MAKALAH KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

DOSEN PEMBIMBING : Ridho Muarif, M.A.B

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar administrasi

Disusun oleh :

Kelompok 5

Alfina Zahrani (193101078)

Danty Danilaniar (193101029)

Lutfy Hana Almathea (193101011)

Miftah Nursa’adatun Najah (193101088)

Putri Aprilia Sari (193101031)

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI MADIUN

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita ucapkan kepada Allah SWT yang selalu memberikan

rahmat dan hidayahnya kepada pemakalah, sehingga makalah ini dapat

diselesaikan tepat pada waktunya. Serta shalawat dan salam kita hadiahkan

kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa umat

manusia dari zaman kebodohan kezaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan

seperti saat ini.

Makalah ini kami perbuat untuk memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar

ilmu administrasi yang berjudul “Komunikasi dan Koordinasi”, serta makalah

dapat membantu para mahasiswa dan mahasiswi dalam mempelajari mata

pelajaran yang berkaitan dengan dasar ilmu administrasi.

Kami menyadari bahwa sepenuhnya masih ada kekurangan baik dari segi

susunan kalimat maupun tata bahasanya.Oleh karena itu, dengan tangan terbuka

kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat

memperbaiki makalah ini.Dan semoga makalah ini bisa bermanfaat dan jangan

lupa ajukan kritik dan saran terhadap makalah ini agar kedepannya bisa

diperbaiki.

Madiun, 8 Oktober 2019

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................ i

DAFTAR ISI .............................................................................Error! Bookmark not defined.

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

A. Latar Belakang............................................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ...................................................................................................... 2

C. Tujuan Pembahasan ................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3

1. Pengertian Komunikasi ............................................................................................... 3

1.1 Komunikasi Secara Umum .................................................................................... 3

1.2 Pengertian Komunikasi Menurut Beberapa Ahli .................................................. 3

2. Proses Komunikasi ...................................................................................................... 3

2.1 Proses Komunikasi Dalam Persefektif Psikologi.................................................... 3

2.2 Proses Komunikasi Dalam Persfektif Mekanistik .................................................. 4

3. Tujuan Komunikasi ...................................................................................................... 4

4. Model-Model Komunikasi ........................................................................................... 5

5. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi .................................................................... 5

6. Cara Berkomunikasi yang Efektif ................................................................................ 6

7. Pengertian Koordinasi ................................................................................................. 7

7.1 Pengertian Koordinasi Secara Umum ................................................................... 7

7.2 Pengertian Koordinasi Menurut Para Ahli ............................................................ 7

8. Fungsi Koordinasi ........................................................................................................ 8

9. Tujuan Koordinasi ....................................................................................................... 8

10. Prinsip-Prinsip Koordinasi yang Efektif ..................................................................... 9

11. Karakteristik Koordinasi yang Efektif ........................................................................ 9

12. Pendekatan Koordinasi yang Efektif ......................................................................... 9

BAB III PENUTUP ............................................................................................................... 11

A. Kesimpulan............................................................................................................... 11

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 12

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi adalah hubungan kontak antar dan antara manusia baik

individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak

disadari komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri, paling

tidak sejak ia dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungan. Gerak dan

tangis yang pertama pada saat ia dilahirkan adalah tanda komunikasi (Widjaja,

1986). Sementara itu Komunikasi telah menjadi bahan dari kehidupan

manusia. Berhasilnya suatu komunikasi ialah apabila kita mengetahui dan

mempelajari unsur-unsur yang terkandung dalam proses komunikasi. Unsur-

unsur yang dimaksud adalah sumber (resource) pesan (message), saluran

(chanel, media) dan penerima (receiver, audience).

Dalam proses komunikasi bersamaan tersebut diusahakan melalui tukar

menukar pendapat, penyampaian pesan informasi, serta perubahan sikap dan

perilaku. Pada hakekatnya setiap proses komunikasi terdapat unsur-unsur

tersebut yaitu sumber pesan, saluran dan penerimaan, disamping masih

terdapat unsur pengaruh (effects) dan umpan balik (feed back). Bagaimanapun

juga setiap komunikasi yang dilakukan senatiasa menambah efek yang positif

atau efektivitas komunikasi. Komunikasi yang tidak menginginkan efektivitas,

sesungguhnya adalah komunikasi yang tidak bertujuan. Efek dalam

komunikasi adalah perubahan yang terjadi pada diri penerima (komunikan

atau khalayak), sebagai akibat pesan yang diterima baik langsung maupun

tidak langsung, atau dari melalui media massa jika perubahan itu sesuai

dengan keinginan komunikator, maka komunikasi itu disebut efektif (Anwar

Arifin; 1984).

