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SERVICE FINANCIER

Ce qu’il faut savoir…Laurent Clavel/Anton Uriel & Nicolas Hausheer – SF

Octobre 2016

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Les activités du Service Financier

Service financier

Comptabilité générale

Débiteurs

Fournisseurs

Note de frais

Fonds de tiers

Scannage

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- Lausanne- Genève- Neuchâtel- Fribourg- Sion- Bâle- Moyen Orient

Service Financier Les activités

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Activités principales

3Service Financier Les activités

La comptabilité générale procède au bouclement mensuel descomptes et effectue une clôture annuelle au 31 décembre de chaqueannée.

La comptabilité débiteurs vérifie la conformité des factures émises parL’EPFL ainsi que les factures inter-unités (entre les labos) et s’occupedu suivi des encaissements. (Hors Service Académique)

La comptabilité fournisseurs s’occupe d’enregistrer les factures reçuespar l’école, contrôle les informations (signatures) et effectue leur règlement.

La gestion des fonds suit les dépenses et les recettes de l’EPFL des projets et l’établissement de rapports financiers et la gestion des subsides.

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Environnement et contraintes du Service Financier

Environnement juridiqueDes loisDes ordonnancesDes règlementsDes directiveshttp://polylex.epfl.ch

Soutien techniqueDes supports informatiquesLe plan comptable - IPSASDes formulaireshttp://sf.epfl.ch/comptabilitegenerale

Des formations dédiées

ComptabilitéInfocentre

Notes de fraisH2020

http://sfp.epfl.ch/cours#faq-542425

3Service Financier L’environnement

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Définitions

4Service Financier Définitions

Débiteurs: Bénéficiaires de prestations, montants à encaisser par l’école (Ecolage, services, analyses)

Fournisseurs:Prestataires dont la facture est due par l’école (Livraisons, services, note de frais des collaborateurs)

Immobilisation:Une immobilisation est un bien durable qui sert de façon permanente à l'exploitation.

2016 2017 2018

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Définitions

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Centre Financier

Compte budgétaire

Fonds 0052-1

Compte budgétaire

Compte budgétaire

Centre Financier F0052

Service Financier Définitions

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http://sf.epfl.ch/plansynthetique

Plan Comptable Synthétique

Service Financier Plan comptable

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Fonds de tiers

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Un contrat:• Prestation• Deux partenaires• Dates de début et de fin• Montant• Signatures des parties Audit financier:

Vérifier la bonne utilisation des moyens alloués par le tiers, éviter les fraudes, les détournements, les erreurs.

Service Financier Fonds de tiers

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Fonds de tiers

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Les principaux bailleurs de fonds institutionnels (enregistrement au ReO):• FNS: Fonds national suisse• Nano-Tera: Programme Suisse de soutien à la recherche sur la

santé, la sécurité et l’environnement • PNR: Programmes nationaux de recherche • SytemsX:The Swiss Initiative in Systems BiologyBiologie systémique suisse à la pointe mondiale• SEFRI: Secrétariat d'Etat à la formation, à la recherche et à

l'innovation • PRN: Pôle de recherche national• CTI: Commission pour la technologie et l'innovation • CE: Commission européenne (FP7, H2020, etc.)

Les bailleurs de fonds de l’économie privée (enregistrement au ReO et TTO):• Fondations• Entreprise commerciales (pour les mandats TTO et pour le sponsoring

Polycontrat)• Personnes privées

Service Financier Fonds de tiersService Financier Fonds de tiers

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Activité de support

Fonds budgétaire de tiers

Provenance des fonds Attribution de l’EPFL Hors du périmètre de l’EPFL

Durée de vie Permanent Déterminé

Échéance Annuel Variable selon projet

Solde au 31 décembre de l’année en cours Non reporté Reporté

Contact Faculté (RFF) Services centraux (SF, REO, TTO)

Rapport financier Interne Externe

9Service Financier Activité de support

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Responsable Finance Faculté

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Responsable

Finance

Faculté

http://sf.epfl.ch/gestiondesfonds

Service Financier RFF

Faculté - VP -Présidence

Responsable

ENAC Laurent Gaillard

SB Françoise Jenny

IC René-Pierre Bonvin

STI Paul Sunderland

SV Sophie Viscolo

CDM Barbara Baumann

CDH Nicole Aghroum

VPAA Rossana Papaux

VPIV Natacha Putallaz

VPSI Séverine Jaques

Présidence Susan Killias

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CHEMINEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR

ENREGISTREMENT DANS SAP CONTRÔLES

Service FinancierStation 7

Infocentre

Envoi au SF

Traitement au SFContrôles et imputation comptable

Service Financier Cheminement de facture

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Le rythme du Service Financier

LU MA ME JE VE SA DI

MOIS

TYPE

1 2 3 4 5 6 7

PAIEMENTS

8 9 10 11 12 13 14BOUCLEMENT

MENSUEL PAIEMENTS

15 16 17 18 19 20 21

PAIEMENTS

22 23 24 25 26 27 28

DELAI ENVOI CARTES DE

CREDITS

PAIEMENTS(Rappels débiteurs)

29 30 31

12Service Financier Le rythme

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13Service Financier En résumé

• Paiements Fournisseurs et notes de frais: Chaque lundi(Entre 9 et 13 jours ouvrables)

• Bouclement mensuel: Délai de réception des pièces jusqu’au 5 du mois suivant, clôture pour le 10

• Carte de crédit: Délai de réception des pièces le 23 du mois suivant

• Rappels Débiteurs: le 25 du mois

• Clôture annuelle, selon calendrier spécifique

Exemple

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Transition vers un outil centralisé et un processus simplifié

Sésame > Finance > Facturation

Création de facture(Comptabilisation et envoi automatisés)

Validation simplifiée et accélérée

Suivi des factures émises et de leur paiement

Relance de l a validation des factures internes

Facturation débiteurs

Service Financier DébiteursService Financier

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Documentation

Service Financier Documentation

Tous les formulaires que vous envoyez au Service Financier (ordres de paiement,notes de frais, transferts internes, etc.) doivent être accompagnés de documentsqui confirment le montant à payer et le bénéficiaire. Sans cela, le service financier ne pourra malheureusement pas traiter votredemande.

Si vous êtes amenés à gérer des fonds au sein de votre unité, nous vousconseillons de suivre les formations internes complémentaires, proposées parles services centraux.

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Le site du Service Financier

http://sf.epfl.ch/

17Service Financier Le site

Une source d’informations…

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Le site du Service Financier

Service Financier Comptabilité en général

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Vos contacts au Service Financier

Service Financier Collaborateurs

Responsable des fondsThierry Crocoll

Gestion et reporting : budget, fonds de tiers Yolanda BühlmannAna Silva

Rapports financiers FNS, PNR, PRN-NCCR (via mySNF.ch)Giuseppa Mandrà

Rapports financiers CTI, OCS, R’Equip FNS, SER, COST, FP7 (ENAC-IC)Aline Cretin

Rapports financiers Nano-Tera.ch, SystemsX.ch , SER, COST, FP7 (SB et SV)Nicolas Hausheer

Rapports financiers SER, COST, FP7 et projets CE (STI)Patrizia Angelucci

Rapports financiers FP7, Microcity Neuchâtel, VPAA-CdMSteven Miller

Responsable de la comptabilité fournisseursLaurent Clavel

Recherches, questions d’ordre généralLaurent Clavel Anton Uriel

Recherches, questions d’ordre général & ImmobilisationsJenikov Justiniano Ana Henriques

Recherches, questions d’ordre généralBPR, traitement et données de base, boursesViviane MaireEmini AdelinaSipkar Razija BrkicStefania Tartaglia

Notes de Frais et Facture AirplusDominique Perrin

Cartes de crédit d’achat (Viseca)Haiat Lamnafaa Machlout-Veuthey Georges

Factures débiteursBouteiller Barbara Pascal SchweingruberPierre FournierThomas Gouget

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QQuestions?

DES QUESTIONS?

Service Financier Questions