1

TARIKH : 27 DISEMBER 2012 TEMPAT : DEWAN SERI JUGRA, TELOK DATOK

MINI KONVENSYEN

PERINGKAT

MAJLIS DAERAH KUALA LANGAT

KUMPULAN

INFINITI GEGAR

PENGENALAN JABATAN

• Terdiri daripada gabungan 3 unit iaitu

Unit PRO

Unit Audit Dalam

Bahagian Teknologi Maklumat

2

LATAR BELAKANG

KUMPULAN

NAMA KUMPULAN Infiniti Gegar

TARIKH DITUBUHKAN 10 Mei 2012

JABATAN

Unit PRO , Unit Audit Dalam Bahagian Teknologi

Maklumat

BILANGAN AHLI 10 orang

TAJUK PROJEK Menyelesaikan aduan

anjing liar

3

PIAGAM PELANGGAN

KUMPULAN

MEMUDAHKAN PELANGGAN

MENINGKATKAN KECEKAPAN DAN

MENINGKATKAN KEBERKESANAN

DALAM TADBIR URUS JABATAN

Memastikan Masalah Dapat Diselesaikan Berdasarkan Tiga Prinsip

4

VISI DAN MISI

KUMPULAN

•Mengurangkan Aduan Pelanggan VISI

• Kepuasan Pelanggan Diutamakan MISI

5

OBJEKTIF KUMPULAN 6

1. Mengurangkan aduan gangguan anjing liar 2. Dapat memberikan perkhidmatan yang lebih

efisyen kepada pelanggan.

SURAT PENUBUHAN

KUMPULAN 7

PERLANTIKAN AHLI

KUMPULAN 8

CARTA ORGANISASI MDKL 9

CARTA ORGANISASI

MOHD FIRDAUS B. ZAINAL

ABIDIN

(KETUA

KUMPULAN)

NORWANI BT MUSTAPA

(FASILATATOR)

SHAHRULNIZAM B KHALIL

(AHLI)

JASNAH BT MOHD

HADZAR

(AHLI)

PRAVINA A/P GOPALAN

(AHLI

SAPAINI BINTI WAKIMAN

(SETIAUSAHA)

SITI NAFISAH BT MOHD

MOPID

(AHLI)

SAFINDI B MARSAIMI

(AHLI)

FAHMIE BIN

SALIHIN

(AHLI)

