Trening

Obzor 2020. –

financijsko izvještavanje i

osnovne ugovorne obveze

Konzorcijski ugovor za Obzor 2020.

projekte

Zagreb, 17. svibnja 2016.

Manda Japunčić, Obzor 2020. nacionalna

osoba za kontakt za pravna i financijska pitanja

Konzorcijski ugovor

- obvezan u slučaju više od 1 partnera, osim ako Radni program ne kaže drugačije

- sklapaju ga članovi projektnog konzorcija

- DESCA primjerak konzorcijskog

ugovora: http://www.desca-2020.eu/

- MCARD-2020 primjerak konzorcijskog ugovora: http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx

DESCA konzorcijski ugovor

• DESCA – Development of a Simplified Consortium Agreement

• oko 160 stručnjaka iz cijele Europe i šire pridonijelo je ažuriranju konzorcijskog ugovora za program Obzor 2020.: Aalto University, CEA, CERN, CNRS, Copenhagen University, DLR, ETHZ, Edinburgh University, Harvard University, Imperial College London, Lund University, Milano University/APRE, Stockholm University, TU Eindhoven, TuTech, University of Gothenburg, University of Utrecht, Volkswagen, Weizmann Institute of Science, WIPO itd.

• Članovi uže ekspertne skupine: ANRT, EARTO, Eurochambres, LERU, VTT, KoWi, ZENIT, koordinatori skupine: Fraunhofer, Helmholtz Association

DESCA konzorcijski ugovor

• primarno dizajniran za FP7 kolaborativne projekte

• nova verzija izrađena za program Obzor 2020. posljednja ažurirana verzija – ožujak, 2016.

• novosti: EC – Funding Authority, Rules for Participation, definicija Consortium Body, donošenje odluka elektroničkim putem, Defaulting Party, pravo veta, povrat viška sredstava, isključive licence brisane itd.

• u slučaju konflikta s odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, primjenjuju se odredbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava!

DESCA konzorcijski ugovor - sadržaj

DESCA konzorcijski ugovor - struktura

• General issues – Responsibilities

– Liability

– Procurement

• Governance – Consortium Bodies

– Meeting Procedures

– Decision Making

• Finance

– Consortium Plan

– Budgeting

– Payment

• Intellectual Property Rights

– Access Rights

– Confidentiality

– Dissemination

Konzorcijski ugovor - stranke

• Konzorcijski ugovor sklapa se samo između članova konzorcija, EK nije stranka konzorcijskog ugovora

• Nazivi stranaka – koristiti službene nazive pravnih osoba, kako su navedeni u izvatku iz Sudskog registra ili u drugim službenim registrima (engleski ili hrvatski jezik)

Konzorcijski ugovor – definicije

• Većina definicija već se nalazi u Pravilima za sudjelovanje ili u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava

• nisu navedene sve definicije tako da obavezno treba konzultirati glavni ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava

• Dodatne DESCA definicije:

– Consortium Plan

– Defaulting Party

– Needed

– Software

Konzorcijski ugovor - početak

• Konzorcijski ugovor stupa na snagu s danom koji je određen u samom DESCA ugovoru (Effective Date), to je uobičajeno i dan početka projekta

• Sukladno ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava dan početka projekta je u pravilu prvi dan sljedećeg mjeseca nakon potpisa ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (iznimno dan početka projekta može se u ugovoru odrediti retroaktivno te biti različit od dana stupanja na snagu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava)

• Preporuča se potpisati konzorcijski ugovor prije ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Konzorcijski ugovor – prestanak

• Konzorcijski ugovor prestaje:

1. sa završetkom Projekta

2. prijevremenim raskidom (odlukom konzorcija) ili

3. temeljem ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

• Mogućnost prekida čitavog projekta ili sudjelovanja jednog ili više korisnika

• Raskid mogu zatražiti sve stranke ugovora

• Određene odredbe nastavljaju vrijediti i u slučaju raskida (odgovornost stranaka, prava pristupa, povjerljivost, mjerodavno pravo itd.) - raskid ne utječe na obveze koje je stranka u odnosu na koju se ugovor raskida do tada na temelju ugovora stekla

Konzorcijski ugovor – obveze stranaka

• Obveze stranaka utvrđene su u različitim dokumentima, uključujući i ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, posebno u članku 41.

• U četvrtom poglavlju konzorcijskog ugovora navedene su tek općenite obveze stranaka, poput suradnje, obveze obavještavanja i informiranja

• Stranka koja u projekt uključi i treću stranu ostaje isključivo odgovorna za provedbu projekta treće strane

Konzorcijski ugovor – odgovornost

• Odredbe o odgovornosti stranaka neizmijenjene

• Ograničenje ugovorne odgovornosti – treba li odgovornost za povredu povjerljivosti informacija biti neograničena ili ne?

• Nijedna stranka neće biti odgovorna drugoj stranci za posredne ili posljedične gubitke koje ova pretrpi, a koji nisu uzrokovani namjerno (ili povredom povjerljivosti)

• nova iznimka: povreda povjerljivosti kao OPCIJA (dakle može biti uključena u ugovornu odredbu ili ne)

• Važno za uočiti: korisnici su u odnosu na nadležno tijelo za financiranje solidarno odgovorni za tehničku provedbu projekta (čl. 41.1 ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava).

Konzorcijski ugovor – povjerljivost

• razdoblje povjerljivosti informacija smanjeno je sa 5 na 4 godine (radi ujednačavanja s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava)

• Stranke su odgovorne za ispunjenje obveza vezanih uz povjerljivost informacija također i za treće strane uključene u projekt (u FP7 programu bili su odgovorni samo za svoje zaposlenike)

Konzorcijski ugovor – prilozi

• Attachment 1 (Background included)

• Attachment 2 (Accession documents)

• Attachment 3 (List of third parties for simplified transfer according to Section 8.2.2)

• Attachment 4 (Identified Affiliated Entities according to Section 9.5)

Konzorcijski ugovor – ostale odredbe

• Obvezujuće nacionalno zakonodavstvo – nacionalno zakonodavstvo stranke može nametnuti određena ustavna ograničenja za stranku, i takva bi ograničenja trebala biti poštivana od strane svih ostalih stranaka ugovora (temeljem konzorcijskog ugovora ne može se od stranke zahtijevati da se ponaša protivno nacionalnom zakonodavstvu)

• Mjerodavno pravo – DESCA predložak temelji se na belgijskom pravu

• Rješavanje sporova - medijacija/arbitraža (više različitih mogućnosti: WIPO, ICC, bMediation, CEPANI, itd.) ili nadležan sud

Konzorcijski ugovor – potpisivanje

• DESCA nije implementirana u sistem ECAS, nema elektroničkog potpisa

• Više je načina provedbe procesa potpisivanja ugovora o konzorciju: – Nepraktično je da sve stranke ugovor potpisuju istovremeno

– Postupak predložen u DESCA predlošku, prema kojemu svaka stranka potpisuje zasebnu stranicu ugovora, najčešće se koristi (svaka stranka potpisuje zasebnu stranicu onoliko puta koliko je ukupno stranaka; koordinator zatim prikuplja sve originale i u cjelini ih dostavlja svakoj od stranaka)

Konzorcijski ugovor – upravljanje

• Modul [Gov LP] za velike projekte

Veliki projekti u pravilu zahtijevaju kompleksniju strukturu upravljanja. DESCA Large Project Module, uz Glavnu skupštinu svih sudionika, predviđa i dodatna upravljačka tijela (izvršne odbore).

• Modul [Gov SP] za male projekte

Jednostavnija upravljačka struktura.

DESCA Small Project Module predviđa samo Generalnu skupštinu svih sudionika projekta.

Konzorcijski ugovor – dodatna tijela

• Tijelo za podršku upravljanju projektom – Predlaže ga koordinator

– Izabire ga Glavna skupština

– Pruža potporu koordinatoru, kao i potporu provođenju odluka Skupštine

– Odgovoran za svakodnevni menadžment projekata

• Savjetodavni odbor stručnjaka - vanjskih suradnika – Pomaže u donošenju odluka Glavne skupštine

Konzorcijski ugovor – odlučivanje

• Kvorum: 2/3 - za valjano je glasovanje potrebna prisutnost 2/3 članova konzorcija (osobno ili putem ovlaštenog predstavnika )

• Glasovanje: 1 član = 1 glas - svaki član konzorcija imat će pravo na jedan glas

• Odluke: 2/3 većina - stranka za koju je utvrđeno da krši ugovor ne smije glasovati

• Pravo veta - stranka koja može dokazati da će njen rad, vrijeme za izvedbu, troškovi, odogovornost, intelektualno vlasništvo ili drugi legitimni interesi biti u velikoj mjeri pogođeni odlukom tijela konzorcija

Konzorcijski ugovor – financije

• Većina odredbi koje su važile u DESCA konzorcijskom ugovoru za FP7 program ostaju važiti i u predlošku za program Obzor 2020.

• Glavne se promjene odnose na

– Prilagodbu modelu financiranja

– Praktična pitanja vezana uz upravljanje projektom

• Odgovornost za opravdanje troškova

• Načela financiranja (unit costs)

• Financijske posljedice za stranku koja napušta konzorcij (dodatni troškovi)

Konzorcijski ugovor – financije

• Budžet – u potpunosti izmijenjen i skraćen

• Isplate

• Uloga koordinatora – raspodjela isplata

• Završna isplata i garantni fond

• Raspored isplata – 2 opcije

Konzorcijski ugovor – intelektualno vlasništvo

H2020 Model GA Art. 26 - 31 – RESULTS • 26.1 Joint ownership • 30 Transfer of ownership , granting licenses • 29 Dissemination Art. 24, 25 and 31 – ACCESS RIGHTS • 24 Agreement on Background • 25 Access Rights to Background • 25.2 For project implementation • 25.3 For exploitation of Results • 31 Access Rights to Results • 31.2 For project implementation • 31.3 For exploitation of Results • 25.4 and 31.4 Access Rights for Affiliates

DESCA 2020 SECTION 8 – RESULTS • 8.1 Joint ownership • 8.2 Transfer of Results • 8.3 Dissemination SECTION 9 – ACCESS RIGHTS • 9.1 Background included • 9.2 Principles • 9.3 Access Rights for Implementation • 9.4 Access Rights for Exploitation

• 9.5 Access Rights for Affiliated Entities • 9.6 Additional Access Rights • 9.7 Access Rights for Parties entering or leaving the

Consortium • 9.8 Specific Provisions for Access Rights to Software

Konzorcijski ugovor – zajedničko vlasništvo

Prva opcija

Ako nije drukčije određeno, svaki od zajedničkih vlasnika ovlašten je besplatno koristiti rezultate u zajedničkom vlasništvu za nekomercijalna istraživanja, i to bez prethodnog pristanka ostalih vlasnika, te je svaki od zajedničkih vlasnika ovlašten koristiti rezultate u zajedničkom vlasništvu i davati neisključive licence trećim stranama (bez prava na podlicenciranje), ako je druge vlasnike (a) o tome obavijestio najmanje 45 dana unaprijed; i (b) dao im poštenu i razumnu naknadu.

Konzorcijski ugovor – zajedničko vlasništvo

Druga opcija

U slučaju zajedničkog vlasništva, svakih od zajedničkih vlasnika ovlašten je koristiti zajedničke rezultate kada to smatra potrebnim, kao i davati neisključive licence, i to bez prethodnog pristanka drugih zajedničkih vlasnika, isplaćivanja naknade ili njihova obeštećivanja na neki drugi način, osim ako su se stranke o tome drukčije sporazumjele.

Konzorcijski ugovor – diseminacija

Jedno od osnovnih novih načela programa Obzor 2020. je obveza omogućivanja slobodnog pristupa svim znanstvenim publikacijama, a slobodan pristup znanstvenim podacima također može biti predviđen.

Partner ne smije diseminirati rezultate ili intelektualno vlasništvo drugog partnera bez prethodnog odobrenja, osim ako su isti već objavljeni!

Konzorcijski ugovor - napomene

• Proučiti cijeli konzorcijski ugovor prije potpisivanja

• Posebno obratiti pažnju na:

– financijske odredbe – iznos predfinanciranja, način i vrijeme prijenosa sredstava

– izvještavanje – na koji način i u kojim rokovima koordinator traži dostavu određenih izvještaja od ostalih partnera

– upravljačka struktura – jesu li jasni poslovi svakog pojedinog tijela u konzorciju, način odlučivanja (kvorum, većina potrebna za pojedinu vrstu odluka, broj glasova dodijeljen svakom partneru u konzorciju itd.)

– komunikacija unutar konzorcija, intelektualno vlasništvo itd.

Kontakt: Obzor 2020. nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja Ana Ključarić Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5005 961 E-mail: ana.kljucaric@mobilnost.hr

Obzor 2020. nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja Manda Japunčić Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5005 964 E-mail: manda.japuncic@mobilnost.hr

Korisni linkovi • DESCA mrežna stranica http://www.desca-2020.eu/ • Digital Europe mrežna stranica http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx • LERU mrežna stranica http://www.leru.org/index.php/public/news/good-agreements-make-good-friends-a-leru-model-contract-for-european-training-networks/