Arbeidslivets spilleregler#1/2012

Avslørt påFacebook

: ferie

Kvitt deg med feriemasetSIDE 8: Hver tredje arbeidstaker har ingen oversikt over fravær og ferier. En enkel løsning gjør at du blir kvitt feriemaset én gang for alle.

: økonomi

Når nedgangen truerSIDE 12: Lær deg å lese nøkkeltallene som kan avsløre om virksomheten din er på vei i feil retning.

Side 4-5

Ansvarlig redaktør: Thorfinn Hansen

Redaksjon: Infotjenester / Glomma Media ASLayout og design: Glomma Media AS

Trykk: Møklegaards Trykkeri ASDistribusjon: Posten Norge ASOpplag: 20.000

Et informasjonsmagasin fra:

Infotjenester ASPostboks 11131710 Sarpsborg

Tlf: 07505

www.infotjenester.no

MILJØMERKET

241 Trykksak 72

3

#1 / 2012

Historisk kontrakt for Infotjenester

Avslørt på Facebook

Viktige rekrutteringskanaler

Kvitt deg med feriemaset

Tåler din virksomhet uværsdager?

HR bidrar til lederutvikling

Sykkelsuksess

Endringer med liten effekt

47 HMS-regler reduseres til 6

Lær Excel-tips fra eksperten

Spørsmål og svar

Supportsider

34

6-78-9

11-1314-1516-17

18192021

22-23

«For ansatte med mange år igjen til pensjonsalder, kan det være fornuftig med høyere risiko fordi man i de fleste tilfeller over lang tid får høyere avkastning.»

Atle TorpRådgiver iInfotjenester

Side 22 og 23

– De nye endringene rundt op-pfølging av sykmeldte har ikke gitt den helt store effekten. I stedet har det medført betydelig merarbeid for alle parter, sier rådgiver i Infotjenester Berit Stokstad.

Side 18

Norske arbeidstakere har ingen oversikt over eget fravær og ferieforbruk. I stedet bruker de både egen og andres tid på spørsmål om dette flere ganger i året. Løsningen kan du lese om i dette nummeret.

Side 8

Juristen Alexandra Plahte regnes som en av landets fremste eksperter på pensjon. Denne våren kan Infotjenester tilby deg et dagskurs i pensjon med Plahte i både Oslo, Bergen og Trondheim.

Side 14

Sykling til og fra jobben har blitt en suksess hos Subsea7 i Stavanger. I dag konkurrerer 500 av 800 ansatte om hvem som sykler lengst og mest. Yngvar Andersen fra NRK Puls hyller tiltaket.

Side 16

3

PÅ SIDEN :::ThorfINN haNSEN

adm. dir. i Infotjenester

historisk kontrakt for InfotjenesterInfotjenester har signert sin største kontrakt noen-sinne med olav Thon-gruppen.

4 500 ansatte i olav Thons virksomheter får i løpet av 2012 full oversikt gjennom systemet hressurs fra Infotjenester. avtalen med Thon-gruppen er historisk. (foto: Scanpix)

I februar inngikk Olav Thon-gruppen med 4500 ansatte en avtale med Infotjenester om kjøp av hele personalsystemet HRessurs. – Gjennom denne avtalen viser vi til fulle at vårt personalsystem også passer for store og komplekse organisasjoner, sier markedssjef Terje Kjenstad i Infotjenester.

KomplEKS orgANISASjoNOlav Thon-gruppen har fra før av Personal-håndbok, Lederhåndbok, HMS-håndbok og avvikssystem fra Infotjenester. Nå har de signert en millionkontrakt som medfører at de tar i bruk hele personalsystemet HRes-surs. – De hadde et behov for å få kontroll og systematikk på hele personalforvaltningen. Thon-gruppen er en kompleks organisasjon med 30 selvstendige selskaper og over 60 fysiske lokasjoner. Med HRessurs får de nå en helhetlig, felles tankegang for admin-istrasjonen av daglige rutiner, fravær og oppfølging av medarbeidere, sier storkunde-ansvarlig Roar Hildebrandt i Infotjenester.

lAvErE SyKEFrAværI løpet av 2012 vil 4500 ansatte i Olav Thons hoteller, eiendomsselskap og andre un-derselskaper omfattes av Infotjenesters personalsystem.

– Forventingen til Thon-gruppen er at de nå skal få bedre kontroll og oversikt slik at de kan spare tid brukt på administrative op-pgaver. I tillegg håper de at sykefraværet vil gå ned gjennom at de får et økt fokus på og økt kvalitet i oppfølgingen av sykmeldte, sier Hildebrandt.Avtalen med Thon-gruppen er den største kontrakten Infotjenester har signert siden gründer Bjørn Garder startet Sarpsborg-firmaet for 27 år siden.

UNIK FAgKompETANSE – De aller fleste personalsystem er bygget ut i fra et behov for kontroll for adminis-trasjonen. Vårt utgangspunkt var å frigjøre tid for lederne ved å systematisere og kvalitetssikre prosesser. Det er vår styrke. I tillegg har vi en unik fagkompetanse på arbeidslivets spilleregler gjennom vår store og erfarne avdeling med juridiske rådgivere, sier Terje Kjenstad.Hvis du er interessert i å lese mer om HRes-surs, kan du gå inn på nettsiden www.infop-ersonal.no. Systemet passer for bedrifter av alle størrelser og har bevist integrasjon mot systemer fra SAP, Portia Chronos, Personic, Visma, Huldt & Lillevik og Formula Lønn og Personal.

3 av 5 ledere leder ikkeNylig kunne vi lese at svært mange ledere ikke leder. En undersøkelse gjennomført av Lederne ga lignende resultat som en tilsvarende under-søkelse Infotjenester gjennomførte i fjor sommer: Operative ledere bruker mindre tid enn de ønsker sammen med sine medarbeidere.

I fjor høst var Infotjenester spon-sor av Gasellekonferansene i regi av Dagens Næringsliv. På konferan-sene møtte vi naturlig nok mange Gasellebedrifter. Det slår meg at en av årsakene til at disse bedriftene lykkes, er nærheten mellom leder og medarbeidere og evnen disse lederne har til å kommunisere bedriftens strategi og overbevisning. I tillegg viser en undersøkelse PWC utførte, at de er over snittet opptatt av orden og struktur i bedriften gjennom blant annet en tilpasset organisering og profesjonalisert økonomistyring.

Hva kan større bedrifter lære av Gasellene?

Flotte strategidokumenter som ikke kommer lenger enn papiret, er ikke verdiskapende. Strategier skal imple-menteres og tiltak gjennomføres. Ef-fektiv hverdagsledelse baserer seg på en overbevisning om at implementer-ing av strategier og planer handler mye om gode relasjoner mellom leder og medarbeider. En relasjon som skal nyttes til økt verdiskapning for bedriften. Derfor er det viktig at le-dere har riktige verktøy slik at de kan bruke mer tid sammen med ansatte og kunder i verdiskapende arbeid.

4

Avslørt på Facebook

Søk

Skriv en kommentar...

Vegar Beider Gleder meg til Bernhoft-konsert i kveld. Blir konge!Liker • Kommenter • for 1 time siden

Avdelings Leder Er ikke du hjemme fra jobb med influensa???for 21 minutter siden • Liker

Vegar Beider Ehh. Ble plutselig mye bedre i ettermiddag.for 19 minutter siden • Liker

fransk dom: – ok å baksnakke sjefenI Frankrike fikk en radioprogramleder sparken etter å ha kalt sine sjefer «uprofesjonelle klovner» på Facebook, fordi de ikke ga en kollega av pro-gramlederen fornyet kontrakt.Programlederen aksepterte derimot ikke oppsigelsen og gikk til retten. Den franske domstolen ga han medhold. De vurderte at Facebook tilhørte den private sfæren, og at kritiske ut-talelser her ikke er god nok grunn til oppsigelser.

En ansatt ber om fri en fredag for å dra på konsert, men får avslag på grunn av arbeidssituasjonen. Fredag morgen ringer han arbeidsgiver og melder fra om fravær på grunn av sykt barn. Arbeidsgiver leser senere på Facebook at han hadde dratt på konsert som planlagt og deltakelsen doku-menteres med bilder.Vedkommende fikk avslag på omsorg-spenger, en skriftlig advarsel og mistet retten til å benytte egenmelding for barns sykdom i seks måneder.

ArbEIDSgIvEr FølgEr mEDRådgiver Atle Torp i Infotjenester har mange historier på lager om sykemeldte som forteller om et svært aktivt privatliv. En av dem forteller om en ansatt som er hundre prosent sykemeldt på grunn av ryggproble-

mer. Arbeidsgiver har forsøkt tilrettelegging og kun gradert arbeid. Vedkommende har enkelt kontorarbeid. Via Facebook blir ar-beidsgiver kjent med at hun har vært på 90 minutter spinning, og mener at hun da også bør kunne utføre noe arbeid. Arbeidsgiver ringer og uttrykker glede over at helsesitu-asjonen var blitt bedre. Det ender med at kvinnen kom tilbake i full jobb dagen etter.En annen var borte fra jobben på grunn av ryggproblemer, men fortalte åpenhjertig sine venner på Facebook at han hadde vært mye ute og padlet kajakk.

Tekst: Terje hansteenIllustrasjon: Geir-ove hauge

Sykemeldte forteller åpenhjertig om sine sysler på facebook. Noen trener, noen er ute og shopper, mens andre er ute på jakt. felles for alle er at de gjerne er i full aktivitet mens de er sykemeldte. Nå begynner arbeidsgiverne å reagere. og reaksjonene kan bli kraftige.

5

– Vi får stadig henvendelser fra arbeidsgivere som reagerer på hva folk gjør når de er sykemeldte. hvis en sykemeldt skriver på facebook at han har fått gjort mye i løpet av dagen, virker det jo ganske merkelig, forteller fagsjef hans Gjermund Gauslaa i Infotjenester.

– Folk kan for eksempel ha vært og trent, shoppet eller gjort rent i huset og informert sine venner på Facebook om dette. Slike aktiviteter vil ofte så tvil om hvor syk vedkommende egentlig er, men her er det viktig at arbeidsgiver vurderer hver sak for seg. Det kan jo være at syk-meldingen er begrunnet i forhold som bedres ved å gjennomføre sosial eller fysisk aktivitet, sier Gauslaa. Arbeidsgiverne reagerer imidlertid ikke bare på hva sykemeldte forteller på Facebook. Infotjenester hører også historier om arbeidstakere som bryter sin taushetsplikt eller som har omtalt kolleger, kunder eller sjefen sin på en negativ måte. Man håner og gjør narr av sjefen sin, ledere mobbes. Dette bryter med den lojalitetsplikten som ar-beidstaker har i et arbeidsforhold og vil kunne få konsekvenser for arbeidstaker, påpeker Gauslaa.

vIKTIg å Få TIl DIAlog – Hvilke råd kan Infotjenester gi arbeids-givere som støter på slike problemer? – Vi har hatt flere henvendelser fra kunder som lurer på hvordan de skal håndtere slike problemstillinger. Det vi anbefaler er å ta et møte med arbeidstakeren, få til en dialog med ved-

kommende om den informasjonen man har fått. På grunnlag av denne dialogen må arbeidsgiver vurdere hvilke reaksjon-er som skal gis. I mange tilfeller vil det være nok at dette er snakket om i et slikt møte, men ved mer alvorlige forhold kan det være riktig å la vedkommende få en skriftlig advarsel. Dersom arbeidsgiver ønsker å avslutte arbeidsforholdet, vil vi ofte råde arbeidsgiver til å få grunnlaget for oppsigelse vurdert av en advokat, sier Gauslaa.

lAg INTErNE rETNINgSlINjErGauslaa anbefaler bedriftene å lage interne retningslinjer for bruk av Face-book. I slike retningslinjer bør det klart fremgå om det er lov å bruke Facebook og andre sosiale medier i arbeidstiden. Dersom det åpnes for dette, bør det også fremgå hva som er akseptabel bruk i arbeidstiden og de kan gjerne minne arbeidstakerne om at de må være var-somme med hvilke opplysninger de leg-ger ut om bedriften, kollegaer og kunder. Ved å etablere slike kjøreregler, blir det også lettere å ta tak i eventuelle avvik, poengterer Gauslaa.

Tekst: Terje hansteen

Sparket etterfacebook-meldingerBåde i Norge og i ut-landet er det de siste årene kommet frem flere saker der ansatte har fått sparken etter uheldige ytringer på facebook.

• I Lenvik kommune i Troms mistet en kvinne jobben som vikar i kom-munen etter at hun på Facebook hadde skrevet at hun var på jobb hos sin gamle arbeidsgiver samtidig som hun var sykmeldt.

• I Charlotte på østkysten av USA job-bet Ashley Johnson som servitør på Brixx Pizza inntil hun på sin Face-book-profil skjelte ut noen kunder som ble igjen utover stengetid og knapt ga noe tips. To dager senere fikk hun sparken.

• I Skövde i Sverige jobbet en 28 år gammel mann på Volvo-fabrikken, utleid fra et vikarbyrå. 28-åringen trivdes tydeligvis ikke spesielt godt. Etter å ha oppdatert Facebook-statusen sin med «En dag igjen av arbeidsuken på dette galehuset», så fikk både han og to kollegaer som støttet ytringen i kommentarfeltet, sparken.

• Også i England har Facebook-meld-inger kostet folk jobben. Stepha-nie Bon fra Colchester i Essex var bankansatt i Lloyd Banking Group. Da hun fikk høre om den nye sjefens høye lønn, la hun ut følgende meld-ing på sin egen Facebook-side: «LBGs nye sjef tjener 4.000 pund i timen. Jeg får 7 pund». Etter at den lokale mellomlederen fikk høre om meldin-gen, fikk Bonn sparken.

Arbeidsgivere reagererhans Gjermund Gauslaa (foto: Kristian helgesen)

6

Organisasjons- og personalansvarlig hos Infotjenester, Annika D´Alicandro, forteller at alt flere bedrifter ser nytten av å bruke sosiale medier som et sted hvor de kan rekruttere nye medarbeidere. Også for In-fotjenester har sosiale medier stadig blitt en viktigere og nyttigere måte å markedsføre seg på.

EFFEKTIvT og bIllIg – Før brukte vi mye avisannonsering når vi trengte nye medarbeidere. De to siste årene har vi hatt lite av det. Ofte er det vanskelig å definere jobbene ved Infotjenester, vi er ute etter mennesker med en sammensatt kom-petanse. Derfor er det viktig å synliggjøre på sosiale medier hva vi jobber med, og nå

ser vi en effekt av det. Med nettverksbyg-gingen som skjer blant annet på Facebook, har Facebook og andre steder som Linkedln og Twitter blitt effektive og billige markeds-føringskanaler for oss. Infoen vår spres fra person til person, og blir fanget opp av veldig mange. Og vi får dermed fanget opp aktuelle kandidater på en annen måte enn før, sier D´Alicandro, og understreker viktigheten av å være tilstede på de arenaer som både dagens, men ikke minst også mor-gendagens medarbeidere er på.

vær bEvISSTD´Alicandro minner om at det er viktig å være bevisst på hvor og hvordan man bruk-er sosiale medier, hvordan man framtrer,

og hvordan man synliggjør seg som bedrift på sosiale medier. Og at man er tydelig på hva som er jobb og hva som ikke er jobb. Og samtidig ikke helt glemmer at ikke alle ennå er aktive deltakere på sosiale medier. -På en god stund ennå kan vi ikke basere oss på at vi bare rekrutterer via sosiale medier. Vi er også nødt til å være synlige i tradisjonelle medier og bruke andre metoder og nettverk for å sikre oss nødvendig kompetanse. Og om en stund er det jo ikke sikkert at Face-book er et riktig sted å være synlig for oss. Det vil også komme nye kanaler.

Tekst: Terje hansteen

Sosiale medier blir nyttige rekrutteringskanaler – Det viktigste med sosiale medier som rekrutteringskanal er å være syn-lig for de passive arbeidssøkerne, de som er på for eksempel facebook og Linkedln. og som oppdager at dette var interessant. Dette kan jeg søke på!

Nyttige tips• Sørg for å delta i utviklingen

og vær synlig der potensielle medarbeidere er.

• Vær bevisst hvilke nettsam-funn man er synlig i – vit hvorfor.

• Sørg for aktivitet. En «død» profilside uten aktivitet kan virke mot sin hensikt i ønsket om å fremstille bedriften som dynamisk og fremtid-srettet.

• Vær bevisst på hvordan du fremstiller bedriften, ikke lov mer enn du kan holde.

• Aktuelle steder med fokus på jobb og rekruttering:

• Linkedln – jobb- og kar-rierebasert nettverk

• BranchOut via Facebook – jobbrettet nettverk på Facebook

• Jobylon – sosial jobbsøker-portal

annika D´alicandro. (foto: Infotjenester)

7

– Hvor viktig har sosiale medier blitt sam-menlignet med tradisjonelle publiseringska-naler med hensyn til rekruttering?

– For meg er sosiale medier i rekrutter-ingsøyemed uunnværlig. For mine eldre bransjekolleger er muligens situasjonen en annen. For eksempel så er LinkedIn et svært godt nettverk for å holde oversikt over sitt nettverk og for å utvide dette. Nettverk er en del av den tjenesten vi selger, og jeg vil derfor hevde at å organisere mitt nettverk på en god måte er forretningskritisk. Det gjør jeg blant annet gjennom LinkedIn, sier rådgiver Nicholay Johansen Tehrani hos Hodejegerne Møllerstad & Christiansen.

– Du sier i et intervju med DN at Linke-dIn er viktigst, mens merverdien av andre nettverk er minimal. Betyr det at Facebook fungerer dårlig som rekrutteringskanal?

– Jeg synes Facebook fungerer dårlig som en rekrutteringskanal annet enn for å kontakte potensielle kandidater og søkekilder som jeg kjenner godt. Dette er dels fordi jeg synes Facebook er en privat sfære – både for meg og for mine kontaktpunkter – og dels fordi

Facebook gir lite relevant informasjon om utdannings- og erfaringsbakgrunn.

– Hvordan bør man fremstå på LinkedIn når man søker etter nye medarbeidere?

– På LinkedIn bør man fremstå som profesjonell. Det kan kanskje sammen-liknes med å representere et selskap på en utdanningsmesse: Du bør vise deg fra din beste side og si noe relevant om hva du/ditt selskap kan tilby. Det er også viktig å svare på henvendelser fra potensielle kandidater. I bunn og grunn handler sosiale medier om nokså grunnleggende mellommenneskelige relasjoner. Kontakten mellom mennesker er altså helt sentralt. Det nye er måten vi organiserer nettverket på, sier Tehrani.

– Har norske bedrifter kommet på banen mht rekruttering via sosiale medier, eller henger vi etter andre land?

– Mitt inntrykk er at Norge ligger nokså langt fremme når det gjelder bruk av sosiale medier i rekruttering.

– Hvor viktig blir sosiale medier som rekrut-teringskanaler i framtida?

– LinkedIn har befestet seg som det viktig-ste profesjonelle nettverket. Det er grunn til å tro at viktigheten av å være aktiv i sosiale medier vil fortsette å øke. Vi ser allerede nå økende krav fra våre kunder til å finne kandidater med høy digital kompetanse. Når det er sagt, avgjøres ansettelsesprosesser på samme måte som før – basert på blant annet faglig dyktighet, personlig egnethet og motivasjon for stillingen. Gode profiler på LinkedIn eller aktive Twitter-kontoer erstat-ter på ingen måte dette, men tilstedeværelse i sosiale medier kan gjøre at du enklere blir funnet av din neste arbeidsgiver. Vi anbe-faler annonsering på LinkedIn og Facebook til de fleste av våre kunder. Vi setter da opp kampanjer basert på demografi, geografi, in-teressefelt og erfaring/utdanning. Det viser seg å være svært effektivt.

Amerikanske undersøkelser viser at over 6 av 10 virksomheter finner aktuelle kandi-dater til ledige stillinger i sosiale nettverk. Og nesten 9 av 10 venter å gjøre det innen ett år.

Tekst: Terje hansteen

– ansettelsesprosesser avgjøres på samme måte som før, selv om sosiale medier har blitt sentrale i rekrutteringsarbeidet, mener rådgiver Nicolay Johansen Tehrani hos hodejegerne Møllerstad & Christiansen.

“Norge ligger langt framme”

rådgiver Nicolay Johansen Tehrani mener sosiale medier er sentral i rekrut-teringsarbeidet. – Norge ligger ganske langt framme i bruk av sosiale medier, sier han til Kompetanse.

8

Kvitt deg med

feriemaset35 prosent av norske arbeidstakere har ingen oversikt over eget fravær og ferieforbruk. I stedet bruker de både egen og andres tid på spørsmål om dette flere ganger i året. Men det finnes en løsning, og den vil spare deg for tid, penger og trolig en hel del irritas-jon.

– En undersøkelse blant norske ledere viser samtidig at de bruker to av fem arbeidsdager på rutiner og administrative gjøremål. En del av dette er nok tilknyttet nettopp spørsmål om resterende ferier, sier produktansvarlig Elisabeth Brevik Karlsen i Infotjenester. Hun synes det er noe oppsikts-vekkende at så mange norske ledere fortsatt tar seg tid til å svare på slike spørsmål, i stedet for å investere i HRessurs som i stor grad vil fjerne problemet.

FUllSTENDIg ovErSIKT – Fordelen med en web-basert løsning er at alle får tilgang til den informasjonen de har behov for. Lederen får total oversikt, mens den enkelte medarbeider få tilgang til egne tall og fakta. Dette fjerner behovet for de stadig tilbakevendende spørsmålene

om restferier og muligheter for å ta et par dager fri. HRessurs gir også oversikt over sykefravær og permisjoner, slik at man på et øyeblikk kan avgjøre om hvordan belegget på avdelingen er. Uten slik oversikt er det fort gjort å si ja til feriedager, uten at vedk-ommende har noe til gode, eller gi noen fri, uten å vite at det er flere fravær på avdelin-gen fra før. Leder får varsel via e-post når en medarbeider har søkt om ferie, og medar-beider får beskjed på samme måte når leder har behandlet søknaden. På den måten foregår all kommunikasjon og behandling fra samme system. Vår løsning hjelper deg på en enkel måte å planlegge ferieavviklin-gen på en kostnadseffektiv måte, sier Brevik Karlsen.

HolDEr orDENHistorikk er også viktig når man skal fordele feriedagene rettferdig. HRessurs holder orden slik at samme medarbeider ikke får sommerferie i de beste julidagene flere år på rad, eller at for mange av dine butikkansatte får juleferie samtidig. Forsiden på løsningen gir deg dessuten aktuell direkteinformas-jon om alle registrerte fravær den aktuelle dagen.

brUKES Av AllEHRessurs har i dag flere tusen brukere som har feriemodulen, og i en brukerunder-søkelse svarte hele 97 prosent at de er tilfreds med produktet, og at det fungerer etter hensikten. – Løsningen er skalérbar og svært bruker-vennlig. Våre medarbeidere er behjelpelige med oppsettet, men den påfølgende bruken av HRessurs er både enkel og logisk. I ut-gangspunktet er den fremstilt med tanke på små- og mellomstore bedrifter, men nå har også de store virksomhetene sett fordelene.

Tekst: Per-Kr. aasen

– Det finnes ingen typisk bruker som har mer nytte enn andre av HRessurs. De fleste ønsker bare bedre underlag for å ta riktige avgjørelser, sier produktansvarlig Elisabeth Brevik Karlsen.

9

ferieekspert Torgeir a. Bjørnland svarer:

KAN ArbEIDSgIvEr TvINgE mEg TIl å TA FErIE?Arbeidsgiver skal påse at ansatte tar ut ferien hvert ferieår, og arbeidstaker har plikt til å avvikle ferie man blir pålagt å ta ut.

Der arbeidstaker har full feriepengeopptjen-ing, kan arbeidsgiver pålegge eller tvinge den ansatte til å ta ferie.

Har arbeidstaker redusert eller ingen feri-epengeopptjening, kan arbeidsgiver likevel pålegge ferie dersom bedriften har felles-ferie og den ansatte berøres av stansen.

Har bedriften ikke fellesferie, kan den ansatte bare pålegges å avvikle så mange feriedager man har opptjent feriepenger til. De feriedagene arbeidstaker ikke har lønns-messig dekning for gjennom feriepengene, kan man altså si nei til.

Hvor lANg SommErFErIE HAr jEg rETT på?Arbeidstaker har krav på tre uker sammen-hengende ferie i tidsrommet 1. juni – 30. september. Når i denne perioden de tre ukene skal legges, er det arbeidsgiver som tar den endelige beslutningen om, etter først å ha drøftet ferien med arbeidstaker. Det store flertall av arbeidstakerne får som-merferien lagt til tidsrommet fra St. Hans til ca 20. august.

Arbeidstakere over 60 år har en ekstra ferieuke, som de selv, med 14 dagers varsel, kan bestemme når de vil ta ut. Denne ekstraferien vil da kunne komme i tillegg til de tre generelle ferieukene, enten i sam-menheng eller separat.

HvA SKjEr Når mAN blIr SyK I FErIEN?En arbeidstaker vil kunne få ferien utsatt under visse forutsetninger. Det må være arbeidstaker selv som blir arbeidsufør, og vedkommende må være helt arbeidsufør (100%). Delvis arbeidsufør gir ikke rettslig krav på utsatt ferie.

Arbeidsuførheten må ha vart i minst seks virkedager (seks sorte dager på kalenderen) i ferien. Tariffavtalen i stat og kommunesek-toren har lavere antall virkedager.

Sykdommen må dokumenteres med legeerklæring, og den ansatte må si fra til arbeidsgiver om at man vil ha ferien utsatt uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt.

Arbeiderpartiet valgte Hressurs – hressurs er et enkelt og selv-forklarende system som gir oversikt. Det sier personal- og administras-jonssjef ann-Cathrin Becken i arbeiderpartiets stortingsgruppe.

– På HR-siden er HRessurs et godt og enkelt verk-tøy, også når det gjelder ferielister, oversikter og så videre. Hos oss er det personal- og administras-jonssjefen som er hovedansvarlig og hovedbruker, sammen med personalassistent. Alle 53 ansatte bruker systemet. Det vil si at de legger inn søknader om ferie, som personalsjefen eventuelt godkjenner. De søker også om permisjoner og tjenestereiser via systemet. Vi kan dessuten ta ut rapporter og lister for

det meste, sier Becken.

FUll ovErSIKTTidligere brukte Arbeiderpartiets stortingsgruppe manu-elle lister, noe som var både tidkrevende og lite hen-siktsmessig. Nå kan personalsjefen se ferieoversikten i forhold til alle ansatte, grupper og så videre. – Personalsjefen kan også som eneste bruker gjøre endringer om slikt avtales, noe som er en sikkerhet for at systemet og ferieplanleggingen fungerer, sier Ann-Cathrin Becken.

Lage

ferieplan!

Lise - nytt

kontonummer:

1211.68.44329

Mangler egen-

melding fra

Tore 23/10!!!

Send mail vedr

firmafest:Noen allergiske

mot sjømat?

Hvor mange

sykedager

har jeg hatt

i år? L

ise

Sjekke:Hvem fikk fri i

romjula i fjor?

Send mail: Skjema ferie-

søknad ligger

på spiserommet.

NB!!!Olsen sykmeldt i 4 uker! Hva nå?!?

Har Petters

sertifisering

utløpt? Finne

kursbevis!

Skiftet etter-

navn til

TORSHEIM!

Lise :-)

Lise - glemte å

søke om fri til

bryllupet?

VIKTIG

:

Fraværs-

rapporteri

ng

til NAV!

Husk kopier av referater fra medarbeider-samtaler!

HUSK: Tore HV-øvelse

hele uke 42. (Søke persmis-

jon)

TIL DEG SOM LIKER Å HA FERIE OG

“ALT DET ANDRE” PÅ ETT STED!

HRessurs er et personalsystem fra Infotjenester AS

SØKNADER OG OPPGAVEVARSLING PÅ E-POST Elektroniske søkeprosesser og egenmeldingsrutiner. Varslinger på e-post når oppgaver skal utføres og veiledning i hvordan det gjøres.

C Johnson

Chief

Designer

Telephone:

+1

555

5555

Email:

c.johnson@comC JohnsonChief Designer

Telephone: +1 555 5555Email: c.johnson@com

ALLE PERSONALOPPLYSNINGER PÅ ETT STED Opplysninger og dokumentasjon som gjelder ansatte, ferie og fravær på ett sted med innsyn for de dere ønsker skal ha det.

FULL OVERSIKT - ALLTID DOKUMENTERT Alle typer personal-, ferie- og fraværsoversikter er alltid oppdatert og tilgjengelige som rapporter og statistikker.

INGEN INSTALLASJON - HELT TRYGT HRessurs er en nettbasert tjeneste. Alt dere trenger for å bruke HRessurs er PC med internettilgang. Data, vedlikehold, backup og sikkerhet blir trygt tatt hånd om av oss.

Skalerbart og fleksibelt.

Passer for ALLE!

ALT VIRKSOMHETEN TRENGER FOR Å ADMINISTRERE OG HA FULL OVERSIKT OVER:

• Nøkkeldata om ansatte• Personaldokumenter• Kompetanse• Ferieavvikling• Fri og permisjon• Egenmeldinger• Sykefravær• Oppfølging av sykmeldte

www.infopersonal.no

Se video:

11

Urolige tider er situasjoner hvor bedriften står overfor ekstra-ordinære utfordringer. Krise er definert som noe som truer or-ganisasjonen, kommer brått og krever kort beslutningstid. for å kunne håndtere en slik utfordring er det viktig å være forberedt.

her gir Infotjenester deg en oversikt over hvordan du kan kjenne igjen en krise og hva du kan gjøre for å dempe effektene.

Tåler din virksomhet

uværsdager?

12

Dette kan avsløretilstanden

Regnskapet viser et lavt overskudd eller under-skudd flere år på rad.

Dekningsgraden synker. Problemer med å selge til regningssvarende Priser.

Mange fordringer er langt over forfall. Alt over 90 dager bør man ha en forklaring på ellers er sannsynligheten liten for å få de inn.

Manglende avsetninger for andre påløpte forpliktelser.

Nødvendig vedlikehold, produktutvikling og markedsføring blir skjøvet frem i tid.

Synkende grad av aktivitet og investeringer in-nen kundeservice og tilsvarende verdiskapende aktiviteter som ikke gir kortsiktig inntjening.

Betydelige ekstraordinære inntekter blir pre-sentert som ordinære inntekter.

Varelageret overvurderes og øker sterkere enn salgsinntektene.

Kassekreditten er stadig helt utnyttet eller overstrukket.

Sterk økning av bedriftens faste kostnader over tid.

Finanskostnadene øker sterkt, særlig grun-net morarenter, overtrekksrenter og avgitte kontantrabatter.

Offentlig gjeld som mva, skattetrekk, arbeids-giveravgift blir ikke betalt til forfall.

Det slurves med avsetning på skattetrekks-konto.

Gjeld til leverandører øker sterkt sett i forhold til omsetning.

Synkende og/eller negativ arbeidskapital.

Utsettelser på betaling av renter og avdrag på faste lån.

Flere inkassosaker og tvangsinndrivelser.

Krav om kontant betaling eller bankgaranti for varekjøp.

Revisor tar forbehold i beretning.

Når du skal følge opp nøkkeltall er utviklin-gen i salgsinntektene, resultatgrad, likvi-ditetsgrad 1 og 2 og arbeidskapital viktigst. Regnskapsanalyse er et eget fag, som blant annet skal gi svar på følgende:

• Hvordan har bedriftens økonomi utviklet seg de siste årene?

• Hvordan er den økonomiske situasjonen nå?

• Hvordan tror man bedriften utvikler seg videre?

• Hvilke krav må stilles for at bedriften skal nå sine mål?

mANgE FAgFElTÅ drive en bedrift i dag krever kunnskaper om svært ulike fagfelt som marked, øko-nomi og ledelse. Å beherske alle like godt, er ikke enkelt. Å analysere et regnskap krever god økonomiforståelse, men er avgjørende for å fange opp eventuelle problemer i bedriften.

Det er viktig å være klar over hvilke tall som kan avsløre om virksomhet-en er på vei ut i uføret. her gir vi deg et utdrag av de viktigste faresig-nalene og tiltakene du bør vurdere. På nettst-edet Daglig Leders aBC gir vi deg full oversikt.

Her er de økonomiskefaresignalene:

balanse ogresultat viktigstRegnskapet er et hjelpemiddel til å vurdere den økonomiske stillingen i bedriften. De to vik-tigste komponentene i et regns-kap er balansen og resultatet.Balansen er et øyeblikksbilde av den finansielle stillingen, og resultatet viser den økono-miske utviklingen mellom to perioder eller hvordan fortjen-esten har fremkommet. Dette betyr at resultatet årlig gener-erer et over- eller underskudd som påvirker egenkapitalen i balansen. For å vurdere sels-kapets økonomiske stilling vil det være balansen som er den viktigste bidragsyter.

13

Når permitteringerer uunngåeligDet er et sett regler som må følges hvis du må gå til det skritt å permit-tere ansatte. følg disse så er du på sikker grunn.

1 DrøFTINg og INFormASjoNSmøTETariffbundet bedrift vil normalt etter tariffavtalen ha en drøfting-splikt med tillitsvalgte. Dette gjelder ikke bedrifter uten tariffavtale, men det er klokt å holde et informasjonsmøte overfor ansatte for å unngå rykter og uro.

2 pErmITTErINgSvArSElDet skal sendes permitteringsvarsel til den enkelte ansatte. Varslings-fristen er 14 dager. I denne perioden skal de ansatte jobbe som vanlig og motta sin avtalte lønn. Permitteringsvarselet må inneholde:

• Dato når permitteringen iverksettes

• Permittering på hel- eller deltid

• Permitteringstidens lengde – hvis dette er bestemt

• Informasjon om at ansatte bør ta med permitteringsvarsel og kopi av arbeidsavtalen når de oppsøker NAV for å søke om dag-penger

Skal man permittere minst 10 arbeidstakere har man meldeplikt til NAV.

UlEmpENE vED pErmITTErINg En del av årsaken til at enkelte permitterer av «gammel vane» kan være at permittering tross alt er et virkemiddel som fremstår som mindre dramatisk enn oppsigelse både for arbeidsgiver og arbeidstak-er. Bakgrunnen er at arbeidsforholdet består i permitteringsperioden, og arbeidstaker vil både ha rett og plikt til å gjenoppta arbeidet når arbeidsmengden øker. Permittering er dessuten et virkemiddel som forholdsvis raskt reduserer bedriftens personalkostnader. Men det er også åpenbare ulemper forbundet med permitteringer. Disse bør arbeidsgiver være klar over og ta med i vurderingen når bruk av virkemiddel skal besluttes.

vIKTIg å vITE:

• Perioden som arbeidstaker kan være permittert uten lønn fra arbeidsgiver er nå 30 uker innenfor en periode på 18 måneder. Dersom situasjonen med mangel på arbeid vedvarer ut over 30 uker, må bedriften finne andre løsninger enn permittering.

• Risiko for å miste kvalifisert arbeidskraft. Arbeidstakere som per-mitteres vil ofte begynne å se seg om etter andre arbeidsgivere. Dersom en permittert arbeidstaker får et tilbud om en annen stilling, vil vedkommende kunne si opp stillingen sin med en oppsigelsesfrist på 14 dager fra dato til dato.

• Tap av omdømme. Der det iverksettes permittering gir dette et signal til omverdenen om at bedriften er i en vanskelig situasjon. Dette kan i sin tur medføre at det blir enda vanskeligere å få inn nye ordre fordi potensielle kunder blir i tvil om bedriftens evne til å levere. Det kan også medføre at bedriften i fremtiden blir mindre attraktiv for arbeidssøkere.

Sørg for å få inn pengeneavkastningsgraden er et tall forteller om bedriftens lønnsomhet. Den vil bedre seg dersom du sørger for å få inn de pengene kun-dene (debitorene) skylder.

Færre debitorer gir tre ulike bidrag til økt lønnsomhet:

1. Verdien av sum eiendeler går ned, noe som gir økt avkastnings-grad

2. De direkte henførbare kostnadene som finanskostander og tap går ned

3. Følgekostnader som lønn og porto går ned, også dette bedrer driftsresultatet og avkastningsgraden

Dette kan du gjøre for å få ned antall debitorer og tap på krav:

• Øke kontantandelen – avtale forskuddsbetaling

• Redusere betalingstiden

• Bedre kredittvurderingen

• Måling og lederadferd

14

– hrs kanskje aller viktigste oppgave er å bidra til at ledere utvikler seg og føler seg trygge i sitt led-erskap. Slik kan vi bidra til at bedrifter har ledere som både evner å skape gode økonomiske resul-tater, og lede sine medarbeidere på en slik måte at de trives og presterer.

– Dersom vi i tillegg evner å ligge i forkant i forhold til trender innenfor de markedene bedriftene opererer i, vil vi være en naturlig diskusjonspartner når forretningsstrategien legges. En HR-medarbeider må ta initiativ, være proaktiv og være der hvor behovene oppstår – det vil si være ute i “butikken” så mye som mulig. Spørre, lytte, observere og utfordre, sier Hege Aamotsmo, HR Direktør ved Lindorff AS og mye brukt kursholder hos Infotjenester.

Hr må SElv TA ANSvArETAamotsmo er opptatt av at HR-ansvarlige skal kreve sin plass i ledergruppa. Stilt spørsmålet om hvorfor HR-medarbeidere ofte står svakt i en ledergruppe, svarer hun som følger. – Min opplevelse er at vi ikke står på langt nær like svakt som før. Tradisjonelt er HR den som har ivaretatt “de myke” sidene ved en bedrift og har ikke blitt sett på som en reell diskusjonspartner når det har kommet til forretningsstrategi og videre utvikling for bedriftene. Når økonomiske nøkkeltall diskuteres og lønnsomheten står i fokus, er vi ikke alltid like gode til å dokumentere at kultur, sykefravær, turnover, manglende kompetanse og så videre ofte er like kritiske for forretningen som andre måltall. HR må selv ta ansvaret for å “komme til bordet” og vise betydningen av for eksempel for høy turnover, sier Aamotsmo.

prIorITErINgEr – Har ledere en tendens til å neglisjere bety-dningen av HR? – Ledere har mye de skal ha fokus på i en hektisk hverdag, jeg opplever ikke ofte at vi bevisst blir neglisjert. Hvis ikke vi som jobber med HR selv kan sikre at området får betydning, er det kanskje vi som sitter med utfordringen, spør Aamotsmo. – Opp gjennom årene har vi i vårt ønske om å hjelpe lederne nok satt i gang for mange

prosesser og implementert for mange verk-tøy. Jeg tror det er viktig at vi blir flinkere til å prioritere hva som virkelig vil utgjøre en forskjell og bedre hverdagen for ledere og medarbeidere. Og som også bidrar til bedre bunnlinje – vi må bli enda flinkere til å sette tall på det vi jobber med og dokumentere betydningen. Det bør være like naturlig for HR å lage businesscase med estimat på ROI som det er for andre områder! Da blir vi heller ikke neglisjert. – Hvilke råd gir du til ledere i forhold til HR-medarbeidere? – Inviter HR inn i til bordet, ta oss med i de strategiske diskusjonene, ha klare forvent-ninger til hva vi skal bidra med – også at det HR jobber med skal måles på lik linje med andres bidrag.

KrAvENE TIl Hr HAr ENDrET SEgMange HR-medarbeidere sliter med å bli trygge på den rollen de har. Etter Aamots-mos oppfatning er det først når HR-medar-beiderne forstår hva bedriften driver med og hva den har behov for av tiltak innenfor områder som for eksempel kultur, kom-petanse, holdninger og ledelse, at medar-beideren virkelig utgjør en forskjell. – Opp gjennom årene har det vært utrolig mange forskjellig kompetanse-bakgrunner for de som jobber med HR. Det har først de siste årene blitt eget fag på høyskolene, og kravene til HR har endret seg mye de siste 10 – 20 årene. HR skal jobbe både på strat-egisk, taktisk og operativt nivå – ofte med få ressurser. I tillegg er HR et fag de fleste mener de kan mye om og som de mener mye om – kanskje spesielt ledere. Det betyr at HR skal møte mange forventninger og klare å finne en god balanse mellom det folk mener vi skal gjøre og det vi selv mener er viktig å få gjort. Ikke minst er det nok også slik at vi fortsatt har en jobb å gjøre med å forretningsorientere oss. – Hvordan har HR-rollen utviklet seg opp

Hr bidrar til lederutvikling

gjennom årene? – Den har gått fra forvaltning og rutinear-beid, til å være mer og mer orientert mot utvikling. Det er fortsatt meget viktig at all “basic” fungerer, kontrakter må være i orden, pensjon og andre forsikringer på plass og så videre. Det kommer jo heldigvis mer og mer systemstøtte som kan ivareta deler av disse områdene, slik at det blir mer tid til å jobbe med oppgaver innen utvikling og lederstøtte.

proFESjoNAlISErINg Av FAgETAamotsmo tror at mange ulike bakgrunner kan være relevante for HR-arbeid.

15

lær pensjon av Alexandra plahteJuristen alexandra Plahte regnes som en av landets fremste eksperter på pens-jon. I tillegg har hun en unik evne til å gjøre kjedelige og innviklede regler forståelige.

Denne våren har Infotjenester den glede av å tilby deg et dagskurs i pensjon med Plahte i både Oslo, Bergen og Trondheim.

I kurset vil du Plahte gå gjennom noen sannheter og myter om pensjon. Hun vil forklare deg hvem som blir berørt av pens-jonsreformen og gå nøyere inn på pensjon fra NAV, Avtalefestet pensjon og tjeneste-pensjon fra arbeidsgiver.

Alexandra Plahte har i en årrekke bistått som uavhengig rådgiver for offentlige og private virksomheter og ansatte innenfor pensjon. Hun er kjent for sitt engasjement og sin evne til å formidle fagstoff på en lettfattelig måte.

Det er ikke uten grunn av Plahte er den personen som oftest intervjues av mediene når de trenger en ekspert til å uttale seg om pensjoner.

I tillegg til å jobbe som foredragsholder og rådgiver, har Plahte skrevet flere fagboker, fagartikler og har en fast spalte i Aften-postens jobbseksjon.

Sjekk om det fortsatt er ledige plasser til Plahtes pensjonskurs på infotjenester.no/kurs. Kurset heter «Pensjoner».

Ti grunner til å velge ett av våre kurs våren 2012:1. Unngå bøter for manglende oppfølging av

sykmeldte2. HMS-reglene endres neste år3. Bli en Excel-ekspert4. Du blir forberedt på usikre tider5. Profesjonaliser styrearbeidet6. Godkjent etterutdanning for regnskaps-

førere7. Alltid oppdatert på nye regler8. Rekordmange nye kurs9. Pensjonsreglene endres10. Du blir mer effektiv

SE AllE KUrSENE på:www.infotjenester.no/kurs

Hr bidrar til lederutvikling

– Det vil alltid være et område hvor personlige egenskaper er særdeles viktig, så som evne til å forstå både bedrift og mennesker, interesse for mennesker, evne til kommunikasjon, løsningsorien-tering, mot til å utfordre, god til å megle og annet. Ellers er det meget positivt at det er flere høyskoler som nå har utdan-ning på både Bachelor og Masternivå in-nen HR. Dette vil også bidra til profesjon-alisering av faget vårt. Det kan også være bra dersom man har praksis fra linje før man går inn i HR – det kan gjøre det enklere å forstå helhet, men jeg opplever

det ikke som noen forutsetning. – Når du kjører kurs om HR for Infotjen-ester, hva er de hyppigste spørsmålene du får fra kursdeltakerne? – Det kommer spørsmål innenfor flere områder: Forskjellen på personal/HR, hva er forretningsorientert HR, hvordan makte å jobbe på både strategisk, taktisk og operativt nivå – på omtrent samme tid?, hvordan “bevise” viktigheten av det vi gjør, hvordan få ledere til å se at HR of-tere handler om investering enn utgifter og hvilke nøkkeltall vi skal ha fokus på.

16

Sykling til og fra jobben har blitt en suksess hos Subsea7 i Stavanger. Det startet forsiktig i 1996. I dag konkurrerer 500 av 800 ansatte om hvem som sykler lengst og mest. En av gevinstene er et veldig godt arbeidsmiljø.

Prosjektdirektør Carl Håkon Jarstø hos Subsea7 kan melde om utrolig stor interesse for sykling til og fra jobben, men også på fritiden. Mange har et-ter hvert skjønt at de slår to fluer i ett smekk. De sparer tid og de kommer seg i form på samme tid. Med andre ord to gode grunner til å la bilen stå. – Den beste grunnen til å sykle til og fra jobben er at man slipper den lange bilkøen fra Stavanger til Forus. Det er jo bare en utrolig følelse når man passerer alle bilene, sier en entusiastisk Jarstø.

KoNKUrrErErAlle som klarer å sykle 1000 kilometer i året, enten på jobben eller i fritiden, får sykkeltøy av bedriften. Så langt har det blitt delt ut 600 sett. Subsea7 har laget en konkurranse om hvem som sykler flest ganger til og fra jobb og hvem som blir den beste kvinnelige syklisten. Og det arrangeres kampanjer med fokus på blant annet kosthold og treningsturer. 100 av de ansatte er også med i det kjente Nordsjørittet. Næringslivsforeningen i Stavanger har dessuten etablert Sykkelløftet, et initiativ som har som mål å påvirke folk til å ta sykkelen fatt og på samme tid få redusert bilkøen.

SoSIAl gEvINST – Vi merker hvor viktig sykling har blitt for den sosiale biten. Folk sykler sammen til og fra jobb. Arbeidsmiljøet har blitt utrolig bra, og vi opplever at sykling trekker oss på tvers av selskapet. Og vi vet at suksessen med sykling også trekker nye folk til Subsea7, sier Jarstø. – Bør et slikt initiativ være forankret i ledelsen? – Ja, det er helt nødvendig. Ledelsen har vært veldig flinke til å støtte opp om dette initiativet med midler. Og daglig leder skal delta i Nord-sjørittet, sier Jarstø som selv ikke overraskende er ivrig syklist.

Sykkelsuksess

Subsea7Subsea7 er et av verdens ledende undervannsentrepenørselskaper. Selskapet har over 12 000 ansatte verden over og hovedkontoret ligger i Aberdeen. I Norge ligger hovedkontoret i Stavanger/Sola. Selskapet opererer innenfor prosjektledelse, engineering og offshore undervannsoperasjoner og utfører installasjon, reparas-jon og vedlikeholdsarbeid fra 40 spesialfartøy.

17

mange gode langtids- effekter – hvis man klarer å få med de som ellers ikke beveger seg, er gevinsten ved sykling stor, sier treningsekspert Yngvar andersen, kjent fra NrK Puls.

– Sykling er en god start på dagen, og har en god effekt Da kommer man til jobben med godt humør. Undersøkelser viser at moderat trening gir like mye lykkestoff i hjernen som det en lykkepille gir. De langsiktige effektene er bedre søvn, det blir lettere å takle stress og det forebygger plager og sykdommer, Og har man først begynt å sykle og merker at det gjør en godt, kan det få positive ring-virkninger, poengterer Andersen.

– Da får man ofte lyst til å begynne å trene på fritiden. Men sykling til jobben må ikke bli en konkurranse om hvem som sykler lengst og fortest. Det trenger heller ikke kulminere i et sykkelritt. Man bør ha fokus på at sykling er en god start på dagen, at det skaper trivsel og gir mer energi , sier Andersen.

18

– De nye endringene rundt oppfølging av sykmeldte har gode intensjoner, men vi har ennå ikke sett den helt den store effekten. Men det har medført betydelig merarbeid for alle, sier Berit Stokstad, rådgiver i Infotjenester.

– Det positive er at endringene har ført til større fokus på sykefravær, og det er jo veldig bra, sier Stokstad.

KoNSEKvENSEr Av ENDrINgENE For ArbEIDSgIvErOppfølgingsplanen som nå skal sendes til sykmelder bidrar til nyttig informasjon om den sykmeldtes arbeidsoppgaver, tiltak som bedriften kan tilby og som eventuelt er forsøkt. – Statistikker viser at dette har ført til at bruken av gradert sykmelding har økt noe, men for øvrig har vi oppfattet at det har vært liten respons fra legene, sier Stokstad.

mANgE DIAlogmøTEr UTEN lEgEEtter syv ukers sykefravær, skal dialogmøte 1 avholdes. I følge Stokstad blir mange dialogmøter avholdt uten lege, enten fordi arbeidsgiver ikke har funnet det hensikts-messig, eller fordi vedkommende ikke har anledning til å møte. – Innføring av bøter har selvsagt medført et langt større press på bedriftene, og gode prosedyrer er derfor nødvendig. Infotjen-ester har utviklet et fantastisk godt system for sykefraværsoppfølging hvor leder til enhver tid blir informert om hva som skal gjøres, når og hvordan det skal gjøres, for-teller Stokstad.

Tekst: Terje hansteen

Fakta omendringeneArbeidsgivers plikter i sykefravær-soppfølgingen:

• 4 uker: Utarbeide oppfølging-splan og sende denne til sykmelder.

• 7 uker: Avholde dialogmøte 1 med den sykmeldte, eventu-ell bedriftshelsetjeneste og sykmelder.

• 9 uker: Alltid sende rapporter-ingsskjema og som hovedre-gel også oppfølgingsplan til NAV.

• Dersom man mener å være unntatt fra å utarbeide op-pfølgingsplan og avholde dialogmøte, skal uansett rapporteringsskjema sendes inn. I skjemaet skal det gjøres rede for årsakene til at dialogmøte ikke er avholdt og/eller at oppfølgingsplan ikke er utarbeidet.

Endringer med liten effekt

Fastlegene venter på forbedringer – Jeg får en del tilbakemeldinger om at syke-fraværsarbeidet tar mer tid enn før, blant annet fordi det er mer møter. Fastlegene får en del uhensiktsmessige møteinnkallinger og er usikre på om denne tidsbruken er fornuftig. Jeg får også tilbakemeldinger om at oppfølgingsplaner fra arbeidsgiverne kommer i et uhensiktsmes-sig format, da de er på papir , ofte håndskrevet, og ofte er reaktive. De inneholder opplysninger om hva som er gjort hittil, ikke hva arbeidsgiver kan tilby av tilrettelegging framover. Jeg er kjent med at departementet arbeider med å forbedre disse punktene, sier Trond Hansen, visepresident i Legeforeningen.

Kritisk NHo – NHO har tatt opp med NAV at håndhevingen av nytt regelverk blant annet har medført at bedrifter urettmessig har fått varsel om sanksjoner. Også in-nrapportering til NAV av bedriftenes oppfølging er for komplisert. NAV har tatt tak i de kritiske merknad-ene fra NHO og er i gang med utbedring av rutiner, sier spesialrådgiver i NHO, Ann Torill Benonisen.

For tidlig å konkludere – Det tar tid å forankre nye regler, men vi ser at det nye oppfølgingsregimet er i ferd med å feste seg. Det er imidlertid for tidlig å komme med noen konklus-jon, sier NAV om endringene. Arbeid-sminister Hanne Bjurstrøm strekker seg til å si at det er inspirerende med så gode tall det første kvartalet med mange nye IA-tiltak. Fra 3. kvartal 2010 til 3. kvartal 2011 har sykefraværet gått ned med nesten 5 prosent. - Sykefraværet er nå på nivå med det laveste vi har sett siden IA-avtalen trådte i kraft i 2001, sier Bjurstrøm.

19

– Jeg må innrømme at jeg først var skeptisk. Ville dette bare bli en forenkling av hMS-reglene på papiret? og gjøre det vanskeligere i praksis? Etter å ha sett gjen-nom de nye forskriftene, tror jeg at dette vil oppleves som en reell forenkling. Det blir færre steder å slå opp. og man finner mer informasjon samlet på ett sted, sier hMS rådgiver anne Sandtorp.

Mange av Infotjenesters kunder har vært spente på hvordan de nye HMS-forskriftene slår ut. Sandtorp kan berolige dem med at det faktisk er snakk om en forenkling når det nå blir færre HMS-forskrifter. 47 blir til 6. De nye forskriftene innføres med virkning fra 1. januar 2013.

STrUKTUrENDrINg-Selve omleggingen og det å bli kjent med regelverket på nytt kan bli ressurskrevende. Men jeg tror at når folk blir vant til dette, og hvis myndighetene er flinke til å informere underveis og utarbeide gode veiledningsdo-

kumenter, så vil man kunne finne samme informasjon som tidligere. I selve innholdet ser jeg ikke noen store endringer, det er hovedsakelig snakk om en strukturendring, sier Sandtorp i Infotjenester.

mEr KoNKrETE ForSKrIFTErSærforskriftene blir nå borte, men innholdet blir stort sett tatt med i de nye forskriftene.

De nye forskriftene er:1. Forskrift om organisering, ledelse og

medvirkning.2. Forskrift om utforming og innretning

av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften)

3. Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)

4. Forskrift om tiltaksverdier og grensever-dier for fysiske og kjemiske faktorer i arbeidsmiljøet samt smitterisikogrup-per for biologisk faktorer (forskrift om tiltaks – og grenseverdier)

5. Forskrift om konstruksjon, utforming og fremstilling av tekniske innretninger som ikke dekkes av forskrift om maski-ner (produsentforskriften)

6. Forskrift om administrative ordninger på Arbeidstilsynets område (forskrift om administrative ordninger)

TrE FørSTE SENTrAlE – I nr 1 stilles det krav til risikovurder-

ing og medvirkning. Deretter kommer arbeidsplassforskrifter, som stiller krav til selve arbeidsplassen. Så kommer forskrift om utførelse av arbeid, her ligger kravene til sikker utførelse av arbeidet, forteller Sandtorp. I nr. 4 finner man såkalte tiltaks – og grenseverdier, f.eks. grenser for støy eller kjemisk eksponering. Produsentforskriften handler om de som produserer arbeidsu-tstyr, mens den siste forskriften handler gjelder utøving av offentlig myndighet og administrative ordninger i tilknytning til sikkerhetsopplæring, bedriftshelsetjen-este, sakkyndig virksomhet og regionale verneombud. – I praksis tror jeg at de tre første forskrif-tene vil være de mest sentrale. Dette er snakk om hovedforskrifter som vil favne mange. Så vil man heller slå opp de andre ved behov, konkluderer Sandtorp.

ArbEIDSTIlSyNET – Ikke alle får med seg nødvendig informas-jon om de nye forskriftene, derfor tar det også ett års tid før de trer i kraft. Vi har fått flere henvendelser fra kursarrangører som er usikre på hva slags materiale de nå skal bruke når de nye HMS-forskriftene kom-mer. Hos de kommersielle aktørene derimot er de nye forskriftene godt forankret, sier avdelingsdirektør Gry Singsaas i Avdeling for lov og regelverk i Arbeidstilsynet.

– Særforskriftene blir borte, men selve innholdet videreføres i stor grad i de nye forskriftene, sier hMS rådgiver anne Sandtorp i Infotjenester.

Det blir færre HmS-forskrifter. 47 blir til 6.

Forenkling til det bedre

20

lær Excel-tips fra eksperten

mINIgUIDEInneholder alle de vik-tigste av statens satser og nyttig informasjon om frister for skatt og merverdiavgift.Tilgjengelig på: iPhoneUtgiver: Idekompaniet AS for Infotjenester

DropboxEn perfekt applikas-jon for å sikre at du har tilgang til viktige dokumenter og filer hvor enn du er i verden. Kan settes opp med eget passord for ekstra sik-kerhet.Tilgjengelig på: iPhone, iPad og AndroidUtgiver: Dropbox

EvErNoTEMed denne appen kan du lagre notater, bilder og lydopptak med au-tomatisk synkronisering til PC eller Mac.Tilgjengelig på: iPhone, iPad og AndroidUtgiver: Evernote

proFF NorgEGir deg muligheten til å søke i dybdeinformas-jon som regnskapstall og roller, i 1,3 millioner bedrifter i Norge. Tilgjengelig på: iPhone og iPadUtgiver: Eniro Norge

TIE rIgHTSliter du med slips-knuten? Denne appen gir deg en guide steg-for-steg i seks forskjellige knuter. Tilgjengelig på: iPhone, iPad og Android. Utgiver: Esoteric Devel-opment

5 gratis apper du bør sjekke ut

Jon-Gunnar Pettersen er en av Norges fremste eksperter på praktisk bruk av Excel.

– Rapporteringskravene til medarbeidere på lønn og HR er økende. Det som var bra nok i fjor, er ikke bra nok i år, sier Excel-guru og kursholder for Infotjenester, Jon-Gunnar Pettersen.

Han har jobbet med kurs og konsulentvirk-somhet siden 1995 og vet godt hvor skoen trykker for Norges lønns-, regnskaps- og hr-medarbeidere. Han opplever at de aller fleste på kort tid kan lære seg å bruke Excel slik at arbeidshverdagen blir enklere aller-ede dagen etter. – Oppgaver mange bruker flere timer på å få til, kan ofte gjøres på noen få minutter, sier Pettersen.

I vår holder han både innføringskurs og videregående kurs i Excel for Infotjenester i både Oslo, Trondheim, Bergen og Stavanger.Her deler han to konkrete tips om jobbing med tabeller og en hurtigtast som kanskje kan hjelpe deg til å jobbe mer effektivt med Excel:

HUrTIgTAST:F4 er en elegant hurtigtast i Word, Excel  og PowerPoint – den gjentar siste endring du gjorde. Så dersom du for eksempel skal formatere mange celler med samme format, formater en av dem og trykk F4 på resten.

TIpS 1:Dersom du skal splitte en kolonne i flere kolonner, og/eller rydde litt i dataene, er

Data - Tekst til kolonner en god funksjon. Med denne kan du for eksempel splitte post-nummer og poststed, gjøre om tall som ikke er «ekte tall». For å splitte postnummer og poststed velger du fast bredde, deretter kan du dele der du måtte ønske. Merk at det løn-ner seg å definere postnummer som tekst for at innledende 0-tall ikke skal forsvinne

TIpS 2:Har du mistet et innledende nulltall i for eksempel postnummer, personnummer eller ansattnummer? Det finnes to måter å løse dette på.

1) Dersom målet kun er at det skal bli kor-rekt på skjerm/utskrift, kan du bruke høyre musetast - formater celle, velg der egend-efinert og skriv inn eks. 0000 for postnum-mer eller 00000000000, evt 000000-00000 for personnummer. 2) dersom du vil endre den «tekniske verdien» i cellen må du bruke en formel: For eksempel =TEKST(a2; “0000”) gir deg postnummer med 4 siffer med innledende null  – dersom det står et tall i celle A2.

Dersom du ønsker å lese mer om kursene til Jon-Gunnar Pettersen, kan du gå inn på www.infotjenester.no/kurs.

: support Hver dag besvarer Infotjenesters rådgivere hundrevis av spørsmål.

Kundene stiller spørsmålene via telefon (07505) og Infotjenester.no.

På de tre neste sidene trekker rådgiverne fram aktuelle problemområder.

::: ArNSTEIN AArUm rådgiver i Infotjenester

::: KAmIllA lUNDE SørlI rådgiver i Infotjenester

Hvordan er reglene for arbeidsgivers dekning av telekommunikasjon?Har arbeidstaker ett abonnement dekket av arbeidsgiver, er det et fribeløp på kroner 1 000 som er skattefritt, de neste 4 000 kronene er skattepliktig fordel. Dekning utover 5 000 kroner er igjen skattefritt. Har arbeidstaker to eller flere abonnement, er fortsatt fribeløpet på kr 1 000 skattefritt, de neste kr 6 000 er skattepliktig, dekning utover kr 7 000 er så skattefritt.

Eventuell egenbetaling fra arbeidstaker reduser-er den skattepliktige fordelen.

Hvis en arbeidstaker legitimerer tjenestesam-taler på spesifisert utskrift fra teleleverandøren, kan arbeidsgiver refundere de legitimerte tjenestesamtalene skattefritt. Hvis arbeidsgiver derimot refunderer mer enn legitimerte tjen-estesamtaler, f.eks. andeler av abonnement eller andeler av private utgifter, vil sjablonbeskatning bli utløst.

Kommer bevegelige hellig-dager i foreldrepermisjonen i tillegg til den ordinære kvoten?Nei. Dette følger av folketrygdloven § 14-7 hvor det frem-kommer at det ytes foreldrepenger for alle dager unntatt lørdag og søndag. Det er ikke tatt forbehold om helligdager, hvilket innebærer at for eksempel en fedrekvote på 12 uker løper sammenhengende uten forlengelse av såkalte “røde” dager.

Kan man bruke egenmelding ved fravær deler av en dag?I henhold til folketrygdlovens bestem-melser kan egenmelding kun benyttes for hele fraværsdager. Dersom en ansatt for eksempel går hjem fra jobben på grunn av sykdom, er dette sykefravær

deler av en dag. Da vil den ansatte ikke ha lovregulert rett til lønn. En rekke bedrifter betaler imidlertid lønn som følge av tariffavtaler eller individuelle avtaler.

: support22

TIPS fra :::haNS PETTEr aNDErSENrådgiver i Infotjenester

TrygderettBerit Stokstad

ArbeidsrettTherese Gram

ArbeidsrettTorgeir A. Bjørnland

regnskapHans Petter Andersen

info

tjene

ster

.no

Hr og ledelseElin K. Ryen

regnskapEspen Øren

Guide til valg av pensjon

Utenlandsk momsUtenlandsk merverdiavgift kan forekomme når en virksomhet har kjøpt varer som blir sendt fra et sted utenfor Norge til et annet sted utenfor Norge. Eller virksomheten har kjøpt tjenester hvor leveringen av tjenesten er knyttet til et bestemt fysisk sted, for eksempel en hotellovernat-ting i Sverige.

Denne merverdiavgiften kan ikke fradragsføres og fås tilbake gjennom om-setningsoppgaven i Norge, men dere kan søke om å få refundert denne.

Det finnes en rekke inter-nasjonale refusjonsord-ninger for tilbakebetaling av merverdiavgift som næringsdrivende har pådratt seg ved aktiviteter i utlandet. Disse ordningene kan benyttes av virksom-heter som ikke er regis-trert for merverdiavgift i vedkommende land, men som har blitt belastet med merverdiavgift der.

Hovedregelen er at refusjon ytes etter de samme regler som gjelder for innenland-sk fradrag for merverdiav-gift i vedkommende land.Refusjon kan kreves kvar-talsvis eller årlig avhengig av refusjonskravets stør-relse. Søknadspapirer m.m. sendes til det landet hvor merverdiavgiften er pådratt og behandlingstiden på søknaden varierer fra det enkelte land.

: support 23

faGEKSPErTEN SVarEr:::aTLE TorPrådgiver i Infotjenester

FAgsUppOrt & 07505

TrygderettKamilla Lunde Sørli

TrygderettAnne Cathrine Strekerud Gjøs

lønnArnstein Aarum

TrygderettAtle Torp

lønnJohnny Nymark

lønnØivind Elvestad

Hr og ledelseErik Jullumstrø

HmS Anne Sandtorp

Ved valg av pensjonsleverandør og type pensjonsordning er det viktig å tenke på at bedriften skal ha en ordning som både arbeidsgiver og ansatte kan for-holde seg til. En oversiktlig drift og et enkelt ajourhold vil være en fordel for alle.

Når det gjelder valg av pensjon-sleverandør, kan det være en fordel at leverandøren har:• enkle rutiner for drift og op-

pdatering• rådgivere som kan gi god

veiledning• valgmuligheter mellom flere

fond og risikoprofiler• lave administrasjonskost-

nader

Pensjonsleverandøren bør kunne tilby valgmuligheter mel-lom flere fond og risikoprofiler. Dette med bakgrunn i at valgene man tar når det gjelder risiko, må sees i sammenheng med tidshorisonten for sparingen.

For ansatte med mange år igjen til pensjonsalder, kan det være fornuftig med høyere risiko fordi man i de fleste tilfeller over lang

tid får høyere avkastning. Ord-ningene kan derfor med fordel være fleksible slik at risikoen kan reduseres når den ansatte nærmer seg pensjonsalder.

HvIlKE orDNINgEr KAN ForETAKET vElgE mEllom?Foretaket kan i hovedsak velge mellom innskuddspensjonsord-ning eller ytelsesbasert pensjon-sordning.

For bedrifter som ønsker å ha god oversikt over sine kost-nader i forbin-delse med opprettelse av tjenestepens-jonsordning, vil en ordning med innskuddspen-sjon være det naturlige valget.

For bed-rifter med en større andel høytlønnede og hvor bedriften har en god økonomi hvor man kan ta høyde for varierende

utgifter, vil en ytelsesbasert pen-sjon kunne være et godt valg, da denne vil kunne gi mer igjen til den ansatte ved pensjonsalder.

INNSKUDDSpENSjoNInnskuddsbaserte pensjons-forsikringer fungerer på den måten at arbeidsgiver forplikter seg til å innbetale et gitt årlig innskudd til et selskap. Innskud-

det kan enten forvaltes i forsikringsselskap eller i bank, og det kan forvaltes som en del av en fellesskapsportefølje eller i ulike fond.

Det som vil bestemme den fremtidige pens-jonsutbetaling, vil være avkastning og verdiut-vikling på plasseringene. I en innskuddsbasert ordning kan de ansatte normalt velge risikopro-fil på egen portefølje. I de innskuddsbaserte ordningene er det ar-

beidstaker som bærer risikoen fordi ingen på forhånd vet hvordan verdiutviklingen på innskuddene blir.

For arbeidsgiverne innebærer en innskuddsbasert ordning større sikkerhet fordi bedriften til enhver tid har oversikt over de årlige innbetalingene.

yTElSESbASErT pENSjoNDet mest fremtredende kjen-netegn ved en ytelsesbasert pen-sjonsordning er at det avtales et pensjonsnivå mellom bedriften og de ansatte, for eksempel at ytelsesnivået skal være 66% av sluttlønn. Dette sikrer de ansatte et gitt fremtidig pens-jonsnivå.

Ved en ytelsesbasert pensjon be-taler foretaket årlige innskudd til ordningen. Disse tilskuddene beregnes av pensjonsinnretnin-gen etter forsikringstekniske prinsipper. Størrelsen på pre-mien vil blant annet avhenge av arbeidstakers antatte sluttlønn, medlemstid i ordningen, alder etc.

Ulempen for arbeidsgiver er at størrelsen på de fremtidige pre-mieinnbetalingene er ukjente.

B

Returadresse: Infotjenester AS Postboks 1113, 1705 Sarpsborg

Gå inn og prøv gratis og uforpliktende på www.infotjenester.no/forstehjelp

PRØVUFORPLIKTENDE

i 14 dager!

Personlig fagsupport er inkludert. I tillegg kan du laste ned kvalitetssikrede maler og skjema. Oppslagsverket viser deg steg for steg hvordan du skal gjennomføre vanskelige prosesser.

Få svarene når du trenger dem!

Førstehjelp i vanskelige tider

Praktiske oppskrifter for å komme over kneika

Vårt nettbaserte oppslagsverk Førstehjelp i vanskelige tider gir deg tips og råd for å

• Bedre virksomhetens likviditet

• Oppdage og forebygge kriser

• Kutte de riktige kostandene

• Gjennomføre korrekt nedbemanning

• Kommunisere riktig i vanskelige tider

Daglig leders