Les thèses électroniques Ghislain Chave / Magalie Prudon Pôle « Publication en ligne » SCD-BU [email protected]@unice.fr / [email protected]

Programme

La diffusion des thèses sur Internet : Pourquoi ? Comment ?La communication scientifique directe et les thèses électroniquesLes enjeux autour des thèses électroniquesLes aspects juridiquesLe plagiat et l’UNSLe dispositif national et les choix de l’UNSLe circuit à l’UNSConsignes générales pour la rédaction de la thèse et la création du fichier PDF

G. Chave / M. Prudon - avril 2014 2

Les thèses électroniques aujourd’hui


La communication scientifique directe et la diffusion des thèses

Initiative de Budapest pour l’accès ouvert (2002) Déclaration de Berlin (2003)

En savoir plus sur l’édition scientifique et technique : Colloque « Penser global, agir local : Politiques de mise en ligne de la

production académique »

http://podcasts.unice.fr/feeds/itunesu/colloque-penser-global-agir-local

Des initiatives partout dans le monde

NDLTD nord-américain : ETD project depuis 1991 Portail Thèses Canada EThOS Royaume-Uni depuis 2008 Projet francophone Cyberthèses


En France : quelques réalisations

Cither - Insa de Lyon depuis 1999 Pastel – ParisTech depuis 1999, intégré

aujourd’hui à TEL Cyberthèses - Université Lyon 2 depuis 1999 Thèses INP Toulouse : Thèses et mémoires

depuis 2005 TEL - CCSD du CNRS depuis 2001


Les thèses électroniques : Les enjeux


La valorisation des thèses Enjeux scientifiques

Réappropriation de la recherche par les chercheurs

Diffusion des connaissances Enjeux académiques

Valorisation des institutions Enjeux professionnels et personnels

Valorisation du chercheur


Valeur ajoutée du numériqueEnjeux techniques Rapidité de diffusion Conservation assurée:

Pérennité du format Condition : respect des normes et des formats Sauvegarde par la copie

Multimédias Navigabilité et lisibilité du document

Structuration du contenu Hypertextualité

Métadonnées complètes extraites directement du document


Amélioration du signalementEnjeux documentaires et scientométriques

Métadonnées conformes aux normes du web Chiffres disponibles :

thèses papiers consultées une fois tous les 10 ans en moyenne

TEL : plus de 1000 téléchargements par jour Collection Pastel : une thèse téléchargée 8 fois par

mois Un signalement local et international plus de consultation = plus de visibilité = plus

de citations


Fin (partielle) du papierEnjeux économiques et écologiques

Gain de temps Economies financières pour les labos et

les doctorants Dématérialisation du circuit : un circuit plus

léger


Diminution du plagiat

« Plus un document est diffusé, moins il est plagié »

Prise de conscience du problème et réactions Blog Archéologie du "copier-coller"

Le copier-coller, une aide au chercheur et à la citation

Chartes anti plagiat Logiciels d’aide à la détection du plagiat

Copytracker, Article Checker, Compilatio, …


Autres publications

Pas d’antagonisme entre diffusion électronique et édition traditionnelle La thèse électronique est la version canonique Un ouvrage est toujours une version remaniée

Comment j'ai publié ma thèse : l'envers du décor Une vitrine pour l’imprimé

exemple http://www.ecrans.fr/Partagee-sur-le-net-une-BD-devient,11171.html

Culture des livres toujours présente


Autres publications

Se renseigner sur l’éditeurBien lire le contratContrat de cession des droits, 5 points obligatoires :

Durée Droits cédés et étendus = types d’utilisations autorisés on distingue reproduction représentation.

