KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ … · 2014-12-16 · KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Oktober 2014 Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen,

KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK

Oktober 2014

Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen, Advice Digital

STYRELSEN FOR IT OG LÆRING

BRUGERTEST AF EFTERUDDANNELSE.DK


Index

OVERORDNET VURDERING ................................................................................................................................................................ 1

Generelt .................................................................................................................................................................................................. 1

Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige) ........................................................................................................................ 1

Kursusadministratorer ......................................................................................................................................................................... 1

Skoleadministratorer ........................................................................................................................................................................... 2

VEU administratorer (a-kasse) ............................................................................................................................................................ 2

ID OG PROBLEMKATEGORISERING .................................................................................................................................................. 4

GENERELT .............................................................................................................................................................................................. 5

Navigation .............................................................................................................................................................................................. 5

Login og manglende/forkerte rettigheder ............................................................................................ 5

Tilbage-navigation via Browser ............................................................................................................... 7

Informationer skal genfindes manuelt .................................................................................................. 7

Indhold og design.................................................................................................................................................................................. 8

Sprogbrug.................................................................................................................................................... 8

Tekstmængde ............................................................................................................................................ 8

Design .......................................................................................................................................................... 8

Koncept .................................................................................................................................................................................................. 9

App ............................................................................................................................................................... 9

betaling ........................................................................................................................................................ 9

Sammenligning med andre offentlige løsninger .............................................................................. 10

FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK ................................................................................................................................................... 12

Fremsøgning af kursus ..................................................................................................................................................................... 12

Forside ...................................................................................................................................................... 12

Kursussøgning ........................................................................................................................................ 13

Kursusoversigt ........................................................................................................................................ 16

Kursusbeskrivelse .................................................................................................................................. 17

Tilmelding til kursus (kursist) ........................................................................................................................................................... 19

Trin 1: Arbejdspladsen ........................................................................................................................... 21

Trin 2: Valgte kurser ............................................................................................................................... 21


Trin 3: Personlige oplysninger .............................................................................................................. 24

Trin 4: Indkvartering ............................................................................................................................... 27

Trin 5: Tilmeldingsresumé .................................................................................................................... 28

Trin 6: kvittering ...................................................................................................................................... 29

Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) .................................................................................................................................. 30

ID og log ind ............................................................................................................................................. 30

Trin 1: Valgte kurser ............................................................................................................................... 32

Trin 2: tilmeldingsresumé ..................................................................................................................... 33

................................................................................................................................................................... 34

Trin 3: Kvittering ...................................................................................................................................... 35

Min side / Virksomhedens side ...................................................................................................................................................... 36

Kommende kurser ................................................................................................................................. 36

Navngiv kursister (Kursusadministrator)....................................................................................................................................... 39

enkelt redigering ..................................................................................................................................... 39

Samlet navngivning - Kursist ................................................................................................................ 41

Samlet navngivning – Bopæl og beskæftigelse ............................................................................... 46

Samlet navngivning - Kontaktoplysninger ......................................................................................... 47

Samlet navngivning - Indkvartering .................................................................................................... 48

Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) ............................................................................ 49

1: HVad søges? ....................................................................................................................................... 49

2: Personlige oplysninger ...................................................................................................................... 50

3: Udbetaling (kun kursusadministratorer) ....................................................................................... 52

4: Uddannelse ......................................................................................................................................... 53

5: Anden offentlig støtte ........................................................................................................................ 54

6: Beskæftigelse ..................................................................................................................................... 55

7: Arbejdsgiver ........................................................................................................................................ 56

8: Befordringstilskud .............................................................................................................................. 57

9: resumé ................................................................................................................................................. 58

Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning – kun kursusadministratorer) ...................... 62

FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN .................................................................................................................................... 64

Log ind ................................................................................................................................................................................................. 64

Skoleadministrator ............................................................................................................................................................................ 64

Generelt om efteruddannelse.dk/admin til skoleadministratorer ............................................... 64

Fejl på efteruddannelse.dk (tilmeldingsflow) .................................................................................... 65


Periodisk langsom udveksling af informationer mellem systemer .............................................. 65

Holdoversigt - Holdbetegnelse ............................................................................................................. 66

Holdoversigt – Hold ................................................................................................................................ 67

Tilmeldingsoversigt................................................................................................................................. 68

Tilmeldingsoversigt - kursist ................................................................................................................. 69

Dokument- og skabelonarkiv ............................................................................................................... 70

VEU administrator .............................................................................................................................................................................. 72

Generelt om efteruddannelse.dk/admin til VEU administratorer................................................. 72

Vis tilstedeværelse ................................................................................................................................. 74

Ændret tilstedeværelse ......................................................................................................................... 77

Ansøgninger - oversigt ........................................................................................................................... 78

Ansøgninger - kursist.............................................................................................................................. 81

Afsluttede ansøgninger - oversigt ........................................................................................................ 85

Afsluttede ansøgninger - kursist .......................................................................................................... 86

APPENDIKS ......................................................................................................................................................................................... 87

Fakta om undersøgelsen ................................................................................................................................................................. 87

Baggrund .................................................................................................................................................. 87

Formål ....................................................................................................................................................... 87

Metode - Tænke højt-fjerntest.............................................................................................................. 87

Deltager-profiler ...................................................................................................................................... 88

Testmateriale og login ........................................................................................................................... 89

Deltageroversigt ................................................................................................................................................................................. 89

Side 1

OVERORDNET VURDERING

Overordnet vurdering

Generelt Overordnet fungerer både efteruddannelse.dk samt efteruddannelse.dk/admin udmærket. Deltagere udtrykker i vid

udstrækning tilfredshed med løsningerne og føler, at deres behov er dækket.

Deltagerne løser generelt de stillede opgaver på tværs af brugergrupperne, om end især uerfarne kursister og

kursusadministratorer oplever udfordringer ifm. tilmelding til kurser samt søgning af VEU godtgørelse og

befordringstilskud.

Den generelle brugeroplevelse præges i nogen grad af problemer relateret til universet uden om efteruddannelse.dk,

herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de fornødne rettigheder (eller

viden herom), eller hvor deltagerne vælger login med en forkert profiltype.

Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige) Tilmelding: Kursisterne gennemfører i vid udstrækning tilmelding til kurser samt efterfølgende ansøgning om VEU

godtgørelse og befordringstilskud.

Der opleves indledningsvis i tilmeldingsflowet nogen usikkerhed omkring prisen. Det fremgår ikke tydeligt for alle, at

kursister med videregående uddannelse skal betale en højere pris, samt hvad prisen er.

Kursisterne savner generelt mere hjælp ifm. nogle af de oplysninger, de skal angive i tilmeldingsflowet. For nogle

kursister er det fx ikke tydeligt, hvordan de klassificerer deres uddannelse ud fra de præsenterede valgmuligheder. For

andre er det ikke tydeligt, hvad bestemte oplysninger anvendes til, fx e-mail og telefonnummer.

Ansøgning: Ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud opleves overordnet som udmærket.

Kursisterne fremhæver et godt overblik grundet trin-for-trin oversigten, men undres over, at de igen skal angive

oplysninger, som de tidligere har angivet i tilmeldingsflowet, herunder fx uddannelse og bopæl. Også ifm. ansøgning om

VEU godtgørelse og befordringstilskud efterspørger kursisterne mere hjælp til visse typer af indtastningsfelter, herunder

hvorfor de skal angive disse oplysninger. I praksis betyder det, at nogle kursister undlader at udfylde oplysninger, som har

relevans senere i processen.

Det er endvidere ikke tydeligt for alle kursister, hvordan de får udfyldt de manglende oplysninger i ansøgningen om VEU

godtgørelse og befordringstilskud, når de afslutningsvis præsenteres for resumé.

Kursusadministratorer De erfarne kursusadministratorer har typisk nemt ved at anvende efteruddannelse.dk, herunder samlet navngivning af

kursister og ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud.

Side 2


Tilmelding til kurser opleves også generelt ligetil for uerfarne kursusadministratorer. Disse kursusadministratorer oplever

dog problemer relateret til login, hvor nogle forsøger at logge ind med forkert profil (medarbejderlogin). Flere

kursusadministratorer oplever desuden fejl eller rettighedsproblemer ifm. login.

Derudover er det uklart for nogle uerfarne kursusadministratorer, hvordan og hvornår de foretager valg af fag til åbne

værksteder i tilmeldingsprocessen.

Navngivning af kursister kan særligt for uerfarne kursusadministratorer være en udfordring. Således er det ikke helt klart,

hvordan de påbegynder og gennemfører navngivningen. Samlet navngivning af flere kursister kan virke en smule

uoverskuelig og til tider ulogisk.

Flere kursusadministratorer efterspørger (som kursister) også i højere grad hjælp ifm. indtastning af oplysninger i hhv.

navngivningsprocessen og ifm. ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Ansøgningsprocessen præges i

nogen grad af, at nogle kursusadministratorer enten ikke forstår formålet med eller ikke umiddelbart kender svaret på

visse spørgsmål. Det betyder i praksis, at kursusadministratorerne udelader relevante informationer (fx

kontaktoplysninger), eller at enkelte kursusadministratorer blot angiver de svar, som er nødvendige for at fortsætte

ansøgningsforløbet.

Skoleadministratorer Skoleadministratorerne har forskellige behov og benytter løsningen i forskellig udstrækning og på forskellig vis. De

udtrykker dog enstemmigt overordnet tilfredshed med de dele af løsningen, som de kender.

Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og kursusadministratorer

pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Ligeledes beskriver flere skoleadministratorer, hvordan systemet i

visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på

efteruddannelse.dk/admin.

Skoleadministratorerne har som nævnt forskellige erfaringer med brugen af løsningen. Typisk har de ingen eller meget

begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om beskæftigelse i Danmark og ved ikke, hvordan dette

gøres. Ligeledes er formålet med siden ’Dokument- og skabelonarkiv’ uklart for skoleadministratorer uden praktisk

erfaring med siden, og de er generelt usikre på, hvordan de bruger de tilhørende funktioner. Det samme gælder for ’Tilføj

skabelon/dokument’ og ’Generér’ funktionen under ’Holdoversigt’.

VEU administratorer (a-kasse) Som skoleadministratorerne har VEU administratorerne også forskellige behov, hvilket betyder at de benytter løsningen i

forskellig udstrækning og på forskellig vis. Også VEU administratorerne er dog generelt glade for de elementer af

løsningen, de benytter.

Siden ’Ændret tilstedeværelse’ benyttes generelt ikke af VEU administratorerne, og dens indhold og formål er ikke

umiddelbart selvforklarende for VEU administratorerne.

Enkelte VEU administratorer udtrykker betænkning over, hvorvidt alle filtre fungerer som intenderet, fx filteret

’Uddannelsessted’.

Side 3


VEU administratorerne beskriver ligeledes det problem, at ændringer i data fremstår meget nedtonet og derfor let

overses. Problemet forstærkes af, at systemmæssige ændringer ikke medtages i udprint.

I forlængelse heraf beskriver flere VEU administratorer problemer med manglende eller forkerte svar fra arbejdsgivere på

returnerede ansøgninger. Fx fordi arbejdsgiverne ikke opdager VEU administratorernes kommentarer.

Side 4

ID OG PROBLEMKATEGORISERING

ID og problemkategorisering

Problemerne i rapporten har fået et ID nummer for hurtig reference og er kategoriseret i henhold til graden af alvorlighed

jf. nedenstående oversigt.

Kategori Beskrivelse

Kritisk Problem (KP) Problemet kan gøre det direkte umuligt for brugeren at gennemføre opgaven eller

fortsætte på en meningsfyldt måde. Brugeren må eksempelvis have hjælp fra

andre for at komme videre/gennemføre opgaven på korrekt vis. Problemet øde-

lægger brugeroplevelsen.

Moderat Problem (MP) Problemet forstyrrer brugen af løsningen. Forårsager tøven eller irritation.

Begrænset Problem (BP) Problemet har kun minimal betydning for brugen af løsningen. Kan forårsage tøven

eller irritation.

Forslag (F) Et forslag, som kan forbedre brugen af løsningen og give en endnu bedre brugerop-

levelse

Kategoriseringen af problemerne skal udelukkende ses som vejledende. Forskellige brugere kan og vil ofte opleve en

problematik på forskellig vis jf. deres generelle IT-kundskaber, deres erfaring med efteruddannelse.dk m.m. Det vil med

andre ord ikke nødvendigvis være alle deltagere, som har oplevet et problem som kritisk, uanset at problemet er

kategoriseret som sådan.

Side 5

GENERELT

Generelt

Navigation

LOGIN OG MANGLENDE/FORKERTE RETTIGHEDER

ID: 1 (KP). Den samlede brugeroplevelse præges i nogen udstrækning af problemer relateret til universet uden om

efteruddannelse.dk. Herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de

fornødne rettigheder (og ej heller viden herom).1

ID: 2 (KP). Enkelte deltagere forstår desuden ikke umiddelbart, hvilken profil de skal benytte ifm. login. Fx prøver en

kursusadministrator for en lille virksomhed at logge ind som medarbejder (med sit personlige NemID) i sit forsøg på at

tilmelde sin medarbejder til et kursus. Deltageren guides til at logge ind som kursusadministrator, men er sluttelig nødt til

at give op, da han løbende får fejlbeskeder ifm. login (se ID: 3).

Det kan med fordel ekspliciteres, at kursusadministratorer tilmelder andre medarbejdere. Fx via teksten ’Jeg

tilmelder en kollega på vegne af virksomheden (kursusadministration)’.

Placer valget til kursusadministratorer øverst. Se også ID: 40.

1 ”Jeg har ikke en login… jeg har en, men jeg bruger den så sjældent. Min kode var udløbet eller forkert.” D4, mellemstor virksomhed

”Det var noget med det kodeværk, for at finde det rigtige.… Hvis jeg tænker mig om, så ringede jeg til skolen og fik det etableret.” D8,

lille virksomhed

”Det tager lige så lang tid som kurset nærmest. Så kan den ikke… så er det blokeret… så tænker man ’skidt med det’. Det kunne være

lavet, så man havde det på skrivebordet og klikkede på det. Så havde man en kode… Jeg har glemt hvordan jeg kommer ind på det.”

D20, enkeltmandsvirksomhed

”Jeg kan logge ind med medarbejdersignatur… det kan jeg nok ikke. Hvilken signatur har jeg som selvstændig?” D19,

enkeltmandsvirksomhed

”Det skal bare fungere. Jeg skal ikke bruge lang tid på at få det til at virke. Det irriterer mig. Det er utroligt møjsommeligt frem og tilbage

med NemID. Medarbejdersignaturen virkede ikke første gang. Men da jeg fik det hele på plads, så gik det.” D17, kursist

”Der er mange virksomheder, som har digital signatur, som prøver at booke medarbejdere på. Men de skal ind og have ret-

tigheder til at gøre det. Vi spørger dem, om det er dem (person som har behov for hjælp), som har hovedsignaturen. De er

dybt frustrerede, fordi de ikke kan få det til at virke (pga. manglende rettigheder). Vi leder dem over til virk.dk, rådgiver over

telefonen, guider osv.” D28, skoleadministrator

”Det allermest problematiske er den her NemID digital signatur. Det er ikke så nemt med den. Den kan gå ind og blokere på

computeren… det har den gjort for mig selv. Og hvis man så skal have renset sin computer, så skal man lægge den ind igen.

Og der kan gå noget tid, inden man får NemID fra Virk. Og der kan tage noget tid at finde ud af, hvem der kan hjælpe en. Fx

en kommune skal have rettigheder til at tilmelde medarbejdere og søge VEU godtgørelse.” D26, skoleadministrator

Side 6

GENERELT

”Der skete en fejl. Prøv venligst igen.” D20, enkeltmandsvirksomhed

.ID: 3 (MP). Systemet husker til tider tid-

ligere login, hvilket overskriver det nye

valg man træffer. Her har vi tidligere væ-

ret logget ind som kursist, og prøver nu

at logge på som kursusadministrator,

men allerede før vi har logget ind, får vi

en fejlmeddelelse, og er nødt til at lukke

browseren og starte forfra.

Her har vi først været logget på som kur-

susadministrator. Vi vil efterfølgende

logge ind som kursist - dette er dog ikke

muligt, da systemet automatisk går ud

fra, at vi vil bruge anden login funktiona-

litet, end den vi har valgt. Vi er nødt til at

lukke browseren og starte forfra.

I praksis vil brugerne typisk ikke have

behov for at logge ind med forskellige

profiler. Overvej dog om det er et sikker-

hedsmæssigt problem, at brugerne nø-

jes med at lukke den aktive browser og

ikke ved, at de reelt set ikke er logget

ud.

.ID: 4 (MP). En VEU administrator og en

skoleadministrator beskriver ligeledes,

hvorledes man som bruger logges ud ef-

ter kort tid som inaktiv. Et irritationsmo-

ment, når man har behov for at søge in-

formationer til behandlingen af ansøg-

ninger. Andre VEU- / skoleadministrato-

rer lader dog ikke til at opfatte det som

et problem.

”Det undrer mig, at jeg ikke

skulle logge mig på. (Har tidli-

gere på dagen været logget

på).” D28, skoleadministrator

”Arbejder man ikke på den i ca. 2 minutter, så lukker den ned. Møg irriterende! Der kan man få en længere frist på. Nogle

gange skal man lige undersøge noget. Fx ift. deres arbejde ift. deres uddannelsesbaggrund.” D21, VEU administrator

”[Logger ud automatisk?] Det gør det jo. Men det skal jo være der, det sikkerhedsmæssige. Jeg synes, det giver mig lang tid,

før det logger ud.” D24, VEU administrator

”Jeg kunne godt tænke mig, at den var aktiv længere tid. Vi sidder fx og snakker i telefon og guider nogen, og lige pludselig

popper den op i efteruddannelse, og så virker den ikke. Så er du nødt til at logge ud og ind igen […] vi farer lidt frem og til-

bage. Hvis man ikke lige sidder her, kan man ikke se, at man bliver logget ud om 2 minutter. Det ville være dejligt, hvis man

ikke skulle gøre det (logge ind) hele tiden. Det er irriterende.” D28, skoleadministrator

Side 7

GENERELT

Overvej at forlænge sessions-timeout for VEU- og skoleadministratorer.

Såfremt brugeren forsøger at logge ind som en ny profil, bør systemet tillade dette.

TILBAGE-NAVIGATION VIA BROWSER

.ID: 5 (MP). Flere deltagere forsøger undervejs i brugen af efteruddannelse.dk at navigere tilbage til foregående sider via

’tilbage’ tasten i browseren. Ofte sendes deltagerne dog for langt tilbage i historikken og ikke tilbage til det foregående

skærmbillede som forventet.

Overvej hvorvidt systemet kan gøres

mere robust ift. brug af ’tilbage’ tasten.

Sørg for ensartet placering af ’tilbage’

links i systemet, så brugerne lettere læ-

rer deres placering at kende. Det fore-

slås at lægge ’tilbage’ links i øverste

venstre hjørne, så de visuelt står tæt ved

browserens ’tilbage’ piletast. Fx som ved

samlet navngivning.

INFORMATIONER SKAL GENFINDES MANUELT

.ID: 6 (BP). Deltagerne oplever fra tid til anden, at de lukker siderne ned ved en fejl. I praksis betyder det, at deltagerne

manuelt er nødt til at genfinde de sider og informationer, de tidligere benyttede.

Overvej at lade brugerne bekræfte, at de ønsker at forlade siden, hvis de har foretaget ændringer i

bestillings- eller ansøgningsflowet og dernæst forsøger at lukke siden ned, uden at have fuldført processen.

Overvej at give VEU administratorer og skoleadministratorer hurtig adgang til tidligere fremfundne data, fx

’Seneste…’ funktion

”Det ville være 10 gange lettere, at jeg kunne vælge den der oppe (back). Men ellers fint system. Det har Uni-c gjort godt.”

D24, VEU administrator

”Åhh nu gik jeg helt tilbage. Jeg håber ikke, jeg skal starte forfra. Det tror jeg, jeg skal. Hvor blev den der tilmelding af. Nu

starter jeg forfra. Det var ikke så godt. Hvis den bare havde gået én gang tilbage, så var det meget lettere.” D14, kursist

”(Kommer til at lukke hele siden ned i stedet for fanen). Den kommer ikke tilbage til det, jeg sad med. Det er underligt, at

man ikke kommer tilbage til det, man slap.” D26, skoleadministrator

Side 8

GENERELT

Indhold og design

SPROGBRUG

Sprogbruget modtages generelt godt. Teksterne er forståelige.

Nogle kursister og uerfarne administratorer beskriver dog, at de har svært ved at forstå forkortelser som AMU (samt de

andre typer kurser), GVU elev osv. Læs mere herom senere.

TEKSTMÆNGDE

Tekstmængden på de enkelte sider er overordnet fin.

DESIGN

Designet beskrives som neutralt, men passende.

.ID: 7 (BP). Nogle sider (fx indhold i fanen ’Vis tilstedeværelse’ under /admin) beskrives dog som visuelt rodede.

”Det står meget klart og tydeligt. Teksten er meget kort og præcis. Det skal ikke være lange sætninger.” D21, VEU admini-

strator

”Ok.” D24, VEU administrator

”Jeg har ikke tænkt nærmere over det. Det må være forståeligt.” D27, skoleadministrator

”Det er meget overskueligt. Der er rigtig mange oplysninger på siden.” D24, VEU administrator

”Der er ikke noget, jeg vil undvære. Der er ting, vi ikke bruger, men det er fint nok, at det står der.” D27, skoleadministrator

”Det er ikke for meget. Det er vist… det rækker. Jeg kunne overskue det.” D19, enkeltmandsvirksomhed

”Det jeg er inde på lige nu, det er fint. Men kursusdetaljer er rigtig kedeligt. Der er ikke nogen, der kan få mig til at læse alt

det her (åbne værksteder). Men jeg er jo nødt til at læse overskrifter på alle, for at finde ud af, hvad er relevant for mig.”

D14, kursist

”Det er sgu’ meget enkelt. Der skal ikke flere farver og blomster. Det er fint, at det er holdt i neutrale farver. Det er en god

side at kigge på.” D21, VEU administrator

”Det er et meget roligt design.” D19, enkeltmandsvirksomhed

”Selve brugerfladen i farver osv. Den er behagelig at arbejde med. Alle systemerne er i grå, blå jordfarver.” D6, mellemstor

virksomhed

”Det ved jeg sku ikke. Det går jeg ikke det vilde op i. Det rager mig langsom. Men det er en dejlig rolige side at se på.” D16,

tillidsmand

Side 9

GENERELT

Sørg generelt for en visuelt pæn opstilling af indholdet som understøtter, at brugerne hurtigt kan skanne

indholdet og finde den information, som er relevant for dem.

Koncept

APP

.ID: 8 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker behov for eller ønske om en app-version af efteruddannelse.dk

eller -/admin. Især de professionelle brugere har behov for det fulde overblik, som en traditionel PC skærm giver.2

Det kan ikke på baggrund af deltagerens feedback anbefales at udvikle en app-version af

efteruddannelse.dk. Kursustilmeldinger, ansøgninger og behandling af ansøgninger er komplekse processer,

hvor fejl kan have store konsekvenser. Brugerne vil derfor typisk ikke lade sig nøje med mobile devices med

små skærme og/eller (erfaringsmæssigt) begrænset funktionalitet.

BETALING

.ID: 9 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker interesse i at overdrage tilmeldingsprocessen eller

ansøgningsprocessen til en anden aktør mod betalinger. Deltagerne ønsker selv at håndtere processerne. 3

2 ”Nej. Nej. Det tror jeg ikke, at vi vil bruge. Det vil være småt, det du kommer til at sidde og kigge på. Og vi skal logge ind med digital

signatur.” D24, VEU administrator

”Nej. Jeg vil ikke bruge det ift. mit arbejde. Vi sidder ved computer. Jeg skal være ved min pc, da jeg skal have mit eget system med mig

også.” D23, VEU administrator

”Vi er ikke tilknyttet arbejdstelefoner eller tablets, så nej.” D27, skoleadministrator

”Joh, den skal bare have en vis størrelse. Det skal ikke være noget småt noget.” D26, skoleadministrator

”Jeg har ikke nogen smartphone. Jeg bruger det ikke.” D19, enkeltmandsvirksomhed

”Hvis det findes, så tror jeg, at det ville være meget lettere. Jeg bruger jo primært min telefon til alting. Det ville være det mest optimale

for mig. Det kunne være fedt, hvis der var en app.” D14, kursist

”Nej, jeg ville ikke gide sidde og fedte med det. Der vil jeg gerne have det op på en stor skærm.” D17, kursist

”Der er jeg fuldstændig lang bagefter. Jeg ejer ikke en iPad. Jeg har først for nyligt fået en iPhone, som jeg synes er noget lort.” D16,

tillidsmand

”Nej. Al vores refusionsanmodning osv. Det foregår via virk. Derfor er det mest naturligt for os, hvis vi skal søge penge nogen steder, at

gå via virk. Om det er nem refusion osv. Jeg arbejder ikke i apps til dagligt.” D6, mellemstor virksomhed

”Nej. Ikke så længe, vi er så store. En app, det er mere til små enkeltmandsvirksomheder.” D3, stor virksomhed

”Den er ikke særlig tiltalende. Fx når man scroller ned… det her medlem (Vis tilstedeværelse). Den her stjerne skubber hele

linjen. Når jeg skal printe så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og rodet at finde rundt i.” D23,

VEU administrator

”Jeg synes, det bliver for småt. Det ville blive for omstændeligt på en mobiltelefon. Scrolle frem og tilbage.” D21, VEU admi-

nistrator

”Nej. Jeg er ikke meget til telefoner. Jeg vil have en pc, hvor jeg kan se, hvad jeg laver.”

D25, skoleadministrator

Side 10

GENERELT

Der lader ikke umiddelbart til at være et stort marked for eksterne aktører.

.ID: 10 (MP). Dog forveksler én svag it-bruger (enkeltmandsvirksomhed) en ekstern leverandør af efteruddannelse for at

være efteruddannelse.dk, da han søger på ’efteruddannelse’ i Google. Deltageren guides herefter over på

efteruddannelse.dk.

Da efteruddannelse.dk allerede fremkommer som første regulære søgeresultat ved søgning på

’efteruddannelse’ (Google, Bing, Yahoo), vil langt hovedparten af de potentielle brugere nemt kunne finde sitet.

Såfremt STIL vurderer det som et problem, at potentielle brugere klikker på fx Google annoncer, kan STIL med

fordel iværksætte en Google AdWords kampagne og teste responsen sammenholdt med omkostningerne for

denne.

SAMMENLIGNING MED ANDRE OFFENTLIGE LØSNINGER

Deltagerne er splittede, når de sammenligner efteruddannelse.dk med andre offentlige løsninger. Mange deltagere

fremhæver løsningen positivt. VEU administratorer er generelt godt tilfredse. De beskriver løsningen som hurtig,

overskuelig og dækkende ift. deres behov.4

3 ”Hvis jeg var Danfoss måske. Men vi er kun 2 medarbejdere. Det er svært for mig at forestille mig, hvilken virksomhed, der ikke selv

kunne håndtere det. Det kan jeg ikke forestille mig.” D17, kursist

”Vi har nogen, som booker kurserne for os. Men jeg søger al VEU-godtgørelse.” D3, stor virksomhed

4 ”Det er nemt og overskueligt. Ikke for mange detaljer og valg. Nemt delt op. Jeg skal ikke rode rundt.” D23, VEU administrator

”Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug for. På de

andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I starten var man

skeptisk, men det har gjort det 20-30 gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.” D27, skoleadministrator

”Det jeg godt kan lide ved efteruddannelse.dk er, at den ikke åbner 27 andre sider. Hvis man skal bruge SKAT, og skal indberette noget,

så lukker den de første 4-5 sider op. Det skal du ikke her. Det er ualmindeligt nemt at komme ind her.” D17, kursist

”Det er lige så sindssygt. Angivelse af moms er rimeligt. Der er kun 2 felter, jeg skal udfylde som regel.” D8, lille virksomhed

”Ift. NemRefusion, så er det her lidt mere kompliceret. NemRefusion tager adresse fra cpr nummeret. De stiller ikke krav om adresse/by,

som den her gjorde. Den her beder om oplysninger, jeg ikke kan søge i systemerne. De oplysninger, de beder om her, er mere

komplicerede. Det er klart. De beder om så mange oplysninger, og så mange forskellige faner. I NemRefusion, der går det slavisk

derudaf. 7 faner og så trykker du signer. Det her med, at man kan tilmelde i starten af året, men først signere senere, det gør den også

mere kompliceret. Mere man skal huske på. Det ligger i den tungere ende. Når man udfylder, der tænker man, beder de om

oplysningerne, fordi de skal bruge dem, eller til statistik. Det kan man undre sig over. Hvorfor skal de vide din adresse, når man ikke

beder om befordringsgodtgørelse. Og jeg har jo angivet dit cpr nummer.” D6, mellemstor virksomhed

”Jeg vil ikke skælde det her ud. Godt overblik. Enkelt. Ufatteligt at man kan samle så mange ting i én portal. Jeg synes virkeligt, at det er

en god løsning. Jeg kan ikke finde på noget at brokke mig over.” D3, stor virksomhed

”Vi ville helt sikkert ikke benytte andre aktører til administration af dette.. Vi har ikke mange kurser og ikke

mange penge.” D13, lille offentlig organisation

”Nej. Det er jo ikke raketvidenskab.” D14, kursist

Side 11

GENERELT

”Det her er meget pænere og mere overskueligt. Det er ok det her. Fx ift. indkomstregisteret. Og det går hurtigt. Den er lyn-

hurtig, når jeg trækker lister. Og det med, at jeg kan gøre listerne længere.”


”Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug

for. På de andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I

starten var man skeptisk, men det har gjort det 20-30 gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.”


”Det er nok på plan med NemRefusion – den er heller ikke specielt nem.. Der er også rigtig mange punkter man skal igen-

nem og have læst..” D13, lille offentlig organisation

Side 12

FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK

Flows: efteruddannelse.dk

Fremsøgning af kursus

FORSIDE

Forsiden opleves generelt simpel og overskuelig. Erfarne deltagere benytter typisk blot søgefeltet og login på forsiden.5

Enkelte deltagere har tidligere læst vejledninger og/eller set videoer og er glade for disse. Det er generelt tydeligt for

deltagerne, hvor de kan læse indhold som vil være relevant for deres baggrund (administrator, kursist etc.).

.ID: 11 (F). En kursusadministrator savner in-

formation om, hvordan hun skal forholde sig,

hvis en kursist selv tilmelder sig, og kursusad-

ministratoren dermed mangler essentielle ret-

tigheder ift. kursisten.

Tilføj evt. information til kursusadministratorer om muligheder og begrænsninger ved, at kursister selv

tilmelder sig vs. når kursusadministratoren tilmelder kursisten.

5 ”På forsiden bruger jeg ikke andet end søgefeltet eller login.. Enkelte gange har jeg været nede og søge på regler.. Jeg bruger generelt

ikke det i bunden (portal, e-guides..)” D1, stor virksomhed

”Den ser da meget venlig og overskuelig ud. Der står ikke alt for meget, og den er delt op i rubrikker” D18, enkeltmandsvirksomhed

”Den virker lidt kommunal – Jeg kan dog godt lide at den er forholdsvis simpel” D15, kursist

”Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bruge. Der er ikke

så meget at vælge imellem. Problemet er, hvis der er 1000 ting. Her starter man med at søge” D17, kursist

”Jeg kan umiddelbart ikke lige se hvordan man kan få en oversigt over, hvad der er at tilbyde sådan en som mig, med mindre jeg skal

søge specifikt på noget” D5, mellemstor virksomhed

”Jeg kan se det er efteruddannelse fra undervisningsministeriet.. Og der er noget for virksomheder, kursister, uddannelsessteder og a-

kasser.. Det virker ganske overskueligt” D10, stor offentlig organisation

”Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bru-

ge.” D17, kursist

”Jeg har set deres præsentati-

onsvideo igennem 2 gange.

Den er fin. Fortæller det, man

skal vide. Den giver de oplys-

ninger, den skal. Og gør det på

en præsentabel måde.” D6,

mellemstor virksomhed

Side 13


.ID: 12 (BP). Brugeroplevelsen relateret til guides og vejledninger lider i begrænset grad under døde links. Fx ift. linket

’Medarbejdersignatur’.

Sørg jævnligt for automatisk linktjek.

.ID: 13 (BP). Enkelte uerfarne kursister og kursusadministratorer tror fejlagtigt, at de finder indgange til

selvbetjeningsløsninger i undermenupunkterne i de 3 søjler med guides og vejledninger. Det vil fx sige, at de klikker på

den interaktive guide ’VEU-ansøgning’, når de ønsker at udfærdige en VEU ansøgning. Mindst én deltager forventer

eksplicit, at det øverste grafikelement (fx ’Interaktive e-guides’) i hver søjle er adgangen til guiden / vejledningen, mens

de underliggende punkter er adgange til selvbetjeningsløsningerne. Deltagerne finder dog typisk efter lidt tid ud af, at de

blot ser en guide.

Tydeliggør at alt indholdet under de 3 søjle-overskrifter er guides og vejledninger – dvs. ikke blot de grafisk

fremhævede søjle-overskrifter. Fx ved at nedtone overskrifterne visuelt, så de ikke ligner knapper.

KURSUSSØGNING

Typisk giver deltagerne udtryk for, at de har forholdsvist nemt ved at fremsøge de ønskede kurser. Søgemaskinens

søgeforslag benyttes i nogen udstrækning, og især muligheden for at benytte kviknumre modtages godt.

”’Vejledninger og support’ har vi garanteret også været inde at bruge. Og ’VEU-ansøgning’, har vi nok også klikket på. Der vil

jeg tro, at der kommer noget, hvor vi skal trykke… Det vil jeg gøre som noget af det første. Det er noget i den retning, jeg skal

ind på.” D20, enkeltmandsvirksomhed

”Jeg loggede vel ind. Så gik jeg ned i virksomhed (hjælp til virksomhed). (Leder… tøver). Nu kan jeg ikke engang finde kurset.

(Fortabt i guides). Så kommer guides, det har vi ikke tid til. (Leder efter mulighed for at søge om VEU godtgørelse – klikker

på link til interaktiv guide) Jeg skal bare have den ansøgning, hvor jeg skal skrive. (Forstår ikke, at det er en guide) Det her

er ligesom en brugsanvisning. Det er det sidste, man bruger.” D8, lille virksomhed

”Jeg vil gerne direkte til VEU godtgørelse. Det kan jeg ikke. Jeg er nødt til at logge ind. Her på forsiden er det en guide. Jeg

har set dem før. Dem kunne jeg ikke rigtig bruge til noget. Ikke til at komme ind med i hvert fald.” D17, kursist

Side 14


.ID: 14 (BP). Det forvirrer dog, at brugeren er nødt til at trykke på ’Enter’ knappen 2 gange eller klikke ’Søg’, før søgningen

påbegyndes.

Påbegynd søgningen direkte, når brugeren vælger søgeforslag.

.ID: 15 (MP). Deltagerne beskriver, hvordan de til tider har svært ved at finde de rette (eller alle relevante) kurser. Der

gives forskellige grunde hertil. Nogle deltagere kommenterer, at søgemaskinen tilsyneladende returnerer irrelevante

resultater – fx får en deltager ved søgning på ’moderne flødekager’ i Nordjylland udelukkende resultater relateret til

’moderne’ (dvs. ’eller’ søgning). Deltageren er ikke i stand til at se relevansen af resultaterne, da oversigten ikke viser

hvilke søgeord, som er fundet, eller den kontekst de fremfundne søgeord indgår i (som vist på eksemplet forneden).

Problematikken optræder også, såfremt et kursus ændrer navn, eller hvis der benyttes forskelligartet navngivning til

relaterede kurser, hvor kursustitlen alene ikke er sigende.6

6 ”Jeg ved ikke hvordan jeg finder nogle relevante kurser, med mindre jeg søger på noget specifikt [..] (bliver hjulpet til ’Søg på kategori)

[..] ”Ja, her var noget.. Jeg ved dog ikke, om jeg skal søge på AMU, VEUD, GVU og Deltid eller VVU og diplom?” D5, mellemstor

virksomhed

”Det fungerer fint. Altså, skolerne skal tænke over… det kan være lidt irriterende… flere skoler kan godt udbyde et kursus, der har det

samme navn. Hvis den ene skole sætter en bindestreg foran, så kan det være svært at søge frem. Nogle laver forkortelser… Det kan

være svært at få alle kurserne op, når man søger.” D3, stor virksomhed

”Den er ikke altid rigtig god (om søgefunktion). Den finder ikke det, jeg gerne vil have. Den finder ikke noget flødekage (sø-

ger efter testkurset moderne flødekager). Man skal trykke søg. Jeg trykkede ’Enter’.” D6, mellemstor virksomhed

”Det er mærkeligt, at der er alle mulige andre kurser herinde.” D19, enkeltmandsvirksomhed

Side 15


Overvej at vise 1-2 linjers uddrag af den fremsøgte tekst i resultatoversigten, så konteksten for søgeordet

(-ene) fremgår.

Opmærk hvert kursus med typisk brugte søgeord for kurset samt med evt. tidligere kursusnavne.

Overvej at give mulighed for at se lignende kurser, som det sker, når kurser føjes til kurv.

Overvej (såfremt det ikke allerede er tilfældet, fx ifm. kategoriseringen af indhold til Kursusoversigten) at

lade skoleadministratorerne tage udgangspunkt i prædefinerede navne og kategorier i forbindelse med

kursusoprettelsen og redaktionelt at ensrette kursusnavngivningen

.ID: 16 (BP). En tillidsrepræsentant beretter, at søgemaskinen periodisk reagerer langsomt.

Undersøg hvorvidt søgemaskinen fungerer som intenderet på alle tidspunkter, fx i spidsbelastningsperioder.

”Der er et eller andet med, hvis man skal ind på et specifikt kursus, så kan der være flere afarter. Så kan det være en kamp at finde det

rigtige.” D8, lille virksomhed

”Det er irriterende, at de blander efteruddannelse og alm. uddannelse. Hvis en kunde ringer og siger, jeg vil gerne have kur-

sus i efteruddannelse, så kommer 7 sider frem med alle uddannelser. Man skulle kunne grænse det lidt af, så det var efter-

uddannelse.” D25, skoleadministrator

”Nogen gange er søgefunktionen svær at bruge hvis man ikke ved præcis hvad kurset hedder” D1, Stor virksomhed

”Jeg var inde og søge på et kursus i dag til en kollega, der ønsker at få uddannelse som lager eller logistik assistent. Man

har ændret navn fra det kurset hed til noget nyt fancy. Det var IT-brugerbaseret, hvor man har ændret navn til noget andet.

Så sidder jeg der og tænker, det ville være rart, hvis jeg vidste det. Det har jeg oplevet et par gange.” D16, tillidsmand

”Ind imellem er den for langsom, hvor den bare står og søger og søger. Om den er for langsom, eller der er for mange på,

det ved jeg ikke.” D16, kursist (tillidsrepræsentant)

Side 16


”Jeg ved ikke, hvad garantikursus er. Det er ikke noget, jeg plejer at blive

spurgt om. (Ser mouse over) Ja ok.” D4, mellemstor virksomhed

KURSUSOVERSIGT

Kursusoversigten modtages positivt.

Enkelte deltagere efterspørger kursusda-

toer på dette niveau, men erkender sam-

tidig, at det er en udfordring, da der kan

være flere hold på kurset, og dermed

flere mulige datoer. I stedet benytter

deltagerne startdato og slutdato som

filtrering til at finde frem til et relevant

kursus.

Filtrering modtages ligeledes fint. Typisk

er deltagerne interesserede i at ind-

snævre deres søgning ud fra startdato,

slutdato samt kommune.

.ID: 17 (MP). Det er som tidligere nævnt

ikke tydeligt for alle deltagere, hvad for-

kortelserne AMU, VEUD, GVU, Deltid

samt diplom dækker over. Det er ligele-

des ikke klart for alle deltagere, hvad der

menes med pristillæg og garantikurser.

Nogle deltagere overser muligheden for

at få hjælp via mouse-over.

Giv via ’?’ ikon brugeren mulighed for at læse mere information om, hvad de forskellige uddannelsestyper

dækker over. Præsenter ligeledes informationen om garantikurser og pristillæg med ’?’ ikon, så informationen

tilgås på samme måde undervejs i løsningen.

.ID: 18 (BP). Vælges en startdato på kur-

set i fx december, kan det undre, at bru-

geren stadig er nødt til at navigere fra

dags dato til december i slutdato. Typisk

tilpasses datovisningen automatisk på

baggrund af brugerens valg - vælges

startdato i december, da vil kalenderen

automatisk sørge for, at en slutdato før

december ikke kan vælges.

Tilpas kalenderes slutdato efter valgte startdato, så brugeren kun tilbydes valide datovalg.

Side 17


KURSUSBESKRIVELSE

Kursusbeskrivelserne modtages overordnet positivt. Typisk er deltagerne interesseret i dato og tidspunkt, sted, pris, antal

ledige pladser samt en kursusbeskrivelse. Deltagerne mener således, at de her har de oplysninger, de har brug for.7

Deltagere med mindre erfaring i tilmel-

ding til kurser, studser generelt mere

over beskrivelser eller oplysninger her,

end erfarne brugere gør.

.ID: 19 (BP). Før tilmeldingsknappen

fremgår teksten ’Hvis du vil tilmelde dig

et enkelt fag, så henvend dig til uddan-

nelsesstedet’. Teksten er formegentlig

ikke relevant ift. enkeltkurser, men kun

for åbne værksteder.

.ID: 20 (MP). Én selvstændig erhvervs-

drivende kommer ved en fejl til at vælge

et hold, hvor der ikke er flere ledige

pladser. Deltageren forstår i nogen tid

ikke, hvorfor der intet sker, når han klik-

ker på ’Tilmeld nu’ knappen. Derefter

opdager deltageren den forklarende

mouse over-tekst og fortsætter.

Overvej at fjerne fuldt bookede hold fra drop down-menuen, så brugerne udelukkende præsenteres for valide

valgmuligheder.

Alternativt eksplicitér forklaringen på den inaktive tilmeldingsknap via overlay, hvis brugeren klikker på

knappen. Angiv desuden hvad brugeren skal gøre for at komme videre.

7 ”Hvorhenne det er, hvor det er, og om der er ledige pladser. Der står det hele.” D8, lille virksomhed

”Jeg vil gerne vide, hvad man får ud af kurset, og hvad det koster. Så, jeg synes faktisk, det er meget godt det her. Der er

også et kort, så man kan se, hvor det er. Det er fint” D10, stor offentlig organisation

”Jeg synes egentlig… hvad jeg lige kan huske, så har det været ualmindeligt godt. Der står de ting, man har brug for. Jeg kan

ikke huske, at der er noget, jeg har været i tvivl om.” D17, kursist

Side 18


Åbent værksted

Deltagerne finder siden teksttung, men

forstår samtidig princippet i, at teksten

er opdelt i forskellige fag.

.ID: 21 (BP). Såfremt man er interesseret

i at læse mere om et fag, er man nødt til

manuelt at scrolle til beskrivelsen af fa-

get.

Lav tekstankre fra fagtitel til fagbe-

skrivelse. Dvs. at siden ved klik på fagti-

tel scroller ned til fagbeskrivelsen.

.ID: 22 (BP). Det kan i oversigten være

en smule problematisk at se hvilket fag,

der hører til hvilken dag, da fagnavne og

ikoner ikke præcist flugter, og da listens

indhold visuelt flyder en smule sammen.

Den visuelle præsentation af sidestil-

lede kolonner med sammenhørende in-

formationer bør generelt optimeres, så

det altid tydeligt fremgår, hvilke informa-

tioner der hører sammen. Tilføj fx bag-

grundsfarve på hvert andet fag, således

at der nemmere kan skelnes mellem fa-

gene (se eksempel).

.ID: 23 (BP). Teksten ’Læs mere om kurset på UddannelsesGuiden’ i forbindelse med de enkelte fag kan skabe tvivl om,

hvorvidt der linkes til kursus- eller faginformation samt i værste fald skabe tvivl om forståelsen af termen fag vs. termen

kursus.

Ensret brugen af begreberne ’fag’ og ’kursus’

.ID: 24 (BP). For nogle er det ikke tydeligt, hvordan de tilmelder sig til et af fagene på listen. Det er ikke klart, at man først

skal vælge fag i selve tilmeldings flowet. Således prøver en deltager gentagne gange at tilmelde sig via det enkelte fag

her på siden, ved at klikke på ’!’ ikonet.

Tydeliggør gennem beskrivelsen og præsentation hvor i flowet man vælger fag.

”Der er lige lovligt meget. Der

står en hel del. Under den som

hedder fag, er den en hel mas-

se informationer. Der er lige

lovligt meget. Jeg ville aldrig

sidde og læse alt det her igen-

nem.” D14, kursist

Side 19


Tilmelding til kursus (kursist) Generelt har kursisterne nemt ved at gennemføre tilmeldingen til kurser. Hovedparten af kursisterne formår at tilmelde

sig et kursus uden ekstern hjælp.

(Bemærk – Der tages i nedenstående afsnit udgangspunkt i skærmbilleder fra kursisters tilmelding til ordinære kurser.

Der suppleres efter behov med skærmbilleder fra tilmelding til åbne værksteder og for selvstændige.)

ID og log ind

.ID: 25 (BP). Slutprisen for deltagere

med videregående uddannelse ses ikke

af alle kursister. Teksten fremstår en

smule diskret, og det er ej tydeligt for al-

le kursister, at der ligger et link til den

fulde pris. Slutprisen kan derved komme

som en negativ overraskelse senere i

tilmeldingsforløbet.

Placer linket til den fulde pris direkte

under den samlede normpris (se ek-

sempel).

”Nåh, nu er der kommet en ny

pris på det hele. 673 kr. (Læser

tekst). Det er ikke sikkert, at

jeg har ret til at få et tilskud. Så

det koster 182 kr. Jeg har valgt

en anden form for udd. Så skal

de først afgøre, om det tæller

som en faglært udd. Eller ej.”

D14, kursist

”(Trin 4) Så står der hernede

(læser beskrivelse om videre-

gående uddannelse). Det kun-

ne godt være lidt tydeligere, det

betyder alligevel en merpris på

900 kr. - altså jeg kan godt se

at forklaringen står der, og

endda med rødt, men det er

meget småt” D15, kursist

Side 20


”Den ligner umiddelbart de andre, jeg har prøvet af de her tilmeldings

sites. Jeg ved ikke, om det er den samme, men der var i hvert fald de

her 5 valgmuligheder. Og så er det jo bare her, jeg skal vælge medar-

bejder og så logge ind […] Nå, det virkede ikke (virksomheden beta-

ler). Så vælger jeg bare mig selv, og så går jeg ud fra, at jeg senere i

processen kan vælge en alternativ faktureringsadresse til min virk-

somhed.” D15, kursist

.ID: 26 (BP). For en enkelt kursist er det

ikke klart, hvem der betaler forløbet. Del-

tageren antager, at hans arbejdsgiver

betaler, men efter login og angivelse af

virksomhedens CVR nummer, får han en

fejlmeddelelse om, at virksomheden ikke

har givet tilladelse til, at han på deres

regning kan tilmelde sig kurset. Deltage-

ren går efterfølgende tilbage og retter

tilmeldelsen til egen betaling, og forven-

ter så, at han senere i forløbet kan angi-

ve virksomheden som faktura adresse.

Overvej at afhjælpe tvivl om betaling

ved at tilføje uddybende tekst i en boks

under radio-valget. (Som det ses under

’Jeg deltager i uddannelsen som medar-

bejder’ radio-valget.

Åbent værksted

.ID: 27 (BP). Kursisterne har typisk ikke

tidligere prøvet at tilmelde sig et åbent

værksted, og det er ikke tydeligt for alle,

hvornår i processen de skal vælge fag.

Således giver en kursist her udtryk for

bekymring om, hvorvidt hun har overset

fagvalget på kursusbeskrivelsessiden –

deltageren klikker tilbage og undersøger,

om hun skulle have valgt fag tidligere i

processen.

Vent med at angive start- og slutdato

for kursets periode til trin 2 i tilmeldings-

flowet (hvor datovalg også figurerer, men

her sammen med valg af fag, hvilket gi-

ver mere mening for brugeren). Gør det

samtidig tydeligt for brugeren, at fagval-

get sker senere i flowet.

Side 21


”(Leder efter CVR nummer) Nåh,

det kan jeg se på min lønseddel,

at det står her ikke. Jeg vil kon-

takte min arbejdsgiver. Jeg kan

jo ikke komme videre uden at

taste mit CVR nummer ind.”

D14, kursist

”Så skriver jeg firmaets CVR

nummer. Og der kunne jeg godt

tænke en forløber. Jeg kan aldrig

huske vores CVR nummer. Det

ville have været dejligt, hvis der

var en boks… (Med forslag –

knyttet til navne).” D16, tillids-

mand

TRIN 1: ARBEJDSPLADSEN

.ID: 28 (BP). Kursisterne (og én selv-

stændig) kan generelt ikke huske deres

virksomheds CVR nummer. I den forbin-

delse undrer de sig over, at systemet ik-

ke husker tidligere anvendte CVR numre.

Typisk vil det være det samme CVR

nummer og de samme faktureringsin-

formationer, som kursisterne benytter

fra tilmelding til tilmelding.

Angiv link til CVR.dk

Lad systemet huske de senest an-

vendte CVR numre og foreslå disse som

valgmuligheder (fx via drop down-menu).

Alternativt giv via ’Husk mine valg’ tjek-

boks brugeren mulighed for at gemme

sidens oplysninger som default valg.

TRIN 2: VALGTE KURSER

Siden virker enkel og overskuelig for

kursisterne. De overser dog også her i

nogen grad link til og beskrivelse af fuld

pris for kursister med videregående ud-

dannelse.

Side 22


Åbent værksted (her ses samme trin,

hvor kursusformen åbent værksted i

stedet er valgt)

Det kan undre, at det er muligt at angive

dato for kursusforløb igen på dette trin.

Det giver dog mere mening for kursister-

ne, at angive dato for kursus sammen

med fag, og de forstår, at de efter valg af

dato skal vælge fag.

.ID: 29 (BP). Det modtages positivt, at

man ved at klikke på ’i’ ikonet kan se,

hvilke datoer man kan melde sig på for-

skellige fag. Selve listen med datoer og

fag opleves dog - som beskrevet på kur-

susbeskrivelsen for åbent værksted -

noget uoverskuelig. Det er grundet den

visuelle opstilling svært for deltagerne at

se, hvilke datoer der relaterer sig til hvil-

ke fag.

Den visuelle præsentation af sidestil-

lede kolonner med sammenhørende in-

formationer bør som tidligere nævnt ge-

nerelt optimeres, så det tydeligt fremgår,

hvilke informationer der hører sammen.

.ID: 30 (BP). Kursisterne undrer sig ligeledes over, at alle fag på det anvendte testkursus har samme start/slut dato -

konceptforståelsen for åbent værksted er ikke klar. Præsentationen af separate datoer ud for de enkelte fag indikerer, at

datoerne kan variere fra fag til fag, hvilket gør det sværere for brugerne, at skanne og overskue indholdet.

Såfremt alle start- og slutdatoer er ens, vil det være mere meningsfuldt at angive disse datoer som en

generel information øverst i listen i stedet for at skrive datoerne specifikt ud for de enkelte fag.

Valg af fag opleves af kursisterne som

overskuelig. De har et godt overblik, og

har typisk nemt ved, at gå ind og vælge

specifikke datoer for kursusforløbet via

kalenderen til højre. Det er positivt, at

kalenderen fremhæves ved valg af fag,

da den er med til at drage kursistens fo-

kus hen på dennes næste valg. Kursi-

sterne har nemt ved at vælge dato.

Side 23


.ID: 31 (MP). Det kan undre, at tilmeldin-

gen kan fortsættes uden valg af fag, da

det ikke fremgår, hvad konsekvensen af

manglende fagvalg er.

Såfremt brugeren fortsat kan gen-

nemføre tilmeldingen uden at vælge fag,

bør brugeren adviseres om det videre

forløb samt gives kontaktinformation til

kursusstedets repræsentant med hen-

blik på at iværksætte valget af fag.

Side 24


TRIN 3: PERSONLIGE OPLYSNINGER

.ID: 32 (MP). Det er umiddelbart uklart

for kursisterne, hvad e-mail og mobil-

nummer bruges til, og hvilke informatio-

ner de kan forvente at modtage. Kursi-

sterne ser således ikke umiddelbart en

personlig fordel i at give deres kontaktin-

formationer, og flere vælger derfor som

udgangspunkt ikke at angive e-mail og

mobilnummer.

Problematikken forstærkes af, at det ik-

ke tydeligt fremgår, om kontaktinforma-

tionerne skal udfyldes af alle, eller blot

af kursister bosat i udlandet.

Revider teksten koblet til e-mail og mobilnummer, så formålet med informationerne fremgår.

Tydeliggør hvorvidt kontaktinformationerne skal udfyldes af alle, eller blot af kursister bosat i udlandet.

Tilføj ligeledes mulighed for at læse mere om hvilke oplysninger og adviseringer, der kan forventes ved SMS

tilmelding.

Det er dog udmærket, at man senere i forløbet bliver advaret om, at man skal huske at angive en e-mail / et mobilnr.,

såfremt man afkrydser, at oplysninger skal sendes pr. mail / SMS.

.ID: 33 (BP). Det kan undre, at systemet har behov for brugerens angivelse af, hvorvidt brugeren har fast bopæl i

Danmark. Denne information er at finde i cpr-registeret, og brugerens cpr-nummer er kendt ifm. login med NemID.

Fjern unødvendige spørgsmål, herunder spørgsmål hvor svaret i forvejen er kendt (fx bopæl)

”Jeg synes umiddelbart ikke…

e-mail og mobiltelefonnummer

har de ikke noget at bruge til

(indtaster ikke). Jeg vil gerne

have det tilsendt per e-mail. Så

derfor indtaster jeg min e-mail

alligevel.” D17, kursist

Side 25


Kursister og selvstændige har generelt

nemt ved at angive deres uddannelses-

mæssige baggrund.

ID: 34 (KP). Enkelte er dog usikre på,

eller ikke klar over, hvordan de klassifi-

cerer deres uddannelse, fx landmand

eller hundefrisør.

Enkelte kursister vælger bevidst et lave-

re uddannelsesniveau, for at opnå et bil-

ligere kursus.

Placer et link til uddannelsesguiden.dk, hvor man har mulighed for at læse mere om de forskellige

ungdomsuddannelser, videregående uddannelser samt voksen og efteruddannelser. (Se også ID: 56)

”Jeg ved ikke, om jeg har en

videregående udd. Jeg er

landmand. Det er vel en mel-

lemlang uddannelse. Som en

håndværker. Jeg skal nok beta-

le fuld pris.” D19, enkelt-

mandsvirksomhed

”Jeg leder efter en, hvor der

står gymnasial udd. Den er der

ikke. Så er det vel ufaglært?

Næh jeg kan vælge den her

’Anden udd.’. Jeg skriver han-

delsskole.” D14, kursist

”Jeg har kollegaer, som har en

videregående udd. Så er det en

anden pris pludselig. Så starter

hele processen… Uha uha. Så

vil de ikke betale. Så stiger pri-

serne 10 gange. Vi har hos os

nogle ingeniører fra udlandet,

som går i ufaglærte stillinger.

Hvis de snakker om det og åb-

ner munden, så bliver det en

anden pris.” D16, tillidsmand

Side 26


Selvstændig

.ID: 35 (MP). Såfremt en selvstændig

undervejs i processen beslutter sig for at

modtage oplysninger per e-mail, og først

derefter vælger at indtaste sin e-mail

adresse, opstår det problem at indtast-

ningsfeltet blev låst, da den selvstændi-

ge valgte ’pr. e-mail’. Brugeren får med

andre ord at vide, at e-mail adresse skal

indtastes, men har ikke mulighed for at

gøre dette.

Undlad at låse ’e-mail’ indtastningsfeltet ved valg af ’pr. email’

Side 27


TRIN 4: INDKVARTERING

.ID: 36 (MP). Kursisterne benytter gene-

relt ikke indkvartering. Typisk søger de

kurser i nærområdet. Det er på siden her

ikke tydeligt for kursisterne, om uddan-

nelsesstedet er under eller over 60 km

fra bopæl. Det forudsætter, at de husker

adressen fra trin 2, hvilket oftest ikke er

tilfældet, eller at de klikker på ja, hvoref-

ter uddannelsesstedet vises.

.ID: 37 (BP). Det undrer nogle kursister,

at de præsenteres for valg om indkvarte-

ring, når uddannelsesstedet ikke tilbyder

indkvartering.

Uddannelsesstedets adresse bør fremgå ifm. spørgsmålet om afstand til bopæl.

Alternativt kan spørgsmålet omdefineres til udelukkende at omhandle særligt vanskelige transportforhold

(forudsat at kursistens bopælsadresse automatisk kan trækkes via CPR-registeret).

Spørgsmål relateret til kost og logi bør kun fremkomme såfremt relevante. I stedet bør kursisten blot oplyses

om, at uddannelsesstedet ikke tilbyder indkvartering.

”Der står jo ønsker du tilbud

om indkvartering? Og så står

der hernede, uddannelsesste-

det tilbyder ikke indkvartering..

Det burde man vel kunne kode

sig ud af, at man ikke fik det

valg” D15, kursist

Side 28


TRIN 5: TILMELDINGSRESUMÉ

Overordnet er kursisterne positivt stemte

overfor tilmeldingsresuméet. Kursisterne

er typisk interesserede i at få tilsendt en

tilmeldingskvittering til deres e-mail. Fle-

re nævner i denne forbindelse, at de ik-

ke mener, de før har set muligheden for,

at modtage en e-mail kvittering.

Omvendt er kursisterne ikke interesse-

rede i, at læse skolens betingelser for

tilmelding - således vil de blot acceptere,

og klikke videre (Læs mere herom ifm.

tilmelding for kursusadministratorer).

”Det synes jeg aldrig, jeg har

set. Det er da super. Det er

noget nyt. Det er super.” D16,

tillidsmand

Side 29


TRIN 6: KVITTERING

Generelt opfattes kvitteringen som fin.

Kursister som er interesseret i, at søge

VEU godtgørelse og befordringstilskud,

har nemt ved at starte processen herfra.

Knappen fremstår tydelig.

.ID: 38 (F). En kursist forventer, at den

mail han modtager med kvittering for

tilmelding vil indeholde link til at fortsæt-

te processen med ansøgning om VEU og

befordringsgodtgørelse.

Tydeliggør at VEU og befordringsgodtgørelse kan søges fra virksomhedssiden og (hvis tilfældet) via tilsendt

kvitteringsmail – angiv desuden ansøgningsfristen.

.ID: 39 (MP). Har man tidligere tilmeldt

sig kurset, vil man først på kvitteringssi-

den få oplyst, at det ikke er muligt at til-

melde sig, da der allerede findes en

holdplacering for denne person - dette til

trods for, at CPR oplysninger angives al-

lerede på trin 1.

Såfremt en holdplacering allerede

findes, bør kursisten oplyses herom alle-

rede ifm. login med NemID eller indtast-

ning af CPR nummer (såfremt kursisten

ikke logger på med NemID)

”Hvis jeg forlader siden nu, så

går jeg ud fra, at jeg kan fort-

sætte min ansøgning om VEU

og befordringsgodtgørelse på

hvilket som helst tidspunkt via

den mail, jeg nu har fået til-

sendt. Men jeg ved det faktisk

ikke.” D15, kursist

Side 30


”(Bliver gjort opmærksom på fejlvalg) Nå ja.. Jeg var lige lidt for hurtig.. Der

står jo medarbejder.. Så ville jeg vælge virksomhed” D10, stor offentlig

organisation

”Jeg sidder som administrator som en medarbejder. Jeg vil logge ind som

medarbejder.” D4, mellemstor virksomhed

Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) Generelt har kursusadministratorerne ganske nemt ved at gennemføre tilmeldingsprocessen. Dette gælder både for

erfarne og uerfarne brugere af erfteruddannelse.dk.

ID OG LOG IND

Kursusadministratorer er generelt ikke i

tvivl om, hvordan de skal logge på ifm.

tilmelding af kursister.

ID: 40 (KP). Enkelte uøvede kursusad-

ministratorer (fra en mindre og en mel-

lemstor virksomhed) vælger dog medar-

bejder-login frem for login som kursus-

administrator, da de skal tilmelde en

(anden) medarbejder til et kursus. Kur-

susadministratorerne opdager ikke

umiddelbart selv fejlen.

Det kan med fordel ekspliciteres, at

kursusadministratorer tilmelder andre

medarbejdere. Fx via teksten ’Jeg tilmel-

der en kollega på vegne af virksomhe-

den (kursusadministration)’.

Placer valget til kursusadministratorer

øverst.

”Systemet er meget fra a – å. Det er nogen (informationer), vi skal ligge inde med. Den beder ikke om noget, man ikke alle-

rede burde vide.” D6, mellemstor virksomhed

Side 31


ID: 41 (KP). Flere kursusadministratorer

får en fejlbesked efter at have forsøgt at

logge ind med egne oplysninger via lin-

ket ’Log ind med medarbejdersignatur’.

Det er ikke tydeligt for kursusadministra-

torerne, hvad fejlen består i – fx om de

har anvendt det forkerte login, eller om

de mangler rettigheder?

Fejlboksen siger, at kursusadministrato-

ren skal anvende en medarbejdersigna-

tur, mens fejlteksten på efterfølgende

side siger, at kursusadministratoren

mangler rettigheder. Denne boks

ses/nærlæses typisk ikke af kursusad-

ministratorerne, og derfor er de ikke klar

over, hvad de nu skal stille op.

Ensret formulering i fejlboks og fejltekstfelt således, at kursusadministratoren er klar over, hvad den reelle

fejl er.

Giv ifm fejlbeskeden kursusadministratoren direkte kontaktinformation til support, som kan hjælpe denne

videre ifm. tilegnelsen af den korrekte medarbejdersignatur / rettighed.

”Det skete også sidst. Derfor tænker jeg, at jeg ikke er den rette til at deltage i denne test, jeg gør åbenbart et eller andet

forkert. Det gjorde sidst, at jeg tænkte ’nu gør jeg ikke noget rigtigt, så jeg bliver ikke meldt til’ [...] Jeg bliver skide irriteret,

fordi jeg ikke ved, hvem jeg skal tage kontakt til. Jeg ville enten ringe til uddannelsesstedet, eller lukke ned og prøve forfra.”

D5, mellemstor virksomhed

Side 32


”Normalt får jeg at vide af skolerne - ’lad være med at vælge noget

(fag), lad kursisten snakke med underviseren’. Så det er meget sjæl-

dent, at jeg gør det.” D16, tillidsmand

TRIN 1: VALGTE KURSER

Kursusadministratorer har nemt ved at

angive antal kursister. Uerfarne kursus-

administratorer overser dog (som det var

tilfældet for kursister) i flere tilfælde den

fulde pris for kursister med videregåen-

de uddannelse.

Åbent værksted

Det er positivt, at brugeren oplyses om,

at valg af fag sker senere i tilmeldingen,

og kursusadministratorerne bemærker

oplysningen.

.ID: 42 (BP). Det fremgår dog ikke, hvor-

når i tilmeldingen fagvalget finder sted.

Præciser at valget af fag sker ifm.

navngivning af kursister - således forsik-

res brugeren i, at valget af fag ikke er en

del af den indledende 3-trins tilmelding.

.ID: 43 (F). En tillidsmand beretter, at

han på uddannelsesstedets opfordring

typisk ikke tilmelder kursisten til noget

fag, men i stedet blot tilmelder kursisten

til det åbne værksted. Det fremgår dog

ikke, hvordan processen er, såfremt kur-

susadministratoren ikke vælger et fag.

Overvej at tilføje et ’?’ ikon med ud-

dybende information om mulighederne

for at vælge fag undervejs i processen.

Prisen kan på nuværende tidspunkt ikke beregnes, da fag ikke er valgt. I praksis betyder det, at kursisterne bliver tilmeldt

åbent værksted, uden at administratoren kender prisen. Kursusadministratorerne lader dog ikke til at opfatte dette som

et problem.

Side 33


”Tilmeldingskvittering? Det synes jeg aldrig, jeg har set. Det er da super.

Det er noget nyt. Det er super. Problemet kan være, at nogle få kollegaer

ikke har mail. Der bruger de vores andres. Der kunne det være pr. sms

også. Så kunne man sætte flueben.” D16, tillidsmand

TRIN 2: TILMELDINGSRESUMÉ

Siden fungerer udmærket. Flere kursus-

administratorer giver dog (som kursi-

sterne) udtryk for, at de ikke gider læse

skolernes betingelser for tilmelding.

Enkelte kursusadministratorer giver ud-

tryk for, at de ikke før har bemærket mu-

ligheden for, at tilmelde sig en e-mail

kvittering. Muligheden modtages gene-

relt positivt. Én finder den overflødig.8

8 ”Jeg så den godt (Tilmeldingskvittering), men der havde jeg trykket på den anden. (Bekræft tilmeldingen).” D8, lille virksomhed

”Det med tilmeldingskvitteringen er nyt. Det vil jeg ikke sige, at jeg har behov for. Jeg får sku mail nok.” D3, stor virksomhed

”Hov, den havde jeg ikke set.

Det var noget af det jeg snak-

kede om indledningsvis, at jeg

savnede sidst jeg tilmeldte mig.

[…] Jeg accepterer, og klikker

videre - uden at læse betingel-

serne. (Griner).” D5, mellem-

stor virksomhed

Side 34


Åbent værksted

.ID: 44 (MP). Kursusadministratorerne

gider ikke læse tilmeldingsbetingelser.

Enkelte giver udtryk for, at det jo bare er

noget, man skal acceptere. Teksten indi-

kerer ikke, at det i høj grad er økonomi-

ske forhold relateret til fx framelding og

udeblivelse, som står beskrevet i betin-

gelserne.

Tydeliggør, at brugeren accepterer

tilmeldings- og betalingsbetingelser ifm.

framelding og udeblivelse fra kursus

Side 35


TRIN 3: KVITTERING

Kursusadministratorerne er tilfredse

med kvitteringen. De ser med det sam-

me knappen til navngivning af kursister,

og vil i den forbindelse straks gå ind og

navngive kursisterne.

Åbent værksted

.ID: 45 (BP). Det kan på kvitteringen for

åbne værksteder undre, at valg af start

og slutdato kan redigeres. Kursusadmi-

nistratoren har endnu ikke haft lejlighed

til at vælge/ændre fag, og har derfor ik-

ke noget incitament til at ændre de alle-

rede valgte datoer.

Fjern muligheden for at redigere start-

og slutdato på kvitteringssiden.

”Jeg har, det jeg skal bruge.”

D3, stor virksomhed

”Så ser jeg linket til at navngive

kursister. Der vil jeg så klikke,

så jeg kan navngive dem nu, og

ikke skal ind og finde holdet

igen senere.” D5, mellemstor

virksomhed

Side 36


”Der kan jeg se alle de 3 breve, jeg har fået. Der er en historik over, den

dag fik jeg en sms, og så et brev og et mere. Og kursusdetaljer. Der er

først nu i dag, at jeg har siddet og læst, hvad kurset går ud på.” D14, kur-

sist

”Min side. Den er fin. Der står hvilke kurser, jeg har afholdt. Og der kom-

mer kommende kurser.” D16, tillidsmand

Min side / Virksomhedens side

KOMMENDE KURSER

Kursister: Kursisterne sætter pris på

oversigten over kommende og afholdte

kurser, om end flere ikke har set siden

før.

Modsat kursusadministratorerne, har

kursisterne ifm. kvitteringen i tilmel-

dingsprocessen slutteligt klikket på ’An-

søg VEU godtgørelse og befordringstil-

skud’. Derved er kursisternes formål på

siden her primært at danne sig et over-

blik over kommende kurser samt søge

VEU godtgørelse og befordringstilskud.

.ID: 46 (BP). Kursisterne forstår at gå til

ansøgning om VEU godtgørelse fra siden

her, om end linket ’Ingen aktive’ i sit

ordvalg er meget neutralt. Kursisterne

kigger (som kursusadministratorerne) ef-

ter handlingsorienterede links og knap-

per, der kan guide dem videre i flowet.

Omskriv overskriften ’Ansøgning’ til ’VEU og befordring’.

Ekspliciter de forskellige statusser herunder, fx omskrivning af ’Ej relevant’ til ’Mangler oplysninger’ såfremt

dette er tilfældet, og ’Ansøg’ fremfor ’Ingen aktive’.

”Nu kom jeg ind som mig selv.

Jeg skal se, hvilket kursus jeg

har været med på. Og jeg kan

se, at jeg har været med på 8

før. Jeg har fundet 1 kursus, jeg

er tilmeldt. Jeg kan se her, der

står ansøgning. Den er meget

svær, hvis man ikke har været

inde før. Men jeg ved, at jeg

skal trykke på det her link. Men

det ved man ikke, hvis det er

første gang, man kommer ind.”

D17, kursist

Side 37


”Der står noget med at jeg skal navngive dem? Men jeg synes ikke der

sker noget når jeg klikker på knappen?” D10, stor offentlig

organisation

ID: 47 (KP). Såfremt kursisten ikke alle-

rede har valgt fag til et åbent værksted

ifm tilmeldingsprocessen, er det yderst

problematisk at gøre dette fra ’Kom-

mende kurser’. Kursisten oplyses i hjæl-

peboksen om, at man skal klikke på lin-

ket ’Redigér’, men oplyses ikke om, hvor

linket ’Redigér’ befinder sig. Der gives

ingen åbenlys mulighed for at vælge fag

til åbent værksted fra siden.

Ekspliciter for brugeren, hvor og hvor-

dan fag vælges til åbne værksteder.

Kursusadministratorer: Kursusadmini-

stratorerne benytter primært ’Kommen-

de kurser’, når de skal navngive kursi-

ster eller søge om VEU godtgørelse og

befordringstilskud. Overordnet beskriver

kursusadministratorerne siden som væ-

rende overskuelig og udmærket.

Særligt de uerfarne kursusadministrato-

rer udviser dog nogen usikkerhed ift. at

forstå, hvilke valg de kan træffe her mht.

enkelt- og samlet navngivning / enkelt-

og samlet ansøgning. De er ofte ikke be-

vidste om, at de både kan angive oplys-

ninger for en eller flere kursister ad gan-

gen. I praksis betyder det, at de vælger

navngivning / VEU ansøgning lidt impul-

sivt - deres valg vil oftest være samlet

navngivning / samlet ansøgning, da dis-

se links fremstår tydeligere og mere ek-

splicit beskrevet. Således anvender flere

uerfarne kursusadministratorer samlet

navngivning / ansøgning ved betjening

af 1 eller 2 kursister.

Side 38


”Dokumenter? Nææ.. Det ved jeg sku ikke. Det var

nok der, jeg havde regnet med at finde det.. (bliver

hjulpet til at finde linket) Ahh… Ja, der står VEU, når

man holder musen over. Jeg ved ikke, er det ikke al-

mindeligt kendt, at man kalder det VEU eller befor-

dringsgodtgørelse? Det kunne man godt have skrevet,

så man vidste, at det havde noget med det at gøre.”

D15, kursist

.ID: 48 (MP). Ift. enkeltnavngivning virker

det ikke logisk for de uerfarne kursus-

administratorer, at de skal klikke på re-

diger, når de endnu ikke har angivet no-

gen kursister. Således er flere i tvivl om,

om det nu også er det rigtige valg, de er

ved at træffe, før de klikker på linket.

Omskriv kolonneoverskriften ’Rediger’

til ’Navngiv/rediger’. Omdøb også det

underliggende link ’Redigér til ’Navngiv’

før brugeren har angivet en deltager -

herefter bør linket omdøbes til ’Redigér’.

.ID: 49 (MP). Ifm. enkeltansøgning om

VEU godtgørelse og befordringstilskud,

oplever flere kursusadministratorer ko-

lonneoverskriften ’Ansøgning’ som væ-

rende for generisk - de leder typisk efter

meningsbærende ord som ’VEU godtgø-

relse’ og ’befordringstilskud’. Idet det ik-

ke er tydeligt, hvad man ansøger, leder

enkelte deltagere under Dokumenter og

Kursusdetaljer.

Det er derudover ikke klart for uerfarne kursusadministratorer (som kursister), hvad beskrivelsen ’Ej relevant’ dækker

over. Beskrivelsen kan dække over flere situationer (fx at oplysninger mangler), men kursusadministratorerne skelner

umiddelbart ikke mellem disse - de konstaterer blot, at det ikke er relevant at ansøge. Således risikerer nogle brugere at

antage, at de ikke kan ansøge om VEU godtgørelse eller befordringstilskud, hvor de i virkeligheden blot mangler at angive

en eller flere informationer ift. deres tilmelding, fx valg af fag.

Omskriv (som for kursister) overskriften ’Ansøgning’ til ’VEU og befordring’, og overvej, at eksplicitere de

forskellige statusser herunder, fx omskrivning af ’Ej relevant’ til ’Mangler oplysninger’ såfremt dette er tilfældet,

og ’Ingen aktive’ til ’Ansøg’

Side 39


”Jeg prøvede, da jeg startede, at sætte nogle mobilnumre ind på vores

kursister og sige, sms ønskes. Men de fik ikke nogen sms. Og så har jeg

ikke prøvet det siden.” D3, stor virksomhed

ID: 50 (KP). Det kan undre, at kursister

ved tilmelding til åbent værksted bliver

oplyst om, at de (såfremt dette er tilfæl-

det) endnu ikke har valgt fag, mens der

for kursusadministratorer ingen oplys-

ning fremgår herom. Det er tillige ikke

tydeligt, hvordan kursusadministratorer-

ne kommer i gang med at vælge fag til

kursisterne.

Tydeliggør hvordan valget af fag sker.

Såfremt ingen fag er valgt, bør informa-

tionen fremgå under kolonnen fag, med

et ’?’ ikon, som kan hjælpe kursusadmi-

nistratoren med at få valgt fag til kursi-

sten.

Navngiv kursister (Kursusadministrator)

ENKELT REDIGERING

Overordnet fungerer siden udmærket.

.ID: 51 (F). Kursusadministratorerne er

generelt ikke i tvivl om, hvilke oplysnin-

ger de skal eller kan udfylde (således

bemærker flere *skal udfyldes, om end

denne fremstår noget nedtonet).

Placér ’*skal udfyldes først i formula-

ren’ over CPR nr. og tydeliggør med fed

.ID: 52 (MP). Nogle kursusadministrato-

rer studser også her over oplysninger

som ’kunderef’ og ’GVU elev’. Derudover

er det igen ikke tydeligt, hvad tilmelding

til SMS indebærer.

Angiv til hvilke formål e-mail og mo-

bilnummer anvendes vha. ’?’ ikon

ID: 53 (KP). En kursusadministrator be-

retter, at hun tidligere har prøvet at an-

vende SMS-funktionen, men uden suc-

ces, da kursisterne tilsyneladende ikke

modtog nogen SMS. Hun er derfor holdt

op med dette.

Tjek at SMS-funktionen virker som

intenderet

Side 40


”Her er der noget. Om det bare er mig… eller vores butik. Vi har mange P

numre. Det er vanvittigt. Det vil altid være hovedkontoret, jeg melder til og

fra på. Det kunne jeg tossegodt tænke mig, at det altid var den, der stod

der. Det kunne jeg godt have gavn af, at den stod der default.” D3, stor

virksomhed

”Vi har sommetider nogle flexjobbere, som jeg i princippet ikke ved hvilke

uddannelser, de har. Jeg har måske ikke lige mulighed for at snakke med

dem igen. Så skriver jeg bare, hvad jeg tror det er, og håber på at det går.

Jeg savner nogle flere valg (ved dog ikke hvilke).” D13, lille offentlig orga-

nisation

”En sætteskipper. Og jeg var i tvivl om, hvor jeg kunne finde informatio-

nen.” D3, stor virksomhed

.ID: 54 (BP). En kursusadministrator for

en stor virksomhed efterspørger, at tidli-

gere anvendte informationer huskes, fx

valget af arbejdsadresse. Kursusadmini-

stratorens virksomhed har mange for-

skellige P-numre, og administratoren er

derfor nødt til at gennemse en lang liste

for at finde det korrekte.

Overvej at lad systemet huske bruge-

rens tidligere valg

.ID: 55 (F). En kursusadministrator ef-

terspørger, at spørgsmålet ’Har kursisten

fast bopæl i Danmark’ per default er be-

svaret med ’ja’, da kursisterne langt

overvejende kommer fra Danmark.

Overvej jf. evt. statistik at lade

spørgsmålet om bopæl være besvaret

med ’ja’ per default

Flere kursusadministratorer har været i

tvivl om, hvilke uddannelsesmæssige

baggrunde deres kursister har haft. Ty-

pisk henvender de sig til kursisten, så-

fremt oplysningerne ikke fremgår andet-

steds, fx i HR.

.ID: 56 (MP). Det er dog ikke altid tydeligt

for kursusadministratorerne, hvilken ka-

tegori deres kursister hører under. Fx

kursister med en gymnasial eksamen.

Hvis kursusadministratorerne er i tvivl

om, hvordan de uddannelsesmæssigt

skal kategorisere en kursist, giver flere

udtryk for, at de blot vælger kategorierne

faglært eller ufaglært, for at komme vi-

dere i processen.

Det er positivt, at der gives eksempler på uddannelsesmæssige baggrunde. Man kan yderligere overveje, at

angive et generelt link til ug.dk (eller direkte mulighed for at indtaste sin uddannelse på efteruddannelse.dk og

søge på denne, hvorefter et nyt vindue med søgeresultatet åbner på ug.dk), da brugeren ikke nødvendigvis ved,

om denne skal kigge under ufaglært, faglært, videregående udd. osv. – Lad med andre ord brugeren søge med

udgangspunkt i uddannelsesnavn fremfor niveau.

Side 41


Åbent værksted

Her vælger kursusadministratorerne fag

til kursisterne. De ser knappen til valg af

fag og har efterfølgende (ligesom kursi-

sterne) ganske let ved at vælge fag og

dato. (Se evt. tidligere anbefalinger vedr.

valg af fag og dato for kursister)

SAMLET NAVNGIVNING - KURSIST

Erfarne kursusadministratorer sætter

stor pris på muligheden for samlet navn-

givning af kursister.

”Den her side, hvor man skal

udfylde. Det er den første af 6

faner. Den hopper mellem fa-

nerne. Den tager dem ikke i

rækkefølge. Det kan man un-

dre sig over. Ud over det, er

brugerfladen nem og rar. Man

kan udfylde ét sted, og så ud-

fylder den for 12 mennesker.”


Side 42


.ID: 57 (BP). Typisk forstås røde krydser,

om end enkelte kursusadministratorer

(uerfarne) umiddelbart er i tvivl om deres

formål. De er klar over, at der er noget,

de skal være opmærksomme på her. Det

er dog ikke klart for dem, om der er sket

en fejl, eller om de blot mangler at udfyl-

de information.

Problematikken forstærkes af det røde kryds ud for kursistens navn, hvor det ikke klart fremgår, at der er tale om en

generel status (på tværs af faner) for navngivningen/redigeringen. Således er nogle kursusadministratorer (uerfarne)

umiddelbart i tvivl om, hvorfor det røde kryds fremgår her, og ikke mindst hvordan de skal fjerne det – de tror, at fejlen

skal rettes på fanen her.

Den generelle statusangivelse af, hvorvidt der mangler informationer for de enkelte kursister, bør fremstå på

en måde, så den ikke forveksles med en manglende udfyldelse på den enkelte fane. Fx via ændring af

baggrundsfarven og tydeligere adskilles fra indtastningsfelterne

Der bør i feedbacken til kursusadministratoren skelnes mellem ’fejlagtig information’ og ’manglende

information’ – det er forståelsesmæssigt set ikke det samme.

”Hvor er fejlen henne?: Det ved jeg

ikke. Det skriver den ikke noget om.

Der var et rødt kryds, jeg tænkte,

om det kunne være det. (Udfylder

kun felter med X, springer de andre

faner over). Et rødt kryds siger ikke

nogen ting. Det er held og lykke.

Man skal mindst have gået 5 år på

uni for at kunne lave sådan en

side.” D8, lille virksomhed

”Heroppe markerer den, hvor man

skal udfylde. Jeg hopper til den.

(Fane med X). Så er det ikke sikkert,

at den har nogen fejl. Det kan godt

være, den her gem funktion først

kan bruges, når det er udfyldt det

hele.” D6, mellemstor virksomhed

Side 43


”Jeg kan ikke regne ud med det

grå felt her, Overskriv hvis.

Hvad skal jeg bruge den til?”


”Det er det smart med over-

skriv. Det er en god feature. ..

Hvis den kan. (Har ikke valgt

Overskriv feltet hvis…). [Forstår

senere] Det er rigtig smart, når

man har så mange.” D6, mel-

lemstor virksomhed

.ID: 58 (BP). Flere uerfarne kursusadmi-

nistratorer tror fejlagtigt, at de skal ud-

fylde alle felter på siden, hvorfor de i den

grå barre foretager valg i drop down-

listerne uden først at have angivet, i

hvilket tilfælde understående felter skal

overskrives.

Det bør udelukkende være muligt at

foretage valg i den grå barre (Overskriv

feltet hvis), såfremt brugeren har valgt i

hvilke tilfælde, felterne skal overskrives.

.ID: 59 (MP). Flere kursister formoder, de

via ’Gem knappen’ løbende kan gemme

ændringer i tilmeldingen. Det forvirrer

derfor, når de modtager en fejlmeddelel-

se om, at oplysningerne ikke kan gem-

mes, og deltagerne tror grundet feed-

backen, at de har indtastet forkerte info.

Derudover forvirrer det, at fejlmeddelel-

sen oplyser, at de andre 0 tilmeldinger er

gemt.

Gør det muligt at gemme ændringer undervejs i processen, uanset at alle oplysninger ikke er indtastet. Dvs.

at ufærdige tilmeldinger gemmes og kan tilgås ved fremtidige sessioner. Såfremt dette ikke er muligt, bør ’Gem’

knappen omdøbes, så det tydeligt fremgår, at den ikke ’gemmer’ men ’sender’ tilmeldingerne ved klik på

knappen.

Feedbacken til kursusadministratoren bør alternativt angive den korrekte grund til, at tilmeldinger ikke kan

gemmes. Dvs. at alle oplysninger ikke er indtastet.

Side 44


.ID: 60 (MP). Til tider oplyses det ikke

engang i feedbacken, at tilmeldingen in-

deholder fejl, men blot at tilmeldingen

ikke kan gemmes. Brugeren er selv nødt

til at undersøge, hvorfor tilmeldingen ik-

ke kan gemmes, ved at klikke på advar-

selsikonet som efterfølgende dukker på

ved kursistens navn (som vist på ek-

semplet).

Ensret feedbacken til brugeren. Tyde-

liggør hvorfor tilmeldingen ikke kan

gemmes.

.ID: 61 (BP). Det virker tillige underligt, at

fejlbeskeden i visse situationer refererer

til cpr-numre, som brugeren ikke har in-

kluderet i navngivningsprocessen, som

vist i eksemplet (’0914’ numre).

Det bør for at modvirke forvirring sik-

res, at systemet ikke inddrager uønske-

de/ukendte cpr-numre i feedbacken til

kursusadministratoren.

.ID: 62 (MP). Enkelte uerfarne kursusadministratorer leder efter muligheden for at navngive kursisterne, hvilket de har

læst på forrige side, at de skulle gøre her. De forventer et simpelt forløb, hvor de indtaster navnet på en kursist, og det er

ikke tydeligt for dem, at navngivningen sker automatisk ifm. indtastning af CPR numre. Således opgiver en uerfaren

kursusadministrator, og forlader siden her igen, uden ønske om at navngive kursisterne, da hun ikke kan gennemskue

hvordan hun gør.9

Tilføj teksten ’(Indtast CPR)’ under ’Unavngiven’ for at tydeliggøre hvordan kursusadministratoren får

navngivet kursisterne (ved at indtaste CPR) som illustreret på eksemplet herunder.

9 ”(Hvad er det?) Jeg ved det ikke. Lige før kunne jeg navngive… Det kan jeg ikke her. Det ved jeg ikke. Det er en irriterende side. (Hvad

vil du gøre nu?) Trykke på hjælp. (Ser hjælp) Så ringer jeg til VEUC syd i morgen tidligt. Jeg vil nok lukke ned og prøve i morgen tidligt. Jeg

forventede at få et felt op. Det eneste der står her er navngivning fra fil. Det er noget lort. Så står der cpr nummer. Men det er ikke cpr

nummer, jeg skal give. Jeg skal give et navn. (Indtaster så cpr nummer. Det må jeg jo gøre.” D8, lille virksomhed

”(Vælger samlet navngivning) De står som unavngivne. Jeg bliver i tvivl om, hvor jeg skal navngive de der henne. (Går tilbage). Jeg ved

ikke, hvor jeg vil skrive de her navne på. (Tøver længe) Jeg ville være i tvivl om, hvor jeg skriver navnene. (Vælger så enkelt redigering).

Ja, det var her, man gør det. (Guides til samlet redigering igen)Jeg ved ikke, hvor jeg skal redigere… (Kigger i faner, prøver overskriv).

Skal jeg skrive et navn her? Det ved jeg ikke. Er det her, jeg skal skrive navnet på medarbejdere? (Går ud igen). Den er ikke logisk.” D4,


”Der stod, jeg skulle navngive dem. Men hvordan gør jeg det? Jeg synes ikke lige, jeg kan se noget. Jeg er i tvivl om, hvad jeg

skal gøre nu? Jeg ville nok gå tilbage og ikke navngive dem.”

D10, stor offentlig organisation

Side 45


Kursusadministratorerne kender gene-

relt de oplysninger, de skal angive på fa-

nen her. Der er dog (som ved enkelt

navngivning) nogen tvivl omkring hvad

GVU-elev betyder.10

.ID: 63 (BP). I flere tilfælde oplever kursusadministratorerne, at systemet ’afventer cpr opdatering’ efter indtastning af

visse cpr numre. Beskeden forstås ikke umiddelbart og kan skabe usikkerhed, da andre cpr numre genkendes med det

samme (oplysningen fremgår dog ikke på eksemplet her).

Overvej at tilføje ’?’ ikon som giver mulighed for at læse mere information om, hvorfor et cpr nummer

afventer opdatering.

10 ”GVU elev? Jeg aner det ikke.” D8, lille virksomhed

”Øhhh ja. GVU elev. Så er jeg i tvivl? Jeg kan ikke regne ud med det grå felt her, Overskriv hvis. Hvad skal jeg bruge den til?” D5,


”Det ville jeg normalt vide, om det er noget, jeg skal forholde mig til. Jeg aner det ikke.” D6, mellemstor virksomhed

”Jeg bliver enormt forvirret over

det grå felt, og over GVU-elev.

Jeg ved ikke, om mine medar-

bejdere er det? D5, mellemstor

virksomhed

”Afventer cpr opdatering. Aner det ikke.” D8, lille virksomhed

”Henter den så fra cpr-registeret? Der står den og afventer? Man kan ikke rigtig se, at den arbejder… Den står åbenbart og

afventer. Men jeg kan prøve at udfylde det næste.” D4, mellemstor virksomhed

”(Afventer cpr opdatering) Du er ikke i et offentligt system? ). Vi har ikke oplevet det. De medarbejdere vi taster ind, de har

været der.” D6, mellemstor virksomhed

Side 46


SAMLET NAVNGIVNING – BOPÆL OG BESKÆFTIGELSE

.ID: 64 (BP). Siden her er et godt eksem-

pel på, hvorfor flere (navnlig uerfarne)

kursusadministratorer opfatter samlet

navngivning som mere kompleks end

enkeltnavngivning. Her vises alle valg,

uanset om de er relevante eller ej. Er

man bosat i Danmark, er resten af fel-

terne på siden ikke relevante. Det er dog

ikke tydeligt for især de uerfarne kur-

susadministratorer, som fejlagtigt for-

holder sig til alle felter. Nogle kursusad-

ministratorer udfylder ikke nødvendigvis

indtastningsfelterne fra venstre mod høj-

re, hvilket gør, at de i sidste ende kom-

mer til at udfylde mere end højst sand-

synligt nødvendigt.

Gør underliggende spørgsmål inakti-

ve, indtil brugeren har truffet et valg, der

gør dem relevante. Det vil i dette tilfælde

sige spørgsmålet, om kursisten er bosat i

Danmark eller ej - som det også er til-

fældet i enkelt navngivning.

Side 47


SAMLET NAVNGIVNING - KONTAKTOPLYSNINGER

.ID: 65 (MP). Det fremgår (som tidligere

beskrevet) ikke tydeligt, hvad e-mail og

mobil anvendes til i denne kontekst

samt hvad ’SMS ønskes’ dækker over.

Dermed er det ej heller entydigt, hvem

skal man angive mail og mobil oplysnin-

ger for (kursisten, kursusadministratoren

eller arbejdsgiveren?).

Én kursusadministrator beretter, at hun

oprindeligt angav kursisternes informati-

oner, men at hun nu indsætter sine egne

kontaktinformationer, da hun så person-

ligt kan sikre, at kursisterne får den in-

formation, de har behov for.

Tilbyd uddybende forklaring til felter-

ne e-mail, mobil samt SMS ønskes

”Hvis der står nogle oplysnin-

ger, der knytter op til medar-

bejderen, så vil jeg rette det til

vores. (Hun håndterer det hele

ift. medarbejderen). De har

ikke noget med VEU godtgørel-

sen at gøre. Vi er ved at forbe-

rede en ansøgning til VEU godt-

gørelse. Det er bare et bump

on the road til VEU godtgørel-

sesansøgningen.” D6, mellem-

stor virksomhed

Side 48


SAMLET NAVNGIVNING - INDKVARTERING

Fint at der tilbydes en forklaring til fel-

terne med ’ej relevant’ status. Deltager-

ne giver dog udtryk for, at beskrivelsen

’Ej relevant’ generelt fremstår noget ind-

forstået. I tilfældet her drejer det sig om,

at uddannelsesstedet ikke tilbyder ind-

kvartering.

.ID: 66 (BP). Som udgangspunkt er ’Ej

relevant’ en fin beskrivelse her. Vær dog

opmærksomme på, at ’Ej relevant’ be-

nyttes i flere sammenhænge, herunder

også når brugeren blot mangler at angi-

ve oplysninger. Brugeren kan dermed

forledes til at tro, at han/hun her blot

mangler at angive informationer. I den

forbindelse er det dog positivt, at der gi-

ves uddybende informationer ved ’?’

ikoner.

’Ej relevant’ bør kun benyttes såfremt

det faktisk ikke er relevant at tilføje in-

formationer – ikke som en ’Mangler flere

informationer’ status (som tidligere be-

skrevet for kursister og kursusadmini-

stratorer / kommende kurser)

Side 49


Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) Både kursister og kursusadministratorer synes godt om trin-for-trin oversigten. Således giver flere udtryk for, at de har et

godt overblik over den proces, de nu skal igennem ift. ansøgning til VEU godtgørelse og befordringstilskud.

(Bemærk - processen her er grundlæggende ens for både kursister og kursusadministratorer, blot formuleret forskelligt,

fx du/kursisten etc.)

1: HVAD SØGES?

Både kursister og kursusadministratorer

har nemt ved at udfylde oplysningerne

på siden her.

.ID: 67 (MP). Én kursusadministrator på-

peger dog det besværlige i, at hun hver-

ken oplyses om kursets navn eller start-

dato ifm. spørgsmålet ’Har kursisten væ-

ret ansat mindst 14 dage forud for kur-

sets start?’. Hun er nødt til at slå infor-

mationerne op, før hun kan besvare

spørgsmålet.

Angiv kursets stamdata (navn og kur-

susperiode)

”Nå, der var noget step-by-step.. Det er rart, så kan jeg se hvor langt jeg er i processen.. Og jeg kan se, at jeg faktisk ikke er

færdig – det troede jeg at jeg var?” (om samlet ansøgning om VEU godtgørelse og

befordringstilskud) D5, mellemstor virksomhed

”Der er en ting… det kan godt

drille mig lidt. Når jeg kommer

herind, så kan jeg ikke se hver-

ken perioden eller hvilket kur-

sus det er. Nogle gange kan jeg

have brug for det ifm. ’ansat 14

dage forud’. Så skal jeg til at

gå ind i vores lønsystem og til

at finde kurset frem. Hvornår

var det nu, det var.” D3, Stor

virksomhed

Side 50


2: PERSONLIGE OPLYSNINGER

ID: 68 (KP). Nogle kursusadministratorer

betragter spørgsmålet om, hvorvidt de

kan bekræfte at kursisten er orienteret

om VEU ansøgningen som en (overflødig)

formalitet. Flere giver således udtryk for,

at de blot klikker ja, uden at kursisten

rent faktisk er orienteret om ansøgnin-

gen. Det er ikke helt tydeligt, hvorfor

kursisten skal orienteres - informationen

står øverst i højre spalte, men ses typisk

ikke af deltagerne.

Tydeliggør via ’?’ info hvorfor kursi-

sten skal orienteres om ansøgning om

VEU godtgørelse og beskriv evt. tillige

konsekvenserne ved IKKE at oplyse kur-

sisten om ansøgningen. Promover evt.

teksten ved at skrive den direkte ifm.

valgmulighederne.

”Det er en besynderlig besked.

Er deltageren oplyst om VEU

godtgørelse. Jeg orienterer dem

ikke. Hvorfor skal de oriente-

res? Det bliver de vel ude på

kurset. Jeg kan ikke se, hvorfor

de skal vide, at jeg søger VEU

godtgørelse.” D13, lille offentlig

organisation

”Det er okay for mig, at vi skal

oplyse, at vi søger VEU godtgø-

relse til kursisten.” D10, stor

offentlig organisation

Side 51


.ID: 69 (MP). Som tidligere beskrevet, er

det heller ikke tydeligt, med hvilket for-

mål man angiver kontaktoplysninger her,

og incitamentet for at angive oplysnin-

gerne er dermed begrænset. Enkelte

deltagere forvirres desuden i forbindelse

med de tomme inputfelter over informa-

tionen om, at oplysningen hentes fra tid-

ligere ansøgninger. Nogle deltagere fra-

vælger således at indtaste informatio-

ner, da de fejlagtigt forventer, at infor-

mationerne allerede kendes af systemet.

Beskriv hvad e-mail og mobilnummer

anvendes til.

Angiv udelukkende at oplysninger

hentes fra tidligere ansøgninger, såfremt

der reelt er hentet oplysninger.

”Jeg ved ikke, om jeg skal skri-

ve noget her, for der står, at de

3 oplysninger ER hentet. Jeg

kan prøve at trykke videre og

se, om den beder mig indtastet

noget. (…) Det gjorde den ikke.”

D14, kursist

Side 52


3: UDBETALING (KUN KURSUSADMINISTRATORER)

.ID: 70 (BP). Flere af kursusadministrato-

rerne er i tvivl om, hvad der menes med

’produktionsenhed’. Andre kursusadmi-

nistratorer pointerer, at de altid benytter

den samme produktionsenhed (ud af en

lang liste af mulige produktionsenheder),

hvorfor de foretrækker, at denne enhed

er valgt automatisk.

Giv yderligere information om produk-

tionsenheder via ’?’ ikon. Link evt. til

virk.dk for information.

Husk den senest anvendte produkti-

onsenhed i drop down-menuen og angiv,

at produktionsenheden er hentet fra en

tidligere ansøgning.

”Produktionsenhed. Øøøh, ja.

Nu kan jeg ikke lige huske med

de der produktionsenheder.

Vores virksomhed er vist bare

delt op i afdelinger? Altså hvis

man har 1000 medarbejdere

på en arbejdsplads, så betyder

det vel, at det bliver sendt til

ens nærmeste arbejdsleder?

Nu er jeg faktisk lidt i tvivl her.

Jeg tror det er dem i Silkeborg,

der styrer hele økonomidelen,

så jeg vælger dem.” D15, kur-

sist

”(Om produktionsenhed) Jeg

ved faktisk ikke. Det tror jeg, vi

skal? Men jeg ved det ikke. Der

ville jeg nok lige spørge nogen.

Det ville lige tage en 5 minutter

at undersøge det”. D10, stor


Side 53


4: UDDANNELSE

.ID: 71 (MP). Både kursister og kursus-

administratorer giver udtryk for, at de

forventer en større sammenhæng mel-

lem de informationer, de tidligere har ud-

fyldt i tilmelding/navngivning og her i

VEU godtgørelse- og befordringstilskud-

sansøgningen. Således undrer flere sig

over, hvorfor de skal indtaste oplysnin-

ger, som de føler, de allerede har indta-

stet i tilmeldingen, fx uddannelsesni-

veau. Muligheden for igen i ansøgningen

at angive uddannelsesniveau åbner også

op for den situation, at kursisten eller

kursusadministratoren angiver forskelli-

ge uddannelsesniveauer i kursustilmel-

dingen og i ansøgningen om VEU godtgø-

relse. Fx angiver én kursusadministrator

i tilmeldingen uddannelse som faglært,

mens uddannelsen ifm. ansøgningen om

VEU godtgørelse angives som ’Anden

uddannelse’ (truckcertifikat).

Slutteligt stiller en kursist spørgsmåls-

tegn ved, hvilket niveau han skal vælge

med sin gymnasiale baggrund.

Træk i videst muligt omfang informa-

tioner fra kursustilmeldingen til ansøg-

ningen om VEU godtgørelse (som det fx

sker på trin 2 i ansøgningen).

Ekspliciter at gymnasiale uddannelser

som STX, HTX m.m. hører under katego-

rien ’ufaglært'.

”Der skulle være én til. Hvor

der var gymnasiale uddannel-

ser. Det er meget relevant i

stedet for, at man skal trykke

’Anden udd.’. Og så skal de til

at se, om man er berettiget til

tilskud eller ej.” D14, kursist

Side 54


5: ANDEN OFFENTLIG STØTTE

ID: 72 (KP). Enkelte kursusadministrato-

rer giver udtryk for, at de ikke ved, om

kursisterne modtager anden offentlig

støtte. En deltager forklarer, at hun ikke

ønsker at spørge sine kursister om,

hvorvidt de modtager anden offentlig

støtte. Hun vil derfor blot vælge ’Nej’.

Lad så vidt muligt information om of-

fentlig støtte blive trukket automatisk,

når brugerens CPR nummer er kendt.

”Det er en mærkelig side. Jeg

ved jo ikke, om de får anden

offentlig støtte. Det er heller

ikke noget jeg spørger mine

medarbejdere om. Så jeg ville

bare klikke nej” D13, lille of-

fentlig organisation

”Der kan man godt blive fanget.

Jeg kan ikke sidde hver gang

og tjekke på de 900 asfalt

medarbejdere. Der kan jeg godt

sige nej, uden at have tjekket.

Der må jeg ærligt tilstå, at der

siger jeg bare nej. Det er det

samme med ’Fuldtid’. Jeg tjek-

ker det ikke, fordi jeg har så

mange. Og ved ’Helt væk’. Der

har jeg heller ingen skrupler

med bare at skrive ja.” D3, Stor

virksomhed

Side 55


6: BESKÆFTIGELSE

ID: 73 (KP). Flere kursister og kursus-

administratorer undrer sig over spørgs-

målet om kursistens sædvanlige løn i

uddannelsesperioden. De giver udtryk

for, at de ikke ved, hvad godtgørelsen er,

og derfor ikke ved, hvad de skal svare.

Her ses teksten i højre margin heller ik-

ke. Flere (herunder erfarne) kursusad-

ministratorer påpeger, at de blot vil væl-

ge ’Større end eller lig med godtgørel-

sen’, såfremt de er i tvivl.11

Tydeliggør hvordan VEU godtgørelsen beregnes via ’?’ ikon. Sørg generelt for at give hjælpen i den relevante

kontekst i indholdsfeltet frem for i højre spalte.

Overvej at give et konkret eksempel på en udregning af VEU godtgørelse

11 ”Jeg kender ikke godtgørelsessummen. Men den vil formentligt være mindre. (Hvordan få info?) det ved jeg ikke. Det står ikke her,

hvor meget den er. Men der må være faste takster for det. Jeg kan ikke se det her.” D4, mellemstor virksomhed

”Om man får mere i løn… (Ved ikke, hvad godtgørelsen er). Men godtgørelsen er normalt så lille, at der ikke er nogen fare.” D8, lille

virksomhed

”Det er fint nok, at der er alle de her informationer, men jeg ved jo stadig ikke, hvad det betyder. Jeg forstår det ikke. Jeg ved ikke, hvad

prisen er. Er det lig med det, jeg plejer at få? Eller er det en fast sats? Jeg havde nok stadig søgt det… Jeg har nok bare valgt lig med

godtgørelsen. Der er ikke nogen grå boks ud for den sidste. Det synes jeg, der mangler. Det kunne godt være forklaret, hvordan man

beregner det.” D14, kursist

”Løn større eller lig med… den fatter jeg ikke, kan jeg huske. Jeg tror, jeg bare har valgt den her. (Større). Hvad er godtgørelsen? Hvor

skal jeg vide det fra? Hvis de mener, at det er VEU-godtgørelsen, så er den mindre. (Vælger mindre – får rød tekst) Nej, det gider jeg ikke.

Jeg gør sådan (større igen).” D17, kursist

”Der er en sætning deri, om din løn er større eller lig med… den har jeg aldrig forstået. Jeg har skrevet større eller lig med. Ellers nervøs

for, om de vil få mindre løn.” D16, tillidsmand

”Hvad er 80% af det højest mulige dagpengebeløb. Det kender jeg ikke til. Det er småbeløb. Det ville jeg ikke bøvle med.” D19,

enkeltmandsvirksomhed

”Jeg er noget i tvivl omkring

godtgørelse, om det er lig med

sædvantlige løn. Man får vel

hvad der svarer til dagpenge,

og det er vel mindre end man

får for arbejde? Jeg ved det

ikke.” D13, lille offentlig orga-

nisation

”Øøøh... Det ved jeg sku ikke.

Hvordan kan jeg se godtgørel-

sen? Jeg regner ikke med, at

godtgørelsen er særlig mange

penge, så det går jeg bare ud

fra.” D15, kursist

Side 56


7: ARBEJDSGIVER

ID: 74 (KP). Siden udfyldes hurtigt, men

flere kursister og kursusadministratorer

angiver ikke nogen e-mail adresse til

kontaktpersonen og kan således ikke

senere ifm. resuméet vælge at modtage

en e-mail advisering, når ansøgningsfri-

sten nærmer sig.

Ekspliciter formålet med at indtaste

kontaktinformation

”Jeg ville nok skrive min afde-

lingsleder på her.” D15, kursist

Side 57


8: BEFORDRINGSTILSKUD

Siden vises kun hvis brugeren har valgt

at søge VEU godtgørelse og befordrings-

tilskud. Kun enkelte kursusadministrato-

rer valgte i testsituationen både VEU

godtgørelse og befordringstilskud.

.ID: 75 (BP). På dette trin præsenteres

brugeren for redundant information vedr.

perioden for indkvartering, når ´?´ikonet

benyttes.

Fjern ’i’ ikon – vis udelukkende så-

danne ikoner, når der reelt er ekstra in-

formation at hente. Ellers risikerer I, at

brugerne skuffes over indholdet og efter-

følgende ignorerer ikonerne (og dermed

overser relevant information).

Side 58


9: RESUMÉ

Såfremt ansøgningen ikke er udfyldt fyl-

destgørende, er det nemt for deltagerne

at se, hvor de evt. mangler at angive op-

lysninger, da disse er tydeligt markeret

med rødt.

.ID: 76 (MP). Det er dog ikke tydeligt for

alle kursister og kursusadministratorer,

hvordan de hurtigt vender tilbage og re-

digerer i ansøgningen. Således klikker

flere deltagere på den røde tekst, der

angiver manglende oplysninger. Eller

deltagerne klikker gentagende gange på

’Forrige’ linket (fx for at nå trin 2, hvor

personlige oplysninger skal indtastes).

Enkelte svage it-brugere må hjælpes til

at påbegynde redigering.12

Tydeliggør redigeringsmulighed for

hvert trin, ved at angive teksten ’Redigér’

sammen med ikonet.

Link evt. direkte til det relevante trin

ved klik på den røde tekst, som angiver

manglende information

12 ”Det havde jeg sku da udfyldt? Havde jeg ikke? Så må jeg gå tilbage igen… forrige (klikker først direkte på den røde tekst, som angiver

manglende information, dernæst ’forrige’ link 7 gange).” D8, lille virksomhed

”Jeg sidder og prøver at finde ud af, hvor jeg skal… (har svært ved at komme i gang med at udfylde data… prøver at klikke på røde

tekster – ser så redigeringsmulighed) Ok. Fint nok.” D14, kursist

”Det er fint nok, at den vurde-

rer, om man har udfyldt rigtigt.

Men det er ikke tydeligt, hvor-

dan man retter det.” D13, lille


”Jeg kan ikke rigtig komme vi-

dere, synes jeg. Kan jeg trykke

på noget? Nææ. Altså jeg kan

jo ikke skrive noget? Måske

kan man bare ikke søge?” D15,

kursist

Side 59


”Der står her, at jeg kan få en

e-mail?”(Deltageren prøver at

klikke, men kan ikke gennem-

skue hvordan hun angiver sin

mail) D10, stor offentlig organi-

sation

”Der står, at den først kan signeres efter 5-11. Hvis det er derfor, at

man ikke kan signere, så er det, at den kan få lov at ligge. Med min-

dre, man husker at krydse af heroppe. (Har ikke udfyldt e-mail tidlige-

re, så tjekboksen er ikke aktiv). Der må være noget med mail tidlige-

re. (Giver op). Så er det, at den får lov til at blive liggende.” D8, lille

virksomhed

ID: 77 (KP). Som beskrevet, har flere

kursister og kursusadministratorer ikke

angivet en e-mail i ansøgningen, og un-

drer sig efterfølgende over, at de ikke

kan klikke ja til, at modtage en e-mail

når ansøgningsfristen for VEU godtgørel-

se nærmer sig. Bemærk desuden at der

skal angives 2 e-mails i ansøgningen -

Det er ikke tydeligt for deltagerne, hvor

de skal angive e-mail for at kunne til-

melde sig servicen her.

Endnu mere forvirrende bliver det, når

modtagelsen af e-mail ser ud til at være

valgt per default, men brugeren samtidig

får besked om, at e-mail adressen ikke

er angivet, og brugeren ikke har mulig-

hed for at ændre i valget.

I praksis betyder problemerne, at flere

deltagere ender med ikke at modtage e-

mail om ansøgningsfristens udløb.

Nogle kursusadministratorer beretter,

hvorledes de tidligere har oplevet at sø-

ge for sent om VEU godtgørelse. Andre

(også erfarne) kursusadministratorer for-

tæller om interne systemer med papirer

og excel-ark, for at sikre, at de ansøger

rettidigt.

”Der er ikke angivet e-mail?

Den står sku’ da her… person-

lige oplysninger.” D14,

kursist

Side 60


Placer valget om at modtage e-mail

advisering nederst på siden i nærhed af

signeringsinformationen. Det er når bru-

geren får at vide, at signeringen ikke kan

gennemføres, at behovet for e-mail advi-

seringen opstår.

Giv direkte mulighed i resuméet for at

angive e-mail adresse og angive, at e-

mail ønskes. Alternativt tydeliggør hvor

brugeren mangler at angive e-mail, før

end denne kan sige ja til at modtage be-

sked, når ansøgningsfristen udløber.

Tydeliggør i den fremsendte mail-

advisering, hvor lang tid der er tilbage,

inden ansøgningsfristen om VEU godtgø-

relse udløber.

Overvej desuden at tilføje mulighed

for at modtage en kalenderinvitation til

dagen, hvor signeringen kan finde sted

(se eksempel).

”Jeg fik popup mht. VEU godtgørelse. Så kunne jeg ikke komme ind. Så forlagde jeg det og det blev forældet. Så fik vi ikke

VEU godtgørelsen.” D8, lille virksomhed

”Nu kan jeg signere ansøgningen. Jeg vil lade den ligge. Inde hos mig selv have en husker, at jeg har de her mennesker, der

skal på kursus, og jeg skal signere.” D6, mellemstor virksomhed

”Jeg har 4 uger fra sidste kursusdag tror jeg det er. Jeg har mine egne rutiner. Jeg går ind 2 gange i ugen, mandag og fre-

dag. Der skal jeg søge VEU. Så går jeg ind under ansøgninger. Jeg tager helt tilbage til første maj. Jeg stoler ikke helt på mig

selv. Hvornår var det, jeg søgte sidst. I starten skulle man lige vænne sig til det… Man skulle huske selv at gå ind og opsøge

den information. Ligger der noget derinde. Men det har jeg nu fået ind som en rutine. Nu er de begyndt at sende en mail…

nu er det tid at gå ind og få søgt. Men jeg kan ikke helt gennemskue, hvornår man får den mail. Om det er, når der er x antal

dage tilbage at søge i. Jeg ved det ikke.” D3, stor virksomhed

Eksempel på nyt layout

Side 61


.ID: 78 (MP). Det er ikke helt klart for alle

deltagere, hvordan det forholder sig med

signering af ansøgningen. Herunder

hvornår de kan eller skal signere ansøg-

ningen. Deltagerne leder efter oplysnin-

ger ifm. signeringsknappen og ser derfor

ikke hjælpeteksten øverst i højre spalte

(over dette skærmbillede), som beskriver

processen for signering. Nogle overser

tillige teksten, som forklarer, at ansøg-

ningen først kan signeres efter en be-

stemt dato.13

Tydeliggør processen omkring signe-

ring af ansøgninger via ’?’ ikon i kontek-

sten.

Såfremt brugeren klikker på den inak-

tive ’Signér ansøgningen’ boks, kan I

med fordel vise en lille forklarende be-

sked, som angiver, hvorfor ansøgningen

ikke kan signeres endnu.

13 ”(Prøver at signere - kan ikke, da kurset ikke er afholdt. Prøver tjekboks) Jeg ved det ikke. Jeg har udfyldt den her ansøgning efter alle

kunstens regler. (Scroller op og ned, ved ikke, hvorfor han ikke kan komme videre).” D8, lille virksomhed

”Jeg vil være i tvivl om, hvordan jeg skal huske det den 5-11… hvordan signeringen skal foregår. Jeg vil skrive op i min kalender.” D4,


”Signering. Det er jeg heller ikke spe-

cielt tilfreds med. Jeg har nogle, der

venter på, at jeg skal ind og gøre det.

Jeg kan ikke huske, hvor langt tid man

har til at signere, og jeg kan ikke for-

stå, hvorfor man ikke bare kan signere

med det samme? Så kan dem i den

anden ende vurdere, om de ikke mød-

te op til kurset eller ej [...] Jeg signerer,

at de oplysninger jeg har givet er kor-

rekte.. [...] Jeg ved ikke, hvad årsagen

er til, at jeg ikke kan signere med det

samme. […] Jeg kan signere når kursi-

sten har været afsted i 3 dage. Hvis

kurset er et endags kursus, så ved jeg

ikke lige. Jeg ville bare gøre det, så

snart jeg har fået en mail. Men jeg får

kun en mail, når ansøgningsfristen er

ved at udløbe. Ikke når jeg KAN signe-

re den. Det er bøvlet” D13, lille offent-

lig organisation

Side 62


(Deltageren har ikke tidligere set samlet ansøgning, og bliver forevist den-

ne) ”Øj, det ser da ikke specielt nemt ud.. Det ser altså rimelig uoverskue-

ligt ud. Jeg ville ikke lige vide hvor jeg skulle gå hen.” D13, lille offentlig

organisation

”Hvis jeg søger noget (VEU

godtgørelse), så søger jeg det

inde i det her billede, hvor jeg

hakker af og trykker massere-

diger udvalgte. Uanset om jeg

har 1 eller flere. Det kan jeg

bedst lide. Giver det bedste

billede. Hurtigere. […] Jeg el-

sker efteruddannelse. Det er

godt. Det fungerer. […] VEU-

godtgørelse er super. Jeg har

siddet med stakke af papir før.

Nu kan jeg søge flere af gan-

gen. Jeg kan se, nu har a-

kassen modtaget det osv.” D3,

stor virksomhed

Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning – kun kursusadministratorer)

Erfarne kursusadministratorer har nemt

ved at benytte samlet ansøgning om VEU

godtgørelse og er glade for løsningen.

.ID: 79 (BP). Som tidligere beskrevet skal kursusadministratorerne (som i samlet navngivning/redigering af kursister)

også her, forholde sig til alle spørgsmål, uanset om de er relevante eller ej, da de visuelt præsenteres som relevante. Det

er en medvirkende årsag til, at særligt uerfarne kursusadministratorer føler, at samlet redigering af VEU ansøgning og

befordringstilskud er mere kompleks end enkeltansøgning.

Se tidligere anbefalinger for samlet navngivning/redigering af kursister

Side 63


(Klikker på gem) ”Hmm.. Er den sendt? Jeg ved ikke om den er sendt?”

D9, lille virksomhed

”Jeg har opfattet forløbet, som at jeg har manglet at udfylde nogle røde

krydser, ikke som en rød tråd. Jeg griber lidt ud i luften her.” D5, mel-

lemstor virksomhed

.ID: 80 (MP). Processen efter at have ud-

fyldt samlet redigering er ikke nødven-

digvis klar for den uerfarne kursusadmi-

nistrator. Hvor brugeren i enkelt ansøg-

ning som et led i trin-for-trin udfyldnin-

gen automatisk sendes til resumé og

herfra også kan signere ansøgningen,

hjælpes kursusadministratoren ikke vi-

dere i ansøgningsprocessen ved samlet

ansøgning. Det fremstår uklart for nogle

kursusadministratorer, hvad der forven-

tes af dem, og hvilke muligheder de har,

efter at de har gemt ansøgningsoplys-

ningerne. (Brugeren går til signering ved

at klikke på brevikonet som vist på ek-

semplet.)

Tydeliggør overfor brugeren, hvad

næste step i ansøgningen er (signer an-

søgning). Fx ved at fjerne ’redigér’ ikonet

(brugeren har ikke behov for at redigere

ansøgningen i enkelt ansøgning-visning)

og i stedet benytte den ekstra plads på

en fremtrædende, orange ’Gå til signe-

ring’ knap. Ved klik på knappen ledes

brugeren til resuméet for enkelt ansøg-

ning og siden scrolles til bunden, så ac-

cept- og signeringsmulighederne er di-

rekte synlige.

Side 64

FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN

Flows: efteruddannelse.dk/admin

Log ind Deltagerne fra henholdsvis a-kasser og

skoler har let ved at identificere den ind-

gang, der passer til deres profil.

Hovedparten af VEU administratorerne

og skoleadministratorer beretter dog, at

de kun benytter et begrænset udvalg af

sider og funktioner på efteruddannel-

se.dk/admin. I stedet bruger de EASY-A

eller de udnytter systemintegration til

egne systemer, fx Modulus, som trækker

data fra efteruddannelse.dk.

Skoleadministrator

GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL SKOLEADMINISTRATORER

Skoleadministratorerne er glade for siden. De er vant til at benytte siden og føler overordnet, at den dækker deres behov.

”Nemt og overskueligt. Det

fungerer fint nok.” D27, skole-

administrator

”Det er dejligt nemt. Det er vi helt enige i alle sammen. Det fungerer rigtig

godt. Det er nemt og overskueligt. Det er dejligt, at der ikke bliver ændret

layout så tit. […] Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.” D27,

skoleadministrator

http://efteruddannelse.dk/

Side 65


FEJL PÅ EFTERUDDANNELSE.DK (TILMELDINGSFLOW)

ID: 81 (KP). Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og

kursusadministratorer pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Fejlen gør, at tilmeldingerne bliver afvist.

Fejlen har ikke noget med skolerne at gøre, men fremstår som om, afvisningen kommer fra skolen. Derfor henvender

brugerne sig til skoleadministratorerne for information og hjælp. Skoleadministratorerne er dog ikke altid i forvejen blevet

gjort opmærksomme på fejlen på efteruddannelse.dk og forvirring opstår. Der kan gå flere timer, fra fejlen opstår, til

skoleadministratorerne finder ud af dette.

Undersøg hvorvidt fejlmeldingsprocessen kan optimeres / automatiseres, så skoleadministratorerne hurtigst

muligt får besked om problemer på efteruddannelse.dk

PERIODISK LANGSOM UDVEKSLING AF INFORMATIONER MELLEM SYSTEMER

ID: 82 (KP). To skoleadministratorer (og en kursusadministrator fra en stor virksomhed14) beskriver, hvordan systemet i

visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på

efteruddannelse.dk/admin. Det er især et problem fredag eftermiddag, hvor sidste øjebliks-tilmeldinger fra kursister skal

behandles, men endnu ikke kan fremsøges i systemet. Problemet kan fx vedrøre systemintegrationen, men kan også

være lokalt funderet på skolen.

Undersøg hvorvidt udvekslingen af informationer mellem EASY-A og efteruddannelse.dk/admin fungerer som

tiltænkt i spidsbelastningsperioder (?), fx fredag eftermiddag. Overvej desuden hvorvidt og hvordan brugerne

gøres opmærksom om problematikken med fx lokale batchkørsler, som går i stå.

Overvej at tilføje en overordnet ’opdater’ funktion til brugerne, så de slipper for at logge ind og ud for at

opdatere data.

14 ”Der kan være dage, hvor… hvis systemet ikke lige kan snakke sammen med skolerne. Det der EASY halløj, men det er ikke ofte.” D3,

stor virksomhed

”Hvis der er en fejl på efteruddannelse.dk… fx en systemfejl, at der kommer en mærkelig kode. Eller at tilmeldingen bliver

afvist… det er ikke noget, vi har med at gøre. Der kan godt gå nogle timer. Vi får en mail om at problemet er løst, før vi får en

mail om, hvad problemet er. Det vil være godt at få hurtigere, så vi kan melde det ud til kunderne.” D27, skoleadministrator

”Der kan gå lang tid, hvis der er fejl, inden vi hører det. Fx at folk ikke kan tilmelde sig. Det kan være flere timer.” D26, sko-

leadministrator

”Når de kommer ind i vores system, kan det tage evigheder, inden de ryger over i efteruddannelse. Jeg er nødt til at sige til

dem ’jeg kan ikke få papirerne sendt til dig i dag. Du er bare nødt til at møde op på mandag og få dem, når du kommer’.[…]

Dvs. det system vi arbejder i er Easy, og så skal de videre over på holdene. De to systemer snakker ikke rigtig sammen fre-

dag eftermiddag. Det er meget, meget tit fredag eftermiddag, hvor vi sidder og hiver os i håret. […] Vi bliver ved med at sidde

og logge os ind og ud af efteruddannelse.dk/admin for at se, om det bliver opdateret.” D28, skoleadministrator

”Det er holdt op med vores EASY system. Det kører over på efteruddannelse. Der ved vi, at nogle gange går der tid med op-

dateringen, før det kommer over. Nogle gange nogle timer.” D26, skoleadministrator

Side 66


”Det ser da rigtig fint ud. Så skriver man da bare de oplysninger man har

og så søg. Den er rigtig god. Der står også, hvor mange breve der er sendt

ud. Det ser fint ud.” D25, skoleadministrator

HOLDOVERSIGT - HOLDBETEGNELSE

Filtreringsmuligheder og holdoversigten

modtages godt.

Skoleadministratorerne finder hurtigt det

hold, de søger, og er tilfredse med hold-

informationerne, som vises i listen.

Især muligheden for at se antal tilmeldte

kursister og udsendte indkaldelsesbreve

opfattes positivt, når deltagerne har for-

stået informationen.

.ID: 83 (BP). Det kan dog undre, at man

under menuen ’Holdoversigt’ finder ’kur-

ser’. Sammenblandingen af begreber

risikerer at skabe forvirring om, hvorvidt

hold og kurser er det samme eller for-

skellige ting.

Ensret de anvendte termer, fx ’Kur

susoversigt’

ID: 84 (KP). Skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om

beskæftigelse i Danmark. Skoleadministratorerne ved ikke, hvor eller hvordan erklæringen tilknyttes den relevante

kursist. Flere forventer, at erklæringen skal tilføjes på tilmeldingsoversigten for den enkelte kursist (Se ID: 89).

Det bør være muligt at hente erklæringen på den side, hvor erklæringen skal anvendes.

En introduktion til brugen af erklæringen bør tilføjes hjælpen, såfremt erklæringen er vigtig at kende til.

Advice Digital har ikke i testen set eksempler på anvendelsen af erklæringen i praksis – herunder hvordan

erklæringen angives for en kursist i systemet? Det vil dog umiddelbart give mening at oplyse om den

manglende erklæring i tilmeldingsoversigten samt at tilknytte erklæringen ved oversigten over den konkrete

kursist.

”(Kender ikke til proceduren). Jeg har prøvet én gang. Det er noget tid siden. Vi fandt erklæringen inde på UVM.dk. (Opdager

så link til erklæring på sitet og finder erklæring). (Går til konkret kursist og Dokumenter for at tjekke, om erklæring er ind-

sendt). Jeg har ikke set et andet sted, hvor man kan tilføje det.” D27, skoleadministrator

Side 67


HOLDOVERSIGT – HOLD

2 af de 4 skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med udsendelse af breve via

efteruddannelse.dk/admin. Nogle beskriver fx, hvordan de i dag sender fysiske breve ud vha. egne Word-skabeloner.

Som følge af manglende erfaring med området og manglende oprettelse af skabeloner/dokumenter, kan (og tør) disse

skoleadministratorer ikke fortsætte opgaven relateret til brevfletning og generering af breve.

ID: 85 (KP). Formålet med ’Tilføj skabe-

lon /dokument’ og ’Generér’ funktionen

under ’Holdoversigt’ er ikke umiddelbart

klart for alle deltagere. Én skoleadmini-

strator forventer således, at breve skal

sendes ud via funktionerne under ’Do-

kument- og skabelonarkiv’.

Introduktionen på siden læses af flere

skoleadministratorer og modtages godt.

Introduktionen er dog ikke tilstrækkelig

fyldestgørende til, at deltagerne føler sig

sikre på sidens formål og brugen af si-

den.

Tilbyd i de enkelte sektioner tydeligt og direkte link til specifik hjælp til den pågældende sektions indhold og

funktioner. Brugeren er muligvis ikke klar over, at forsiden af efteruddannelse.dk indeholder links til hjælp, og

ofte har brugeren ikke tid til eller mod på at gennemsøge større dokumenter for den specifikke hjælp, brugeren

aktuelt har behov for.

De skoleadministratorer, som benytter muligheden for at sende breve ud til kursisterne via efteruddannelse.dk, er

positive ift. løsningen.

”[Hold] Er det ikke der, hvor man indkalder. I dag indkalder vi per brev. Det har jeg ikke været inde over. [Udsendelse af intro-

duktionsbreve?] Det har jeg ikke nogen anelse om. Det er vi ikke blandet ind i som administratorer via efteruddannelse.dk. Vi

gør det almindeligt via Word… Men vi kan da prøve det via dokument og skabeloner.” D25, skoleadministrator

”Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. […] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget

her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og ’tilføj skabelon’ og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er

forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere.” D27, skoleadministrator

”Nu har jeg brugt den et stykke tid. Det er ikke så lang tid siden, at vi begyndte at sende breve ud elektronisk. Nu har vi gjort det

et stykke tid. Det er faktisk godt. Det hjælper os. Hvis vi har indkaldt et hold, så kan vi gå ind kun og sende ud til dem, vi ikke

tidligere har sendt ud til. Og folk kan få det ud på mail.” D26, skoleadministrator

”Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. […] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget

her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og ’tilføj skabelon’ og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er

forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere.” D27, skoleadministrator

Side 68


TILMELDINGSOVERSIGT

Oversigten over kursisttilmeldinger mod-

tages overordnet godt, om end flere sko-

leadministratorer beretter, at de kun i

begrænset grad benytter filtre. Fx benyt-

tes filtrene ’EASY-A-hold’ samt ’Ansvars-

område’.

Flere skoleadministratorer har ikke brug

for alle de tilgængelige filtre og/eller er

bange for at bortfiltrere relevante infor-

mationer.

.ID: 86 (MP). Rækkefølgen af resultater-

ne beskrives som rodet. Det fremgår ik-

ke for deltagerne, at de selv har mulig-

hed for at sortere rækkefølgen af ind-

holdet.

Overvej at tracke brugernes adfærd på efteruddannelse.dk/admin (både skoleadministratorer og VEU

administratorer) og afklar, hvilke filtre brugerne reelt benytter. Filtre som ikke eller kun i begrænset omfang

benyttes, kan med fordel gemmes væk eller helt fjernes.

Sorter per default efter dato. Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default pil-markering, som viser

kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke skulle klikke på

kolonneoverskriften, før sorteringsinformationen vises. (Dette gælder både for VEU administratorer og

skoleadministratorer)

ID: 87 (BP). En skoleadministrator efterspørger (som VEU administratorerne) mulighed for at se flere resultater per side.

Overvej at tilbyde længere resultatlister (såfremt systemet kan loade data tilstrækkeligt hurtigt)

”Vi går ind på tilmeldingsoversigten. Vi vinger af her, vis kun digitale tilmeldinger. Vi søger dem frem. Så afgrænser vi, så de

nyeste kommer først. Så kan jeg se kursisten og printe ud. Vi bruger ikke rigtig andre mulighederne end ’Vis kun digitale

tilmeldinger’. En sjælden gang søger vi på cpr-nummer. Og på Easy-A hold. Det kan være, at man er lidt bange for, at man

ikke får det hele med (hvis man bruger filtre). Så er vi sikre på at få alle med, så ingen smutter. Det andet er overhovedet

ikke noget, vi bruger til noget. Heller ikke noget, vi vil komme til at bruge.” D27, skoleadministrator

”Her kan jeg søge et hold op på en kode. Det fungerer udmærket. [De andre filtre?] Dem har jeg ikke rigtig brugt.” D28, sko-

leadministrator

”Jo, der kan jeg se… Den har jeg været inde på. Men jeg føler mig stadig som en nybegynder. Her kan jeg faktisk se, hvad de

forskellige har fået. Den er rigtig god. Hvis de ringer ind og siger, jeg har ikke modtaget noget, så kan jeg se her, at de har

modtaget på mail. […]Jeg ved ikke helt, hvad tilmeldingsoversigten skal til for. For mig står det jo i en pærevælling.” D26,

skoleadministrator

”Det fungerer fint nok, som det er. Man kan selv vælge, hvor mange sider man vil have. Jeg vil gerne have flere end det her.”


Side 69


TILMELDINGSOVERSIGT - KURSIST

.ID: 88 (MP). Skoleadministratorerne

mangler visse informationer på tilmel-

dingsoversigten for den enkelte kursist,

bl.a. AMU-nummer, udspecificerede pe-

riodeoplysninger samt uddannelsesinfo.

Angiv det specifikke 5 cifrede AMU-

nummer for hvert tilmeldt fag.

Angiv udspecificeret periode for hvert

tilmeldt fag.

Angiv kursistens højest gennemførte

uddannelse (eller blot højest gennemfør-

te uddannelsesniveau)

ID: 89 (KP). Skoleadministratorerne har som nævnt i ID: 84 meget begrænset erfaring med erklæringer om arbejde i

Danmark, og det er ikke klart for skoleadministratorer, hvordan man angiver, at en kursist uden fast bopæl i Danmark

har indsendt en erklæring om, at vedkommende arbejder i Danmark. En skoleadministrator forventer, at man skal tilføje

dokumenter til en tilmelding, men ved ikke, hvordan dette gøres. Skoleadministratoren kigger som udgangspunkt under

selve kursisten for muligheden.

”Når man går ind på dem, så

mangler vi en udspecificeret

periode. Altså hvornår de skal

have de enkelte fag. Vi printer

den ud (kursistinfo) og så skri-

ver vi i hånden, hvilke dage, de

skal have. Der mangler også et

fagnummer. Der står kun tekst

på, hvad faget hedder. Der

mangler et 5 cifret AMU-

nummer[…] Jeg kunne måske

godt mangle, hvilken uddan-

nelse kursisten har. Det afgør,

hvilket beløb de skal opkræves.

Det kunne være fint, at det

stod der.” D27, skoleadmini-

strator

”Der er ingen dokumenter… Hvor kan man tilføje dokumenter? [Angive indsendt erklæring?] Det aner jeg ikke. Ingen anel-

se.” D25, skoleadministrator

”Jeg har ikke haft nogen…” D26, skoleadministrator

Side 70


Overvej at linke til ’Tilføj dokument’ fra ’Dokumenter’ fanen (Muligheden for at indsende erklæringen bør

naturligvis kun vises for kursister, som ikke er registreret med fast bopæl i Danmark)

DOKUMENT- OG SKABELONARKIV

ID: 90 (KP) Formålet med siden ’Doku-

ment- og skabelonarkiv’ er uklar for flere

skoleadministratorer, og skoleadmini-

stratorerne er generelt usikre på, hvor-

dan de bruger siden. Hvad er fx formålet

med at hente et dokument fra PC?

Såfremt den hentede fil tilføjes den valgte mappe, bør ’hent’ omskrives til ’tilføj’.

Overvej at linke direkte fra siden til hjælp vedr. brugen af siden.

Og hvorfor skal brugeren både hente en

fil og vælge dokumenttype?

En skoleadministrator uden kendskab til

løsningen forsøger at benytte funktio-

nen, men får at vide, at den valgte fil og

dokumenttype ikke stemmer overens.

”Det er mine breve, der ligger der. Der vil jeg få mine breve. (Ser popup). Hent dokument fra pc, slet mappe, omdøb mappe,

tilføj mappe. Jeg tror ikke, jeg kan få lov. Aner ikke hvad det er. Er det fra min pc? Jeg tror, at det er lukket. Jeg ved ikke,

hvor jeg skal hente det henne. Jeg skal skrive filer og et eller andet. Jeg ved ikke, hvad det er.” D25, skoleadministrator

”Dokument og skabelonarkiv kunne vi godt bruge noget mere info og hjælp til. Den har vi slet ikke kommet i gang med

overhovedet. Den virker lidt uoverskueligt. [Hvad er arkivet?] Man skal bruge et bestemt program til at lave skabeloner til

optagelse, aflysning osv. Så skal man lægge dem i systemet og bruge dem. Men der skal nogle koder osv. i, som vi ikke kan

finde ud af. […]Det er i hvert fald, om det er en pdf fil… eller hvilken type det er. Det har nok noget med, hvilken slags doku-

ment, du skal sende ud. Om brev eller sms er bedst? Jeg ved det faktisk ikke. Det må være noget med den måde, det bliver

sendt ud på?” D27, skoleadministrator

”[Bruger?] Næh, egentlig ikke. Det er der, vores breve ligger, som vi henter ind på holdene.” D28, skoleadministrator

”Det tror jeg ikke, at jeg har brugt. Her kan man gå ind og hente de breve, vi selv laver. Og man kan have dem liggende der-

ude. I skabelonarkivet. […] Jeg ved, at andre har valgt det fra også.” D26, skoleadministrator

Side 71


Det bør tydeliggøres, at valget af ’do-

kumenttype’ reelt er et valg af den form,

udsendelsen sker på.

Brugeren bør kun tilbydes relevante

valgmuligheder – fx at der kun tilbydes

relevante dokumenttyper i drop down-

listen, når filen er tilføjet (eller omvendt,

at der kun gives mulighed for at vælge

relevant filer, når filtypen er valgt).

Undlad at fjerne brugeres valg af fil,

når fejl opstår

”Der er noget, der hedder skabe-

lon til e-mail eller uspecificeret

dokument osv. Jeg ved ikke, hvad

jeg skal bruge det til. Jeg har al-

drig været inde i det her. Så jeg

aner ikke… (Vælger forkert type

ift. skabelon – får fejl og filvalget

slettes). Nej, det kunne jeg ikke få

lov til.” D25, skoleadministrator

Side 72


VEU administrator

GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL VEU ADMINISTRATORER

Siden modtages grundlæggende udmærket, om end der stadig er mulighed for optimering. VEU administratorerne i

testen benytter forskellige dele af løsningen. Alle benytter ’Ansøgninger’. Nogle benytter ’Afsluttede ansøgninger’, mens

andre benytter ’Vis tilstedeværelse’.

En VEU administrator fortæller, at langt hovedparten af de ansøgninger administratorens a-kasse modtager får afslag

eller returneres pga. fejl.

Det store antal afslag og returneringer er dog ikke symptomatisk for de resterende a-kasser. VEU administratorerne

beskriver det typiske grundlag for afslag som værende for sene ansøgninger, uoverensstemmelser i de angivne data,

udbetalinger af andre ydelser til elever samt for høje uddannelsesniveauer.

.ID: 91 (MP). De ovennævnte problemer kan indikere, at tidsfristerne for ansøgning eller signering ikke kendes eller

huskes, og at reglerne for VEU godtgørelse ifm. uddannelse og brug af uddannelse ikke er klare for alle ansøgere. Det

belyser også problemet i, at VEU administratorerne skal behandle ansøgninger, uanset at disse åbenlyst vil modtage

afslag. Alt i alt en uhensigtsmæssig situation, da de mange fejlbehæftede/uberettigede ansøgninger medfører en

unødvendig arbejdsbyrde for VEU administratorerne.

”Som udgangspunkt er det et udmærket system at arbejde med. Det står meget klart og tydeligt. Overskueligt. […] Efterud-

dannelse.dk/admin, det er rent til arbejdsgiveren (meddelelser til arbejdsgiveren). Det her er rent og skært meddelelser.

(Bruger eget system til reel udbetaling).” D21, VEU administrator

”Hos os kører alt manuelt. Det er i listeform fra efteruddannelse.dk, det bliver taget. Det bliver behandlet direkte fra efter-

uddannelse.dk. Jeg har det stående åbent, samtidig med at jeg taster de oplysninger jeg skal bruge i vores eget system. […]

Det (efteruddannelse.dk/admin) er nemt. Der er en god forståelse for, hvor tingene ligger henne.” D22, VEU administrator

”Vi har rigtig mange afslag. 80 – 90 %. Måske 1-2 ud af 10 er udfyldt korrekt. Rigtig mange udfylder dem forkert. [Typiske

problemer?] De har ikke ret til det. De må ikke være uddannet eller have arbejdet med uddannelsen inden for de sidste 5

år. Det er langt den største del.” D21, VEU administrator

”Men det der gives afslag på oftest er, at de har søgt senere end 4 uger.” D24, VEU administrator

”Det er ikke mange, der får afslag. Mange af dem bliver godkendt. Det er størstedelen, der bliver godkendt og ryger til udbe-

taling. [Typiske grunde til afslag?] Det er uddannelse, der er noget, der ikke stemmer overens og det, de tidligere har søgt.

Uddannelsesniveauer der ikke stemmer overens med det, der tidligere er givet besked om. Afslag er fx, hvis de er elever,

eller får udbetalt noget andet samtidig med. Eller hvis de får udbetalt en anden ydelse samtidig med. Eller hvis udd. niveau-

et er for højt.” D23, VEU administrator

”Vi har meget få tilbagebetalinger. Vi sidder og vurderer det hele, inden vi taster ind i systemet (ifm. manuel indtastning og

behandling). Selve vurderingen er nok nemmest, at den ligger hos personen og ikke maskinen.” D22, VEU administrator

”I det øjeblik man vælger uddannelsesniveau videreuddannet og ikke er berettiget til VEU godtgørelse, der kunne jeg tænke

mig, at afslaget blev givet med det samme, i stedet for at vi skal sidde og skrive afslag til dem. […] Det er måske en 10 – 12

% af ansøgningerne, vil jeg tro.” D22, VEU administrator

Side 73


Såfremt brugerens besvarelser entydigt vil medføre, at VEU godtgørelse ikke kan opnås, er det et

unødvendigt spild af ressourcer for VEU administratoren, at ansøgningen skal behandles manuelt efterfølgende.

Overvej hvorvidt processen kan optimeres, fx gennem oplysning til brugerne samt gennem automatisk afslag af

ansøgninger ud fra udvalgte parametre. Det er vigtigt at afslag fremgår af systemet, da a-kasserne dermed kan

følge op på evt. snyd (hvor kursisternes uddannelsesniveau ændres med det formål, at kursistens ansøgning

bliver godkendt).

Sørg i ansøgningsprocessen for at promovere muligheden for at blive adviseret, når tidsfristen for ansøgning

og signering nærmer sig.

VEU administratorerne har ud over sagsbehandling af ansøgninger til opgave at hjælpe a-kassernes medlemmer med

tilmeldings- og ansøgningsprocesserne.

.ID: 92 (F). Flere VEU administratorer efterspørger i denne sammenhæng en lettere tilgang til at se systemet fra

kursisternes vinkel. Dvs. se de sidetyper, som kursisterne skal udfylde. En VEU administrator beretter, at hun har været

nødt til at logge sig ind for selv at gennemgå tilmeldings- og ansøgningsproceduren for at hjælpe en kursist.

Overvej at give VEU administratorerne yderligere værktøjer til brug i vejledningssituationen. Fx mulighed for

at sætte skærmdeling op med kursisterne eller en demo-løsning med de tilgængelige klik-flows. (Samme

problematik gør sig gældende for skoleadministratorer)

.ID: 93 (F). En VEU administrator efterspørger i forbindelse med diskussionen af fejl i ansøgninger en mulighed for, at

ansøgere kan trække deres ansøgning tilbage, såfremt de opdager fejl i denne.

Overvej hvorvidt ansøgere har behov for en mulighed for at trække ansøgninger tilbage inden

sagsbehandlingen påbegyndes.

”Det eneste ærgerlige er, at jeg ikke som administrator kan se, hvordan medlemmerne søger. At jeg kan se den modsatte

side. At jeg kunne følge spørgsmålene, de skal følge. Hvordan skemaet er sat op. Hvordan de udfylder. De ringer jo og spør-

ger… hvordan søger jeg befordring osv. Og alle de spørgsmål kan jeg ikke rigtig hjælpe med.” D23, VEU administrator

”Det som kan være rigtig svært for os, når vi sidder, er at guide vores kursister. Vi kan ikke komme ind i alle systemerne… Vi

har måttet oprette os selv, så vi kan følge med i, hvad kunden sidder og laver. Det kunne være rart at have en prøveside,

man kunne følge med i. Vi sidder blinde og skal guide dem.” D26, skoleadministrator

”Hvis jeg skulle have ændringer til systemet, så kunne det være rart, at virksomheden kunne trække ansøgningen tilbage,

hvis de laver fejl, og skal have den returneret.” D24, VEU administrator

Side 74


VIS TILSTEDEVÆRELSE

De tilgængelige informationer under ’Vis tilstedeværelse’ modtages blandet. 2 VEU administratorer beskriver

informationerne som udmærkede, men unødvendige. De trækker informationen om tilstedeværelse fra egne systemer

eller fra ansøgningen om VEU godtgørelse. Omvendt fremhæver 1 VEU administrator ’Vis tilstedeværelse’ som den typisk

benyttede fane.

.ID: 94 (BP).Resultatlisten er som ud-

gangspunkt tom, og brugeren skal frem-

søge tilstedeværelse for en kursist ved

at søge på CPR-nummer. Såfremt bruge-

ren blot klikker ’Søg’ uden at indtaste en

værdi (fx belært af søgefunktionen under

’Ansøgninger’), fremkommer en generisk

fejlbesked, som henviser til ’værdi’.

Sørg på sitet generelt for at præsen-

tere brugeren for meningsfulde og kon-

krete fejlbeskeder, fx ’Indtast et CPR-

nummer’

.ID: 95 (MP). VEU administratorerne kan

have svært ved at finde præcist det kur-

sus eller den periode, de søger informa-

tion om for en given kursist, da række-

følgen af informationerne beskrives som

uklar / uhensigtsmæssig.

Det beskrives som uhensigtsmæssigt, at

de nyeste informationer per default pla-

ceres nederst på siden (eller ude af da-

toorden), så brugeren tvinges til at scrol-

le. VEU administratorens mulighed for

selv at sortere indholdet ved klik på ko-

lonneoverskrifter overses.

”Nååh, det er interessant. Det er fravær. De timer, han har været på kursusstedet. Men dem tager vi et andet sted. Vi træk-

ker statistikken et andet sted. Den er fin nok, men jeg har ikke brugt den.” D21, VEU administrator

”Vis tilstedeværelse… den bruger vi faktisk ikke. […] Vi kan se det samme, hvis jeg kigger på ansøgningen.” D24, VEU admi-

nistrator

”Jeg bruger vis tilstedeværelse 90% af tiden. […] Og så bruger jeg den, der hedder Ansøgninger.” D23, VEU administrator

Side 75


”De grå viser, at hun har været

der, og de røde, at hun ikke har

været der. Det ville være rigtig

rart, hvis der stod, hvor mange

timer, hun har været væk. Hvis

der står 3,21 timer (tilstedevæ-

relse) så skal jeg selv sidde og

regne ud, hvad tiden hun har

været væk egentlig er.” D23,

VEU administrator

Overvej at tilføje yderligere filtreringsoptioner for det fremsøgte indhold, fx slutdato samt kursusnummer.

Sorter som standard listen, så de nyeste kurser ligger øverst.

Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default visning af ’pil op’/’pil ned’-markering, som tydeliggør

kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke (som i det

nuværende system) skulle klikke på kolonneoverskriften, før pil-markeringen vises. (Dette gælder både for VEU

administratorer og skoleadministratorer)

.ID: 96 (BP).Om end sidens indhold ge-

nerelt forstås, beskrives en deltager det

som unødvendigt besværligt, at hun selv

er tvunget til at regne det eksakte antal

timer ud, som kursisten har været fra-

værende. Deltageren har tilsyneladende

brug for at kende fraværet (og ikke blot

tilstedeværelsen).

Overvej at eksplicitere den konkrete

tid, kursisten har været fraværende.

”Fraværsoplysninger, der er kun en fra-dato. Hvis der nu havde været et kursusnummer for eksempel. At der var flere søge-

kriterier, jeg kunne vælge imellem. Hvis jeg skriver 1. januar, kommer der rigtig meget frem, jeg skal søge i. Skolerne kan

have ændret dato eller kursusnummer. Der kan være meget, jeg skal lede rundt i. Jeg ville gerne snævre mere ind. Hvis jeg

vidste præcist hvilket kursusnummer eller der skulle være til- og fra- dato. […] Det står ikke altid i datoorden. Det er som om,

den er delt op i kursusnumre.” D23, VEU administrator

”(Ser kursist) Hvis han havde været afsted på andre kurser tidligere år, så ville hele rækken have lagt sig herunder. Det kan

nogle gange være svært at finde overblikket, for årstallet står herude, men de står blandet. Du har ikke mulighed for at sor-

tere i dem. Vi vælger derfor at gå ind under ’Ansøgninger’ og søge på CPR-nummer. Så vi kan finde tilstedeværelsen på lige

netop den periode, vi ønsker at behandle på.” D22, VEU administrator

Side 76


”Der er den røde stjerne (under fraværsoplysninger). Den stoler jeg

ikke på. Den virker ikke altid. Vi har oplevet før, at hvis jeg går ind og

der er kommet nye oplysninger, så er den der nogle gange, og nogle

gange ikke. […] Den her stjerne skubber hele linjen. Når jeg skal printe

så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og

rodet at finde rundt i.” D23, VEU administrator

ID: 97 (BP). Mindst én VEU administrator

stoler ikke på stjerne-markeringen, som

angiver ændringer i fraværet. Dernæst

forskubber stjernen visuelt indholdet,

hvilket mindsker overblikket over siden.

Tjek hvorvidt markeringen af ændre-

de fraværsoplysninger fungerer som in-

tenderet.

Sørg for en visuelt pæn opstilling af

indholdet – herunder at de enkelte ko-

lonner kan indeholde tilstrækkelig in-

formation til, at indholdet ikke forskub-

bes.

.ID: 98 (F). I forbindelse med præsentationen af informationerne om tilstedeværelse efterspørges kontaktinformation til

en kontaktperson hos skolerne, som kan bistå VEU administratorerne i forbindelse med spørgsmål.

Overvej at linke til kursusbeskrivelsen hvor kontaktpersonens kontaktinformationer står.

.ID: 99 (F). En VEU administrator udtrykker slutteligt et stort ønske om en print-funktion, hvormed sidens indhold nemt

kan printes pænt ud.

Tilføj en generel print-funktion (som under ’Ansøgninger’) og sørg for at brugerne kan printe udskriftsvenlige

sider ud efter behov.

”Det kunne være rart at have en adresse stående på skolen. Adresse og telefonnummer – kontaktpersonen til personen

med fraværsoplysninger. Det kunne være meget rart.” D23, VEU administrator

”Jeg kunne godt tænke mig en printknap. Så det var nemmere at printe ud. Fx fraværsoplysninger. Jeg havde en sag, hvor vi

havde behov for at dobbelttjekke alt for mange, mange medlemmer. Der skulle jeg lave screendumps. Den er ikke printven-

lig. Så jeg kunne vælge, når jeg skriver cpr-nummer og dato, så kommer der vildt mange oplysninger frem, som jeg skulle

bruge. Der skulle jeg scrolle ned, tage et nyt klip (screendump), og videre og videre.” D23, VEU administrator

Side 77


”Der kom ikke rigtig noget. [Hvad gør opdater tilstedeværelse?] Det ved

jeg ikke. Der skete ingen ting.” D21, VEU administrator

”(Om markering af ændret tilstedeværelse under ’Vis tilstedeværelse’)

For mig er det kun relevant, hvis der er sket ændringer ift. timeantallet.

At jeg er gået ud fra, at der ikke var fuld tilstedeværelse, og medlemmet

så ringer og siger, jeg har været til stede. [Ændret tilstedeværelse-

fanen?] Jeg bruger en ikke. Har ingen anelse… mit gæt er… det er med-

lemmer, vi har, som har fået ændringer i deres VEU ansøgning? Eller ste-

det er ændret. Eller timer har ændret sig. Ændringer til deres første an-

søgning, som de har trykket godkend til. [Får forklaring – Gavnligt?] Nej,

når jeg bruger fraværsoplysninger, så søger jeg på det enkelte medlem.

Det her er fuldstændigt uoverskueligt at søge på. Jeg ved ikke, hvor jeg

skal starte. Jeg går ind og søger kun på Knud (kursist), når han ringer.”


”Bruger ikke. Det burde vi måske. Det er dem, der er ændret tilstedevæ-

relse på. Det er nogle, hvor der er en tilstedeværelsesoplysning, der er

ændret på. [Behov for?] Det ved jeg faktisk ikke. (Ser tilstedeværelse for

en kursist og sammenligner så med eget system) Jeg får røde ører nu.

Der er noget, vi ikke er opmærksomme på, kan jeg se. Hvordan skal vi

vide, at der lige nøjagtigt er ændringer på et givent cpr-nummer. Vi skal

ind og se på det her, kan jeg godt se. Det er måske et problem, vi har,

fordi vi kører det manuelt. Men det er forfærdeligt, at man laver ændrin-

ger 3 måneder efter. Nu skal vi sådan set trække penge tilbage. Det er et

problem, at det kommer 3 mdr. efter.” D24, VEU administrator

ÆNDRET TILSTEDEVÆRELSE

ID: 100 (KP). Ændret tilstedeværelse’

benyttes generelt ikke af VEU admini-

stratorerne. Sidens indhold (eller mangel

på samme) og formål er ikke umiddel-

bart selvforklarende og opfordrer der-

med ej heller til brug.

Én VEU administrator benytter tilstede-

værelses-oplysningerne under ’Vis tilste-

deværelse’, men ved ikke, hvad ’Ændret

tilstedeværelse gør.

En anden VEU administrator opdager

undervejs i testforløbet helt konkret

værdien af informationerne, da hun fin-

der ud af, at a-kassen har udbetalt for

meget i godtgørelse til en kursist. Delta-

geren påpeger i den forbindelse det sto-

re problem i, at ændringerne ikke nød-

vendigvis opdateres umiddelbart efter

kursets afholdelse. I eksemplet med den

fremfundne kursist er ændringen først

sket 3 måneder senere, dvs. efter godt-

gørelsens udbetaling.

Formålet med siden bør klarificeres

og dens vigtighed pointeres for især de

brugere, som ikke benytter automatise-

rede processer. Det bør ligeledes overve-

jes at fremhæve antallet/eksistensen af

nye poster i fane-overskriften, så bruger-

ne i højere grad promptes til at klikke på

fanen. (En sådan markering kan dog vir-

ke som unødig og potentielt irriterende

information for brugere med automatise-

rede processer).

Værdien af ’Ændret tilstedeværelse’ for-

udsætter i høj grad, at ændringer regi-

streres inden udbetalingen af VEU godt-

gørelse – alternativt kan a-kasserne væ-

re nødt til at udbetale/opkræve penge

efterfølgende med administrativt besvær

til følge.

Side 78


”[Filtre?] Dem bruger jeg typisk ikke. Jeg trykker søg og ser, hvad

der ligger. Vi får måske mellem 3 og 8 om ugen.” D21, VEU admini-

strator

”[Filtre?] Afsendt, det er nogle, jeg slet ikke har rørt. Det er lister, vi

trækker fra. Den er fin for os. Startdato. Det er det, der er relevant

for os. Vi bruger overhovedet ikke de andre felter. Vi bruger ikke

intern reference. Den har jeg sagt ja til, at der bliver fjernet.” D24,

VEU administrator

”Jeg går ind i ansøgninger og vælger (under filter ’Status’) ’Afsendt’.

[…] Jeg bruger ’Status’ og ’Kursist’ mest. Det med hvornår kurset er

startet og sluttet. Det sker stort set aldrig, at vi er nødt til at udsøge

på det. […] Pr. uge får vi mellem 20 og 50 ansøgninger – det varie-

rer meget hvornår på året. Efterår og forår, ligger vi typisk på 40-50

stykker.” D22, VEU administrator

ANSØGNINGER - OVERSIGT

Oversigten forstås og giver overordnet

VEU administratorerne de informationer,

de har behov for.

.ID: 101 (BP). Det kan dog undre, at li-

sten som udgangspunkt er tom, og at

VEU administratorerne skal klikke søg

for at få indhold vist.

Filtrene benyttes primært af VEU admini-

stratorer, som foretager manuel behand-

ling. Filtrene beskrives af én VEU admi-

nistrator som overflødige, da a-kassen

typisk ikke har mere end max 8 ansøg-

ninger på en uge. En anden a-kasse har

til sammenligning mellem 20 – 50 an-

søgninger per uge.

Simplificer fremsøgningen af ansøgninger. Vis per default modtagne ansøgninger. (Samme problematik går

igen for bl.a. kursusadministratorer, hvoraf én eksplicit efterspørger, at kommende kurser vises automatisk).

Evt. performanceproblemer bør kunne afhjælpes ved default begrænsningen af antal viste resultater per side

(som fastholdes indtil brugeren selv vælger et andet antal resultater per side).

Skjul dernæst evt. som udgangspunkt filtre og lad brugeren vælge dem efter behov. Såfremt brugeren

vælger at vise/skjule filtre, bør denne indstilling naturligvis huskes til efterfølgende sessioner.

”Jeg er vant til at arbejde i den.

For os fungerer det fint. Bare at

vi kan få det ændret til, at når

vi videresender nogen, at det

også sker.” D24, VEU admini-

strator

”Under selve ansøgningerne, så

er det meget fint, at jeg kan

skrive cpr-nummer og cvr-

nummer. Den er meget nem at

finde rundt i. (Får de info, hun

søger). Jeg får hele ansøgnin-

gen frem, og der har jeg en

knap til print. Meget fint.” D23,

VEU administrator

Side 79


ID: 102 (KP). En VEU administrator be-

retter, at hun har blandede erfaringer

med at bruge filteret ’Uddannelsessted’.

Hun mener ikke, at de eftersøgte ansøg-

ninger altid fremkommer ved brug af fil-

teret.

Ret evt. fejl ifm. filtrering på uddan-

nelsessted.

.ID: 103 (MP). Det beskrives ligeledes

som et problem, at kolonnen ’Uddannel-

sessted’ ikke nødvendigvis viser de nav-

ne på uddannelsessteder, som fremgår

af Undervisningsministeriets lister (VEU-

fag og VEU-institutioner). Dermed bliver

det sværere for VEU administratorerne

at fremfinde de korrekte uddannelses-

steder på listen.

”Jeg har nogle få gange gerne villet ud-

søge på uddannelsesstedet. Og der

fungerer det her ikke 100 %. Ansøgnin-

gen som bør ligge der, kommer ikke

nødvendigvis frem. Så må jeg forsøge

alle parametre, fx søge på cpr-

nummer.” D22, VEU administrator

”Jeg kunne godt tænke mig, at uddannelsessteder bliver tvunget til at skrive deres udd. steder her, som det bliver kaldt på

listen hos undervisningsministeriet. Der er nogen, der bruger forkortelser det ene sted og ikke det andet. Det giver os pro-

blemer. Når vi skal oprette en bevilling, så skal vi fortælle, hvilken skole det foregår på. Der har vi denne liste. Men når det

ikke er samme navn, der står her, som der står i ansøgningen, så har vi et problem. Bare at navnene matcher.” D24, VEU

administrator

Side 80


ID: 104 (KP). En VEU administrator be-

skriver dernæst det problem, at ændrin-

ger af fx dato ikke fremgår på listen over

ansøgninger. Her vises stadig de oprin-

delige fra- og til datoer.

Ændringer foretaget efter afsendelsen af

ansøgningen skal findes nederst på si-

den, hvor der er risiko for, at ændringen

overses.

Sørg ved systemmæssige ændringer

for at opdatere ansøgningens stamdata i

listen over ansøgninger.

.ID: 105 (BP). Flere VEU administratorer

foretrækker konsekvent længere lister

over ansøgninger. Det opfattes som be-

sværligt at skulle springe mellem sider.

Desuden huskes brugerens valg af antal

resultater per side tilsyneladende ikke

fra session til session.

Lad systemet gemme brugerens præference for antal resultater per side.

Overvej at tilbyde længere lister med ansøgninger, som brugerne kan vælge efter behov (såfremt systemet

kan loade data tilstrækkeligt hurtigt)

”Når der er sendt en ansøg-

ning, så hvis man ændrer da-

toer på det… Hvis man kigger

på det øverste på bevillingen,

så ser den ud for oven, som

den gjorde i starten. Så skal vi

ned i bunden og finde det. Det

generer.” D24, VEU administra-

tor

”Jeg kan ikke vælge flere… jeg ville gerne vælge 500. Jeg ville gerne, at den husker, at jeg gerne vil have så lange lister, som

jeg overhovedet kan få. Jeg skal altid sætte den til det.” D24, VEU administrator

Side 81


ANSØGNINGER - KURSIST

VEU administratorerne benytter funktionerne i systemet på forskellig vis. Nogle benytter primært egne systemer, fx til

udbetalingsmeddelelser og har dermed ikke behov for at godkende, returnerer eller afslå ansøgninger via løsningen på

efteruddannelse.dk/admin.

Andre godkender manuelt ansøgninger via efteruddannelse.dk/admin (og kan i den forbindelse savne information om

muligheden for automatisk samkøring af informationer imellem eget system og efteruddannelse.dk).

.ID: 106 (F). I forbindelse med den manuelle behandling af ansøgninger, efterspørger en VEU administrator mulighed for

at markere ansøgninger, som kræver opfølgende undersøgelse eller dokumentation, før de kan færdigbehandles.

Overvej at tilføje en 7. valgmulighed for status under fanen Sagsbehandling (fx Afventer dokumentation),

hvormed VEU administratoren kan tilføje en note til en ansøgning og markere for sagsbehandlere såvel som

kursister, at ansøgningen kræver yderligere information fra 3. part, inden ansøgningen kan færdigbehandles.

VEU administratoren skal desuden kunne filtrere på denne status i ansøgningsoversigten.

Det skal i denne sammenhæng noteres, at filtervalget ’Under behandling’ i menuen Ansøgninger bruges til at

vise ansøgninger, som allerede er forhåndsgodkendt – dvs. der er tale om ansøgninger med en anden status,

end den her foreslåede ’Afventer dokumentation’.

.ID: 107 (BP). Det fremgår ikke klart af

systemet, hvorledes brugeren fremsen-

der breve til ’anden digital postkasse’

eller hvorvidt systemet kan håndtere ud-

sending af fysiske breve. (Det skal her

noteres, at brugeren ikke benyttede

tjekbokse i praksis og derfor ikke gen-

nemgik proceduren).

”Afslag, der går vi for det meste ind og skriver vores eget brev. Det hele kører automatisk. Så vi har faktisk aldrig brug den

her. Vi bruger den ikke. Så kører det hele automatisk gennem vores egne systemer. Returner, den bruger vi faktisk heller

ikke. Så er de blevet stoppet via vores system.” D23, VEU administrator

”Jeg åbner hver eneste ansøgning og kigger på tilstedeværelse i ansøgningen og vurderer, om de har retten til at få udbeta-

ling. Så indtaster jeg periode og udbetalingsbeløb i vores eget system, og så godkender jeg i efteruddannelse.dk. Vi bruger

vores eget system til udbetalingsdelen. Vi skal jo have lagt oplysningerne derover. Ellers skulle det kunne overføres elektro-

nisk. Jo færre systemer, man skal arbejde rundt i, jo bedre er det jo.” D22, VEU administrator

”Jeg mangler lidt en parkeringssted til ansøgninger som jeg skal undersøge noget på først, inden at jeg kan taste dem –

bl.a. hvis en medarbejder har deltaget i et kursus i en weekend, så skal de have dokumentation på, at de får en kompense-

rende fridag. Det betyder ikke, at ansøgningen skal afvises, men jeg kan ikke godkende den før jeg har fået de oplysninger

jeg skal bruge. (Forhåndsgodkender via efteruddannelse.dk/admin og afviser derefter i eget system, indtil hun har modtaget

de fornødne oplysninger.)” D22, VEU administrator

Side 82


Overvej hvorvidt der er behov for yderligere information eller trin til at guide brugeren ifm. brugen af

systemet, herunder tjekbokse under ’Afslag’. Hjælpen ’Brugerguide – A-kassens sider’ giver ikke information

herom.

.ID: 108 (MP). Præsentationen af faner

relateret til den enkelte kursist er ikke i

alle tilfælde optimeret til indholdet.

Fx fanen ’Tilstedeværelse’ som kan være

meget indholdstung ifm. 12 ugers kur-

sus. Desuden beskrives sorteringen efter

kursusnummer som uhensigtsmæssig.

Sortering efter dato efterspørges.

Tilpas automatisk fanernes størrelse til deres indhold. Alternativt giv brugerne mulighed for selv at justere

fanernes højde ved at trække i disse.

Sorter automatisk indholdet efter dato, men giv brugerne mulighed for at sortere de enkelte kolonner efter

behov. Tydeliggør desuden muligheden for at sortere indholdet via kolonneoverskrifter.

”’Brev sendt til anden digital postkasse’… hmm, det kan jeg jo ikke. Jeg vedhæfter brevet her.” D24, VEU administrator

”Jeg kunne godt tænke mig, at den rullede mere ud. Hvis det er et forløb på 12 uger, så skal jeg sidde og scrolle ned her. Og

det ligger hulter til bulter. Det burde ligge i datoorden. De ligger kursusnummervist. Jeg ville hellere have, at de lå i datoor-

den. Det er mere brugervenligt.” D24, VEU administrator

Side 83


ID: 109 (BP). En VEU administrator finder

det irriterende, at hun ikke kan scrolle

helt ned på siden via musens scrollhjul,

når muse-markøren er placeret over

indholdsfeltet (accordions) på siden.

Det bør undersøges, hvorvidt scroll-

funktionen kan optimeres, så scroll via

scrollhjul muliggøres overalt uanset

markørens placering

.ID: 110 (F). Desuden finder deltageren det uhensigtsmæssigt, at hun er nødt til at scrolle op og ned gentagende gange

på siden med kursistens oplysninger for at trække de informationer ud af siden, som hun skal overføre til sit eget system

Modulus. Rækkefølgen af præsentationen af informationer i de to systemer stemmer ikke overens.

Det kan ifm. kommende opdateringer af efteruddannelse.dk/admin med fordel undersøges, i hvilken grad

præsentationen og rækkefølgen af informationer stemmer overens med de interne løsninger, som de største a-

kasser benytter. Jo højere grad af overensstemmelse mellem løsningerne, jo lettere bliver det for VEU

administratorerne at trække de ønskede data (manuelt) ud. Alternativt fokuser på at promovere webservices til

integration.

”Den har nogle fejl. Især scroll

på siden. Når vi får ansøgnin-

ger. Jeg SKAL ud og have fat i

pilen. Det er møgirriterende.

Det kunne vi godt tænke os

bedre.” D21, VEU administrator

”Den er dumt opbygget (ift. data hun skal trække ud til eget system). Jeg skal sidde og scrolle rigtig meget. Det er datoen for

kurset. CVR-nummer for virksomheden. Virksomhedens navn og adresse. Som vores system er opbygget, skal jeg sidde og

køre frem og tilbage (scroller op og ned). Det er frem og tilbage.” D21, VEU administrator

Side 84


.ID: 111 (MP). En VEU administrator finder det ulogisk, at hun ved videresendelse af ansøgninger skal angive en kursus-

dato i stedet for dags dato. Dette kræver desuden, at brugeren fremfinder kursusdatoerne i systemet.

Lad om muligt ’Videresend med virkning fra’ godtage dags dato.

.ID: 112 (MP). En anden VEU administra-

tor irriteres over, at ansøgninger videre-

sendt til fx Kvalitets- og tilsynsstyrelsen

eller andre a-kasser til tider bliver hæn-

gende i systemet.

Dvs. at gamle ansøgninger forbliver i

listen over igangværende ansøgninger

og dermed forstyrrer overblikket.

Ret evt. periodiske fejl i arkiveringen

af videresendte ansøgninger

”Videresend bruger vi til, hvis medlemmet er overflyttet. Det eneste jeg synes er øv ved det er, at når man vælger en a-

kasse, så skal man sende en dato. Jeg skal skrive en kursusdato, ikke dags dato. Det giver ikke mening i mit hoved. Så skal

jeg huske, hvilke datoer medlemmet har været på kursus.” D23, VEU administrator

”Det er nogle, vi har forsøgt at

videresende til andre. Men det

slår ikke igennem. Den bliver

ved med at stå på vores liste.

Jeg har prøvet at fejlmelde det

flere gange. Men jeg har opgi-

vet det. Vi har det både, når vi

videresender til en anden a-

kasse og til Kvalitets og Sik-

ringsstyrelsen.” D24, VEU ad-

ministrator

Side 85


ID: 113 (KP). Ligeledes er det et pro-

blem, at systemmæssige ændringer til-

syneladende ikke medtages, såfremt si-

den (Aktuel) udskrives.

I praksis risikerer ændringerne at blive

overset. Dernæst præsenteres de sy-

stemmæssige ændringer på en svært

overskuelig måde, som adskiller sig væ-

sentlig fra den måde, de resterende in-

formationer præsenteres på.

Sørg for at ’Udskriv’ udskriver al relevant information på fanen, herunder systemmæssige ændringer.

Præsenter informationerne på en overskuelig vis. Benyt samme skabeloner til visning af systemmæssige

ændringer, som benyttes generelt i systemet.

AFSLUTTEDE ANSØGNINGER - OVERSIGT

Siden modtages godt. Siden opfattes som overskuelig og giver VEU administratorerne den information, de umiddelbart

har behov for.

Det bør dog stadig (som beskrevet ifm.

’Ansøgninger’) overvejes, hvorvidt det er

hensigtsmæssigt, at brugeren manuelt

skal klikke søg for at se afsluttede an-

søgninger.

Se anbefalingen ifm. visningen af søge-

resultater under ’Ansøgninger’

”Hvis man udskriver ansøgningen, så får man ikke ændringer med. [Synes om præsentationen?] Det er noget rod. Det er

svært at finde ud af. Det er noget, du skal gætte dig frem til. Det kunne godt stå mere tydeligt. (Misforstår de givne informa-

tioner)” D24, VEU administrator

”Den er meget overskuelig. Der står det, der skal. Vi har et overblik over det.” D21, VEU administrator

Side 86


AFSLUTTEDE ANSØGNINGER - KURSIST

ID: 114 (KP). Flere VEU administratorer

oplever problemer med manglende eller

forkerte svar fra arbejdsgivere på retur-

nerede ansøgninger. Fx fordi arbejdsgi-

verne ikke opdager VEU administrato-

rens beskrivelse af fejlen.

En VEU administrator beretter, hvorledes

de i a-kassen grundet manglende svar

fra kursusadministratorer er holdt op

med at returnere ansøgninger via efter-

uddannelse.dk/admin. Administratoren

har fx en 2 år gammel ansøgning liggen-

de, som afventer svar fra kursusadmini-

stratoren, som hun ikke er i stand til at

afslutte.

Der bør arbejdes på at sikre, at kursusadministratorerne er klar over, at de kan modtage mail fra

efteruddannelse.dk. (Se også ID: 77)

Beskeder til arbejdsgiveren/kursusadministratoren bør fremhæves visuelt øverst i den returnerede

ansøgning (samt i en relevant kontekst).

Det bør overvejes, om VEU administratorerne skal have mulighed for at afslutte ubesvarede returnerede

ansøgninger efter et givent tidsrum.

”Jeg synes ikke, at vi får dem retur til arbejdsgiveren korrekt. Og vi har svært ved at angive, hvad fejlen er. Man har et enkelt

tekstfelt for oven. Og så kommer selve fejlen i bunden. Ikke markeret særlig godt. Det overser de. Når det ligger i bunden

uden at være markeret særlig godt, så kan de ikke forstå, hvorfor de får den retur. Så sender de den afsted igen uden at

have rettet fejlen.” D22, VEU administrator

”Vi bruger slet ikke den funktion (Returner) mere, med at vi kan skrive via efteruddannelse.dk. Vi sender fysisk brev. […] Vi

får ikke noget svar retur. Vi kan ikke afslutte, hvis ikke vi får noget svar retur.” D21, VEU administrator

Side 87

APPENDIKS

Appendiks

Fakta om undersøgelsen

BAGGRUND

STIL har ønsket at gennemføre en kvalitativ undersøgelse af, hvordan brugerne af efteruddannelse.dk samt

efteruddannelse.dk/admin oplever anvendelsen af sitet. Herunder om der er områder eller funktioner, som udgør

barrierer for brugen af centrale funktioner på sitet.

Alle tests er gennemført slut august – start september, 2014. De kvalitative tests og interviews efterfølges af en

kvantitativ spørgeskemaundersøgelse.

FORMÅL

Undersøgelsens formål er at afdække deltagernes brug af og holdninger til efteruddannelse.dk samt

efteruddannelse.dk/admin, herunder belyse evt. udfordringer og forbedringsmuligheder i forhold til bl.a.:

Navigation

Struktur og processer

Indhold

Navngivning

Design

Generel brugeroplevelse

Koncept

METODE - TÆNKE HØJT-FJERNTEST

Testen foretages som tænke højt-fjerntest. Det vil i praksis sige, at deltagerne enkeltvis benytter websitet til at løse

centrale opgaver, imens de kommenterer på deres oplevelser. En testleder observerer deltagerens skærm via

skærmdeling og stiller uddybende spørgsmål over telefonen. Imens noteres deltagernes brug af og holdninger til

løsningen. Hver test varer ca. 1 time.

Side 88

APPENDIKS

DELTAGER-PROFILER

Der er i alt gennemført 28 test fordelt på 8 profiler:

3 kursusadministratorer fra store virksomheder (+250 medarbejdere)

3 kursusadministratorer fra mellem-store virksomheder (10-250 medarbejdere)

3 kursusadministratorer fra små virksomheder (2-9 medarbejdere)

4 kursusadministratorer fra offentlige organisationer (2 små og 2 store)

4 kursister (1 tillidsmand, 3 medarbejdere)

3 selvstændige (enkeltmandsvirksomhed)

4 VEU administratorer fra A-kasser

4 skoleadministratorer fra skoler

Spredning:

Deltagerne kommer fra hele Danmark, så der opnås geografisk spredning.

Desuden spredning på branche, selskabsform samt på hyppighed af brugen/kendskabet til efteruddannelse.dk

En uddybende deltageroversigt kan ses i afsnittet ’Deltageroversigt’ heruder.


Side 89

APPENDIKS

TESTMATERIALE OG LOGIN

Undersøgelsen blev gennemført på efteruddannelse.dk (kursister/tillidsmænd, selvstændige og kursusadministratorer)

samt efteruddannelse.dk/admin (skoleadministratorer og VEU administratorer).

Deltagerne, som benyttede efteruddannelse.dk, gennemførte i så vid udstrækning det var muligt tilmelding til kurser

samt ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud med eget login og egne oplysninger. Enkelte deltagere,

oplevede rettighedsproblemer ifm. login, og gennemførte således brugertesten på baggrund af udleverede login

informationer, svarende til deres profil.

Skole- og VEU administratorer benyttede alle eget login.

Deltageroversigt Deltager Profil Brug af efteruddannelse.dk Holdning til efteruddannelse.dk (/admin)

Kursusadmin.

(250+ virksomhed)

D1 Har tidligere haft tilmelding til

kurser og ansøgning om VEU

godtgørelse som primær funkti-

on

”Det fungerer egentlig ganske fint.. Der er dog nogle helt

konkrete ting der gentagende gange har generet ift.

brugervenlighed (log på problematik og tilbageknap).. Og

så er der mange trin man skal igennem”

D2 Tilmelder ca. 25 personer ad

gangen, op mod 5 gange om

måneden.

Tidligere erfaring: ”Jeg er HR medarbejder, og bruger i

den forbindelse efteruddannelse.dk når jeg tilmelder

vores kursister til kurser. Det er meget lige til.”

Holdning efter test: ”Nu har jeg ikke tidligere søgt VEU

godtgørelse, men det virker mere overskueligt her, end

den del jeg normalt anvender. De blå kasser med trin 1,2

3, fx gør overblikket bedre. Jeg kan dog ikke forstå, at

man skal udfylde så mange af de samme oplysninger jeg

allerede har angivet tidligere (i tilmeldingsprocessen),

det burde ikke være nødvendigt.”

D3 Jeg er derinde meget. Vi har

nogen, som booker kurserne for

os. Men jeg søger al VEU-

godtgørelse. Men booker også

engang imellem. Jeg er derinde

dagligt i kursussæsonen.

”Jeg elsker efteruddannelse. Det er godt. Det fungerer.

Der kan være dage, hvor… hvis systemet ikke lige kan

snakke sammen med skolerne. Det der EASY halløj, men

det er ikke ofte. Det er nemt at bruge. Og jeg kan finde

det, jeg skal bruge. VEU-godtgørelse er super. Jeg har

siddet med stakke af papir før. Nu kan jeg søge flere af

gangen. Jeg kan se, nu har a-kassen modtaget det osv. ”

Kursusadmin.

(10-250 virksomhed)

D4 Benytter ikke efteruddannel-

se.dk.

”Det gik meget godt. [3 ord?] Detaljeret. Der var mange

ting, der skulle udfylde. Men nemt. Tilgængeligt. Der var

de dropdown funktioner med valgmuligheder. De funge-

rede fint. Der hvor man kunne vælge det ene eller andet.

Og hvis jeg var i tvivl kunne jeg lukke op og se, hvad de

mener. […] Det svarer til det, jeg plejer at oplyse. Men

det her var mere omfattende. Der hvor jeg går ind, er

medarbejderne lagt ind i forvejen. Der kender de mange

af tingene. Noget skulle jeg måske ikke svare på hver

gang, hvis den genkender mig?”


Side 90

APPENDIKS

D5 Har kun benyttet efteruddan-

nelse ifm. egen tilmelding til

kursus, men vil gerne have, at

flere fra virksomheden kommer

på kursus fremadrettet, hvilket

hun skal varetage

Tidligere erfaring - ”Jeg var faktisk så meget i tvivl da jeg

var færdig, om jeg havde tilmeldt mig eller ej, at jeg

sendte en mail til dem og spurgte om de havde modtaget

min ansøgning. Jeg synes det var rodet fra start til slut -

hvor skal jeg hen og hvad skal jeg gøre.. Jeg manglede

enormt meget da jeg var færdig, at jeg fik en bekræftelse

på skærmen eller en mail med et ’tak for din ordre’”

Om testen - ”Jeg sidder og er helt varm i kinderne af

spørgsmål og irritation.. Det er rodet.. Der mangler en

rød tråd.. Jeg kan ikke se systematikken i det.. Der er en

forudindtagethed for, at jeg skal vide hvad tingene er..

Jeg håber virkelig ikke, at jeg er den eneste der ikke ved

hvad de forskellige forkortelser betyder.. Jeg er helt varm

i hovedet af rundtossethed – man bliver rundtosset af at

gå det her igennem”

D6 Benytter 2-3 gange årligt. ”Det fungerer fint. Der hvor mine frustrationer dukker op

omkring det, er hvis tilmeldingerne er sket uden om mig.

Så har jeg ikke de rettigheder til at se de ting. […] De

frustrationer jeg har haft, har jeg haft på virksomhedens

side. Jeg kan ikke finde de ting, jeg vil have, der skal

være. Fx en medarbejder, der har tilmeldt sig selv. Ham

kan jeg ikke finde herind (virksomhedens side). [Proble-

mer?] Nej, systemet er meget fra a – å. Det er nogen, vi

skal ligge inde med. Den beder ikke om noget, man ikke

allerede burde vide.”

Kursusadmin.

(2-9 virksomhed)

D7 Har tilmeldt en 6-8 stykker på

lovpligtige kurser og søger i den

forbindelse også VEU godtgørel-

se

”Jeg er lidt usikker når jeg skal bruge det.. Der går noget

tid imellem, og så sidder man hver gang og tænker åhh,

hvordan var det nu lige man gjorde det”

D8 Benyttet en halv snes gange. Et

halvt år siden.

”Det er noget juks. Noget skrammelværk. Det er ikke

optimalt. [Login-problemer og…] Der er et eller andet

med, hvis man skal ind på et specifikt kursus, så kan der

være flere afarter. Så kan det være en kamp at finde det

rigtige.”

D9 Har enkelte gange tidligere søgt

VEU godtgørelse og befordrings-

tilskud

Tidligere erfaring – ”Jeg har da fundet ud af det og det

har da fungeret, men det har ikke været lige så nemt..

Der er mange gange man sidder og er i tvivl om, hvad det

egentlig er man skal.. Det er ikke så enkelt”

Om testen – ”Det er ikke logisk, de felter man får hvor

man skal udfylde.. Jeg har gjort hvad jeg kan for at udfyl-

de det rigtigt.. Det virker jo, men det er ikke godt nok..

Det er ikke særlig brugervenligt”

Kursusadmin.

(Offentlig org.)

D10 Stor Har ikke tidligere erfaring med

efteruddannelse.dk, men har

tidligere haft direkte kontakt

med erhvervsskoler ifm. kurser

eller DVU revision, som kommu-

nen bruger

”Jeg tænker, at når man har været igennem det nogle

gange, så er det nok nemmere – jeg var mest i tvivl

omkring det med at logge ind og rettigheder”

D11 Stor Har tilmeldt og søgt VEU godtgø- ”Jeg synes ikke den er god.. Jeg er ikke god til at bruge

Side 91

APPENDIKS

relse for ca. 20 personer. Vare-

tager dog ikke denne funktion

længere grundet omstrukture-

ring

den.. Jeg forstår den ikke.. Jeg skal bruge meget tid på

den, da den ikke er logisk opbygget for mig.. For mig ville

det virke bedre at jeg fik en regulær vejledning til hvor-

dan man udfylder det, så jeg ikke skal sjuske mig frem..

Jeg er ikke pjattet med det, det er ikke en særlig god og

nem måde de har forsøgt at løse det her på”

D12 Lille Min erfaring er ganske begræn-

set.. Jeg har tidligere tilmeldt en

bibliotekar til et kursus, hvilket

var utrolig besværligt

Tidligere erfaring - ”Det var besværligt.. Vi havde en

masse login problemer”

Om testen - ”Som mange andre systemer er det svært de

første gange man bruger det.. Når man har brugt det

flere gange er det nok nemmere - og det håber jeg det

gør, jeg gider ikke sidde og se en masse videoer igennem

hver gang jeg skal have hjælp”

D13 Lille Bruger fra tid til anden efterud-

dannelse.dk, men føler sig ikke

fortrolig med den. Har tilmeldt

ca. 20 personer til kurser, men

søger primært VEU godtgørelse

”Jeg synes det er svært at tilmelde sig, og jeg synes også

det er besværligt at søge VEU godtgørelse. [Efter test]

Det har været fint at løse opgaverne i dag, mit mål har

også været at lære noget nyt, og det har jeg gjort”

Kursister

D14 Har for ca. 1 md. siden tilmeldt

sig grundforløb som elektriker

”Det var ligetil. Det var meget nemt. Ingen problemer

overhovedet. Det er genialt jo.”

D15 ”Jeg har været på lidt forskellige

kurser, senest i år. Typisk mel-

der vi os selv til kurser. Jeg har

tidligere spurgt ind til VEU

godtgørelse, men jeg fik af vide

at der er for meget administrati-

on i at søge det, så det kan ikke

rigtig svare sig”

”Man burde gøre den der ’Søg på kategori’ mere tydelig..

Ellers kan det godt være svært at finde.. [..] Ellers ligner

det fuldstændig noget jeg har prøvet før – jeg er ikke helt

sikker på hvad jeg får ud af at søge det der VEU godtgø-

relse – man skal virkelig vide hvad man får ud af det hvis

man skulle gide søge det”

D16 Tillidsmand Brugt nogle år 1 gang om ugen. ”Den er langsom. Jeg kunne godt bruge at søgefeltet var

noget mere hjælpsom. Hvis jeg skriver truckcertifikat, så

kan den godt begynde at skrive det færdig, så jeg fik

forslag til, hvad det går ud på. Så jeg kan trykke enter.

[…] Den er informativ, men kan gøres bedre. Selve søge-

funktionen… Kviknummer er langt det nemmeste at

foretrække for mig. Men jeg mangler noget stavehjælp.

Der er hjemmesiden træls. Hvis man skriver forkert, så

finder man ikke kurset. Der er den tung og gammeldags.

Men jeg vil rose den for, at jeg kan dele landet op. Jeg

kan godt lide den. Det er den, jeg har brugt alle dage. Så

går den ned. Fejlkode 100010. Så starter vi forfra igen.”

D17 Har tilmeldt sig kursus og søgt

om VEU godtgørelse 3 gange

”Det irriterer mig. Det er utroligt møjsommeligt frem og

tilbage med NemID. Medarbejdersignaturen virkede ikke

første gang. Men da jeg fik det hele på plads, så gik det.

Det er egentligt ok.”

Selvstændige

D18 Har tidligere benyttet efterud-

dannelse et par gange ifm

kursustilmelding, dog måtte hun

guides via telefon af en medar-

bejder fra uddannelsesstedet

”Jeg ville håbe jeg fik en mail efter det her, for jeg synes

ikke det er tydeligt om jeg har tilmeldt mig.. Jeg synes

ikke det er så nemt at overskue.. Jeg er en forsigtig type..

Jeg tør ikke tilmelde mig hvis jeg ikke er sikker på det er

rigtigt det jeg gør.. Jeg havde nok ikke gennemført det

hvis jeg var alene, så var jeg nok stået af halvvejs – jeg

var nervøs for at jeg fik meldt mig til noget forkert og blev

bonnet for det”

Side 92

APPENDIKS

D19 Tilmeldes typisk kurser via

landboforeningen. Har ikke selv

direkte kendskab til efterud-

dannelse.dk.

”Jeg ville nok godt kunne finde ud af det. Det med signa-

turen er svært. Jeg har ikke erfaring i det.”

D20 Benytter 3-4 gange om året. Et

par mdr. siden.

”Vi venter, til vi har god tid. Vi bander over det hele vejen

igennem. Især det med at søge godtgørelse… Det er

forfærdeligt. Det tager lige så lang tid som kurset nær-

mest. Så kan den ikke… så er det blokeret… så tænker

man ’skidt med det’. […] Jeg kan ikke forstå, at det ikke

kan laves mere enkelt.”

VEU administrator

(a-kasse)

D21 Et par gange per md. Benytter et

begrænset udvalg af funktioner.

Som udgangspunkt er det et udmærket system at arbej-

de med. Det står meget klart og tydeligt. Overskueligt.

Det værste er, at vi ikke kan afslutte returnerede ansøg-

ninger, som vi ikke får svar på.

D22 Rimelig godt kendskab. Benyttet

2 år. Jeg har fået oplæring fra

en tidligere kollega.

Jeg synes, den er gennemskuelig. Der er ikke så meget,

man kan være i tvivl om. Og de har lagt nogle gode

retningslinjer ind. Advarselstekster som kommer op, når

der er noget særligt, vi skal være opmærksomme på. Fx

’OBS: Information. Kursisten er tilmeldt …’

D23 Dagligt. Kigger primært efter

fraværsoplysninger eller i for-

bindelse med opringninger fra

medlemmer.

Den er meget fin. Nem at finde rundt i og navigere i. Jeg

kunne godt tænke mig en printknap. Så det var nemme-

re at printe ud.

D24 Et par gange om ugen. Det er et godt system. Det fungerer. Og det er blevet

bedre med tiden.

Skole administrator

D25 6 md. + siden sidst. Synes det ser rigtig godt ud, men at det kræver tilvæn-

ning.

D26 Næsten dagligt. I starten var det et utroligt irriterende system, men der

havde den mange børnesygdomme. Det er blevet bedre.

Det allermest problematiske er den her NemID digital

signatur. Det er ikke så nemt med den.

D27 Har været med helt fra starten.

Benytter flere gange ugentligt.

Det er dejligt nemt. Det er vi helt enige i alle sammen.

Det fungerer rigtig godt. Det er nemt og overskueligt. Det

er dejligt, at der ikke bliver ændret layout så tit. […] Jeg

kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.

D28 Benytter jævnligt. Det er blevet bedre, end det har været. Men der kan

være udfordringer med, at tingene ikke snakker sammen

(træg udveksling af informationer mellem EASY-A og

efteruddannelse.dk). Men ellers har jeg ikke problemer

med at bruge det overhoved.

Deltager Profil Brug af efteruddannelse.dk Holdning til efteruddannelse.dk (/admin)

Documents

KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ … · 2014-12-16 · KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Oktober 2014 Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen,