M-HSEQ-001 Manual Del Sistema de Gestion Integral V7

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HISTORIA DEL DOCUMENTO

Cdigo: M-HSEQ-001

Fecha: Enero de 2012Versin: 7

ControladoMANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRALPgina 2 de 44

HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSINDESCRIPCINELABORREVISAPROBFECHA

7Versin corporativa, unificada para las unidades de Negocio PSE y MPC.P. Rivera / R. CabreraC. Ballesteros / C. PatioM. CastroEnero 2012

TABLA DE CONTENIDO

41.OBJETIVO

42.ALCANCE

43.RESPONSABLES

54.DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

55.DEFINICIONES

76.SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

74.1REQUISITOS GENERALES

74.2.REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

84.2.1 GENERALIDADES

84.2.2 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

94.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

104.2.4CONTROL DE LOS REGISTROS

107.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

105.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN

115.2 ENFOQUE AL CLIENTE

135.3 POLTICA DE LA CALIDAD

145.4 PLANIFICACIN

145.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

155.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

155.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

155.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

165.5.2REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

165.5.3COMUNICACIN INTERNA

215.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

215.6.1 GENERALIDADES

215.6.2 INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISIN

225.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN

228.GESTIN DE LOS RECURSOS

226.1 PROVISIN DE RECURSOS

236.2 RECURSOS HUMANOS

236.2.1 GENERALIDADES

246.2.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

256.3 INFRAESTRUCTURA

256.4 AMBIENTE DE TRABAJO

259.REALIZACIN DEL PRODUCTO

267.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

277.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

277.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

277.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

287.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE

287.3. DISEO Y DESARROLLO (Requisito Excluido. Ver ALCANCE)

287.3.1 PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

287.3.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO

297.3.3 RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO

297.3.4 REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO

297.3.5 VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

297.3.6 VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

297.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

297.4. COMPRAS

294.4.1 PROCESO DE COMPRAS

317.4.2 INFORMACIN DE LAS COMPRAS

317.4.3 VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

327.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

327.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

327.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO (Requisito Excluido. Ver ALCANCE)

327.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD

337.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

347.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO

347.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN

3610.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

368.1 GENERALIDADES

368.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN

368.2.1SATISFACCIN DEL CLIENTE

368.2.2 AUDITORIA INTERNA

378.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS

388.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

398.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

408.4 ANLISIS DE DATOS

408.5 MEJORA

418.5.1 MEJORA CONTINUA

418.5.2 ACCIN CORRECTIVA

428.5.3. ACCIN PREVENTIVA

4211.ANEXOS

1. OBJETIVODescribir en trminos generales el Sistema de Gestin Integral de PACIFIC RUBIALES ENERGY2. ALCANCE

Este manual aplica para el sistema de gestin Integral de PRE que est basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para los procesos exploracin, produccin, transporte y comercializacin de hidrocarburos que se desarrollan a travs de las actividades de campo y las oficinas administrativas de Bogot.

Se excluyen del Sistema de gestin Integral los siguientes requisitos de la norma ISO 9001:2008:

Requisito 7.3. Diseo y Desarrollo, por cuanto la organizacin no tiene responsabilidades en la etapa de diseo y desarrollo del producto, ya que las caractersticas del crudo y gas son de origen natural y los procedimientos que se desarrollan son para separar los fluidos que vienen con ellos, sin variar su esencia natural. El crudo tratado y el gas natural, productos de la operacin y cuyos procesos son parte del objeto del SGI documentado en este manual, tiene caractersticas y especificaciones de calidad regidas por normas y reglamentos internacionales, las cuales son involucradas en la documentacin de los respectivos procesos y controladas a travs de variables de operacin claramente definidas. Lo anterior incluye la exclusin de requisitos: 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo, 7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo; 7.3.3 Resultados de diseo y desarrollo; 7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo; 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo; 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo; 7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo.

Requisito 7.5.2. Validacin de los procesos de produccin y prestacin del servicio, ya que la calidad del crudo tratado y del gas puede verificarse mediante actividades de seguimiento y/o medicin durante su produccin o antes de su liberacin y despacho, y las deficiencias se hacen aparentes antes de que el producto est siendo utilizado.

Para la revisin del Sistema de Gestin Integral, se tendr en cuenta su implementacin a partir del mes de Junio de 2009. No obstante lo anterior, pueden existir actividades que dada su aplicacin anterior al SGI se venan desarrollando de manera cotidiana.3. RESPONSABLES

Este manual es elaborado y revisado por el rea de HSEQ, responsable de sus modificaciones y cambios cuando el sistema gestin integral y el mismo manual lo requieran.4. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

ISO 9001:2008. Sistemas de gestin de la Calidad. Requisitos

ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario

ISO 14001:2004. Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso

OHSAS 18001:2007. Sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional. Requisitos

POLTICA INTEGRAL HSEQ Pacific Rubiales EnergyP-HSEQ-001 Procedimiento de Control de Documentos y Registros

P-HSEQ-002 Procedimiento de Auditoras Internas al Sistema Integreado de Gestin HSEQP-HSEQ-004 Revisin por la Direccin

P-HSEQ-003 No conformidades, AC y AP

P-HSEQ-005 Identificacin de Peligros, valoracin riesgos y determinacin de Controles

P-HSEQ-006 Procedimiento IAEI Ambientales

P-HSEQ-007 Identificacin Req. Legales y otros

P-HSEQ-008 Permisos de Trabajo

P-HSEQ-010 Procedimiento Reporte e investigacin de incidentes

P-HSEQ-011 Procedimiento de Inspecciones

P-HSEQ-012 Procedimiento Control de Producto No Conforme

Estndares de Seguridad

Procedimientos Operativos

5. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial indeseable.

ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente

AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.CLIENTE: Sistema de Gestin Integral

COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte

ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o ambas.

IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organizacin.

MANUAL DEL SGI: Documento que especifica el sistema de gestin integral de una Organizacin.NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisitoOBJETIVOS DEL SGI: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, medio ambiente o seguridad y salud ocupacional.

PARTES INTERESADAS: Persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito de una organizacinPELIGRO: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o lesin a las personas, o una combinacin de estos.

POLTICA INTEGRAL HSEQ: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad, medio ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

PROCEDIMIENTO: Sistema de Gestin Integral

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PRODUCTO: Resultado de un procesoPRE: PACIFIC STRATUS ENERGY Colombia CorpREGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es) peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los) eventos(s) o exposicin(es).

SGI: Sistema de Gestin Integral. Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional

6. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.1 REQUISITOS GENERALESPACIFIC RUBIALES ENERGY establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente el sistema de gestin Integral, de acuerdo con los requisitos de este manual en el cual determina como cumple con los requisitos de las normas de referencia.

PACIFIC RUBIALES ENERGY:

a) determina los procesos necesarios para su sistema de gestin integral la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin, a travs del Mapa de procesos. Anexo 1. Mapa de Procesos.b) determina la secuencia e interaccin de los procesos mediante las caracterizaciones de los procesos.c) determina los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces a travs del uso de la documentacin presente en cada uno de ellos a la cual se puede acceder a travs del sistema documental e-synergy.d) asegura la disponibilidad de recursos e informacin necesaria para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos, de acuerdo a lo contemplado en el numeral 6.1 (Provisin de Recursos), 8.2.3 (Seguimiento y medicin de los procesos) y 8.2.4 (Seguimiento y medicin del producto) del presente manual.e) realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, de acuerdo con lo estipulado en los numerales 8.2.3 (Seguimiento y medicin de los procesos); 8.2.4 (Seguimiento y medicin del producto) y 8.4 (Anlisis de datos) del presente manual.f) Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos de acuerdo con lo contemplado en el numeral 8.5 del presente manual.g) Define y documenta el alcance del Sistema de Gestin Integrado de acuerdo a lo contemplado en el literal B del presente documento.

En los casos en que PRE, opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, se asegura de controlar tales procesos, segn lo dispuesto en el tem 7.4 (Compras) de este manual.

