34
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia 0

KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

0

Page 2: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

1

KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

DALAM MENERAPKAN BOARD MANUAL

Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate

Governance (selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman

Tata Kelola Perusahan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada

Anggaran Dasar Perseroan.

Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi

bertujuan:

1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masing-

masing organ Perseroan;

2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ Perseroan;

3. Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,

independensi, dan fairness (kewajaran).

Dengan diberlakukannya Board Manual ini dalam hubungan kerja antar 2 (dua) organ

perseroan, diharapkan kegiatan usaha perseroan dapat dilaksanakan secara harmonis

dengan asas-asas GCG dalam upaya untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang

telah ditetapkan.

Jakarta, 1 Desember 2014

Page 3: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

2

PT Tugu Pratama Indonesia

Dewan Komisaris Direksi

Luhur Budi Djatmiko Yasril Y.Rasyid

Presiden Komisaris Presiden Direktur

Eddy Porwanto Poo Hendroyono

Komisaris Direktur Pemasaran

Hilda Rossieta Sigit Suciptoyono

Komisaris Independen Direktur Pemasaran

M. Rudy Salahuddin Ramto

Komisaris

Page 4: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

3

DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN ..................................................................................... 4

A. MAKSUD DAN TUJUAN .............................................................................. 4

B. RUANG LINGKUP ..................................................................................... 4

C. ACUAN DAN PEDOMAN .............................................................................. 4

BAB II. DIREKSI ............................................................................................. 5

A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DIREKSI ...................................... 5

B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DIREKSI ................................................. 6

C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS ................................... 10

D. RAPAT DIREKSI ...................................................................................... 11

E. FUNGSI PENDUKUNG ................................................................................ 13

F. HUBUNGAN PERSEROAN DENGAN ANAK PERUSAHAAN ........................................ 16

BAB III. DEWAN KOMISARIS .............................................................................. 19

A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DEWAN KOMISARIS ......................... 19

B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DEWAN KOMISARIS .................................... 21

C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS ................................... 22

D. RAPAT DEWAN KOMISARIS ......................................................................... 24

E. FUNGSI PENDUKUNG ................................................................................ 26

F. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DENGAN DIREKSI ............................ 27

BAB IV. PENYELENGGARAAN RUPS ..................................................................... 28

A. KETENTUAN UMUM .................................................................................. 28

B. PENYELENGGARAAN RUPS TAHUNAN ............................................................. 29

C. PENYELENGGARAAN RUPS LAINNYA ............................................................. 30

BAB V. PENUTUP .......................................................................................... 33

Page 5: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

4

BAB I

PENDAHULUAN

A. MAKSUD DAN TUJUAN

Board Manual adalah naskah yang menjelaskan secara garis besar hal-hal yang berkenaan

dengan struktur Dewan Komisaris dan Direksi serta proses hubungan fungsi kedua organ

tersebut.

Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate Governance

(selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola

Perusahan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada Anggaran Dasar

Perseroan.

Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi

bertujuan:

1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masing-masing

organ;

2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ;

3. Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,

independensi, dan fairness (kewajaran).

B. RUANG LINGKUP

Board Manual ini berlaku bagi pelaksanaan hubungan kerja antar Organ Perseroan yaitu

Dewan Komisaris dan Direksi PT Tugu Pratama Indonesia (untuk selanjutnya disingkat TPI)

dengan mengacu pada ketentuan yang terdapat dalam Anggaran Dasar TPI, hasil

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan/atau ketentuan yang terdapat dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. ACUAN / PEDOMAN

1. Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;

2. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor: 2/POJK.05/2014.

3. Peraturan Menteri BUMN No.PER 03/MBU/2012 – Tentang Pedoman Pengangkatan

Anggota Direksi dan Anggota DeKom Anak Perusahaan BUMN

4. Pedoman Pengelolaan Anak Perusahaan Pertamina

5. Anggaran Dasar TPI beserta perubahan-perubahannya;

6. Hasil Rapat Umum Pemegang Saham

7. Naskah Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance).

Page 6: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

5

BAB II

DIREKSI

A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DIREKSI

1. Persyaratan Anggota Direksi

a. Diusulkan, disetujui, dan diangkat oleh Pemegang Saham melalui RUPS

b. Dinyatakan lulus penilaian kemampuan dan kepatutan dari Otoritas Jasa

Keuangan (OJK).

c. Berdomisili di Indonesia.

d. Tidak merangkap jabatan pada perusahaan lain kecuali sebagai Dewan

Komisaris pada 1 (satu) perusahaan perasuransian yang memiliki bidang usaha

yang berbeda, namun tidak termasuk apabila anggota Direksi yang

bertanggung jawab terhadap pengawasan dan penyertaan pada anak

perusahaan , menjalankan tugas fungsional menjadi anggota Dewan Komisaris

pada anak perusahaan yang dikendalikan Perseroan, sepanjang perangkapan

jabatan tersebut tidak mengakibatkan anggota Direksi yang bersangkutan

mengabaikan tugas dan wewenang sebagai Direksi Perseroan.

e. Memiliki pengetahuan sesuai bidang usaha perusahaan yang relevan dengan

jabatannya.

f. Mampu untuk bertindak dengan itikad baik, jujur, dan professional.

g. Mampu bertindak untuk kepentingan Perusahaan dan pemegang polis,

tertanggung, peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat.

h. Mendahulukan kepentingan Perusahaan dan pemegang polis, tertanggung,

peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat daripada

kepentingan pribadi.

i. Mampu mengambil keputusan berdasarkan penilaian independen dan objektif

untuk kepentingan perusahaan dan pemegang polis.

j. Mampu menghindarkan penyalahgunaan kewenangannya untuk mendapatkan

keuntungan pribadi yang tidak semestinya atau menyebabkan kerugian bagi

perusahaan.

k. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang perasuransian dan

peraturan perundang-undangan lain yang relevan.

l. Bukan diangkat atau merupakan menjabat sebagai pegawai/pejabat aktif

OJK, atau mantan pegawai / pejabat OJK yang berhenti dari OJK kurang dari

6 (enam) bulan.

m. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, atau

anggota Dewan Pengawas Syariah yang dinyatakan bersalah atau lalai

menyebabkan:

a) Suatu perseroan dikenai sanksi pembatasan kegiatan usaha dalam waktu 3

Page 7: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

6

(tiga) tahun sebelum pengangkatannya;

b) Suatu perseroan yang dicabut izin usahanya karena melakukan

pelanggaran dalam waktu 3 (tiga) tahun sebelum pengangkatannya;

dan/atau

c) Perseroan yang dinyatakan pailit berdasarkan putusan pengadilan yang

telah berkekuatan hukum tetap dalam jangka waktu 5 (lima) tahun

sebelum pengangkatannya

n. Persyaratan lain sebagaimana ditentukan oleh Anggaran Dasar dan peraturan

perundangan-undangan.

2. Komposisi Direksi

a. Direksi sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang anggota Direksi atau

ketentuan lain sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

b. Paling sedikit setengah dari jumlah anggota Direksi harus memiliki

pengetahuan dan pengalaman di bidang pengelolaan resiko.

c. Perusahaan wajib memiliki anggota Direksi yang membawahkan fungsi

kepatuhan.

d. Anggota Direksi yang membawahkan fungsi kepatuhan tidak dapat dirangkap

oleh anggota Direksi yang membawahkan fungsi teknik asuransi, fungsi

pemasaran, dan fungsi keuangan, kecuali Presiden Direktur.

3. Masa Jabatan Direksi

a. Anggota Direksi diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk jangka

waktu 3 (tiga) tahun, dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum Pemegang

Saham untuk memberhentikan sewaktu-waktu.

b. Seorang anggota Direksi berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan

memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut kepada

Perseroan sekurangnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadinya lowongan,

harus mengisi lowongan itu.

c. Jabatan anggota Direksi berakhir dalam hal:

a) Mengundurkan diri

b) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku.

c) Meninggal dunia

d) Diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.

B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DIREKSI

1. Tugas pokok Direksi

Page 8: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

7

a. Melaksanakan pengurusan Perseroan sesuai untuk kepentingan dan tujuan Perseroan

dan bertindak selaku pimpinan dalam pengurusan tersebut, serta mewakili

Perseroan baik di dalam maupun di luar Pengadilan;

b. Memelihara dan mengurus kekayaan Perseroan;

c. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan

Perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.

2. Wewenang Kolegial Direksi

a. Mewakili perseroan di dalam dan di luar Pengadilan

b. Mengikat perseroan dengan pihak lain

c. Melakukan tindakan atas nama Perseroan, dengan batasan dan jumlah yang

ditentukan RUPS.

d. Menyelenggarakan rapat Direksi.

e. Menetapkan kebijakan-kebijakan berkaitan dengan pengelolaan Perseroan.

3. Kewajiban Direksi

a. Mematuhi peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, dan peraturan internal

lain.

b. Mengelola Perusahaan Perasuransian sesuai dengan kewenangan dan tanggung

jawabnya.

c. Mempertanggungjawabkan tugasnya untuk mengelola perseroan kepada Rapat

Umum Pemegang Saham;

d. Wajib menjamin pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat

serta dapat bertindak secara independen, tidak mempunyai kepentingan

yang dapat mengganggu kemampuannya untuk melaksanakan tugas secara

mandiri dan kritis.

e. Memastikan Perseroan memperhatikan kepentingan semua Pihak, termasuk

kepentingan pemegang polis, tertanggung dan pihak yang berhak memperoleh

manfaat;

f. Menyelenggarakan Rapat Direksi yang diadakan secara berkala sekurangnya 1 kali

dalam sebulan;

g. Menetapkan tata-tertib Rapat Direksi dan mencantumkannya dengan jelas dalam

Risalah Rapat direksi;

h. Mengungkapkan kepemilikan sahamnya yang mencapai 5% (lima per seratus)

atau lebih pada Perusahaan Perasuransian tempat anggota Direksi dimaksud

menjabat dan/atau pada perusahaan lain yang berkedudukan di dalam dan di luar

negeri.

i. Mengungkapkan hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota

Direksi lain, anggota Dewan Komisaris, anggota Dewan Pengawas Syariah,

dan/atau pemegang saham Perusahaan Perasuransian tempat anggota

Direksi dimaksud menjabat. Laporan dibuat diawal menjabat dan setiap terjadi

Page 9: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

8

perubahan

4. Tugas dan Wewenang Direksi

a. Presiden Direktur

Termasuk namun tidak terbatas pada:

a) Menetapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja

dan Anggaran Perusahaan (RKAP);

b) Menetapkan kebijakan umum operasional perusahaan;

c) Menyiapkan rencana dan program kerja serta anggaran pendapatan dan

belanja perseroan, rencana investasi, dan pengembangan usaha lainnya untuk

disampaikan kepada RUPS;

d) Menyelenggarakan pengelolaan, pengendalian , dan pengawasan seluruh

kegiatan perseroan;

e) Bertanggungjawab terhadap Laporan Keuangan Tahunan perseroan untuk

kepentingan audit oleh pihak eksternal atau pihak lain yang berkompeten.

f) Membawahi fungsi kepatuhan.

b. Direktur Pemasaran

Termasuk namun tidak terbatas pada:

a) Menetapkan kebijaksanaan pemasaran asuransi berdasarkan kebijaksanaan

umum operasional perseroan, antara lain pemasaran direct atau indirect,

komisi untuk broker/agen asuransi, promosi/pemasangan iklan, pemberian

jamuan klien, dan lain – lain;

b) Menyusun rencana dan program kerja bidang pemasaran beserta target

penjualan asuransi baik bidang migas maupun non-migas, korporat, dan retail;

c) Mengawasi kinerja pemasaran baik Kantor Pusat maupun Kantor

Cabang/Perwakilan terhadap target yang telah ditetapkan;

d) Menyelenggarakan dan bertanggungjawab terhadap pemberian komisi kepada

broker/agen asuransi;

e) Ikut serta dalam penyusunan RJPP / corporate plan dan RKAP;

f) Melakukan kordinasi dengan Direktorat/Unit terkait dan instansi Pemerintah

lainnya.

c. Direktur Teknik

Termasuk namun tidak terbatas pada:

a) Menentukan kebijakan teknis perasuransian berdasarkan kebijakan umum

operasional perseroan, antara lain kebijakan underwriting, penunjukan

surveyor, penunjukan broker-reasuransi, penerimaan/perubahan/

penambahan/pembatalan polis, joint placement/koasuransi, reasuransi,

penutupan excess of loss, perpanjangan pertanggungan, kebijakan klaim, dan

lain-lain;

b) Menyusun rencana dan program kerja bidang teknik perasuransian, antara lain

: underwriting, reasuransi, klaim, risk management, dan portofolio;

Page 10: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

9

c) Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kegiatan pelayanan klaim

dan pembayarannya;

d) Ikut serta dalam penyusunan RJPP /corporate plan dan RKAP;

e) Menyelenggarakan pembinaan operasional Kantor Cabang;

f) Menyelenggarakan analisa dan evaluasi serta menyusun laporan kegiatan

pelayanan/pembayaran klaim;

g) Melakukan koordinasi dengan direktorat dan instansi terkait lainnya.

d. Direktur Keuangan dan Jasa Korporat

Termasuk namun tidak terbatas pada:

a) Menentukan kebijakan, menyusun rencana dan program kerja dalam rangka

pelaksanaan tugas bidang keuangan, akuntansi, perbendaharaan, investasi,

teknologi informasi, Sumber Daya Manusia, dan jasa sarana;

b) Menyelenggarakan kegiatan bidang keuangan, akuntansi, perbendaharaan,

investasi, teknologi informasi, Sumber Daya Manusia, dan jasa sarana

c) Menyelenggarakan pembinaan administrasi umum, personil, materiil dan asset

perseroan;

d) Ikut serta dalam menyusun RJPP /corporate plan dan RKAP;

e) Melakukan koordinasi dengan Direktorat dan instansi terkait lainnya.

5. Batasan Kewenangan Direksi

a. Meminjam atau meminjamkan uang atas nama Perseroan (tidak termasuk mengambil

uang Perseroan di Bank) harus dengan persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris

Perseroan untuk selanjutnya dilaporkan dalam Laporan Tahunan Kepada RUPS;

b. Tindakan yang berpotensi mempengaruhi keuangan Perseroan, termasuk namun

tidak terbatas pada mengagunkan harta Perseroan dan menjamin Direksi diberikan

kewenangan hingga maksimum 5% (lima persen) dari ekuitas Perseroan berdasarkan

laporan keuangan audit non-konsolidasi (TPI Induk) pada tahun buku sebelumnya

untuk keperluan tahun buku yang berjalan, selebihnya harus dengan persetujuan

tertulis dari Dewan Komisaris Perseroan untuk selanjutnya dilaporkan dalam

Laporan Tahunan kepada RUPS.

c. Tindakan mengalihkan kekayaan Perseroan atau menjadikan jaminan utang

kekayaan Perseroan yang merupakan lebih dari 50% (lima puluh persen) jumlah

kekayaan bersih Perseroan dalam 1 (satu) transaksi atau lebih, baik yang berkaitan

satu sama lain maupun tidak, Direksi wajib meminta persetujuan RUPS.

d. Menghapuskan aktiva tetap selain tanah dan bangunan Direksi diberikan

kewenangan hingga maksimum 25% (dua puluh lima persen) dari nilai seluruh aktiva

tetap berdasarkan Laporan Keuangan audit non-konsolidasi pada tahun buku yang

berjalan dengan ketentuan:

a) Penghapusan aktiva Perseroan dilaksanakan setelah selesai dilakukan

penjualan pada harga pasar yang wajar dan di atas nilai buku aktiva tetap

yang bersangkutan;

Page 11: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

10

b) Dalam hal aktiva tetap dimaksud dalam keadaan hilang atau rusak atau tidak

lagi berfungsi dengan baik sehingga tidak memungkinkan dilakukan penjualan

maka harus segera dilaporkan secara tertulis kepada Dewan Komisaris dan

selanjutnya dilaporkan pada Laporan Tahunan setiap tahunnya.

e. Dalam rangka menghapuskan piutang macet Direksi diberikan kewenangan hingga

maksimum 5% dari nilai ekuitas perseroan berdasarkan laporan keuangan audit non

konsolidasi pada tahun buku sebelumnya untuk keperluan tahun buku yang berjalan

dengan ketentuan:

a) Piutang macet tersebut telah dicadangkan dengan jumlah yang cukup.

b) piutang macet tersebut tidak termasuk aktiva investasi.

c) telah dilakukan upaya maksimal untuk menagih piutang macet tersebut

termasuk dengan melakukan upaya hukum bila diperlukan.

d) dilaporkan pada laporan tahunan setiap tahunnya.

f. Dalam rangka Mendirikan usaha baru dan turut serta (Penyertaan) pada perusahaan

lain dalam dan luar negeri Direksi harus mendapat persetujuan tertulis terlebih

dahulu dari Dewan Komisaris.

g. Dalam hal perseroan akan melikuidasi dan menutup perusahaan asosiasi (dimana

perseroan mempunyai penyertaan) baik di dalam dan di luar negeri:

a) dalam hal perseroan perseroan akan melikuidasi dan menutup perusahaan

asosiasi (dimana perseroan mempunyai penyertaan) baik di dalam dan di luar

negeri Direksi harus mendapat persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Dewan

Komisaris.

b) Menjual sebagian atau seluruh penyertaan pada perusahaan asosiasi,Direksi

diberikan wewenang sebesar 10% dari nilai penyertaan pada perusahaan

asosiasi pada tahun berjalan yang dihitung berdasarkan nilai penyertaan awal

dan syarat harga jual sekurang-kurangnya sama dengan nilai hasil penilaian

yang dilakukan oleh pihak independen dalam waktu 6 bulan terakhir.

h. Hal-hal lain yang bersifat Strategis yang dipandang perlu untuk mendapat

persetujuan Dewan Komisaris

C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS

1. Program Pengenalan

Ketentuan tentang program pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Bagi Anggota Direksi yang baru diangkat, wajib diberikan Program Pengenalan

mengenai kondisi Perseroan secara umum.

b. Penanggung jawab program pengenalan adalah Corporate Secretary atau siapapun

yang menjalankan fungsi sebagai Corporate Secretary.

c. Program pengenalan meliputi :

a) Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance di Perseroan.

b) Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup

kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek

dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko, pengedalian Internal dan

masalah-masalah strategis lainnya.

Page 12: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

11

c) Keterangan mengenai tugas, tanggung jawab, dan hak Dewan Komisaris dan

Direksi serta hal lain yang dilarang berdasarkan ketentuan dan Peraturan

Perundangan yang Berlaku

d. Program pengenalan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke kantor

cabang/ unit operasi/unit bisnis, ke fasilitas Perseroan, pengkajian dokumen

Perseroan atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan kebutuhan.

2. Program Peningkatan Kapabilitas

Peningkatan kapabilitas dinilai penting agar Direksi dapat selalu memperbaharui

informasi tentang perkembangan terkini dari core business Perseroan, mengantisipasi

masalah yang timbul di kemudian hari bagi keberlangsungan dan kemajuan Perseroan.

Ketentuan-ketentuan tentang program peningkatan kapabilitas bagi Direksi adalah

sebagai berikut:

a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan

efektivitas kerja Direksi.

b. Rencana untuk melaksanakan program peningkatan kapabilitas harus dimasukkan

dalam rencana kerja dan anggaran Perseroan.

c. Setiap Anggota Direksi yang mengikuti program peningkatan kapabilitas seperti

seminar dan/atau pelatihan diminta untuk mempresentasikan kepada Anggota

Direksi lainnya dalam rangka berbagi informasi dan pengetahuan.

d. Anggota Direksi yang bersangkutan harus membuat laporan tentang pelaksanaan

Program Peningkatan Kapabilitas dan disampaikan kepada Direksi.

D. RAPAT DIREKSI

1. Ketentuan Umum

a. Rapat Direksi diadakan minimal 1 bulan sekali atau dapat diadakan setiap waktu

bilamana dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Direksi atau atas

permintaan tertulis dari seorang atau lebih Dewan Komisaris atau atas permintaan

tertulis 1 (satu) Pemegang Saham atau lebih yang bersama-sama mewakili 1/10

(satu persepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah.

b. Panggilan Rapat Direksi dilakukan oleh anggota Direksi yang berhak mewakili

Direksi.

c. Panggilan Rapat Direksi harus disampaikan dengan surat tercatat atau dengan surat

yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Direksi dengan mendapat tanda

terima paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan, dengan tidak

memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.

d. Panggilan harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.

Page 13: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

12

e. Rapat Direksi dipimpin oleh Presiden Direktur. Dalam hal Presiden Direktur tidak

dapat hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada Pihak

Ketiga, maka Rapat Direksi akan dipimpin oleh seorangn anggota Direksi yang

dipilih oleh dan dari antara Direksi yang hadir.

f. Seorang anggota Direksi dapat diwakili dalam Rapat Direksi hanya oleh anggota

Direksi lainnya berdasarkan Surat Kuasa.

g. Pada Rapat Direksi harus dibuat berita acara yang ditandatangani oleh seluruh

Direksi yang hadir dalam rapat atau kuasa anggota Direksi yang ditunjuk. Berita

acara merupakan bukti sah untuk para anggota Direksi dan untuk pihak ketiga.

h. Hasil rapat Direksi wajib dituangkan dalam risalah rapat Direksi dan

didokumentasikan dengan baik.

i. Perbedaan pendapat yang terjadi dalam keputusan Rapat Direksi wajib

dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat Direksi disertai alasan perbedaan

pendapat tersebut.

j. Anggota Direksi berhakmenerima salinan risalah rapat Direksi.

k. Jumlah rapat Direksi yang telah diselenggarakan dan jumlah kehadiran masing-

masing anggota Direksi harus dimua dalam laporan Tata Kelola Perusahaan yang

Baik.

2. Mekanisme Kehadiran dan Keabsahan Rapat

a. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat dalam

hal lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah anggota Direksi yang hadir atau diwakili

dalam Rapat.

b. Keputusan Rapat Direksi harus diambil berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam

hal keputusan berdasarkan musyawarah mufakat tidak tercapai, maka keputusan

diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling sedikit dari ½

(satu perdua) bagian dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan dalam Rapat.

c. Dalam hal suara yang setuju dan yang tidak setuju berimbang, maka Ketua Rapat

Direksi yang akan menentukan.

d. Setiap anggota Direksi yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan

tambahan 1 (satu) suara untuk setiap anggota Direksi lain yang diwakilinya.

e. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup

tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai hal-hal lain dilakukan

secara lisan, kecuali Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang

hadir.

f. Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan

dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang

dikeluarkan.

g. Direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Direksi

dengan ketentuan semua anggota Direksi telah diberitahu secara tertulis dan

semua anggotra Direksi memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan

secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang

diambil dengan cara demikian, mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan

Page 14: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

13

yang diambil dengan sah dalam Rapat Direksi.

3. Kehadiran Dewan Komisaris Dalam Rapat Direksi

a. Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi atas undangan Direksi

Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan

Komisaris untuk memberikan masukan/arahan atau melakukan diskusi terhadap

suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya.

Atas undangan Direksi, Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun

sendiri-sendiri setiap waktu dapat menghadiri rapat Direksi dan memberikan

pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan.

b. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi atas permintaan Dewan Komisaris

dan/atau pemegang saham mengikuti Anggaran Dasar.

Direksi mengadakan rapat minimal satu kali dalam sebulan atau apabila dianggap

perlu oleh salah seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan tertulis

dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Saham yang

mewakili 1/10 (satu persepuluh) bagian dari seluruh jumlah saham dengan hak

suara yang sah dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan.

Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi juga dimungkinkan atas permintaan

Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris guna memberikan

pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan.

c. Tatacara :

a) Dewan Komisaris menyampaikan permintaan kepada Direksi untuk hadir dalam

rapat Direksi.

b) Direksi melaksanakan rapat Direksi yang dihadiri oleh Dewan Komisaris,

membuat risalah rapat dan mendistribusikannya kepada peserta rapat.

Rapat tersebut di atas dapat menghadirkan nara sumber atau pihak lain di luar anggota

Dewan Komisaris dan Direksi.

E. FUNGSI PENDUKUNG

1. Corporate Secretary Group

Page 15: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

14

Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:

a. Melaksanakan peran sebagai penghubung atau contact person antara Direksi dengan

Komisaris, Pemegang Saham, Pemerintah/Instansi terkait, masyarakat, media

massa, asosiasi terkait, dan stakeholders lainnya.

b. Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan dalam lingkungan Direksi,

dan Perseroan serta pengadministrasiannya termasuk mengelola dan menyimpan

dokumen terkait dengan kegiatan perseroan RUPS, Laporan Tahunan, Risalah

Rapat Direksi, Risalah Rapat Dewan Komisaris dan Direksi, Daftar Khusus dan

dokumen lain-lain.

c. Mengkoordinasikan dan menghadiri rapat Direksi dan rapat gabungan antara Dewan

Komisaris dan Direksi.

d. Melaksanakan strategi komunikasi multi media termasuk koordinasi penerbitan

Laporan Tahunan, Company Profile dan brosur-brosur yang bersifat korporat.

e. Menghimpun semua informasi penting yang menyangkut perusahaan dari

setiap unit kerja serta menentukan kriteria mengenai jenis dan materi informasi

yang dapat disampaikan kepada stakeholders.

f. Memelihara dan memutakhirkan informasi Perseroan yang disampaikan kepada

pemangku kepentingan, baik dalam website, bulletin, atau media informasi lainnya.

g. Mengkoordinasikan pengembangan dan penegakan praktek-praktek GCG dan

memastikan bahwa Perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan

keterbukaan sejalan dengan penerapan GCG.

h. Penyelesaian kasus hukum serta memberikan layanan hukum yang dibutuhkan

Perseroan.

i. Memastikan bahwa Perseroan telah memenuhi seluruh ketentuan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

j. Melaporkan pelaksanaan tugasnya secara berkala maupun sewaktu-waktu bila

dibutuhkan oleh Direksi.

2. Internal Audit Group

Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:

a. Membuat Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT).

b. Memonitor tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan.

c. Memastikan sistem pengendalian internal perseroan berfungsi secara efektif dan

efisien.

d. Melaksanakan tugas pemeriksaan pada seluruh aktivitas usaha.

e. Melakukan audit guna mendorong terciptanya kepatuhan baik pegawai maupun

manajemen Perseroan.

f. Melakukan audit khusus (investigasi) untuk mengungkap kasus yang mempunyai

indikasi terjadinya penyalahgunaan wewenang, penggelapan, penyelewengan, dan

kecurangan.

Page 16: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

15

g. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan dan informasi yang obyektif

tentang kegiatan yang diaudit kepada semua tingkatan manajemen.

h. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan dan informasi yang obyektif

tentang kegiatan yang diaudit kepada semua tingkatan manajemen.

i. Memberikan konsultasi terhadap seluruh jajaran manajemen mengenai upaya

peningkatan efektifitas pengendalian internal, peningkatan efisiensi, manajemen

resiko, dan kegiatan lainnya terkait peningkatan kinerja.

j. Mendukung penerapan GCG di lingkungan perseroan.

k. Melaporkan seluruh hasil kegiatan pemeriksaan langsung kepada Presiden Direktur.

3. Network Group

Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:

a. Memberikan rekomendasi dan membuat perencanaan strategis mengenai arah dan

kebijakan pemasaran dan pengembangan bisnis asuransi melalui Kantor Cabang

b. Meng koordinasikan cabang-cabang guna mendukung sasaran dan target kinerja

Kantor Cabang mau pun perusahaan.

c. Membantu penyelesaian permasalahan yang dihadapi oleh Cabang untuk

memastikan kegiatan di Kantor Cabang berjalan dengan lancar.

d. Memonitor perkembangan terkini atas klaim-klaim yang terjadi di Kantor Cabang

untuk memastikan klaim tersebut diproses dan diselesaikan tepat waktu.

e. Memonitor pembayaran premi asuransi oleh klien dan menyelesaikan tagihan-

tagihan yang terlambat atau macet di Kantor Cabang.

f. Mengkaji dan memberi keputusan terkait usulan Pengembangan cabang/

representative office untuk disampaikan kepada Direksi.

4. Strategic Planning Group

Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:

a. Memberikan rekomendasi dan membuat perencanaan strategis mengenai arah dan

kebijakan perusahaan dan anak perusahaan dan perusahaan patungan jangka

panjang dan jangka pendek.

b. Melakukan monitor terhadap anak perusahaan dan perusahaan patungan

c. Mengendalikan dan mengkoordinir kegiatan analisis lingkungan usaha, baik

lingkungan eksternal maupun internal, yang berpotensi mempengaruhi pencapaian

sasaran dan target perusahaan.

d. Mengendalikan, mengkoordinir dan memastikan adanya keselarasan antara strategi

fungsional dengan strategi bisnis, baik untuk strategi jangka pendek maupun jangka

panjang, untuk mengakselerasi pencapaian sasaran dan target perusahaan.

e. Mengendalikan dan mengkoordinir implementasi strategi bisnis melalui penetapan

Key Performance Indicator (KPI) korporat dan inisiatif strategis dengan

Page 17: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

16

memperhatikan tujuan bisnis perusahaan, regulasi dan kebijakan eksternal /

internal yang berlaku.

f. Mengendalikan, mengkoordinir, memonitor, mengendalikan KPI Perusahaan, anak

perusahaan dan perusahaan patungan.

g. Merumuskan rekomendasi perubahan strategi bisnis/fungsional berdasarkan hasil

analisis pencapaian kinerja Korporat/Group sebelumnya

h. Mengkoordinir kegiatan penelitian pengembangan bisnis perusahaan dengan

memperhatikan hasil analisis lingkungan eksternal dan internal perusahaan.

i. Mengkoordinir kegiatan pengawasan untuk memastikan Quality & Assurance atau

kepatuhan atas implementasi strategi operasional perusahaan terhadap regulasi dan

kebijakan yang berlaku.

5. Komite Investasi

Direksi wajib membentuk Komite Investasi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab

Komite Investasi termasuk namun tidak terbatas pada:

a. Menetapkan sasaran investasi dan tingkat risiko yang dapat diterima atau

ditanggung,

b. Menetapkan batasan investasi, kebijakan investasi sesuai dengan aturan, Ketentuan

Pemerintah dan Undang-Undang yang berlaku,

c. Bersama-sama dengan Investment Group Head menetapkan kebijakan alokasi

portofolio investasi yang diperkirakan akan dapat memenuhi target hasil investasi

yang telah ditetapkan.

d. Menetapkan syarat-syarat/kualifikasi yang harus dipenuhi dalam memilih tenaga

ahli/manajer investasi dari luar Perusahaan.

e. Menetapkan Institusi tempat penitipan harta (kustodian).

f. Mengawasi kegiatan Investment Group Head maupun kegiatan Manajer Investasi

yang berasal dari luar perusahaan.

g. Mengevaluasi dinamika pasar dan mengevaluasi pencapaian hasil investasi dan

perkembangan instrument investasi untuk memberikan rekomendasi kepada Direksi.

F. HUBUNGAN PERSEROAN DENGAN ANAK PERUSAHAAN DAN PERUSAHAAN PATUNGAN

1. Prinsip Umum

a. Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan merupakan badan hukum tersendiri

yang memiliki Organ Perseroan yang berbeda.

b. Mekanisme yang berlaku di antara Perusahaan dan Anak Perusahaan atau

Perusahaan Patungan harus dilakukan melalui mekanisme korporasi yang sehat.

2. Mekanisme pengawasan

Page 18: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

17

Mekanisme pengawasan terhadap Anak Perusahaan dan Perusahaan patungan dilakukan

dengan:

a. Penempatan wakil perusahaan sebagai Anggota Komisaris dan/atau anggota

Direksi di Anak Perusahaan dan/atau sesuai kesepakatan di antara Pemegang

Saham.

b. Direktur Keuangan dan Jasa Korporat sebagai pejabat yang melakukan pembinaan

dan penilaian kinerja finansial Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan

c. Direksi menyampaikan laporan berkala kepada Komisaris perihal pelaksanaan

kegiatan pada anak perusahaan.

3. RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan

Mewakili perusahaan dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan adalah

suatu peran dan tanggung jawab yang diberikan kepada Direksi sebagai Pemegang

Saham Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan. Fungsi tersebut melekat pada

Direksi karena Direksi berdasarkan pelimpahan wewenang dan Pemegang saham Anak

Perusahaan dan Perusahaan Patungan merupakan pihak yang berhak mewakili

perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Direksi dapat melimpahkan

kewenangan kepada salah seorang Direksi atau Non-Anggota Direksi untuk mewakili

perusahaan sebagai kuasa Pemegang saham pada RUPS Anak Perusahaan dan

Perusahaan Patungan.

Dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan, Direksi Anak Perusahan wajib

menyampaikan dokumen sesuai dengan Pasal 66 Undang-Undang nomor 40 Tahun 2007

Tentang Perseroan Terbatas dan memiliki wewenang untuk meminta laporan lainnya

mengenai pengelolaan Anak perusahaan dan Perusahaan Patungan.

Prosedur mewakili perusahaan dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan

adalah sebagai berikut:

a. Direksi perusahaan mengadakan Rapat Direksi untuk membahas rencana/usulan

keputusan-keputusan yang akan dibawa dalam RUPS Anak Perusahaan dan

Perusahaan Patungan. Rencana/usulan dimaksud antara lain:

a) Pengesahan Laporan Tahunan Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan

b) Pembagian deviden/laba Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan.

c) Kebijakan-kebijakan strategis yang tertuang dalam RKAP Anak Perusahaan dan

Perusahaan Patungan.

d) Penunjukan/pemberhentian Direksi dan Komisaris Anak Perusahaan dan

Perusahaan Patungan.

e) Penunjukan kantor akuntan publik dan lain-lain.

b. Jika diperlukan, Direksi menunjuk salah seorang Anggota Direksi atau Non-Anggota

Direksi untuk bertindak dan mewakili selaku kuasa Pemegang Saham dalam RUPS

Page 19: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

18

Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan.

c. Anggota Direksi dan Non-Direksi yang mewakili Direksi dalam RUPS Anak

Perusahaan dan Perusahaan Patungan menyampaikan hasil keputusan RUPS Anak

Perusahaan dan Perusahaan Patungan kepada Direksi.

d. Bila diperlukan Pengawasan langsung dari Dewan Komisaris kepada anak

perusahaan dan perusahaan patung dilakukan dengan koordinasi dan persetujuan

Direksi Perseroan

Page 20: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

19

BAB III

DEWAN KOMISARIS

A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DEWAN KOMISARIS

1. Persyaratan Dewan Komisaris

Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang calon Anggota Dewan Komisaris

antara lain:

a. Diusulkan, disetujui, dan diangkat oleh Pemegang Saham melalui Rapat Umum Pemegang Saham

b. Dinyatakan lulus penilaian kemampuan dan kepatuhan oleh OJK.

c. Hanya dapat merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, anggota

Direksi, atau anggota Dewan Pengawas Syariah pada 1 (satu) perusahaan

lain.

d. Dilarang merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, anggota

Direksi, atau anggota Dewan Pengawas Syariah pada perusahaan

perasuransian yang memiliki bidang usaha yang sama.

e. Memiliki pengetahuan sesuai bidang usaha perusahaan yang relevan dengan

jabatannya.

f. Mampu untuk bertindak dengan itikad baik, jujur, dan professional.

g. Mampu bertindak untuk kepentingan Perusahaan dan pemegang polius,

tertanggung, peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat.

h. Mendahulukan kepentingan Perusahaan dan pemegang polis, tertanggung,

peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat daripada

kepentingan pribadi.

i. Mampu mengambil keputusan berdasarkan penilaian independen dan objektif

untuk kepentingan perusahaan dan pemegang polis/

j. Mampu menghindarkan penyalahgunaan kewenangannya untuk mendapatkan

keuntungan pribadi yang tidak semestinya atau menyebabkan kerugian bagi

perusahaan.

k. Memiliki pengetahuan yang baik mengenai kondisi keuangan Perusahaan.

l. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang perasuransian dan

peraturan perundang-undangan lain yang relevan.

m. Bukan diangkat atau merupakan menjabat sebagai pegawai/pejabat aktif

OJK, atau mantan pegawai / pejabat OJK yang berhenti dari OJK kurang dari

6 (enam) bulan.

Page 21: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

20

n. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, atau

anggota Dewan Pengawas Syariah yang dinyatakan bersalah atau lalai

menyebabkan:

a) Suatu perseroan dikenai sanksi pembatasan kegiatan usaha dalam waktu 3

(tiga) tahun sebelum pengangkatannya;

b) Suatu perseroan yang dicabut izin usahanya karena melakukan

pelanggaran dalam waktu 3 (tiga) tahun sebelum pengangkatannya;

dan/atau

c) Perseroan yang dinyatakan pailit berdasarkan putusan pengadilan yang

telah berkekuatan hukum tetap dalam jangka waktu 5 (lima) tahun

sebelum pengangkatannya

o. Persyaratan lain sebagaimana ditentukan oleh Anggaran Dasar dan peraturan

perundangan-undangan.

Untuk Komisaris Independen, syarat-syarat lain yang harus dipenuhi selain syarat-

syarat tersebut di atas antara lain:

a. Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan anggota Direksi, anggota Dewan

Komisaris, anggota Dewan Pengawas Syariah, atau Pemegang Saham

Perusahaan Asuransi, dalam Perusahaan Asuransi yang sama.

b. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, anggota

Dewan Pengawas Syariah atau menjadi karyawan pada PT Tugu Pratama

Indonesia atau afiliasinya dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir.

c. Berdomisili di Indonesia.

2. Komposisi Dewan Komisaris

1. Dewan Komisaris sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang anggota Dewan

Komisaris atau ketentuan lain sesuai dengan peraturan perundangan yang

berlaku

2. Paling sedikit setengah dari jumlah anggota Dewan Komisaris perusahaan

merupakan komisaris independen.

3. Masa Jabatan Komisaris

a. Anggota Dewan Komisaris diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk

jangka waktu 3 (tiga) tahun, dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum

Pemegang Saham untuk memberhentikan sewaktu-waktu.

b. Seorang anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya

dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut kepada

Perseroan sekurangnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadinya lowongan,

harus mengisi lowongan itu.

c. Jabatan anggota Dewan Komisaris berakhir dalam hal:

Page 22: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

21

a) Mengundurkan diri

b) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku.

c) Meninggal dunia

d) Diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.

B. TUGAS, WEWENANG DAN KEWAJIBAN DEWAN KOMISARIS

1. Tugas Dewan Komisaris

Tugas Utama Dewan Komisaris adalah melakukan pengawasan dan pemberian

nasehat terhadap pengurusan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi serta

memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana Jangka Panjang

Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, serta ketentuan-ketentuan

Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

2. Wewenang Dewan Komisaris

Agar Dewan Komisaris dapat melaksanakan tugasnya, para anggota Dewan Komisaris, baik

bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu berhak untuk:

a. Memasuki bangunan-bangunan dan halaman-halaman atau tempat-tempat lain yang

dipergunakan atau dikuasai oleh Perseroan;

b. Memeriksa buku-buku, surat-surat bukti, persediaan barang-barang, memeriksa dan

mencocokan keadaan uang kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat

berharga;

c. Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.

d. Menanyakan dan meminta penjelasan tentang segala hal kepada Direksi dan Direksi

wajib memberikan penjelasan;

e. Dalam kapasitas selaku dewan, meminta bantuan tenaga ahli dalam menjalankan

tugasnya untuk jangka waktu terbatas atas beban perseroan;

f. Dalam kapasitas selaku dewan, memberhentikan untuk sementara waktu anggota

Direksi, jika mereka bertentangan dengan Anggaran Dasar dan/atau perundangan

yang berlaku;

g. Memperoleh informasi dari Direksi mengenai Perusahaan secara lengkap dan tepat

waktu.

h. Merespon saran, harapan, permasalahan dan keluhan dari stakeholder

i. Mengusulkan calon anggota Direksi kepada Pemegang Saham sesuai kebijakan dan

kriteria yang ditetapkan.

3. Kewajiban Dewan Komisaris

a. Menjamin pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat serta bertindak

Page 23: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

22

secara secara independen yang berorientasi bagi kepentingan nilai perusahaan,

tidak mempunyai kepentingan yang dapat mengganggu kemampuannya untuk

melaksanakan tugas secara mandiri dan kritis;

b. Dalam melaksanakan tugasnya, Dewan Komisaris harus:

b) Mematuhi Anggaran Dasar dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku,

serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip profesionalisme, efesiensi,

transparansi, kemandirian, akuntabilitas serta kewajaran;

c) Bertindak sewaktu-waktu/setiap saat untuk kepentingan dan usaha Perseroan

dan bertanggung jawab kepada Perseroan yang dalam hal ini diwakili oleh RUPS.

c. Membuat Risalah Rapat Dewan Komisaris dan menyimpan salinannya;

d. Melaporkan kepada Perseroan mengenai kepemilikan sahamnnya dan/atau

keluarganya pada Perseroan tersebut dan Perseroan lain;

e. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan selama tahun

buku yang baru lampau kepada RUPS;

f. Memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai

RJPP dan RKAP yang diusulkan Direksi;

g. Mengikuti perkembangan kegiatan perusahaan, termasuk mengawasi pelaksanaan

RKAP, memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai setiap masalah yang

dianggap penting bagi kepengurusan Perseroan;

h. Melaporkan dengan segera kepada RUPS dalam hal terjadi gejala menurunnya

kinerja Perseroan;

i. Meneliti dan menelaah Lapora Berkala dan Laporan Tahunan yang disiapkan Direksi

serta menandatangani Laporan Tahunan.

j. Menyusun Laporan Kegiatan Dewan Komisaris yang merupakan bagian dari laporan

penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik;

k. Memantau efektifitas penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik;

l. Membantu memenuhi kebutuhan Dewan Pengawas Syariah dalam menggunakan

anggota komite dengan persetujuan Dewan Komisaris;

m. Mengungkapkan kepemilikan sahamnya yang mencapai 5% (lima per seratus)

atau lebih pada Perusahaan Perasuransian tempat anggota Dewan Komisaris

dimaksud menjabat dan/atau pada perusahaan lain yang berkedudukan di dalam

dan di luar negeri;

n. Mengungkapkan hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota

Dewan Komisaris lain, anggota Direksi, anggota Dewan Pengawas Syariah, dan/atau

pemegang saham Perusahaan Perasuransian tempat anggota Dewan Komisaris

dimaksud menjabat. Laporan dibuat diawal menjabat dan setiap terjadi

perubahan.

C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS

1. Program Pengenalan

Page 24: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

23

Program pengenalan bagi Anggota Dewan Komisaris yang baru diberikan oleh

Perseroan karena latar belakang Anggota Dewan Komisaris yang merupakan

representasi dari beberapa Pemegang Saham. Tujuan program pengenalan

adalah agar para Anggota Dewan Komisaris dapat saling mengenal dan menjalin

kerjasama sebagai satu tim yang solid, komprehensif dan efektif. Ketentuan

tentang program pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. Untuk Anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat, wajib diberikan

program pengenalan mengenai kondisi Perseroan secara umum.

b. Penanggung jawab program pengenalan adalah Corporate Secretary atau

pejabat yang menjalankan fungsi sebagai Corporate Secretary.

c. Program pengenalan meliputi:

a) Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance di Perseroan.

b) Keterangan mengenai tugas, tanggung jawab, dan hak Dewan Komisaris

dan Direksi serta hal lain yang dilarang berdasarkan ketentuan dan

Peraturan Perundangan yang Berlaku

c) Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan

lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha

jangka pendek dan jangka panjang, risiko, pengendalian internal dan

masalah-masalah strategis lainnya.

d) Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit

Internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian Internal serta

Komite Audit.

d. Program pengenalan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke

fasilitas Perseroan, kunjungan ke kantor-kantor cabang, pengkajian dokumen

Perseroan atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan kebutuhan.

2. Program Peningkatan Kapabilitas

Peningkatan kapabilitas dinilai penting agar Dewan Komisaris dapat selalu

memperbaharui informasi tentang perkembangan terkini dari core business

Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Ketentuan-ketentuan tentang program peningkatan kapabilitas bagi Dewan

Komisaris adalah sebagai berikut:

a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan

efektivitas kerja Dewan Komisaris.

b. Rencana untuk melaksanakan program peningkatan kapabilitas harus

dimasukkan dalam rencana kerja dan anggaran Dewan Komisaris.

c. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mengikuti program peningkatan

kapabilitas seperti seminar dan/atau pelatihan diminta untuk menyajikan

presentasi kepada anggota Dewan Komisaris lainnya dalam rangka berbagi

Page 25: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

24

informasi dan pengetahuan.

d. Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan bertanggung jawab untuk

membuat laporan tentang pelaksanaan program peningkatan kapabilitas.

Laporan tersebut disampaikan kepada Dewan Komisaris.

D. RAPAT DEWAN KOMISARIS

1. Ketentuan Umum

a. Rapat Dewan Komisaris diadakan minimal 1 bulan sekali atau dapat diadakan setiap

waktu bilamana dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris

atau atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Direksi atau atas

permintaan tertulis 1 (satu) Pemegang Saham atau lebih yang bersama-sama

mewakili 1/10 (satu persepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak

suara yang sah.

b. Panggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan oleh Presiden Komisaris.

c. Panggilan Rapat Dewan Komisaris harus disampaikan dengan surat tercatat atau

dengan surat yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Dewan Komisaris

dengan mendapat tanda terima paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum rapat

diadakan, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.

d. Panggilan harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.

e. Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris. Dalam hal Presiden

Komisaris tidak dapat hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan

kepada Pihak Ketiga, maka Rapat Dewan Komisaris akan dipimpin oleh seorang

anggota Dewan Komisaris yang dipilih oleh dan dari anggota Dewan Komisaris yang

hadir.

f. Seorang anggota Dewan Komisaris dapat diwakili dalam Rapat Dewan Komisaris

hanya oleh anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan Surat Kuasa.

g. Rapat Dewan Komisaris dilakukan paling sedikit 4 (empat) kali rapat di antaranya

dilakukan dengan mengundang Direksi; dan paling sedikit 1 (satu) kali rapat di

antaranya dilakukan dengan mengundang auditor eksternal

h. Anggota Dewan Komisaris wajib menghadiri rapat Dewan Komisaris paling sedikit

80% (delapan puluh persen) dari jumlah rapat Dewan Komisaris dalam periode 1

(satu) tahun.

i. Wajib dihadiri oleh setiap anggota Dewan Komisaris secara fisik paling sedikit 4

(empat) kali dalam setahun.

j. Hasil Rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat Dewan

Komisaris dan didokumentasikan dengan baik.

k. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang terjadi dalam keputusan rapat

Dewan Komisaris wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat Dewan

Komisaris disertai alasan perbedaan pendapat tersebut.

l. Anggota Dewan Komisaris berhak menerima salinan risalah Rapat Dewan Komisaris.

m. Jumlah rapat Dewan Komisaris yang telah diselenggarakan dan jumlah kehadiran

Page 26: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

25

masing-masing anggota Dewan Komisaris harus dimuat dalam laporan penerapan

Tata Kelola Perusahaan yang baik.

2. Mekanisme Kehadiran dan Keabsahan Rapat

a. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang

mengikat dalam hal lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah anggota Dewan

Komisaris yang hadir atau diwakili dalam Rapat.

b. Keputusan Rapat Dewan Komisaris harus diambil berdasarkan musyawarah

mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah mufakat tidak tercapai,

maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling

sedikit dari ½ (satu perdua) bagian dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan

dalam Rapat.

c. Dalam hal suara yang setuju dan yang tidak setuju berimbang, maka Ketua Rapat

Dewan Komisaris yang akan menentukan.

d. Setiap anggota Dewan Komisaris yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara

dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap anggota Dewan Komisaris lain yang

diwakilinya.

e. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup

tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai hal-hal lain dilakukan

secara lisan, kecuali Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang

hadir.

f. Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan

dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang

dikeluarkan.

g. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan

Rapat Dewan Komisaris dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris telah

diberitahu secara tertulis dan semua anggotra Dewan Komisaris memberikan

persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani

persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian, mempunyai

kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat

Dewan Komisaris.

3. Kehadiran Direksi Dalam Rapat Dewan Komisaris

Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap bulan sekali, dalam

rapat tersebut Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi.

Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris dimungkinkan apabila Direksi

atau salah satu anggota Direksi diundang oleh Dewan Komisaris untuk

menjelaskan, memberikan masukan, dan/atau melakukan diskusi.

Page 27: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

26

Tatacara

a) undangan disertai agenda rapat yang pasti, apabila ada perubahan untuk

diungkapkan pada saat rapat – hal ini berlaku baik untuk rapat komisaris

maupun rapat direksi

b) materi disampaikan 3 hari sebelum rapat

c) Dewan Komisaris mengirim undangan Rapat Dewan Komisaris kepada

Direksi, sekurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan.

d) Dewan Komisaris melaksanakan rapat yang dihadiri Direksi. Sekretaris Dewan

Komisaris membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat.

E. FUNGSI PENDUKUNG

1. Komite Dewan Komisaris

Dalam menjalankan tugas pengawasan dan fungsi pemberian nasihat, Dewan Komisaris

wajib membentuk Komite Audit dan Komite Kebijakan Resiko sesuai dengan

perkembangan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan/atau sesuai dengan

kebutuhan Perseroan. Komite-komite yang dibentuk mempunyai tugas yang berkaitan

dengan fungsi pengawasan Dewan Komisaris antara lain namun tidak terbatas pada :

aspek sistem pengendalian internal, fungsi nominasi dan remunerasi bagi Direksi dan

Dewan Komisaris (berkoordinasi dengan induk perusahaan), penerapan manajemen

risiko dan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance sesuai peraturan

yang berlaku. Penjelasan lebih lanjut mengenai komite-komite Dewan Komisaris diatur

dalam piagam (charter) masing-masing Komite.

2. Sekretaris Dewan Komisaris

Untuk membantu kelancaran pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris berhak

mendapatkan bantuan Sekretaris Dewan Komisaris atas biaya Perseroan. Sekretaris

Dewan Komisaris melakukan tugas dan kewajiban untuk membantu Dewan Komisaris

dalam fungsi kesekretariatan, memastikan tugas-tugas Dewan Komisaris telah

dijalankan dan semua informasi yang diperlukan Dewan Komisaris telah tersedia dan

tugas lainnya sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Pengaturan lebih lanjut terkait fungsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang

Sekretaris Dewan Komisaris dilakukan oleh Dewan Komisaris dalam dokumen

tersendiri.

Dalam hal sekretaris Dewan Komisaris belum ditetapkan secara definitif, maka tugas

dan tanggung jawab tanggung jawab Sekretaris Dewan Komisaris dilaksanakan oleh

fungsi BOD - BOC Support.

Page 28: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

27

F. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DENGAN DIREKSI

Terciptanya sebuah hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi

merupakan salah satu hal yang sangat penting agar masing-masing organ Perseroan dapat

bekerja sesuai fungsinya dengan efektif dan efisien. Untuk itu Perseroan, dalam menjaga

hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi menerapkan prinsip-prinsip

sebagai berikut:

a. Dewan Komisaris menghormati fungsi dan peranan Direksi dalam mengurus Perseroan

sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun Anggaran

Dasar.

b. Direksi menghormati fungsi dan peranan Dewan Komisaris untuk melakukan

pengawasan dan pemberian nasihat terhadap kebijakan pengurusan Perseroan.

c. Korespondensi antara Dewan Komisaris dengan Direksi menggunakan format

surat/memo yang di dalamnya mengandung penjelasan maksud dan tujuan atas surat

tersebut.

d. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan

yang bersifat formal, dalam arti harus senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku

atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.

e. Setiap hubungan kerja yang bersifat informal dapat dilakukan oleh masing-masing

Anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi, namun tidak dapat dipakai sebagai

kebijakan formal sebelum melalui mekanisme atau korespondensi yang dapat

dipertanggungjawabkan.

f. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan

kelembagaan dalam arti bahwa Dewan Komisaris dan Direksi sebagai jabatan kolektif

yang merepresentasikan keseluruhan anggotanya sehingga setiap hubungan kerja

antara Anggota Dewan Komisaris dengan salah seorang Anggota Direksi harus diketahui

oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi lainnya.

g. Setiap kegiatan perusahaan pada tingkat korporat yang bersifat formal seremonial

yang relevan dan signifikan di lingkungan Direksi dan lingkungan Dewan Komisaris,

diinformasikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris yang disampaikaan minimal 1

minggu sebelum kegiatan resmi dselenggarakan melalui media memo dan email.

Page 29: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

28

BAB IV

PENYELENGGARAAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM

A. KETENTUAN UMUM

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham

yang memenuhi syarat kuorum dan diselenggarakan oleh Direksi atas permintaan Dewan

Komisaris, Direksi, atau pemegang saham yang mewakili 1/10 bagian dari jumlah seluruh

saham dalam rangka mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang

ditanam dalam perusahaan dan/atau untuk pengambilan keputusan atas hal-hal yang

kewenangannya tidak diserahkan kepada Dewan Komisaris atau Direksi. (ref psl 12 AD &

psl 76 UUPT.

Sesuai dengan Anggaran Dasar pasal 12 ayat 8 disebutkan bahwa:

apabila dalam Anggaran Dasar tidak ditentukan lain, maka RUPS dipimpin oleh Presiden

Komisaris, dalam hal Presiden Komisaris tidak hadir atau berhalangan karena sebab

apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga rapat dipimpin oleh salah

seorang anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat dan ditunjuk untuk itu oleh

rapat, dan dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tersebut tidak hadir atau

berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga,

maka RUPS dipimpin oleh Presiden Direktur, dalam hal Presiden Direktur tidak hadir

atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak

ketiga, RUPS dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi lainnya yang hadir dalam rapat

dan dalam hal semua anggota Direksi tersebut tidak hadir atau berhalangan karena

sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga maka RUPS dipimpin

oleh seorang wakil Pemegang Saham yang dipilih oleh dan dari di antara mereka yang

hadir dalam rapat.

Penyelenggaraan RUPS terdiri dari:

1. RUPS Tahunan

RUPS Tahunan adalah RUPS Pemegang Saham yang diadakan setiap tahun untuk

pertanggung jawaban laporan tahunan yang telah disusun oleh Direksi.

2. RUPS lainnya

RUPS lainnya diadakan setiap saat, jika dianggap perlu oleh Direksi dan atau Dewan

Page 30: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

29

Komisaris dan atau Pemegang Saham. Tujuan penyelenggaraan RUPS ini agar Direksi

dapat melaksanakan suatu perbuatan dalam rangka pengelolaan Perseroan yang

kewenangannya tidak diserahkan kepada Direksi atau Dewan Komisaris atau hal

penting lain yang menyangkut kinerja Perseroan.

Pemegang Saham dapat mengambil keputusan yang sah di luar RUPS, dengan ketentuan

semua pemegang saham telah diberitahu secara tertulis dan semua Pemegang Saham

memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta

menandatangani persetujuan tersebut (secara on paper atau sirkuler). Keputusan

tersebut mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah

dalam RUPS.

B. PENYELENGGARAAN RUPS TAHUNAN

RUPS Tahunan diadakan tiap tahun, yang meliputi RUPS tahunan mengenai laporan

tahunan dan perhitungan tahunan.

Direksi menyampaikan Laporan Tahunan kepada RUPS setelah ditelaah oleh Dewan

Komisaris dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku

Perseroan berakhir.

Laporan tahunan ditandatangani oleh semua anggota Direksi dan semua anggota Dewan

Komisaris yang menjabat pada tahun buku yang bersangkutan dan disediakan Perseroan

sejak tanggal pemanggilan RUPS untuk dapat diperiksa oleh Pemegang Saham.

Tujuan penyelenggaraan RUPS adalah untuk mempertanggungjawabkan kinerja Direksi

pada tahun sebelumnya dibandingkan dengan RKAP yang telah disetujui dan peraturan

perundang – undangan yang berlaku serta memberikan pembebasan dan pelunasan

tanggung jawab (et aquit de charge) kepada masing – masing dalam hal terjadi tindakan

pidana atau kesalahan atau kelalaian yang menimbulkan kerugian pada pihak ketiga yang

tidak dapat dipenuhi oleh aset perusahaan.

Penyusunan Laporan Tahunan dilakukan dalam rangkaian memberikan gambaran dan

pertanggungjawaban tentang jalannya kegiatan Perseroan selama satu tahun untuk

disahkan oleh RUPS dan publikasi kepada Stakeholder lainnya.

Laporan Tahunan (Annual Report) disusun dalam bahasa Indonesia dan/ bahasa Inggris

(bila diperlukan), yang terdiri dari :

a. Laporan Keuangan yang terdiri atas sekurang – kurangnya neraca akhir tahun buku

yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku sebelumnya (termasuk

laba rugi, arus kas, ekuitas serta catatan atas laporan keuangan);

b. Laporan mengenai kegiatan perseroan;

Page 31: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

30

c. Laporan pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan;

d. Rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan usaha

Perseroan;

e. Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris

selama tahun buku yang baru lampau;

f. Nama anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris;

g. Gaji dan tunjangan bagi anggota Direksi dan gaji honorarium dan tunjangan bagi

anggota Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun yang baru lampau.

Tata cara :

a. Direksi menyiapkan draft Laporan Tahunan dan Direksi mengirimkan draft Laporan

Tahunan kepada Dewan Komisaris

b. Dewan Komisaris melakukan kajian atas draft Laporan Tahunan dan bila dipandang

perlu, memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan.

c. Dewan Komisaris mengirimkan masukan/nasehat untuk perbaikan Laporan Tahunan

kepada Direksi setelah menerima draft Laporan Tahunan.

d. Direksi mengirimkan undangan penyelenggarakan Rapat kepada Dewan Komisaris

untuk membahas draft Laporan Tahunan.

e. Dewan Komisaris dan Direksi menyelenggarakan Rapat pembahasan Laporan Tahunan.

f. Dewan Komisaris dan Direksi menandatangani Laporan Tahunan untuk diajukan

kepada RUPS.

g. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS Tahunan, paling lambat 14 hari

kalender sebelum RUPS.

h. Direksi menyelenggarakan RUPS Tahunan, paling lambat 6 bulan setelah tahun buku

Perseroan berakhir.

i. RUPS memberikan putusan terhadap Laporan Tahunan yang diajukan.

C. PENYELENGGARAAN RUPS LAINNYA

RUPS lainnya ialah RUPS selain RUPS tahunan, antara lain adalah dalam hal:

1. Dalam Rangka Pengesahan RKAP

RUPS diselenggarakan oleh Direksi yang dihadiri oleh Direksi, Dewan Komisaris dan

Pemegang Saham untuk membahas dan meminta pengesahan RKAP yang telah disusun

oleh Direksi serta telah terlebih dahulu ditelaah dan disetujui oleh Dewan Komisaris

sebelum tahun buku dimulai.

RKAP sebagai acuan bagi Direksi dalam menyelenggarakan Perseroan pada tahun

berjalan.

RKAP sekurang – kurangnya memuat :

Page 32: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

31

a. Visi dan Misi Perseroan, sasaran usaha, strategi usaha, kebijakan Perseroan, dan

program kerja/kegiatan.

b. Anggaran Perseroan yang dirinci atas setiap anggaran program kerja/kegiatan.

c. Proyeksi keuangan perseroan dan anak perusahaannya.

d. Hal – hal yang memerlukan keputusan RUPS.

Tata Cara :

a. Direksi melakukan konsolidasi usulan RKAP melalui Rapat Direksi dan mengirimkan

hasilnya kepada Pemegang Saham, paling lambat 60 hari sebelum dimulainya

tahun buku yang akan datang.

b. Dewan Komisaris memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan usulan RKAP dan

mengirimkannya kepada Direksi, paling lambat 2 (minggu) setelah menerima

usulan RKAP.

c. Bila masukan/nasehat Dewan Komisaris dapat diterima, Direksi melakukan

perbaikan usulan konsolidasi RKAP untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris

dan RUPS, paling lambat 1 (satu) bulan setelah menerima masukan nasehat Dewan

Komisaris.

d. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS untuk pengesahan RKAP,

paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sebelum RUPS.

e. Direksi menyelenggarakan RUPS paling lambat pada tanggal 31 Januari.

f. Dewan Komisaris memberikan pandangan atas usulan RKAP kepada RUPS.

g. RUPS memberikan keputusan terhadap RKAP yang diajukan.

2. Dalam Rangka Menyetujui Kepentingan Perseroan Lainnya

Tujuan penyelenggaraan RUPS agar Direksi dapat melaksanakan suatu perbuatan

hukum dalam pengelolaan perseroan yang kewenangannya tidak diserahkan kepada

Direksi dan Dewan Komisaris atau hal penting lain yang menyangkut pengelolaan

perseroan.

Dalam mengajukan ke RUPS, usulan pelaksanaan perbuatan hukum Direksi disertai

persetujuan / rekomendasi tertulis dari Dewan Komisaris.

Perbuatan hukum Direksi yang memerlukan Persetujuan RUPS adalah untuk kegiatan –

kegiatan usaha sesuai yang diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan.

Pemegang Saham dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan RUPS,

dengan ketentuan semua Pemegang Saham telah diberitahu secara tertulis dan semua

Pemegang Saham memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara

tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut (secara on paper atau sirkuler).

Page 33: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

32

Keputusan tersebut mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil

dengan sah dalam RUPS. Pengambilan keputusan oleh Pemegang Saham tanpa

melakukan rapat secara fisik harus dilengkapi tanggapan tertulis dari Dewan

Komisaris.

Tata Cara :

a. Direksi menyiapkan materi atas kegiatan yang memerlukan persetujuan RUPS.

b. Direksi mengirim draft/usulan materi kepada Komisaris;

c. Dewan Komisaris melakukan kajian atas materi yang disampaikan Direksi dan

apabila dianggap perlu dapat meminta penjelasan tambahan kepada Direksi

namun tidak lebih dari 1 (satu) kali dan paling lambat 14 (empat belas) hari

kalender setelah menerima usulan materi dari Direksi;

d. Apabila diperlukan , Direksi memberi materi penjelasan tambahan yang diminta

Dewan Komisaris, paling lambat 14 (empat belas) hari kalender setelah

menerima permintaan dari Komisaris;

e. Dewan Komisaris membuat tanggapan tertulis atas materi usulan Direksi kepada

Direksi untuk disampaikan kepada RUPS dengan tembusan kepada Komisaris,

paling lambat 5 (lima) hari kalender setelah melakukan kajian atas materi atau

setelah menerima penjelasan tambahan yang disampaikan Direksi;

f. RUPS memberikan putusan terhadap usulan materi yang diajukan Direksi setelah

mempertimbangkan tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris.

Page 34: KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS

Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia

33

BAB V

PENUTUP

Board Manual ini berlaku untuk pelaksanaan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan

Direksi di lingkungan PT Tugu Pratama Indonesia yang mengacu pada ketentuan yang terdapat

dalam Anggaran Dasar dan/atau ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Apabila terdapat perubahan Anggaran Dasar dan/atau ketentuan peraturan perundang-

undangan yang mempengaruhi isi atau keberlakuan Board Manual ini, maka akan dilakukan

penyesuaian.