LESSOR-Portalen Formålet med · MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse ... Hovedsystem Løn Tid HR LESSOR-PM X X ... Dynamics AX X Dynamics NAV X X X LESSOR-SP

V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1

MICROSOFT DYNAMICS NAV

LESSOR-Portalen

Indholdsfortegnelse

Indledning ............................................................ 4

1.0 Oversigt Profiler/Roller ................................. 5

2.0 Firmabrugeren .............................................. 7

3.0 Opsætning ..................................................... 8

3.1 Forbered Registreringsgrupper ................... 8

3.1.1 Farvekategorier .......................................... 9

3.1.2 Fravær ......................................................... 9

3.1.3 Kørsel ........................................................ 11

3.1.4 Steder ........................................................ 12

3.1.5 Løndele ..................................................... 13

3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper ............. 14

3.2 Saldi ............................................................. 19

3.2.1 Saldoperioder ........................................... 20

3.2.2 Sammensatte saldi .................................. 21

3.2.3 Saldooversigt ........................................... 22

3.3 Godkendere ................................................. 25

3.3.1 Godkendere .............................................. 25

3.4 Firma ............................................................ 26

3.4.1 Arbejdskalendere ..................................... 27

3.4.2 Generelt .................................................... 29

3.4.3 Stamdataopsætning ................................ 33

3.4.4 Dimensioner ............................................. 35

3.5 Forside ......................................................... 36

3.6 Intranet ......................................................... 37

3.7 Rejse ............................................................. 39

3.7.1 Generelt .................................................... 40

3.7.2 Rejsearter .................................................. 41

3.7.3 Valutakurser ............................................. 42

3.7.4 Momskoder .............................................. 43

3.7.5 Finanskonti ............................................... 44

3.7.6 Finansfilopsætning .................................. 45

3.7.7 Diætsatser ................................................ 48

4.0 Systemaktivitet ........................................... 48

4.1 E-mails ......................................................... 49

4.2 Søg brugere ................................................ 49

5.0 Medarbejdere .............................................. 49

5.1 Alle medarbejdere ...................................... 50

5.2 Saldooversigt .............................................. 57

5.3 Indtast saldi ................................................. 57

5.4 Intern kommunikation ................................ 58

6.0 Registreringer ............................................. 60

6.1 Registreringsperioder ................................ 60

6.2 Registreringstyper ...................................... 61

6.2.1 Kørsel ........................................................ 62

6.2.2 Løndele ..................................................... 63

6.2.3 Fravær ....................................................... 63

6.2.4 Komme/gå ................................................ 64

6.3 Overførsler .................................................. 65

6.4 Manglende godkendelser .......................... 66

6.5 Annullering af registreringer ..................... 67

6.6 Indlæs fil ...................................................... 68

6.7 Stikprøver .................................................... 74

7.0 Godkendelse ............................................... 75

8.0 Lønkørsler .................................................... 75

9.0 Rejser ........................................................... 76

9.1 Alle Rejseafregninger ................................. 77

9.2 Manglende godkendelser .......................... 77

9.3 Godkendte rejseregistreringer .................. 78

9.3.1 Efterbehandling af godkendte

rejseregistreringer ............................................ 78

9.4 Finansoverførsler ........................................ 80

9.5 Bankoverførsler........................................... 83

9.6 Stikprøve kontrol ........................................ 85


Vejledning for firmabrugeren:

LESSOR-Portalen

Formålet med denne vejledning er, at

firmabrugerne af LESSOR-Portalen får en

specifik vejledning i anvendelsen af systemet,

således at de er i stand til at foretage den

fornødne opsætning og efterfølgende

vedligeholdelse.

27. januar 2016


BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver

garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og rets mangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og

indirekte skader – hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven – som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller

anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse.

Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller

delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde.

De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene.

COPYRIGHTPÅTEGNING

Copyright © 2014 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder.

VAREMÆRKE

De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller ®, er enten Microsoft Business

Solutions’ varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og

BackOffice er derimod indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande.

Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder.

Udgivet af LESSOR A/S.


Indledning

LESSOR-Portalen er en internetbaseret medarbejderportal for virksomheder, som vil optimere processer

vedrørende stamdataopdatering, registrering af kilometerregnskab, løndele, registrering af fravær samt

komme- og gå registreringer. Samtidig med at processerne optimeres, lettes og forbedres dialogen med

den enkelte medarbejder.

Denne vejledning beskriver firmabrugerrollen.

Det er muligt, at en bruger har flere roller. Således kan en leder for eksempel være både Firmabruger og

Godkender. I de tilfælde vil brugeren på én gang have den funktionalitet til rådighed, som er beskrevet

under de pågældende roller i de pågældende vejledninger. Vejledningen gennemgår de enkelte felter

og den funktionalitet, som en bruger med den valgte rolle har til sin rådighed.

Flere steder i denne vejledning anvendes begrebet ”Hovedsystemet”. Hovedsystemet er i denne

sammenhæng det løn-, tid- eller HR-system fra LESSOR A/S, som din virksomhed anvender og som

leverer og modtager data fra LESSOR-Portalen.

Hovedsystem Løn Tid HR

LESSOR-PM X X

LESSOR-5 X

LESSOR-4 X X

Dynamics AX X

Dynamics NAV X X X

LESSOR-SP X

danløn X

Denne vejledning er underlagt regler om copyright og må kun udleveres til de medarbejdere i

virksomheden, der arbejder med LESSOR-Portalen.


1.0 Oversigt Profiler/Roller

Herunder kan du se hvilken brugerprofil i LESSOR-Portalen, der har hvilke roller.

Brugerprofil Beskrivelse Eksempel Opgaver Tip

Kontobruger Kontobrugeren

kan oprette og

nedlægge

Kontobrugere,

Firmabrugere,

Supergodkende

re,

Godkendere og

derudover købe

nye klippekort.

Hvis firmaet

opererer i flere

lande, kan det

være nødvendigt

at oprette en

godkender, der

ikke samtidig er

medarbejder i

virksomhedens

lønafregning.

Typisk vil det være

kontobrugeren, der er

ansvarlig for opstart af

systemet og fornyelse af

klippekort.

Gem brugernavn

og adgangskode

et sikkert sted.

Firmabruger Firmabrugeren

kan foretage

opsætning for

et eller flere

firmaer og til-

og afmelde

medarbejdere i

LESSOR-

Portalen.

Firmabrugeren

kan se alle

registreringer

for alle

medarbejdere.

Der skal være

tilknyttet en

firmabruger til et

firma. I modsat

fald kan der ikke

laves den

nødvendige

opsætning.

Ud over opsætning vil det

være den løbende

administration i LESSOR-

Portalen, der varetages af

firmabrugeren.

Begræns antallet

af firmabrugere.

Supergodkender Supergod-

kenderen kan

lave nye

registreringer

for alle

medarbejdere i

et eller flere

firmaer samt

godkende

registreringer

for alle

medarbejdere i

et eller flere

firmaer.

Hvis en

Godkender er

ude af huset og

ikke har mulighed

for at godkende

det, der skal med

i lønnen, kan

Supergod-

kenderen

godkende/afvise

de ikke allerede

godkendte

registreringer.

Supergodkenderen har

ingen faste opgaver, men vil

kunne bruges i de tilfælde,

hvor den nærmeste foresatte

ikke får foretaget

registreringerne eller

godkendelserne.

Godkender Godkenderen

kan være

Medarbejder

eller en

Firmabruger.

Godkenderen

kan lave nye

registreringer

for

medarbejdere i

et firmaer samt

godkende

registreringer

for alle

medarbejdere i

et firmaer.

En Godkender

har ansvaret for

at godkende

registreringer for

den eller de

medarbejdere,

denne er

Godkender for.

Godkenderen foretager egne

og medarbejdernes

registreringer.

Godkenderen godkender

medarbejderes

registreringer.

Godkenderen udpeger en

stedfortræder blandt andre

godkendere.

Afdelingsledelsen

er typisk

Godkendere.


Medarbejder Medarbejderen

kan se egne

lønsedler,

foretage

registreringer

og se egne

saldi.

Læg flere egne

brugere sammen.


2.0 Firmabrugeren

Denne rolle giver mulighed for at foretage opsætning af et eller flere firmaer, ligesom det er muligt at

tilmelde og afmelde medarbejdere i LESSOR-Portalen.

Når du er logget ind, ser du nedenstående skærmbillede:

I venstre side af skærmbilledet har du en række valgmuligheder:

Firmaer

Hvis du har rettigheder til at arbejde i flere firmaer kan du vælge hvilket firma du ønsker at arbejde med

ved at aktivere ”Vælg firma”.

Status

Under status kan du se aktuel status på forskellige funktioner og processer, som du evt. kan tage aktion

på. For eksempel ny-tilmeldte medarbejdere, overblik over medarbejdere der mangler tilmelding m.m.

Vejledninger

Her vil du altid kunne finde den seneste version af vejledningerne der er skrevet specifikt til den enkelte

rolle i LESSOR-Portalen. Vejledningerne findes i pdf-format, bortset fra vejledningen til medarbejderne

der findes i Word-format. Årsagen til dette er at dette giver din virksomhed mulighed for at tilføje

virksomhedsspecifikke vejledninger og kommentarer til medarbejderne.

I den midterste del af skærmbilledet kan du læse nyheder og information, som er rettet mod dig som

firmabruger og medarbejder.


Under menupunktet Profil i øverste højre hjørne kan du se og ændre rollens oplysninger omkring

sikkerhedsspørgsmål.

3.0 Opsætning

Når du skal bruge systemet første gang, vil menupunktet Opsætning være det første, du skal vælge.

3.1 Forbered Registreringsgrupper

Registreringsgrupper kan beskrives gennem følgende eksempler:

Medarbejdere ansat på timebasis, der skal kunne registrere deres præsterede timer, samt

sygdom og ferie med klokkeslæt, hvor registreringerne skal overføres til hovedsystemet, der er

et LESSOR tidsregistreringssystem.

Øvrige medarbejdere, der skal kunne registrere fravær, kørsel og diæter.

Det vil i dette tilfælde give god mening at oprette to registreringsgrupper. En registreringsgruppe til fx

Timeløn, hvor feltet Komme/gå er valgt, og en anden registreringsgruppe fx Funktionær til de øvrige

medarbejdere. For at effektivisere arbejdsgangene mest muligt er udgangspunktet, at der skal oprettes

så få registreringsgrupper som muligt, da disse skal tilknyttes den enkelte medarbejder.

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og

menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet.

Feltnavn: Beskrivelse:

Navn Feltet skal udfyldes med det ønskede navn for registreringsgruppen.

Anvend komme/gå Feltet kan markeres, hvis medarbejdere der er tilknyttet

registreringsgruppen, skal have adgang til at registrere komme-/gå i

LESSOR-Portalen. Dette kræver, at hovedsystemet er et

tidsregistreringssystem.


Anvend sekunder

på komme/gå

Feltet skal markeres, hvis det ønskes at de medarbejdere der er

tilknyttet registreringsgruppen skal registrere komme/gå med både

timer, minutter og sekunder.

Anvend

rejseafregning

Feltet kan markeres, hvis medarbejdere der er tilknyttet

registreringsgruppen, skal have adgang til at registrere

rejseafregningsmodulet. Dette kræver, at der er købt adgang til

rejseafregningsmodulet.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og registreringsgruppen er oprettet.

3.1.1 Farvekategorier

Her kan du oprette farvekoder til eksempelvis ferie, sygdom, feriefridage mv. Formålet med farverne er

at give den enkelte godkender et hurtigt visuelt overblik over fraværet i en given periode.


menupunktet Farvekategorier på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Navn Feltet skal udfyldes med det ønskede navn, fx sygdom, ferie, afspadsering.

Farve Feltet skal aktiveres og den ønskede farve fra farvepaletten skal vælges.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og farvekategorien er oprettet.