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

4.4.4 DOCUMENTACIN

4.4.4 DOCUMENTACIN

4.2.1 GENERALIDADES4.4.4 DOCUMENTACIN

4.4.4 DOCUMENTACINLa documentacin del sistema de gestin integral de PRE., incluye:

a) declaraciones documentadas de una poltica integral HSEQ segn Anexo 2, y de los objetivos del SGI a travs del Anexo 3 y las metas ambientales incluidas en los programas de gestin ambiental.b) un manual del sistema de gestin integral, definido en el presente documento, que define los elementos principales del SGI y su interaccin.c) Los procedimientos documentados requeridos en las Normas Internacionales, correspondientes a los numerales 4.2.3 (Control de documentos). 4.2.4 (Control de registros). 8.2.2 (Auditoras Internas), 8.3 (Control de Producto No conforme), 8.5.2 (Acciones correctivas), 8.5.3 (Acciones Preventivas) y sus referencias asociadas en el anexo A correspondencia entre las OHSAS 18001:2007, NTC ISO 9001:2008 Y NTC ISO 14001:2004. Los registros requeridos por las nomas de referencia descritos a lo largo de este MANUAL. d) Los documentos, incluidos los registros requeridos por PRE, para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos relacionados con el cumplimiento de los requisitos del producto, relacionados con los aspectos ambientales significativos y con la gestin de sus riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional; los cuales se relacionan en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, LISTADO MAESTRO DE REGISTROS y el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.4.2.2 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL4.4.4 DOCUMENTACIN

4.4.4 DOCUMENTACIN

PRE, Establece y mantiene este manual del sistema de gestin integral que incluye.

a) El alcance del sistema de gestin Integral, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin (vase Numeral 2),b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin Integral referidos en los numerales 4.2.3 (Control de documentos), 4.2.4 (Control de registros), 8.2.2 (Auditoras Internas), 8.3 (Control de Producto No conforme), 8.5.2 (Acciones correctivas), 8.5.3 (Acciones Preventivas),c) La descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin Integral de acuerdo a lo establecido en el numeral 4.1. literal b), del presente manual.4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS

4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOSLos documentos requeridos por el sistema de gestin integral se controlan mediante la implementacin de P-HSEQ-001 Procedimiento de Control de Documentos y Registros. Los registros son un tipo especial de documento y se controlan de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4. Para los documentos y registros del proceso de Automatizacin, Informtica y Telecomunicaciones (AIT), el SGI permite que estos sean controlados de acuerdo a la norma ISO 9001, mediante los mecanismos internos diseados por la Gerencia Corporativa de AIT.Este procedimiento define los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin, por medio de flujos de trabajo Solicitud de Modificacin a documento en e-synergy / carpeta de procedimeintos meta o por solicitudes directas mediante correo electrnico donde se contempla la etapa de aprobacin por parte de los lderes de procesos en los cuales se requiere un documento especfico; adems de la referenciacin en los procedimientos del cargo de la(s) persona(s) que aprueban los documentos.b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente mediante el flujo de trabajo en synergy / solicitud correo que se encuentra disponible en cada proceso Solicitud de Modificacin a documento el cual considera las etapas de Realizar y Procesar en las cuales se ejecutan las actividades de revisin del documento a modificar y contemplan la aprobacin del documento segn el literal anterior; adems se contemplan los cargos de elaboracin, revisin y aprobacin en los procedimientos que se generan dentro del SGI.c) asegurar la identificacin de los cambios y el estado de revisin actual de los documentos mediante los LISTADOS MAESTROS, los flujos de trabajo en e-synergy, los correos de Solicitud de Modificacin a documento donde quedan registrados los cambios de los documentos; adems de la tabla de HISTORIAL DEL DOCUMENTO incluida en los procedimientos, manuales y estndares.

d) cerciorarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso a travs del acceso a los documentos en e-synergy / carpeta Procedimientos Meta y la entrega de copias fsicas de documentos por parte de los lderes de rea o actividad cuando no se tenga acceso al sistema documental.e) Asegurar que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables mediante la redaccin de los documentos preferiblemente en idioma espaol, conservndolos a travs del sistema e-synergy y en carpetas y archivos rotulados, libres de condiciones que los afecten como temperatura y humedad. La identificacin de los documentos se desarrolla a travs de los cdigos y/o nombres ubicados en el encabezado de los mismos.f) asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin utilizando como mecanismo, el LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS y LISTADO DE REGISTROS, adems de su conservacin en archivos de gestin fsico o magntico para su uso pertinente.g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn mediante la actualizacin del sistema documental e-synergy, uso de documentos disponibles en este sistema y la eliminacin de documentos fsicos cuando se disponga de estos; adems de la determinacin de documentos no controlados aquellos impresos o por fuera del sistema documental, a menos que no se tenga acceso a este ltimo y haya sido autorizada la impresin.

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS4.5.4. CONTROL DE LOS REGISTROS

4.5.4. CONTROL DE LOS REGISTROSPRE, establece y mantiene los registros de acuerdo a lo estipulado P-HSEQ-001 Procedimiento de Control de Documentos y Registros, con el fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin integral. Los registros permanecen legibles, fcilmente identificables y recuperables; a travs de la codificacin asignada para aquellos creados dentro del SGI, mediante el nombre de los registros y por medio del control que se desarrolla en cada uno de los procesos, conservacin a travs de e-synergy para algunos archivos digitales o a travs de carpetas que protegen los registros de deterioros prematuros. De la misma manera define los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros en el LISTADO MAESTRO DE REGISTROS7. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

4.2 POLTICA AMBIENTAL

4.2 POLTICA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN4.2 POLTICA AMBIENTAL

4.2 POLTICA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONALLa alta direccin de PRE, proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del sistema de gestin integral, as como de la mejora continua de su eficacia de la siguiente forma:

a) Comunicando a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, actividad que se desarrolla a travs de los temas que se tocan en las REUNIONES GERENCIALES.b) Estableciendo la poltica integral HSEQ consignada en el Anexo 2 del presente manualc) Asegurando que se establezcan los objetivos de calidad, ambiental y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL consignados en el Anexo 3 Objetivos del SGI y su alineacin de poltica integral HSEQ.d) Llevando a cabo las revisiones por la direccin de acuerdo con lo designado en el numeral 5.6 del presente documento y mediante la aplicacin del P-HSEQ-004 Procedimiento de Revisin por la Direccin.Asegurando la disponibilidad de recursos de acuerdo a lo contemplado en el numeral 6.1, del presente manual.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

4.3.1 IDENTIFICACIN DE PELIGROS, VALORACIN DE RIESGOS Y DETERMINACIN DE LOS CONTROLES.

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS

La alta direccin asegura que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la generacin y cumplimiento de las OFERTAS MERCANTILES y ACUERDOS realizados entre PRE y los clientes, adems apoyndose en las caractersticas generales del producto. (Ver Anexo 4) y en las actividades desarrolladas por el proceso de Comercializacin. (Vanse 7.2.1 y 8.2.1).

En cuanto a los requisitos ambientales y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de las actividades de PRE se determinan y se cumplen, a travs de la aplicacin de lo determinado en los procedimientos y formatos del SGI, especialmente los desarrollados por el proceso HSEQ.PRE, establece, implementa y mantiene el documento P-HSEQ-006 Procedimiento deidentificacin de aspectos y evaluacin de impactos ambientales. para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido para el SGI, teniendo en cuenta los nuevos desarrollos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados. Tanto la identificacin de los aspectos ambientales como la determinacin de aquellos que tienen o pueden tener impactos ambientales significativos sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos) se tienen consolidados a travs del documento R-HSEQ-003 Matriz de identificacin de aspectos y evaluacin de impactos ambientales. Esta informacin se mantiene actualizada de acuerdo con los cambios en actividades desarrolladas por PRE.

En cuanto a la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles, PRE establece, implementa y mantiene el documento P-HSEQ-005 Procedimiento de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles, as como los procedimientos, estndares de seguridad y registros adjuntos que apoyan dicha actividad, dentro de los cuales se pueden referenciar:Estndar de seguridad vial

Procedimiento de permisos de trabajo,Estndar de Seguridad para manejo de sustancias qumicas

Estndar de Elementos de Proteccin PersonalEstndar de seguridad para trabajos de corte y soldadura en caliente, Estndar de trabajo seguro en excavaciones, entre otros.

La metodologa para la identificacin de peligros y valoracin de riesgos se lleva a cabo a travs de la documentacin y actualizacin de R-HSEQ-004 Matriz de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles, definida con respecto al alcance, naturaleza y oportunidad definidas por la compaa, haciendo nfasis en la labor proactiva ms que reactiva en cuanto a la prevencin de incidentes y enfermedades ocupacionales. Tanto la matriz como la documentacin soporte de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional prev los medios para dicha identificacin, priorizacin y documentacin de los riesgos y la aplicacin de controles segn sea apropiado.

Para la gestin del cambio, PRE identifica los peligros y riesgos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional asociados con cambios en la organizacin, el SGI o sus actividades antes de introducir tales cambios, para lo cual se utilizan las metodologas HAZOP, HAZID, entre otras, a travs de las cuales se garantiza la continua identificacin de peligros y valoracin de riesgos. Al determinar los controles se consideran las valoraciones de los riesgos segn lo establecido en la metodologa prevista.

