Sorø Kommune

Spor 3 Lokal organisatorisk indvirkning af digitalisering

Sorø Kommunes Rejse

Kommunernes KOMBIT dag 6. juni 2013v/Bodil Thomsen, Borgerservice, IT & Digitaliseringschef, Sorø Kommune

Sorø Kommune

Dagsorden

• Sorø Kommunes rejse Hvad startede den? Hvordan har vi gjort? Hvilke udfordringer har vi mødt på rejsen?

• Digitalisering i Sorø Kommune juni 2013 Organisering Porteføljestyring

• Hvad har vi lært på vores rejse

• Hvor tager rejsen os hen? Udfordringer i sigte Rejseplanen Hvad er målene

Sorø Kommune

Vores rejseHvad startede rejsen?

Sorø Kommune

Kommunesammenlægning

Sorø, Dianalund, Stenlille bliver til den nye Sorø Kommune

Sammenlægning af 3 kommuners it-drift

Beslutning om central økonomi (Byrådscenter + IT-driftscenter)

Beslutning om central kontraktstyring (Byrådscenter + IT-driftscenter)

Udarbejdelse af den nye Sorø Kommunes digitaliseringsstrategi

Sorø Kommune

Hvilke udfordringer var der i denne centrale organisations-model?

• Alle initiativer i organisationen skulle godkendes i direktionen

• Generelt manglede der støtte fra den centrale enhed omkring lokale initiativer – både m.h.t. penge og digitalfaglige ressourcer

• 1 konsekvens: Den digitale udvikling i kommunen gik langsomt

• 2 konsekvens: I enkelte enheder blev arbejdet med finansiering via lokale Business Cases motiveretkraftigt….

Sorø Kommune

Vores rejseHvad har vi gjort?

Sorø Kommune

Ny kommunaldirektør – nye boller på suppen….

• Ny kommunaldirektør pr. 1. juni 2009

• Etablering af digitaliseringsstyregruppe pr. 1. januar 2010 Kommunaldirektør Byrådscenterchef (digitalisering og it-drift) Borgerservicechef 2 yderligere centerchefer 1 digitaliseringskonsulent som tovholder

• Ansvar for strategi ligger i direktionen – daglig understøttelse af realisering samt div. prioriteringer ligger i digitaliserings-styregruppen

• Udarbejdelse af årshjul - tanken var bl.a. at udarbejde årlig digitaliseringshandleplan til godkendelse i direktions-/chefgruppen

Sorø Kommune

Nye strategier (med mere kød på) ….

• Juni 2010: Godkendelse af it-strategi (2010 – 2014)

• Juni 2010: Godkendelse af skole-it-strategi (2010-2014)

• November 2011: Godkendelse af strategi for velfærdsteknologi og digitalisering (2011-2016)

• Visionen:

Sorø Kommune

Digital ledelsesforløb 2010

• Forløb: Workshop i direktion + chefgruppe

Workshop I i grupperinger på tværs aforganisationen

• Hvad er god digital ledelse?• Værktøjer og metoder

Hjemmeopgave (udarbejde lokal digitaliseringsplan)

Workshop 2 i grupperinger på tværs af organisationen• Hvad betyder den udarbejdede plan for mig som leder?• Hvordan kan den realiseres?

Evaluering i direktion + chefgruppe

Sorø Kommune

Hvilke udfordringer var der i modellen med digitaliseringsstyregeruppen?

• Kompliceret årshjul for involvering af alle centre i udarbejdelse af samlet handleplan (mange forskellige mødefora)

• Digitaliseringsstyregruppen ”lever sit eget liv”. Ikke tæt nok kobling til resten af chefgruppen = manglende indflydelse/ansvarsfraskrivelse

• Meget lidt kontakt til hele det decentrale niveau (institutioner)

• Generel permanent italesættelse af, at hele problemet er, at ”der mangler penge”

Sorø Kommune

Flere nye boller på suppen……

• Generel ændret ledelsesstruktur i Sorø Kommune:

1. oktober 2010 sammenlægges Borgerservice med digitalisering og IT

Chefniveauet er reduceret løbende

Pr. 1. januar 2012 er direktionen reduceret til 2: Kommunaldirektør og vicedirektør. Chefgruppen er reduceret til 9 (1/1-14 til 8)

Konsekvens:Det strategiske rum flyttes ind i møder benævnt direktions-/chefmøder, som afholdes hver 14. dag Derfor nedlægges digitaliseringsstyregruppen