Pour reproduction, indiquer tous les supports (si un support n’est pas indiqué = interdit), quantité. Destination : l’usage qu’il sera fait de l’oeuvre Lieu : à quel pays se limite la cession des droits Rémunération

Négocier avec l’éditeur afin de rendre votre thèse accessible sur InternetDébats et mises en garde sur des maisons d’édition qui démarchent à grande échelle les doctorants (Presses Académiques Francophones, Editions Universitaires Européennes, VDM Publishing…) :

Les Editions Universitaires Européennes : du stock de livres au stock d'auteurs (débat sur Fabula) Publier pour le CV (Blog histoires d’universités du Monde.fr) Publier sa thèse en ligne (magazine Affaires Universitaires - Canada) Mise en garde : VDM Verlag ou Éditions universitaires européennes (Presses de l’Université du Québec) Association des étudiants gradués de foresterie de l’Université Laval (AFOR)


Quelques limites quand même Raisons personnelles (sécurité…) Qualité de la thèse Thèse sous convention avec clause de confidentialité Si contrat de publication avec cession des droits

(thèse sur articles publiés, future publication) A vous de veiller à protéger VOS droits


Les aspects juridiques desthèses électroniques


Quelques bases et définitions Droit d’auteur

Tout document diffusé est protégé au maximum par défaut Droit patrimonial Droit moral

Ayant droit Copyright Licences (Creative commons)


Statut(s) juridique(s) de la thèse Une œuvre de l’esprit code de la propriété

intellectuelle , DADVSI, HADOPI Un travail scientifique code de la recherche Un diplôme code de l’éducation Un document administratif CADA, CNIL Parfois avec des extraits d’autres œuvres Parfois avec contrat ou convention brevet…


Le contenu de la thèse Création propre Articles publiés (voir contrat ou

SHERPA-RoMEO / Héloïse) Citations

Autorisée pour tout document publié 3 conditions : justification, indication des sources,

quantité raisonnable Paraphrases (citer sa source)


Le contenu de la thèse

Illustrations : droits de diffusion nécessaires Visuelles (images, tableaux, etc..) Musiques et sons Spectacle Audiovisuelles et cinématographiques

Raisonnement à adopter quand on utilise un contenu ? Si c’est une œuvre, si elle est protégée, voir si l’utilisation qu’on

veut en faire relève d’une des exceptions… Sinon pas d’utilisation possible sans accord de l’auteur ou licence CC

Pour obtenir les droits Négociations avec auteur ou ayant-droit Négociation avec intermédiaire détenteur des droits cédés par

l’auteur Négociation avec société de gestion collective (SACEM, CFC,


Accord « Audiovisuel, œuvres cinématographiques » (PROCIREP)

Accord sur l'utilisation des oeuvres cinématographiques et audiovisuelles à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche

Diffusion sur internet d'extraits d'œuvres inclus dans des thèses Sans démarche particulière par les établissements ou les

personnels Extraits d’enregistrements musicaux : < 30 secondes, < au

dixième de la durée totale de l'œuvre intégrale Extraits d’œuvres audiovisuelles ou cinématographiques : <

6mn, < dixième de la durée totale de l'œuvre intégrale Durée totale des extraits d’une même œuvre < 15 % de la durée

totale de l'œuvre


Accord « œuvres musicales » (SACEM) Accord sur l'interprétation vivante d'oeuvres musicales, l'utilisatio

n d'enregistrements sonores d'oeuvres musicales et l'utilisation de vidéo-musiques à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche

Diffusion sur internet d'extraits d'œuvres inclus dans des thèses Sans démarche particulière Extraits d’enregistrements musicaux ou de vidéo-

musiques : < 30s, < dixième de la durée totale de l'œuvre intégrale

Extraits d’œuvres audiovisuelles ou cinématographiques : < 6 mn, < dixième de la durée totale de l'œuvre intégrale

Durée totale des extraits d’une même oeuvre < 15 % de la durée totale de l'œuvre


Accord « livres, musique imprimée, périodiques, arts visuels » (CFC…) Utilisation des livres, de la musique imprimée, des publications périodiques et d

es œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche

http://media.education.gouv.fr/file/16/16/0/propriete_intellectuelle_213160.pdf

L'accord ne vise que les œuvres éditées sur support papier. Par exception, les œuvres des arts visuels, issues ou non d'une publication, peuvent être utilisées, qu'elles soient éditées sur support papier ou numérique.

