - masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing

- masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka

o Pergerakan dan komunikasi tiap - tiap bagian masih tersekat - sekat

o Biasanya ditemukan pada organisasi - organisasi yang memproduksi

barang

Functional Organization Structure

2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana

pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

o Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan

o Masing – masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari

pemimpin proyek sampai divisi - divisinya

o Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan

pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah

o Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing - masing proyek

o Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam

pengerjaan proyek

6

o Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan

inisiatif yang tinggi

o Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses

administrasi dan birokrasi

Project/Divisional Organization Structure

3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari

Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa

penjelasan tentang tipe ini :

o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan

o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara

bersama-sama menangani semua proyek

o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang

tetap walau proyek telah selesai

o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe

fungsional

o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat

o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi

“rebutan SDA”

o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga

komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari

satu bisa jadi membingungkan

o Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

7

Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer

Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA

yang ada.

Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional

setara.

Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer

Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Matrix Organization Structure

Koordinasi

Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan )

tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi

untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi

setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang

akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Pedoman Koordinasi

1. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari

tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada

dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-

orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

2. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang

saling mengisi dan memberi.

8

3. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling

menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya

keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud

saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling

tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )

dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada

dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi

dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan

tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan

organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh

kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau

perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan

usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan

seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi

dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat

dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen

dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar

jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan

secara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan

organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196),

yaitu:

Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain

dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja

setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)

9

Di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih

dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.

Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat

pada diagram berikut ini.

Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-

macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R.

Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-

pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan

organisasi yang baik.

Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus

dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan

pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan

yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan

mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta

berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda

dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan

dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara

langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.

Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan

10

informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat

tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan

mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan

tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan

prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih

dari teknik-teknik  tersebut.

Mekanisme teknik manajemen dasar

Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan

tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila

dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani

kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk

koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui

pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini

diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh

informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-

satuan oraganisasi.

Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-

macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran

dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-

tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai

perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-

kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional

11

untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan

pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral

membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki

dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan

efektivitas dan efisiensi kerja.

Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen

sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal

dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila

dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer

produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek

khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang

terus menerus dari seseorang.

Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui

perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan

implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang

dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas

tertentu.

Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan

dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara

pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan

smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan

kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

12

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi

satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas

diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter

satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi

suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Desentralisasi dan Sentralisasi

Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan

dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah

dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau

organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat

memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil

manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi.

Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum

adanya otonomi daerah.

Secara teoritis, sentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulannya adalah:

1. Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi

terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.

2. Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu

jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan

dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan

keputusan tersebut.

3. Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola

secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.

4. Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat

dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang

sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.

13

5. Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya

unity of command.

6. Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan

secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang

Kelemahan sentralisasi adalah:

1. Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas

keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi

seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya

berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.

2. Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota

organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana

dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.

3. Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi

sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.

4. Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan

semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang

di bawah.

5. Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan

mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara

keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya

akan seperti apa.

Konsep desentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulan Desentralisasi

adalah:

1. Jenjang manajemen lebih sedikit (flat)

2. Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang

sekaligus melaksanakan.

3. Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah

menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit

desentralisasian.

4. Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit

organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.

14

5. Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa

memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan

dan meningkatkan kinerja unit organisasinya.

6. Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan

bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi.

7. Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih

meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan

teruji dalam memimpin organisasi.

Kelemahan desentralisasi:

1. Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang

tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan

2. Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer

3. Manajer pada level yang lebih rendah mungkin memiliki tujuan yang

berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan

4. Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk menyebarkan gagasan

inovatif secara efektif

C. Komponen Struktur Organisasi

Wewenang

Pengertian Wewenang Organisasi

Wewenang (Authority) merupakan syaraf yang berfungsi sebagai

penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk

mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang

juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan

kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang ada dalam

organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain

untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.

Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi

yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya

dan lingkungan yang melingkupinya.

T. Hani Handoko membagi dua pandangan yang saling berlawanan mengenai

sumber wewenang:

15

Teori Formal(Pandangan klasik): wewenang adalah dianugrahkan ; wewenang

ada karena seseorang diberikan atau dilimpahkan hal tersebut. Pandangan

mengangap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat

tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ketingkat.

Teori Penerimaan (acceptance theory of authority): berpendapat bahwa

wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau

individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung

pada penerima ( reciver) formal dan penerimaan mengenai wewenang

Struktur Lini, Staf, dan fungsional dan wewenangnya:

1. Organisasi lini: semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi

dasar yang harus dilaksanakan. Contohnya: organisasi perusahaan

biasanya mempunyai tiga fungsi dasar yaitu produksi manufaktur atau

operasi, pemasaran atau penjualan dan keuangan. Fungsi-fungsi dasar

tersebut dilaksanakan oleh semua organisasi.

2. Organisasi Lini dan Staf: staf merupakan individu atau kelompok dalam

struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan

pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak

secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen.

Wewenang Lini, Staf Dan Fungsional

1. Wewenag lini adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas

bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada

bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai

rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

2. Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau

para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi

kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang

duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner,

metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan

ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus

dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

a. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja

16

b. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif,

pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.

c. Punya semangat kerja sama yang ramah

d. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

e. Kesederhanaan

f. Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan

punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan

staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi

komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu

memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.

Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan,

memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang

perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang

yang ditujuk yaitu:

a. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan

dilakukan

b. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

c. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang

harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.

d. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang

dilimpahkan.

3. Wewenang Staf Fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki

staf dengan satuan-satuan lini.

Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima

komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

a. Memahami komunikasi tersebut

b. tidak menyimpang dari tujuan organisasi

c. tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi

d. Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan

maka diperlukan adannya :

17

a. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut,

dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut

jenisnya kekuasaan dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang

formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang

yang menduduki posisi tersebut.

Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan

didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan

merasa terikat pada pimpinan.

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility)

yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang

bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu

permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab

yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa

wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung

jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam

menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.

b. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh

orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan

orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan,

kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan

saluran komunikasi yang lebih baik.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi:

Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan

karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau

persyaratan lainnya.

Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh

seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima

bila tidak melakukan perintah,

Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena

seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.

18

Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal

dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan

pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.

Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang

dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.

Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan

seseorang dalam bidangnya.

Keluasan wewenang dan kekuasaan. Semua anggota organisasi

mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang,

seprti yang ditunjukan dibawah ini:

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan:

1. Internal:

a. Anggaran (Budget)

b. kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur

c. Deskripsi jabatan

d. Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi

2. Ekstern:

a. Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah

b. Perjanjian kerja kolektif

c. Perjanjian dengan dealer, supplier, dan pelanggan

Delegasi wewenang

Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan

wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat

kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:

1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang di perlukan untuk mencapai tujuan

atau tugas.

3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau

tanggung jawab.

4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang

dicapai

19

Departementilisasi

Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu

kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat

terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian

tugas kerja.

Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi,

bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan

kegaitan departementalization atau departementalisasi.

Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3

(tiga) macam :

1. Departementalisasi Menurut Fungsi

Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan

menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas

dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian

keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar

Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada

dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam

tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain

sebagainya.

3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks

Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi

menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai

dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis

akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara

tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

D. Proses Pengorganisasian

Prinsip-prinsip Pengorganisasian

Pengorganisasian dimaksudkan agar masing-masing unit menyadari kedudukan,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, mereka bersatu dalam satu wadah

20

bersama untuk berkerja sama demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Agar pengorganisasian dapat berlangsung dengan baik, dan mencapai tujuan

bersama dalam tata kerja yang baik, maka perlu diingatkan prinsip-prinsip sebagai

berikut:

1) Masing-masing unit mempunyai kesadaran tinggi untuk sanggup

menerima tujuan yang telah ditetapkan sehingga semua kegiatan setiap

unit diarahkan ke tujuan bersama itu.

2) Pembagian organisasi ke dalam bidang atau unit harus diatur sedemikian

pas sehingga tidak ada unit atau lebih yang mempunyai tugas yang sama.

3) Pembuatan struktur Organisasi harus menggambarkan adanya satu

perintah, adanya keseimbangan tugas antara unit dan sebagai dampak,

adanya kesederhanaan wewenang dan tanggung jawab agar mengurangi

"span of control".

4) Struktur organisasi harus sederhana agar jalur kerja dan jalur hubungan

dapat nampak jelas dan tidak terlalu banyak orang yang terlibat dalam

tanggung jawab. Keterlibatan orang yang terlalu akan menghambat kerja

dan merupakan suatu pemborosan.

Tujuan Pengorganisasian

Tujuanpengorganisasian adalah agar dalam pembagian tugas dapat

dilaksanakan denganpenuh tanggungjawab. Dengan pembagian tugas diharapkan

setiap anggota organisasidapat meningkatkan keterampilannya secara khusus

(spesialisasi) dalam menanganitugas-tugas yang dibebankan. Apabila

pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan, tidak sesuai dengan bidang

keahlian seseorang, maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan dalam

penyelenggaraan pekerjaan itu.

Ada beberapa tujuan pengorganisasian, yaitu:

1) Membantukoordinasi, yaitu memberi tugas pekerjaan kepada unit kerja secara

koordinatif agar tujuan organisasi dapat melaksanakan dengan mudah dan

21

efektif. Koordinasi dibutuhkan tatkala harus membagi unit kerja yang terpisah

dan tidak sejenis,tetapi berada dalam satu organisasi.

2) Memperlancar pengawasan yaitu dapat membantu pengawasan dengan

menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi dalam setiap unit

organisasi. Dengan demikian sebuah unit dapat ditempatkan di dalam

organisasi secara keseluruhan sedemikian rupa agar dapat mencapai sasaran

kerjanya walaupun dengan lokasi yang tidak sama.Unit-unit operasional yang

identik dapat disatukan dengan sistem pengawasan yang identik pula secara

terpadu.

3) Maksimalisasi manfaat spesialisasi, yaitu dengan konsentrasi kegiatan, maka

dapat membantu seorang menjadi lebih ahli dalam pekerjaan-pekerjaan

tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengan dasar keahlian dapat menghasilkan

produk yang berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan produk dapat

memberikan kepuasan dan memperoleh kepercayaan masyarakat pengguna.

4) Penghematan biaya, artinya dengan pengorganisasian, maka akan tumbuh

pertimbangan yang berkaitandengan efisiensi. Dengan demikian pelaku

organisasi akan selalu berhati-hati dalam setiap akan menambah unit kerja

baru yang notaben menyangkut penambahan tenaga kerja yang relatif banyak

membutuhkan biaya tambahan berupa gaji / upah.Penambahan unit kerja

sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan nilai sumbangan pekerja baru dengan

tujuan untuk menekan upah buruh yang berlebihan.

5) Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia, dengan pengorganisasian,

maka masing-masing pekerja antar unit kerja dapat bekerja saling melengkapi,

mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa saling membutuhkan, mengurangi

pendekatan materialistis. Untuk ini pihak manajer harus mampu mengadakan

pendekatan sosial dengan penanaman rasa solidaritas dan berusaha

menampung serta menyelesaikan berbagai perbedaan yang bersifat individual.

Azaz-azaz Organisasi

Azas-azas organisasi adalah pedoman-pedoman yang sejauh mungkin harus

dilaksanakan agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik.

22

Menurut Drs. Sukarno K. dalam bukunya dasar-dasar manajemen, azas-azas

yang terdapat dalam organisasi, yaitu :

1. Azas kesatuan komando (Unity of Command).

2. Span of Control.

3. Pembagian kerja secara homogen.

4. Pelimpahan wewenang/kekuasaan yang diikuti oleh pertanggungan jawab".

Adapun azas-azas organisasi yang lebih lengkap dikemukakan oleh Drs. Sutarto:

1. Perumusan Tujuan dengan Jelas

Tujuan harus dirumuskan dengan jelas, sebab tujuan yang dirumuskan

dengan jelas akan dapat dijadikan pedoman untuk menyusun fungsi-fungsi yang

diperlukan, aktivitas yang dilakukan.

Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas haruslah diketahui serta diyakini

oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan

pejabat terendah.

2. Departemensi

Departemensi adalah ativitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang

diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang ada.

Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifat atau

pelaksanaannya.

3. Pembagian Kerja

Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan pejabat dan dapat dihubungkan

dengan satuan organisasi. Apabila dihubungkan dengan pejabat maka pembagian

kerja berarti perincian serta pengelompokan tugas-tugas yang sejenis atau erat

hubungannya satu sama lain untuk dipegang oleh seorang pejabat tertentu. Sedang

apabila dihubungkan dengan satuan organisasi berarti perincian serta

pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama

lain untuk dilaksanakan oleh satuan organisasi tertentu.

4. Koordinasi

Korodinasi adalah suatu azas yang mengatakan bahwa dalam suatu

organisasi harus ada keselarasan aktivita di antara satuan-satuan organisasi atau

keselarasan tugas di antara para pejabatnya.

23

5. Pelimpahan Wewenang

Pelimpahan adalah menyerahkan. Wewenang adalah hak seorang pejabat

untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya

dapat dilaksanakan dengan baik.

Jadi pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil

tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan

dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain.

6. Rentangan Kontrol

Rentangan kontrol adalah jumlah sebanyak bawahan langsung yang dapat

dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Hal ini tergantung dari dua

faktor: faktor subjektif dan faktor objektif.

Faktor subjektif yaitu faktor-faktor yang ada pada pejabat, antara lain:

kecakapan, pengalaman, umur, kesehatan.

Sedangkan objektif yaitu faktor-faktor di luar pejabat, antara lain: corak

pekerjaan yang dilakukan bawahan, banyak tugas, stabil serta labilnya suatu

organisasi, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Jumlah angka pedoman rentangan kontrol adalah :

a. Untuk jenjang organisasi di atas berkisar 3 - 10 orang bawahan.

b. Untuk jenjang organisasi di bawah berkisar antara 10 - 20 orang bawahan.

7. Jenjang Organisasi

Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organsiasi yang di

dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya

dari atas sampai dengan bawah dalam suatu fungsi tertentu.

Para pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi

para pejabat yang berkedudukan pada tingkat di bawahnya, demikian seterusnya

hingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin

melewati tingkat-tingkat yang ditentukan.

8. Kesatuan Perintah

Kesatuan perintah berarti, bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi

hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan

tertentu. Tiap pejabat harus jelas mengetahui kepada siapa dia melaporkan dan

24

dari siapa dia mendapat laporan. Tidak adanya kesatuan perintah akan

menimbulkan kebingungan dan keraguan dari para bawahan.

9. Kelentukan (Flexibility)

Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan

perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang

sedang berjalan. Sebagai misal adanya perluasan wilayah aktivita, menambah

tujuan produksinya dengan hasil sampingan atau hasil tambahan dan sebagainya.

10. Berkelangsungan

Suatu organisasi harus dapat menyediakan sarana agar dapat melanjutkan

aktivitas operasinya terus menerus, misalnya harus menyediakan peralatan yang

selalu memadai dengan kegiatan-kegiatan dan perkembangan teknologi,

memajukan pegawai dan sebagainya.

11. Keseimbangan.

Fungsi serta satuan organisasi harus ditempatkan dalam struktur organisasi

sesuai dengan peranannya. Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai

peranan yang sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama.

25