10

FASILITATOR 11

NORWANI BT MUSTAPA

KETUA KUMPULAN 12

MOHD FIRDAUS ZAINAL ABIDIN

SETIAUSAHA 13

SAPAINI BINTI WAKIMAN

AHLI 14

SHAHARULNIZAM B KHALIL

15

JASNAH BT MOHAMAD HADZAR

AHLI

16

FAHMIE B SALIHIN

AHLI

17

PRAVINA A/P GOPALAN

AHLI

18

SITI NAFISAH BT MOHD MOPID

AHLI

19

SAFINDI BIN MARSAIMI

AHLI

20

BIDANG TUGAS AHLI

KUMPULAN

TUGAS DAN AKTIVITI NAMA JAWATAN

MERANGKA PROGRAM SISTEM

En. Mohd Firdaus bin Zainal Abidin Pegawai Sumber Maklumat

PENYEMAKAN DAN SEMAKAN Puan Norwani binti Mustapa Penolong Juru Audit

PEMBINAAN KIOSK

En. ShahrulNizam bin Khalil Penolong Pegawai Penerangan

DOKUMENTASI

Puan Sapaini binti Wakiman Pembantu Tadbir

PENGUMPULAN DATA MAKLUMAT

Puan Jasnah binti Mohd Hadzar

Pembantu Tadbir

PENYEDIAAN BORANG KAJISELIDIK

Puan Siti Nafisah binti Mopid Pembantu Tadbir

MEMBUAT CARTA ALIR KERJA

Cik Pravina a/p Gopalan Pembantu Juru Audit

PEMBUATAN SLIDE PROGRAM

Encik Fahmie bin Salihin Pembantu Penerangan

FOTOGRAFI/VIDEO

Encik Shafindi bin Marsaimi Juruteknik Sistem Maklumat

Pro = Profesional Di = Dinamik T = Teknologi

Kuning = Kesetiaan Biru = Harmoni Ungu = Profesional

= Kesucian Orang = Kerjasama

21 NAMA DAN LOGO

MOTTO 22

DO IT PROFESSIONALLY

Bulan April

11

Mei

11

Jun

11

Julai

11

Ogos

11

Sept

11

Okt

11

Nov

11

Dis

11

Jan

12

Feb

12

Mac

12

Apr

12

Minggu 2 20 10 8 5 26 21 30 23 6 21 27

Firdaus H K K K H H H H H H H H H H

Norwani H H H H H H H H H H H H H H

Shahrul H H H H H C H H H H H H H H

Sapaini H H H H H H H H H H H H H H

Fahmie H H H H C H H C H H H H H H

Safindi H H H H C H H H H H H H H H

Jasnah H H H H H H H H H C C H H H

Pravina H H H H H H H H H H H H H H

Nafisah H H C C H H H H H H H H H H

CARTA JADUAL KEHADIRAN

AHLI

23

H = HADIR :115 K=KURSUS : 3 C = CUTI REHAT/BERSALIN : 8

24 PERATUSAN KEHADIRAN

AHLI

91.27%

2.38% 6.35%

25

MINI KONVENSYEN

PERINGKAT

MAJLIS DAERAH KUALA LANGAT

KUMPULAN

PRODIT

- Tubuh Kumpulan - Pilih Masalah

- Penjelasan Masalah - Analisa Punca Masalah - Kumpul Data Sebelum

- Analisa Data

(PLAN)

Perancangan Mei - Ogos 2011

(ACTION) TINDAKAN

Januari – April 2012

P

D C

A

Kumpul Data Selepas Ubahsuai & Baikpulih Pencapaian Hasil Projek

Pelaksanaan Cadangan

Penyeragaman/Susulan Penilaian Kumpulan

1

2 3

4

(DO)

Perlaksanaan Ogos - November 2011

(CHECK)

PEMERIKSAAN November 2011–

Januari 2012

KITARAN PDCA 26

` Bulan Mei Jun Jul. Ogos Sept Okt Nov. Dis. Jan Feb Mac Apr

Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

P

Penubuhan kumpulan

Perancangan projek

Senarai masalah

Pemilihan masalah

Penjelasan masalah

Analisa punca masalah

Kumpul data sebelum

Analisa data

D

Perlaksanaan cadangan

Menjalankan latihan

C

Kumpul data selepas

Ubahsuai dan baik pulih

Pencapaian hasil projek

A

Tindakan penyeragaman

Pemantauan dan

Persembahan

PETUNJUK : PERANCANGAN PERLAKSANAAN

CARTA PERBATUAN PDCA

2011 - 2012 27

ADUAN PELANGGAN

ADUAN BERULANG

28 PROSES MENGENAL PASTI

PUNCA MASALAH

KAJIAN LATARBELAKANG

KE ATAS PROJEK DIPILIH

Masalah yang sering dihadapi oleh orang awam dan pegawai ketika menjalankan penangkapan anjing liar :

1. Aduan dari orang awam

2. Aduan melalui sistem STAR

3. Minit-minit mesyuarat

4. Mengambil masa yang lama untuk melantik kontraktor menangkap anjing.

5. Masalah kos tangkapan anjing yang semakin meningkat dari semasa ke semasa.

6. Kekurangan peralatan untuk menangkap dan mengesan anjing liar.

29

30

BORANG ADUAN PELANGGAN

KAJIAN LATARBELAKANG

KE ATAS PROJEK DIPILIH

HUBUNGKAIT PEMILIHAN

MASALAH DENGAN

MISI DAN VISI JABATAN

31

MISI

Mengurangkan Aduan Pelanggan

VISI Kepuasan Pelanggan

Diutamakan

KAITAN

Dengan penghasilan suatu produk segala masalah yang dihadapi oleh Jabatan dapat

dikurangkan dan meningkatkan kepuasan hati pelanggan melalui

perkhidmatan yang diberikan

KAITAN

Dapat mengurangkan masalah aduan berulang.

KAEDAH YANG DIGUNAKAN

DALAM MENGANALISA

MASALAH

32

KAEDAH BRAINSTORMING

01

02 03

KAEDAH

FORCE RANKING KAEDAH MATRIKS

KAEDAH BRAINSTOMING

(SENARAI MASALAH)

BIL SENARAI MASALAH

PENCADANG JABATAN

1.

Penjimatan air di tandas awam Mohaneswary UAD

2.

Mengatasi masalah penyediaan fail meja.

Jasnah Unit Audit

Dalam

3. Pembuangan sampah merata-rata daripada orang

awam Shahrulnizam PRO

4. Penjimatan Letrik di Tandas Awam Sapaini PRO

5.

Mengatasi masalah keselamatan menaiki tangga

dalam waktu gelap

Muhammad Afifi IT

33

BIL SENARAI MASALAH

PENCADANG JABATAN

6. Pemakluman sistem S.O.P Keselamatan kepada

orang awam ditempat awam Norwani

Unit Audit

Dalam

7. Mengatasi masalah kesesakan ketika pembaharuan

lesen di Jabatan, Firdaus IT

8. Masalah penyampaian maklumat kepada ahli

kumpulan task force ketika bencana berlaku. Raja Azman JPBP

9. Mengatasi masalah anjing liar

Ari JPBP

PEMILIHAN PROJEK

MENGGUNAKAN KAEDAH

FORCE RANKING

BIL SENARAI MASALAH/ PROJEK BERPOTENSI PENTING SANGAT

PENTING

1.

Penjimatan air di tandas awam /

2.

Mengatasi masalah penyediaan fail meja. X

3. Pembuangan sampah merata-rata daripada orang awam /

4. Penjimatan Letrik di Tandas Awam /

5. Mengatasi masalah keselamatan menaiki tangga dalam

waktu gelap X

6. Pemakluman sistem S.O.P Keselamatan kepada orang

awam ditempat awam /

7. Mengatasi masalah kesesakan ketika pembaharuan lesen di

Jabatan, X

35

BIL SENARAI MASALAH/ PROJEK BERPOTENSI PENTING SANGAT

PENTING

8. Masalah penyampaian maklumat kepada ahli kumpulan task

force ketika bencana berlaku. /

9. Mengatasi masalah anjing liar

X

KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)

BIL SENARAI PENDEK MASALAH

BERKAITAN

DENGAN

MATLAMAT

MAJIKAN

BERKAITAN

DENGAN

KERJA

DALAM

KEUPAYAAN

KUMPULAN

MUDAH

MENGUMP

ULKAN

DATA

KOS

DAPAT

DINILAI/

DIUKUR

JUMLAH

MARKAH

1

Penjimatan air di tandas

awam

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

3 X 2

= 6

3 X 1

= 3

93

2

Mengatasi masalah

penyediaan fail meja.

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

3 X 2

= 6

9 X 1

= 9

105

3

Pembuangan sampah

merata-rata daripada orang

awam

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

9 X 3

= 27

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9 135

4

Penjimatan Letrik di Tandas

Awam

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

9 X 2

= 18

1 X 1

= 1

79

37

PEMILIHAN PROJEK

MENGGUNAKAN KAEDAH SISTEM

MATRIK

SKALA 1 = RENDAH SKALA 3 = SEDERHANA SKALA 9 = TINGGI

KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)

BIL SENARAI PENDEK MASALAH

BERKAITAN

DENGAN

MATLAMAT

MAJIKAN

BERKAITAN

DENGAN

KERJA

DALAM

KEUPAYAAN

KUMPULAN

MUDAH

MENGUMP

ULKAN

DATA

KOS

DAPAT

DINILAI/

DIUKUR

JUMLAH

MARKAH

5

Mengatasi masalah

keselamatan menaiki tangga

dalam waktu gelap

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

3 X 2

= 6

3 X 1

= 3

93

6

Pemakluman sistem S.O.P

Keselamatan kepada orang

awam ditempat awam

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

3 X 2

= 6

9 X 1

= 9

105

7

Mengatasi masalah

kesesakan ketika

pembaharuan lesen di

Jabatan,

9 X 5

= 45

6 X 4

= 24

9 X 3

= 27

5 X 2

= 10

4 X 1

= 4

110

8

Masalah penyampaian

maklumat kepada ahli

kumpulan task force ketika

bencana berlaku.

