Embed Size (px)
Citation preview
BỘ TƯ PHÁPCỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH CỦA BỘ TƯ PHÁP
Hà Nội, 2018
MỤC LỤC
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CHUNG 5
1. Mục đích 5
2. Đối tượng áp dụng 5
3. Địa chỉ truy cập các Hệ thống, Phần mềm 6
4. Vấn đề cập nhật dữ liệu hộ tịch đã đăng ký từ trước vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch 6
5. Trường hợp cần cấp mới, hủy tài khoản, quên mật khẩu 7
PHẦN 2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH ĐIỆN TỬ 8
1. Thông tin chung8
2. Vào Sổ đăng ký khai sinh với sự kiện phát sinh mới 8
3. Nhập dữ liệu cũ đăng ký khai sinh 14
4. Tra cứu, xem danh sách đăng ký khai sinh, thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung, ghi chú, cấp bản sao trích lục hộ tịch 14
5. Sửa sai sót thông tin khai sinh 15
6. Yêu cầu hủy thông tin đăng ký khai sinh 17
7. Cấu hình thông tin 18
PHẦN 3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH DÙNG CHUNG 19
1. Thông tin chung19
2. Nguyên tắc thực hiện đăng ký đối với sự kiện phát sinh mới 19
3. Nguyên tắc thực hiện đăng ký cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi chú các sự kiện hộ tịch20
4. Quản lý danh sách cấp bản sao trích lục 21
5. Quản lý danh sách đăng ký bổ sung, cải chính 21
6. Sửa chữa sai sót 22
7. Gửi yêu cầu hủy hồ sơ 22
PHẦN 4. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ THÔNG TIN TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG PHẦN MỀM HỘ TỊCH CỦA BỘ TƯ PHÁP TẠI ĐỊA PHƯƠNG 24
1. Xem danh sách, tìm kiếm thông tin tài khoản 24
2. Tạo mới tài khoản người dùng 24
3. Reset mật khẩu, xem chi tiết / cập nhật thông tin tài khoản 26
4. Khóa, Mở khóa và Xóa thông tin tài khoản 27
PHẦN 5. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘ TỊCH PHỤC VỤ THỐNG KÊ VÀ TRA CỨU DỮ LIỆU TRÊN ĐỊA BÀN 28
1. Thông tin chung28
2. Xuất báo cáo số liệu đăng ký hộ tịch 28
3. Thống kê nhanh dữ liệu 29
4. Tra cứu, xem chi tiết dữ liệu trên địa bàn 31
PHẦN 6. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN 34
1. Thông tin chung34
2. Khái niệm dịch vụ công trực tuyến và các mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến 34
3. Đăng ký dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch36
4. Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin đăng ký hộ tịch trực tuyến 37
PHỤ LỤC 01. MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ KHAI SINH 41
1. Mẫu công văn cấp huyện 41
2. Mẫu công văn cấp xã 42
PHỤ LỤC 02. MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ HỘ TỊCH 44
1. Mẫu công văn cấp huyện 44
2. Mẫu công văn cấp xã 45
PHỤ LỤC 03. DANH SÁCH TÀI KHOẢN SỬ DỤNG THỬ NGHIỆM 47
1. Thành phố Cần Thơ 47
2. Tỉnh Bến Tre 47
3. Tỉnh Điện Biên 48
4. Tỉnh Đồng Nai 48
5. Tỉnh Hậu Giang 49
* Tài khoản thử nghiệm đã có dữ liệu 49
6. Tỉnh Đắk Lắk 49
7. Tỉnh Nghệ An 50
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Mục đích
Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp được triển khai từ ngày 01/1/2016 đến nay gồm có 05 Hệ thống, Phần mềm chính sau đây (triển khai trên nền tảng web, người dùng sử dụng trình duyệt web để sử dụng):
- Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử: Cung cấp các chức năng, tiện ích phục vụ đăng ký, quản lý, cấp bản sao trích lục hộ tịch hộ tịch có liên quan đến đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện và Sở Tư pháp cấp tỉnh. Đối với các hồ sơ đăng ký khai sinh lần đầu cho trẻ dưới 14 tuổi (tính đến thời điểm nhập dữ liệu) sẽ được Phần mềm chuyển sang Bộ Công an để cấp Số định danh cá nhân, đảm bảo việc cấp Giấy khai sinh có Số định danh cá nhân theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014;
- Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung: Cung cấp các chức năng, tiện ích phục vụ đăng ký, quản lý, cấp bảo sao trích lục hộ tịch đối với các phân hệ đăng ký hộ tịch còn lại, đáp ứng các yêu cầu của Pháp luật về Hộ tịch;
- Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch: Cung cấp các chức năng phục vụ báo cáo thống kê, tra cứu, xem chi tiết dữ liệu theo phạm vi quản lý hộ tịch, triển khai cho UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Sở Tư pháp cấp tỉnh và Bộ Tư pháp;
- Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu người dùng: Triển khai cho Sở Tư pháp cấp tỉnh và Bộ Tư pháp trong đó: cho phép Sở Tư pháp có thể quản lý thông tin tài khoản của tất cả các công chức tư pháp – hộ tịch cấp huyện và cấp xã trên toàn địa bàn tỉnh / thành phố, Bộ Tư pháp quản lý thông tin tài khoản trên toàn quốc;
- Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến: Hỗ trợ các địa phương triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch. Cho phép người dân gửi hồ sơ điện tử yêu cầu đăng ký một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cho cơ quan đăng ký xem trước trước khi chính thức mang hồ sơ đầy đủ đến cơ quan đăng ký hộ tịch để thực hiện.
2. Đối tượng áp dụng
Tài liệu này áp dụng cho người tham gia sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp tại các địa phương, bao gồm:
- Công chức tư pháp hộ tịch tại các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc: Tham gia thực hiện đăng ký, quản lý dữ liệu hộ tịch theo thẩm quyền;
- Lãnh đạo Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc: Thực hiện phê duyệt dữ liệu, xem thông tin báo cáo thống kê theo thẩm quyền.
5
3. Địa chỉ truy cập các Hệ thống, Phần mềm
STT Tên ứng dụng Địa chỉ Đối tượng truy cập
Bộ Sở Huyện Xã Dân
1 Địa chỉ chung TN: https://thunghiemhotich.moj.gov.vn X X X X X
2 Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử
CT1: https://khaisinhdientu.moj.gov.vnTN2: https://thunghiemkhaisinh.moj.gov.vn
X3 X X
3 Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung
CT: https://hotich.moj.gov.vnTN: https://thunghiemhotichdungchung.moj.gov.vn
X3 X X
4 Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
CT: https://quanlyhotich.moj.gov.vnTN: https://thunghiemhethongthongtinhotich.moj.gov.vn
X X X X
5 Phần mềm quản lý người dùng
CT: https://hotichnguoidung.moj.gov.vnTN: https://thunghiemnguoidunghotich.moj.gov.vn
X X
6 Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến
CT: https://hotichtructuyen.moj.gov.vnTN: https://thunghiemhotichtructuyen.moj.gov.vn
X
4. Vấn đề cập nhật dữ liệu hộ tịch đã đăng ký từ trước vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch
* Dữ liệu đăng ký hộ tịch phát sinh mới là dữ liệu đăng ký từ ngày 01/01/2016 theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014.* Dữ liệu đăng ký hộ tịch cũ là dữ liệu hộ tịch đã được cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký từ trước ngày 01/01/2016.
1 Chính thức: Sử dụng tài khoản chính thức do Sở Tư pháp và Cục Công nghệ thông tin phối hợp cấp. Khi đó cơ quan đăng ký trên tài khoản sẽ đúng là cơ quan của người sử dụng.2 Thử nghiệm: Sử dụng các tài khoản tại Phụ lục 03 để thao tác, học cách sử dụng.3 Sử dụng để nhập dữ liệu cũ phục vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch theo thẩm quyền.
6
* Sự khác biệt: Dữ liệu mới yêu cầu bắt buộc phải nhập thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi khai, dữ liệu cũ thì có thể không có.
Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch được Bộ Tư pháp xây dựng và triển khai cho các địa phương trước tiên nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 có hiệu lực từ ngày 01/01/2016. Đối với các dữ liệu đăng ký hộ tịch mới, các đơn vị cần kịp thời cập nhật ngay các dữ liệu hộ tịch đã đăng ký vào các phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.
Đối với các dữ liệu hộ tịch cũ phát sinh trước ngày 01/01/2016, Cục Công nghệ thông tin chia làm 03 nhóm:
- Một là các dữ liệu đăng ký hộ tịch mà thông tin về cơ quan thực hiện vẫn được giữ nguyên (chưa được đổi tên, đổi hình thức hành chính từ xã thành phường, huyện thành thị xã…; chưa bị sáp nhập, chia tách, chuyển đổi thông tin về địa danh hành chính cấp trên…);
- Hai là các dữ liệu đăng ký hộ tịch mà thông tin về cơ quan thực hiện có thay đổi so với thời điểm đăng ký (đã bị đổi tên, đổi hình thức hành chính; bị sáp nhập, chia tách, chuyển đổi thông tin về địa danh hành chính cấp trên…);
- Ba là các dữ liệu hộ tịch điện tử đã được các đơn vị cập nhật trên các phần mềm do các đơn vị triển khai trước khi áp dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ.
Trong đó:- Đối với nhóm dữ liệu thứ nhất: Hiện nay trên Phần mềm đăng ký khai
sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thuộc Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch đã có chức năng phù hợp để tiến hành cập nhật các thông tin này;
- Về nhóm dữ liệu thứ hai và thứ ba: Cục Công nghệ thông tin đang xây dựng Công cụ quản lý dữ liệu các địa danh hành chính lịch sử và đang hoàn thiện tài liệu tiêu chuẩn kỹ thuật về dữ liệu hộ tịch và giải pháp hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ các phần mềm khác vào Phần mềm của Bộ. Sau khi hoàn thiện, Cục Công nghệ thông tin sẽ tiến hành công bố và hướng dẫn các địa phương cách thức triên khai thực hiện (dự kiến trong Quý IV/2018).* Lưu ý: Đối với các dữ liệu đăng ký hộ tịch chưa thể cập nhật được vào phần mềm, các đơn vị vẫn có thể tiến hành đăng ký trước trên Sổ giấy sau đó đánh dấu lại, đến khi Phần mềm của Bộ được nâng cấp để có thể cập nhật đầy đủ thông tin, khi đó các đơn vị tiến hành nhập bù lại dữ liệu sau.
5. Trường hợp cần cấp mới, hủy tài khoản, quên mật khẩu
Người dùng cần cấp mới, hủy tài khoản, quên mật khẩu liên hệ với Sở Tư pháp cấp trên để được hỗ trợ kịp thời.
7
PHẦN 2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMĐĂNG KÝ KHAI SINH ĐIỆN TỬ
1. Thông tin chung
* Địa chỉ chính thức: https://khaisinhdientu.moj.gov.vn * Địa chỉ thử nghiệm: https://thunghiemkhaisinh.moj.gov.vn * Các chức năng chính (Xem tại mục Chức năng chính):
- Vào Sổ đăng ký mới khai sinh;- Nhập dữ liệu cũ đăng ký khai sinh;- Xem danh sách đăng ký khai sinh: Cung cấp các chức năng tìm kiếm,
thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung, xác định lại dân tộc, ghi chú… trên các dữ liệu đăng ký khai sinh đã được nhập vào phần mềm;
- Chỉnh sửa sai sót, yêu cầu hủy thông tin khai sinh.* Phôi Giấy khai sinh áp dụng trên phần mềm là Phôi trắng (phôi không có nội dung).
Hình 1: Trang chủ Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử
2. Vào Sổ đăng ký khai sinh với sự kiện phát sinh mới
Nguyên tắc thực hiện: Thông tin đăng ký khai sinh được nhập vào phần mềm chỉ được lưu chính thức khi công chức tư pháp hộ tịch đã chắc chắn thông tin người đăng ký là chính xác và hợp lệ đồng thời đã ghi nội dung đăng ký vào Sổ giấy. Các bước thực hiện trên phần mềm như sau:
8
- Bước 1: Sau khi tiếp nhận tờ khai hợp lệ của người đi khai, công chức tư pháp hộ tịch tiến hành mở menu Chức năng chính >> Vào sổ đăng ký khai sinh hoặc tại Trang chủ Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử ấn vào nút Vào sổ đăng ký khai sinh và thực hiện cập nhật thông tin người đi khai đã đăng ký vào phần mềm và thực hiện Lưu nháp trước để kiểm tra thông tin đăng ký khai sinh đã tồn tại trên hệ thống hay chưa (đã được đăng ký lần nào hay chưa).
Trường hợp sau khi lưu nháp hồ sơ không báo lỗi, người dùng vào danh sách và tiến hành mở lại hồ sơ dể tiếp tục thực hiện.
Hình 2: Mở thông tin đăng ký khai sinh đang lưu nháp để tiếp tục thực hiện
Trường hợp sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin, chắc chắn hồ sơ không còn sai và đã ghi thông tin đăng ký khai sinh vào Sổ giấy thì ấn nút Tiếp tục.
Lưu ý:
Hình 3: Thông tin người ký, loại đăng ký và loại khai sinh
Quyển số: Nhập số thứ tự của quyển trong năm + “/” + số năm. Ví dụ: 01/2018;
Chức vụ người ký: Viết hoa, đúng thể thức. Trường hợp cấu hình nhiều thông tin người ký thì có thể thực hiện chọn người ký. Phần mềm sẽ mặc định hiển thị người đầu tiên trong danh sách;
Loại đăng ký: Nếu chọn đăng ký mới, trường hợp người được đăng ký có quốc tịch Việt Nam, đã xác định giới tính nam hoặc nữ và tính đến thời điểm nhập dữ liệu chưa đủ 14 tuổi thì sau khi lưu chính thức Phần mềm khai sinh điện tử sẽ gửi thông tin sang Bộ Công an để đề nghị cấp Số định danh cá nhân và tự động điền vào thông tin khai sinh. Các trường hợp khác thì không cấp Số định danh cá nhân;
9
Loại khai sinh: Có 5 loại con đã xác định được cha, mẹ; con chưa xác định được cha (thông tin về người cha trên form bị ẩn đi); con chưa xác định được mẹ (thông tin về người mẹ trên form được ẩn đi); con chưa xác định được cả cha và mẹ và trẻ bị bỏ rơi (đều không hiển thị các trường thông tin của cha và mẹ);
Giới tính của người được đăng ký khai sinh: Trường hợp chưa xác định là Nam hay Nữ thì tích chọn “Chưa xác định giới tính”, khi đó thông tin khai sinh sẽ không được cấp Số định danh cá nhân;
Ngày sinh của người được khai sinh: Có thể nhập tắt với định dạng ddmmyy với dd là ngày, mm là tháng và yy là 2 số cuối của năm sinh sau đó ấn nút Tab. Khi đó ngày sinh sẽ tự động tính toán chuyển thành dd/mm/yyyy (đối với tất cả các trường ngày tháng đều có thể nhập tắt theo cách này);
Ngày sinh của cha, mẹ: Ưu tiên nhập đầy đủ ngày tháng năm sinh, trường hợp chỉ có năm sinh thì chỉ nhập năm sinh;
Dân tộc: Chọn trong danh mục 54 nhóm dân tộc của Việt Nam được hiển thị trên phần mềm. Trường hợp tên dân tộc theo giấy tờ của người dân không có trong danh mục thì chọn như sau:
o Trường hợp người đó có quốc tịch Việt Nam thì chọn là “Khác”;
o Trường hợp người đó có quốc tịch nước ngoài thì chọn “Tên dân tộc” là “Người nước ngoài”;
o Sau đó phần mềm sẽ hiện thêm một trường dữ liệu “Tên dân tộc” khi đó hãy điền tên dân tộc trên giấy tờ của công dân vào trường dữ liệu “Tên dân tộc” này.
