Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara – 1 DO Sementara + barang ke customer

Embed Size (px)

Text of Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara – 1 DO Sementara + barang ke customer

Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara 1 transaksi

Lampiran Dokumen Sales Order 1 transaksi

Lampiran Dokumen Permintaan Barang Urgent 1 transaksi

Lampiran Dokumen Delivery Order Resmi 1 transaksi

Lampiran Dokumen Sales Invoice 1 transaksi

Lampiran Dokumen Receiving Report 1 transaksi

Lampiran Dokumen Kwitansi 1 transaksi

Lampiran Dokumen Faktur Pajak 1 transaksi

Lampiran Dokumen Invoice Receipt 1 transaksi

Lampiran Dokumen Bukti Penerimaan Kas

Lampiran Dokumen Purchase Order by phone / facsimile

Lampiran Dokumen Nota Retur

Lampiran Kuesioner Penjualan pada PT Mulia Knitting Factory Ltd.

Internal Control Questionnaire (ICQ)

PT MULIA KNITTING FACTORY LTD.

No. Pertanyaan Yes No Not

Applicable

1.

2.

3.

PENJUALAN

a) Control Environment

Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas

(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?

Apakah perusahaan mempunyai daftar harga produk

(price list) secara tertulis?

Bila Ya, apakah daftar harga tersebut

mencantumkan kode barang untuk tiap jenis produk

yang berbeda?

Apakah perusahaan memiliki prosedur penjualan &

kebijakan secara tertulis mengenai harga jual, syarat

penjualan kredit, dan potongan penjualan?

Bila Ya, apakah prosedur & kebijakan yang

berlaku, berbeda-beda untuk tiap customer?

Bila Tidak, apakah manajer pemasaran yang

menetapkan semua kebijakan secara informal dalam

transaksi penjualan?

4.

5.

6.

7.

b) Risk Assessment

Apakah penyimpangan dari daftar harga yang

berlaku harus disetujui oleh management?

Bila Ya, apakah kebijakan daftar harga baru

tersebut dikomunikasikan dengan baik ke seluruh

bagian penjualan, termasuk manajer pemasaran?

Apakah perusahaan memberlakukan sistem reward &

punishment bagi para karyawannya?

Bila Ya,apakah management memiliki wewenang :

- memberikan punishment berupa skors bagi

karyawan yang melanggar peraturan?

- memberikan reward berupa bonus tambahan gaji

bagi karyawan yang berprestasi?

Apakah perusahaan memberlakukan sanksi bagi

customer yang telat membayar piutang?

Bila Ya, apakah pembeliannya akan ditangguhkan

sampai customer tersebut melunasi piutangnya?

Bila Tidak, apakah perusahaan akan tetap

menyetujui pembelian customer tersebut sambil terus

melakukan follow-up terhadap piutangnya yang

belum lunas?

c) Control Activities

Apakah fungsi penjualan terpisah dari :

8.

9.

10.

11.

- fungsi keuangan?

- fungsi akuntansi?

- fungsi penagihan?

Sebelum order diproses, apakah dilakukan

persetujuan penawaran harga dengan customer?

Bila Ya, apakah manajer pemasaran yang harus

menyetujui penawaran harga tersebut?

Apakah ada penilaian kredit yang diberlakukan bagi

semua customer secara berkala?

Bila Ya, apakah customer yang pembayaran

kreditnya lancar akan mendapatkan peningkatan

credit limit?

Apakah ada penilaian kredit terhadap customer baru

sebelum penjualannya disetujui?

Bila Ya, apakah ada kebijakan pemberian credit

limit terhadap customer baru tersebut?

Apakah perusahaan melakukan pengecekan terhadap

status piutang customer sebelum melakukan transaksi

penjualan?

Bila Ya, apakah admin sales memberikan daftar

piutang yang sudah jatuh tempo ke salesman untuk

cek status customer (mana saja customer yang

piutangnya belum lunas)?

12.

13.

14.

Apakah untuk tiap transaksi penjualan (Sales Order)

diminta Purchase Order dari customer?

Bila Tidak, apakah untuk SO yang dibuat tanpa

PO (dalam traditional marketing), di-confirm ke

customer terlebih dahulu?

Dalam traditional marketing, bila salesman telah

memberikan DO Sementara + barang ke customer

dimana tidak diperlukan barang tambahan dari

gudang (jumlah barang yang dipesan telah

terpenuhi), apakah admin sales tetap membuatkan

DO Resmi untuk dikirim bersama dengan Invoice

nantinya?

Bila Ya, apakah DO Sementara yang diberikan ke

customer, akan ditarik (dibatalkan) kembali oleh

perusahaan saat customer menerima DO Resmi?

Bila Tidak, apakah admin sales mengotorisasi DO

Sementara (dianggap sebagai DO Resmi) untuk

digunakan seterusnya dalam transaksi penjualan?

Setelah pengiriman, apakah admin sales selalu

confirm ke customer kalau barangnya sudah dikirim?

Bila Tidak, apakah confirm hanya dilakukan jika

barang telat dikirim?

15.

16.

17.

18.

Apakah Delivery Order Sementara :

- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

- hanya salesman yang berhak membuat saat

memberikan barang ke customer?

- tembusannya diberikan ke admin sales & gudang

setelah diotorisasi oleh customer terlebih dahulu?

Apakah Delivery Order Resmi :

- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

- dalam traditional marketing, hanya admin sales

yang berhak membuat & kabag. gudang yang

mengotorisasi?

- dikaitkan dengan Invoice untuk menjamin DO telah

dibuatkan Invoice-nya sebelum dikirim bersama

barang?

Apakah Sales Invoice :

- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian

finance yang mengotorisasi?

Apakah DO & Invoice yang batal, dicap BATAL

oleh manajer penjualan sebelum akhirnya disimpan?

Bila Ya, apakah ada penjelasan tertulis dalam

dokumen mengenai alasan pembatalan & diotorisasi

oleh manajer penjualan?

19.

20.

21.

22.

Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kwitansi?

Bila Ya, apakah :

- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian

finance yang mengotorisasi?

Retur penjualan :

- apakah ada kebijakan mengenai tenggat waktu

berlakunya retur?

- apakah admin sales akan membuat Nota Retur

berdasarkan barang yang dikembalikan customer?

Bila Ya, apakah :

* sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

* diberikan ke bagian finance untuk pencatatan

setelah diotorisasi dahulu oleh customer?

Apakah perusahaan memiliki kebijakan cadangan

kerugian piutang?

Bila Ya, apakah jumlah cadangan kerugian piutang

selama ini sudah efektif sesuai dengan jumlah

piutang tak tertagih yang terjadi?

Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang

penghapusan piutang?

Bila Ya, apakah penghapusan piutang tak tertagih

mendapat persetujuan lebih dulu dari management?

23.

24.

25.

26.

d) Information & Communication

Apakah dalam membuat kwitansi, admin sales

memberikan tembusannya ke bagian accounting

untuk dilakukan pencatatan secara berkala?

Bila Tidak, apakah bagian accounting

mencocokkan antara Bukti Penerimaan Kas &

Rekening Koran sebagai dasar pencatatan jurnal?

Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan

dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh

bagian penjualan terkait?

Bila Ya, apakah informasi Laporan Penjualan

diberikan secara berkala ke bagian finance,

accounting, & management?

e) Monitoring

Apakah Laporan Penjualan yang dibuat selalu

diberikan tepat waktu ke management?

Bila Ya, apakah Laporan Penjualan tersebut

diberikan :

- per bulan?

- per kuartal?

Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam

Laporan Penjualan dijelaskan kepada management?

27.

Apakah management melakukan tindakan untuk

mengatasi penyimpangan atas laporan yang

diserahkan padanya?

Tanggal : Diisi oleh :

( )

1.

2.

3.

GUDANG

a) Control Environment

Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas

(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?

Apakah perusahaan memiliki prosedur penyimpanan

& pengiriman barang secara tertulis?

Bila Ya, apakah selalu dikomunikasikan secara

berkala antar bagian gudang yang terlibat dalam

transaksi penjualan?

b) Risk Assessment

Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara

stok barang salesman dengan catatan stok gudang?

Bila Ya, apakah tiap salesman mendapatkan

jumlah stok barang yang sama dari gudang?

4.

5.

6.

7.

8.

Apakah dalam melakukan stock opname (pencocokan

antara kartu stok dengan stok fisik),