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

9 X 2

= 18

1 X 1

= 1

79

PENJELASAN PROJEK 39

TAJUK : Mengatasi masalah aduan anjing

Punca Masalah : 1.Aduan dari orang awam 2.Aduan melalui sistem STAR 3.Minit-minit mesyuarat 4.Mengambil masa yang lama untuk melantik kontraktor menangkap anjing. 5.Masalah kos tangkapan anjing yang semakin meningkat dari semasa ke semasa. 6.Kekurangan peralatan untuk menangkap dan mengesan anjing liar. Penyelesaian Masalah : - Mencipta satu alat untuk menangkap anjing liar.

VIDEO 1…..SEBELUM 40

Di setiap kawasan, Majlis Daerah Kuala Langat

Penduduk dan kakitangan Majlis Daerah Kuala Langat.

Kekurangan peralatan dan masa yang terhad bagi

penangkapan anjing liar serta bilangan anjing liar yang banyak.

Setiap hari .

Mendapat lebih kurang 3 aduan setiap hari.

Aduan Anjing liar meningkat.

PENDEFINISIAN MASALAH 41

42 PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

2. WHAT/APA ~

Apakah masalahnya

Pelanggan sukar

mendapatkan maklumat

berkenaan perkhidmatan

43

2. WHERE /~ Dimana

Dimanakah ini berlaku..

Di setiap Jabatan, Majlis

Daerah Kuala Langat

PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

44

3. WHO/~ SIAPA

Siapakah yang menghadapi masalah

Kakitangan dan pelanggan

PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

45

4. WHY/~ MENGAPA

Mengapa perkara ini berlaku ??

Pelanggan menunggu lama untuk mendapatkan maklumat dari satu sumber maklumat sahaja

PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

46

Setiap hari bekerja

5. WHEN/~ BILA

Bila waktunya berlaku

PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

47

6. HOW /~ BAGAIMANA

Bagaimana ia berlaku

Pelanggan hanya perlu menggunakan kiosk yang disediakan

PENJELASAN MASALAH

MELALUI KAEDAH 5W 1H

OBJEKTIF DAN SASARAN

PROJEK

OBJEKTIF PROJEK :

MENINGKATKAN TAHAP MUTU

PERKHIDMATAN KAUNTER PELANGGAN DEMI KEMUDAHAN DAN KEPUASAN PELANGGAN

48

SASARAN PROJEK

SASARAN PROJEK :

49

Sekiranya masalah yang dihadapi tidak diselesaikan:

Imej Jabatan akan terjejas. Pelanggan tidak berpuas hati dan aduan

berulang meningkat.

Sasaran projek : Mengurangkan masalah anjing liar.

MANUSIA KAEDAH

PERSEKITARAN BAHAN MESIN

Bantahan daripada persatuan Haiwan Pembiakan anjing yang cepat dan banyak.

Kekurangan peralatan yang berkesan Peralatan lama.

Kos perubatan pelupusan tinggi Mudah mendapat makanan

Tiada Jadual berkala Masa terhad Kurang Pemantauan

Kekurangan kakitangan. Kurang kemahiran Tiada keperihatinan terhadap anjing Perkhidmatan terjejas. Aduan meningkat

50

RAJAH ISHIKAWA ~ 1

(PUNCA MASALAH)

Kos tinggi

ANALISA HURAIAN PUNCA

MASALAH

Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan

1 Tiada sistem informasi berpusat.

Kaedah manual Menggunakan kaedah turun temurun iaitu pengisian borang

√ Diterima

2 Tempoh masa untuk siapkan kerja panjang

Proses kerja -Terpaksa menyemak pelbagai dokumen sebelum kelulusan

x Ditolak

3 Kekurangan kakitangan.

Kekurangan Peruntukan

-Kekurangan kemudahan peralatan sokongan untuk pelaksanaan kerja

√ Diterima

4 Beban kerja yang tinggi

Semakan dokumen

-Terlalu banyak semakan dokumen perlu di buat oleh kakitangan yang sedikit.