3.1.2 Fravær

Her kan du oprette de fraværskoder, som det skal være muligt at registrere fravær på i din virksomhed.

V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1 0

Bemærk, at fraværsopsætningen skal foretages for hvert enkelt firma. Endvidere er det vigtigt, at der er

overensstemmelse mellem kodeværdien i LESSOR-Portalen og den fraværskode, du anvender i

hovedsystemet.


menupunkter Fravær på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Kode Feltet skal udfyldes med en fraværskode. Det er vigtigt, at du anvender den

samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem

LESSOR-Portalen og hovedsystemet.

Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Syg. Det er vigtigt, at du

indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for

medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis

feltet Saldoperioder udfyldes.

I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Fraværstype.

Type I feltet skal det vælges, om fraværskoden skal registreres i timer, dage eller

både i timer og dage.

Farvekategori I feltet kan vælges en af de farvekategorier, du allerede har oprettet.

Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at fraværet skal indgå i

en eller flere saldi.


Vis i fraværsplan Feltet kan markeres for at vise fraværet i systemets fraværsplan. Når fravær

vises i fraværsplanen, kan alle medarbejdere se hinandens fravær af denne

type, fx ”planlagt ferie”, men ikke eksempelvis sygdom og barn syg.

Vær opmærksom på, at man kun kan vise fraværsplanen, hvis feltet Benyt Fraværsplan er markeret under Opsætning, Firma, Generelt.

Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at fraværskoden er aktiv. Fjernes

markeringen, vil fraværskoden ikke kunne anvendes.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fraværskoden er oprettet.

3.1.3 Kørsel

Her opretter du den eller de koder, som medarbejderen skal bruge til at registrere kørsel med.

Systemet er sat op således, at det lever op til de krav, SKAT stiller til udarbejdelse af kørselsregnskab

med henblik på opnåelse af skattefri godtgørelse herfor.


menupunktet Kørsel på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Kode Feltet skal udfyldes med en kode (beskrivelse), der giver mening for

medarbejderne, der skal indtaste kørte kilometer. Det er vigtigt, at du

anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles

korrekt mellem LESSOR-Portalen og hovedsystemet.

Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Kilometer i år. Det er vigtigt, at

du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises


for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo,

hvis feltet Saldoperioder udfyldes.

I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Kørselstype.

Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at kørslen skal indgå i en

eller flere saldi.

Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at kørselsopsætningen er aktiv.

Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørselsopsætningen er oprettet.

3.1.4 Steder

Her kan du oprette faste destinationer, hvis der er behov for det. Stederne kan efterfølgende vælges af

medarbejderen. Medarbejderen skal selv oprette de steder, der ikke er oprettet som generelle steder.


menupunktet Steder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Betegnelse Feltet skal udfyldes med en betegnelse (beskrivelse), der giver mening for

medarbejderne.

Adresse Feltet skal udfyldes med vejnavn og vejnummer på adressen.


Postnummer Feltet skal udfyldes med postnummer på adressen, hvorefter feltet til højre

automatisk udfyldes med byen.

Land Feltet skal udfyldes med landet, hvor adressen findes.

Vis i liste Feltet kan markeres for få stedet til at fremgå af den liste, der stilles til

rådighed for medarbejderne.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedet er oprettet.

3.1.5 Løndele

Her opretter du de løndele, som medarbejderne skal have mulighed for at benytte i LESSOR-Portalen.


menupunktet Løndele på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Kode Feltet skal udfyldes med en lønartskode. Det er vigtigt, at du anvender den

samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem

LESSOR-Portalen og lønsystemet.

Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Timeløn. Det er vigtigt, at du

indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for

medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis

feltet Saldoperioder udfyldes.

I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Lønregistreringstype.


Type I feltet skal vælges typen i form af enten beløb, enheder, timer eller dage.

Vend fortegn ved

overførsel

Feltet kan markeres for at styre, om timer og beløb skal lægges til eller

trækkes fra, når data sendes til hovedsystemet.

Saldoperioder Feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at løndelen skal indgå i

en eller flere saldi.

Optjening/Afholdelse Feltet vises hvis værdien i feltet Saldoperioder er forskelligt fra (Anvender

ikke saldoperioder). I feltet skal man vælge, hvorledes løndelen skal påvirke

en eventuel saldo. Du kan vælge mellem værdierne Optjening og

Afholdelse. Værdien vil typisk være Optjening, men anvender man fx

løndele til håndtering af flextid og afspadsering, vil værdien være

Afholdelse, hvis koden er til udbetaling af afspadsering.

Aktiv Feltet markeres automatisk.

Feltet markeres for at stille løndelen til rådighed for medarbejderne.

Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de løndele er oprettet.

3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper

Du skal nu tilknytte de forskellige registreringsmuligheder til de registreringsgrupper, du har oprettet,

og tage stilling til, hvad den enkelte registreringsgruppe skal gøre det muligt at registrere.


menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Vælg en registreringsgruppe ved at aktivere

skruenøglen til højre i billedet.

Kørsel

Aktiver knappen Kørsel, derefter knappen Ny og udfyld feltet.



Kørselstype I feltet skal der vælges en af de kørselstyper, som du tidligere har oprettet.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørsel for registreringsgruppen er nu tilknyttet.

Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe.

Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet.

Løndele

Aktiver knappen Løndele, derefter knappen Ny og udfyld felterne.


Lønregistreringstype I feltet skal vælges en af de lønregistreringstyper, som du tidligere har

oprettet.

Saldovalidering Feltet vises kun, hvis man har valgt en saldoperiode på koden.

I feltet kan du vælge hvilken besked medarbejderen skal have, hvis en saldo

bliver mindre end 0. Du kan vælge mellem værdierne ”Ingen validering”,

”Advarsel ved overskridelse” og ”Fejl ved overskridelse”


Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der

kontrolleres, om saldoen er større end 0.

Når du vælger en saldovalidering, vil feltet ”Validering imod” fremkomme,

og der vælges, hvilke saldoperioder, som der skal valideres i mod.

Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og de løndele der kan vælges for

registreringsgruppen er nu tilknyttet.



Fravær

Aktiver knappen Fravær, derefter knappen Ny og udfyld felterne.


Fraværstype I feltet skal vælges en af de fraværsregistreringstyper, som du tidligere har

oprettet.

Timer Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i timer.

En dag Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i enkelte dage.

Flere dage Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere periodevis.

Uafsluttet Feltet skal markeres, hvis fraværet kan registreres uden slutdato.

Komme/gå Feltet skal markeres, hvis fraværet skal kunne registreres med klokkeslæt.

Feltet er kun tilgængeligt, hvis registreringsgruppen er oprettet med

markering i feltet Komme/gå.


Kalender I feltet skal vælges den arbejdskalender, du anvender til dit fravær. Feltet

vises kun, hvis du under Opsætning, Firma, Generelt har markeret feltet

Anvend sekundær kalender.

Timer/Dage I feltet skal det vælges, om saldoen skal vises i timer, dage eller både i timer

og dage.

Saldovalidering I feltet kan der vælges, hvilken besked medarbejderen evt. skal have, hvis en

saldo overskrides. Du kan vælge mellem værdierne ”Ingen validering”,

”Advarsel ved overskridelse” og ”Fejl ved overskridelse”

Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der

kontrolleres, om saldoen er større end 0.

Vælges der en saldovalidering vil feltet Validering imod fremkomme, og der

vælges, hvilken saldoperioder, som der skal valideres i mod.

Bemærk, at minimum et af felterne Timer, En dag, Flere dage og Uafsluttet skal udfyldes. Hvis

Komme/gå er valgt kan der ikke vælges Timer og omvendt.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fravær for registreringsgruppen er nu oprettet.



Dimensioner

Denne funktionalitet vil kun være synlig for brugeren, når feltet Anvend filtrering på dimensioner er

udfyldt under Opsætning, Firma.

Er funktionaliteten aktiveret, vil det være muligt, at begrænse/filtrerer medarbejdernes valgmuligheder

mellem de oprettede dimensioner.

Må medarbejderne på en registreringsgruppe eksempelvis kun registrere løndele på en eller nogle

bestemte afdelinger, selvom der i andre situationer er mulighed for at registrere på flere, så kan denne

filter funktion anvendes.

Aktiver knappen Løndele, derefter knappen Ny og udfyld felterne.



Vælg

registreringstype

I feltet skal vælges en af registreringstyperne: Løndele, Fravær, Kørsel,

Komme/gå og rejseafregning.

Vælg dimension I feltet skal vælges den dimension, som der ønskes oprettet et filter for.

Skjulte dimensioner Når registreringstype og dimension er valgt vises alle de mulige

dimensioner i kolonnen Skjulte dimensioner.

Er der eksempelvis i Vælg dimension valgt ”Afdeling”, så vises i kolonnen

Skjulte dimensioner alle de afdelinger, der er oprettet i dimensionen. Fx

Administration, Lager, Bogholderi, Kantine, Salg osv.

Viste dimensioner I kolonnen Skjulte dimensioner markeres den eller de ønskede dimensioner

og knappen med en højre pil aktiveres, hvorefter dimensionerne flyttes til

kolonnen Viste dimensioner.

Er der eksempelvis mulighed for at vælge mellem afdelingerne:

Administration, Lager, Bogholderi, Kantine og Salg, men hvor

medarbejderne, der er tilknyttet den pågældende registreringsgruppe kun

må registrere fx fravær på afdelingskoderne Lager og Salg, så vælges koden

Lager og som derefter flyttes til kolonnen Viste dimensioner. Alle

medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen og som skal registrere

fravær vil således kun kunne se og vælge Lager eller Salg.

Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og filteret er nu oprettet for den valgte

registreringstype.


Vis på forside

Du kan for hver enkelt registreringsgruppe opsætte de saldi, som medarbejderen skal se på forsiden,

når de logger på LESSOR-Portalen.

Aktiver knappen Vis på forside.


Vis på forside Feltet skal markeres for at vise saldoen på forsiden, når medarbejderen

logger ind i systemet.

For overskuelighedens skyld er det vigtigt, at der vises så få saldi på forsiden som muligt, og der er maksimalt mulighed for at vise fem saldi pr. registreringsgruppe.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoen bliver nu vist på forsiden.

3.2 Saldi

Under opsætning finder du menupunktet Saldi. Menupunktet anvendes til oprettelse af sammensatte

saldi, således at man har mulighed for at sammensætte en saldo bestående af forskellige saldi, der

tilmed kan være afgrænset af forskellige saldoperioder.

Kørsel

Under kørsel kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne

automatisk bliver optalt i en saldo.

Fravær

Under fravær kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne


Løndele


Under løndele kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne


Hvorledes man opretter saldoperioderne, som fremgår af feltet Saldoperiode, kan du læse om i

nedenstående afsnit om saldoperioder.

3.2.1 Saldoperioder

Saldoperioder anvendes som en datoafgrænsning af saldi. Saldoperioder kan anvendes både i

forbindelse med kørsel, løndele og fravær.

I forbindelse med fravær og for eksempel flextid eller afspadsering anvendes saldoperioder til at styre,

hvornår retten til fraværet er optjent, og hvornår fraværet kan afvikles.

Ved oprettelse af et nyt firma bliver saldoperioderne Dansk ferie, Norsk ferie, Saldo uden

datoafgrænsning og Kalenderår oprettet automatisk, og vil blive vedligeholdt af LESSOR.

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og

menupunktet Saldoperioder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet.


Navn Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver, hvad Saldoperioden dækker

over, fx Ferie optjent 2013 eller Timer i 2014.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet, eller knappen Perioder

aktiveres med henblik på at tilknytte datointervaller for optjening og afholdelse.

Ved aktivering af skruenøglen er det muligt at ændre sine egne allerede oprettede saldoperioder.


Oprettelse af Perioder

Aktiver knappen Perioder og derefter knappen Ny, hvorefter datoafgrænsningerne for saldoperioden

kan oprettes.


Navn Feltet skal udfyldes med navnet på saldoperioden.

Optjening startdato I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien opspares.

Optjening slutdato I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien opspares.

Afholdelse startdato I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles.

Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi,

skal feltet ikke udfyldes.

Afholdelse slutdato I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles.

Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi,

skal feltet ikke udfyldes.

Aktiv Feltet markeres for at kunne anvende perioden.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet.

Hvis saldoen skal bestå af yderligere en periode, oprettes den på samme måde som beskrevet ovenfor.

3.2.2 Sammensatte saldi


menupunktet Sammensatte saldi på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.



Navn Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver den sammensatte saldo. Det

er vigtigt, at navnet beskriver saldoen, idet feltet kan anvendes i forbindelse

med visning af sammensatte saldi på medarbejderens forside.

Saldoperioder I feltet skal vælges den ønskede saldoperiode.

Saldi-dele I feltet kan du vælge de ønskede saldi-dele, der skal indgå i saldoen.

Bemærk, at saldoen skal bestå af mindst to saldi-dele. Saldi-dele kan bestå af

løndele, fraværsdele eller kørsel.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den sammensatte saldo er oprettet.

3.2.3 Saldooversigt

Når der er defineret saldoperioder, kan du oprette en saldooversigt. Saldooversigten vil give

godkenderne et hurtigt og effektivt overblik over restdage/timer på ferie, feriefridage, kilometer,

løntimer mv.


menupunktet Saldooversigt på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.



Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, der beskriver, hvad

saldooversigten dækker over, fx Ferie 2014.

Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at saldooversigten er aktiv.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldooversigten er oprettet.

Rediger Kolonner

Når saldooversigten er oprettet, skal saldoen have en kolonne tilknyttet på oversigten. Vælg den

ønskede saldo i oversigten og aktiver derefter skruenøglen for at redigere.

Aktiver derefter knappen Rediger kolonner.


Du kan nu oprette det antal kolonner, du ønsker, til visning af saldi. Aktiver knappen Ny, og du får

adgang til at opsætte, hvilke saldi der skal vises i hvilke kolonner.

Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Titel Feltet skal udfyldes med en sigende titel, der beskriver indholdet i kolonnen,

fx Ferie 2012/2013.

Kolonne I feltet skal vælges, hvilken kolonne saldoen skal figurere i.

Type I feltet skal vælges, om saldoen skal vises i timer, dage, enheder, beløb eller

km.

Saldoperioder I feltet kan vælges en af de allerede definerede perioder.

Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kolonneopsætningen er nu oprettet.

Bemærk, at du selv vælger, hvor mange forskellige saldi du vil have med i den samme saldooversigt.


3.3 Godkendere

Under Godkendere kan man definere, hvem af de tilmeldte medarbejdere de forskellige godkendere og

stedfortrædere skal godkende for.

3.3.1 Godkendere

I forbindelse med opsætningen af systemet er det vigtigt at være opmærksom på følgende:

1. Medarbejdere der skal være godkendere, skal først være tilmeldt LESSOR-Portalen (dvs.

have status Tilmeldt i LESSOR-Portalen) og samtidig have markering i feltet Godkender

under medarbejderens oplysninger (se mere i afsnittet Rediger medarbejder i 5.1 Alle

medarbejdere.

Er der oprettet godkendere, der ikke er medarbejdere (eksempelvis en leder i en svensk afdeling, der

afdeling, der skal godkende fravær for medarbejdere i den danske afdeling), kan du først tildele

tildele godkenderen til medarbejderne, når de er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne type medarbejdere

medarbejdere skal være oprettet som firmabrugere, men kun med markering i feltet Godkender.

Godkender. Tilmelding af medarbejdere til LESSOR-Portalen beskrives i afsnittet Tilmeld

Hvis der er markeret i feltet ”Benyt godkendelse pr. dimension” under Opsætning, Firma,

Generelt vil dimensionsværdierne, som fx afdeling, projekt mv. være tilgængelige under

Opsætning, Godkendere, Godkendere og kan tilføjes under den enkelte godkender på

samme måde som en medarbejder.

Godkendere

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og

menupunktet Godkendere på 3. niveau. Vælg Godkender og derefter tilgængelig medarbejder og flyt

denne til boksen med udvalgte medarbejdere ved hjælp af knapperne mellem de to bokse.



Tilgængelige I boksen vises alle tilgængelige medarbejdere eller dimensioner, der kan

tilknyttes godkenderen.

Udvalgte I boksen vises alle de medarbejdere og dimensioner, som godkenderen skal

godkende for.

Når boksen Udvalgte er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og godkenderen er nu oprettet.

Stedfortrædere

Under Stedfortrædere er det muligt at udpege en midlertidig stedfortræder, der kan overtage

godkenderrollen som godkender i forbindelse med ferie, sygdom osv. Det er også muligt for

godkenderne selv at oprette en stedfortræder.

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og

menupunktet Stedfortrædere på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Stedfortræder I feltet skal vælges den medarbejder, der skal være den midlertidige

godkender.

Fra dato I feltet skal vælges den første dato, hvor stedfortræderen skal være

godkender.

Til dato I feltet skal vælges den sidste dato, hvor stedfortræderen skal være

godkender.

For godkender I feltet skal vælges den godkender, der skal afløses af stedfortræderen.

Rykker modtager I feltet skal vælges, hvem der skal modtage emails, hvis der er registreringer

til godkendelse.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedfortræderen er nu oprettet.

3.4 Firma

Under Firma under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle

medarbejdere i hele firmaet. Der er mulighed for stamdataopsætning, opsætning af dimensioner og

arbejdskalendere.


3.4.1 Arbejdskalendere

Hvis ikke løn-eller tidsregistreringssystemet har arbejdskalendere tilknyttet medarbejderne, kan du

oprette nye kalendere her. En arbejdskalender er den eneste mulighed for at få beregnet korrekt antal

dage eller timer ved fravær. I flere af LESSORs hovedsystemer er arbejdskalendere allerede oprettet og

tilknyttet medarbejderne. Disse skal derfor vedligeholdes og synkroniseres fra lønsystemet.

Følgende hovedsystemer behøver ikke opsætning af arbejdskalendere i LESSOR-Portalen: LESSOR-4,

LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV.

Tilføj ugeplan

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og

menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i

billedet, aktiver knappen Tilføj ugeplan og udfyld felterne.


Vælg periode Fra/Til I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at

oprette ugeplan for.

Vælg I felterne skal vælges den eller de berørte ugedage i den valgte periode. Ved

markering af felterne bliver det muligt at indtaste værdier i felterne Timer og

Dage.

Timer Feltet skal udfyldes med det antal arbejdstimer, dagen udgør.

Dage Feltet skal udfyldes med det antal dage, dagen skal tælle for (værdien er

typisk 1).

Overskriv

eksisterende data

Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data som eventuelt

allerede findes i den valgte periode.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og ugeplan er oprettet.

Tilføj helligdage



menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i

billedet, aktiver knappen Tilføj helligdage og udfyld felterne.


Vælg periode Fra/Til I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at

oprette helligdage for.

Helligdagskalender I feltet skal du vælge den ønskede helligdagskalender.

Overskriv

eksisterende data

Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data i perioden.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og helligdagene er oprettet.

Skulle du have behov for at fjerne eller tilføje arbejdsdage på grund af fx firmaspecifikke helligdage, kan

du altid slette eller rette enkelte dage. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau,

menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Aktiver skruenøglen

ved den ønskede kalender og herefter knappen Kalender. Alle de oprettede dage fremkommer og kan

herefter redigeres.


Redigeringen foregår således, at den ønskede dato udvælges, hvorefter skruenøglen aktiveres. Data

vedrørende den valgte dato fremkommer øverst i skærmbilledet og kan nu rettes:


Dato Feltet skal udfyldes med helligdagens dato.

Timer Feltet skal udfyldes med antallet af arbejdstimer, som datoen tæller for (evt.

0).

Dage Feltet skal udfyldes med antallet af dage, som datoen tæller for (evt. 0).

Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en beskrivelse af datoen.

3.4.2 Generelt

Under Generelt er der en række parametre, som du skal tage stilling til, da de har stor betydning for,

hvorledes systemet arbejder.


menupunktet Generelt på 3. niveau.



Autogodkend

kørselsregistreringer

Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende

alle kørselsregistreringer.

Autogodkend

lønregistreringer


alle lønregistreringer.

Autogodkend komme/gå

registreringer


alle komme-/gå-registreringer.

Vis medarbejdernavn som:

Efternavn, Fornavn

Feltet skal markeres hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte

medarbejder således: Jensen, Jens (1000)

Værdien i parentes er medarbejdernummeret.

Vis medarbejdernavn som:

Medarbejdernr.

(medarbejdernavn)

Feltet skal markeres, hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte

medarbejder således: 1000 (Jens Jensen)

Godkendere kan se og

uploade dokumenter for

deres medarbejdere

Feltet skal markeres, hvis du ønsker at godkendere kan se og

uploade dokumenter for deres medarbejdere.

Standardarbejdskalender I feltet kan vælges den kalender, som de fleste af medarbejderne

anvender. I forbindelse med tilmeldingen af medarbejderen i

LESSOR-Portalen vil alle medarbejdere som udgangspunkt blive

tilknyttet denne kalender. Valget af kalender kan dog altid ændres i

forbindelse med tilmelding af medarbejderen.


Anvend sekundær kalender Feltet skal markeres for at anvende en sekundær kalender.

Muligheden herfor afhænger af hovedsystemet. I LESSOR Payroll til

Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics

NAV findes der en sekundærkalender, som anvendes ved afholdelse

af ferie.

Standardregistreringsgruppe I feltet kan vælges den gruppe, som oftest vil blive anvendt. De

medarbejdere, der ikke skal tilknytte den valgte gruppe, kan håndteres

individuelt.

Kontaktperson, anvendes i e-

mails til medarbejdere

Feltet skal udfyldes med navnet på den person, der vil blive anvendt

til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen.

Kontaktpersonen vil typisk være firmabrugeren.

Kontaktpersons e-mail,

anvendes i e-mails til

medarbejdere

Feltet skal udfyldes med den e-mailadresse, der vil blive anvendt til

afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. E-mailadressen

vil typisk være firmabrugerens e-mailadresse.

Kontakttelefon, anvendes i e-

mails til medarbejdere

Feltet skal udfyldes med det telefonnummer, der vil blive anvendt til

afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen.

Telefonnummeret vil typisk være firmabrugerens telefonnummer.

Bilag i e-mail ved tilmelding

af medarbejder

I feltet kan vælges eventuelt bilag, som medarbejderen vil modtage i

forbindelse med tilmeldingsmail.

Gyldighed for

engangsadgangskode ved

tilmelding (timer)

Feltet skal udfyldes med det antal timer, som engangsadgangskoden

ved tilmelding er gyldig i. Medarbejderen skal aktivere sin konto inden

for det angivne antal klokketimer.

Autogodkend

fraværsregistreringer

Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal

godkende fraværsregistreringer.

Autogodkend ændringer i

medarbejderstamdata

Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal

godkende ændringer i stamdata, som medarbejderen selv har

foretaget.

Anvend HR Feltet kan markeres og hvis der anvendes et LESSOR HR system, vil

det være muligt at se og vedligeholde udvalgte HR-data i LESSOR-

Portalen. Følgende LESSOR moduler understøtter pt. denne

funktionalitet: LESSOR-PM HR Basis og LESSOR Human Resources til

Microsoft Dynamics NAV.

Anvend rejseafregning Feltet kan markeres og hvis der er købt adgang til

rejseafregningsmodulet og der er givet adgang via

registreringsgrupperne vil det være muligt at se, oprette, godkende,

efterbehandle og overfører rejseafregninger til finanssystem og bank.

Anvend fraværsplan Feltet skal markeres, hvis alle medarbejderne i virksomheden skal

kunne se hinandens fravær.


Anvend ugeplan Feltet skal markeres for at give medarbejdere adgang til et

registreringsbillede med mulighed for at redegøre for en hel uges

forløb. Funktionen anvendes typisk ved projektarbejde.

Anvend komme/gå Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan

registrere komme- og gåtider.

Anvend mobil-app Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan tilgå

LESSOR-Portalen via LESSORs APP-løsning. LESSOR-APP er gratis og

downloades i App Store eller Google Play.

Anvend fravær(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer

fravær via LESSOR-APP.

Anvend kørsel(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer

kørsel via LESSOR-APP.

Anvend løndele(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer

løndele via LESSOR-APP.

Anvend komme/gå(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer

komme/gå via LESSOR-APP.

Anvend rejser(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer,

tilføje og korrigere rejseregistreringer på allerede oprettede

rejseafregninger via LESSOR-APP.

Send e-mails ved

manglende komme/gå

registreringer for alle

medarbejdere

Feltet skal markeres for at få LESSOR-Portalen til automatisk at sende

meddelelse til medarbejderne, når der ikke er stemplet komme eller

gå på en dag. Valget er generelt, men kan undertrykkes individuelt

ved at markere feltet ”Send e-mails ved manglende komme-/gå

registreringer” på medarbejderens stamkort.

Anvend godkendelse per

dimension

Feltet skal markeres for at give en bruger mulighed for at godkende

registreringer vedr. den dimension, som er angivet under ”Vælg

dimension som benyttes til godkendelse”

Vælg dimension som

anvendes til godkendelse

Feltet angiver den dimension, der kan anvendes til godkendelse af en

udvalgt medarbejder. Værdierne under den valgte dimension vil nu

bliver synlig under Opsætning, Godkendere.

Udskriv tilmeldingsbrev i

stedet for e-mail for alle

medarbejdere

Når man tilmelder en medarbejder til LESSOR-Portalen sendes der

automatisk en e-mail til medarbejderen med ”Brugernavn” og

”Adgangskode”. Af sikkerhedsmæssige årsager, ønsker nogle

virksomheder ikke at denne type oplysninger bliver sendt elektronisk.

Feltet kan markeres og oplysningerne vil i stedet blive sendt til

udskrift i printer, hvorefter virksomheden har mulighed for at sende

oplysningerne med posten eller udlevere dem personligt til den

ansatte.

Anvend dagpengerefusion Hvis kundens LESSOR-Portal konto hos LESSOR A/S er tilmeldt

NemRefusion, vil det være muligt i det enkelte firma, at afgøre om

dagpengerefusioner skal ske via LESSOR-Portalen. Funktionaliteten

aktiveres ved at markere feltet.


Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den generelle opsætning er oprettet.

3.4.3 Stamdataopsætning

Under Stamdataopsætning kan du ved hjælp af en række parametre bestemme, hvilke muligheder

medarbejderne har for at ændre deres stamdata. Vær opmærksom på, at ikke alle LESSORs

hovedsystemer pt. understøtter IBAN og BIC/SWIFT. Det kan således være fornuftigt at skjule disse

felter.


menupunktet Stamdataopsætning på 3. niveau.


CPR-nummer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules

Stillingsbetegnelse I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Fornavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Mellemnavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Efternavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Initialer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Adresse I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet


Adresse 2 I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Postnr. og by I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Land I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Reg.nr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Kontonr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

IBAN I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

BIC/SWIFT I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Telefon (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Telefon (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Telefon direkte

(arbejde)

I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Mobil (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Mobil (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

E-mail (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

E-mail (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Ansættelsesdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules

Fratrædelsesdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules

Fødselsdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules

Person SE-nummer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Ekstra trækprocent I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,

Skjules, Påkrævet

Medarbejdernr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules

Kan ses – betyder, at medarbejderen kan se oplysningen

Kan ændres – betyder, at medarbejderen kan ændre oplysningen

Skjules – betyder, at medarbejderen ikke kan se oplysningen

Påkrævet – betyder, at feltet skal udfyldes

Når felterne er udfyldt aktiveres knappen Gem, og stamdataopsætningen er oprettet.


3.4.4 Dimensioner

Under dimensioner kan du oprette de dimensioner, medarbejderen skal oplyse ved registrering af

henholdsvis kørsel, løndele, fravær eller ved stamdataændringer. Sætter du ikke noget op her, vil

hovedsystemet anvende de stamdimensioner, som medarbejderen er oprettet med i hovedsystemet.

Det er muligt, at anvende op til 12 forskellige dimensioner i LESSOR-Portalen. Dette er dog i praksis

begrænset af antallet af mulige dimensioner i hovedsystemet.


menupunktet dimensioner på 3. niveau.


Anvendelse ved

kørsel

I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke,

Valgfri, Påkrævet

Anvendelse ved

fravær


Valgfri, Påkrævet

Anvendelse ved

løndele


Valgfri, Påkrævet

Anvendelse

tidregistrering


Valgfri, Påkrævet

Anvendelse ved

rejser

I felter kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri,

Påkrævet

Anvendelse for

medarbejder

I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes, Anvendes

ikke

Anvendes – betyder, at dimensionen anvendes til den pågældende registreringstype

Anvendes ikke – betyder, at dimensionen ikke anvendes til den pågældende registreringstype

Valgfri – betyder, at der kan angives dimensioner for den pågældende registreringstype

Påkrævet – betyder, at der skal angives dimensioner for den pågældende registreringstype

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og reglerne for dimensioner er oprettet.


Når reglerne for dimensioner er oprettet er det muligt, at aktivere en af de dimensioner, der anvendes til

registrering, hvorefter værdierne vises. Hvis der sammenhæng mellem den valgte dimension og de

tilknyttede dimensioner vises dette også.

3.5 Forside

Udseende

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og

menupunktet Udseende på 3. niveau.

Her kan du uploade firmaets logo. Bemærk, at størrelsen ikke må overskride 56 Kb. Ved at aktivere

knappen Gennemse… kan du pege på din logo-fil og derefter uploade den i systemet. Alle almindeligt

forekommende formater understøttes, såsom: GIF, TIFF, BMP, JPEG, PNG. Det uploadede Logo vises

efterfølgende øverst på alle skærmbilleder.


Logo Logo kan uploades ved at aktivere knappen Gennemse… og vælge filen, der

indeholder logo.

Vis firmanavn

sammen med logo

Feltet skal markeres for at vise firmanavn sammen med logo. Hvis

markeringen fjernes, vises kun logo.


Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og logoet er uploadet i systemet.

Genveje

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og

menupunktet Genveje på 3. niveau.

Her kan du oprette forskellige generelle menu-genveje. De oprettede genveje vil blive vist for alle

medarbejdere i firmaet på deres forside.


Genvej 1 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til

rådighed for medarbejderen.









Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de valgte genveje er nu oprettet.

3.6 Intranet

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Intranet på 2. niveau og

menupunktet Grupper på 3. niveau.

LESSOR-Portalen giver mulighed for at uploade både firmadokumenter, medarbejderdokumenter og

dokumenter specifikt målrettet til udvalgte grupper i virksomheden. Disse grupper kaldes

Intranetgrupper.


Inden du kan anvende disse grupper skal de oprettes under dette menupunkt.

Grupper

Når du anvender LESSOR-Portalen første gang er den født med 2 grupper:

Firmabruger-gruppe

Alle i virksomheden

Firmabruger-gruppe

Alle medarbejdere der er oprettet som firmabrugere i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt

gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen,

når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen.

Firmabrugergruppen fungerer således, at alle der er medlem af denne automatisk kan se de

dokumenter, som uploades til gruppen.

Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Firmabruger-gruppen.

Alle i virksomheden-gruppe

Alle medarbejdere der er oprettet i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver

tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er

tilmeldt LESSOR-Portalen.

Denne gruppe fungerer i princippet som Firmabruger-gruppen, men er tænkt som firmaets mulighed for

at stille dokumenter til rådighed for alle virksomhedens medarbejdere. For eksempel generelle

arbejdsgangsbeskrivelser, personalehåndbog mv.

Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Alle i virksomheden-gruppen.

Der er ofte også behov for en gruppe til for eksempel topledelsen, mellemlederne, forskellige

faggrupper (fx henholdsvis konsulenterne og programmørerne osv.)

Du kan oprette et ubegrænset antal Intranetgrupper. I det kommende afsnit kan du læse hvordan.

Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.



Navn I feltet skal angives gruppens navn

Medlem Ønskes det at medarbejderen er medlem af gruppen skal feltet markeres

udfor den valgte medarbejder. Ønskes alle medarbejdere markeret markeres

kolonnens første felt.

Et medlem har udelukkende læserettigheder til mappen og de

underliggende mapper.

Administrator Er medarbejderen administrator af gruppen skal feltet udfor den valgte

medarbejder markeres. Ønskes alle medarbejdere markeret, markeres

kolonnens første felt.

Administratoren kan uploade dokumenter i hovedmappen og dens

underliggende mapper, ligesom administratoren kan oprette nye mapper

under hovedmappen, samt skrive meddelelser til grupper.

En gruppe kan eksempelvis være en ledergruppe, hvor en eller flere af

medlemmerne har rettigheder til at skrivemeddelelser og oprette mapper,

mens de øvrige er medlemmer og dermed kun har læserettigheder.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og gruppen er oprettet.

3.7 Rejse

Under Rejse kan du oprette rejsearter, valutakoder, momskoder og finanskonti, der skal anvendes for at

man kan oprette en rejseafregning i LESSOR-Portalen og få den afregnet og dannet fil til

økonomisystemet korrekt. Det er endvidere muligt at se de aktuelle diætsatser.


3.7.1 Generelt

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og

menupunktet Generelt på 3. niveau.

Under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle

rejseafregninger i hele firmaet.


Standard

betalingsmåde

I feltet skal angives hvilken betalingsmåde der skal foreslås som default, når

man opretter en rejseafregning. Valgmulighederne er: Eget udlæg og Firma

udlæg.

Standard valuta Her angives den standardvaluta, som virksomheden anvender i forbindelse

med rejseafregninger.

Dan fil til

økonomisystem

Markeres dette felt dannes der finansposter/finansfil på alle registreringer

der indtastes i rejsemodulet uanset om det drejer sig om registreringer som

medarbejderen har lagt ud for eller det drejer sig om registreringer betalt af

firmaet.

Dan finansfil på

baggrund af bankfil

Markeres feltet kan der kun dannes finansposter/finansfil på baggrund af de

registreringer der er afregnet.

Der dannes ikke bankdata på firmabetalte registreringer, da disse ikke skal

refunderes til medarbejderen.

Opsætning for

rejsenummer

Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til

automatisk nummerering af rejseafregningerne.

Opsætning for

bankoverførsels-id


automatisk nummerering af de dannede bankoverførsler.


Opsætning for

finanskørsels-id


automatisk nummerering af de dannede finansfiler.

Reg.nr Skal udfyldes med registreringsnummer på den bank hvorfra

rejseafregningsbetalingerne skal trækkes.

Kontonr. Skal udfyldes med kontonummer på den konto hvorfra

rejseafregningsbetalingerne skal trækkes.

Dataleverandørens

CVR-nr.

Angiv CVR-nr. på betalingsafsender selv eller en anden virksomhed, som

betalingsafsender har overdraget udvekslingen af data med Nets.

Betalingsafsenderens

CVR-nr.

Angiv CVR-nr. på betalingsafsender der er den virksomhed, der indgår en

aftale med sit pengeinstitut om at anvende OverførselsService til overførsel

af beløb (rejseafregninger) til sine beløbsmodtagere (medarbejdere).

Anvend advisering på

NETS-overførsler

Ønskes oplysning om rejsenummer medtaget i betalingsfilen til NETS

markeres feltet

Anvend

diætberegning

Markeres feltet er det muligt, at få rejsemodulet til at beregne diæter i

forbindelse med rejser. Diæterne beregnes på baggrund af de

gældende regler.

Diætberegningsland Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg

mellem Danmark og Tyskland afhængig af hvilket regelsæt der skal

afregnes efter.

Rejseart for kost

diæter

Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg

en rejseart, hvorpå kost diæterne skal registreres.

Rejseart for logi

diæter

Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg

en rejseart, hvorpå logi diæterne skal registreres.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og opsætningen under Generelt er oprettet.

3.7.2 Rejsearter


menupunktet Rejsearter på 3. niveau.

Rejsearterne svarer til en lønart i et lønsystem eller en finanskonto i et finanssystem. Rejsearten

indeholder opsætning af hvilken momskode der default skal anvendes på rejseregistreringen, hvilke

finanskonti registreringen skal bogføres på, ligesom der er mulighed for at angive om

registreringstypen kræver, at der registreres hvem der har deltaget i forbruget, der vedrører

registreringen.



Art Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver den

rejseomkostning, som skal registreres på arten.

Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden

anvendes til

Momskode Feltet skal udfyldes med den momskode, der bogføringsmæssigt skal

anvendes i forbindelse med denne kode.

Finanskonto debet I feltet skal angives hvilken finanskonto rejseudgiften skal debiteres

på.

Finanskonto kredit I feltet angives hvilke finanskonto rejseudgiften skal krediteres på

Angiv deltagere Nogle former for rejseudgifter kræver, at der i forbindelse med

registrering af bilaget også redegøres hvor hvem der har deltaget.

Dette gælder for eksempel udgifter til restaurants besøg.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede rejseart er nu oprettet.

3.7.3 Valutakurser


menupunktet Valutakurser på 3. niveau.


Valutakurserne anvendes i forbindelse med omregning af registreringer i udenlandskvaluta til for

eksempel danske kroner. Tabellen opdateres automatisk på alle hverdage med Nationalbankens

officielle valutakurser.


Kode Feltet skal udfyldes med en kode der beskriver Valutaen. De fleste valutaer

har en 3 bogstavs forkortelse, som for eksempel DKK, USD osv. Det

anbefales at anvende disse.

Beskrivelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver valutakoden og i hvilket land

eller område valutaen anvendes

Kurs Feltet bør oprettes og vedligeholdes med den kurs, der er gældende på

dagen.

Systemet henter automatisk de mest anvende kurser fra Danmarks

Nationalbank på daglig basis.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede valuta er nu oprettet.

3.7.4 Momskoder


menupunktet Momskoder på 3. niveau.


Der er forskellige regler for momsfradrag på forskellige udgiftstyper. Eksempelvis er der forskellige

regler for momsfradrag på hotelophold, bespisning ”ude i byen”, bespisning i virksomhedens lokaler,

når der er deltagelse af forretningsforbindelser i middagene osv.

Med henblik på at understøtte håndteringen af disse komplicerede regler korrekt i virksomhedens

finanssystem er det muligt allerede ved kilden at få registreret omkostningen på den rigtige rejseart,

hvorpå der er tilknyttet en gældende momskode.


Kode Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver momskoden.

Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden

anvendes til.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede momskode er nu oprettet.

3.7.5 Finanskonti


menupunktet Finanskonti på 3. niveau.

I forbindelse med afregning af rejseafregningerne er det muligt, at udtrække en finansfil som vil kunne

indlæses i økonomisystemet. I den forbindelse kan man oprette relevante finanskonti, som anvendes i

forbindelse med rejseafregning. Finanskontiene opsættes på rejsearterne, således at de forskellige

rejsearter har mulighed for at blive posteret forskelligt.



Nummer Feltet skal udfyldes med et tal

Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver nummer og hvad nummeret

anvendes til.

Summeres i

finansfil

Markeres feltet bliver alle posteringer, hvor den valgte finanskonto

optræder summeret til en linje.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede finanskonto er nu oprettet.

3.7.6 Finansfilopsætning


menupunktet Finansfilopsætning på 3. niveau.

I forbindelse med dannelse af finansfil er det muligt, at opsætte indhold og rækkefølge af kolonnerne,

således at filen passer til det økonomisystemet hvori data skal indlæses.



Kolonne1-30 Feltet kan udfyldes med følgende værdier:

Medarbejder Medarbejderens navn

Medarbejdernr. Medarbejderens personalenummer

Finanskonto Finanskontoens kode

Bogføringsdato Bogføringsdato (posteringsdatoen)

Beløb (kredit) Beløb der står i kredit (danske kroner)

Beløb (debet) Beløb der står i debet (danske kroner)

Momskode Registreringens momskode

Valuta Registreringens valutakode

Finansoverførsels-id Unikt id tildelt af LESSOR-Portalen

Bilagsnummer Finansfilens bilagsnummer. Værdien er

sat manuelt ved dannelse af filen.


Beskrivelse (finansfil) Beskrivelse der er indsat i forbindelse

med dannelse af finansfil

Beskrivelse (rejse) Beskrivelse der er indsat i forbindelse

med oprettelse af rejse

Beskrivelse

(registrering)

Beskrivelse der er indsat i forbindelse

med oprettelse af rejseregistrering

Dimensioner (1-12) Muligt at vælge de dimensioner, som det

er valgt, at der skal anvendes i

forbindelse med rejseafregninger.

Rejsenummer Nummer på rejseafregning

Beskrivelse

(finanskonto)

Beskrivelse der er indsat i forbindelse

med oprettelse af finanskonto

Blank Kan indsættes, hvis der skal indgå en

blank kolonne i finansfilformatet.

Beløb Posteringens beløb. Hvis beløbet skal

krediteres er der foranstillet ”-”. Er der

intet fortegn debiteres beløbet.

Titel 1-30 Feltet udfyldes med den tekst, som skal fremgå af finansfilens header.

Ønskes ingen header, så udfyldes felterne ikke.

Præfiks værdi 1-30 På alle felter* er det muligt at tilføje et præfiks til feltets værdi. Eksempelvis,

hvis man ønsker at afdelingskoder begynder med værdien ”DK-”, så skrives

DK- i feltet.

*undtagen: Finanskonto, Beløb (debet), Beløb (kredit), Beløb (Kredit/debet)

Fast værdi 1-30 Vælges ”Fast værdi” i kolonnen Værdi, vil det være muligt, at angive en

fastværdi i en kolonne i finansfilen. Ønskes eksempelvis indsat en fast

omkostningscenter i en kolonne, når finansfilen dannes indsættes koden i

feltet. Indsættes eksempelvis DK-20625, så vil alle records indeholde den

valgte værdi.

Suffiks værdi På alle felter* er det muligt at tilføje et suffiks til feltets værdi. Eksempelvis,

hvis man ønsker at afdelingskoder slutter med værdien ”-DK”, så skrives -DK

i feltet.

*undtagen: Finanskonto, Beløb (debet), Beløb (kredit), Beløb (Kredit/debet)

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede Finansfilopsætning er nu oprettet.

Opsætningen, der er vist i ovenstående skærmbillede medfører nedenstående finansfil, der er dannet på

baggrund af demo-data.


3.7.7 Diætsatser


menupunktet Diætsatser på 3. niveau.

I forbindelse med afregning af diæter anvendes statens satser for diæter vedr. kost og logi. Disse satser

vedligeholdes centralt af LESSOR A/S, men gældende, tidligere og kommende satser (når de er

offentliggjort) kunne ses her.

Aktiveres Vis deltaljer vil det endvidere være muligt, at få oplyst hvor meget diæterne bliver reduceret

med, når medarbejderen modtager betalt morgenmad, frokost eller aftensmad.

4.0 Systemaktivitet

Under menupunktet Systemaktivitet findes en række værktøjer, der kan give dig information om

mailaktiviteten, hvornår en bruger sidst har været logget ind osv.


4.1 E-mails

Under E-mails kan du se den mailaktivitet, der har fundet sted mellem LESSOR-Portalen og

medarbejderne. Det er et godt værktøj til at tjekke, om medarbejderne har fået tilsendt mails.

4.2 Søg brugere

Under Søg brugere kan du finde alle de personer, der er tilmeldt LESSOR-Portalen. Under Vis detaljer

kan du blandt andet se, hvornår de sidst har været logget ind. Værktøjet kan bruges til at følge op på,

om alle har tilmeldt sig.

5.0 Medarbejdere

Under menupunktet Medarbejdere kan du administrere alle de medarbejdere, som er oprettet i det

valgte firma. Eksempelvis kan du markere de medarbejdere, som skal være godkendere, og styre de

oplysninger, som skal sendes til medarbejderne mv.


5.1 Alle medarbejdere

Under Alle medarbejdere kan du administrere til- og afmelding af dine medarbejdere i LESSOR-

Portalen. Medarbejderen skal være tilmeldt, før de kan anvende systemet.

Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle medarbejdere på 2.

niveau. Du kan afgrænse visningen i skærmbilledet ved at anvende medarbejderfilteret eller

statusfilteret i titellinjen øverst i skærmbilledet. Du kan udvide afgrænsning yderligere ved at aktivere

knappen Udvidet søgning.

I kolonnen Status vises medarbejderens aktuelle status. Feltet kan antage følgende værdier:

Ikke registreret: Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med

hovedsystemet, men at medarbejderen endnu ikke er tilmeldt LESSOR-Portalen.

Afventer data: Dette betyder, at medarbejderen er tilmeldt, men der afventes data fra

hovedsystemet.

Tilmeldt: Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med

hovedsystemet, og at medarbejderen er tilmeldt LESSOR-Portalen.

Afmeldt: Dette betyder, at medarbejderen er blevet afmeldt LESSOR-Portalen og således

ikke længere kan anvende systemet.

Tilmeld medarbejdere

Du kan tilmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for

medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Tilmeld nederst i skærmbilledet. Medarbejderen vil

blive tilmeldt og samtidig få tilsendt en e-mail med en velkomstbesked og en engangsadgangskode.

Afmeld medarbejdere

Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for

medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at


medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere data eller lignende.

Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på

klippekortet. Endvidere kan det være en god ide, at medarbejderen ændrer mailadressen, som er

registreret på medarbejderen, således at eventuelle beskeder fra LESSOR-Portalen sendes direkte til

medarbejderen og ikke til medarbejderens mailadresse i virksomheden, som formodentlig ofte bliver

nedlagt ved fratrædelse.

Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af ikke-godkendte registreringer vedr.

medarbejderen.

Send registreringspåmindelse

Du kan sende en registreringspåmindelse til en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i

tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Send registreringspåmindelse.

Registreringspåmindelsen, der skal minde medarbejderen om at tilmelde sig LESSOR-Portalen, bliver

sendt til medarbejderen på en e-mail.

Opdater medarbejdere

Du kan opdatere registreringsgruppe og arbejdskalender på en medarbejder ved at markere denne (sæt

markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Opdater medarbejdere.

Når du aktiverer knappen, fremkommer der et skærmbillede, hvor du har mulighed for at indsætte de

ønskede værdier for de udvalgte medarbejdere.

Rediger medarbejder

Ved at aktivere skruenøglen ud for den enkelte medarbejder får du mulighed for at redigere data, sende

nyt engangsadgangskode, indsætte saldi, uploade dokumenter osv. Der fremkommer en række delvist

redigerbare data.



Medarbejdernr. Feltet kan ikke redigeres.

CPR-nummer Feltet kan ikke redigeres.

Afregningsgruppe Feltet kan ikke redigeres.

Navn Feltet kan ikke redigeres.

E-mail (arbejde) Feltet kan ikke redigeres.

Registreringsgruppe I feltet vælges en af de oprettede registreringsgrupper.

Godkender Feltet markeres for at give medarbejderen rollen som godkender. En

godkender, kan godkende andre medarbejderes registreringer.

Godkenderen vil typisk være en afdelingsleder, værkfører, afdelingssekretær

eller lign.

Arbejdskalender I feltet vælges en af de oprettede arbejdskalendere.

Sekundær kalender I feltet vælges en eventuel sekundær arbejdskalender.

Ingen kørselreg.

påmindelser

Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen,

når der ikke er registreret kørsel i en periode.

Ingen lønreg.

påmindelser


når der ikke er foretaget lønregistreringer i en periode.

Ingen fraværsreg.

påmindelser


når der ikke er registreret fravær i en periode.

Send e-mails ved

manglende

komme/gå

registreringer

Feltet vises kun, hvis feltet ”Send e-mails ved manglende komme/gå

registreringer for alle medarbejdere” er markeret under firmaopsætningen.

Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udsendt reminder e-

mails fra LESSOR-Portalen, hvis der mangler Komme/gå registreringer i en

periode.

Udskriv

tilmeldingsbrev i

stedet for e-mail

Feltet markeres automatisk, hvis feltet ”Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for

e-mail for alle medarbejdere” er markeret under firmaopsætningen.


Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udskrevet et

tilmeldingsbrev med adgangskode på den tilsluttede printer. Er feltet ikke

markeret sendes tilmeldingsbrevet som e-mail.

Status Feltet kan ikke redigeres.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og data er oprettet.

Ny adgangskode

Ved at aktivere knappen Ny adgangskode vil medarbejderen få tilsendt en ny engangsadgangskode på

e-mail. En ny engangsadgangskode fungerer kun i den periode, som er angivet under Opsætning,

Firma, Generelt hvorefter den vil være ugyldig. Det vil sige, at det er vigtigt at modtageren hurtigst

anvender den nye adgangskode og i den forbindelse opretter en ny permanent adgangskode.

Der gælder særlige regler for Kontobrugeren og Firmabrugeren. Deres engangsadgangskode er kun

gyldig i 48 timer og påvirkes ikke af opsætningen. Det er således ikke muligt, at ændre denne frist.

Dokumenter

Ved at aktivere knappen Dokumenter får du mulighed for at uploade dokumenter i medarbejderens

dokumentmapper.

Tilmeld

Det er muligt at tilmelde en enkelt medarbejder til LESSOR-Portalen. Hvis medarbejderen ikke tidligere

har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Tilmeld være synlig. Ved at aktivere knappen vises

følgende muligheder:

1. Opret ny bruger

2. Anvend eksisterende bruger

Opret ny bruger:


Opret ny bruger Feltet skal markeres for at oprette en ny bruger.


Navn Feltet er udfyldt med medarbejderens navn.

Brugernavn Feltet skal udfyldes med et brugernavn.

E-mailadresse Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse.

Sprog I feltet vælges det ønskede sprog.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt og modtage en e-

mail med brugernavn og engangsadgangskode.

Anvend eksisterende bruger:


Anvend eksisterende

bruger

Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger.


Brugernavn Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen).

Portal-ID Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af

medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet

Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt.

Gentilmeld

Hvis medarbejderen er eller tidligere har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Gentilmeld være

synlig.

Ved at aktivere knappen Gentilmeld kan du tilmelde en medarbejder, som allerede har login-oplysninger

til LESSOR-Portalen. Ved at aktivere knappen vises følgende muligheder:

1. Opret brugeren som en ny bruger i systemet

2. Genanvende eksisterende brugernavn

Opret brugeren som ny bruger i systemet:



Opret ny bruger Feltet markeres for at oprette en ny bruger.


Tidligere brugernavn Feltet er udfyldt med medarbejderen tidligere brugernavn.

Tidligere e-

mailadresse

Feltet er udfyldt med medarbejderens tidligere e-mailadresse.

Nyt brugernavn Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn.

Ny e-mailadresse Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse.

Sprog I feltet vælges det ønskede sprog.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt og

modtage en e-mail med brugernavn og engangsadgangskode. Den eksisterende bruger vil ikke længere

have adgang til systemet.

Anvend eksisterende bruger:



Anvend eksisterende

bruger

Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger.


Brugernavn Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen).

Portal-ID Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af

medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet

Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt.

Ret brugernavn/e-mailadresse

Har du fået oprettet en medarbejder med forkert brugernavn eller e-mailadresse, kan du rette fejlen ved

hjælp af funktionen Gentilmeld. Brugeren oprettes som ny bruger i systemet med nyt brugernavn og ny

e-mailadresse.

Afmeld brugere

Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for

medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at

medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere oplysninger eller lignende.

Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på

klippekortet.

Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af egne ikke-godkendte registreringer.

Saldi

Ved at aktivere knappen Saldi kan du se medarbejderens saldi pr. saldotype. Aktiver evt. ikonet Vis til

højre for registreringen. Du vil herefter få vist de enkelte registreringer, som ligger bag saldoen. Du kan

endvidere aktivere knappen Ny øverst i skærmbilledet og dermed få mulighed for at oprette en

registrering, der kan fungere som korrektion til saldoen.

Bliver der vist saldi i skærmbilledet, som ikke længere er aktuelle, vil de også blive vist for

medarbejderen, hvorfor det kan være en god ide at fjerne saldovisningen.

Fjern saldi fra oversigt

En saldo fjernes fra skærmbilledet ved at vælge menupunktet Opsætning, Saldi, Saldoperioder. Vælg en

saldoperiode, fx Kalenderår, aktiver ikonet Rediger (skruenøglen) og derefter knappen Perioder. Vælg en

af de perioder, som du ønsker at deaktivere, fx 2012, aktiver derefter ikonet Rediger (skruenøglen), fjern

markeringen i feltet Aktiv og aktiver knappen Gem. Herefter vil saldi, som er oprettet med saldoperioden

Kalenderår og saldokoden 2012, ikke længere fremgå af oversigten.


5.2 Saldooversigt

Under Saldooversigt kan du se aktuelle fraværssaldi pr. fraværstype pr. medarbejder. Ved at aktivere

pileknapperne kan du bladre mellem de oprettede fraværstyper, og i oversigten nederst i skærmbilledet

kan du se den enkelte medarbejders saldi.

Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Saldooversigt på 2.

niveau.

5.3 Indtast saldi

Under Indtast saldi kan du indtaste saldi vedr. fravær, kørsel eller løndele pr. medarbejder.

Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Indtast saldi på 2.

niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Medarbejder I feltet vælges den medarbejder, der skal indsættes saldi på.

Dato I feltet vælges datoen for posteringen i LESSOR-Portalen.

Type I feltet vælges mellem typerne: Fravær, Kørsel og Løndel


Fraværstype Hvis Type sættes til Fravær vises feltet og fraværstype kan vælges

Kørselstype Hvis Type sættes til Kørsel vises feltet og kørselstype kan vælges

Lønregistreringstype Hvis Type sættes til Løndel vises feltet og lønregistreringstype kan vælges

Ny saldo Feltet udfyldes med den nye saldo

Beskrivelse Feltet udfyldes med en eventuel beskrivelse.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldi er oprettet.

Når saldi for alle ønskede medarbejdere er tastet, kan du ved at aktivere knappen Excel afstemme i

forhold til dine grundbilag. Ved at aktivere knappen Bogfør saldi, bliver saldiene synlige i LESSOR-

Portalen.

5.4 Intern kommunikation

Systemet giver mulighed for at uploade interne dokumenter, ligesom det er muligt at skrive målrettede

meddelelser til udvalgte medarbejdergrupper (Intranetgrupper)

Interne dokumenter

Under dette menupunkt har du mulighed for at uploade dokumenter, som kan anvendes af de grupper

af medarbejdere, som dokumenterne er stillet til rådighed for.

Opret mappe:

Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på

2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at

oprette endnu en mappe, aktiver knappen Opret mappe og udfyld feltet med det ønskede navn på

mappen i feltet Mappenavn.

Opret dokument i mappe:


2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at

oprette et dokument, aktiver knappen Gem dokument i mappe og udfyld feltet Titel med det ønskede

navn på dokumentet og vælg det ønskede dokument ved at aktivere knappen Gennemse...


Du opretter de mapper og dokumenter, du ønsker, og sletter dem igen ved at aktivere det røde ikon med

et hvidt kryds (som bliver synlig, når du vælger mappen eller filen).

Meddelelser

Under Intern kommunikation har du mulighed for at oprette meddelelser, som vises for den Intranet-

gruppe der vælges i feltet ”Intranetgruppe”.


2. niveau og menupunktet Meddelelser på 3. niveau. Aktiver knappen ny og udfyld feltet Intranetgruppe

(modtagere) og Titel på meddelelsen. Skriv meddelelsen og afslut med at aktivere knappen Gem og

derefter Luk. Meddelelsen er nu gemt og vises for den udvalgte Intranetgruppe.


6.0 Registreringer

Under Registreringer har du fx mulighed for at overføre registreringer til hovedsystemet og se alle

medarbejdernes registreringer.

6.1 Registreringsperioder

Registreringsperioder anvendes til at ”åbne” tidsrum, som medarbejderen må registrere for.

Registreringsperioderne er med andre ord tilladte perioder for registrering.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Registreringsperioder

på 2. niveau.

Aktiver knappen Rediger (skruenøglen) for at ændre eller udfylde perioderne.



Fravær start I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere fravær.

Fravær slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere fravær.

Kørsel start I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere kørsel.

Kørsel slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere kørsel.

Løndele start I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere løndele.

Løndele slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne

må registrere løndele.

Komme/gå start I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne

må foretage komme/gå-registreringer.

Komme/gå slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne

må foretage komme/gå-registreringer.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og datoerne er oprettet.

Tip: Når du ønsker at rette en periode, fx en måned frem, kan du nøjes med at aktivere knappen +1 md.

en enkelt gang. Ønsker du at sætte en dato et år frem, aktiverer du blot knappen + 1 år en enkelt gang,

hvorefter datoen er rykket et år frem. Husk at aktivere knappen Gem, inden du forlader skærmbilledet.

6.2 Registreringstyper

Under Registreringstyper kan du se de detaljerede registreringer vedr. kørsel, Løndele, Fravær og

Komme/gå foretaget af medarbejderne.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Registreringstyper på 2.

niveau. Vælg mellem typerne Kørsel, Løndele, Fravær og Komme/gå


6.2.1 Kørsel

Under Kørsel kan du se de detaljerede registreringer vedr. kørsel foretaget af medarbejderne. Endvidere

vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kørsel på 2. niveau.

Bemærk, at registreringer, som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen

gøres ”Klar til overførsel”, ikke vil blive overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR-

Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt.

Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens

data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en

eller anden grund er slettet i hovedsystemet.

Registreringer der er markeret med ”Afvist” er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til

hovedsystemet. Registreringer der er markeret med ”Annulleret” er blevet afvist efter at de er blevet

godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet.


6.2.2 Løndele

Under Løndele kan du se de detaljerede registreringer vedr. løndele foretaget af medarbejderne.

Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Løndele på 2. niveau.

Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen

gøres ”Klar til overførsel”, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR-








6.2.3 Fravær

Under Fravær kan du se de detaljerede registreringer vedr. fravær foretaget af medarbejderne.

Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Fravær på 2. niveau.


Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen

gøres ”Klar til overførsel”, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR-








6.2.4 Komme/gå

Under Kom/gå kan du se de detaljerede registreringer vedr. komme-/gå-tider foretaget af

medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller

afvist/annulleret.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kom/gå på 2. niveau.


6.3 Overførsler

Under Overførsler kan du oprette overførsler, som skal foretages til hovedsystemet. En overførsel er

altid knyttet til en afregningsgruppe.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Overførsler på 2.

niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.


Afregningsgruppe I feltet skal vælges den ønskede afregningsgruppe.

Navn Feltet skal udfyldes med overførslens navn.

Kørsel indtil I feltet kan vælges slutdatoen for kørsel (kørsel medtages til og med den

angivne dato).

Fravær indtil I feltet kan vælges slutdatoen for fravær (fravær medtages til og med den

angivne dato).

Løndele indtil I feltet kan vælges slutdatoen for løndele (løndele medtages til og med

den angivne dato).

Rykkerdatoregistreringer* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for registreringer. Der

sendes automatisk en mail til medarbejderen på det angivne tidspunkt

og klokkeslæt, hvis der ingen registreringer er for perioden.

Mailen udsendes til de omfattede medarbejdere med angivelse af den

automatiske lukkedato for registreringer (Aut. lukkedatoregistreringer)


Aut.

lukkedatoregistreringer*

I feltet kan vælges lukkedatoen for registreringer. Det vil sige, at

registreringer foretaget efter den angivne dato ikke medtages i

overførslen.

Udfyldes feltet vil det endvidere bevirke, at de omfattede registreringer

bliver sat til godkendelse, når lukkedatoen oprinder.

Rykkerdato godkendelse* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for godkendelse af

registreringer. Der sendes automatisk en mail til godkendere på det

angivne tidspunkt og klokkeslæt, hvis der er registreringer, der ikke er

godkendt.

*De tre datoer skal figurere i kronologisk rækkefølge (Rykkerdatoregistreringer -> Aut.

lukkedatoregistreringer -> Rykkerdato godkendelse). Man kan undlade en eller flere datoer, men det

giver fx ikke mening at rykke for registreringer, efter at overførslen er sat til godkendelse. Endvidere vil

det typisk heller ikke give mening at sende rykker for godkendelse, så længe der fortsat kommer nye

registreringer, som senere skal godkendes.

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og overførslen er oprettet.

En overførsel kan have status af Åben, Til godkendelse, Klar til overførsel og Overført.

Firmabrugerens opgave er at skifte status på overførsel således:

Status Status ændres af Medarbejdere kan

registrere til

overførselsperioden

Godkendere kan

godkende/afvise til

overførselsperioden

Åben Firmabruger Ja Ja

Til godkendelse Firmabruger (2) Nej (1) Ja

Klar til overførsel Firmabruger Nej (1) Nej

Overført LESSOR-Portalen Nej Nej

Klar til genoverførsel Firmabruger Nej Nej

Genoverført LESSOR-Portalen Nej Nej

(1) Medarbejderen kan godt registrere (såfremt registreringsperioden tillader dette), men

registreringerne kommer ikke med i den overførsel, men må vente til en senere overførsel.

(2) Status ændres af LESSOR-Portalen hvis feltet Aut. Lukkedato registreringer er udfyldt på

overførslen.

Når registreringerne er overført til hovedsystemet, skifter overførslens status automatisk til Overført.

Før du lukker en overførsel, kan du få et overblik over manglende godkendelser ved at vælge

Registreringer.

6.4 Manglende godkendelser

Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over udestående godkendelser pr. godkender.

Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail. Dette er naturligvis ikke nødvendigt,

hvis du under Registreringer, Overførsler har valgt dato og klokkeslæt for, hvornår dette skal ske

automatisk.


Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende

godkendelser på 2. niveau.

6.5 Annullering af registreringer

Har du fået overført en registrering ved en fejl, fx hvis en medarbejder har tastet en feriedag, der ikke er

blevet afholdt, har du mulighed for at annullere registreringen.

Vælg menupunktet Registreringer på øverste niveau og menupunktet Kørsel, Løndele eller Fravær på 2.

niveau, alt efter hvilken type registrering det drejer sig om.

Find den pågældende medarbejder ved at sætte filter på godkendte registreringer og aktiver

skruenøglen. Du har nu mulighed for at annullere den pågældende registrering samt påføre en eventuel

kommentar til annulleringen. Annulleringen vil blive medtaget i næste overførsel til hovedsystemet.

Annulleringen gennemføres ved at aktivere knappen Annuller.

Bemærk: Annullering af Komme/gå registreringer er ikke muligt, og skal annulleres i

tidsregistreringssystemet. Alle andre registreringer inklusiv fravær med komme/gå kan annulleres.


6.6 Indlæs fil

Under Indlæs fil har du mulighed for at indlæse en kommasepareret fil (CSV format – dannes typisk fra

Microsoft Excel) direkte i registreringskladderne vedr. kørsel, fravær, løndele og komme/gå.

CSV-filen skal igennem en valideringsproces, således at dataintegriteten opretholdes i portalen.

Valideringsprocessen gennemlæser den valgte CSV-fil og hvis der findes fejl afbrydes processen, og du

får en tilbagemelding og intet bliver indlæst. Tilbagemeldingen forekommer som en fejlbesked, hvori du

gøres opmærksom på hvilken linje som fejler, og hvilket element som er årsagen til at linjen fejler. Hvis

CSV-filen gennemgår valideringsprocessen, uden fejl, oprettes registreringerne i portalen.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Indlæs fil på 2. niveau.

Formatet af CSV-Filen

CSV-filens første linje bruges til at beskrive firmaet, således at registreringerne oprettes under det

rigtige firma på de dertilhørende medarbejdere. Hvis denne linje ikke optræder som første linje,

afbrydes indlæsnings- og valideringsprocessen. Denne første linie kaldes startrecorden og består af

følgende felter:

[Company_identification;Kunde A/S]

Feltnavn Beskrivelse


Type Fastværdi ”Company_identification”, som skal indsættes på første

position i startrecorden

Company_identification

(Kunde A/S)

Firmanavnet på firmaet, som skal modtage de efterfølgende

registreringer

Startrecorden er det eneste element, i CSV-Filen, som er påkrævet. Der er intet krav om rækkefølge af

elementerne. Det er således muligt at indlæse i elementerne i vilkårlig rækkefølge - eksempelvis: fravær,

kørsel, fravær, løndel, kørsel, løndel osv.

Nedenfor ses et billede af strukturen.

Company_identification

type (absence)

type (varpay)

type (mileage)

type (timeregistration)

Typerne:

Fravær, løndele, kørsel og komme/gå har varierende længde, det vil sige afhængigt af

registreringstypen skal der benyttes et forskelligt antal attributter (feltnavne) for at oprette de forskellige

typer. Herunder vil der være en kort gennemgang af fravær, kørsel, løndele og komme/gå.

Gennemgående for de 4 typer er at alle attributterne [Type], [Employee_identification],

[Registration_code] og [Date]. Disse fire attributter er påkrævet for at oprette registreringerne. [Type]

identificere hvilken type registrering som skal oprettes, [Employee_identificaiton] identificere

medarbejderen som registreringen skal oprettes for, [Registration_code] identificere hvilken kode

registreringen skal oprettes med, og [Date] er datoen for registreringen.

Fravær:

En fraværsregistrering består af elementerne [absence], [Employee_identificaiton], [Registration_code],

[Date], [Hours], [Days], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10],

[Dim11], [Dim12]

Et eksempel på et fraværsobjekt vil se således ud:

[absence;LPE0001;2300;01-05-2014;7,4;1;AfdelingA,SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

Beskrivelse af de enkelte fraværs elementer i filen:


Type (absence) Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en

fraværsregistrering

Employee_indentification

(LPE0001)

Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på

Registration_code (2300) Fraværskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som

medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende fraværsopsætning


Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk

datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal

Hours (7,4) Antallet af timer, som fraværet er på, denne attribut er påkrævet hvis

man i fraværsopsætningen i Portalen har specificeret timer, eller

timer/dage

Days (1) Antallet af dage som fraværet er på. Denne værdi kan ikke overstige 1,

hvis man ønsker at fravær strækker sig over flere dage skal man tilføje

et fraværselement for hver dag i fraværet. Værdien kan være

eksempelvis være 0,5, som svarer til en halv dag.

Dim1 – Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes kun dim9

og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser.

Eksempel:

[absence;LPE0001;2300;01-05-2014;7,4;1;;;;;;;;;Pakning;Pap;;]

Kørsel:

En kørselsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date],

yderligere har den elementerne [From_street], [From_zip], [From_country_code], [To_street], [To_zip],

[To_country_code], [KM], [Registration_number], [Purpose], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5],

[Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12].

Et eksempel på et kørselsobjekt vil se således ud:

[mileage;LPE0001;7100;01-05-2014;Gydevang 46;3450;DK;Gothersgade

100;1123;DK;32,0;EX13254;konsulentassistance; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

Beskrivelse af de enkelte kørsels elementer i filen:


Type (mileage) Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en

Kørselsregistrering


(LPE0001)


Registration_code (7100) Lønarten som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen

tilhører, under dennes tilhørende kørselsopsætning



From_street (Gydevang 46) Anvendes til at finde en ”fra destination”, som er oprettet i portalen.

Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen,

hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne

[from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers

afvises kørselsindlæsningen.


From_zip (3450) Postnummer, der anvendes til at finde en ”fra destination”, som er

oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet

destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil

kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip],

[from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises

kørselsindlæsningen.

From_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en ”fra destination”, som er



kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip],

[from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises


To_street (Gothersgade

100)

Anvendes til at finde en ”til destination”, som er oprettet i portalen. Det

er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis

den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne

[to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises


To_zip (1123) Postnummer, der anvendes til at finde en ”til destination”, som er



kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip],

[to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen.

To_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en ”til destination”, som er



kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip],

[to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen.

KM (32) Antallet af kilometer som er foretaget på kørselsregistreringen. Denne

værdi er påkrævet, hvis denne ikke er udfyldt afvises

kørselsindlæsningen

Registration_number (EX

12354)

Registreringsnummeret på køretøjet, som medarbejderen har foretaget

kørslen i. Dette element er påkrævet, hvis feltet ikke er udfyldt afvises

kørselsindlæsningen

Purpose

(konsulentassistance)

Formålet for kørselsregistreringen, eksempelvis kunne formålet være

”kundemøde i Vejle”. Dette element er påkrævet, hvis denne ikke er

udfyldt afvises kørselsindlæsningen. Feltet kan maksimalt indeholde

255 tegn.

Dim1 – Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes kun dim9

og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser.


Eksempel:

100;1123;DK;32,0;EX13254;konsulentassistance;;;;;;;;;Pakning;Pap;;]

Løndele:

En løndelsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date],

yderligere har registreringen elementerne [Unit], [Amount], [Hours], [Days], [Dim1], [Dim2], [Dim3],

[Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12].

Herunder 4 eksempler på hvorledes en løndelsregistrering ser ud, således at den kan indlæses:

[varpay;LPE0001;1010;01-05-2014;5;;; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

[varpay;LPE0001;7450;01-05-2014;;250;; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

[varpay;LPE0001;3300;01-05-2014;;;14; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

[varpay;LPE0001;3000;01-05-2014;;;;1; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

Beskrivelse af de enkelte løndelselementer i filen:


Type (varpay) Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en

løndelsregistrering


(LPE0001)


Registration_code (1010) Løndelskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som

medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende løndelsopsætning



Units (5) Værdien indikerer antallet af enheder, der skal sættes på

løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor

løndelsopsætningen er sat til enheder

Amount (250) Værdien indikerer beløbet der skal sættes på løndelsregistreringen.

Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat

til beløb

Hours (14) Værdien indikerer antallet af timer, der skal sættes på


løndelsopsætningen er sat til timer

Days (1) Værdien indikerer antallet af dage, der skal sættes på


løndelsopsætningen er sat til dage


Dim1 – Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes

eksempelvis kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de

tomme pladser.

Eksempel:

[varpay;LPE0001;1010;01-05-2014;5;;;;;;;;;;;;;Pakning;Pap;;]

Komme/gå registrering

Bemærk, at denne del kun er tilgængelig hvis hovedsystemet indeholder en tidsregistreringsfunktion.

For yderligere information om hvilke af LESSORs tidsregistreringsmoduler der understøtter LESSOR-

Portalen henvises til denne vejlednings indledning.

En komme-/gå registrering består af type og medarbejderidentifikation og består yderligere af

registreringens elementerne [Begin date], [Begin timestamp], [End date], [End timestamp], [Dim1],

[Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12].

Herunder et eksempel på hvorledes en komme-/gå registrering ser ud, således at den kan indlæses:

[timeregistration;LP01;01-05-2015;08:01;05-01-2015;14:00;AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;]

Beskrivelse af de enkelte komme-/gå elementer i filen:


Type (timeregistration) Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en komme-/gå

registrering

Employee indentification

(LPE0001)


Begin date (01-05-2015) Datoen for ”Kom”-registreringen, datoformatet skal overholde dansk

datoformatet dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal

Begin timestamp (08:30) Feltet skal indeholde klokkeslettet for ”Kom”-registreringen

End date (01-05-2015) Datoen for ”Gå”-registreringen, datoformatet skal overholde dansk

datoformatet dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal

End timestamp (16:30) Feltet skal indeholde klokkeslettet for ”Gik”-registreringen

Dim1 – Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes

eksempelvis kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de

tomme pladser.

Eksempel:

[timeregistration;LP01;01-05-2015;08:01;05-01-2015;14:00;;;;;;;;;Pakning;Pap;;]


Herunder kan du se et eksempel på en CSV-fil (vist i Microsoft Excel) med registreringer vedr. fravær,

kørsel og løndele.

6.7 Stikprøver

Under Stikprøver har du mulighed for at få en oversigt over rejsebilag og kørselsregistreringer der er

blevet kontrolleret af fx intern kontrol. Det er hensigten, at oversigten skal tjene som dokumentation for

gennemført egen kontrol. Det kan eksempelvis være SKAT eller virksomhedens revision, der kan være

interesseret i denne dokumentation.

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Stikprøver på 2. niveau.

På rejseregistreringer og kørselsregistrer er det muligt at notere, at der er foretaget en stikprøvekontrol

af bilag og registreringen. Disse kontroller foretages ved at aktivere knappen Foretag stikprøve på

henholdsvis rejseregistreringer der er afregnet og kørselsregistreringer der er godkendt. Læs mere om

stikprøvekontrol i afsnittet Stikprøve kontrol i denne vejledning.

For at få en oversigt over hvilke registreringer der har gennemgået en stikprøvekontrol i en bestemt

periode udfyldes datointerval i felterne Dato (fra-til). Registreringstyperne Kørsel og/eller Rejseafregning

skal endvidere markeres, hvis begge typer skal fremgå af listen.

Aktiver derefter knappen Søg og oversigten vil blive vist på skærmen. Ønskes oversigten udskrevet kan

Excel knappen aktiveres.


7.0 Godkendelse

Under godkendelse kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er godkendt, er

afvist eller evt. er annulleret. Du kan vælge mellem registreringstyperne: Komme-/gå og Stamdata. Ved

at anvende den udvidede søgning kan du filtrere de data som du får vist i din forespørgsel fx således at

kun data for en bestemt periode vises.

8.0 Lønkørsler

Under Lønkørsler afspejles de lønkørsler, der er blevet synkroniseret mellem hovedsystemet og

LESSOR-Portalen. I forbindelse med synkroniseringen tildeles lønkørslerne et Lønkørsels-ID af LESSOR-

Portalen. Beskrivelse, Fra-dato og Til-dato vil være data, som du finder i hovedsystemet.

Vælg menupunktet Lønkørsler i menuen på øverste niveau.

Ved at aktivere knappen Rediger (skruenøglen) ud for den enkelte lønkørsel kan du se flere deltaljer.

Blandt andet kan du få en oversigt over alle de medarbejdere (ved at aktivere knappen Vis

medarbejdere), som har været omfattet af den pågældende lønkørsel. Du har endvidere mulighed for at


slette de lønsedler, som er blevet dannet i forbindelse med lønkørslen (ved at aktivere knappen Slet alle

lønsedler), hvis du ikke ønsker dem vist.

Ved at aktivere knappen Vis medarbejdere får du vist en oversigt over de medarbejdere, som er

omfattet af lønkørslen. Det er endvidere muligt at få vist medarbejderens lønseddel ved at aktivere

ikonet for pdf-format.

9.0 Rejser

Under Rejser er det muligt, at få et overblik over alle rejseafregninger, uanset deres status. Det er

endvidere muligt, at få overblik over registreringer på rejseafregninger, som mangler at bliver godkendt

og samtidig sende en reminder til godkenderen.

Det er endvidere muligt, at danne finansfil til firmaet økonomisystem, ligesom det er muligt at danne en

bankfil med de betalinger, som rejseafregningerne har medført.


Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau.

9.1 Alle Rejseafregninger

Under Alle rejseafregninger kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er

godkendt, er afvist, er afregnet eller evt. er annulleret. Du kan endvidere filtrere på medarbejder (navn

og eller nummer), samt for hvilken periode data skal vises for.

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle Rejseafregninger på 2.

niveau.

9.2 Manglende godkendelser

Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over manglende godkendelser pr. godkender.

Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail.

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende godkendelser på 2.

niveau.


9.3 Godkendte rejseregistreringer

Under godkendte rejser kan du få et overblik over alle rejser og de tilhørerende registreringer. Det er

endvidere muligt i skærmbilledet at anvise eller modificere godkendte registreringer.

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Godkendte rejser på 2. niveau.

9.3.1 Efterbehandling af godkendte rejseregistreringer

Når du aktiverer svensknøglen i skærmbilledet Godkendte rejseregistreringer er det muligt, at anvise en

registrering til betaling, redigere eller eventuelt helt annullere registreringen.


Anvis

Inden en registrering kan udbetales til medarbejderen og eventuelt finansbogføres skal registreringen

anvises. En anvisning er en yderligere godkendelse af et allerede godkendt bilag. I forbindelse med

anvisningen er det muligt, at ændre registreringen og opdele registreringen i flere registreringer, hvis et

bilag for eksempel indeholder registreringer af flere typer.

Det er muligt, at anvise flere registreringer på en gang. Dette gøres ved at markere de ønskede

registreringer og derefter aktivere knappen Anvis.

Annuller

Kan en registrering ikke anvises kan den annulleres, hvorefter den fortsat vil eksistere i modulet, men

registeringen vil ikke kunne viderebehandles og vil således ikke kunne finansposteres eller udbetales

automatisk fra modulet.

Rediger


Det er muligt at redigere registreringen, således at den eksempelvis bliver registreret på en anden

dimension end dem som medarbejder eller godkender har angivet. Alle tidligere indtastede

registreringer vil kunne redigeres.

Registreringer der er anvist, afregnet eller annulleret kan ikke længere redigeres.

Opdel registrering

Det er endvidere mulig at opdele registreringen i flere registreringer, hvis et bilag eksempelvis dækker

over flere rejsearter. Dette gøres ved at aktivere knappen Opdel registrering. Når knappen aktiveres

fremkommer et skærmbillede, hvor det er muligt at angive hvor mange nye registreringer

registreringen skal opdeles i. Den originale registrering bliver annulleret og de nye registreringer bliver

oprettet som fuldstændige kopier af originalen, bortset fra at beløb i org. valuta nulstilles.

I forbindelse med opdeling af registeringen er det muligt at angive en kommentar til hvorfor

registreringen opdeles. Denne kommentar påføres originalregistreringen.

9.4 Finansoverførsler

Når en eller flere registreringer er anvist kan der dannes finansfil og bankfil. Finansfilen dannes på

baggrund af de finanskonti, som er opsat på Rejsearterne og registreringerne.


Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Finansoverførsler på 2. niveau.

Dan finansfil

Hvis rejseafregningsmodulet er sat op til at danne finansfiler på baggrund af bankoverførslerne, vil der ikke kunne dannes en finansfil før bankfilen er dannet.

Dannes finansfil på baggrund af bankoverførslerne

Hvis finansforslag dannes på baggrund af en allerede afviklet bankoverførsel, angives nummeret på den

valgte bankoverførsel i feltet Overførsels-id. Alle de afregnede rejseafregninger i den valgte

bankoverførsel vil nu ligge som forslag til finansfilen. Efterfølgende markeres de rejseafregninger der

ønskes medtaget i finansfilen.

Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes.

Dannes finansfil på baggrund af tildato

Et finansforslag dannes på baggrund af den anførte tildato, hvor alle endnu ikke afregnede

rejseafregninger og de tilhørerende registreringer hentes til og med den anførte tildato. Efterfølgende

markeres de rejseafregninger der ønskes medtaget i finansfilen.

Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes.


Udfyld felterne og aktiver knappen Dan finansfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et

netværksdrev.

Finansfilens format kan opsættes individuelt pr. firma under Opsætning, Rejseafregning,

Finansfilopsætning.


Finansoverførsels-id Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse

af finansfil.

Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens

indhold, periode eller lign.

Til dato Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget

rejseregistreringer i finansbogføringen.

Bilagsnummer Feltet kan eventuelt udfyldes med et bilagsnummer, der medtages i

finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i

finanssystemet.

Bogføringsdato Feltet kan eventuelt udfyldes med en bogføringsdato, som medtages i

finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i

finanssystemet.

Gendan finansfil

Finansfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan finansfil.

Specifikation

Efter at Finansfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knappen Specifikation(pdf). Specifikationen

fungerer som dokumentation for indholdet af finansfilen.


9.5 Bankoverførsler

Alle registreringer der er anvist og hvor betalingsmåden er eget udlæg, vil kunne danne grundlag for en

bankoverførsel.

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Bankoverførsler på 2. niveau.

Dan bankfil

Indledningsvis dannes et betalingsforslag på baggrund af den valgte til dato hentes alle endnu ikke

afregnede rejseafregninger og de tilhørerende registreringer. Efterfølgende markeres de

rejseafregninger der ønskes afregnet.

Aktiver knappen Dan bankoverførsel og skærmbilledet Bankoverførsler åbnes.


Udfyld felterne og aktiver knappen Dan bankfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et

netværksdrev.


Overførsels-id Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse

af bankfilen.

Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens

indhold, periode eller lign.

Til dato Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget

rejseregistreringer i bankfilen.

Bankdispositionsdato Feltet kan eventuelt udfyldes med en bankdispositionsdato. Det vil sige

en dato for hvornår betalingen skal gennemføres i banken.

Gendan bankfil

Bankfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan bankfil.

Specifikation

Efter at bankfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knapperne Specifikation(pdf) og Specifikation

(Excel). Specifikationerne fungerer som dokumentation for de betalinger som den enkelte overførsel har

genereret.


9.6 Stikprøve kontrol

Af hensyn til revisionen kan det være nødvendigt at dokumentere, at der er foretaget intern

stikprøvekontrol i forbindelse med rejseregistreringer og kørselsregistreringer. Det er begge områder,

hvor der hersker særlige regler, hvorfor særlig kontrol kan være påkrævet. Det er således muligt, at

registrere på et rejseregistrering og en kørselsregistrering, at der har været foretaget stikprøvekontrol.

Rejser

Under menupunktet Godkendte rejser vælges en rejseafregning og derefter en registrering, som ønskes

kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres knappen Foretag stikprøve.

Når knappen Foretag stikprøve aktiveres registreres det samtidig hvem der har foretaget

stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt.


Kørsel

Under menupunktet Godkendelse, Registreringer, Registreringer vælges Samlet godkendelse og en

godkendt kørselsregistrering, som ønskes kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres

knappen Foretag stikprøve.

Når knappen Foretag stikprøve aktiveres så registreres det samtidig hvem der har foretaget

stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt.

Documents

LESSOR-Portalen Formålet med · MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse ... Hovedsystem Løn Tid HR LESSOR-PM X X ... Dynamics AX X Dynamics NAV X X X LESSOR-SP