Hình 4: Chọn dân tộc không có trong danh mục
Quốc tịch của cha, mẹ: Trường hợp đăng ký khai sinh mới tại UBND cấp xã thì chỉ chọn được là “Không có thông tin” hoặc quốc tịch “Việt Nam”. Trường hợp đăng ký lại hoặc đăng ký lại Phòng Tư pháp cấp huyện thì có thể chọn quốc tịch khác Việt Nam. Lưu ý: Tạm thời phần mềm chưa bổ sung tiện ích đối với trường hợp người được khai sinh, cha, mẹ có 2 quốc tịch, khi đó, với các trường hợp có 2 quốc tịch thì cứ chọn quốc tịch Việt Nam trước, khi in giấy ra sinh thì bổ sung thêm vào file word quốc tịch thứ hai theo nguyên tắc quốc tịch Việt Nam viết trước sau đó đến tên quốc tịch thứ hai, 2 quốc tịch các nhau dấu “,”;
10
Giấy tờ tùy thân của cha, mẹ: Trường hợp nếu xác định được giấy tờ tùy thân là Giấy chứng mình nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của cha mẹ thì điền (việc này tạo điều kiện để xác định chính xác mối liên kết giữa các công dân phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư);
Giấy tờ tùy thân của người đi khai: Trường hợp người đi khai không có giấy tờ tùy thân (trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người lớn tuổi hoặc đăng ký khai sinh lại để người dân đi làm Chứng minh nhân dân / Thẻ căn cước công dân) thì yêu cầu người đi khai phải làm một tờ đơn xác nhận thông tin nhân thân, có dán ảnh và đến công an cấp xã nơi người đi khai thường trú để xin xác nhận đang cư trú tại địa bàn, sau đó sẽ dùng giấy xác nhận này làm giấy tờ tùy thân nhập vào phần mềm;
Hình 5: Nhập thông tin giấy tờ tùy thân là Giấy xác nhận thông tin nhân thân
Bên cạnh đó nếu công dân có giấy tờ tùy thân là Giấy phép lái xe hoặc Giấy tờ tùy thân do nước ngoài cấp… (giấy tờ có dán ảnh chân dung, có thông tin nhân thân và do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp) thì chọn loại giấy tờ là “Giấy tờ khác” và nhập tên giấy tờ + số giấy tờ vào trường “Số”.
Hình 6: Nhập thông tin giấy tờ tùy thân là giấy tờ khác
11
- Bước 2: Xác nhận lại các thông tin đã nhập. Tại đây, trước tiên phần mềm sẽ cho 20 giây để người dùng tiến hành xem lại thông tin (đặc biệt là các thông tin được tô màu đỏ) trước khi tiến hành Lưu và Gửi lấy Số định danh cá nhân. Trong lúc chờ đợi, người dùng hoàn toàn có thể tiến hành In lại tờ khai để công dân xem lại thông tin đã đăng ký hoặc in thử bản chính Giấy khai sinh để đối chiếu lại với thông tin đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh.
Hình 7: Xác nhận thông tin khai sinh đã nhập
Trường hợp các thông tin nhập vào phần mềm đã chính xác, tiến hành tích chọn xác nhận thông tin và bấm nút “Lưu và gửi xin cấp Số định danh cá nhân” nếu là trường hợp được cấp hoặc bấm nút “Lưu chính thức” nếu là trường hợp không được cấp Số định danh cá nhân;
Hình 8: Xác nhận thông tin và gửi lấy Số định danh cá nhân
Trường hợp có thông tin sai lệch thì bấm “Quay lại” để sửa; Tiếp đó, xác nhận lại thông tin một lần nữa: Xác nhận Số chứng
minh nhân dân của người dùng (số đã đăng ký khi xin cấp tài khoản sử dụng phần mềm), giới tính và năm sinh của người được khai sinh (việc này để giảm thiểu việc sai sót thông tin dẫn đến phải hủy hồ sơ và hủy Số định danh cá nhân).
12
Sau khi các thông tin xác nhận là chính xác Phần mềm sẽ Lưu chính thức và chuyển qua bước Tiếp nhận số định danh cá nhân.
Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm có xuất hiện cảnh báo thông tin công dân (do tra cứu số CMND của mẹ, cha hoặc người đi khai) thấy có các sự kiện hộ tịch được đăng ký có trùng số CMND thì người dùng cần kiểm tra xem công dân được hiển thị cảnh báo có đúng là công dân đang đăng ký và trong những sự kiện được liệt kê có bị trùng thông tin sự kiện hộ tịch không (công dân đã đăng ký tại cơ quan khác) nếu trùng thì dừng lại và từ chối đăng ký, nếu không trùng thì bấm tiếp tục để phần mềm tiếp tục thực hiện.
- Bước 3: Tiếp nhận số định danh cá nhân từ Bộ Công an. Thời gian tiếp nhận thường trong phạm vi dưới 1 phút. Tuy nhiên, trong thời gian chờ người dùng hoàn toàn có thể thực hiện các chức năng khác sau đó vào danh sách đăng ký khai sinh để kiểm tra hồ sơ đã được cấp Số định danh hay chưa.
Hình 9:Tiếp nhận Số định danh cá nhân cho người được khai sinh
- Bước 4: In giấy khai sinh bản chính: Bấm nút In bản sao giấy khai sinh tại màn hình tiếp nhận Số định danh (như Hình 9) hoặc tại danh sách đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh được trích xuất sẽ là file word có thể chỉnh sửa nội dung, khi đó người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa lại thể thức trước khi in (nếu cần).
Lưu ý: Phôi Giấy khai sinh áp dụng trên phần mềm là Phôi trắng (phôi không có nội dung).
13
3. Nhập dữ liệu cũ đăng ký khai sinh
Sử dụng chức năng “Nhập DL cũ – ĐK khai sinh”. Việc cập nhật thông tin được tiến hành như chức năng Vào Sổ đăng ký mới khai sinh với nguyên tắc giữ đúng thông tin đã ghi trong Sổ đăng ký hoặc trên Giấy khai sinh bản chính trước đây đã cấp.
Trường hợp địa danh hành chính của Cơ quan đăng ký hộ tịch đã có sự thay đổi và không chọn được trên Phần mềm thì bỏ qua việc nhập dữ liệu mà tạm thời chỉ xử lý trên hồ sơ giấy.
Lưu ý: Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp là Phòng Tư pháp có thể nhập dữ liệu cũ thay cho UBND cấp xã bên dưới, tuy nhiên sau khi lưu dữ liệu sẽ được chuyển về UBND cấp xã đó và ở trạng thái Lưu nháp. UBND cấp xã phải vào phần mềm và xử lý lưu chính thức thì Phòng Tư pháp mới có thể thực hiện được các thủ tục cấp bản sao trích lục khai sinh hoặc cải chính, thay đổi thông tin…
4. Tra cứu, xem danh sách đăng ký khai sinh, thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung, ghi chú, cấp bản sao trích lục hộ tịch
Trên danh sách đăng ký khai sinh, ứng với mỗi thông tin đăng ký khai sinh người dùng có thể thực hiện in giấy khai sinh bản chính, thực hiện cấp bản sao, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch…
Hình 10: Thao tác dữ liệu trên danh sách đăng ký khai sinh
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ đang ở trạng thái Lưu nháp thì có thể xóa; Phòng Tư pháp cấp huyện có thể tra cứu dữ liệu đăng ký khai sinh
của các UBND cấp xã bên dưới để thực hiện các thủ tục cần thiết trên dữ liệu khai sinh;
14
Trường hợp cần cải chính sai sót về giới tính, năm sinh: Hiện nay phần mềm chưa cho phép mà phải tiến hành đề nghị Cục Công nghệ thông tin hủy hồ sơ để nhập lại;
Khi thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, cấp bản sao trích lục hộ tịch: Các thông tin yêu cầu nhập về số, quyển số, trang số là các thông tin trong Sổ đăng ký cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và Sổ đăng ký cấp bản sao trích lục hộ tích, không phải thông tin trong Giấy đăng ký khai sinh.
5. Sửa sai sót thông tin khai sinh
Trong trường hợp người dùng nhập sai dữ liệu thì có thể chỉnh sửa sai sót bằng cách Mở chức năng Sửa sai sót thông tin khai sinh >> Tìm hồ sơ bị sai, tiến hành cập nhật lại và lưu sau đó in lại giấy khai sinh cho công dân.
