Kiskunsági Nemzeti Park - Folyamatoptimalizálás beavatkozási …knp.nemzetipark.gov.hu/_user/browser/File/2016/... · 2016. 5. 4. · Nemzeti Park Igazgatóságnál A választás

1

Szervezetfejlesztés a Kiskunsági

Nemzeti Park Igazgatóságnál

Folyamatoptimalizálás beavatkozási

terület

A dokumentum elnevezése: AROP_1.2.18_KKNP_Folyamat_opt_dok

Optimalizálással érintett folyamatok:

1. Az Igazgatóság saját gazdálkodásának természetvédelmi és

piaci szempontokat is figyelembevevő szabályozása – A kaszálási

folyamat megtervezése és lebonyolítása

2. Az ökoturizmus és a környezeti nevelés szervezése – Az erdei

iskola program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás lebonyolítása

Kiskunsági Nemzeti Parki Igazgatóság szervezetfejlesztési programja

Projekt azonosítószáma: ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0034

2



Tartalomjegyzék:

I. A fejlesztés megvalósítása .......................................................................................................... 4

II. Folyamatok átvilágítása, értékelése ........................................................................................... 5

1. Felelős felsővezető kijelölése ............................................................................................. 5

2. Értékelés a szervezetértékelési sablon alapján.................................................................... 6

3. lépés: Fejlesztési igények azonosítása ................................................................................ 9

4. A folyamatok jellemzői – célok, elvárások, mutatószám.................................................... 12

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása .................................................................... 12

Az erdei iskola program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás lebonyolítása ............................. 13

III. Fejlesztési projekt indítása ................................................................................................... 14

5. A fejlesztési csapat .......................................................................................................... 14

6. Ütemterv készítése .......................................................................................................... 17

7. Folyamatfejlesztési Terv készítése .................................................................................... 20

Folyamatfejlesztési terv I. ............................................................................................................. 21

Folyamatfejlesztési terv II. ............................................................................................................ 23

IV. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése ...................................................................... 25

8. Folyamatábra elkészítése ................................................................................................. 26

9. Folyamatteljesítmény meghatározása .............................................................................. 26

10. Veszteségek feltárása, problémaelemzés ......................................................................... 33

Problémavizsgálat ......................................................................................................................... 33

Gyökér-okok .................................................................................................................................. 35

Veszteségelemzése ....................................................................................................................... 37

V. A folyamat fejlesztése .............................................................................................................. 42

11. Fejlesztési javaslatok ....................................................................................................... 42

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása - javaslatok ................................................ 42

Az erdei iskola programjaival kapcsolatos folyamat - javaslatok .................................................. 43

12. Befektetés – hatás elemzés .............................................................................................. 44

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása .................................................................... 44

Az erdei iskola programjaival kapcsolatos folyamat ..................................................................... 45

3



13. Bevezetési tervek elkészítése ........................................................................................... 46

Bevezetési terv I. ........................................................................................................................... 47

Bevezetési terv II. .......................................................................................................................... 51

14. Döntés-előkészítés .......................................................................................................... 54

15. A folyamat visszamérése – Mérési terv............................................................................. 55

VI. A folyamatok állandó követése, monitorozása .................................................................... 57

VII. Aláíró lap .............................................................................................................................. 58

VIII. Mellékletek jegyzéke ............................................................................................................ 59

IX. Ábrák jegyzéke ..................................................................................................................... 60

X. Táblázatok jegyzéke ................................................................................................................. 61

4



I. A fejlesztés megvalósítása

A fejlesztés megvalósításához az ÁROP 1.2.18/A sorszámú szervezetfejlesztési

pályázat forrásait használtuk fel, illetve a végrehajtás során a pályázat által

rendelkezésünkre bocsátott Magyary módszertant, mint a „jó állam”

megteremtésére hivatott közigazgatási szervezeti működést racionalizáló

programot.

A Magyary program a folyamatoptimalizálás tekintetében öt fejlesztési

egymást követő fázis végrehajtásával javasolja megvalósítani a projektet.

A beavatkozási területen célunk, hogy a kritikus folyamatok felülvizsgálatát

követően elkészítsük a választott folyamatok optimalizált verzióját, valamint a

felmerülő fejlesztési javaslatok közül olyan fejlesztéseket hajtsunk végre,

melyek maximálisan a folyamat hatékonyságát szolgálják és hosszú távon

fenntarthatóak, fejleszthetőek.

A pályázati szakaszban két fejlesztésre szoruló területet jelöltünk meg - az

Igazgatóság saját gazdálkodásának természetvédelmi és piaci szempontokat is

figyelembevevő szabályozása, valamint az ökoturizmus és a környezeti

nevelés szervezése – melyeket jelenleg is fontosnak érzünk fejleszteni, viszont

a terület komplexitása miatt szükséges a témák további szűkítése.

A továbbiakban rögzített dokumentációban e témák szűkítését, konkretizálását

követően az adott részterület folyamategységeinek hatékonyságát,

működését, a folyamatra gyakorolt és a folyamat által gyakorolt hatásokat

vizsgáljuk annak érdekében, hogy a fejlesztést hosszú távon eredményessé, a

további működtetést pedig hatékonyabbá tegyük.

5



II. Folyamatok átvilágítása, értékelése

1. ábra I. Fázis

A folyamatok átvilágítása fázis során több lépést hajtottunk végre annak

érdekében, hogy a projektet kellő megalapozottsággal, körültekintéssel

hajthassuk végre.

Ezeknek a lépéseknek a végrehajtásáról az alábbi dokumentációt és a

kapcsolódó mellékleteket készítettük.

A kapcsolódó mellékletek az egyes fázisok végén kerülnek behivatkozásra

sorszámmal ellátva.

1. Felelős felsővezető kijelölése

A folyamatfejlesztés beavatkozási területen végzendő tevékenység – az eddigi

információink alapján – meglehetősen komplex.

A végrehajtani tervezett változtatások a szervezet érintett, eddig működtetett

folyamatait várhatóan mélyen fogják érintetni és az eszközölt fejlesztések

mindennapi munkában történő megjelenése – szokássá alakítása – vezetői

pártfogást kívánnak meg.

A fentiek okán szükségesnek tartjuk kijelölni azt a felsővezetőt, aki kellően

érintett a folyamatokkal kapcsolatban ahhoz, hogy az általa képviselt

módosításokat teljes egészében és részleteiben is lássa és hitelesen tudja

I. Folyamatok átvilágításaértékelése

II.

Fejlesztési projekt indítása

III.

Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése

IV. Kiválasz- tott folyamatok fejlesztése

V. Folyamatok állandó követése, monitoro-zása

6



képviselni a változtatásokat, a változtatások által generált, várt

hatékonyságnövekedést.

A felsővezetői képviseletre a projekt indítását megelőzően – főként a pályázati

kiírás, az elkészített szakmai koncepció és a módszertan előírásai alapján –

Kovács Máriát választottuk és tartjuk illetékesnek és pozíciójából fakadóan

megfelelőnek a szerepre.

2. Értékelés a szervezetértékelési sablon alapján

A folyamatok értékelése kapcsán áttekintettük a pályázati fázisban elkészített

szervezetértékelési sablont különös tekintettel a szervezet érettségi szintjére

és a fejlesztési eszközökre.

Az érettségi szintre vonatkozó érékelés az alábbiak szerint alakult:

Érettségi

szintek

Érettségi szint jellemzői Adható Érték Értékelés1

1 A szervezet nem aktív a kérdéses területen (nincs az adott

területre vonatkozó gyakorlata, eszköze vagy módszere).

0

2 Vannak ad-hoc kezdeményezések, de nem szisztematikusan

(tervezetten és rendszerbe építve) valósulnak meg (pl.: nincs

kialakult eljárás és felelős a területen).

1-3

3 Jól definiált módszertan mentén, szisztematikusan menedzseli

a szervezet a területet és a hozzá kapcsolódó folyamatait, a

fejlesztések eredményes végrehajtására vonatkozó szükséges

kapacitás és kompetencia rendelkezésre áll.

4-7 6

4 A területhez kapcsolódó módszertan alkalmazását, a

folyamatok működését és eredményességüket rendszeresen

értékelik, és ezen értékelések alapján fejlesztik az adott

területet, valamint hozzájárulnak a szervezet teljesítményének

javításához.

8-10

1. táblázat Érettségi szint (szervezetértékelési sablon)

Az érettségi szint értékelése azt mutatja, hogy az Igazgatóságnál a folyamatok

rendszerezettsége fejlesztésre szorul. Az ad hoc kezdeményezések ugyan

felszínre kerülnek, de rendszerezett, szisztematikus megvalósításuk már

1 Csak egy sorban adható érték. Az értékskála alsó pontszámai (1, 4 vagy 8) akkor adható, ha az állítás

kismértékben igaz a szervezetre. Az értékskála felső pontszámai (3, 7 vagy 10) akkor, ha az állítás teljes

mértékben igaz a szervezetre. A köztes értékek (2, 5, 6 vagy 9) akkor adható, ha nagyrészt igaz az állítás.

7



elmarad. A folyamatok és módszertanok kialakítása jellemzően hiányzik, így

azok optimalizálása is nehezen lenne kivitelezhető.

A meglévő folyamatok értékelése, eredményességének vizsgálata sem tud

megfelelően működni, hiszen azok intézményi és/vagy szervezeti egység

szintű célokhoz köthetősége kétséges, az értékelésük módszere nem

kialakított, szisztematikusan, rendszeresen végezhető mérés.

Az érettségi szint mellett figyelembe vettük tehát a folyamatfejlesztéseink

során alkalmazott fejlesztési eszközeinket a szervezetértékelési sablon

segítségével.

A fejlesztési eszközökre vonatkozó értékelést az alábbi táblázat mutatja:

Fejlesztési eszközök Adható pont

(0, 1, 2)

Értékelés2

A szervezeti teljesítménymenedzsment feladatok összefogására, koordinálására

dedikált vezetői jogkörrel rendelkező felelőst jelölt ki az intézmény.*

0 vagy 2 0

Intézményfejlesztési stratégia rendelkezésre áll, amelyhez kapcsolódó fejlesztési

célokhoz és akciókhoz teljesítményindikátorokat rendeltek.

0 vagy 1 1

Az intézményi célok köre a szervezet teljesítménye szempontjából valamennyi

jelentős területre kiterjed, a célok és teljesítményindikátorok tervezése során több

szempontú mutatószámkészletet alkalmaz az intézmény (pl.: Balanced

ScoreCard).*

0 vagy 2 0

A Magyary programban megfogalmazott - intézményi működési

hatékonyságnövelés - célkitűzések terén az intézmény konkrét fejlesztési célokat

és azok követését szolgáló indikátorokat határozott meg.*

0 vagy 2 0

A szervezeti teljesítményindikátorok kijelölése során az intézmény támaszkodik

a minőségügyi sztenderdek, kiválóság modellek eredményindikátoraira (pl.:

Common Assessment Framework).

0 vagy 1 0

Az intézmény kijelölte és monitorozza a teljesítménye szempontjából kritikus

alap és funkcionális folyamatok eredményességét és hatékonyságát.

0 vagy 1 1

Valamennyi teljesítmény indikátorhoz időtávban meghatározott célérték rendelt.* 0 vagy 2 2

Az indikátorok számításához szükséges alapadatok adatgazdai felelőssége

átgondolt, az indikátorok mérési folyamatai szabályozottak.

0 vagy 1 0

Létezik belső szabályozás (eljárás) az intézményi célok és szervezeti

teljesítményindikátorok tervezésére, visszamérésére és beszámolására.*

0 vagy 2 0

Intézményi célok és teljesítményindikátorok követésére célzott beszámolási

rendszert alakított ki és működtet az intézmény.*

0 vagy 2 2

A vezetői beszámolás a tény-terv adatok mellett vezetői döntés-támogatást 0 vagy 1 0

2 Az intézmény nem használja az eszközt: 0 pont. Használja:1 pont, *-gal jelölt eszköz esetében 2.

8



Fejlesztési eszközök Adható pont

(0, 1, 2)

Értékelés2

tartalmazó részeket is tartalmaz.

Az intézmény vezetése a főbb szervezeti egységekkel szemben az intézményi

célokból származtatva konkrét teljesítményelvárásokat fogalmazott meg.*

0 vagy 2 2

Az intézmény vezetése az intézményi célok szervezeti egység szintig történő

lebontása során folyamatalapú megközelítést alkalmaz, mérlegelve az intézményi

célok teljesítésében közreműködők körét és szerepét (feladat és hatáskörét).

0 vagy 1 0

Az intézményi és az egyéni célokat összehangolták, ennek keretében az

intézményi és a szervezeti egység szintű célokat munkaköri kompetencia és

teljesítmény követelményekké alakították.*

0 vagy 2 2

Az intézményi célokból és teljesítményindikátorokból levezetetten

munkakörökre kidolgozott értékelési sztenderdekkel rendelkezik az intézmény.

0 vagy 1 1

Az intézményi és egyéni célok összehangolása, valamint az egyéni teljesítmény

értékelése személyes teljesítményértékelő megbeszélések keretében történik.*

0 vagy 2 2

Összes kapott pontszám (A) 13

Elérhető max. pontszám (B) 25

Értékszám (A/B*10 – 0,5-től felfelé kerekítve) 5

2. táblázat Fejlesztési eszközök (szervezetértékelési sablon)

Az értékelés alapján látható, hogy bár dokumentálva, modellezve nincsenek a

folyamtok, a kulcsfolyamatok azonosítva vannak és a vezetők tisztában is

vannak magukkal a folyamatokkal, azok végrehajtásával, valamint beszámoló

is készül belőlük.

A folyamatok teljesítményéhez – annak érdekében, hogy kimutathatóvá

váljon, hogy az adott folyamat és a kapcsolódó tevékenységek mennyire

szolgálják az intézmény stratégiáját – mutatószám nincs rendelve, így nem

mérhető objektíven.

A fentiek alapján tehát egyértelműen megállapítható, hogy a

folyamatoptimalizálás elengedhetetlen a hatékony működés érdekében, így a

továbbiakban azt vizsgáljuk, hogy pontosan mely területeken érdemes

leginkább fejlesztést végrehajtani, melyek azok a folyamatok, amelyek

hatékonyságnövekedése által leginkább tudunk hatni az intézményi célokra és

kapacitásunk is engedi, hogy végrehajtsuk.

9



3. lépés: Fejlesztési igények azonosítása

A fejlesztési igények azonosítása során választjuk ki és véglegesítjük azokat a

konkrét folyamatokat, melyeket jelen fejlesztésbe bevonva fejleszteni

kívánunk.

Jelen fejlesztési programot természetesen megelőzte a pályáztatás fázisa, ahol

az alábbi témakörök kerültek megjelölésre az Igazgatóság által, mint a

folyamatoptimalizálási beavatkozási területbe bevonni tervezett témák:

1. Az Igazgatóság saját gazdálkodásának természetvédelmi és piaci szempontokat

is figyelembevevő szabályozása

2. Az ökoturizmus és a környezeti nevelés szervezése

A fejlesztés jelen fázisában a fenti témák mélyebb vizsgálatával – többek közt

a vezetők jelenlegi prioritási sorrendjének figyelembevételével – tervezzük

meghatározni, hogy a fenti témákon belül pontosan mely tevékenységsorozat

fejlesztése a leginkább indokolt.

Első körben az alábbi szempontok alapján határoztuk meg a prioritást:

Szempontok Prioritás

A stratégiai célok elérését jelentősen befolyásoló folyamatérintettség

4

Kiemelt szolgáltatáshoz kapcsolódó folyamat 1

Gyakori folyamat/tevékenység lefutás 7

Sok résztvevős, ezáltal nagy költségigényű folyamat 6

Szervezet gazdasági fenntartása szempontjából kiemelten fontos folyamat

5

Hibák miatti gyakori ismétlődő munka a folyamat lefutásai során 2

Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal bíró folyamat 3

A priorizált szempontok alapján tovább vizsgáltuk a választott szempontok alá

tartozó folyamat típusokat, ami alapján tovább szűkítettük a beavatkozási

terület kapcsán végzett fejlesztésbe bevonni célszerű folyamatok sorát.

10



A folyamattípusok közül az alábbi folyamattípusok kerültek kiválasztásra, mint

a fejleszteni leginkább indokolt folyamattípusok:

1. Gazdálkodási folyamatok

2. Rendezvényszervezés

Az egyes területek prioritási mátrixban történő elhelyezését nem tartjuk

indokoltnak, mivel az alkalmazott szempontok alapján egyértelművé vált,

hogy nem az éves lefutások száma és/vagy a folyamatban érintettek száma az

elsődleges szempont, ami alapján dönteni kíván a vezetőség a fejlesztésre

bevonandó folyamatok kapcsán.

Fő célunk a kiemelt szolgáltatásokhoz kapcsolódó folyamatok hiba- és extra

költség és időigénytől mentes kialakítása és a kialakított optimális folyamat

szerinti tevékenység végzése hosszú távon.

A rendszeresen megrendezésre kerülő vezetői meetingen több ízben is téma

volt a fejlesztés megvalósítása, megvalósíthatósága, ami szintén

alátámasztotta, hogy a korábban megjelölt témákra vonatkozó fejlesztési

igény a jelen fejlesztés megkezdésekor is aktuális és elvégzendő feladat.

A fentiek alapján – közös vezetői döntés eredményeként – a két megjelölt

fejlesztési területe tovább szűkítettük és meghatároztuk a konkrét folyamatot,

melyeket jelen projekt alkalmával feldolgozunk, optimalizálunk.

A választott folyamatok az alábbiak:

1. Az Igazgatóság saját gazdálkodásának természetvédelmi és piaci szempontokat

is figyelembevevő szabályozása témában:

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása

2. Az ökoturizmus és a környezeti nevelés szervezése témában:

Az erdei iskola program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás

lebonyolítása

11



A választás több ok miatt esett a fenti folyamatokra. A Kiskunsági Nemzeti

Park Igazgatóság egyik célja, hogy a saját gazdálkodása során figyelembe

vegye a természetvédelmi és piaci szempontokat egyaránt. A folyamat

kapcsán ahhoz, hogy mind a természetvédelmi előírásoknak, mind pedig a

költséghatékony működtetésnek eleget tudjunk tenni, szükséges a folyamat

pontos feltérképezése, felülvizsgálata, optimalizálása.

A jelenlegi folyamatban több olyan tevékenység, tevékenységsorozat van,

aminek hatására vagy többlet költségek keletkeznek, ami indokolatlan, vagy

többlet munkaidő, munkaerő igény keletkezik, ami szintén a folyamat

felülvizsgálatával kiküszöbölhető lenne.

Célunk tehát, hogy a természetvédelmi és piaci szempontok

figyelembevételével a folyamatot úgy alakítsuk ki, hogy annak erőforrásigénye

optimális – a lehető legkisebb mértékben, vagy egyáltalán ne haladja meg a

minimális erőforrás igényt.

Az ökoturisztikai és környezeti nevelés szervezése kapcsán egyik kiemelt

feladatunk az erdei iskola üzemeltetése által elérhető környezeti nevelési

tevékenység végrehajtása. A tevékenységet természetesen igyekszünk a

lehető leghatékonyabban végezni, ugyanakkor több probléma észlelhető a

folyamat kapcsán, ami előzetes vizsgálatokkal történő alátámasztás nélkül

nem orvosolható.

Az erdei iskolák által megtartott programok kiemelt szerepe abban rejlik, hogy

jelentős számú látogatóra gyakorolnak hatást a programok, így a környezeti

nevelési felelősség felerősödik. Fontos, hogy ezt a felelősséget és egyben

intézményi célt megfelelően koordinálható, lebonyolítható és ellenőrizhető

folyamat részeként viseljük és valósítsuk meg.

12



4. A folyamatok jellemzői – célok, elvárások, mutatószám


Célunk a kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása kapcsán a folyamat

teljes körű tisztán látása, az egyes lépések feltérképezése és a lépések közti

kapcsolatok, időigény feltérképezése.

A folyamatot célunk lépésekre bontva részleteiben vizsgálni, így megtalálni az

optimális folyamatlépés-sorozatot, ami idő- és erőforrás igény szempontjából

a leginkább hatékony.

Az optimális folyamatról célunk egy rögzített ábra készítése, ami alapján

hosszú távon működtethetővé és könnyen kommunikálhatóvá válik a

megfelelő végrehajtás.

Alapvetően természetesen célunk az eddig ismert problémák okainak feltárása

és – amennyiben van ilyen – az eddig számunkra ismeretlen problémák vagy

potenciális probléma források felkutatása, vizsgálata és a problémák

megoldására, kiküszöbölésére a megfelelő megoldás megtalálása.

A fejlesztés során alapvetően a problémák kezelésére fókuszálunk, de

természetesen figyelembe vesszük a folyamattal kapcsolatban állók igényeit is

mind külső, mind belső érintettekről legyen szó.

Belső érintettek alapvető igénye, hogy a folyamat olyan módon legyen

kialakítva, hogy ne kívánjon extra erőforrás igényt különös tekintettel a

munkaidő ráfordításra valamint, hogy a folyamat szabályszerűen, lehetőség

szerint ellenőrizhetően legyen végrehajtható.

Külső érintettek alapvető igénye, hogy a folyamat megfelelően legyen

koordinálva és az érintettek rendelkezzenek az ahhoz szükséges pontos

információkkal, ami a – külső érintettek – tevékenységének elvégzéséhez

szükséges. Mindemellett természetesen a megállapodás szerinti pénzügyi

teljesítés is alapvető igénye a külső érintettek – az alvállalkozók tekintetében.

További külső érintettek igénye alapvetően a hatékony kommunikáció.

13



A folyamattal kapcsolatos mutatószámok a fejlesztés jelen szakaszában nem

állnak rendelkezésre olyan minőségben, hogy az alapján objektív információ

nyerhető lenne. A folyamat hatékonyságát tanúsító mutatószámok nincsenek

konzekvensen meghatározva a folyamat kapcsán, így a fejlesztés folyamán

kívánjuk meghatározni azokat.

Az erdei iskola program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás lebonyolítása


folyamat kapcsán céljaink hasonlóak a kaszálási folyamathoz, hiszen a

fejlesztés eredményeként célunk egy optimalizált folyamatábra elkészítése,

ami alapján a tevékenység eddigi hibái, hiányosságai kiküszöbölhetőek,

valamint természetesen célunk a tapasztalt problémákra megoldást találni és

megtenni a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy a hatékony működés

fenntarthatóvá váljon.

Szintén a problémák megoldása során tekintettel vagyunk mind a külső, mind

a belső érintettek igényeire. Mivel a tevékenység minőségi megítélése azon

alapul, hogy a látogatói igényeket milyen szinten, milyen minőségben vagyunk

képesek teljesíteni, kiszolgálni, természetesen elsődleges szempont a

folyamatfejlesztés során, hogy ezen igényekre megfelelően tudjunk reagálni és

ezáltal a szolgáltatás színvonalát emelni.

További a folyamattal kapcsolatos igény megegyezik a kaszálási folyamat

esetében részletezettekkel.

A folyamat teljesítményére, hatékonyságára vonatkozó mérés korábban nem

volt gyakorlat, így a mutatószámok megállapításához további vizsgálatokra,

tapasztalatokra van szükségünk, amit úgy véljük, hogy jelen fejlesztés

keretein belül meg tudunk szerezni és ami alapján a fejlesztés eredményeként

a folyamat hatékonyságának mérésére szolgáló objektív mutatószámokat is ki

tudjuk alakítani és fenntarthatóvá tudjuk tenni a mutatószámok használatát, a

mérések rendszerességét.

14



III. Fejlesztési projekt indítása

2. ábra II. Fázis

5. A fejlesztési csapat

A folyamatfejlesztés következő lépéseként meghatároztuk azt a

munkacsoportot, amely tapasztalatai és képességei alapján képes arra, hogy

hatékonyan végrehajtsa a fejlesztési projektet.

A két témában érintett munkatársi kör vizsgálata nyomán arra a döntésre

jutottunk, hogy mindkét választott folyamat fejlesztésébe ugyan azokat a

munkatársakat kívánjuk bevonni. Bizonyos témákkal kapcsolatosan bizonyos

munkatársak kevésbé érintettek egyik vagy másik folyamat kapcsán, de

alapvetően mindkét folyamat kapcsán az alábbi táblázatban feltüntetett

munkatársakat kívánjuk bevonni.

Érintettségüknek megfelelően az egyes megbeszéléseken, rendezvényeken a

fejlesztéssel kapcsolatosan nem tesszük kötelezővé minden munkatárs

részvételét.

A választott munkacsoport tagok vezetőt választottak maguk közül. Mivel a

két témában eltérő vezetők a fő érintettek, a témáknak megfelelően került

kiválasztásra két vezető a munkacsoport élére, akik természetesen attól

függően fogják átvenni a csapat koordinálását, irányítását, hogy melyik

témában halad előre az adott megbeszélésen, feladat kidolgozáson a csapat.


II.


III.




15



A kaszálási folyamattal kapcsolatos kérdésekben a munkacsoport vezetője

Tajtil László, az erdei iskolákkal kapcsolatos feladatok során Gilly Zsolt vezeti a

csapat munkáját.

A választott munkacsoport tagok az alábbiak:

Név Beosztás Név Beosztás

Aleksza Róbert Térinformatikai

csoportvezető Virág Ilona Területkezelési Osztály

Csoportvezető

Krnács György

Természetvédelmi őr Dr. Kardos Mária Jogi és Igazgatósági

osztályvezető,

jogtanácsos

Dr. Vadász Csaba Természetvédelmi őr Tajti László Területkezelési

Igazgatóhelyettes

Dr. Kovács Éva Monitoring referens Vajda Zoltán Pályázatkezelési és

Fejlesztési Osztályvezető

Illésné Papp Mária Vagyonkezelési referens Gilly Zsolt

Ökoturisztikai és

Környezeti Nevelési

osztályvezető

Filotás Zoltán Erdészeti Osztályvezető Dr. Magyar Gábor Megbízott Igazgató

Bolla Bence Erdészeti referens Kovács Erika

Gazdasági

Igazgatóhelyettes

Fokné Balog Ágnes Bérügyi ügyintéző

A munkacsoport jelentős létszámmal bír tehát, így mindenképp indokolt

kialakítani egyfajta rendszert, mely alapján a feladat és felelősségi körök

meghatározhatóak. A tiszta szerepek alapján a koordinátorok feladatát is

segítjük, hiszen a témának, feladatnak megfelelően tud dönteni, hogy az adott

megbeszélésre, feladatra a munkacsoport mely tagját célszerű bevonni és a

tag milyen felelősségi kört vállalt magára, azaz milyen mélységű döntési,

jóváhagyási jogtárral rendelkezik jelen projekt kapcsán.

A két folyamat tekintetében természetesen valamelyest eltérőek ezek a

szerepek – tekintve, hogy a fejlesztésért alapvetően felelősséget vállaló

16



munkacsoport vezetők is eltérőek – így az alábbiakban rögzítettek szerint

dolgoztuk ki a felelősségi körök differenciálását.

A differenciáláshoz az úgynevezett RACI mátrix elveit használtuk fel, mely

alapján az alábbi felelősségi köröket különböztetjük meg:

R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért

felelős szerepkör;

A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat

végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy

folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat;

C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő

szerepkör;

I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a

tájékoztatást megkapó szerepkör.

Az egyes felelősségi körök alá a két folyamat kapcsán az alábbi munkacsoport

tagokat rendeztük:

Kaszálási folyamat Erdei iskolákkal

kapcsolatos folyamat

R – felelős Tajti László Gilly Zsolt

A – számon kérhető,

jóváhagyó

Tajti László Gilly Zsolt

C – bevonandó Aleksza Róbert

Krnács György

Dr. Vadász Csaba

Dr. Kovács Éva

Illésné Papp Mária

Filotás Zoltán

Fokné Balog Ágnes

Virág Ilona

Dr. Kardos Máira

Vajda Zoltán

Alexa Róbert

Dr. Kovács Éva

Illésné Papp Mária

Filotás Zoltán

Bolla Bence

Fokné Balog Ágnes

Virág Ilona

Dr. Kardos Máira

Vajda Zoltán

17



I - tájékoztatandó Tajti László

Dr. Magyar Gábor

Kovács Erika

Gilly Zsolt

Dr. Magyar Gábor

Kovács Erika

A felelősségi köröket tehát a fentiek szerint azonosítottuk. Az egyes feladatok

elvégzése során vélhetően lesznek olyan feladatok, ahol a fenti

csoportosítástól minimálisan eltérünk, de a fejlesztés ezen szakaszában nem

látjuk pontosan, hogy mely feladat során pontosan milyen típusú információra,

tapasztalatra és milyen jellegű döntésekre lesz szükség, ezért az elvégzendő

feladatok előkészítő fázisában fogjuk végiggondolni, hogy a fenti táblázat

alapján történ differenciálástól, mint egyfajta csoportosítástól el kell-e

térnünk.

Függetlenül attól, hogy a fentiekben a két folyamatra külön azonosítottuk az

egyes felelősségi körök alá tartozó munkatársakat az egyes folyamatokhoz

kapcsolódó feladatokat közösen tervezzük kidolgozni, megoldani.

Az egyes tevékenységi lépések, feladatok elvégzését megelőzően a

munkacsoport vezető fogja eldönteni, hogy az adott folyamatlépéshez a

munkacsoport mely tagjának milyen szerepben történő bevonása indokolt és

kommunikálni az érintettek felé amennyiben a fenti általános

szerepazonosítástól eltérő szerepet tölt be valamely tag.

A munkacsoport tagjainak és vezetőinek meghatározása mellett fontos volt

kijelölnünk egy olyan felsővezetőt, aki felsővezetői szinten tudja képviselni a

fejlesztést, azaz a teljes szervezetre ható változtatásokat támogatni tudja

pozíciójából fakadóan. A támogató felsővezető Dr. Magyar Gábor.

6. Ütemterv készítése

A fejlesztés gyors és pontos előrehaladása, valamint a megfelelő erőforrás

megfelelő időben való biztosításának elősegítésére – annak ellenére, hogy

jelenleg nincs pontos képünk arról, hogy a módszertan által vázoltak és saját

18



elképzeléseink megvalósítása mennyi időt és energiát fog igénybe venni –

készítettünk egy ütemtervet a projekt végrehajtásához.

Az előrehaladást párhuzamosan tervezzük a két folyamat tekintetében, így az

ütemezés mindkét folyamatfejlesztés tervezett menetét tükrözi.

3. ábra Ütemterv a megvalósításhoz

A szervezetfejlesztés módszertanának megismerését követően felsővezetői

döntés alapján egy tanácsadói csapat bevonásáról hoztunk döntést. 2014.

március 18-án megtörtént a tanácsadói csapat és az Igazgatóság választott

munkatársainak találkozása egy meeting keretében.

A tanácsadói találkozót az alábbiak szerint dokumentáltuk:

1. melléklet Meeting_tanacsadoi_0318_jelenleti

2. melléklet Meeting_tanacsadoi_0318_prezentacio

Az első lépések eredményei alapján tehát az alábbi feladatokat végeztük el:

meghatároztuk a munkacsoportot

kiválasztottuk a munkacsoportok vezetőit

2014

1. fázis

2. fázis

3. fázis

4. fázis

5. fázis fenntartási időszak alatt folyamatos

május júniusmárcius április

19



meghatároztuk a munkacsoport tagjainak felelősségi körét / köreit – tekintettel

arra, hogy a munkacsoport nagy létszámú és a feladatok igen komplexek,

valamint arra, hogy a megvalósítás fázisát illetően még nem látjuk a pontos

erőforrás igényt, egy alap felelősségi térképet rajzoltunk fel nem konkrét

tevékenységekre vonatkozó mátrixot

kiválasztottuk a jóváhagyó felső vezetőt

elkészítettük a megvalósítás tervezett ütemtervét

sor került a tanácsadók bevonására

A tanácsadói meeting mellett a fenti feladatok jelentős részét egy belső

megbeszélés keretében végeztük el miután a munkacsoport tagjai elfogadták

a felkérést a projektben való részvételre.

A meetinget az alábbiak szerint dokumentáltuk:

3. melléklet AROP_KKNPI_bm_jelenleti_140414

4. melléklet AROP_KKNPI_bm_ppt_140414



20



7. Folyamatfejlesztési Terv készítése

A folyamatfejlesztés következő lépése a folyamatfejlesztési terv összeállítása

volt. Látnunk kell, hogy mi felé haladunk, milyen céljaink vannak, ezekhez a

célokhoz hogy kapcsolódnak a különböző érintettek, jelenleg milyen

problémákat látunk és melyekre – jelenleg a fejlesztési projekt kezdeti

fázisaiban – milyen megoldási lehetőségeket tudunk számba venni.

A folyamatfejlesztési terv elkészítésével tehát az volt a célunk, hogy

rögzítsünk egy kiinduló állapotot és az ahhoz kapcsolódód terveinket annak

érdekében, hogy a fejlesztési projekt azon szakaszában is haladjanak az

operatív teendők, kérdések tisztázódhassanak, melyek a folyamatfejlesztési

terv elkészítése során felszínre kerülnek.

A folyamatfejlesztési terv természetesen a teljes fejlesztési projekt

áttekintését és a munkacsoport minden tagjának – de legalább az érintett

kollégáknak – a tapasztalatainak, információinak megosztásával készíthető el,

ezért egy megbeszélés keretében készítettük el a terveket.

A megbeszélést az alábbiak szerint dokumentáltuk:



21



Folyamatfejlesztési terv I.

A folyamat megnevezése

Az Igazgatóság saját gazdálkodásának természetvédelmi és

piaci szempontokat is figyelembevevő szabályozása – A kaszálási

folyamat megtervezése és lebonyolítása

Terjedelem

A folyamat a témához kapcsolódó javaslatok összegyűjtésével indul, ami

megalapozza, hogy a tevékenység a korábbi tapasztalatokat

felhasználva kerüljön elvégzésre adott évben.

A folyamat végpontja a bálák célterepre történő szállítása, azaz a

kaszálás végtermékének megfelelő helyre történő eljuttatása.

A fejlesztés részét képezi a két tevékenységi lépés közti lépések

összessége.

Nem kerülnek részletezésre a folyamat kapcsán a folyamat által érintett

tevékenységek közül azok, melyek résztevékenységei ugyan a

folyamatnak, de kötelező jelleggel és alapvetően szabályozott keretek

közt zajlanak és a kaszálási folyamat valamely lépésének megtételének

előfeltételei, velejárói. Ilyen a gépek ellenőrzése és javítása, valamint az

engedélyek vizsgálata tevékenységek.

A fejlesztést kiváltó tényezők, események, alapproblémák:

A kaszálási folyamattal kapcsolatosan az alábbi problémákat észleljük a

folyamat végrehajtása során:

az előkészítési fázis túlzottan időigényes - a javaslattételek összegyűjtése,

összegzése, sorozatos egyeztetés a megfelelő értelmezés és feldolgozás

érdekében, a visszajelzések mind szükségesek ahhoz, hogy a javaslattétel

elfogadása rendben megtörténjen, ugyanakkor jelentős időigénnyel bír a

folyamat ezen fázisa

22



az engedélyek érvényességének vizsgálata és az engedélyeztetéshez

kapcsolódó feladatok rendkívül megnövelik adott esetben a folyamatra

fordítandó időt, azaz kitolják a további lépéseket, hiszen előfeltétele a

vizsgálatok által generált feladatok elvégzése a további folyamatlépéseknek

a kaszálási folyamat a beérkező javaslatokat felhasználva, de alapvetően nem

konzekvens dokumentáció alapján történik, így az időbeli csúszások nehezen

érhetőek tetten és az erőforrások nehezen csoportosíthatóak át amennyiben

szükséges lenne

a bálák elszállítása több esetben nem kellően megtervezett, extra költségek

vállalásával korrigálhatóak az esetleges hibák, melyek kiküszöbölése fontos

lenne

A fejlesztés célja, elvárt eredménye és határideje:

Alapvető célunk természetesen a fenti problémák megoldására szolgáló,

hosszú távon alkalmazható fejlesztési módszerek, eszközök bevezetése.

A problémák megoldásának folyamatba ültetésével célunk továbbá a

jelenlegi folyamat átalakítása, kiegészítése, optimalizálása és az

optimalizált folyamat dokumentálása az alkalmazás támogatására.

A fejlesztést 2014. június 30-i határidővel tervezzük lezárni. A fejlesztés

eredményeinek alkalmazásban történő megjelenését a 2014. évi kaszálási

szezonban tervezzük.

23



Folyamatfejlesztési terv II.

A folyamat megnevezése

Az ökoturizmus és a környezeti nevelés szervezése – Az erdei

iskolák program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás lebonyolítása

Terjedelem

A folyamat a programkialakítással indul, aminek első lépése az előző évi

eredmények értékelése és tapasztalatok összegyűjtése, melyeket az

aktuális évben felhasználásra kerülnek a látogatói igények

kielégítésének minőségi javítása vagy a hatékonyabb működés

érdekében.

A végső lépés a feladatok végrehajtása, azaz a program megvalósítása.

A folyamat része a két tevékenységi lépés közti tevékenységsorozat,

ami lefedi mind a programok kialakítását – előző évhez képest történő

finomítását – a jelentkezések fogadását és a hozzájuk kapcsolódó

visszajelzéseket és a végső lépést a program megvalósítását.

A fejlesztés során nem térünk ki az ügyféligények begyűjtésére, ami a

folyamatot megelőző folyamatos tevékenység, mivel alapvetően a

folyamathoz kapcsolódó belső tevékenységsorozat hatékonyságán

kívánunk javítani, az ügyféligények összegyűjtésének, értékelésének

folyamata egy a jelen folyamatot támogató, megelőző folyamat.

A fejlesztést kiváltó tényezők, események, alapproblémák:

Az erdei iskolák program-kialakítása, jelentkezés, megvalósítás folyamattal

kapcsolatosan az alábbi problémákat észleljük a folyamat végrehajtása

során:

a kínálat kialakítása fázisban a fázisban az előző évi tapasztalatok

összegyűjtése mellett szükség van a programok és/vagy valamely program

modul jogszabályi változások, környezeti változások szerinti modernizálására

24



az iskolai megkeresések kezelése jellemzően túlzottan időigényes

a jelentkezési lapok visszaérkezése esetleges, nincs kialakult gyakorlat,

szabályzat arra vonatkozóan, hogy a kiküldött jelentkezési lapok további

kezelése miként, milyen határidőkkel egyéb kötelezettségek mellett történjen

a foglalások lemondására vonatkozóan nincs kialakult gyakorlat, meghatározott

kötelezettségek a partner részére, melyek lehetővé tennék a pontos tervezést

a foglalások szokás alapon történő kezeléséből fakadóan a programokhoz

kapcsolódó bevételek is nehezen tervezhetőek, becsülhetőek

A fejlesztés célja, elvárt eredménye és határideje:

A kaszálási folyamathoz hasonlóan alapvető célunk természetesen a fenti

problémák megoldására szolgáló, hosszú távon alkalmazható fejlesztési

módszerek, eszközök bevezetése.

A problémák megoldásának folyamatba ültetésével célunk továbbá a

jelenlegi folyamat átalakítása, kiegészítése, optimalizálása és az

optimalizált folyamat dokumentálása az alkalmazás támogatására.

A fejlesztést 2014. június 30-i határidővel tervezzük lezárni. A fejlesztés

eredményeinek alkalmazásban történő megjelenését a 2014. évi kaszálási

szezonban tervezzük.

25



IV. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése

4. ábra III. Fázis

A III. fázis részeként több olyan feladatot hajtunk végre, melyek pontos és

alapos kidolgozása elengedhetetlen a fejlesztés megfelelő megalapozásához,

azaz ahhoz, hogy a fejlesztési projekt során a döntéseinket objektív

információkra, adatokra támaszkodva hozhassuk meg.

Az alábbi feladatokat végezzük el jelen fázis végrehajtása során:

1. elkészítjük a folyamatok folyamatábráját a jelenleg alkalmazott tevékenységi

lépések figyelembevételével, majd megvizsgáljuk, hogy az ábra mely

szakaszaihoz, lépéseihez kapcsolódnak a folyamatfejlesztési tervben rögzített

problémák, majd tovább vizsgáljuk az ábrázolt folyamatot, további

hatékonyságnövelési lehetőségek után kutatva

2. pontosítjuk célkitűzéseinket egyrészt a vizsgált folyamatábra alapján, másrészt

pedig a folyamathoz kapcsolható, rendelkezésre álló mérési adatok alapján

3. a korábban azonosított problémákat tovább vizsgáljuk és priorizáljuk annak

érdekében, hogy a projekt célját még tisztábban lássuk és el tudjuk dönteni,

hogy mely probléma megoldása indokolt leginkább, valamint hogy mely

probléma megoldása lehetséges jelen fejlesztés keretein belül

4. a célok tisztánlátása okán a problémák hátterében álló gyökér-okokat is

vizsgáljuk, hiszen ahhoz, hogy a megoldások hosszú távon hatékony

megoldások legyenek – mely megoldásokat a fejlesztés eredményeként

hatékony és végrehajtható megoldásoknak vélünk – nem elég felszínesen,

időszakosan kiküszöbölniük a problémákat, azok kiváltó okaira kell hatnia


II.


III.




26



A továbbiakban tehát a fenti témákban történt vizsgálatok eredményeit

rögzítjük a dokumentációban.

8. Folyamatábra elkészítése

A folyamatok jelenleg alkalmazott tevékenységsorozatán alapuló ábrákat a

tanácsadók segítségével készítettük el egy belső műhelymunka során.

A KNPI munkatársak befektetett idejének dokumentálására és a műhelymunka

során átbeszélt kérdések, elvégzett feladatok rögzítésére az az alábbi

dokumentációt készítettük el:

9. melléklet AROP_KKNPI_agenda_jelenleti_140425

10. melléklet AROP_KKNPI_agenda_jelenleti_140505

Az elkészített folyamatábrákat az alábbi melléklet tartalmazza, melyet a

helyszínen manuálisan készített rajz alapján a tanácsadók bevonásával

rögzítettünk elektronikusan is: 11. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_folyamat_jelenleg

12. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_folyamat_problema

13. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_jelenleg

14. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_problema

9. Folyamatteljesítmény meghatározása

A méréshez kapcsolódó adatgyűjtést már a projekt indulásakor – a

folyamatfejlesztési terv elkészítésével párhuzamosan – megkezdtük, mivel a

folyamatok mérése korábban nem volt bevett gyakorlat.

Az adatgyűjtést a tapasztalatok megosztásával tudtuk végrehajtani mindkét

folyamat kapcsán, illetve a korábbi megbeszélések során a munkacsoport

vezető által indított irányított beszélgetések során a munkacsoport tagok

kikérdezésével.

A tapasztalatok megosztása mellett a fejlesztés megkezdésétől tudatosan

figyeltük a mérési alapadatként rögzíthető tevékenységeket teszt jelleggel, de

a szezonalitás miatt nem tisztán a tesztelés során tapasztalt objektív

eredményekre támaszkodunk, hanem azok korábbi tapasztalatokkal korrigált

eredményeire.

27



A nyert információk alapján az alábbi táblázatokban rögzített mérési

alapadatokat tudjuk meghatározni a folyamatokra vonatkozóan.

3. táblázat Mérési alapadatok - Kaszálás

Kaszálás - Mérési alapadat I.

Folyamat: A kaszálási folyamat megtervezése és

lebonyolítása

Cél: Javaslattételi fázis rövidítése,

egyszerűsítése

Célérték: Az eddigi időráfordítás csökkentése 1

hétre

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 10 nap

felső tűréshatár: 20 nap

cél természetesen az eddigi időráfordítás

– kb 1 hónap – csökkentése a lehető

legnagyobb mértékben

Mérési egység kaszálási szezononként

Mintaszám: korábbi évek tapasztalatai (~3-4 év, azaz

3-4 darab)

Mérés gyakorisága a fejlesztést megelőzően nem volt bevett

gyakorlat a fázis pontos mérése

a fejlesztést követően évente

Mérésért felelős Természetmegőrzési és tájvédelmi

osztályvezető

Mérési időszak az éves kaszálás előkészítő fázisa

Mérés módszere Szakértői becslés

Kaszálás - Mérési alapadat II.


lebonyolítása

Cél: Az engedélyeztetési fázis rövidítése

Célérték: Az eddigi időráfordítás csökkentése,

átalakítása – figyelembe véve a

kötelezően elvégzendő feladatokat és a

külső érintettek által igényelt időigényt.

Cél, hogy a kaszálási folyamatot

maximum 3 héttel hosszabbítsa meg a

fázis.

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 4 hét

28



felső tűréshatár: 6 hét

cél természetesen az eddigi időráfordítás

– kb 2 hónap – csökkentése a lehető

legnagyobb mértékben



3-4 darab)


gyakorlat a fázis pontos mérése

a fejlesztést követően évente


osztályvezető

Mérési időszak az éves kaszálás engedélyeztetési fázisa

Mérés módszere Szakértői becslés

Kaszálás - Mérési alapadat III.


lebonyolítása

Cél: Bálák megfelelő célterepre történő

szállítása

Célérték: 100 % - azaz minden bála az első szállítás

alkalmával a megfelelő célállomásra

kerüljön kiszállításra

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 90 %

felső tűréshatár: nem értelmezhető



3-4 darab)


gyakorlat a tevékenység hatékonyságának

pontos mérése

a fejlesztést követően évente a teljes

kaszálási szezon alatt


osztályvezető

Mérési időszak az éves kaszálás folyamat folyamán

folyamatos

Mérés módszere szakértői becslés

29



30



4. táblázat Mérési alapadatok - Erdei iskola

Erdei iskola - Mérési alapadat I.

Folyamat: Az erdei iskolák program-kialakítása,

jelentkezés, megvalósítás lebonyolítása

Cél: Programok jogszabályi és környezeti

változások szerinti modernizációja

Célérték: évente 1 modul

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 1 modul


Mérési egység db

Mintaszám: korábbi évek tapasztalatai


gyakorlat a tevékenység mérése

a fejlesztést követően évente az erdei

iskolák programkialakítása során a kínálat

kialakítási fázisban

Mérésért felelős Ökoturisztikai és Környezeti nevelési

Osztály osztályvezetője

Mérési időszak az éves programkialakítás során

Mérés módszere a programkialakítást követő ellenőrzés

Erdei iskola - Mérési alapadat II.



Cél: Megkeresések erdei iskola vezetőjéhez

történő eljutásának időigényének

csökkentése

Célérték: 2 nap

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 3 nap


Mérési egység nap




a fejlesztést követően az egyes

megkeresések alkalmával



Mérési időszak teljes év

31



Mérés módszere az iktatott bejövő irat beérkezésének és

az erdei iskola vezetőjéhez történő eljutás

időpontjának ellenőrzése

amennyiben nem iktatott iratokról – adott

esetben szóbeli megkeresésről – van szó,

egyeztetés

Erdei iskola - Mérési alapadat III.



Cél: A kiküldött jelentkezési lapok pontos

utókövetése, azaz hogy minden kiküldött

jelentkezési lap lezártnak tekinthető

legyen vagy a visszajelzés alapján

rögzített foglalással, vagy értesítéssel a

törlésről

Célérték: 100 %

alsó / felső tűrés határ: alsó tűréshatár: 90%


Mérési egység %




a fejlesztést követően az egyes

megkeresések alkalmával



Mérési időszak teljes év

Mérés módszere a kiküldött jelentkezési lapok és a

foglalással vagy törlési értesítővel lezárt

ügyek darabszámának arányszámítása

A rögzített mérési alapadatokat tehát már a teszt időszakban figyeltük, de a

fent rögzített eredményeket, értékeket, célokat nem feltétlenül a tesz időszak

során, sokkal inkább a korábbi tapasztalatokra alapozva határoztuk meg.

32



Mivel már a folyamatfejlesztési terv elkészítése során kitértünk a mérési

alapadatok meghatározhatóságára és meghatározására, igyekeztünk a

folyamatfejlesztési terv elkészítése során összegyűjtött problémákra reflektáló

mérési alapadatokat meghatározni, hogy ne csak a korábbi gyakorlat

hatékonyságát lássuk általuk objektíven, hanem amennyiben a fejlesztés

eredményeként a problémákra sikerül megfelelő megoldást találnunk, a

megoldások eredményességét is mérni tudjuk a mutatókkal.

A folyamatok teljesítmények tesztelési időszakokra alapozott meghatározása a

fenti mérési alapadatok nyomán az alábbi:

Kapcsolódó folyamat Mérési alapadat

meghatározása

Jelenlegi

folyamatteljesítmény

A kaszálási folyamat

megtervezése és

lebonyolítása

Javaslattételi fázis

rövidítése, egyszerűsítése

1 hónap

Az engedélyeztetési fázis

rövidítése

2 hónap

Bálák megfelelő

célterepre történő

szállítása

82%

Az erdei iskolák

program-kialakítása,

jelentkezés,

megvalósítás

lebonyolítása

Programok jogszabályi és

környezeti változások

szerinti modernizációja

15%

Megkeresések erdei iskola

vezetőjéhez történő

eljutásának időigényének

csökkentése

1 hét

A kiküldött jelentkezési

lapok pontos utókövetése,

azaz hogy minden

kiküldött jelentkezési lap

lezártnak tekinthető

legyen vagy a visszajelzés

alapján rögzített

foglalással, vagy

értesítéssel a törlésről

80%

5. táblázat Jelenlegi folyamatteljesítmény (2 folyamat)

33



A fenti értékek tehát alapvetően a tesztelési tapasztalatokra és a korábbi

évekből nyert tapasztalatokra alapozottan kerültek meghatározásra és a

munkacsoport tagjai egyetértésben fogadták el őket.

A folyamatfejlesztési tervben meghatározott célkitűzéseinket a fenti

vizsgálatok teljes mértékben alátámasztják, így továbbra is indokoltnak tartjuk

mind a további vizsgálatok, mind pedig magának a fejlesztésnek az

elvégzését.

10. Veszteségek feltárása, problémaelemzés

A III. fázis bevezetőjében taglalt további témákat egy belső műhelymunka

során dolgoztuk fel, végeztük el a kapcsolódó feladatokat a korábbi

vizsgálatokra alapozottan.

Mivel a témák meglehetősen mély és komplex témák, szükséges volt a

tapasztalatok, gondolatok megosztása. A belső műhelymunkát az alábbiak

szerint dokumentáltuk:

15. melléklet AROP_KKNPI_bm_ jelenleti_140603




A témák feldolgozása során az alábbiakban részletezettekre jutottunk.

Problémavizsgálat

A folyamatfejlesztési tervben rögzített problémákat tovább vizsgáltuk és

igyekeztünk minden nyilvánvaló és kevésbé nyilvánvaló problémát felszínre

hozni a műhelymunka során, majd azok közül kiválasztani azokat, melyekre

jelen fejlesztés keretein belül várhatóan lehetőségünk lesz megoldást találni.

Az azonosított problémákat priorizáltuk, hogy a továbbiakban azok

megoldására fókuszáljunk, melyek a legnagyobb mértékben gátolják a

folyamat hatékony működését / működtetését.

34



A prioritást minden munkacsoport tag egyénileg meghatározta, hogy

érvényesüljenek a különböző területek, nézőpontok különbözőségei, majd az

egyedi sorrendek összedolgozásával kialakítottuk a végleges prioritási

sorrendet, melyet az alábbi táblázatokban dokumentáltunk.

Az első táblázat a kaszálási folyamattal kapcsolatos, a második az erdei

iskolák program kidolgozásával és megvalósításával kapcsolatos problémákat

tartalmazza a prioritásuk meghatározásával együtt.

A priorizálási sorrend kialakításának eredményeként 1. számmal jelöltük a

leginkább fontos és jelentős problémát, majd növekvő számsorrendben mögé

rendeztük az egyre kevésbé fontos, jelentős problémákat.

Probléma Prioritás

Az előkészítési fázis túlzottan időigényes 4

Az engedélyek érvényességének vizsgálata és az

engedélyeztetéshez kapcsolódó feladatok rendkívül megnövelik

adott esetben a folyamatra fordítandó időt

3

A beérkező javaslatokat felhasználva, de alapvetően nem

konzekvens dokumentáció alapján történik a folyamat végrehajtása 1

A bálák elszállítása több esetben nem kellően megtervezett, extra

költségek vállalásával korrigálhatóak az esetleges hibák 2

6. táblázat Probléma prioritás - Kaszálás

Az egyedi prioritási sorrendek összegzése alapján minden felsorolt probléma

jelentős és megoldást kívánó probléma, így a fenti rangsor mutat ugyan egy

sorrendiséget, de alapvetően szinte egyenértékűen megoldandó helyzetként

azonosítottunk minden problémát.

Probléma Prioritás

A kínálat kialakítása fázisban valamely program modul jogszabályi-

és környezeti változások szerinti modernizálása nem konzekvensen 3

35



a folyamat része

Az iskolai megkeresések kezelése jellemzően túlzottan időigényes 5

A jelentkezési lapok visszaérkezése esetleges 2

A foglalások lemondására vonatkozóan nincs kialakult gyakorlat 1

A programokhoz kapcsolódó bevételek nehezen tervezhetőek,

becsülhetőek 4

7. táblázat Probléma prioritás - Erdei iskola

Megállapítottuk a problémák további vizsgálata során, hogy az erdei iskolák

program-kialakításával és lebonyolításával kapcsolatos problémák némileg

összefüggnek, valamint egyértelművé vált, hogy a teljes folyamat

lebonyolítására vonatkozó kötelezettségek vizsgálata indokolt – különösen

azon résztevékenység sorozatok esetében, ahol küldő partnerekkel

kapcsolatos kommunikációról van szó.

Gyökér-okok

A problémák priorizálását követően a tervezettek szerint áttértünk azok

okainak és az okok összefüggéseinek vizsgálatára.

A györkér-okok azonosítására egyértelműen szükség van ahhoz, hogy tisztán

lássuk, a fejlesztés eredményeinek hová kell hatniuk ahhoz, hogy a

továbbiakban ne jelenjenek meg a felsorolt problémák tünetszerűen.

A gyökér-okok vizsgálata során az alábbiak szerint rögzítettük

követeztetéseinket:

36



5. ábra Gyökér-okok - Kaszálás

Problémák

A bálák elszállítása több

esetben nem kellően

megtervezett, extra költségek

vállalásával korrigálhatóak az

esetleges hibák

A beérkező javaslatokat

felhasználva, de alapvetően

nem konzekvens

dokumentáció alapján

történik a folyamat

végrehajtása

Az előkészítési fázis túlzottan

időigényes

Az engedélyek

érvényességének vizsgálata

és az engedélyeztetéshez

kapcsolódó feladatok

rendkívül megnövelik adott

esetben a folyamatra

fordítandó időt

Okok

Egyedi javaslattétel történik

Egyedi visszajelzés történik

Egyedi egyeztetések

történnek

A fizikai távolság és az ad

hoc feladatok hátráltatják a

hatékony egyeztetést

Nincs rögzített

folyamatleírása és/vagy

ábrája a folyamatnak

A javaslatok rögzítése és

adaptálásra az aktuális évi

feladatellátásra időigényes,

mivel nem áll rendelkezésre

egy kialakított rendszer rá

Az engedélyeztetési

folyamat bizonyos lépéseire

nincs ráhatása a

munkatársaknak

Az engedélyeztetés a munkaszervezést

követően kezdik meg a munkatársak

így a teljes folyamat engedélyeztetési

folyamat növeli a kaszálási folyamat

időigényét

Nincs kialakult

kommunikációs folyamat,

ami megelőzné, előkészítené

a faladat elvégzését

A fizikai távolságok

nehezítik a

tevékenységek

pontos átlátását

37



6. ábra Gyökér-okok - Erdei iskola

A fentiek szerint azonosított okokat a fejlesztés következő fázisában a

fejlesztési javaslatok kidolgozása során ismét átgondoljuk, hiszen az

azonosított okok megoldására keressük a válaszokat, megoldásokat.

Veszteségelemzése

A folyamatok szempontjából fontos mérőszám a folyamatok és a folyamat

lépések időigénye.

A veszteségelemzés során azt vizsgáljuk, hogy a két fejleszteni kívánt

folyamat lépései milyen típusú lépések és milyen időigénnyel bírnak.

Mivel korábban a folyamatokat nem mértük konzekvensen időigény

szempontjából, a vizsgálatot a tapasztalatokon alapuló becsült adatok alapján

tudjuk elvégezni.

A foglalás feltételei nem

szabályozottak és rögzítettek

Okok

Problémák

A jelentkezési lapok

visszaérkezése esetleges

A programokhoz kapcsolódó

bevételek nehezen tervezhetőek,

becsülhetőek

A foglalt programok olykor nem

kerülnek megvalósításra, mert a

foglaló nem jelenik meg

A kínálat kialakítása fázisban valamely program modul

jogszabályi- és környezeti változások szerinti modernizálása

nem konzekvensen a folyamat része

Az iskolai megkeresések kezelése jellemzően túlzottan időigényes

Alapvetően a tapasztalatokra

alapozottan történik a

programok alakítása

A programok modernizációja

elmarad

A titkárságon keresztül történik

a levelezés a szokások alapján

Nincs kialakított rendszere az

árbevétel biztosításának

Kötelezettség nélkül történik a

programok foglalása (a partner oldaláról)

A jelentkezési lapok

utókövetése olykor elmarad

38



Az elemzés során alapvetően a lépések típusát határozzuk meg az alábbi

kategóriákba sorolva az egyes tevékenységi lépéseket:

Value-Added – VA – azaz értékteremtő tevékenység, a folyamat

eredményének elérése érdekében elvégzendő.

Partially-Value-Added – PVA – azaz nem értékteremtő, de kötelező

tevékenység. Általában valamilyen előírás, szabályozás miatt kötelező

elvégezni a folyamat során az adott tevékenységet.

Non-Value-Added – NVA – nem értékteremtő tevékenység és szabályozás által

nem kötelező tevékenység, ugyanakkor mégis a folyamat részét képzi – adott

esetben azonosítatlan okok miatt pl szokás alapon.

Az alábbiakban részletezzük a kaszálási, majd az erdei iskolák programjainak

lépéseit és az értékelésüket.

ssz. Lépés Átfutási idő Típus Egyéb

1 Utasítás javaslattételre 1 hét VA

2 Javaslattétel VA a lépések alapvetően

értékteremtőek, de duplikálásuk – azaz a

sorozatos javaslattétel és

visszacsatolás - nem feltétlenül indokolt, így a

fejlesztés során szükséges

megoldást találni az egyszerűsítésre

3 Javaslattételek

továbbítása

VA

4 Javaslattételek fogdadása 1 hónap VA

5 Javaslattételek

összesítése

VA

6 Egyeztetés VA

7 Javaslattétel elfogadása?

(döntés)

VA

8 Javaslattétel elfogadása –

Javaslat továbbítása

VA

8a Visszacsatolás a

javaslattevőhöz

VA

9a Egyeztetés VA

10a Javaslattétel elfogadása?

(döntés)

VA

11a Megegyezés VA

11a2 Javaslat elvetés VA

12a2 Döntés a javaslatról VA

9 Javaslat fogadása 3 hét VA

10 Javaslattétel elfogadása?

(döntés)

VA

11 Jóváhagyása VA

39



11b Elvetés VA

12b Egyeztetés VA

13b Végleges döntés – Javaslat továbbítása

VA

13 Munkaszervezés

megkezdése

1 hét VA

14a Gépek állapotának

felmérése

2 hónap VA

15a Gépek javítása VA

14b Engedélyek

érvényességének felmérése

PVA a lépések

alapvetően szabályozottak és

értékteremtőek, de a folyamatot

indokolatlanul jelentősen hosszabbítják

15b Engedélykérelmek beadása

PVA

16b Jóváhagyás PVA

17b Értesítés a döntésről PVA

15 Kaszálás elvégzése folyamatos PVA

16 Folyamatos újratervezés VA

17 Bálák elkészítése az elkészítéstől

max 2 héttel

PVA

18 Bálák elszállíttatása PVA

19 Bálák célterepre szállítása VA 8. táblázat Veszteségelemzés - Kaszálás

ssz. Lépés Átfutási idő

Típus Egyéb

1 Előző évi eredmények értékelése

1 hónap VA

2 Előző évi programkínálat

felülvizsgálata

VA

3 Kell a kínálaton változtatni? (döntés)

2 hónap RVA

4 Kínálat frissítése VA

4a Előző évi

programkínálat megtartása

VA

5 Új programok részleteinek kidolgozása

VA

6 Végleges programok

kialakulása

VA

7 Programkínálat

elküldése jóváhagyásra

2 hét RVA

40



8 Programkínálat fogadása

VA

9 Programkínálat

egyeztetése

VA

10 Jóváhagyott

programkínálat kialakítása

1 hét VA

11 Végleges programlista továbbítása

VA

12 Rendezvények szervezése iskoláknak

3 hét VA

12a Hírlevél szerkesztése

iskoláknak

RVA

12b Online programkínálat

frissítése

RVA

13 Hirdetés országos fórumon

RVA

13a Hírlevél kiküldése iskoláknak

RVA

14 Rendezvény lebonyolítása

RVA

15 Iskolai megkeresések fogadása

1 hét VA

16 Iskolai megkeresések

fogadása titkárságtól

VA

16a Iskolai megkeresések

továbbítása

NVA

17 Iskolai megkeresések

továbbítása

VA

18 Iskolai megkeresések fogadása osztályvezetőtől

VA

19 Van-e szabad időpont? (döntés – vizsgálat)

VA

20a Másik időpont

egyeztetése

2-3 nap VA

21a Van szabad időpont? VA

22a Nemleges válasz VA

20 Jelentkezési lap, házirend továbbítása

RVA a jelentkeztetés jelentősen

elhúzódhat, mint az időigény is mutatja, így a

fejlesztés egyik fókusz pontját

képezi a tevékenységsorozat

21 Jelentkezés átvétele 3 nap – 2 hónap

VA

22 Jelentkezés kitöltése VA

23 Jelentkezési lap

továbbítása

VA

24 Jelentkezés átvétele 1 hét VA

41



25 Jelentkezés iktatása RVA

26 Jelentkezés továbbítása VA

27 Jelentkezés fogadása VA

28 Jelentkezés szignálása RVA


30 Ügyintéző kijelölése RVA

31 Jelentkezés továbbítása VA


33 Feladatok kiosztása VA

34 Feladatok fogadása VA

35 Feladatok végrehajtása 1 nap – 1 hét

RVA

9. táblázat Veszteségelemzés – Erdei iskola

A fenti értékelések tehát megmutatják, hogy mely tevékenységek kötelező

jelleggel végrehajtandóak és melyek azok, amelyek értékteremtőek illetve,

hogy melyek lennének elhagyhatóak a folyamatból, mivel sem belső sem külső

szabályozás nem teszi kötelezővé és nem is értékteremtő.

Mint látható, ha legutóbbi – NVA kategóriába – csupán egy tevékenységet

sorolhattunk az erdei iskolai programok kezelése kapcsán.

Az egyéb oszlopban megjelöltük azokat a tevékenységeket, melyek

kifejezetten a hatékonyságot gátolják, így a továbbiakban a fejlesztési

program során megoldást kívánunk rájuk találni.

A jelen fázisban elvégzett feladatok által nyert információkra támaszkodva a

következő – IV. fázis – során már a konkrét fejlesztési javaslatokra és azok

megvalósítására koncentrálhatunk.

42



V. A folyamat fejlesztése

7. ábra IV. Fázis

Jelen fázisban a konkrét fejlesztési javaslatokat részletezzük és kidolgozzuk

azok megvalósíthatóságát. Vizsgálatokat végzünk továbbá a megvalósítás

hatását illetően és a fenntartási időszakban történő mérési lehetőségekre

teszünk javaslatot.

Az alábbiakban tehát az eddigi vizsgálatokra alapozott, választott fejlesztési

javaslatokat dolgozzuk ki.

11. Fejlesztési javaslatok

Fejlesztési javaslatainkat a korábban elkészített problémaelemzésre és

gyökér-okok azonosítására támaszkodva tettük meg – figyelembe véve

természetesen a további vizsgálat eredményeit is.

Javaslatainkkal célunk volt, hogy minden felmerülő problémára hatni tudjunk

tekintettel a rendelkezésre álló erőforrásokra.

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása - javaslatok

A kaszálási folyamat megtervezése és lebonyolítása folyamat kapcsán az

alábbi javaslatokat választottuk a megvalósítható javaslatok közé:

1. Belső megbeszélés – workshop – tartása az előkészítési fázis lerövidítése

céljából

2. Engedélyek felülvizsgálata és engedélyeztetési kérelmek beadása a belső

megbeszélést követően kezdődjön meg

3. Készüljön éves kaszálási ütemterv ami alapján az effektív kaszálási

tevékenység végrehajtható


II.


III.




43



4. A bálák elszállítását megelőzően és a tevékenység végrehajtása során

folyamatosan és minden alkalommal egyeztessen a Növénytermesztési és

Állattenyésztési referens a megfelelő céltelepre történő szállítás érdekében

A fenti javaslatokkal a korábban felsorolt problémák mindegyikére megoldást

találtunk és jelenleg úgy véljük, hogy a szűkösen rendelkezésre álló

erőforrások mellet is megvalósíthatóak a javaslatok.

Az erőforrások szükségességét a további vizsgálatok során fogjuk tisztán látni

a befektetés – hatás mátrix és a javaslatokhoz kapcsolódó feladatok

komplexitásának tisztán látása során.

Az erdei iskola programjaival kapcsolatos folyamat - javaslatok


folyamat kapcsán alábbi javaslatokat választottuk a megvalósítható javaslatok

közé:

1. Minden kínálat kialakítási fázis során legalább egy modul jogszabályi- és

környezeti változások szerinti felülvizsgálata és modernizációja történjen meg

2. A titkárságra érkező megkeresések közvetlenül kerüljenek továbbításra az

erdei iskola vezetője részére

3. A jelentkezési lapok 2 hetes visszajelzési határidővel kerüljenek kiküldésre

(amennyiben nem kerül visszaküldésre a jelentkezési lap a foglalás semmis)

4. A foglalási díj 10%-a a foglaláshoz viszonyított 2 héten belül kerüljön

kiegyenlítésre

A kaszálási folyamathoz hasonlóan úgy véljük, hogy a fenti javaslatokkal a

korábban felsorolt problémák mindegyikére megoldást találtunk – figyelembe

véve az erőforrások szűkösségét, melyet a további vizsgálatok során

elemzünk.

A fenti javaslatokat a korábban elkészített folyamatábrába is átültettük, amivel

megszületett a folyamatok optimalizált változata.

Az optimalizált folyamatábrák elkészítését az alábbiak szerint dokumentáltuk:


20. melléklet AROP_KKNP_kaszalas_folyamat_optim

21. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_optim

44



12. Befektetés – hatás elemzés

A javaslatok összegyűjtése és kiválasztása során is tekintettel voltunk a

szűkösen rendelkezésre álló erőforrásokra, emellett a legnagyobb hatást

kiváltó javaslatokat igyekeztünk megtartani és tervezzük megvalósításra

előterjeszteni vezetői döntésre.

A javaslatok hatása természetesen jelenleg csupán becsülhető, de miután

érzékeljük a problémákból eredő hátrányokat, kiindulva a hátrányok be nem

következéséből, úgy véljük, hogy objektíven becsülhetőek a javaslatok által

generálható hatások.

A két tényezőt – a várható befektetést és a várható hatást – a javaslatok

tekintetében tehát értékeltük és az alábbi ábrán rögzítettük az eredményeket.


A kaszálási folyamat kapcsán az alábbiak szerint készítettük el a befektetés –

hatás elemzést:

Hatás

Befektetés

A bálák elszállítását megelőzően belső egyeztetés a szakreferensek közt

Belső workshop tartása az előkészítési fázis kiváltására

Engedélyekkel kapcsolatos feladatok megkezdése a belső workshop –ot követően megkezdődik

Kaszálási ütemterv készítése

45



8. ábra Befektetés - Hatás mátrix - Kaszálás

Az elkészített mátrixon jól látható, hogy minden fejlesztési javaslat jelentős

hatással lenne a folyamat hatékonyságára valamint, hogy a kaszálási ütemterv

készítésén kívül minden fejlesztési javaslat alapvetően kis befektetéssel jár.

A kaszálási ütemterv is csupán az emberi erőforrás igény tekintetében jelent

jelentősebb befektetést, mivel az ütemterv megfelelő struktúrájának és

hatékony használatának kialakítása jelent egy egyszeri jelentősebb

időráfordítást, amit a felelős vezetőnek szükséges ráfordítani az elkészítésre.

Az erdei iskola programjaival kapcsolatos folyamat


folyamat kapcsán az alábbiak szerint készítettük el a befektetés – hatás

elemzést:

9. ábra Befektetés - Hatás mátrix - Erdei iskola

Az erdei iskolák programjaira vonatkozó folyamatra elkészített befektetés-

hatás mátrixból egyértelműen látszik, hogy minden javasolt fejlesztés

A foglalási díj 10%-a a foglaláshoz viszonyított 2 héten belül kerüljön kiegyenlítésre

Legalább egy modul jogszabályi- és környezeti változások szerinti felülvizsgálata és modernizációja

A titkárságról közvetlenül kerüljenek továbbításra a megkeresések az erdei iskola vezetője részére

A jelentkezési lapok 2 hetes visszajelzési határidővel kerüljenek kiküldésre

Hatás

Befektetés

46



várhatóan jelentős hatással lesz a folyamat hatékonyságára és alapvetően

minimális befektetéssel jár.

A fenti vizsgálatok alapján tehát minden korábban rögzített fejlesztési javaslat

megvalósítását továbbra is szükségesnek és célszerűnek tartjuk, ezért a

munkacsoport közös döntése alapján felterjesztjük vezetői döntésre.

13. Bevezetési tervek elkészítése

A felsővezetői jóváhagyást célzó összegzés elkészítését megelőzően a

fejlesztési javaslatok bevezetésére vonatkozóan rögzítettünk néhány további

adatot a bevezetési tervekben.

Többek közt az erőforrásigény pontosítása céljából vizsgáltuk az egyes

javaslatok komplexitását valamint azonosítottuk a javaslat bevezetéséhez

kapcsolódó részfeladatokat és felelőst / felelősöket.

A felelős munkatársak természetesen belátásuk szerint a feladat elvégzésének

résztevékenységeit delegálhatják az általuk tudás és tapasztalat tekintetében

alkalmasnak vélt kollégájukra, de a végrehajtás felelőssége őket terheli.

A feladatok komplexitásának meghatározására éppen azért volt szükség, hogy

tisztábban lássuk, hogy milyen jellegű tudás, tapasztalat esetleg pozícióból

fakadó jogkör szükséges a feladat végrehajtásához.

A komplexitás meghatározása során egy skálát alkalmaztunk, amin

elhelyeztük az adott tevékenységeket – a résztevékenységeket beleértbe a

teljes feladat elvégzésébe.

A skála alapján 1-10-ig értékeltük a feladatok komplexitását, amit a

munkacsoport miniden tagja megtett, így a vélemények összegzése nyomán

kialakult, hogy milyen mértékben gondoljuk bonyolultnak az adott feladatot –

természetesen figyelembe véve az adott feladathoz szükséges jogköröket is.

A 7-10-ig terjedő intervallumba nem csak azért soroltunk tehát feltétlenül az

adott tevékenységet, mert a végrehajtásához mély szakmai tudás szükséges,

47



hanem adott esetben azért, mert vezetői kommunikáció, vezetői jogkörök, a

vezetők általi hatásgyakorlásra van szükség a kimenetek érvényesítéséhez.

Az alábbiakban tehát a két folyamat bevezetési tervét részletezzük.

Bevezetési terv I.

Folyamat megnevezése


Fejlesztési javaslatok részletezése

I. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

Belső megbeszélés – workshop – tartása az előkészítési fázis lerövidítése

céljából

Kapcsolódó feladatok:

tevékenység rögzítése az optimalizált folyamat részeként

tevékenység rögzítése igazgatói utasításban

tevékenység bevezetésével kapcsolatos kommunikáció

a tevékenység elvégzésekor kommunikáció és szervezési feladatok elvégzése

Feladatok komplexitása: 8

Végrehajtó:

Területkezelési vezető és megbízott munkatársai

Végrehajtás ideje:

Tevékenység Időpont / Határidő

tevékenység rögzítése az optimalizált

folyamat részeként

2014. június 27-ig

tevékenység rögzítése igazgatói

utasításban

2014. június 27-ig

tevékenység bevezetésével kapcsolatos

kommunikáció

2014. július 30-ig

a tevékenység elvégzésekor folyamatos – a tevékenység

48



kommunikáció és szervezési feladatok

elvégzése

végzéséhez kapcsolódóan a

tevékenység elvégzését

megelőző és követő 1-1 hét


II. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

Engedélyek felülvizsgálata és engedélyeztetési kérelmek beadása a belső

megbeszélést követően kezdődjön meg





a tevékenység elvégzésekor kommunikációs feladatok elvégzése, ellenőrzés


Végrehajtó:

Területkezelési vezető és megbízott munkatársai





2014. június 27-ig


utasításban

2014. június 27-ig


kommunikáció

2014. július 30-ig

a tevékenység elvégzésekor

kommunikációs feladatok elvégzése,

ellenőrzés

folyamatos – a tevékenység

végzéséhez kapcsolódóan a

tevékenység elvégzése során

49




III. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

Készüljön éves kaszálási ütemterv ami alapján az effektív kaszálási

tevékenység végrehajtható





kaszálási ütemterv véglegesítése

a tevékenység elvégzését követő időszakos ellenőrzés


Végrehajtó:

Területkezelési vezető





2014. június 27-ig


utasításban

2014. június 27-ig


kommunikáció

2014. július 30-ig

kaszálási ütemterv véglegesítése 2014. július 30-ig*

a tevékenység elvégzését követő

időszakos ellenőrzés

2014. december 31, majd fél

éves rendszerességgel

*az ütemterv nyers verziója már rendelkezésre áll. A véglegesítés további emberi erőforrást

igényel, így a véglegesítése a fenti határidővel valósul meg.

50




IV. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

A bálák elszállítását megelőzően és a tevékenység végrehajtása során

folyamatosan és minden alkalommal egyeztessen a Növénytermesztési és

Állattenyésztési referens a megfelelő céltelepre történő szállítás érdekében





a tevékenység elvégzését követő időszakos ellenőrzés


Végrehajtó:

Területkezelési vezető





2014. június 27-ig


utasításban

2014. június 27-ig


kommunikáció

2014. július 30-ig

a tevékenység elvégzését követő

időszakos ellenőrzés

2014. december 31, majd fél


51



Bevezetési terv II.

Folyamat megnevezése



I. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

Minden kínálat kialakítási fázis során legalább egy modul jogszabályi- és

környezeti változások szerinti felülvizsgálata és modernizációja történjen meg





a tevékenység elvégzésekor a feladat végrehajtása / végrehajtatása az

érintettekkel

a tevékenység ellenőrzése


Végrehajtó:

Erdei iskola környezeti nevelői – az Ökoturisztikai és Környezeti nevelési

osztály vezetőjének irányítása alatt



tevékenység rögzítése az optimalizált folyamat

részeként

2014. június 27-ig

tevékenység rögzítése igazgatói utasításban 2014. június 27-ig


kommunikáció

2014. július 30-ig

a tevékenység elvégzésekor a feladat

végrehajtása / végrehajtatása az érintettekkel

kínálat kialakítási fázisban

a tevékenység ellenőrzése kínálat kialakítási fázist

követően 1 héten belül

52




II. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

A titkárságra érkező megkeresések közvetlenül kerüljenek továbbításra az

erdei iskola vezetője részére





tevékenység ellenőrzése


Végrehajtó:

Megkeresés beérkezésével érintett munkatársak




részeként

2014. június 27-ig



kommunikáció

2014. július 30-ig

tevékenység ellenőrzése 2014. december 31, majd fél


53




III. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

A jelentkezési lapok 2 hetes visszajelzési határidővel kerüljenek kiküldésre





foglalási feltételek véglegesítése

lemondási feltételek véglegesítése

tevékenység ellenőrzése


Végrehajtó:

Erdei iskola környezeti vezetője




részeként

2014. június 27-ig



kommunikáció

2014. július 30-ig

foglalási feltételek véglegesítése 2014. szeptember 30. *

lemondás feltételeinek véglegesítése 2014. szeptember 30. *

tevékenység ellenőrzése 2014. december 31, majd fél


*a fejlesztési javaslatokat az időpontig teszt jelleggel alkalmazzák az érintetek, majd a

tapasztalatokra alapozottan kerülnek a feltételek véglegesítésre

54




IV. Javaslat bevezetési terve

Javaslat:

A foglalási díj 10%-a a foglaláshoz viszonyított 2 héten belül kerüljön

kiegyenlítésre

A javaslat a III. számú javaslathoz kapcsolódó bevezetési terv részét képezi.

14. Döntés-előkészítés

Az elvégzett feladatokról – miután a vizsgálatok során egyértelműen azt

látjuk, hogy a kidolgozott javaslatok megvalósítása a folyamat

hatékonyságának növekedését eredményezik – a munkacsoportok vezetői

készítettek egy-egy vezetői döntés-előkészítő prezentációt, ami alapján

vázolták Dr. Magyar Gábor számára az elvégzett feladatokból nyert többlet

információkat és a logikai menetet, ami alapján a munkacsoportok eljutottak a

fejlesztési javaslatok kidolgozásáig.

Az elkészített döntés-előkészítési prezentációs anyagok az alábbi

mellékletekben megtalálhatóak:

22. melléklet AROP_KKNPI_vdep_ppt_kaszalas

23. melléklet AROP_KKNPI_vdep_ppt_erdei_isk

A prezentáció alapján tehát a munkacsoport vezetők vázolták a munkacsoport

tevékenységét és következtetéseit, amit Kovács Mária – a fejlesztés első

lépései közt megjelölt jóváhagyó felsővezető – jóváhagyott, így a javasolt

fejlesztések végrehajthatóak.

A jóváhagyott fejlesztési javaslatok alapján elvégeztük és elvégezzük tehát a

bevezetési tervekben rögzített feladatokat, valamint a fejlesztés által generált

feladatokat igazgatói utasításban rögzítve tesszük kötelezővé az érintett

igazgatósági dolgozók számára.

55



A fejlesztés eredményeit foganatosító igazgatói utasítások az alábbi

mellékletekben találhatóak meg:

24. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_fejl_ig_ut

25. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_fejl_ig_ut

15. A folyamat visszamérése – Mérési terv

A fejlesztett folyamatok visszamérése elengedhetetlen hosszú távon ahhoz,

hogy pontosan lássuk a fejlesztés hatását, valamint a folyamatok

teljesítményét.

A mérési alapadatok meghatározása során olyan mutatószámokat dolgoztunk

ki, melyek alapvetően mindkét tekintetben objektív információkkal

szolgálhatnak a fenntartási időszakban és akár azt követően is.

A folyamatteljesítmény mérésére szolgáló mutatószámokat nagy

valószínűséggel pontosítjuk, bővítjük az optimalizált folyamatok alapján

történő folyamatműködtetés során nyert tapasztalatok alapján, de jelenleg az

alábbi mutatószámokkal történő visszamérést tervezzük a 2014. évben.

A kaszálási folyamat visszamérésére szolgáló mutatószámok:

1. Javaslattételi fázis időtartama

célérték: 1 hét

2. Az engedélyeztetési fázis időtartama

célérték: a teljes folyamat maximum 3 héttel történő meghosszabbítása

3. Bálák megfelelő célterületre történő szállítása

célérték: 100 %

Az erdei iskolai programokkal kapcsolatos folyamat visszamérésére szolgáló

mutatószámok:

1. 1 modul jogszabályi és környezeti változások szerinti modernizációja

56



célérték: 1 modul / év

2. Közvetlenül az erdei iskola vezetőjéhez eljuttatott megkeresések aránya (a

titkárságról)

célérték: 100 %

3. Pontosan utókövetett jelentkezési lapok aránya

célérték: 100 %

A mérések elvégzéséért az érintett szervezeti egység vezetője a felelős. A

mérések elvégzésé – amennyiben a folyamat intenzitása, gyakorisága

lehetővé teszi – fél éves rendszerességgel történik. A 2014. évben mérés csak

az év végén végzendő. A 2014. évi mérési eredmények nem jelentenek

objektív alapot a fejlesztés hatékonyságának megítélésére, hiszen a

viszonyítási alapok alapvetően szakértői becsléssel kerültek meghatározásra.

57



VI. A folyamatok állandó követése, monitorozása

10. ábra V. Fázis

A folyamatok monitorozása elengedhetetlen a folyamatteljesítmények

alakulásának nyomon követése szempontjából.

Mivel célunk egyrészt a jelen projektben végrehajtott fejlesztések hatásának

kimutatása, másrészt a vizsgált és optimalizált folyamatok teljesítményének

pontos ismerete, a monitorozást a fejlesztést követően a fentebb részletezett

mutatószámok alapján tudatosan és tervszerűen hajtjuk végre.

A folyamatok továbbfejlesztése szintén fontos szempont a monitorozás

fontosságát illetően, hiszen az optimalizált folyamatok alkalmazását követően

meglehet, hogy további apróbb hiányosságok kerülnek felszínre, amit a jelen

projektben végig vezetett vizsgálatok alapján már könnyebben, gyorsabban

tudjuk kezelni és megoldást találni rájuk.

A jelen folyamatok továbbfejlesztése mellett a monitorozási tevékenység

további hozzáadott értékének véljük, hogy a monitorozás során végzett

tevékenységekkel válik teljessé maga a fejlesztés így további belső folyamatok

teljes fejlesztési menetével megismerkedünk, így a későbbiekben szinte

bármilyen más belső folyamat kapcsán a jelen projekthez hasonló módon

tudjuk vizsgálni a hatékonytalannak vélt folyamatot és fejleszteni azt.

I. Folyama- tok átvilágítá- sa, értékelése

II.


III.

Kiválasz- tott folyamatok felmérése, elemzése



58



VII. Aláíró lap

59



VIII. Mellékletek jegyzéke

1. melléklet Meeting_tanacsadoi_0318_jelenleti ..................................................................................... 18

2. melléklet Meeting_tanacsadoi_0318_prezentacio ............................................................................... 18

3. melléklet AROP_KKNPI_bm_jelenleti_140414 ................................................................................... 19

4. melléklet AROP_KKNPI_bm_ppt_140414 .......................................................................................... 19





9. melléklet AROP_KKNPI_agenda_jelenleti_140425 ............................................................................. 26

10. melléklet AROP_KKNPI_agenda_jelenleti_140505 ........................................................................... 26

11. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_folyamat_jelenleg ........................................................................ 26

12. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_folyamat_problema ..................................................................... 26

13. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_jelenleg ....................................................................... 26

14. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_problema ..................................................................... 26

15. melléklet AROP_KKNPI_bm_ jelenleti_140603 ................................................................................. 33

16. melléklet AROP_KKNPI_bm_ppt_140603 ........................................................................................ 33

17. melléklet AROP_KKNPI_bm_jelenleti_140604 .................................................................................. 33

18. melléklet AROP_KKNPI_bm_ppt_140604 ........................................................................................ 33

19. melléklet AROP_KKNPI_bm_jelenleti_140605 .................................................................................. 43

20. melléklet AROP_KKNP_kaszalas_folyamat_optim ............................................................................ 43

21. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_folyamat_optim ........................................................................... 43

22. melléklet AROP_KKNPI_vdep_ppt_kaszalas .................................................................................... 54

23. melléklet AROP_KKNPI_vdep_ppt_erdei_isk ................................................................................... 54

24. melléklet AROP_KKNPI_kaszalas_fejl_ig_ut .................................................................................... 55

25. melléklet AROP_KKNPI_erdei_isk_fejl_ig_ut .................................................................................... 55

60



IX. Ábrák jegyzéke

1. ábra I. Fázis ................................................................................................................................................... 5

2. ábra II. Fázis ................................................................................................................................................ 14

3. ábra Ütemterv a megvalósításhoz ............................................................................................................... 18

4. ábra III. Fázis ............................................................................................................................................... 25

5. ábra Gyökér-okok - Kaszálás ....................................................................................................................... 36

6. ábra Gyökér-okok - Erdei iskola ................................................................................................................... 37

7. ábra IV. Fázis ............................................................................................................................................... 42

8. ábra Befektetés - Hatás mátrix - Kaszálás ................................................................................................... 45

9. ábra Befektetés - Hatás mátrix - Erdei iskola ............................................................................................... 45

10. ábra V. Fázis .............................................................................................................................................. 57

61



X. Táblázatok jegyzéke

1. táblázat Érettségi szint (szervezetértékelési sablon) ..................................................................................... 6

2. táblázat Fejlesztési eszközök (szervezetértékelési sablon) ........................................................................... 8

4. táblázat Mérési alapadatok - Kaszálás ........................................................................................................ 27

5. táblázat Mérési alapadatok - Erdei iskola .................................................................................................... 30

6. táblázat Jelenlegi folyamatteljesítmény (2 folyamat) .................................................................................... 32

7. táblázat Probléma prioritás - Kaszálás ........................................................................................................ 34

8. táblázat Probléma prioritás - Erdei iskola .................................................................................................... 35

10. táblázat Veszteségelemzés - Kaszálás...................................................................................................... 39

11. táblázat Veszteségelemzés – Erdei iskola ................................................................................................. 41

Documents

Kiskunsági Nemzeti Park - Folyamatoptimalizálás beavatkozási …knp.nemzetipark.gov.hu/_user/browser/File/2016/... · 2016. 5. 4. · Nemzeti Park Igazgatóságnál A választás