BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Mahasiswa adalah orang yang belajar di perguruan tinggi, baik

hdi universitas, maupun di institut yang syarat akan potensi.

Sebagai mana keberadaannya sangat di harapkan menjadi panutan

saat berada di lingkungan kampus mapun di masyarakat. Maka

terbentuklah Fakultas Ilmu Kesehatan yang bertujuan untuk

mencetak Ahli madya Farmasi yang bisa membantu masyarakat

dalam pengobatan yang benar. Terbentulah Fakultas Ilmu

Kesehatan DIII FARMASI yang dapat mencetus Ahli Madiya

farmasi yang sangat berperan penting dalam masyarakat maupun

dinas kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek dan lain –

lain dalam memberikan pelayanan kesehatan dan informasi seperti

tentang obat, alat kesehatan dan informasi lainnya.

Oleh karena itu perlu di adakan dari pihak kampus untuk

mengadakan kuliah Kerja Lapangan yang wajib di ikuti oleh semua

siswa Prodi DIII FARMASI untuk memberikan pengetahuan lebih

serta wawasan yang luas tentang KFTD ( Kimia Farma Tranding

and Distribution )

KFTD ( Kimia Farma Tranding and Distribution ) merupakan

suatu perusahan yang bergerak dibidang pendistribusia obat-

obatan, alat kesehatan dan sarana kesehatan lainnya yang bertugas

sebagai pendistributor besar.

Latar belakang diadakannya kuliak Kerja Lapangan adalah

untuk menambah wawasan dan memberikan peluang bagi

mahasiswa untuk mengembangkan pola pikir tentang bagai mana

1

kinerja dan pencapain distribusi obat agar mahasiswa dapat

mengenal cara melakukan pendistribusian yang baik.

1.2 TUJUAN KULIAH KERJA LAPANGAN

Ada beberapa tujuan Kuliah Kerja Lapangan

a. Mengetahui lokasi penyimpanan narkotika produk KFTD

b. Memahami bentuk ruang lingkup sistematika kerja KFTD

dan mengetahui struktur organisasinya.

c. Mengetahui dan memahami cara penyimpanan serta suhu

yang digunakan oleh KFTD terhadap produk dan ruang

penyimpanan.

d. Berkat diadakan KKL di KFTD mahasiswa dapat

mengembangkan kreatifitas dan keterampilannya

dilapangan.

e. Mengetahui tujuan pokok dan fungsi dari KFTD ( Kimia

Farma Tranding And Distribution )

2

BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG

PEDAGANG BESAR FARMASI

2.1 Pedagang Besar Farmasi

2.1.1 Pengertian Pedagang Besar Faramasi

Pedagang Besar Farmasi adalah perusahan berbentuk badan

hukum yang memiliki izin pengadaan, penyimpanan, penyaluran

perbekalan Farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan undang-

undang yang berlaku untuk sarana Pelayanan Kesehatan seperti,

apotek, rumah sakit, toko obat dan pengecer lainnya serta unit

kesehatan lain yang ditetapkan oleh Mentri, Kepala Dinas

Kesehatan, Kepala Dinas Kesehatan Propensi serta Badan POM.

2.1.2 Kewajiban Pedagang Besar Farmasi

Kewajiban Pedagang Besar Farmasi

1. Pedagang Besar Farmasi di setiap cabangnya berkewajiban

mengadakan, penyimpanan dan menyalurkan perbekalan

farmasi yang memenuhi persyaratan mutu.

2. Setiap pergantian penanggung jawab wajib menguasai

bangunan dan sarana yang memadai.

3. Gudang wajib dilengkapi dengan perlengkapan yang dapat

menjamin dan keamanan

4. Untuk setiap pengubahan kemasan bahan baku obat dari

kemasan aslinya wajib dilakukan pengujian laboratorium.

5. Pedagang Besar Farmasi wajib melaksanakan pengadaan

obat, bahan baku obat dan alat kesehatan dari sumber yang

sah.

3

6. Pedagang Besar Farmasi dan setiap cabangnya wajib

menguasai bangunan dan saran yang memadai untuk dapat

melaksanakan tugas dan fungsinya.

2.1.3 Persyaratan Pedaganng Besar Farmasi

Pedagang Besar Farmasi harus memenuhi persyaratan

sebagai beriut :

1. Dilakukan oleh Badan Hukum berbentuk Perseroan

Terbatas, Koperasi, Perusahaan Nasional maupun

Perusahaan Patungan antara Perusahaan Penanaman

Modal Asing yang telah memperoleh izin usaha

Industri Farmasi di Indonesia dengan Perusahaan

Nasional.

2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

3. Memiliki Apoteker atau Asisten Apoteker yang

bekerja penuh.

4. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran

ketentuan perundang-undangan dibidang Farmasi.

5. Perbekalan Farmasi yang disalurkan harus

memenuhi persyaratan mutu.

2.1.4 Tata Cara Pengajuan Dan Pemberian Izin Usaha

Pedagang Besar Farmasi.

Izin Usaha Pedagang Besar Farmasi diberikan oleh

Menteri, kemudian Menteri melimpahkan wewenang pemberian

izin Usaha Pedagang Besar Farmasi kepada Direktur Jenderal. Izin

Usaha Pedagang Besar Farmasi berlaku untuk seterusnya selama

perusahaan Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan masih

4

aktif melakukan kegiatan usahanya dan berlaku untuk seluruh

wilayah Republik Indonesia

Gambaran : 1. Alur Permohonan Izin PBF

Tembusan surat permohonan

Rekombinasi kelengkapan

Verifikasi adminisrasi administrarif

Izin ditunda,atau ditolak

Surat permohonan : Rekomendasi Teknis

Pembayaran PNBP sesuai pemenuhan

PP No.13 Th 2009 persyaratan CDOB

Audit CDOB

Penundaan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila

pemohon belum memiliki/memenuhi persyaratan, antara lain :

1. Persyaratan administratif

2. Nomor Pokok Wajib Pajak

3. Penanggung jawab yang bekerja penuh

4. Bangunan dan sarana Pedagang Besar Farmasi

5

DIKES PROVENSI

PERMOHONAN DIRJEN

BADAN POM

Apabila dalam waktu 1 bulan belum terpenuhi maka izin usaha

Pedagang Besar Farmasi ditolak dengan menggunakan model

POM-8.

Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila :

1. Tidak memperkerjakan Apoteker/Asisten Apoteker yang

memiliki Surat Izin Kerja.

2. Tidak aktif lagi selama 1 tahun sebagai penyalur obat.

3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha.

4. Tidak lagi menyampaikan informasi Pedagang Besar

Farmasi, 3 kali berturut-turut.

5. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran perbekalan

farmasi.

Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi dilakukan dengan

dikeluarkannya persyaratan secara tertulis sebanyak 3 kali

menggunakan form model POM-10. kemudian dikeluarkan

penetapan pembekuan izin usaha Pedagang Besar Farmasi untuk 6

Bulan dengan menggunakan form model POM-11.

2.1.5 Larangan Bagi Pedagang Besar Farmasi

Larangan bagi Pedagang Besar Farmasi, antara lain:

1. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter

2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,

penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika

tanpa izin khusus dari Mentri Kesehatan

3. Pedagang Besar Farmasi dilarang menyalurkan obat keras

kepada pedagang eceran berizin, dokter, dokter gigi dan

dokter hewan (SK Menkes RI No. 3977/A/SK/1973.

6

2.1.6 LAPORAN

Pedagang Besar Farmasi dan setiap cabangnya wajib

menyampaikan laporan secara berkala sekali 3 (tiga) bulan

mengenai usahanya yang meliputi jumlah penerimaan dan

penyaluran masing-masing jenis obat kepada Menteri dengan

tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dan

Pedagang Besar Farmasi yang menyalurkan narkotika dan

psikotropika wajib menyampaikan laporan penyaluran narkotika

dan psikotropika sesuai perundang-undangan yang berlaku

disamping laporan berkala.

2.1.7 VISI DAN MISI

Visi : komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan

dan lingkungan.

Misi : mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan

melakukan penelitian dan pengembanagan produk yang inovatif,

pengembangan bisnis pelayanan kesehatan terpadu ( health care

provider ) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek,

meningkatkan kualitas sumber Daya Manusia dan mengembangkan

sistem informasi perusahaan.

2.2 Aspek Pengelolaan Dan Distribusi Perbekalan Farmasi

Tata Cara Menyalurkan Perbekalan Farmasi

1. Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual perbekalan

farmasi secara eceran, baik di tempat kerjanya atau di

tempat lain.

2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter.

7

3. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,

penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika

tanpa adanya izin khusus.

4. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek

dan Rumah Sakit serta institusi yang diizinkan

berdasarkan Surat Pesanan yang ditandatangani oleh

Apoteker pengelola Apotek atau Apoteker. penanggung

jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau oleh Asisten

Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah

Sakit atau apoteker unit lain yang mendapat perizinan.

5. Pedagang Besar Farmasi harus membukukan dengan

lengkap setiap pengadaan penyimpanan dan penyaluran

perbekalan farmasi sehingga dapat dipertanggung

jawabkan setiap saat dilakukan pemeriksaan.

8

BAB III

TINJAUN KHUSUS PT. KIMIA FARMA

3.1 SEJARAH PT.KIMIA FARMA

Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi

Indonesia. Cikal bakal perusahaan dapat dirunut balik ke tahun

1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co., perusahaan

farmasi pertama di Hindia Timur. Sejalan dengan kebijakan

nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958

pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF

Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971

bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas,. Sejak

tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan

publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya, dengan

demikian namaya berubah menjadi PT Kimia Farma ( Persero )

Tbk.

Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk dimulai tahun 1957, saat

pengambil-alihan perusahaan farmasi milik Belanda yang terdiri

dari; Rathkam, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung.

Diikuti dengan pembentukan Badab Pusat Penguasaan Perusahaan

Farmasi Belanda (Bapphar). Selanjutnya berbadan resmi, berbadan

hukum yang berstatus Perseroan Terbatas pada tanggal 16 Agustus

1971. Perusahaan telah mencatatkan sahamnya di bursa efek

Jakarta dan Surabaya pada tanggal 4 Juli 2001, kemudian selang

beberapa tahun tapatnya pada tanggal 4 Januari 2003 Pedagang

Besar Farmasi menjadi entitas sendiri dan merupakan anak

perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and

Distribution.

Kimia Farma Trading and Distribution sebelumnya

merupakan perusahaan yang bergerak dibidang yang sama, yaitu

9

sebagai perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu

pengalamannya bukan baru satu tahun, tetapi sama dengan umur

PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri. Hampir sepanjang

sejarahnya sejak sebagai Divisi Pedagang Besar Farmasi,

perusahaan lebih menonjol dalam bidang perdagangan institusi

baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari pada

penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.

3.2 STRUKTUR ORGANISASI PT.KIMIA FARMA

10

Direktur Pemasaran Direktur Produksi Direktur Umum & SDM

Direktur Keuangan

Manajer Satuan Pengawas Intern

Manajer Pengembangan

Bisnsi

Manajer Plant Jakarta

Manajer Plant

Bandung

Manaje

r Plant Bandun

Manajer SPI Anak Perusahaan

Manajer Bisnis Internasional

Manajer Produksi

Manajer Produksi

Manajer SC

Manajer Marketing CHP

Manajer Marketing Generik

Manajer Marketing Institusi

Manajer Unit Logistik

Manajer Marketing Planning & Service

Manajer PPP I

Manajer

Pemastian Mutu

Manajer Perencanaan & Pengendalian

Produksi

Manajer Pengadaan

Manajer PPP I

Manajer Pemastian Mutu

Manajer Plant

Semarang

Manajer Plant Watudakon

Manajer Plant Medan

Manajer Riset

&

Manajer Binabang

SDM

Manajer

Umum & Pengelolaan Aset

Manajer

Umum & Pengelolaan Aset

Manajer Legal

Manajer Keuanga

Manajer

Manajer Perencanaan &

Pengendalian

Manajer

Teknol

DIREKTUR UTAMA

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma

3.1.2 Manajemen PT. Kimia Farma Tbk.

Maksud dan tujuan Perseroan adalah turut melaksanakan

dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan

pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha

di bidang industri kimia, farmasi, biologi dan kesehatan serta

industri makanan dan minuman dengan menerapkan prinsip-prinsip

Tata Kelola Perusahaan Yang Baik. Untuk mencapai maksud dan

tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha, baik

dilakukan sendiri atau pun kerjasama dengan pihak lain, sebagai

berikut :

1. Mengadakan, menghasilkan, mengolah bahan kimia, farmasi,

biologi dan lainnya yang diperlukan guna pembuatan sediaan

farmasi, kontrasepsi, kosmetik, obat tradisional, alat kesehatan,

produk makanan/minuman dan produk lainnya termasuk bidang

perkebunan dan pertambangan yang ada hubungannya dengan

produksi sebagaimana disebutkan di atas.

2. Memproduksi produk unggulan baik dari pengembangan sendiri

maupun kerja sama dengan pihak luar.

3. Menyelenggarakan kegiatan pemasaran, perdagangan dan distribusi

dari hasil produksi seperti pada poin 1, baik hasil produksi sendiri

maupun hasil produksi pihak ketiga, termasuk barang umum, baik

di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan-kegiatan lain yang

berhubungan dengan usaha Perseroan.

4. Berusaha di bidang jasa, yang berhubungan dengan kegiatan usaha

Perseroan, serta upaya dan sarana pemeliharaan dan pelayanan

kesehatan pada umumnya, termasuk jasa konsultasi kesehatan.

11

5. Jasa penunjang lainnya termasuk pendidikan, penelitian dan

pengembangan sejalan dengan maksud dan tujuan Perseroan, baik

yang dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu

menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui

konfigurasi dan koordinasi  bisnis yang sinergis

Misi

Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di

bidang-bidang:

1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan

pengembangan produk yang inovatif.

2. Perdagangan dan jaringan distribusi.

3. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan retail farmasi dan

jaringan pelayanan kesehatan lainnya.

4. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha

perusahaan.

3.1.4 Distribusi Perdagangan     

Kegiatan distribusi dilaksanakan oleh PT. Kimia Farma

Trading & Distribution, anak perusahaan yang berperan penting

dalam upaya peningkatan penjualan produk-produk Perseroan. PT

Kimia Farma Trading & Distribution memiliki jaringan sebanyak

43 cabang dan tenaga salesman sejumlah 611 orang untuk melayani

45.173 outlet terdaftar di seluruh wilayah Indonesia. Disamping

mendistribusikan produk-produk Kimia Farma, KFTD juga

bertindak sebagai distributor untuk produk-produk principal dari

dalam dan luar negeri.

12

3.1.5 Produk PT. Kimia Farma Tbk.

Ada beberapa produk PT. Kimia Farma Tbk yang

dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu antara lain :

1. Consumer Health Product (CHP), antara lain : Batugin Elixir,

Bedak Salicyl, Bekamin B Comp. Forte, Bekamin C Forte,

Bekarbon, Calcidol B 12, Enkasari, Enzymfort, Erceevit, Ersylan,

Fita E, Fitocare Minyak Kayu Putih, Fitocare Minyak Telon,

Fitocare Minyak Telon Baby, Fitocasol, Fitopros, Fituno, Liverfit,

Magasida, Marcks' Bedak, Marcks' Venus Compact Powder,

Marcks' Venus Loose Powder, Megafit, Nature Pristine Breast

Health Formula, Nature Pristine Children Multi Chew,Nature

Pristine Evening Primrose Oil, Nature Pristine Eye Factor, Nature

Pristine Glucobalance, Nature Pristine Glucosamin Chondroitin,

Nature Pristine Multi Start Men, Nature Pristine Multi Start

Women, Nature Pristine PMS Formula, Nature Pristine Wild

Alaska Salmond Oil, New Padibu, Nodiar, OB Sari, Scabicid

Cream, Sulfas Ferosus (Blood Increasing Medicine), Supra Flu,

Undecyl Salep, Vitamin A, Yeastafort (Yeast tablets Fortified).

2. Produk Obat Ethical, antara lain : Alergin, Antidine, Asmacare,

Cefaxon, Chlorampecort-H, Codipront, Codipront Cum

Expectorant, Coditam, Dasabion, Diazink, Dobutamin Giulini,

Dopamin Giulini, Doxef, Duviral, E-Viral, Enkapyrin,

Extralac,Fitocassol, Fungoral, Fungoral (Oral Broad - Spectrum

Anti Fungi), Gravynon, Hiviral, Isonat, Kaftensar, Kamadol,

Kamaflam, Kifadene, Kifarox, Kifluzol, Kimoxil, Klotaren,

Levosol, Loprezol, Lovequin, Methovin, Neurodial, Neviral,

Nitrokaf Retard, Nopril, Oprezol, Plasil, Primet, Protofen, Rahistin,

Ranticid, Retaphyl SR, Reviral,Spirabiotik (Film Coated Tablet),

Staviral, Topgesic,Trinolon, Vagizol, Yodiol.

13

3. Produk obat Generik, antara lain : Acyclovir, Aethyl C. Chinin

(EUCHININ), Albendazole, Albumin-Human 20%, Allopurinol,

Aluminium Hydroxide, Amoxycillin, Ampicillin, Antalgin,

Antasida Doen, Ascorbic Acid, Betamethasone, Calcium Lactate,

Captopril, Chinin Antipyrin INJECTION I.M., Chloramphenicol,

Chloramphenicol 250 mg, Chloroquine, Chlorpromazine,

Cimetidine, Ciprofloxacin, Clonidine, Codein, Cotrimoxazole,

CTM, Dexamethasone, Dextromethorphane, Diazepam, Diltiazem,

Dimenhydrinate, Doxycycline, Ephedrine, Ergotamine Caffeine,

Erythromycin, Ethambutol,Ferrous Sulphate, Furosemide,

Gentamycin, Glibenclamide, Glyceril Guaiacolate, Griseofulvine,

HCT (Hydrochlorothiazide), Hydrocortisone, Increased Blood

Tablet (Coated Tablet Membrane), INH (Isoniazid), Iodine

Povidon, Lidocaine, Mefenamic Acid (Asam Mefenamat), Methyl

Ergometrine, Metoclopramide, Metronidazole, Miconazole (KRIM

2%), Nifedipine, Omeprazole, Oralit, Oxytetracycline,

Oxytetracyline (EYE CREAM 1%), Papaverine, Paracetamol,

Perphenazine, Phenobarbital, Phytomenadione, Piroxicam,

Prednisone, Propranolol, Pyrantel, Pyrazinamide, Pyridoxine,

Quinine INJECTION, Ranitidine,Rifampicin (Coated Membrane

Capsule-Tablet), Salbutamol, Sodium Bicarbonate, Sodium

Diclofenac, Sulfadoxine Pyrimethamine, Tetracycline, Thiamine,

Tramadol, Verapamil, Vit B Complex, Vit B1, Vit B12, Vitamin A,

Vitamin C.

3.2 Sejarah Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram

PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram diresmikan oleh PT. Kimia Farma Pusat bersamaan

14

dengan 43 Cabang lainnya yang tersebar di seluruh Indonesia salah

satunya di Mataram dan Kimia Farma Apotek dengan outlet

sebanyak 45.173 yang tersebar diseluruh Indonesia. Sebagai Anak

Perusahaan, Kimia Farma Trading and Distribution didirikan

dengan modal awal sebesar 100 % milik Induk Perusahaan PT.

Kimia Farma (Persero) Tbk.

PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram berperan dalam penerimaan produk yang didistribusikan

dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit – unit pelayanan

kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek, Toko Obat, Toko

Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek berperan dalam

pendistribusian produk – produk Kimia Farma kepada konsumen

akhir.

PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram memiliki tenaga kerja sebanyak 25 tenaga kerja diantara,

10 tenaga kerja pada bidang penjualan, 9 tenaga kerja pada logistic,

5 tenaga kerja pada bidang administrasi dan keuangan, serta 1

tenaga kerja berada di Bima.

15

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram

Gambar 2. Struktur organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram

16

KEPALA CABANG

SPV PENJ INSTITUSI

APT PJ/SPV LOGISTIK SPV TUSPV PENJ REGULER

KASIR

KA GUDANG

PENAGIHADM PIUTANG

INKASSOADM

INSTITUSI

SALESMAN

FAKTURIS

STAFF TRANSITO IN

STAFF PENYIMPANAN

STAFF TRANSITO OUT HANTARAN

3.2.2 Pengelolaan Perbekalan Farmasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Cabang Mataram.

Pengelolaan PT. Kimia Farma Triding and Distribution Cabang

Mataram meliputi:

1. Perencanaan

Perencanaan bertujuan menetukan jenis dan jumlah perbekalan

farmasi yang diinginkan PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Cabang Mataram. Perencanaan dilakukan dengan melihat obat

yang laku di pasaran yaitu dengan melakukan survei obat yang

banyak digunakan di masyarakat serta permintaan dari berbagai

institusi melalui Surat Pesanan (SP), kemudian dibuat rangking

obatnya, dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram melaporkan rangking obat-obat / alat kesehatan yang laku

tersebut kepada PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan realisasi kebutuhan yang telah direncanakan

dan disetujui. Pengadaan perbekalan farmasi tergantung dari

kebutuhan masyarakat, misalnya obat yang laku atau banyak

dibutuhkan maka pengadaannya sekali dalam sebulan untuk

memenuhi kebutuhan obat tersebut selama satu bulan, sedangkan

untuk obat yang kurang laku biasanya pengadaannya saat obat itu

akan habis. Oleh karena itu, produk yang diadakan bukan hanya

dari pabrik Kimia Farma saja, tetapi juga dari pabrik-pabrik obat

lainnya tergantung dari kebutuhan dan permintaan dari berbagai

institusi. Alur pengadaan barang diawali dengan mengajukan

proposal obat / alat kesehatan apa yang akan diadakan oleh PT.

Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram ke PT.

Kimia Farma Tbk. Kemudian PT. Kimia Farma (Persero)

17

memeriksa obat / alat kesehatan yang akan diadakan tersebut. Bila

disetujui maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram membuat Surat Pesanan (SP). Untuk obat keras, atau obat

bebas Surat Pesanannya ditandatangani oleh Asisten Apoteker atau

penanggung jawab yang bersangkutan. Sedangkan obat narkotika

dan psikotropika Surat Pesanannya ditandatangani oleh Apoteker.

3. Penerimaan

Penerimaan bertujuan menjamin perbekalan farmasi sesuai dengan

surat pesanan atau kontrak baik dari segi mutu, jumlah maupun

waktu kedatangan. Bila barang yang dipesan datang, dilakukan

pemeriksaan terhadap barang-barang masuk meliputi nomer batch,

kadaluarsa, jumlah barang pada faktur yang akan dimasukkan

kedalam buku penerimaan barang, kemudian diisi pada kartu stok

dengan spidol merah.

4. Penyimpanan

Penyimpanan barang bertujuan memelihara mutu perbekalan

farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab,

menjaga ketersediaan serta memudahkan pencarian dan

pengawasan. Penyimpanan barang ditempatkan pada gudang

reguler dan tender, baik produk dari kimia farma maupun produk

dari pabrik-pabrik lain pada rak / pallet penyimpanan. Produk dari

kimia farma dipisahkan dengan produk dari pabrik-pabrik lain.

Untuk produk dari pabrik kimia farma disimpan secara alfabetis

sedangkan produk dari pabrik lain disimpan sesuai bentuk atau

jenis sediaan. Untuk obat-obat dalam jumlah kecil atau sisa dari

penjualan, penyimpanannya digabung sebab luas gudang yang

belum sesuai dengan jumlah obat. Sedangkan obat yang tidak tahan

terhadap suhu tinggi disimpan pada lemari pendingin. Obat

narkotika dan psikotropika memiliki gudang tersendiri dan

18

disimpan dalam lemari. Dalam melakukan pengadaan ataupun

penjualan narkotika dan psikotropika, harus diketahui oleh apoteker

penanggung jawabnya. Jumlah obat dalam gudang penyimpanan

harus sesuai dengan yang tertera pada kartu stok masing-masing

produk. Suhu gudang harus selalu dikontrol pada suhu

penyimpanan (27-30˚C) untuk menjaga stabilitas dari setiap produk

perbekalan farmasi di dalam gudang penyimpanan. Barang yang

telah rusak, tidak sesuai standard atau kadaluarsa ditumpukkan

tersendiri langsung dibelakang penyimpanan barang-barang yang

lain.

5. Pendistribusian

PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram

melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB. Untuk

wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu dan

Bima dikirimkan melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah

Mataram dan Lombok Barat dikirimkan secara langsung. Penjualan

dilakukan melalui salesman yang memperoleh pesanan dari

institusi pemerintah, apotek, toko obat, toko klontong atau

swalayan dengan menggunakan surat pesanan (SP).

Alur pendistribusian barang dari PT. Kimia Farma Trading

and Distribution ke pelanggan, yaitu :

1. Surat SP

2. Administrasi Penjualan

3. Cek Persediaan

4. Input SO

5. Cetak Faktur

6. Penyiapan barang

7. Pengiriman

8. Tanda Terima

9. Arsip

19

10. Peyiahpan alat tagih

6. Pelaporan

Ada beberapa laporan PT. Kimia Farma Trading and Distribution,

antara lain :

1. Laporan penjualan

2. Laporan stok awal

3. Laporan stok akhir

4. Laporan barang-barang kadaluarsa

5. Laporan narkotika dan psikotropika.

Laporan penjualan, stok awal dan stok akhir ditujukan ke

bagian tata usaha tiap tiga bulan sekali, untuk barang kadaluarsa

dilaporkan dan dikontrol tiap satu tahun atau 6 bulan sekali

sedangkan untuk laporan narkotik dan psikotropik dilaporkan ke

Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah tiap 1 bulan

sekali.

20

BAB IV

PEMBAHASAN

PT. Kimia Farma Trading and Distribution merupakan

cabang dari PT. Kimia Farma Tbk. sebagai perusahaan induk yang

ada di Jakarta. PT. Kimia Farma Trading and Distribution dibentuk

bersamaan dengan Kimia Farma Apotek dengan jumlah Kimia

Farma Trading and Distribution sebanyak 43 cabang dan Kimia

Farma Apotek sebanyak 300 apotek. PT. Kimia Farma Trading and

Distribution berperan dalam penerimaan produk yang

didistribusikan dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit –

unit pelayanan kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek,

Toko Obat, Toko Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek

berperan dalam pendistribusian produk – produk Kimia Farma

kepada konsumen akhir.

Alur pendistribusian barang dari PT Kimia Farma Trading and

Distribution Cabang Mataram ke pelanggan yaitu sebagai berikut :

1. Surat Pesanan (SP) merupakan surat tertulis yang berisi barang

yang diorder oleh pelanggan atau suatu outlet beserta jumlahnya.

Dalam tahap ini Surat Pesanan dapat dilanjutkan apabila nama

pelanggan atau outlet yang memesan, barang yang dipesan jelas

nama produk dan jumlahnya serta tanda tangan apoteker

penanggung jawab untuk pemesanan obat narkotik dan pskitropik.

2. Administrasi Penjualan, artinya dalam tahap ini Surat Pesanan yang

sudah masuk diterima oleh karyawan pada bagian Administrasi

penjualan untuk melakukan pengecekan persediaan.

3. Cek persediaan, artinya dalam tahap ini kepala gudang beserta

apoteker penanggung jawab melakukan pengecekan apakah barang

21

yang dipesan masih tersedia dan tidak expired date. Selain itu tahap

ini dilakukan untuk mengetahui stok barang yang masih ada

sehingga mempermudah dalam perencanaan order selanjutnya.

4. Input SO, artinya dalam tahap ini karyawan yang bekerja pada

bidang cetak faktur menerima surat pesanan dan memasukkan data

tentang outlet yang memesan dan barang yang dipesan. Ini

dilakukan untuk mengetahui apakah pelanggan atau outlet yang

bersangkutan memiliki hutang atau tidak. Apabila pelanggan atau

outlet yang bersangkutan masih memiliki hutang, maka proses

pendistribusian tidak dapat dilanjutkan. Namun apabila pelanggan

atau outlet yang bersangkutan tidak memiliki hutang, proses dapat

dilanjutkan.

5. Cetak faktur, artinya dalam tahap ini apabila pelanggan atau outlet

yang bersangkutan tidak memiliki hutang faktur dicetak sebagai

tanda bukti pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan atau outlet

serta sebagai arsip perusahaan. Serta mempermudah dalam

penyiapan barang dan menghitung jumlah stok yang masih ada.

Faktur yang dicetak ditanda tangani oleh Kepala Gudang,

Supervisor Penjualan, Apoteker Penanggung Jawab Narkotik dan

Kepala Cabang.

6. Penyiapan barang, artinya dalam tahap ini dilakukan pengambilan

barang yang ada dalam gudang untuk didistribusikan. Dalam proses

penyiapan barang ini karyawan yang mengambil barang dan

karyawan yang akan memberikan ke agen pengiriman harus

berbeda. Ini dilakukan untuk meminimalisir human error sehingga

dapat meminimalkan kerugian perusahaan akibat human error

tersebut.

7. Pengiriman, artinya dalam tahap ini dilakukan pengiriman barang

ke pelanggan atau outlet yang memesan. Sebelum barang yang

dipesan dikirim pihak atau agen pengiriman harus melakukan

pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan barang yang dipesan

22

dan outlet yang memesan benar. Ini juga dilakukan untuk

meminimalisir human error yang kemungkinan terjadi. Dalam

melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB, untuk

wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu

dihantar melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah Ampenan dan

Mataram dihantar secara langsung.

8. Tanda terima, artinya dalam tahap ini barang yang dikirim sudah

diterima diterima oleh pelanggan atau outlet yang bersangkutan dan

ditanda tangani oleh penanggung jawab outlet tersebut. Dalam

proses ini agen pengirim perlu melakukan pengecekan ulang

mengenai barang dan jumlah yang dikirim sesuai dengan faktur

yang telah dicetak.

9. Arsip, artinya dalam tahap ini setelah bukti tanda terima barang

sudah ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan, faktur beserta

bukti tanda terima tersebut diarsipkan, dimana faktur dan bukti

tanda terima tersebut dapat dijadikan sebagai alat tagih apabila ada

masalah dengan pelanggan atau outlet yang bersangkutan. Serta

sebagai bahan untuk pelaporan, seperti laporan penjualan, stok

awal, stok akhir, barang kadaluarsa, dan narkotika serta

psikotropika.

10. Penyiapan alat tagih, artinya faktur dan bukti tanda terima tersebut

dapat digunakan sebagai alat untuk menagih apabila pelanggan atau

outlet tersebut tidak membayar sampai dengan jangka waktu yang

ditentukan.

Adapun 2 faktor penyebab barang masuk ke PT. Kimia Farma Trading and

Distrobution Cabang Mataram, yaitu antara lain :

1. Faktor Pembelian, diantaranya :

- Rencana Order, ini dilakukan untuk menjaga stok barang yang

ada pada gudang agar tidak terjadi over stok atau under stok.

23

- Pemesanan, ini dilakukan apabila rencana order sudah

dipastikan dan jumlah barang yang akan diorder sudah pastikan

tidak akan terjadi over stok.

- Penerimaan, ini dilakukan ketika barang yang diorder datang

dan masuk dalam ruang transito in.

- Penyimpanan, ini dilakukan saat barang yang sudah diorder

datang dan diterima. Ini dilakukan untuk menjaga kualitas

barang sebelum didistribusikan.

- Dropping, ini dilakukan ketika Perusahaan induk memproduksi

barang yang baru, sehingga barang tersebut harus

diperkenalkan ke msyarakat melalui pendistribusian ke cabang

dan melalui cabang barang tersebut akan didistribusikan ke

outlet – outlet sehingga masyarakat mengenal produk tersebut.

24

2. Faktor Retur (pengembalian) :

- Retur karena ED, artinya barang yang sudah didistribusikan ke

outlet dan dalam jangka waktu tertentu barang tersebut tidak

terjual dan kadaluarsa, sehingga barang tersebut dikembalikan

ke KFTD. Namun KFTD akan menerima barang tesebut

apabila dikembalikan 4 – 6 bulan sebelum kadaluarsa.

- Penarikan, artinya barang yang telah didistribusikan ke outlet

ditarik kembali karena alasan tertentu dari perusahaan induk.

- Rusak saat pengiriman, artinya barang tersebut dapat

dikembalikan apabila barang tersebut rusak saat proses

pengiriman ke outlet – outlet, apabila barang tersebut rusak

bukan ketika proses pengiriman, barang tersebut tidak dapat

dikembalikan.

- Kesalahan, artinya apabila barang yang didistribusikan ke suatu

outlet tidak sesuai dengan surat pesanan (lebih banyak), barang

tersebut dapat dikembalikan ke KFTD.

- Piutang, artinya barang yang sudah didistribusikan kesuatu

outlet akan ditarik kembali apabila outlet tersebut memiliki

hutang atau belum melunasi pembayaran sesuai dengan waktu

yang ditentukan.

Selain itu ada beberapa faktor dasar penyebab pengeluaran barang dari gudang

PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang melalui surat pesanan,

yaitu antara lain :

1. Konsinyasi, artinya barang yang dikeluarkan dari gudang karena

barang atau produk tersebut merupakan produk baru yang belum

dikenal oleh masyarakat, sehingga dilakukan penitipan ke outlet –

outlet agar masyarakat mengenal produk atau barang tersebut.

Namun berbeda dengan distribusi konsinyasi ini dilakukan bukan

karena pesanan dari outlet – outlet, melainkan pihak KFTD yang

melakukan promosi suatu produk baru melalui outlet – outlet

25

tersebut. Sehingga outlet –outlet yang bersangkutan tidak

diharuskan membeli produk tersebut, hanya saja outlet-outlet yang

bersangkutan bertanggung jawab atas produk tersebut.

2. Retur Pemebelian, artinya barang yang dikembalikan oleh KFTD

kepada Supplyer dengan alasan tertentu. Ini bisa terjadi apabila

produk yang berasal dari Pihak Ketiga yang didistribusikan oleh

KFTD ke outlet – outlet tidak terjual atau ED, sehingga produk

tersebut harus dikembalikan ke supplyer atau pihak Ketiga.

Pengembalian ini dapat dilakukan apabila produk yang ED

dikembalikan 4 – 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsanya.

3. Pemusnahan, artinya ini dapat terjadi apabila produk yang sudah

ED yang diterima dari outlet – outlet sudah tidak bisa digunakan

kembali, sehingga harus dilaukakan pemusnahan. Karena apabila

tidak dilakukan pemusnahan produk tersebut dapat merusak

produk – produk yang lainnya. Selain itu ini dilakukan juga untuk

meminimalisir human error ketika pendistribusian produk ke

outlet – outlet. Namun sebelum dilakukannya pemusnahan harus

dikonfirmasi terlebih dahulu dengan PT. Kimia Farma Tbk

sebagai perusahaan induk.

26

Produk – produk yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Cabang Matarama, yaitu antara lain :

1. Obat Generik : Acyclovir, Piroksikam, INH, Phenobarbital.

2. Obat Paten : Antasida

3. DOEN : fituno, magasida, asifit

4. Kosmetik : bedak marck, bedak salycil

5. Produk PT Interbat : otopain

6. Produk PT Otto : ottozol, mucera, folac, Scopamin, scopamin plus

7. Produk PT Konimex : paramex, konicare, anaconidin

8. Produk PT Sanbe : sanmol, sananflu, neozep forte

9. Produk PT Indofarma : albendazole, cefadroxil dry syrup, asam

mefenamat

10. Produk PT Soho : Asma soho, curvit, diapet, laxing, fitkom,

curcuma syrup

11. Produk PT kalbe Farma : bioplacenton, cerebrofot, cerebrovit,

kalpanax liquid, neuralgin, promag, brain act.

27

BAB V

PENUTUP

KESIMPULAN

1. PT Kimia Farma Trading and Distribution Mataram merupakan

Pedagang Besar Farmasi yang bergerak dibidang distribusi obat

dan alat kesehatan yang berperan dalam pendistribusian barang ke

unit pelayanan kesehatan lain.

2. Alur proses pendistribusian barang pada PT. Kimia Farma Trading

and Distribution yaitu, Surat Pesanan, Administrasi Penjualan, Cek

persediaan, Input SO, Cetak Faktur, Penyiapan barang, Pengiriman,

Tanda terima, Arsip, Penyiapan alat tagih.

3. PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram memiliki 4

aspek yang komunikasinya harus lancar dalam meningkatkan

omset, yaitu Penjualan, Logistik, Keuangan dan SDM.

4. Dalam penyimpanannya PT. Kimia Farma Trading and Distribution

menyimpan obat secara alfabetis dan berdasarkan bentuk

sediaannya. Penyimpanan berdasarkan alfabetis dilakukan untuk

obat – obat yang jumlahnya tidak banyak atau merupakan sisa dari

penjualan. Ini dikarenakan jumlah obat tidak sesuai dengan

kapasitas gudang yang dimiliki.

SARAN

Untuk semakin memaksimalkan kinerja para pegawai,

sebaiknya gudang diperluas agar ketika transito in dan transito out

obat tidak tercampur karena human error, sehingga dapat

meminimalkan kerugian perusahaan.

28

LAMPIRAN

29

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Faktur PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram.

30

Lampiran 2. Contoh Kartu Stok PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Mataram.

31

Lampiran 3. Contoh Surat Pesanan Narkotika PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Mataram.

32

Lampiran 4. Contoh surat kirim barang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Mataram.

33

Lampiran 5. Contoh Surat Pemesanan Barang PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Mataram

34