ตาราง Table

ความหมายของตาราง ตาราง (Table) คอ ออบเจคชนดหนงในฐานขอมลของ Access ใชในการเกบขอมลดบตางๆ ทมทงหมดดงทเราไดทราบมาแลววา โครงสรางสถาปตยกรรมใน Access ใชโครงสรางแบบสมพนธ ดงนนไฟลฐานขอมลใน Access จงมตารางซงเกบขอมลในแงมมตางๆ อยหลายตารางและสามารถก าหนดใหตารางแตละตารางมความสมพนธซงกนและกน ตารางเปนสวนทเกบขอมลดบลกษณะของตารางจะประกอบไปดวยระเบยนและเขตขอมล ฐานขอมลในไฟลหนงสามารถมตารางไดถง 32,768 ตาราง แตเปดใชตารางไดเพยง 254 ตาราง ในเวลาเดยวกนแตละตารางจะมเขตขอมลไดสงสด 255 เขตขอมล หรอ 255 คอลมน หากเราเคยใชโปรแกรมสเปรดชท จะเหนไดวาตารางของ Access มลกษณะทคลายกบเวรกชททมการแบงเปนแถวและคอลมน สวนของระเบยนเทยบเทากบแถว และสวนของคอลมนเทยบเทากบเขตขอมล แตแทนทจะใชตวอกษร A,B,C ... เปนชอของคอลมนแตจะใชชอของเขต ขอมลแทน

มมมองของตาราง

การสรางใหคลกเลอกแทป Create แลวเลอกค าสงสรางในกลม Tables ซงมวธการสราง 4 แบบ

Design View เปนการสรางดวยมมมองออกแบบ Datasheet View เปนการสรางจากการปอนขอมลบนตาราง Table Template เปนการสรางดวยตนแบบทมากบโปรแกรม Microsoft Access SharePoint Lists เปนตารางขอมลเชอมโยงกบ SharePoint

22

มมมองออกแบบ (Design view) มมมองนใชออกแบบและแกไขโครงสรางของเทเบล เชน เพมลบฟลด แกไขฟลด ก าหนดชนดขอมล ก าหนดคย ก าหนดคณสมบตตาง ๆ ของฟลด เปนการสลบไปยงมมมองนท าไดโดยใชค าสง มมมอง เลอกค าสงมมมองออกแบบ

มมมองออกแบบของตารางแสดงโครงสรางของขอมล

มมมองดาตาชท (Datasheet view) เปนมมมองทใชปอนขอมล หรอ แสดงขอมลทเกบไวใน เทเบลโดยแสดงในรปของตารางในมมมองนเราสามารถเพม ลบ หรอ แกไขเรดคอรดได การสลบไปยงมมมองนท าไดโดยใชค าสง มมมอง เลอกค าสงมมมองแผนขอมล

มมมองดาตาชทของตารางแสดงรายละเอยดของขอมล

23

มมมอง PivotTable เปนมมมองใหมใน Access ตงแตรน XP เปนตนมา เปนการใชวเคราะหและสรปผลขอมลในเทเบลโดยแสดงในรปของตารางแจกแจงรายละเอยดขอมลและสรปผลขอมล ซงมรปแบบเดยวกบ PivotTabale ใน Microsoft Excel การสลบไปยงมมมองนท าไดโดยใชค าสง มมมอง เลอกค าสง มมมอง PivotTable

มมมอง Pivot Table ของตารางแสดงรายละเอยดของขอมล

มมมอง PivotChart เปนมมมองใหมใน Access ตงแตรน XP เปนตนมา ใชในการวเคราะหและสรปผลขอมลในเทเบลโดยแสดงในรปของแผนภม หรอ Chart การสลบไปยงมมมองนท าไดโดยใชค าสง มมมอง เลอกค าสง มมมอง PivotChart

มมมอง PivotChart ของตารางแสดงรายละเอยดของขอมล

24

สวนประกอบในมมมอง Table Design ในสวนของหนาตางออกแบบของตารางมสวนประกอบทส าคญ ดงน

ในมมมอง Table Design ประกอบดวย 3 สวนคอ

ทลบาร Table Design เปนสวนทแสดงปมค าสงทงหมดทใชในการสรางและแกไขเทเบล Table Design Grid เปนสวนทใชออกแบบและแกไขโครงสรางเทเบล เชน ก าหนดชอ ฟลดและชนดของขอมลในแตละฟลด Field Properties เปนสวนทใชก าหนดคณสมบตของแตละฟลด เชน ก าหนดขนาดฟลด

รปแบบทใชในการปอนขอมล รปแบบการแสดงผลขอมล ก าหนด เงอนไขทใชตรวจสอบคาในฟลด เปนตน

ทลบาร Table Design

Table Design Grid

Field Properties

25

ขนตอนการก าหนดคณสมบตของเขตขอมลใหกบตาราง

เขตขอมลของฐานขอมลเปนสงทแสดงถงขอมลในกลมเดยวกน ในการนยามเขตขอมลใน Microsoft จะมสวนประกอบอย 3 สวนดวยกนคอ

1. Field Name (ชอเขตขอมล) ชอเขตขอมล คอ สวนทใชเปนชอของเขตขอมลเปนสวนทใชอางองถงเขตขอมลหรอใชในการตดตอกบสวนอน ๆ ชอเขตขอมลสามารถก าหนดไดยาวสงสด 64 ตวอกษร เปนไดทงตวอกษร ตวเลขและชองวาง แตรวมกนตองไมเกน 64 ตวอกษร นอกจากนยงสามารถใชเครองหมายพเศษตาง ๆ เปนชอเขตขอมลไดยกเวนเครองหมาย มหพภาค หรอ จด ( . ) เครองหมายอศเจรย ( ! ) เครองหมายฝนทอง ( ’ ) และวงเลบปกกา ( {} ) และหามใชชองวางน าหนาชอ

2. Data Type ( ชนดขอมล ) ใน Access ไดจดเตรยมชนดของขอมลใหทงหมดหลายชนด เราจะเหนชนดของขอมลจากดรอปดาวนลสทบอกซ เมอเลอนไปยง Data Type ในหนาตางออกแบบ (Design View) ของ ตารางเลอกชนดของขอมลทเราตองการส าหรบเขตขอมลมดงน เรมแรก Microsoft Access จะเลอกชนดของขอมลแบบ Text ใหโดยมคาปกตทมความยาว 50 ตวอกษร รายละเอยดของชนดของขอมลจะแสดงอยในตารางหนาตอไป

26

ประเภท ค าอธบาย

Text ขอมลทเปนขอความ ตวเลข และเครองหมายตาง ๆ ผใชจะสามารถก าหนดขนาดของ Field ไดแตตองไมเกน 255 ตวอกษรตอฟลด และไมสามารถน ามาค านวณได

Memo เปนขอความทเปนหมายเหต / บนทกขอความ เหมอน Text แตเกบขอมลไดเปนจ านวนมากกวา แตมขอเสยทไมสามารถใชเปน Field หลกในการเรยงล าดบขอมลได สงสด 65,535 ตวอกษร

Number ตวเลขทสามารถใชในการค านวณได Date/Time ส าหรบขอมลทเปนวนทและเวลา สามารถก าหนดรปแบบตางๆ ได Currency ส าหรบขอมลทางดานการเงน สามารถน ามาค านวณไดและก าหนดจดทศนยมได 1-4 ต าแหนง AutoNumber เปนตวเลขจ านวนเตมแบบล าดบท Access จะก าหนดคาใหโดยอตโนมตเมอมการเพมเรด

คอรดใหมเขามาในเทเบล โดยคานอาจจะเปนคาแบบเพมขนทละ 1 หรอเปนคาสม ขนอยกบผใชจะก าหนดในคณสมบต New Values โดยไมสามารถแกไขเปลยนแปลงคาตวเลขของขอมลชนดนไดโดยตรง ขอมลชนดนมกจะน าไปใชกบฟลดทจะก าหนดใหเปน Primary key เนองจากจะไมมคาซ า

Yes/No คาทางตรรกะ ซงจะเกบคาจรงหรอเทจเทานน ไมสามารถ ใชเปน Field หลกในการเรยงล าดบขอมลได

OLE Object ส าหรบขอมลทเปนรปภาพ , กราฟ หรอออปเจคท จากโปรแกรมประยกตอนๆ ไมสามารถน ามาเปน Field หลกในการจดเรยงได

