Kapittel 3 Økonomisk styring og økonomifunksjonens rolle i bedriften

1

Kapittel 3Økonomisk styring og

økonomifunksjonens rolle i bedriften• Læringsmål:

1. Bedriftsøkonomiens sentrale fagområder2. Økonomiavdelingens plass i

organisasjonen3. De viktigste stillingene og deres sentrale

arbeidsoppgaver4. Den eksterne revisor

BØK100 Bedriftsøkonomi 1Rasmus Rasmussen

Bedriftens styringssløyfe

Bedriftens målsetting er profittmaksimering.Forutsetning for måloppnåelse er konkrete mål,

planer, gjennomføringsvilje og –evne.Forutsetning for riktige valg og gode

beslutninger er informasjon.= Den økonomiske informasjonen må

tallfestes og presenteres i en form som muliggjør styringsmessige vurderinger og beslutninger av brukerne.

2BØK100 Bedriftsøkonomi 1Rasmus Rasmussen

BØK100 Bedriftsøkonomi 1 3

TiltaksplanerSpesialanalyser

Avviksanalyser

A. styringsparam.Driftsrapporter

Driftsregnskap

Bedriftens styringssløyfe

Strategier

Budsjetter oghandlingsplaner

Registrering ograpportering

Oppfølging ogkontroll Gjennomføring

Rasmus Rasmussen

Økonomistyringssystemet• Økonomistyringssystemet består normalt av flere

delsystemer som har til formål å:

Samle innRegistrereBehandle info om øk. hendelserAnalysere ogstrukturere

Slik at den kan formidles til økonomistyringssystemets brukere i et egnet format.



Oppdelingen avbedriftsøkonomiens sentrale

delerBilagsregistrering

Lønnsomhetsberegninger

Bedrifts-økonomisk

analyse

Investeringog

finansiering

Intern-(Drifts-)

regnskap

Finans-regnskap

Budsjettering

Økonomisk styring og kontroll

Rasmus Rasmussen

6

Øk.styringssystemet

• Økonomistyringssystemet er en del av virksomhetens totale infosystem og skal:

Ivareta intern kontroll med den økonomiske utviklingen

Fremskaffe ulik økonomisk informasjon som beslutningsgrunnlag

Tilfredsstille lovpålagte oppgaver i regnskapslov og skattelov

Rasmus Rasmussen BØK100 Bedriftsøkonomi 1

Kontoplanen• Helt grunnleggende i ethvert øk.st.system er

kontoplanen som er en systematisk ordnet oppstilling av samtlige kontoer i et regnskap.

• Skal øk.st.systemet muliggjøre styring, må utformingen av kontoplanen være slik at den gir den info som ønskes = veldig viktig å sette klare krav til utformingen av kontoplanen.

• Dermed vil kontoplanen ha forskjellige nivåer; ett nivå som skal tilfredsstille lovpålagte oppgaver og flere nivåer som skal tilfredsstille intern info.


Kontoplanen forts.• Hver konto i kontoplanen identifiseres med en kode

(kontokode). • Koden består av en rekke tall (kodestrenger).

Tallene identifiserer til hvilke kontoer og til hvilke nivåer de øk.trans. skal registreres på.

• Virksomhetens øk.transaksjoner som lar seg måle (tallfeste) og dokumentere, gir input til systemet.

• Dokumentasjoner kaller vi bilag; eksterne og interne bilag.

• I IT-baserte system registreres bilagene kun 1 gang gjennom påføring av en kontokode.


Regnskapssystemet• Alle regnskapssystem består av noen faste

transaksjonssystemer som inngår i finansregnskapet:

Kassedagbok = her skal alle transaksjoner bli registrert.

Kunde- og leverandørreskontro = viser hva kundene til enhver tid skylder bedriften og hva bedriften skylder sine leverandører = mellomværende.

Hovedbok = alle transaksjonene blir summert eller aggregert på sine respektive kontoer.


10

IT-baserte øk.løsninger• Dagens IT-baserte økonomiløsninger gir i tillegg

virksomheten muligheter for å intergrere:Budsjettene som danner grunnlag for oppfølging og kontroll

med utviklingenDriftsregnskapBetalingsstyring / likviditetsstyringRegistrering av innkommende ordrePlanleggingssystemerSystemer for faktureringLagerstyringLønn

= Et helhetlig og integrert økonomisystem som dessuten har en stor oppgave i å fremskaffe god og relevant info til støtte for ledelsens beslutninger


De bedriftsøkonomiske hoveddisipliner

Vi skiller mellom:o Finansregnskapet / Eksternregnskapet

på den ene siden og oBudsjettering, oDriftsregnskap / Internregnskapet oInvestering og oFinansiering

på den andre siden.


Finansregnskapet• Finansregnskapet skal utarbeides iht en

rekke prosedyrer, regler og lovpålagte krav.• Hovedformålet med finansregnskapet er på en

så objektiv måte som mulig å vise bedriftens fortjeneste for perioden; resultatmåling, og å vise bedriftens finansielle stilling ved regnskapsårets slutt.

• Når en avslutter finansregnskapet for året – gjennom årsoppgjøret – blir finansregnskapet til årsregnskapet, som er bedriftens offisielle regnskapsrapport.


Årsregnskapet

• Årsregnskapet danner grunnlag for beregning av skatt til staten.

• Årsregnskapet blir gjenstand for regnskapsanalyse. Nøkkeltall utarbeides som gir grunnlag for å sammenligne utviklingen ift tidligere år og ift andre virksomheter.

• Alle AS/ASA og andre som er pliktige til å registrere seg i Foretaksregisteret, plikter å sende inn årsregnskapet dit = regnskapene er offentlig tilgjengelige.


Eksternregnskapet

• Brukerne av årsregnskapet er interessentene og ledelsen i virksomheten ved at tallene gir input til mange ulike lønnsomhets- likviditets- og soliditetsanalyser som benyttes som beslutningsgrunnlag.

• Finans / Ekstern / Årsregnskapet har et historisk perspektiv ved at det tegner det økonomiske bildet av driften i en tidligere periode.


Budsjettering• Budsjettene er identiske med bedriftens

målsettinger og planer for året.• En har normalt 3 hovedbudsjetter:1. Resultatbudsjettet som viser forventet

inntekter, kostnader og resultatet for perioden.2. Balansebudsjettet som viser forventet

beholdning av eiendeler, gjeld og EK ved periodens slutt.

3. Likviditetsbudsjettet som viser forventet inn-og utbetalinger i perioden.


Driftsregnskapet

• Kanskje det mest sentrale verktøyet innen bedriftsøkonomisk analyse.

• Omhandler bedriftens interne kostnadsforhold og hvordan en kan påvirke kostnads- og inntektsforhold for å forbedre drift og lønnsomhet = fokus på de interne brukerne.

• Driftsregnskapet vektlegger fremtiden.• Det er ingen eksterne krav til utformingen =

ledelsen som setter krav til utforming og innhold (subjektivt).


Internregnskapet

• Driftsregnskapet skal ideelt fremskaffe økonomisk informasjon for:

1. Å kunne kalkulere kostnadene for v/t og aktiviteter:

• Grunnlag for prisfastsetting.• Grunnlag for lønnsomhetsanalyse av den

enkelte v/t.• Hvor mye bidrar de ulike avdelingene til

verdiskaping.• Hvordan kan ny produktdesign påvirke salget.


Internregnskapet forts.

2. Planlegging og kontroll:• Informasjon om kostnader og

kostnadssammenhenger er uunnværlig når budsjettene skal utarbeides.

• Det hjelper ledelsen til å beslutte hva som skal gjøres, hvorfor og hvordan.

• En ser om utviklinger skjer som planlagt.• Den løpende oppfølging og kontroll med driften

skjer mot budsjettene, hvor avvik i forhold til budsjettet bli gjenstand for analyse og evt. korrigerende tiltak.


Internregnskapet forts.

3. Å understøtte bedriftens beslutningsprosesser med økonomisk info og vise de økonomiske konsekvensene av alternative valg.

= Driftregnskapet utarbeides derfor hyppig; ofte hver måned og når det behøves og med stor detaljeringsgrad.



Finans- og drifts(intern)regnskapet sett i et tidsperspektiv

• Finansregnskapet har et historisk perspektiv– tegner et bilde av driften i en tidligere

periode.• Driftsregnskapet vektlegger fremtiden

– skal hjelpe oss til å ta best mulige beslutninger.

Rasmus Rasmussen

En sammenligning av finansregnskapet og drifts(intern)regnskapet


Kjerneområder Finansregnskapet Drifts/internregnskapetBrukere Interessentene Virkosmhetems ledelse og øvrige

medarbeidere. Bedriftens styre

Regnskapssystem Det dobbelte bokholderi Ingen restriksjoner

Krav/retningslinjer Regnskapsloven av 1998Aksjelovene av 1997Skatteloven av 1991Norsk Standard NS 4101Norsk Standard 4102«God regnskapssikk»ObjektivitetAlle kostnader, også ekstraord.

Ingen. Formålet er å skafferiktigst mulig informasjon forbest mulige beslutninger

Ofte subjektive forplanleggingsformålKun ordinære, driftsrelaterte

Regskapsprinsipp Historisk kost-prinsippet I prinsippet ingen.

Fokus for regnskapet Bedriften som helhet De enkelte avdelinger,produkter, produktgrupper, etc.

Hyppighet Valigvis hvert halvår Ofte hver måned

Detaljeringsgrad Liten StorRasmus Rasmussen

Investering og finansiering

• Formålet med investeringskalkyler er å vurdere lønnsomheten til og risikoen og usikkerheten ved de ulike investeringsalternativene en kan velge blant.

• Finansiering er læren om de kapitalkilder virksomheten har tilgjengelig og deres kostnader og egnethet for de ulike investeringer eller tiltak som krev tilførsel av kapital.

• Ved lønnsomhetsberegninger av både investerings- og finansieringsprosjekter er det en viktig oppgave å fastsette den rente som skal benyttes i beregningene.


Økonomiavdelingen og dens plass

• Det er økonomiavdelingens medarbeidere som har ansvaret for å utarbeide alle de ulike momentene vi nå har vært igjennom; dvs ansvaret for det økonomiske styringssystemet.

• Ettersom økonomiavdelingen som regel er en stabsavdeling har avdelingslederen ingen ordregivende myndighet.

• Hvordan får så øk.avd.leder den autoritet i org. som normalt følger med en slik stilling?


ØkonomiavdelingenVirksomhetens toppleder delegerer til økonomiavdelingen myndighet til å velge økonomistyringssystem, sette interne regnskapsstandarder og økonomiprosedyrer og å iverksette oppfølgingsrutiner gjennom avkreving a rapporter og lignende fra linjeorganisasjonen. Økonomiavdelingen opptrer på vegne av virksomhetens toppleder i de fleste spørsmål, og de er mange!!



Økonomisjefen(direktøren)

• Fem hovedansvarsområder:– Regnskapsførselen– Ledelse og koordinering av

budsjettarbeidet– Økonomisk oppfølging og kontroll, inkl.

Styringssystemer– Finansforvaltning– Økonomiske analyser

Rasmus Rasmussen

26

Regnskapssjefen• Ansvaret for bedriftens regnskapsførsel

– Bokføring– Fakturering og faktureringsrutiner– Kunde-og leverandørreskontro, mva,

arbeidsgiveravgift og andre offentlige avregninger/rapporter

– Bankavstemninger– Regnskapsavslutninger– Utarbeidelse av årsregnskap og ligningspapirer– Deltagelse i løpende endrings-og

forbedringsarbeider av IT-systemer, regnskapsrutiner, o.l



Controller• Normalt budsjettkoordinator og ansvarlig for

økonomisk oppfølging og kontroll:– Koordinering av budsjettprosessen– Kostnads-og lønnsomhetskontroll– Utarbeidelse av analyser– Økonomisk rådgivning internt– Utvikling av nye og forbedrede styringsrutiner

Controller = skipsnavigatør som assisterer kapteinen (adm.dir) ved hjelp av sin spesialkunnskap. Kapteinen har suveren myndighet over skipet, men får råd av navigatøren med hensyn til kursen for å komme til bestemmelsesstedet på den beste måten.

Rasmus Rasmussen

Nye utfordringer for øk.avd• Tradisjonelt har øk.avdelinger hatt fokus mot

transaksjonsbehandling av historisk data.• Pga raske endringer i markedet og på produkter

blir bedriftens konkurransebilde mindre forutsigbart. ledelsen må derfor på et tidlig tidspunkt ta en rekke beslutninger med høy grad av usikkerhet knyttet til fremtidig investering. som beslutningsgrunnlag for dette kreves rask og pålitelig informasjon som kan benyttes til analyse av fremtiden.


Økonomifunksjonens nye rolle• Informasjonen må kunne gjøre ledelsen i stand til å

handle proaktivt (fremovervirkende handlinger) i forhold til endringer i omgivelsene.

• Oppgaven blir dermed å opprettholde sine konkurransefortrinn innen sitt marked gjennom å skape større verdier for sine kunder og det med stadig lavere ressursbruk pr enhet eller pr oppgave utført.

o Øk.medarbeider må derfor ikke bare ha god forståelse for de rent tallmessige sammenhengene, men også gode kunnskaper om sin bedrifts verdikjede og hvilken informasjon som er nyttig.



Hva karakteriserer nyttig styringsinformasjon

• Relevant i forhold til det formålet

• Forståelig for de som skal bruke infoen

• Til rett tid raskt kunne snu en negativ utvikling

• Gi muligheter for sammenligninger• Objektiv skjønn eller vurderinger må klart komme frem

• Grunnlag for læring lære av det vi har gjort tidligereDet koster ressurser å fremskaffe informasjon. Prioriter derfor hva

som er vesentlig slik at kostnad/nytte-forholdet blir positivt!

Rasmus Rasmussen


Ekstern revisjon

• Den eksterne revisjonen er lovpålagt for alle regnskapspliktige og næringsvirksomheter over kr 5 mill i årlige driftsinntekter.– Gransker om årsoppgjøret er gjennomført iht. det som

kreves etter lover og forskrifter og at det ikke inneholder vesentlige feil.

– Fører kontroll med ledelsen og regnskapsførselen.– Revisor arbeider selvstendig og uavhengig.– Revisor velges av den årlige generalforsamlingen.

Rasmus Rasmussen

Revisjon• Ekstern revisjon er ikke en del av

bedriftens øk.avdeling, men utgjør både en lovpålagt og viktig funksjon i arbeidet med å få frem så riktige regnskaper som mulig.

• Større virksomheter har også etabler egen internrevisjon som har mange av de samme oppgavene som den eksterne, men har størst fokus på oppfølgingen av bedriftens egne rutiner og regler.


Ekstern revisjon• Å revidere betyr å granske en bedrifts

årsregnskap og årsberetning, og deretter avgi en rapport om årsoppgjøret til GF = revisors beretning.

• I revisors beretning redegjør revisor for om ÅO etter hans eller hennes mening er iht det som kreves etter loven, og at det ikke inneholder vesentlige feil.

• Revisor må være selvstendig og uavhengig av alle brukere av regnskapet, men velges av GF.


Ekstern revisor• Revisorloven av 15.01.1999 og Den norske

Revisorforening med ”God revisjonsskikk”.• Dersom revisor finner feil / mangler ved

regnskapsføringen, plikter revisor å skrive dette i sin beretning. Dersom revisor finner mangler / feil ved organiseringen av og kontrollen med de verdier som ligger i organisasjonen og som ledelsen forvalter, plikter revisor å si ifra til GF.


Revisjonsberetningen• Det lovpålagte årsregnskap som revisor avgir

sin beretning om, består av:1) Resultatregnskapet som viser inntekter og

kostnader for regnskapsåret.2) Balanseoppstillingen som viser

virksomhetens beholdninger av eiendeler, gjeld og egenkapital på regnskapsårets siste dag.

3) Noter til regnskapet som gir utfyllende opplysninger om regnskapstallene.

4) Kontantstrømoppstillingen.35BØK100 Bedriftsøkonomi 1Rasmus Rasmussen

Revisors beretning• I tillegg skal revisor påse at styrets beretning

møter lovens krav til innhold.• Styrets beretning har som hovedformål å

formidle styrets syn på virksomheten og dens utsikter, samt å gi informasjon som ikke fremkommer i årsregnskapet, herunder forhold som er spesifisert i aksje- og selskapslovene.

• Revisorer brukes også som rådgivere for virksomhetene, spesielt innenfor skatte- og selskapsrettslige forhold og ikke minst vedrørende forbedringer av deres regnskapsrutiner og systemer. 36BØK100 Bedriftsøkonomi 1Rasmus Rasmussen

Flere sorter ”revisorer”

• En skatterevisor jobber for Skattetaten / staten og gransker bedriftens regnskaper for å påse at gjeldende lover og regler blir fulgt og at det blir beregnet korrekte skatter og avgifter. En spesialrevisor utfører tilsvarende oppgaver, men kan være mer komplekse.

• Andre revisorer er ligningsrevisor, kommunerevisor, fylkesrevisor, Riksrevisjon.


Documents

Kapittel 3 Økonomisk styring og økonomifunksjonens rolle i bedriften