LAPORAN TUGAS AKHIR

PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA KANTOR PUSAT PENELITIAN KELAPA SAWIT (PPKS) MEDAN

Diajukan Oleh:

RIAMA LESTARI SILABAN

NIM 1705092055

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN

2020

ii

KATA PENGANTAR

Salam sejahtera dan puji syukur yang patut penulis panjatkan kepada Tuhan

Yang Maha Esa karena hanya berkat dan hidayah-Nya penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat bagi mahasiswa

Program Diploma Tiga (D3) dalam menyelesaikan pendidikannya di Program

Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan.

Dalam meyelesaikan Tugas Akhir ini penulis mendapat dukungan moral

maupun materi dari banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Abdul Rahman, S.E., Ak., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga.

3. Bapak Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis.

4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis.

5. Erwinsyah, S., S.Si., M.Kom., Sekretaris Prodi Administrasi Bisnis.

6. Netty, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing TA 1 yang telah memberikan

bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyusun Tugas Akhir.

7. Faulina, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing TA 2 yang telah memberikan

bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyusun Tugas Akhir.

8. Seluruh staf dan pegawai pengajar Politeknik Negeri Medan Prodi

Administrasi Bisnis yang telah mengajar dan memberikan banyak ilmu kepada

penulis selama di bangku perkuliahan.

9. Seluruh staf dan pegawai PPKS Medan, karyawan dan pegawai Wisma Avros

Guest House seperti Ibu Rini, Pak Tumin, Kak Puja, Bang Riki, Kak Sari dan

khususnya Kak Suci Perwita Sari selaku penanggungjawab di tempat

pelaksanaan PKL.

10. Saudara/i yang selalu mendukung dan memberi semangat kepada penulis,

Ranto Silaban, Marolop Silaban, Dinda Silaban, Dewi Silaban dan Desima

Tambunan.

ii

11. Sahabat dan teman terkasih yang selalu memberi semangat kepada penulis,

Mega Tarigan, Nova Sinurat, Melva Saragih, Devry Purba dan PKK.

12. Teman-teman penulis di Administrasi Bisnis khususnya AB-6F.

13. Teristimewa kepada kedua orangtua, Bapak Tonggo Silaban dan Ibu Apulina

Sinurat yang selalu sabar memberi motivasi dan mendukung materi dan moral

kepada penulis.

Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa masih ada

kekurangan baik penulisan maupun isi karena keterbatasan kemampuan penulis.

Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan koreksi dan saran dari semua pihak

yang bertujuan untuk melengkapi laporan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan

menambahkan pengetahuan bagi pembaca.

Medan, Juli 2020

Penulis,

Riama Lestari Silaban

NIM 1705092055

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. v

ABSTRAK ............................................................................................................ vi

ABSTRACT ............................................................................................................ vii

BAB 1 PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ................................................................................ 2

1.3. Batasan Masalah................................................................................... 2

1.4. Tujuan Tugas Akhir ............................................................................. 2

1.5. Manfaat Tugas Akhir ........................................................................... 2

1.6. Sistematika Penulisan........................................................................... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 5

2.1. Kajian Pustaka ..................................................................................... 5

2.2. Landasan Teori .................................................................................... 6

2.2.1 Pengertian Surat ........................................................................ 6

2.2.2 Tujuan Surat .............................................................................. 7

2.2.3 Fungsi Surat .............................................................................. 7

2.2.4 Jenis dan Bentuk Surat .............................................................. 9

2.2.5 Sistem Penanganan Surat ........................................................ 14

2.2.6 Hambatan Penanganan Surat .................................................. 24

BAB 3 METODE PENELITIAN ....................................................................... 26

3.1 Rancangan Penelitian ........................................................................ 26

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................... 26

3.3 Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 27

3.4 Metode Analisis Data ........................................................................ 28

Halaman

iv

BAB 4 PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN ...................................... 29

4.1 Gambaran Umum Perusahaan .......................................................... 29

4.1.1 Sejarah Perusahaan .................................................................. 29

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ....................................................... 30

4.1.3 Makna Logo Perusahaan .......................................................... 31

4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan ............................................... 32

4.2 Pembahasan Penanganan Surat Masuk dan Keluar pada Kantor

PPKS Medan ..................................................................................... 33

4.2.1 Penanganan Surat Masuk Kantor PPKS Medan ...................... 33

4.2.2 Penanganan Surat Keluar Kantor PPKS Medan ...................... 40

4.2.3 Hambatan dan Kendala ........................................................... 44

4.3 Hasil Penelitian ................................................................................. 45

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 51

5.1 Simpulan ........................................................................................... 51

5.2 Saran .................................................................................................. 51

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Gambar bentuk lurus penuh ............................................................. 11

Gambar 2.2 Gambar bentuk lurus ....................................................................... 12

Gambar 2.3 Gambar bentuk setengah lurus ....................................................... 12

Gambar 2.4 Gambar bentuk lekuk ....................................................................... 13

Gambar 2.5 Gambar bentuk menggantung .......................................................... 14

Gambar 2.6 Gambar lipatan surat ........................................................................ 22

Gambar 4.1 Gambar gedung utama PPKS Medan .............................................. 28

Gambar 4.2 Gambar logo PPKS .......................................................................... 30

Gambar 4.3 Struktur organisasi PPKS Medan .................................................... 32

Gambar 4.4 Lembar kartu kendali ....................................................................... 33

Gambar 4.5 Prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali.................. 36

Gambar 4.6 Agenda surat masuk ......................................................................... 36

Gambar 4.7 Lembar disposisi .............................................................................. 38

Gambar 4.8 Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda .................. 38

Gambar 4.9 Penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali .................... 40

Gambar 4.10 Penanganan surat keluar biasa sistem kartu kendali ...................... 41

Gambar 4.11 Penanganan surat keluar rahasia sistem kartu kendali ................... 42

Gambar 4.12 Agenda surat keluar ....................................................................... 42

Gambar 4.13 Penanganan surat keluar sistem buku agenda ................................ 44

Halaman

vi

ABSTRAK

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisikan pesan yang

disampaikan oleh komunikator kepada komunikan, baik atas nama suatu

organisasi maupun pribadi. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui

praktik penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor PPKS Medan.

Penanganan surat yang baik dan tepat dibutuhkan dalam organisasi untuk

memperlancar kegiatan dan demi terjaganya kerahasiaan informasi yang

terkandung dalam surat.

Metode pengumpulan data yang digunakan, yaitu studi kepustakaan dan

studi lapangan dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara. Jenis

sumber data yaitu data primer dan data sekunder, dan teknik analisis data yang

digunakan adalah teknik analisis data deskriptif.

Hasil dari pembahasan yang dilakukan menunjukkan bahwa pengelolaan

surat bisnis yang ada di Kantor PPKS berbeda-beda berdasarkan identifikasi jenis

surat. Ada yang menggunakan sistem buku agenda berdasarkan identifikasi

kategori surat pribadi dan dinas, sedangkan untuk pengelolaan surat yang

menggunakan sistem kartu kendali yaitu identifikasi kategori surat penting, biasa

dan rahasia. Penanganan surat-surat tersebut sudah cukup baik tetapi kurang

optimal dikarenakan adanya kendala yang dialami ketika menangani surat antara

lain kurangnya koordinasi antara pimpinan dengan pegawai yang menangani dan

juga fasilitas yang kurang memadai misalnya ATK.

Kata kunci: Surat, Penanganan

vii

ABSTRACT

The letter is a written communication media with the message which

delivered by the communicator to the communicant, either on behalf of an

organization or private. The purpose of this study was to know how application

the handling of incoming and outgoing mail at PPKS Medan. The good and

proper handling is needed in the organization to expedite activities and to keep of

the confidentiality of information contained in the letter.

The method of collecting data used are literature study and field study with

observation and interviews techniques. It takes from primary and secondary data

source, with descriptive data analysis techniques.

As the discussion result, it shown that the handling of incoming and

outgoing letters, depend on the letter type. Some letter simply managed by use the

agenda book and then grouping based on private or business categories, while

another will managed with a control card system that sort as ordinary, important,

and confidential letter. The handling of letters is quite good but not optimal

because have obstacles when handling the letters, among others; lack of

coordination between leaders with employees who handle letters and also

inadequate facilities such as office stationery.

Keywords: letter, handling

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap organisasi yang dibentuk tentu memiliki visi yaitu tujuan atau target

dan disertai misi yaitu rencana kerja atau strategi yang disusun untuk dapat

mencapai tujuan dengan baik. Suatu organisasi dapat berupa perusahaan maupun

non perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan keorganisasian, administrasi

melingkupi hampir seluruh aspek didalamnya. Mulai dari pembentukan

organisasi, program kerjanya, bahkan hingga pembubaran organisasi tersebut.

Dalam hal ini administrasi berperan sebagai penyampaian informasi (komunikasi)

secara tertulis. Pada umumnya organisasi melakukan komunikasi tertulis melalui

surat yang dikirim ke dalam maupun ke luar organisasi sebagai bentuk

komunikasi formal.

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisikan pesan yang

disampaikan oleh komunikator kepada komunikan, baik atas nama suatu

organisasi maupun pribadi. Surat sudah digunakan sejak sebelum zaman teknologi

canggih dan hingga saat ini masih belum bisa dihapuskan dari kegiatan

administrasi keorganisasian maupun pribadi. Ketika seseorang mengirim surat

kepada penerima dan kemudian surat tersebut dibalas oleh penerima surat maka,

terjadilah kegiatan hubungan surat-menyurat yang biasa disebut korespondensi.

Dalam korespondensi ada kaidah-kaidah tertentu yang harus diikuti mulai dari

proses perencanaan penulisan surat hingga pengiriman surat dan yang nantinya

akan disimpan berdasarkan sistem penyimpanan yang diterapkan dalam

organisasi.

Semakin besar suatu organisasi tentu semakin banyak terjadi komunikasi

tertulis baik dengan internal maupun eksternal seperti dengan mitra kerja sehingga

semakin banyak surat masuk dan surat keluar yang harus ditangani dengan baik

untuk memperlancar kegiatan dan demi terjaganya kerahasiaan informasi dalam

organinsasi.

Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis memaparkan metode penanganan

surat masuk dan surat keluar yang ada di Kantor PPKS Medan, yaitu badan usaha

2

milik negara yang bergerak di bidang penelitian industri kelapa sawit. Dalam

rutinitasnya, Kantor PPKS Medan menjalin komunikasi surat menyurat dengan

unit usaha cabang dan juga banyak mitra kerja. Selama menjalani masa praktik

kerja lapangan, penulis melihat beberapa kendala yang dialami oleh pekerja dalam

menangani tingginya frekuensi surat masuk dan surat keluar setiap hari. Baik dari

kurangnya fasilitas yang memadai maupun kurangnya koordinasi antara pimpinan

dan bawahan yang menimbulkan kemacetan dalam menyelesaikan penangangan

suatu surat yang tentunya akan menimbulkan dampak buruk terhadap perusahaan

maupun pihak berkepentingan. Atas hal tersebut penulis tertarik untuk

memaparkan dan mengajukan masalah ini menjadi topik pembahasan dalam

Tugas Akhir berjudul “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada

Kantor PPKS Medan”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis membuat rumusan

masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor PPKS

Medan?

2. Apa saja hambatan dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada

Kantor PPKS Medan dan cara mengatasinya?

1.3 Batasan Masalah

Karena begitu luasnya cakupan kegiatan administrasi penanganan surat

masuk dan surat keluar di Kantor PPKS Medan, maka penulis membatasi

pembahasan masalah penanganan surat masuk adan surat keluar yang berperan

banyak dalam kegiatan bisnis di Kantor PPKS Medan.

1.4 Tujuan Tugas Akhir

Pembahasan topik tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui praktik

penanganan surat masuk dan surat keluar pada Kantor PPKS Medan untuk

selanjutnya ditinjau atau dipelajari berdasarkan sumber pustaka yang dimiliki

penulis.

3

1.5 Manfaat Tugas Akhir

Tugas akhir ini disusun berdasarkan prosedur kerja yang dibandingkan

dengan fakta yang terjadi di lapangan serta selanjutnya ditinjau kembali dengan

acuan beberapa sumber pustaka, sehingga diharapkan laporan ini dapat

memberikan manfaat yang baik bagi semua pihak yang terlibat, sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Sebagai acuan untuk dapat memperkaya dan memperluas wawasan mengenai

perkembangan metode penanganan surat masuk dan surat keluar di dunia kerja

sesungguhnya.

2. Bagi Politeknik Negeri Medan

Sebagai informasi atau referensi terapan ilmu pengetahuan tentang penanganan

surat di dunia kerja yang ada saat ini.

3. Bagi Perusahaan

Untuk mengingatkan kembali betapa pentingnya penanganan surat masuk dan

keluar di perusahaan ini, sehingga menempatkan sumber daya manusia yang

terampil sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.

4. Bagi Masyarakat

Laporan Tugas Akhir ini dapat digunakan sebagai referensi dan sumber

informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini disusun berdasarkan panduan sistematika

penulisan yang sudah dianjurkan. Dengan maksud supaya laporan ini terarah dan

mampu menyampaikan maksud dan isi dari setiap bab yang ada di dalamnya.

Sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari:

Bab 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir, dan sistematika

penulisan.

Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menguraikan tentang kajian pustaka yang bersumber dari

penelitian terdahulu dan landasan teori yang terdiri dari pengertian surat,

tujuan surat, fungsi surat, jenis dan bentuk surat, sistem penanganan surat,

4

hambatan pengelolaan surat, dan teori mengenai penanganan surat masuk

dan surat keluar.

Bab 3 METODE PENELITIAN

Bab ini menguraikan tentang rancangan penelitian, tempat dan waktu

penelitian, jenis dan sumber data, dan metode analisis data yang digunakan

oleh penulis dalam penyajian data.

Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, diantaranya:

sejarah berdirinya perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo dan

maknanya, struktur organisasi, dan standar operasional kerja dalam

penanganan surat masuk dan keluar pada Kantor PPKS Medan serta

pembahasan dari hasil penelitian yang dilakukan.

Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan

bab pembahasan yang dapat diberikan oleh penulis kepada Kantor PPKS

Medan yang diharapkan dapat membantu untuk meningkatkan kualitas

kerja khususnya dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada

perusahaan.