JABATAN AKAUNTAN NEGARA MANUAL PROSEDUR KERJA … · 2019-09-13 · jabatan akauntan negara malaysia prosedur kerja 1gfmas general ledger, fund management, controlling (glfmco) senarai

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS

MODUL GENERAL LEDGER, FUND

MANAGEMENT, CONTROLLING (GLFMCO)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA


PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER, FUND MANAGEMENT, CONTROLLING (GLFMCO)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL.

NO. RUJUKAN

DOKUMEN

TAJUK DOKUMEN

MUKA SURAT

1

SINGKATAN

SINGKATAN MPK 1GFMAS

1-4

2

MPK FM 01

PROSES WARAN AM - BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN

5-9

3

MPK FM 02

PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN

10-14

4

MPK FM 03

PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL – F1, F2 DAN F3

15-20

5

MPK FM 04

PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5

21-26

6

MPK FM 05

PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6

27-30

7

MPK FM 06

PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0

31-33

8

MPK FM 07

PROSES BATAL WARAN AM/PERUNTUKAN KECIL

34-37

9

MPK FM 08

PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/AKTIVITI/PROJEK

38-41

10

MPK GL 01

PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD AKAUN

42-46

11

MPK GL 02

BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS

47-53

12

MPK GL 03

BAUCAR JURNAL MANUAL

54-61

13

MPK GL 04

BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI

62-64

BIL.

NO. RUJUKAN

DOKUMEN

TAJUK DOKUMEN

MUKA SURAT

14

MPK GL 05

BAUCAR JURNAL INTEGRASI

65-67

15

MPK-CO 01

PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

68-73

SINGKATAN MPK 1GFMAS (dikemaskini seperti pada 17 November 2017)

BIL SINGKATAN (dalam Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris)

NAMA PENUH

1 ABT Akaun Belum Terima

2 ABC Activity- Based Costing

3 ADP/ AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction )

4 ANM Akauntan Negara Malaysia

5 AOPejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM

Negeri/Cawangan)

6 APArahan Pembayaran / Authorised Personnel/ Arahan Perbendaharaan

(redundant)

7 APG Arahan Potongan Gaji

8 APK / SIArahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop

Instruction)

9 APP Pengguna Aplikasi

10 AR Account Receivable

11 BA Bahagian Akaun Kementerian

12 BB Baucar Bayaran

13 BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

14 BNM Bank Negara Malaysia

15 BP Business Partner

16 BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

17 BPOPABahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan

Negara Malaysia

18 BPOPPBahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan,Jabatan Akauntan

Negara Malaysia

19 BPPPBahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan

Negara Malaysia

20 BPTMBahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara

Malaysia

21 BPD Borang Pergerakan Dokumen

22 BW/ BI Business Warehouse / Business Intelligence

23 BWTDBahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut,Jabatan Akauntan Negara

Malaysia

24 CA Certificate Authority

25 CAA Carta Akaun Akruan

26 CM Cash Management

1


NAMA PENUH

27 CoGSTRCertificate under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil

Pelepasan GST

28 CPC Certificate Of Practical Completion

29 CTL Cek Tak Laku

30 DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

31 DTB Dekstop Banking

32 EC Laporan Penyata Pendapatan

33 ECC Enterprise Central Component

34 Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

35 EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

36 EFT Electronic Fund Transfer

37 EG Electronic Government

38 eP ePerolehan

39 GPKI Government Public Key Infrastructure

40 GTS Government Travel System

41 HCM Human Capital Management

42 HO Ibu Pejabat

43 HR Human Resource

44 HRMIS Human Resource Management Information System

45 iAInnovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai

System Integrator (SI).

46 ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

47 IPN Institut Perakaunan Negara , Jabatan Akauntan Negara Malaysia

48 IT Infotype

49 Jab Jabatan

50 JANM Neg/Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia

51 JANM Neg/Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

52 JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

53 JKP Jawatankuasa Pemandu

54 JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

55 JSM Job Schedule Management

56 KA Ketua Akauntan

57 Kem Kementerian

58 KEW. 8 Borang Penyata Perubahan Gaji

59 KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

60 KEW310E Borang Wujud /Batal /Kemaskini Akaun Pukal

61 KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

62 KEW311 Borang Kemaskini Akaun Pukal

63 KGT Kenaikan Gaji Tahunan

64 KnowA Knowledge Article

65 KP Kad Pengenalan

66 KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

67 LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

2


NAMA PENUH

68 LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

69 LoA Limit of Amount

70 LPC Sijil Gaji Akhir

71 LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

72 LUH Laporan Urusniaga Harian

73 MM Material Management

74 MP Manual Pengguna 1GFMAS

75 MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

76 MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

77 NPB / GRNNota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods/Services Received

Notes )

78 NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

79 OTC One Time Customer

80 PAT Penutupan Akhir Tahun

81 PBH Penyata Bank Harian

82 PC Pusat Pembayaran (Pay Centre )

83 PCB Potongan Cukai Berjadual

84 Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

85 Peraku l Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

86 Peraku ll Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

87 PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

88 PK/ PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order )

89 PP Pejabat Pemungut

90 PPPAPasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara

Malaysia

91 Pre DME Pre Data Medium Exchange

3


NAMA PENUH

92 PTJ Pusat Tanggungjawab

93 RA Registration Authority

94 SA Sub Admin

95 SAP System Application and Product

96 SAPGUI SAP Graphical User Interface

97 SBP Sistem Bayaran Pukal

98 SFTP Secured File Transfer Protocol

99 SOLMAN Solution Manager

100 SPA Sistem Pengurusan Aset

101 SST Surat Setuju Terima

102 TK/ COTanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract

Order)

103 TK (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

104 TP1 Personal Tax Waive Able Claims

105 TT Telegraphic Transfer

106 USB Universal Serial Bus

107 VO Perubahan Tanggungan Kontrak

108 WebI Web Intelligence

109 WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order )

110 WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

111 WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

112 1GFMAS 1 Government Financial Management and Accounting System

113 1SPLN 1 Sistem Perakaunan Luar Negeri

4


PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)

TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 1/5

KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Am (anggaran perbelanjaan)

yang telah diluluskan Parlimen.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi memproses anggaran perbelanjaan yang boleh

dilaksanakan melalui kaedah berikut:

2.1 Integrasi

2.2 Muatnaik secara manual

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA

PENERANGAN

1. MyResults Aplikasi MyResults dibangunkan oleh Kementerian Kewangan bagi tujuan penyediaan bajet dan pemantauan prestasi perbelanjaan.

2. Integrasi Proses yang melibatkan dua sistem berlainan dan berkomunikasi secara atas talian.

3. Waran Am Buku Bajet

FA Waran yang dinyatakan dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang diluluskan oleh Parlimen.

4. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan Waran Am yang telah diproses.

55






4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

(A) INTEGRASI

Terima notifikasi penghantaran

Waran Am daripada MyResults.

Semak ketepatan maklumat Waran

Am di sistem dengan Buku

Anggaran Perbelanjaan.

i. Jika tepat, buat perakuan I.

ii. Jika tidak tepat, isi ruangan

catatan kuiri untuk makluman

MyResults bagi tindakan

pembetulan.

Semak ketepatan maklumat Waran

Am di sistem dengan Buku


i. Jika tepat, buat perakuan II.

ii. Jika tidak tepat, isi ruangan

catatan kuiri untuk makluman

MyResults bagi tindakan

pembetulan.

Peraku I

BPOPA

Peraku I

BPOPA

Peraku II

BPOPA

MULA

Terima notifikasi

penghantaran

Waran Am

Semak ketepatan

maklumat

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Semak ketepatan

maklumat

Ya

Tidak

Tepat? Peraku II

Kuiri

Ya

Tidak

TAMAT

A

66







4.

5.

Cetak Laporan Baki Belanjawan.

Rujuk Manual Latihan GL-45115

Laporan Baki Belanjawan, Baki

Peruntukan dan Baki Siling.

