Logistics Software Solutions

Guía Para:

Magaya SoftwareManual de Contabilidad

Facturación

Pagos

Procesos Bancarios

Estado Financiero

y más

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Manual de Contablidad para Productos de Magaya

Índice

1. Cómo utilizar este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Cómo está Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Dónde Encontrar Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Sistema Contable Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Introducción a la Carpeta de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3. Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Usando el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Introduciendo Saldos de Apertura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4. Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Como Agregar a la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Acciones en la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5. Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Introducción a Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Agregar Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

6. Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Introducción a Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Crear Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Acciones para Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Reintegros de Cobro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Acciones para Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Depositando Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Acciones para Depósitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Cheque de Reembolso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

7. Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Introducción a Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Crear Facturas de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Acciones para Facturas de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Reintegro de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Pago de Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

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Pagar a Múltiples Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Reembolso de Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

8. Banca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Introducción a la Banca en el Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Escribir Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Acciones para Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Haciendo Depósitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Reconciliación Bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

9. Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Introducción a los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Visualización y Trabajo con los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Personalizar Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Reportes Financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Reportes de Pérdidas y Ganancias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Hoja de Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Estado de Flujo de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Reportes de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Reportes de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Resumen de Reportes de Utilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Reportes de Rentabilidad por Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Reporte de Ganancias por Vendedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Reporte de Ganancias por Agente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Otros Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Reportes de Múltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

10. Funciones Avanzadas de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Impuestos de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Aprobar/Disputar Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Pasos: Crear una Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Ajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Múltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Menú de Configuración de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Relación entre Contabilidad y Operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Procesando Descuentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Manejando Cheques Rechazados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Procesar Pago por Transferencia Electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Depósitos de Caja Chica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Índice alfabético

1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUALINTRODUCCIÓN

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1. Cómo utilizar este manual

Introducción

Bienvenidos al Manual del Software Contable de Magaya.

Este manual está diseñado para enseñarle como realizar los procedimientos de contabilidad en Magaya software y responder preguntas comunes como por ejemplo "¿Cómo creo una Factura de Cobro?" y "¿Cómo agrego una cuenta a la Lista de Cuentas?".

Magaya software está diseñado para proveedores de servicios logísticos, agentes expedidores de fletes, N.V.O.C.C. , consolidadores, agentes de transporte, agentes de mensajería, proveedores de almacén y otros en la industria logística. El software de Magaya contiene un sistema contable completo que integra las funciones contables con las demás funciones operativas en el software.

Cómo está Organizado este Manual

Este manual está diseñado orientado a las tareas. Usted puede saltar a cualquier tópico y obtener instrucciones paso a paso para todas las tareas contables ejecut-ables en el software Magaya. También puede hacer clic en cualquier palabra en el índice para ir a ese tema. Este manual está organizado en los siguientes temas:

• Una visión general del sistema de contabilidad y asistente de contabilidad (se recomienda comenzar con el Asistente de Contabilidad para config-urar la información contable de su empresa tales como el año fiscal, la moneda del país, y otros)

• Cómo usar la Lista de Cuentas

• Cómo utilizar los Productos y Servicios

• Cuentas por Cobrar, incluyendo el trabajo con las facturas, notas de crédito, recepción de pagos, y cómo crear un informe de las facturas pend-ientes y el envejecimiento de CxC

• Cuentas por Pagar, incluyendo la creación y el pago de facturas, créditos y reembolsos a factura de proveedor, y cómo crear un informe de facturas sin pagar y el envejecimiento de CxP

1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUALDÓNDE ENCONTRAR AYUDA

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• Como ejecutar operaciones bancarias tales como escribir cheques en el software Magaya, como hacer boletas de depósito, y como conciliar la cuenta bancaria

• Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganan-cias y Pérdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Compro-bación, detalles de transacciones, y más

• Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haci-endo ajustes en las divisiones de su compañía y numeración de docu-mentos en el software Magaya, creación de Entradas de Diario, trabajando con múltiples monedas, y más.

Funciones de contabilidad que puede personalizar para su empresa como el establecimiento de las tarifas de transporte, tarifas y contratos, cargos por la automatización y más se pueden encontrar en el Manual de Personalización de Magaya Software, disponible en www.magaya.com.

Dónde Encontrar Ayuda

Si tiene consultas o necesita asistencia, puede contactar a Magaya Corporation:

Teléfono: (786) 845-9150

Email: [email protected]

Manuales de usuario de software Magaya, tutoriales en vídeo, y consejos prác-ticos están disponibles para ver o descargar desde el sitio web de Magaya: www.magaya.com. Consejos adicionales puede encontrarlos en los cuadros de diálogo y las pantallas del Magaya Explorer. Para deshabilitar los consejos, vaya a la Carpeta de Mantenimiento > Configuración > General.

El uso del software Magaya y su documentación, se rigen por los términos esta-blecidos en su licencia.

Copyright © 2011 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados.

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYAINTRODUCCIÓN

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2. Sistema Contable Magaya

Introducción

Todos los productos Magaya incluyen un completo sistema contable que está integrado con las características operativas presentes en la aplicación. Por ejemplo, cuando agrega cargos a un Recibo de Almacén o Embarque, el sistema Magaya transfiere toda la información para que pueda crear las facturas, recibos y otras transacciones contables fácilmente.

El siguiente diagrama ilustra el proceso contable y los reportes financieros incluidos en el sistema Magaya:

El sistema contable también incluye reportes financieros como por ejemplo la hoja de balance y el reporte de pérdidas y ganancias que usted puede crear en el Magaya Explorer.

Hay un Asistente Contable que puede usar la primera vez que instala el soft-ware de Magaya. Este le ayudará a preparar el balance inicial de todas las cuentas a la fecha en que comienza a usar el sistema Magaya. Ver el capítulo 3 "Asistente Contable" en este manual para más detalles.

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYAINTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD

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Introducción a la Carpeta de Contabilidad

En la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer hay una lista de funciones que le permiten ejecutar transacciones contables comunes como por ejemplo crear facturas, recibos, pagos, depósitos y cheques y digitar tasas:

La siguiente es una breve descripción de las características de la carpeta de Cont-abilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elManual de Contabil-idad del Software Magaya):

• Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde digita la definición de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas específicas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo “Documentación” para los diferentes artículos, como diferentes tipos de documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Aérea, Carta de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno.

• Productos y Servicios: Éste muestra los códigos para los servicios que usted provee, como por ejemplo flete marítimo y el nombre de la cuenta a la que está asociado. Usted usará estos productos al crear y trabajar con transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP).

• Tarifas: La carpeta de Tarifas contiene los siguientes tipos de tarifas:

– Tarifas Estándar de Cliente: Estas son las tarifas de venta de servicios de carga que se aplican a todos los clientes.


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– Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes mediante el asistente aquí disponible.

– Tarifas de Transportista: Estas son las tarifas de compra de servicios de carga organizadas por compañía (de transporte).

– Contratos de Clientes: Esta se ocupa de las tarifas de cliente que se utilizan para el cálculo de sus precios de venta.

– Contratos de Transportista: Esta se ocupa de sus tarifas de compra. introduzca la tarifa que su transportista le da.

Para detalles sobre el uso de las tarifas, vea el Manual de Personalización del Software Magaya.

• Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transac-ciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de trans-acciones de CxC:

– Añadir Factura de Cobro: esto es para las facturas normales

– Añadir Reintegro de Cobro: es para un reembolso. Lo envía a un cliente si se le sobre facturó. También se utiliza para los agentes a los que usted debe dinero; el reintegro de cobro se genera automática-mente durante la liquidación.

• Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las transac-ciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transac-ciones de CxP:

– Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas, como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas para estos, es opcional).

– Añadir Crédito sobre Factura de Pago: si usted le pagó en exceso a un proveedor (o le sobre facturaron), entonces puede hacer un registro de los créditos que le dan. Si usted les debe un saldo, es posible deducirlo de ese saldo. Al escribir el cheque, el software Magaya restará el crédito. Si le envían un cheque de reembolso, se puede crear un pago que será un Reembolso de Proveedor.

• Pagos Recibidos (y la Lista de Pagos Recibidos): Al recibir los pagos de los clientes, los pagos serán listados aquí. Se puede crear un pago de cliente o un reembolso de proveedor aquí, seleccionándolo en la flecha desplegable del botón “Agregar”. Tipos de pagos que usted puede hacer:

– Pago de Cliente: Se utiliza para registrar lo que un cliente paga

– Reembolso de Proveedor: Se utiliza cuando un proveedor le envía dinero (reembolso, tal vez le cobraron en exceso)


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• Depósitos (y la lista de Depósitos): Este registra sus depósitos al banco. Los tipos de depósitos son:

– Depositar Pagos: para depositar un pago que ha recibido de un cliente

– Depósito Directo: para depositar dinero de cualquier otra fuente, como un préstamo

• Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede crear:

– Pagar Facturas (Cheque): para pagar facturas ordinarias

– Cheque: para pagar los artículos de los que usted no tiene facturas, como alquiler, salarios, etc

– Cheque de reembolso: un cheque que se crea para dar a su cliente un reembolso

– Pagar Impuestos por Ventas: un cheque para pagar impuestos de ventas que colecta de las cuentas por cobrar (CxC).

Estos temas se explican en el Manual Contable Magaya. Para encontrar cualquier tema rápidamente, vaya al índice y haga clic en la palabra indexada.

En cualquier lista, puede hacer clic en una entidad o transacción para tener acceso a un menú desplegable de opciones. El mismo menú está disponible en el botón Acciones de cada lista. Usted también puede ver transacciones abiertas para cualquier cliente, proveedor, etc. haciendo clic en el nombre de la entidad en la carpeta de Mantenimiento.

3. ASISTENTE DE CONTABILIDADUSANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

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3. Asistente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad está diseñado para ayudarle a introducir la infor-mación contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fácil de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la fecha en que empieza a usar el sistema Magaya.

La configuración de esta información se hace generalmente cuando el software Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va a trabajar en más de una moneda que seleccione la moneda nacional para que coincida con la moneda de su país en el Asistente de Inicio; la moneda de su país afectará las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.

El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su:

• Lista de Cuentas (también llamado el libro mayor)

• Productos y Servicios

• Balances de apertura de sus clientes y proveedores

Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrás en las pantallas para cambiar la información. Cuando termine con el asistente, toda la información se guarda en el sistema Magaya.

Configuración adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se puede hacer en el menú Mantenimiento > Configuración. Véase el capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya.

Usando el Asistente de Contabilidad

Siga las instrucciones de abajo para usar el Asistente de Contabilidad


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TASK

1. Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. La pantalla de bienvenida se abre:

2. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente.

3. Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal. Esto es necesario para calcular las ganancias del año. El sistema utilizará este mes para cerrar automáticamente el año.

4. En la página de la Lista de Cuentas, agregue o edite cuentas según requiera. (El software provee una lista de cuentas por defecto. Se reco-mienda que esta información se introduzca en el asistente para que pueda usar las funciones contables del software Magaya.) También introduzca los balances iniciales para las cuentas que necesita tales como caja chica y banco. La siguiente es la pantalla del asistente para la Lista de Cuentas: • El balance de apertura es utilizado por el sistema para crear una entrada

de diario que carga esa cuenta por el balance y debita el saldo inicial de la cuenta patrimonial.

• Más detalles acerca de la Lista de Cuentas pueden hallarse en el tema “Lista de Cuentas”.

5. En la pantalla de Productos y Servicios, agregue o edite Productos y Servicios según requiera. (Este software provee una lista por defecto de productos y servicios. Haga clic en el botón Agregar para añadir un nuevo producto o servicio. Haga clic en un articulo o servicio existente


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y luego clic en en el botón Editar para hacer cambios.) La siguiente es la pantalla del asistente de Productos y Servicios: • Para más detalles sobre los productos y servicios, consulte el tema

"Productos y Servicios".

6. Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla: ingresar los saldos iniciales de los agentes de transporte. En el sistema Magaya, los agentes de transporte se consideran “clientes”. Agregar o editar balances de apertura haciendo clic en el botón de Agregar o Editar para: • Clientes (esto incluye agentes de transportes). Al entrar en el balance

de apertura para un cliente, el sistema creará automáticamente una factura para el cliente por esa cantidad que se destinará a CxC, y la partida se asignará a los Productos y Servicios como ingreso al saldo


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inicial. La imagen muestra los agentes de tránsito, la pantalla de Clientes funciona de la misma manera.

• Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los prov-eedores de almacenaje). El sistema crea automáticamente una factura y la envía a las CxP, y la línea en la factura usará el saldo inicial como gasto.

Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma manera.

7. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. Su información


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será guardada.

AFTER COMPLETING THIS TASK:

Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se puede modificar y completar la información introducida en cualquier momento abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad.


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INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA

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Introduciendo Saldos de Apertura

Para introducir saldos de apertura en su software Magaya siga estos pasos.

Este procedimiento se recomienda después de usar el Asistente de Contabilidad para establecer los detalles de su contabilidad.

Antes de comenzar los pasos de abajo, tenga a mano un balance de compro-bación que liste todas los estados de resultados de su sistema anterior, para que pueda introducir los datos de él en su sistema Magaya. Es posible que ya tenga el reporte se utilizó para introducir datos en el Asistente de Contabilidad; se puede utilizar el mismo informe para este procedimiento.

1) Crear un Balance de Comprobación en sus sistema Magaya:

• Vaya a la carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

• Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes > Balance de Comprobación

• Busque los saldos de apertura de ingresos y gastos

Este balance de comprobación muestra todos los datos introducidos en el Asistente de Contabilidad.


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2) Crear un Asiento de Diario en su sistema Magaya:

• Vaya a la Carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

• Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Asientos de Diario Generales.

• Haga clic en el botón de Agregar para abrir un cuadro de diálogo de asiento de diario.

3) Agregue los siguientes artículos en el cuadro de diálogo del asiento de diario:

• Haga clic en el botón de Agregar para activar la línea en la tabla de detalle.

• En la columna de Nombre de Cuenta, seleccione Saldo de Apertura de Ingresos.

Si hay un Débito en el Balance de Comprobación, entonces intro-duzca el monto en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso.

• Haga clic en el botón de Agregar, y en la columna Nombre de la Cuenta, seleccione el Saldo de Apertura de Gastos. Si había un monto como Débito para este gasto en su balance de comprobación,


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introduzca la cantidad en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso.

4) Escribe el nombre de sus otras cuentas en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario. Por ejemplo, introduzca el débito y el crédito para los ingresos de carga aérea y costo.

Siga introduciendo todas sus cuentas. Si usted tenía una cuenta en el sistema anterior, pero que no aparece en la lista Magaya de las cuentas por defecto, puede crearla: Haga clic en el signo más en el menú desplegable de la columna Nombre de la Cuenta y agregue la cuenta.

5) Para hacer los totales de débito y crédito iguales, agregue la cuenta "Capital Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crédito y el débito. Si el débito es menor, anote la diferencia en la columna de débito. Si el monto del crédito es menor, anote la diferencia en la columna de crédito. No introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte inferior de la pantalla; se guardará.

6) Haga clic en OK en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario para guardar.

Ahora los débitos y créditos son iguales, y los saldos de apertura están completos.


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4. LISTA DE CUENTASINTRODUCCIÓN

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4. Lista de Cuentas

Introducción

La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los tipos de gastos que tiene.

El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista de Cuentas. Usted puede agregar cuentas específicas de su negocio. Puede tener una cuenta de “Documentación” para varios elementos diferentes, tales como los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI (antes conocido como SED), guías aéreas, carta de embarque, etc, o puede crear una cuenta para cada uno.

La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, desta-cando el Costo del Flete Aéreo, Ingresos por Flete Aéreo, y su tipo de cuenta.

4. LISTA DE CUENTASCOMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS

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Como Agregar a la Lista de Cuentas

Procedimiento Paso a Paso

TASK

1. Vaya a la carpeta de Contabilidad y haga clic en la Lista de Cuentas.

• La lista de cuentas se abre.

2. Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre.

4. LISTA DE CUENTASCOMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS

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3. Use el primer menú desplegable para seleccionar un tipo de cuenta. El tipo de “Cuentas por Cobrar”, se muestra por defecto. Las opciones son: • Cuentas por Cobrar (CxC): Este dinero es el que se le adeuda a usted

(se considera un activo).

• Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera un pasivo).

• Ingresos: Determina de donde proviene el dinero.

• Gastos: Se usa para determinar en que está gastando dinero.

• Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artículos que vende.

• Banco: Use esta cuenta para transacciones de cuenta corriente y de ahorros, mercado de dinero y caja chica.

• Fondos por Depositar: Dinero retenido para depositarse luego.

• Activos Fijos: Para equipos o mobiliario que no van a ser convertidos en efectivo en el presente año.

• Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no se pueda clasificar como Fijo o Circulante.

• Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro de un año, el valor de inventario, etc.

• Pasivos a Largo Plazo: Cuentas que se deben durante un largo período de tiempo, como una hipoteca, a más de un año.

• Otros Pasivos Corrientes: Que se deben a menos de un año. Por ejemplo los impuestos de ventas.

• Patrimonio: El valor neto de la compañía.

• Tarjeta de Crédito: cree una cuenta de "tarjeta de crédito" por cada tarjeta para dar seguimiento a los gastos del negocio pagados con la tarjeta de crédito. (También tendrá que añadir la compañía de tarjetas de crédito como proveedor en la carpeta de mantenimiento).

4. Introduzca el nombre y número de cuenta.

5. Seleccione una cuenta padre conforme lo requiera. Esto le permitirá agrupar las cuentas en reportes (por ejemplo agrupando todos los tipos de fletes y todos los tipos de documentación).

6. Añada anotaciones si es necesario haciendo clic en la pestaña de Notas y escribiendo en el campo en blanco.

7. Si desea desactivar esta cuenta ahora (o en otro momento), haga clic en la casilla de selección “Inactiva".

4. LISTA DE CUENTASACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS

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Acciones en la Lista de Cuentas

El botón de Acciones en la Lista de Cuentas le da muchas opciones.

Las siguientes acciones se pueden ejecutar haciendo clic en botón de Acciones:

• Otros Reportes: Esta opción genera reportes por nombre, tipo, número de cuenta, moneda, cuenta padre, o por código de tipo.

• Reportes: Esta opción ofrece la misma lista de reportes que la opción de menú “Reportes” encima de la barra de herramientas de Magaya Explorer.

• Lista de Transacciones: Esto le permite ver una lista de las transacciones al hacer clic en un activo o pasivo de la lista. (Esta opción aparece atenuada si selecciona ingresos o gastos.)

• Reconciliar: Utilice esta opción para reconciliar la Cuenta Bancaria. Se abre una pantalla, indicando los depósitos y créditos, cheques y débitos, los totales del balance y mucho más. Usted tiene la opción de agregar, modificar o eliminar las transacciones.

• Remplazar Cuenta: Use éste para remplazar por una cuenta del mismo tipo. La cuenta será remplazada en cualquier transacción en donde se halla usado. Esto es útil si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente.


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Después de que remplaza la cuenta, puede deshabilitar o borrar la cuenta vieja.

• Asientos de Diario General: Esto muestra una lista general de asientos de diario. Para aprender a agregar una nueva entrada de diario, consulte el Capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya, el tema "Asientos de Diario".

• Divisiones: Este muestra una lista de divisiones, si su compañía las tiene. Para más detalles sobre cómo configurar las divisiones, consulte el tema Divisiones en el Manual de Personalización del Software Magaya.

• Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las ventas (para las mercancías que vende, no los servicios). Para obtener más información acerca de cómo agregar el impuesto de ventas a su sistema de Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas".

• Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver.

• Importar (y Exportar): Utilice estas opciones para enviar datos desde la base de datos Magaya, o llevar datos hacia la base de datos Magaya, en formatos XML o CSV.


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5. PRODUCTOS Y SERVICIOSINTRODUCCIÓN A PRODUCTOS Y SERVICIOS

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5. Productos y Servicios

Introducción a Productos y Servicios

La lista de “Productos y Servicios” en el Magaya Explorer muestra todos los productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios docu-mentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y más. Los Productos y Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes marítimos ha vendido o comprado, etc

El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que cubren las necesidades de un proveedor de logística estándar. Usted puede modificar o agregarle más basado en sus necesidades específicas.

Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar. Cuando usa un Artículo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la factura afectará la cuenta a la que se aplica el artículo sumando o restando de ella según sea una factura o un crédito. La cuenta se mostrará en el informe de pérdidas y ganancias.

5. PRODUCTOS Y SERVICIOSAGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

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Agregar Productos y Servicios

Para agregar un producto o un servicio al sistema Magaya, siga los siguientes pasos.

1) Haga clic en el botón Agregar en la carpeta Productos y Servicios. Un cuadro de dialogo se abrirá:

2) Seleccione el tipo de producto (o servicio). Cuando selecciona un Tipo, no será un gasto o ingreso hasta que usted también seleccione el tipo de cuenta. Los Tipos de productos y servicios disponibles en el menú desple-gable son:

• Otros: Use éste para productos (o servicios) que no se pueden clasificar como Carga o como alguno de los otros tipos listados.

• Carga: Use éste para productos (o servicios) de carga como Carga Marítima o Carga Aérea.

• Valuación: Cuando se usa éste tipo para crear un producto, el valor (valor de la carga) aparecerá en las guías aéreas.

5. PRODUCTOS Y SERVICIOSAGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

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• Impuesto: Este se usa para impuestos como los derechos de aduana, y el monto que aparecerá en las guías aéreas.

• Otros fletes: Se usa para artículos (o servicios) que se relacionan con la carga pero que no son precisamente la carga, como costos e ingresos por Sobrecargo por Combustible.

• Inventario: Se usa para artículos que usted mantiene en su inven-tario y luego vende. Si selecciona “Inventario” y luego “Cuenta de Activos” y “Articulo de Inventario” opciones adicionales serán desplegadas.

3) Para el campo “Código Tributario”, seleccione un impuesto sobre las ventas aplicable al servicio o producto. (Para configurar el impuesto sobre las ventas, ir a Lista de Cuentas, el botón de Acciones, la Tabla de Impu-estos.)

4) Escriba una descripción del producto. El campo de “Código” se llenará automáticamente en base a la descripción.

5) Seleccione una cuenta a la que el producto (o servicio) se referirá en el libro mayor (seleccione la cuenta que desea cuando se ejecuta el estado de resultados para ver este artículo reflejado, según el grado de detalle que desee ver en su estado de resultados). El producto (o servicio) será un ingreso, gasto o costo de mercancías vendidas, dependiendo de a qué cuenta está relacionado. Por ejemplo, una tarifa de almacenamiento se asigna a una cuenta de Costo de Servicios. Los ingresos por Carga Terrestre son asignados a una cuenta de Ingresos por Carga Terrestre.

6) Escriba un precio. Si desea tener el precio calculado, use el botón de “Tarifa”. Para más detalles sobre el uso del cuadro de diálogo de Tarifa, vea el Capitulo 2 en el Manual de Personalización del Software Magaya.

7) Si usted selecciona la opción para indicar que este es un artículo de reventa , los siguientes campos se habilitarán:

• La casilla de selección de “Crear el cargo de reventa automática-mente” se utiliza si quiere que su sistema Magaya cree automática-mente un producto de reventa ya sea cuando se cree manualmente un gasto o un ingreso.

• Cargo de Ingreso (o Cargo de Gastos): Si usted selecciona Cuenta de Ingresos, entonces este campo será “Cargo de Ingresos”.

• Proveedor Preferido: Este podría estar marcado en gris.

• Cuenta de Activos: Para la compra de inventarios y su reventa. (Ésta se activa cuando se selecciona el tipo “Inventario”).

• Producto Relacionado: Seleccione de entre los productos en el menú desplegable o añada un producto nuevo. (Éste se activa cuando se

5. PRODUCTOS Y SERVICIOSACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS

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selecciona el tipo “Inventario”). Esto carga información a partir de las definiciones del producto de inventario que se encuentran en la carpeta de Almacenaje.

8) Haga clic en el botón OK cuando haya terminado. El producto (o servicio) ahora aparece en la lista.

Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios

Para realizar informes basados en los Productos y Servicios, utilice el botón Acciones y seleccione “Reportes” en el menú emergente.

Las siguientes reportes de ventas y compras están disponibles:

Los reportes se producirán usando las transacciones de los productos y servi-cios.

Otras acciones disponibles en el botón Acciones incluyen la opción de elegir las columnas que desea en la lista, y para importar o exportar los datos desde o hacia el sistema Magaya.

Remplazar Producto: Usted puede encontrar y remplazar cualquier producto existente del mismo tipo, y el sistema actualizará cualquier transacción que


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tenga registrado ese mismo artículo. Cuando abra el cuadro de diálogo del menú de Acciones, seleccione los productos a encontrar y remplazar.

La característica de Buscar y Reemplazar es útil si un producto se ha duplicado o no se ha utilizado correctamente. Después de que el producto es reemplazado, usted puede optar por desactivar o eliminar el producto anterior.

La lista de Productos y Servicios se puede filtrar usando el Filtro Estándar o Avanzado. Para detalles acerca de los filtros, vea el Capitulo 5 en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.


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6. CUENTAS POR COBRARINTRODUCCIÓN A CUENTAS POR COBRAR

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6. Cuentas por Cobrar

Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar (CxC) es dinero que se le debe en facturas pendientes. Las secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en el software Magaya:

• Facturas de Cobro

• Reintegros de Cobro

• Pagos Recibidos

• Depósitos

• Reembolsos

Todas estas transacciones son creadas usando un cuadro de diálogo que trans-fiere todos los datos a los formularios del documento. Los datos también se almacenan en el sistema Magaya para que pueda crear reportes y más.

El Magaya Explorer ofrece reportes de CxC para mostrar qué clientes están morosos (reportes de retardos), facturas pendientes (sin pagar), y reportes de ventas.

6. CUENTAS POR COBRARCREAR FACTURAS DE VENTA

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Crear Facturas de Venta

Para crear facturas de venta en el Magaya Explorer, siga estos pasos.

1) En la factura (documento o lista), haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Agregar Factura" en el menú emergente.

El cuadro de diálogo de Factura de Cobro se abre. En la primera pestaña, digite los detalles de la transacción. Digite detalles en las pestañas de Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas según requiera. Eventos y cualquier documento adjunto o fotografías estarán visibles para los clientes en la herramienta interactiva de seguimiento en línea Magaya LiveTrack.

Nota: Cuando trabaje en la vista Documento, rápidamente puede ver el estado de la factura observando el símbolo en la barra de herramientas del documento, contiguo a las flechas de navegación:

La vista de Lista también tiene una columna de estado que indica si una factura está pendiente o pagada. Se pueden añadir otras columnas a través del botón Acciones.


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2) Introduzca información en el cuadro de diálogo de Factura de Cobro:

• El número de factura se rellena automáticamente. Para información acerca de como establecer la numeración de las facturas, vea el tema "Menú de Configuración de la Contabilidad".

• Seleccione el cliente al que usted esta facturando del menú desple-gable “Aplicar a”. La dirección para el cliente se completará de forma automática. Si necesita cambiar la dirección para esta operación, haga clic en el botón "Cambiar".

• Seleccione “Cuentas por Cobrar” para el campo de la Cuenta. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta disponible en el menú desplegable para cada moneda. Para hacer la factura en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener información sobre la configuración del sistema Magaya a trabajar con varias monedas, consulte el tema "Múltiples Monedas".

• La Fecha de Transacción se establece en la fecha de hoy.

• La Fecha de Vencimiento se establece en 30 días. Si ha establecido condiciones de pago para el cliente, el sistema completará la fecha predefinida de manera automática.


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• Agregar Cargos: Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo para agregar cargos. Un nuevo cuadro de diálogo se abrirá:

El Tipo que usted emplee extraerá información de la lista de Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para las facturas le mostrará solo los productos y servicios que se refieren a las cuentas de Ingresos.

Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que usted agregue aparecerá en la factura a la vista del cliente.

El Código Fiscal extrae de la Tabla de Impuestos de Ventas.

Introduzca la Cantidad y el Precio. El monto será calculado automáticamente. La unidad puede ser una palabra como “libras”, “lbs”, o “c/u”. El campo de Unidad es opcional.

Haga clic en el botón OK. El cargo se rellena en la línea del cuadro de diálogo de la factura. Usted puede agregar tantos cargos a la factura como requiera mediante el botón Agregar. Los totales se calculan.

• Si usted necesita editar un cargo, seleccione la partida para el cargo y haga clic en el botón Editar. Para remover (borrar) un cargo, selec-cione la partida para el cargo y haga clic en el botón Remover.


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• Para agregar una línea de Cuenta a la factura, haga clic en la pestaña de “Cuentas”.

Esto puede puede ser útil si necesita reemitir una factura porque el cliente no tenía fondos suficientes y su cheque es rechazado. Otro ejemplo es cuando usted quiere ofrecer un descuento a un cliente. Para obtener más información, consulte la sección “Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

• Si esta factura se relaciona con una transacción, como un embarque o un Recibo de Almacén, el botón para esta transacción aparecerá en el cuadro de diálogo de la factura. Vea la transacción haciendo clic en el botón.

Una factura periódica mostrará un botón de “Historia” que mostrará todas las transacciones relacionadas.


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3) Haga clic en OK cuando haya terminado introduciendo toda la infor-mación para esta factura. Los datos son transferidos al formulario de la factura, y esta es guardada en su base de datos Magaya.

La factura se puede modificar haciendo clic en el botón de Acciones y escogiendo “Seleccionar Plantilla”.

En el cuadro de diálogo, usted puede escoger diferentes plantillas y asociarlas a esta transacción o definirla como plantilla por defecto.

Si hace clic en los botones de “Nuevo” o “Copiar”, el Diseñador de Docu-mentos Magaya se abre. Este se utiliza para personalizar plantillas. Vea el

6. CUENTAS POR COBRARACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA

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Manual de Personalización del Software Magaya para más detalles.

Acciones para Facturas de Venta

El botón de Acciones para Factura de Cobro provee muchas funciones. Usted puede acceder a las Acciones cuando está en la vista de Documento de Factura o en la vista de Lista de Facturas. Deslice el cursor sobre el botón de Acciones y haga clic en la flecha al lado del botón.

Las siguientes Acciones están disponible en la vista del Documento:


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El botón de Acciones en la vista de Lista de Facturas de Cobro contiene las siguientes opciones adicionales:

Los Reportes de Embarque relacionan las operaciones de información en el sistema Magaya, permitiéndole ver reportes tales como cuanto ha facturado por ciertos puertos o agentes destino.

Reportes de Ventas que se pueden crear son:

• Facturas Pendientes: Ver un reporte de facturas pendientes. Cuando se abre el reporte, usted puede modificar el reporte escogiendo que columnas ver, cambiar el rango de fechas, filtrar la lista, guardarla o exportarla.

• Facturas Pendientes por fecha: Para ver que facturas están pendientes a alguna fecha, sin importar si la factura se pagó después de esa fecha.

• Retardos de CxC, Reportes: Seleccione un reporte que muestre detalles desglosados o sumarios para ver qué está vencido.

• Detalles de Facturas: Una lista de todas las facturas, incluyendo el detalle, desglosado por linea para cada factura.

Otras opciones del botón de Acciones:


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• Exportar la lista a los programas de contabilidad QuickBooks® o PeachTree® para exportar las facturas que ha filtrado y para salvarlas en su computadora (u otra carpeta) en un formato de archivo que puede ser abierto por esos programas.

• Ir a un Documento cuando hace clic en una factura.

• Imprimir un lote de facturas que tiene en una lista filtrada.