Oleh karenanya, dari beberapa pernyataan di atas dapat kita terapkan

dalam lingkungan sebuah organisasi. Bagi seorang Pemimpin, Manajer, atau

Kepala sekolah pada lembaga pendidikan, kecakapan berbicara,

mendengarkan, membaca dan menulis adalah penting sekali. Lingkungan dan

pekerjaannya banyak berhubungan dengan bahasa dan komunikasi.

Koordinasi sebagai aspek penting manajemen, memerlukan sebuah

sumberdaya manusia, yang didalamnya terdapat pola pikir untuk memecahkan

suatu masalah. Oleh karena itu, diperlukannya hal-hal yang berkaitan dengan

pembelajaran, guna untuk mengetahui lebih jelas dan lebih dalam apa yang

dimaksud dengan koordinasi sebagai suatu aspek penting dalam manajerial

untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.Dalam hal ini,

2

kami mengaitkan permasalahan didalam rapat koordinasi antara unsur

muspida dalam rangka menciptakan Sitkamtib (Sistem Keamanan Ketertiban

Masyarakat ) sehubungan dengan pelaksanaan Operasi Ketupat 2013

menjelang lebaran.

B. Rumusan Masalah

1) Apa yang dimaksud dengan Komunikasi?

2) Apa yang dimaksud dengan Koordinasi?

C. Tujuan Pembahasan

1) Untuk mengetahui pengertian Komunikasi

2) Untuk mengetahui penjelasan Koordinasi

3

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Komunikasi

1.1 Komunikasi Secara Umum

Komunikasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang atau

beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat untuk megubah,

menciptakan perilaku orang lain dengan cara menyampaikan informasi

yang menghubungkan dengan lingkungan orang lain.

1.2 Pengertian Komunikasi Menurut Beberapa Ahli

a. Menurut Aristoles

Pengertian komunikasi menurut Aristoteles adalah alat yang dapat

digunakan oleh masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam proses

demokrasi.

b. Menurut Carl I. Hovland

Pengertian komunikasi menurut Carl I. Hovland adalah proses yang

mungkin dilakukan oleh pembawa informasi dengan tujuan memberikan

rangsangan kepada orang lain untuk mengubah perilakunya.

c. Menurut William I. Gordon

Pengertian komunikasi secara singkat dan ringkas dapat didefinisikan

sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.

d. Menurut Djenamar SH

Djenamar pernah mengutarakan pendapatnya bahwa pengertian

komunikasi merupakan seni untuk menyampaikan ide-ide atau informasi

tertentu dari seseorang kepada orang lain.

e. Menurut Stewart L. Tubbs & Sylvia Moss

Definisi komunikasi dapat juga diartikan sebagai perpindahan informasi

yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam sebuah proses.

2. Proses Komunikasi

Proses komunikasi dapat dikategorikan dengan peninjauan dari persfektif

psikologi dan persfektif mekanistik , yaitu:

2.1 Proses Komunikasi Dalam Persefektif Psikologi

4

Proses Komunikasi ini terjadi pada diri komunikator dan komunikan, ketika

komunikator berniat akan menyampaikan pesan kepada komunikan, maka

dalam dirinya terjadi suatu proses

2.2 Proses Komunikasi Dalam Persfektif Mekanistik

Pada proses komunikasi ini dapat diklarifikasikan secara empat tahap yakni

sebagai berikut:

a. Proses Komunikasi Secara Primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran

atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan

lambang (symbol) sebagai media primer dalam proses berkomunikasi

b. Proses Komunikasi Secara Sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan

oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunaka alat atau

sarana. Proses komunikasi secara sekunder ini dalam menjangkau

sasarannya dengan menggunakan media massa yang mempunyai

sirkulasi yang luas dan memliki daya keserampakan. Seperti surat kabar,

siaran televisi, radio, film, brosur dan lain-lain.

c. Proses Komunikasi Secara Linear

Proses secara linear adalah proses komunikasi dalam situasi tatap muka

(face-to-face communication) maupun dalam situasi komunikasi

bermedia (mediated communication). Proses komunikasi linear

umumnya berlangsung pada komunikasi bermedia, kecuali komunikasi

melalui telpon.

d. Proses Komunikasi Secara Sirkular

Dalam konteks komunikasi yang dimaksudkan dengan proses sirkular itu

adalah terjadinya feed back atau umpan balik yaitu terjadinya arus dari

komunikan ke komunikator.

3. Tujuan Komunikasi

1) Supaya yang kita sampaikan dapat dimengerti, sebagai komunikator kita

harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-baiknya

dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui apa yang kita

maksud.

5

2) Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti benar

aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.

3) Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan kita

dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan memaksakan

kehendak.

4) Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan sesuatu

itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan. Kegiatan dimaksud

di sini adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong, namun yang penting

harus diingat adalah bagaimana cara baik untuk melakukan.

4. Model-Model Komunikasi

a. Model Komunikasi Linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren

Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication.

Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik

pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model

yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran

(channel).

b. Model Interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954

yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para

komunikator.[4] Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari

pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses

melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung.

c. Model Transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun

1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang

berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.

Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan

penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas

komunikasi yang terjadi.

5. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi

a. Latar Belakang Budaya.

6

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui

kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara

komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

b. Ikatan Kelompok Atau Grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara

mengamati pesan.

c. Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan

sesuai dengan yang diharapkan.

d. Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam

menyikapi isi pesan yang disampaikan.

e. Situasi

Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi.

6. Cara Berkomunikasi yang Efektif

Komunikasi akan dapat berjalan dengan efektif manakala ada beberapa aturan

dan kaidah yang diikuti, yaitu:

1) Komunikator menghargai setiap individu, orang maupun kelompok yang

dijadikan sasaran komunikasi.

Hal ini mensyaratkan bahwa seseorang yang melakukan komunikasi bisa

menempatkan diri, tidak menganggap dirinya sebagai orang yang paling

tahu dan paling benar.

2) Komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang

dihadapi orang lain.

Setiap orang yang melakukan komunikasi harus mampu mendengar dan siap

menerima masukan apapun dengan sikap yang positif.

3) Pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik.

Hal ini berkaitan dengan media yang digunakan. Seringkali orang

melakukan komunikasi dengan individu maupun kelompok, tetapi pesan

tidak dapat dipahami karena media atau alat yang digunakan tidak

7

mendukung. Misalnya, suara di telepon putus-putus, atau microphon yang

mendengung, atau suara di telepon yang terlalu lemah. Beberapa hal tersebut

mengakibatkan penerima pesan kesulitan memahami isi pesan. Akibatnya

selain tidak respon, pemberi pesan justru tidak akan didengarkan atau

diperhatikan.

4) Kejelasan pesan sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi.

Hampir mirip efeknya dengan permasalahan media yang rusak, maka bagian

ini berkaitan dengan kejelasan isi pesan itu sendiri. Misalnya apabila

pemberi pesan menggunakan istilah-istilah yang sulit dipahami oleh

penerima pesan, maka jelas akan sulit bagi penerima pesan untuk memahami

isi pesan dan akhirnya umpan balik juga tidak akan muncul. Demikian juga

bila pemberi pesan tidak jelas dalam menyampaikan pesan akibat

penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan latar belakang penerima pesan,

maka akan muncul berbagai interpretasi. Akhirnya isi pesan akan bergeser,

dan komunikasi tidak dapat mencapai tujuannya.

5) Berkaitan dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain

Hal ini berkaitan dengan karakter dan sikap individu masing-masing, baik

pemberi maupun penerima pesan. Termasuk di dalam sikap dan sifat ini

adalah kerelaan untuk rendah hati, menghargai, dan mau mendengarkan

orang lain.

7. Pengertian Koordinasi

7.1 Pengertian Koordinasi Secara Umum

Koordinasi merupkan sebuah proses sinergi dan keseimbangan semua

kegiatan dalam pekerjaan antara satu pihak dengan pihak lain agar tercapai

tujuan setiap pihak dan tujuan bersama. Secara singkat, koordinasi adalah

suatu proses saling mengerti antara dua orang atau lebih untuk menjalankan

suatu hal.

7.2 Pengertian Koordinasi Menurut Para Ahli

Selain pengertian koordinasi diatas secara umum, berikut ini adalah

pengertian koordinasi yang dikemukakan oleh para ahli.

a. Handoko (2003:195)

Pengertian Koordinasi menurut Handoko adalah proses pengintegrasian

tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah

8

(departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk

mencapai tujuan organisasi secara efisien.

b. James A.F Stoner dan Charles Wankel

Pengertian Koordinasi menurut James A.F Stoner dan Charles Wankel

adalah proses untuk mengintegrasikan berbagai tujuan dan aktivitas

dalam satuan yang berbeda (departemen maupun divisi fungsional) pada

organisasi guna meraih tujuan organisasi seefisien mungkin.

c. Ateng Syafrudin, S.H

Pengertian Koordinasi menurut Ateng Syafrudin, S.H adalah proses

rangkaian aktivitas menghubungi yang memiliki tujuan menyelaraskan

setiap tindakan dan aktivitas organisasi supaya mencapai gerak cepat

dalam rangka peraihan tujuan yang telah ditentukan.