Semak Laporan Baki Belanjawan

dengan Buku Anggaran

Perbelanjaan. Sekiranya terdapat

kesilapan, Waran Am FA perlu

dibatalkan menggunakan Waran

Am FI Rujuk Manual Latihan FM-

25109 Daftar Waram Am Batal (FI)

dan maklumkan kepada MyResults

untuk penghantaran semula.

Penyedia

BPOPA

Pegawai

BPOPA

A

Cetak Laporan

Baki Belanjawan

Semak

Tepat?

Batalkan Waran

Am FA &

maklumkan

MyResults

TAMAT

Tidak

Ya

77







1.

2.

3.

4.

(B) MUATNAIK SECARA

MANUAL

Terima fail anggaran perbelanjaan

secara softcopy dari Bahagian

Belanjawan Kementerian

Kewangan dan muatnaik ke dalam

sistem.

Lakukan larian ujian dan semak

ketepatan maklumat Waran Am di

sistem dengan Buku Anggaran

Perbelanjaan.

i. Jika tepat, lakukan larian

sebenar.

ii. Jika tidak tepat, maklumkan

kepada Bahagian Belanjawan

Kementerian Kewangan untuk

tindakan pembetulan.

Cetak Laporan Baki Belanjawan.

Rujuk Manual Latihan GL-45115

Laporan Baki Belanjawan, Baki

Peruntukan dan Baki Siling.

Semak Laporan Baki Belanjawan

dengan Buku Anggaran

Perbelanjaan. Sekiranya terdapat

kesilapan, Waran Am FA perlu

dibatalkan menggunakan Waran

Am FI Rujuk Manual Latihan FM-

25109 Daftar Waram Am Batal (FI)

dan muat naik semula.

Pegawai

BPOPA

Pegawai

BPOPA

Pegawai

BPOPA

Pegawai

BPOPA

MULA

Terima fail

Muat naik

Larian ujian dan

semak

Semak

Maklumkan

Bahagian

Belanjawan

Larian sebenar

TAMAT

Larian sebenar

Cetak

Tepat?

Batal Waran AM

FA dan muat naik

semula

TAMAT

Ya

Tidak

Semak

Tidak

88






5.0 NOTA PENTING

5.1 Sila pastikan maklumat Waran Am telah diterima daripada MyResults tidak lewat daripada

30 November setiap tahun.

5.2 Proses ini perlu dilengkapkan sebelum 1 Januari tahun berikutnya.

5.3 Maklumat Waran Am akan dikemaskini secara auto ke MyResults selepas Perakuan II

dilaksanakan.

5.4 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Buku Anggaran Perbelanjaan Persekutuan yang diluluskan Parlimen.

7.2 Manual Latihan 1GFMAS.

99



TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Am berdasarkan kelulusan

Kementerian Kewangan atau Pegawai Pengawal.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi mengemaskini maklumat Waran Am seperti berikut :

2.1 Waran Am - Asal

2.2 Waran Am - Khas

2.3 Waran Am - Tambah

2.4 Waran Am - Pindah / Viremen

2.5 Waran Am - Sekat

2.6 Waran Am - Tarik Sekat

2.7 Waran Am - Luar Jangka

2.8 Waran Am - Batal

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN

1. Waran Am Asal FB Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan bagi Program/ Aktiviti, Projek atau

Objek Am baru yang mana tiada peruntukan

dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang

diluluskan oleh Parlimen.

2. Waran Am Khas FC Waran yang dikeluarkan khas oleh Kementerian

Kewangan untuk menampung perbelanjaan

tambahan di bawah Vot T.

3. Waran Am Tambah FD Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian


Objek Am sebagai tambahan kepada peruntukan



1010







PENERANGAN

4. Waran Am Pindah/ Viremen FE Waran yang dikeluarkan bagi memindahkan

peruntukan :

i. Di antara objek am dalam aktiviti yang

sama;

ii. Di antara aktiviti dalam program yang sama;

iii. Di antara program ; atau

iv. Di antara projek dalam vot yang sama di

bawah cara pembiayaan yang sama.

Kuasa membuat pindah peruntukan adalah

tertakluk kepada pekeliling yang sedang

berkuatkuasa.

5. Waran Am Sekat FF Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan untuk menyekat perbelanjaan di

bawah sesuatu Program/ Aktiviti, Projek atau

Objek Am.

6. Waran Am Tarik Sekat FG Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan untuk melepaskan sekatan

perbelanjaan yang telah dibuat melalui Waran

Am Sekat (FF). Amaun Waran Am Tarik Sekat

(FG) tidak boleh melebihi Waran Am Sekat (FF).

7. Waran Am Luar Jangka FH Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian


segera yang tidak dapat dijangka dan

perbelanjaan ini tidak diperuntukkan pada

awalnya dalam Buku Anggaran Perbelanjaan.

8. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan

waran yang telah diproses.

1111








1.

2.

Terima dan semak waran yang

diterima daripada Kementerian

Kewangan / Kementerian.

i. Jika maklumat tepat, kunci

masuk maklumat waran.

Rujuk Manual Latihan FM-

21102/ 21103/ 21104/ 21105

Daftar Waran Am

ii. Jika maklumat tidak tepat,

kuiri dan kembalikan dokumen

kepada Kementerian

Kewangan / Kementerian.

Semak dokumen dan maklumat

yang dikunci masuk.

i. Jika maklumat tepat, buat

Perakuan I. Rujuk Manual

Latihan FM-21102/ 21103/

21104/ 21105 Daftar Waran

Am


kuiri dokumen. Rujuk Manual

Latihan FM-21102/ 21103/


Am

Penyedia

BPOPA

Peraku I

BPOPA

MULA

Terima dan

semak waran

Tepat?Kunci masuk

maklumat waran

Kuiri dan

kembalikan

dokumen kepada

MOF

Semak

TAMAT

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Ya

Tidak

Ya

Tidak

A

1212







3.

4.

5.


yang dikunci masuk.


Perakuan II. Rujuk Manual

Latihan FM-21102/ 21103/


Am



Latihan FM-21102/ 21103/


Am

Pastikan waran peruntukan

berstatus 80 (Telah di “Post”).

Cetak waran peruntukan atau

simpan dalam format PDF.

Semak maklumat peruntukan di

Laporan Baki Belanjawan.

Peraku II

BPOPA

Penyedia

BPOPA

Penyedia

BPOPA

Semak

Tepat? Peraku II

Kuiri

TAMAT

Pastikan telah di

“Post”

Cetak / Simpan

format PDF

Semak

A

Ya

Tidak

TAMAT

1313






5.0 NOTA PENTING

5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN/ PEKELILING

6.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 - Pindah Peruntukan Perbelanjaan

Pembangunan Tahunan.

6.2 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus.

1414



TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Asal melalui jenis

urusniaga F1, F2 dan F3.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Kewangan Kementerian bagi memproses agihan Waran

Peruntukan kepada PTJ Tier 1 berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan.

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN

1. PTJ Tier 1 Penerima Waran Peruntukan peringkat pertama

daripada Bahagian Kewangan Kementerian.

2. PTJ Tier 2 Penerima Waran Peruntukan Kecil peringkat

kedua daripada PTJ Tier 1.

3. Waran Am Buku Bajet FA Waran yang dinyatakan dalam Buku Anggaran

Perbelanjaan asal yang diluluskan oleh Parlimen.

4. Waran Am Asal FB Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian


Objek Am baru yang mana tiada peruntukan



5. Waran Am Khas FC Waran yang dikeluarkan khas oleh Kementerian


tambahan di bawah Vot T.

6. Waran Am Tambah FD Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian


Objek Am sebagai tambahan kepada peruntukan



1515







PENERANGAN

7. Waran Am Sekat FF Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan untuk menyekat perbelanjaan di

bawah sesuatu Program/ Aktiviti, Projek atau

Objek Am.