Hyperlink เปนขอมลหรอแอดเดรสทใชอางองไปยงขอมลอน ๆ หรอ ระบการเชอมโยงในแบบของเวบเพจ ซงแสดงดวย URL

Attachment ประเภทขอมลใหมในไฟล ACCDB ของ Microsoft Access ประเภทขอมลนสามารถแนบไฟลภาพ กระดาษท าการ (เชน Excel) เอกสาร (เชน Word) หรอไฟลประเภทอนทสนบสนนเขาสเรคคอรดในฐานขอมล เหมอนกบการแนบไฟลไปกบอเมล การดและแกไขไฟลแนบขนกบการออกแบบฟลด Attachment ฟลดประเภทนใหความยดหยนมากกวาฟลด OLE Object และสามารถใชพนทจดเกบไดอยางมประสทธภาพ เพราะไมมการสรางไฟลบตแมบ

Lookup Wizard…

เปนเครองมอทใชเลอกหรอคนหาขอมลจากเทเบลอน ๆ ใน Access เพอน ามาสรางดรอปดาวนลสตบอกซในอกเทเบล

27

3. Description ( ค าอธบาย ) สวนนเปนค าอธบายเพมเตม เพออธบายถงเขตขอมลหรอใชเปนหมายเหต สวนนเราจะใส หรอไมใสกได

การสรางตารางใน Microsoft Access 2010

การสรางตารางดวยตนเอง

กอนทเราจะสรางตาราง Table ซงเปนการสรางตารางดวยตวเองโดยไมใชตวชวยเหลอนน เราจ าเปนจะตองก าหนดการออกแบบใหกบฐานขอมลทเราจะสรางเสยกอน เพอเวลาสรางเราสามารถทจะออกแบบไดเลยโดยไมตองมาคดใหเสยเวลาในขณะทสราง ในทนจะสราง โปรแกรมระบบหองสมด

ขนตอนการก าหนดขอบเขตใหฐานขอมลมดงน

ก าหนดขอบเขตทจะสรางตาราง

Field Name Data Type Field Size Description

id_book Text 6 รหสหนงสอ name_book Text 255 ชอหนงสอ id_type Text 3 รหสประเภทหนงสอ name_author Text 255 ชอผแตงหนงสอ course Text 255 ชอวชาทเหมาะสมกบการใชงานหนงสอเลมน id_level Text 1 ระดบชนทเหมาะสมกบการใชงานหนงสอเลมน picture Attachment - รปหนงสอ

28

สวนประกอบตาง ๆ ในมมมอง Design View

สวนประกอบ ค าอธบาย Table Design Ribbon จะเปนปมค าสงทประกอบดวยปมค าสงทใชในการท ามมมองน Table Design Gird มคอลมนอย 3 คอลมนใชในการ ก าหนด ชอเขตขอมล Field

Name , ชนดขอมลของฟลด Data Type และค าอธบายฟลด Description

Field Properties ใชในการก าหนดคณสมบตตาง ๆ เพมเตมใหกบฟลด

ค าอธบาย

ชนดขอมล

คณสมบตเขตขอมล Field Properties

ชอเขตขอมล

Table Design Gird

Table Design Ribbon

29

รายละเอยดของปมค าสงออกแบบตาราง Design View

ค าสง Design View จะเปนค าสงตาง ๆ ทเราใชท างานอยในมมมองออกแบบ Design View ซงจะปรากฏขนมา เมอเราสมมมองออกแบบ Design View

การสรางตารางดวยตนเองมวธการสราง ดงน

1. เลอกกลมของ Ribbon สราง หลงจากนนน าเมาสคลกทออกแบบตาราง

ก าหนดคยหลก

เลอกเปลยนมมมอง

ทดสอบกฎการตรวจสอบ ความถกตอง

เลอกแทรกหรอลบแถวขอมล

เปดหนาตาง Properties เพอก าหนดคณสมบต

แสดงรายการ ทมการก าหนดดชน

การสรางแมโคร

การสรางความสมพนธ

30

2. โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงกรอบหนาตางในมมมองออกแบบเพอใหผใชเขาไปก าหนดขอบเขตในการออกแบบตารางฐานขอมล

3. ใหผใชก าหนดรายละเอยดของ ชอเขตขอมล , ชนดขอมล , ค าอธบาย และ คณสมบตของขอมล ตามหวขอทก าหนด

31

หมายเหต ซงถาเปนการสราง Table ใหม Microsoft Access จะก าหนดใหเปน มมมองออกแบบ และจะตงชอ Table ใหเปน Table 1 โดยอตโนมต (แตสามารถเปลยนไดในขนตอนของการเกบบนทกขอมล )

ขนตอนการสรางเขตขอมล

การสรางเขตขอมลแบบพนฐาน จะเปนการก าหนดคณสมบตตาง ๆ ของเขตขอมลทใชในตารางฐานขอมล หลงจากทเราเขาสมมมองการออกแบบตารางเรยบรอยแลวเราจะพบกรอบหนาตางในสวนของมมมองออกแบบ ซงเราสามารถท าไดดงตอไปน

1. คลกในสวนของ ชอเขตขอมล จากนนท าการก าหนดชอเขตขอมลทเราตองการ โดยคลกในแถวของเขตขอมล และ พมพชอเขตขอมลทตองการ

2. คลกในสวนของ ชนดขอมล เลอกรปแบบทตองการก าหนดใหกบ เขตขอมล

32

3. คลกในสวนของ ค าอธบาย ใสค าอธบายเพออธบายในสวนของเขตขอมล

4. ก าหนดคณสมบตขนาด ขนาดเขตขอมล ใหกบเขตขอมลเปน Text หรอ Number

33

การก าหนดคณสมบตของเขตขอมล (Property)

ในการใสขอมลลงในตาราง บางครงอาจมการใสผดพลาดนอกเหนอไปจากทเราตองการ เชน ใสตวเลขมากเกนไปหรอใสค าทใชไมได บางครงอาจตองการใหมความสวยงาม เชน ใหตวเลขทกรอกมเครองหมายคอมมาคนทหลกพน หรอก าหนดขอความเพอสอความหมายในทนททเหนโดยใชเครองหมายคน ทงน Access ไดจดเตรยมองคประกอบทตอบสนองความตองการเหลานไวใหเหนแลว นนคอคณสมบตของเขตขอมล เราสามารถก าหนดคณสมบตของฟลดไดจากรายการคณสมบตทอยสวนลางของหนาตางออกแบบ รายการคณสมบตทปรากฏจะแตกตางไปตามชนดของขอมลทเลอก คณสมบตของขอมลมดงตอไปน

Field Size (ขนาดเขตขอมล)

สวนนใชก าหนดขนาดของขอมล คณสมบตชนดนมในขอมลแบบ Text และ Number ถาเปนขอมลชนด Text มนหมายถงจ านวนตวอกษร แตถาเปนขอมลประเภทตวเลขของเขตขอมลจะมใหเลอกดงตารางตอไปน

ตารางแสดง คณสมบต

Field Size ของ

ขอมลชนดตวเลข

Format (รปแบบของขอมล)

คณสมบตแบบ Format จะปรากฏในชนดของขอมลทกประเภท ยกเวนขอมลประเภท OLE object คณสมบตเชนนใชก าหนดรปแบบของขอมลทปรากฏ ซงแตกตางกนไปตามชนดของขอมลดงรายละเอยดตอไปน

Field Size ทศนยมสงสด ชวงของขอมลทเกบได ขนาดไบตทใชเกบ Byte Integer Long Integer Double Single

0 0 0

15 7

0 ถง 255 -32,768 ถง 32,767 -2,147,483,648 ถง -2,147,483,647 -1,797 x 10308 ถง 1,797 x 10308 -3.4 x 1038 ถง 3.4 x 1038

1 2 4 8 4

34

ขอมลชนด Text

ขอมลประเภทขอความมสวนควบคมรปแบบดงตอไปน @ แทนอกษรหนงตว ถาไมกรอกจะใสชองวาง(space)ลงไปให & แทนอกษรหนงตว ถาไมใสจะปลอยวางไว

> แสดงตวอกษรใหเปนแบบตวใหญทงหมด < แสดงตวอกษรใหเปนแบบตวเลกทงหมด

ขอมลชนด Number และ Currency

รปแบบเบองตนส าหรบขอมลชนด Number และ Currency จากเมนทใหเมอคลกทปมลกศรทดานขวามอในชองของ Format ซงมดงตอไปน