8. Fungsi Koordinasi

1) Tercapainya KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi)

supaya pencapaian tujuan organisasi dirah seefektif dan seefisien mungkin.

2) Menjadi problem solver di setiap masalah dan konflik semua pihak.

3) Membantu pimpinan dalam melakukan sinergi dan integrasi berjalannya

tugas-tugas yang ada dengan pihak yang berkaitan. Ketika keterkaitan

dengan berbagai unit/divisi semakin besar maka semakin tinggi kebutuhan

akan koordinasi.

4) Mendukung pimpinan untuk mensinergikan dan mengatur perkembangan

antara satu unit dengan unit lainnya.

5) Terjadi pengembangan dan terjagany keharmonisan antar kegiatan yang

dijalankan baik secara fisik ataupun non fisik dan dengan stakeholders.

6) Melakukan pencegahan agar tidak timbul konflik internal dan eksternal

7) Melakukan pencegahan adanya pekerjaan yang koson di setiap unit

8) Menghindari persaingan yang buruk

9. Tujuan Koordinasi

1) Sebagai pencegah konflik dan kotradiksi

2) Sebagai pencegah persaingan yang tidak sehat

3) Sebagai pencegah pemborosan

4) Sebagai pencegah kekosongan ruang dan waktu

5) Sebagai pencegah adanya perbedaan pendekatan dan pelaksanaan

9

10. Prinsip-Prinsip Koordinasi yang Efektif

1) Prinsip kesatuan arah dan tujuan.

2) Prinsip kesepakatan tentang kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan

masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.

3) Prinsip ketaatan dan loyalitas.

4) Prinsip saling tukar informasi kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah

yang dihadapi.

5) Prinsip saling menghormati, saling percaya dan saling membantu.

6) Prinsip Profesionalitas.

7) Prinsip saling dapat dipercaya.

8) Prinsip Ketepatan penggunaan alat koordinasi.

9) Prinsip Efisiensi

10) Prinsip adanya koordinator atau pemimpin yang menggerakan dan

memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam organisasi dan mengerti

serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.

11. Karakteristik Koordinasi yang Efektif

1) Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait

2) Koordinator sangat proaktif dan stakeholder koorperatif

3) Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya

(egosektoral)

4) Tidak terjadi tumpang tindih tugas

5) Komitmen semua pihak tinggi

6) Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang akan ada dalam

sistem jaringan koordinasi

7) Tidak merugikan pihak-pihak yang mengkoordinasi

8) Pelaksanaan tepat waktu

9) Semua masalah terpecahkan

10) Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing

stakeholder

12. Pendekatan Koordinasi yang Efektif

1) Teknik-teknik manajemen dasar Dengan mempergunakan teknik-teknik

manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai

pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-

prosedur.

10

2) Meningkatkan koordinasi potensialMenjadi diperlukan bila bermacam-

macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam

ukuran dan fungsi.

3) Mengurangi kebutuhan akan koordinasiDalam beberapa situasi adalah

tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini

dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan sumber daya-sumber daya

untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan

organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

11

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam sebuah organisasi atau lembaga pastilah ada sebuah ketua dan staff

sebagai jajarannya. Ini merupakan satu kesatuan struktur untuk mencapai

tujuan organisasi. Fungsi dalam organisasi atau lembaga akan bisa berjalan

dengan baik dan lancar dengan adanya komunikasi dan koordinasi baik dari

atas kebawahan maupun sesama bidang dan staff. Akan terjadi keheningan

jikalau satu sama lain anggota tidak saling berkomunikasi dan koordinasi,

bahkan bisa menjadi kesalahpahaman atau terjadinya konflik

12

DAFTAR PUSTAKA

http://hardiantisampit.blogspot.com/2017/02/makalah-komunikasidan-

koordinasi.html?m=1

https://www.dictio.id/t/bagaimana-cara-berkomunikasi-yang-baik-dan-

efektif/16776

https://www.maxmanroe.com/vid/sosial/pengertian-komunikasi.html

https://www.pahlevi.net/pengertian-koordinasi/