Uniquement les oeuvres pour lesquelles les titulaires de droits d'auteur ont apporté leurs droits aux sociétés de gestion collective signataires de l'accord (centre français d'exploitation du droit de copie, société des éditeurs et auteurs de musique et société des arts visuels associés)

Pour s'assurer que l'œuvre entre bien dans le champ de l'accord, moteur de recherche: http://www.cfcopies.com/V2/cop/cop_ens_num_rep.php

Diffusion sur internet des thèses, à l'exception des thèses incorporant des œuvres ou des extraits d'œuvres de musique imprimés visées par le protocole, pour lesquelles l'autorisation préalable des ayants droit concernés est nécessaire


Accord « livres, musique imprimée, périodiques, arts visuels » (CFC…) Forme intégrale, la notion d’extrait étant

inopérante < 20 œuvres pour une thèse en ligne < 400 x 400 pixels et résolution de 72 DPI Diffusion sur internet à condition que les

extraits d'œuvres ne puissent pas être extraits du document et que l'auteur de la thèse n'ait pas conclu, avant la mise en ligne, un contrat d'édition


Conditions juridiques d’archivage Obligatoire pour toutes les thèses

Dans le cadre du dépôt légal Version conforme en tout point à la version

de soutenance Confidentialité garantie Conservation encadrée par le CINES


Conditions juridiques de diffusion sur internet Uniquement avec l’accord du doctorant Couvert par des documents de

contractualisation Gérée par l’établissement de soutenance Responsabilité juridique de l’auteur

Version « diminuée » à fournir si pas d’autorisation de diffusion des œuvres contenues

Conservation des droits à l’auteur


Conditions juridiques de diffusion restreinte Une thèse jugée non confidentielle est

communicable sur place à toute personne qui en fait la demande

Une thèse soumise à une clause de confidentialité ne pourra être diffusée, reproduite, communiquée pendant la durée de confidentialité La demande de confidentialité émane du doctorant ou de

son jury de soutenance Le responsable de l'établissement de soutenance décide

de la confidentialité d'une thèse et du délai de confidentialité

Comme toute thèse soutenue, elle est signalée sur theses.fr avec la mention de confidentialité et sa durée


Les creatives commonshttp://creativecommons.fr/

Une initiative de Lawrence Lessig Contrats types pour la mise à disposition

d’œuvres en ligne Exemples :

Paternité, pas de modification Paternité, pas d’utilisation commerciale, pas de

modification A insérer dans votre document :

interface de sélection


L’UNS et le plagiat


L’UNS et le plagiat

L’UNS s’est dotée du logiciel Anti-plagiat Ephorus d’une charte anti-plagiat

Page « prévention du plagiat » http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/publication-theses/prevention-du-plagiat


Charte anti plagiat

Garantit la qualité des diplômes et la valeur des publications scientifiques des étudiants et enseignants/chercheurs de l’université

S’appuie sur des notions d’éthique : « Savoir inédit »« violation très grave de l’éthique universitaire »


Charte anti plagiat

• Article 1 : Définition « On plagie quand on ne cite pas l’auteur des sources que l’on utilise et

quand on ne met pas une citation entre guillemets »

• Article 2 : Circonstances aggravantes et rappel juridique« le fait de commettre un plagiat en vue d'obtenir indûment une note, un

diplôme ou un grade universitaire est une circonstance aggravant »

• Article 3 : Engagements« Les étudiants et les personnels s'engagent à citer, en respectant les

règles de l'art, les travaux qu'ils utilisent ou reproduisent partiellement. La méthodologie d'un travail universitaire, quel qu'il soit, implique que les emprunts soient clairement identifiés (guillemets) et que le nom de l’auteur et la source de l’extrait soient mentionnés »


Charte anti plagiat

Article 4 : sanctions

« Les manquements à la présente charte sont passibles de sanctions disciplinaires tant à l’égard des personnels que des étudiants. La procédure disciplinaire ne préjuge pas d'éventuelles poursuites judiciaires dans les cas où le plagiat est aussi caractérisé comme étant une contrefaçon »


Extrait de décision de conseil de discipline


Logiciel anti-plagiat à l’UNS

logiciel anti-plagiat Ephorus : Dépôt en ligne des devoirs, mémoires, thèses Comparaison avec Internet et l’ensemble des

documents déposés (y compris ceux des autres établissements utilisant Ephorus)


Comment éviter le plagiat dans le cadre de sa thèse Citer ses sources Paraphraser pour ne pas abuser de la

citation Pour aller plus loin :

http://www.bibliotheques.uqam.ca/infosphere/sciences_humaines/module7/citer.html


Le dispositif national et les choix de l’UNS


L’arrêté N°24 du 07/08/06

Relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses

Abroge l’arrêté du 25 septembre 1985 Le choix est laissé aux établissements :

dépôt papier ou électronique Le dépôt électronique devra se faire via

l’application STAR (ABES)


Le dépôt légal


Thèsespapier (dépôt légal)

Thèsesélectroniques (dépôt légal)

Thèses papier (dépôt légal)

Thèses microfichées

Thèsesmicrofichées

2005 2006 2007 …

Thèsesdiffusées sur Internet

Objectif


Thèsespapier (dépôt légal)

Thèsesélectroniques (dépôt légal)

Thèsesmicrofichées

2005 2006 2007 …

ThèsesDiffusées sur Internet

Succès du numérique

En 2013, le nombre de thèses déposées sous forme électronique dépasse celui des thèses déposées sous forme papier,


Nouveaux objectifs du dispositifdepuis 2010 augmenter le rayonnement scientifique des

établissements encadrant les travaux de doctorats

rationaliser les filières de signalement des thèses

faciliter l’accès au texte intégral quel que soit le support de la thèse

favoriser l’insertion professionnelle des jeunes chercheurs


Les applications nationales


Portail theses.fr


Portail theses.fr

Signale les sujets de thèses en préparation Signale les thèses dans leur version de soutenance,

tous supports (papier à partir du 1er semestre 2013) Donne accès au texte intégral des thèses soutenues

directement pour les thèses électroniques (lien vers le document en ligne sur le site de diffusion choisi par l’établissement)

par impression à la demande « version imprimée par l’ANRT » (exemples : http://www.theses.fr/2002IEPP0026, http://www.theses.fr/2005LIL30012)

par prêt entre bibliothèques


Portail theses.fr

A qui s’adresse theses.fr ?au monde académiqueaux doctorants pour leur mise en relation avec les entreprises (recherche de sujet, recherche d’emploi)aux acteurs économiques pour favoriser les transferts de technologie et le recrutement de jeunes docteurs



Signalement des Thèses en Préparation

STEP


L’application Step

Interface professionnelle Step Interface publique Portail Theses.fr « périmètre thèses en préparation »

Remplace le Fichier Central des Thèses, issu des bonnes pratiques en SHS

A l’UNS : sont concernées les écoles doctorales DESPEG et LASH

Généralisation progressive aux autres disciplines

Accès doctorant à Step


Votre accès Step

Votre fiche Step créée par le secrétariat ED Etat civil, adresse email institutionnelle Directeur de thèse, école doctorale, titre

vos identifiants d’accès transmis par email


Votre accès Step

http://step.theses.fr Pour mettre à jour ou compléter

vos coordonnées : adresse, email privé titre, mots clés et résumé, de votre thèse en

français et en anglais, si besoin validés par votre directeur de thèse

Données publiés instantanément sur theses.fr


StepAccès doctorant


Signalement des Thèses soutenues et Archivage

STAR


Star

Dépôt dans « Star » par l’établissement de la version électronique validée de la thèse et de ses métadonnées

Archivage au CINES Signalement sur le portail theses.fr et dans les

catalogues nationaux et internationaux Le cas échéant, à la demande de

l'établissement, envoi des métadonnées et/ou de la version de diffusion de la thèse vers les sites désignés par celui-ci


Star


Archivage pérenne

SignalementNotice de la thèse + lien au texte intégral

Catalogue local

Diffusion Internet

Moissonnage OAI métadonnées + lien au texte intégral

Etablissement

Plate-forme locale

theses.fr

Metadonnées+ fichiers

Format des documentsPDF ou XML ?Au choix de l’établissement

La structuration du texte en XML est mieux adaptée à l’édition scientifique mais nécessite un investissement matériel, humain et technique plus importantMise en ligne très rapide en PDF