Al determinar los controles o considerar cambios a los controles existentes, la empresa contempla la reduccin de riesgos de acuerdo a su eliminacin, sustitucin, controles de ingeniera, sealizacin/advertencias o controles administrativos o ambos, y equipos de proteccin personal.Respecto a los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscribe, PRE, establece implementa y mantiene el documento P-HSEQ-007 Procedimiento de identificacin, acceso y evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos a travs del cual se identifica, se determina el acceso y la aplicacin de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y Calidad. Esta informacin se mantiene actualizada segn R-HSEQ-005 Matriz de identificacin y evaluacin derequisitos legales y otros requisitos.

PRE se asegura que los aspectos ambientales significativos identificados, riesgos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y los controles determinados, requisitos legales aplicables y otros que la organizacin suscribe, se tienen en cuenta en el establecimiento, implementacin y mantenimiento de su sistema de gestin integral a travs de lo propuesto en los programas de gestin ambiental y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y en general en lo dispuesto en los procedimientos del proceso de HSEQ.

La comunicacin de los requisitos tanto ambientales como ocupacionales, de calidad, legales y reglamentarios, se realizan de acuerdo con la actividad realizada por el personal, dejando registro a travs de listas de asistencia a las charlas o capacitaciones programadas.5.3 POLTICA DE LA CALIDAD

4.2 POLTICA AMBIENTAL

4.2 POLTICA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONALLa alta direccin define y autoriza la poltica integral HSEQ de la organizacin tal como se muestra en el Anexo 2. Poltica Integral HSEQ y se asegura de que sta:

a) es adecuada al propsito de la organizacin, puesto que est orientada a las actividades realizadas por PRE como compaa de produccin de petrleo y gas.

b) es apropiada a la naturaleza operacional, magnitud e impactos ambientales, dentro de los cuales se nombran los de alta significancia; aprovechamiento de recursos naturales no renovables, desaprovechamiento de recursos naturales, Contaminacin al aire / suelo / agua, aumento de residuos a disponer, aumento del volumen de agua a tratar, generacin de ruido y polvo.c) es apropiada para la naturaleza y escala de los riesgos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional dentro de los cuales se consideran los de nivel alto en los campos; accidentes vehiculares, volcamiento del montacargas, trabajo en alturas, Contacto con fuentes vivas.(tensin mayor a 440), altas tensiones, altas temperaturas, Contacto con sustancias txicas y corrosivas, cadas, incendios y explosin, espacios confinados, manejo de cargas, chuzones, cortaduras, mordeduras de animales, contacto con material particulado, Inhalacin de gases txicos y partculas, vibraciones, radiaciones solares. En las sedes administrativas se consideran principalmente; posicin sedente constante, cada a diferente nivel (escaleras), cadas al mismo nivel, movimientos repetitivos de mueca fuera del ngulo de confort, radiaciones no ionizantes, sobrecarga elctrica por uso de multitomas, , trabajo en alturas.d) incluye un compromiso de prevenir lesiones y enfermedades, prevenir la contaminacin ambiental, y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin integral. Esto a travs de su compromiso prioritario de la seguridad de las personas que laboran en la compaa as como la salvaguarda del medio ambiente y la mitigacin de los riesgos e impactos asociadas con las acciones de la compaa.e) incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba la organizacin relacionados con los peligros de seguridad y salud ocupacional, con sus aspectos ambientales y con los de calidad del producto; referido a travs de la directriz que menciona el estricto cumplimiento con las regulaciones y con los estndares establecidos y aplicables.

e) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas de calidad, ambientales y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL; como se evidencia a travs del anexo Anexo 3. Objetivos del SGI y su alineacin de poltica integral HSEQ.f) Se documenta, comunica, y es entendida por todas las personas que trabajan para la organizacin o en nombre ella, as como las que estn bajo su control; actividades ejecutadas por medio de charlas o capacitaciones de las cuales se dejan registros a travs de R-TH-007 Capacitacin-Control de Asistencia.

g) Es revisada peridicamente para su continua adecuacin y para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organizacin (ver numeral 5.6.2 del presente documento).h) Est a disposicin del pblico y para las partes interesadas a travs de su publicacin en sitios tanto operativos como administrativos para la lectura y acceso del personal; de igual forma, la poltica se entregar a los contratistas que realizan actividades para la organizacin.

5.4 PLANIFICACIN4.3 PLANIFICACIN 4.3 PLANIFICACIN5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS4.3.3 OBJETIVOS Y PROGRAMASLa alta direccin se asegura de que los objetivos de calidad, medio ambiente y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [vase 7.1 a)], se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organizacin, por lo cual se cuenta tanto con los Objetivos del SGI (Anexo 3) como con objetivos por cada una de las reas que componen la organizacin. f) Los objetivos, programas y metas son medibles y coherentes con la poltica de gestin integral de acuerdo con lo contemplado en el Anexo 3 Objetivos del SGI y su alineacin de poltica integral HSEQ.Para el establecimiento y revisin de los objetivos y metas del SGI, PRE tiene en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba, sus aspectos e impactos ambientales significativos, sus peligros y riesgos de SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL; adems de considerar sus opciones tecnolgicas, sus requisitos financieros, operacionales y comerciales y las opiniones de las partes interesadas.

PRE, establece implementa y mantiene los siguientes programas de gestin tanto ambientales como ocupacionales para lograr los objetivos y metas planificados: PG-HSEQ-001 Programa de Gestin Ambiental, PG-HSEQ-006 Programa Salud Ocupacional; PG-HSEQ-007 Programa de Seguridad Industrial. Dentro de dichos programas se asignan las responsabilidades en las funciones y niveles pertinentes, los medios y plazo para el logro de los objetivos y metas. Los programas se revisan de manera mensual, sin embargo de acuerdo con las actividades programadas y el avance en las mismas, la revisin puede realizarse con una frecuencia mayor.5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

4.3.3 OBJETIVOS Y PROGRAMASLa alta direccin de PRE asegura que:

g) la planificacin del sistema de gestin Integral se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados en 4.1, as como los objetivos estipulados en el Anexo 3 Objetivos del SGI y su alineacin de poltica integral HSEQ, y

a) se mantiene la integridad del sistema de gestin cuando se planifican e implementan cambios en ste.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDAD5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDAD

La alta direccin en cabeza de cada Vicepresidente Ejecutivo de PRE y los cargos gerenciales responsables de liderar los procesos, incluyendo el representante de la Direccin, asumen la mxima responsabilidad y compromiso con la mejora continua del Sistema de Gestin Integral.

La alta direccin se asegura que las funciones, responsabilidades y autoridades estn definidas y documentadas a travs de lo establecido en los contratos de personal, los perfiles de cargo y en general en la documentacin que se maneja en cada rea; manuales, procedimientos, instructivos y formatos de registros. Lo anterior se comunica dentro de la organizacin a travs de sesiones, charlas, capacitaciones o comunicaciones formales e informales que transmiten las actividades que se esperan por parte del personal. La rendicin de cuentas se efecta de acuerdo con la evaluacin del desempeo del personal donde se determina su participacin en las actividades programadas de HSEQ y se califica bajo un porcentaje respecto al total(15% Bogot y 25% campo)PRE asegura a travs de la comunicacin de las funciones, responsabilidades y autoridad en cuanto al SGI, que las personas en su lugar de trabajo asumen la responsabilidad por los aspectos ambientales, se SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL y de Calidad sobre los que tienen control, incluido el cumplimiento de los requisitos aplicables a cada uno de los temas.5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDAD

PRE designa al Gerente de HSEQ como Representante de la Direccin ante el SGI actividad formalizada ante Acta de nombramiento del Representante de la Direccin; quien, con independencia de otras responsabilidades, tiene las funciones, responsabilidades y autoridad para:

a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestin Integral, de acuerdo a los requisitos de las normas de referencia.b) Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin integral, de cualquier necesidad de mejora,c) Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin mediante su participacin en las reuniones gerenciales que se desarrollan, yd) Asegurarse que se presentan informes de desempeo del sistema de gestin integral a la alta direccin, para su revisin, y que se usan como base para la mejora del sistema de gestin Integral, segn lo estipulado en el numeral 5.6 de este manual.

La responsabilidad del representante de la direccin incluye relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestin Integral.

La identidad y designacin del representante de la direccin se divulga a toda la organizacin mediante la publicacin del acta de nombramiento en un sitio de fcil acceso de la empresa y comunicacin de cada Vicepresidencia Ejecutiva.5.5.3 COMUNICACIN INTERNA

4.4.3 COMUNICACIN4.4.3 COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTALa alta direccin asegura que se establecen los procesos de comunicacin apropiados dentro de la organizacin y de que la comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin Integral; los procedimientos establecidos, implementados y mantenidos por PRE involucran:

a) la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la organizacin.b) la comunicacin con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo.c) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

Las actividades de comunicacin interna se evidencian a travs de:

Reuniones gerenciales, en donde se definen los lineamientos, cambios y acciones de seguimiento del sistema a los responsables de las reas y procesos Documentacin en red para el acceso del personal, Informacin a travs de las diferentes herramientas de comunicacin interna (mundo pacific, pacific new, entre otras). Capacitaciones o instrucciones al personal a travs de reuniones diarias, reuniones preoperacionales, reuniones al final del da para algunas reas, o convocatorias al personal en general para definir las novedades y su presentacin. Sistema documental e-SYNERGY/carpeta de Procedimientos Meta para la gestin de tareas y requerimientos entre reas Un mecanismo muy importante para el despliegue de temas, como por ejemplo la poltica integral de HSEQ y sus objetivos, es el correo electrnico y la comunicacin en cascada a travs de quienes tienen personal a su cargo. Por medio de este mecanismo, tambin se divulga informacin relacionada con las evaluaciones de desempeo, los resultados de auditoras y de la revisin por la direccin.A continuacin se muestra la matriz de comunicaciones de HSEQ en donde se describen con ms detalles los aspectos a comunicar:ASPECTO A COMUNICARRESPONSABLE DE COMUNICARA QUIEN LE COMUNICA?CUNDO COMUNICA?ESTRATEGIAS Y MEDIOS

Poltica HSEQGerencia HSEQ

Lder Ambiental

Lder HSEQCoordinador SGICoordinador HSEQTodos los funcionarios

Contratistas

visitantesDurante la induccin

Cuando se modifique la polticaInduccin

Reuniones de divulgacin

Plegables

Carteleras

Manual del SGI

Medios de comunicacin Institucionales

Objetivos de HSEQGerencia HSEQ

Lder Ambiental

Lder HSEQCoordinador SGI

Coordinador HSEQTodos los funcionarios

Cuando se modifiquen los objetivos

Durante la induccinReuniones de divulgacin

Plegables

Manual del SGI

Correo Electrnico

Peligros y riegos / aspectos e impactosGerencia HSEQ

LderLder Ambiental

Coordinador HSEQTodos los funcionarios involucrados

Contratistas

visitantesInduccinAST Permiso de trabajoCapacitacinCuando existan modificaciones InduccinAntes de iniciar la laborPresentacionesPegables

HAZOP

COPASO

Manual y Procedimientos del Sistema de Gestin integral y sus modificacionesGerencia HSEQ Coordinador SGI

Coordinadora de CalidadTodos los funcionariosCuando se modifique o surja la necesidadReuniones de divulgacin

Intranet

Correos electrnicos

Procedimientos, manuales e instructivos operativosJefe inmediato

Responsable del documento Todos los funcionarios involucradosCuando inicie la labor relacionada.Cuando se elabore, modifiquen los documentos.Reuniones de divulgacin

Intranet

Correos electrnicos

Modificaciones de Procedimientos, manuales e instructivos operativosResponsable del documentoJefe inmediato Coordinador de Calidad

Coordinador SGICuando se identifiquen necesidades de modificacinCorreos electrnicosFlujo e-synergy de solicitud modificacin de documento

Requisitos de HSEQGerencia HSEQ

Administradores de contratosCoordinador HSEQ

A todos los que afecten los requisitos de HSEQ

Durante la induccin

Cuando se generen actualizaciones de los requisitosInduccin Reuniones

Medios de comunicacin internos

Responsabilidad y autoridad en HSEQGerente Talento HumanoJefe InmediatoResponsable de HSEQ en campoTodos los funcionariosInduccin y reinduccinModificacin de contenidoContacto directo

Perfiles de cargo en synergy.

Induccin / reinduccin

Estado del Sistema de gestin integralRepresentante del sistema de gestin IntegralCoordinador de Calidad

Coordinador SGIVicepresidencia ejecutiva.

Jefes/ supervisores de rea.

Cuando surja la necesidad

Informe de Gestin

Resultados de la Gestin de los procesosResponsables de los procesos

Representante del sistemaGerencia General y Coordinador HSEQ

Todos los funcionariosMensualmenteInformes de Gestin

Reunin

Requisitos LegalesGerencia HSEQ o su delegado

A terceros interesados Todos los funcionarios involucradosCuando se genere o modifique un requisito legalComunicaciones externas (autorizadas Gerencia)

Reunin

Correo electrnico

Cambios en SitioTodos los funcionariosJefe Inmediato

Coordinador HSEQ

Gerencia HSEQCuando se identifiquen cambios que afecten la salud y seguridad en el sitioVerbal

Correo Electrnico

Representante designado por Gerencia el sistema de gestin integral y otros representantes de los empleadosGerencia HSEQ

Coordinador HSEQ

Coordinador de Calidad

Coordinador SGITodos los funcionariosDurante la induccinCuando se generen cambios de representantesReuniones de divulgacin

Manual del sistema de gestin Integral

Correo electrnico

Intranet

Reporte de Condiciones y SugerenciasFuncionario

Contratista

VisitanteCoordinador HSEQLder HSEQEn el momento de identificar la condicinTarjeta de reporte diligenciada

Normas HSEQ y estndares de seguridadGerencia HSEQ

Coordinador HSEQJefe inmediatoFuncionarioContratista

VisitanteInduccin.Cuando se modifiquen.Correo ElectrnicoIntranet

Presentacin

Hojas de seguridad de productos, tarjetas de emergenciaCoordinador HSEQ

Jefe inmediato

Funcionario

Contratista

VisitanteAntes del uso de cada sustancia qumicaPresentacin - MSDS

Plan de Emergencias

Plan de ContingenciaCoordinador HSEQ

Jefe inmediato

A todo el personalCuando elabore o actualice el documentoPresentacin y simulacros

Representantes del COPASOPresidente del COPASO

Coordinador HSEQ

Jefe inmediatoA todo el personalMnimo cada dos aos o cuando cambie alguno de sus representantes.Presentacin

Correo electrnico

Intranet

Desviaciones al Sistema de Gestin IntegralTodos los FuncionarioCoordinador SGI Coordinador de calidad

Coordinador HSEQ

Jefe inmediatoEn el momento de identificar la condicinReporte de No Conformidades

Estadsticas de accidentalidadLider HSEQ Coordinador HSEQA todo el personalInformes Mensuales y anuales.Publicacin

PresentacinCorreo electronico

Resultados del desempeo en HSEQGerente

Coordinador HSEQ

Jefe inmediatoA todo el personalAnualComunicado

Informe de Resultados de Auditoras InternasCoordinador SGI Coordinador de calidad

Coordinador HSEQVicepresidencia ejecutivaGerencia HSEQ

Jefes / supervisores de reasAl cierre de las auditoriasCorreo Electrnico

Presentacin

Estado de Acciones Correctivas / Acciones PreventivasCoordinador SGI Coordinador de calidad

Coordinador HSEQ

Jefe inmediatoGerente HSEQ

MensualCorreo Electrnico

Presentacin

Seguimiento de los Resultados de las AuditoriasCoordinador SGI Coordinador de calidad

Coordinador HSEQGerencia HSEQGerencia FuncionalesMensualmenteCorreo Electrnico

Presentacin

Modificaciones en la empresa que puedan implicar cambios en el sistema de gestin en HSEQCoordinador del SGICoordinador de CalidadRepresentante por la direccin

Vicepresidencias y GerenciasCuando se cambie un requisito del SGI Correo Electrnico

Presentacin

La organizacin cuenta con un procedimiento para el manejo de la correspondencia que permite recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas. P-SGE-001 Procedimiento de Correspondencia, para las oficinas administrativas y las actividades que all se desarrollan, que sobretodo utilizan el sistema e-SYNERGY, y el procedimiento P-RSC-001 Procedimiento de Comunicaciones, para aquellas referentes al SGI.

