Gestion Documentaire Enrichie pour SharePoint 2010 :Capture, Recherche & Collaboration

Edward O’Meara Business Development Manager, Software

Europe, Moyen-Orient, Afrique

Documation - Mars 2012

LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION

VOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS

Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne sont pas sous contrôle judiciaire.La circulation des marchandises et des services vers les clients continue normalement dans le monde entier.La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un financement de débiteur-exploitant :Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde, Monétiser les brevets non stratégiques,Résoudre équitablement les problématiques de pensions,Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus rentables.

www.kodaktransforms.com

1. Adoption des Utilisateurs

2. Méthodologie

3. Technologie

Les bases d’une GED réussie

ECM : 1 Stratégie & 5 PhasesGérer la Croissance du Contenu Non-Structuré

Meilleures pratiques pour la GED SharePoint

• Gouvernance

• Gestion du Cycle de Vie du Contenu

• Plan de Classement

• Ressources

• Gestion du Changement

• Gestion des Exceptions

• Traçabilité

• Politique de Rétention

Documents & Processus Métiers

EnterpriseInformation

Marketing

Sales

Accounting

General ServicesManufacturing

HumanResources

CustomerCall Center

• Sales Manuals• Proposals/RFPs• Event Invitations• Sales Collateral• Parts Catalogs

• Statements• Invoices• Reporting

• Office Printing• Commercial Print• Publishing/Reprographics• Forms• Transactional Documents

• Recruiting Collaterals• Employee Benefit

Communications• Employee

Education

• Letters• Vouchers• Coupons• Checks• Sales Program

Information• Product Literature

• Product Drawings• Work Orders• Safety Data Sheets• Change Orders• Process Sheets• Product Documentation

Quel processus allez-vous implémenter en priorité dans SharePoint 2010?

• Direct Mail• Newsletters• Product Marketing Brochures• Product Specifications• Market Attack Plans

Document SetsBLOB Storage Business Connectivity ServicesAudit TrailDocument IDContent OrganizationManaged MetadataList ValidationsLarge List OptimizationSearch

SharePoint 2010 : Focus GED

• Capture

• Workflow

• Storage & Archive Management

Des fonctions GED à ajouter

Exemple de mise en œuvre par Circum• La société Circum :

– SSII spécialisée dans la mise en place de solutions SharePoint (Gold Microsoft)

– Partenaire Kodak pour son activité « traitement de documents numériques »

• Proposition de valeur :– Utiliser SharePoint comme une plateforme de productivité

collaborative– Déployer les solutions complémentaires Kodak, Nintex et

Arx pour Capturer, enrichir, visualiser, procédurer, valider et signer !

• Domaines d’application :– Note de frais, demande de congés, …– Contrats, procédures qualité,…– Gestion des factures fournisseurs, courriers entrants

Exemple de mise en œuvre par Circum• La dématérialisation des factures fournisseur (Civia) :

– Scan des factures, visualisation, association à un domaine (Market, Sce gx, Com,…)

– Déclenchement d’un workflow (approbation, annotation, rejet,…)– Signature forte du document

• Bénéfices :– Réduction du temps : fini les parapheurs !– Mobilité : les signataires peuvent approuver à partir d’un mobile– Réduction de 40% des coûts de traitement– Fiabilité – Réutilisation

Pourquoi la GED dans SharePoint?

• SharePoint est déjà dans votre entreprise !

• Pour tout ou une partie de vos process métiers

• Compétences internes existantes

• Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint

• SharePoint Professionals

• Subject Matter Experts

• Accompagnement intégrateurs

• Solutions clés-en-main et personnalisables

Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture

Collaborateurs

Coût SW < 4000 €

Contrôle,Conformité& ROI

Workflow StockageApprobationRecherche

Numérisationen réseau libre-service

Dossiers surveillés et tâches illimités

Envoi automatique des Documents et Données

dans SharePoint

Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations !

CAPTURE PRO SOFTWARE

Envoi

ODBC

CAPTURE INDEX OUTPUTFormater

Image & DataValider les

Informations

Scanners

Indexer lesDocuments

Extraire lesDonnées

Optimiserles images

EntréeDocuments

Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations !

Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations !

Agents Service Clients

Numérisation ponctuelledepuis SharePoint

Coût SW< 3600 €10 users

Scan & View de & versSharePoint!

Numériser, Visualiser, Comparer, Editer, Indexer, Annoter

& Trouver dans SharePoint

Workflow StockageApprobationRecherche

Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture

DEMOScan And ViewNumériser depuis SharePoint vers SharePoint

De SharePoint vers SharePoint Kodak Scan And View: DEMO numérisation

Taxonomie: Comment classez-vous vos documents?Types de Contenu: Assistant Capture Pro - indexation automatiqueDossiers: Assistant Capture Pro - création automatique

Comment nommez-vous vos documents? Ponctuel : fonction embarquée dans le scannerPonctuel + Colonnes manuelles : Scan & ViewMultiple, variable & automatique (Colonnes & Dossiers) : Capture Pro

Effectuez-vous des recherches sur:Contenu ? PDF OCR embarqué dans le scanner & Capture Pro

Recherche SharePoint plein-texteMétadonnées? Colonnes complétées automatiques Capture Pro

Recherche multi-critères sur les Colonnes Scan and View

Combien de temps consacrez-vous à chercher?Trouver visuellement Document Viewer

Meilleures Pratiques : Trouver + vite vos documents SharePoint

Adoption Utilisateurs: Trouver en un clin d’œil !

Adoption Utilisateurs: Trouver précisément avec les Colonnes !

Adoption Utilisateurs: Comparer vos documents SharePoint

Adoption Utilisateurs: Editez les images & infos… simultanément !

Column Search tab

Annotations

Metadata panel

Document view

Page thumbnails

Document tabs

Toolbar ribbon

Document explorer

Eliminez les silos d’information !

Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts !

Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée !

Avec le soutien de Partenaires glocaux

Accélérez l’expansion de la GED avec SharePoint

ECM

Amélioration de productivité

pour une fonctionunique

Partage defichiersClient léger

Evolution du rôle de SharePoint

ECM

Amélioration de productivité

pour une fonctionunique

Partage de fichiersClient léger

Les Partenaires Kodak améliorent votre usage de la GED SharePoint !

Capture, Recherche & Collaboration

• SharePoint valorise vos informationsEconomies en vue !Plus que du partagePas une GED clés-en-main

• Une GED SharePoint réussie requiert :Stratégie, Soutien, et Travail d’équipeCompréhension des processus métiers avec les fonctionnelsDesignAdd-ons GED tiers clés-en-mainConfigurationSupport Partenaires glocaux

Points clés

Edward O’MearaKodak

edward.omeara@kodak.com

+33 1 40 01 31 23

www.kodak.com/go/sharepoint