XML PDF

Pérennité XML garantit la pérennité des données et l’indépendance vis-à-vis des fournisseurs informatiques

Garanties sur le format PDF renforcées par la disponibilité de son code source et par sa large utilisation

Temps de traitement 1 jour en moyenne < 1h

Préparation du document Oui Oui (moins lourd)

Infrastructure Plateforme de conversion Logiciel de conversion

Séquence le contenu et identifie les objets spécifiques

Oui (extraction automatique de métadonnées de gestion et de certaines métadonnées descriptives)

Non

Optimise la recherche d’information Oui (l’usager apprécie d’accéder directement à l’information recherchée plutôt que de devoir la parcourir entièrement

Non

Exportation vers d’autres formats Oui Non

G. Chave / M. Prudon - avril 2014

A l’UNS

Signalement / Catalogue Sudoc


SignalementCatalogue WorldcatBase européenne en libre accès, OpenGrey…


Diffusion sur Internet

Au choix de l’établissement A l’UNS :

mise en ligne de la version de diffusion de la thèse sur TEL visibilité label institutionnel retrait possible de TEL, uniquement dans le cadre du circuit

institutionnel à défaut diffusion sur l’intranet de l’université


TELCircuit institutionnel / auto-archivage


Valorisation par OAI-PMH

Accessible depuis le portail DART-Europe


Valorisation par référencement


Version dérivée

http://www.theses.fr/2012TOU20054

http://www.theses.fr/2011CLF20008



Le circuit de dépôtà l’UNS

Rappel

Le dépôt de la version intégrale de la thèse est obligatoire et conditionne la délivrance de l'attestation provisoire de réussite et du diplôme

depuis le 1er janvier 2013 Dépôt électronique La version de référence de la thèse est la version

électronique Les seuls exemplaires imprimés à fournir sont les

exemplaires de travail destinés aux membres du jury


Le circuit


J – env. 3 ans Jour J : Soutenance

Dépôt Validation scientifique

(Accord pour diffusion

Demande de modification

Refus de diffusion)

Formation des doctorants

Dépôt légal

Archivage pérenne au CINES

Diffusion (large ou restreinte)

Dépôt bis

Enregistrement définitif

Validationdu dépôt

Validation du dépôt bis

Procédure administrative

Recherche et rédaction

J – 1 mois J + 1 mois J + ? mois

Si dépôt non valide

SCD Encadrement

scientifique

Encadrement

administratif

Légende

Méta données

Signalement

Si demande de modifications

Déposer sa thèse

Dépôt électronique auprès du service des thèses de la BU sur rendez-vous

http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/publication-theses/procedure-de-depot


Déposer sa thèse

1 mois avant la soutenance (texte officiel)La version intégrale, y compris les annexes, au format PDF pour archivageEn un seul fichierSans mot de passe ni aucune autre protectionAvec table des matières cliquable et signetsValidée sur http://facile.cines.fr


Déposer sa thèse

La version diminuée pour diffusion, au format PDF, le cas échéantEn cas d’utilisation de documents soumis au droit d’auteur sans autorisation de diffusion du titulaire ou des ayant-droitsEn remplaçant les documents par leur référence et la mention « Diffusion non autorisée», ou le lien vers le texte intégral en cas de diffusion sur un autre site


Déposer sa thèse

Le formulaire « données complémentaires », en français et en anglais :Le titre de votre thèseLe sous-titre de votre thèseLes mots-clefsLe résumé (1700 caractères maximum)


Autres fichiers

Les fichiers de polices de caractères en cas d’utilisation de caractères spéciaux


Déposer sa thèse

Formulaire « Conformité de la version électronique et autorisation de diffusion »

Formulaire « Convention de diffusion d’une thèse sur Internet »


Déposer sa thèse

Dépôt validé siFichiers de thèse conformeFormulaires remplis et signés

attestation de dépôt électronique que la BU remettra directement à votre secrétariat d’ED


Après la soutenance

Lors de la soutenance le jury peut demander des modifications, notifiées sur le procès-verbal. Dans ce cas un deuxième dépôt électronique est obligatoire:Les fichiers corrigésLe formulaire « Conformité de la version électronique corrigée » Un nouveau dépôt non demandé par le jury ne sera pas accepté.


