ISU-ISU DALAM PENGAUDITAN ASET DAN STOR

7/30/2019 ISU-ISU DALAM PENGAUDITAN ASET DAN STOR

1/36

Isu-ISU DALAM PengauditanPengurusan Kewangan- ASET DAN

STOR

OLEH :NORAZA BINTI MOHD ARIFF

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM21 FEBRUARI 2013

ISU-ISU DALAMPENGAUDITAN ASET DAN

STOR


2/36

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM

TUJUAN

Proses pembayaran, terimaan/hasil

dipungut dan diakaunkan dengan

betul

Rekod kewangan diselenggarakan

dengan sempurna

Aset dan stor dikawal sewajarnya

Sistem kawalan dalaman yang

berkesan secara berterusan

2222


3/36


KAWALAN BAJET

KAWALANTERIMAAN

KAWALANPERBELANJAAN

KAWALANAKAUN

AMANAH/DEPOSIT

ELEMEN

KAWALANASET DAN STOR

KAWALANPENGURUSAN

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN

3


4/36


KAWALAN

ASET DAN STOR

4


5/36


Aset dan Stor yang diperoleh untuk

kegunaan pejabat perlu direkodkan,

dikawal dan dipantau dengan sempurna

bagi mengelakkan dari berlakunya

pembaziran dan penyalahgunaan.

Semakan Audit bertujuan menilai tahap

pematuhan kepada peraturan yang

ditetapkan dalam Pekeliling/SuratPekeliling Perbendaharaan yang berkenaan

dan Tatacara Pengurusan Stor.

5


6/36


Analisis Audit terhadap purata peratus pematuhan setiap

elemen kawalan Pengurusan Kewangan bagi tempoh tahun2010 sehingga 2012 mendapati berlaku peningkatan peratuspematuhan bagi setiap elemen. Bagi tempoh yang samadidapati Pengurusan Aset & Stor adalah elemen paling lemahberbanding lain-lain kawalan.

79%89%

79% 81%

65% 65%

81%

91%

73%

85%

71% 70%

85%

95%

81%87% 82%

77%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

KAWALAN

PENGURUSAN

KAWALAN BAJET KAWALAN

TERIMAAN

KAWALAN

PERBELANJAAN

PENGURUSAN

WANG AMANAHDAN DEPOSIT

PENGURUSAN

ASET DAN STOR

2010

20112012

6


7/36


ASPEK UTAMA KAWALAN ASET DAN STOR

KAWALAN

UMUMPENERIMAAN

PENDAFTARAN

ASET/MEREKOD

STOK

PENGGUNAAN/

PENGELUARAN,

PENYIMPANAN

DAN

PEMERIKSAAN

PENYENGGARAAN

ASETPELUPUSAN

KEHILANGAN

DAN

HAPUSKIRA

7


8/36


TEGURAN

AUDIT

8


9/36


Mengelakkan pembaziran wang.

Menentukan kelemahan-kelemahan yang

berlaku tidak berulang.

Mengenalpasti masalah baru yang sedang

dihadapi dan mengetahui perkara-perkara yang

menyebabkannya berlaku serta memberi

cadangan agar kelemahan dapat diperbaiki.

Menyerahkan pemerhatian audit dan cadangan-

cadangan kepada pihak pengurusan.

9


10/36


10


11/36


KAWALAN UMUM

Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan tidak

mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yang

ditetapkan (tiga bulan sekali); tidak membincangkan

perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak

menyediakan minit mesyuarat; tindakan susulan

terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat

diambil.

Pegawai Aset tidak dilantik oleh Pegawai Pengawal.

Pegawai Aset tidak berperanan sebagai Setiausaha

Mesyuarat JKPAK

11


12/36


PENERIMAAN ASET

DAN STOK

Pegawai penerima tidak dilantik/ bekalan

diterima oleh pegawai tidak dilantik.

Aset diterima oleh pegawai yang tiada

kepakaran. Penerimaan aset yang dibuat oleh

pegawai yang tidak mempunyai kepakaran serta

pengetahuan boleh menyebabkan aset yang

diterima tidak dapat disahkan ketepatannya dari

segi spesifikasi, kualiti dan kuantiti serta

penggunaan yang sebenar.

12


13/36


PENERIMAAN ASET

DAN STOK

Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS-

1 tidak diselenggara.

KEW.PS-1 tidak disediakan oleh Pegawai

Penerima.

13


14/36


PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

Aset tidak didaftar. Aset yang tidak didaftarkan

akan menyebabkan rekod mengenai aset dan

penempatan terkini aset sukar dikesan.

Aset didaftarkan melebihi tempoh 2 minggu dari

tarikh penerimaan.

Cop pengesahan pendaftaran tidak dibuat ke

atas punca maklumat.

14


15/36



Daftar Aset tidak diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini dan Daftar tidak

difailkan dan disimpan di tempat berkunci.

Kesilapan Kategori Inventori/Harta Modal.

Perekodan aset yang tidak mengikut kategori

yang ditetapkan akan menyebabkan

pemeriksaan aset tidak dapat dibuat secaramenyeluruh dan nilai Inventori/Harta Modal

yang dilaporkan adalah terlebih nyata.

Daftar KEW.PA-4 dan Daftar KEW.PA-5 tidak

dikemukakan ke Ibu Pejabat. 15


16/36



Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori

(KEW.PA-6) tidak disediakan bagi merekodkan

pergerakan. Aset gunasama yang tidak

direkodkan ke dalam Daftar KEW.PA-6 akan

menyebabkan pergerakan dan kedudukan

sebenar aset tidak dapat atau sukar untuk

dikesan pada setiap masa serta risiko

berlakunya kehilangan aset tersebut.

Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) tidak

digunakan.

16


17/36



Harta modal dan inventori tidak diberi nombor

siri pendaftaran dan dilabel HAK KERAJAAN

MALAYSIA.

Kenderaan Jabatan tidak dilabelkan dengan

Logo Jabatan

Aset yang tidak dilabel akan mengakibatkankesukaran untuk mengenal pasti dan mengesahkan

aset tersebut adalah milik Kerajaan. Selain itu, ia

juga boleh menyebabkan berlakunya

penyalahgunaan terhadap harta Kerajaan.

17


18/36


Kad (KEW.PS-3) dan Kad (KEW.PS-4) tidak

diselenggarakan dengan lengkap dan kemas

kini.

Kad Petak (KEW.PS-4) bagi stok yang

mempunyai tarikh luput tidak menggunakan

kertas warna merah jambu.

Baki stok fizikal adalah berbeza dengan baki

di Kad Petak.


18


19/36


PENGGUNAAN/ PENGELUARAN,

PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset/Item Stok dibeli tidak/belum digunakan.

19


20/36


20


21/36


21

Aset yang tidak digunakan akanmenyebabkan :

Aset tidak dapat digunakan secara

optimum

Aset tersebut boleh menjadi usang serta

rosak

Tempoh waranti aset akan luput/ susut

Pembaziran kepada Kerajaan


22/36




Aset disimpan di tempat yang tidak sesuai dan

selamat. Aset yang tidak disimpan di tempat

bersesuaian akan terdedah kepada risikokehilangan atau kerosakan aset berkenaan.

22


23/36




Stor digunakan untuk menyimpan barang

rosak.

23


24/36




Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/

Verifikasi Stor tidak dijalankan mengikut

tempoh yang ditetapkan.

Pengiraan stok tidak dilaksanakan.

Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/

Verifikasi Stor tidak menyeluruh ke atassemua aset/item stor yang dimiliki.

24


25/36


KEW.PA-13 tidak disediakan bagi aset yang

memerlukan penyenggaraan berkala.

Jadual Program Penyenggaraan tidak disediakan

dan dirancang bagi semua aset dan kenderaan

Jabatan.

KEW.PA-14 tidak disediakan/diselenggara

dengan lengkap dan kemas kini. Rekodpenyenggaraan yang tidak lengkap akan

menyukarkan Jabatan menentukan sama ada

aset rosak masih ekonomik untuk dibaiki atau

untuk dilupuskan.

PENYENGGARAAN ASET

25


26/36


Aset rosak tidak diambil tindakan pembaikan.

Tindakan pembaikan yang tidak diambil

terhadap aset rosak akan menyebabkan aset

menjadi usang dan tidak dapat digunakan lagiseterusnya mendatangkan kerugian kepada

Kerajaan.

PENYENGGARAAN ASET

26


27/36


Tindakan pelupusan tidak dilaksanakan terhadapaset yang telah rosak dan tidak boleh dibaiki.

PELUPUSAN

27


28/36


Tindakan pelupusan yang tidak diambil

menyebabkan nilai aset/ bekalan pejabat

akan susut, memerlukan ruang simpanan/

pejabat dan terdedah kepada risikokehilangan.

PELUPUSAN

28


29/36


Kelulusan bagi pelupusan tidak mengikut

peringkat Kuasa Melulus yang ditetapkan.

Dokumen arahan daripada Jabatan tidak

disediakan sebelum pemeriksaan pelupusan

dilaksanakan.

Pelupusan dilaksanakan melebihi tempoh 3 bulan

dari tarikh kelulusan.

Pelupusan aset elektronik tidak menggunakan

kaedah e-waste.

PEP (KEW.PA-16) tidak disediakan bagi pelupusan

aset elektronik, teknikal dan mekanikal.

PELUPUSAN

29


30/36


Laporan Polis tidak dibuat dalam tempoh 24

jam dari tarikh kehilangan.

Laporan Awal (KEW.PA-28) tidak disediakandalam tempoh 2 hari bekerja.

Jawatankuasa Penyiasat tidak dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal

menggunakan KEW.PA-29 dalam tempoh 2

minggu dari tarikh Laporan Awal.

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

30


31/36


KESAN PENGURUSAN ASET/STOR TIDAK

MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN

Kegagalan mematuhi undang-undang dan

peraturan boleh menyebabkan kerugian,

pengurusan aset tidak cekap, perolehan tidakekonomik, pembaziran, penyelewengan dan

kehilangan dalam pengurusan aset Kerajaan.

Perkara Ini Boleh Di Ambil Tindakan Surcaj DiBawah Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957.

31


32/36


PUNCA KELEMAHAN

Pekeliling/Peraturan berkenaan aset dan stor

tidak difahami atau tidak dipatuhi sepenuhnya.

Perancangan latihan secara berkala berkaitan

Pengurusan Aset Dan Stor tidak dibuat bagi

meningkatkan pemahaman dan kecekapan

dalam melaksanakan tugas.

Kurangnya pemantauan penyeliaan/pengawasan

pegawai atasan terhadap pegawai dan

kakitangan yang menguruskan aset dan stor.

32


33/36


Pertukaran pegawai/kakitangan yang

menguruskan aset dan stor.

Mengetahui yang betul tapi sengaja tidak mahu

buat. Antara sebabnya

Tidak pernah dikenakan hukuman.

Percaya bahawa amalan yang dibuat adalahlebih baik.

Bila berlaku penyalahgunaan / penyelewengan,

tidak ada tindakan diambil.

PUNCA KELEMAHAN

33


34/36


Mematuhi segala peraturan/pekeliling di sampingmencari cara untuk penambahbaikan

Mengambil tindakan pembetulan (corrective) danpencegahan (preventive) untuk mengelakkan isu

berulang

Mewujudkan penyeliaan yang lebih rapi terhadapkerja pegawai bawahan.

Memastikan tindakan susulan dilaksanakan

terhadap perkara yang dibangkitkan bagimeningkatkan pematuhan terhadap prosedurkewangan

Serah menyerah tugas perlu dibuat dengan

sempurna bagi mewujudkan kesinambungantugas.

SYOR

34


35/36


KESIMPULAN

Ketua Jabatan hendaklah memastikan

pengurusan Aset Dan Stor di PTJ diurus dengan

baik. Pengurusan Aset Dan Stor yang baik boleh

menghindarkan berlakunya amalan rasuah,pembaziran dan pemborosan.

Pengurusan Aset Dan Stor memerlukan semua

pegawai yang terlibat memberi fokus yang jelas,perhatian yang serius serta melakukan

perubahan minda dalam meningkatkan tahap

pematuhannya.

35


36/36


TERIMA KASIH KERANAMENGIKUTI DAN

MENGH AYATI CERAM AH INI

Documents

ISU-ISU DALAM PENGAUDITAN ASET DAN STOR