2

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunianya

penulis dapat menyelesaikan modul dengan baik. Modul ini dibuat untuk

memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi

Perkantoran. Terima kasih saya ucapkan kepda Bapak Muhammad Arief selaku

Dosen pembimbing dari mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar, sehingga modul

ini dapat terselesaikan dengan baik.

Modul dengan judul Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat ini

dibuat dengan materi-materi yang dapat dipahami oleh pembaca.Materi utama

yang dibahas dalam modul ini yaitu sistem sistem penyimpanan dan penemuan

kembali surat.

Dengan mempelajari modul ini, pembaca diharapkan mampu

mengidentifikasi sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat, serta dapat

melakukan kegiatan penyimpanan maupun penemuan kembali surat dengan baik

dan benar. Serta pembaca diharapkan dapat berbagi ilmu dengan teman-teman

yang lain.

Modul ini disajikan dengan materi yang singkat serta jelas, sehingga

diharapkan pembaca dapat memahami poin-poin penting yang ada dalam modul

ini. Penyajian materi ini dilandasi dengan asumsi bahwa pembaca telah memiliki

kemampuan dasar dan pengalaman dalam menjelaskan proses penyimpanan dan

penemuan kembalk surat.

Semoga modul pembelajaran ini dapat bermanfaat bagi penulis dan

pembaca. Kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul ini

saya ucapkan terimakasih dan mohon maaf apabila ada kesalahan dalam kata

maupun penulisan, serta materi yang terdapat dalam modul pembelajaran ini.

Malang, November 2016

Penulis

3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii

BAB I ........................................................................................................................................ 1

PENDAHULUAN..................................................................................................................... 3

A. Petunjuk Belajar ........................................................................................................... 3

B. Ringkasan Singkat ........................................................................................................ 3

C. Kompetensi Inti ............................................................................................................ 3

D. Kompetensi Dasar ......................................................................................................... 4

E. Indikator Hasil Belajar .................................................................................................. 4

F. Materi Pembelajaran ..................................................................................................... 4

G. Informasi Pendukung ................................................................................................... 4

BAB II ....................................................................................................................................... 7

A. Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat .....................................................

1. Sistem Alphabeth ................................................................................................

2. Sistem Masalah ...................................................................................................

3. Sistem Kronologi ................................................................................................

4. Sistem Wilayah ...................................................................................................

5. Sistem Nomor .....................................................................................................

B. Latihan ...........................................................................................................................

BAB III TUGAS / LANGKAH KERJA ....................................................................................

DAFTAR RUJUKAN ............................................................................................................... iv

4

BAB I

PENDAHULUAN

A. Petunjuk Belajar

1. Bacalah dengan cermat dan pahami kompetensi inti serta kompetensi dasar.

Bacalah indikator mata pelajaran, indikator tersebut memuat tujuan akhir yang

di harapkan setelah mempelajari modul ini.

2. Baca dan pahami setiap materi yang ada dalam modul, srta diskusikan kepada

sesama peserta didik jika Anda tidak mengerti apa yang di sampaikan dalam

modul.

3. Kerjakan tugas atau evaluasi yang ada secara tepat dan benar, Anda tidak

diperbolehkan melihat kunci jawaban yang ada sebelum menyelesaikan soal

latihan atau evaluasi yang ada dalam modul.

4. Gunakan buku atau sumber lain sebagai referensi lainnya.

B. Ringkasan Singkat

Ada beberapa proses penyimpanan dan penemuan kembali surat atau arsip, yaitu

sistem alphabet atau abjad, sistem tanggal, sistem numenerik, sistem geografik

dan sistem masalah.

Adapun langkah langkah dalam penyimpanan surat/arsip yaitu

a) Pengumpulan

b) Memeriksa tanda pelepas/ Menyortir

c) Mengindeks

d) Memberi Kode

e) Mengurutlan arsip

f) Penyimpanan

C. Kompetensi Inti

KI1:Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI2:Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan

5

lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI3:Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, procedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah.

D. Kompetensi Dasar

3.18 Menjelaskan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat/Dokumen.

E. Indikator Hasil Belajar

Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini, siswa diharapkan mampu

1. Memahami perbedaan sistem sistem penyimpanan surat/dokumen..

2. Menerapkan cara mengkliping dalam kehidupan sehari-hari.

F. Materi Pembelajaran

1. Pengertian sistem penyimpanan arsip

2. Sistem Penemuan kembali arsip

3. Latihan

G. Informasi Pendukung

Selain menggunakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara

manual, sekarang arsiparis dapat melakukan penyimpanan dan penemuan kembali

arsip secara elektronik. Dengan sistem penyimpanan elektronik adalah sisten

penyimpanan dokumen menggunakan media computer sebagai media

penyimpanan dan mesin scanner sebagai alat untuk memindah dokumen yang

akan disimpan secara elektronik.

