Embed Size (px)
Citation preview
29
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok
Toko Buku Gramedia Depok merupakan salah satu gerai yang didirikan
oleh PT Gramedia Asri Media. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang
bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis yang bertujuan untuk
melayani publik. Gambaran umum mengenai sejarah , visi dan misi Toko Buku
Gramedia Depok dapat dilihat pada sub bab berikutnya.
4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia
PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit
(SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis
ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal
sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada
tahun 1970. Toko pertama yang di bangun di Jalan Gajah Mada 109,
Jakarta Barat. Dalam perjalannnya, Toko Buku Gramedia terus
berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai, tersebar di seluruh
wilayah Indonesia, di 40-an kota besar yang terdapat di 33 Provinsi.
Dalam perkembangannya PT Gramedia Asri Media juga melakukan
pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan
buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor
buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana
Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery
maupun buku impor.
Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku
dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan
serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa
melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya,
Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan
peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan
perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, alat musik / sport
dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko ini
30
termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayanai berbagai
kebutuhan Pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD
sampai Perguruan Tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi
pengadaan, terdapat produk milik Toko sendiri dan produk konsinyasi
yang dikelola dengan sistem Counter. Dalam sistem Counter, Pemasok
berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan Toko
menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, Toko
mendapat bagian dari hasil usaha yang diperoleh.
Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, Toko Buku ini
menerapkan sistem operasi yang didukung teknologi komputer. Penerapan
teknologi informasi ini mendukung sistem informasi manajemen, dan
memberi berbagai kemudahaan dan manfaat seperti layanan cepat, akurasi
data, analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya.
Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik,
berkat dukungan dan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan
terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok. Karyawan secara bersama-
sama membangun Perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi
yang tinggi. Pelanggan telah menyumbangkan andil besar dalam
menciptakan hasil usaha yang sebagian besar digunakan untuk
mengembangkan usaha. Dan Pemasok memberi kepercayaan dan
semangat kerja sama kemitraan usaha yang saling menguntungkan.
4.1.2 Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok
Toko Buku Gramedia Depok yang bergerak di bisnis ritel yang
menjual buku berbagai macam alat tulis memiliki visi dan misi yang
sejalan dengan kantor pusatnya yaitu PT Gramedia Asri Media. Visi dan
misi Toko Buku Gramedia Depok yaitu berperan aktif di dalam upaya
mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan retail terbesar,
tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di
Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis retail lainnya melalui
penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif dan
perilaku bisnis yang bersih.
31
4.2. Profil Store Associate (SA)
Store Associate (SA) atau lebih dikenal dengan pramuniaga merupakan
salah satu jabatan yang terdapat di Toko Buku Gramedia Depok yang memiliki
tugas utama dalam melayani customer, mendisplay buku, serta merapihkan buku.
Karyawan SA yang bekerja pada Toko Buku Gramedia Depok, dibagi menjadi
lima (5) wilayah.yaitu wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle), wilayah 2 (buku
agama dan psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), wilayah 4 (buku
teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 5 (buku anak, komik dan majalah).
Dalam melayani customer, seorang SA diharuskan selalu bersikap ramah
dan menerapkan prinsip 4S+1T, yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima
kasih. Seorang SA juga turut serta dalam mendisplay buku dengan baik, karena
buku yang tertata rapih dan sesuai akan memudahkan customer dalam mencari
buku yang diinginkan. Selain itu, terdapat tugas tambahan yang perlu dilakukan
oleh seorang SA yaitu active selling. Active selling adalah teknik penjualan yang
dilakukan oleh SA secara aktif dalam menawarkan buku kepada customer.
Adapun jumlah SA yaitu 20 orang yang dibagi menjadi 10 orang untuk setiap
shift. Berikut ini merupakan struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok.
Gambar 4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok
Store Manager
Sekjen
Divisi Penjualan Divisi ADM & EDP Divisi RT / SDM
EDP Support Cashier Chief
Store Associate
Cashier
Customer Service
Suppor
Warehouse
Support
General Service
Support
Security Team
Leader
Cleaning Service
Mechanical
Enginering
32
4.3. Karateristik Store Associate (SA)
Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time
Equivalent (FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai
karakteristik SA. Karakateristik karyawan SA tersebut antara lain status jabatan,
lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan
berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing SA saat
melakukan pekerjaannya. Karateristik SA akan dibahas pada sub bab selanjutnya.
4.3.1 Jenis Kelamin
Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, proporsi jenis
kelamin Store Associate (SA) yang bekerja di Toko Buku Gramedia
Depok adalah 60 % untuk perempuan dan 40% untuk laki-laki. Jumlah
keseluruhan SA yang diamati berjumlah sepuluh orang setiap shift. Hal ini
menunjukkan bahwa untuk SA yang bekerja saat ini jenis kelamin
perempuan lebih dominan daripada jenis kelamin laki-laki. Terdapat enam
orang perempuan dan empat orang laki-laki yang bekerja sebagai SA.
Pihak Toko Buku Gramedia Depok tidak terlalu menyoroti seberapa besar
proporsi jenis kelamin untuk SA yang bekerja disana. Namun, bagi pihak
Toko Buku Gramedia Depok, SA yang bekerja disana haruslah menarik
dan menggunakan prinsip 4S + 1T yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan
terima kasih. Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap
waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin Store
Associate (SA) dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA)
40%
60%
Laki-laki Perempuan
33
4.3.2 Lama Bekerja
Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA),
lamanya bekerja berbeda-beda setiap SA. Sesuai dengan kasus yang terjadi
dilapang, maka untuk karateristik lamanya bekerja SA dapat dibagi
menjadi tiga (3) kategori, antara lain bekerja kurang dari dua bulan,
bekerja antara 2 – 12 bulan dan bekerja lebih dari satu tahun. Setengah
dari jumlah SA yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok, rata-rata
lamanya bekerja ada dikategori kedua yaitu 2– 12 bulan, sebesar 50 % atau
lima orang. Kemudian, untuk 30% atau tiga orang SA berada pada
kategori ketiga yaitu bekerja sudah lebih dari satu tahun. Sedangkan 20%
atau dua orang SA lainnya berada pada kategori pertama yaitu bekerja
kurang dari dua bulan. Dari hasil pengamatan, karakteristik lamanya
bekerja SA mempengaruhi terhadap waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan. Umumnya SA yang bekerja lebih dari satu tahun, waktu
penyelesaian tugas pokok pekerjaannya lebih cepat dari yang kurang dari
satu tahun. Proporsi lama bekerjanya SA yang ada di Toko Buku
Gramedia depok dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA)
4.3.3 Status Kerja
Pihak Toko Buku Gramedia Depok menetapkan status kerja
karyawan menjadi empat (4) kategori antara lain, tetap, kontrak, training,
dan ditambah dengan perbantuan. Status kerja yang ada tersebut berkaitan
erat dengan lamanya bekerja. status kerja tetap umumnya ditempatkan di
20%
50%
30%
< 2 bulan 2 - 12 bulan > 1 tahun
30%
50%
20%
Status Kerja
Training Kontrak Perbantuan
34
back office dengan lama bekerja lebih dari dua tahun. Sedangkan untuk
front office umumnya berstatus kerja kontrak, training dan perbantuan.
Pengangkatan untuk status kerja kontrak umumnya pada karyawan
yang telah bekerja lebih dari satu tahun di Toko Buku Gramedia Depok.
Pengangkatan untuk status kerja training umumnya pada karyawan yang
telah bekerja lebih dari tiga bulan. Sedangkan untuk perbantuan masa kerja
karyawan sekitar 2 – 3 bulan. yang kemudian akan dipromosikan menjadi
training, jika tes terakhir lulus. Berdasarkan hasil wawancara kepada Store
Associate (SA), 30 % dari jumlah SA yang bekerja adalah berstatus kerja
kontrak, karena SA yang diamati berjumlah sepuluh orang tiap shift, maka
hal ini menunjukkan terdapat tiga SA yang bekerja dengan status kontrak.
Kemudian, 50% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai training,
dan 20% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai perbantuan.
Karateristik status kerja tersebut, akan mempengaruhi penggunaan waktu
kerja dan penyelesaian waktu tugas pokok pekerjaan pada masing-masing
SA. Proporsi status kerja SA yang ada di Toko Buku Gramedia Depok
dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Proporsi status kerja Store Associate (SA)
4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Store Associate (SA)
Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas
pokok pekerjaan dan fungsi karyawan SA pada Toko Buku Gramedia Depok.
Tugas pokok pekerjaan karyawan SA dapat dilihat pada Tabel 3. Adapun tugas
50%
30%
20%
Training Kontrak Perbantuan
35
pokok pekerjaan pada Tabel 3 selanjutnya akan digunakan untuk menganalisis
beban kerja dan kebutuhan karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok.
Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko
Buku Gramedia Depok
Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Store Associate (SA)
1. Mendisplay Buku
2. Input Kode Rak Buku
3. Retur Buku
4. Order Buku
5. Melayani Customer
6. Merapihkan Buku
7. Active Selling
Uraian tugas pokok yang disebutkan diatas merupakan tugas pokok dari
SA pada wilayah 2 (buku agama, psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan, profesi),
wilayah 4 (buku teknik, bahasa, pelajaran), dan wilayah 5 (buku anak, komik,
majalah). Adapun uraian tugas pokok pekerjaan pada SA di wilayah 1 (buku
novel, hobi, lifestyle) agak sedikit berbeda dengan tugas pokok pada SA yang ada
di wilayah 2, wilayah 3, wilayah 4, dan wilayah 5. Terdapat tiga (3) tugas pokok
tambahan pada SA yang bekerja di wilayah 1. Uraian tugas pokok tersebut antara
lain :
1. Mendisplay Buku 6. Merapihkan Buku
2. Input Kode Rak Buku 7. Active Selling
3. Retur Buku 8. Update Buku Baru
4. Order Buku 9. Update Buku Laris
5. Melayani Customer 10. Update Buku Promo (dekat kasir)
Sedangkan fungsi dari Store Associate (SA), pada intinya sama yaitu
melayani customer dengan prinsip 4S +1T (senyum, salam, sapa, santun, dan
Terima kasih).
36
4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA)
Toko Buku Gramedia Depok, merupakan bisnis yang bergerak di bisnis
ritel untuk melayani publik, dimana produk utamanya yaitu buku dan stationery.
Toko Buku Gramedia Depok selalu buka setiap hari, oleh karena itu hari sabtu
dan minggu pun karyawan tetap bekerja. Berdasarkan hasil observasi dan
wawancara, jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini yaitu 366 hari,
lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah cuti mingguan sebanyak
53 hari kerja per tahun, cuti nasional sebanyak 11 hari kerja per tahun, serta cuti
bulanan sebanyak 12 hari kerja per tahun yang kemudian didapatkan hari kerja
efektif dari SA tersebut sebanyak 290 hari kerja dalam setahun. Adanya hari kerja
efektif dalam setahun tersebut menghasilkan waktu kerja efektif sebesar 1.776 jam
pertahun atau 106.575 menit per tahun, dengan allowance (waktu longgar) yang
diberikan sebesar 12,5%. Kasus yang terjadi di Toko Buku Gramedia Depok,
yaitu untuk hari libur nasional dan hari minggu, seluruh karyawan (termasuk SA)
tetap bekerja, dan hari liburnya dapat digantikan pada hari biasa yaitu hari senin
sampai jumat. Khusus untuk hari libur nasional, karyawan yang bekerja akan
diberikan kompensasi oleh perusahaan.
4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA)
Waktu kerja Store Associate (SA) adalah tujuh jam, dimulai dari 08.30 -
15.30 WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja SA dilakukan dengan
menggunakan work sampling yang dilakukan pada hari biasa (weekdays) dan hari
libur(weekend). Hal ini dikarenakan terdapat aktivitas yang berbeda yang
dilakukan oleh seorang SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Waktu pengamatan dilakukan selama satu bulan sesuai dengan jumlah hari kerja
dan waktu kerja di Toko Buku Gramedia Depok. Barnes (1980) menyatakan
bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan
menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan
menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan
untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk
persentase. Hal-hal perlu yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama
penelitian adalah sebagai berikut :
37
1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1,
dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap
sepuluh menit.
2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori
produktif, tidak produktif maupun pribadi.
3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga
kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya.
4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena
lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan
diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap
kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi.
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan
bahwa kegiatan yang termasuk dengan kategori produktif yaitu berbagai kegiatan
yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing dan yang
berhubungan dengan kemajuan perusahaan. Sedangkan kegiatan yang termasuk
kategori tidak produktif yaitu bermalas-malasan, mengobrol, baca buku.
Sementara itu, untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi yaitu yang
berhubungan dengan menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang
sudah diberikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, seperti istirahat, makan,
minum, sholat. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja SA dengan
menggunakan metode work sampling selama satu bulan yang dibagi menjadi hari
biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) akan dijelaskan di sub bab berikut.
4.6.1 Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Store Associate (SA)
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang
dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work
sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat
dilihat pada Tabel 4.
38
Tabel 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan
weekeend
Wilayah
Store
Associate
(SA)
Waktu Produktif (menit) Waktu Produktif (%)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
1
SA 1 370 355 88% 85%
SA 2 380 340 90% 81%
2
SA 3 295 265 70% 63%
SA 4 280 245 67% 58%
3
SA 5 285 275 68% 65%
SA 6 300 265 71% 63%
4
SA 7 345 330 82% 79%
SA 8 340 330 81% 79%
5
SA 9 335 300 80% 71%
SA 10 375 300 89% 71%
Rata-rata 330,5 300,5 79% 72%
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu
kerja produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar
antara 67% sampai 90%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar
antara 58% sampai 85%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi penurunan
penggunaan waktu kerja produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur
(weekend). Hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi
pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari biasa, seorang SA
melakukan tujuh (7) tugas pokok, sedangkan pada hari libur seorang SA
diwajibkan oleh Toko Buku Gramedia Depok untuk melayani Customer
saja, sehingga hanya ada tiga (3) tugas pokok saja yang dilakukannya,
antara lain melayani customer, merapihkan buku, dan active selling. Oleh
karena itu, aktivitas yang dilakukan pada hari biasa cenderung padat jika
dibandingkan dengan aktivitas di hari libur.
Dapat di lihat dari Tabel 4, penggunaan waktu kerja produktif
tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 2 sebesar 90%, sedangkan
pada hari libur terdapat pada SA 1 sebesar 85%. Berdasarkan
pengamatan, SA 1 dan SA 2 memiliki waktu kerja produktif tertinggi
daripada SA yang lainnya, dikarenakan tugas-tugas yang dilakukan dalam
kesehariannya lebih padat dibandingkan yang lain. Selain itu, hal ini juga
39
dipengaruhi faktor wilayah. SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah 1 yang
memiliki area kerja yang lebih luas dibandingkan wilayah lainnya, dan
pada wilayah 1 merupakan kumpulan buku-buku yang frekuensinya
sering dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok.
Penggunaan waktu kerja produktif terendah pada hari biasa dan hari libur
terdapat pada SA 4, masing-masing sebesar 67%, dan 58%. Berdasarkan
pengamatan, SA 4 cenderung lebih banyak menggunakan waktu yang
tidak produktif dalam kesehariaannya, seperti mengobrol, bermalas-
malasan, dan membaca buku. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor
wilayah. SA 4 yang bekerja pada wilayah 2, dimana kumpulan buku-buku
yang terdapat di wilayah 2 tidak banyak di kunjungi oleh customer Toko
Buku Gramedia Depok. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu
produktif SA yaitu 79% pada hari biasa (weekdays) dan 72% pada hari
libur (weekend).
Gambar 8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa
dan hari libur
Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas penurunan waktu
kerja produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Berdasarkan International Labour Organization (ILO) dalam Waseso dan
Adisasmito (2006), bahwa waktu kerja produktif seseorang yang
optimum mencapai 80 persen. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka
88% 90%
70% 67% 68% 71%
82% 81% 80%
89% 85% 81%
63% 58%
65% 63%
79% 79%
71% 71%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
%w
aktu
pro
du
ktif
Wilayah dan SA
Weekdays
Weekend
40
dapat disimpulkan bahwa SA yang diteliti di Toko Buku Gramedia
Depok ada yang sudah mencapai optimum dalam penggunaan waktu
produktifnya, ada juga yang belum optimum. Untuk penggunaan waktu
produktif yang optimum, diperoleh pada SA 1, SA 2, SA 7, SA 8, SA 9
dan SA 10 pada hari biasa (weekdays) sedangkan untuk hari libur
(weekend) terdapat pada SA 1, SA 2, dan SA 8.
Penggunaan waktu kerja store associate (SA) tidak hanya
melibatkan waktu pengukuran waktu produktif saja akan tetapi juga
melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh SA. Waktu
produktif merupakan waktu yang digunakan oleh SA dalam hal bermalas-
malasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak
berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan seorang SA. Kegiatan yang tidak
produktif tersebut tenttunya akan menurunkan kinerja Toko Buku
Gramedia Depok. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja
tidak produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan
menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur
(weekend) dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada
weekdays dan weekeend
Wilayah
Store
Associate
(SA)
Waktu tidak produktif
(menit)
Waktu tidak produktif
(%)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
1
SA 1 10 25 2% 6%
SA 2 0 40 0% 10%
2
SA 3 85 115 20% 27%
SA 4 100 135 24% 32%
3
SA 5 95 105 23% 25%
SA 6 80 115 19% 27%
4
SA 7 35 50 8% 12%
SA 8 40 50 10% 12%
5
SA 9 45 80 11% 19%
SA 10 5 80 1% 19%
Rata-rata 49,6 79,5 12% 19%
41
Berdasarkan Tabel 5 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu
kerja tidak produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar
antara 0% sampai 24%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar
antara 6% sampai 32%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi kenaikan
penggunaan waktu kerja tidak produktif dari hari biasa (weekdays) ke
hari libur (weekend). Sama dengan pembahasan pada penggunaan waktu
produktif sebelumnya, hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas
yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari libur, tugas
pokok pekerjaan SA cenderung lebih sedikit dari pada tugas pokok
pekerjaan SA di hari biasa, sehingga menyebabkan pengunaan waktu
tidak produktif meningkat dari hari biasa ke hari libur.
Dapat di lihat dari Tabel 5, penggunaan waktu kerja tidak produktif
tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 4 sebesar 24%. Begitu pula
dengan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari libur
terdapat pada SA 4 sebesar 32%. Berdasarkan pengamatan, SA 4
memiliki waktu kerja tidak produktif tertinggi daripada SA yang lainnya
pada hari biasa maupun hari libur dikarenakan banyak waktu yang
terbuang dan dipakai untuk mengobrol, bermalas-malasan, serta membaca
buku. Sedangkan untuk penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah
pada hari biasa terdapat pada SA 2 yaitu 0% dan hari libur terdapat pada
SA 1 yaitu 6%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 bekerja pada
wilayah yang sama yaitu wilayah 1. Wilayah 1 pekerjaannya cenderung
lebih padat jika dibandingkan wilayah lain, sehingga hanya sedikit waktu
yang tidak produktif digunakannya. Selain itu, wilayah 1 juga merupakan
wilayah yang sering dikunjungi oleh customer. Secara keseluruhan,
penggunaan rata-rata waktu tidak produktif SA yaitu 12% pada hari biasa
(weekdays) dan 19% pada hari libur (weekend).
42
Gambar 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari
biasa dan hari libur
Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas terjadi peningkatan
penggunaan waktu tidak produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari
libur (weekend) untuk setiap SA. Hal ini disebabkan karena aktivitas
yang terjadi pada hari libur (weekend) tidak sepadat dibandingkan hari
biasa (weekdays).
Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi SA
melakukan kegiatan yang tidak produktif antara lain :
1. Jarang sekali adanya pengawasan dari atasan secara langsung,
sehingga beberapa SA berpotensi untuk melakukan pekerjaan yang
tidak produktif, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca
buku.
2. Kurangnya kesadaran dari seorang SA dalam peraturan yang ada,
sehingga waktu pribadi yang seharusnya diberikan 40 menit kepada
masing-masing SA menjadi dilebih-lebihkan sehingga hal itu menjadi
kegiatan yang tidak produktif.
3. Pekerjaan seorang SA tiap-tiap wilayah berbeda dan fluktuatif, artinya
ada waktu-waktu tertentu seorang Store Associate (SA) sangat sibuk
2%
0%
20%
24% 23%
19%
8% 10%
11%
1%
6%
10%
27%
32%
25%
27%
12% 12%
19% 19%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
%w
aktu
no
n p
rod
ukt
if
Wilayah dan SA
Weekdays
Weekend
43
bekerja dan ada pula waktu dimana pekerjaan seorang SA tidak padat.
Hal ini juga tergantung pada wilayah dimana pramuniaga itu
ditempatkan, biasanya untuk wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle)
dan wilayah 5 (buku anak-anak, komik, dan majalah) waktu kerjanya
sangat padat.
4.6.2 Perbandingan Aktivitas Melayani Customer
Pada hasil pengamatan, terdapat perbedaan aktivitas SA dalam
melayani customer pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Untuk melihat perbandingan aktivitas tersebut dapat di lihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masing-
masing SA
Wiayah SA Weekdays ( customer)
Weekend
(customer)
1
SA 1 28 42
SA 2 22 40
2
SA 3 26 42
SA 4 20 38
3
SA 5 20 40
SA 6 15 38
4
SA 7 25 37
SA 8 28 38
5
SA 9 32 55
SA 10 31 53
Berdasarkan Tabel 6, dapat diketahui bahwa jumlah customer yang
dilayani oleh masing-masing SA mengalami peningkatan dari hari biasa
(weekdays) ke hari libur (weekend). Pada Tabel 6 dapat dilihat, jumlah
customer yang paling banyak dilayani oleh SA pada hari biasa (weekdays)
maupun hari libur (weekend) didapatkan pada SA 9 di wilayah 5, dengan
jumlah customer yang dilayani masing-masing sebesar 32 customer dan 55
customer. Hal yang serupa juga dialami oleh SA 10 yang sama-sama
berada di wilayah 5 dengan jumlah customer yang paling banyak setelah
SA 9. Dapat disimpulkan adanya peningkatan dan banyaknya jumlah
customer yang dilayani tersebut disebabkan karena faktor pengunjung dan
faktor wilayah. Berdasarkan pengamatan, jumlah pengunjung pada hari
libur (weekend) cenderung lebih ramai daripada hari biasa (weekdays).
Selain faktor pengunjung, wilayah juga mempengaruhi peningkatan
44
jumlah customer yang dilayani oleh SA. Wilayah 5 merupakan wilayah
yang paling banyak dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia
Depok, baik hari biasa maupun hari libur. Adapun buku-buku yang
terdapat di wilayah 5 antara lain, buku anak-anak, komik, dan majalah.
Selain itu, letak strategis yang terdapat di wilayah 5 juga memberikan
potensi customer untuk menanyakan buku yang ingin dicarinya pada SA
yang berada di wilayah 5.
Gambar 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA
antara hari biasa dan hari libur
Dari diagram batang diatas, terlihat jelas peningkatan jumlah
customer yang dilayani oleh SA di masing-masing wilayah. Wilayah 5
merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi customer diantara
wilayah yang lainnya baik pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur
(weekend).
4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku
Berdasarkan hasil pengamatan terhadap SA dalam aktivitas
merapihkan buku, terdapat sedikit perbedaan dalam segi kuantitas. Hal
tersebut dikarenakan jumlah pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok
yang meningkat pada hari libur mengakibatkan intensitas yang dilakukan
oleh SA lebih banyak dari pada hari libur. Dapat dilihat dari Gambar 11,
aktivitas merapihkan buku paling banyak dilakukan oleh SA 5 dan SA 6
yang terdapat di wilayah 3. Wilayah 3 merupakan wilayah yang rak
28
22 26
20 20 15
25 28
32 31
42 40 42 38 40 38 37 38
55 53
0
10
20
30
40
50
60
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Cu
sto
me
r
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
45
bukunya cenderung tidak rapih yang disebabkan oleh para customer yang
menaruh buku tidak pada tempatnya setelah membaca buku. Adapun buku
yang terdapat pada wilayah 3 antara lain buku keilmuan dan profesi.
Gambar 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari
biasa dan hari libur
4.6.4 Perbandingan Aktivitas Active Selling
Acitve selling merupakan metode penjualan buku tertentu yang
dilakukan oleh seorang SA secara aktif kepada customer, dimana buku
yang akan ditawarkan sudah ditentukan oleh pihak Toko Buku Gramedia
Depok. Setiap buku yang terjual, SA akan diberikan bonus dengan
besarnya bonus yang berbeda-beda. Berdasarkan hasil pengamatan,
kegiatan active selling sering tidak dilakukan oleh beberapa SA pada hari
biasa (weekdays), sehingga terjadi perbedaan yang sangat signifikan untuk
kegiatan active selling di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.
3 3
5
4
6 6
3 3 3
2
3
4
5 5
6 6
4 4
5 5
0
1
2
3
4
5
6
7
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Fre
kue
nsi
Me
rap
ihka
n B
uku
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
46
Gambar 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari
libur
Dari diagram batang diatas, terlihat jelas perbedaan kegiatan active
selling yang dilakukan oleh SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur
(weekend). Hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari
biasa dan hanya ada satu SA yang melakukan kegiatan active selling pada
hari biasa yaitu SA 1. Dari hasil wawancara terhadap SA, banyak SA yang
tidak melakukan active selling disebabkan oleh sibuknya pekerjaan yang
dilakukan pada hari biasa, pemberian bonus yang tidak sesuai harapan,dan
sulitnya menawarkan buku terhadap customer sampai buku tersebut dibeli.
Hal itulah yang mengakibatkan menurunnya motivasi SA dalam
melakukan active selling tersebut.
4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA)
Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu
waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu
tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada
masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan
mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1
merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban
kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang
artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.
15
0 0 0 0 0 0 0 0 0
38
20
15
10
17 15
22 21
12 15
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Jum
lah
Act
ive
Se
llin
g
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
47
Beban kerja untuk masing-masing SA diakumulasikan dalam periode
setahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja setiap SA
dalam satu wilayah sedikit mengalami perbedaan, sedangkan beban kerja SA antar
wilayah cenderung mengalami perbedaan beban kerja yang cukup besar. Hal ini
juga akan mengakibatkan nilai FTE untuk setiap SA berbeda. Beban kerja dan
FTE masing-masing SA dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Beban Kerja per tahun dan FTE SA
Berdasarkan Tabel 7, dapat dilihat bahwa beban kerja tertinggi diperoleh
SA 2 yaitu 1821 jam per hari kerja efektif dalam setahun dan beban kerja terendah
diperoleh SA 4 yaitu 1308 jam per hari kerja efektif dalam setahun. Beban kerja
SA diperoleh berdasarkan pengamatan selama satu bulan untuk semua SA di hari
biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) dengan menggunakan work sampling.
Beban kerja yang terlihat pada Tabel 7 dihitung dengan mengalikan frekuensi
rata-rata tugas pokok pekerjaan SA per hari dengan waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian rata-rata beban kerja SA per hari
tersebut dikalikan dengan jumlah hari kerja efektif dalam setahun yang hasilnya
dapat dilihat pada Tabel 7.
Dari Tabel 7, terlihat dengan jelas terjadi perbedaan beban kerja untuk
setiap SA. Adapun yang menyebabkan adanya perbedaan beban kerja tersebut
antara lain :
Wilayah SA
Beban Kerja
(Jam) FTE
1
SA 1 1818 1,02
SA 2 1821 1,03
2
SA 3 1399 0,79
SA 4 1308 0,74
3
SA 5 1392 0,78
SA 6 1419 0,80
4
SA 7 1648 0,93
SA 8 1644 0,93
5
SA 9 1583 0,89
SA 10 1692 0,95
Rata-rata 1572
Total FTE 8,85
48
1. Setiap wilayah memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda-beda. Umumnya
untuk wilayah 1 (buku novel-novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 ( buku
anak-anak, komik, dan majalah), memiliki waktu kerja yang sangat padat
dibandingkan wilayah lain, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA juga
tinggi, sedangkan untuk wilayah 2, wilayah 3, dan wilayah 4 waktu kerjanya
tidak terlalu padat, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA tidak setinggi
dengan beban kerja SA yang bekerja di wilayah 1 dan wilayah 5.
2. Karateristik masing-masing SA berbeda-beda dalam melakukan pekerjaannya.
Misalnya ada yang melayani customer hanya 3 menit, ada juga yang melayani
customer sampai 5 menit.
3. Motivasi dan karakter individu SA dalam bekerja mempengaruhi
produktivitas. Hal tersebut dapat terlihat ketika seorang SA yang sedang tidak
bekerja, atau ada waktu kosong, SA tersebut tidak inisiatif untuk melakukan
pekerjaan lain. Untuk mengisi waktu kosong tersebut, SA dapat membatu SA
lain dalam wilayah yang sama atau di wilayah yang berbeda, dengan begitu
akan mengurangi waktu tidak produktif.
Berdasarkan tabel diatas, beban kerja yang ada dapat digunakan untuk
perhitungan Full Time Equivalent (FTE). Nilai FTE diperoleh dengan membagi
jumlah beban kerja SA dalam setahun dengan jumlah jam efektif SA dalam
setahun. Jumlah jam efektif SA dalam setahun didapatkan melalui perkalian
antara jumlah jam kerja SA dalam per hari yaitu tujuh jam dengan jumlah hari
efektif SA dalam setahun yaitu 290 serta mengalikannya dengan waktu
kelonggoran (allowance) yang telah ditentukan sebesar 12,5%. Sehingga
didapatkan jumlah jam efektif SA dalam setahun sebesar 1776 jam per tahun.
Nilai FTE paling tinggi diperoleh SA 2 yaitu 1,03. Sedangkan nilai FTE paling
rendah diperoleh SA 4 yaitu 0,74. Dapat disimpulkan bahwa untuk SA 1 nilai
FTE nya diatas 1 yang merupakan overload, artinya jumlah beban kerja sudah
diatas beban kerja optimal, begitu juga dengan SA 2 dimana nilai FTE nya 1,02.
Sedangkan untuk SA lainnya nilai FTEnya masih dibawah 1 yang merupakan
underload, artinya jumlah beban kerja masih di bawah beban kerja optimal.
Adapun jumlah nilai FTE dari semua SA yaitu 8,85 atau dengan pembulatan
menjadi 9. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kelebihan jumlah SA yang ada
49
untuk sekarang ini dikarenakan rata-rata beban kerja SA masih underload.
Sehingga dengan jumlah SA yaitu sembilan orang, sebenarnya sudah mencukupi
dari jumlah SA yang sekarang ini ada, yaitu sepuluh orang untuk satu shift kerja.
Perbandingan jumlah SA yang sekarang ini dengan jumlah SA yang serharusnya
dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang
seharusnya
Dalam kasus ini, sebaiknya pihak manajemen Toko Buku Gramedia
Depok harus lebih berhati-hati dalam penentuan jumlah karyawannya dan
membuat beberapa alternatif action plan untuk menangani masalah tersebut yang
akan dibahas pada bab implikasi manajerial.
4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA)
Berdasarkan pengamatan bahwa karakteristik Store Associate (SA)
yaitu lama bekerja, berpengaruh pada waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan dari masing-masing SA. Adanya perbedaan waktu penyelesaian
tugas tersebut akan mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE SA. Pada
Tabel 8 dapat dilihat terjadi perberdaan beban kerja SA yang dipengaruhi
oleh lama bekerja. Rata-rata beban kerja SA untuk lama bekerja kurang
dari 2 bulan yaitu 1518 jam pertahun, untuk lama bekerja SA dari 2
sampai 12 bulan yaitu 1551 jam pertahun, dan untuk lama bekerja SA
lebih dari 1 tahun yaitu 1664 jam pertahun.
8.5
9
9.5
10
10
9
Jum
lah
SA
Aktual Seharusnya
50
Pada Tabel 8 dapat dilihat bahwa beban kerja akan mempengaruhi
nilai FTE masing-masing SA. Rata-rata karyawan SA yang telah bekerja
kurang dari 2 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,85, untuk karyawan SA
yang telah bekerja dari 2 sampai 12 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,87,
sedangkan untuk karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun
memiliki nilai FTE sebesar 0,93. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka
nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang
telah bekerja lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat disimpulkan bahwa,
karyawan SA yang telah bekerja lebih lama di Toko Buku Gramedia
Depok, akan memiliki beban kerja yang semakin optimal.
Tabel 8. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama
bekerja
Wilayah SA Lama Bekerja
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 2 - 12 bulan 1818 1,02
SA 2 > 1 tahun 1821 1,03
2 SA 3 2 - 12 bulan 1399 0,79
SA 4 2 - 12 bulan 1308 0,74
3 SA 5 < 2 bulan 1392 0,78
SA 6 > 1 tahun 1419 0,80
4 SA 7 2 - 12 bulan 1648 0,93
SA 8 < 2 bulan 1644 0,93
5 SA 9 2 - 12 bulan 1583 0,89
SA 10 > 1 tahun 1692 0,95
Rata-rata (< 2 bulan) 1518 0,85
Rata-rata (2 - 12 bulan) 1551 0,87
Rata-rata (> 1 tahun) 1644 0,93
4.7.2 Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA)
Karateristik mengenai status kerja Store Associate (SA)
dikategorikan menjadi tiga (3), antara lain status kerja kontrak, training,
dan perbantuan. Status kerja SA sangat berkaitan dengan lama bekerja SA.
Pada sub bab sebelumnya, telah dijelaskan bahwa lama bekerja SA
berpengaruh terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan,
sehingga akan mempengaruhi nilai beban kerja masing-masing SA, begitu
51
pula dengan status kerja. Beban kerja dan FTE masing-masing SA
berdasarkan status kerja dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja
Wilayah SA Status Kerja
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 Training 1818 1,02
SA 2 Kontrak 1821 1,03
2 SA 3 Training 1399 0,79
SA 4 Training 1308 0,74
3 SA 5 Perbantuan 1392 0,78
SA 6 Kontrak 1419 0,80
4 SA 7 Training 1648 0,93
SA 8 Perbantuan 1644 0,93
5 SA 9 Training 1583 0,89
SA 10 Kontrak 1692 0,95
Rata-rata (Kontrak) 1644 0,93
Rata-rata (Training) 1551 0,87
Rata-rata (Perbantuan) 1518 0,85
Dapat dilihat pada Tabel 9, rata-rata beban kerja pada karyawan
SA yang berstatus kerja kontrak yaitu 1644 jam pertahun dengan nilai FTE
nya sebesar 0,93. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus
kerja training yaitu 1551 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,87.
Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja perbantuan
yaitu 1518 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,85. Berdasarkan
perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang
fit yaitu karyawan SA yang berstatus kerja kontrak.
4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA)
Karakteristik terakhir dari karyawan SA yang mempengaruhi
beban kerja dan nilai FTE adalah jenis kelamin. Pada Tabel 10 dapat
dilihat bahwa, terjadi perbedaan beban kerja dan nilai FTE, walaupun
tidak terlalu signifikan, akan tetapi berdasarkan pengamatan karakteristik
jenis kelamin SA mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan. Karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki, rata-rata waktu
penyelesaian tugasnya lebih cepat dibandingkan SA yang berjenis kelamin
perempuan. Akan tetapi, penggunaan waktu kerja tidak produktif lebih
52
banyak digunakan oleh SA yang berjenis kelamin laki-laki
dibandingankan dengan perempuan. Berikut ini adalah tabel beban kerja
dan nilai FTE berdasarkan jenis kelamin SA.
Tabel 10. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis
kelamin
Dapat dilihat pada Tabel 10, rata-rata beban kerja pada karyawan
SA yang berjenis kelamin laki-laki yaitu 1560 jam pertahun dengan nilai
FTE nya sebesar 0,88. Sedangkan rata-rata beban kerja pada karyawan SA
yang berjenis kelamin perempuan yaitu 1581 jam pertahun dengan nilai
FTE nya sebesar 0,89. Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa
tidak terjadi perbedaan yang cukup signifikan antara karyawan SA yang
berjenis kelamin laki-laki dengan perempuan, akan tetapi karateristik jenis
kelamin SA tersebut mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaaan SA.
4.8 Implikasi Manajerial
Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan
bagian divisi penjualan khususnya Store Associate (SA), merupakan salah satu
dasar dari perencanaan sumberdaya manusia pada Toko buku Gramedia Depok.
Kesalahan perencanaan sumberdaya manusia dapat mengakibatkan dampak
negatif terhadap Toko Buku Gramedia Depok seperti besarnya biaya tetap yang
dikeluarkan untuk SDM yang tidak berkompeten, tidak efisien dan efektif dalam
Wilayah SA Jenis Kelamin
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 Perempuan 1818 1,02
SA 2 Laki-laki 1821 1,03
2 SA 3 Perempuan 1399 0,79
SA 4 Laki-laki 1308 0,74
3 SA 5 Perempuan 1392 0,78
SA 6 Laki-laki 1419 0,80
4 SA 7 Perempuan 1648 0,93
SA 8 Perempuan 1644 0,93
5 SA 9 Perempuan 1583 0,89
SA 10 Laki-laki 1692 0,95
Rata-rata (Laki-laki) 1560 0,88
Rata-rata (Perempuan) 1581 0,89
53
bekerja. Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM
yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003).
Kelebihan jumlah SA merupakan salah satu masalah yang perlu
diperhatikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, karena dapat memicu inefisiensi
perusahaan, terutama dalam pembiayaan SDM. Terdapat beberapa upaya dalam
mengatasi permasalahan tersebut antara lain:
1.) Pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalis tugas pokok
pekerjaan SA, terutama tugas SA yang perlu diperhatikan adalah active
selling. Berdasarkan pengamatan, hampir semua SA tidak melakukan active
selling pada hari biasa, padahal active selling merupakan salah satu tugas
pokok SA yang sudah ditetapkan oleh Toko Buku Gramedia Depok.
2.) Meningkatkan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama pengawasan
terhadap SA. Hal ini bertujuan untuk meminimumkan jumlah penggunaan
waktu kerja yang tidak produktif.
3.) Kelebihan jumlah SA juga dapat diatasi dengan memperluas perkerjaan.
Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas SA di level yang
sama, sehingga meningkatkan jumlah aktivitas mereka, caranya dengan
membantu SA di wilayah lain ketika sedang tidak ada yang dikerjakan
diwilayahnya dan adanya peningkatan target active selling.
4.) Alternatif yang dapat dilakukan oleh Toko Buku Gramedia Depok yaitu
pengurangan satu orang SA. Berdasarkan perhitungan FTE, maka FTE yang
paling kecil yaitu SA 4 yang berada di wilayah 2 (buku agama dan
psikologi), karena berdasarkan perhitungan beban kerja dan FTE, dengan
jumlah sembilan orang SA sudah cukup mewakili pekerjaan untuk setiap
shift. Untuk kasus ini, wilayah 2 hanya memerlukan satu orang SA ketika SA
4 dihilangkan. Sehingga, beban kerja SA yang masih kurang dapat
dioptimalkan dengan membantu pekerjaan ke wilayah 2. Karena wilayah 2
berada di tengah-tengah dekat wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran)
dan wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), maka SA yang berada di wilayah
3 dan wilayah 4 dapat memperluas pekerjaannya dengan membantu wilayah
54
2, agar beban kerja menjadi optimal. Tata letak per wilayah yang ada di Toko
Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Lampiran 3.