• Excluir la factura del seguimiento en línea.

• Aprobar/Disputar una factura (esta opción está disponible del botón de Acciones en la Lista de Facturas o si hace clic derecho en una factura de la lista. El perfil del cliente debe tener los accesos a este Web Track configu-rados; ver Capítulo 10, “Funciones Avanzadas de Contabilidad”.)

Haga clic en el botón ya sea para aprobar o disputar. Escriba la razón en el cuadro de diálogo.

Los comentarios aparecen en la pestaña de Eventos para la transacción.

• Recibir pago de una factura sobre la que ha hecho clic. Un cuadro de diálogo de abre. Vea la sección "Pagos".

• Para detalles en el uso de la opción de pagos en línea, vea el Capítulo 9 en el Manual de Comunicación del Software Magaya.

• Anular una transacción que haya seleccionado.

• Guardar como Recurrente: Esto convierte la factura seleccionada en una factura recurrente que será cargada al cliente cada mes (o en el periodo que usted defina). Los pasos para crear facturas recurrentes se encuentras en el Manual de Personalización del Software Magaya.

6. CUENTAS POR COBRARREINTEGROS DE COBRO

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• Para ver la lista de facturas recurrentes, use el botón de Acciones y selec-cione “Facturas Recurrentes”.

• Transacciones Abiertas: Estas opciones crean una lista de todas las trans-acciones abiertas. Cambie el rango de fechas para ver el periodo de tiempo que escogió, o para personalizar la lista mediante el botón de Acciones > Escoger Columnas.

Otras opciones en la Lista de Facturas son las funciones de importar y exportar para enviar datos a otros sistemas o para traer datos a la base de datos de Magaya. Usted puede escoger las columnas o ver la Historia de una factura seleccionando la factura y la opción de Historia la lista del botón de Acciones.

Todas las acciones arriba indicadas también están disponibles cuando hace clic derecho en una transacción de la lista.

Reintegros de Cobro

Los Reintegros de Cobro son generados cuando usted le cobra de más a un cliente o si desea hacerle un descuento después de creada la factura. (Nota: Los descuentos también puede ser creados de otra manera; vea el Capitulo 10, sección “Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar”.)

Siga los siguientes pasos para crear un Reintegro de Cobro.

1) Vaya a Facturas (vista de documento o de lista) y haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Agregar Reintegro de Cobro”.

6. CUENTAS POR COBRARREINTEGROS DE COBRO

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Un cuadro de diálogo se abre con las siguientes pestañas: la primera pestaña se usa para todos los detalles de las transacciones de notas de crédito; los otras se usan para Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas.

• Los campos en este cuadro de diálogo son los mismos que los del cuadro de diálogo de la factura. Recordatorio: Todas las cantidades serán tratadas como un negativo (una resta) para las cuentas y artículos seleccionados.

Cuando una nota de crédito ha sido pagada a un cliente (ya sea con un cheque o con crédito en un saldo), el estado se actualizará en la Lista de Facturas. Usted también puede ver el estado en la barra de herramientas similar a las facturas.

Cuando introduzca esta transacción, se mostrará como un negativo (deduc-ción) en Cuentas por Cobrar.

6. CUENTAS POR COBRARPAGOS

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Pagos

Un Pago es un pago mediante cheque o tarjeta de crédito que usted recibe de un cliente. Este proceso crea un registro del pago en su sistema Magaya. Para crear un Pago:

1) Vaya a Contabilidad > Pagos (o Lista de Pagos)

2) Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Pago de Cliente”.

Un cuadro de diálogo se abre.


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3) Introduzca la información que necesita en el cuadro de diálogo de trans-acción de pago.

• La CxC de “Cuentas por Cobrar” se selecciona por defecto. Usted puede seleccionar una CxC diferente. Por ejemplo, si está trabajando en múltiples monedas y selecciona una CxC con otra moneda, este pago se hará en esa otra moneda, y esa CxC se actualizará con esta transacción de pago.

• Seleccione el cliente que está haciendo el pago. Cuando seleccione el cliente, usted vera cualquier factura o nota de crédito pendiente para el. La casilla de verificación que muestra facturas pendientes está seleccionada por defecto.

• Seleccione la cuenta de banco para depositar el pago. La casilla de verificación al lado del campo “Depositar a” no está marcada por defecto. Si la deja sin seleccionar, el dinero será enviado a la cuenta de Fondos sin Depositar en su sistema Magaya para ser retenido hasta que vaya al banco con todos los depósitos. (Entonces usted creará una transacción de “Pago de Depósito” en la subcarpeta de Depósitos).

• Pagar con: Este campo se conecta con la opción de Pago en Línea; para usar esta función, debe estar activada en su menú de Configu-ración y configurada para este cliente. Vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya para más detalles.

• Introduzca el número del cheque que el cliente le envió.

• La fecha se llenará con la fecha de hoy. Puede cambiarse según lo necesite.

• Introduzca el monto del pago. Si hay facturas pendientes, el monto del pago será deducido del total. Usted también puede hacer clic en las facturas en la lista para aplicarles el pago.

• Introduzca un memo (anotación) según requiera.

• Haga clic en la factura a pagar. Una marca de verificación aparecerá en la casilla y el Monto Pendiente cambiará a Monto Pagado. Para introducir un pago parcial, haga clic en la celda de la tabla de “Monto Pagado” de la factura y digite el monto pagado.


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• Haga clic en el botón de OK cuando termine. Toda la información se salvará, y un documento de pago será creado automáticamente.

La Lista de Pagos será actualizada y mostrará la nueva transacción.

Pago en Exceso: Usted puede introducir un monto que es mayor que el indicado en la pantalla de las facturas. Una notificación aparecerá, como se muestra en este ejemplo:

Este ejemplo muestra un pago en exceso por $271.15. Haga clic en “Si” si desea aceptar el pago, o haga clic en “No” si necesita hacer un cambio. La diferencia se mantendrá como un crédito para ese cliente.

La próxima vez que usted acepte un pago de este cliente, el crédito aparecerá en la lista. El monto se puede aplicar a facturas futuras, o puede crear un cheque de reembolso.

Adelanto de pago: Digite el monto en el campo “Monto” y haga clic en “OK”. El monto se mostrará como un “Pago” y estará disponible como un crédito para futuras facturas.

Descuento: Usted puede dar descuento en el cuadro de diálogo de Factura. Vea la sección “Procedimientos Especiales para Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

Cargos por Transferencia Electrónica: Vea la sección “Procedimientos Especiales para Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

6. CUENTAS POR COBRARACCIONES PARA PAGOS

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Acciones para Pagos

El botón de Acciones en Pagos (vista de documento o lista) le permite crear reportes y más.

Los reportes pueden crearse por número de cuenta, nombre, moneda, etc. Los reportes se pueden configurar con diferentes tipografías y más.

Un pago en línea puede ser anulado. Para detalles sobre la función de pago en línea, vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya.

Para ver un pago, selecciónelo y escoja la opción “Ir al Documento”.

Para ver fondos sin depositar, haga clic en esta opción. Una lista se abre con fondos que no se han llevado al banco aún.

También puede escoger las columnas que usted desea de la lista, exportar o importar datos, y ver el historial de cada transacción.

Estas acciones también están disponibles cuando hace clic en el botón derecho del ratón sobre una transacción en la lista.

Depositando Pagos

Depósitos de pagos que usted recibe de sus clientes pueden crearse en la Lista de Depósitos o en la vista de documento. Hay dos tipos de depósitos:

6. CUENTAS POR COBRARDEPOSITANDO PAGOS

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• Depósito de Pagos: Use esta opción cuando esté depositando dinero de la cuenta de Fondos sin Depositar.

• Depósito: Use esto cuando esté haciendo un tipo de Depósito como por ejemplo si recibe un préstamo de un banco. Vea el tema "Banca" para detalles.

Para depositar un pago:

Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Depositar Pago”:

Un cuadro de diálogo se abre

6. CUENTAS POR COBRARDEPOSITANDO PAGOS

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• Seleccione la cuenta bancaria a la que irá el depósito.

• La fecha se llenará con la fecha de hoy.

• Agregue un memo (anotación) según requiera.

• La casilla de verificación para mostrar todos los fondos sin depositar estará marcada por defecto si el depósito que está haciendo es nuevo (no existe). Si la lista es muy larga, desactive la casilla para ver solo los depósitos relacionados con las transacciones en las que está trabajando.

• En la lista de Pagos, haga clic en la casilla de las transacciones que desea depositar. El texto cambiará de “No” a “Si”.

6. CUENTAS POR COBRARACCIONES PARA DEPÓSITOS

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• Haga clic en el botón OK cuando termine. Una boleta de depósito está lista:

El pago se considera ahora depositado de acuerdo a su sistema contable Magaya. Si usted está recibiendo pagos de clientes en línea, deposite esos pagos igual que cualquier otro depósito.

Acciones para Depósitos

El botón de Acciones para Depósitos puede accederse desde la vista de docu-mento o lista para las siguientes opciones:

• Reportes: Por nombre de cuenta, anotación, etc

• Ir a Documento: El Depósito aparece en el panel de visualización.

• Anular Depósito: Esto invalida la transacción pero no la borra, para que halla un registro de la anulación en la bitácora de transacciones.

• Imprimir en Lote: Esto imprimirá las transacciones que usted halla filtrado.

• Configurar Columnas: Un cuadro de diálogo se abre con opciones para incluir o excluir columnas y reorganizarlas.

• Exportar: Un cuadro de diálogo se abre donde puede seleccionar la ubicación (carpeta) a donde exportar datos.

• Historia: Un cuadro de diálogo se abre mostrando cualquier transacción relacionada con la transacción que ha seleccionado.

6. CUENTAS POR COBRARCHEQUE DE REEMBOLSO

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Cheque de Reembolso

Existen dos tipos de reembolsos que usted puede crear con el Magaya Explorer:

La función de “Cheque de Reembolso” se localiza en Cheques (vista de lista ó documento). Úsela cuando un cliente le pague de más y usted le gire un cheque por ese monto. Para poder emitir un cheque de reembolso, un crédito debe existir para ese cliente, ya sea como Reintegro de Cobro o como un anticipo o un sobrepago.

Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en Pagos. Use esto cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para detalles sobre reembolsos de proveedor, vea el tema "Cuentas por Pagar".

Siga los siguientes pasos para crear un Cheque de Reembolso.

En Cheques, haga clic en el botón Agregar y seleccione “Cheque de Reembolso”.


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Un cuadro de diálogo se abre

• Seleccione la cuenta de CxC. Esto extraerá de la Lista de Cuentas. Si usted está trabajando con múltiples monedas, seleccione la cuenta para la moneda apropiada para este cheque. Esta captura de pantalla muestra una lista desplegable con el Euro (EUR) y el Bolivar Venezolano (VEB) inclu-idos en la lista:

• Seleccione la Cuenta Bancaria que usará para pagar este reembolso.

• Seleccione la compañía a la que está girando el cheque de reembolso.

• Escriba una Nota si se requiere.


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• Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados.

• En la lista de Créditos, haga clic en el crédito con el que está trabajando o introduzca el monto para cada crédito.

• Introduzca el monto a reembolsar en el campo de Monto.

• Haga clic en el botón de OK.

El reembolso aparecerá en el panel de visualización.


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7. CUENTAS POR PAGARINTRODUCCIÓN A CUENTAS POR PAGAR

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7. Cuentas por Pagar

Introducción a Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar (CxP) son facturas de sus proveedores que necesita pagar. Las secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en el Explorador de Magaya:

• Facturas de Pago

• Reintegro de Pago

• Pagos de Facturas

• Reembolso de Proveedores

Este tema también explica como crear reportes de facturas sin pagar y CxC viejas.

Crear Facturas de Pago

Para crear una factura de Pago, vaya a Facturas de Pago (la vista de documento o de lista) en la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer. Las facturas de pago con frecuencia son creadas para gastos telefónicos, mercadeo, etc.

Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Adicionar Factura de Pago”.

7. CUENTAS POR PAGARCREAR FACTURAS DE PAGO

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Un cuadro de diálogo se abre. Cuenta con tres pestañas: Factura de Pago, Notas y Notas Internas.

• En la pestaña de Factura de Pago, el número de transacción se llena automáticamente, pero usted puede modificarlo y escribir el número de factura real del proveedor.

• Seleccione la cuenta de “Cuentas por Pagar” que usted necesita para esta factura. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta disponible en el menú desplegable por cada moneda. Para hacer la factura en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener información sobre la configuración del sistema Magaya para trabajar con varias divisas, consulte el tema "Múltiples Monedas".

• Seleccione el proveedor. La dirección se llenará automáticamente. Si necesita cambiar la dirección para esta transacción, haga clic en el botón “Cambiar” y digite la nueva información.

• La Fecha de Transacción se llena automáticamente con la fecha de hoy. (Introduzca la fecha de la factura si se necesita).

• La Fecha Límite se llena automáticamente basada en los términos para este proveedor (por ejemplo a 30 días desde la fecha). Cambie la fecha de vencimiento si la fecha real de vencimiento es diferente.

7. CUENTAS POR PAGARACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA

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• Haga clic en el botón Agregar para agregar cargos a la factura. Un cuadro de diálogo se abre:

El Tipo que aplique extraerá información de la lista de Productos y Servi-cios. La lista desplegable de Tipo para facturas mostrará solo Productos y Servicios que se refieren a cuentas de gastos (o Costo de Ventas).

Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que agregue aparecerá en la factura para que el cliente la vea.

Introduzca la cantidad y el precio. El monto se calcula automáticamente. La unidades son opcionales (ejemplos son: “libras”, “lbs”, “c/u”, etc.).

Haga clic en el botón OK. La información se guarda en la transacción de la Factura. Puede agregar tantos cargos como necesite.

En la pantalla de la Factura, introduzca cualquier Nota o Nota Interna según requiera haciendo clic en las pestañas.

Haga clic en el botón OK cuando termine. La factura se actualizará en la Lista de Facturas o en el documento.

Acciones para Facturas de Compra

Cuando está viendo una factura, puede hacer clic en el botón de Acciones para pagar la factura, Anularla, salvarla como factura recurrente, seleccionar una


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plantilla o ver el historial. Cada una de estas se explicará en esta sección. Primero veamos el menú del botón de Acciones de la vista de documento:

Cuando accede al botón de Acciones desde la vista de lista, usted verá esas opciones además de las siguientes:

La lista de Acciones también está disponible cuando seleccione una factura y haga clic derecho en ella.

Las siguientes son todas las Acciones:


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• Crear Reportes de Carga: Seleccione una factura, haga clic en el botón de Acciones, y haga clic en la opción “Reportes de Carga”. Seleccione el tipo de reporte de carga que necesita. Los Reportes de Carga relacionan las operaciones y la información contable en el sistema Magaya, permitién-dole ver reportes tales como cuanto le ha facturado a través de ciertos puertos o agentes destinatarios.

• Crear Reportes de Compras: Use esta opción para crear reportes de todas las facturas sin pagar o facturas sin pagar de una determinada fecha. Otras opciones son crear un reporte de retardos de cuentas por pagar (en detalle o como sumario) y un reporte de Detalle de Factura. El informe se abre en el panel de visualización. Puede ajustar las columnas en los informes, guardar un informe, filtrar la información, o exportar los datos del informe.

• Exportar los datos en la factura a QuickBooks® o al software de contabil-idad PeachTree® para exportar las facturas que usted ha filtrado y para salvarlas en su computadora (o en otro directorio) en un formato de archivo que puede ser importado por esas aplicaciones.

• Para ver una factura, seleccione el documento para resaltarlo y seleccione "Ir al documento".

• Imprimir un lote de facturas que usted filtró.

• Pagar una factura: Un cuadro de diálogo se abre. Para más información sobre el llenado de los campos, vea la sección “Crear Facturas.”

• Anular una transacción: Seleccione la factura y haga clic en la opción para invalidar una transacción.