รปแบบ ความหมาย หลกทศนยม (คาปกต)

เครองหมายคน

ทหลกพน

คาทเปนลบ

General Number Currency Fixed Standard Percent Scientific

เหมอนทพมพ มเครองหมายทางการเงน ทศนยมสองต าแหนง รปแบบมาตราฐาน คาเปอรเซนต ใสคาแบบวทยาศาสตร

ตามความเปนจรง 2 2 2 2 ตามความเปนจรง

ไมม ม ไมม ม ไมม ไมม

เครองหมายลบ วงเลบ เครองหมายลบ เครองหมายลบ เครองหมายลบ เครองหมายลบ

ตารางแสดง รปแบบของตวเลขเบองตน

35

นอกจากรปแบบในเบองตน หากเราตองการสรางรปแบบของตนเองกสามารถท าไดโดยก าหนดรหสจากตวอกษรควบคมดงตอไปน . (จด) เครองหมายทศนยม , (คอมมา) เครองหมายทคนหลกพน

0 แทนตวเลขหนงตวจะตองกรอกคาลงไป # แทนตวเลขหนงตว จะกรอกหรอไมกรอกกได $ แสดงเครองหมายทางการเงน % เครองหมายเปอรเซนต E- หรอ e- แสดงตวเลขทางวทยาศาสตรในแบบยกก าลงตดลบเชน 1.00E-12 E+ หรอ e+ แสดงตวเลขทางวทยาศาสตรในแบบยกก าลงเชน 1.00E+12

ในการก าหนดรหสส าหรบคณสมบต Format สามารถก าหนดใหแตกตางกนส าหรบคาทเปนบวกและคาทเปนลบ นอกจากนยงสามารถก าหนดส าหรบคาศนยและคาวาง (Null value) ได อกดวย โดยแตละสวนจะคนดวยเครองหมายเซมโคลอน (;) โดยต าแหนงของแตละสวนจะแทนขอมลดงตอไปน คอ สวนแรก ส าหรบคาทเปนบวก สวนทสอง ส าหรบคาทเปนลบ สวนทสาม ส าหรบคาทเปนศนย สวนทส ส าหรบคาทวาง

ตวอยาง เชน รปแบบของตวเลขทางการเงนทเปนมาตรฐานมรหสของรปแบบ ดงน $#,##0.00;($#,###0.00)(Red) สวนแรกใชส าหรบคาทเปนบวก โดยใหมรปแบบทางการเงนเปนแบบทศนยม 2 ต าแหนงมเครองหมายคอมมาคนและมสญลกษณดอลลารน าหนา สวนท 2 ทอยหลกเครองหมายเซมโคลอนใชก าหนดรปแบบของคาทเปนลบ โดยใหมวงเลบลอมรอบและมสแดง

36

ขอมลชนด Date/Time

รปแบบเบองตนส าหรบขอมลชนด Date/Time จากขอมลทให แสดงไวในตารางแสดง รปแบบเบองตนของวนและเวลา นอกจากรปแบบในเบองตน หากเราตองการสรางรปแบบของเราเองกสามารถท าไดโดยก าหนดรหสจากตวอกษรควบคมดงตอไปน : (โคลอน) เครองหมายเวลา / เครองหมายวน c เหมอนกบรปแบบมาตรฐานของ General Date d วนทของเดอนในแบบ 1 หรอ 2 หลก (1-3) dd วนทของเดอนในแบบ 2 หลก (01-31) ddd วนทยอของวน (Sun-Sat) dddd ชอวนแบบเตม (Sunday-Saturday) ddddd เหมอนกบรปแบบมาตรฐาน Short Date dddddd เหมอนกบรปแบบมาตรฐาน Long Date w วนทในสปดาห (1-7) ww ล าดบทของสปดาหในป (1-54) m ล าดบทของเดอนในแบบ 1 หรอ 2 หลก (1-12) mm ล าดบทของเดอนในแบบ 2 หลก (01-12) mmm ชอยอของเดอน (Jan-Dec) mmm ชอเตมของเดอน (January-December) q วนทแสดงในแบบควอเตอรของป (1-4) y ตวเลขของวนในป (1-366) yy ตวเลขปสองตวสดทาย (00-99) yyyy ตวเลขปแบบเตม (100-9999) h ตวเลขชวโมง 1 หรอ 2 หลก (0-23) hh ตวเลขชวโมงแบบ 2 หลก (00-23) n นาทในแบบ 1 หรอ 2 หลก (0-23) nn นาทในแบบ 2 หลก (00-59) s วนาทในแบบ 1 หรอ 2 หลก (0-59) ss วนาทในแบบ 2 หลก (00-59)

37

ttttt เหมอนกบรปแบบมาตรฐาน Long Time AM/PM ระบบนาฬกาแบบ 12 ชวโมง มตวยอ AM หรอ PM ก ากบ am/pm ระบบนาฬกาแบบ 12 ชวโมง มตวยอ am หรอ pm ก ากบ A/P ระบบนาฬกาแบบ 12 ชวโมง มตวยอ A หรอ P ก ากบ a/p ระบบนาฬกาแบบ 12 ชวโมง มตวยอ a หรอ p ก ากบ AM/PM ระบบนาฬกาแบบ 12 ชวโมง ใชตวบอกวาเปนเชาหรอ เปนบายจากการตงคาของ International ใน Control Panel

รปแบบ ลกษณะทแสดง General Date Long Date Medium Date Short Date Long Time Medium Time Short Time

ถาคาทใสเปนวนทแสดงอยางเดยวจะไมแสดงเวลา แตถาคาทใสเปนเวลาอยางเดยวจะไมแสดงวนท เชน 23/6/94 01:00 PM , 23/6/94 และ 01:00 PM รปแบบทปรากฏขนกบการตงคาใน Control Panel ของ Windows เชน Thursday, June 23, 1994 23-Jun-1994 23/6/94 1:00:00 PM 01:00 PM 13:00

ขอมลชนด Yes/No

รปแบบเบองตนส าหรบขอมลชนด Yes/No จากเมนทให ดงในตารางตอไปน

รปแบบ คาปกต คาทางตรรกะ Yes/ No True/ False On / Off

Yes True On

Yes = -1, No = 0 True = -1, False = 0 On = -1, Off = 0

ตารางแสดง รปแบบของขอมลชนด Yes / No

ตารางแสดง รปแบบเบองตนของวนและเวลา

38

รหสทใชไดกบขอมลทกชนด

นอกจากรหสเฉพาะส าหรบขอมลแตละประเภทแลว ยงมรหสสวนรวมทใชไดกบขอมลทกชนดดงตอไปน

“text” แสดงขอความทอยในเครองหมายค าพด space เวนทวางหนงตวอกษร ! ใหตวอกษรในเขตขอมลชดขวาแทนทจะชดซายตามปกตใหใสชองวาง

ทมอยในเขตขอมลดวยตวอกษรทตามหลงเครองหมายน \ ใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน (color) แสดงเปนสตามแบบทก าหนดในวงเลบ สทใชไดม Black , Blue , Green , Cyan , Red , Magenta, Yellow, White

Decimal Place (จ านวนหลกทศนยม)

คณสมบตชนดนใชก าหนดจ านวนทศนยมของขอมลชนด Number และ Currency สามารถก าหนดหลกทศนยมไดตงแต 0 ถง 15 หลก สวนคา Auto ซงเปนคาปกตแสดงจ านวนหลกทศนยมตามรปแบบทก าหนดในคณสมบต Format

Input Masks (หนากากขอมล)

คณสมบตชนดนก าหนดหนาตาของรปแบบขอมลทจะถกกรอกลงในตาราง เปนเครองมอทชวยใหกรอกขอมลท าไดงายขน เชนหมายเลขโทรศพททมรปแบบหนาตาเปน 000-000 Input Mask ตางจาก format คอ Input Mark แสดงรปแบบตามขอมลทจะกรอกวามรปแบบเชนใดเพอชวยใหการกรอกถกตอง แตคณสมบต Format ใชก าหนดการแสดงของขอมลทไดกรอกลงไปแลวจรง ๆ การใช Input Mask ชวยใหการกรอกขอมลแมนย าถกตอง เชนตวเลขยาวๆ ทประกอบดวยรหสมาประกอบกน การดขอมลทมหนาตาเชน 000-0000 ยอมงายกวาดขอมลในแบบ 00000000000 เปนแน

39

การสราง Input Mask จะมการใชตวอกษรควบคมซงมรายละเอยดดงตอไปน 0 แทนคาตวเลขหนงตว จะตองใส 9 แทนคาตวเลขหนงตว จะใสหรอไมใสกได # ตวเลขหรอชองวาง และเครองหมายบวกหรอลบได จะใสหรอไมใสกได L ตวอกษร (A-Z) จะตองใส ? ตวอกษร (A-Z) จะใสหรอไมใสกได A ตวอกษรหรอตวเลข จะตองใส

a ตวอกษรหรอตวเลข จะใสหรอไมใสกได & ตวอกษร,ตวเลข,เครองหมายหรอชองวางจะตองใส C ตวอกษร,ตวเลข,เครองหมายหรอชองวาง จะใสหรอไมใสกได . (จด) เครองหมายทศนยม , (คอมมา) เครองหมายคนทหลกพน : ; - / เครองหมายคนเวลา < แปลงตวอกษรใหเปนตวพมพเลก

> แปลงตวอกษรใหเปนตวพมพใหญ ! ท าให Input Mask ใสคาจากขวาไปซายแทนทจะเปนจากซายไปขาวตามปกต \ ท าใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน (เชน\A ใหแสดงตวอกษร A)

Caption (ค าบรรยายเขตขอมล)

คณสมบตอนน ใชก าหนดค าบรรยายเพอใชแทนชอเขตขอมลอนนน ซงสวนของ Caption จะไปปรากฏแทนชอเขตขอมลในหวขอของคอลมนในมมมองดาตาชทของตาราง หรอในสวนอน ๆ ทแสดงชอเขตขอมล หากไมไดก าหนดสวนของ Caption เอาไวหวของคอลมนจะใชชอเขต ขอมลโดยอตโนมต Caption มประโยชนมากในการสรางรายงาน เพราะมนจะถกใชแทนชอเขตขอมลทมขอจ ากดในการตดตงชอ ในการตงชอฟลดมกนยมตงชอใหสนเพราะการตงชอยาวท าใหการอางองฟลดท าไดล าบากการตงชอใหสนอาจท าใหสอความหมายไดไมชดเจน Caption จงมาชวยคอยใชแทนชอของเขตขอมลในแบบฟอรมและรายงาน

40

Default Value (คาปกต)

คณสมบต Default Value ชวยใหการกรอกขอมลเสยเวลานอยลง เพราะไมตองการกรอกขอมลทซ ากนบอย ๆ เมอเราลงมอกรอกขอมล Default Value จะปรากฏขนในเขตขอมลนนไดโดยอตโนมตคณสมบต Default Value ใชไดกบขอมลทกประเภทยกเวนขอมลชนด Counter และ OLE Object โดยคาปกตท Access ก าหนดใหส าหรบขอมลชนด Number และ Currency คอ 0 นอกจากคาธรรมดาแลวเรายงสามารถก าหนดใหใชนพจนส าหรบเปนคาปกตไดอกดวยเชนใสวนทปจจบนลงในฟลดใหโดยอตโนมตโดยใชฟงกชนภายในของ Access หรอเราอาจก าหนดฟงกชนในแบบของเราเองกได

Validity Rule (กฎเกณฑในการยอมรบขอมล)

คณสมบตน ใชก าหนดเงอนไขในการยอมรบคาทกรอกเขาไปในตาราง ส าหรบขอมลชนดตวเลขบางครงขอมลอาจมคาอยในชวงแคบ ๆ หรอขอมลชนดขอความคาทใสอาจมคาทเฉพาะเจาะจงอยไมกคา เชนกรปเลอดมเพยงกรป A,B, AB และ O หากเรากรอกขอมลเปนแบบอนนอกเหนอจากนแสดงวาผด คณสมบต Validity Rule สามารถก าหนดใหยอมรบคาไดแค A,B, AB หรอ O เทานน โดยก าหนดดงตอไปนคอ = “A” or “B” or “O” เราจะไมสามารถกรอกคาทแตกตางไปจากนได ซงชวยปองกนความผดพลาดในการกรอก ขอมลทเปนไปไมได คณสมบตชนดนใชไดกบขอมลประเภท Text , Number , Currency , Memo. Date&Time และขอมลประเภท Yes/No

การก าหนดคณสมบตใน Validity Rule ถกก าหนดโดยนพจนเงอนไข นพจนเงอนไขส าหรบ Validity Rule สามารถก าหนดไดยาวสงสด 255 ตวอกษร เราอาจเขยนนพจนอนนไดโดยตรงหรอใช Expression Builder เพอชวยในการสรางนพจนส าหรบ Validity Rule การเรยกใช Expression builder โดยการคลกทปมเครองหมายลบทางดานขวาถดจากชอง Validity Rule ดงเชน <> 8 or Is Null (ค าวา Null หมายถงคาวาง)

41

Validity Text

คณสมบตชนดนใชรวมกบคณสมบต Validity Rule มนใชในการก าหนดขาวสารแสดงความผดพลาดทปรากฏเมอมการกรอกขอมลทผดไปจากเงอนไขทก าหนดใน Validity Rule ขอความทใสใน Validity Text สามารถก าหนดไดยาวสงสด 255 ตวอกษร ขอความนจะปรากฏในไดอะลอกบอกซซงจะปรากฏเมอเราใสขอมลผดเงอนไข เชน กรอกกรปเลอดเปนกรป C ซงไมมจรง

Required (การก าหนดขอมลทจ าเปน)

ในการกรอกขอมล เราสามารถขามการกรอก ในบางเขตขอมลไปไดโดยทไมมผลกระทบแตอยางใด เชนในเขตขอมลของเบอรโทรศพทซงไมใชทกคนทมโทรศพท ดงนนในเขตขอมลนยอมไมจ าเปนตองกรอกแตอยางใด แตขอมลบางอนมความส าคญไมสามารถทจะละเลยไปไดเชน รหสประจ าตวนกศกษา ในตารางขอมลสวนบคคลจะตองใสรหสประจ าตวใหนกศกษาแตละคน เพราะการไมใสจะท าใหการเชอมตอขอมลกบตารางอนผดพลาดได คณสมบต Required ใชก าหนดวาขอมลในเขตขอมลนนมความส าคญ จ าเปนตองกรอกขอมลใหกบแตละระเบยนไมสามารถเวนได หากเราเวนไมกรอกขอมลในเขตขอมลน Access จะเตอนใหเรากรอกขอมลในฟลดนเสยกอนและจะไมยอมใหเราออกจากเรคคอรดนไปยงเรคคอรดอนๆ โดยธรรมดาขอมลในเขตขอมลทเปน Primary key และ Foreign key จะถกก าหนดใหมคณสมบต Required เสมอ

Allow Zero Length (การยอมใหมขอมลวางในเขตขอมล)

คณสมบตชนดนใชกบขอมลประเภท Text และ Memo เทานน การก าหนดคณสมบตของ Allow Zero Length ใหเปน Yes จะท าใหสามารถยอมรบคาสตรงทวางเปลาเปนคาทใชไดการกรอกคาสตรงวางโดยการพมพ “ “ ซงแทนคาสตรงวาง คณสมบต Allow Zero Length มผลตอคณสมบต Required ทก าหนดใหตองมการกรอกขอมล หากก าหนดคณสมบต Required ใหเปน Yes และก าหนดคณสมบต Allow Zero Length ใหเปน Yes เราสามารถใส “ “ เพอแทนคาสตรงวาง คณสมบต Allow Zero Length มผลตอคณสมบต Required ทก าหนดใหตองมการกรอกขอมล หากก าหนดคณสมบต Required ใหเปน Yes และก าหนดคณสมบต Allow Zero Length ใหเปน Yes เราสามารถใส “ ” เพอแทนขอความทวางเปลาไดโดยท Access จะไมแจงวาตองใหกรอกขอมลในเขตขอมลนนกอน

42

Indexed (การสรางดชน)

คณสมบต Indexed เปนคณสมบตทชวยใหการคนหาขอมลในตารางรวดเรวขน Indexes สามารถเพมความเรวในการแสดงขอมลทจ าเพาะเจาะจงได Indexed ตางจากการก าหนด Primary key คอ Indexed ใชคนหาขอมลภายในตารางนน ๆ เปนดชนภายในตาราง แต Primary key เปนดชนทใชคนหาขอมลขามตาราง ขอมลทเหมาะแกการใชคณสมบต Indexed มลกษณะคอไมมขอมลทซ ากนในเขตขอมลมากนก ถาขอมลสวนใหญในเขตขอมลนนมคาซ ากนมากดชนยอมท างานไมไดผล เพราะจะมการชไปยงระเบยนเปนจ านวนมากในเวลาเดยวกน การสรางดชนกบเขตขอมลใดๆ กโดยการก าหนดคณสมบต Indexed ส าหรบเขตขอมลทตองการทางเลอกในการก าหนดคณสมบต Indexed มดงนคอ No คอไมก าหนดเปนดชน Yes (Duplicates OK) คอใหสรางดชนกบเขตขอมลนนและใหขอมลในเขตขอมลนนมคาซ ากนได และ Yes (No Duplicates) คอใหสรางดชนกบฟลดนนและก าหนดไมใหขอมลในเขตขอมลนนมคาทซ ากนได

43

การแกไขโครงสรางของตาราง

การแกไขโครงสรางของตาราง กอนทเราจะท าการแกไขโครงสรางตาราง จะตองไปยงมมมองออกแบบของตารางเสยกอน หากเราอยในหนาตางฐานขอมลการไปยงมมมองออกแบบโดยการเลอกตารางและคลกทปม ออกแบบ (Design) หรอหากเราอยในหนาตางดาตาชท ใหคลกทปม มมมองออกแบบ บนแถบเครองมอหรอค าสง มมมองออกแบบ จากเมน มมมอง เมอเขาไปในมมมองออกแบบเราสามารถแกไขโครงสรางของตารางไมวาจะเปนเพมเขตขอมล, ลบเขตขอมลหรอเปลยนแปลงคณสมบตของเขตขอมล ซงการแกไขโครงสรางของตารางมดงน

♠ การแกไขโครงสรางของตารางโดยการเพมเขตขอมล การเพมเขตขอมลมขนตอนการปฏบต ดงน

1. ขนแรก เราจะอยท หนาตารางฐานขอมลตามรป

2. น าเมาสคลกทปมมมมอง จากนนเลอก มมมองออกแบบจะปรากฏหนาโครงสรางตาราง ดงรป

44

3. จากตวอยางหากเราตองการแทรกเขตขอมล e-mail เปนเขตขอมลชนด Text และมขนาดเขต ขอมลเทากบ 50 เพมขนอก 1 เขตขอมลสามารถท าไดดงน

4. จากนน จะปรากฏบรรทดวางขนมา 1 บรรทด ดงรป

5. จากนน ใหพมพเขตขอมลทตองการเพมลงไปโดยก าหนดในสวนของ ชนดของขอมล ค าอธบาย และคณสมบตของเขตขอมล

3.1 น า Mouse ไป Click ทเขตขอมลทชอ level 3.2 เลอนเมาสมาคลกเลอก บนแถบเครองมอ

แทรก

แถว

45

♠ การแกไขโครงสรางของตารางโดยการลบเขตขอมล การลบเขตขอมลมขนตอนการท า ดงน

1. ขนแรก เราจะอยทตารางฐานขอมลดงรป

2. น าเมาสคลกทปมมมมอง จากนนเลอก มมมองออกแบบจะปรากฏหนาโครงสรางตาราง ดงรป

3. สมมตวา เราตองการลบเขตขอมล e-mail ออกไป สามารถท าไดดงน

ลบแถว

3.2 จากนน เลอนเมาสท ปมลบแถว Delete Row บนแถบเครองมอ เพอท าการลบเขตขอมลนน

3.1 Click Mouse ท เขตขอมลชอ e-mail ดงรป

46

4 . เมอท าการลบเขตขอมลค าน าหนาชอทเสรจแลว เขตขอมลของ e-mail จะถกลบออกไป

♠ การเปลยนแปลงชนดขอมลของเขตขอมล

กอนทเราจะเปลยนแปลงชนดของขอมลของเขตขอมล ขอใหคดทบทวนดกอนวา ชนดของขอมลใหมเขากบขอมลเดมไดดเพยงใด เชน หากเราเปลยนแปลงชนดของเขตขอมลจาก Number เปนText จะไมเกดปญหาใดๆ เพราะขอมลชนด Text เปน Number ขอมลทเปนตวเลขเทานนจงจะยงคงอย แตขอมลทเปนตวอกษรอนๆ ทไมใชตวเลขจะสญหายไป เมอเราเปลยนแปลงชนดของเขตขอมล สวนทเปนคณสมบตของเขตขอมลบางอนทท าไวอาจจะสญหายไปดวย เชน หากเราเปลยนชนดของเขตขอมล สวนทเปนคณสมบตของเขต ขอมลบางอนทท าไวอาจสญหายไปดวยเชนหากเราเปลยนชนดของขอมลจาก Number ไปเปน Text คณสมบต Format ทก าหนดไวจะสญหายไป นอกจากนการเปลยนแปลงชนดของขอมลอาจมผลตอดชนทท าไว เชน ถาเรา เปลยนแปลงชนดขอมลจาก Text ไปเปน Memo สวนของดชนจะหายไปเพราะวาเขตขอมลทมขอมลชนด Memo จะไมสามารถใชเปนดชนได

47

♠ การเปลยนแปลงคณสมบตของเขตขอมล

ถาเราเปลยนแปลงคณสมบต Default Value หรอ Validation Rule จะไมเกดผลกระทบตอขอมลทเรากรอกเขาไป คณสมบตทเปลยนแปลงนจะมผลตอขอมลใหมทจะกรอกเขาไปสวนคณสมบต Format , Caption และ Decimal Places จะไมมผลตอขอมลใหมทจะกรอกเขาไป สวนคณสมบต Format , Caption และ Decimal Places จะไมมผลตอขอมลทมอยแลวแตอยางใด แตถาเราเปลยนแปลงขนาดของเขตขอมล คอคณสมบต Field Size ใหเลกลง เราอาจสญเสยขอมลบางสวนไปได หรอเปลยนแปลงคณสมบต Decimal Places อาจท าใหสญเสยขอมลบางสวนไปไดเชนกนการใสขอมลและการแกไขขอมลในตาราง

การใสขอมลและการแกไขขอมลในตาราง

เมอเราออกแบบโครงสรางของขอมลเสรจเรยบรอยแลว ขนตอนตอไปคอการใสขอมลลงไปในตารางทไดออกแบบไว โดยจะตองเปดไฟลฐานขอมลขนมาหากยงไมไดเปด จากนนเลอกตารางทเราตองการจากหนาตางฐานขอมล ซงมขนตอนดงน

3.1 ขนตอนการใสขอมลในตาราง

1. เลอกตารางทตองการกรอกขอมลโดยวธการคลกขวาทตารางฐานขอมลจากนนเลอกเมนค าสง หรอใชวธการดบเบลคลกทตารางฐานขอมลไดเลย

คลกขวาทตารางฐานขอมลจากนนเลอกเมนค าสง

48

2. หลงจากเปดตารางฐานขอมลเรยบรอยแลวในสวนนเรยกวา มมมองแผนขอมล

3. จากหนาตางในชองเซลลแรกของตารางในหนาตาง มมมองแผนขอมล จะปรากฏแถบส ใน

ชองเซลลแรกในสวนนเราสามารถใสขอมลไดเลย

หมายเหต หลงจากทเขาสหนาตางดาตาชทของ Microsoft Access จะเตรยมแถบส าหรบระเบยนใหมให 1 ระเบยน ซงในตอนนถาตองการทจะใสขอมลลงไปในตารางกใหคลกทเขตขอมลแรกของตาราง จากนนพมพขอความทตองการลงไป ในการพมพขอมลในเขตขอมลใดๆ เมอพมพเสรจใหกดปม Enter หรอกดปม Tab เพอเลอนไปยงเขตขอมลตอไป เมอกรอกขอมลในเขตขอมลสดทายเสรจใหกดปม Enter เพอเลอนไปยงเขตขอมลแรกของระเบยนตอไป

49

กฎเกณฑการกรอกขอมล

ในการกรอกขอมลจะตองท าตามกฎเกณฑทไดก าหนดไวใหแกเขตขอมล Microsoft Access จะไมยอมใหเรากรอกขอมลผดขอตกลง นเปนสงทดท าใหลดความผดพลาดในการกรอกขอมล เชน ถาเราปอนตวอกษรลงในเขตขอมลทเปนตวเลข Microsoft Access จะไมยอมรบการกดคยในกรณทขอมลผดประเภท ในกรณทเรากรอกขอมลผดกฎเกณฑคณสมบตของเขตขอมล โดยจะเกดไดอะลอคบอกซแจงขาวสารแสดงถงความผดพลาด ขาวสารความผดพลาดทแสดงในไดอะลอคบอกซมอย 2 ชนด ดวยกนคอ ขาวสารภายในของ Microsoft Access และขาวสารทเราก าหนดขนเองขาวสารภายใน Microsoft Access เปนขาวสารทปรากฏเมอเราท าผดกฎเกณฑทวไปของตาราง เชน ลมใสขอมลในเขตขอมลส าคญทตองการใหใสขอมลเสมอคอก าหนดคณสมบต Require ใหเปน Yes หรอใสขอมลในเขตขอมลทเปนดชนซ าคอก าหนดคณสมบต Indexes ใหเปน Yes (no duplicates) ขาวสารอกชนดหนงคอขาวสารทเราก าหนดขนเอง ขาวสารประเภทนคอสวนทเราก าหนดในคณสมบต Validity Text มนจะแสดงเมอเราท าผดเงอนไขทก าหนดไวในคณสมบต Validity Rule เชนก าหนดนพจนเงอนไขเปน =“A” or “B” or “C” or “D” or “F” คาทใสไดในเขตขอมลนน จะมแค A,B,C,D หรอ F (สามารถใสเปนตวเลกไดดวย) หากเราใสนอกเหนอจากนจะมไดอะลอคบอกซแสดงขอความใน Validity Text ปรากฏขนมา

50

การใสขอมลชนด OLE Object เขาในระเบยน

เราสามารถใสรปภาพ, ชารท, กราฟ, ไฟลเสยงหรอออบเจคทอนๆ ลงไปในตารางได ซง Microsoft Access จะสนบสนนการใสขอมลประเภทนดวย ออบเจคททใชไดตองถกสรางจากแอพพลเคชนทสนบสนน OLE Object เชน Paint หรอ Microsoft Graph หรอ แอพพลเคชนใดๆ ทสามารถเกบไฟลในรปแบบของ .BMP หรอ .PCX ไฟลเหลานสามารถน าเขามาใชงานรวมกบ Microsoft Access ไดเลย

ขนตอนในการใสขอมลชนด OLE Object มดงตอไปน

1. จากหนาตางของ ดาตาชท (Datasheet View) เลอนเมาสมาชทชองเซลลของเขตขอมลทตองการใสรปภาพ ดงตวอยาง

2. คลกเมาสขวาทชองเซลทตองการแทรกขอมลจะปรากฏ Popup Menu ขนมาใหเราเลอกเมน แทรกวตถ

3. จะปรากฏกรอบหนาตางของการแทรกวตถโดยมใหเราเลอก 2 สวนคอ

51

ปม Option สรางใหม (Create New) ใหสรางออบเจคทขนมาใหมโดยเรยกไปยงแอพพลเคชนทเลอกในชอง ชนดของวตถ (Object Type) ขนมาให

ปม Option สรางจากแฟม (Create from File ) น าเอาไฟลทมอยแลวมาใช

4. เลอกชนดของออบเจคททตองการจากลสทบอกซ ในทนใหเลอก สรางจากแฟม 5. หลงจากทเลอก สรางจากแฟม จะปรากฏกรอบหนาตางของการเลอกไฟลรปภาพทตองการ

6. ใสชอไฟลของออบเจคทในเทกซบอกซ แฟม (File) คลกเมาสทปม เรยกด เพอคนหาแหลงทอยของไฟลออบเจคท จากนนคลกท OK เมอสนสดค าสงจะปรากฏหนาตางดาตาชทของตาราง

หมายเหต ในการใสรปภาพในตารางนนเราจะมองไมเหนภาพ ซงจะแสดงรปทแทรกเขาไปเมอเขาสสวนของการสรางฟอรม

52

การใสขอมลชนด Attachment เขาในระเบยน

เราสามารถใสรปภาพ, ไฟลงานประเภท ชารทหรอ กราฟ, ไฟลเสยงหรอออบเจคทอนๆ ลงไปในตารางได ซง Microsoft Access จะสนบสนนการใสขอมลประเภทนดวยเนองจากการใสขอมลประเภท Attachment นยดหยนกวาการประเภทอน ๆ และสามารถใสขอมลมากกวา 1 รายการ

ขนตอนในการใสขอมลชนด Attachment มดงตอไปน

1. จากหนาตางของ ดาตาชท (Datasheet View) เลอนเมาสมาชทชองเซลลของเขตขอมลทตองการใสรปภาพ ดงตวอยาง

2. คลกเมาสขวาทชองเซลทตองการแทรกขอมลจะปรากฏ Popup Menu ขนมาใหเราเลอกเมน จดการสงทแนบมา

3. จะปรากฏกรอบหนาตางของการแทรก Attachment (สงทแนบแนบ)

53

4. ใหคลกทปม เพอจดการกบไฟลประเภทตาง ๆ ทตองการ

5. หากตองการเพมไฟลสามารถคลกทปม เพอเลอกไฟลประเภทตาง ๆเขาไปไดทนท

6. หากตองการลบไฟลทอยในรายการสามารถท าไดโดย เลอกไฟลทอยในรายการทตองการเอาออก จากนนคลกทปม

คลกทปม เพม เพอเลอกไฟลทประเภทตาง ๆ ตองการ

เลอกไฟลทอยในรายการทตองการเอาออก จากนนคลกท

ปม

54

ไปเขตขอมลแรกสด/ระเบยนแรกสด

ไประเบยนทแลวมา

ไปเขตขอมลแรกสดของระเบยนสดทาย

ไประเบยนถดไป

ไประเบยนทสดทาย

การแกไขระเบยน

การท างานของ Microsoft Access นนจะจดเกบการเปลยนแปลงทท าขนทนททมการเลอนไปยงระเบยนอน การแกไขขอมลทท าไวแลวโดยไปยงระเบยนและเขตขอมลทตองการแกไข แลวท าการแกไข

@ การเคลอนทไปยงต าแหนงทตองการแกไข

การเคลอนทไปยงต าแหนงทตองการแกไขสามารถท าไดหลายวธดงตอไปน 1. ใชเมาส คลกไปยงระเบยนและเขตขอมลทตองการแกไข 2. ใชคยตางๆ ทอยแปนคยบอรด ในการเลอน ไดแก

ปมลกศรลง เพอเลอนระเบยนลง 1 ระเบยน ปมลกศรขน เพอเลอนระเบยนขน 1 ระเบยน ปมลกศรขวา เพอเลอนไปยงเขตขอมลถดไป ปมลกศรซาย เพอเลอนไปยงเขตขอมลกอนหนา ปม TAB เพอเลอนไปยงเขตขอมลถดไป ปม SHIFT + TAB เพอเลอนไปยงเขตขอมลกอนหนาน ปม END เพอเลอนไปยงเขตขอมลสดทายของระเบยนนน ปม HOME เพอเลอนไปยงเขตขอมลแรกสดของระเบยนนน ปมCTRL+PAGE DOWN เพอเลอนขนหนงหนาจอ ปม CTRL+PAGE UP เพอเลอนลงหนงหนาจอ ปม CTRL+HOME เพอเลอนยงเขตขอมลแรกของระเบยนแรก ปม CTRL+END เพอเลอนยงเขตขอมลสดทายของระเบยนสดทาย

3. ใชค าสง Go To จากเมน Record และเลอกทางเลอก วาจะใหเลอนไปทไหน 4. ใชปมบน Scroll button ทอยดานลางหนาตางดาตาชท

55

@ ตวชระเบยนของ Microsoft Access

Microsoft Access จะใชสญลกษณเพอบอกใหทราบวาระเบยนนน ๆ อยในสถานะภาพใด สญลกษณทใชบอกวาระเบยนนนเปนระเบยนทก าลงใชงานอยมลกษณะดงน

ระเบยนทก าลงถกแกไขจะมสญลกษณดงตอไปน

สญลกษณทเปนรปดนสอจะเกดขนแทนทรปหวลกศรเมอเราแกไขขอมลในระเบยน และจะหายไปเมอเราเปลยนไปยงระเบยนอน

คนหาและเปลยนขอความใน Table

เมอมการแกไขขอมลใน Table อาจจ าเปนตองแกไขขอมลทเหมอน ๆ กนซงอยในหลาย ๆ ระเบยน โดยคณสามารถใชคณสมบต Replace เพอคนหาแตละต าแหนงทมขอความนน แลวเปลยนทกต าแหนงกอนแลวจงคอยเปลยนคณสมบต Find รวมทงระบไดวาจะคนหาขอความทมตวพมพเลก-ใหญตามทก าหนดหรอไม และตองการคนหาขอความในเขตขอมลซงตรงกบขอความทระบทงหมดหรอคนหาขอความทมเพยงบางสวนในเขตขอมลตรงกบขอความทระบกได

คนหาและเปลยนขอความ

① การคนหา การคนหาค า , วล หรอประโยคท าไดโดยการใชค าสง คนหา(Find) จาก Ribbon

แทป หนาแรก เลอกในสวนของ คนหา

56

จากหนาตางมมมองแผนขอมล

1. คลกท Ribbon คนหา(Find) จะปรากฏหนาตางของการคนหา ดงรป

2. ใสขอความหรอค าทจะคนหาในชอง สงทคนหา

3. เลอกก าหนดรายละเอยดตาง ๆ ในการคนหา 4. คลก คนหาถดไป เพอคนหาขอความ 5. คลก ยกเลก เมอเสรจสนการคนหา

② การแทนท การคนหาค า , วล หรอประโยคท าไดโดยการใชค าสง คนหา(Find) จาก Ribbon

แทป หนาแรก เลอกในสวนของ คนหา

57

จากหนาตางมมมองแผนขอมล

1. คลกท Ribbon คนหา(Find) จะปรากฏหนาตางของการคนหา ใหเลอกแทป แทนท ดงภาพ

2. ใสขอความหรอค าทจะคนหาในชอง สงทคนหา 3. ใสขอความหรอค าทจะแทนทในชอง แทนทดวย

4. เลอกก าหนดรายละเอยดตาง ๆ ในการคนหา 5. คลก คนหาถดไป เพอคนหาขอความทตองการแทนท 6. คลก แทนท เพอแทนทค าหรอขอความทคนหาในตาราง

คลก แทนททงหมด เพอแทนทค าหรอขอความ ทงหมดในตาราง 7. คลก ยกเลก เมอเสรจสนการคนหา

58

การแกไขขอความในระเบยน

การแกไขขอความทใสเขาไปในระเบยนแลว ท าไดโดยเลอกขอความนน แลวกรอกขอความใหมลงไปแทนท หรอกดคย <Delete> เพอลบขอความนนกอนกได แตถาตองการแทรกตวอกษรลงไปในระเบยนกใหเลอนเมาสไปทต าแหนงทตองการ แลวพมพขอความลงไปไดทนท

การลบขอมล

ในการเลอกขอมล สามารถท าไดทงจากเมาส และคยบอรด สงเกตวาสวนทถกเลอกจะเปลยนสเปนตรงกนขามกบสเดม วธการเลอกขอมลมรายละเอยดดงตารางตอไปน

แสดงการใชเมาสเลอกขอมลในตาราง

สงทตองการ วธท า เลอกบางสวนของเขตขอมล คลกทจดเรมตนในเขตขอมลแลวลากไปจนถง

ต าแหนงสนสดของสงทตองการ เลอกทงเขตขอมล คลกทขอบซายของเขตขอมล (สงเกตวาสญลกษณ

ของเมาสเปลยนรปจากตว เปน ขยายสวนทเลอกภายในเขตขอมล

กดปม SHIFT คางไวแลวคลกต าแหนงสนสดอนใหม

เลอกหลายๆ ระเบยน คลกทหวของแถวแรกและลากไปยงระเบยนทายสดทตองการ

เลอกทงตาราง คลกทมมซายบนของตาราง

59

การใชคยบอรดเลอกขอมล

เลอกบางสวนของเขตขอมล เลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงเรมตน จากนนกด SHIFT และปมลกศรขวาไปจนต าแหนงสนสดของสวนทตองการ

เลอกทงเขตขอมล กดปม F2 ขยายส วนท เลอกภายในเขตขอมล

กด SHIFT + ปมลกศร หรอลกศร

ยกเลกการเลอกในเขตขอมล กดปม F2 เลอกระเบยน กดปม SHIFT + SPACEBAR เลอกหลายๆ ระเบยน กด SHIFT + ปมลกศร หรอลกศร

นอกจากนแลวเรายงสามารถใชค าสง เลอกระเบยน (Select Records) จากเมน Edit เพอเลอกระเบยนโดยเลอนเคอรเซอรไปยงระเบยนทตองการแลวใชค าสงนหรอใชค าสง เลอกระเบยนทงหมด (Select All Records)

การเคลอนยายและคดลอกขอมลในเขตขอมล

การเคลอนยายขอมล คอการคดลอกเอาขอมลจากทเดมออกไปใสไวยงทใหมซงอาจเปนตารางเดยวกนหรอคนละตารางกได มวธการดงตอไปน

❷ เลอนเมาสไปทแถบ Ribbon คลปบอรด คลกเลอก Tool Bar คดลอก

เพอท าการคดลอก หรอคลกท เพอตดหรอยาย เขตขอมล ทก าหนด

❶ เลอกขอมลในเขตขอมลทตองการเคลอนยาย หรอคดลอก

60

เมอสนสดค าสง ขอความทเราท าการเคลอนยายหรอคดลอกมาจะปรากฏในต าแหนงทเรา ก าหนด ดงรป

แสดงการวางขอมลทเกดจากการคดลอกหรอการเคลอนยาย

หมายเหต ในการใชค าสง ตด กบค าสง คดลอก มความแตกตางกนทการใชค าสงตด นนจะเปนการเคลอนยายขอมลจากทหนงไปอกทหนง แตการใชค าสงในการ คดลอก จะม ขอมลเพมขนจากเดม

❹ เลอนเมาสไปทแถบ Ribbon คลปบอรด คลกเลอก Tool Bar วางเพอวาง Record ทท าการคดลอกหรอเคลอนยายมายงต าแหนงทก าหนด

❸ ท าการเลอกต าแหนงของเขตขอมลทตองการวาง ดงรป

61

@ การเคลอนยายและการคดลอกระเบยน

การเคลอนยายระเบยน คอการคดลอกเอาขอมลจากทระเบยนเดมออกไปใสไวยงทใหมซงอาจเปน ตารางเดยวกนหรอคนละตารางกได มวธการดงตอไปน

❷ เลอนเมาสไปทแถบ Ribbon คลปบอรด คลกเลอก Tool Bar คดลอก

เพอท าการคดลอก หรอคลกท เพอตดหรอยาย ระเบยน ทก าหนด

❶ เลอกขอมลในระเบยนทตองการเคลอนยาย หรอคดลอก

❹ เลอนเมาสไปทแถบ Ribbon คลปบอรด คลกเลอก Tool Bar วางเพอวาง Record ทท าการคดลอกหรอเคลอนยายมายงต าแหนงทก าหนด

❸ ท าการเลอกต าแหนงของระเบยนทตองการวาง ดงรป

62

เมอสนสดค าสง ขอความทเราท าการเคลอนยายหรอคดลอกมาจะปรากฏในต าแหนงทเรา ก าหนด ดงรป

แสดงการวางขอมลทเกดจากการคดลอกหรอการเคลอนยาย

@ การลบขอมลในระเบยน จากหนาตางของตารางในมมมองดาตาชท

❷ พมพขอความใหมเขาไป หรอกด <Delete> เพอลบขอความทเลอกไว โดยเมอสนสดค าสงจะ ปรากฏไดอะลอคบอกซของ Microsoft Access ดงรป

จากไดอะลอคบอกซจะแสดงเพอเตอนความจ าของเราวาตองการทจะลบระเบยนทเลอกจรงหรอไมโดยถาตองการลบใหตอบ ใช ถาไมตองการลบใหตอบ ไม

❶ เลอกต าแหนงดานซายของระเบยนทตองการจะลบ

63

การควบคมรปแบบของตาราง

เราสามารถจดรปแบบของตารางเพอใหเหมาะกบลกษณะการท างานของกราฟ ไดแกความกวางของคอลมน ความสงของแถว ล าดบของเขตขอมลทปรากฏ ซอนคอลมนทยงไมตองการใชเปลยนแปลงอกษร(Font) ทใชในตาราง

เปลยนขนาดของแถวและคอลมน

เมอเรมแรก Microsoft Access จะสรางรปแบบทวไปของตารางให โดยแตละเขตขอมลและแตละแถวมความกวางและความสงเทากน

ในการกรอกขอมลบางครงการจดล าดบความกวางของคอลมนทใหมาอาจไมพอเพยงกบความกวางตามทเราตองการ โดยเฉพาะในเขตขอมลทมขอมลยาวๆ เราจะไมเหนขอมลไดทงหมด

การเปลยนความกวางของคอลมน

จากหนาตางของตารางในมมมองดาตาชท

❶ เลอนเมาสไปชทเสนคนระหวางคอลมนทตองการจะเปลยนขนาดความกวาง ในขอบขวาของคอลมน โดย

ใหสงเกตเมาสจะเปลยนรปจาก เปน

❷ จากนนกดปมซายของเมาสคางไวแลวลากเพอปรบความกวางของคอลมนตามทตองการ

** เมอสนสดค าสงจะปรากฏผลดงรป

64

การปรบความกวางของคอลมนจากแถบเมนลด จากหนาตางของตารางในมมมองดาตาชทวว

❶ เลอกคอลมนทตองการปรบความกวาง ดงตวอยาง

❷ คลกเมาสปมขวาตรงคอลมน ทตองการปรบขนาด จากนน เลอนเมนค าสงมาท เพอก าหนดขนาดของคอลมนทตองการ

เมอสนสดค าสงจะปรากฏไดอะลอคบอกซของความกวางของคอลมน ดงรป

ใสคาของขนาดความกวางใหมลงไป จากนนคลกทปม ตกลง

65

เมอสนสดค าสงจะปรากฏผลลพธ ดงรป

การเปลยนความสงของแถว

จากหนาตางของตารางในมมมองดาตาชทวว

หมายเหต การระบความกวางของคอลมนใหมในหนวยของตวอกษร ความกวางของคอลมนจะมหนวยเปนตวอกษรเชน คอลมนทมความกวาง 30 ตวอกษร คอคอลมนทมขนาดความกวางเทากบตวอกษร 30 ตวเรยงกนตามรปแบบตวอกษร (font) ทใชอยซงถาเปลยนขนาดของรปแบบตวอกษร ความกวางของคอลมนทก าหนดไวกจะไมพอดกบขอความและอาจตองปรบความกวางของคอลมนใหมอก

66

❶ เลอนเมาส มาชทขอบลางของแถวทตองการปรบเปลยน โดยใหสงเกตพอยนเตอรของเมาสจะเปลยนรป

จาก เปน

❷ จากนนคลกเมาสปมซายคางไว แลวใหลากเมาสเพอปรบความสงของแถวตามทตองการ เมอสนสดค าสงจะปรากฏผลลพธ ดงรป

67

การเปลยนความสงของแถวจากแถบเมนลด

❶ เลอกแถวทตองการปรบความสง ดงตวอยาง

❷ คลกเมาสปมขวาตรงแถว ทตองการปรบขนาดความสงจากนน เลอนเมนค าสงมาท เพอก าหนดขนาดความสงของแถวทตองการ

เมอสนสดค าสงจะปรากฏไดอะลอคบอกซของ ความกวางของคอลมน ดงรป

เมอสนสดค าสงจะปรากฏผลลพธ ดงรป

ใสคาของขนาดความสงของแถวลงไป จากนนคลกทปม ตกลง

68

การเปลยนล าดบของคอลมน

เขตขอมลทปรากฏในตารางจะเรยงตามล าดบของเขตขอมลทสรางไวในมมมองออกแบบ เราสามารถเปลยนล าดบของเขตขอมลในหนาตางดาตาชทไดโดยทไมไดเปลยนแปลงล าดบของเขตขอมลในมมมองออกแบบแตอยางใด

วธการในการเปลยนแปลงล าดบคอลมนท าไดโดยท าการเลอกคอลมนทตองเปลยนล าดบ จากนนใชเมาสพอยนเตอรไปคลกทหวคอลมนทเลอก ใหสงเกตวาเมาสจะเปลยนรปเปน จากนนกดปมซายของเมาสคางไวแลวท าการลากเมาสเขาออกตามทตองการ ดงรปตวอยาง

น าเมาสลากคอลมนไปปลอยยงต าแหนงทตองการ

69

การซอนคอลมน

ในการกรอกขอมลบอยครงทมการกรอกขอมลเพยงบางเขตขอมลเทานน การแสดงเขตขอมลไวจะท าใหใชงานในหนาตางโปรแกรมไมตรงตามความตองการ ซงเราสามารถซอนคอลมนไมใหปรากฏและใหขามคอลมนนนไปเลยเหมอนกบไมมคอลมนนนอย ซงวธการท านนจะตองท าการเลอกคอลมนทตองการซอนกอน จากนนคอยเลอกค าสงจากเมน ดงตอไปน

เมอสนสดค าสงโปรแกรมจะท าการซอนคอลมนทเลอกทนท

❶ เลอกคอลมนทตองการซอน

หลงจากเลอกคอลมนทจะท าการซอนเรยบรอยแลวใหคลกเมาสปมขวา เลอกเมน ซอนเขตขอมล

70

การยกเลกการซอนคอลมน

หากเราตองการใหคอลมนทซอนกลบมาแสดงอกครง มวธการดงตอไปน

เมอสนสดค าสง จะปรากฏหนาตางของการยกเลกการซอนคอลมน

❶ คลกขวาทคอลมนทท าการซอนคอลมนไว

❷ คลกเลอกเมนค าสง ยกเลกการซอนเขตขอมล

❸ เลอนเมาสมาคลกทชองสเหลยมเพอใหปรากฏเครองหมาย เพอแสดงคอลมนทซอนไว แลวคลกทปม ปด โดยเมอสนสดค าสงคอลมนทเลอกจะปรากฏทหนาตางดาตาชททนท ( สงเกตวาคอลมนทซอนไวจะไมมเครองหมาย อย )

71

การตรงเขตขอมลและยกเลกการตรงเขตขอมล ในการกรอกขอมลมกจะอาศยเขตขอมลทใชอางองเสมอ เชนนจะตองมองเหนรหสประจ าตว

เสมอจงกรอกขอมลไดถกตอง การเลอนดขอมลในจอภาพอาจท าใหมองเหนเขตขอมลทตองการดเราสามารถลอคเขตขอมลใหอยคงทโดยไมหายไปจากจอภาพเขตขอมลทถกลอคจะเลอนไปอยซายสดของตารางโดยอตโนมต

วธการตรงเขตขอมล

เลอกคอลมนทตองการตรงโดยคลกทชอคอลมนซงอยทางดานบน หรอคลกลากเมาสทชอคอลมน ในกรณทตองการตรงหลายคอลมนทอยตดกน

เมอสนสดค าสงโปรแกรมจะท าการลอคคอลมนทเลอกไวทนท โดยสงเกตการลอคคอลมนได จากเสนกนคอลมนทท าการลอคไว ซงจะอยดานขวาของคอลมน

เพมเตม ส าหรบการปลดการลอคคอลมน กสามารถเลอกไดจากค าสง ยกเลกการตรงคอลมนทงหมด จากเมน รปแบบ โดยหลงจากทถกปลดการลอคคอลมนแลวล าดบของเขตขอมลจะเรยงล าดบไมเหมอนเดม โดยเขตขอมลทถกลอคจะมาอยซายมอสดของขอมลนนเอง

❶ คลกเมาสขวาเลอก เมนค าสง ตรงเขตขอมล

72

การเปลยนแปลงแบบอกษร

เราสามารถเปลยนแปลงแบบอกษรทเราไมตองการได โดยเขาไปก าหนดในสวน Ribbon หนาแรก เลอก การจดรปแบบของขอความ โดยเราสามารถเลอกรปแบบ ขนาด และการแสดงผลของอกษรได ตามทตองการจาก Ribbon การจดรปแบบขอความ

การจดเกบขอมลในตาราง

หลงจากทท าการแกไขขอมลเสรจแลว โปรแกรม Access จะท าการจดเกบขอมลทแกไขใหโดยอตโนมต หลงจากทเราออกจาก Datasheet View หรอปดไฟลฐานขอมล

Ribbon การจดรปแบบขอความ