Lưu ý: Chỉ cơ quan đăng ký ban đầu trên thực tế mới có thể chỉnh sửa sai
sót thông tin; Hồ sơ khai sinh đã từng có ít nhất 1 bản ghi cải chính, thay đổi, bổ
sung, xác định lại dân tộc, ghi chú… (kể cả lưu nháp) thì không được phép chỉnh sửa sai sót nữa mà phải xóa lần lượt tất cả các thông tin đó trước sau đó mới có thể thực hiện chỉnh sửa sai sót. Chỉnh sửa xong lại phải nhập bù các thông tin đã xóa cho phù hợp;
Hình 11: Xóa thông tin cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịchtrước khi có thể thực hiện chỉnh sửa sai sót
Trường hợp nhập sai giới tính, năm sinh, loại đăng ký, sai thẩm quyền đăng ký hoặc đăng ký không đúng quy định của pháp luật và
15
có quyết định thu hồi giấy khai sinh thì phải gửi yêu cầu đề nghị Cục Công nghệ thông tin hỗ trợ việc hủy hồ sơ để nhập lại từ đầu;
Các trường hợp cần thực hiện cải chính liên quan đến ngày (ngày đăng ký, ngày sinh, ngày xác lập quan hệ hôn nhân…) mà không có trên thực tế như ngày 30/2 ngày 31/4… trước tiên cần tạm nhập một ngày nào đó có trong thực tế vào phần mềm trước, sau đó liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để được sửa trong dữ liệu cho khớp với ngày đã ghi trên Sổ và giấy đăng ký bản chính, sau đó người dùng mới có thể thực hiện thủ tục cải chính;
Trước khi chỉnh sửa sai sót cần thu lại tất cả các giấy tờ hộ tịch có liên quan đã cấp cho công dân (nếu có);
Các thông tin sửa chữa sai sót sẽ được lưu vết trên Phần mềm.
Hình 12: Chỉnh sửa sai sót
16
6. Yêu cầu hủy thông tin đăng ký khai sinh
Hình 13: Tìm hồ sơ khai sinh để hủy
Trường đăng ký khai sinh phải sửa, cải chính giới tính, năm sinh, sai loại đăng ký, sai thẩm quyền đăng ký hoặc đăng ký trái quy định (dẫn đến phải hủy Giấy khai sinh) thì phải thực hiện đề nghị hủy hồ sơ khai sinh và số định danh cá nhân trên phần mềm để nhập lại thông tin khác.
Lưu ý: Phải hủy Số định danh vì trong cấu trúc Số định danh cá nhân có thông tin về tỉnh / thành phố nơi đăng ký (3 số đầu), giới tính (số thứ 4), năm sinh (số thứ 5 và 6).
Hình 14: Yêu cầu hủy thông tin khai sinh
17
Để thực hiện hủy hồ sơ, mở Menu Chức năng >> Yêu cầu hủy thông tin khai sinh, tìm hồ sơ cần hủy và tiến hành hủy. Khi gửi yêu cầu hủy, người dùng phải tiến hành lập một Công văn đề nghị hủy hồ sơ (mẫu công văn xem tại Phụ lục 1) của UBND cấp xã hoặc của Phòng Tư pháp tương ứng gửi về Cục Công nghệ thông tin, ngay sau khi Lãnh đạo cơ quan ký và đóng dấu công văn thì phải chụp lại và upload lên phần mềm để làm căn cứ hủy thông tin đồng thời phải gửi công văn theo đường bưu điện tới Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp. Trường hợp file điện tử có chữ ký số thì không phải gửi văn bản giấy.
Trường hợp hồ sơ đề nghị được Cục Công nghệ thông tin đồng ý hủy, thông tin hồ sơ trong danh sách yêu cầu hủy sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy và người dùng có thể nhập lại thông tin. Trường hợp không được hủy sẽ có hướng dẫn của Cục Công nghệ thông tin về lý do không chấp thuận hủy.
7. Cấu hình thông tin
Phần mềm cho phép cấu hình thông tin người ký, thông tin về loại Office và có hay không cho phép tự động hiển thị chữ hoa chữ thường theo đăng ký.
Ấn vào tên UBND của đơn vị và thực hiện như Hình 15 bên dưới >> Lưu.
Hình 15: Cấu hình thông tin
18
PHẦN 3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝHỘ TỊCH DÙNG CHUNG
1. Thông tin chung
* Địa chỉ chính thức: https://hotich.moj.gov.vn * Địa chỉ thử nghiệm: https://thunghiemhotichdungchung.moj.gov.vn * Phần mềm cung cấp các chức năng cho phép thực hiện đăng ký, quản lý hộ tịch trên các sự kiện hộ tịch về kết hôn, ghi chú ly hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (chỉ ở cấp xã), khai tử, giám hộ, chấm dứt giám hộ, nhận cha mẹ con…:
- Nhập mới các dữ liệu đăng ký;- Nhập dữ liệu cũ;- Quản lý các danh sách đăng ký;- Quản lý danh sách cấp bản sao trích lục;- Quản lý danh sách cải chính, bổ sung hộ tịch;- Thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.
2. Nguyên tắc thực hiện đăng ký đối với sự kiện phát sinh mới
Hình 16: Nhập thông tin đăng ký kết hôn phát sinh mới
19
Như đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử, gồm các bước:
- Bước 1: Vào sổ đăng ký trên phần mềm, thực hiện Lưu nháp để kiểm tra trùng thông tin đăng ký, trường hợp không trùng có thể Lưu chính thức.
- Bước 2: Thực hiện in bản chính giấy tờ hộ tịch, thực hiện cấp bản sao tương ứng (các nghiệp vụ không phải khai sinh không cần thực hiện bước xác thực thông tin bằng số chứng minh nhân dân của người dùng).
3. Nguyên tắc thực hiện đăng ký cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi chú các sự kiện hộ tịch
Trường hợp sự kiện đăng ký có liên quan đến 1 sự kiện gốc thì phải nhập thông tin gốc vào phần mềm trước sau đó mới có thể thực hiện sự kiện tiếp theo.
Hình 17:Thực hiện cải chính, bổ sung hộ tịch
Ví dụ: Muốn thực hiện chấm dứt giám hộ của một trường hợp đã đăng ký
giám hộ, trước tiên phải thực hiện nhập lại dữ liệu đã đăng ký giám hộ vào phần mềm trước sau đó thực hiện xử lý chấm dứt giám hộ trên dữ liệu giám hộ đã nhập;
Muốn cải chính thông tin đăng ký kết hôn thì phải nhập thông tin đăng ký kết hôn vào trước;
Cũng giống như đăng ký khai sinh, Cơ quan quản lý hộ tịch là Phòng Tư pháp có thể nhập dữ liệu cũ cho các UBND cấp xã bên dưới, khi đó dữ liệu sẽ được đưa vào danh sách của UBND cấp xã và được lưu
20
ở trạng thái Lưu nháp. Sau khi UBND cấp xã vào lưu chính thức Phòng Tư pháp cấp trên mới có thể thực hiện các thao tác cải chính, thay đổi…
4. Quản lý danh sách cấp bản sao trích lục
Người dùng có thể thực hiện tra cứu, in lại bản sao trích lục hộ tịch của tất cả các phân hệ. Thực hiện cấp mới một bản sao trích lục (dựa vào chức năng Vào sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch).
Hình 18: Danh sách cấp bản sao trích lục hộ tịch
5. Quản lý danh sách đăng ký bổ sung, cải chính
Cho phép quản lý danh sách đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc. Tuy nhiên, với các trường hợp đăng ký phải quay về danh sách dữ liệu tương ứng của từng loại sự kiện hộ tịch và thao tác trên dữ liệu đã được nhập.
21
Hình 19:Quản lý danh sách bổ sung, cải chính
6. Sửa chữa sai sót
Thực hiện theo nguyên tắc như đối với Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử (Mở menu chức năng Sửa sai sót dữ liệu hộ tịch, chọn danh sách sửa sai sót tương ứng cần thực hiện), trong đó:
Chỉ cho phép chỉnh sửa dữ liệu hộ tịch chưa gắn với bất kỳ thông tin thay đổi, cải chính… nào; trường hợp đã có phải xóa xong các bản ghi đó mới có thể thực hiện;
Trước khi sửa chữa sai sót phải thu lại tất cả các giấy tờ có liên quan đã cấp cho công dân, sau đó mới chỉnh sửa sai sót và cấp lại giấy tờ hộ tịch cho công dân.
