Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri , Vol. X , Bulan 20XXlppm.itn.ac.id/webmin/assets/uploads/lj/LJ201801140055.pdf · Penelitian ini menggunakan model waterfall berbasis web,

Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri, Vol. X , Bulan 20XX Pascasarjana Institut Teknologi Nasional Malang

1

Sistem Informasi Terintegrasi untuk Menurunkan Mental Workload Pada Proses Penyusunan Dokumen Borang Akreditasi Program Studi

Ellysa Nursanti1,*, Sibut2, Fuad Achmadi1, Taufik Rachman

3 1 Teknik Industri, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Nasional ITN Malang

2 Teknik Mesin, Institut Teknologi Nasional ITN Malang 3

* E-mail Teknik Informatika, STT STIKMA Internasional, Malang

[email protected]

Abstrak

Akreditasi Program Studi, dilakukan secara periodik empat tahun sekali. Proses penyusunan dokumennya, membutuhkan banyak energi, melibatkan banyak sumber daya, dan tidak dapat dipungkiri bahwa hal ini menimbulkan peningkatan mental workload tim penyusunnya. Kondisi ini bertentangan dengan konsep efisiensi green management system. Menyikapi hal ini maka dibutuhkan sebuah sistem informasi terintegrasi yang dapat menurunkan mental workload tim penyusun sekaligus memberikan efisiensi pemakaian sumber daya. Sistem informasi yang dimaksud, mengintegrasikan sebelas entitas: Kaprodi, LPPM, LPM, Recording, BAAK, BAU, Dosen, Kepegawaian, LP2K, Alumni, Perpustakaan. Penelitian ini menggunakan model waterfall berbasis web, Data Flow Diagram (DFD), PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database-nya. Berdasarkan hasil implementasi, verifikasi dan validasi program maka disimpulkan bahwa sistem informasi ini berhasil melibatkan sebelas entitas dalam menyediakan source dokumen pendukung, memudahkan pengumpulan, pengolahan dan organisasi data, menurunkan mental workload, serta mendukung konsep efisiensi green management system yang pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan nilai akreditasi program studi yang bersangkutan. Kata Kunci: Sistem Informasi terintegrasi, Akreditasi Program Studi, Mental Workload, Green

Management System.

Pendahuluan

Ergonomi Kognitif adalah cabang dari ergonomi yang membahas tentang kerja mental manusia (mental workload). Mental workload didefinisikan sebagai kondisi yang dialami oleh pegawai dalam pelaksanaan tugasnya dimana hanya terdapat sumber daya mental dalam kondisi yang terbatas. Sedangkan kesadaran situasional merupakan sesuatu yang dirasakan oleh pegawai akibat adanya perubahan kondisi dalam sistem.

Kegiatan ini difokuskan pada beban kerja mental yang dialami panitia tim penyusun saat menghadapi proses penyusunan dan visitasi borang akreditasi program studi. Tuntutan tugas dan tanggung jawab yang tidak sedikit membuat staf tidak hanya menanggung beban kerja fisik tetapi juga beban kerja mental.

Beberapa penelitian tentang akreditasi program studi telah dilakukan oleh beberapa peneliti, diantaranya: Yeni Nuraeni (2010), Singgih Prastyo (2012), Masfulatul Lailiyah (2012), Andi Widiyanto (2013), Muhammad Romzi (2016). Namun demikian, belum ada satu penelitian pun yang membahas tentang beban kerja mental tim penyusun Borang Akreditasi Program Studi, padahal beban kerja mental terbukti sangat mempengaruhi performa kinerja tim dalam menghasilkan pekerjaan terbaiknya. Mempertimbangkan bahwa penelitian ini adalah penelitian terapan lanjutan dari penelitian sebelumnya Nursanti, E., dkk (2017) mengenai Sistem Informasi Terintegrasi Penyiapan Borang Akreditasi Program Studi Untuk Menurunkan Efisiensi Pemakaian Sumber Daya, maka pada penelitian

mailto:[email protected]�


2

ini diteliti kembali pengaruh Sistem Informasi yang dibuat terhadap penurunan dampak mental workload bagi tim penyusun Borang Akreditasi Program Studi.

Metode yang digunakan adalah Subjective Workload Assessment Technique (SWAT), dimana penilaian dilakukan secara langsung oleh pegawai. Beban kerja mental yang berlebihan akan sangat berpengaruh pada produktivitas pegawai, yang secara langsung akan membawa dampak buruk bagi institusi. Prosedur penerapan metode SWAT terdiri dari dua tahapan, yaitu tahap penskalaan (Scale Development) dan tahap penilaian (Event Scoring). Pada langkah pertama, 27 kombinasi tingkatan beban kerja mental diurutkan dengan berdasarkan persepsi yang dipahami oleh responden. Data hasil pengurutan kemudian ditransformasikan kedalam sebuah skala interval dari beban kerja dengan range 0-100. Pada tahap penilaian, sebuah aktivitas atau kejadian akan dinilai dengan dengan menggunakan rating 1 sampai 3 (rendah, sedang, dan/atau tinggi) untuk setiap tiga dimensi atau faktor yang ada yaitu Time, Effort. Stress (TES) . Nilai skala yang berkaitan dengan kombinasi tersebut (yang didapat dari tahap penskalaan) kemudian dipakai sebagai nilai beban kerja untuk aktivitas yang bersangkutan.

Metodologi

Menurut SWAT model, performansi kerja manusia terdiri dari tiga dimensi ukuran beban kerja yaitu; Time Load (T), Mental Effort Load (E) Dan Psychological Stress Load (S). Dalam mengimplementasikan metode SWAT, ada dua tahapan pengumpulan data yang dilakukan, yakni Scale Development Phase dan Event Scoring Phase.

Pada fase Scale Development, kartu SWAT dibagikan kepada responden untuk diurutkan berdasarkan tingkatan beban kerja dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi sesuai persepsi masing-masing responden. Gambaran beban kerja menyatakan eskalasi beban kerja dari termudah (N) sampai tertinggi (I) seperti terlihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Urutan beban kerja bersarkan urutan Kartu SWAT

No Kartu Dim Level TES Makna

1 N T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

E 1 Konsentrasi sangat sedikit dibutuhkan. aktivitas hampir selalu bersifat otomatis, memerlukan sedikit atau tidak sama sekali perhatian

S 1 Tingkat stress rendah, sedikit membingungkan, beresiko frustasi atau sedikit kekhwatiran dan dapat mudah diakomodasi

2 B T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi


S 2 Tingkat stress sedang, disebabkan kebingungan, frustasi atau kekhwatiran bertambah pada workload. Pemberian kompensasi diperlukan untuk tetap menjaga performa yang sesuai.

3 W T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi


S 3 Tingkat stress sangat tinggi disebabkan oleh kebingungan, frustasi atau kekhwatiran. Tingkat kebutuhan determinasi dan pengendalian diri tinggi

4 F T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

E 2 Kebutuhan kosentrasi adalah sedang. Tingkat kompleksivitas kegiatan cukup tinggi, disebabkan oleh ketidakpastian, tidak dapat diprediksi / tidak familiar



3


5 J T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi


S 2 Tingkat stress sedang, disebabkan kebingungan, frustasi atau kekhwatiran bertambah pada workload. Pemberian kompensasi diperlukan untuk tetap menjaga performa yang sesuai

6 C T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi



7 X T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

E 3 Konsentrasi sangat dibutuhkan. Aktivitas sangat kompleks, membutuhkan perhatian penuh