8. Waran Peruntukan – Asal

F1 Digunakan oleh Bahagian Kewangan

Kementerian untuk membuat agihan kepada PTJ

Tier 1 seperti berikut:

i. Agihan peruntukan asal berdasarkan Buku


ii. Agihan peruntukan tambahan yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan

bagi Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am

baru yang mana tiada peruntukan dalam

Buku Anggaran Perbelanjaan asal.

Waran ini hanya boleh dikemaskini selepas

Waran Am – Buku Bajet (FA), Waran Am - Asal

(FB) dan Waran Am – Khas (FC) dikemaskini di

1GFMAS oleh BPOPA.

9. Waran Peruntukan – Tambah

(Asal)



Tier 1 bagi peruntukan tambahan yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan bagi

Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am sedia

ada dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal.


Waran Am – Tambah (FD) dikemaskini di

1GFMAS oleh BPOPA.

10. Waran Peruntukan – Tarik

(Asal)

F3 Situasi 1 – Disekat oleh Kementerian Kewangan

Digunakan oleh Bahagian Kewangan

Kementerian selepas menerima salinan Waran

Am Sekat daripada Kementerian Kewangan. Sila

pastikan Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5)

dikemaskini dahulu diikuti dengan Waran

1616







PENERANGAN

Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) untuk

membolehkan Waran Am - Sekat (FF) diproses

oleh BPOPA.

Situasi 2 – Ditarik oleh Pegawai Pengawal


Kementerian untuk menarik balik Waran

Peruntukan – Asal (F1) dan Waran Peruntukan –

Tambah (Asal) (F2) yang telah diagihkan kepada

PTJ Tier 1 dengan tujuan untuk diagihkan

kepada PTJ Tier 1 yang lain. Sila pastikan baki

peruntukan adalah mencukupi.

Sekiranya PTJ Tier 1 telah mengagihkan Waran


Tambah (Asal) (F2) yang diterima kepada PTJ

Tier 2 menggunakan Waran Peruntukan – Kecil

(F4), Bahagian Kewangan Kementerian

hendaklah memastikan PTJ Tier 1 memproses

Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5) terlebih

dahulu sebelum Waran Peruntukan – Tarik

(Asal) (F3) boleh disediakan.

11. Waran Peruntukan – Kecil

F4 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk membuat

agihan Waran Peruntukan – Asal (F1), Waran

Peruntukan – Tambah (Asal) (F2), dan Waran

Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) yang diterima

kepada PTJ Tier 2. PTJ Tier 1 perlu memastikan

baki peruntukan adalah mencukupi.

PTJ Tier 2 perlu membuat Akuan Terima dan

semak Laporan Kedudukan Vot untuk

memastikan peruntukan telah dikemaskini.

1717







PENERANGAN

12. Waran Peruntukan – Kecil Tarik

F5 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk menarik balik

peruntukan yang telah diagihkan kepada PTJ

Tier 2 melalui Waran Peruntukan – Kecil (F4).

PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan

PTJ Tier 2 adalah mencukupi sebelum Waran

Peruntukan – Kecil Tarik (F5) diproses.






1.

2.

3.

4.

Terima Surat Waran Am, Waran

Am Tambahan atau salinan Waran

Am Sekat.

Buat agihan peruntukan kepada

PTJ Tier 1.

Kunci masuk maklumat Waran

Peruntukan. Rujuk Manual Latihan

FM-24111/ 24112/ 24113


yang dikunci masuk.


Perakuan I.



Latihan FM-24118 Kuiri dan

Pembetulan Waran

Peruntukan.

Bahagian Kewangan

Kementerian

Bahagian Kewangan

Kementerian

Penyedia

Bahagian Kewangan

Kementerian

Peraku I

Bahagian Kewangan

Kementerian

MULA

Terima Surat/

Salinan Waran

Buat agihan

peruntukan

Kunci masuk

maklumat Waran

Peruntukan

Semak

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

A

Ya

Tidak

1818







5.

6.

7.


yang dikunci masuk.


Perakuan II.

iii. Jika maklumat tidak tepat,



Pembetulan Waran

Peruntukan.



Cetak Waran Peruntukan atau

simpan dalam format PDF dan

maklumkan kepada PTJ Tier 1.

Semak maklumat peruntukan yang

diterima di Laporan Kedudukan

Vot.

i. Sekiranya peruntukan telah

dikemaskini, perbelanjaan

boleh dilakukan atau

diagihkan kepada PTJ Tier 2.

ii. Sekiranya peruntukan tidak

dikemaskini, sila hubungi

Bahagian Kewangan

Kementerian.

Peraku II

Bahagian Kewangan

Kementerian

Penyedia

Bahagian Kewangan

Kementerian

PTJ Tier 1

Semak

Tepat? Peraku II

Kuiri

TAMAT

Pastikan telah

di”Post”

Cetak/ Simpan

dalam format PDF

&maklumkan

kepada PTJ Tier

1

Semak

Telah

dikemaskini?

Boleh belanja/

agihkankepada

PTJ Tier 2

Hubungi

Bahagian

Kewangan

Kementerian

TAMAT

A

Ya

Tidak

Ya

Tidak

1919






5.0 NOTA PENTING

5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan



2020



TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kecil melalui kod

urusniaga F4 dan F5.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ Tier 1 bagi memproses agihan Waran Peruntukan Kecil kepada

PTJ Tier 2 berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan. Prosedur ini juga terpakai sekiranya

terdapat keperluan untuk PTJ Tier 2 mengagihkan peruntukan kepada PTJ lain dan seterusnya.

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN





3. Waran Peruntukan – Asal



Tier 1 seperti berikut:

i. Agihan peruntukan asal berdasarkan Buku


ii. Agihan peruntukan tambahan yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan

bagi Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am

baru yang mana tiada peruntukan dalam

Buku Anggaran Perbelanjaan asal.


Waran Am – Buku Bajet (FA), Waran Am - Asal

(FB) dan Waran Am – Khas (FC) dikemaskini di

1GFMAS.

2121







PENERANGAN

4. Waran Peruntukan – Tambah

(Asal)



Tier 1 bagi peruntukan tambahan yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan bagi

Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am sedia

ada dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal.


Waran Am – Tambah (FD) dikemaskini di

1GFMAS.

5. Waran Peruntukan – Tarik

(Asal)

F3 Situasi 1 – Disekat oleh Kementerian Kewangan


Kementerian selepas menerima salinan Waran

Am Sekat daripada Kementerian Kewangan. Sila

pastikan Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5)

dikemaskini dahulu diikuti dengan Waran

Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) untuk

membolehkan Waran Am - Sekat (FF) diproses

oleh BPOPA.

Situasi 2 – Ditarik oleh Pegawai Pengawal


Kementerian untuk menarik balik Waran


Tambah (Asal) (F2) yang telah diagihkan kepada

PTJ Tier 1 dengan tujuan untuk diagihkan

kepada PTJ Tier 1 yang lain. Sila pastikan baki

peruntukan adalah mencukupi.

Sekiranya PTJ Tier 1 telah mengagihkan Waran


Tambah (Asal) (F2) yang diterima kepada PTJ

Tier 2 menggunakan Waran Peruntukan – Kecil

(F4), Bahagian Kewangan Kementerian

hendaklah memastikan PTJ Tier 1 memproses

Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5) terlebih

2222







PENERANGAN

dahulu sebelum Waran Peruntukan – Tarik

(Asal) (F3) boleh disediakan.

6. Waran Peruntukan – Kecil

F4 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk membuat

agihan Waran Peruntukan – Asal (F1), Waran

Peruntukan – Tambah (Asal) (F2), dan Waran

Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) kepada PTJ Tier

2. PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan

adalah mencukupi.




7. Waran Peruntukan – Kecil Tarik

F5 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk menarik balik

peruntukan yang telah diagihkan kepada PTJ

Tier 2 melalui Waran Peruntukan – Kecil (F4).

PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan

PTJ Tier 2 adalah mencukupi sebelum Waran

Peruntukan – Kecil Tarik (F5) diproses.




2323








1.

2.

3.

4.

Buat agihan peruntukan kepada

PTJ Tier 2.



FM-24114 dan FM-24115 Daftar

Waran Peruntukan Kecil


yang dikunci masuk.


Perakuan I.

ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri

dokumen. Rujuk Manual


Pembetulan Waran

Peruntukan.


yang dikunci masuk.


Perakuan II.


dokumen.

PTJ Tier 1

Penyedia

PTJ Tier 1

Peraku I

PTJ Tier 1

Peraku II

PTJ Tier 1

MULA

Agih peruntukan

Kunci masuk

Waran

Peruntukan

Semak

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Semak

Tepat? Peraku II

Kuiri

TAMAT

A

Ya

Tidak

Ya

Tidak

2424







5.

6.

7.


berstatus 40 (Telah Peraku II).


simpan dalam format PDF dan

maklumkan kepada PTJ Tier 2.

Buat Akuan Terima dan pastikan

dokumen berstatus 80 (Telah di

“Post”).



Vot.



boleh dilakukan.


dikemaskini, sila laporkan ke

SOLMAN.

Penyedia

PTJ Tier 1

Peraku II

PTJ Tier 2

Penyedia

PTJ Tier 2

Pastikan waran

peruntukan

berstatus 40

Cetak/ Simpan

dalam format

PDF, maklumkan

kepada PTJ Tier

2

Akuan Terima &

pastikantelah di

“Post”

Semak

A

Dikemaskini?Perbelanjaan

boleh dilakukan

Laporkan ke

SOLMANTAMAT

Ya

TIdak

2525






5.0 NOTA PENTING


6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan



2626



TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kecil - Pindah/

Viremen melalui kod urusniaga F6.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ Tier 1, PTJ Tier 2, dan seterusnya bagi memproses pindahan/

viremen di antara Sub Aktiviti atau Objek Sebagai yang tidak menjejaskan peruntukan di peringkat

Waran Am.

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN





3. Waran Peruntukan – Pindah/

Viremen

F6 Digunakan oleh PTJ Tier 1 dan PTJ Tier 2 untuk

membuat ;

i. Pindahan antara Objek Sebagai di bawah

Objek Am dan Sub Aktiviti yang sama.

ii. Pindahan antara sub aktiviti yang lain di

bawah Program/ Aktiviti dan Objek Am yang

sama.

Pindahan hendaklah tidak menjejaskan

peruntukan di peringkat Waran Am.

2727








1.

2.

3.

Terima kelulusan pindahan/

viremen.



FM-24116 Daftar Waran

Peruntukan – Pindah/ Virement

(F6)


yang dikunci masuk.


Perakuan I.




Pembetulan Waran

Peruntukan.

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

Penyedia

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

Peraku I

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

MULA

Terima kelulusan

Kunci masuk

maklumat

Semak

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Ya

Tidak

A

2828







4.

5.

6.


yang dikunci masuk.


Perakuan II

iii. Jika maklumat tidak tepat,



Pembetulan Waran

Peruntukan.







Vot.



boleh dilakukan.


dikemaskini, sila laporkan ke

SOLMAN.

Peraku II

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

Penyedia

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

Penyedia

PTJ Tier 1/

PTJ Tier 2

Semak

Tepat? Peraku II

Kuiri

TAMAT

Ya

Tidak

Pastikan telah

di”Post”, cetak/

simpan dalam

format PDF

Dikemaskini? Boleh dibelanja

Laporkan ke

SOLMAN

TAMAT

Semak

Ya

Tidak

A

2929






5.0 NOTA PENTING


6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Pembangunan

Tahunan.


3030



TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kosong (F0).

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ bagi mewujudkan Waran Peruntukan Kosong (F0) untuk

membolehkan bayaran gaji dan pukal yang belum menerima peruntukan pada awal tahun

diproses.

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN

1. Waran Peruntukan - Kosong F0 Digunakan untuk mewujudkan sesuatu Program/

Aktiviti, Projek dan Objek Sebagai di dalam

sistem bagi membolehkan perbelanjaan

dilakukan. Waran ini dibenarkan bagi

pembayaran gaji dan pukal yang belum

menerima peruntukan pada awal tahun.

3131








1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima laporan ralat dari sistem

gaji atau pukal.

Kenalpasti Program/ Aktiviti, Projek

dan Objek Sebagai yang berkaitan.




Peruntukan Kosong (F0).


yang dikunci masuk.


Perakuan I.


dokumen.


yang dikunci masuk.


Perakuan II.


dokumen.





PTJ

PTJ

Penyedia

(PTJ)

Peraku I

(PTJ)

Peraku II

(PTJ)

Penyedia

(PTJ)

MULA

Terima laporan

ralat

Kenalpasti

Program/ Aktiviti,

Projek& Objek

Sebagai

Kunci masuk

maklumat Waran

Peruntukan

Semak

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Semak

Tepat? Peraku II

Kuiri

TAMAT

Pastikan telah di

“Post”, cetak/

simpan dalam

format PDF

Ya

Tidak

Ya

Tidak

3232






5.0 NOTA PENTING

Tiada

6.0 LAMPIRAN

Tiada


Tiada

3333



TAJUK : PROSES BATAL WARAN AM/ PERUNTUKAN KECIL



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk membatalkan waran yang telah diproses.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh BPOPA, Bahagian Kewangan Kementerian, PTJ Tier 1, PTJ Tier 2

dan seterusnya bagi membatalkan waran peruntukan yang telah diproses.

3.0 TERMINOLOGI


PENERANGAN

1. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan

Waran Am yang telah diproses

2. Waran Peruntukan Kecil - Batal F7 Digunakan untuk membatalkan Waran

Peruntukan Kecil yang telah diproses.





3434








1.

2.

3.

Kenalpasti dan kunci masuk

nombor rujukan dan nombor

dokumen kawalan waran

peruntukan yang hendak

dibatalkan. Rujuk Manual Latihan


Peruntukan – Batal (F7) atau FM-

25109 Daftar Waran Am Batal (FI)

Semak dan pastikan maklumat

yang dipaparkan adalah betul dan

berkaitan.


yang dikunci masuk.


Perakuan I.


dokumen. Rujuk Manual


Pembetulan Waran

Peruntukan.

Penyedia

PTJ

Penyedia

PTJ

Peraku I

PTJ

MULA

Kenalpasti &

kunci masuk no.

rujukan & no.

dokumen kawalan

Semak

Tepat? Peraku I

Kuiri

TAMAT

Ya

Tidak

A

3535







4.

5.

6.


yang dikunci masuk.


Perakuan II dan pastikan

dokumen berstatus 80 (Telah

di “Post”) atau berstatus 40

(Lulus/Perakuan II) bagi

dokumen yang memerlukan

Akuan Terima.


dokumen.

Proses 5 hanya untuk

membatalkan Waran Peruntukan

Kecil (F4) dan Waran Peruntukan -

Kecil Tarik (F5) sahaja

Semak maklumat yang

dipaparkan. Jika maklumat tepat,

buat “Akuan Terima” dan pastikan


“Post”). Jika maklumat tidak tepat,

kuiri dokumen dan pastikan

dokumen berstatus 42 (Kuiri oleh

Akuan Terima).





Peraku II

PTJ

Peraku II

PTJ Akuan Terima

Penyedia

PTJ/ PTJ Akuan

Terima

Semak

Tepat?

Peraku II

(Pastikan

berstatus 80/40).

Untuk batal F4 &

F5, buat

“AkuanTerima”

(Pastikan

berstatus 80)Kuiri

Untuk F4 & F5,

pastikan berstatus

42

TAMAT

Ya

Tidak

A

Pastikan

berstatus 80

Cetak/ Simpan

dalam format PDF

3636






5.0 NOTA PENTING

Tiada

6.0 LAMPIRAN

Tiada


Tiada

3737


PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)

TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/ AKTIVITI/ PROJEK

RUJUKAN DOKUMEN: MPK- FM 08 MUKA SURAT : 1/4


1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujud, meminda dan membatalkan Kod

Program/ Aktiviti/ Projek.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA untuk mengemaskini Kod Program/ Aktiviti/ Projek bagi

permohonan yang diterima daripada Kementerian.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. Kod Program/ Aktiviti Merujuk kepada Program/ Aktiviti dan Sub-Aktiviti Kementerian.