Sorø Kommune

Digitalisering i Sorø KommuneOrganisering pr. juni 2013

Sorø Kommune

Organisering af it- og digitalisering i Sorø Kommune pr. juni 2013

Arbejdet med it- og digitalisering er forankret i centret Borgerservice & IT

Sorø Kommune

Organisering af it- og digitalisering i Sorø Kommune pr. juni 2013

• Direktions-/chefgruppen tager strategiske beslutninger omkring it- og digitalisering Borgerservice & IT fremlægger samlet oplæg til portefølje

på it- og digitaliseringsområdet for eks. 2013 ultimo 2012 Der gennemføres dialogmøder med organisationen i løbet af

januar/februar måned Portefølje kvalificeres, revideres, og økonomi indarbejdes i

næste års budget

Direktions-/chefgruppen uddelegerer i høj grad Mange projekter gennemføres med alene en projektejer

(læs mig) – men der er altid en projektejer og en projektleder

Flere større projekter gennemføres med en styregruppe bestående af 2 chefler (læs en linjechef og mig)

Få projekter med særligt fokus har hele dir-/chefgruppen som styregruppe

Sorø Kommune

Arbejdet i hverdagen

• Team digitalisering: P.t. svarende til 6 udviklingsressourcer, 3 driftsressourcer (1 er løntilskud)

• Anvender delvis finansiering via BC

• 3 medarbejdere er udstationerede p.t. (skole-it, GIS, OPUS)

• Tæt samarbejde med Driftscenter it og Borgerservicecentret for understøttelse af udvikling på tværs af hele vores organisation

• Udbud – forsøg på at styre vores kontrakter og leverandører på tværs

Sorø Kommune

Porteføljestyring – hvad menes med det i Sorø….?

• Reelt har vi faktisk ikke engang en godkendt projektmodel i Sorø Kommune (men det får vi!)

• Porteføljestyring anvendes alene på it- og digitaliseringsområdet ud fra en eksperimenterende tilgang .

Sorø Kommune

Opdeling i programmer – eksempel 1

• 1: Sorø på nettet (Alt hvad vi gør ud mod borgerne samt intranettet). P.t. samlet i 10 projekter

Programbeskrivelse (lokalt initiativ) Ny website soroe.dk (lokalt initiativ) Facebook som fuld kanal (lokalt initiativ) Nyt intranet (lokalt initiativ) Netorganisation (lokalt initiativ) Effektiv digital selvbetjening (EDS) bølge 2 EDS bølge 3 EDS bølge 4 Boligportalen (lokalt initiativ) Pårørendeintra (lokalt initiativ)

Sorø Kommune

Opdeling i programmer – eksempel 2

• 3: IT Paradigmeskifte (hele vores systemportefølje). P.t. samlet i 14 projekter

Programbeskrivelse inkl. ansættelse af programleder og controller sammen med Ringsted (lokalt initiativ)

IT-system-arkitektur – strategi m.v. (lokalt initiativ) DUBU KY (nyt kontanthjælpssystem i stedet for KMD AKTIV) Løntilskud og fleksjob (ny løsning i 3 delelementer) Sygedagpenge (ny løsning i stedet for eksist. KMD-løsning) SAPA (ny løsning til erstatning af KMD SAG) FLIS Diverse arkitekturløsninger m.v. (serviceplatform m.m.m.)

Sorø Kommune

Formår vi så også at stoppe projekter…..?

• Ja - til dels – men det kan gøre ondt. I hvert fald hvis gevinsten er taget og pengene er brugt!

• I andre tilfælde nej – men det skyldes, at vi ikke har alternativer

• Og – generelt er vi meget vedholdende……

• MEN – det er en disciplin, vi kommer til at øve os i!

Sorø Kommune

Hvor er vi i Sorø Kommunes organisatoriske og ledelsesmæssige udvikling ved stigende grad af digitalisering

Sorø Kommune

Vores rejseHvad har vi lært?

Sorø Kommune

Hvad har vi lært?

• Det er en kunst at få alle med på tværs af organisationen – svært at skabe ejerskab, da digitalisering er kompliceret stof

• Forandringen starter hos én selv – også i direktionen

• Ikke alle ledere ønsker ændringer – det gør nogle medarbejder, hvis det er til det bedre! – Men ikke alle!

• Ejerskabet for processen og styringen skal tages i direktionen (chefer ønsker heller ikke ændringer )

• Vi skal ”tage ledelsen” over vores it-portefølje

• Det er kulturarbejde – der skal processes – det tager tid…

Sorø Kommune

Hvor tager rejsen os hen?Udfordringer i sigte

Sorø Kommune

”Den brændende platform”

Sorø Kommune

Hvor tager rejsen os hen?Rejseplanen

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” - ledelsen• Vi arbejder med ledelsen på flere niveauer

Beskrivelse af JBTA-profiler på samtlige ledere på tværs af organisationen

Fællesskabsledelsesprojekt på tværs af organisationen – hvor der arbejdes i netværskgrupper på tværs med samtidig gennemførelse af 2 moduler fra diplomuddannelse i ledelse

Direktions-/chefgruppes særlige rolle og fokus

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” - Fælles historiefortælling fra direktion-/chefgruppen

Strategisk Opgaveflytning

Strategisk Opgaveflytning

Løbende opgaveflytning jfr. national dagsorden

Løbende opgaveflytning

jfr. national dagsorden

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – med-arbejderne

• Emne i én af fællesskabsledelses-netværksgrupperne:”Det digitale mind-set blandt ledere og medarbejdere”

Nulpunktsmåling efterår 2013 Indhente erfaringer fra omverdenen (banker,

ejendomsmæglere mv) Ambitiøs plan på tværs af hele Sorø Kommunes organisation

• Nytteværdismetoden (alle andre steder hedder det gevinstrealisering)

Der eksperimenteres med en konkret metode som involverer gruppeledere og samarbejdsudvalg (ambassadører) i programmet ”Sorø på nettet”

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – kompetencer og ressourcer

• Ekstra kompetence-/ressourcebehov indarbejdes i BC Bruge vores læringer fra 2 tidligere succesfulde projekter:

1. Virkeligt projektejerskab 2. Kør projekterne professionelt 3. Skab ejerskab helt ud i krogene4. Tænk markedsføring ind i projektet – ud/ind/op/ned5. Business Case som motivation6. Samarbejde på tværs er en løftestang

• Maj 2013: Samarbejdsaftale mellem Ringsted og Sorø Kommuner vedr. specifikke indsatser omkring indkøb, it og digitalisering Specifik aftale omkr. ”IT-paradigmeskiftet”

• Ansættelse af fælles programleder i 2 ½ år• Ansættelse af fælles controller i 2 ½ år

Specifik aftale omkring digitalisering i øvrigt

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – ressourcer i øvrigt

• Konstant og vedholdende dialog med KOMBIT og KL, så vi kan få tilstrækkelige informationer inden budgetlægning for sikring af midler til den nødvendige implementering

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – overblikket og styringen

• Godkendelse og implementering af projektmodel efterår 2013 (optimalt den samme og sammen med Ringsted)

• Etablering af porteføljestyring på tværs af Sorø Kommunes organisation 2014

• Udarbejdelse af strategi for Sorø Kommunes it-arkitektur, som sikrer maks. anvendelse af fællesoffentlige tilbud, forenkling og sammenhæng i øvrige løsninger samt standardisering = billigere, bedre og fremtidssikrede løsninger på tværs af Sorø og Ringsted Kommuners organisationer

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – leverandørstyring/ kontraktstyring

• Vi skal overtage ledelsen

• Midlertidig bistand fra programleder og controller for etablering af fremtidig nødvendig organisation for leverandør/kontraktstyring, hvor det er os, der bestemmer

• Ringsted-samarbejdet omkr. både digitalisering og indkøb – hvor langt når vi der?

Sorø Kommune

”Sorø Kommunes rejseplan” – resten….

• KMD

• Markedet

• Monopolbruddet

Vi tror på KOMBIT kan håndtere disse udfordringer - med støtte fra os.

Sorø Kommune

Hvor tager rejsen os hen?Hvad er målene?

Digitalisering – både

fuldautomatiske løsninger og ”bag ved glaspladen”

Vi tager ledelsen i leveran-dørstyring

Enkle

løsninger og

bruger-

involvering

Vi integrerer data og viser for

borger (læge, bank, skat mv.)

Data flyder frit

Privat og

offentlig

bygger bro

Fokus er flyttet hos

medarbejderne – digitalt mind-

set

Fra silo til helhed

Attraktiv

arbejds-

plads

Samarbejde på tværs af

offentlige enheder

Lovgiv-ningen spiller med

Fælles

strategier

FRA SERVICE TIL SAMARBEJDE

BORGERENS BEHOV I CENTRUM

Sorø Kommune

Kontaktoplysninger

Bodil ThomsenBorgerservice, IT & DigitaliseringschefSorø Kommuneboth@soroe.dk