8 S T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi



9 M T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi



10 U T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



11 G T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



12 Z T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi




4


13 V T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



14 Q T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



15 ZZ T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



16 K T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



17 E T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



18 R T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi



19 H T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



20 P T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi




5


21 D T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



22 Y T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



23 A T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



24 O T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



25 L T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



26 T T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



27 I T 3 Memiliki sedikit waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas seringkali terjadi atau selalu terjadi



Pada fase Event scoring dilakukan untuk menilai keadaan subyek pada waktu melaksanakan

tanggung jawab. Dalam event scoring, subjek diminta untuk memberikan penilaian terhadap beban kerja yang terdiri atas beban waktu (T), beban usaha mental (E), dan beban tekanan psikologi (S) sesuai dengan aktivias yang dilakukannya, apakah termasuk rendah (1), sedang (2), atau tinggi (3).


6

Data hasil pemberian nilai terhadap pekerjaan yang dilakukan subyek pada bagianya selanjutnya akan di cocokan dengan hasil scale development untuk menentukan workload score.

Hasil dan Pembahasan

Hasil pengurutan 27 kartu SWAT mulai dari beban kerja paling ringan (no.1) hingga paling berat (no.27) menurut intuisi responden, terlihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Hasil Urutan Kartu SWAT Oleh Responden

NO HURUF NO HURUF NO HURUF 1 N 10 L 19 M 2 F 11 K 20 W 3 X 12 E 21 Z 4 Y 13 G 22 C 5 O 14 J 23 D 6 V 15 S 24 ZZ 7 H 16 Q 25 O 8 B 17 A 26 R 9 P 18 T 27 I

Pemberian nilai beban kerja sesuai aktifitas yang dilakukan responden dengan Job Deskripsi seperti pada Tabel 3.

Tabel 3. Daftar Job Deskripsi Yang Harus Diisi Responden NO JOB DISKRIPSI T E S 1. Bagaimana upaya menyiapkan dokumen pendukung 3 2 3 2. Bagaimana upaya menyiapkan Tim Persiapan Akreditasi 2 3 3 3. Bagaimana upaya menyiapkan Sistem Informasi Manajemen 2 3 2 4. Bagaimana upaya mengisi butir borang Kualitatif 1 3 3 5. Bagaimana upaya mengisi butir borang Kuantitatif 3 3 2 6. Bagaimana upaya menjamin kevalidan data dukung 3 3 1 7. Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian perbutirnya 2 3 3 8. Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian dengan dokumen pendukung 3 2 3

9. Bagaimana upaya menentukan ekspekstasi poin nilai untuk setiap jawaban butir pertanyaan 3 2 2

10. Bagaimana upaya menjaga konsistensi dukungan tim saat visitasi 3 2 3

11. Bagaimana upaya menjaga konsistensi isian borang dengan jawaban yang disampaikan ke asesor 3 3 3

Keterangan

:

Time Load (T) waktu yang tersedia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan

Beban Usaha Mental (E)

konsistensi, usahan dan upaya yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan suatu tugas seperti aktifitas menghitung, membuat keputusan dan penyelesaian.

Beban Tekanan Psikologis (S)

kondisi yang dapat menyebabkan kebingungan, frustasi dan ketakutan selama melakukan pekerjaan

Hasil Olah Data dengan program SWAT (input data), ditunjukkan pada Gambar 1, Gambar 2 dan Gambar 3 berikut.

Kolom Kategori Rating 1 2 3

T Beban waktu (Time load) rendah medium tinggi E Beban Usaha Mental (mental Effort load) rendah medium tinggi S Beban Tekanan Psikologis (psychological Stress load) rendah medium tinggi


7

Gambar 1. Hasil olah Data dengan Program SWAT

Gambar 2. Nilai Hasil Scale Development Subyek

Gambar 3. Nilai Hasil Scale Development Subyek (lanjutan)


8

Tabel 4. Hasil Pengukuran Mental Workload No. Huruf Kombinasi Beban Kerja Nilai

Skala Time (T) Effort (E) Stress (S) 1. N 1 1 1 0 2. B 1 1 2 7,5 3. W 1 1 3 31,5 4. F 1 2 1 9,7 5. J 1 2 2 17,2 6. C 1 2 3 41,2 7. X 1 3 1 35,9 8. S 1 3 2 43,4 9. M 1 3 3 67,5

10. U 2 1 1 2,9 11. G 2 1 2 10,4 12. Z 2 1 3 34,4 13. V 2 2 1 12,6 14. Q 2 2 2 20,1 15. ZZ 2 2 3 44,1 16. K 2 3 1 38,8 17. E 2 3 2 46,3 18. R 2 3 3 70,3 19. H 3 1 1 32,5 20. P 3 1 2 40 21. D 3 1 3 64,1 22. Y 3 2 1 42,2 23. A 3 2 2 49,7 24. O 3 2 3 73,68 25. L 3 3 1 68,5 26. T 3 3 2 76 27. I 3 3 3 100

Prototype T : 32,54 % E : 35,95 % S : 31,52 %

Dari urutan kartu yang menggambarkan nilai skala beban kerja dari subyek (Tabel.4), terlihat

bahwa faktor Beban Usaha Mental (Effort-E) berpengaruh terhadap beban kerja subyek sebesar 35,95 %, sedangkan sisanya di pengaruhi oleh faktor faktor Time Load (T) sebesar 32,54 % dan faktor beban tekanan Psikologis (S) sebesar 31,52 %.

Proses Event Scoring sebelum dan sesudah Sistem Informasi Terintegrasi diterapkan. Sebelum penerapan terlihat pada Tabel 5, sesudah penerapan terlihat pada Tabel 6 berikut.

Tabel 5. Event Scoring Sebelum Sistem Informasi Terintegrasi Diterapkan

NO JOB DISK T E S Rating Skala

Beban Kognitif

1 Bagaimana upaya menyiapkan dokumen pendukung 3 2 3 73,68 Tinggi

2 Bagaimana upaya menyiapkan Tim Persiapan Akreditasi 2 3 3 70,3 Tinggi

3 Bagaimana upaya menyiapkan Sistem Informasi Manajemen 2 3 2 46,3 Sedang

4 Bagaimana upaya mengisi butir borang Kualitatif 1 3 3 67,5 Tinggi 5 Bagaimana upaya mengisi butir borang Kuantitatif 3 3 2 76 Tinggi 6 Bagaimana upaya menjamin kevalidan data dukung 3 3 1 68,5 Tinggi 7 Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian 2 3 3 70,3 Tinggi


9

perbutirnya

8 Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian dengan dokumen pendukung 3 2 3 73,68 Tinggi

9 Bagaimana upaya menentukan ekspekstasi poin nilai untuk setiap jawaban butir pertanyaan 3 2 2 49,7 Sedang

10 Bagaimana upaya menjaga konsistensi dukungan tim saat visitasi 3 2 3 73,68 Tinggi

11 Bagaimana upaya menjaga konsistensi isian borang dengan jawaban yang disampaikan ke asesor 3 3 3 100 Tinggi

Keterangan Interval beban kerja mental :

Tabel 6. Event Scoring Sesudah Sistem Informasi Terintegrasi Diterapkan

NO JOB DISK T E S Rating Skala

Beban Kognitif

1 Bagaimana upaya menyiapkan dokumen pendukung 1 2 1 9,7 Rendah

2 Bagaimana upaya menyiapkan Tim Persiapan Akreditasi 1 2 2 17,2 Rendah

3 Bagaimana upaya menyiapkan Sistem Informasi Manajemen 1 3 1 35,9 Rendah

4 Bagaimana upaya mengisi butir borang Kualitatif 1 2 1 9,7 Rendah 5 Bagaimana upaya mengisi butir borang Kuantitatif 2 1 1 2,9 Rendah

6 Bagaimana upaya menjamin kevalidan data dukung 1 1 1 0 Rendah

7 Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian perbutirnya 1 1 1 0 Rendah

8 Bagaimana upaya menjaga konsistensi data isian dengan dokumen pendukung 1 1 2 7,5 Rendah

9 Bagaimana upaya menentukan ekspekstasi poin nilai untuk setiap jawaban butir pertanyaan 1 2 2 17,2 Rendah

10 Bagaimana upaya menjaga konsistensi dukungan tim saat visitasi 2 2 1 12,6 Rendah

11 Bagaimana upaya menjaga konsistensi isian borang dengan jawaban yang disampaikan ke asesor 1 1 2 7,5 Rendah

Keterangan Interval beban kerja mental :

Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengukuran dan perhitungan, diperoleh kesimpulan bahwa sistem informasi terintegrasi penyiapan dokumen borang akreditasi program studi telah terbukti dapat menurunkan mental workload dari seluruh tim penyusunnya secara signifikan. Penurunan mental workload tentunya berkorelasi langsung dengan kinerja dan performa tim dalam proses penyusunan dokumen sehingga diharapkan hasil kerja optimal, proses visitasi akreditasi berjalan mudah lancar dengan hasil terbaik.

No Beban Kerja Mental Skala 1 Rendah (lower load) 0 – 40 2 Medium (medium load) 41 – 60 3 Tinggi (over load) 61 – 100

No beban kerja mental Skala 1 Rendah (lower load) 0 – 40 2 Medium (medium load) 41 – 60 3 Tinggi (over load) 61 – 100


10

Daftar Referensi

Ellysa Nursanti, Taufik Rachman, Dayal Gustopo. [2017], Perancangan Sistem Informasi

Pendukung Kegiatan Borang Akreditasi Program Studi Magister Teknik, Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri, Program Pascasarjana ITN Malang, Vol 3, No.1.

Lailiyah Masfulatul, [2012], Pengelolaan Sistem Informasi Tata Pamong dan Kemahasiswaan

Menggunakan OLAP untuk Penyusunan Laporan Borang Akreditasi, Jurusan Teknik Informatika ITS, Surabaya

Prastyo Singgih, [2012], Prototype Analisa Dan Perancangan Borang Akreditasi Standar 4 Tentang Sumber Daya Manusia Berbasis Web, Universitas Mercu Buana, Jakarta.

Rahmat, Sigit, (2016), Analisis beban kerja kognitif menggunakan metode Subjective Workload Assessment Technique (SWAT), Institut Teknologi Nasional, Malang

Romzi Muhammad, [2016], Perancangan Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Pembelajaran pada Akmi Baturaja, Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol.7 No.1 Juli 2016, Baturaja

Singgih Moses L., [2011], “Green Productivity Konsep dan Aplikasi” , Teknik Industri – Institut Teknoologi Sepuluh Nopember, Surabaya

Tarwaka, (2011), Ergonomi Industri-Dasar-Dasar Pengetahuan Ergonomi dan Aplikasi di Tempat Kerja, Surakarta: Harapan Press.

Triastity Rahayu, [2012], Green Management Sebagai Pelaksanaan Etika Bisnis Upaya Kelangsungan Hidup Perusahaan Jangka Panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Slamet Riyadi, Surakarta.

Widiyanto Andi, [2013], Rancang Bangun Rekomendasi Pengisian Borang Program Studi Sarjana dengan OMAX (Objective Matrix)

Yeni Nuraeni, [2010], Perancangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang Sumberdaya Manusia, Jurnal Sistem Informasi MTI-UI, Volume 6, Nomor 1 tahun 2010, ISBN 1412-8896, Jakarta.

Documents

Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri , Vol. X , Bulan 20XXlppm.itn.ac.id/webmin/assets/uploads/lj/LJ201801140055.pdf · Penelitian ini menggunakan model waterfall berbasis web,