2. Kod Projek Merujuk kepada kod projek Kementerian yang merangkumi

butiran projek, setia, sub-setia dan cara pembiayaan.

3838








1.

2.

3.

Terima :

i. Permohonan Sub-Aktiviti

daripada Kementerian ;

atau

ii. Waran Luar Jangka

daripada Kementerian

Kewangan bagi

pengwujudan Kod Program/

Aktiviti/ Projek; atau

iii. Senarai Kod Projek

daripada ICU; atau

iv. Notice Of Change daripada

EPU

Semak permohonan.

(i) Jika maklumat lengkap, kunci

masuk permohonan melalui

SAP GUI di kod transaksi

ZUGL104 (Penyelenggaraan

Program/ Aktiviti dan Projek/

Setia/ Subsetia).

(ii) Jika tidak lengkap, kuiri pihak

berkaitan.

Pastikan kod yang telah

dikemaskini dipancarkan ke server

HCM di kod transaksi WE05.

i. Jika berjaya, status akan

berwarna hijau.

ii. Jika tidak berjaya, status akan

berwarna merah. Pancar

semula di kod transaksi BD87.

Penyedia

(BPOPA)

Penyedia

(BPOPA)

Penyedia

(BPOPA)

MULA

Terima

permohonan Kod

Program/ Aktiviti,

Waran Luar

Jangka, Senarai

Kod Projek, atau

NOC

Semak

permohonan

Maklumat

lengkap?

Kunci masuk di

SAP GUI

Ya

Kuiri

Tidak

TAMAT

Pastikan kod

berjaya dipancar

ke server HCM

Berjaya?Status berwarna

hijau

Status berwarna

merah

Ya

Tidak

Pancar semula di

T-code BD87

TAMAT

A

3939







4.

5.

6.

Semak status penghantaran Kod

Program/ Aktiviti/ Projek di server

webmethod.

i. Jika berjaya, status delivered.

ii. Jika tidak berjaya, status failed.

Sila laporkan aduan melalui

SOLMAN.

Kemukakan surat makluman

kepada pihak terlibat berhubung

pengemaskinian kod.

Pastikan Perihal Lengkap Data

Induk yang telah diwujudkan

dikemaskini di kod transaksi

ZGLM002 (Jadual Perihal

Lengkap Data Induk) .

Penyedia

(BPOPA)

Penyedia

(BPOPA)

Penyedia

(BPOPA)

Semak status

penghantaran di

server

webmethod

A

Berjaya? Status delivered

Status failed

Ya

Tidak

Laporkan aduan

melalui SOLMAN

TAMAT

Kemukakan surat

makluman

Pastikan Perihal

Lengkap Data

Induk dikemaskini

di T-code

ZGLM002

TAMAT

4040






5.0 NOTA PENTING

5.1 Pastikan Kod Program/ Aktiviti/ Projek yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang

ditetapkan.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Borang Kod Program/ Aktiviti – JAN/ MD 005A


7.1 Manual Prosedur Kod Perakaunan (MPKP)

7.2 Manual Latihan 1GFMAS

4141



TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 1/5


1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujud, meminda dan membatalkan Kod Akaun.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA untuk mengemaskini Kod Akaun bagi permohonan yang

diterima daripada Kementerian.

3.0 TERMINOLOGI


1. Kod Akaun Merujuk kepada Kod Carta Akaun Akruan (CAA) yang

dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

2. Kod Dana Digunakan untuk mengenalpasti sumber dana sama ada

daripada :

i. Dana Am (G000 - Hasil, Deposit dan Pinjaman); atau

ii. Dana Amanah

a) EXXX (Kumpulan Wang Amanah Kerajaan); atau

b) LXXX (Kumpulan Wang Amanah Awam).

3. Commitment Item Digunakan untuk mengawal perbelanjaan vot atau amanah

bagi setiap aktiviti Kementerian.

4242








1.

2.

Terima permohonan Kod Akaun

daripada Kementerian dan

kemukakan kepada seksyen

berkaitan untuk perakuan.

Semak permohonan.

(i) Jika maklumat lengkap,

buat perakuan dan

lengkapkan Borang Input

Kod Akaun (Kod Amanah

dan Objek Lanjut) dan

kemukakan kepada SPPP

(ii) Jika tidak lengkap, kuiri

Kementerian.

SPPP

(BPOPA)

SPDP, SPA, SPP,

SPPP

(BPOPA)

MULA

Terima

permohonan

Kemukakan

kepada seksyen

berkaitan

untukperakuan

Semak

permohonan

Lengkap? Perakuan

Lengkapkan

Borang Input Kod

Akaun

Kuiri Kementerian

TAMAT

Kemukakan

kepada SPPP

A

Ya

Tidak

4343







3.

4.

5.

6.

Terima borang permohonan yang

telah diperakukan oleh Seksyen

berkaitan.

Semak Commitment Item di kod

transaksi FMCIA (Edit

Commitment Item).

(i) Jika Commitment Item telah

wujud, terus ke Langkah 5.

(ii) Jika Commitment Item

belum wujud, kemaskini

maklumat Commitment Item

di kod transaksi FMCIA.

Teruskan ke Langkah 5

untuk proses seterusnya.

Kunci masuk butiran Kod Akaun

di kod transaksi FS00 (Edit G/L

Account Centrally).

Wujud Kod Dana bagi

permohonan Kod Akaun Amanah

baharu di kod transaksi FM5I

(Create Fund).

SPPP

(BPOPA)

SPPP

(BPOPA)

SPPP

(BPOPA)

SPPP

(BPOPA)

SPPP terima

borang

permohonan

Wujud?

Kunci masuk

butiran Kod

Akaun di T-code

FS00

Kemaskini

maklumat

Commitment Item

A

Ya

Tidak

Semak

Commitment Item

di T-code FMCIA

B

Wujudkan Kod

Dana di Y-code

FM5I

4444







7.

8.

9.

Wujud / kemaskini Kod Akaun

berdasarkan kelas dalam

Financial Statement Version

(FSV) di kod transaksi FSE3 dan

maklumkan unit BW BPTM

berhubung tambahan item dalam

FSV.

Pastikan kod yang telah

dikemaskini dipancarkan ke

server HCM di kod transaksi

WE05.

i. Jika berjaya, status akan

berwarna hijau.


berwarna merah. Pancar

semula di kod transaksi BD87.


Akaun di server webmethod.


ii. Jika tidak berjaya, status

failed. Sila laporkan aduan

melalui SOLMAN.

SPPP (BPOPA)/

BPTM

SPPP

(BPOPA)

SPPP

(BPOPA)

Pastikan

dikemaskini di

server HCM di

Tcode WE05

Berjaya? Status berwarna

hijau

Status berwarna

merah

B

Ya

Tidak

Semak status

penghantaran di

server

webmethod

Pancar semula di

T-code BD87


Status failed

C

Ya

Tidak

Lapor aduan ke

SOLMAN

Wujud/ Kemaskini

Kod Akaun dalam

FSV di T-code

FSE3

Maklumkan unit

BW BPTM

4545







10.

11.

Kemukakan surat makluman

kepada Kementerian terlibat

berhubung pengemaskinian kod.

Pastikan Perihal Lengkap Data

Induk yang telah diwujudkan dan

dikemaskini di kod transaksi

ZGLM002 (Jadual Perihal

Lengkap Data Induk) . Semakan

hendaklah dibuat pada hari

bekerja berikutnya.