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan secara elektronik adalan

dokumen surat, mesin scanner dan computer. Diharapkan dengan melakukan

penyimpanan dokumen secara elektronik adalah adanya duplikat sebagai bahan

cadangan apabiila adahal yang tidak diinginkan

6

BAB II

PAPARAN ISI MATERI

A. Sistem Penyimpanan dam Penemuan Kembali Arsip

Dalam penyimpanan yang terjadi di perusahaan, banyak sekali sistem yang

digunakan, tetapi sistem dasar dari kearsipan ini ada 5, (yang disebut sebagai

sistem murni), Pada penerapannya akan digabungkan beberapa sistem murni

menjadi sistem baru, hal ini dilakukan untuk memudahkan pencarian kembali

arsip. Sistem murni tersebut adalah :

1. Sistem Alpabetis (alpabetical filing sistem)

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang mempergunakan

berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem abjad ini

merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan

dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf

abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem

arsip langsung (direct filing system).

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

a) Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

b) Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.

c) Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

d) Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Langkah penyimpan arsip dengan system abjad

a) Pengumpulan

Dokumen atau surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada

bagian kearsipan.

b) Memeriksa tanda pelepas/ menyortir

Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan disimpan

sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas (Release mark)

untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat tersebut memang sudah

benar-benar selesai diproses atau siap untuk disimpan.

c) Mengindeks

7

Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan

menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk

surat masuk dapat diindeks dari nama pengirim atau nama penanda tangan

yang tertera pada surat. Sedangkan untuk surat keluar dapat diindeks dari

nama perusahaan atau orang yang akan dikirimkan surat atau alamat yang

dituju.

d) Memberi kode

Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode yang sudah

diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih memudahkan dalam

pencarian dan penyimpanan kembali.

e) Mengurutkan arsip

Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad masing-

masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.

Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting apabila

arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak. Apabila arsip yang

akan disimpan dengan jumlah sedikit kurang dari 20 arsip, maka proses

pengelompokan tidak perlu dilakukan.

f) Penyimpanan

Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan folder yang

sesuai dengan kode penyimpanan.

Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip disesuaikan dengan

ketentuan yang berlaku.

Langkah penemuan kembali arsip

Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka akan terjadi proses

pencarian atau penemuan kembali arsip. Jika ada pihak yang ingin menggunakan

arsip atau melakukan proses penemuan kembali arsip maka langkah-langkah yang

harus dilakukan adalah :

a) Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau dicari.

b) Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks

8

c) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon

pinjam arsip atau out slip jika yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang

dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.

Contoh :

Apabila kita akan menyimpan surat dari PT Sejahtera Selalu.

Surat diindeks menjadi Sejahtera Selalu, PT

Setelah diindeks kemudian diberi kode Se.

Maka surat disimpan di dalam laci S, di belakang guide S, dan folder

Se.

Untuk penemuan kembali arsip dari PT Sejahtera Selalu, karena

kodenya Se, maka bisa di ambil dari laci S - …., di dalam guide S, di

dalam folder Se.

Kemudian arsip dapat diserahkan kepada peminjam.

List of File

S

Sa Santi Sari Wangi, PT

Se Sejahtera Selalu, PT

2. Sistem Masalah (subject filing system)

Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali

arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Sistem masalah ini bisa

diambil dari perihal surat atau bidang usaha.

Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal surat, misalnya surat pesanan

peralatan elektronik disimpan dalam kelompok surat pesanan, penawaran alat

tulis kantor disimpan di kelompok penawaran dan sebagainya.

9

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk

pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan

penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat dahulu

dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk

organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya berdasarkan masalah utama dan

sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat

berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

Contoh :

No. Masalah Subjek Masalah Utama Sub Masalah

1 Kepegawaian A. Kepegawaian A.1. Rekruitmen

A.2. Pengangkatan

A.3. Mutasi

2. Keuangan B. Keuangan B.1. Gaji

B.2. Pajak

B.3. Tunjangan

Langkah penyimpanan arsip dengan sistem masalah :

a) Meneliti dan membaca warkat

Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut sudah benar-benar

akan disimpan.

b) Mengindeks

Menentukan indeks masalah dari surat dan mencocokannya dengan daftar

klasifikasi dan mencatatnya dalam kartu indeks

c) Memberikan kode

Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang diambil dari daftar

klasifikasi dan diseusiakan dengan maslah surat tersebut.

d) Menyortir

Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi yaitu menurut masalah agar

lebih memudahkan dalam proses penyimpanan.

e) Menyimpan

10

Menyimpan surat yang sudah diberi kode kedalam filing cabinet sesuai

dengan kode tersebut.

Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil dengan arsip yang tidak terlalu banyak,

biasanya menggunakan subyek prihal, dan arsip disimpan langsung

pada hanging folder tanpa individual folder.

Contoh :

LIST OF FILE

Penawaran

Andara, PT

Antara, PT

Astro, PT

Pesanan

Abadi Jaya, PT

Damai Jaya, PT

Ernergy, CV

11

Untuk perusahaan Menengah

Sistem subyek ini untuk perusahaan menengah dapat

menggunakan individual forder, sehingga pencarian untuk nama

perusahaan lebih mudah. Guide yang digunakan dapat menggunakan

prihal atau dapat menggunakan bidang usaha,

Contoh :

LIST OF FILE

Bank BII

Niaga Tamara Hotel

Melia Mulia

Untuk perusahaan besar

Bagi perusahaan besar atau mempunyai arsip yang banyak, maka

sistem ini dapat menggunakan guide bidang usaha dan juga guide

prihal, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam pencarian arsipnya.

Contoh :

LIST OF FILE

Bank Penawaran

Niaga Tamara

Pesanan

BII

Hotel

12

3. Sistem kronologis (cronologis filing system)

Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Dalam system penyimpanan berdasarkan tanggal ini ini surat atau berkas

disimpan berdasarkan tanggal. Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub

subyek, dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tangal surat/arsip itu

dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau ordner),

sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek

diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).

Langkah-langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem tanggal :

a) Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses dan

sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.

b) Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip

c) Mengindeks

Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan kode dan

tempat penyimpanan.

d) Mengurutkan arsip

Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar memudahkan

penyimpanan.

e) Menyimpan

Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat penyimpanan.

Langkah Penemuan kembali dengan system penyimpanan berdasarkan

tanggal :

a) Memastikan tanggal arsip yang akan ditemukan atau dicari. Mengecek

dalam buku arsip dan tentukan laci, guide dan folder tempat arsip

tersebut disimpan.

b) Mencari arsip dengan cara membuka filing cabinet, laci, dan folder

sesuai dengan surat yang dicari dan menggantinya dengan bon pinjam

arsip.

c) Menyerahkan arsip kepada peminjam.

13

Contoh :

Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010, maka diindeks menjadi :

Tanggal Surat Unit I Unit II Unit III

20 Mei 2010 2010 Mei 20

(Kode laci/ (Kode Guide) (Kode Folder)

Ordner)

Contoh :

14

15

4. Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang

diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Sistem

ini berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan

kelompok penyimpanan surat.

Sistem wilayah biasanya digunakan oleh perusahaan yang mempunyai

cabang-cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.

Langkah penyimpanan arsip dengan siste wilayah

a) Membaca dokumen/surat

Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat, nomor

surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui asal dan tujuan

surat itu dari daerah mana.

b) Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen tersebut

sudah diberi tanda siap simpan atau release mark. Apabila belum surat

tersebut harus segera dikembalikan kepada pimpinan yang bersangkutan.

c) Menentukan caption atau kata tangkap

Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama wilayah,

daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari susunan wilayah yang

ditentukan.

d) Memberi kode

Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama wilayah atau daerah sesuai

dengan susunan yang ditentukan. Kode harus menunjuk tepat arsip itu

akan disimpan diaci dan folder mana.

e) Menyimpan arsip

Setelah pemberian kode maka langkah selanjutnya adalah menyimpan

arsip tersebut di laci dan folder yang sudah ditentukan.

Langkah penemuan kembali arsip

a) Memeriksa lembar pinjam arsip

Untuk menemukan identitas dan informasi lain dari arsip yang akan

dipinjam.

16

b) Menemukan kartu indeks

Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.

c) Mengambil arsip

Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode arsip yang disimpan,

maka langkah senjutya adalah mengambil arsip itu sesuai dengan laci dan

folder yang sudah diketahui melaluikartu indeks

Dalam pemakaian guide juga dipengaruhi oleh besar kecilnya perusahaan serta

kebutuhan perusahaan tersebut dalam menentukan wilayah yang dipakai pada

penyimpanannya.

Perusahaan Kecil

Banyak menggunakan penyimpanan ini, dan guide yang digunakan hanya nama

kota yang disusun secara abjad, serta penyimpanan arsipnya ada pada nama kota

tersebut.

17

Contoh :

List of File

Bandung

Ananda, PT

Atara, CV

Bogor

Agila, PT

Garada, CV

Perusahaan Menengah dan perusahaan besar

Pada perusahaan menengah dan perusahaan besar penggunakan

guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual fordel untuk setiap

perusahaan, di samping itu apabila lingkup arsipnya meliputi dalam dan

luar negeri, maka harus dibuatkan guide dalam negeri dan luar negeri

dengan susunan :

Dalam Negeri

Provinsi

Kota

Nama file

Luar Negeri

Negara

Kota

Nama file

Contoh apabila luas arsipnya terdiri atas beberapa provinsi:

18

Jawa Barat

Bandung

Niaga, bank

Panghegar, Hotel

Rahardian, Toko

Bogor

Kenanga, Toko Mas

Mitra Utama, Tour & Travel

Jawa Tengah

Semarang

Niaga, bank

Oscar, Toko buku

Pandito, Rumah Makan

Solo

Graninto, Toko Bunga

Mutiara Jaya, CV

Jawa Timur

Madiun

Kerinci, Toko

5. Sistem nomor (numerical filing system)

Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali

arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor, menggunakan kode yamg

terdiri dari angka-angka.

Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan yang arsipnya cepat

sekali berkembang; Sistem ini tidak menutup`kemungkinan dalam suatu

bagian memakai sistem ini, karena sistem nomor mempunyai 2 pola yang

berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor urut atau keanggotaan yang biasa

dipakai pada penomoran karyawan, mahasiswa, anggota perkumpulan,

kependudukan dan nasabah bank dan yang kedua berdasarkan subyek yang

dinomorkan pada supermarket, perpustakaan, apotik, dan lain-lain.

19

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor terbagi menjadi 2

sistem, yaitu : Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal Classificaton) dan

Sistem nomor terminal digit

Sistem nomor persepuluhan (dewey decimal classification)

Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan. Sistem ini

membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh kelas utama.

Kemudian masing-masing kelas utama itu dibagi lagi menjadi

sepuluh divisi. Selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi

menjadi sepuluh seksi. Dengan demikian klasifikasi persepuluhan

dewey terdiri dari sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu

seksi, masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut

yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai kebutuhan.

Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor

persepuluhan (Dewey decimal classification)

Sistem nomor terminal digit

Sistem ini dikenal juga dengan numerical terminal digit system.

Sistem terminal digit membagi surat keluar dan surat masuk

menjadi beberapa nomor, namun penyimpanannya dua nomor

akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama

Dengan sistem nomor terminal digit ini akan tercipta seratus

kelompok nomor dan setiap kelompok terdiri dari dua angka yang

dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya sampai 99.

Prosedur penyimpanan arsip menurut terminal digit

Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan

yang bersangkutan, bahwa arsip tersebut sudah boleh dsimpan.

Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku arsip.

Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada buku arsip

Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi tiga unit, yaitu : nomor

laci, nomor guide, dan folder.

20

Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang kode

surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.

Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari

belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode ini

digunakan untuk nomor folder.

Unit Keiga : semua angka, sisa dari unit pertama dan kedua.

Prosedur penemuan kembali arsip

Meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh peminja arsip untuk mengetahui

hal surat, nomor surat, tanggal surat dan asal surat atau tujuan surat.

Menentukan kode surat dengan melihat pada urutan nomor buku arsip.

Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :

Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua angka terakhir

nomor kode arsip, sedangkan kode folder dapat diketahui dari

angka ketiga dan keempat urutan nomor kode arsip, diurutkan

dari belakang

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini biasanya digabung

dengan sistem penyimpanan arsip lainnya. Salah satu contohnya

adalah sistem nomor yang digabung dengan subyek.

Sistem Nomor berdasarkan subyek

Suatu sistem nomor yang menekankan subyek sebagai

pedoman penomorannya, sistem ini menggunakan nomor secara

berurut untuk menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam

penomoran dapat menggunakan angka seluruhnya (purenomorik)

atau gabungan huruf dengan angka (alphanomorik)

Contoh pure nomorik :

Penawaran

110 ATK

111 Gramedia, Toko Buku

21

112 Gunung Agung, Toko Buku

120 Mesin kantor

121 Datascrip, PT

122 Asaba, PT

200 Pesanan

210 ATK

211 Gramedia, Toko Buku

212 Kenanga, CV

Contoh Alphanomorik

A Penawaran

A.10 ATK

A.11 Gramedia, Toko Buku

A.12 Gunung Agung, Toko Buku

A.13 Mitra Sejati, PT

A.20 Mesin kantor

A.21 Datascrip, PT

A.22 Asaba, PT

B Pesanan

B.10 ATK

B.11 Gramedia, Toko Buku

B.12 Kenanga, CV

Sistem Nomor berdasarkan nomor urut

Sistem ini menekankan pada keanggotaan, sehingga pada

kode terakhir adalah kode jumlah urutan dari suatu keanggotaan.

Penomoran ini juga dipakai pada kode inventaris kantor, Pelanggan

telepon, pelanggan listrik, nomor karyawan, nomor siswa dan

kependudukan.

22

Pola penomoran sama seperti pada sistem nomor subyek

menggunakan pure nomorik dan alphanomorik sesuai kebutuhan

dari perusahaan tersebut.

Contoh :

Nomor KTP Jakarta :

09.5403.650676.0675

Keterangan dari nomor ini adalah :

09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,

54 : kode wilayah (Jakarta Timur)

03 : Kode Kelurahan

65 : kode tanggal kelahiran bagi wanita (tgl ditambah

40) 25

06 : kode bulan lahir, Juni

76 : kode tahun kelahiran, tahun 1976

0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang lahir pada

tanggal tersebut

Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip murni, terdapat sistem

penyimpanan gabungan. Siste penyimpanan gabungan ini

merupakan gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni.

Biasanya hal ini digunakan untuk mempermudah dalam

penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Contoh dari sistem gabungan ini adalah :

Sistem penyimpanan arsip geografis yang digabungkan dengan

kronologis.

Sistem penyimpanan arsip nomor yang digabungkan dengan

subyek.

Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang digabungkan dengan

subyek.

23

B. LATIHAN

Susunlah dokumen surat masuk dan surat keluar berikut dengan system yang

ditentukan .

Temukan satu buah arsip yang diminta oleh pimpinan anda dengan

menggunakan system yang ditentukan.

BANK DANAMON Jl. Ganesha No. 19

BANDUNG Hal : Klaim Paket Bulan Juli Tanggal surat : 10 Agustus 2009

HOTEL CIPTA 2 Jl. Pandaan No. 17

SURABAYA

Hal : Klaim Sewa Gedung Tanggal surat : 9 Desember 2009

CV BANGUNAN KONTRAKTOR

Jl. Ahmad Yani No. 20 SURABAYA

Hal : Brosur Type Bangunan Baru Tanggal surat : 11 Desember 2009

RS BUDI ASIH Jl. Minarja No. 19

MADIUN

Hal : Brosur Ruang VIP Tanggal surat : 10 Desember 2009

BANK PERKREDITAN RAKYAT

CITRA MUKTI Jl. Kartosuro 19 SOLO

Hal : Brosur Paket Niaga Tanggal surat : 10 Oktober 2009

ENNO LERIAN Jl. Urip Sumoharjo 15

SOLO

Hal : Brosur Daftar Buku Tanggal surat : 7 Desember 2009

PT HONDA MOTOR

16th Nuri street KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Brosur Sepeda Motor Tangga surat : 8 Desemmber 2009

CHEVROLET COMPANY (Pick up & Jeep)

Madloeni street 16th BANGKOK – THAILAND

Hal : Klaim Jeep Chevrolet Tanggal surat : 8 Oktober 2009

DONI KUSUMA

Jl. Mayjen Sungkono 15 SURABAYA

Hal : Klaim PC

MARJAN SIRUP CORP Jl. Ambarawa No. 20

SEMARANG

Hal : Klaim 3 Pak Sirup

24

Tanggal surat : 7 Oktober 2009

Tanggal surat : 11 Oktober 2009

ALFA SUPERMARKET

Jl. Baranang siang 17 BOGOR

Hal : Penawaran Produk Baru Tanggal surat : 9 Juli 2009

HOTEL SHERATON Wild street 17th Pattaya

THAILAND

Hal : Penawaran Paket Hotel Tanggal surat : 9 Januari 2009

PT SINAR USAHA

(Kontraktor Cab. Penang) Jl. Mastik 20 penang

MALAYSIA

Hal : Penawaran Renovasi Tanggal surat : 11 Maret 2009

RS SINTANALA Jl. Kemurnian No. 19

SURABAYA

Ha : Penawaran Komputer Tanggal Surat : 10 Maret 2009

25

DENADA TAMBUNAN Jl. Penra No. 15

KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Penawaran Televisi Flat Tanggal surat : 7 Maret 2009

AMARA (khusus mobil buid up)

Jl. Taman Sakti 16 SOLO

Hal : Pengiriman Mobil Cherokee Tanggal surat : 8 September 2009

BANK PERKREDITAN RAKYAT

ANUGRAH Jl. Dredet 19 – BOGOR

Hal : Pengiriman Paket Tahunan Tanggal surat : 10 Juli 2009

AYU AZHARI Jl. Pajajaran No. 15

BOGOR

Hal : Pengiriman Komputer Tanggal surat : 7 September 2009

GORO

Jl. Singgasana No. 17 MADIUN

Hal : Pengiriman House Hold Tanggal surat : 9 Nopember 2009

GREEN SAND INDONESIA Jl. Kopo No. 20

BANDUNG

Hal : Pengiriman Bulan Juli Tanggal surat : 11 September 2009

JACKY CHEN

15th Dame Street PATTAYA – THAILAND

Hal : Permintaan Penawaran Buku Tanggal surat : 7 Nopember 2009

PT DELIMA INTI (Produk Sirup Markisa)

Jl. Sudirman 20 MADIUN

Hal : Permintaan Penawaran Sirup Tanggal surat : 11 nopember 2009

GERMAN MOTOR COMPANY (VW &Audi)

16th Wild Street PENANG – MALAYSIA

Hal : Permintaan Penawaran VW Tangal surat :: 6 Nopeber 2009

HONGKONG BANK Shantung Street 19th

BANGKOK – THAILAND

Hal : Permintaan Penawaran Buku Tanggal surat : 10 September 2009

26

BANK MAYORA Jl. Emak No. 19 SEMARANG

Hal : Permintaan Penawaran ATK Tanggal surat : 10 Nopember 2009

BANGKOK HOTEL Kerty Street 17th

BANGKOK – THAILAND

Hal : Pesanan Kamar Hotel Tanggal surat : 9 Maret 2009

COCA COLA COMPANY

Jl. Warung Jambu 20 BOGOR

Hal : Pesanan ATK Tanggal surat : 11 Juli 2009

PT DAIHATSU INDONESIA Jl. Surya kencana No. 16

BOGOR

Hal : Pesanan Jok Mobil Tangal surat : 8 Juli 2009

DIAMOND SUPERMARKET

Jl. Samet Riyadi No. 177 SOLO

Hal : Pesanan ATK Tanggal surat : 9 Septemmber 2009

MARISSA HAQUE Jl. Merpati No. 15

BANDUNG

Hal : Pesanan ATK Tanggall surat : 7 Juli 2009

CV. EDISON MAKMUR

Importir Moge Harley Davidson Jl. Danau No. 16 MADIUN

Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 8 Februari 2009

GITA DEWI Jl. Mataram No. 15

MADIUN

Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 9 Februari 2009

GRAND WHITE HOSPITAL

Jl. Munthung 19 PENANG – MALAYSIA

Ha : Pindah Kantor Cabang Tanggal surat : 18 Februari 2009

PT TARUNA SEPEDA MOTOR Jl. Danggu No. 16

SURABAYA

Hal : Pindahan Kantor Tanggal surat : 9 April 2009

27

HARLAND CONTRACTOR INC. James cook street 20th

PATTAYA – THAILAND

Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 11 Februari 2009

BUILDING CONTRACTOR CO. Kotnagen Street 20th

BANGKOK – THAILAND

Hal : Seminar Arsitek Tanggal surat : 11 Januari 2009

ASTRORIA HOSPITAL

Jellow Street 19th PATTAYA – THAILAND

Hal : Seminar Bedah Jantung Tanggal surat : 10 Januari 2009

MOTORA COMPANY (Motorcycle devision)

Madame Street 16th PATTAYA – THAILAND

Hal : Seminar Mesin Baru Tanggal : 8 Maret 2009

DANIEL SAHULEKA

Mid Street 15th BANGKOK – THAILAND

Hal : Seminar Vokalia Tanggal surat : 7 Januari 2009

TOKO “ STEER JAYA” Spesialis Moge

Jl. Hang Tuah No. 16 SEMARANG

Hal : Seminar Motor Besar Tanggal surat : 6 Januari 2009

HERO SWALAYAN Jl. Pasir KAliki No. 17

BANDUNG

Hal : Tagihan Bulan Maret Tanggal surat : 9 Agustus 2009

MEMES Jl. Raya Penang No. 15

PENANG – MALAYSIA

Hal : Tagihan Gedung Pertunjukan Tanggal surat : 7 April 2009

TANAH GENTING HOTEL

Jl. Munche 17 Penang MALAYSIA

Hal : Tagihan Bulan Januari 2008 Tanggal surat : 9 Januari 2009

PT TANGGA MAKMUR (Kontraktor Cab. Kuala Lumpur)

Jl. Poungia 20 KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Tagihan Pembangunan Gudang Tanggal surat : 11 April 2009

28

RS TARAKAN Jl. Sampan 19

Kuala Lumpur – Malaysia

Hal : Tagihan bulan Januari Tanggal Surat : 10 April 2009

AW ROOT BEER Jl. Solo BAru 20

SOLO

Hal : Undangan Tanggal surat 11 Agustus 2009

DEALER “ BIMANTARA CAKRA”

Jl. Pasir Kaliki No. 16 BANDUNG

Hal : Undangan Peluncuran Mobil TAnggal surat : 6 Agustus 2009

ENGLAND HOTEL Jl. Matalang 17

KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Undangan Rapat Tahunan Tangga surat : 9 April 2009

MAKRO HYPERMAKET

Jl. LAntara No. 17 SEMARANG

Hal : Undangan Gedung Baru Tanggal surat : 9 Oktober 2009

RINI S BONO Jl. Muntilan No. 15

SEMARANG

Hal : Undangan Rapat

Tanggal surat 7 Agustus 2009

29

PT MITRA SEJATI Jl. Pejompongan Raya No 5

Jakarta Pusat

No. : 45/PN/MS/VII/10 13 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Mesin fax Dengan hormat, Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai pengembangan fungsi kantor. Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis. Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami, Susan Larasati Marketing Manager

30

PT ANUGERAH JAYA

Jl. Kemiri No. 34

Jakarta Pusat

No. : 5/PS/AJ/VII/10 10 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Pesanan Pesawat Telepon Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami bermaksud memesan untuk perusahaan kami.

Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.

Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Nina Melinda

Direktur Lampiran : 1 lembar daftar pesanan 1 lembar bukti transfer

PT SENTOSA MAKMUR

Jl. Diponegoro No.23 Jakarta Pusat

31

No. : 12/UN/SM/VII/10 17 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rifiq Abdullah Managing Director

Lampiran : 1 lbr Daftar Acara

32

CV PERMATA JAYA

Jl. Pangeran Antasari No 5

Jakarta Selatan

No. : 18/PN/PJ/VII/10 15 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Pesawat televisi Dengan hormat, Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan bioskop.. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau. Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%. Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Agus Muljono Managing Director

Lampiran : 1 lembar Brosur

33

TOKO SEJAHTERA

Jl. Wahid Hasyim No.55

Jakarta Pusat

22 Juli 2010 No. : 34/PS/TS/VII/10 Kepada Yth. Bapak Drs. Lenteng Agung Mandiri Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan Hal : Pesanan Pesawat Televisi Dengan hormat, Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut . Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir. Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Sri Rianti Managing Director Lampiran : 1 lembar bukti transfer 1 lembar Daftar pesanan

34

PT AUDISI SINAR MULIA

Jl. Jatinegara Timur No. 34

Jakarta Timur

No. : 12/UN/ASM/VII/10 8 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Laporan pemasaran

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sigit Mulyono Managing Director

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara

35

BANK PERMATA

Jl. Jend. Sudirman kav. 10

Jakarta Selatan

No. : 8/PN/BP/VII/10 23 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Produk Bank Dengan hormat, Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat memuaskan. Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan potongan harga administrasi sebesar 30%. Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Abu Rizal Managing Director

Lampiran : 1 lembar Brosur

36

PT. BRIGHT PAPER

Jl. Gajah Mada 24 Semarang JAWA TENGAH

July, 30th 2010 No. : 096/BP/VII/2010 Mr. Singgih Mahadika PT. LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa Jakarta Selatan Dear Mr Singgih Mahadika, It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before August 1st 2010, the date you specified. In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Lenteng Agung Mandiri will find it convenient for future reference. As usual, we look forward to a further opportunity to serve you. Yours sincerely,

Martin Edwards

Sales Manager

37

TIP TOP STATIONERY

Jl. Sungai Mahakam IV 55

Jakarta Pusat

No. 87/KEU/TTS/10 July, 31st 2010 PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa Jakarta Selatan Dear Mr Singgih, I know how hestic our lives get and how wasy it is to overlook little things. That is the reason I am sending you this reminder. Our records show your account has a balance due of US$150. Would you please take a few minutes to take care this matter ? If there are any problems, please let us know. Thank you for your prompt attention. Sincerely,

HENRY Ng Marketing Director

Malang, 14 Juli 2010

Kepada Yth.

38

Bapak Drs. Singgih Mahadika

Direktur PT Lenteng Agung Mandiri

Jl. Camat Gabun II Jagakarsa

Jakarta Selatan

Salam Kangen,

Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di malang sehat Selalu,

Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di rumah mertuanya.

Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.

Mohon dikabari bila ingin datang.

Hormat Selalu,

Andi Lesmana

39

PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa

Jakarta Selatan

No. : 01/PN/LAM/VII/10 03 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Noehali Direktur Fa Anugerah Alam Jl. Rasamala 2 Tangerang

Hal : Penawaran Mesin Fotocopy Dengan hormat, Kami adalah supplier dari mesin Fotocopy merek Panasonic dan kami ingin tawarkan kepada Saudara sebagai peningkatan kinerja kantor di perusahaan Saudara. Mesin fotocopy ini sangat memudahkan semua pekerjaan kantor dalam urusan penggandaan. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis serta discount 20% apabila Saudara memesan selama bulan Juli – Agustus 2010. Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager

Lamp : 1 Berkas Brosur

40

No. : 2/PS/LAM/VII/10 10 Juli 2010 Kepada : KRING KRING SHOP Jl. Anyelir VII No. 5 Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan Pesanan Pesawat Telepon Dengan hormat, Berdasarkan surat Saudara tentang pesanan pesawat telepon, kami bermaksud memberitahukan bahwa kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara dikarenakan banyaknya pesanan yang masuk ke perusahaan kami.. Akan tetapi kami tetap akan mengupayakan agar pesanan Saudara tetap bisa kami layani sampai akhir bulan ini apabila saudara berkenan. Kami harap pesanan tersebut telah Saudara terima pada tanggal 20 Juli 2010 mendatang. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran

41

No. : 03/UN/LAM/VII/10 17 Juli 2010 Kepada : PT SENTOSA MAKMUR Jl. Rajawali No. 23 Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan Dengan hormat, Dengan ini kami memberitahukan bahwa Undangan Rapat Saudara mengenai Evaluasi Pemasaran Triwulan keempat telah kami terima. Akan tetapi kami mohon maaf bahwa kami tidak dapat memenuhi undangan Saudara. Mengingat pentingnya rapat yang Saudara selenggarakan maka kami akan mengutus wakil manager pemasaran kami untuk mengikuti rapat tersebut. Mengenai nama perwakilan kami yang akan datang adalah : Nama : Zulfikar Ramadhan

Jabatan : Wakil Manager Pemasaran PT. Lenteng Agung Mandiri

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .

Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran

42

No. : 04/PN/PJ/VII/10 18 Juli 2010 Kepada : Yth Bp. Thariq Azis Manager Purchasing PT. BERKAH JAYA Bogor

Hal : Penawaran Pesawat televisi Dengan hormat, Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan theatre. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau khusus untuk televisi dengan ukuran di atas 14” . Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%. Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran

Lampiran : 1 lembar Brosur

43

No. : 5/PS/LAM/VII/10 22 Juli 2010 Kepada Yth. Ibu Zulaikha Manager Keuangan PT. Paper And Clips Jl. Bunga Teratai Km. 5 Tangerang

Hal : Pemberitahuan Pembayaran Dengan hormat, Melalui surat ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa Nota dengan nomor 5570/V/2010 telah dibayar oleh bagian Keuangan kami sebesar Rp 5.000.000,- dari total Rp 10.000.000,- ( 50%) via BNI Cab. Cassablanca, sementara sisanya akan kami lunasi bulan Agustus 2010 mendatang. Kami meminta maaf apabila kami hanya membayar sebesar 50% dari kewajiban sebenarnya. Hal ini dikarenakan penjualan kami sedang menurun beberapa bulan ini. Untuk itu kami memohon kebijaksanaan dari Saudara. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran

Lampiran : 1 lembar bukti transfer

44

No. : 6/UN/LAM/VII/10 25 Juli 2010 Kepada Yth. Akis Darmanto, SE Marketing Manager CV. Utama Jaya Jakarta Utara

Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Rapat Pengadaan Office Furniture

PT. Lenteng Agung Mandiri Mengingat pentingnya acara ini kami harap Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara

45

No. : 7/PN/LAM/VII/10 25 Juli 2010 Kepada : Ibu Indarti Irwan PT. One Two Three Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1 Jakarta Selatan

Hal : Permohonan Kerja Sama Dengan hormat, Bedasarkan surat Saudara tentang penawaran Event Organizer pada acara kegiatan perusahaan, kami tertarik untuk menggunakan EO pada acara HUT perusahaan kami pada bulan Oktober 2010. Untuk merealisasikan hal tersebut kami harap pihak Saudara dapat datang ke kantor kami untuk memulai perencanaan kegiatan HUT perusahaan kami ini. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing

Lampiran : -

46

No. : 8/PN/LAM/VII/10 28 Juli 2010 Kepada : Bp. Chusnul Yasser PT. TRITANU Jakarta Barat

Hal : Permintaan Penawaran Teknisi Dengan hormat, Iklan Saudara pada harian Kompas tertanggal 5 Juli 2010 menarik perhatian kami dan kami tertarik untuk menggunakan jasa teknisi mesin fotocopy dari perusahaan Saudara. Sehubungan dengan hal tersebut kami mengharapkan informasi yang lebih banyak tentang Jasa Teknisi tersebut terutama mengenai jasa apa saja yang dapat diberikan dan apa saja persyaratan untuk kerja samanya. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing

Lampiran : -

47

July,28th 2010 No. : 9/PN/LAM/VII/10 Kepada : MATARI Tbk Rasuna Said Kav. 78 JAKARTA SELATAN

Dear Mrs Tan Mei Lan, I know how hectic our lives get anda how easy it is to overlook little things. That is the reasonI am sending you this reminder. Our records show you account has a balance due US$ 500. Would you please take a few minutes to take care of this matter ? If there are any problems, please let us know. Thank you for your prompt attention. Your Sincerely, Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager

48

July,30th 2010 No. : 10/PN/LAM/VII/10 Kepada : PT. INDO KREATIF Jl. Otto Iskandar Dinata 55 Bandung-Jawa Barat

Dear Mr Ilham, Thank you for your interest in our company, we enclosing separately the literature and prices of our product which we think will serve your needs. If there is any further information which we can inform, please feel free to write us again. Your Sincerely, Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager

49

PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP

No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai

Keterangan Maks

Dicapai

1 Dicapai

2 Dicapai

3 1. Persiapan

Langkah kerja 5

Sikap kerja 10

Penggunaan alat 10

Keselamatan kerja 5 2. Proses kerja

Pemeriksaan

dokumen 5

Mengindeks 10

Memberi kode pada

arsip 5

Menyortir Arsip 5

Menyimpan Arsip 15

Menemukan

kembali Arsip 15

3. Hasil kerja

Arsip yang telah

disimpan

sesuai dengan

system yang

ditentukan

10

Kode arsip yang

tercantum

dalam

dokumen arsip

10

TOTAL 100

50