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Dématérialisation et automatisation du traitement des factures :

Pourquoi la DFCG dématérialise-t-elle ses factures fournisseurs ?

Agenda

Introduction de Mme Béatrice LEBOUC, Déléguée Générale de la DFCG

Dématérialisation et automatisation du traitement des factures :Facteurs d’agilité et de productivité pour votre entreprise

Le retour d'expérience utilisateur de la DFCG

Démonstration live d'un processus de traitement de factures dématérialisées avec Yooz

Forum d'échanges et de discussions

Yooz, Activité SaaS d’ITESOFT

Yooz est l’activité SaaS du Groupe

Contexte

La compétitivité des entreprises, confrontées

à une conjoncture économique, sociale et

financière toujours fluctuante, est

étroitement liée à leur capacité d’adaptation

et de réactivité.

Pour faire face à ces défis, les PME ont

besoin de s’appuyer sur des outils leur

donnant plus d’agilité et de productivité.

Agilité et Productivité …

Agilité ?

Dans un contexte mouvant, vous recherchez à optimiser votre capacité à réagir face à des évènements imprévus ?

Productivité ?

La nécessaire optimisation des coûts et des ressources vous amène à rechercher des viviers de gains de productivité dans de nombreux domaines ?

Experts-Comptables / Commissaires aux Comptes

La dématérialisation des factures : Processus fonctionnel

Numérisation des factures, commandes,bons de livraison…

Depuis n’importe quel scannerou multi-fonction

Reconnaissance automatique (full-text) des données & imputations

Affectations automatiques (= modèles d’écritures)

Gestion multi-entité juridiques

Validation des factures Validation du paiement Notification via email

Suivi temps réel de l’activité

Archivage électronique Recherche et consultation

Pilotage du traitementdes factures

Numérisationdes factures

Enregistrementdes factures

Export dans le logicielde comptabilité

Recherche et consultationdes factures dématérialisées

Export des écritures vers votrelogiciel de comptabilité

Validationdes factures

Une connexion Internet suffit pour utiliser Yooz, depuis n’importe où …

Votre application,vos factures numériques

Hébergementinformatique

sécurisé

Numérisation, traitement et validationdes factures

Logicielcomptable

ou ERP

Votre site

Vos sitesdistants

Vos collaborateursen déplacement

Clientutilisateur

Clientutilisateur

Clientutilisateur

Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier d’agilité ?

Elle est accessible depuis n'importe quel périphérique connecté à Internet, quels que soient le lieu et l'heure d'utilisation.

Elle est collaborative, permettant à tous les managers autorisés d'accéder à leurs factures, aux fournisseurs de connaitre le statut de leurs factures, à vos experts comptables et CAC de partager vos factures, ...

Elle est à la hauteur de vos exigences de flexibilité : coûts basés sur l'utilisation du service, aucune intervention des équipes IT internes.

Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier de productivité ?

Elle optimise la chaîne achat par l’amélioration de la productivité des collaborateurs et la maitrise des délais de traitement

Elle améliore le pilotage de l’activité en temps réel (identification des factures en retard, en litige, en cours de validation, valideurs concernés)

Elle industrialise, fiabilise et fluidifie le processus en environnementmono ou multi-site.

Elle sécurise le traitement des pièces comptables : archivage électronique sécurisé, sauvegardes redondantes

Sur la globalité du processus de traitement, depuis la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation dans l’ERP, les études démontrent :

Etudes Arthur D.Little, BVA et Aberdeen - 2012

Une économie comprise entre 30% et 60%.

Un gain de productivité de 46%.

Yooz Un atout unique : « l’accessibilité »

Aucun coût informatique

Le mode SaaS permet une utilisation du service sans aucun investissement, ni en matériel, ni en ressources informatiques.

Une rapidité de mise en œuvre inégalée

Quelques clics suffisent pour configurer Yooz selon vos règles de gestion, sans aucune compétence informatique. Vous pourrez ainsi dématérialiser vos factures le jour même de votre souscription.

Une solution connectée avec les logiciels comptables du marché

Cegid, CIEL, EBP, INFOR, Microsoft Dynamics, Sage, SAP…

Une offre scanner Plug & Play : la Yooz’Box

Des évolutions gratuites et continues

Une solution toujours adaptée à vos exigences et aux évolutions de votre métier.

Un prix très attractif

Un abonnement mensuel basé sur la consommation du service, à partir de 99€/mois (nombre de sites et d’utilisateurs illimité).

YoozUn atout unique : « l’accessibilité »

La meilleure technologie de reconnaissance des factures embarquée

Yooz intègre la technologie ITESOFT de reconnaissance automatique de factures, internationalement reconnue pour son exceptionnel niveau de performance et de fiabilité.

La technologie de reconnaissance ITESOFT permet de traiter n’importe quelle facture sans paramétrage préalable.

Une offre d’évaluation gratuite

Sans aucun engagement, ni investissement initial, vous pouvez valider gratuitement l’adéquation de Yooz à vos processus.

Aucune formation

La simplicité et l’ergonomie de l’outil permettent à chaque utilisateur de démarrer sans aucune formation préalable.

Une qualité de service irréprochable

Une solution accessible depuis n’importe quel poste de travail,24h/24 et 7j/7.

Sécurité et confidentialité garanties

Protection des données

Authentification avec mot de passe « fort » obligatoire Etanchéité totale des données de chaque client Signature et contrôle de chaque image afin de garantir son intégrité

et son unicité Utilisation du protocole SSL 2048 (Geotrust certificate) Centre d’hébergement certifié ISO27001 et Safe Harbor

Application sécurisée

Gestion de la sécurité auditée par un auditeur externe Architecture interdisant l’injection de code Architecture logicielle permettant la haute disponibilité

Une gamme de services associés

Une assistance Tchat

Gratuite, elle permet de contacter un technicien Yooz à tout moment

Une Hotline

Disponible au 0821 20 9669

Un extranet client gratuit

Il permet de connaître à tout instant l’état des demandes en cours

Une base de connaissance

Elle aide à résoudre les questions sur l’utilisation de Yooz

Des forfaits de formation et assistance

A distance ou sur site

Retour d'expérience utilisateurde la DFCG

Avec Yooz, la DFCG a pu optimiser son processus comptable, et cela en toute sécurité, malgré l’éloignement des valideurs.

Ecoutez Mme Béatrice Lebouc, Déléguée Générale DFCG parler de la dématérialisation de factures 

Présentation de l’Association

Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion, présente à Paris et en régions depuis 1964

3200 membres

Répartis dans tous les secteurs économiques et géographiques Depuis la PME jusqu'aux grands groupes internationaux

17 collaborateurs

Missions

S’unir : être un référent dans la communauté finance gestion Echanger : allier professionnalisme et convivialité Partager : offrir de vrais outils de perfectionnement et d’information

Dématérialiser nos factures : pourquoi ?

Notre organisation étant très décentralisée, nous avons choisi de dématérialiser pour :

Fiabiliser et faciliter le processus de validation entre nos nombreuses antennes régionales

Supprimer les échanges de factures au format papier entre les sites Mieux piloter l’activité de traitement et validation de factures Mettre en place un processus de validation basé sur 3 niveaux de

validation avec une validation des factures à « 4 yeux » Montrer l’exemple auprès de la communauté financière en utilisant des

solutions innovantes améliorant la sécurité et le contrôle interne

En juin 2010 la DFCG choisit Yooz, solution de dématérialisation de factures pour répondre à ces différentes préoccupations.

12 000 factures annuelles sont traitées avec Yooz dans un environnement CEGID.

Bénéfices constatésavec Yooz

Agilité, Mobilité et Collaboration Accessibilité à Yooz identique pour tous les utilisateurs, au siège ou en régions

Validation facilitée pour les valideurs distants (membres du bureau en entreprises)

Suppression des échanges de documents originaux entre les sites

Efficacité et Productivité Réduction de la charge de travail (reconnaissance automatique, suppression photocopies et envois

postaux, relances des valideurs, réponses au fournisseurs…)

Réduction du cycle de validation et respect des délais de paiement fournisseur

Sécurité et Traçabilité Tout document numérisé entre dans un circuit électronique de validation : suppression des pertes de

documents, gestion des retards et des relances

Amélioration du contrôle interne, contrôle à « 4 yeux »

L’historique de toutes les interventions sur les factures est accessible

Transparence du processus de traitement Ouverture de la comptabilité aux opérationnels favorisant prise de conscience des coûts et rigueur de

gestion

Vision temps réel, identification facilitée des factures en retard.

Business Amélioration de la satisfaction des fournisseurs.

Le traitement des factures avec Yooz

Yooz est partenaire…

Un nouveau scanner « Plug & Play » directement connecté à Yooz

Une installation simplissime par l’utilisateur :

Connexion au réseau Internet Pas besoin de PC pour numériser

Une ergonomie ultra-simplifiée :

Un compteur « Nombre de pages » Un bouton « Envoi » qui transfère

automatiquement les factures vers Yooz

Les performances d’un « grand » :

20 pages / minutes Recto-verso Chargeur 20 pages Numérise du ticket de métro au A4

Prix de vente : 349 € HT