SPPP

(BPOPA)

SPPP

(BPOPA)

Kemukakan surat

makluman

kepada

Kementerian

Pastikan telah

dikemaskini di T-

code ZGLM002

C

Semak pada hari

bekerja

berikutnya

TAMAT

5.0 NOTA PENTING

5.1 Pastikan Kod Akaun yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang ditetapkan.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Borang Input Kod Akaun (Kod Amanah dan Objek Lanjut)


7.1 Manual Prosedur Kod Perakaunan (MPKP)


7.3 Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Carta Akaun Akruan (CAA)

7.4 1 Pekeliling Perbendaharaan – PS 1.1 Kod Belanja dan Hasil

4646



TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS


KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan pelarasan melalui baucar jurnal

di portal.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan dan PTJ untuk membuat pelarasan bagi akaun

yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di portal bagi baucar jurnal seperti berikut :

2.1 Baucar Jurnal Biasa (S1)

2.2 Baucar Jurnal Antara PTJ (S2)

2.3 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan (S4)

2.4 Baucar Jurnal Pelarasan Antara Entiti (S5)

2.5 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7)

2.6 Baucar Jurnal Pelarasan Lejar (S8)

2.7 Baucar Jurnal Batal (S9)

2.8 Baucar Jurnal Pelarasan Bank (SB)

2.9 Baucar Jurnal Siling (SD)

2.10 Baucar Jurnal Luar Jangka (SE)

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

1. Baucar Jurnal Biasa S1 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod

Kump. PTJ & PTJ Membayar.

Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S1 adalah

seperti berikut :

Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan

Vot/ Dana yang sama.

4747






BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

2. Baucar Jurnal Antara

PTJ

S2 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod

Kump. PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang

sama. Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah

satu Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar.


seperti berikut :



PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu

membuat Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II

oleh PTJ Menyedia.

3. Baucar Jurnal

Pejabat Perakaunan

S4 Digunakan untuk pelarasan yang disediakan oleh Pejabat

Perakaunan sahaja bagi PTJ Membayar di bawah seliaannya.

Pelarasan boleh melibatkan beberapa Pegawai Pengawal

Dipertanggung, Vot/Dana dan PTJ Membayar.


Entiti

S5 Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar boleh sama atau berbeza

dengan Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia dalam Pejabat

Perakaunan yang sama.




Pejabat Perakaunan

S7 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod

Kump. PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang

berbeza. Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah

satu Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar.


seperti berikut :



PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu

membuat Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II

4848






BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

oleh PTJ Menyedia.

6. Baucar Jurnal

Pelarasan Lejar

S8 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod


Digunakan untuk pelarasan transasksi akruan bagi Pegawai

Pengawal Dipertanggung, Vot/Dana dan Kod Kump. PTJ &

PTJ Membayar yang sama.

Pelarasan ini akan mengemaskini transaksi di Lejar Akruan

sahaja. Contoh pelarasan ialah Penjejasan Nilai.

7. Baucar Jurnal Batal S9 Digunakan untuk membatalkan baucar jurnal bagi jenis

urusniaga S4, S5, SB, SD dan SE yang telah berstatus 80

(Telah di “Post”).

Pembatalan Baucar Jurnal S1, S2, S7 dan S8 tidak boleh

menggunakan Baucar Jurnal S9. Jurnal pelarasan perlu dibuat

menggunakan jenis urusniaga yang sama.

8. Baucar Jurnal

Pelarasan Bank

SB Digunakan untuk pelarasan di peringkat Pegawai Pengawal

Dipertanggung atau Vot/Dana yang sama dan berbeza. Salah

satu baris caj mesti terdiri daripada kod akaun bank

(A011XXXX) yang dibenarkan. Melibatkan Bank Agensi di

bawah (A0118100) dan Panjar Unit (A0117801) sahaja.

9. Baucar Jurnal Siling SD Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod


Digunakan untuk pindahan antara Kumpulan Wang serta

mewujudkan dan melaraskan siling Akaun Amanah di bawah

Seksyen 10 seperti berikut :

suntikan modal bagi akaun amanah baru

meningkatkan/ mengurangkan siling akaun amanah

meningkatkan baki akaun amanah sebagai terimaan

kepada amanah

4949






BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

10. Baucar Jurnal Luar

Jangka

SE Digunakan untuk melaraskan Akaun Kumpulan Wang Luar

Jangka.

Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggungkan terhad kepada

satu kod sahaja.

Baucar Jurnal ini hanya digunakan oleh BPOPA sahaja.

5050








1.

2.

3.

Kunci masuk/ kemaskini maklumat

baucar jurnal melalui Portal

1GFMAS dan hantar kepada

Peraku 1. Pastikan dokumen

berstatus 10 (Hantar).

Semak maklumat yang telah

dikunci masuk beserta dokumen

sokongan. Jika maklumat lengkap,

buat Perakuan I dan pastikan

dokumen berstatus 20 (Sah/

Perakuan I). Jika tidak lengkap,



Pengesah/Perakuan I).


dikunci masuk oleh PTJ. Jika

maklumat lengkap, klik butang

“Semak oleh Pejabat Perakaunan”

dan pastikan dokumen berstatus

30 (Semak oleh Pejabat

Perakaunan). Jika tidak lengkap,

kuiri dokumen pastikan dokumen

berstatus 32 (Kuiri oleh Pejabat

Perakaunan).

Penyedia

(PTJ)

Peraku I

(PTJ)

Penyemak

(AO)

MULA

Kunci masuk BJ,

hantar (pastikan

berstatus 10)

Semak

Maklumat

lengkap?

Peraku I

(Pastikan

berstatus 20)

Kuiri (Pastikan

berstatus 22)

TAMAT

AO Semak

Maklumat

lengkap?

Klil “Semak oleh

AO” (pastikan

berstatus 30)

Kuiri (Pastikan

berstatus 32)

TAMAT

A

Ya

Tidak

Ya

Tidak

5151







4.

5.

6.




buat Perakuan II dan pastikan


“Post”) atau berstatus 40

(Lulus/Perakuan II) bagi dokumen

yang memerlukan Akuan Terima.

Jika tidak lengkap, kuiri dokumen


42 (Kuiri oleh Pelulus/Perakuan II).

Proses 5 hanya untuk Baucar

Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar

Jurnal Antara Pejabat Perakaunan

(S7)

Semak maklumat di Baucar

Jurnal. Jika maklumat tepat, klik

“Akuan Terima” dan pastikan


“Post”). Jika maklumat tidak tepat,



Akuan Terima).




(S7) bagi PTJ Akuan Terima

Manual

Pastikan Baucar Jurnal yang telah

lengkap diproses dan berstatus 80

(Telah di “Post”) dicetak dan

diserahkan kepada PTJ untuk

mendapatkan Akuan Terima

daripada PTJ berkenaan.

Peraku II

(PTJ)

Peraku II

( PTJ Perakuan

Terima)

Penyedia

( PTJ )

Semak

Maklumat

lengkap?

Peraku II

(Pastikan

berstatus 80/ 40)

Kuiri (Pastikan

berstatus 42)

TAMAT

A

Ya

TidakBJ S2/S7: Klik

“Akuan Terima”

(Pastikan

berstatus 80)

BJ S2/S7: Kuiri

(Pastikan

berstatus 52)

Cetak/ Simpan

dalam format PDF

& serah kepada

PTJ untuk

AkuanTerima

Pastikan BJ

berstatus 80,

cetak/ simpan

dalam format PDF

5252







7.



(Telah di “Post”). Cetak Baucar

Jurnal atau simpan softcopy dalam

format PDF.

Penyedia

( PTJ )

5.0 NOTA PENTING

5.1 PTJ Menyedia perlu mendapatkan pengesahan dan kebenaran daripada PTJ lain yang

terlibat dengan sesuatu pelarasan sebelum membuat Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan

Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7). PTJ Menyedia juga perlu memastikan

akuan terima dibuat melalui 1GFMAS.

5.2 Perihal Baucar Jurnal hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci bagi membantu

Pejabat Perakaunan menyemak dan memahami tujuan dan keperluan pelarasan tersebut.

Perihal yang tidak jelas akan menyebabkan Baucar Jurnal tersebut akan dikuiri oleh

Pejabat Perakaunan.

5.3 Baucar Jurnal ini digunakan bagi tujuan melaraskan dokumen diperingkat Lejar Am

sahaja. Pelarasan yang melibatkan subsidiari perlu dilakukan di modul yang berkenaan.