• Guardar como Recurrente: Esto es útil para crear una factura recurrente basada en la factura que está viendo si es una factura que necesita pagar cada mes. Un asistente lo guía paso a paso. Ver detalles en el Manual de Personalización del Software Magaya, Capítulo 2. También encontrará pasos para facturación periódica allí También.

• Facturas Recurrentes: Esto desplegará una lista de facturas recurrentes.

• Transacciones Abiertas: Esto muestra una lista de transacciones abiertas. Ajuste el rango de fechas según requiera en la lista.

• Escoger columnas en la lista.

• Importar y Exportar datos hacia y desde la base de datos Magaya.

• Historia: Esto abre una lista de cualquier transacción relacionada con la seleccionada.

Para pagar más de un proveedor, ver la sección “Pagar Múltiples Proveedores”.

7. CUENTAS POR PAGARREINTEGRO DE PAGO

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Nota: Los usuarios de la Solución de Cadena de Suministro Magaya pueden crear facturas de Ordenes de Compra para más de un proveedor. Véase el capí-tulo 9 sobre las Ordenes de Compra en en Manual de Operaciones de la Solución de Cadena de Suministro Magaya.

Comprar un Activo Fijo:

Cuando usted compra un activo fijo, puede crear una factura para el. Por ejemplo, si usted compra un vehículo para su compañía, usted ingresa una factura que va a los Activos de su compañía.

Reintegro de Pago

Un Reintegro de Pago es el crédito de un proveedor. El crédito puede ser producto de un sobrepago que usted hizo al proveedor o si le sobrefacturaron a usted. (Si le envían un cheque de reembolso, usted creará un Reembolso de Proveedor en la Lista de Pagos.)

Los siguientes pasos explican como procesar un Reintegro de Pago en el Magaya Explorer.

7. CUENTAS POR PAGARREINTEGRO DE PAGO

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En Facturas (vista de documento o lista), haga clic en el botón Agregar y selec-cione “Adicionar Reintegro de Pago”.

Un cuadro de diálogo se abre. Existen las siguientes pestañas: Crédito, Notas y Notas Internas. La fecha y el número de transacción se rellenan automática-mente.

Esta pantalla es la misma que la pantalla de Factura. Ver los pasos en la sección de "Creación de Facturas" para llenar los campos del Reintegro de Pago. Tenga en cuenta que el reintegro de pago se restará de Cuentas por Pagar y se mostrará como un negativo en las CxP.

7. CUENTAS POR PAGARPAGO DE FACTURAS

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Pago de Facturas

Para pagar facturas, vaya a la Lista de Cheques (o vista del documento) y haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Pagar facturas (Cheque)”. Use esta opción para crear un cheque para cancelar una factura, tales como facturas de teléfono o facturas de carga, etc.

• Seleccione la Cuenta CxP para esta factura. Si está trabajando con múlti-ples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizará con esta trans-acción de pago.

• Introduzca el número de cheque. Para información sobre el ajuste de la numeración de cheques, vea el tema "Menú de Configuración de Contab-ilidad""Menú de Configuración de Contabilidad".

• Seleccione la Cuenta Bancaria a usar para este cheque. Si usted tiene una tarjeta de crédito establecida en la Lista de Cuentas, también puede selec-cionarlo aquí. El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la parte inferior del cuadro de diálogo.

• La fecha se completa automáticamente.

• Seleccione a quien desea girar el cheque ("Pagar a la orden de"). Si hay créditos existentes, el monto se mostrará en la parte inferior de la pantalla.

7. CUENTAS POR PAGARPAGAR A MÚLTIPLES PROVEEDORES

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• Agregue una nota según sea necesario.

• Marque la casilla para mostrar todas las facturas no pagadas en la Lista de Facturas.

• Haga clic en la factura a pagar o en el Reintegro de Pago a aplicar a este pago.

• Anote el monto pagado en el campo de “Cantidad Recibida”.

• Haga clic en el botón de OK cuando termine. El cheque se mostrará en el panel de visualización.

Pagar a Múltiples Proveedores

Desde la Lista de Cheques, usted puede pagar múltiples proveedores. Seleccione la opción del botón “Agregar”. Un asistente se abre:

Seleccione la cuenta bancaria que desea usar para pagar a los proveedores. Las opciones están marcadas por defecto. Vaya a la siguiente pantalla.


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Seleccione las facturas a pagar. Una marca de comprobación aparece junto a cada factura conforme la seleccione:


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Si hay reintegro de pagos, seleccione los créditos a aplicar:


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En esta pantalla, el sistema muestra los cheques que el sistema creará para usted:

En la última pantalla del asistente, haga clic en el botón de “Crear Cheques” para dejar que el sistema genere los cheques. La pantalla muestra el progreso del sistema mientras crea los cheques:

7. CUENTAS POR PAGARREEMBOLSO DE PROVEEDORES

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Si alguna factura no es válida, el cheque no será creado por el asistente. Esto puede ocurrir si alguien más en su compañía está pagando esa misma factura al mismo tiempo en que usted ejecuta el asistente.

Haga clic en “Terminar” cuando concluya. Los cheques pagados aparecerán en su Lista de Cheques. Usted puede imprimir los cheques como de costumbre.

Reembolso de Proveedores

Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en la carpeta de Pagos. Use esta cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para poder recibir un cheque de reembolso de un proveedor, deberá tener reintegro de pago para ese proveedor en el sistema.

Vaya a Pagos (en la vista de documento o lista) y haga clic en el botón de Agregar.

7. CUENTAS POR PAGARREEMBOLSO DE PROVEEDORES

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Un cuadro de diálogo se abre. (Es similar a la pantalla de Pagos).

• Seleccione la Cuenta CxP para este reembolso de proveedor. Si está traba-jando con múltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actu-alizará con esta transacción de reembolso.

• Ingrese su numero de cheque.

• Seleccione la Cuenta Bancaria para depositar este reembolso.

• Seleccione el nombre del proveedor.

• La fecha se llena automáticamente con la fecha de hoy.

• Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados.

• Digite una nota si se requiere.

• Ingrese el monto del reembolso en la celda de "Monto", o seleccione de los créditos en la lista. En la lista de Créditos, puede hacer clic en una linea de “Monto Pagado” y escribir el monto.

• Haga clic en el botón de OK. El reembolso se mostrará en el panel de visu-alización.

8. BANCAINTRODUCCIÓN A LA BANCA EN EL MAGAYA EXPLORER

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8. Banca

Introducción a la Banca en el Magaya Explorer

El Magaya Explorer ofrece funciones bancarias para atender sus necesidades bancarias tales como:

• Escribir cheques (para pagar gastos e impuestos de ventas)

• Hacer depósitos

• Reconciliaciones bancarias

Escribir Cheques

Hay diferentes tipos de cheques que usted puede crear. Desde el botón Agregar (en la vista de documento o en la vista de lista) usted puede elegir lo siguiente:

El resto de este tema explicará las siguientes tareas para girar cheques:

• Añadir Cheques: Esto es para pagar gastos tales como suministros de oficina u otros gastos por los que no recibe una factura del proveedor.

8. BANCAESCRIBIR CHEQUES

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• Pagar Impuesto de Ventas: Esto es para escribir un cheque a una agencia, departamento o autoridad tributaria para pagar los impuestos que usted recolecta en sus facturas de venta.

Los siguientes tipos de cheques se explican en los temas indicados:

• Pagar a múltiples proveedores: Use esta opción para girar cheques a múltiples proveedores. Vea el capítulo “Cuentas por Pagar” para detalles.

• Pagar Facturas (Cheque): Esto es para pagar facturas pendientes. Ver el tema en Cuentas por Pagar: "Pago de Facturas".

• Añadir Cheque de Reembolso: Esto es para reembolsar dinero a un cliente. Ver el tema en Cuentas por Cobrar: "Cheque de Reembolso".

Cheque para gastos: Use esta opción para crear un cheque para un gasto tal como suministros de oficina para su negocio.

• Seleccione la cuenta bancaria que va a utilizar para este cheque. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta disponible en el menú desplegable para cada moneda. Para escribir un cheque en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener infor-mación sobre la configuración del sistema Magaya para trabajar con varias divisas, consulte el tema "Múltiples Monedas". El saldo actual de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la parte inferior de la pantalla.

• El número de cheque se llena automáticamente basado en el último cheque girado de la cuenta seleccionada. Para información sobre como


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configurar de la numeración de cheques, vea el tema "Menú de Configu-ración de la Contabilidad".

• Seleccione a quien pagar ("Pagar a la orden de").

• La fecha se llena automáticamente. Se puede cambiar si es necesario.

• Haga clic en el botón Agregar, y una línea en la tabla de Detalle será creada y resaltada:

a) Haga clic en la primera celda en la tabla debajo de la columna “Nombre de la Cuenta”. Cuando usted haga clic sobre el Nombre de la Cuenta, un menú desplegable aparecerá. Seleccione la cuenta para esta línea.

b) Haga clic en la celda del Monto en la tabla y escriba el monto para este detalle.

c) Haga clic en la celda de Descripción en la tabla y escriba la descripción.

d) Haga clic en el campo de la Entidad si esta línea se refiere a un cliente, y seleccione el cliente en el menú desplegable. De lo contrario el campo de la Entidad es opcional.

• Usted puede agregar tantos detalles al cheque como requiera haciendo clic en el botón Agregar y siguiendo el mismo procedimiento. El monto total crecerá con cada linea de detalle que agregue.



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Si usted paga gastos con una tarjeta de crédito, introduzca esa información como se muestra:

Para pagar con tarjeta de crédito, usted debe tener una cuenta de tarjeta de crédito definida en la Lista de Cuentas. Seleccione la tarjeta de crédito del menú desplegable "Cuenta Bancaria". Utilice este método cuando no tenga una factura; por ejemplo, que fue a Office Depot, compró suministros de oficina, y pagó con una tarjeta de crédito. Cuando regrese al trabajo, actualice su Magaya Explorer con esta transacción.

Cuando el estado de cuenta de la tarjeta de crédito llega por correo y usted tiene que pagarlo, utilice el mismo método: Cheque para Gastos. Seleccione la cuenta bancaria que desea utilizar para pagar, y seleccione la compañía de tarjetas de crédito como el "Páguese a la orden de". Cuando se agrega el elemento en el cuadro de diálogo, el Nombre de Cuenta será la tarjeta de crédito.


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Pagar Impuesto de Ventas: Use esto para girar un cheque a agente tributario tal como el estado o condado para el que ha colectado impuestos por los bienes vendidos.

• Seleccione la Cuenta Bancaria que usará para pagar este impuesto. El saldo actual de esa cuenta bancaria se mostrará.

• La fecha y número de cheque se llenará automáticamente.

• Seleccione el agente tributario al que está pagando este impuesto de ventas (“Pagar a la orden de”).


8. BANCAACCIONES PARA CHEQUES

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• Marque la casilla para mostrar el saldo adeudado a esa autoridad tributaria (si la casilla no ha se ha marcado aún). Cualquier impuesto adeudado a la agencia seleccionada se mostrará en la tabla:

a) La primera columna muestra si el impuesto está pagado o sin pagar. Cuando hace clic en él para pagarlo, el campo cambia a "Pagado" y una marca de comprobación aparece en la casilla.

b) La columna Nombre muestra el nombre del agente tributario.

c) El Código es el código tributario.

d) El Saldo es el saldo pendiente para ese agente tributario.

e) La columna de Crédito muestra un crédito si existe. Usted tendrá un crédito si ha pagado impuesto de ventas cuando hace compras. Ese crédito se mostrará aquí.

e) Monto adeudado es el total adeudado.

f) Digite el monto pagado.

• El campo del descuento debajo de los totales es para un porcentaje del total de los impuestos adeudados. Este monto es determinado por la autoridad tributaria.


Acciones para Cheques

Seleccione Cheques (vista de lista o vista de documento) y haga clic en el botón de Acciones. Las opciones de la vista de documento son:

• Para invalidar una transacción

• Guardar como una transacción recurrente (solo para “Cheques para Gastos”)

• Seleccione una plantilla: Use esta para escoger la plantilla que coincida con sus cheques pre-impresos. Asegúrese de marcar la casilla para vincular la plantilla a la transacción actual. También puede configurar la plantilla por defecto para todos los cheques (opcional).

Antes de imprimir, también haga clic en el botón de “Opciones” en el menú sobre el documento del cheque si está usando cheques pre-impresos. Seleccione “Imprimir solo campos”. Esto imprimirá los


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datos en los campos del cheque tales como la fecha y el monto. No impri-mirá las líneas (que ya están en sus cheques pre-impresos).

Si usted no tiene cheques pre-impresos para su uso en la impresora, necesitará una tipografía (font) para el número de cuenta y número de ruta bancaria, que no es proporcionada por Magaya Corporation; pero sí proporcionamos personalizaciones a la plantilla del cheque y otros docu-mentos. Contacte a Magaya para detalles y precios.

• Ver el historial relacionado con esta transacción

Las opciones de la vista de lista incluyen:

• Otros Reportes: Crear reportes por número de cuenta, etc.

• Reportes: Ver los detalles de cheques. Este reporte abre en una lista en la que usted puede personalizar el rango de fechas que desea ver.

• Ir al documento (el cheque).

• Anular un cheque: Para invalidar el cheque seleccionado. Este conserva un registro de la anulación.


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• Imprimir un lote de cheques que ha filtrado. Hacer clic en el botón de ”Filtrar”, y seleccione la información que necesita para crear una lista filtrada de cheques para imprimir.

• Guardar como Recurrente: Para convertir el cheque seleccionado en un cheque recurrente a ser pagado cada mes o en otro periodo que usted defina.

• Cheques Recurrentes: Muestra una lista de cheques recurrentes.

• Configurar columnas para la lista de Cheques.

• Exportar datos del Magaya Explorer.

• Historia: Ver las transacciones relacionadas.

8. BANCAHACIENDO DEPÓSITOS.

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Haciendo Depósitos.

Un Depósito se refiere a hacer depósito de fondos tales como un préstamo que usted recibe, en contraste con hacer un depósito de los pagos sobre facturas que hacen sus clientes. Los depósitos pueden crearse en la Lista de Depósitos o en la vista de documento en el Magaya Explorer. Existen dos tipos de depósitos:

• Depositar un Pago: Use esta opción cuando está depositando dinero de la cuenta de Fondos sin Depositar. Vea el teme en Cuentas por Cobrar: "Depositando Pagos".

• Depósito: Use esta opción cuando esté haciendo un depósito en su cuenta bancaria como por ejemplo para un préstamo que ha recibido.

Para hacer un depósito, haga clic en el botón Agregar y seleccione "Depósito":

Un cuadro de diálogo se abre:

• Seleccione la cuenta bancaria para este depósito.

8. BANCAHACIENDO DEPÓSITOS.

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• Haga clic en el botón Agregar para agregar un depósito. La línea en la tabla de Detalle es creada y resaltada.

• Haga clic en una línea de la tabla de Detalle, y la línea será resaltada:

a) Haga clic en la celda “Nombre de la Cuenta”. Esto activa un menú desplegable. Seleccione la cuenta relacionada a esta línea en el depósito (para este ejemplo, préstamo para Administración de Pequeña Empresa).

b) Digite el monto del depósito haciendo clic en la celda bajo “Monto”.

c) Escriba una descripción haciendo clic en la celda de “Descripción”.

d) Si existe una entidad (o cliente) relacionado a esta línea en el depósito, digítela haciendo clic en la celda de “Entidad” para activar el menú desple-gable. Si no, el campo Entidad puede permanecer en blanco.

Usted puede agregar tantas líneas al cheque como requiera haciendo clic en el botón Agregar y siguiendo el procedimiento anterior. El monto total crecerá con cada linea de detalle que agregue.

Haga clic en el botón OK. Una boleta de depósito será creada.

8. BANCARECONCILIACIÓN BANCARIA

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Reconciliación Bancaria

Para ejecutar una reconciliación bancaria, vaya a la Lista de Cuentas, seleccione la cuenta bancaria a conciliar, haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Reconciliar”.

La pantalla de la reconciliación se abre. En esta pantalla se puede reconciliar la actividad de la cuenta para que coincida con el estado del banco. Esta pantalla se salva a medida que trabaja. Si hace clic en el botón “Dejar”, su trabajo será guardado, y usted puede volver a la pantalla en cualquier momento. El botón "Listo" se utiliza después de completar la conciliación.


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Establecer la Fecha del Estado de Cuenta: La Fecha del Estado de Cuenta es la fecha en la que el estado de cuenta bancario fue emitido.

Si ha usado esta pantalla de conciliación antes, el balance de apertura para este mes será el mismo que el balance de cierre del mes anterior. Si esta es la primera vez que realiza una conciliación en el Magaya Explorer, el balance de apertura será cero. Para agregar un balance de apertura, cree una Entrada de Diario y luego bórrela en la Lista de Transacciones para que aparezca en la conciliación.

Introduzca el Balance de Cierre del Estado de Cuenta: Use el balance indicado en su estado de cuenta.

Coloque una marca de comprobación en cada transacción en la lista a medida que coincide con el estado de cuenta bancario. El estado en la columna "Despe-jada" va a cambiar de No a Sí:

Para colocar una marca de comprobación en todas las transacciones, haga clic en el botón “Marcar Todo”. Para remover la marca de comprobación en todas las transacciones, haga clic en el botón “Desmarcar Todo”:

Al revisar las transacciones, el número total de transacciones Despejadas se actualizará en la parte inferior de la pantalla:

Agregar: Use el botón Agregar para agregar una transacción que esta listada en el estado de cuenta pero no en la pantalla.


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Editar: Use el botón Editar para cambiar una transacción. Haga clic en la trans-acción para seleccionarla. Haga clic en el botón Editar. Un cuadro de diálogo diferente se abrirá, dependiendo de la transacción seleccionada. Modifíquela y haga clic en OK.

Eliminar: Si una transacción no está en su estado de cuenta, seleccione la trans-acción a eliminar, y haga clic en el botón de Eliminar.

El Balance sin Despejar debe ser cero para completar la reconciliación. Si usted hace clic en el botón de “Hecho” cuando el Balance sin Despejar no es cero, el sistema le dará un mensaje y no completará la conciliación. Usted puede salir y regresar a la pantalla de reconciliación en cualquier momento y su trabajo se guardará. Cuando hace clic en el botón de "Dejar", la pantalla de la reconcili-ación se cierra.

Cuando termine la reconciliación y haga clic en el botón de Hecho, el sistema le preguntará si desea imprimir el estado de cuenta. Usted puede imprimirlo ahora o imprimir la conciliación bancaria desde la opción de reportes desde el botón de Acciones en la Lista de Cuentas posteriormente.


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Si hay un error que corregir después de la conciliación, se puede ir a la Lista de Transacciones de la cuenta bancaria (en la Lista de Cuentas) y despejar la trans-acción allí.

Seleccione Listado de Transacciones del botón de Acciones (en la Lista de Cuentas para la cuenta bancaria). La lista se abre. En la lista puede hacer clic derecho en la transacción y escoger despejarla:

Deshacer la Reconciliación Bancaria: Una reconciliación bancaria se puede revertir si es necesario. Todas las transacciones serán vueltas a marcar como “Sin Despejar” en una sola operación, en lugar de una a la vez. De la Lista de Cuentas, haga clic derecho en la cuenta bancaria, y seleccione “Ver Reconcilia-


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ciones” en el menú. Haga clic derecho en la reconciliación deseada y seleccione "Revertir Reconciliación" del menú desplegable.


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9. REPORTES CONTABLESINTRODUCCIÓN A LOS REPORTES CONTABLES

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9. Reportes Contables

Introducción a los Reportes Contables

El Magaya Explorer le ofrece reportes contables, incluyendo:

• Reportes Financieros: Reportes financieros estándar tales como reporte de Pérdidas y Ganancias y Balances.

• Reportes de Ventas: Estos reportes proveen información acerca de las ventas por artículo o por cliente, acerca de facturas pendientes y retardos de Cuentas por Cobrar

• Compras: Estos reportes proveen información acerca de artículos comprados, transportistas, y proveedores, acerca de facturas de compra sin pagar y retardos de Cuentas por Pagar

• Reportes en Múltiples Monedas: Vea cualquier perdida o ganancia al hacer negocios en múltiples monedas.

Visualización y Trabajo con los Reportes Contables

Puede acceder a los informes de diferentes maneras en el Magaya Explorer. Muchos de los reportes financieros están disponibles en la opción de Reportes en el menú superior:

• Cada tipo de reporte tiene un sub-menú con opciones adicionales.

• También puede acceder a los reportes que se han guardado.

9. REPORTES CONTABLESVISUALIZACIÓN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES

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También puede encontrar muchos reportes usando el botón de Acciones en cualquier lista Contable tales como la Lista de Facturas de Venta, Lista de Pagos, Lista de Facturas de Compra, Listas de Depósitos y de Cheques para ver reportes específicos para cada uno de estos tipos de transacciones contables. El botón de Acciones en la Lista de Cuentas (mostrado abajo) y en los Productos y Servicios también le da acceso a muchos reportes financieros:

Puede personalizar los reportes cambiando las columnas y la moneda con el botón de Acciones, o filtrar el informe con el botón Filtro.

El rango de fechas puede cambiarse usando los campos de fecha encima de la lista. Haga clic en el botón de Refrescar para ver los cambios.

Se pueden crear reportes para mostrar el empleado que creo cierta transacción contable tales como facturas de venta y de compra.

Después de personalizar un reporte, puede guardarlo. Al abrir un reporte guar-dado, se mostrará con todas las funciones personalizadas guardadas.

Para guardar un reporte, haga clic en el botón de "Guardar" cuando esté viendo el reporte.

9. REPORTES CONTABLESVISUALIZACIÓN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES

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Un cuadro de diálogo se abre con los campos llenos, pero puede cambiarlos según necesite.

La opción de "Guardar Como" le permite preservar el formato original de un reporte y guardar una copia de él bajo otro nombre. Entonces puede hacer cambios al segundo reporte sin tener que comenzar desde el principio a construirlo.

Para ver los reportes guardados, vaya a la opción de Reportes en la parte supe-rior del Magaya Explorer y seleccione "Reportes Guardados". Un cuadro de diálogo se abrirá, mostrando la lista de los informes guardados.

Puede hacer doble clic en una transacción de un reporte para ver sus detalles:

Vaya a un documento, haga clic derecho en la transacción y seleccione "Ir a". Para regresar al reporte, haga clic en el botón de Regresar.

Pestañas:

Usted puede alternar entre las vistas de informes y listas. Similar a la navegación por pestañas disponible en Internet Explorer y algunos otros navegadores web, las pestañas en su Magaya Explorer le permiten alternar entre las vistas.

Por ejemplo, cuando está viendo una lista como la Lista de Facturas, y quiere ver también un reporte, ahora usted puede ver los dos en las pestañas. Anterior-

9. REPORTES CONTABLESPERSONALIZAR REPORTES

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mente había que cerrar el reporte para volver a la vista de lista. Ahora usted puede alternar entre ambas.

Cuando está viendo un reporte, puede hacer doble clic en un elemento de línea del reporte para profundizar y obtener más detalles. Por ejemplo, ejecute un Estado de resultados (Reporte de Pérdidas y Ganancias) y haga doble clic en un elemento de línea. El elemento se abrirá en una pestaña.

Personalizar Reportes

Usted puede mejorar y personalizar el formato de los reportes. Cambie la tipo-grafía, color, tamaño de los diferentes elementos en el reporte tales como el nombre de la compañía, título, subtítulo, encabezados de columnas, filas, etc.


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Pasos:

1) Haga clic en el botón "Configurar" en la barra de herramientas inferior en la vista de Documento.

Un cuadro de diálogo con tres pestañas se abrirá: Información de Enca-bezado, Tipografía, y Números. La pestaña de Información de Enca-bezado muestra el nombre de su compañía, el título del reporte, y el subtítulo; Puede cambiar cualquiera de estos según necesite.

2) haga clic en la pestaña de "Tipografía". Seleccione el elemento que desea personalizar tales como Encabezado - Nombre de la Compañía. Haga cambios a la tipografía y haga clic en OK.

Otras opciones de personalización en la pestaña de "Números":

• Mostrar los números completos o los números divididos entre 1000

• Desplegar los números usando separadores de miles, por ejemplo: 1,000,000.00


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• Mostrar números negativos en rojo o entre paréntesis

Pasos para Personalizar Números:

1) Haga clic en la pestaña de “Números” en el cuadro de diálogo de configu-ración:

2) Marque las opciones que desea usar, y haga clic en OK para guardar los cambios.

Seleccione Columnas Adicionales en Reportes Fijos:

Se pueden seleccionar columnas adicionales en todos los reportes fijos creados originalmente en el sistema tales como columnas de "Nombre del Embarque" o "Puerto de Origen" en el reporte de Facturas Pendientes.


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Pasos:

1) Haga clic en el botón de Acciones, y seleccione “Escoger Columnas”.

2) En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la columna que desea, o haga clic en el botón de “Agregar Columna” para abrir un nuevo cuadro de diálogo con más opciones.

Cambie Nombre de Columnas en los Reportes:

Puede cambiar los nombre de las columnas en cualquier reporte, incluyendo aquellos creados por el sistema.

Pasos:

1) Abra el cuadro de diálogo de “Escoger Columnas”.

2) Haga clic en el nombre de la columna. Luego escriba el nuevo nombre, y haga clic en OK para guardar.

También puede definir las columnas por defecto a un reporte que el usuario haya modificado para devolverlo a su estado original: Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Definir Columnas por defecto”.

Antes de esta nueva versión, el sistema sobrescribía el primer reporte. Esta nueva función es especialmente útil cuando se desea crear otro informe que es similar al primero; ahora no tiene que empezar desde cero para construirlo.

9. REPORTES CONTABLESREPORTES FINANCIEROS

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Usted puede agregar columnas de Crédito y de Débito a cualquier reporte de "Detalle" seleccionando Acciones > Elegir Columnas.

Reportes Financieros

Los Reportes Financieros son Pérdidas y Ganancias, Hoja de Balance, y Estado de Flujo de Caja. A continuación se explica cada reporte.

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

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Reportes de Pérdidas y Ganancias

El Reporte de Pérdidas y Ganancias muestra sus utilidades (también llamadas ingresos o ventas), costos, gastos, y rentabilidad para un periodo. Los reportes pueden crearse en formato sumario o en una vista detallada. Los reportes de Pérdidas y Ganancias, también llamados “Estado de Resultados”, muestran que tan bien se está desempeñando la compañía.

Este es un ejemplo de una vista de resumen de un estado de Pérdidas y Ganan-cias:

• Para crear un reporte, ajuste el rango de fechas, y haga clic en el botón de Refrescar.

• La fecha de creación del reporte se despliega arriba del reporte. La fecha de creación será la fecha de hoy.

• La sección de utilidades muestra utilidades del transporte y otras fuentes.

• La sección de Costo muestra el Costo de los Bienes Vendidos tales como costos de transporte.

• La Ganancia Bruta muestra el total de ingresos menos el total de costos.


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• La sección de Gastos muestra los gastos tales como alquiler, salarios, servi-cios y otros gastos que pagó tales como un contador.

• El total de Utilidades Netas se lista en la parte de abajo y muestra las utili-dades de la compañía después de que todos los gastos se han pagado. Es la Ganancia Bruta menos el total de gastos.

Haga doble clic en un número del reporte para ver sus detalles.

El Reporte de Pérdidas y Ganancias detallado muestra más información tal como costo por artículo, utilidades, y gastos:

Usted puede ver cualquier transacción en este reporte haciendo doble clic en ella.


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Para filtrar el informe, haga clic en el botón “Filtrar” y seleccione la opción: Estándar o Avanzado. El filtro estándar para las transacciones del reporte tiene las opciones que aparecen en la captura de pantalla:

Reporte del Estado Comparativo de Pérdidas y Ganancias:

Para ver información de pérdidas y ganancias de más de un periodo a la vez, siga estos pasos:

1) Vaya a Reportes > Reportes Financieros y seleccione Pérdidas y Ganancias (solo sumario)

2) Haga clic en el botón de Configurar.

3) En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña de “Columnas”. Seleccione una de las siguientes opciones:

Tipo de Columnas: Por Mes, Cuatrimestre, Cuatrimestre Fiscal, Año, Año Fiscal. Seleccione uno de estos para ver el los periodos de tiempo para


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visualizar columnas. El otro menú desplegable “Tipo de Análisis” es opcional.

También puede incluir un análisis de los períodos de tiempo:

Tipo de Análisis: Período Anterior, Año Anterior, Año a la Fecha. La opción de análisis puede mostrar un cambio porcentual o el monto del cambio.


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4) Haga clic en OK para ver el reporte. Este ejemplo muestra un reporte comparativo de Pérdidas y Ganancias por mes con cambio porcentual comparado con el mes anterior:

El reporte también puede ser guardado. Para ver reportes guardados, vaya al menú de Reportes y seleccione “Reportes Guardados”. En el cuadro de diálogo que se abre, haga doble clic en el nombre del reporte y ábralo.

Pérdidas y Ganancias por Operaciones :

Este es un reporte único solo disponible en el software de Magaya. Le deja ver la rentabilidad de su negocio desde diferentes ángulos. Cuando usa las funciones de contabilidad en Magaya con operaciones, cada transacción de la operación tendrá varias transacciones contables relacionadas a ella, tales como facturas de compra y venta.

Este reporte lista las transacciones de cada operación para el periodo asociadas con las ingresos, gastos y ganancias provenientes de las transacciones contables


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relacionadas. A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de Pérdidas y Ganancias por operaciones:

• El rango de fechas de este reporte se despliega arriba. Esta es la fecha de las operaciones, no de las transacciones contables. Por ejemplo, el reporte mostrará facturas para las transacciones de la operación ya sea que caigan en este periodo o no.

• Las operaciones están a la izquierda y el número de transacciones se muestran bajo cada tipo de operación. Los ingresos, gastos, ganancias y las columnas muestran los montos para cada transacción y los totales.

• El reporte detallado por operación muestra todas las transacciones conta-bles que se relacionan a cada transacción de la operación:

• Los Ingresos, Gastos y Ganancias también se muestran en columnas con los totales abajo.

• El nombre del cliente (o proveedor), número, y cuenta asociada (tales como Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar) se muestran.

9. REPORTES CONTABLESHOJA DE BALANCE

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• Los ingresos misceláneos y los gastos se muestran. Esto le mostrará cualquier transacción contable que no esté asociada con una transacción de las operaciones.

Hoja de Balance

La Hoja de Balance muestra el total de activos, pasivos y el capital. Le provee una vista instantánea del capital de su negocio (cuanto posee y cuanto debe) a una cierta fecha. Contesta a la pregunta “¿Que tan endeudada está la compañía?” y “¿Cuanto dinero requiero recolectar de mis clientes?”. Este reporte es acumula-tivo; mostrará las cifras desde el primer día de su negocio hasta la fecha final del reporte.

El siguiente es un ejemplo de reporte de Hoja de Balanceresumen:

9. REPORTES CONTABLESHOJA DE BALANCE

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• La sección Activos resume activos circulantes y fijos tales como Cuentas por Cobrar, cuentas bancarias, efectivo, etc.

• La sección Pasivos resume pasivos circulantes tales como Cuentas por Pagar, préstamos, tarjetas de crédito, etc.

