PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI PERIKANAN JURUSAN PENYULUHAN PERIKANAN BOGOR, DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN RI

PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI PERIKANAN JURUSAN PENYULUHAN PERIKANAN BOGOR, DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN RI

1Magister Teknologi Informasi untuk PerpustakaanSekolah Pasca Sarjana IPB2009

Disusun olehDadan Syachrulramdhani G652080135Alfa Husna G652080055Suhendar Agus Prabowo G652080095

21. Sejarah Singkat:

22 Desember 1958 SPDMA1987 Diklat APP Bogor2001 D4 Jurluhkan STTP Bogor2006 Jurluhkan STP Jakarta2010 Berdiri sendiri menjadi STPKan32. VISI:Pemberdayaan potensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas SDM Penyuluh Perikanan

3. MISI:1) Melaksanakan peningkatan dan pengembangan unsur-unsur perpustakaan2) Melaksanakan peningkatan dan pengembangan unsur kegiatan perpustakaan 4. TUJUAN: Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5. TUGAS: Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakannya bagi sivitas ademika maupun masyarakat di luar kampus. 6. FUNGSI: - Pusat pelestarian ilmu pengetahuan- Pusat belajar- Pusat pengajaran- Pusat penelitian- Pusat Penyebaran Informasi

Sub Unit Perpust Jurluhkan BogorAdministrasi KepustakaanOtomasi perpusstakaanPengembangan koleksiPengolahan koleksiPenyimpanan & pelestarianPelayananpustakaJurluhkan Bogor Ketua STP JakartaUnit Perpustakaan5. Strukur Organisasi:6.Landasan hukum organisasi:(1) UU No 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan.(2) SK Menpan No. 132 tahun 2002 tentang JabatanFungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.(3) SK Ketua STP No KP33/STP/TU.210/2007 tentang Pengangkatan Pemangku Jabatan pada Oeganisasi STP.(4) SK Ketua Jurluhkan Bogor No. 733/Kpts/ TU.210/STP.Luhkan/IX/2007 tentang Peraturan Umum Pelayanan dan Tata Tertib Perpustakaan7.KOLEKSI1) BUKUZKarya Umum, Organisasi dll: 82 JudulFilsafat dan Psikologi: 86 JudulAgama: 189 JudulIlmu Sosial: 710 JudulBahasa (Lihat Gol. 800)Matematik dan Ilmu Peng. Alam: 346 JudulIlmu Terapan:1.421 Judul Seni, Olah Raga, Rekreasi, Hiburan : 67 JudulSatra, Bahasa: 235 JudulGeografi, Biografi, Sejarah: 91 JudulJUMLAH :3.227 Judul

2) JURNAL 109 Exp.3) Majalah Ilmiah 4) Majalah Ilmiah Populer 48 Exp.5) KIPA 420 Jdl.6) Diktat7) Laporan PKL 18) Laporan PKL 29) Laporan PKL 310) Ikan Komersil8. LOKASI:

KAMPUS STP JURLUHKANJl. Cikaret nomor 2 Kotak Pos 155, telpon (0251) 8485231, Fax. (0251) 8485169, e-mail: jurluhkan@dkp.go.id BOGOR

9. Waktu pelayanan perpustakaan diatur sebagai berikut :

Hari Senin-Kamis: 08.00-12.00 Istirahat : 12.00-13.00; buka kembali : 13.00-15.00 Hari Jumat: 08.00-11.00 Istirahat : 11.00-13.00; buka kembali: 13.00-15.0010. SISTEM LAYANAN1.Sistem Layanan Layanan bahan pustaka menganut sistem pelayanan terbuka, artinya pelayanan perpustakaan membolehkan pengguna mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukaan atas sepengetahuan dan seizin petugas.

2Sistem Pemimjaman peminjaman bahan pustaka mengambil sistem Newark, yaitu anggota perpustakaan mendapat kartu peminjaman yang berisi nama, alamat, nomor anggota, tanggal berlakunya kartu dan kolom tanggal kembali.

II. KEANGGOTAAN

1.Civitas akademika Yang dapat menjadi anggota perpustakaan yaitu semua civitas akademika (Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) STP Jurluhkan Bogor dengan beberapa2.Non Civitas Akademi Yaitu pengguna jasa perpustakaan yang bukan dari civitas akdemika STP Bogor, dapat dilayani dengan beberapa ketentuan :

.12. PROGRAM KEGIATAN:1.PEMELIHARAAN DAN PENGEMBANGAN7 UNSUR PERPUSTAKAAN2.PELAKSANAAN KEGIATAN ADMINISTRASI DAN MENAJEMEN KEPUSTAKAWANAN3.PELAKSANAAN KEGIATAN 6 UNSUR KEGIATAN PERPUSTAKAAN4.MENGUPAYAKAN PENERAPAN TI PERPUSTAKAAN.

PEMELIHARAAN DAN PENGEMBANGAN 7 UNSUR PERPUSTAKAAN :

1)Organisasi2)Gedung/Ruang3)Koleksi4)Sistem/Metode5)Perlengkapan dan peralatan6)Pengelola/SDM7)Anggaran2.Manajemen:1) Penyegaran Renstra2) Penyusunan RKA3) Penyusunan Jadwal Program Kerja4) Pengorganisasian Program Kerja5) Pendistribusian Program Kerja6) Pengawasan Pelaksanaan Program kerja7) Evaluasi dan Laporan3.PELAKSANAAN KEGIATAN UNSUR 6 KEGIATAN PERPUSTAKAAN:1) Pendidikan2) Pengorganisasian & Pendayagunaan Koleksi Bahan Pustaka3) Pemasyarakatan Perpustakaan4) Pengkajian dan Pengembangan Perpustakaan5) Pengembangan Profesi6) Penunjang Tugas Pustakawan13. KONDISI SEKARANG,PERMASALAHAN DAN KONDISI YANG DIHARAPKAN PERPUSTAKAAN JURLUHKAN SAAT INI

(1)Secara Kuantitas semua kegiatan perpustakaan sudah dilaksanakan di Perpustakaan Jurluhkan. (2)Permasalahannya adalah secara kualitatif semua kegiatan belum memadai. (3)Kondisi yang diharapkan adalah perpustakaan yang memiliki kegiatan dan kondisi perpustakaan yang memadai.14. SOLUSI PERMASALAHANPenerapan teknologi informasi:1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2. perancangan sistem perpustakaan digital3. Knowledge Management Sistem (KMS) Enterprise Resource Planning (ERP) di Perpustakaan

Penelusuran koleksi yang akan dipinjamMelakukan peminjamanPeminjaman disetujuiPencatatan koleksi yang dipinjamPemustaka/AnggotaSirkulasi/Layanan koleksiCek Keanggotaan dan syarat peminjamanPengadaan/ pengolahan bahan KoleksiPengambilan koleksi dari rakKoleksi diberikan kpd pemustaka20 Sistem ERP di Perpustakaan adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perpustakaan. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak ditiru.

21 ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua fungsi suatu perpustakaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perpustakaan, baik dari pengadaan/pengolahan bahan pustaka, Penelusuran bahan pustaka, layanan koleksi/sirkulasi atau administrasi dan security. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua berbagi informasi dan berkomunikasi.

22 Sebagai contoh bila pemustaka hendak meminjam koleksi, seharusnya petugas perpustakaan dengan memakai software ERP dapat mengetahui cara penelusuran yang cepat dan tepat, mengetahui koleksinya ada atau tidak ada atau sedang dipinjam atau tidak dan apabila ada pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi, sistem dapat mengetahui berapa hari terlambatnya sehingga dapat di ketahui berapa denda yang harus dibayar.

23Membangun Perpustakaan Digital

Digital library atau perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dala bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer

24

Mengapa harus Perpustakaan Digital?a. Tidak dibatasi oleh ruangan.b. Biaya yang dikeluarkan relatif murah.c.Dapat menggunakan teknologi modern dengan penggunaan teknologi elektrik berupa iringan lagu, animasi, komunikasi dengan pembaca, seperti dalam bentuk blog.d. Waktu tak terbatas.e. Sumber yang sama dapat digunakan pada waktu yang sama pula oleh sejumlah pengguna.f. Memberikan layanan isi/materi lebih kaya dalam bentuk yang lebih berstruktur.g. Mampu menyimpan lebih banyak sumber tanpa menambah ruang/tempat seperti perpustakaan manual.

25h. Isi perpustakaan digital bisa dicopy dari sumber aslinya.i. Pencarian kata, tema, atau judul buku sangat mudah

26 Ada beberapa hal yang harus disiapkan untuk dapat menikmati perpustakaan digital;a. Tenaga ahli yang mampu mengubah bahan cetak ke format digitalb. Unit komputer dan akses internet yang cepatc. Perlu adanya pembaruan-pembaruan isi/materi ataupun kemampuan dan kecepatan akses internet, agar selalu up to date.

27Langkah langkah pengembangan Perpustakaan Digital

KondisiSekarangPerencanaan PengembanganJaringan DL1 2 3 implementasiElemen Pengembangan Content Infrastruktur Aplikasi SDM28Metodologi pengembangan Digital Library di STP Juhlukan adalah Sistem Life Cycle (SLC) atau dikenal juga dengan sebutan waterfall approach yang terdiri dari lima fase atau tahapan yaitu:1. Perencanaan - Identifikasi masalah; - Alur pekerjaan; - Pengontrolan pelaksanaan proyek; - Objective sistem jaringan; - Batasan sistem jaringan; - Feasibility study on DL STP Jurluhkan

292. Analisa - Analisa SWOT - Analisa potensi jaringan - Analisa tim jaringan - Analisa kebutuhan jaringan - Studi pemakai - Interview, observasi, survai calon node - Flowchart analysis, data diagram analysis dsb.

3. Disain - Structured design; - Konfigurasi perangkat keras dan lunak; - Evaluasi seluruh sub-sistem jaringan; - Implementasi design;4. Implementasi - Penyusunan rencana implementasi secara detail; - Pengadaan peralatan yang kurang; - Penyiapan struktur database data entry, scan, reformat dst - Migrasi ke sistem baru; - Migrasi secara langsung dan total; - Migrasi bertahap;- Migrasi secara paralel.

5. Uji coba pemakaian sistem - Install sistem secara keseluruhan; - Studi sistem (post implementation review); - Memperbaiki kesalahan error sistem - Sistem maintenance; - Feed back dari pemakai; - Konfigurasi search engine- Review : perangkat keras, lunak, jaringan telekomunikasi, kecepatan akses/transfer data dan down load, search engine, struktur database/web design/portal, arsitektur jaringan, konfigurasi jaringan, thesaurus dsb.

Knowledge Management Sistem di STP Jurluhkan

Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Transfer pengetahuan (salah satu aspek dari knowledge management) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan. Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja, magang, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan program mentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20, teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini, seperti basis pengetahuan, sistem pakar dan repository pengetahuan.

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu :a. berbagi pengetahuan (tacit knowledge),b. menciptakan konsep,c. membenarkan konsep,d. membangun prototype, e. melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Sistem pakar (expert sistem) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi, yaitu :a. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinyab. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumitc. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledged. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi, dimungkinkan dalam bentuk:a.proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,b. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,c. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,d. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systemse. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,f.mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,g. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,h.mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,i. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

g. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,h.mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,i. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

STP JURLUHKANKNOWLEDGEMANAGEMENTSISTEMGambar diatas menunjukkan usulan gambaran umum konsep STP Jurluhkan knowledge management sistem. Sistem terbangun atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface, dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembatani terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list, forum diskusi, bahkan jika diperlukan aplikasi C/S (customer service). Adapun komponen yang ada dalam sistem untuk mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document management serta interference engine. Teknology yang dibutuhkan untuk menyokong layanan tersebut di antaranya adalah RDBMS (Relational Database Management Sistem), aplikasi client-server, web service serta artificial inelegance (AI).

Kesimpulan

Dengan memakai software ERP, dapat mengintegrasikan semua fungsi suatu perpustakaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perpustakaan, baik dari pengadaan/pengolahan bahan pustaka, Penelusuran bahan pustaka, layanan koleksi/sirkulasi atau administrasi dan security.Penerapan Digital Library di STP Jurluhkan juga sangat mendukung proses belajar dan mengajar antara apa taruna dan dosen pengajar karena dapat mencari bahan referensi untuk pembuatan tugas tanpa harus datang langsung ke perpustakaan dan juga dapat mendownloadnya kapan saja dan dimana saja. Dengan penerapan Digital Library juga dapat melakukan kerjasama antara perpustakaan di STP Jurluhkan dengan perpustakaan di STP-STP yang lainnya untuk melakukan tukar-menukar koleksi.

Penerapan KMS di STP Jurluhkan juga sangat penting karena :Dengan STP Jurluhkan knowledge management system, inovasi dan perkembangan insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota STP Jurluhkan untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan system ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge masing-masing.