5.4 AO perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus 80 (Telah di

“Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya Baucar Jurnal I2

gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Dokumen Kewangan Baucar Jurnal (KEW 306E – Pin. 1/2016)


7.1 Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Surat Pekeliling Akauntan

Negara Malaysia (SPANM) dan lain-lain arahan yang berkuat kuasa.


5353



TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL



1.0 OBJEKTIF


secara manual.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh PTJ dan Pejabat Perakaunan untuk membuat pelarasan bagi akaun

yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di portal bagi baucar jurnal seperti berikut :

2.1 Baucar Jurnal Biasa (S1)

2.2 Baucar Jurnal Antara PTJ (S2)

2.3 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan (S4)

2.4 Baucar Jurnal PelarasanAntara Entiti (S5)

2.5 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7)

2.6 Baucar Jurnal Pelarasan Lejar (S8)

2.7 Baucar Jurnal Batal (S9)

2.8 Baucar Jurnal Pelarasan Bank (SB)

2.9 Baucar Jurnal Siling (SD)

2.10 Baucar Jurnal Luar Jangka (SE)

5454






3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

1. Baucar Jurnal Biasa S1 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.

PTJ & PTJ Membayar.


seperti berikut :




PTJ

S2 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod Kump.

PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang sama. Kod

Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah satu Kod Kump. PTJ

& PTJ Membayar.


seperti berikut :



PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu membuat

Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II oleh PTJ

Menyedia.

3. Baucar Jurnal Pejabat

Perakaunan

S4 Digunakan untuk pelarasan yang disediakan oleh Pejabat

Perakaunan sahaja bagi PTJ Membayar di bawah seliaannya.




Entiti

S5 Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar boleh sama atau berbeza

dengan Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia dalam Pejabat

Perakaunan yang sama.



5555






BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN


Pejabat Perakaunan

S7 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod Kump.

PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang berbeza. Kod

Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah satu Kod Kump. PTJ

& PTJ Membayar.


seperti berikut :



PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu membuat

Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II oleh PTJ

Menyedia.

6. Baucar Jurnal

Pelarasan Lejar

S8 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.

PTJ & PTJ Membayar.

Digunakan untuk pelarasan transasksi akruan bagi Pegawai

Pengawal Dipertanggung, Vot/Dana dan Kod Kump. PTJ & PTJ

Membayar yang sama.

Pelarasan ini akan mengemaskini transaksi di Lejar Akruan sahaja.

Contoh pelarasan ialah Penjejasan Nilai.

7. Baucar Jurnal Batal S9 Digunakan untuk membatalkan baucar jurnal bagi jenis urusniaga

S4, S5, SB, SD dan SE yang telah berstatus 80 (Telah di “Post”).

Pembatalan Baucar Jurnal S1, S2, S7 dan S8 tidak boleh

menggunakan Baucar Jurnal S9. Jurnal pelarasan perlu dibuat

menggunakan jenis urusniaga yang sama.

8. Baucar Jurnal

Pelarasan Bank

SB Digunakan untuk pelarasan di peringkat Pegawai Pengawal

Dipertanggung atau Vot/Dana yang sama dan berbeza. Salah satu

baris caj mesti terdiri daripada kod akaun bank (A011XXXX) yang

dibenarkan. Melibatkan Bank Agensi di bawah (A0118100) dan

Panjar Unit (A0117801) sahaja.

9. Baucar Jurnal Siling SD Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.

5656






BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

PTJ & PTJ Membayar.

Digunakan untuk pindahan antara Kumpulan Wang serta

mewujudkan dan melaraskan siling Akaun Amanah di bawah

Seksyen 10 seperti berikut :

suntikan modal bagi akaun amanah baru

meningkatkan/ mengurangkan siling akaun amanah

meningkatkan baki akaun amanah sebagai terimaan kepada

amanah

10. Baucar Jurnal Luar

Jangka

SE Digunakan untuk melaraskan Akaun Kumpulan Wang Luar Jangka.

Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggungkan terhad kepada satu

kod sahaja.

Baucar Jurnal ini hanya digunakan oleh BPOPA sahaja.

5757








1.

2.

3.

Sedia Baucar Jurnal manual

beserta dokumen lengkap dan

hantar kepada AO.

Kunci masuk/ kemaskini maklumat

baucar jurnal melalui Portal


Peraku I. Pastikan dokumen

berstatus 10 (Hantar).




sahkan dokumen dan pastikan

dokumen berstatus 20 (Sah/

Perakuan I). Jika tidak lengkap,



Pengesah/Perakuan I).

PTJ

Penyedia

(AO)

Pengesah

(AO)

MULA

Sedia BJ manual,

hantar kepada AO

Kunci masuk BJ,

hantar kepada

Peraku I (pastikan

berstatus 10)

Maklumat

lengkap?

Sah (Pastikan

berstatus 20)

Kuiri (Pastikan

berstatus 22)

TAMAT

Ya

Tidak

Semak

A

5858







4.

5.




lulus dokumen dan pastikan


“Post”) atau berstatus 40

(Lulus/Perakuan II) bagi dokumen

yang memerlukan Akuan Terima.

Jika tidak lengkap, kuiri dokumen


42 (Kuiri oleh Pelulus/Perakuan II).





Elektronik

Semak maklumat di Baucar Jurnal.

Jika maklumat tepat, klik “Akuan

Terima” dan pastikan dokumen

berstatus 80 (Telah di “Post”). Jika

maklumat tidak tepat, kuiri

dokumen dan pastikan dokumen

berstatus 52 (Kuiri oleh Akuan

Terima) .

Pelulus

(AO)

Peraku II

( PTJ Perakuan

Terima)

Semak

Maklumat

lengkap?

Lulus (Pastikan

berstatus 80/40)

Kuiri (Pastikan

berstatus 42)

TAMAT

A

Ya

TidakBJ S2/S7: Klik

“Akuan Terima”

(Pastikan

berstatus 80)

BJ S2/S7: Kuiri

(Pastikan

berstatus 52)

Cetak & serah

kepada PTJ untuk

AkuanTerima

Manual

5959







6.





Manual



(Telah di “Post”) dicetak dan

diserahkan kepada PTJ Akuan

Terima Manual.

Penyedia

( AO )

5.0 NOTA PENTING



Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7).

5.2 Dokumen sokongan hendaklah dilengkapkan dan disertakan bersama dengan baucar

jurnal manual.




Pejabat Perakaunan.



5.5 AO perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus 80 (Telah di

“Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya Baucar Jurnal I2

gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.

6060






6.0 LAMPIRAN






6161



TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI



1.0 OBJEKTIF


di SAP GUI.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan sahaja untuk membuat pelarasan bagi akaun

yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di SAP GUI bagi baucar jurnal seperti berikut :

2.1 Baucar Jurnal Pelarasan Akhir Tahun (SA)

2.2 Baucar Jurnal Clearing (SC)

2.3 Baucar Jurnal Khas (SK)

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

1. Baucar Jurnal Khas SK Digunakan untuk pelarasan diperingkat Lejar Am

sahaja dalam Pejabat Perakaunan yang sama.

2. Baucar Jurnal Agensi

Luar

S3 Digunakan untuk merekodkan transaksi dari sistem

luar yang berintegrasi dengan 1GFMAS. Transaksi

dikemaskini secara automatik.

6262








1.

2.

Kunci masuk baucar jurnal di kod

transaksi FB50 dan klik ‘Park’.


dikunci masuk dengan dokumen

sokongan di kod transaksi FBV0.

i. Jika maklumat lengkap, klik

‘Post’ dan catat Nombor

Dokumen SAP pada dokumen

sokongan.


kemaskini dan ulang langkah

2(i).

Penyedia

(AO)

Peraku II

(AO)

MULA

Kunci masuk BJ

Klik’Park’

Maklumat

lengkap?Klik ‘Post’

KemaskiniCatat Nombor

Dokumen SAP

Semak

Ya

Tidak

TAMAT

6363






5.0 NOTA PENTING



Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7). PTJ Menyedia juga perlu memastikan

akuan terima dibuat melalui 1GFMAS.




Pejabat Perakaunan.



5.4 Pejabat Perakaunan perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus

80 (Telah di “Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya

Baucar Jurnal I2 gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.

6.0 LAMPIRAN






6464



TAJUK : BAUCAR JURNAL INTEGRASI



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan transaksi sistem di luar

1GFMAS secara automatik melalui integrasi.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan untuk memperakaunkan transaksi yang dibuat

melalui sistem luar.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA JENIS

U/NIAGA

PENERANGAN

1. Baucar Jurnal Agensi

Luar

S3 Digunakan untuk merekodkan transaksi dari sistem luar yang

berintegrasi dengan 1GFMAS. Transaksi dikemaskini secara

automatik.

6565








1.

2.

3.

Terima notifikasi penghantaran

Baucar Jurnal Agensi Luar

daripada webmethod.

Semak status penghantaran di kod

transaksi AL11.

(i) Sekiranya status berjaya post,

dapatkan Nombor Dokumen

Kawalan dan pastikan wujud

di kod transaksi FB03.

(ii) Sekiranya tidak berjaya post,

ambil tindakan berdasarkan

ralat yang dipaparkan dan

terus ke langkah 3.

Hantar semula fail Baucar Jurnal

Agensi Luar (S3) secara integrasi.

(i) Sekiranya berjaya ulangi

langkah 2 (i).

(ii) Sekiranya gagal ulangi

langkah 2 (ii) atau

perakaunkan transaksi

tersebut menggunakan Baucar

Jurnal Pejabat Perakaunan

(S4).

Pejabat Perakaunan

Pejabat Perakaunan

Pejabat Perakaunan /

Agensi

Agensi

MULA

Terima notifikasi

Semak status

Berjaya ‘post’?

Dapatkan Nombor

Dokumen

Kawalan

Pastikan wujud di

T-code FB03

Ambil tindakan

berdasarkan ralat

Hantar semula BJ

S3 secara

integrasi

Berjaya?

TAMAT

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Perakaunkan

menggunakan BJ

S4

6666






5.0 NOTA PENTING

5.1 Pejabat Perakaunan dan Agensi boleh menyemak status dokumen S3 melalui portal

1GFMAS sekiranya dokumen berjaya dipost dengan status 80.

6.0 LAMPIRAN






6767


PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)

TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 1/6

KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mengemaskini Kod Pusat Tanggungjawab

menggunakan Portal 1GFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi mewujud, meminda dan membatalkan Kod Pusat

Tanggungjawab berdasarkan permohonan daripada Kementerian / Jabatan.

3.0 TERMINOLOGI


1. Kod PTJ Merangkumi kod PTJ Pemegang Waran, PTJ Menyedia, PTJ

Dipertanggungkan, PTJ Membayar dan Pusat Kos.

2. PTJ Pemegang Waran Merupakan PTJ yang menerima waran peruntukan sebagai kebenaran

untuk berbelanja.

3. PTJ Menyedia Merupakan PTJ yang menyediakan dokumen kewangan.

4. PTJ Dipertanggungkan Merupakan PTJ pengeluar waran atau pemungut yang dicatat di baris caj.

5. PTJ Membayar Merupakan PTJ yang membuat bayaran.

6. Pusat Kos Merupakan PTJ yang tidak menerima waran peruntukan.

6868








1.

2.

3.

Terima borang permohonan dari

Kementerian untuk mewujud,

meminda / membatalkan kod PTJ.

Kunci masuk permohonan.

(i) Jika kod PTJ yang dimohon telah

wujud, maklumkan Kementerian

untuk memohon kod PTJ baru

dan kembalikan dokumen

(ii) Jika kod PTJ belum wujud,

kemaskini maklumat

permohonan melalui Portal


Pengesah. Pastikan dokumen

berstatus 10 (Hantar). Rujuk

Manual Latihan CO-11103

Pewujudan Kumpulan PTJ &

PTJ – Waran Peruntukan dan

Baris Caj.

Semak maklumat yang telah dikunci

masuk beserta dokumen sokongan.

Jika maklumat lengkap, buat

Pengesahan dan pastikan dokumen

berstatus 20 (Sah/ Perakuan I). Jika

tidak lengkap, kuiri dokumen dan

pastikan dokumen berstatus 22 (Kuiri

oleh Pengesah/Perakuan I).

Penyedia

BPOPA

Penyedia

BPOPA

Pengesah

BPOPA

MULA

Terima borang

permohonan

Kunci masuk

permohonan

Kod PTJ

wujud?

Maklumkan

Kementerian

untuk mohon kod

PTJ baru

Kembalikan

dokumen

TAMAT

Kemaskini

permohonan di

Portal 1GFMAS

Hantar kepada

Pengesah

(Pastikan

berstatus 10)

Ya

Tidak

A

6969







4.

5.

6.

Semak maklumat yang telah dikunci

masuk beserta dokumen sokongan.

Jika maklumat lengkap, luluskan

dokumen dan pastikan dokumen

berstatus 80 (Telah di “Post”). Jika

tidak lengkap, kuiri dokumen dan

pastikan dokumen berstatus 42 (Kuiri

oleh Pelulus/Perakuan II).

Semak Laporan Data Induk

menggunakan SAP GUI 1GFMAS di

kod transaksi ZRGL016. Rujuk

Manual Latihan GL-45112 Laporan

Data Induk (Standard SAP). Pastikan

kod yang dikemaskini wujud dalam

Laporan ini. Sekiranya tiada, sila

laporkan melalui SOLMAN.

Pastikan kod yang telah dikemaskini

dipancarkan ke server HCM di kod

transaksi WE05.

i. Jika berjaya, status akan berwarna

hijau.


berwarna merah. Pancar semula di

kod transaksi BD87.

Pelulus

BPOPA

Penyedia

(BPOPA)

Penyedia

BPOPA

Semak maklumat

Maklumat

lengkap?

Pengesahan

(Pastikan

berstatus 20)

Kuiri (Pastikan

berstatus 22)

TAMAT

A

Ya

Tidak

Semak maklumat

Maklumat

lengkap?

Lulus (Pastikan

berstatus 80)

Kuiri (Pastikan

berstatus 42)

TAMAT

Ya

Tidak

B

7070







7.


Akaun di server webmethod.


ii. Jika tidak berjaya, status failed.

Sila laporkan aduan melalui

SOLMAN.

Penyedia

BPOPA

Semak Laporan

Data Induk

Kod wujud?Pastikan dipancar

ke server HCM

Laporkan melalui

SOLMAN

B

Ya

Tidak

Berjaya?Status berwarna

hijau

Status berwarna

merah

C

Ya

Tidak

Pancar semula di

T-code BD87

TAMAT

7171







8.

9.

Kemukakan surat makluman kepada

Kementerian terlibat berhubung

pengemaskinian kod.

Pastikan Perihal Lengkap Data Induk

yang telah diwujudkan dikemaskini di

kod transaksi ZGLM002 (Jadual

Perihal Lengkap Data Induk) .

Penyedia

BPOPA

Penyedia

BPOPA

Semak status

penghantaran di

server

webmethod

Status failed

C

Laporkan melalui

SOLMAN

TAMAT


Ya

Tidak

Kemukakan surat

makluman

kepada

Kementerian

PastikanPerihal

Lengkap Data

Induk dikemaskini

di T-code

ZGLM002

TAMAT

7272






5.0 NOTA PENTING

5.1 Pastikan kod PTJ yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang ditetapkan.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Senarai Kawalan Profil Kementerian/ Jabatan

6.2 Borang Kod Pusat Tanggungjawab/ Pusat Kos – JAN/ MD 004A


Tiada

7373

Documents

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MANUAL PROSEDUR KERJA … · 2019-09-13 · jabatan akauntan negara malaysia prosedur kerja 1gfmas general ledger, fund management, controlling (glfmco) senarai