Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri , Vol. X , Bulan 20XX Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

  • Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri, Vol. X , Bulan 20XX Pascasarjana Institut Teknologi Nasional Malang

    1

    Sistem Informasi Terintegrasi untuk Menurunkan Mental Workload Pada Proses Penyusunan Dokumen Borang Akreditasi Program Studi

    Ellysa Nursanti1,*, Sibut2, Fuad Achmadi1, Taufik Rachman

    3 1 Teknik Industri, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Nasional ITN Malang

    2 Teknik Mesin, Institut Teknologi Nasional ITN Malang 3

    * E-mail Teknik Informatika, STT STIKMA Internasional, Malang

    ellysa.nursanti@lecturer.itn.ac.id

    Abstrak

    Akreditasi Program Studi, dilakukan secara periodik empat tahun sekali. Proses penyusunan dokumennya, membutuhkan banyak energi, melibatkan banyak sumber daya, dan tidak dapat dipungkiri bahwa hal ini menimbulkan peningkatan mental workload tim penyusunnya. Kondisi ini bertentangan dengan konsep efisiensi green management system. Menyikapi hal ini maka dibutuhkan sebuah sistem informasi terintegrasi yang dapat menurunkan mental workload tim penyusun sekaligus memberikan efisiensi pemakaian sumber daya. Sistem informasi yang dimaksud, mengintegrasikan sebelas entitas: Kaprodi, LPPM, LPM, Recording, BAAK, BAU, Dosen, Kepegawaian, LP2K, Alumni, Perpustakaan. Penelitian ini menggunakan model waterfall berbasis web, Data Flow Diagram (DFD), PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database-nya. Berdasarkan hasil implementasi, verifikasi dan validasi program maka disimpulkan bahwa sistem informasi ini berhasil melibatkan sebelas entitas dalam menyediakan source dokumen pendukung, memudahkan pengumpulan, pengolahan dan organisasi data, menurunkan mental workload, serta mendukung konsep efisiensi green management system yang pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan nilai akreditasi program studi yang bersangkutan. Kata Kunci: Sistem Informasi terintegrasi, Akreditasi Program Studi, Mental Workload, Green

    Management System.

    Pendahuluan

    Ergonomi Kognitif adalah cabang dari ergonomi yang membahas tentang kerja mental manusia (mental workload). Mental workload didefinisikan sebagai kondisi yang dialami oleh pegawai dalam pelaksanaan tugasnya dimana hanya terdapat sumber daya mental dalam kondisi yang terbatas. Sedangkan kesadaran situasional merupakan sesuatu yang dirasakan oleh pegawai akibat adanya perubahan kondisi dalam sistem.

    Kegiatan ini difokuskan pada beban kerja mental yang dialami panitia tim penyusun saat menghadapi proses penyusunan dan visitasi borang akreditasi program studi. Tuntutan tugas dan tanggung jawab yang tidak sedikit membuat staf tidak hanya menanggung beban kerja fisik tetapi juga beban kerja mental.

    Beberapa penelitian tentang akreditasi program studi telah dilakukan oleh beberapa peneliti, diantaranya: Yeni Nuraeni (2010), Singgih Prastyo (2012), Masfulatul Lailiyah (2012), Andi Widiyanto (2013), Muhammad Romzi (2016). Namun demikian, belum ada satu penelitian pun yang membahas tentang beban kerja mental tim penyusun Borang Akreditasi Program Studi, padahal beban kerja mental terbukti sangat mempengaruhi performa kinerja tim dalam menghasilkan pekerjaan terbaiknya. Mempertimbangkan bahwa penelitian ini adalah penelitian terapan lanjutan dari penelitian sebelumnya Nursanti, E., dkk (2017) mengenai Sistem Informasi Terintegrasi Penyiapan Borang Akreditasi Program Studi Untuk Menurunkan Efisiensi Pemakaian Sumber Daya, maka pada penelitian

    mailto:ellysa.nursanti@lecturer.itn.ac.id�

  • Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri, Vol. X , Bulan 20XX Pascasarjana Institut Teknologi Nasional Malang

    2

    ini diteliti kembali pengaruh Sistem Informasi yang dibuat terhadap penurunan dampak mental workload bagi tim penyusun Borang Akreditasi Program Studi.

    Metode yang digunakan adalah Subjective Workload Assessment Technique (SWAT), dimana penilaian dilakukan secara langsung oleh pegawai. Beban kerja mental yang berlebihan akan sangat berpengaruh pada produktivitas pegawai, yang secara langsung akan membawa dampak buruk bagi institusi. Prosedur penerapan metode SWAT terdiri dari dua tahapan, yaitu tahap penskalaan (Scale Development) dan tahap penilaian (Event Scoring). Pada langkah pertama, 27 kombinasi tingkatan beban kerja mental diurutkan dengan berdasarkan persepsi yang dipahami oleh responden. Data hasil pengurutan kemudian ditransformasikan kedalam sebuah skala interval dari beban kerja dengan range 0-100. Pada tahap penilaian, sebuah aktivitas atau kejadian akan dinilai dengan dengan menggunakan rating 1 sampai 3 (rendah, sedang, dan/atau tinggi) untuk setiap tiga dimensi atau faktor yang ada yaitu Time, Effort. Stress (TES) . Nilai skala yang berkaitan dengan kombinasi tersebut (yang didapat dari tahap penskalaan) kemudian dipakai sebagai nilai beban kerja untuk aktivitas yang bersangkutan.

    Metodologi

    Menurut SWAT model, performansi kerja manusia terdiri dari tiga dimensi ukuran beban kerja yaitu; Time Load (T), Mental Effort Load (E) Dan Psychological Stress Load (S). Dalam mengimplementasikan metode SWAT, ada dua tahapan pengumpulan data yang dilakukan, yakni Scale Development Phase dan Event Scoring Phase.

    Pada fase Scale Development, kartu SWAT dibagikan kepada responden untuk diurutkan berdasarkan tingkatan beban kerja dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi sesuai persepsi masing-masing responden. Gambaran beban kerja menyatakan eskalasi beban kerja dari termudah (N) sampai tertinggi (I) seperti terlihat pada Tabel 1.

    Tabel 1. Urutan beban kerja bersarkan urutan Kartu SWAT

    No Kartu Dim Level TES Makna

    1 N T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 1 Konsentrasi sangat sedikit dibutuhkan. aktivitas hampir selalu bersifat otomatis, memerlukan sedikit atau tidak sama sekali perhatian S 1 Tingkat stress rendah, sedikit membingungkan, beresiko frustasi atau sedikit kekhwatiran dan dapat mudah diakomodasi 2 B T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 1 Konsentrasi sangat sedikit dibutuhkan. aktivitas hampir selalu bersifat otomatis, memerlukan sedikit atau tidak sama sekali perhatian

    S 2 Tingkat stress sedang, disebabkan kebingungan, frustasi atau kekhwatiran bertambah pada workload. Pemberian kompensasi diperlukan untuk tetap menjaga performa yang sesuai.

    3 W T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 1 Konsentrasi sangat sedikit dibutuhkan. aktivitas hampir selalu bersifat otomatis, memerlukan sedikit atau tidak sama sekali perhatian

    S 3 Tingkat stress sangat tinggi disebabkan oleh kebingungan, frustasi atau kekhwatiran. Tingkat kebutuhan determinasi dan pengendalian diri tinggi

    4 F T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

    E 2 Kebutuhan kosentrasi adalah sedang. Tingkat kompleksivitas kegiatan cukup tinggi, disebabkan oleh ketidakpastian, tidak dapat diprediksi / tidak familiar

    S 1 Tingkat stress rendah, sedikit membingungkan, beresiko frustasi atau sedikit kekhwatiran dan dapat mudah diakomodasi

  • Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri, Vol. X , Bulan 20XX Pascasarjana Institut Teknologi Nasional Malang

    3

    No Kartu Dim Level TES Makna

    5 J T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

    E 2 Kebutuhan kosentrasi adalah sedang. Tingkat kompleksivitas kegiatan cukup tinggi, disebabkan oleh ketidakpastian, tidak dapat diprediksi / tidak familiar

    S 2 Tingkat stress sedang, disebabkan kebingungan, frustasi atau kekhwatiran bertambah pada workload. Pemberian kompensasi diperlukan untuk tetap menjaga performa yang sesuai

    6 C T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi

    E 2 Kebutuhan kosentrasi adalah sedang. Tingkat kompleksivitas kegiatan cukup tinggi, disebabkan oleh ketidakpastian, tidak dapat diprediksi / tidak familiar

    S 3 Tingkat stress sangat tinggi disebabkan oleh kebingungan, frustasi atau kekhwatiran. Tingkat kebutuhan determinasi dan pengendalian diri tinggi

    7 X T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 3 Konsentrasi sangat dibutuhkan. Aktivitas sangat kompleks, membutuhkan perhatian penuh S 1 Tingkat stress rendah, sedikit membingungkan, beresiko frustasi atau sedikit kekhwatiran dan dapat mudah diakomodasi 8 S T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 3 Konsentrasi sangat dibutuhkan. Aktivitas sangat kompleks, membutuhkan perhatian penuh

    S 2 Tingkat stress sedang, disebabkan kebingungan, frustasi atau kekhwatiran bertambah pada workload. Pemberian kompensasi diperlukan untuk tetap menjaga performa yang sesuai

    9 M T 1 Memiliki banyak waktu luang, interupsi atau overlap antar aktivitas jarang terjadi atau tidak pernah terjadi E 3 Konsentrasi sangat dibutuhkan. Aktivitas sangat kompleks, membutuhkan perhatian penuh

    S 3 Tingkat stress sangat tinggi disebabkan oleh kebingungan, frustasi atau kekhwatiran. Tingkat kebutuhan determinasi dan pengendalian diri tinggi

    10 U T 2 Memiliki waktu luang. Interupsi atau overlap antar aktivitas cukup sering terjadi E 1 Konsentrasi sangat sedikit dibutuhkan. aktivitas hampir selalu bersifat otomatis, memerlukan se