7. Gửi yêu cầu hủy hồ sơThực hiện tương tự đăng ký khai sinh.Mẫu công văn đề nghị hủy xem tại Phụ lục 02.
22
23
PHẦN 4. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ THÔNG TIN TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG PHẦN MỀM HỘ TỊCH CỦA BỘ TƯ PHÁP TẠI ĐỊA PHƯƠNG
* Địa chỉ chính thức: https://hotichnguoidung.moj.gov.vn * Địa chỉ thử nghiệm: https://thunghiemnguoidunghotich.moj.gov.vn
Cán bộ công chức có thẩm quyền tại Sở Tư pháp sử dụng tài khoản đã được cấp đăng nhập vào Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu người dùng để quản lý thông tin các tài khoản sử dụng Phần mềm hộ tịch (Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử) của tất cả các công chức tư pháp – hộ tịch cấp huyện và cấp xã trên toàn địa bàn tỉnh / thành phố4. Các bước thực hiện như sau:
1. Xem danh sách, tìm kiếm thông tin tài khoản
Mở Menu Quản trị hệ thống – STP > Quản lý tài khoản – Sở Tư pháp. Tại màn hình này Sở Tư pháp hoàn toàn có thể tìm kiếm danh sách tài khoản người dùng theo tên tài khoản, họ tên, số CMND, số điện thoại của cán bộ tư pháp hộ tịch tham gia sử dụng phần mềm, tên đơn vị quản lý cũng như trạng thái của tài khoản (đang bị khóa hay đang hoạt động – mở khóa).
Lưu ý: Click vào 1 nếu không thấy Menu chức năng Quản trị hệ thống – STP.
2. Tạo mới tài khoản người dùng
Bước 1: Mở danh sách tài khoản, click vào nút Thêm.
4 Đối với các tài khoản người dùng tại Sở Tư pháp thì trong giai đoạn này sẽ do Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) quản lý. Trường hợp Sở Tư pháp có nhu cầu tạo mới, cập nhật thông tin, reset mật khẩu… đề nghị liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để được phối hợp, hỗ trợ.
24
Bước 2: Điền các thông tin về đơn vị quản lý, thông tin về công chức tư pháp – hộ tịch cần được cấp tài khoản sử dụng phần mềm, trong đó:
- Số CMND là Số Chứng minh nhân dân hoặc Số Định danh cá nhân (Số thẻ Căn cước công dân) của công chức tư pháp – hộ tịch được cấp tài khoản;
- Trường hợp công chức tư pháp – hộ tịch có thẩm quyền truy cập Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử, đề nghị cấp Vai trò ĐK khai sinh (tương ứng với cấp huyện hoặc cấp xã) cho tài khoản;
- Trường hợp công chức tư pháp – hộ tịch có thẩm quyền truy cập Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung, đề nghị cấp các vai trò tương ứng theo thẩm quyền của người dùng cho tài khoản;
- Trường hợp địa phương chưa tham gia triển khai sử dụng Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến của Bộ (tại địa chỉ https://hotichtructuyen.moj.gov.vn/) đề nghị bỏ qua Vai trò tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.Bước 3: Lưu thông tin và tiếp nhận thông tin tài khoản được phần mềm tạo tự động. Mặc định mật khẩu của tài khoản sẽ là Số CMND của chủ tài khoản.
25
3. Reset mật khẩu, xem chi tiết / cập nhật thông tin tài khoản
Bước 1: Mở danh sách tài khoản, thực hiện tìm kiếm thông tin tài khoản muốn reset mật khẩu, xem thông tin chi tiết hoặc cập nhật thông tin.Bước 2: a) Reset mật khẩu của tài khoản: Click vào chức năng reset mật khẩu. Khi đó, mật khẩu của tài khoản sẽ được cập nhật lại là Số CMND của chủ tài khoản, đồng thời, trường thông tin “Trạng thái thay đổi mật khẩu” sẽ được cập nhật lại là “Chưa thay đổi”.
b) Xem chi tiết tài khoản: Click vào tên tài khoản.c) Cập nhật thông tin tài khoản: Click vào chức năng sửa thông tin tài khoản, tiến hành cập nhật lại thông tin sau đó thực hiện Lưu thông tin đã cập nhật.
Lưu ý: Sau khi cập nhật thông tin tài khoản, trường hợp tài khoản được cấp bổ sung hoặc loại bỏ một số vai trò, người dùng cần phải thực hiện đăng nhập lại để có thể thấy được các chức năng tương ứng được bổ sung hoặc loại bỏ.
26
4. Khóa, Mở khóa và Xóa thông tin tài khoản
- Trường hợp công chức tư pháp – hộ tịch trên địa bàn tỉnh/thành phố đã được cấp tài khoản sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung hoặc Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử nhưng do yêu cầu của công việc tạm thời không tham gia sử dụng phần mềm một thời gian thì UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện nơi công chức làm việc phải thông báo ngay với Sở Tư pháp để Sở tiến hành khóa thông tin tài khoản cho đến khi công chức đó tiếp tục tham gia sử dụng phần mềm;
- Trường hợp công chức tư pháp – hộ tịch được luân chuyển vị trí công tác hoặc nghỉ hưu / nghỉ chế độ thì sau khi tiếp nhận thông tin Sở Tư pháp tiến hành xóa thông tin tài khoản của người dùng.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở danh sách tài khoản, thực hiện tìm kiếm thông tin và tích chọn các tài khoản tương ứng muốn Khóa / Mở khóa hoặc Xóa.Bước 2: Click vào nút Khóa / Mở khóa hoặc Xóa tương ứng khi muốn Khóa / Mở khóa hoặc Xóa các tài khoản đã được chọn.
27
PHẦN 5. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘ TỊCH PHỤC VỤ THỐNG KÊ VÀ TRA CỨU DỮ LIỆU TRÊN ĐỊA BÀN
1. Thông tin chung
* Địa chỉ chính thức: https://quanlyhotich.moj.gov.vn* Địa chỉ thử nghiệm: https://thunghiemhethongthongtinhotich.moj.gov.vn* Tài khoản cấp Bộ: Truy cập để xem số liệu thống kê, tra cứu, xem chi tiết dữ liệu trên toàn quốc.* Tài khoản cấp Sở: Truy cập để xem số liệu thống kê, tra cứu, xem chi tiết dữ liệu trên địa bàn toàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.* Tài khoản cấp huyện: Truy cập để xem số liệu thống kê, tra cứu, xem chi tiết dữ liệu trên địa bàn toàn huyện.* Tài khoản cấp xã: Truy cập để xem số liệu thống kê, tra cứu chi tiết dữ liệu do đơn vị mình quản lý.
Hình 20: Trang chủ Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
2. Xuất báo cáo số liệu đăng ký hộ tịch
Cho phép UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện và các Sở Tư pháp có thể trích xuất Số liệu báo cáo thống kê theo Quy định tại Thông tư số 04/2016/TT-BTP ngày 03/3/2016 của Bộ Tư pháp, trong đó:
UBND cấp xã trích xuất các báo cáo 13a/BTP/HCTP/HT/KSKTKH, 14a/BTP/HCTP/HT/HTK và 22a/BTP/CN-TN;
Phòng Tư pháp cấp huyện trích xuất các báo cáo 13b/BTP/HCTP/ HT/KSKTKH, 14b/BTP/HCTP/HT/HTK và 22b/ BTP/CN-TN;
28
Sở Tư pháp cấp tỉnh trích xuất các báo cáo 13c/BTP/HCTP/HT/KS KTKH, 14c/BTP/HCTP/HT/HTK và 22c/BTP/CN-TN.
Để xuất dữ liệu báo cáo theo các biểu, người dùng lần lượt thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Mở mục Báo cáo trên Menu Chức năng, chọn biểu cần trích xuất số liệu;
- Bước 2: Lựa chọn chính xác khoảng thời gian trích xuất số liệu;- Bước 3: Ấn nút Xuất Excel và mở file excel được tải về từ trình duyệt.
3. Thống kê nhanh dữ liệu
Cung cấp các tiện ích cho phép các Cơ quan quản lý hộ tịch thực hiện xem thống kê nhanh (dưới dạng biểu đồ) các số liệu đăng ký hộ tịch trên địa bàn theo một số tiêu chí được chia làm 06 nhóm (tổng hợp, khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ và con nuôi) do hệ thống định nghĩa trước.
Hình 21: Thống kê nhanh hộ tịch
Nguyên tắc chung: Thực hiện theo các bước sau đây:- Bước 1: Mở Mục Thống kê >> Thống kê nhanh hộ tịch >> Mở tab
nhóm tiêu chí (01 trong 6 nhóm) muốn xem biểu đồ số liệu thống kê;- Bước 2: Lựa chọn chính xác khoảng thời gian trích xuất số liệu;
29
- Bước 3: Ấn nút Áp dụng để xem biểu đồ thống kê;- Bước 4: Chọn các tiêu chí muốn xem biểu đồ thống kê;- Bước 5: Bấm Xuất Excel để trích xuất số liệu thống kê ra file excel để
xem chi tiết và thực hiện cộng tổng số liệu (nếu cần).Lưu ý: Số liệu thống kê chỉ đếm các hồ sơ đã được Lưu chính thức.
3.1. Đối với tài khoản cấp xã:
Cho phép theo dõi, đối chiếu số liệu đăng ký giữa các tháng:
Hình 22: Thống kê nhanh dữ liệu tại cấp xã
3.2. Đối với tài khoản cấp huyện và cấp tỉnh:
Cho phép theo dõi, đối chiếu số liệu giữa các cơ quan đăng ký thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan mình.
Đối với các tài khoản thuộc 2 cấp này, cho phép tiến hành lọc danh sách các đơn vị để xem thống kê số liệu.
30
Hình 23: Thống kê nhành số liệu tại cấp huyện và cấp tỉnh
4. Tra cứu, xem chi tiết dữ liệu trên địa bàn
Cho phép cơ quan quản lý hộ tịch có thể tiến hành tra cứu dữ liệu theo tất cả các trường thông tin đối với từng loại hồ sơ đăng ký hộ tịch (gọi tắt là Thống kê động) và xem chi tiết dữ liệu hộ tịch của các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn mình quản lý5.
Lợi ích của việc tra cứu, Thống kê động dữ liệu: Cho phép cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thể đến số lượng hồ sơ
theo đúng tiêu chí mình mong muốn mà danh sách hồ sơ không thể thực hiện được;
Cơ quan quản lý cấp trên thống kê số liệu, xem chi tiết dữ liệu của cơ quan cấp dưới một cách nhanh chóng, kịp thời mà không cần đợi cơ quan cấp dưới thực hiện báo cáo;
Hỗ trợ việc thanh tra, kiểm tra công tác đăng ký hộ tịch khi cần.
5 Trong các danh sách đăng ký hộ tịch tại Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung chỉ cho phép tra cứu dữ liệu theo một số trường thông tin thường dùng và không cho phép Sở Tư pháp thực hiện tra cứu danh sách dữ liệu của các đơn vị cấp dưới (vì thực tế Sở Tư pháp không tiến hành các thủ tục đăng ký hộ tịch, trên dữ liệu của các cơ quan cấp dưới).
31
Nguyên tắc chung: Thực hiện theo các bước sau đây:- Bước 1: Mở Mục Thống kê >> Chọn loại thống kê động ứng với loại
nghiệp vụ muốn tra cứu dữ liệu (Thống kê động khai sinh, kết hôn, khai tử…);- Bước 2: Tại mở khối thông tin tìm kiếm >> Mở các khối trường thông tin
cần biên tập tiêu chí tìm kiếm và thực hiện nhập dữ liệu cần tìm kiếm, chẳng hạn, đối với Thống kê động khai sinh có 6 khối trường dữ liệu như sau:
Thông tin cơ bản: Chứa các trường thông tin về Số, quyển số, trang số, người ký, chức vụ người ký giấy khai sinh;
Phần ghi về người được đăng ký khai sinh: Chứa các trường thông tin về người được khai sinh như họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, dân tộc, quốc tich, Số định danh cá nhân…;
Phần ghi về mẹ người được đăng ký khai sinh, phần ghi về cha người được đăng ký khai sinh: Các trường thông tin về người cha, mẹ;
Phần ghi về người đi đăng ký khai sinh: Chứa các trường thông tin liên quan đến người đi đăng ký khai sinh;
Thông tin khác: Chứa các trường thông tin khác về nơi đăng ký, loại đăng ký, có sai sót hay không…
- Bước 3: Ấn nút tìm kiếm để nhận danh sách kết quả;
32
Hình 24: Thực hiện tra cứu, thống kê động dữ liệu
- Bước 4: Ứng với danh sách kết quả tìm được, ấn vào ô Xem tương ứng của hồ sơ cần xem chi tiết để thực hiện xem chi tiết hồ sơ đã được đăng ký.
33
Hình 25: Xem chi tiết dữ liệu đã đăng ký của cơ quan cấp dưới
34
PHẦN 6. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAIHỆ THỐNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN
1. Thông tin chung
* Địa chỉ chính thức: https://hotichtructuyen.moj.gov.vn * Địa chỉ thử nghiệm: https://thunghiemhotichtructuyen.moj.gov.vn
2. Khái niệm dịch vụ công trực tuyến và các mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước thì “Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công6 và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng”. Chính phủ quy định có 04 mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến, như sau (được chi tiết hóa tại Điều 5 của Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước):
(1) Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó. Cụ thể, Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
a) Tên thủ tục hành chính;b) Trình tự thực hiện;c) Cách thức thực hiện;d) Thành phần, số lượng hồ sơ;đ) Thời hạn giải quyết;e) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;g) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;h) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: ghi rõ kết quả cuối cùng của việc
thực hiện thủ tục hành chính;i) Thông tin nếu có về mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, mẫu kết quả thực
hiện thủ tục hành chính, yêu cầu, điều kiện, phí, lệ phí;
6 Dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.Mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một thủ tục hành chính để giải quyết hoàn chỉnh một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân.
35
k) Hình thức nhận hồ sơ, trả kết quả (trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, qua môi trường mạng);
l) Văn bản quy phạm pháp luật quy định trực tiếp về thủ tục hành chính, quyết định công bố thủ tục hành chính.
(2) Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Cụ thể, Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản như dịch vụ công trực tuyến mức độ 1;b) Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu điện tử không tương tác và cho phép
người sử dụng tải về để khai báo sử dụng;c) Hồ sơ in từ biểu mẫu điện tử không tương tác sau khi khai báo theo quy
định được chấp nhận như đối với hồ sơ khai báo trên các biểu mẫu giấy thông thường.
(3) Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Cụ thể, Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 2;b) Các biểu mẫu của dịch vụ được cung cấp đầy đủ dưới dạng biểu mẫu
điện tử tương tác để người sử dụng thực hiện được việc khai báo thông tin, cung cấp các tài liệu liên quan (nếu có) dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm và gửi hồ sơ trực tuyến tới cơ quan cung cấp dịch vụ;
c) Hồ sơ hành chính điện tử được sắp xếp, tổ chức, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng dịch vụ công trực tuyến để bảo đảm khả năng xử lý, tra cứu, thống kê, tổng hợp, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu của các hệ thống ứng dụng liên quan;
d) Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng;
đ) Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc qua dịch vụ bưu chính.
(4) Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua
36
đường bưu điện đến người sử dụng. Cụ thể, Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 3;b) Cung cấp chức năng thanh toán trực tuyến để người sử dụng thực hiện
được ngay việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) qua môi trường mạng;c) Việc trả kết quả cho người sử dụng có thể được thực hiện trực tuyến, qua
dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp. Kết quả dưới dạng điện tử của dịch vụ công trực tuyến có giá trị pháp lý như đối với kết quả truyền thống theo quy định về kết quả điện tử của cơ quan chuyên ngành. Việc trả kết quả trực tuyến được thực hiện theo sự thống nhất của người sử dụng và cơ quan cung cấp dịch vụ qua một hoặc nhiều hình thức sau: thông báo trên cổng thông tin điện tử có dịch vụ công trực tuyến; gửi qua chức năng trả kết quả của dịch vụ công trực tuyến; gửi qua thư điện tử của người sử dụng. Khuyến khích gửi kết quả qua các kênh giao tiếp điện tử khác như: tin nhắn trên điện thoại di động, dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng.
Hiện nay, với việc tất cả các Bộ, ngành và các địa phương đã đăng tải đầy đủ bộ thủ tục hành chính của Bộ, ngành và địa phương mình lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính tại địa chỉ http://csdl.thutuchanhchinh.vn do đó có thể khẳng định 100% dịch vụ hành chính công của các cơ quan nhà nước đã được cung cấp trực tuyến ở mức độ độ từ 2 trở lên.
3. Đăng ký dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch
Tại Khoản 1 Điều 9 về Phương thức yêu cầu và tiếp nhận yêu cầu đăng ký hộ tịch Luật Hộ tịch đã quy định “Khi yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến”. Chính vì vậy, trong thiết kế tổng thể Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch Bộ Tư pháp cũng đã chủ động xây dựng Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến nhằm hướng tới mục đích cung cấp một công cụ hỗ trợ cho tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc, các Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài có thể triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đối với tất cả các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. Bên cạnh đó, dự kiến trong tương lai Hệ thống đăng ký trực tuyến này sẽ được triển khai tích hợp các dịch vụ nộp hồ sơ và trả kết quả đăng ký qua dịch vụ bưu chính.
Theo yêu cầu của Chính phủ tại Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Bộ Tư pháp xác định các thủ tục hành chính được ưu tiên sớm triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 lần lượt là (hiện nay mới thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3):
- Thủ tục đăng ký khai sinh (miễn phí nếu đăng ký đúng hạn);
37
- Thủ tục đăng ký khai tử (miễn phí nếu đăng ký đúng hạn);- Thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;- Thủ tục yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;- Thủ tục đăng ký giám hộ…
4. Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin đăng ký hộ tịch trực tuyến
Nghiệp vụ đăng ký hộ tịch là nghiệp vụ đặc thù trong đó đối với phần lớn các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch người đăng ký thực hiện thủ tục hành chính đều phải đến cơ quan đăng ký hộ tịch để ký tên vào Sổ hộ tịch nhằm xác nhận tính chính xác của các thông tin đã đăng ký (trừ các thủ tục ghi chú ly hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch). Do đó, đối với phần lớn các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch sau khi gửi hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến người đăng ký vẫn phải đến trực tiếp cơ quan đăng ký hộ tịch để ký xác nhận thông tin vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả.
Dưới đây là các bước dự kiến thực hiện phục vụ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến (lưu ý: Trong quá trình thực hành hãy chọn cơ quan giải quyết hồ sơ là cơ quan hiện đang gắn với các tài khoản trong danh sách tài khoản thử nghiệm trong Phụ lục 03):
Bước 1: Truy cập Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến:
Hình 26: Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến
Người dân có nhu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến vào Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến do Bộ Tư pháp triển khai tiến hành lần lượt:
Chọn tỉnh / thành phố giải quyết hồ sơ (nơi người được đăng ký hộ tịch có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú – ưu tiên nơi thường trú): Ví dụ khi đăng ký trực tuyến thủ tục đăng ký khai sinh thì chọn tỉnh /
38
thành phố giải quyết hồ sơ là nơi thường trú hoặc tạm trú của cha hoặc mẹ trẻ (không chọn theo nơi thường trú, tạm trú của người đi khai nếu người đi khai không phải cha, mẹ của người được khai sinh hoặc không phải người được khai sinh khi đăng ký lại khai sinh);
Chọn thủ tục hành chính cần thực hiện; Chọn cơ quan thực hiện đăng ký hộ tịch: UBND cấp huyện hay cấp
Xã tương ứng theo quy định; Ấn nút “Tiếp tục”.
Bước 2: Điền thông tin đăng ký và gửi hồ sơ trực tuyến: Điền các thông tin đăng ký theo mẫu được thiết kế trên hệ thống, lưu ý các trường thông tin được đánh dấu * là các trường bắt buộc phải nhập thông tin. Upload các file đính kèm (ảnh mầu) của các giấy tờ có liên quan phục vụ giải quyết thủ tục.
Ngay sau khi thực hiện đăng ký hồ sơ thành công, hệ thống sẽ trả về cho người đăng ký một Mã số đăng ký trực tuyến, mã số này sẽ được sử dụng tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ, xem lại tờ khai hoặc in tờ khai.
Hình 27: Thực hiện tra cứu hồ sơ đăng ký trực tuyến
Bước 3: Công chức tư pháp hộ tịch tại nơi người dân đã đăng ký vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thực hiện kiểm tra hồ sơ cho công dân và liên hệ với người dân yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa thông tin nếu cần:
Vào Trang chủ >> Khối Tiếp nhận hồ sơ >> Trực tuyến:
39
Hình 28: Trang chủ - Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến
Kiểm tra xử lý hồ sơ:
Hình 29: Kiểm tra, xử lý hồ sơ
Trong trường hợp hồ sơ của người dân đã hợp lệ thì đề nghị người dân mang hồ sơ đầy đủ đến để tiến hành thủ tục đăng ký.
Người dân phải mang hồ sơ gồm tờ khai và bản sao chứng thực các giấy tờ liên quan (công chức tư pháp hộ tịch có thể hỗ trợ in tờ khai ra từ hệ thống cho công dân) kèm theo lệ phí (nếu có) đến nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bước 4: Giải quyết hồ sơ:
40
Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân:
Công chức tư pháp hộ tịch đăng nhập vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung >> Trang chủ >> Mục tiếp nhận hồ sơ trực tuyến để thực hiện xem chi tiết hồ sơ của người dân và thực hiện Tiếp nhận >> Nhập ngày hẹn >> Vào sổ (Lưu nháp);
Thông tin được tiếp nhận sẽ vào danh sách hồ sơ tương ứng và được lưu ở trạng thái Lưu nháp để chờ xử lý.
Trong quá trình chờ giải quyết thủ tục hành chính, người dân có thể sử dụng Mã số hồ sơ đăng ký trực tuyến để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ.
Hình 30: Tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ
Bước 5: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ: - Đối với các thủ tục hành chính không yêu cầu người đăng ký phải ký xác
nhận vào Sổ hộ tịch (như các thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, ghi chú ly hôn…), người dân có thể sử dụng dịch vụ nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính. Việc này do cơ quan đăng ký và người dân thỏa thuận với nhau khi người dân đến nộp hồ sơ.
- Đối với các thủ tục hành chính có yêu cầu người đăng ký phải ký xác nhận vào Sổ hộ tịch, người dân phải đến trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký các giấy tờ có liên quan và nhận kết quả./.
41
PHỤ LỤC 01. MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ KHAI SINH
1. Mẫu công văn cấp huyện
UBND QUẬN/HUYỆN/THỊ XÃ/THÀNH PHỐ…(1)
PHÒNG TƯ PHÁP
Số: /…V/v đề nghị hủy thông tin khai sinhtrên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp
Thực hiện Luật Hộ tịch do Quốc hội Việt Nam khóa XIII kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, ngày …/…/… Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố …(1) đã thực hiện đăng ký khai sinh …(2) trên Phần mềm Đăng ký khai sinh điện tử cho trường hợp:
Họ và tên:(3) …..........................................................................................Ngày sinh:(4) ……………………………………………………………….Đã được cấp Số định danh cá nhân số:(5) …………………………………Đã vào sổ với số (6) ……. trang số ……. thuộc quyển số …………………Tuy nhiên, do (7)…………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Vậy Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố …(1) đề nghị Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp hỗ trợ hủy thông tin khai sinh nói trên để Phòng Tư pháp có thể nhập lại thông tin mới và kịp thời in, cấp giấy khai sinh cho công dân./.
Nơi nhận:- Như trên;- Phó Chủ tịch ... (để b/c);- Sở Tư pháp ... (để b/c);- Lưu: VT.
TRƯỞNG PHÒNG(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
42
2. Mẫu công văn cấp xã
ỦY BAN NHÂN DÂNXÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN…(1)
Số: /UBND…V/v đề nghị hủy thông tin khai sinhtrên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp
Thực hiện Luật Hộ tịch do Quốc hội Việt Nam khóa XIII kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, ngày …/…/… Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn …(1) đã thực hiện đăng ký khai sinh …(2)
trên Phần mềm Đăng ký khai sinh điện tử cho trường hợp:Họ và tên:(3) …..........................................................................................Ngày sinh:(4) ……………………………………………………………….Đã được cấp Số định danh cá nhân số:(5) …………………………………Đã vào sổ với số (6) ……. trang số ……. thuộc quyển số …………………Tuy nhiên, do (7)…………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Vậy Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn …(1) đề nghị Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp hỗ trợ hủy thông tin khai sinh nói trên để Ủy ban có thể nhập lại thông tin mới và kịp thời in, cấp giấy khai sinh cho công dân./.
Nơi nhận:- Như trên;- Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã ... (để b/c);- Lưu: VT.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂNCHỦ TỊCH
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
43
* Ghi chú: Hiện nay, có 04 trường hợp cập nhật sai thông tin trên phần mềm phải hủy hồ sơ để nhập lại hồ sơ mới bao gồm: Sai giới tính, sai năm sinh của người được khai sinh, sai loại đăng ký (đăng ký mới nhưng làm nhầm thành đăng ký lại và ngược lại) và đăng ký sai quy định của pháp luật.Đối với những trường hợp sai thông tin khác đều có thể thực hiện thông qua các tính năng “Điều chỉnh thông tin khai sinh” hoặc “Cải chính, thay đổi, bổ sung thông tin” trên phần mềm theo đúng quy định của Pháp luật về Hộ tịch mà không cần gửi công văn về Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp.- (1): Ghi rõ tên địa danh quận/huyện/thị xã/thành phố hoặc xã/phường/thị trấn.- (2): Trường hợp đăng ký khai sinh mới thì ghi “mới”, trường hợp đăng ký lại ghi “lại”.- (3): Ghi rõ họ tên đã được lưu trên phần mềm của người được khai sinh.- (4): Ghi rõ ngày sinh đã được lưu trên phần mềm của người được khai sinh.- (5): Với trường hợp đăng ký khai sinh lần đầu (đăng ký mới) thì ghi rõ Số định danh cá nhân đã được cấp, trường hợp đăng ký lại thì bỏ qua mục này.- (6): Điền đầy đủ các thông tin vào sổ và phải khớp với các thông tin đã ghi trên sổ giấy.- (7): Ghi rõ lý do phải hủy thông tin./.
44
PHỤ LỤC 02. MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ HỘ TỊCH
1. Mẫu công văn cấp huyện
UBND QUẬN/HUYỆN/THỊ XÃ/THÀNH PHỐ…(1)
PHÒNG TƯ PHÁP
Số: /…V/v đề nghị hủy thông tin hộ tịchtrên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp
Thực hiện Luật Hộ tịch do Quốc hội Việt Nam khóa XIII kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, ngày …/…/… Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố …(1) đã thực hiện đăng ký … (2) …(3) trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung cho trường hợp:
(4)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Đã vào sổ với số (5) ……. trang số ……. thuộc quyển số …………………Tuy nhiên, do (6)…………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Vậy Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố …(1) đề nghị Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp hỗ trợ hủy thông tin đăng ký hộ tịch nói trên để Phòng Tư pháp có thể nhập lại thông tin mới và kịp thời in giấy tờ hộ tịch cho công dân./.
Nơi nhận:- Như trên;- Phó Chủ tịch ... (để b/c);- Sở Tư pháp ... (để b/c);- Lưu: VT.
TRƯỞNG PHÒNG(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
45
2. Mẫu công văn cấp xã
ỦY BAN NHÂN DÂNXÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN…(1)
Số: /UBND…V/v đề nghị hủy thông tin hộ tịchtrên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp
Thực hiện Luật Hộ tịch do Quốc hội Việt Nam khóa XIII kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, ngày …/…/… Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn …(1) đã thực hiện đăng ký … (2) …(3) trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung cho trường hợp:
(4)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Đã vào sổ với số (5) ……. trang số ……. thuộc quyển số …………………Tuy nhiên, do (6)…………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Vậy Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn …(1) đề nghị Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp hỗ trợ hủy thông tin đăng ký hộ tịch nói trên để Ủy ban có thể nhập lại thông tin mới và kịp thời in giấy tờ hộ tịch cho công dân./.
Nơi nhận:- Như trên;- Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã ... (để b/c);- Lưu: VT.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂNCHỦ TỊCH
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
46
* Ghi chú: - (1): Ghi rõ tên địa danh quận/huyện/thị xã/thành phố.- (2): Ghi rõ loại hồ sơ: kết hôn, khai tử, giám hộ, chấm dứt giám hộ… - (3): Trường hợp đăng ký khai sinh mới thì ghi “mới”, trường hợp đăng ký lại ghi “lại”.- (4): Ghi các thông tin cơ bản về hồ sơ cần hủy thông tin.- (5): Điền đầy đủ các thông tin vào sổ và phải khớp với các thông tin đã ghi trên sổ giấy.- (6): Ghi rõ lý do phải hủy thông tin./.
47
PHỤ LỤC 03. DANH SÁCH TÀI KHOẢN SỬ DỤNG THỬ NGHIỆM
* Mật khẩu và Số CMND của tất cả các tài khoản cùng là 123.
1. Thành phố Cần Thơ
1.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_tpcto_stp
2 quận Ninh Kiều daotao_tpcto_quanninhkieu
3 phường An Khánh, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_phuong
1.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvquan
2 phường An Cư, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvphuong_1
3 phường An Bình, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvphuong_2
4 phường Cái Khế, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvphuong_3
5 phường An Hội, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvphuong_4
6 phường An Hòa, quận Ninh Kiều daotao_tpcto_hvphuong_5
2. Tỉnh Bến Tre
2.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_tbte_stp
2 TP. Bến Tre daotao_tbte_tpbentre
3 xã Phú Hưng, TP. Bến Tre daotao_tbte_phuong
2.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 TP. Bến Tre daotao_tbte_hvquan
2 Phường 6, TP. Bến Tre daotao_tbte_hvphuong_1
3 phường Phú Tân, TP. Bến Tre daotao_tbte_hvphuong_2
4 xã Nhơn Thạnh, TP. Bến Tre daotao_tbte_hvphuong_3
48
5 xã Phú Nhuận, TP. Bến Tre daotao_tbte_hvphuong_4
6 phường Phú Khương, TP. Bến Tre daotao_tbte_hvphuong_5
3. Tỉnh Điện Biên
3.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_tdbn_stp
2 TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_tpdienbienphu
3 phường Thanh Bình, TP. Bến Tre daotao_tdbn_phuong
3.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvquan
2 phường Noong Bua, TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvphuong_1
3 xã Tà Lèng, TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvphuong_2
4 phường Nam Thanh, TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvphuong_3
5 phường Him Lam, TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvphuong_4
6 phường Mường Thanh, TP. Điện Biên Phủ daotao_tdbn_hvphuong_5
4. Tỉnh Đồng Nai
4.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_tdni_stp
2 TP. Biên Hòa daotao_tdni_tpbienhoa
3 xã Hóa An, TP. Biên Hòa daotao_tdni_phuong
4.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvquan
2 xã Phước Tân, TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvphuong_1
3 phường Quang Vinh, TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvphuong_2
49
4 xã Hiệp Hòa, TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvphuong_3
5 phường Hòa Bình, TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvphuong_4
6 Phường Trảng Dài, TP. Biên Hòa daotao_tdni_hvphuong_5
5. Tỉnh Hậu Giang
5.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_thgg_stp
2 TP. Vị Thanh daotao_thgg_tpvithanh
3 Phường I, TP. Vị Thanh daotao_thgg_phuong
5.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvquan
2 xã Vị Tân, TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvphuong_1
3 xã Hỏa Lựu, TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvphuong_2
4 xã Hiệp Hòa, TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvphuong_3
5 phường III, TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvphuong_4
6 Xã Tân Tiến, TP. Vị Thanh daotao_thgg_hvphuong_5
* Tài khoản thử nghiệm đã có dữ liệu
6. Tỉnh Đắk Lắk
6.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_dlk_stp
2 thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_quan
3 xã Ea Drông, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_phuong
6.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvquan
2 xã Cư Bao, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvphuong_1
50
3 phường Đoàn Kết, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvphuong_2
4 xã Ea Drông, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvphuong_3
5 phường III, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvphuong_4
6 Xã Tân Tiến, thị xã Buôn Hồ daotao_dlk_hvphuong_5
7. Tỉnh Nghệ An
7.1. Tài khoản dành cho giảng viên
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 Sở Tư pháp daotao_na_stp
2 TP. Vinh daotao_na_tpvinh
3 phường Lê Lợi, TP. Vinh daotao_na_phuong
7.2. Tài khoản dành cho học viên:
STT Đơn vị Tên tài khoản
1 TP. Vinh daotao_na_hvquan
2 phường Hà Huy Tập, TP. Vinh daotao_na_hvphuong_1
3 xã Hưng Hòa, TP. Vinh daotao_na_hvphuong_2
4 phường Hưng Bình, TP. Vinh daotao_na_hvphuong_3
5 xã Nghi Kim, TP. Vinh daotao_na_hvphuong_4
6 phường Lê Lợi, TP. Vinh daotao_na_hvphuong_5
51