• La sección Capital muestra el capital de la compañía (total de activos menos total de pasivos). La línea de Ganancias Retenidas es de las Utili-dades Netas de los años anteriores (es dinero que se reinvierte en la compañía). En el software Magaya, el cierre del año se hace automática-mente. La línea de las Utilidades Netas es desde el inicio del año fiscal en curso hasta la fecha final del reporte.

En la vista de resumen del Balance, usted puede comparar periodos de tiempo para analizar las diferencias entre meses o entre periodos fiscales. Haga clic en el botón de Configurar y vaya a la pestaña de Columnas para ajustar el periodo del reporte.

Un detalladoBalance muestra las transacciones para el periodo seleccionado para cada cuenta:

9. REPORTES CONTABLESESTADO DE FLUJO DE CAJA

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• Las columnas del reporte muestran el tipo de transacción, fecha y número, el nombre del cliente o del proveedor, las cuentas, el balance y más.

• Si la factura u otra transacción contable tiene más de una cuenta incluida, la palabra “-MUCHOS-” se desplegará en la columna de Cuenta.

• Cada cuenta mostrará un balance inicial que acumula la actividad antes del periodo. Después de eso, verá las transacciones para el periodo y el balance final a la fecha final del periodo.

Estado de Flujo de Caja

Este reporte muestra un sumario de cuanto efectivo está ingresando (efectivo recibido) y saliendo de su negocio (monto pagado) durante un período de tiempo. A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de flujo de efec-tivo:

• El resumen de los ingresos netos de las operaciones por el período de tiempo aparece en primer lugar. Este muestra el efectivo que ha entrado y el que se ha gastado. No muestra lo que ha facturado a los clientes, sólo lo que se recibe (o gasta).

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE VENTAS

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• La sección de Inversión muestra efectivo usado (gastado) en inversiones en activos y los ingresos de la venta de otros negocios, el equipo, la colo-cación o el cobro de los préstamos, o de los activos a largo plazo. Cualquier cambio a estas cuentas (ganancias o pérdidas) se muestra aquí. Este ejemplo muestra inversión cero, porque esta empresa de carga no está comprando o vendiendo negocios, etc.

• La sección de Financiamiento muestra en efectivo que usted pagó o recibió de la emisión y/o préstamo de fondos u otras actividades de finan-ciamiento externo. Por ejemplo, si su empresa tiene acciones y las vendió, el dinero en efectivo aportado por la venta se muestran en esta parte del informe. Además, el pago de un crédito bancario se muestra como un uso del flujo de caja. Este ejemplo muestra cero porque esta empresa de carga no está emitiendo acciones, etc.

• La sección de Efectivo muestra el aumento neto de efectivo para el período, y el dinero en efectivo al principio y al final del período.

Reportes de Ventas

Reportes de Ventas muestran las ventas por artículo, cliente, y agente. Otras opciones en este menú son crear un reporte de facturas pendientes y de retardos de las cuentas.

Por Artículo: Muestra el total de ventas por artículo y muestra el Costo de Ventas (COGS) para los artículos que revende. Vea un reporte resumido o detallado. El reporte detallado muestra las facturas y otras transacciones


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asociadas con cada artículo. El siguiente es parte de un resumen, resaltando las columnas:

Por Cliente: Muestra el monto de las ventas por cliente y el porcentaje que cada cliente representa del total vendido. Puede ver un reporte resumido o detallado:

Por Agente: Este reporte es similar al reporte por cliente, pero éste muestra los agentes. Este reporte es muy útil para el proveedor de logística que está traba-jando con varios agentes. Este reporte puede verse como un reporte resumido o como un reporte detallado.

Todas las Ventas: Vea todas las ventas (en un reporte resumido o detallado). Este reporte se ve parecido al reporte de clientes:


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Comparativo de ventas: Los reportes de ventas se pueden configurar para mostrar una comparación de un cliente por mes, u otras opciones. Aquí hay un ejemplo:

Haga clic en el botón de “Configurar” en la barra de herramientas inferior para abrir el cuadro de diálogo de “Configurar Reporte”. Haga clic en la pestaña de “Columnas” y ajuste las términos de comparación que desea ver:


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Facturas Pendientes: Muestra facturas que están pendientes (sin pagar).

• Muestra la fecha de la factura y el número, cuántos días tiene de vencida, el monto original, cualquier cantidad pagada, y una referencia de la trans-acción.

Retardos de Cuentas por Cobrar: Ver Cuentas por Cobrar vencidas (dinero que sus clientes deben a su compañía) en un reporte resumido o detallado. En este resumen, el periodo de tiempo que la cuenta está vencida está en columnas en la parte superior, mostrando que está al día, que está entre 1 y 30 días de vencido, de 31 a 60 días, etc. Vea el ejemplo abajo:

El reporte detallado de retardos de cuentas por cobrar muestra facturas y otras transacciones que están vencidas a la fecha. El reporte está organizado en peri-odos de 30 días para mostrar que tanto tiempo tienen de vencidas las cuentas.

El reporte detallado está organizado en periodos de tiempo similares al reporte resumido. Lo más actual está listado de primero, luego cualquier cuenta entre 1


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y 30 días de vencida, hasta las más viejas. Muestra el estado de retardo de las cuentas a la fecha:

Los reportes de Retardos por fecha muestran cuentas por cobrar (o pagar) por fecha específica sin incluir pagos aplicados después de la fecha final del reporte. Estos reportes pueden configurarse para usar la fecha de transacción o la fecha de vencimiento para calcular la antigüedad de cada transacción.

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE COMPRAS

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Reportes de Compras

Reportes de Compras muestran compras por artículo, transportista, y prov-eedor, y otros reportes muestran facturas sin pagar y el retardo de las cuentas por pagar.


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El Reporte de Compras por Artículomuestra lo que ha comprado, el monto, y que porcentaje representa ese monto del total de sus compras.

• En el resumen de compras por artículo, el costo de carga aérea representa un 75.2% del total de compras.

• En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacio-nadas con las compras.


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Reporte por Transportista (detalle o resumen) muestran los transportistas, el monto que ha comprado de ellos, y el porcentaje que representa este monto:

• En el reporte resumido, el porcentaje más grande de compras corresponde a Crown Shipping (61.2%) para este periodo.

• En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacio-nadas con las compras.

Los reportes deCompras por Proveedor muestran lo que usted compró (o pagó) a un proveedor tal como la compañía telefónica o proveedores que le prestan servicios a usted. El reporte resumido y el reporte detallado se ven simi-lares a los reportes por transportista.

El reporte de Todas las Compras muestra las compras que ha hecho de todos los proveedores, transportistas, etc.

El reporte de Facturas sin Pagar muestra el nombre del proveedor, la fecha, número de transacción, una referencia, la fecha de vencimiento, y el número de días de días vencidos, y el monto adeudado:


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• Las facturas y los créditos están incluidos en el reporte de las Facturas sin Pagar.

Reportes Comparativos: Reportes resumidos de compras pueden ser configu-rados para comparar periodos de tiempo tales como mes por mes o un cuatri-mestre comparado con otro. Haga clic en el botón de “Configurar” en la parte inferior de la vista de reporte, y seleccione la pestaña de “Columnas” para ajustar los elementos.

Retardo de Cuentas por Pagar: Provee información sobre cuentas vencidas. Nota: Si una transacción se pagó y usted ejecutó un reporte antes de la fecha de pago, la transacción no se mostrará como retardada. Para ver que estaba pend-iente, use el reporte de Facturas Pendientes.

9. REPORTES CONTABLESRESUMEN DE REPORTES DE UTILIDADES

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Resumen de Reportes de Utilidades

Los reportes de ganancias están disponibles por Cliente, por Vendedor, o por Agente.

Haga clic en el botón de “Configurar” en la barra de herramientas inferior para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

• En la pestaña de Información de Cabecera, edite el título del reporte, subtítulo o fechas según necesite.

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE RENTABILIDAD POR CLIENTE

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• En la Rentabilidad por Entidad pestaña, seleccione que transacciones incluir. Todas están marcadas por defecto. Los Cargos de las transacciones marcadas se reúnen todos para el reporte.

Otras opciones: Seleccione que costos incluir (margen del agente, comis-iones de los vendedores) o excluir. Si el agente es parte de nuestra compañía pero en otra división, puede excluir sus costos y ver la rentabil-idad. Desmarque las casillas para ver la rentabilidad antes de sustraer estos costos.

El reporte se puede ordenar por rentabilidad o por el nombre de la entidad. Si su base de datos es más grande, puede configurar el informe para mostrar sólo las entidades que aportan el 80% de las ganancias, las empresas más activas que aportan el mayor porcentaje de sus ganancias.

Para incluir facturas de venta y compra en el reporte, marque la casilla. Si no, el informe recogerá las ganancias de las transacciones de las opera-ciones solamente. Las facturas creadas manualmente no se incluirán. Marque la casilla para incluir las facturas de venta y compra.

• En la pestaña Tipografía, seleccione la tipografía y sus propiedades.

• En la pestaña Números, seleccione opciones para mostrar números.

Reportes de Rentabilidad por Cliente

Los Reportes de Rentabilidad por Cliente le dejan saber los márgenes que cada cliente contribuye a la rentabilidad global de la compañía.

9. REPORTES CONTABLESREPORTE DE GANANCIAS POR VENDEDOR

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El informe que aparece aquí ordena los clientes de acuerdo al monto de las ganancias. El cliente que aporta las mayores ganancias aparece en la parte supe-rior de la lista:

Usted puede personalizar la dirección de ordenamiento con el botón de Config-uración.

Haga doble clic en el nombre del cliente, y se abrirá el cuadro de diálogo con su perfil. Haga doble clic en cualquier número en la lista para ver los detalles; se abrirá en una nueva pestaña, preservando su primer reporte y la lista, para que pueda verlos todos.

Reporte de Ganancias por Vendedor

Este reporte permite conocer los márgenes que cada vendedor está contribuy-endo a las ganancias globales de la compañía. Esta captura de pantalla muestra la vista detallada de las transacciones de los vendedores. Las otras pestañas son

9. REPORTES CONTABLESREPORTE DE GANANCIAS POR AGENTE

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la lista de vendedores y el reporte de ganancias resumido para el personal de ventas.

Reporte de Ganancias por Agente

El Reporte de Ganancias por Agente permite mostrar los márgenes que cada agente de transporte está contribuyendo a las ganancias globales de la compañía. Podemos ver en un resumen, los detalles de las transacciones, o los cargos.

9. REPORTES CONTABLESOTROS REPORTES

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Otros Reportes

Otros Reportes muestran detalles de transacciones, balances de comprobación, detalles de cheques, facturas de venta y compra, entradas de diario, impuestos de ventas y más.

Detalle de Transacciones: Para ver detalles de transacciones para una cuenta específica de la Lista de Cuentas, seleccione la cuenta y use el botón de Acciones. Para ver detalles de transacciones para todas las cuentas de la Lista de Cuentas, use el menú Reportes de la barra de herramientas superior.

Balance de Comprobación: Una lista de las cuentas mostrando el balance para cada una. El total de la columna de Débito debe ser igual al total de la columna

9. REPORTES CONTABLESOTROS REPORTES

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de Crédito. Este reporte es usado por los contadores para emparejar los créditos y los débitos:

Libro Mayor: Este reporte muestra todos los balances y transacciones en detalle para las cuentas del libro mayor durante el marco de tiempo seleccionado.

Detalle de Cheques: Lista los cheques girados, el tipo de transacción, el número de cheque, nombre de los clientes o proveedores, monto, y cada línea incluida en el cheque. Use este para obtener una vista detallada de sus gastos:

Detalle de Facturas de Venta: Lista las facturas de venta para el periodo escogido, el tipo de transacción, el número de factura, y otra información. El reporte es similar al de Detalle de Cheques.

Detalle de Facturas de Compra: Lista las facturas de compra para el periodo escogido, el tipo de transacción, el número de factura, y otra información. El reporte es similar al de Detalle de Cheques.

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE MÚLTIPLES MONEDAS

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Libro Diario: Este reporte muestra todas las transacciones para el rango de fechas seleccionado.

Deuda Tributaria por Ventas: Reporte resumido o detallado. Este muestra el nombre de la autoridad tributaria, la tasa impositiva, el monto de las ventas para el periodo, el monto de impuesto de ventas colectado durante ese periodo y el periodo anterior, y la deuda tributaria por ventas.

Cuando se utiliza el botón de Acciones en la Lista de Cuentas, se puede selecci-onar un reporte para:

• Cheques faltantes: Este reporte está disponible cuando escoge una cuenta bancaria.

Reportes de Múltiples Monedas

Los Múltiples MonedasReportes muestran pérdidas o ganancias de negocios hechos en monedas diferentes.

Usted debe tener múltiples monedas activadas en su sistema Magaya y transac-ciones realizadas en esas monedas con el fin de que aparezca información en estos reportes. Si la tasa de cambio no se modifica o no se actualiza en el Magaya Explorer, no verá cambios reflejados en los reportes.

Existen dos tipos de Reportes de Múltiples Monedas disponibles:

• Ganancias y Perdidas Efectivas: Este reporte muestra transacciones que han tenido una perdida o ganancia efectiva (real) porque se ha recibido un pago por una factura que ha tenido una variación en la tasa de cambio o porque usted pagó una factura que tuvo una variación en la tasa de cambio.

Por ejemplo, usted facturó a un cliente 250 euros cuando el euro estaba en 1,75. Le pagan los 250 euros adeudados, pero el valor del euro se ha redu-cido a 1,60 en la fecha que hace el depósito. El informe mostrará una ganancia efectiva para esa cuenta. Si el euro no ha cambiado, el reporte no mostrará nada.

Las columnas del Reporte Efectivo muestran:

– El Tipo de transacción tal como Pagos o Pago de Facturas

9. REPORTES CONTABLESREPORTES DE MÚLTIPLES MONEDAS

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– La fecha de la transacción

– El número de transacción

– La Entidad asociada con esa transacción tal como la compañía a la que gira el cheque

– La columna de Monto Original muestra la cantidad en que se fijó inicialmente la transacción

– La columna del Monto Efectivo muestra la cantidad que se recibió realmente

– La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda

– La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o perdido en su moneda nacional

• Pérdidas y Ganancias No Efectivas: Este reporte muestra los balances para sus cuentas en diferentes monedas. Cuando paga una factura o recibe un pago en alguna de esas monedas, el balance de esa cuenta bancaria, las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, reflejarán el resultado de la transacción.

Las columna en el Reporte de No Efectivas mostrará lo siguiente para CxC, CxP, y cuenta bancaria para cada moneda:

– El nombre de cuenta para cada moneda

– El balance actual muestra el monto en CxC, CxP, y en la cuenta bancaria

– La columna de Balance muestra el monto en su moneda nacional

– El Balance Ajustado muestra el anterior, el balance original antes de un cambio

– La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda

– La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o perdido en su moneda nacional

Información Adicional:

Para compensar las fluctuaciones en la tasa de cambio, algunos transportistas cargan un Ajuste de Corrección Monetaria (CAF). El CAF es un porcentaje del flete base.

Para habilitar múltiples monedas en su sistema Magaya, vaya a Mantenimiento > Configuración > Contabilidad.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADIMPUESTOS DE VENTAS

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10. Funciones Avanzadas de Contabilidad

Las siguientes secciones explican las funciones avanzadas de contabilidad disponibles en el Magaya Explorer. Las funciones son:

• Impuestos de Ventas: Cómo definir los impuestos a las ventas en la tabla de impuestos y cómo usarlos

• Aprobar/Disputar las facturas

• Asientos de Diario: Como crear asientos de diario

• Ajustes

• Múltiples Monedas: Como trabajar con múltiples monedas

• Configuración: Como definir algunas opciones de contabilidad

• Relación entre procedimientos operativos y contables

• Procedimientos especiales de Cuentas por Cobrar (Cheques rebotados, etc)

Impuestos de Ventas

La Tabla de Impuestos muestra los impuestos de ventas que usted ha definido en el Magaya Explorer. Usted puede agregar entradas impuestos a la tabla de impuestos. La Tabla de Impuestos está en la Lista de Cuentas, bajo el botón de Acciones.

Después de que agrega un impuesto, puede agregarse a una Artículo o Servicio. Esto automáticamente agregará el impuesto cuando el artículo se use en una Factura de Cobro o de compra.

Siga los siguientes pasos para agregar un nuevo impuesto.

Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas

1) Vaya a la Lista de Cuentas.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADPASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS

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2) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Tabla de Impuestos”. Una tabla se abre. (Si no ha agregado ningún impuesto, la tabla estará en blanco).

3) Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre:

• Digite el código del impuesto. Puede ser cualquier combinación de letras y/o números.

• Escriba una descripción para el impuesto, por ejemplo “Impuesto de Ventas del Condado Miami Dade” o “Impuesto Colombiano”.

• Seleccione la autoridad tributaria del menú desplegable. Aquí es donde los impuestos serán colectados. Si necesita agregarlo, haga clic en el signo de "mas". La autoridad tributaria se considera un proveedor así que el cuadro de diálogo de “Proveedor” se desplegará.

• Introduzca el porcentaje de los impuestos, como el 15%. (Ingrese el número, no el símbolo de porcentaje).


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• Para agrupar impuestos, haga clic en la casilla de verificación. El cuadro de diálogo cambia para incluir una tabla:

• Haga clic en el botón de Agregar. Otro cuadro de diálogo se abre. En ese cuadro de diálogo hay una lista de impuestos que usted ha configurado (si es que ha establecido algunos impuestos). Seleccione un impuesto de la lista para asignarlo a ese grupo. Haga clic en el botón OK para volver al cuadro de diálogo de Impuestos del Artículo.

• Haga clic en el botón OK cuando haya terminado.

El impuesto es agregado a la Tabla de Impuestos.


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Para incluir automáticamente el impuesto en un artículo o servicio, vaya a la carpeta de Productos y Servicios, seleccione el producto (o servicio), y selec-cione el impuesto de la lista desplegable de Código Fiscal.

Cómo utilizar los Impuestos de Ventas en las Facturas de Venta y Compra: Cuando se selecciona el impuesto en una factura o recibo, el importe del impuesto se calculará en función del porcentaje del impuesto de la partida de impuestos y se sumará al total. El importe de los cargos será listado, y el importe

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADAPROBAR/DISPUTAR FACTURAS

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del impuesto se mostrará por separado. A continuación se mostrará un total que incluye los cargos y el impuesto. Esta es la pantalla de los cargos de la factura:

Aprobar/Disputar Facturas

Para aprobar o disputar facturas, primero configure esta opción para el cliente:

• Vaya a Mantenimiento > Clientes y haga clic derecho en el nombre del cliente en la lista. En el menú emergente, seleccione “Permitir segui-miento”. Un cuadro de diálogo se abrirá.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADENTRADA DE DIARIO

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• Haga clic en la pestaña de Seguimiento en el cuadro de diálogo de Segui-miento Web Usuario. Haga clic en la opción “Aprobar/Reclamar Factura” para hacer que aparezca una marca de comprobación en la casilla.

• Para aprobar o disputar una factura en su sistema Magaya, vaya a la Lista de Facturas. Haga clic en el botón de Acciones (alternativa: haga clic derecho en una factura de la lista), y seleccione “Aprobar/Disputar Trans-acción”.

• Introduzca la razón en el cuadro de diálogo.

El comentario aparece en la pestaña de Eventos para la transacción.

Opción de Aprobar/Disputar en línea: Usted puede dar a sus clientes permisos para aprobar o disputar facturas en línea. Por favor vea el Capitulo 9 en el Manual de Comunicaciones del Software Magaya para detalles sobre como darle a sus clientes la opción de pagar facturas en línea en Magaya LiveTrack y más.

Entrada de Diario

Las Entradas de Diario se usan para dar seguimiento a transacciones no habitu-ales, tales como depreciación o venta de un activo. Cuando crea Entradas de

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADPASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO

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Diario en el Magaya Explorer, estos son guardados en una lista que usted puede ordenar y filtrar.

Pasos: Crear una Entrada de Diario

1. Vaya a la Lista de Cuentas y haga clic en el botón de Acciones.

2. Seleccione "Entradas de Diario Generales". Se abre una lista.

3. Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre.

El campo de fecha muestra la fecha actual. Cambiar la fecha si es necesario. Introducir un número de entrada.

4. En el cuadro de diálogo, siga estos pasos:


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• Haga clic en el botón de Agregar para agregar una nueva línea de entrada de diario. Una línea en la tabla se resaltará. La línea tiene las columnas (que también son llamados “campos”, porque cuando se hace clic en ellos, se activan y se puede introducir información).

• La primera columna en la línea es “Nombre de Cuenta”. Esta es la cuenta a la que aplica la línea. El campo se vuelve un menú desplegable. Selec-cione la cuenta del menú desplegable.

• La segunda columna es “Débito” a donde agrega el monto que deducirá.

• La tercera columna es “Crédito” a donde agrega el monto que acreditará.

• La columna “Descripción” se usa para agregar una descripción (opcional). Este es un campo de texto.

• La “Entidad” es un cliente, proveedor, etc, que está relacionada con este asiento de diario. Haga clic en el campo para activar el menú desplegable. Esta información aparecerá cuando liste las transacciones de esta entidad o cliente.

• La “Moneda” se establece cuando configura el sistema Magaya (se pueden realizar cambios en el Mantenimiento > Configuración). Cada línea puede estar en una diferente moneda si selecciona una cuenta que está en una


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diferente moneda, pero el monto en las columnas de Débito o Crédito se muestra en la moneda nacional:

• “Tasa de Cambio” se utiliza para introducir la tasa de cambio si se crea este asiento de diario en otra moneda. Este es la tasa de cambio entre la moneda que ha seleccionado y la moneda nacional que se ha configurado en su sistema Magaya.

• La suma de todos sus Débitos debe ser igual a la suma de todos los Créditos para mantener el balance en el asiento. El sistema no le dejará agregar una entrada que no esté en balance.

5. Haga clic en el botón OK. La entrada se agrega a la lista y es enviada a las cuentas correspondientes.

Acciones para Entradas de Diario:

En la lista de los Entradas del Diario General, haga clic en el botón de Acciones para hacer una copia de una entrada de diario, crear reportes, imprimir una entrada o un lote, seleccionar columnas, o importar o exportar datos.

Otras opciones para entradas de diario:

• Invertir una entrada de diario (útil cuando se cambian los créditos por los débitos y viceversa)

• Mostrar total de los débitos y créditos en la pantalla de la entrada de diario

• Configurar los números consecutivos de las entradas de diario en el menú Mantenimiento > Configuración > Contabilidad

• Seleccione una plantilla cuando imprima una entrada de diario

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADAJUSTES

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Ajustes

La pestaña de Ajustes refleja transacciones que mantienen sus cuentas balanceadas.

La información contenida en la pestaña de Ajustes es sólo de lectura.

También muestra el costo de los inventarios (activo), y luego, cuando lo vende, la venta se muestran en la pestaña de Ajustes como una deducción de los activos y se convierte en costo de ventas.

Por ejemplo, cuando usted compra un artículo para su inventario, se crea una Orden de Compra. A partir de esa Orden de Compra, se crea una Factura de Pago. Cuando un cliente compra ese artículo, se crea un Orden de Venta y una Factura de Cobro para el cliente. El costo y las utilidades se muestran en la pestaña de Ajustes de la factura.

Otro uso de la pestaña de Ajustes es mostrar las ganancias y pérdidas ajustadas para los cambios de divisa. Si está utilizando múltiples monedas, usted verá la diferencia entre la tasa del día de creación la factura y la tasa de cambio del día en que el cliente pagó la factura. Cuando se recibe el pago y actualiza la tasa de cambio en el cuadro de diálogo de Pago, la pestaña de Ajuste mostrará la dife-rencia en las tasas.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADMÚLTIPLES MONEDAS

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Cuando cambia la tasa en el cuadro de diálogo, el sistema le preguntará si desea guardar el cambio (que será reflejado en todas las transacciones que usan esa divisa creadas después de esta).

Si se agrega un ajuste a una transacción contable en la pestaña de Cuentas del cuadro de diálogo de una transacción, aparecerá en la pestaña de “Ajustes” de la transacción, tales como el cuadro de diálogo de la factura. Esta muestra la comisión bancaria por fondos insuficientes:

Múltiples Monedas

Esta sección explica como configurar su sistema Magaya para trabajar con múltiples monedas, como habilitar Monedas existentes de la Lista de Monedas o agregar nuevas a la lista, como introducir transacciones en diferentes monedas, y como trabajar con Reportes Múltiples Monedas.

Como Configurar Múltiples Monedas en su Sistema Magaya:


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Puede configurar múltiples monedas de dos maneras en el Magaya Explorer: 1) en el Asistente de Arranque o 2) en la pantalla de Mantenimiento > Configura-ción > Contabilidad:

Seleccione la moneda nacional. Tenga en cuenta que esta opción solo se habilita si no existen transacciones contables. Se recomienda que la moneda nacional se configure en el Asistente de Arranque; los pasos para usar el Asistente de Arranque se explican en la primera parte del Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.

Al marcar la casilla "Usar Multimoneda", el sistema activará el uso de más de una moneda en su sistema contable. Tenga en cuenta que esta opción no se puede revertir si hay transacciones contables existentes en diferentes monedas en el sistema. Las transacciones deben ser eliminados antes de que el sistema le permitirá cambiar esta opción. Debe hacer clic en el botón “Guardar” antes de activar distintas monedas.

Tasa de Cambio Inverso: Si trabaja con monedas que se convierten a montos muy pequeños, tal vez prefiera trabajar con tasas inversas. Marque la casilla para


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esta opción, y su sistema Magaya calculará la tasa por usted. Déjela sin marcar para usar la tasa de cambio directo.

Como Activar Monedas Individuales:

Para activar las monedas específicas en el sistema Magaya, vaya a la misma pantalla usada para seleccionar su moneda nacional (en la carpeta de Manten-imiento > Configuración > Contabilidad).

Haga clicen el botón “Lista de Monedas”. Un cuadro de diálogo se abre:

Haga clic en una moneda como el Euro o el peso y haga clic en el botón Editar (o haga doble clic sobre la moneda). Un cuadro de diálogo se abre:

Verifique que la tasa de cambio esta correcta y actualizado. Si actualiza la tasa de cambio, también se actualizará el campo de fecha para reflejar la fecha de hoy.

Marque la casilla "Esta moneda esta activa" para activar la moneda.


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Haga clic en OK. Aparecerá una marca de comprobación en la lista de monedas, lo que indica que la moneda está activa. Cierre este cuadro de diálogo cuando termine de activar las monedas. Haga clic en Guardar de nuevo en la pantalla de configuración. Una cuenta de CxC, CxP, y una cuenta bancaria se creará automáticamente para la moneda activada.

Como Agregar una Nueva Moneda a la Lista de Monedas:

• Haga clic en el botón de Lista de Monedas.

• Haga clic en el botón de Agregar.

• Introduzca el nombre de la moneda y el código. El símbolo es opcional.

• Introduzca la tasa de cambio actual y la fecha de hoy.

• Haga clic en la casilla de verificación "Esta moneda esta activa".

• Haga clic en el botón de Aceptar. La moneda está ahora disponible en su sistema.

Como Administrar Tipos de Cambio:


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Para cambiar la tasa de cambio de una moneda, seleccione la moneda y haga clic en el botón de Editar (o haga doble clic en la moneda). Un cuadro de diálogo se abre:

• Introduzca la tasa de cambio actualizada en el campo de Tasa de Cambio.

• Seleccione la fecha de hoy.

• Haga clic en el botón de OK para guardar los cambios.

También puede administrar los tipos de cambio mientras está trabajando en una transacción. Este es el método más eficiente de gestión de los tipos de cambio ya que el sistema actualizará la tabla de tipo de cambio basado en las modificaciones que realice en una transacción.

Por ejemplo, si usted está trabajando en un envío y modifica la tasa de cambio, el sistema le preguntará si desea que esta modificación sea guardada en la Lista de Monedas y que se actualice la tasa para todas las transacciones. Si sólo desea usar esta moneda para esta transacción, haga clic en No. Si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. Esto actualizará la Lista de Monedas y no tendrá que ir a esa lista para actualizarla. Se actualizará automáticamente.

Como Introducir una Transacción de Operaciones en una Moneda Dife-rente:


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Cuando está trabajando en una transacción de operaciones tal como Ordenes de Recogida, Recibos de Almacén, Embarques, etc, los cargos se pueden ajustar a cualquier moneda activada en su sistema Magaya:

Al liquidar una transacción de operaciones que tiene cargos en varias monedas, se generarán facturas por separado para cada moneda.

La moneda en un envío se puede definir mediante el botón de Acciones. La moneda del envío es usada como la moneda de la Factura o Reintegro de Cobro generada para el agente en la liquidación.

Como Introducir una Transacción Contable en una Moneda Diferente:


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Cuando se crea una factura, usted puede fijar la moneda seleccionando la cuenta de CxC. Esto definirá la moneda de la factura:

Cuando se crea una transacción contable en una moneda que es diferente de su moneda nacional, también puede cambiar la tasa de cambio de esa moneda en el cuadro de diálogo.

Si se introduce un tipo de cambio que es diferente de la establecida en la Lista de Monedas, el sistema le preguntará si desea guardar esta nueva tasa y actualizarla. Si desea utilizar la divisa solamente para esta transacción, haga clic en No. Si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. Esto actualizará la Lista de Monedas y no tendrá que ir a esa lista para actualizarla. Se actualizará automáticamente.

Reportes de Múltiples Monedas:

Puede ver pagos por moneda haciendo clic en el botón de Acciones en la Lista de Pagos y seleccionando Reportes. Luego seleccione “Por Moneda”.


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Cuando esta viendo un reporte, puede cambiar la moneda del reporte usando el botón de Acciones:

La moneda cambiará y los totales se actualizarán automáticamente en la nueva moneda.

Puede ver un informe de pérdidas y ganancias en múltiples monedas yendo a la barra de herramientas superior en el Magaya Explorer y seleccionando el menú Reportes. Los reportes disponibles muestran pérdidas y ganancias efectivas y potenciales.

Vea la sección "Reportes de Múltiples Moneda" en el tema "Reportes Contables" para obtener más detalles.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADMENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD

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Menú de Configuración de la Contabilidad

Aunque muchas funciones contables son creados por el Asistente de Contabil-idad, puede cambiar la configuración o ejecutar otras configuraciones en la carpeta de Mantenimiento bajo Configuración:

Estos ajustes son frecuentemente configurados por el administrador del sistema Magaya.

Aquí está un breve resumen de las opciones relacionadas con la contabilidad que se pueden configurar desde este menú:

• El uso de números consecutivos en los documentos contables

• Configuración de exportación a QuickBooks

• Como maneja su sistema los Limites de Crédito de los clientes

• Otras opciones: Para generar cargos automáticamente, la fecha para el cierre de la contabilidad, las fechas de vencimiento de transacciones, definir monedas, definir el año fiscal, establecer facturaciones periódicas, establecimiento de impuestos sobre las ventas

Cada una de estas opciones se explicará en detalle en las secciones siguientes.

Números Consecutivos


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Marque las casillas en esta sección para habilitar la numeración consecutiva de Facturas de Venta, Notas de Crédito, Facturas de Compra, Créditos, Cheques, y Asientos de Diario.

Puede añadir prefijos y sufijos a los números: Haga clic en el botón "Definir". En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los números como usted quiere que se definan en el documento contable específico.

Para evitar números duplicados para el mismo proveedor, haga clic en la casilla de verificación "No permitir un número duplicado".