La comunicacin externa de los aspectos ambientales significativos se realiza teniendo en cuenta las siguientes situaciones: Como respuesta a los comunicados de los entes de control que lo requieran y si as lo determina la Direccin. Como parte de la documentacin que se entrega a los contratistas, de acuerdo con el impacto que estos puedan tener en el medio ambiente y la necesidad de alinearlos con las necesidades del SGI. Como resultado de contingencias ambientales en los que se requiera comunicacin por parte de la autoridad ambiental. A discrecin de la Direccin de acuerdo con su estrategia organizacional.El personal de PRE participa en:

a) la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles; a travs de lo determinado en el procedimiento P-HSEQ-007 Procedimiento de identificacin, acceso y evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos; de acuerdo con la funcin general de Participar en la identificacin y evaluacin de aspectos e impactos ambientales de su rea y actividad, al igual que de la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos ocupacionales, y a travs de lo establecido en el procedimiento de P-HSEQ-008 Permisos de Trabajo. b) La investigacin de los incidentes de acuerdo con lo establecido en el P-HSEQ-010 Reporte e Investigacin de Incidentesc) El desarrollo y revisin de las polticas y objetivos del SGI de acuerdo con las funciones, responsabilidades y autoridad pertinentes.d) La consulta, en donde haya cambios que afectan la seguridad y salud de los trabajadores, a travs de charlas, capacitaciones y en general comunicaciones donde se informa sobre dichos cambios.e) La representacin en asuntos de SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL que se lleva a cabo por medio de la creacin y reuniones del Comit paritario de Salud Ocupacional (COPASO). El personal a travs de este comit est informado acerca de sus acuerdos de participacin y de sus representantes ante el mismo.

Cuando se presentan cambios en el SGI que afectan la gestin HSEQ de los contratistas, estos son consultados a travs de comunicaciones directas y reuniones o a travs de capacitaciones mediante las cuales se actualiza de las variaciones presentadas y que le competen al personal contratista.5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN5.6.1 GENERALIDADES

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN4.6 REVISIN POR LA DIRECCINLa alta direccin, a intervalos planificados y al menos una vez al ao, revisa el sistema de gestin integral, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua. La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin Integral, incluyendo la poltica integral HSEQ, los objetivos de calidad y Seguridad y Salud Ocupacional, y los objetivos y metas ambientales. Se mantienen y conservan los registros de las revisiones por la direccin a travs del documento R-HSEQ-007 Acta de reunin con el tema especificado de Revisin por la direccin. Como parte de la revisin por la direccin se llevan a cabo reuniones gerenciales que permiten la generacin de acciones de acuerdo con las necesidades y actividades de PRE.5.6.2 INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCINLa informacin de entrada para la revisin por la direccin incluye:

a) Los resultados de auditoras internas, segn registro R-HSEQ-086 Informe de Auditoria, y las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y con los otros requisitos que la organizacin suscriba, segn R-HSEQ-005 Matriz de identificacin y evaluacin derequisitos legales y otros requisitos,b) La retroalimentacin del cliente de acuerdo con lo reportado por el proceso de comercializacin. Las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas externas, incluidas las quejas y los resultados de la participacin y consulta, segn informacin del procesos como HSEQ, Jurdica y RSC.c) el desempeo de los procesos y conformidad del producto, el desempeo en seguridad y salud ocupacional y el desempeo ambiental de la organizacin.

d) el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad, ambientales y de seguridad y salud.

e) el estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas

f) las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas,

g) los cambios en las circunstancias; incluidos los cambios que podran afectar al sistema de gestin integral, y los cambios o evolucin en los requisitos legales y otros requisitos.

h) las recomendaciones para la mejora.

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

4.6 REVISIN POR LA DIRECCINLos resultados de la revisin por la direccin son coherentes con el compromiso de la organizacin en la mejora continua del SGI, e incluyen las decisiones y acciones relacionadas con:

a) posibles cambios en la poltica integral HSEQ; objetivos de calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional; y otros elementos del SGI,b) posibles cambios en el desempeo HSEQ y recursos,c) la mejora de la eficacia del sistema de gestin integral,d) la mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente,e) las necesidades de recursos,Los resultados (o salidas) de la revisin por la direccin estn disponibles para comunicacin y consulta.8. GESTIN DE LOS RECURSOS

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDAD6.1 PROVISIN DE RECURSOS

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDADPRE, determina los recursos esenciales a travs de la elaboracin del presupuesto anual que se genera para la compaa y proporciona estos recursos esenciales a travs de las actividades del proceso Planeacin Financiera, el proceso de Talento Humano, el proceso de Comercial y el Plan Estratgico de PRE. Estos recursos permiten:a) establecer, implementar y mantener el sistema de gestin integral, mejorando continuamente su eficacia, y,b) aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Los recursos esenciales incluyen: recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura, recursos financieros y tecnolgicos.6.2 RECURSOS HUMANOS

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA6.2.1 GENERALIDADES

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIALa organizacin se asegura que el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente, y/o que potencialmente puedan causar uno o varios impactos ambientales significativos, y sobre la seguridad y salud ocupacional, es competente con base en la educacin, formacin, habilidades y/o experiencia apropiadas. Para lo anterior, a travs del proceso de Talento Humano, ejecuta actividades de Seleccin de personal, Atencin de aspectos laborales de acuerdo con la legislacin actual, y define las directrices para la evaluacin de desempeo, la cual es implementada por los jefes de rea segn los lineamientos establecidos por la organizacin.En el proceso de Talento Humano se mantiene registros de las competencias del personal, a travs de la conservacin de sus hojas de vida y los soportes respectivos.PRE identifica las necesidades de formacin relacionadas con sus aspectos ambientales, sus riesgos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y su sistema de gestin integral mediante el proceso de Talento Humano y su gestin de capacitaciones, formacin y desarrollo del personal, previa aprobacin del recurso por parte de los gerentes de rea y la identificacin de necesidades como resultado de la evaluacin de desempeo y de acuerdo con los cambios organizacionales.

El proceso de HSEQ desarrolla de igual manera, actividades de capacitacin al personal, de tal forma que se logre cumplir con el programa de entrenamiento del SGI establecido por cargo. Se conservan registros de asistencia a estas actividades.Tanto para las acciones tomadas a travs del proceso de Talento Humano como por el de HSEQ se determina la forma de realizar la evaluacin su eficacia, a travs de pruebas directas a los asistentes que evidencien su entendimiento de los temas expuestos, como a travs de la evaluacin del desempeo que se lleva a cabo del personal. La evaluacin de la eficacia de las capacitaciones se realiza a travs de aquellas que otorguen certificado o que para obtenerlo se deba realizar algn tipo de prueba; de igual manera, se evalan aquellas capacitaciones con intensidad mayor a 4 horas. El tipo de evaluacin de la eficacia de capacitaciones depender del tema impartido, del instructor o docente que desarrolla la capacitacin y la institucin a travs de la cual se ejecute la actividad. Las capacitaciones de temas especficos del SGI podrn evaluarse de acuerdo a lo que defina el rea de HSEQ.Cabe notar que los procedimientos de formacin que se ejecutan en PRE tienen en cuenta los diferentes niveles de responsabilidad, capacidad, habilidades de lenguaje y alfabetismo; as como los riesgos y aspectos ambientales.

6.2.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIAPRE dentro de su SGI:

a) determina la competencia necesaria para el personal a travs de los PERFILES DE CARGOS, que incluye tanto las funciones y responsabilidades del personal frente a Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, medio ambiente y calidad, como las competencias necesarias para el personal que realiza los trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto. Dentro del perfil de cargo (especficamente en la parte de perfil ocupacional) se considera la formacin acadmica y la especialidad, como la competencia de Educacin. La competencia de Formacin se define en lo determinado a travs del Plan de Capacitaciones. La Experiencia se define en el perfil ocupacional a travs del tiempo que se requiere haber desempeado en la industria y en el cargo; y finalmente las habilidades se determinan en lo estipulado en la evaluacin de desempeo del personal.b) cuando es aplicables, proporciona formacin o toma otras acciones para lograr las competencias necesarias segn lo dispuesto en el numeral 6.2.1.c) evala la eficacia de las acciones tomadas, mediante lo estipulado en el numeral 6.2.1d) se asegura a travs de actividades de induccin de personal, reuniones de rea, reuniones gerenciales, reuniones preoperacionales, charlas y actividades de que su personal es conciente de:

la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos,

la importancia de la conformidad con la poltica integral HSEQ, los procedimientos y requisitos del SGI; los aspectos ambientales significativos, los impactos ambientales y las consecuencias de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional reales o potenciales, asociados con su trabajo y los beneficios ambientales y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de un mejor desempeo personal

sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del SGI, incluidos los requisitos de preparacin y respuesta ante emergencias las consecuencia potenciales de desviarse de los procedimientos especificados6.3 INFRAESTRUCTURA

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIN DE CUENTAS Y AUTORIDADPRE determinada (Ver numeral 6.1), proporciona (Ver numeral 6.1) y mantiene la infraestructura necesaria para la ejecucin de sus actividades dentro del SGI, la cual incluye:

Facilidades de subsuelo y superficie

Espacios para trabajo administrativo

Elementos para administracin de informacin, software, hardware y comunicaciones.

Los servicios de apoyo como ejecucin de proyectos, perforacin y workover, transporte, logstica, comunicaciones, seguridad fsica y catering contratados con terceros.

Se cuenta con personal de mantenimiento que ejecuta sus actividades de acuerdo con los programas establecidos para cada uno de los campos.

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

PRE determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto, mediante un trabajo conjunto entre procesos de la cadena de valor y los procesos de apoyo. Se consideran durante la ejecucin de los procesos operativos condiciones bajo control de temperatura, presin, humedad, ruido e iluminacin.

Adicionalmente, la organizacin hace todo lo necesario para garantizar un ambiente de trabajo seguro, el cual es administrado a travs de del proceso HSEQ (Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente).9. REALIZACIN DEL PRODUCTO

4.4 IMPLEMENTACIN Y OPERACIN4.4 IMPLEMENTACIN Y OPERACIN7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALAcorde con indicadores econmicos, capacidad de inversin y expectativas de incremento de produccin en barriles, la planificacin de la produccin se describe a continuacin:

Identificacin de zonas de exploracin y desarrollo mediante: ubicacin de futuros pozos (Yacimientos), facilidades de acceso, construccin de locaciones, perforacin de pozos, facilidades de superficie (proyectos).

Coordinacin con SCM para la adquisicin de servicios e insumos necesarios.

Los perfiles de produccin y planes para cumplimiento de indicadores definidos.

Las actividades de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin y ensayos a cargo del laboratorio de produccin y certificacin de producto para garantizar la calidad del producto.

Coordinacin de logstica de insumos

Coordinacin de transporte para los diferentes productos hasta los puntos de entrega

Durante la planificacin de la realizacin del producto, PRE, determina, cuando sea apropiado, lo siguiente:

a) las operaciones asociadas con los peligros y los aspectos ambientales significativos identificados, en donde la implementacin de los controles es necesaria para gestionar los riesgos ambientales y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, incluyendo la gestin del cambio. Ver documentos R-HSEQ-003 Matriz de identificacin de aspectos y evaluacin de impactos ambientales; y R-HSEQ-004 Matriz de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controlesb) los controles operacionales que sean aplicables a la organizacin y a sus actividades, los controles relacionados con mercancas, equipos y servicios comprados, los controles relacionados con contratistas y visitantes. Ver numeral 7.1. literal a).c) los objetivos de la calidad, ambiental y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, especificados en el Anexo 3. Objetivos del SGI y su alineacin de poltica integral HSEQ; y los requisitos para el producto, segn numeral 5.2. del presente manual.d) la necesidad de establecer procesos (Anexo 1. Mapa de Procesos), procedimientos, documentos y criterios de operacin (Ver listados de Documentos y listados de registros) para controlar situaciones en las que en su ausencia podra conducir a desviaciones de la poltica integral HSEQ y objetivos de calidad, ambiental y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (Ver estndares de seguridad, numeral 5.2 de este manual), y de proporcionar recursos especficos para la ejecucin del servicio o producto (Ver numeral 6);

e) las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin y ensayo/prueba especficas para el producto as como los criterios para la aceptacin del mismo, mediante la aplicacin de los procedimientos y formatos de produccin perteneciente al laboratorio (Ver listados de documentos y listados de registros de laboratorios de campo). f) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos (vase 4.2.4).7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

PRE., determina:

a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, mediante las labores del proceso de comercializacin desarrolladas, traducidas en ofertas mercantiles, subastas o contratos, hojas de productos, hojas de seguridad.

b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, como son Normas, ensayos y especificaciones tcnicas (Ver listado de documentos externos y los documentos de referencia en los procedimientos, instructivos y estndares).

c) los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto (Ver R-HSEQ-005 Matriz de identificacin y evaluacin derequisitos legales y otros requisitos), y

c) Cualquier requisito adicional determinado por la organizacin.

7.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

PRE, revisa los requisitos relacionados con el producto mediante el proceso de Comercializacin al momento de realizar las diferentes negociaciones con los clientes y de las cuales quedan los registros antes mencionados de ofertas mercantiles, subastas o contratos, revisadas, aprobadas y firmadas por los niveles pertinentes de autoridad. Esta revisin se efecta antes de que la organizacin se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo envo de ofertas, aceptacin de contratos o pedidos, aceptacin de cambios en los contratos o pedidos) y asegura que:

a) estn definidos los requisitos del producto,

b) estn resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y

c) tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

El proceso de Comercializacin mantiene registros de los resultados de la revisin y de las acciones originadas por la misma, en los documentos antes mencionados, ofertas mercantiles, subastas o contratos.Cuando el cliente no proporciona una declaracin documentada de los requisitos, PRE confirma los requisitos del cliente antes de la aceptacin mediante la firma de las ofertas mercantiles, subastas o contratos.

Cuando se cambian los requisitos del producto, la organizacin asegura que la documentacin pertinente es modificada y que el personal correspondiente es consciente de los requisitos modificados, comunicando la decisin mediante correos electrnicos, reuniones del rea, o informacin telefnica o personalmente.7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE

4.4.3 COMUNICACIN (Ver numeral 5.5.3)4.4.3 COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA (Ver numeral 5.5.3)PRE, a travs del proceso de Comercializacin, determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicacin con los clientes, relativas a:

a) la informacin sobre el producto, segn fichas tcnicas, ofertas mercantiles, subastas o contratos

b) las consultas, contratos o atencin de pedidos, incluyendo las modificaciones mediante comunicaciones escritas dirigidas al cliente,

c) la retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas y reclamos; los cuales se llevan a cabo a travs de comunicaciones.

PRE se asegura que las partes interesadas externas son consultadas acerca de sus asuntos relativos a Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, cuando sea apropiado, mediante los comunicados externos enviados.7.3. DISEO Y DESARROLLO (Requisito Excluido. Ver ALCANCE)

7.3.1 PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.3.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.3.3 RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.3.4 REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

7.3.5 VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.3.6 VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.4. COMPRAS

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.1 PROCESO DE COMPRAS

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALPRE, asegura que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados, mediante la ejecucin de actividades de seleccin, evaluacin y seguimiento del proceso SCM. El tipo y el grado de control aplicado al proveedor y al producto adquirido dependen del impacto del producto adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final; esto se puede evidenciar, tanto en la preseleccin realizada a travs de Achilles como en los montos establecidos para la aprobacin de compras.PRE evala y selecciona los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin y de las reas usuarias de los productos o servicios, y establece los criterios para la seleccin, evaluacin y reevaluacin a travs de las solicitudes de ofertas, trminos de referencia que contienen tanto parte tcnica como parte econmica y jurdica de ser necesario. Estos criterios de seleccin y evaluacin se determinan de acuerdo con el tipo de contratacin a desarrollar, predominando sobretodo dos criterios particulares: Criterios tcnicos referentes al tipo de trabajo, servicio o producto a suministrar, y criterios Econmicos, referentes a los valores del trabajo o servicios a ejecutar, o producto a proveer.Los requisitos de compra son diligenciados por los usuarios en el ERP SAP, lo que se denomina Solicitud de Pedido SOLPED en ese formato se especifican los requisitos generales y los requisitos especiales tales como: caractersticas del producto o servicio, el nivel de inspeccin en el momento de su adquisicin, etc. Una vez seleccionado el proveedor el rea de compras genera la Orden de Compra, el cual se constituye en el documento con el cual la organizacin decide realizar la compra o el servicio y permite al proveedor o contratista realizar trmites de pago.

Las reas usuarias en coordinacin con el proceso de compras, mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas. Estas acciones pueden desarrollarse a travs del flujo de trabajo en e-synergy de Solicitud de acciones correctiva o preventiva. Una aceptacin de pago realizada por el rea usuaria, evidencia un cumplimiento por parte del proveedor y contratista y se determinar como una evaluacin positiva dentro del SGI.Para los contratos marco y compras locales de materiales, se da como evaluacin positiva cuando se realiza la aceptacin del servicio y posterior pago de la factura, determinando cumplidos tanto los criterios tcnicos como econmicos. No obstante lo anterior, el campo podr realizar de manera inicial la evaluacin local que requiera conveniente.

