LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF …portal.psz.utm.my/.../stories/kualiti/dokumentasi/laporan/objkualiti/objq_BPM/janjun09.pdf · Perkara ini telah dibawa ke perhatian

Perpustakaan Sultanah Zanariah

Bahagian Perkhidmatan Maklumat

JANUARI - JUN 2009

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

CERTIFIED TO ISO 9001:2000CERT. NO. : AR 1405

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JANUARI-JUN 2009 UNIT PROMOSI

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Penambahbaikan

Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan

Buletin Perpustakaan diterbitkan mengikut jangkamasa yang ditetapkan iaitu setiap 3 bulan sekali (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember)

Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu:

i. Jilid 20, Bil.1, Jan-Mac 2009 (1,500 naskhah)

ii. Jilid 20, Bil.2, April-Jun 2009

Buletin yang siap telah diedarkan kepada semua warga UTM /jabatan di UTM dan edaran dalaman kepada pengunjung PSZ. Buletin Perpustakaan secara ‘online’ boleh terus diakses di portal PSZ.

Buletin kali ini lebih menumpukan kepada artikel dalam Bahasa Inggeris namun artikel dalam Bahasa Malaysia tetap dimuatkan.




Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan

Buku Panduan ’online’ adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ dan diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester.

Perancangan menyemak, mengedit dan menaip semula sebarang perubahan maklumat bermula dari bulan Mac sehingga Jun 2009 namun berhenti sementara disebabkan urusan rasmi yang tidak boleh dielakkan. Buku Panduan telah siap dicetak. Buku Panduan dalam kedua-dua versi dalam bentuk ‘pdf’ boleh diakses di portal PSZ.

Dari masa ke semasa kualiti isi kandungan artikel dalam Bahasa Inggeris disemak oleh 2 pustakawan lain supaya tiada kesilapan berlaku.




Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan

(i) Memastikan proses penghantaran Halaman Kandungan kepada

pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja untuk jurnal bercetak dan jurnal atas talian bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan.

Pencapaian penghantaran halaman kandungan : i) Jurnal bercetak :

< 7 hari = 4% > 7 hari = 60%

ii) Jurnal atas talian : <7 hari = 17% >7 hari = 19%

Objektif kualiti tidak dapat dicapai disebabkan oleh faktor seperti pertukaran staf baru serta staf yang terlibat memerlukan masa untuk menyesuaikan diri dengan tugasan baru. Perkara ini telah dibawa ke perhatian BPM dalam mesyuarat bahagian pada 21 April 2009. Perbincangan susulan bersama staf terlibat dibuat pada 23 April dan 8 Julai bagi memantau dan memastikan pencapaian pada Jul-Dis dapat dipenuhi. Perbandingan antara Jan-Jun 2008 & Jan-Jun 2009 adalah seperti berikut:

Jan-Jun 2008 Jan-Jun 2009 Bil. hari Cetak Atas

talian Cetak Atas

talian < 7 hari 100% 100% 4% 17% > 7 hari - - 60% 19%

Perbincangan susulan bersama staf terlibat dibuat pada 23 April dan 8 Julai bagi memantau dan memastikan pencapaian pada Jul-Dis dapat dipenuhi.

(ii) Memastikan

penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.

Jumlah pemohon Perkhidmatan Halaman Kandungan bagi bulan Januari-Jun 2009 adalah seramai 26 pemohon (21 orang pensyarah dan 5 badan korporat). Jumlah penghantaran Halaman Kandungan adalah sebanyak 315 mengikut kekerapan penerimaan jurnal (201 penghantaran Halaman Kandungan jurnal bercetak dan 114 penghantaran Halaman Kandungan jurnal atas talian). Peratusan akan dikira pada akhir setiap tahun. Rujuk Lampiran I. Perbandingan jumlah penghantaran Halaman Kandungan Jan-Jun 2008 dan Jan-Jun 2009 adalah seperti berikut :

Jan-Jun 08 Jan-Jun 09 Cetak 528 201 Atas talian 555 114 JUMLAH 1083 315

Semakan semula akan dilakukan ke atas objektif kualiti dengan mengambil kira jumlah halaman kandungan mengikut isu bagi setiap judul jurnal berdasarkan tempoh iaitu Januari-Jun dan Julai-Disember. Data yang lebih terperinci akan dapat dibentangkan untuk Julai-Dis 2009.

Lampiran 1

Bulan

Penerimaan Jurnal

Bercetak

Penghantaran Halaman Kandungan

Bil. Hari Memproses

Jumlah Penghantaran

Catatan

Januari 21.01.09

30.01.09 23.03.09 30.01.09

6 hari 40 hari 6 hari

11 10 19

Cetak (P) Cetak (K)

Atas talian Februari 23.02.09

07.05.09 23.03.09 19.03.09


7 2 8

Cetak (P) Cetak (K)

Atas talian Mac 25.03.09

07.05.09 22.04.09 10.04.09


4 6 8

Cetak (P) Cetak (K)

Atas talian April 21.0409

07.05.09 20.05.09 27.04.09


1 4 21

Cetak (P) Cetak (K)

Atas talian Mei 27.05.09 -

04.06.09 -

6 hari -

20 -

Atas talian Jun 26.06.09 10.07.09

10.07.09 10 hari 10 hari

156 38

Cetak Atas talian

Jumlah

315

*Cetak (P) = Pensyarah *Cetak (K) = Korporat

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT JANUARI-JUN 2009

UNIT RUNDING MAKLUMAT

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan

Penambahbaikan Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepada pelanggan dalam tempoh yang ditetapkan. i) PSZ Cawangan – 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh Unit Promosi ii) Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh Unit Runding Maklumat

Pencapaian bagi Januari – Jun 2009.

a) Tempoh Pembekalan ILL daripada :

i) ILL Dari PSZ Cawangan

ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan Singapura

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 55 93

> 5 hari 4 7 Jumlah 59

Bil.Hari Jumlah % capai = < 1 bulan 45 88 > 1 bulan 6 12 Jumlah 51

Bengkel Proses Kerja : Perkhidmatan Inter Library Loan URM telah diadakan pada 13 Mei 2009 dengan penambahbaikan melibatkan : i) Pembahagian proses kerja bagi

permohonan ILL daripada PSZSKD ke PSZ Cawangan atau permohonan PSZ Cawangan ke PSZSKD diselaraskan dan diuruskan oleh Unit Promosi di mana sebelum ini dilaksanakan oleh Unit Runding Maklumat.

ii) Kemaskini proses sediada dan pindaan objektif kualiti bagi no a(i) dan no a(ii).



iii) BLDSC

- 2 minggu hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh Unit Runding Maklumat

iii) ILL Dari BLDSC Jadual 1 : Jumlah permohonan bahan ke PSZ Cawangan Jadual 2 : Jumlah permohonan bahan ke Institusi Tempatan dan Singapura Jadual 3 : Jumlah permohonan bahan ke BLDSC Analisa permohonan mengikut kategori pengguna ke PSZ Cawangan, Institusi Tempatan dan BLDSC adalah sebanyak 220 permohonan. Pasca Ijazah adalah ketegori tertinggi sebanyak 155 permohonan (70 %) diikuti kepada staf akademik 41 permohonan (19%), pelajar sarjana muda sebanyak 15 permohonan (7%) dan staf bukan akademik iaitu 9 permohonan (4%) . (Jadual 4)

Bil.Hari Jumlah % capai = < 2 minggu

41 98

> 2 minggu 1 2 Jumlah 42

iii) Permohonandan pembekalan bahan BLDSC dilakukan

secara online mulai akhir Disember

2008 iv) Penerimaan, pembungkusan

dan penghantaran bahan ILL dipusatkan di bawah

tanggungjawab PAP(RM) v) Kemaskini dengan menyediakan pangkalan data

Microsoft Office Access melibatkan permohonan dan

pembekalan bagi kemudahan semakan status serta penjanaan laporan dan statistik. Proses ini sebelumnya adalah dilaksanakan secara manual.


Prosedur

Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan

Penambahbaikan

Terdapat 19 permohonan ILL yang berjaya dibekalkan oleh PSZ tanpa melalui proses permohonan.

vi) Projek bagi menginput makalah ILL ke dalam “Knowledge Portal” bagi memudahkan proses semakan dan akses artikel secara pdf. vii) Penyediaan statistik bagi laporan pencapaian objektif

kualiti dan Laporan Tahunan diperincikan serta diselaraskan di mana akan digunapakai bagi kedua-

dualaporan ini tanpa penyediaa statistik yang berasingan.

JADUAL 1: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN : Jan – Jun 2009

Bilangan Dipohon Bilangan Diterima

Bilangan Tidak Diterima Bulan PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah

Jan 18 6 24 18 5 23 0 1 1 Feb 10 3 13 8 2 10 2 1 3 Mac 13 5 18 13 2 15 0 3 3 April 3 1 4 3 0 3 0 0 0 Mei 3 2 5 3 0 3 0 2 2 Jun 3 1 4 3 1 4 0 0 0

JUMLAH 50 18 68 48 11 59 2 7 9

JADUAL 2: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN SINGAPURA : Jan – Jun 2009

Bulan Bilangan Dipohon

Bilangan Diterima

Bilangan Tidak

Diterima Jan 23 10 13 Feb 14 10 4 Mac 24 14 10 April 9 5 4 Mei 14 6 8 Jun 9 6 3

JUMLAH 93 51 42

JADUAL 3: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE BLDSC. : Jan – Jun 2009

JADUAL 4: JUMLAH PERMOHONAN ILL MENGIKUT KATEGORI KE PSZ CAWANGAN & INSTITUSI LUAR : Jan – Jun 2009


Bilangan Diterima

Bilangan Tidak

Diterima Jan 8 5 3 Feb 14 6 8 Mac 10 9 1 April 4 2 2 Mei 11 10 1 Jun 12 10 2

JUMLAH 59 42 17

PSZ CAWANGAN INSTITUSI LUAR & SINGAPURA

BLDSC

KATEGORI

Buku/ Makalah

Bahan Media

Jumlah

Buku Artikel

Jumlah

Artikel

Jumlah JUMLAH KESELURUHAN

STAF AKADEMIK

10

1

11

20

-

20

10

10

41

PASCA IJAZAH

42

1

43

50

13

63

49

49

155

SARJANA MUDA

10

-

10

5

-

5

-

-

15

STAF BUKAN AKADEMIK

4

-

4

5

-

5

-

-

9

JUMLAH

66

2

68

80

13

93

59

59

220


JANUARI-JUN 2009 UNIT RUNDING MAKLUMAT


Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh Unit Runding Maklumat/Unit Promosi bagi bahan yang berstatus available (ada di rak)

b) Tempoh Pembekalan Bahan ILL oleh PSZ,SKD

i) ILL ke PSZ Cawangan

ii) ILL ke Institusi Tempatan dan Luar

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 229 99 > 5 hari 3 1 Jumlah 232

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 87 70 > 5 hari 38 30

Jumlah 125

Sama sepertimana dinyatakan di no (i) hingga no (vii) di kolum tindakan penambahbaikan di Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)



Jadual 5 : Jumlah pembekalan bahan ke PSZ Cawangan Jadual 6 : Jumlah pembekalan bahan ke PSZ Cawangan Mengikut Jenis Bahan Jadual 7 : Jumlah pembekalan bahan ke Institusi tempatan dan luar Jadual 8 : Jumlah pembekalan bahan ke Institusi tempatan dan luar mengikut jenis bahan

JADUAL 5: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN : Jan – Jun 2009

Bilangan Dipohon Bilangan Diterima

Bilangan Tidak Diterima Bulan PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah

Jan 69 0 69 59 0 59 10 0 10 Feb 60 0 60 50 0 50 10 0 10 Mac 61 5 66 49 4 49 12 1 13 April 20 0 20 18 0 18 2 0 2 Mei 29 0 29 29 0 29 0 0 0 Jun 29 0 29 23 0 23 6 0 6

JUMLAH 268 5 273 228 4 232 40 1 41

JADUAL 6: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN MENGIKUT JENIS BAHAN : Jan – Jun 2009

PSZ CAWANGAN JUMLAH KESELURUHAN

Bilangan Dibekal

Jumlah Bilangan Tidak Dibekal

Jumlah

KATEGORI

PSZKL BATC PSZKL BATC Buku/Makalah 224 4 228 40 1 41 269

Artikel 1 0 1 0 0 0 1 Tesis 3 0 3 0 0 0 3

Bahan Media 0 0 0 0 0 0 0

JUMLAH 228 4 232 40 1 41 273

JADUAL 7: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN LUAR : Jan – Jun 2009


Bilangan Dibekal

Bilangan Tidak

Dibekal Jan 33 20 13 Feb 35 19 16 Mac 30 21 9 April 49 19 30 Mei 40 20 20 Jun 34 26 8

JUMLAH 221 125 96

JADUAL 8: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN LUAR MENGIKUT JENIS BAHAN : Jan – Jun 2009

INSTITUSI LUAR & SINGAPURA

BULAN

Bilangan Dibekal

Bilangan Tidak

Dibekal

Jumlah

BUKU

64

49

113

ARTIKEL

61

47

108

JUMLAH

125

96

221


JANUARI-JUN 2009 UNIT RUNDING MAKLUMAT

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan penambahbaikan

Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

Daripada 24 maklumbalas, 20 adalah kategori perkhidmatan dan 4 dari kategori lain-lain. Ini melibatkan 30 perkara iaitu aduan 24 isu, 2 cadangan dan 4 adalah penghargaan. Rujuk Lampiran 1. Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008 di Lampiran 2. Laporan keseluruhan Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Borang Maklumbalas di Lampiran 3.




a) Borang Maklumbalas i) Maklumbalas diakui penerimaan

serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Tempoh tindakan edaran kepada

Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

iii) Status maklumbalas diperolehi

dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2

hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan

i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 24 100% >2 hari - -

ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 3 hari 24 100% >3 hari - -

iii) Perolehi status maklumbalas = 92% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai < 3hari 22 92% >3 hari 2

iv) Beri maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 24 100%

>2 hari - -




b) Maklumbalas melalui emel dan Modul Online Reference Desk

i) Maklumbalas diakui penerimaan

serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Tempoh tindakan edaran kepada

Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

iii) Status maklumbalas diperolehi

dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2

hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan

i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 14 100% >2 hari - -

ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 3 hari 14 100% >3 hari - -

iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai < 3hari 14 100% < 3hari - -

iv) Beri maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 14 100%

>2 hari - -




c) Maklumbalas

melalui emel (pertanyaan secara umum)

14 maklumbalas diterima. Ini melibatkan 18 perkara iaitu aduan sebanyak 7 isu, 4 cadangan dan 7 penghargaan. Rujuk Lampiran 4. Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Emel dan Modul Online Reference Desk di Lampiran 5. Sebanyak 238 emel diterima diklasifikasi sebagai pertanyaan perpustakaan secara umum.

Maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan (168), koleksi (17) dan lain-lain (54) di Lampiran 6. Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum di Lampiran 7.

Lampiran 1

PERKARA KATEGORI

MAKLUMBALAS BIL.

M/BALAS ADUAN (a)

CADANGAN (b)

PENGHARGAAN (c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATAN & DAN KEMUDAHAN 20 20 2 4 26

KOLEKSI - - - - -

STAF - - - - -

LAIN-LAIN 4 4 - - 4

JUMLAH 24 24 2 4 30 Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan

Lampiran 2 Perincian bagi kategori Aduan Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008

Bil. PERINCIAN KATEGORI ADUAN MENGIKUT ISU JUMLAH

1. Pembaharuan bahan 1

2. Penyalahgunaan Komputer untuk INFOLAN2 3

3. Suhu di PSZ 1

4. Perisian komputer 3

5. WIFI 2

6. “Liquid soap” di tandas 1

7. Bilik karel 1

8. Penyenggaraan 2

9. Perkhidmatan Perpustakaan Fakulti 1

10. Bendera 1

11. Koleksi 2

12. Tandas 1

13. “Water cooler” 1

14. Kebersihan 1

15. Bising 2

16. Harga cetakan 1

JUMLAH KESELURUHAN MELIBATKAN ADUAN 24

Lampiran 3

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/

Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan

1

9/01/09

Aduan : Saya tidak boleh memperbaharui tempoh pinjaman buku secara online dari rumah semasa cuti akhir semester lalu. Saya terpaksa bayar denda untuk 4 daripada 5 buku yang dipinjam walaupun bukan silap saya. Bersama kertas ini saya kepilkan resit denda. Saya cuba buat pembaharuan tempoh pinjaman pada tengahari. Harap dapat diselidik masalah ini supaya orang lain tidak menghadapi masalah yang sama. Kerjasama pihak PSZ amat dihargai.

Hasil siasatan (KPK) Pinjaman buku Alquran Rasm Uthmani pada 20/11/08 dan pinjaman buku Shahabiyah : 35 sahabat juga pada tarikh yang sama.

Pengguna adalah diminta menghubungi PSZ melalui telefon atau E-mail memaklumkan kes yang dihadapi supaya tindakan awal seperti pembaharuan buku dapat dibuat dan pemeriksaan melibatkan server dapat dilakukan dengan segera.

Hantar aduan masalah ke Bahagian Pengurusan Automasi untuk melihat masalah yang telah dinyatakan.

No.Siri : 01/09 Emel kepada Muhamad Anis bin Basiran. Status: Selesai Kod : P

2

15/1/09

Aduan : - Penggunaan InfoLAN

digunakan untuk pencarian Internet.

- Sepatutnya untuk pencarian buku PSZ.

- Terpaksa menunggu lama untuk penggunaan InfoLAN.

- Apabila ditegur tidak memberi kerjasama

- Sepatutnya InfoLAN hanya untuk infoLAN sahaja tidak perlu untuk pencarian Internet

- Banyak PC InfoLAN rosak/ tiada mouse

- Semakan telah dibuat di semua

PC infoLAN dan didapati PC untuk kegunaan InfoLAN dilabel dengan jelas –INFOLAN ONLY

- Semakan juga mendapati mouse PC unruk INFOLAN adalah mencukupi.

- Terdapat 2 PC infoLAN tidak berfungsi (masalah OS) DC4 & 10 akan dihantar

Pengguna berhak menegur pengguna lain yang menyalahgunakan kemudahan disediakan.Sekiranya tiada kerjasama pengguna bolehlah terus membuat aduan ke Meja Penasihat Pembaca atau memaklumkan mana-mana staf PSZ untuk membuat teguran serta merta.

No.Siri : 02/09 Emel kepada Noraziah binti Ahmad.

Status: Selesai Kod : P

3

15/1/09

Aduan :

Pihak PSZ mendapati suhu setiap

Aduan telah

Pihak PSZ akan sentiasa

Pihak kontraktor

No.Siri : 03/09

Suasana / persekitaran dalam Library terlalu panas dan menyebabkan ketidakselesaan.

aras adalah sama iaitu 22˚c tetapi tahap sejuk bagi setiap aras adalah berbeza-beza. Setelah disiasat hanya aras 4S5 sahaja yang tidak sejuk.

dimajukan pada Harta Bina dan pihak Kontraktor sedang menjalankan kerja-kerja pembaikan.

memantau suhu di PSZ untuk keselesaan pengguna.

memaklumkan terdapat masalah pada sistem cooling tower dan piping di bilik Chiller

Emel kepada Herdy bin Bailun. Status: Selesai Kod : P

4

2/2/09

Aduan : Memasukkan Arabic Type Setting ke dalam sistem komputer di PSZ. Ini dapat digunakan oleh pelajar-pelajar SPI dan juga pelajar luar negara. Penghargaan: Perkhidmatan yang baik dari segi kebersihan dan susun atur

Perkara ini akan diambilkira dalam ’user requirement’ sistem OPAC PSZ yang baru.

Perolehan akan dibuat jika font ini kritikal dan diperlukan oleh pelangan PSZ

Tiada arabic font setting dalam windows- semakan di internet menunjukkan font ini perlu diperolehi berasingan

No.Siri : 04/09 Emel kepada Murihah binti Abdullah. Status: Selesai Kod : P

5

19/2/09

Aduan : Software Acrobat Reader pada kawasan Komputer aras 3 masih versi lama (6.0). Perlu Upgrade ke New Version Acrobat Reader 8-9. Beberapa fail PDF Version 9 tak boleh baca kerana version di computer menggunakan version 8 (PC Internet)

128 Pc Internet dan 16 PC Assignment telah di Install acrobat Reader 8.0 dan boleh digunakan untuk mempreview bahan dalam bentuk pdf. Hanya 16 unit PC INFOLAN yang masih menggunakan Acrobat Reader 6.0 dan akan dikemaskini mengikut jadual penyenggaraan dari masa ke semasa.

Keperluan trend aplikasi yang ada di internet. Walaubagaimanapun aplikasi pada setiap PC pengguna akan dipastikan dapat mengakses maklumat di PSZ

No.Siri : 05/09 Emel kepada Johnny Wonggo. Status: Selesai Kod : P

6

4/2/09

Complaint : We cannot get wireless in level four around k40-41-42

Investigation (KKM) I went with Razif to the carrels mentioned . I found that the wireless is available except that its too slow compared to open reading area.

CICT will relocate all the AP’s in PSZ end of February early March 2009

Root cause Conflict chanelling of the AP’s in UTM

No.Siri : 06/09 Emel kepada Seyed Mehdi. Status: Selesai Kod : P

7

07/02/09

Complaint : There isn’t soap in any toilets.

Investigation Please ensure the same complaint

Cleaner’s contractors are

We will monitor to ensure the contractor follow the

Lack of handsoap-

No.Siri : 07/09 Emel kepada

Please fill it if possible.

does not occur anymore

request to refill handsoap liquid as soon as possible and follow the schedule as well

schedule, if not the grading will be effect

contractor not supply or provide handsoap liquid according schedule.

Seyed Mehdi. Status: Selesai Kod : P

8

12/3/09

Aduan : Saya ingin mencadangkan agar bilik karel disusun semula mengikut bilangan pengguna. Contoh bilik karel No.20-27 untuk seorang pengguna. Bilik karel No.30-40 untuk 2 org pengguna. Dengan ini masalah gangguan kepada pengguna yang lain dapat dielakkan, penyusunan kerusi lebih kemas, teratur dan bersih serta pemantauan kebersihan bilik karel lebih mudah dijalankan terima kasih. Penghargaan Terima kasih kerana membantu saya mendapatkan buku rujukan yang dicari.

Sampah dibuang merata-rata di lantai bilik karel, terutama di aras 4

Perpustakaan telah menetapkan bahawa bilik karel adalahuntuk kegunaan perseorangan sahaja. Memaklumkan perkara ini kepada Bahagian Pentadbiran (BPT) untuk tujuan pembersihan.

Pembersihan berkala di setiap bilik karel oleh syarikat pembersihan. Menyediakan bakul sampah di setiap bilik karel. Melaporkan kebersihan bilik karel di dalam buku laporan rondaan USK

Sikap pelajar yang kurang prihatin terhadap kebersihan dan tidak mengikut peraturan perpustakaan. Bilik tidak dibersihkan oleh pencuci setiap hari.

No.Siri : 08/09 Emel kepada Safizahanin Mokhtar. Status: Selesai Kod : P

9

15/3/09

Complaint : - How long does it take to repair

desk of room 56? - The hand dryer machine

disappeared for 2 weeks to repair I think. We are waiting for coming that back.

Investigation Monitoring activity has been made by UMPP for certain carrel rooms including room 56. This is due to the key have been brought out from the library by the users.

Users are allowed to use room 56 and other related rooms.

Monitoring and implementation of policy followed by UMPP staffs and USK staffs at media counter. Notice for users to be displayed nearby carrel rooms. Users are advice not to leave any valuable belonging inside the room.

No.Siri : 09/09 Emel kepada Reza Aghlara. Status: Selesai Kod : P

10

19/3/09

Complaint : Many students used the computer in library inappropriately. Some use the computer for INFOLAN/ Assignment to browse internet, while some other even unplug the connection line for their own

Sila letak notis di ruang PC berkenaan bahawa kegunaan PC hanya tujuan berkenaan dan sebarang tujuan lain tidak dibenarkan.

Pihak Bahagian Penggunaan Automasi telah dihubungi dan menyatakan persetujuan untuk membuat

Signage jelas menunjukkan kegunaan computer telah ada ditampal di PC/ area berkaitan. Staff terlibat mengendalikan computer akan membuat

No.Siri : 10/09 Emel kepada Hoo Wei Kiong. Status: Selesai

laptop’s use. That was irresponsible and cause troubles to students who really need the computer for their academic research. The situation is especially common during the peak hour (weekday’s morning). I hope library can take proper action to eradicate this problem. Thank you.

Inform pengadu bahawa mereka boleh tegur pelajar atau minta bantuan staf di MPP untuk tegur student yang menyalahguna.

konfigurasi ke atas INFOLAN untuk kegunaan akses infolan sahaja. Walau bagaimanapun tempoh tindakan bergantung kepada vendor.

rondaan secara random dan membuat teguran kepada pengguna yang menyalahguna kemudahan computer.

Kod : P

11

19/3/29

Aduan : Pada 19.3.09 iaitu hari ini, saya telah ke pusat sumber FPPSM dan tiba di sana pada jam 9 pagi. Malangnya pusat sumber masih belum dibuka kepada pelajar. Saya kemudiannya ke pejabat am untuk bertanyakan hal ini dan dimaklumkan kemungkinan petugas keluar minum pagi. Saya diminta menunggu lagi dan bersabar. Saya kembali menunggu di pusat sumber sehingga jam 10.30 pagi namun masih belum dibuka. Geram dengan masalah ini, saya seterusnya bertindak pulang ke rumah kerana masa dihabiskan hamper 2 jam menunggu. Saya perhatikan juga kelibat pelajar lain yang mundar mandir untuk masuk. Dan sekarang jam 2.30 petang dengan menaruh harapan saya ke pusat sumber lagi. Seperti yang dijangkakan masih tergantung tag ”CLOSE” pada pintu Pusat Sumber. Soalan saya, kemana perginya petugas dari PSZ? Sekiranya keluar minum pagi, jangan mengambil masa terlalu lama kerana ini akan menyusahkan pelajar. Cadangan saya, sekiranya petugas berkenaan sedang bercuti, sila maklumkan atau gantikan dengan petugas lain supaya

Staf di FPPSM telah bercuti rehat pada 19.03.09. permohonan cuti rehat telah dimajukan dan dimaklumkan ke Fakulti. Terdapat 3 orang PAP yang akan bertugas menggantikan beliau secara bergilir-gilir sekiranya beliau tidak dapat bertugas/bercuti.

Staf Perpustakaan Fakulti akan turut memaklumkan/ mengingatkan staf gantian untuk bertugas ketika beliau bercuti. Makluman aduan ini akan diedar juga ke pihak fakulti.

No.Siri : 11/09 Emel kepada Yuzlina Che Yaacob. Status: Selesai Kod : P

kemudahan di Pusat Sumber akan terus dinikmati.

12

19/3/09

Complaint : It would be pleasure for me if Bangladesh Flag would be add to my library with the other International Flag

The flag fell down.

The Bangladesh flag has been set in position and ready for viewing.

No.Siri : 12/09 Emel kepada Mahmod Anwar. Status: Selesai Kod : L

13

23/3/09

Complaint : First I would like to thanks for all Librarians for their efforts to provide necessary resources for users. I would like to remind you that there are some limitations regarding academic resources. For example many time I need to some sources but I did not find in the library and we borrowed from interlibrary loan that is require to long time. Second some of sources are only one reason and there are not enough for example it is about 3 weeks that I’am searching for a book, because the book is borrowed by someone I could not do anything about my case. Now the date for the person who has borrowed the book does not returning back to the library. The title is SPSS for Introductory Statistics; the expiry date was 22/3/09. It will be appreciated if you can manage some problem like that. By the way I am interested to help you interms of provide list of necessary sources related to parts of education fields.

Investigation Contact borrower to get the book requested.

• Recalled book to the borrower on 24/3/2009

• The book will be return to the library as soon as possible

Order extra copies as soon as possible. Contact student to get info on new title needed. The student will forward the list of books.

Not enough copy of book.

No.Siri : 13/09 Emel kepada Ibrahim Mohammad Pour. Status: Selesai Kod : P

14

24/3/09

Aduan : Terdapat segelintir pengguna yang tidak ‘flush’ toilet selepas digunakan. Ini mungkin disebabkan mereka tidak mengetahui ‘button’ ‘flush’ tersebut. Cadangan saya dengan meletakkan ‘notice’ untuk flush button di tepi tangkai flush.

Hasil siasatan, pihak kami mendapati ‘flusher’ di setiap tandas berfungsi dengan baik.

Menyediakan ‘tagline’ yang praktikal tentang kebersihan di setiap tandas.

Sikap pengguna yang tidak bertanggungjawab dan tidak bijaksana dalam menjaga kebersihan tandas.

No.Siri : 14/09 Emel kepada Siti Zaleha Omain. Status: Selesai Kod : P

15

7/4/2009

Complaint : INFOLAN + Assignment Area :

• Students do not use the computers for searching the infoLAN ‘s website but they use for surfing other website.

• Students bring their own laptop and plug in the LAN cable to their own laptop to surf internet in the infoLAN area.

Public User for internet : • Many computers are not

connected to the server and I’ve found out that the LAN’s cables are missing too.

• Some students bring their own laptop and use the LAN’s cable for their own good. They did not borrow the LAN’s cables from the media counter.

Telah disediakan signage jelas menunjukkan tujuan penggunaan computer, contohnya infoLAN hanya untuk PC InfoLAN.

Pihak Bahagian Pembangunan Automasi telah dihubungi dan menyatakan persetujuan untuk membuat konfigurasi ke atas iPC infoLAN untuk mengakses infoLAN sahaja. Walaubagaimanapun tempoh tindakan bergantung kepada vender. Bahagian Pembangunan Automasi juga menyusun atur semula computer bagi membolehkan lebih banyak lokasi akses laptop.

Pengadu boleh terus membuat aduan kepada staf PSZ/MPP untuk membuat teguran ketika kejadian. Staf terlibat mengendalikan computer akan membuat rondaan secara rawak dan membuat teguran kepada pengguna yang menyalahguna.

No.Siri : 15/09 Emel kepada Mohd Syamim bin Ahmad Musthafa. Status: Selesai Kod : P Pemantauan

16

9/4/2009

Complaint : The version of Mozilla Firefox currently installed on the computers of Library is very old. In light of the fact that it is a freeware software. I would like to suggest the internet

Thanks for your concern. It’s true that the version of the existing Mozilla is not the latest version. Version 1.5.0.3 upgrading the Mozilla will be during semester break. Normal schedule for

No.Siri : 16/09 Emel kepada Sajjad Montazer Hojjat. Status: Selesai

related staff to install a newer version of it on the computers at the UTM Library. WINRAR is a very important software which cannot be ignored nowadays since RAR archive files are very popular. Not only you have not installed it on the lib computers but also when I try it myself I receive an error.

windows and other application upgrades/updates. PSZ has a policy where by we only installed normal applications for public users. Since WINRAR is a shareware, you could download the application in your own notebook.

Kod : P

17

9/4/2009

Complaint : Dear Sir, Madam. Would you please send a repairman to check the door of 24 hour study room outside of Library/ because the door is not in good condition and make a lot of noise when somebody just come and go.

We had checked and found that there were main problems at the door same like what your complaint and need replacement.

Report has been made to Asset and Development Office on 10/4/09 and as response by email, they will fix repair the door before 17/4/09.

Pemantauan

No.Siri : 17/09 Emel kepada Sam. Status: Selesai Kod : L

18

12/4/2009

Complaint :

• Not enough cable for online surfing

• Not enough place for laptop zone

• Improve wireless performance

• Suggest that every carel room has UTP port.

• Increase E-book quantity

• Each PC is provided with the UTP cable

• PSZ has provided place with wired network for the laptop users. Anyway, users can also use their laptop at each level in PSZ.

• WCC and CICT in process of testing wireless network performance in PSZ.

• 5 AP’s have been allocated at each level of PSZ which also later the coverage for each level inclusive the carel’s room

No.Siri : 18/09 Emel kepada Limm Chee Shim. Status: Selesai Kod : P

19

19/4/2009

Complaint : Level 4, the water machine doesn’t work for one week, several friends got sick with that water.

We had wrote a letter to Asset and Development Office to remove the machine.

Re-check

No.Siri : 19/09 Emel kepada Xie Yong Hui. Status: Selesai

Kod : L

20 21/4/2009

Aduan : Terdapat banyak sampah makanan berbanding kertas di aras 4 & 5.

Sila minta staf meronda, menegur pelajar jika ada yang didapati makan secara terbuka. Notis ”No Food” perlu diperbanyakkan

• Notis tidak membenarkan pengguna makan di dalam Perpustakaan diletakkan berhampiran bilik karel

• Disamping teguran, nama pelajar yang melanggar peraturan akan di rekod semasa rondaan.

Pemantauan

No.Siri : 20/09 Emel kepada Siti Rahidah Radzuan. Status: Selesai Kod : P

21

21/4/2009

Complaint : I would complaint that the situation in the Library is noise and the Librarian never stop them who are make noise. The people who are make noise especially foreign students. I think they not aware that they have to keep quiet in Library. In my opinion, I think that Librarian have to gave advice to foreign students and have a talk to them about the rules in Library. Compliment : PSZ Library is very clean.

Sila pastikan staf meronda dan menegur kebisingan di arah selari dari Aras 3

• The assigned floating staff will patrol to ensure the Library is in good condition (quite).

• The schedule of patrol to staff on duty will be release soon.

No.Siri : 21/09 Emel kepada Ong Shi Keat. Status: Selesai Kod : P

22

5/5/2009

Aduan : Di tingkat 5, bahagian hujung (opposites the Photostat machines) ada 1 group students (perempuan local) pasang lagu dari hp mengganggu orang nak study.

Hal ini perlu dimaklumkan kepada staf USK untuk teguran dan direkodkan nama pada hari kejadian. Tegur menegur di kalangan pengguna perlu ada.

Kempen kesedaran mengenai pematuhan peraturan perpustakaan akan diadakan untuk memupuk kesedaran di kalangan pengguna. Rondaan dan penguatkuasaan oleh staf USK.

No.Siri : 22/09 Emel kepada Ain Naadia Mazlan. Status: Selesai Kod : L

23

12/5/2009

Aduan : Most of books showing available status could not be found in the rack. Books are all not in order.

Specific complaint was regarding the books shelving on rack with call no. HD38, time 1.00 pm

Books shelving activity still on progress from 8.00 am to 5.00 pm. Activity delayed was due to 2 groups of floating. Groups ‘off’ on 11/5/2009

No.Siri : 23/09 Emel kepada Jayaram Pai. Status: Selesai Kod : P

24

25/6/2009

Aduan: The printing price is too expensive for student. How come the faculty could give charge 10 sen per sheet?

No.Siri : 24/09 Emel kepada Muhamad Haris Iqbal bin Nordin. Status: Belum Selesai Kod : P

Lampiran 4

PERKARA KATEGORI MAKLUMBALAS

BIL. M/BALAS ADUAN

(a) CADANGAN

(b) PENGHARGAAN

(c)

JUMLAH (a+b+c)

PERKHIDMATAN & KEMUDAHAN 14 7 4 7 18

KOLEKSI - - - - -

STAF - - - - -

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 14 7 4 7 18 Bilangan Maklumbalas Emel Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan

Lampiran 5

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/

Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan

1

24/02/09

Penghargaan Mr. Fendy Thank you very much for your speedy reply. Your assistance is most appreciated.

Penghargaan kepada Noor Effendy Hamzah daripada Vinod a/l A.R. Ramachandran

Permohonan untuk muat turun artikel.

No.Siri : PE 01/09 Kod : P (Emel)

2

09/04/09

Penghargaan Terima kasih atas bantuan yang diberikan.

Penghargaan kepada Nor Shaliza Mohd Basarudin daripada Syed Mohd Nooh bin Syed Omar, FKBSK, UTM Skudai

Permohonan untuk muat turun Malaysian Standard.


3

23/06/09

Penghargaan Assalamu’alaikum wr. Wb. I am happy that PSZ sent out such list – I hope this will be sent out each month and I hope it will create a healthy competition among our academic staff on publications, and hopefully many will want to publish more in the next few months. I hope PSZ will also tabulate the results according to RA as of next month.

Penghargaan kepada Siti Nisrin Mohd Anis daripada Prof Marzuki Khalid.

Hebahan senarai ”Most Active UTM Authors and most active faculties 2009”


4

30/06/09

Penghargaan Terima kasih, semoga Allah memberkati segala usaha kita

Penghargaan kepada Siti Nisrin Mohd Anis daripadaProf. Azman Hassan, FKKKSA

Hebahan ”Impact Factor untuk Penulisan Tahun 2009”.


5

18/03/09

Penghargaan Salam. I would like to take this opportunity to congratulate all parties involved in RU application. I know it is a big and time consuming tasks. Thanks for your effort and we look forward to receive visit from RU panel next week. I know the Minister is very supportive of UTM being RU, thus everything seems to me on the fast track. Salam and thanks for all.

Penghargaan kepada AJK RU daripada Naib Canselor UTM, Dato’ Prof. Ir Dr. zaini bin Ujang.

Permohonan status RU UTM.


6

09/06/09

Penghargaan Salam. Terima kasih atas perkhidmatan dan respon yang cepat

Penghargaan kepada Puan Junaidah Isnain daripada Aband Abdul rahman Yusuf.

Permohonan untuk melanjutkan pinjaman bahan.

No.Siri : PE 06/09 Kod : P (Geoweb)

7

06/02/09

Penghargaan Salam. Keep up your good work all PSZ staff. All of you are very helpful and pleasant to look at.

Penghargaan kepada semua staf PSZ daripada Mohd Ali bin Sukor.

Perkhidmatan yang mesra pengguna.


8

04/02/09

Aduan I’m waiting for the following 2 overdue materials: 1.Eggins & Slade (1997) – due date 1st Feb 2009 (I’ve placed the book on hold) – but the person who borrowed the book has yet return it to PSZ. 2.Studies in Second Language Acquisition (Vol 11,1989) – due date 1st Feb 2009 – same

Siasatan oleh Nordin bin Hj Mohd Nor Saya telah menghubungi Pn Azian melalui telefon bimbit beliau dan permohonan beliau dapat diselesaikan kerana telah menghubungi juga pelajar yang meminjam buku yang diminta. Pelajar akan memulangkan buku tersebut pada jam 10.30 pagi dan Pn Azian akan ambil di kaunter

Sistem recall untuk buku yang overdue.

No.Siri : PE 08/09 Kod : P (Portal PSZ)

problem as no. 1 – but not able to place the jourlnal on hold.Why?!! Question : why is it so difficult for PSZ to rexcall overdue books? Maybe you should impose a higher fine instead of the 20 cents per book per day. If other people are waiting to use the book, then I suggest PSZ implement a recall system – whereby the person currently borrowing the book may only borrow the book for only a month instead of 3 months. Please give serious thought to these suggestions!!

sirkulasi nanti. Berhubung dengan masalah no.2 iaitu tidak dapat hold bagi tajuk ’studies in second..(jurnal). Tempahan tidak berjaya beliau lakukan kerana jumlah hold beliau telah mencapai tahap maksimum iaitu 4 naskhah.

9

05/02/09

Aduan Salam, Mungkin ada pendekatan lain yang boleh difikirkan untuk tangani perkara nini. Buat masa ni, Pustakawan semua masih gigih mengajar walaupun ”basah baju’ dibuatnya...yang kesian pelajar..masalah tetap menjadi masalah walau 10 tahun pun. Yang perlu difokuskan ialah cara penyelesaian masalah tersebut. TQ.

Penghawa dingin yang rosak menyebabkan suhu panas di PSZ.

Aduan dimajukan kepada Pengarah Harta Bina.


10

08/05/09

Aduan Saya kadangkala ada ternampak perilaku sumbang lelaki dan perempuan dalam bilik karel (saya pernah nampak adegan cium pipi ), ada juga lelaki dan perempuan sambil belajar sangat berdekatan (bersentuhan)

Siasatan oleh Puan Junaidah Isnain Assalamu’alaikum wr. Wbt., Terima kasih di atas keperihatian saudara terhadap perkara ini. Petugas PSZ ada membuat

Kelakuan kurang sopan pengguna.


terutama di kawasan belakang yang jauh dari perhatian orang ramai. Saya mencadang supaya PSZ mengambil langkah proaktif dalam menangani masalah ini, khuatir PSZ juga menjadi sumber maksiat, sepatutnya sumber ilmu yang sangat sarat dengan buku, apapun saya sangat bangga dengan PSZ yang punya sumber maklumat yang sangat lengkap dan padat.

rondaan dan membuat teguran mengenai perkara yang sama. Saya juga berharap agar pengguna saling tegus menegur sekiranya melihat perkara yang melanggar peraturan perpustakaan dan tidak bermoral di kalangan pengguna. Perpustakaan juga ada perancangan bagi menyediakan CCTV untuk menangani masalah ini pada masa akan datang.

11

06/02/09

Aduan Dua pelajar complaint aras 4 & 5 panas. Saya cadangkan bilik karel dibiarkan pintu terbuka bagi memudahkan air cond masuk.

Maklumbalas daripada Encik Mohd Alias Tohiran telah dimaklumkan kepada TKP(P) pada 5/2/09. Puncanya adalah tangki air belum boleh digunakan lagi. Oleh itu coling tower tidak dapat bekalan air secara konsisten.

Suhu panas di PSZ.

No.Siri : PE 11/09 Kod : P (ORD)

12

10/02/09

Aduan Terdapat aduan dari pengguna bahawa CP4003 – Laporan Pasaran Harta 2007 tidak dapat dikesan di KM.Hanya yang ada sehingga tahun 2006 sahaja.

Maklumbalas daripada Encik Mohd Fuad Mohd Yusuf. Semakan UMPP dari 9/2/09 sehingga 17/2/09 mendapati CP 4003 – Laporan Pasaran Harta 2007 memang tiada di keseluruhan rak CD dan tiada di Bilik Bahan Media. Pihak UMPP akan menukar status reko di holding kepada missing dan pihak kami akan ILL Cd tersebut hari ini dari KL dan jika tiada masalah kita buat 1 copy untuk SKD bagi menggantikan yang hilang.

Koleksi CD-ROM


Maklumbalas daripada Puan Norazila Safri Semakan versi teks di KS juga menunjukkan belaku kesilapan pada rekod bahan ini. Laporan tahun 2008 masih belum dibeli lagi kerana akan hanya dikeluarkan pada pertengahan 2009. Rekod di INFOLAN2 menunjukkan terdapat 2 naskhah di SKD dan 1 naskhah di KL bagi bahan ini untuk tahun 2008. Hasil semakan mendapati sebenarnya bahan berkenaan adalah laporan tahun 2007 yang diterbitkan pada tahun 2008. Rekod perlu dibetulkan segera untuk menggelakkan kekeliruan pengguna Tindakan naskhah Skudai telah selesai. Untuk naskhah KL teah dimaklumkan melalui email kepada staf yang berkenaan

13

07/05/09

Aduan Seorang pelajar Iran melapor kepada saya kira-kira jam 6.30 petang bahawa kabel UTP di beberapa komputer di kawasan Internet didapati hilang. Saya pun pergi di bahagian barisan tengah dan belakang dan mendapati kabel UTP di beberapa komputer di kawasan tersebut tiada. Saya mohon supaya pihak Cik Jun menyemak dan menyiasat samada kabel UTP tersebut hilang ( mungkin dicuri ) atau sebaliknya.

Maklumbalas daripada Puan Junaidah Abdullah Hasil semakan pada pagi tadi, mendapati sebanyak 21 set PC telah hilang kebal UTPnya. Kabel dipercayai dibuka dan dicuri oleh pengguna memandangkan rondaan oleh saudara Aziz di ruang Internet tidak menjumpai sebarang kabel terbiar. Terdapat juga PC yang kehilangan power kabel termasuk soketnya dipotong. Hal ini telah dilaporkan kepada BPA melalui juruteknik, Azrina Benan. Tindakan selanjutnya akan diambil sebaik hal ini diajukan untuk perbincangan pihak pengurusan BPA.

Kabel UTP di komputer Internet hilang.


14

05/02/09

Aduan Portal PSZ – video untuk interview tidak keluar.

Maklumbalas daripada Md Razib. Masalah ini telah diselesaikan dengan menukar format file kepada swf dan diupload masuk ke dalam Portal. Bagaimanapun, kualti gamabr agakmenurun akibat dari pertukaran format tersebut, bagaimanapun video wawancara bersama NC menjadi lebih ringan dan mudah diakses. Sila semak dan maklum untuk sebarang maklumbalas.

Video di Portal PSZ.


Lampiran 6

KATEGORI

JUMLAH EMEL

PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN

168

KOLEKSI

17

LAIN-LAIN

54

STAF

-

JUMLAH

238

Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori

Lampiran 7 Perincian bagi kategori maklumbalas emel (Umum)

Bil.

Perincian bagi Kategori

Jumlah

1 Mendapatkan artikel teks penuh 68 2 Pertanyaan berkaitan pangkalan data atas

talian 33

3 Pembaharuan 26 4 Kemaskini Rekod Patron 48 5 Koleksi 17 6 Tempahan (Hold) 6 7 “Blocks” di rekod patron 3 8 Dendaan 8 9 Pinjaman 2 10 Inter Library Loan 7 11 Keahlian 2 12 Bahan ‘in cataloguing’ 1 13 Hilang barang 1 14 Waktu perpustakaan 1 15 Kajian ‘impact factor’ 4 16 Bengkel Pencarian Maklumat 2 17 Citation 6 18 Bilik Karel 2 19 Papan pandu arah 1 20 Am 3

Jumlah Keseluruhan 238


JANUARI-JUN 2009 UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 80% tahap kepuasan

Laporan Januari – Jun 2009

a) Tahap kepuasan pelajar adalah seperti

berikut:

i) Kelas Kemahiran Asas = 68.9%

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 85.6%

iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian

Maklumat = 82.4%

b) Tahap kepuasan terhadap pengajaran

Fasilitator kelas kemahiran:

i) Kelas Kemahiran Asas = 76.8%

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 93.1%

iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian

Maklumat = 94.3%

Laporan terperinci adalah seperti

Lampiran A.

i) Semua modul kelas akan

disemak berdasarkan keperluan semasa.

ii) Semua modul kelas akan

diterjemah ke Bahasa Inggeris berdasarkan keperluan semasa.

iii) Menyediakan checklist

persiapan bagi setiap kelas.

iv) Mengadakan

taklimat/bengkel kepada fasilitator kelas untuk meningkatkan keberkesanan kelas yang dikendali.

v) Bekerjasama dengan pihak

pengurusan (cth. UMPP, BPK, BPA) bagi memastikan kelas berjalan dengan lancar dan selesa.

Lampiran A

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan dari Januari – Jun 2009. Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Kategori Jumlah Skor Jumlah Skor Tahap 5 hingga 15 Rendah

16 hingga 26 Sederhana

27 hingga 37 Tinggi

Kelas Kemahiran Asas

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas kemahiran asas adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2 Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap Kekerapan

(n = 1566 ) Peratus (%)

Rendah 19 1.2 % Sederhana 468 29.9 %

Tinggi 1079 68.9 % Jumlah 1566 100 %

Min : 28 Minimum : 5 Sisihan Piawai : 4.7 Maksimum: 35

Jadual 2 menunjukkan 68.9% (1079 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi dan 29.9% (468 orang pelajar ) adalah pada tahap sederhana. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 1.2% (19 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti.

Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 28 dan sisihan piawaian ialah 4.7.

Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan jumlah skor terendah adalah 5 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 35, iaitu menyamai jumlah skor yang sebenar. Ini memberi gambaran positif mengenai tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5

Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan 1

(Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities

3 (0.2%)

6 (.4%)

21 (1.3%)

133 (8.5%)

384 (24.5%)

568 (36.3%)

451 (28.8%)

1566 (100%)

2. The class modules met my expectations

5 (0.3%)

10 (0.6%)

30 (1.9%)

165 (10.5%)

447 (28.5%)

594 (37.9%)

315 (20.1%)

1566 (100%)

3. Audio-visual devices functioned properly without any technical problems

28

(1.8%)

23

(1.5%)

72

(4.6)

221

(14.1%)

347

(22.2%)

490

(31.3)

385

(24.6%)

1566

(100%) 4. The classroom is suitable and comfortable

15 (1.0%)

22 (1.4%)

40 (2.6%)

136 (8.7%)

331 (21.1%)

529 (33.8%)

493 (31.5%)

1566 (100%)

5. In my opinion, this class is effective

8 (0.5%)

11 (0.7%)

33 (2.1%)

142 (9.1%)

339 (21.6%)

561 (35.8%)

472 (30.1%)

1566 (100%)

Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran asas. Dari analisa yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan kelas kemahiran asas yang diadakan adalah tinggi. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 5 sehingga 7.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator

Fasilitator

1 (rendah)

2 (sederhana)

3 (tinggi)

Jumlah pelajar

HZ 1

(1.5%) 12

(18.5%) 52

(80.0%) 65

(100%) HS 0

(0%) 4

(13.8%) 25

(86.2%) 29

(100%) HH 0

(0%) 6

(11.3%) 47

(88.7%) 53

(100%) HN 0

(0%) 4

(8.7%) 42

(91.3%) 46

(100%) HO

3

(20%) 5

(33.3%) 7

(46.7%) 15

(100%) HSA

0

(0%) 4

(16.7%) 20

(83.3%) 24

(100%) JA 2

(2.8%) 35

(35.4%) 62

(62.6%) 99

(100%) KMJ 0

(0%) 12

(42.9%) 16

(57.1%) 28

(100%) KY 1

(2.6%) 13

(34.2%) 24

(63.2%) 38

(100%)

MK

4 (6.1%)

36 (54.5%)

26 (39.4%)

66 (100%)

MFMY

0 (0%)

4 (6.6%)

57 (93.4%)

61 (100%)

MNI 1 (1.5%)

23 (33.8%)

44 (64.7%)

68 (100%)

MRK 0 (0%)

1 (3.7%)

26 (96.3%)

27 (100%)

MMY 0 (0%)

12 (12.4%)

85 (87.6%)

97 (100%)

NJ

1 (2.1%)

12 (25%)

35 (72.9%)

48 (100%)

NAS 0 (0%)

33 (23.2%)

109 (76.8%)

142 (100%)

NEH 0 (0%)

19 (26%)

54 (74%)

73 (100%)

NHDK 2 (3.2%)

10 (15.9%)

51 (81%)

63 (100%)

NS 0 (0%)

5 (11.6%)

38 (88.4%)

43 (100%)

SS 0 (0%)

15 (16.9%)

74 (83.1%)

89 (100%)

SEI 1 (3.2%)

5 (16.1%)

25 (80.6%)

31 (100%)

SNMA 1 (2.5%)

4 (10%)

35 (87.5%)

40 (100%)

SAR 0 (0%)

7 (11.5%)

54 (88.5%)

61 (100%)

YHMY 0 (0%)

13 (48.1%)

14 (51.9%)

27 (100%)

ZD 0 (0%)

21 (18.1%)

95 (81.9%)

116 (100%)

ZA 0 (0%)

19 (41.3%)

27 (58.7%)

46 (100%)

ZR

0 (0%)

15 (18.3%)

67 (81.7%)

82 (100%)

Jumlah

17 (1.1%)

349 (22.1%)

1211 (76.8%)

1577 (100%)

Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator kelas kemahiran asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 76.8% (1211 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator kelas kemahiran asas secara individu adalah seperti di Lampiran 1. Initial dan nama fasilitator adalah seperti di Lampiran 4.

Subjek Kokurikulum UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap UQP 1211 adalah seperti di Jadual 5.

Jadual 5 : Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas UQP1211 Tahap Kekerapan

(n = 91 ) Peratus (%)

Rendah Sederhana

0 16

0% 17.6%

Tinggi 75 82.4% Jumlah 91 100%

Min : 30 Minimum : 21 Sisihan Piawai : 3.6 Maksimum: 35

Jadual 5 menunjukkan 82.4% (75 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi, manakala 17.6% (16 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana. Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 30 dan sisihan piawaian ialah 3.6. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 21 dan nilai maksimum ialah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 Jadual 6: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities

0

(0%)

0

(0%)

1

(1.1%)

3

(3.3%)

15

(16.5%)

40

(44%)

32

(35.2%)

91

(100%)

2. The class modules met my expectations

0

(0%)

1

(1.1%)

1

(1.1%)

7

(7.7%)

19

(20.9%)

34

(37.4%)

29

(31.9%)

91

(100%) 3. Audio-visual devices functioned properly without any technical problems

1

(1.1%)

0

(0%)

1

(1.1%)

13

(14.3%)

22

(24.2%)

33

(36.3%)

21

(23.1%)

91

(100%)

4. The classroom is suitable and comfortable

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

1

(1.1%)

12

(13.2%)

38

(41.8%)

40

(44%)

91

(100%) 5. In my opinion, this class is effective

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

2

(2.2%)

12

(13.2%)

40

(44%)

37

(40.7%)

91

(100%)

Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 6. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor **.

(iii) Penilaian Fasilitator UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan taklimat. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

Jadual 7 : Skor Penilaian Fasilitator UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator UQP 1211

Fasilitator 2.00

(sederhana) 3.00

(tinggi)

Jumlah pelajar

HS 0 (0%)

18 (100%)

18 (100%)

JA

4 (17.4%)

19 (82.6%)

23 (100%)

MMY 0 (0%)

25 (100%)

25 (100%)

ZD

1 (4.5%)

21 (95.5%)

22 (100%)

Jumlah 5 (5.7%)

83 (94.3%)

88 (100%)

Berdasarkan skor di Jadual 7, secara keseluruhannya fasilitator telah menjalankan tanggungjawab dengan sangat baik. 94.3% (83 orang pelajar) memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 2.

Kelas Kemahiran Lanjutan

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan Tahap Kekerapan

(n = 270 ) Peratus (%)

Rendah 2 0.7 Sederhana 37 13.7

Tinggi 231 85.6 Jumlah 270 100

Min : 30 Minimum : 8

Sisihan Piawai : 3.9 Maksimum: 35

Jadual menunjukkan 85.6% (231 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 13.7% (37 orang pelajar) pelajar menyatakan tahap kepuasan yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.7% (2 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti.

Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 30 dan sisihan piawai ialah 3.9. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 8 manakala nilai maksimum adalah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5

Jadual 9: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. The knowledge and skills acquired from this class help in doing my assignment efficiently

0

(0%)

1

(0.4%)

1

(0.4%)

5

(1.9%)

31

(11.5%)

92

(34.1%)

140

(51.9%)

270

(100%) 2. The class modules met my expectations

1

(0.4%)

1

(0.4%)

0

(0%)

6

(2.2%)

51

(18.9%)

103

(38.1%)

108

(40%)

270

(100%) 3. Audio-visual devices functioned properly without any technical problems

0

(0%)

1

(0.4%)

8

(3%)

22

(8.1%)

44

(16.3%)

94

(34.8%)

101

(37.4%)

270

(100%) 4. Time allotted is sufficient

6

(2.2%)

1

(0.4%)

9

(3.3%)

28

(10.4%)

49

(18.1%)

90

(33.3%)

87

(32.2%)

270

(100%) 5. The classroom is suitable and comfortable

2

(0.7%)

1

(0.4%)

1

(0.4%)

3

(1.1%)

33

(12.2%)

87

(32.2%)

143

(53%)

270

(100%) Jadual 9 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran lanjutan yang mereka ikuti. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 6 dan 7.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

Jadual 10: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator

Fasilitator

2 (rendah)

2 (sederhana)

3 (tinggi)

Jumlah pelajar

HS 1

(3.1%) 8

(12.5%) 54

(84.4%) 64

(100%) HO 0

(0%) 2

(5%) 38

(95%) 40

(100%) JA 0

(0%) 2

(12.5%) 14

(87.5%) 16

(100%) MMY 0

(0%) 0

(0%) 44

(100%) 44

(100%) NAS 0

(0%) 1

(4.8%) 20

(95.2%) 21

(100%) SS 0

(0%) 1

(3%) 32

(97%) 33

(100%) SAR 0

(0%) 0

(0%) 21

(100%) 21

(100%) ZD 0

(0%) 3

(8.3%) 33

(91.7%) 36

(100%) JUMLAH 2

(0.7%) 17

(6.2%) 256

(93.1%) 275

(100%)

Berdasarkan pada skor di Jadual 10, fasilitator kelas kemahiran lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan amat baik di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap tinggi iaitu 93.1% (256 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3.

Lampiran 4

SENARAI NAMA FASILITATOR & INITIAL

Bil. Nama

Initial

1 Haliza Zainal HZ 2 Hamizah Sumin HS 3 Haslina Hussin HH 4 Haslina Nasir HN 5 Haslina Othman HO 6 Haslinda Sabari HSA 7 Junaidah Abdullah JA 8 Kamariah Mohamed Jong KMJ 9 Khairulbahiyah Yaakob KY 10 Marlina Kasiman MK 11 Mohd Fuad Mohamed Yusof MFMY 12 Mohd. Nasir Ibrahim MN 13 Md. Razib Karno MRK 14 Muzaimah Mohd Yunus MMY 15 Nabilah Jamil NJ 16 Nazrinda A. Samah NAS 17 Noor Effendy Hamzah NEH 18 Nor Hafiza Daud Kaiyin NHDK 19 Norazila Safri NS 20 Salina Shamshuri SS 21 Sh. Ezathul Imma Syed Zainal Abidin SEI 22 Siti Nisrin Mohd Anis SNMA 23 Syahranah Ahmad Raqi SAR 24 Yusrul Hisham Mohd Yusof YHMY 25 Zafarina Dol ZD 26 Zaleha Atan ZA 27 Zurina Rosmani ZR

Documents

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF …portal.psz.utm.my/.../stories/kualiti/dokumentasi/laporan/objkualiti/objq_BPM/janjun09.pdf · Perkara ini telah dibawa ke perhatian