„„Komunikacja w zespole Komunikacja w zespole projektowym”projektowym”

przygotowali:przygotowali: Krzysztof PawlinaKrzysztof Pawlina

Kamil PotaśKamil Potaś

Czym jest komunikacja w Czym jest komunikacja w IT ?IT ?

Dobra komunikacja jest podstawą Dobra komunikacja jest podstawą dobrego funkcjonowania każdego i dobrego funkcjonowania każdego i wszystkich.wszystkich.

Jak się komunikować ?Jak się komunikować ?

Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, powinien zapewniać skuteczność i efektywność. powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację werbalną i niewerbalną.werbalną i niewerbalną.

Werbalna:Werbalna: spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje. spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje. Niewerbalna:Niewerbalna: listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny. listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.

Gesty!Gesty!mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.

Definicja komunikacji dla Definicja komunikacji dla informatykainformatyka

Kiedy dojdzie do aktu komunikacji ?Kiedy dojdzie do aktu komunikacji ?

informacja zostanie przekazana w języku informacja zostanie przekazana w języku zrozumiałym dla obu komunikujących się stron, zrozumiałym dla obu komunikujących się stron,

zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji, zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,

przekaz pozostanie czysty od zniekształceń przekaz pozostanie czysty od zniekształceń przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum), przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),

przekaz spotka się z odbiorem, przekaz spotka się z odbiorem,

informacja w założeniu będzie przeznaczona dla informacja w założeniu będzie przeznaczona dla danego odbiorcy. danego odbiorcy.

Zespół projektowyZespół projektowy

Organizacja zespołu Organizacja zespołu projektowego wskazuje na projektowego wskazuje na dojrzałość organizacji i jej dojrzałość organizacji i jej

podejście do tego zagadnienia. podejście do tego zagadnienia.

Struktury budowy zespołów Struktury budowy zespołów projektowych: projektowych:

Struktura sieciowa,Struktura sieciowa,

Struktura gwiaździsta,Struktura gwiaździsta,

Struktura izomorficzna,Struktura izomorficzna,

Struktura specjalizacyjna,Struktura specjalizacyjna,

Struktura nieegoistyczna.Struktura nieegoistyczna.

Struktura sieciowaStruktura sieciowa

Demokratyczna, dość równy udział członków w Demokratyczna, dość równy udział członków w podejmowaniu decyzjipodejmowaniu decyzji

rola lidera może być przechodniarola lidera może być przechodnia

w przypadku odejścia lidera – łatwa w przypadku odejścia lidera – łatwa rekonstrukcja zespołurekonstrukcja zespołu

komunikacja „każdy z każdym”komunikacja „każdy z każdym”

liczba członków 8-12liczba członków 8-12

Struktura sieciowa Struktura sieciowa (c.d.)(c.d.)

lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół, lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół, pełni też funkcje administracyjnepełni też funkcje administracyjne

brak podziału ze względu na odległość służbowąbrak podziału ze względu na odległość służbową

nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych członków, gdyż nie nadążaliby za tempem pracczłonków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac

często przeradza się w zespół o bardziej często przeradza się w zespół o bardziej scentralizowanej strukturze (np. typu scentralizowanej strukturze (np. typu gwiaździstego) gwiaździstego)

Struktura sieciowa Struktura sieciowa (c.d.)(c.d.)

Struktura gwiaździstaStruktura gwiaździsta

centralna pozycja lidera centralna pozycja lidera

lider pośredniczy w przekazywaniu wszystkich lider pośredniczy w przekazywaniu wszystkich informacjiinformacji

wyłącznie on zna całość projektu – jego odejście wyłącznie on zna całość projektu – jego odejście to ogromne niebezpieczeństwoto ogromne niebezpieczeństwo

lider przydziela wszystkim prace i kontroluje ich, lider przydziela wszystkim prace i kontroluje ich, każdego osobiściekażdego osobiście

Struktura gwiaździsta Struktura gwiaździsta (c.d.)(c.d.)

scentralizowana władzascentralizowana władza

może być to zespół z niedoświadczonymi ludźmi może być to zespół z niedoświadczonymi ludźmi ( lider pomaga niedoświadczonym)( lider pomaga niedoświadczonym)

pracownicy o różnym poziomie zaawansowaniapracownicy o różnym poziomie zaawansowania

problemem jest nieobecność kierownika- np. problemem jest nieobecność kierownika- np. jego urlop, choroba jego urlop, choroba

Struktura gwiaździsta Struktura gwiaździsta (c.d.)(c.d.)

Struktura izomorficznaStruktura izomorficzna

oddaje strukturę projektuoddaje strukturę projektu

opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami zespołuzespołu

prosta budowaprosta budowa

jednoznacznie określona odpowiedzialnośćjednoznacznie określona odpowiedzialność

praca równoleglepraca równolegle

zastosowanie w projektach złożonych, wieloczęściowychzastosowanie w projektach złożonych, wieloczęściowych

Struktura izomorficzna Struktura izomorficzna (c.d.)(c.d.)

Struktura specjalizacyjnaStruktura specjalizacyjna

odpowiedzialny za całość najbardziej odpowiedzialny za całość najbardziej doświadczony członekdoświadczony członek

zadania dla osób wg ich specjalizacjizadania dla osób wg ich specjalizacji

istotne rozwijanie własnych predyspozycjiistotne rozwijanie własnych predyspozycji

wymaga samodzielnościwymaga samodzielności

Struktura specjalizacyjna Struktura specjalizacyjna (c.d.)(c.d.)

Struktura nieegoistycznaStruktura nieegoistyczna

podstawą pracy są zadania i ich znaczeniepodstawą pracy są zadania i ich znaczenie

praca członków podporządkowana realizacji zadańpraca członków podporządkowana realizacji zadań

zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i czasie) zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i czasie) celcel

sukces lub niepowodzenie to zasługa całego sukces lub niepowodzenie to zasługa całego zespołuzespołu

wspólne podejmowanie decyzji, współdziałaniewspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie

Struktura nieegoistyczna Struktura nieegoistyczna (c.d.)(c.d.)

Zarządzanie komunikacjąZarządzanie komunikacją

Planowanie komunikacjiPlanowanie komunikacji

Dystrybucja informacjiDystrybucja informacji

RaportyRaporty

AdministracjaAdministracja

Planowanie komunikacjiPlanowanie komunikacjiWymagania komunikacyjne (suma Wymagania komunikacyjne (suma wymagań informacyjnych uczestników wymagań informacyjnych uczestników projektu) :projektu) :

- powiązania odpowiedzialności - powiązania odpowiedzialności projektu i projektu i uczestników, uczestników,

- dziedziny i działy włączone w - dziedziny i działy włączone w projekt, projekt, informacje informacje o ilości i o ilości i rozmieszczeniu rozmieszczeniu uczestników, uczestników,

- dodatkowe potrzeby informacyjne - dodatkowe potrzeby informacyjne (np. (np. kontakty z kontakty z mediami). mediami).

Planowanie komunikacjiPlanowanie komunikacji

Technologia komunikacji (metody i techniki Technologia komunikacji (metody i techniki używane do transferu informacji) :używane do transferu informacji) :

- natychmiastowość dostarczenia - natychmiastowość dostarczenia informacji informacji (jak szybko powinny być (jak szybko powinny być dostarczane), dostarczane),

- dostępność technologii, przewidywane - dostępność technologii, przewidywane zasoby ludzkie (czy są zdolni do zasoby ludzkie (czy są zdolni do obsługi obsługi systemu), systemu),

- czas trwania projektu. - czas trwania projektu. Ograniczenia Ograniczenia Założenia Założenia

Planowanie komunikacjiPlanowanie komunikacji

Plan zarządzania komunikacją, zawiera : Plan zarządzania komunikacją, zawiera : - zestaw i strukturę metod, które będą używane - zestaw i strukturę metod, które będą używane do zdobywania i przechowywania informacji; do zdobywania i przechowywania informacji; strukturę systemu dystrybucji, strukturę systemu dystrybucji, - opis strony formalnej dystrybucji (metody, - opis strony formalnej dystrybucji (metody, format, zawartość, itp.)format, zawartość, itp.)- terminarz pokazujący kiedy informacje będą - terminarz pokazujący kiedy informacje będą potrzebnepotrzebne- metody otrzymywania informacji pomiędzy - metody otrzymywania informacji pomiędzy zaplanowanymi spotkaniamizaplanowanymi spotkaniami- metody aktualizacji informacji. - metody aktualizacji informacji.

Dystrybucja informacjiDystrybucja informacji

Wyniki pracy Wyniki pracy

Plan zarządzania komunikacjąPlan zarządzania komunikacją

System zdobywania informacji - informacja System zdobywania informacji - informacja może być dzielona pomiędzy członków zespołu może być dzielona pomiędzy członków zespołu z wykorzystaniem szeregu metod od z wykorzystaniem szeregu metod od manualnych po elektroniczne manualnych po elektroniczne

System dystrybucji informacji - dystrybucja może System dystrybucji informacji - dystrybucja może się odbywać przez spotkania, kopie się odbywać przez spotkania, kopie dokumentów, dostęp do sieci i baz danych, fax, dokumentów, dostęp do sieci i baz danych, fax, pocztę elektroniczną, wideokonferencje, itp. pocztę elektroniczną, wideokonferencje, itp.

RaportyRaporty

Plany raportowania powinny Plany raportowania powinny uwzględniać:uwzględniać:

- odbiorcę raportu - odbiorcę raportu

- okres raportowania - okres raportowania

- zawartość raportu- zawartość raportu

- sposób dystrybucji raportu- sposób dystrybucji raportu

RaportyRaporty

Raporty podobnie jak inne plany projektu Raporty podobnie jak inne plany projektu powinny byc realizowane w trakcie wykonywania powinny byc realizowane w trakcie wykonywania kolejnych zadań kolejnych zadań

Raporty zawierają informacje o postępie prac Raporty zawierają informacje o postępie prac projektowych (o zakończeniu zadań lub stopniu projektowych (o zakończeniu zadań lub stopniu ich zaawansowania)ich zaawansowania)

Podstawowym odbiorcą jest kierownik grupy.Podstawowym odbiorcą jest kierownik grupy.

Kierownik projektu przedstawia raporty Kierownik projektu przedstawia raporty (informacyjne, i postęp prac) inwestorowi(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi

RaportyRaporty

Po co?Po co?Analiza odchyleń - porównywanie wyników Analiza odchyleń - porównywanie wyników projektu z planowanymi lub oczekiwanymi projektu z planowanymi lub oczekiwanymi wynikami. wynikami. Analiza trendu Analiza trendu Analiza korzyści - jest to wszechstronne Analiza korzyści - jest to wszechstronne narzędzie badawcze, gdyż bierze pod uwagę narzędzie badawcze, gdyż bierze pod uwagę zakres, koszty oraz terminarz. Dla każdego zakres, koszty oraz terminarz. Dla każdego działania brane są pod uwagę trzy wartości: działania brane są pod uwagę trzy wartości: budżet, aktualny koszt (wykonana praca) oraz budżet, aktualny koszt (wykonana praca) oraz korzyść (wartość procentowa porównania korzyść (wartość procentowa porównania budżetu z wykonaną pracą). budżetu z wykonaną pracą).

RaportyRaporty

Narzędzia i techniki dystrybucji informacji Narzędzia i techniki dystrybucji informacji

Raporty wykonania - zestawienie Raporty wykonania - zestawienie informacji i wyników analiz. Często informacji i wyników analiz. Często stanowi wejścia do procesów kontrolnych. stanowi wejścia do procesów kontrolnych.

Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz wskazują na taką konieczność wskazują na taką konieczność

AdministracjaAdministracja

Dokumentacja pomiarów wykonania - Dokumentacja pomiarów wykonania - całą dokumentacja stworzona dla całą dokumentacja stworzona dla zapisania i analizy wykonania zapisania i analizy wykonania projektu, włącznie z dokumentami projektu, włącznie z dokumentami planistycznymi planistycznymi

AdministracjaAdministracja

Dokumentacja produktu projektu - dokumenty Dokumentacja produktu projektu - dokumenty stworzone dla opisu produktu (plany, stworzone dla opisu produktu (plany, specyfikacje, dokumentacja techniczna, rysunku, specyfikacje, dokumentacja techniczna, rysunku, pliki, itp.) pliki, itp.)

Inne zapisy projektu Inne zapisy projektu

Akceptacja formalna - dokumentacja, którą Akceptacja formalna - dokumentacja, którą akceptuje klient lub sponsor produktu powinna akceptuje klient lub sponsor produktu powinna zostać przygotowana i rozpowszechniona zostać przygotowana i rozpowszechniona

Zdobyta wiedza. Zdobyta wiedza.

DokumentacjaDokumentacja

Dokumentacja projektuDokumentacja projektu stanowi jeden z stanowi jeden z elementów komunikacji w procesie elementów komunikacji w procesie projektowania.projektowania.

Organizacja zebrańOrganizacja zebrań

Większość przeglądów rewizji Większość przeglądów rewizji oraz innych form komunikacji w oraz innych form komunikacji w projekcie jest realizowana na projekcie jest realizowana na zebraniachzebraniach..

Charakter zebrańCharakter zebrań

Zebrania mogą mieć charakter:Zebrania mogą mieć charakter:

- informacyjny- informacyjny

- roboczy (rozdział zadań do realizacji)- roboczy (rozdział zadań do realizacji)

- uzgodnień realizacyjnych- uzgodnień realizacyjnych

- narad roboczych organizowanych w - narad roboczych organizowanych w celu celu rozwiązania jakiegoś problemu.rozwiązania jakiegoś problemu.

Organizacja zebrańOrganizacja zebrań

Aby spotkania były zwięzłe i efektywne Aby spotkania były zwięzłe i efektywne należy przygotowywać je kierując się należy przygotowywać je kierując się kolejnymi fazami:kolejnymi fazami:

- przygotowanie zebrania - przygotowanie zebrania - zwołanie zebrania- zwołanie zebrania- organizacja zebrania - organizacja zebrania - przeprowadzenie zebrania- przeprowadzenie zebrania- zamknięcie zebrania i wnioski- zamknięcie zebrania i wnioski

PodsumowaniePodsumowanie

Dobra komunikacja jest podstawą dobrego Dobra komunikacja jest podstawą dobrego funkcjonowania każdego i wszystkich. funkcjonowania każdego i wszystkich. Umożliwia przepływ informacji, ułatwia Umożliwia przepływ informacji, ułatwia porozumienie i minimalizuje konflikty, porozumienie i minimalizuje konflikty, zwłaszcza te, które wynikają z zwłaszcza te, które wynikają z nieporozumień. Sprawna komunikacja jest nieporozumień. Sprawna komunikacja jest niezbędna przy realizacji projektów IT, gdzie niezbędna przy realizacji projektów IT, gdzie w ramach projektu współpracują ze sobą: w ramach projektu współpracują ze sobą: managerowie, architekci, projektanci, managerowie, architekci, projektanci, programiści, testerzy. programiści, testerzy.

KoniecKoniec

Dziękujemy za Dziękujemy za uwagę.uwagę.