Para las compras realizadas a travs de contratos, prestacin de servicios profesionales o trabajos especficos contratados y donde se tengan definidos entregables o entregas parciales, el Administrador del contrato vela por el cumplimiento de los criterios tcnicos y econmicos, y se traduce una evaluacin positiva cuando dicho administrador aprueba el pago de la factura respectiva por los trabajos y servicios prestados. El cumplimiento de los criterios tcnicos y trabajos desarrollados pueden quedar en informes tcnicos, presentaciones, trabajos fsicos realizados, actas de entrega parcial o de finalizacin de contrato.La organizacin tambin realiza seguimiento al desempeo de los proveedores en la medida que se requiera y de acuerdo con la criticidad del servicio y su afectacin a la operacin de los campos, a travs de las actividades de evaluacin que realiza el contratista seleccionado para la Evaluacin de Contratistas, y a travs de las auditoras legales a contratistas. Dichas evaluaciones contemplan la informacin relacionada con aspectos de cumplimientos legal, derecho laboral, reglamento interno de trabajo, exposicin de riesgos, reglamento de higiene y seguridad industrial, pago de parafiscales, cumplimiento salarial y de HSEQ. Dejando como evidencias, reportes de auditoras HSEQ, Tabla de seguimiento de auditoras HSEQ y Lista de chequeo auditoria HSEQ.

7.4.2 INFORMACIN DE LAS COMPRAS

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALPRE describe el producto a comprar, incluyendo cuando sea apropiado:

a)los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipos, mediante los trminos de referencia o las solicitudes de oferta que se envan a los posibles proveedores,b)los requisitos para la calificacin del personal en el caso que se requieran servicios especficos a ser cubiertos por personal del contratista, y

c)los requisitos del sistema de gestin integral determinados a travs del anexo HSEQ.

PRE a travs de su proceso de compras, asegura la adecuacin de los requisitos de compra especificados antes de comunicrselos al proveedor, revisando internamente entre el rea de compras y contratos, y el personal del rea usuaria, las especificaciones de compra.7.4.3 VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALPRE establece e implementa la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados: En cada uno de los campos se realiza una verificacin del producto comprado segn lo sealado tanto en remisiones como en las facturas y lo estipulado a travs de SAP. Cualquier diferencia frente al producto comprado es registrada en dicho sistema.

Para el control no solo de aspectos de calidad, sino tambin temas de carcter ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional, a los contratistas se les hace entrega a travs del proceso de compras, el Anexo para Contratistas, el cual permite establecer los requisitos mnimos a cumplir por los contratistas para alinearse con el SGI de PRE. Cabe notar que la responsabilidad de la verificacin del cumplimiento de estos requisitos contenidos en el Anexo, recae en el Administrador del contrato y cuando este lo requiera, con apoyo del rea de HSEQ. Como parte de este anexo se encuentra la definicin de la interaccin de los administradores de contrato y el anexo HSEQ. El Control especfico de Materiales, pruebas, inspecciones, ensayos no destructivos, revisiones de diseo se realizan a travs del Aseguramiento de calidad definido en los procesos de Proyectos y perforacin. Para actividades especficas como las ejecutadas en el proceso de perforacin, se cuenta con personal interventor, el cual reporta y realiza seguimiento a las actividades HSE que se presentan en las actividades que se ejecutan por parte de los contratistas

Cuando PRE (o quien acte en su representacin), o su cliente quieran llevar a cabo la verificacin en las instalaciones del proveedor, la organizacin establece en la informacin de las compras las disposiciones para la verificacin pretendida y el mtodo para la liberacin del producto.7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALPRE planifica y lleva a cabo la produccin y la prestacin del servicio bajo condiciones controladas, incluyendo cuando sea aplicable:

a) la disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del producto como son los Caractersticas de los productos y la programacin de despachos de Crudo y gasb) la disponibilidad de Instructivos de trabajo a travs de medios fsicos y magnticos como el sistema documental e-SYNERGY; adems de la comunicacin permanente de instrucciones durante las etapas de exploracin, perforacin, produccin, comercializacin y transportec) el uso del equipo apropiado; Facilidades existentes y ampliacin de las mismas para la produccind) la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medicin, segn R-PROD-056 Programacin de calibracin, verificacin y mantenimiento de equipos laboratorio y programas del proceso de Mantenimientoe) la implementacin del seguimiento y de la medicin, en las diferentes etapas, desde la extraccin del producto hasta su transporte y entrega, pasando por la determinacin y cumplimiento de caractersticas del productof) la implementacin de actividades de liberacin, entrega y posteriores a la entrega del producto mediante los procedimientos estipulados en los procesos de la cadena de valor, sobretodo los procesos de Comercializacin y Transporte.7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO (Requisito Excluido. Ver ALCANCE)4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONAL7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD

Cuando sea apropiado, PRE identifica el producto por medios adecuados, a travs de toda la realizacin del producto. La identificacin del producto se determina dado su sitio de localizacin y/o almacenamiento. El control de cantidad y calidad, es responsabilidad de produccin para verificar las condiciones de entrega antes de su liberacin.PRE identifica el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medicin a travs de toda la realizacin del producto. La compaa identifica el estado del producto mediante los anlisis del porcentaje de BSW, API, Azufre relacionados en los Instructivos de trabajo del laboratorio. En caso de que el crudo no cumpla con especificaciones, el producto es tratado hasta obtener las caractersticas definidas en la Ficha de producto.Adicionalmente, se conservan muestras del crudo despachado por periodos determinados por el responsable de laboratorio para atender cualquier reclamo de los clientes durante este lapso, conocido por los clientes como su tiempo lmite para presentar sus reclamos. Para el caso del gas, se cuenta con equipos especializados para la determinacin de caractersticas del producto (contenido de humedad y capacidad calorfica) los cules son informados en lnea tanto para PRE como para quien recibe el producto; las diferencias son tratadas de acuerdo con lo estipulado en los acuerdos, ofertas o contratos definidos entre las partes.

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

PRE cuida los bienes que son propiedad del cliente mientras estn bajo el control de la organizacin o estn siendo utilizados por la misma. De igual manera, identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del producto, aplicando lo estipulado en los contratos u ofertas mercantiles. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algn otro modo se considere inadecuado para su uso, es comunicado al cliente de tal forma que se tomen las medidas especficas para mitigar los posibles daos a que hubo lugar; registros de estas comunicaciones se mantienen en el proceso de comercializacin, con el apoyo de informacin generada por el procesos de Exploracin, produccin o transporte, de acuerdo donde se haya generado el problema con el producto del cliente.Segn la modalidad contractual de PRE y sus socios, establece la posesin sobre el subsuelo asignando una zona de terreno. Esta informacin es registrada y presentada a las autoridades respectivas en los formatos oficiales.

En lo relativo al terreno, se tiene especial cuidado con el manejo de la propiedad de las partes Interesadas, zonas de conservacin, la comunidad y dueos de tierras, para lo cual dentro del proyecto se establecen las acciones a implementar en cada caso. Lo anterior tambin dando cumplimiento a los requisitos de la Licencia Ambiental del proyecto, de las polticas de Responsabilidad Social y los procedimientos Legales-Tierras y con una vigilancia permanente y continua por parte de las entidades gubernamentales ambientales.

Para el caso especfico del producto que se entrega tanto a intermediarios que lo llevan al cliente final; PRE est en contacto directo con dichos intermediarios, de tal forma que se ejecuten los controles necesarios para llevar el producto en condiciones acordadas.

En caso de presentarse inconvenientes con el producto, se realizan las comunicaciones pertinentes teniendo en cuenta las ofertas, contratos o acuerdos sostenidos y se adelantan las actividades de correccin acordadas de tal forma que se garantice la calidad del producto; si existen controversias dentro de la relacin comercial, estas se llevarn a las instancias propuestas dentro de los acuerdos firmados por las partes

7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL4.4.6 CONTROL OPERACIONALPRE preserva la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos.Las condiciones establecidas en las variables crticas del proceso y en los procedimientos e instrucciones para el recibo, almacenamiento y entrega de crudo, gas e insumos, tienen como fin garantizar su preservacin y evitar su deterioro.

PRE cuenta con la infraestructura, personal e instalaciones logsticas necesarias para realizar la preservacin de sus productos: crudo y gas hasta los puntos de entrega acordados con los clientes. De igual manera, se cuenta con actividades de mantenimiento programadas por campo y por equipos, de acuerdo con las necesidades de los mismos.

Se dispone de tanques, lneas y reas debidamente identificados, construidos y mantenidos segn requisitos, para asegurar el almacenamiento de productos, insumos y el producto tratado7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN4.5.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEOPRE ha identificado el seguimiento y la medicin a realizar, as como los equipos de medicin y ensayo necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos del producto y el cumplimiento con parmetros ambientales y ocupacionales.

Se cuenta en los campos con el documento R-PROD-056 Programacin de calibracin, verificacin y mantenimiento de equipos laboratorio y programas del proceso de Mantenimiento que permiten garantizar el cumplimento de requisitos del producto. De igual manera, se contratan externamente, monitoreos ambientales y ocupacionales a cuyos contratistas se les exigen los certificados de verificacin y/o calibracin con el fin de garantizar su adecuacin para la toma de mediciones.PRE establece los instructivos y registros de calibracin y verificacin de equipos para asegurar que el seguimiento y medicin se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medicin (Ver instructivos de INSTRUMENTACIN e instructivos de LABORATORIO en el Listado de documentos y listado de registros), y para asegurar la validez de los resultados.

