LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Cuevas Pérez Minia PaolaSerrano Monzalvo Mayra

“PSICOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES”

ÍNDICEÍNDICEI. ObjetivosII. IntroducciónIII. Perspectivas de la comunicaciónIV.Comunicación como un proceso organizacionalV. Elementos de la comunicaciónVI. Emisor, Mensaje, Canal, Receptor, Retroalimentación, Contexto VII. Ineficacia de la comunicaciónVIII. Nuevos canales de la comunicaciónIX. Ruido X. Redes de la comunicaciónXI. Función, Tipos, Roles.XIII. Comunicación Horizontal.XIV. Comunicación vertical.XV. Comunicación y gestión del conocimiento.

I OBJETIVOSI OBJETIVOSComprender la importancia de la

comunicación en las organizaciones.Conocer los diferentes elementos que lo

componen el proceso.Estudiar los nuevos canales de

comunicación diferentes tipos de redes.Analizar las funciones de la comunicación

horizontal.Comprender la importancia de la

comunicación en la gestión de conocimiento.

II. INTRODUCCIÓNo La comunicación es un proceso básico, resulta

imposible una organización sin comunicación.o Es una de las actividades a la que más

tiempo dedican las personas en su trabajo.o Surgen conflictos dentro de un grupo por

problemas de comunicación.o Trabajadores del conocimiento que

transforman la información en productos o servicios.

o Tecnologías de comunicación y la información.

III.PERSPECTIVAS EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

PERSPECTIVA FOCO DE ATENCIÓN

DEFINICIÓN ÁREA DE INVESTIGACIÓN

CONDUCTA Transmisión de la información entre emisores y receptores.

La organización como contenedor de información

Adopción de la tecnología de comunicación.Sobre carga de información.Coordinación de tareas

LENTE Filtro que protege, resguarda, restaura y canaliza la información

La organización como un sistema procesador de información.

Flujo de información y toma de decisiones.Análisis de medios.Distorción de la información.FEED- BACK

ENLACE Conexión que enlaza a los miembros de la organización

La organización como red de relaciones de trabajo

Roles en la red laboral y configuraciones.Redes informacionales.Enlaces débiles y fuertes.

SÍMBOLO La creación, mantenimiento y transformación del significado.Creación de sentido.

La organización como construcción simbólica.

Identidad organizacionalCultura organizacionalCambio cultural.

Putman 2002

COMUNICACIÓN COMO FUENTE COMUNICACIÓN COMO FUENTE DE IDENTIDAD SOCIALDE IDENTIDAD SOCIAL

MARCAS DE IDENTIDAD

Demostrar su pertenencia a un particular grupo social.

Indicar los receptores potenciales su estatus como miembros del grupo del comunicador o exogrupo.

Restringir potencialmente el acceso al significado de la comunicación a solo otros miembros del endogrupo.

Moreland y Levine, 2001

Mismo estilo de comunicación

Identidad social compatida ( Nosotros)

Endogrupo

Barreras de la comunicación

Sin identidad social compartida(Categorías personales)

Diferentes estilos de comunicación

Haslam, 2001

IV.LA COMUNICACIÓN COMO UN IV.LA COMUNICACIÓN COMO UN PROCESO ORGANIZACIONALPROCESO ORGANIZACIONAL

La comunicación suele considerarse como un proceso dinámico mediante el cual dos o mas personas intercambian información, conocimientos o sentimiento. No se trata de algo puntual, si no diferentes elementos y en su realización van sucediendo una serie de pasos o etapas.

Se califica como un proceso dinámico por que cualquier modificación en alguno de los elementos, afecta a todos los demás y produce variaciones en el resultado final de la comunicación.

5 CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES:

1) Las organizaciones estan compuestas por individuos o grupos.

2) Se orientan hacia ciertos fines y objetivos.3) Requieren una diferenciación de funciones.4) Deben procurar que las funciones esten

racionalmente coordinadas y dirigidas5) Debe tener una continuidad a través del

tiempo. Lawler y Hackman 1945

V.ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

Mensaje

Canal

Ruido

Contexto

Emisor Receptor

Peiró 1991

EMISOR Cualquier individuo, dentro o fuera de la

organización que desea transmitir un pensamientoo idea o otro u otros.

El emisor debe cofidicar, cifrar el mensaje, dependerá de las hablidades, actitudes y conocimientos.

Cada sector desarrolla su propio vocabulario. El emisor transmite un mensaje que el conoce

perfectamente, eso no significa que el receptor lo entienda, debe tener un lenguaje compartido.

MENSAJE

Objeto de la comunicación. (Gil y Barrasa, 2003)

Diferencia entre mensajes rutinarios y no rutinarios. (Cock, Witte y Niuwkerke, 1998)

Son mejores los rutinarios para comprender el objetivo.

Mensajes verbales y no verbales.(Kreps, 1990)

Verbales (Ideas, datos). No verbales (Actitudes, emociones).

CANAL

Medio a través del cual se produce la comunicación, soporte físico a través del cual viaja el mensaje.

Canales más comunes (Interacción cara a cara, teléfono, correo electrónico, cartas, fax).

Cara a cara el más eficaz.

ELECCIÓN DEL CANALELECCIÓN DEL CANAL

Permitir la retroalimentación directa y, por tanto, comunicación de naturaleza circular.

Personalizar los mensajes de acuerdo a las circunstancias del receptor.

Incluir múltiples señales o estímulos (expresiones, gestos, tonos).

Admitir variedad de lenguaje (corporal, natural, numérico).

Russ, Daft y Lengel 1990

Interracción cara a cara

Videoconferencia

Teléfono

Correo electrónico e-mail

Boletines, panfletos, informes de carácter general, etc.

Videos de la organización

Cartas y memorandos informales

Variado

MúltiplesIndividuales

SimpleSeñales

Lenguaje

Alta

Baja

RETROALIMENTACIÓN

PERSONALIZACIÓN

Kreitner y Kinicki 1996

VII. INEFICACIA DE LA VII. INEFICACIA DE LA COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

SOBRECARGA: La riqueza del medio es demasiado alta para la complejidad del problema.

SOBRESIMPLIFICACIÓN: La complejidad del problema o situación es superior a la riqueza del canal.

Las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación han provacado el desarrollo de nuevos

canales que optimizan la efectividad y eficacia.

RECEPTOR

Decodificar las señales recibidas y atribuirles un significado.

Escuchar es un proceso que integra información física, emocional e intelectual en la búsqueda del significado y de la comprensión

Proceso pasivo y automático

MEJORAR LA CAPACIDAD DE ESCUCHA PASIVA

1.Estar motivado a escuchar y demostrar interés.2. Concentrarse en le mensaje.Y no analizar juicios.3. Resistirse alas distraccionesY centrar la atención en el emisor.4.Retroalimentación al emisor sobre la comprensión del mensaje.5.Resúmen sobre lo que sea entendido tanto del contenido como del sentido.

ACEPTACIÓNACEPTACIÓNO O

RECHAZORECHAZO

Hellriegel 1998

IX.RUIDO

Perturbación o inferencia que se introduce dentro del proceso de la comunicación.

Es inversamente proporcional a la fidelidad de la comunicación

DOS TIPOS DE RUIDO

1MECÁNICO

Interferencias en el sonido, la

imagen o la señal a las que se le denomina

ruido.

2 COMUNICACIÓN

Deficiencias en el mensaje

de significantes, significados o

código.

1FÍSICAS

Interferencias en el ambiente

en el que se esta dando la comunicación.

2 SEMÁNTICAS

Interpretación incorrecta del significado del

mensaje.Emisor- Receptor

3 PERSONALES

Provienen de las emociones,

los malos hábitos de la escucha, y de

la personalidad.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Peiró, 1991 Davis y Newstrom, 1991

RETROALIMENTACIÓNCompleta el circulo de la comunicación,

permite al emisor verificar el mensaje ha sido recibido y comprendido.

EmisorPuede ser negativa o positiva. (Harris 1993)

Se puede utilizar para aclarar el contenido del mensaje.

Receptor

CONTEXTOCONTEXTOo Conjunto de condiciones en las que se

desarrolla la comunicación, es decir, espacio, el tiempo, el clima y la cultura de la organización.

o Emisor y receptor deben formar parte del mismo contexto para que el mensaje sea comprendido de igual forma por ambos.

o Estándares culturales de la comunicación verbal y no verbal.

o Hace referencia al clima organizacional en el que se desarrolla la comunicación. (Kreps, 1990)

X.LAS REDES DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Sistemas de interacciones, formales o informales, que se usan dentro de la organización.

Cumplen múltiples funciones, permiten a sus miembros comunicarse, relacionarse con diferentes grupos, obtener recursos para realizar su trabajo o aprender de las experiencias de los demás.

XI. FUNCIÓN DE LAS REDES EN LA ORGANIZACIÓN

Función Actividad1. Estructural - Reflejar el mapa formal de la organización

2. Información - Transmitir mensajes para tomar las decisiones

3.Conocimientos Difundir información sobre como hacer las cosas

4.Estatus Reflejar la posición de los individuos y roles

5.Social Desarrollar relaciones de compañerismo y amistad

6.Experiencia Obtener ayuda u orientación de los miembros con más experiencia o conocimientos

7.Autoridad Ejercer el poder legítimo sobre los miembros de la organización

XII.TIPOS DE REDES

Las redes tienes dos dimensiones fundamentales, centralizada y formalizada.

Redes centralizadas y descentralizadas

Redes formales e informales

A)REDES CENTRALIZADAS Y DESCENTRALIZADAS

Son aquellas en las que una o varias personas controlan y distribuyen la comunicación.

.

Son aquellas en las que la comunicación fluye libremente entre sus miembros.

Satisfacción de los miembros es mayor.

REDES CENTRALIZADAS

REDES DESCENTRALIZADAS

*RED EN RUEDA

A

E

B D

C

GRADO DE CENTRALIZACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS

Muy alto Baja

*RED EN Y

B

CEDA

GRADO DE CENTRALIZACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS

Alto Baja

RED EN CADENA

A B C ED

GRADO DE CENTRALIZACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS

Moderado ModeradaRED EN CIRCULO

CD

E

A

B

GRADO DE CENTRALIZACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS

Baja Moderada

RED DE TODOS LOS CANALES

D C

BE

A

GRADO DE CENTRALIZACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS

Muy baja Alta

B)REDES FORMALES E INFORMALES

Establecidas por la organización.

De hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona apropiada.

Están representadas por el organigrama

Surgen espontáneamente de las relaciones sociales que se establecen entre los miembros.

Rápida y permite difundir sentimientos, valores y actitudes

Redes formales Redes informales

LOS ROLES DE LA RED

Los porteros: Controlan el flujo de información, filtran los mensajes para reducir la sobre carga, aunque puede existir una distorsión.

Los enlaces o intermediarios: Conectan dos o mas grupos dentro de la red de comunicación. Función es importante para el mantenimiento de la red y coordinación.

*Si los intermediarios no pertenecen a ningún grupo a los cuales conecta se llaman puentes.

Los líderes de opinión: Tienen la capacidad de influir informalmente en las decisiones y guiar el comportamiento de los miembros de la organización.

Los cosmopolitas: Conectan la organización con su entrono. Tienes posiciones limítrofes y proporcionan información acerca de la organización a otras organizaciones.

Los aislados: Miembros que prácticamente no tienen contacto con los demás.

Portero

Intermediario

AisladoCosmopolita

Líder de opinión

Puente Pareja de aislados

LAS DIRECCIONES DE LA COMUNICACIÓN

Dentro de la organización la comunicación puede tomar diferentes sentidos:

a) *Vertical ascendenteb) *Vertical descendentec) *Horizontal

XIII.COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE

La información fluye hacia abajo o a través de la estructura jerárquica de la organización.

Utiliza el organigrama

Información es de carácter formal.

Permite a los miembros estar mejor informados.

CARACTERÍSTICAS DEL MENSAJE

Instrucción sobre la tarea: Describen como realizar el trabajo

Justificación del trabajo: Comprensión de la tarea y la relación con otras.

Procedimientos organizacionales:

Información sobre las prácticas y procesos habituales.

Retroalimentación: Informar al miembro sobre su desempeño.

Adoctrinamiento: Inculcar en los miembros un sentido de pertenencia y compromiso con los objetivos.

MENSAJE Y SUS OBJETIVOS

Coordinación: La transmisión de diferentes instrucciones que permiten organizar el trabajo.

Información: Satisface la necesidad de los miembros de conocer lo que ocurre en la organización.

Motivación: Mantener a los individuos informados repercute a una mayor implicación y esfuerzo para desempeñar su trabajo.

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE

La información fluye hacia arriba a través de la estructura jerárquica de la organización.

Proporciona retroalimentación a los niveles jerárquicos más altos.

Permite conocer las necesidades de los miembros de la organización.

Barreras: el poder y estatus

CARACTERÍSTICAS DEL MENSAJE

Actividad de los subordinados: Proporcionar información sobre el progreso en la realización de tareas.

Problemas en el trabajo: Reconocer problemas que se encuentran los miembros de la organización.

Sugerencias de mejora: Recoger ideas u observaciones por parte de los miembros para optimizar los procesos de la organización.

Cómo se sienten los miembros de la organización:

Proporciona información sobre inquietudes, quejas o problemas de los miembros.

XIV.LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Tiene lugar entre los miembros del mismo grupo o que están en el mismo nivel jerárquico.

Los miembros de la organización se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus superiores.

Rapidez

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Coordinación de tareas: Permite unificar esfuerzos para realizar eficazmente el trabajo.

Solución de conflictos: Permite resolver problemas y aclarar malos entendidos.

Apoyo social: Permite el apoyo muto y soporte emocional.

Desarrollo del espíritu de equipo:

Fomenta el compañerismo entre miembros de la organización al mismo nivel jerárquico.

XV. LA COMUNICACIÓN Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Hace referencia a procesos, métodos, sistemas y herramientas que sirven para generar, reunir, analizar, organizar, diseminar y aplicar experiencias, información y conocimientos colectivos e individualizados en beneficio de la organización.

Hace uso de las tecnologías de la información y comunicación.

Reconoce la importancia del elemento social y de la comunicación humana en la transferencia de los conocimientos.

Intercambio de conocimientos

CONCLUSIONESLa comunicación es un proceso esencial

de la organización.

La comunicación es una fuente de identidad social que permite manifestar la pertenencia a la misma.

Importancia de los nuevos canales de comunicación (correo electrónico)

Las redes formales que estructuran la relación entre los miembros, reflejando niveles de autoridad.

Las redes informales permiten satisfacer necesidades de los miembros de la organización.

Importancia de la comunicación vertical ascendente y la comunicación horizontal, ayuda al buen funcionamiento y el bienestar psicológico de los miembros de la empresa.

VALORACIÓN PERSONAL Las nuevas organizaciones deben trabajar y

formar temas para presentar el mejor trabajo implementando las nuevos canales para beneficio de ambos.

Es indispensable una buena comunicación para un buen funcionamiento en una empresa.

Tecnologías de comunicación, y de la información cada vez son más amplias y avanzadas.