26
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu instansi, perusahaan maupun bentukorganisasi yang lain, baik untukberkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (eksternal) maupun untuk berkomunikasi secara internal. Setiap halyang menyangkut kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat, sebagai contoh : surat edaran, surat keputusan, surat peraturan, surat perintah tugas, surat pendelegasian wewenang, surat undangan rapat, surat permohonan dan jenis-jenis surat lain yang berhubungan dengan kegiatan keorganisasian. Pada kenyataannya pengelolaan suratbukanlah suatu hal yang mudah. Pengelolaan dan efisiensi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual. Rendahnya efektifitas dan efisiensi sebagai akibat tingginya human error tersebut menjadi dasar pertimbangan dari pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan pemerintahan, salah satu diantaranya adalah di bidang administrasi tata naskah atau administrasi persuratan. Melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah, pemerintah menghimbau pada semua instansi pemerintah untuk menyusun tata naskah dinas elektronik (sistem informasi administrasi persuratan) masing-masing, yang mengacu pada panduan dalam peraturan tersebut.

Laporan Tugas Perancangan Sistem Surat Menyurat

Embed Size (px)

DESCRIPTION

PERANCANGAN SISTEM SURAT MENYURATKAMPUS SUTOPO POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN SURABAYA

Citation preview

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam

suatu instansi, perusahaan maupun bentukorganisasi yang lain, baik

untukberkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (eksternal) maupun

untuk berkomunikasi secara internal. Setiap halyang menyangkut kegiatan

organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat, sebagai

contoh : surat edaran, surat keputusan, surat peraturan, surat perintah tugas, surat

pendelegasian wewenang, surat undangan rapat, surat permohonan dan jenis-jenis

surat lain yang berhubungan dengan kegiatan keorganisasian.

Pada kenyataannya pengelolaan suratbukanlah suatu hal yang mudah.

Pengelolaan dan efisiensi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual.

Rendahnya efektifitas dan efisiensi sebagai akibat tingginya human error tersebut

menjadi dasar pertimbangan dari pemerintah untuk memanfaatkan teknologi

informasi dalam kegiatan pemerintahan, salah satu diantaranya adalah di bidang

administrasi tata naskah atau administrasi persuratan. Melalui Peraturan Menteri

Negara Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah, pemerintah menghimbau pada

semua instansi pemerintah untuk menyusun tata naskah dinas elektronik (sistem

informasi administrasi persuratan) masing-masing, yang mengacu pada panduan

dalam peraturan tersebut.

2

Kampus Sutopo Politeknik kesehatan Kementrian Kesehatan (Poltekkes

Kemenkes) Surabaya, juga tidak lepas dari himbauan tersebut, untuk menyusun

sistem informasi administrasi persuratan dilingkungan instansinya. Selain adanya

himbauan tersebut, Pimpinan Kampus Sutopo Poltekkes Surabaya juga

menghadapi kendala dalam disposisi surat, dimana surat-surat yang membutuhkan

disposisi dari pimpinan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan

disposisi karena ketidak beradaan pimpinan di kantor. Tuntutan tugas

mengakibatkan para pimpinan di Kampus Sutopo Poltekkes harus lebih sering

berada di lapangan daripada berada di kantor yang berakibat bertambah

panjangnya waktu untuk mendapatkan tanggapan dari pelaksana kegiatan dalam

isi surat yang bersangkutan.

Hal tersebut tentu saja menyulitkan staf administrasi yang menangani

persuratan di Kampus Sutopo Poltekkes untuk mendapatkan tanda tangan dari

pimpinan untuk surat-sura tyang membutuhkan disposisi, karena harus menunggu

pimpinan berada di kantor. Surat-surat yang membutuhkan disposisi akhirnya

mengalami penundaan untuk ditindaklanjuti sehingga terlambat diterima oleh staf

yang menerima disposisi.

Pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola surat disinyalir dapat

membantu kinerja staf administrasi dalam pengelolaan surat melalui pencatatan

dan penomoran otomatis, penyimpanan pada database dan juga mempersiapkan

surat balasan.data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu

untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang diangkat dalam penulisan laporan ini adalah proses

perancangan sistem surat menyurat di Kampus Sutopo Politeknik kesehatan

Kementrian Kesehatan (Poltekkes Kemenkes) Surabaya .

1.3 Tujuan dan Manfaat

Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka

adapun tujuan dari Perancangan Sistem ini adalah:

1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih

berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada

satu tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar.

2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan sistem informasi berbentuk

aplikasi

3. Sebagai pembelajaran pengolahan database

4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat

yang masuk atau pun surat yang keluar.

Sedangkan manfaat dari pembuatan Perancangan Sistem ini adalah :

1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan sistem informasi

berbentuk aplikasi

2. Dapat menambah pengetahuan dalam pengolahan database

3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja.

4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi

kerja mengalami peningkatan.

4

BAB II

HASIL ANALISA DAN PEMBAHASAN

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Tidak semua data yang mengalir dapat diolah dan digunakan sebagai

bahan pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Oleh karena

itu ,dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola data yang sedang mengalir

didalam dan diluar lingkungan organisasi. Sistem itu harus dirancang sedemikian

rupa agar dapat menentukan validitas data yang berasal dari berbagai sumber

seperti konsumen, pesaing, supplier, media,pemerintah, internet, lembaga atau

kelompok lain dan internal organisasi.

Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu

sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data,

memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain,

Sistem Informasi

merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan

teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung

pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya

perusahaan(Sutedjo 2006 : 13).

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat

didalamnya

Yaitu terdiri dari blok masukan, blok model ,blok keluaran, blok teknologi, blok

basisdata, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut(Jogiyanto,2005:

15):

5

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi

terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur,logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan alat komunikasi yang berisi

informasi baiktertulis maupun bergambar yang hendakdisampaikan kepada

pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal

kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.

3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua

pemakai sistem.

4. Blok Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi yang

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus adabersama-sama dan membentuk satu

kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponensurat memerlukan metode

pengarsipan yangbaik, orang-orang yang ahli serta peralatan yang memadai.

Keberadaan pengarsipan yang baik menunjukkan aktivitas organisasi yang efektif

dan efisien. Arsip akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat

sekaligus pengawas berbagai kegiatan organisasi.

6

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual sangat tergantung pada

subyeknya yaitu manusia, sehingga tingkat keberhasilannya pun tergantung pada

manusia. Hal tersebut menyebabkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan

secaramanual rentan terhadap terjadinya humanerror. Human error

mengakibatkan rendahnya efektifitas dan efisiensi dari kegiatan-kegiatan yang

dilakukan secara manual. Semakin tinggi human error maka semakin rendah

efektifitas

Sistem informasi tersebut juga diharapkan mengurangi penggunaan kertas,

terutama untuk surat-surat yang dikirimkan melalui e-mail, sehingga lebih hemat

biayadan mendukung pelestarian lingkungan yang selalu didengung-dengungkan

oleh pemerintah. Para pengguna sistem informasiini bisa mengaksesnya melalui

device(notebook, tablet PC atau smartphone) yangterhubung dengan internet, juga

mendapatkan pemberitahuan melalui e-maildengan memanfaatkan aplikasi push

e-mailclient di smartphone masing-masing.

2.2 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukankepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36).

Sedangkan menurut Gie(2000 : 15), surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau

bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu ingatannya. Surat bersifat praktis yang artinya

dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya

dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengiriman nya murah.

7

Menurut Silmi (2002 : 12) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang

digunakan untuk mengadakan komunikasi secaratertulis. Surat merupakan

jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dan orang lain. Karena

sifat nya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat

tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana

dan teratur.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

surat adalah atau penyelesaian surat, yang ditulis secarajelas pada lembar

disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan

dengan naskah atau surat dinas yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan.

Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan

bidang keahlian atau kewenangannya. Disposisi,yang merupakan bagian dari

pengelolaan tata naskah dinas, di Kampus Sutopo Poltekkes adalah tugas dan

tanggung jawab dari Bagian Administrasi Kantor Tata Usaha. Namun demikian

wewenang untuk memberikan disposisi tetap dimiliki oleh masing-masing pejabat

dari dinas atau biro yang menjaditujuan surat.

Alur disposisi memiliki hubungan yang tidak terpisahkan dengan alur

pengarsipan surat masuk. Proses pengarsipan surat masuk di Kampus Sutopo

Poltekkes dimulai ketika surat pertama kali diterima oleh front desk atau

resepsionis. Oleh petugas di front desk, semua surat masuk diteruskan ke Bagian

Administrasi kantor tata Usaha terlebih dahulu. Pada Bagian Administrasi, surat

diserahkan kepada staf yang bertanggung jawab di bidang tata naskah dinas.

8

Staf administrasi persuratan kemudian melakukan pencatatan di Buku

Agenda Surat Masuk. Hal-hal yang dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk

adalah (Herijanto, 1994: 23) :

1. Nomor agenda.

2. Tanggal penerimaan surat.

3. Nomor, tanggal dan perihal surat.

4. Tujuan surat.

5. Pengirim surat.

Setelah melakukan pencatatan, staf administrasi persuratan kemudian

membuat salinan surat dan mendokumentasikan surat dalam arsip, sedangkan

salinan surat diteruskan ke tujuan disertai dengan lembar disposisi melalui kurir

atau caraka. Lembar disposisi berisi sifat surat (biasa, segera, perlu perhatian

khusus dan perhatikan batas waktu), penerima disposisi dan tanggapan. Lembar

disposisi ini akan selalu menyertai surat hingga ke tangan penerima terakhir.

2.2.1 Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain

kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi

tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan.

Menurut Wursanto (1991 : 110) surat masuk adalah semua jenis surat yang

diterima dari organisasi/ instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui

pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan

mempergunakan buku pengiriman.

9

2.2.2 Surat Keluar

Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/ instansi

yang ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri.

Menurut Wursanto (1991 : 144) surat keluar adalah surat yang sudah

lengkap(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telahdi tanda tangani oleh

berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan

kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Menurut Widjaja (1990 : 42) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan

oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/ perorangan diluar

organisasi tersebut.

2.2.3 Disposisi Surat

Disposisi menjadi kegiatan opsional setelah pendistribusian surat, dimana

langkah-langkah pendistribusian surat adalah menyampaikan surat-surat ke alamat

yang dituju, mengklasifikasikan surat dengan menyusun berdasarkan tingkat

kepentingannya dan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat

dengan menyertakan lembar disposisi (Herijanto,1994 : 51).

Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian)

terhadap suatu urusan atau surat masuk (Vironica dan Sukadi, 2014 : 35).

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan Surat

bersama lembar disposisi diantarkan oleh kurir ke dinas atau biro yang dituju.

Kemudian apabila diperlukan pejabat yang berwenang dapat melakukan disposisi

lanjutan kepada bawahannya hingga surat sampai ke tangan pelaksana untuk

10

ditindaklanjuti. Setelah surat ditindaklanjuti,maka pelaksana akan memberikan

laporan kepada pimpinan yang telah memberikan disposisi.

2.3 Metode Pengembangan Sistem

Penelitian ini menggunakan metode pengembangan Sekuel Linear. Model

ini juga disebut dengan “siklus kehidupan klasik”atau “model air terjun

(waterfall)”, dimana sekuel linier mengusulkan sebuah pendekatan pengembangan

perangkat lunak yang sistematik.

Menurut Pressman (2002 : 38), model waterfall adalah model klasik yang

bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini

sebenarnya adalah“Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan

“classic life cycle” atau model waterfall.

Gambar 2.1. Model Sekuel Linear

11

2.4 Analisis

Sistem yang berjalan di Kampus Sutopo Poltekkes saat ini masih

dilakukan secara manual,dimana surat secara fisik didistribusikan melalui bantuan

kurir. Sistem yang diusulkan adalah sistem yang terkomputerisasi berbasis web

yang lebih mudah digunakan,lebih cepat, lebih fleksibel, memiliki integritas data

yang terjaga dan tidak membutuhkan tempat arsip yang luas.

2.5 Desain

Perancangan suatu sistem membutuhkan adanya teknik-teknik penyusunan

sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam

sistem tersebut. Teknik-teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah

DataFlow Diagram (DFD) dan Entity Relation Diagram (ERD).

2.5.1 Diagram Konteks

Diagram konteks menunjukkan hubungan antara sistem informasi dengan

penggunanya yaitu petugas operator, pimpinan dan staf pelaksana. Diagram

konteks dari sistem yang diusulkan dapat dilihat di bawah ini :

12

Gambar 2.2. Diagram Konteks

2.5.2 DFD level 1

DFD Level 1 terdiri dari proses login,pengolahan data master, pengolahan

datasurat dan pengaturan profil. DFD Level 1 dari sistem yang diusulkan dapat

dilihat di bawah ini :

13

Gambar 2.3. DFD Level 1

14

2.5.3 DFD level 2

DFD Level 2 Proses 3 merupakanPengolahan Data Surat terdiri daripengolahan

surat masuk dan disposisi.DFD Level 2 Proses 3 dari sistem yangdiusulkan dapat

dilihat di bawah ini :

Gambar 2.4. DFD Level 2

15

2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan model jaringan datayang menekankan pada struktur-strukturdan

relationship data. Dalam penelitian iniERD akan menunjukkan hubungan

antarentitas pada Sistem Informasi DisposisiSurat yang nantinya digunakan

untukperancangan basis data. ERD darisistem yang diusulkan dapat dilihat

dibawah ini :

Gambar 2.5. ERD

16

2.5.5 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data dalam penelitianini meliputi perancangan data

yangterhubung menggunakan skema relasidan perancangan struktur tabel

untukmenggambarkannya.Skema relasi akan memberikan deskripsihubungan

logika antar data yangdigunakan dalam Sistem InformasiDisposisi Surat

sedangkan struktur table akan menjabarkannya dalam bentuktabel-tabel secara

detil. Skema relasiyang digunakan dalam Sistem InformasiDisposisi Surat

disajikan dalam gambar 8.surat yang terakhir diinput berada padaawal tabel.

Tampilan halaman daftar suratmasuk ditunjukkan pada gambar berikut :

17

Gambar 2.6. Skema Relasi

18

2.5.6 Desain Tabel

Desain table menggambarkan entityyang terdapat dalam database yang

digunakan pada aplikasi surat menyurat.

Tabel 1. Desain Tabel

19

2.6 Kode

Desain harus diterjemahkan dalambentuk mesin yang bisa di baca.

Langkahpembuatan kode melakukan tugas ini. Jikadesain dilakukan dengan cara

yang lengkap,pembuatan kode dapat diselesaikan secaramekanis.Hasil pembuatan

kode yang mengacupada perancangan sistem informasi berupaimplementasi

antarmuka Sistem InformasiDisposisi Surat, disajikan sebagai berikut :

2.6.1 Halaman Login

Login dengan username dan password menjadi metode pengamanan system

informasi dari pengguna yang tidak memiliki wewenang, sekaligus menjadi

metode pengenalan role dari user untuk menentukan wewenang dalam

menggunakan sistem informasi. Tampilan halaman login ditunjukkan pada

gambarberikut :

Gambar 2.7. Halaman Login

20

2.6.2 Halaman Daftar Surat Masuk

Halaman daftar surat masuk menampilkansurat-surat masuk yang telah diinput

olehsekretaris ke dalam Sistem InformasiDisposisi Surat, dalam bentuk tabel atau

list.Surat-surat masuk ditampilkan denganurutan sesuai dengan tanggal inputnya,

Gambar 2.8. Halaman Daftar Surat Masuk

2.6.3 Halaman Surat Masuk Baru

Halaman surat masuk baru berisi formuntuk menginput detail surat masuk

barutermasuk field untuk mengupload filesurat yang telah lebih dahulu

discansecara terpisah dari sistem informasi.

2.6.4 Halaman Surat Keluar

Halaman daftar surat keluar menampilkansurat-surat keluar yang telah diinput

olehsekretaris ke dalam Sistem InformasiDisposisi Surat, dalam bentuk tabel atau

list.Surat-surat keluar ditampilkan denganurutan sesuai dengan tanggal inputnya

21

Gambar 2.9. Halaman Surat Keluar

2.6.5 Halaman Data User

Pada menu Data User yang memiliki hak akses untuk menambah ataupun

merubah data pengguna hanya admin dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2.10. Halaman Data User

22

2.6.6 Halaman Arsip Surat

Pada Halaman Form ini ditujukan untuk penginputan letak penyimpanan /

pengarsipan surat. baik surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat pada

gambar berikut:

Gambar 2.11. Halaman Arsip Surat

2.6.7 Halaman Detail Disposisi

Halaman detail disposisi digunakan untuk salinannya beserta disposisi

diantarkan ketujuan oleh kurir. Setelah ada system informasi, surat dan

disposisinya dapat diakses dari mana saja selama terhubung dengan internet

sehingga meningkatkan kemudahan dan fleksibilitas dari orang-orang yang

memiliki kepentingan dengan surat menyurat.

23

2.8 Pembahasan

Sistem Informasi Disposisi Surat dirancang untuk memperbaiki

kekurangan pada proses pengarsipan dan disposisi surat di Kampus Sutopo

Poltekkes. Perancangan dilakukan dengan mempertimbangkan setiapkelemahan

dari sistem manual yaitu factor keamanan, efisiensi waktu, ruang dan biayaserta

fleksibilitas proses disposisi surat,dengan tujuan membuat perubahan yang

signifikan. Perubahan yang dimaksud yaitu perubahan dari manual menjadi

otomatis, perubahan dari analog menjadi digital dan perubahan dari lambat

menjadi cepat.

Perubahan dari manual menjadi otomatis berkaitan dengan metode

distribusi surat,sebelum adanya sistem informasi, surat atau kurangnya efisiensi

waktu, ruang danbiaya akibat distribusi surat secaralangsung, kebutuhan ruang

penyimpanan arsip dan penggandaan surat, sertakurang fleksibelnya proses

disposisi suratkarena harus menunggu kehadiranpimpinan di kantor.

Perubahan dari analog ke digital berkaitandengan metode pengarsipan

surat, dimanasebelum adanya sistem informasi, suratbeserta disposisinya

digandakan dandisimpan dalam filing cabinet yang membutuhkan tempat dalam

ruangan disetiap bagian. Setelah ada sistem informasi,semua arsip persuratan dan

disposisi ditempatkan dalam sistem database sehingga staf yang membutuhkan

data suratdapat mengakses sistem informasi untuk mencari info yang dicari.

Keamanan datasurat meningkat sehingga mengeliminir resiko kehilangan surat

yang berakibat fatalkarena isi surat tidak sampai ke pihak yangseharusnya

menerima.

24

Perubahan dari lambat menjadi cepatberkaitan dengan metode disposisi,

dimanasebelum adanya sistem informasi, disposisisurat harus menunggu

kehadiran pimpinan dikantor untuk menandatangani lembar disposisi dan

mendelegasikannya kepada staf pelaksana. Setelah ada sistem informasi,disposisi

dapat dilakukan oleh pimpinan segera setelah surat masuk diinput ke dalam sistem

informasi tanpa menunggu kehadiran pimpinan di kantor sehingga surat

dapatsegera ditanggapi dan ditindaklanjuti dengancepat.

Secara keseluruhan, adanya Sistem Informasi Disposisi Surat sangat

menguntungkan bagi Kampus Sutopo Poltekkes. Meningkatnya fleksibilitas,

keamanan, efisiensi biaya dan kecepatan tanggapan dan tindak lanjut terhadap

surat dan disposisinya menunjukkan bahwa Sistem Informasi Disposisi Surat

sangat diperlukan untuk diterapkan.

25

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem yang berjalan di Kampus Sutopo Poltekkes saat ini, belum

menggunakan sistem yang terkomputerisasi atau masih menggunakan sistem

manual. Kelemahan sistem manual yaitu tingkat keamanan yang rendah, Sistem

Informasi Disposisi Surat telah dirancang untuk memperbaiki kekurangan dari

sistem manual yang diterapkan saatini, dengan mempertimbangkan factor

keamanan, efisiensi waktu, ruang dan biaya serta fleksibilitas proses

disposisisurat.

Sistem Informasi Disposisi Surat initerbukti dapat digunakan untuk

membantu mempermudah pengelolaansurat di Kampus Sutopo Poltekkes. Sistem

ini meningkatkan keamanan karena hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah

terdaftar, dapat diakses dengan fleksibel karena bersifat on line, lebih mudah

dalam pencatatan surat masuk, lebihcepat dalam pencarian surat, dapat

menyimpan arsip surat secara digital kedalam database dan mampu menjadi

sarana untuk pemimpin dalam memberikan disposisi surat meskipun tidak berada

di kantor.

26

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Herijanto, Pudji. 1994. Modul Manajemen Kearsipan. Malang :Politeknik

Universitas BrawijayaMalang

Silmi, Sikka Mutiara. 2002. PanduanMenulis Surat Lengkap. Yogyakarta

:Absolut

Sutedjo, Budi. 2006. Perencanaan danPembangunan Sistem

Informasi.Yogyakarta :Andi

Vironica, Arie dan Sukadi, 2014.“Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat

Masuk Dan SuratKeluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan”.

SpeedJournal Volume 11 No 1, 34-41

Wursanto, H. 1991. Pembimbing Administrasi dan Surat-Menyurat.Yogyakarta :

Andi