L’archivage des mails - CR2PA | L'archivage manag© .L’archivage des mails ou Les utilisateurs

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  • Larchivage des mails

    ouLes utilisateurs face

    aux mails qui engagentlentreprise

    Livre blanc propos par le groupe de travail Archivage des mails du CR2PA.

    www.cr2pa.fr

    Pour en savoir plus, rendez-vous sur :

    (Accs aux membres du club)

  • Larchivage des mails soulve juste titre de

    nombreuses interrogations et fait lobjet de

    nombreuses publications et manifestations.

    Ce livre blanc restitue les premires rflexions et

    conclusions du Club des Responsables de Politiques

    et Projets dArchivage sur ce sujet majeur pour

    les entreprises. Lclairage donn ici est celui des

    utilisateurs et aborde la fois les enjeux, les bonnes

    pratiques et les rponses plus techniques. Il met en

    perspective lensemble du cycle de vie du mail.

    Le groupe de travail Archivage des mails du CR2PA

    poursuit ses travaux et invite les entreprises comme

    les offreurs de solutions approfondir lchange.

    Les personnes ayant contribu directement llaborationde ce livre blanc :

    Animateur du Groupe de travail et rdacteur : - Daniel Colas PSA Peugeot Citron daniel.colas@cr2pa.fr

    Membres du Groupe de travail : - David Azard TOTAL- Pierre-Vincent Bruys SAFRAN- Brigitte Cochon Air Liquide- Jean Delmas Autorit des Marchs Financiers- Cyrille de Turenne AREVA

    Contributions : - Anita Frieh Shearman & Sterling- Marie Laure Laffaire Cabinet Lexvia Avocats

    Livre blancsur larchivage des mails

    Dessins p. 5/6/10 raliss pour PSA Peugeot Citronpar Alain Hure, alain-ewa-hure@wanadoo.fr

  • P. 3

    Avant-propos - Il tait une fois 4

    0. Larchivage des mails, pourquoi y travailler ? 5

    1. Quels risques ne pas / ou mal archiver dans le processus mails ? 6

    2. Appliquer au mail le processus documentaire et darchivage ! 8

    3. Une indispensable implication de lauteur 11

    4. Dispositif de scurisation / partage et archivage des mails pour lEntreprise 13

    5. Des messages aux dirigeants, diteurs, utilisateurs, R2PA et DSI 16

    6. Conclusion et prochaines tapes 18

    Les personnes ayant contribu directement llaborationde ce livre blanc :

    Animateur du Groupe de travail et rdacteur : - Daniel Colas PSA Peugeot Citron daniel.colas@cr2pa.fr

    Membres du Groupe de travail : - David Azard TOTAL- Pierre-Vincent Bruys SAFRAN- Brigitte Cochon Air Liquide- Jean Delmas Autorit des Marchs Financiers- Cyrille de Turenne AREVA

    Contributions : - Anita Frieh Shearman & Sterling- Marie Laure Laffaire Cabinet Lexvia Avocats

    SOM

    MAI

    RE

  • P. 4

    Il tait une fois La Gnreuse , une Entreprise qui avait donn chacun de ses employs un pais bloc de papiers en-tte, ainsi que le tam-pon, pour attester que chaque papier, une fois rempli et envoy par lemploy, manait bien de lEntreprise.

    Au lieu de continuer passer par la proc-dure formelle de validation, de classement et envoi, les employs avaient pris coutume dchanger ces papiers sans modration. Ils avaient fini par les utiliser en toutes circons-tances, autant pour des grandes dcisions que pour des sujets courants, voire pour leurs usages personnels.

    Les courriers taient envoys par chacun directement, aussi bien entre collgues quavec lextrieur de La Gnreuse.

    Chacun se dbrouillait pour dtruire ou gar-der toutes ces copies de courriers, car linverse La Gnreuse ne ltait pas en matire de mobilier. Chaque employ ne dis-posait que dune toute petite armoire. Alors, chacun avait pris lhabitude de ramener et stocker au mieux chez soi ce qui dbor-dait. Et cela dbordait vite car les courriers taient nombreux et volumineux !

    Ceci tmoignait dune grande srnit de lemployeur, puisquil ne stait pas souci dorganiser la garde de tous ces envois ; il faisait probablement confiance chacun, pour garder la mmoire de ces courriers envoys et reus, au cas o une dispute in-terne ou externe surviendrait.

    Il y avait beaucoup dautres entreprises aux mmes pratiques, ce qui produisait un foisonnement de courriers qui faisaient le bonheur des Postiers, avec une croissance continue du trafic.

    Il y eut bien quelques alertes,vite minimises :

    - ces courriers nont pas de valeur !

    - Untel est parti, ses courriers avec lui, on retrouvera bien une copie chez les desti-nataires ; on demandait mme aux Four-nisseurs de gentiment fournir ce quon leur avait envoy,

    - on donnait des consignes contractuelles ou engageait des dpenses avec ces cour-riers, en se disant quelles seraient sre-ment rgularises ensuite dans des syst-mes officiels ,

    - des courriers partaient trop vite, pas tou-jours au bon destinataire ; on leur disait alors ne tenez pas compte, dtruisez !

    Le temps passa, et certains commencrent sinquiter :

    - ces courriers engagent bien La Gnreu-se, car il ny a pas dautre canal officiel la place,

    - dfaut doriginal, les disputes se rglent sur des copies de courriers : des grosses sommes sont en jeu,

    - comment savoir quoi La Gnreuse est engage, puisquelle nen possde pas de traces.

    Les Postiers proposrent de stocker la co-pie de tous les courriers passant entre leurs mains ; mais qui servirait ce gigantesque stock que chacun ne pourrait pas librement exploiter, puisque courriers professionnels et courriers privs sont mlangs, que les gens et les organisations changent de plus en plus souvent ?

    Devant ce dsordre qui devenait de plus en plus inquitant, un petit groupe mergea pour dire quil fallait rendre La Gnreu-se le contrle et la mmoire de son Cour-rier : ils se mirent rflchir et argumenter pour convaincre et organiser larchivage des courriers lectroniques !

    AVANT-PROPOS

  • P. 5

    0. Larchivage des mails, pourquoi y travailler ?La proccupation sur larchivage des mails au niveau de lEntreprise / de lOrganisation, bien que rcente, nest pas nouvelle.

    Des Editeurs, des Groupes de Travail, des instances normatives ont fait des propositions. Ils ont fait voluer la comprhension du sujet ; par exemple :- convaincre de la valeur juridique dun mail, mme sil nest pas intgre , original ,- organiser la dfense de lEntreprise face des attaques majeures (eDiscovery),-

    A notre connaissance, ils ont pris comme prsuppos : le phnomne mail est ce quil est, on ne peut pas larrter ; dveloppons des solutions qui permettent de sy retrouver dans cette masse

    Nous aussi, nous avons pens quil ntait plus possible dinterdire les mails !! Mais nous disons quil faut redonner du sens, du bon sens, lusage de cet outil.

    Au-del du stockage des mails organiser et scuriser pour lEntreprise ( 4), cest la matrise du processus mail complet qui est en jeu, un processus documentaire dabord, qui doit se ter-miner par larchivage des mails qui ont de la valeur pour lEntreprise, car ils constituent des crits qui lengagent ( 2).

    Nous pensons quil faut revenir vers lauteur / le destinataire du mail pour limpliquer dans la mise en vidence et la mise en valeur du courrier pour lEntreprise ( 3). Quil doit traiter ce courrier, ft-il lectronique, hauteur de lenjeu / des risques quil reprsente ( 1).

    Nos rflexions visent particulirement lutili-sateur nous le sommes tous -. Nous savons que les gestes pour traiter un mail (rdiger / envoyer / lire) sont si rapides et instinctifs quil faut imaginer des gardes fous et des aides trs oprationnels ( 3).

    Par exemple :- pourquoi ne pas alerter lutilisateur quand il a dans sa longue liste de diffusion un

    ou des destinataires externes lEntreprise ? (rpondre tous = diffuser sans savoir qui),

    - pourquoi partir toujours dun papier libre (le mail) dans un environnement personnel (la bote messagerie). Pourquoi ne pas rintroduire des formulaires prpars, changs depuis des espaces collaboratifs Mtiers ?

    Et si ncessaire, dans des cas fort enjeu, rintroduire des formalismes contraignants.

    Ce livre blanc sadresse tous les acteurs du processus mail ( 5). Tous sont impliqus dans leur fonction : 1. les dirigeants qui doivent reprendre la main et fixer les rgles du jeu qui manquent, 2. les diteurs de solutions logicielles qui doivent adapter leur offre pour faciliter

    le processus, 3. les utilisateurs qui doivent faire le petit plus pour lEntreprise, 4. les responsables de larchivage et ceux des SI qui doivent mettre en place un

    systme conjuguant aspects humains, rgles collectives et informatique.

  • P. 6

    1. Risques ne pas / mal archiver dans le processus mails ?

    Si lutilisation du mail dans les entreprises nest pas nouvelle, les risques lis une utilisation parfois abusive, ou, du moins, la prise de conscience de ces risques est plus tardive.

    Ces risques ne sont pas anodins et peuvent provoquer des dgts, parfois importants, en ter-mes dimage, de conformit lgale, daspects financiers ou concernant les affaires. Pas moins dune vingtaine de risques ont t identifis par notre Groupe de Travail, et les principaux sont pour le moins proccupants.

    Sans tenir ici un discours alarmiste, lnonc de ces risques est prendre comme un outil de sensibilisation efficace pour promouvoir des projets darchivage incluant les mails.

    Contestation dun mail engageantScnario : Un mail au contenu ambigu est reu par un fournisseur qui considre avoir affaire une

    commande ferme. Un contentieux prend forme entre la Socit mettrice du mail et le fournisseur. La socit est condamne payer la commande sur la foi du mail en parti-culier (commencement de preuve par crit).

    Impacts : Financiers : paiement de la commande et charges du procs Image : perte de crdibilit, mauvaise publicit suite laffaire,

    brouille avec le fournisseur

    Pistes : Larchivage des mails - dans des conditions aptes garantir son intgrit - est une

    premire rponse ce ris