I. PENDAHULUAN Puji syukur sebesar-besarnya atas karunia Tuhan
Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kita jiwa dan raga serta
semangat hingga detik ini, sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang diberikan
kepada kami selama satu tahun kepengurusan KPMK-Bdg ini. Aktivitas
sekretaris dalam suatu organisasi merupakan pera yang bisa
dikatakan menentukan, selain dari itu juga merupakan sentral utama
dalam mengembangkan suatu organisasi. Layaknya sekretaris
ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan dalam
gerak langkah yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan
administrasi, mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan
proses penataannya, baik tentang ketertibannya, penyimpanan
dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan sebagainya, maka
diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan
keadministrasian yang lebih baik. Dengan ini kami selaku sekretaris
umum KPMK-Bdg atas segala kekurangan dan kelebihan yang ada perlu
kiranya digunakan sebagai pelajaran bersama, oleh karena itu sekali
lagi kami mengharapkan pada kepengurusan yang terpilih pada
Mubes(musyawarah besar) nantinya bisa memberikan ide-ide dan bisa
memberikan warna baru kepada pola pengembangan organisasi bisa
lebih tertib, inovatif, kreatif dan sesuai dengan aturan
keadministrasian dalam organisasi ini.
11
II. TANGGUNG JAWAB Kiprah sekretaris umum dalam suatu
organisasisi merupakan peran yang bisa dikatakan cukup menentukan,
selain itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan suatu
organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa
dijadikan sebagai acuan dalam merencanakan kegiatan yang akan
dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi, mungkin selama
ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang
ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip
penting dan sebagainya, maka diharap kepemimpinan berikutnya bisa
memberikan tatanan keadministrasian yang lebih baik. III. JOB DESK
a. Mengatur surat masuk dan keluar b. Menjalankan fungsi
administratif, kearsipan dan management proposal c. Menjadi notulen
setiap rapat pengurus
IV. PROGRAM KERJA Berikut beberapa kegiatan atau agenda program
kerja Sekretaris Umum selama satu tahun kepengurusan :NO 1. 2. 3.
4. PROGRAM KERJA Administrasi organisasi Notulensi Rapat Pendataan
inventaris KPMK Pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor) PELAKSANAAN
Terlaksana Terlaksana Terlaksana Terlaksana
4.1 Administrasi Organisasi Perjalanan administrasi
kesekretariatan yang terdiri dari surat keluar dan masuk. 4.1.1
Surat Keluar Surat pertama bernomor 12 perihal Struktur Dewan
Pengurus Organisasi, meneruskan no surat dari kepengurusan
sebelumnya. Surat terakhir bernomor 46 (Terlampir) 4.1.2 Surat
Masuk Surat masuk berjumlah 13 buah (Terlampir)
12
4.2 Notulensi RapatNO 1 TANGGAL 7 Desember 2010 PESERTA 30 orang
AGENDA Open Recruitment & Pembahasan Proposal Penyusunan
Program Kerja Pembahasan Proposal Kinerja Departemen Perkembanga n
Setiap Dept. dan Hearing Agenda Makrab Persiapan untuk Proker
Selanjutnya Pembahasan LPJ Keseluruhan HASIL Pembagian ranah kerja
kegiatan tiap departemen.
2 3 4 5
17 Desember 2010 30 Desember 2010 8 Maret 2011 22 April 2011
17 orang 10 orang 9 orang 40 orang
Program kerja tiap Departemen disusun dan diterima oleh ketua
umum Pematangan hasil program kerja dan siap disusun dalam proposal
tahunan Etika kerja departemen perlu dibenahi. Sebagian proker
sudah terlaksana.
6
13 Juli 2011
14 orang
Fokus kepada proker halal bi halal
7
29 Oktober 2011
7 orang
Format LPJ Deadline LPJ 18 November 2011
4.3 InventarisNO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
20 21 SPESIFIKASI Nama Kursi Bambu Sofa Coklat Sofa Hitam Meja Kaca
Foto Bupati Foto Wakil Bupati Foto Garuda Kaligrafi Foto Piala
Plakat Meja besar Telephone Jembe Tambur Kompang Darbuka Lemari
Meja TV TV MiniCombo KEADAAN B KB RB JUMLAH 1 1 1 1 1 1 1 4 15 32
16 1 1 2 1 12 1 1 1 1 113
KETERANGAN
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Mic Megaphone Meja Pimpong Mesin Air Tiang Bendera Luar Tiang
Bendera Dalam Bendera Bola Futsal CPU Monitor Keyboard Printer Meja
Komputer HardDisc External Alat Tulis Kantor White Board
1 1 1 2 3 3 6 3 1 1 1 1 1 1 1set 1
Keterangan: B : Baik KB : Kurang Baik RB : Rusak Berat
V. HAMBATAN Dari surat keluar yang tercantum, terlihat bahwa ada
beberapa surat yang tidak ada. Ini di karenakan kurangnya
koordinasi antara sekretaris umum dan sekretaris kegiatan
(sekretaris pada setiap acara) sehingga pengumpulan administrasi
tidak lengkap. VI. REKOMENDASI Untuk kepengurusan mendatang,
pelaksanaan rapat rutin Dewan Pengurus Organisasi harap tetap
dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar Dewan
Pengurus Organisasi itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi
semua permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan
musyawarah. Koordinasi dengan Sekretaris Departemen harus
ditingkatkan agar administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain
itu juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi
rapat, baik oleh Sekretaris Umum sendiri maupun masing-masing
Departemen sehingga informasi dalam pengarsipan tersebut dapat
dijadikan pedoman dalam kepengurusan mendatang. Dalam suatu
kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan
karena tugas menjalankan program kerja semata, jadi sepatutnya
mulai dari awal kepengurusan yang mendatang diterapkan hal-hal
tersebut.
14
VII. PENUTUP Demikian laporan pertanggungjawaban saya selaku
Sekretaris Umum dalam satu periode kepengurusan ini. Sebagai
seorang manusia biasa, saya merasa sangat jauh dari kesempurnaan
dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab yang dimandatkan
anggota kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama dengan
apa yang terjadi pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses
saya dalam belajar. Semoga Sekretaris Umum yang akan datang, dapat
menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya dan tetap diberi
kekuatan.
Bandung, 19 November 2011
SEKRETARIS UMUM KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KARIMUN - BANDUNG
2010-2011
Agustini Zhang
15