Consignes de rédaction et de conversion pdf

Déposer un fichier correct pour l’archivage et la diffusion


Rédiger sa thèse

La thèse peut être rédigée indifféremment avec Microsoft Word, OpenOffice/LibreOffice, Pages, en LateX, ou avec d'autres logiciels avant d’être convertie en PDF

Sous Word et OpenOffice/LibreOffice il est fortement recommandé d’utiliser une feuille de style

Créer des tables automatiques et cliquables (sommaire, tables des matières, index, table des illustrations…)

Choix de la mise en page Voir consignes de votre laboratoire

Bibliographie Voir formations ED et Urfist Traitement des images formations ED et Urfist


Page de titreInformations obligatoires Nom de l'établissement de soutenance, nom de l’école doctorale. Pour une

thèse en co-tutelle internationale, nom de chacun des établissements Unité de recherche Type de doctorat Champ disciplinaire Titre de la thèse (indexé systématiquement dans les catalogues) Prénoms (en minuscules) et NOMS (en majuscules) de l'auteur. D'abord le nom

patronymique, suivi éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Les deux noms sont indexés et interrogeables dans les catalogues et bases de signalement des thèses

Prénoms et noms du directeur de recherche Date de soutenance Composition du jury: Noms et prénoms, fonction, rôle au sein du jury

(rapporteur, président, etc.) des membres du jury La page de titre est la première page du document. Elle est comptabilisée dans

la pagination mais n'est pas numérotée


Conformité pour l’archivage pérennePour être archivé au CINES un fichier doit être valide et bien formé :Formats acceptés http://www.cines.fr/spip.php?rubrique256Test facile.cines.fr


Formats de fichiers pour l’archivage pérenne Formats acceptés

PDF JPG MP4 WAV …


Liste complète http://www.cines.fr/spip.php?rubrique256

http://facile.cines.fr

Vérifier la validité de votre document avec le service FACILE du CINES


Conversion pdf

de Word 95 à Word 2003 (PC) : PDFCreator (logiciel libre) : pdf non structuré, suppression des

liens hypertextes Sinon solution PDF-T-Maker (logiciel libre)

Complexe Installer Ghostscript (ne pas oublier le .exe) Installer une imprimante Postscript

Acrobat PDF pro (logiciel payant) – disponible à la BU A partir de Word 2007 (PC) :

L’éditeur PDF avec signets est intégré OpenOffice et LibreOffice

L’éditeur PDF avec signets est intégré Sur MAC :

Astuce : sauvegarder à partir de Preview app Latex : pdfTeX, GPL Ghostscript


Dans Word 2007

Ne pas oublier

D’intégrer les signets

D’intégrer les polices de caractères quand c’est possible D’indiquer la résolution des images en fonction de la

destination du PDF (bonne pour impression, moyenne pour diffusion électronique)

De relire et vérifier le fichier PDF produit


Ex : Word 2007

Corriger un fichier pdf défectueux


Outil en ligne, basé sur ghostscript, pour rendre conforme un fichier pdf

pdfstar.mines-paristech.fr/


Acrobat pro

2 méthodes Optimisation fichier enregistrer sous pdf optimisé Contrôle en amont options avancées


jPDFtweak (logiciel libre multiplateforme)


Solliciter l’expert du CINES


Ressources utiles

Mémo - Je publie, quels sont mes droits ? Du droit de citation sur l’internet (2009) Exception pédagogique : les accords Plagiat : http://www.bibliotheques.uqam.ca

/infosphere/sciences_humaines/module7/citer.html


Informations et contacts

Assistance Pôle « Publications en ligne » SCD-BU

[email protected] Services des thèses BU

Droit [email protected] Lettres [email protected] Sciences [email protected]

Informations http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/publication-theses

Formations et supports http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/aide-et-formation


Documents

Les thèses électroniques Ghislain Chave / Magalie Prudon Pôle « Publication en ligne » SCD-BU [email protected]@unice.fr / [email protected]