Configuración de Exportar a QuickBooks:

Para incluir Definiciones Contables cuando se exporta a QuickBooks®, haga clic en esta opción en el menú de Configuración:


137

Esto incluirá la Definición de la Cuenta de la Lista de Cuentas en la archivo de salida guardado por Magaya Explorer para ser utilizado en QuickBooks. Es importante asegurarse de que sus cuentas tienen los mismos nombres tanto en Magaya como en QuickBooks para evitar duplicados.

Para incluir a clientes y proveedores al exportar desde Magaya a QuickBooks, marque la casilla. Esto creará el nombre en QuickBooks. De nuevo, compruebe que el nombre de las entidades son los mismos en Magaya y en QuickBooks. Esta opción se desactiva si ha activado múltiples monedas en su sistema Magaya. Si usted ya tiene el nombre de la entidad definido en QuickBooks, no necesita marcar esta casilla.

Limites de Crédito

Para seleccionar las acciones que quiere ejecutar con los clientes que excedan el límite de crédito, utilice las opciones que aparecen en esta sección del menú de Configuración. Puede seleccionar una, dos o todas las opciones:

Después de establecer un límite de crédito, el sistema avisará al usuario cuando un cliente ha llegado a su límite de crédito. Por ejemplo, si selecciona la opción "No libere la carga", el sistema no le permitirá liberar ninguna carga. Si selec-ciona “No aceptar más reservas (en línea tampoco)”, entonces el sistema no le permitirá que se haga ninguna reserva para ese cliente. Un aviso aparecerá para indicarle al usuario el límite de crédito se ha alcanzado.

El monto del limite de crédito se puede definir en el perfil del Cliente en la pestaña de Condiciones de Pago.

Otras Opciones

En la sección de "Otras Opciones" de la pantalla de Configuración de Cuentas, las opciones disponibles son las siguientes:


138

Para generar cargos automáticamente, haga clic en esta casilla de verificación. Esta casilla está marcada por defecto. Si desmarca esta casilla, tendrá que crear manualmente los cargos contables para todas las transacciones.

Para activar la opción de fecha de cierre y definirla para la contabilidad, haga clic en la casilla “La contabilidad se cerrará en o antes de”. Luego seleccione una fecha usando una lista desplegable. Los usuarios no podrán introducir o modi-ficar transacciones hechas antes de esta fecha. Actualice esta fecha después de cada periodo.

Mediante el establecimiento de una contraseña, el acceso a editar años anteri-ores se puede establecer.

Introduzca el número de días para definir cuando vencen las facturas. 30 días en el ajuste por defecto. Esto se puede remplazar para cada cliente en el perfil del Cliente en la pestaña de Condiciones de Pago.

Para información sobre cómo trabajar con múltiples monedas y tipo de cambio inverso, consulte la sección "Múltiples Monedas".

Otras opciones en el menú de Configuración de la Contabilidad incluyen la opción de cambiar el mes inicial para el año fiscal. El mes fue definido en el Asis-


139

tente de Contabilidad (si lo utilizó para configurar su software Magaya). El sistema usará este mes como el inicio del nuevo año fiscal para calcular automáticamente las ganancias retenidas del año anterior.

Facturas periódicas: Facturar periódicamente significa que todos los cargos generados por un cliente se acumularán en una sola factura al final del período (semana o mes). Para cualquier cliente para quien establece esta opción, el sistema agregará cargos a una factura. Para facturar periódicamente a los clientes, haga clic en una de las opciones:

• No aplicar

• Semanalmente (viernes)

• Mensualmente (esta opción lo habilita para configurar hasta cinco días por mes para facturar a sus cliente)

La opción que se establece aquí es el valor predeterminado para el sistema. Para cambiar la configuración para un cliente específico, vaya al perfil de ese cliente y realice el cambio en la pestaña de “Condiciones de Pago”.

La opción de “Facturas periódicas” también se puede establecer en la pestaña de Condiciones de Pago de cualquier perfil de cliente. En esa pantalla, puede deter-minar, por cliente, la forma de aplicar la factura periódica, personalizar la forma de las facturas periódicas para un cliente individual.

Para configurar mantener el impuesto de ventas de las compras que realice y retenerlo como un crédito tributario, marque esta casilla. Este se aplicará cuando esté pagando su impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, usted crea un cheque para pagar el impuesto sobre las ventas. El cheque es pagadero a la auto-ridad fiscal o la agencia como el estado o condado. El total que usted tendrá que pagar reflejará la deducción de impuestos sobre las ventas que usted ya pagó cuando hizo las compras que requiere impuesto a las ventas.

La opción de "Permitir añadir costos en las facturas de cobro" incluirá los gastos en la factura de un cliente. Esto no es recomendable de acuerdo con las mejores prácticas contables. Esta opción está desactivada por defecto.

Para excluir nuevas facturas de la vista en línea, marque la casilla.

Para habilitar el sistema para que genere automáticamente transacciones recur-rentes, marque la casilla.

Las opciones de liquidación se pueden establecer por separado para envíos entrantes y salientes. Para más detalles sobre la liquidación de envíos, consulte

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDADRELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

140

el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System, en el capítulo de Embarques.

Guardar los cambios que hace a la Configuración de la Contabilidad.

Si no hace clic en el botón “Guardar”, aparecerá un mensaje antes de que usted puede moverse a otra carpeta o función del Magaya Explorer:

Haga clic en “Si” o “No”.

También puede restablecer las opciones y volver a la configuración anterior.

Relación entre Contabilidad y Operaciones

El Magaya Explorer conecta transacciones de operaciones con funciones conta-bles de las siguientes formas:

1) Los cargos se pueden introducir a medida que agrega las transacciones de operaciones a su sistema Magaya. El sistema utiliza los productos y servi-cios que se definen en la lista de productos y servicios (en la carpeta de


141

Contabilidad) para llenar la lista desplegable de cargo en la pantalla de tipo de cargo.

2) Los cargos introducidos en una transacción operativa tal como una Entrega de Carga (EC) se usan para crear Facturas de Compra y Venta durante el proceso de liquidación. Para liquidar los cargos en una EC, haga clic en el botón de Generar.

Liquidación de EC, Recibos de Almacén, Embarques, y otras transac-ciones se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.

3) Cada transacción de operaciones puede tener una lista de las transac-ciones contables (facturas) relacionadas. Puede hacer clic en el botón


142

Acciones y seleccionar la Lista de Transacciones para cada transacción de operaciones.

4) Cada transacción contable (facturas) tiene una lista de transacciones de operaciones relacionadas. Para la mayoría de las facturas, sólo hay una transacción relacionada. La excepción es para las facturas periódicas, que a menudo tienen más de una operación vinculada. A continuación verá un botón de “Historia”.


143

En esta captura de pantalla, la factura está relacionada con un embarque. Para ver los detalles del embarque, haga clic en el botón de Embarque. Para ir al Embarque, haga clic en el botón de flecha.

También puede ver el historial de una transacción contable cuando se encuentre en la vista de lista, como la lista de Facturas. Seleccione la transacción y haga clic en el botón de Acciones. También puede consultar el documento desde el botón de Acciones.


144

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR

145

Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar

Este tema explica como ejecutar los siguientes procedimientos contables usando funciones en el Software Magaya versión 8.0 (publicado en Julio 2011):

1) Procesar un descuento para un cliente

2) Manejar cheques rechazados

3) Procesar comisión por transferencia electrónica

4) Hacer depósitos de caja chica

Soluciones alternas para versiones anteriores del software no son necesarias en la versión 8.0.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRARPROCESANDO DESCUENTOS

146

Procesando Descuentos

Como agregar un descuento a una factura:

1) Comience por crear una factura como normalmente lo haría, llenando los campos y agregando los cargos.

2) En el cuadro de diálogo de la factura, haga clic en la pestaña “Cuentas” (junto a la pestaña de “Cargos”).

3) Haga clic en el botón de Agregar. Seleccione una cuenta de gastos de descuento.

4) En la línea, haga clic en la columna “Nombre de la Cuenta”, y seleccione la cuenta de gastos de descuento.

En la columna de “Monto”, haga clic en el espacio e introduzca un signo de menos y el número, por ejemplo, para ofrecer un descuento de $1,000.00, digite -1000.00 en la columna.

Las columnas de Descripción y Entidad son opcionales.

El total se actualizará automáticamente. Haga clic en los botones de Cerrar u OK para guardar.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRARMANEJANDO CHEQUES RECHAZADOS

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Manejando Cheques Rechazados

Manejando cheques rechazados en su sistema Magaya requiere dos transac-ciones: Una registra la comisión bancaria, y otra crea una nueva factura.

Escenario: Usted ha recibido un pago, pero el cheque es rechazado por fondos insuficientes.

1) Cree un Cheque de Gastos:

Cuando reciba el cheque rechazado del banco, haga un “Cheque a Gastos” para registrar la comisión bancaria.

Haga el cheque pagadero al banco por el monto de la comisión por cheque sin fondos ($20.00).

2) Ahora cree otra Factura: Haga clic en la pestaña de “Cuentas” del cuadro de diálogo de la factura como se muestra aquí:

Incluya el monto que le cargará a su cliente para cubrir la comisión que el banco le cargó ($25.00), y el monto que el cliente pagó con el cheque rechazado ($1,500.00) que necesita ser restado del banco.

La “Comisión de Servicios Bancarios" es la cuenta de ingresos en la Lista de Cuentas para gastos por servicios bancarios, tales como la comisión por el cheque rechazado de $20.00. Este ejemplo muestra un cargo de $5.00 añadido por su procesamiento.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRARPROCESAR PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

148

Procesar Pago por Transferencia Electrónica

Cuando recibe un pago por transferencia electrónica, el cliente envía el monto total, pero el banco le cobra una comisión por la transferencia. Hay dos opciones para procesar esto: 1) El pago que reciba mostrará la comisión, o bien, 2) Procese el pago en su totalidad y cree un Cheque de Gastos para el pago por transferencia electrónica. La elección depende de cómo su banco le cobra. El siguiente ejemplo muestra cómo procesar la opción 1:

1) En el cuadro de diálogo de Pago del Cliente, haga clic en las facturas de la pestaña de Factura de Cobro a la que quiere aplicar el pago.

Nota: Haga clic en la casilla de verificación para mostrar las facturas pend-ientes.

2) Haga clic en “Cuentas” (contiguo a la pestaña de Cargos).

3) Haga clic en el botón de “Agregar”, y agregue información en la línea:

Nombre de la cuenta (Cargos por Servicios Bancarios), Monto (esta es la comisión por transferencia electrónica que el banco le cobró; en este

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRARDEPÓSITOS DE CAJA CHICA

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ejemplo muestra -25.00), y una descripción (esto es opcional, pero este ejemplo muestra "Comisión de Transferencia Electrónica".

El monto total recibido debe ser igual a la cantidad pagada ($2,200.00 menos la comisión de $25.00 = $2,175.00).

Haga clic en OK para guardar.

Depósitos de Caja Chica

Use la cuenta de Caja Chica en su sistema Magaya para realizar un seguimiento de la caja chica. Esto se puede hacer al ejecutar depósitos de los clientes que

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRARDEPÓSITOS DE CAJA CHICA

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pagan en efectivo mediante el depósito de parte del dinero en la Cuenta Bancaria y la asignación de una pequeña cantidad a la cuenta de Caja Chica.

1) Vaya a los Depósitos, y seleccione "Pago de Depósitos". En el cuadro de diálogo, seleccione los pagos que usted desea depositar.

2) Haga clic en “Cuentas” (contiguo a la pestaña de Pagos).

3) Haga clic en el botón de Agregar, y agregue la información: Seleccione la cuenta de Caja Chica, e ingrese la cantidad ($-50.00).

Si no se introduce un signo menos, la cantidad de la caja chica no se deducirá del total de Depósitos. Este ejemplo muestra que el total depos-itado en la cuenta bancaria es de $6,400.81, ya que restamos $50.00 que se mantendrán en la caja chica.

1

Índice alfabético

AActivos 98

compra un activo fijo 58Adelanto de pago 44Ajuste de Corrección Monetaria (CAF) 116Ajustes 126Año Fiscal

ajustar o cambiar 138Anular una factura 57Articulo de Reventa Automatizado 27Asistente de Contabilidad 9Automatizar cargos

configurar 138

BBalances de Apertura 11Banca 67Boleta de depósito 48

CCapital 98Cheque de Reembolso 49Cheques 67

cheque para gastos 68cheque para pagar impuestos de ventas 71guardar como recurrente 74imprimir lote 74invalidar 72reportes 73

Cheques rechazados 147Cheques rechazados, reemitir factura 35Comisión por transferencia electrónica 148Comprar activo fijo 58Configuración de la Contabilidad 135

ajustar y guardar 140Costo de Ventas 100Cuenta de Tarjeta de Crédito 21Cuentas por Cobrar 31Cuentas por Pagar 53CxC 31CxP 53

DDepositar pago 75

Depósito 46, 75Anular 48

Depósito de Pagos 45Descuento 146Descuento, dar al cliente en el pago 44deshacer 81Divisiones 23

EEfectivo 99Entradas de Diario 122

FFactura

aprobar o disputar 39, 121, 122excluir del seguimiento en línea 39

Factura de Cobroestado 32facturas pendientes 38numeración 33

Facturasperiódicas 57recurrentes 57

Facturas de Pago 53Facturas de Ventas 32Facturas periódicas

configurar 139Fecha de cierre 138Fecha de vencimiento 138Fondos Insuficientes 147Fondos sin Depositar

mostrar todos 47

GGanancia Bruta 91Ganancias y Perdidas Efectivas 115

HHoja de Balance 97

IImprimir cheques 72Impuesto

agregar 118Impuesto de ventas 71Impuesto sobre las Ventas

2

configuración 139

LLibro Diario 115Limites de Crédito 137Lista de Cuentas 19

agregar nueva cuenta 20Listado de Transacciones 80

MMoneda

agregar a 129moneda nacional 128Múltiples Monedas 115

trabajando con 127

NNumeración de cheques 60Numeración, de transacciones contables 136

PPagar facturas 60Pago 42

depósito 46Pago de Cliente 42Pago de Facturas 60Pago en Exceso 44Pago en Linea 39Pago en línea 43Pago parcial 43Pasivos 98PeachTree 39Pérdidas y Ganancias No Efectivas 116Pérdidas y Ganancias por Operaciones 95Productos y Servicios 25

agregar nuevo 26producto de reventa 27

Proveedorespagar múltiples 61

QQuickBooks 39

configurar 136

RReconciliación Bancaria 81

Reconciliación bancaria 77Reconciliar cuenta bancaria 77Reembolso de Proveedor 65Reintegro de Cobro 40Reintegro de Pago 58relación entre Contabilidad y Operaciones 140Remplazar Cuenta 22Remplazar Producto 28Reporte

múltiples monedas 115Reporte de facturas sin pagar 57reporte de Retados de CxC 38Reportes

Balance comparativo 98balance de comprobación 113cheques faltantes 115comparar Pérdidas y Ganancias 93detalle de cheques 114detalle de facturas de compra 114detalle de facturas de venta 114detalles de transacciones 113Deuda tributaria por ventas 115facturas pendientes 103facturas sin pagar 107guardar 84personalizar 86pestañas 85por agente 101por ventas 101Retardos de Cuentas por Cobrar 103

Reportes comparativos de compras 108Reportes comparativos de ventas 102Reportes contables 83Reportes de Carga

facturación 57Reportes de Compras 105Reportes de compras 57Reportes de Embarque 38Reportes de Pérdidas y Ganancias 91Reportes de Ventas 100Reportes de ventas 38Rol de Administrador 135

TTabla de Impuestos 117Tarifas 6

3

Tarjeta de crédito, uso pare le pago de gastos 70Tasa de Cambio

configurar o cambiar 131inverso 128

Transacción despejada o sin despejar 80Transacciones Abiertas 8, 40Transacciones vencidas

ajustar fecha 138

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