De acuerdo a la necesidad de asegurar la validez de los resultados, los equipos de medicin de PRE se:

a) calibran o verifican de acuerdo con el tipo de equipos y su uso. Para el caso de los patrones en campo, estos se envan a calibracin anualmente; mientras que los equipos de uso diario se revisan antes de su uso o cuando se perciba por parte del usuario posibles errores en la medicin. Cuando no existen patrones trazables, se registra en el formato de mantenimiento correspondiente, la base utilizada para la calibracin o verificacin,

b) ajustan o reajustan segn sea necesario, de acuerdo a los resultados de la verificacin y/o calibracin. Esta actividad puede ser desarrollada internamente o a travs de terceros, de acuerdo con el tipo de equipo y la competencia del personal,

c) identifican para poder determinar el estado de calibracin, algunos directamente en el equipo y otros a travs del registro del programa de mantenimiento establecido;

d) protegen contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medicin;

e) protegen contra los daos y el deterioro durante la manipulacin, el mantenimiento y el almacenamiento. (Ver instructivos de INSTRUMENTACIN e instructivos de LABORATORIO en el Listado de documentos y listado de registros)Adems, PRE evala y registra la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no est conforme con los requisitos, a travs de los registros estipulados por los Laboratorios e Instrumentacin (Ver registros de INSTRUMENTACIN y de LABORATORIO en el listado de registros). En dado caso que se considere entregado el producto con mediciones errneas dado equipo no conforme y/o que esta actividad de equipos de medicin no conforme sea repetitiva, se deja registro a travs SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, por motivo de producto no conforme; lo anterior con el fin de evidenciar que la organizacin tome las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto afectado.Los registros de los resultados de calibracin y verificacin se mantienen en los procesos en los cuales se utilizan los respectivos equipos.

PRE tambin confirma la capacidad de los programas informticos para satisfacer su aplicacin prevista cuando estos se utilicen en las actividades de seguimiento y medicin de los requisitos especificados a travs de la adquisicin de programas probados y que normalmente se utilizan en la industria, adems de la disponibilidad de actualizaciones a las que haya lugar; actividades desarrolladas directamente por los proveedores de los programas informticos. Lo anterior se realiza entonces antes de iniciar su utilizacin y se confirma de nuevo cuando sea necesario.10. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

4.5 VERIFICACIN4.5 VERIFICACIN8.1 GENERALIDADES

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN4.5.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEOPRE planifica e implementa los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para:

a) demostrar la conformidad del producto de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2.3., y 8.2.4 del presente manual,

b) asegurar la conformidad del sistema de gestin Integral de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2.2 del presente manual, y

c) mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin integral de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.5.2 y 8.5.3.

Los mtodos aplicables para el seguimiento y medicin que se utilizan se basan en toma de muestras, recopilacin de informacin, uso de equipos especficos; teniendo en cuenta normativa estndar para la ejecucin de las mismas (Ver listado de documentos externos); se utilizan adems tcnicas estadsticas sencillas de anlisis, a travs de promedios, tendencias y comparacin entre lmites de aceptacin.8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8.2.1SATISFACCIN DEL CLIENTE

Como una de las medidas del desempeo del sistema de gestin integral, la organizacin realiza el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos mediante las comunicaciones con los clientes y las partes interesadas.8.2.2 AUDITORIA INTERNA AL SIG4.5.5 AUDITORIA INTERNA

4.5.5 AUDITORIA INTERNAPRE lleva a cabo a intervalos planificados (al menos una vez al ao o de acuerdo con el programa de auditoria) auditoras internas para determinar si el sistema de gestin Integral:

a) es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1), con los requisitos de las normas Internacionales ISO 14001:2004, ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 y con los requisitos del sistema de gestin integral establecidos por la organizacin,b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz para cumplir con la poltica integral HSEQ y los objetivos de calidad, ambiental y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, y

Las auditoras internas al SGI, proporciona informacin a la direccin sobre el desempeo del SGI.El programa de auditoras se planifica, establece, implementa y mantiene, con base en el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar, la importancia ambiental de las operaciones implicadas, los resultados de las valoraciones del riesgo de las actividades de la organizacin, as como los resultados de auditoras previas.Dentro de las auditoras, se definen, los criterios de auditoras, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodologa. En PRE se asegura que la seleccin de los auditores y la realizacin de las auditorias aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria; por lo cual, los auditores no auditan su propio trabajo.Se establece el procedimiento documentado P-HSEQ-002 Procedimiento de Auditoras Internas, donde se definen las responsabilidades y requisitos para planificar y realizar las auditoras, y se establecen los registros e informan los resultados.

Los registros de las auditoras y de sus resultados se consideran en el documento R-HSEQ-086 Informe de Auditora; estos se mantienen en el proceso HSEQ.La direccin responsable del rea que est siendo auditada asegura que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin (vase 8.5.2).8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

4.5.2 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL4.5.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO

4.5.2 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROSPRE aplica mtodos apropiados para el seguimiento, y cuando es aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin Integral, a travs de los objetivos propuestos en cada una de las reas, los cuales est compuestos por indicadores que permiten su medicin. Una recopilacin de la medicin y seguimiento de los procesos se da a travs de la informacin recopilada por la Gerencia de presupuesto, planificacin y gestin en el documento BSC (Balanced Score Card Cuadro de Mando Integral). El seguimiento se tiene previsto mensualmente y de acuerdo con la periodicidad de revisin definida para los objetivos. Estos mtodos demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas mediante la aplicacin del flujo en e-synergy SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS / Seguimiento de Auditoras / Seguimeinto de Acciones correctivas y preventivas. PRE establece, implementa y mantiene procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeo del SGI y las caractersticas fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente; dentro de los cuales se tienen, Procedimiento de Inspecciones (que incluye inspecciones gerenciales, preoperacionales e inspecciones planeadas), Procedimiento deidentificacin de aspectos y evaluacin de impactos ambientales, Procedimiento de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles; realizacin de muestreos y monitoreos ambientales, ruido, iluminacin y exmenes ocupacionales. Los procedimientos incluyen la documentacin de la informacin para hacer el seguimiento del desempeo, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales. Estos procedimientos tambin prevn:a) Medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organizacin.

b) Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la organizacin.

c) Seguimiento a la eficacia de los controles en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

d) Medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales de gestin de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional como son, cumplimiento de las horas de capacitacin programadas, indicadores de gestin, logro de objetivos, cumplimiento de presupuesto, seguimiento a los programas de gestin de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y seguimiento a los resultados de las inspecciones.

e) Medidas reactivas de desempeo para seguimiento de enfermedades incidentes (accidentes y casi-accidentes) y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional tales como Tratamiento de primeros auxilios, ndice de morbilidad, ndice de frecuencia, ndice de severidad, ndice de lesiones incapacitantes, costos de incidentes, costos de ausentismo por ATEP.

f) Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para facilitar el anlisis posterior de las acciones correctivas y preventivasEn coherencia con su compromiso de cumplimento legal, PRE establece, implementa y mantiene el documento P-HSEQ-007 Procedimiento de identificacin, acceso y evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos, para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba. La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas en la R-HSEQ-005 Matriz de identificacin y evaluacin derequisitos legales y otros requisitos.PRE se asegura de establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de los equipos de seguimiento y medicin que se utilicen para medir el desempeo del SGI, adems, que dichos equipos se calibran y/o verifican y se conservan estos registros. (Ver numeral 6.3 y 7.6 de este manual)8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

4.5.2 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL4.5.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO

4.5.2 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROSPRE, hace el seguimiento y medicin de las caractersticas del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo mediante los procedimientos y registros de laboratorio de campo (Ver listados de documentos y listados de registros de laboratorios de campo). Esto se realiza en las etapas apropiadas del proceso de realizacin del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas (vase 7.1). Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptacin, para esto, diariamente se realiza la fiscalizacin de la produccin la cual consiste en la liquidacin diaria del volumen de crudo producido. Para el caso de gas, se realiza diariamente la liquidacin de producto a travs del monitoreo de variables de facilidades; internamente se realiza medicin de nivel en los tanques, se determina el % de BS&W y el volumen neto de crudo a condiciones estndar.La liberacin del producto y la prestacin del servicio no se llevan a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas (vase 7.1), a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente. (Ver instructivos y registros de Produccin para entrega de producto).8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

4.5.3 NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA