LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN 2015 - lab-arsitektur.ub.ac.idlab-arsitektur.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/12/Tinjauan... · JURUSAN ARSITEKTUR – FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN 2015 LABORATORIUM DESAIN PEMUKIMAN DAN KOTA

TAHUN 2016

JURUSAN ARSITEKTUR – FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Visi “Menjadi laboratorium terdepan dalam pengembangan keilmuan Desain

Permukiman dan Kota yang berkelanjutan di bidang pengajaran, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dalam lingkup Asia Tenggara pada tahun 2020.”

Misi 1. Sebagai wahana pembelajaran di bidang Desain Permukiman dan Kota pada

tataran bentuk, konsep dan filosofi untuk meningkatkan kualitas keberhidupan

manusia, lingkungan alam dan lingkungan binaan yang berkelanjutan.

2. Memberi pelayanan akademik dalam bidang ilmu Desain Permukiman dan Kota

serta menyelenggarakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada

masyarakat.

3. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan

bermanfaat bagi kehidupan bermasyarakat sesuai dengan keahlian Desain

Permukiman dan Kota dalam berkarya di lingkup Nasional.

Laporan Tinjauan Manajemen LABORATORIUM DESAIN PERMUKIMAN DAN KOTA 2015

LABORATORIUM DESAIN PERMUKIMAN DAN KOTA JURUSAN ARSITEKTUR Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : LABORATORIUM DESAIN PERMUKIMAN DAN KOTA 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggungjawab : Ir. Jenny Ernawati MSP., PhD. (Pimpinan Unit) 5. Koordinator Penyusun : Ir. Rinawati P. Handayani, MT. (MR Unit) 6. Anggota Penyusun : 1) Subhan Ramdlani, ST., MT. 2) Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT 3) Dr.Eng. Novi Sunu Giriwati, ST.,MT 4) Dr. Lisa Dwi W, ST, MT 5) Dr. Ir. Sri Utami, MT 6) Ir. Harini Subekti, M.Eng 7) Ir. Haru A. Razziati, MT 8) Beta Suryokusumo. ST.,MT 9) Ir. Damayanti Asikin, MT 10) M. Satya Adhitama, ST, MSc. 11) Iwan Wibisono, ST, MT 12) Ir. Jusuf Thojib., MSA 7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2015

Malang, Januari 2016 Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Ir. Jenny Ernawati MSP., PhD. NIP. 196212231988022001


ii LABORATORIUM DESAIN PERMUKIMAN DAN KOTA JURUSAN ARSITEKTUR Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1 II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 1 III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 2 IV. HASIL ............................................................................................................ 3

1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 3 2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 5 3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 6 4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................... 8 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................... 9 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 11 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 12 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 12

V. PENUTUP ..................................................................................................... 12



1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Desain Permukiman dan Kota jurusan Arsitektur Universitas

Brawijaya berdiri pada tahun 1983 dengan perubahan nama yang menyesuaikan kondisi

dan tuntutan perkuliahan Program studi Arsitektur (saat itu). Urutan perubahan nama

tersebut adalah sebagai berikut:

1983-1986 : Laboratorium Perencanaan (Ir. Totok Sugiarto)

1986-1991 : Studio Perencanaan (Ir. Nurachmad)

1991-1995 : Laboratorium Perencanaan

1995-1999 : Laboratorium Perencanaan (Studio Perencanaan Wilayah dan Kota)

1999-2003 : Laboratorium/Studio Kota dan Laboratorium/Studio Permukiman

2003-2007 : Laboratorium Perancangan Lingkungan Binaan

2007-2011 : Laboratorium Permukiman dan Kota

2011-2015 : Laboratorium Desain Permukiman dan Kota.

Ketika jurusan Arsitektur pindah ke Gedung Baru Arsitektur, laboratorium

permukiman dan kota secara koordinatif bekerjasama di bawah koordinasi Kelompok

Dosen Keahlian (KDK) Desain Lingkungan Bangunan yang merupakan kelompok dosen

dalam peminatan yang sama dan bertanggung jawab dalam pengelolaan kegiatan

pengajaran/perkuliahan laboratorium-laboratorium yang terkait. Sedangkan untuk

pengembangan kegiatan penelitian sepenuhnya menjadi tugas laboratorium. Pada tahun

2011, sejak KDK ditiadakan, laboratorium Permukiman dan Kota resmi berubah nama

menjadi Laboratorium Desain Permukiman dan Kota yang bertanggung jawab dalam

kegiatan penelitian, pengabdian, dan pengajaran bidang desain permukiman dan

perkotaan.

Setiap tahunnya laboratorium Desain Permukiman dan Kota berupaya

meningkatkan layanan pada mahasiswa melalui mekanisme perencanaan (plan),

pelaksanaan (Do), Evaluasi (Ceck), dan Tindak Lanjut (Act) secara terus menerus.

Komitmen ini dilakukan bersama-sama sebagai bagian upaya untuk mencapai visi dan

misi laboratorium.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Desain Permukiman dan Kota melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup

seperti yang dipersyaratkan, yaitu:


2 LABORATORIUM DESAIN PERMUKIMAN DAN KOTA JURUSAN ARSITEKTUR Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

1. Hasil audit yang telah dilakukan secara berkala dengan AIM UKPA Siklus setiap

tahunnya.

2. Umpan balik pelanggan, berupa evaluasi kepuasan pelanggan di setiap semester

di setiap mata kuliah layanan laboratorium. Hasil evaluasi terdapat pada kuisioner

yang diisi mahasiswa peserta mata kuliah wajib dan pilihan dari laboratorium. Dari

hasil evaluasi tersebut, dapat disusun hasil Indeks Kepuasan Mahasiswa (IKM)

sebagai capaian kepuasan layanan laboratorium

3. Kinerja proses bisnis, meliputi evaluasi capaian sasaran mutu dan capaian

program kerja dari target capaian program kerja laboratorium pertahunnya.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi berupa hambatan program

masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar

tidak terjadi lagi.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya berupa catatan yang perlu

mendapat perhatian pada tinjauan manajemen pada tahun sebelumnya.

6. Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manjemen Mutu (SMM)

Laboratorium Desain Permukiman dan Kota,baik internal maupun dari eksternal.

7. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manjemen Mutu (SMM) Laboratorium

Desain Permukiman dan Kota.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen 2015 dilakukan melalui evaluasi kinerja

laboratorium yang dilaksanakan pada tanggal 28 Januari 2016, sekaligus sebagai rapat

persiapan semester genap 2015/2016. Beberapa hal disepakati menyikapi program tata

kelola laboratorium bidang pengajaran, penelitian, keikutsertaan anggota laboratorium

dalam organisasi ilmiah internasional serta pengembangan SDM, Sarana dan Prasarana.

Metode evaluasi yang digunakan melalui diskusi internal membahas target capaian

masing-masing, capaian dan kendala/hambatan.



3

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Desain Permukiman dan Kota Tahun 2015

berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Audit internal Laboratorium Desain Permukiman dan Kota oleh PJM dalam rangka

AIM UKPA siklus 14 tahun 2015, dilakukan pada hari jum’at tanggal 13 November 2015,

yang berlangsung di Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FTUB. Sebagai ketua Auditor saat

itu adalah Prof. Dr. Ir. Agoes Soehardjono, MD.,MS dan Anang Sujoko, S.Sos., M.Si.,

DCOMM. sebagai anggota auditor. Hasil temuan audit saat itu dapat terlihat pada tabel

berikut :

Tabel 1.Hasil temuan Audit Internal Mutu siklus 14 tahun 2015

Laboratorium Desain permukiman dan Kota

NO SIKLUS

KATEGORI /

STATUS /

AUDITOR /

TGL AUDIT

BIDANG AUDIT URAIAN TEMUAN TINDAKAN PERBAIKAN TARGET

WAKTU VERIFIKASI

STATUS

AKHIR

1 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New /

ASM, ASJ /

13 Nov

2015

(IS-L-424) B. Persyaratan

SMM ISO 9001:2008 [424]

(Rekaman setiap

proses/layanan/kegiatan

meliputi tahap PDCA

:Perencanaan,pelaksanaan,

evaluasi

Belum ada rekaman tindaklanjut. Penyusunan MP evaluasi dan

tindak lanjut sebagai acuan

dokumen rekaman seperti apa

Open

2 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New /

ASM, ASJ /

13 Nov

2015

(IS-L-622a) B. Persyaratan

SMM ISO 9001:2008 [622a]

Sementara evaluasi dilakukan

oleh Jurusan kepada dosen,

sedangkan evaluasi terhadap

staf/SDM Lab belum

dilakukan/belum ada.

Penyempurnaan kuesioner

evaluasi dari pelanggan dosen

dan lainnya

Open

Tinjauan Manajemen 2015 (tanggal 28 Januari 2015)



3 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New /

ASM, ASJ /

13 Nov

2015


SMM ISO 9001:2008 [743]

Verifikasi dilakukan oleh Jurusan,

seharusnya mekanisme verifikasi

tetap melibatkaN Kepala Lab

sebagai pihak yang mengajukan

spesifikasi barang/jasa (untuk

memastikan kesesuaian

spesifikasi barang).

Penyempurnaan proses

verivikasi yang melibatkan lab

pada berita acara penyerahan

barang oleh fakultas

Open

4 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New /

ASM, ASJ /

13 Nov

2015


SMM ISO 9001:2008 [821]

Evaluasi dan tindaklanjut masih

terbatas pada dosen (belum

mencakup evaluasi dan

tindaklanjuti pada sarana-

prasarana--dimasukkan dalam

MP).

Klarifikasi kembali ke PJM

terkait pernyataan ini

Open

8 UKPA LAB

Siklus 3

KTS / Old /

RBE, YWE /

11 Nov

2014


SMM ISO 9001:2008 [743]

Sudah ada mekanisme verifikasi

hasil pengadaan barang, namun

belum terdokumentasi dengan

baik.

Dokumen verivikasi tersimpan

di bagian perlengkapan

Fakultas

Mekanisme

pengadaan dilakukan

oleh jurusan, verifikasi

dilakukan oleh jurusan

tetapi

belum terdokumentasi

dengan baik.

Open

(ASM / 13 Nov 2015)

11 UKPA LAB

Siklus 3

KTS / Old /

RBE, YWE /

11 Nov

2014

(WS-L-13) 1. Keberadaan

Website Unit Kerja [13]

Isi web belum bilingual Web Lab versi Bahasa

Inggris belum

seluruhnya terisi

(sebagian besar sudah

dilakukan).

Open

(ASM / 13 Nov 2015)

14 UKPA LAB

Siklus 3

KTS / Old /

RBE, YWE /

11 Nov

2014

(WS-L-42) 4. Layanan [42] Belum ada penjelasan tentang

mekanisme pengukuran IKM

penyusunan MP IKM Pengukuran sudah

dilakukan,

tetapi mekanisme

pengukuran IKM belum

tertulis dalam MP.

Open

(ASM / 13 Nov 2015)

Setelah adanya temuan, laboratorium memberikan klarifikasi pada hasil temuan.

Klarifikasi disampaikan tertulis dan dikirim by email. Klarifikasi diberikan setelah adanya

verifikasi. Beberapa verifikasi tidak dapat diberikan karena akan segera dilakukan

dengan rencana tindakan. Rencana tindakan akan dilakukan dengan memahami terlebih

dulu akar masalah. Rencana tindakan perbaikan dan rencana tindakan menghilangkan

akar masalah terlihat pada table berikut:

Tabel 2 Tabel Rencana Tindakan hasil temuan AIM UKPA Siklus 14 tahun 2015

Kategori

Temuan, Status Temuan, Nama

Auditor, Tanggal Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan

Perbaikan atas Temuan

Akar Penyebab Terjadinya

Temuan

Rencana Tindakan untuk

Menghilangkan Akar Penyebab

Temuan

Target Waktu Selesai

UKPA LAB Siklus 4

(IS-L-424) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

[424]

Belum ada rekaman tindaklanjut.(Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan meliputi tahap PDCA :Perencanaan,pelaksanaan, evaluasi)

Penyusunan MP evaluasi dan tindak lanjut sebagai acuan dokumen rekaman seperti apa

Belum adanya MP evaluasi dan tindak lanjut.

Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut PDCA.

UKPA LAB Siklus 4

(IS-L-622a) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

[622a]

Sementara evaluasi dilakukan oleh Jurusan kepada dosen, sedangkan evaluasi terhadap staf/SDM Lab belum dilakukan/belum ada.

Penyempurnaan kuesioner evaluasi dari pelanggan dosen dan lainnya

Belum adanya kuisioner evaluasi dari pelanggan dosen

Dibuat kuisioner Evaluasi dari pelanggan dosen

UKPA LAB Siklus 4

(IS-L-743) B.

Persyaratan SMM ISO 9001:2008

[743]

Verifikasi dilakukan oleh Jurusan, seharusnya mekanisme verifikasi tetap melibatkaN Kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang/jasa (untuk memastikan kesesuaian spesifikasi barang).

Penyempurnaan proses verivikasi yang melibatkan lab pada berita acara penyerahan barang oleh fakultas

Belum adanya mekanisme verifikasi yang melibatkan kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang.

Dibuat mekanisme verifikasi yang melibatkan Kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang

UKPA LAB Siklus 4


[821]

Evaluasi dan tindaklanjut masih terbatas pada dosen (belum mencakup evaluasi dan tindaklanjuti pada sarana-

prasarana--dimasukkan dalam MP).

Klarifikasi kembali ke PJM terkait pernyataan ini

Belum adanya MP evaluasi dan tindaklanjut pada sarana dan prasarana.

Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut pada sarana dan prasarana.



5

UKPA LAB Siklus 3


[743]

Sudah ada mekanisme verifikasi hasil pengadaan barang, namun belum terdokumentasi dengan baik.

Dokumen verifikasi tersimpan di bagian perlengkapan Fakultas

Dokumentasi verifikasi pengadaan barang terpusat di fakultas.

Dibuat dokumentasi pengadaan barang berdasarkan dokumen fakultas.

UKPA LAB Siklus

3

(WS-L-13) 1. Keberadaan Website Unit Kerja [13]

Isi web belum bilingual Penyempurnaan web

melibatkan PSIK Fakultas

Terkait dengan

Web Fakultas.

Dilakukan penyempurnaan

dengan melibatkan web Fakultas (PSIK)

UKPA LAB Siklus 3

(WS-L-42) 4. Layanan [42]

Belum ada penjelasan tentang mekanisme pengukuran IKM

penyusunan MP IKM Belum adanya MP IKM

Disusun MP IKM

Beberapa rencana tindakan tidak sepenuhnya dilakukan oleh Laboratorium, namun

bekerjasama dengan pihak jurusan semisal MP Pengadaan barang, dan serah terima,

serta dengan pihak PSIK Fakultas Teknik untuk penyempurnaan web secara bilingual.

Berikut Daftar hadir tim Auditor yang hadir saat AIM siklus 14 tahun 2015.

2. Hasil Audit Eksternal

Audit Eksternal laboratorium terakhir dilakukan ketika berlangsung proses

Akreditasi BAN PT terhadap jurusan pada tanggal 3-4 Februari 2015 oleh dua Auditor

Prof. Dr. Ir. Slamet Tri Sutomo, MS. (UNHAS) Dan Dr. Eng. Ahmad Sarwadi, M.Eng

(UGM). Proses Audit berlangsung di lantai 3 gedung Dekanat Fakultas Teknik UB dan

Gedung baru Jurusan Arsitektur.

Sebagai bagian dari unit kerja jurusan, laboratorium Desain Permukiman dan Kota

mendapat kesempatan untuk di audit layanan pendidikan (pengajaran) dan penelitian

meliputi hasil-hasil penelitain dan pengabdian yang telah dilakukan anggota

Daftar Hadir Aud it Internal

AIM UKPA th 2015

(tanggal 13 November 2015



laboratorium. Baik yang telah dipublikasikan dalam jurnal nasional maupun internasional.

Audit dilakukan terhadap 7 standar layanan akreditasi BAN PT. Hasil dari Audit,

menetapkan jurusan Arsitektur FTUB termasuk dalam kategori A.

3. Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik pelanggan diperoleh dari Evaluasi Kepuasan pelanggan dan

Masukan/keluhan Pelanggan yang telah direkam ditiap akhir semester. Secara umum

hasil evaluasi kepuasan pelanggan menunjukkan nilai cukup baik, meski belum optimal.

Berbagai layanan laboratorium direspon cukup bagus oleh mahasiswa, antara lain

dengan penyelenggaraan kuliah lapangan dan kuliah tamu oleh narasumber dari luar

kampus, baik akademisi atau praktisi. Sedangkan tingkat keluhan mahasiswa secara

teknis disebabkan oleh penyediaan sarana prasarana yang kadang mengalami kendala

dan porsi praktek perkuliahan di lapangan yang terkadang terkendala oleh jumlah

pertemuan terbatas dengan materi padat.

Analisis tingkat kepuasan pelanggan ini dilakukan dengan menghitung suara yang

masuk melalui kuisioner tertutup yang dibagikan pada saat Ujian Akhir Semester ditiap-

tiap angkatan. Kelebihan sistem kuisioner tertutup ini, selain tidak membutuhkan waktu

lama juga juga mudah direkap hasil kuisionernya. Kelemahannya, tidak dapat diketahui

alasan pasti dari jawaban kuisioner tanpa nama tersebut, mengingat jenis jawaban

menggunakan pilihan ganda.

Kunjungan Auditor /Asesor BAN PT

(tanggal 3-4 Februari 2015)



7

Untuk menampung penjelasan yang lebih lengkap, diadakan forum open talk, yang

menampung masukan dan keluhan pelanggan yaitu mahasiswa secara langsung pada

masing-masing matakuliah. Bentuk keluhan pelanggan secara umum dijelaskan pada

table berikut.

Tabel 3. Tabel aspek Keluhan Pelanggan laboratorium Desain Permukiman dan Kota

No. Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana) Status Akhir

1. Pengajaran/ Perkuliahan

Kadang kendala kerusakan sarana prasarana

Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut pada

sarana dan prasarana

2. Belum ada tindak lanjut dokumen hasil evaluasi pembelajaran


3. Penelitian Evaluasi keterlibatan mahasiswa dalam penelitian.

Dibuat kuisioner Evaluasi dari penelitian Dosen

4. Sarana dan prasarana

Belum ada dokomen verifikasi pengadaan barang di laboratorium


5. Mekanisme verifikasi spesifikasi barang

Dibuat mekanisme verifikasi yang melibatkan Kepala Lab sebagai pihak yang

mengajukan spesifikasi barang.

Evaluasi Kepuasan Pelanggan Laboratorium Desain Permukiman Dan Kota

25%

40%

24%

11%

TINGKAT KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN LABORATORIUM DESAN PERMUKIMAN DAN KOTA

Sangat Puas

Puas

Cukup puas

Belum puas



4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Kinerja dan evaluasi kinerja laboratorium meliputi evaluasi capaian sasaran mutu

(indikator kinerja) dan capaian program kerja dari target capaian program kerja

laboratorium pertahunnya. Berikut skor capaian dari program kerja 2015.

No. Program Kerja Skor

Capaian

A. Program Pengajaran

1. Penyelenggaraan perkuliahan wajib dan inti 100 %

2. Kelengkapan dokumen/monitoring perkuliahan (RPS, berita Acara, Nilai) 100 %

3. Penyelenggaraan Kuliah lapangan 100 %

B. Program Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

1. Penelitian dan Pengabdian Dosen 100 %

2. Data base Skripsi 100 %

3. Program Kreatifitas Mahasiswa 20 %

C. Program Tata kelola perkuliahan

1. Kuliah tamu 100 %

2. MoU dengan lab perkotaan lainnya. 100 %

3. Komunitas mahasiswa minat perkotaan 20 %

Dst.

Tidak terlaksananya program kreatifitas mahasiswa dan pembentukan komunitas

minat mahasiswa perkotaan, karena kurangnya hubungan secara berkesinambungan

dan terus menerus dengan peminat perkotaan dari awal masa perkuliahan hingga

semester 3, awal ditawarkannya perkuliahan laboratorium desain permukiman dan kota.

Indicator kinerja atau sasaran mutu dari penyelenggaraan bidang pengajaran,

penelitian dan pengabdian serta tata kelola perkuliahan, di tentukan dari base line tahun

sebelumnya. Masing-masing indicator kinerja atau sasaran mutu terlihat pada table

berikut.

Tabel 4. Sasaran Mutu atau indicator Kinerja laboratorium Desain Permukiman dan Kota

No. Sasaran Mutu atau Indikator

Kinerja

Baseline Target

Th.2015

Capaian

Th.2015

%

Capaian

1. Jumlah Penelitian Dosen 4 4 4 100%

2. Jumlah Pengabdian Dosen 3 3 3 100%

3. Jumlah Publikasi ilmiah 4 4 3 90%

4. Jumlah Keterlibatan mahasiswa 14 14 14 100%

5. Skripsi mahasiswa minat lab. 14 14 12 90%

6 Jumlah kuliah Tamu 1 1 1 100%

7 Jumlah kuliah lapangan 2 2 2 100%

Sasaran mutu atau indikator kinerja yang tidak tercapai disebabkan adanya

pengembangan SDM anggota laboratorium yang belum semuanya aktif meneliti.



9

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Daftar tindakan koreksi diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit,

evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Dari daftar yang sudah dibuat, maka

bisa ditetapkan rencana atau tindakan yang sudah dilakukan. Dapat ditetapkan pula

status dari tindakan koreksi tersebut. Yang tidak kalah penting dari penetapan status

tersebut adalah merumuskan tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak terjadi

lagi di masa mendatang. Daftar tindakan dapat dibuat dalam bentuk tabel berikut>

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Kadang kendala kerusakan sarana prasarana

Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut pada sarana dan prasarana

closed Evaluasi awal akhir semester

2. Belum ada tindak lanjut dokumen hasil evaluasi pembelajaran



3 Evaluasi keterlibatan mahasiswa dalam penelitian.

Dibuat kuisioner Evaluasi dari penelitian Dosen


4 Belum ada dokomen verifikasi pengadaan barang di laboratorium


closed Evaluasi dokumen pengadaan

5 Mekanisme verifikasi spesifikasi barang

Dibuat mekanisme verifikasi yang melibatkan Kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang.

closed Evaluasi dokumen pengadaan

B. Evaluasi Kepuasan

1. Penyelenggaraan Perkuliahan wajib dan inti

Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut PDCA perkuliahan


2. Sarana dan prasarana Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut pada sarana dan prasarana


3 Penyelenggaraan Kuliah tamu Evaluasi penyelenggaraan Kuliah tamu


4 Kendali Skripsi Evaluasi pengerjaan Skripsi closed Evaluasi awal akhir semester

C. Temuan Audit (termasuk yang

eksternal)

1. Belum ada rekaman tindaklanjut.(Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan meliputi tahap PDCA :Perencanaan,pelaksanaan, evaluasi)

Penyusunan MP evaluasi dan tindak lanjut sebagai acuan dokumen rekaman seperti apa

closed Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut PDCA.



2. Sementara evaluasi dilakukan oleh Jurusan kepada dosen, sedangkan evaluasi terhadap staf/SDM Lab belum dilakukan/belum ada.

Penyempurnaan kuesioner evaluasi dari pelanggan dosen dan lainnya

closed Dibuat kuisioner Evaluasi dari pelanggan dosen

3 Verifikasi dilakukan oleh Jurusan, seharusnya mekanisme verifikasi tetap melibatkaN Kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang/jasa (untuk memastikan kesesuaian spesifikasi barang).

Penyempurnaan proses verivikasi yang melibatkan lab pada berita acara penyerahan barang oleh fakultas

closed Dibuat mekanisme verifikasi yang melibatkan Kepala Lab sebagai pihak yang mengajukan spesifikasi barang

4 Evaluasi dan tindaklanjut masih terbatas pada dosen (belum mencakup evaluasi dan tindaklanjuti pada sarana-prasarana--dimasukkan dalam MP).

Klarifikasi kembali ke PJM terkait pernyataan ini

closed Dibuat MP Evaluasi dan tindak lanjut pada sarana dan prasarana.

5 Sudah ada mekanisme verifikasi hasil pengadaan barang, namun belum terdokumentasi dengan baik.

Dokumen verifikasi tersimpan di bagian perlengkapan Fakultas

closed Dibuat dokumentasi pengadaan barang berdasarkan dokumen fakultas.

6

Isi web belum bilingual Penyempurnaan web melibatkan PSIK Fakultas

closed

Dilakukan penyempurnaan dengan melibatkan web Fakultas (PSIK)

7 Belum ada penjelasan tentang mekanisme pengukuran IKM

penyusunan MP IKM closed Disusun MP IKM

D. Evaluasi Program Kerja

1. Penyelenggaraan perkuliahan wajib dan inti

Telah terselenggara closed Evaluasi tengah semester sesuai MP

2. Kelengkapan dokumen/monitoring perkuliahan (RPS, berita Acara, Nilai)

Telah terselenggara, peningkatan evaluasi


3 Penyelenggaraan Kuliah lapangan Telah terselenggara, perlu peningkatan


4 Penelitian dan Pengabdian Dosen Telah terselenggara, perlu evaluasi


5 Program Kreatifitas Mahasiswa Mempersiapkan sejak awal open Membuat rencana (plan)

6 Data base Skripsi Telah terselenggara, perlu peningkatan


7 Kuliah tamu Telah terselenggara perlu peningkatan


8 MoU dengan lab perkotaan lainnya.

Telah terselenggara closed -

9 Komunitas mahasiswa minat perkotaan

Mempersiapkan sejak awal open Membuat rencana (plan)

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. Jumlah Penelitian Dosen Evaluasi kinerja Penelitian closed Telah ada MP penelitian



11

2. Jumlah Pengabdian Dosen Evaluasi Kinerja pengabdian

closed Telah ada MP penelitian

3 Jumlah Publikasi ilmiah Evaluasi Kinerja SDM open Telah ada MP penelitian

4 Jumlah Keterlibatan mahasiswa Evaluasi Kinerja Penelitian/pengabdian

closed Telah ada MP penelitian/PKM

5 Skripsi mahasiswa minat lab. Evaluasi PDCA open MP DCA

6 Jumlah kuliah Tamu Evaluasi Kinerja closed Rencana Kerja

7 Jumlah kuliah lapangan Evaluasi Kinerja pengabdian

closed Rencana Kerja

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Rekomendasi-rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya,

diantaranya mengenai, MP Sarana prasarana, dan MP Tindak lanjut PDCA. Tindaklanjut

yang telah dilakukan yaitu dengan membuat MP Penelitian dan Pelaksanaan Skripsi,

serta pengajuan laboran ke Fakultas. MP Penelitian dan Pelaksanaan Skripsi telah ada,

sedangkan untuk pengajuan laboran ke Fakultas masih dalam tahap pengajuan.

No.

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

2 Menindaklanjut hasil audit

internal tahun

sebelumnya

Pengajaran/

perkuliahan


Dibuat Tinjauan

manjemen

Menganalisis dan

tindaklanjut umpan balik

pelanggan (evaluasi

kepuasan dan

penanganan keluhan)

Sarana dan

prasarana

Dibuat MP evaluasi dan Tindak lanjut Sarana prasarana

Membuat MP

evaluasi dan Tindak

lanjut Sarana

prasarana

Mengevaluasi kinerja dan

kesesuaian hasil (capaian

target rencana strategis,

program kerja, sasaran

mutu, dan kontrak

kinerja)

Penelitian

dan

pengabdian

Dibuat kuisioner Evaluasi dari pelanggan dosen

Membuat kuisioner Evaluasi dari pelanggan dosen

Melakukan tindakan

koreksi dan tindakan

pencegahan

IKM Penyusunan MP IKM

Menindaklanjut hasil

tinjauan manajemen

tahun sebelumnya

Membuat Tinjauan manajemen

dst



7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen dibagi menjadi dua,

yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Pengaruh dari lingkungan eksternal

meliputi adanya kritik dan saran untuk kemajuan Laboratorium Desain permukiman dan

kota yang kemudian dapat menciptakan perubahan ke arah yang lebih baik. Pengaruh

dari lingkungan internal seperti adanya evaluasi internal yang dapat menjadikan kinerja

SDM di dalam Laboratorium Desain permukiman dan kota menjadi lebih baik.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal berupa evaluasi

internal laboratorium yang dilakukan secara berkala. Saran dan masukan ini diharapkan

dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi. Sedangkan yang diperoleh

dari stakeholders eksternal melalui adanya keluhan dan masukan dalam forum dialog,

berupa peningkatan layanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan

masukan internal dan eksternal diharapkan dapat memberikan kritik dan saran yang

membangun untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi laboratorium

Desain Permukiman dan Kota.

V. PENUTUP

Dengan berbagai tinjauan manajemen dapat disimpulkan bahwa Laboratorium

Desain Permukiman dan Kota masih berupaya untuk terus memperbaiki kinerja agar

dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Terimakasih untuk pihak-pihak yang telah

ikut berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.

Documents

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN 2015 - lab-arsitektur.ub.ac.idlab-arsitektur.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/12/Tinjauan... · JURUSAN ARSITEKTUR – FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA