L/O/G/O

KKESALAHAN UMUM ESALAHAN UMUM DALAM MENYUSUN SOP APDALAM MENYUSUN SOP APKKESALAHAN UMUM ESALAHAN UMUM DALAM MENYUSUN SOP APDALAM MENYUSUN SOP AP

PKP2A III LAN2014

Kesalahan Umum

SOP seharusnya didasarkan pada: • Tugas Pokok dan Fungsi• Kegiatan yang langsung mendukung Tupoksi• Kegiatan yang tidak langsung mendukung Tupoksi secara periodik

SOP HANYA DIDASARKAN PADA TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Kesalahan Umum

Aktor dalam SOP sebaiknya tidak diurutkan secara hirarki, karena akan mengakibatkan kegiatan dimulai dari tengah ataupun akhir kolom. Disamping akan menyulitkan dalam mengurutkan sekuen kegiatan.

AKTOR DIURUTKAN SECARA HIERARKI

Kesalahan Umum

Hanya dikenal 5 simbol dalam SOP AP:1.Mulai & berhenti (kapsul) 2.Proses (persegi panjang/kotak)3.Pengambilan keputusan (belah ketupat),4.Pindah halaman (segi lima)5.Arah proses(anak panah)

SALAH DALAM PENGGUNAAN SIMBOL

2 35

1 4

Kesalahan Umum

Aturan Pengisian Mutu Baku:• Pengisian kelengkapan dengan bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas dan bukan peralatan yang digunakan• Pengisian waktu dengan menggunakan satuan waktu dengan asumsi normal dan rasional• Pengisian output dengan produk atau nilai tambah dari kegiatan, seperti: draft surat, surat yang telah diparaf, laporan yang telah digandakan

SALAH DALAM MENGISI MUTU BAKU

Kesalahan Umum

• Cek apakah produk akhir SOP sudah dicerminkan dalam judul• Cek apakah judul sudah menggambarkan aktivitas yang dicerminkan dari rangkaian kegiatan

TIDAK MENGECEK KEMBALI KESESUAIAN JUDUL DENGAN

AKTIVITAS

Kesalahan Lain…• Salah memahami SOP Administrasi dengan SOP Teknis• Kolom peringatan tidak diisi dengan kalimat peringatan

Kesalahan Lain…

• Menulis aktivitas bukan dalam kalimat kerja• Mencantumkan aktor dalam kolom aktivitas• Tidak mematuhi aturan anak panah

Kesalahan Lain…

• Menggunakan simbol yang tidak standar• Tidak menuliskan opsi (ya/tidak) dalam flowcharts• Ada dua simbol dalam satu kegiatan (terkecuali rapat)• Mengambil simbol tidak pada “shapes”***

Semoga Bermanfaat

Xie Xie…..Graciaz…..

Arigato Gozaimasu…..

Kamsia…..Thank You….

Terima Kasih…..