√ Diterima

51

Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan

5 Perkhidmatan terjejas

Sikap Manusia

-Beban kerja yang tinggi menyebabkan moral kakitangan menurun

x

Ditolak

6 Aduan Meningkat

Proses kerja lewat

Pemohon terpaksa mengambil masa yang lama untuk mendapatkan sesuatu perkhidmatan

√

Diterima

7 Tiada kaunter khas

Tiada teknologi

Kekurangan penggunaan I.C.T di pejabat

x

Ditolak

8 Kos Tinggi Kekurangan bekalan di pasaran

Terpaksa bergantung kepada vendor yang terhad bagi mendapatkan perkhidmatan ICT tersebut

√

Diterima

52 ANALISA HURAIAN PUNCA

MASALAH

Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan

9 Tiada borang bersepadu

Terlalu banyak pengkhususan borang

Menggunakan borang-borang yang berlainan bagi mendapatkan perkhidmatan tertentu.

√ Diterima

10 Bilangan fail bertambah

Dokumen yang banyak menyebabkan pertambahan bilangan fail

-Borang-borang yang banyak akan menyebabkan dokumen yang banyak terhasil.

x

Ditolak

11 Persekitaran tempat kerja tidak kondusif.

Ruang pejabat yang sempit dengan fail yang banyak

Mentaliti pekerja akan terganggu di sebabkan oleh suasana kerja yang tidak selesa.

x

Ditolak

53 ANALISA HURAIAN PUNCA

MASALAH

Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan

12 Pejabat cawangan yang terasing.

Ruang kerja yang terhad

Pihak majikan terpaksa menggunakan pejabat cawangan yang berasingan bagi menampung permasalahan ruang kerja.

√

Diterima

13 Ruang pejabat sesak

-memerlukan penyelenggaraan yang berkala supaya masalah pada pencetak dapat dikurangkan -kiranya proses cetakan terganggu penggunaan kertas akan bertambah umtuk cetak semula

x

Ditolak

54 ANALISA HURAIAN PUNCA

MASALAH

RAJAH ISHIKAWA II

MANUSIA KAEDAH

PERSEKITARAN

Tiada sistem informasi berpusat.

55

BAHAN MESIN

Kekurangan kakitangan. Beban kerja yang tinggi. Aduan meningkat

(Peralatan) Kos tinggi.

Tiada borang bersepadu

Pejabat cawangan yang terasing. Ruang pejabat sesak

56 CADANGAN PENYELESAIAN

PUNCA MASALAH

PENYELESAIAN

KEBAIKAN

KEBURUKAN

PENCADANG/ KEPUTUSAN

1 Tiada sistem informasi berpusat

1.1 Mengujudkan sistem bagi

memudahkan pelanggan mendapat maklumat

Pelanggan mudah mencari

maklumat

Memerlukan peruntukan yang

besar Siti Nafisah (DITERIMA)

2 Kekurangan kakitangan

2.1 Membuat pengambilan kakitangan tambahan

Pembahagian tugas boleh

Diagih -agihkan

Peruntukan jabatan

meningkat

Jasnah

(DITOLAK)

57

PUNCA MASALAH

PENYELESAIAN

KEBAIKAN

KEBURUKAN

PENCADANG/ KEPUTUSAN

3 Beban kerja yang tinggi.

3.1 Mengambil kakitangan baru

Pembahagian tugas boleh

dibuat

Peruntukan tahunan

bertambah

Siti Nafisah Ditolak

4 Aduan meningkat

4.1 Mengujudkan sistem

pemantauan

Memudahkan kakitangan

mengendalikan aduan

Memerlukan pemasangan

alatan dan kos

Siti Nafish DITERIMA

5 Kos Tinggi 5.1 Membuat menggunakan bahan sediada

Menjimatkan kos penyediaan

Keselamatan tidak terjamin

Siti Nafisa DITERIMA

CADANGAN PENYELESAIAN

58

PUNCA MASALAH

PENYELESAIAN

KEBAIKAN

KEBURUKAN

PENCADANG/ KEPUTUSAN

6 Tiada borang bersepadu

6.1 Mewujudkan satu borang yang

pelbagai guna

Memudahkan pelanggan

mengisi borang

Pelanggan kurang

memahami

Siti Nafish (Ditolak)

7 Pejabat Cawangan yang terasing

7.1 Menambah ruang pejabat

Pelanggan mudah berhubung

Kos membina cawangan baru

yang tinggi

Jasnah (DITOLAK)

8 Ruang pejabat sesak

8.1 Menambah keluasan pejabat

Kakitangan dan Pelanggan lebih

selesa

Kos membina pejabat baru yang tinggi

Siti Nafisah (DITOLAK)

CADANGAN PENYELESAIAN

KAEDAH PENYELESAIAN

62

NO. PUNCA MASALAH NO CADANGAN PENYELESAIAN

KAEDAH PENYELESAIAN

1 Tiada sistem informasi berpusat

1.1 Mewujudkan sistem bagi memudahkan pelanggan mendapat maklumat

“Mencipta satu kiosk informasi Pelanggan yang memudahkan kepada pelanggan untuk mendapat

maklumat” 2 Aduan meningkat 2.1

Mewujudkan sistem pemantauan

3 Kos Tinggi

3.1 Membuat menggunakan bahan sediada

TAJUK PROJEK 60

KIOSK

INFORMASI

PELANGGAN

61 MEMPERKENALKAN PROJEK

HURAIAN KIOSK

INFORMASI PELANGGAN 62

Kiosk ini telah dibangunkan oleh Pegawai Sistem Teknologi MDKL Peralatan yang digunakan menggunakan komputer sedia ada. Kiosk ini di tempatkan di ruang lobi yang di pantau oleh Pegawai Khidmat Pelanggan.

63 BORANG KAJI SELIDIK

SEBELUM

64

JADUAL HASIL KEPUTUSAN

KAJI SELIDIK YANG

DIJALANKAN (SEBELUM)

BIL

KRITERIA

SETUJU

TIDAK

SETUJU

JUMLAH

1. Adakah Mdkl menyediakan sistem informasi

maklumat yang mudah dicapai

38

(54.3%)

32

(45.7%)

70

(100%)

2 Adakah mudah untuk mendapatkan maklumat 40

(57.1%)

30

(42.9%)

70

(100%)

65

KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM)

DITUNJUKKAN DALAM

CARTA BAR

Analisa dilakukan pada bilangan data “Ya”

Dua (2) masalah yang dikenalpasti yang

mempunyai bilangan tertinggi

54.3 % 57.1%

45.7 %

42.9%

Hasil keputusan berdasarkan kepada kajiselidik sebelum,

kumpulan kami mendapati terdapat DUA (2) permasalahan

yang mempunyai jumlah kekerapan sebanyak 78 daripada

jumlah keseluruhan kekerapan iaitu 140. Peratus

permasalahan ditunjukkan dalam asas pengiraan di bawah :

=

=

= (peratus permasalahan sebelum perlaksanaan)

57

Jumlah kekerapan X 100%

Bilangan kekerapan

38 + 40

140 X 100%

55.7 %

HASIL KEPUTUSAN

KAJISELIDIK (SEBELUM)

VIDEO 2….SEBELUM 67

68 SURAT PERMOHONAN

PELAKSANAAN PROJEK

69 SURAT KEBENARAN

DARIPADA JABATAN

70 PELAKSANAAN CADANGAN

FAEDAH-FAEDAH PROJEK 71

Pelanggan dapat membuat bayaran cukai taksiran/saman dan sewaan secara online.

Membuat semakan saman parking.

Mendapatkan borang-borang perkhidmatan MDKL.

Membuat aduan online

Mendapatkan maklumat pelancongan daerah dan negeri.

72

BORANG KAJI SELIDIK

SELEPAS

73 HASIL KAJI SELIDIK

SELEPAS PERLAKSANAAN

BIL

KRITERIA

SETUJU

TIDAK

SETUJU

JUMLAH

1. Adakah Mdkl menyediakan sistem informasi

maklumat yang mudah dicapai

45

(64.3%)

25

(35.7%)

70

(100%)

2 Adakah mudah untuk mendapatkan maklumat 50

(71.4%)

20

(28.6%)

70

(100%)

74

KEPUTUSAN KAJI

SELIDIK(SELEPAS)

DITUNJUKKAN DALAM

CARTA BAR

64.3%

71.4%

35.7%

28.6%

Hasil keputusan berdasarkan kepada kajiselidik selepas,

kumpulan kami mendapati terdapat DUA (2) permasalahan yang

mempunyai jumlah kekerapan sebanyak 95 daripada jumlah

keseluruhan kekerapan iaitu 140. Peratus permasalahan

ditunjukkan dalam asas pengiraan di bawah :

=

=

=

Jumlah kekerapan X 100%

Bilangan kekerapan

45 + 50 140 X 100%

57

67.8 %

HASIL KEPUTUSAN

KAJISELIDIK (SELEPAS)

76

PERBANDINGAN KEPUTUSAN

KAJI SELIDIK

KAJISELIDIK

SEBELUM

KAJISELIDIK

SELEPAS

Purata Peningkatan graf kepuasan pelanggan ditunjukkan sebanyak 12.1%

64.3% 71.4%

35.7%

28.6%

54.3 % 57.1%

45.7 % 42.9%

HASIL SASARAN PROJEK

83

= Jumlah bilangan setuju (kajiselidik selepas) x 100 % Jumlah Populasi

= 95 x 100 140

= 64.3% SASARAN PROJEK 55%, KEPUTUSAN TELAH MELEBIHI SASARAN PROJEK SEBANYAK 9.3%

64.3% SASARAN PROJEK

MELEBIHI SASARAN

78

CARTA ALIR KERJA

SELEPAS PROJEK CARTA ALIR SEBELUM CARTA ALIR SELEPAS

DIWUJUDKAN KIOSK DIWUJUDKAN KIOSK

MULA

PELANGGAN DATANG

KE MDKL

PELANGGAN AKAN

BERJUMPA DENGAN

PEGAWAI KHIDMAT

PELANGGAN

BERTANYA TENTANG

PERKHIDMATAN DI MDKL

MELAWAT JABATAN

YANG DIKEHENDAKI

TAMAT

MULA

PELANGGAN

DATANG KE MDKL

PELANGGAN AKAN

MENGGUNAKAN

KIOSK YANG

DISEDIAKAN

MELIHAT

PERKHIDMATAN YANG

DISEDIAKAN DI MDKL

MELAWAT JABATAN

YANG DIKEHENDAKI

TAMAT

79 PERBANDINGAN KADAR KOS

HARGA

HARGA KIOSK DI PASARAN

HARGA KIOSK INFORMASI PELANGGAN

MDKL

Kos sebuah kiosk di pasaran

luar:

RM 12,500.00

(Tidak termasuk kos

pemasangan)

Kos yang dibangunkan sendiri

oleh kumpulan PRODiT:

RM 184.00 (termasuk kos pemasangan)

PENJIMATAN SEBANYAK

RM 12,316

80 FAEDAH-FAEDAH PROJEK

Sebelum Selepas

Kakitangan di kaunter perlu

melayan pelanggan yang datang dan melalui telefon

dalam masa serentak

Kakitangan di kaunter tidak

perlu lagi menerangkan maklumat kepada

pelanggan yang datang

Penjimatan Masa Dan Tenaga

81 FAEDAH-FAEDAH PROJEK

Peningkatan Hasil Kerja

Kebaikan Huraian

1. Sesuai untuk kegunaan jabatan atau unit serta bahagian yang mempunyai pelanggan yang ramai untuk

mendapatkan maklumat

Kehadiran pelanggan yang ramai dalam waktu tertentu Mempunyai kakitangan yang tidak mencukup dan mempunyai beban kerja yang tinggi

2. Kos yang berpatutan Melalui perbandingan kos : Kos talian komunikasi : Kos seunit : RM 184.00

3. Alat yang mudah digunakan

Melalui prosedur atau tatacara penggunaan yang mudah difahami.

82 FAEDAH-FAEDAH LAIN

Kebaikan

Huraian

1. Sesuai untuk kegunaan jabatan

Kedatangan pelanggan ramai di waktu puncak

2. Kos yang berpatutan

-Melalui perbandingan kos : Kos talian komunikasi : Kos seunit : RM 184.00

3. Alat yang mudah digunakan

-Melalui prosedur atau tatacara penggunaan yang mudah difahami.

Penghasilan produk yang boleh digunapakai

PENCAPAIAN PROJEK 83

1. Memudahkan pelanggan untuk mendapat

informasi perkhidmatan di MDKL.

2. Menjimatkan masa pelanggan berurusan

3. Mengurangkan kesesakan di jabatan

4. Dapat memberikan perkhidmatan yang

lebih efisyen kepada pelanggan

KAMI TELAH MENCAPAI OBJEKTIF KUMPULAN IAITU :

VIDEO 3…SELEPAS 84

TINDAKAN PENYERAGAMAN

Hasil pencapaian projek ini telah dikemukakan kepada Ketua Jabatan iaitu Yang Dipertua MDKL. Projek ini telah diluluskan untuk penyeragaman penggunaan ‘INFORMASI KIOSK PELANGGAN’ bagi memudahkan pelanggan mendapatkan maklumat. Sijil Pengesahan pemasangan dan tarikh berkuatkuasa pada 23 September 2011 telah dipersetujui dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. Projek ini juga telah mendapat sokongan daripada Yang Dipertua, MDKL dan ianya juga telah dipersetujui supaya pemasangan alat “INFORMASI KIOSK PELANGGAN “ diseragamkan di Jabatan dalam MDKL.

94

86 PENGESAHAN DARI

JABATAN & YANG DIPERTUA

87 KEMAJUAN AHLI

KRITERIA PENGETAHUAN KEPIMPINAN KERJASAMA MINAT KREATIVITI PERCAKAPAN DISIPLIN

AHLI SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL

NORWANI 8 9 9 10 9 10 9 10 9 10 10 10 9 10

MOHD FIRDAUS 9 10 9 10 9 10 10 10 10 10 10 10 9 10

SAPAINI 9 9 8 9 8 9 9 10 9 10 9 10 9 10

SHAHRULNIZAM 7 8 7 8 7 8 7 8 9 10 8 9 9 10

JASNAH 7 8 7 8 7 8 7 8 8 9 7 8 9 10

SAFINDI 9 10 7 8 9 10 9 10 9 10 9 9 9 10

SITI NAFISAH 7 8 7 8 8 9 8 9 9 10 9 9 9 10

FAHMI 4 6 3 4 5 6 6 7 7 8 3 4 3 4

PRAVINA 9 10 7 8 8 9 9 10 9 9 7 8 7 8

JUMLAH 77 87 71 81 76 86 83 92 88 95 80 86 80 90

PURATA MARKAH 7.7 8.7 7.1 8.1 7.6 8.6 8.3 9.2 8.8 9.5 8.0 8.6 8.0 9.0

1-2 LEMAH

3-4 SEDERHANA

5-6 BAIK

7-8 MEMUASKAN

9-10 CEMERLANG SB

SEBELUM

PROJEK

SL SELEPAS PROJEK

CARTA RADAR PENILAIAN

KUMPULAN 88

7.7

7.1

7.6

8.3 8.8

8.0

8.0

8.7

8.1

8.6

9.2 9.5

8.6

9.0

0

2

4

6

8

10 pengetahuan

kepimpinan

kerjasama

minat kreativiti

percakapan

disiplin

sebelum

selepas

89 CARTA RADAR PRESTASI

AHLI

Bil Masalah Cara Mengatasi

1 Ahli kurang menumpukan perhatian

kepada kumpulan kerana beban tugas

kerja hakiki

Fasilitator kumpulan serta pihak pengurusan

sentiasa memberi semangat untuk menjayakan

projek kumpulan

2 Ahli kumpulan kurang pengalaman dan

pengetahuan dalam penggunaan IT

Melantik ahli kumpulan yang berpengetahuan

mendalam dalam penggunaan IT.

3 Ahli kumpulan lewat menghadiri

mesyuarat mingguan kerana terpaksa

menghadiri mesyuarat atau

menyelesaikan tugas hakiki masing-

masing

Mencari pegawai ganti untuk menghadiri

mesyuarat atau memangku kerja.

4 Ahli kumpulan dari Unit yang berbeza Menetapkan masa mesyuarat sebulan sekali dan

bergantung kepada keperluan mesyuarat.

5 Ahli kumpulan terpaksa membuat

tugasan luar atas kehendak tugasan

Meminta pelepasan dari Ketua Kumpulan sebelum

membuat tugasan luar

• Ulasan Carta Radar adalah seperti jadual berikut :

KESIMPULAN

Penjimatan masa dan tenaga.

Peningkatan hasil kerja melalui kreativiti, inovasi dan produk

perkhidmatan yang dihasilkan.

Membantu usaha jabatan dalam memberikan khidmat terbaik dan

berkualiti.

103

90

89 SEKIAN

TERIMA

KASIH ATAS

PERHATIAN