SVEUILITE U ZADRU FILOZOFSKI FAKULTET POSLIJEDIPLOMSKI MAGISTARSKI I DOKTORSKI STUDIJ IZ INFORMACIJSKIH ZNANOSTI ODSJEK ZA KULTURU I TURIZAM

pripremila: mr.sc. Mila Rogulji

UPRAVLJANJE VREMENOM(OGLEDNO PREDAVANJE) Zadar, studeni 2003.

1

1. Iskoristite vrijemeRijetki ljudi imaju dovoljno vremena, a ipak svaki ovjek ima gotovo sve vrijeme koje postoji. (Paradoks vremena) VRIJEME je najdragocjenije dobro koje posjedujemo. Vrijeme je najvie koritena imenica njemakog jezika. Vrijeme vrijedi vie od NOVCA. Stoga se na vremenski kapital mora dobro uloiti. itav na ivot moemo opisati kao vrijeme koje nam je dodijeljeno na Zemlji. Na najvaniji zadatak u IVOTU je da to vrijeme na najbolji mogui nain iskoristimo. Vrijeme je dragocjeni KAPITAL: o o o o o o Vrijeme je apsolutno oskudno dobro. Vrijeme se ne moe kupiti. Vrijeme se ne moe utedjeti ili uskladititi. Vrijeme se ne moe mnoiti. Vrijeme prolazi neprestano i bezuvjetno. VRIJEME JE IVOT.

Slika 1. Vrijeme protjee neprekidno I neopozivo. Vrijeme je jedino to nas u ivotu ograniava, no o tome rijetko razmiljamo. Troite li svoje vrijeme racionalno? Koliko vrijedi jedan sat vremena Vaeg ivota? SAMODREENJE

Da li svojim vremenom rukujete jednako paljivo kao svojim novcem? Na ogranieni vremenski kapital moe se samo procijeniti. I kod oekivanog duljeg ivotnog vijeka raspolaemo s MAKSIMALNO preko 200.000 SATI VREMENA koje se moe planirati. Danas poinje prvi dan ostatka Vaeg ivota. (VREMENSKI KAPITAL JE OSKUDAN)

2

2. Iskoristite svoje vrijemeU suvremenim uvjetima ivota i rada kada je obaveza sve vie, a one postaju i sve sloenije, uspjeno upravljanje vremenom, koji imamo na raspolaganju potrebno je da bismo mogli dobro obavljati zadatke to ih donosi na posao i uloge u privatnom ivotu. Stupanj iskoritenja mogueg ljudskog uinka u gospodarstvu procjenjuje se na svega 30% do 40%. Najvie vremena i energije ostaje bez uinka zbog nedostatka jasnih ciljeva, planiranja, prioriteta i pregleda. S kojom od slijedeih izjava se slaete? Tono Netono

Mnogi zaposleni, usmjereni prema uspjehu i karijeri, ale se zbog nedostatka vremena i preoptereenosti na poslu (sindrom prekovremenih sati). Mnogi osjeaju stres. esto moraju obavljati mnogo stvari istovremeno. Visoka odgovornost, enormne koliine posla, esto kratkoroni termini; raznovrsnost zadataka i druga oekivanja, dovode pojedinca pod utjecaj stresa i pritiska vremena. Takoer se dogaa da esto moemo samo reagirati umjesto inicirati. Neprestano nas zaokupljaju: kupac ili dobavlja, ef, suradnik, telefonski pozivi i raznovrsni zadaci, i to dovodi do toga da se naa kreativnost samo rutinski ponavlja. Reakcija umjesto akcije. Mnogi menaderi obavljaju svoju stvarnu zadau tek nakon radnog vremena. Preko dana za to nemaju vremena jer postoje mnoge smetnje. esto su zaokupljeni svakodnevnim dogaajima, kao npr. dugotrajnim raspravama i sporednim stvarima. initelji smetnje. Kao to su istraivanja pokazala, mnogi pate od konflikta rad slobodno vrijeme, kao problema broj jedan. Vrijeme koje se iskoristi za prekovremeni rad ne moe se provesti s obitelji i postaje ovdje, s pravom, prava sablazan. Malo slobodnog vremena.

3

Bolje ili ak optimalno ISKORITENJE Vaeg dragocjenog i oskudnog vremena moete postii jedino svjesnim, kontinuiranim i dosljednim planiranjem vremena.

Slika 2.Vladajte svojim vremenom! UPRAVLJATI VREMENOM znai vladati vlastitim vremenom i radom umjesto da dopustite da oni vladaju Vama. Svi doista uspjeni ljudi imaju neto zajedniko. U jednom trenutku njihova ivota stali su i jo jednom razmislili o iskoritenju svoga osobnog vremenskog kapitala. Ako ivot treba biti uspjean u cijelosti, mora iza njega stajati dobro promiljen vremenski, odnosno ivotni koncept. Vrijeme koje nam stoji na raspolaganju mora se svjesno upotrijebiti za postizanje poslovnih i privatnih ciljeva. Samo na taj nain moe se postii sveza izmeu svladavanja svakodnevnih obveza i aktivnosti s jedne, te osobnog zadovoljstva i vlastitog napredovanja s druge strane. Nije vano kako vjetar pue, nego kako postaviti jedra. Djelotvorno upravljanje vremenom pokazuje Vam nove putove kako uspjeti:

Poveajte pregled nad buduim aktivnostima i odredite prioritete, Poveajte kreativnost (akcija umjesto reakcije), Svjesno svladajte, smanjite i sprijeite stres, Doite do to vie slobodnog vremena za sebe, obitelj i prijatelje,

4

Postignite ciljeve dosljedno i sustavno, da bi Va ivot dobio smisao i smjer. Uspjeh

3. Pronaite vrijeme Pronaite vrijeme za rad jer je to cijena uspjeha. Pronaite vrijeme za razmiljanje jer je to izvor snage. Pronaite vrijeme za igru jer je to tajna mladosti. Pronaite vrijeme za itanje jer je to temelj znanja. Pronaite vrijeme da budete ljubazni jer to su vrata sree. Pronaite vrijeme za sanjarenje jer je to put u zvijezde. Pronaite vrijeme za ljubav jer to je ivotna radost. Pronaite vrijeme da budete sretni jer to je muzika due. (Stari Irski blagoslov) PLAN DJELOVANJA to ete danas uraditi da biste bolje iskoristili svoje vrijeme? ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________

Slika 3. Pronaite vrijeme....

5

4. Uhvatite kradljivce vremenaDio naeg vremena nam ukradu, dio izmame od nas, a dio koji ostaje neprimjetno se izgubi. (Seneca) Katkad nam ne ide onako kako smo oekivali ili planirali jer u meuvremenu stalno nastupaju smetnje. Za neke i sami snosimo krivnju, a za druge je odgovorna naa okolica. Ponite sa studijem o samom sebi! SAMOANALIZA

Tko ili to nam krade vrijeme? Koje kradljivce vremena poznajemo? Pitanja koja slijede trebaju Vam pomoi da provjerite Vau osobnu situaciju na poslu i da identificirate tko ili to vas ometa: SAMOPROCJENA: Moji kradljivci vremena 1) TELEFON me neprestano smeta i razgovori su najee nepotrebno dugi. 2) Zbog mnogih POSJETITELJA izvana ili unutar poduzea ne stignem obavljati svoj posao. 3) SJEDNICE su najee preduge, a rezultati tih sjednica ne zadovoljavaju. 4) Velike zadatke, koji zahtijevaju mnogo vremena i stoga su neugodni, najee odgaam ili imam potekoa da ih dovrim jer se nikad ne stignem smiriti (SINDROM ODGAANJA). 5) Najee nedostaju PRIORITETI i ja pokuavam obaviti mnoge zadatke odjednom. Previe se bavim sitnicama i tako se ne mogu koncentrirati na najvanije zadatke TO JE TONOGotovo uvijek esto Katkad Gotovo nikad

6

6) Moje planirane termine i rokove uspijem odrati samo pod snanim pritiskom vremena jer me stalno neto nepredvieno smeta ili sam si isplanirao previe posla. 7) Imam previe PAPIRA na pisaem stolu, korespondencija i itanje utroe mi previe vremena. Pregled i red na mojem pisaem stolu nije ba uzoran. 8) KOMUNIKACIJA s drugima esto je nedostatna. Prekasna izmjena INFORMACIJA, nesporazumi ili ak razmirice stalno su kod nas na dnevnom redu. 9) DELEGIRANJE ZADATAKA rijetko funkcionira kako treba, pa tako moram esto obavljati stvari koje bi mogli raditi i drugi. 10) REI NE vrlo mi je teko kada drugi neto trae od mene, iako bih tada trebao obavljati vlastite zadatke. 11) Nedostaju mi JASNI CILJEVI, u poslovnom i privatnom pogledu, u mojem ivotnom konceptu, pa stoga esto ne vidim smisla u onom to radim cijeli dan. 12) Ponekad mi nedostaje SAMODISCIPLINA da bih ono to sam isplanirao doista i ostvario. Zbrojite kriie po rubrikama i izraunajte ukupan broj bodova. X0 =0 X1 + X2 + X3 +

=Bodovi

7

RJEENJE: 0 17 bodova: Vae planiranje vremena je neuspjeno, doputate da Vas drugi tjeraju. OSNOVAMA UPRAVLJANJA VREMENOM za Vas poinje nov i uspjean ivot. 18 24 bodova: Pokuavate vladati svojim vremenom, ali niste dovoljno DOSLJEDNI da biste u tome imali uspjeha. 25 30 bodova: Vae upravljanje vremenom je DOBRO i moe postati jo bolje. 31 36 bodova: estitamo ( ukoliko ste iskreno, sami prema sebi, odgovorili)! UZOR ste svakome koji eli nauiti ophoenje s vremenom. Dopustite drugima da se koriste vaim iskustvima. PLAN DJELOVANJA to ete od danas uraditi da uhvatite vaa tri kradljivca vremena? Kradljivac vremena Uzroci / razlozi Mjere, rjeenja

Slika 4. Uhvatite kradljivce vremena.

8

5. Definirajte ciljeveNakon to smo cilj potpuno izgubili iz vida, udvostruili smo nae napore. ( Mark Twain) Uspjeno upravljanje poduzeem moe funkcionirati samo ako su postavljeni jasni i jednoznani ciljevi i ako se provodi kontrola postizanja tih ciljeva. Ciljevi su izazov za sve sudionike, oni izazivaju postupke. Zna se kamo elimo stii i koje krajnje stanje je nama povoljno. Ciljevi su ujedno i mjera za ocjenjivanje uspjeha. (Rukovoenje) Upravljanje postavljanjem ciljeva (MENAGMENT BY OBJECTIVES) je isto tako uspjeno kao i kooperativna metoda modernog rukovoenja poduzeem i suradnicima.

Slika 5. Jasno definirani ciljevi I poznate osobe imaju konkretne ciljeve. Da bi ivot bio uspjean kao cjelina, mora iza njega stajati dobro promiljen ivotni koncept, tj. jasni poslovni i privatni ciljevi prema kojima se mora svjesno teiti. Samo tako se moe uspostaviti sveza izmeu zadataka i aktivnosti koje trebamo obaviti danas i uspjeha i zadovoljstva koji e uslijediti sutra. Samo onaj tko je svoje ciljeve jasno definirao , moe zadrati pregled u vrevi dnevnih dogaaja, moe postaviti tone prioritete i pod najveim radnim pritiskom svoje sposobnosti optimalno upotrijebiti da bi brzo i sigurno ostvario ono to eli. To vrijedi kako za posao i slobodno vrijeme, tako i za obitelj. Nastojte se pridravati plana i biti usmjereni na ono to je najvanije.

9

Umjesto da troite dragocijeno vrijeme na detalje, ostavite ih za kraj. Zamislite da je ono to radite poput stabla-najprije se posvetite stablu, potom granama, a zatim najmanjim granicama i listovima. Onaj koji ima svjesne ciljeve i prati ih, usmjerava svoje NESVJESNE SNAGE na ono to ini AKTIVIRANJE PODSVJESTI (samomotivacija i samodisciplina). Ciljevi nam slue za to da bi se snaga koncentrirala na pravu toku. Nije vano TO radite, ve ZATO neto radite. Postavljanje ciljeva je preduvjet i klju za uspjeno UPRAVLJANJE VREMENOM. PRAVILO 80 : 20 (PARETOVO NAELO)

20% vremena donosi 80% uspjeha Gdje poeti? Mnogi ljudi provode vrijeme bavei se mnogim relativno sporednim problemima i zadacima, umjesto da se usredotoe na manji broj ivotno vanih djelatnosti. Raskorak izmeu sporednih i ivotno vanih djelatnosti. esto 20% strategijski tono upotrijebljenog vremena i energije donosi 80% rezultata:

20% KUPACA ili ROBE donosi 80% PROFITA. 20% GREAKA, uzrokuje u proizvodnji 80% loe robe. 20% novina SADRI 80% vijesti. 20% VREMENA SJEDNICE donosi 80% ODLUKA. 20% RADA NA PISAEM STOLU omoguuje 80% radnog uspjeha.

Meuovisnost pravila 80 : 20 prvi put je opisao talijanski ekonomist Vilfredo Pareto u 19. stoljeu. Pareto je statistikim istraivanjima otkrio da 20% stanovnitva posjeduje 10

80% bogatstva cijeloga naroda. To stanje, nazvano PARETOVO NAELO, moglo se kasnije dokazati u mnogim podrujima ivota. Za definiranje ciljeva i planiranje mjera i aktivnosti za postizanje ciljeva to naelo znai da se princip izazivanja uspjeha 20% : 80% mora pronai u poslovnom i privatnom podruju pojedinca i shvatiti najvanijim prioritetom. PLAN DJELOVANJA to ete od danas uiniti da biste oblikovali i planirali dan jae usmjeren prema ciljevima, odnosno prema strategijskim uzrocima uspjeha (u smislu pravila 80 . 20)? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Koje ciljeve elite postii? Postavite si jasne ciljeve i napiite sve ciljeve koje elite postii u poslovnom i privatnom pogledu u bliskoj ili dalekoj budunosti!

Koje poslovne ciljeve elite postii Ciljevi u karijeri Poslovni ciljevi Cilj na radnom mjestu Glavni zadaci radnog mjesta 11 Mjere za postizanje ciljeva Koraci djelovanja za postizanje cilja

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Koje privatne ciljeve elite postii? ivotni cilj ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ eljeni ciljevi ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ Koraci djelovanja za postizanje toga cilja Mjere za postizanje ciljeva

Drugi privatni ciljevi (iskustva koja jo elim skupiti, stvari koje jo elim initi itd.) ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

12

6. Planirajte napismenoTko u proljee ne sadi, u jesen ne moe eti. (Poslovica) to bolje podijelimo (planiramo) svoje vrijeme, to ga bolje moemo iskoristiti za nae privatne i poslovne ciljeve. Planiranje znai pripremanje za ostvarivanje ciljeva. Najvea prednost koju stjeete planiranjem svojega rada je dobitak na vremenu. Planiranje znai dobitak vremena. Ope iskustvo u poslovnoj praksi nam pokazuje da je kod veeg utroka vremena za planiranje potrebno manje vremena za provoenje djelatnosti i tako tedimo ukupno potrebno vrijeme.

Vrijeme potrebno za planiranje

Vrijeme potrebno za provoenje

Ukupno potrebno vrijeme

Vrijeme potrebno za planiranje

Vrijeme potrebno za provoenje

Dobiveno vrijeme

= Utroak vremena za ispravljanje greaka.

13

Tko svoj dan 8 minuta priprema i dosljedno provodi, moe dnevno utedjeti 1 sat vremena za vanije stvari.

Koje vam prednosti donosi planiranje Vaeg vremena?

Bre i bolje postizanje i privatnih ciljeva.

Utedu vremena i dobit na vremenu za stvarno vane zadatke i ciljeve (zadaci rukovoenja, suradnici, kreativnost, obitelj, slobodno vrijeme).

Pregled nad svim projektima, zadacima i djelatnostima.

Manje napetosti i stresa, vie predvidljivog tijekom dana.

Slika 6. Planiranjem se osvaja vrijeme!

14

Vano naelo planiranja je pisanje:

Vremenski planovi koje imamo samo u glavi gube na preglednosti (daleko od oiju daleko od srca) i lake ih zanemarimo. Napisani vremenski planovi znae ujedno i rastereenje pamenja. Napisani plan ima psiholoki uinak samomotivacije za rad. Naa djelatnost na svladavanju dnevnih obveza postaje ciljno usmjerena prema strogom obavljanju dnevnog zadatka. Zbog toga se rjee damo odvratiti (KONCENTRACIJA) i jae ustrajemo na planiranim zadacima negoli kad nemamo dnevni plan. Kontrolom dnevnih dogaanja ne gubi se ono to je neobavljeno (prenoenje na drugi dan). Pored toga, uspjeh se moe poveati boljom procjenom potrebnog vremena i vremena smetnji u dnevnim planovima, npr. bolje isplanirati vrijeme koje ostaje bez uinka (miran sat). Napisani vremenski planovi mogu se skupiti u poseban registrator i automatski predstavljaju dokumentaciju za uinjeni rad te mogu u posebnim sluajevima sluiti kao dokaz i protokol za Vae aktivnosti ili neaktivnosti.

PLAN DJELOVANJA to Vas, osim vlastitog konformizma, sprijeava da si stvari, koje elite obaviti i zabiljeite? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Ili za to zapravo NEMATE VREMENA? Ako je tako, tada molim Vas, proitajte priu s pilom. eta ee umom i sretne umskog radnika koji teko radi i mui se time da ve porueno stablo ispili u manje dijelove. eta prie blie da bi vidio zato se drvosjea tako mui i upita: Oprostite, ali primijetio sam da je Vaa pila potpuno tupa! Ne elite li je malo naotriti? Na to mu umski radnik iscrpljeno odgovori: Za to nemam vremena moram piliti!

15

Slika 7. Kada ete Vi naotriti Vau pilu?

7. Koristite dnevne planoveto se tonije planira, to e nas tee pogoditi sluajnost (Menederska mudrost) Kada poinjete raditi s planovima vremena, preporuujemo Vam planiranje pojedinog dana kao prvi i najvaniji korak:

DAN je najmanja i najpreglednija jedinica sustavnog planiranja vremena. Ako i nije poeo najbolje, svaki DAN se moe zapoeti iznova. Tko nije vjet u planiranju tijeka dana, nee se u duljem razdoblju moi drati mjesenih i godinjih planova. Stupanj pred dugoronim planovima.

Realan plan dana trebao bi naelno sadravati ono to elite, odnosno morate, ali i ono to moete taj dan ostvariti. to vie smatrate postavljene ciljeve dostinima, lake ete se koncentrirati i moi ete mobilizirati vie snage da ih zaista dosegnete. Sada slijedi METODA ALPE koja je relativno jednostavna i zahtijeva prosjeno svega 8 minuta vremena za planiranje na dan, a doprinosi tome da imate vie vremena za vane stvari: ZADACI, AKTIVNOSTI I TERMINI moraju se biljeiti. 1. Sve vano biljei. Pribiljeite na formularu dnevni plan u odgovarajue rubrike sve to elite ili morate obaviti dotinog dana:

Vani radovi iz Vaeg kataloga zadataka za ovaj tjedan, odnosno mjesec.

16

Neobavljeno od prethodnog dana. Novi dnevni zadaci. Vani termini. Telefonski razgovori i korespondencija koja se mora obavitikomunikacija. Zadaci koji se periodino ponavljaju, npr. 14 15 sati sastanak odjelastalno vrijeme.

2. Procijenite trajanje djelatnosti Nakon svake djelatnosti zabiljeite priblino vrijeme koje Vam je bilo potrebno.

17

Vrijeme je oskudno. Osam sati ostaje samo osam sati. Iskustva su pokazala da se ukupno planirano vrijeme esto precijeni predvidi ga se vie negoli se stvarno moe postii. Oprez kod procjenjivanja. To dovodi do nepotrebne frustracije i nenaklonosti prema dnevnim planovima.

Stoga grubo procijenite koliko e Vam vremena biti potrebno da ostvarite planirane aktivnosti. Vrijeme znai vie od novca. Kod novanih izdataka takoer samo priblino raunate koliko e neki proizvod koji elite ponuditi ili kupiti kotati, ukoliko ne moete tono kalkulirati. Zato to ne radite i kod vremenskog kapitala? Potrebno vrijeme treba kalkurirati kao i novane izdatke. Jedno drugo pravilo kae da je potrebno vrijeme za neki rad jednako vremenu koje stoji na raspolaganju. Kod unaprijed odreenog vremena za Vae zadatke prisiljavate se da radite s limitom. Odrediote vremenski limit. Radit ete i mnogo koncentriranije i sprijeiti smetnje mnogo dosljednije ako za odreeni zadatak budete predvidjeli i odreeno vrijeme. Eliminirajte smetnje.

Slika 8. Planirajte realno

3. Rezervirajte si vrijeme koje ostaje bez uinka

Isplanirajte si samo odreeni dio Vaeg radnog vremena, otprilike 60% (temeljno pravilo planiranja vremena). Nepredvidivi dogaaji, smetnje, kradljivci vremena i privatne potrebe zahtijevaju da ne smijemo isplanirati vrijeme u potpunosti. Vaa bi se podjela vremena, prema tome, trebala sastojati od tri dijela:

Priblino 60% za planirane aktivnosti (dnevni plan).

18

Priblino 20% za neoekivane aktivnosti (smetnje, kradljivci vremena). Priblino 20% vremena za spontane i drutvene aktivnosti (kreativno vrijeme).

Prema trgovakom naelu opreza prikladno je ak 50% radnog vremena planirati, a ostalo rezervirati za radno vrijeme bez uinka. Treba predviditi neto vremena za potekoe koje mogu nenadano iskrsnuti i za stanke. Nitko , ne moe dugo raditi pnom parom bez odmora. Odmor ne smijemo shvaati kao gubitak vremena, jer pokazalo se da smo nakon stanke znatno uinkovitiji.

4. Valja donijeti odluku o prioritetima, skraivanju i mogunostima delegiranja Budui da, glede temeljnog pravila planiranja, naginjemo tome da isplaniramo vie od 50-60% raspoloivog radnog vremena, morate svoje zadatke svesti na razumnu mjeru, i to tako da:

Donesete odluku o prioritetima, Poduzmete skraivanja i Delegirate

Ostatak se mora odgoditi, precrtati ili odraditi u prekovremenim satima.

5. Naknadna kontrola neobavljeno treba prenijeti ili odgoditi Kada ste neku aktivnost vie puta odgodili, ona postaje mrska. Tada postoje dvije mogunosti:

Konano ete se latiti tog zadatka, ime je on rijeen. Precrtat ete ga jer se on ve rijeio. PLAN DJELOVANJA

19

to ete od danas raditi da biste redovito pisali dnevne planove? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

Sastavite dnevni plan za sutra.

20

Dnevni plan

SAT 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00

TERMINI

OK

POTA

TELEFON

KONTAKTI

OK

PRIORITET VRIJEME

ZADACI

15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00Dnevni cilj Privatno Sta tistika

23:00

8. Odredite prioritete21

Bolje je da radite pravi posao (uinkovitost) nego da bilo kakav posao uradite na pravi nain (djelotvornost) (Peter Drucker) Meu glavnim problemima menedera su i njihovi stalni pokuaji da urade previe stvari odjednom i opasnost da troe previe vremena na nevane stvari. Na kraju napornog radnog dana imamo dojam da smo mnogo radili, ali da su vane stvari ostale neobavljene ili nedovrene. Uspjeni menederi odlikuju se, meu ostalim, i time da mogu obaviti mnoge i potpuno razliite aktivnosti na taj nain da odreeno vrijeme posvete samo jednom jedinom zadatku. Oni dakle, obavljaju samo jednu stvar odjednom, ali dosljedno i svrsishodno. Preduvjet za to su jasno odreeni prioriteti i pridravanje tih prioriteta.

Slika 9. Odredite prioritete ODREIVANJE PRIORITETA znai odluivanje o tome koji su zadaci prvorazredni, drugorazredni itd. zadaci najvieg prioriteta moraju se prvi obaviti.

Prednost odreivanja prioriteta

22

Stupnjevanjem zadataka moete biti sigurni da ete:

Ponajprije raditi samo na vanim i potrebnim zadacima, Zadatke obavljati prema hitnosti, Usredotoiti se samo na jedan zadatak - koncentracija, Postavljene ciljeve pod datim uvjetima najbolje obaviti, Sve zadatke, koje mogu drugi obaviti, iskljuiti ili delegirati, Na kraju perioda planiranja (npr. jednog radnog dana) znati da su obavljene bar najvanije stvari dnevni rezultati. Da neete ostaviti neobavljene one zadatke na kojima se mjeri Va vlastiti uinak. Poveanje uinka. X

Pozitivan uinak: to elite postii? Pridravanje rokova Tijek rada i rezultati rada su mnogo bolji Suradnici, kolege i nadreeni mnogo su zadovoljniji Izbjegavaju se sukobi Bit ete sami mnogo zadovoljniji i izbjegavati stres

ABC - analiza Vrijednosna analiza uporabe vremena pokazala je da udjeli VRLO VANIH (A), VANIH (B) i MANJE VANIH (C) zadataka u stvarnoj potronji vremena ne moraju odgovarati vrijednosnom udjelu vanosti zadataka za ispunjenje odreene funkcije. Vrijednosna analiza uporabe vremena (ABC-analiza) usredotoiti se na A delegirati na B uklanjanje nepotrebnog C

23

esto rasipamo najvei dio vremena na sporedne probleme (C), te ivotno vani zadaci ostaju neobavljeni. Klju za uspjeno upravljanje vremenom lei u tome da planiranim aktivnostima pripiemo jasan prioritet, i to tako da ih svrstamo po A-B-C klasifikaciji:

A-zadaci su najvaniji zadaci upravljaa. Njih mogu izvriti samo one odreene osobe ili tim koji je preuzeo odgovornost (znai ne mogu se delegirati) i to su zadaci od najveeg znaenja za ispunjenje funkcije. B-zadaci su prosjeno vani zadaci i mogu se delegirati. C-zadaci su zadaci s najmanjim znaenjem za ispunjenje neke funkcije, ali naalost imaju najvei udjel u koliini posla (rutinski poslovi, papiri, itanje, telefoniranje, spisi, korespondencija i drugi poslovi upravljanja).

Odreivanje prioriteta pomou ABC-analize Naravno da ABC-analiza ne znai da od sada samo obavljate A zadatke, a potpuno odustanete od C-zadataka, nego da te aktivnosti, pomou postavljanja prioriteta, dovedete u usklaenu relaciju, u toan poloaj i redoslijed za obavljanje tijekom dana. ABC analiza uspjeno e djelovati u praksi, ako:

Isplanirate samo 1 do 2 A-zadatka na dan (cca 3 sata) Predvidite daljnja 2 do 3 B-zadatka (1 sat) Ostatak rezervirate za C-zadatke (45 minuta).

24

Slika 10. ABC analiza Tako aktivno upravljate svojim tijekom rada, koncentrirate se samo na vane stvari i time postiete unutranji sklad i mirnou. Mnogi menederi ipak radije rade stvari ispravno (orijentiranost prema radu, djelotvornost) negoli da rade ispravne stvari (orijentiranost prema cilju, uinkovitost). Ako ste na taj nain postigli dnevne ciljeve te, pored smetnji i nepredvienih stvari, imate jo vremenskih zaliha, moete ponovo odluiti za to ete to vrijeme upotrijebiti. PLAN DJELOVANJA Koji su Vai A-zadaci vani za funkciju koju trenutno obavljate? __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ to ete od danas uraditi da svaki dan radite barem na jednom A-zadatku? __________________________________________________ __________________________________________________ to ete uraditi dobivenim vremenom koje ste utedjeli prilikom dosljednog postavljanja i izvravanja prioriteta? __________________________________________________ __________________________________________________

25

9. Ponite pozitivnoSretno srce je najbolji lijek, potitena dua isuuje kosti (Stari zavjet) Gotovo uvijek isti problem: neispavani, bez pravog doruka uurbano jurimo u poduzee. S takvim poetkom, dan moe vrlo lako doivjeti lo uspjeh- lo poetak = lo dan. Priutite sami sebi vie vremena ujutro- dobar poetak = dobar dan:

za ugodno buenje, za lijep doruak s obitelji, za ugodnu osobnu higijenu i njegu, za mirnu vonju do posla bez urbe.

Pokuajte svaki dan stei neto pozitivno jer Va temeljni stav prema vaoj okolini, a to znai i odnos kojim pristupate zadacima, ima mjerodavan udjel u Vaem uspjehu ili neuspjehu. Sve kole za pomo u ivotu i autori savjetnika za uspjeh, jednodunog su shvaanja da uspjeh jako ovisi o osobnom stavu, vlastitim razmiljanjima, osjeajima i stanju duha i da pozitivnim razmiljanjem i djelovanjem moemo snano utjecati na njega.

Slika 11. Ponite dan pozitivno Da biste imali pozitivan stav prema novom danu, morate obratiti pozornost na tri pravila. Uinite svaki dan neto to e vas razveseliti. Uinite svaki dan neto to e vas osjetno pribliiti Vaim osobnim ciljevima. Uinite svaki dan neto to e za Vas biti rastereenje od posla slobodno vrijeme (port, obitelj, hobi itd.)

26

Prije nego to se bacite na posao, u miru se prilagodite novom danu tako da:

Jo jednom pregledate Va dnevni plan, koji ste sastavili prethodnog dana na temelju vrstih zadataka i dnevnih ciljeva prema vanosti i hitnosti, Za najvanije zadatke toga dana (A-zadatke) izvrite potrebne pripreme za rad i pripremite potrebne spise.

Prije nego to izjurite iz ureda, u miru zavrite dan i duevno se pripremite za svoju vonju do kue, za veer i za slobodno vrijeme, tako da:

Napravite usporedbu onoga to ste napravili i onoga to ste trebali napraviti u odnosu na ciljeve, Provjerite koje zadatke niste stigli obaviti i koji se moraju prenijeti na drugi dan, Izradite dnevni plan za drugi dan. Tako si moete utedjeti nemirne misli prije spavanja o tome to bi Vam sutra moglo pridoi, U smislu pozitivnog naina ivota morate postati svjesni koju vrijednost i koju kvalitetu za Vas ima jedan dan Vaeg ivota, Razmislite o tome kako biste eljeli provesti veer. Mnogi dolaze kui a da nisu utroili niti jednu misao na to kako bi mogli iriti radost koja bi trebala stvoriti temelj za ugodnu veer.

Slika 12. Pripremite se za kraj radnog vremena.

27

PLAN DJELOVANJA to ete sutra uraditi da biste pozitivno zapoeli dan? _______________________________________________________ _______________________________________________________ Koje su, po Vaem miljenju, mogunosti da veer dostigne vrhunac (obitelj, djeca, kazalite, koncert, dobra knjiga, prijatelji, izlazak, port, meditacija itd.)? ________________________________________________________ ________________________________________________________

28

10. Obratite pozornost na Vau krivulju uinkaTko rano rani, dvije sree grabi. (poslovica) Radna sposobnost svakog ovjeka u tijeku dana podlijee titranju u unaprijed predvidljivom i prirodnom ritmu. Statistiki prosjena dnevna radna sposobnost i irina njezinih titraja prikazana je na grafikonu koji slijedi (normalna krivulja REFA).

Slika13. Krivulja sposobnosti Ovdje se prirodno javlja i niz individualnih razlika uvjetovanih navikama u prehrani i osobnim znaajkama. U osnovi moemo zakljuiti slijedee: Radna sposobnost postie za vrijeme prije podneva svoju najviu toku. Ta razina se tijekom cijelog dana vie ne dostie. Zatim se tijekom poslijepodneva uspostavlja tzv. Poslijepodnevno podruje niske radne sposobnosti, koje neki pokuavaju otkloniti konzumiranjem jake kave, ime jedino postignu produljenje tog perioda. Nakon ponovnog povienja krivulje radne sposobnosti rano uveer ona kontinuirano opada, da bi nekoliko sati nakon ponoi dostigla najniu toku.

29

Obratite pozornost na Vau osobnu krivulju uinka.

Slika14. Krivulja uinka Svi moramo ivjeti s tim odstupanjima osobne radne sposobnosti. Vano je pronai osobni dnevni ritam da bismo za vrijeme najvie toke nae radne sposobnosti prijepodne mogli planirati obavljanje kompliciranih i vanih stvari (A-zadataka). U poznatom najniem dijelu radne sposobnosti nemojte raditi protiv vaeg biolokog ritma, pokuajte se opustiti i tu fazu iskoristiti za drutvene kontakte i rutinirane zadatke (C-zadatke). Nakon ponovnog uspona krivulje radne sposobnosti u kasno poslijepodne posvetite se opet vanijim aktivnostima (B-zadaci). NACRTAJTE VAU KRIVULJU RADNE SPOSOBNOSTI

Slika15. Vaa krivulja radne sposobnosti

30

Organizirate li Va dan prema krivulji radne sposobnosti i iskoristite li prirodne zakonitosti Vaeg organizma, moi ete znatno poveati Vau produktivnost i to bez poduzimanja veih mjera ili promjena. Kompliciran i neugodan zadatak na koji se moramo vrlo paljivo usredotoiti mnogo emo lake obaviti ujutro negoli poslije ruka u donjem ekstremu krivulje, u vrijeme kad bismo se morali dvostruko muiti. Predug i intenzivan rad ionako se ne isplati jer koncentracija i radna sposobnost poputaju i tako se potkradu greke. Nemojte odmor smatrati gubitkom vremena, ve probitanim vraanjem energije. Vrijednost koncentracije u toku 60 minuta.

Slika 16.Vrijednost koncentracije u toku 60 minuta

Medicinska istraivanja su pokazala da se najbolja vrijednost odmora moe postii nakon otprilike jednog sata radnog vremena. Odmor ne bi trebao trajati vie od 10 minuta jer optimalan uinak uslijedi nakon prvih 10 minuta a nakon toga opadajuu tendenciju. Stoga biste u Vaem dnevnom planu trebali predvidjeti redovite, ali kratke odmore.

31

Slika 17. Predvidite redovte kratke odmore.

Regeneracijski uinak odmora moe se znatno poboljati ako se opustimo, malo kreemo i ako se pobrinemo za svje dotok kisika.

PLAN DJELOVANJA to ete danas uiniti da biste prilagoavanjem planiranog vremena bioritmu poboljali va dnevni uinak?! ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ to ete od danas uiniti da regeneracijski uinak izazvan kraim odmorima bolje iskoristite? ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____

32

11. Rezervirajte MIRAN SATNajvei dogaaji nisu nai najglasniji sati, nego najmirniji. (Nietzsche) Mnogi menaderi obavljaju svoj pravi posao tek nakon slubenoga kraja radnog vremena. Preko dana za to nemaju vremena zbog stalnih smetnji, kao to su: suradnici, muterije, nenajavljeni posjetitelji, sukobi, telefon, sjednice itd. Suradnici jako cijene stalno otvorena vrata za svakoga, ali nas to uvijek na kraju pogaa. Kada je netko stalno ometan ili prekidan u svom radu, nastupa tzv. EFEKT LISTA PILE: kada nekog u njegovu radu prekinemo na trenutak , potrebno mu je dodatno vrijeme za nastavak rada. Kada zbrojimo te gubitke vremena, vidimo da na taj nain moemo izgubiti i do 28 % naeg vremena. Efekt lista pile: Pad sposobnosti uinka zbog smetnji u radu. Gubitak vremena zbog - sve dueg vremena provedenog za ulazak u rad - sve manje koncentracije.

Slika 18. Efekt lista pile Za obavljanje vrlo vanih zadataka (A-zadataka) potrebno je raditi sa to manje prekida i smetnji. to bi se sve moglo postii kada biste jednom mogli raditi cijeli sat u miru,no kako to postii? 33

Slika 19. Rezervirajte miran sat U praksi se pokazalo korisnim da si dnevno omoguite jedan MIRAN SAT ili odreeno zatvoreno vrijeme u kojem ne elite biti ometani Ako smo iskreni, zapravo ne moramo neprestano biti telefonski dostupni ili stajati na raspolaganju za razgovor. Posao e i dalje tei normalno ako se mi na jedan sat (ili na vie) izoliramo od okoline. Kada s nekim imate zakazan sastanak ili sudjelujete na sastanku u pravilu Vas tako ne ometaju. Pokuajte to osobno neometano vrijeme smatrati vanim sastankom, moda najvanijim uope.

Sastanak sa samim sobom: (miran sat)Organizacijski gledano, trebate MIRNIM SATOM rukovati kao i sa svakim vanim terminom kod kojega Vas nema, za vrijeme kojega Vas ne smiju smetati. Upiite MIRAN SAT kao svaki drugi sastanak u Va dnevni plan. Zatitite se za vrijeme Vaeg MIRNOG SATA od okoline (najbolje uz pomo Vae tajnice) ili zakljuajte vrata Vaeg ureda , s time da prethodno najavite da Vas nee biti.

34

Slika 20. Zatitite se od okoline Telefonske pozive ili upite Vaih suradnika moe preuzeti Vaa tajnica i ugovoriti povratne pozive. Moda Vam se to uini malo neiskrenim ponaanjem, ali Vai najvaniji zadaci moraju barem jednom na dan imati apsolutnu prednost. Kod planiranja naeg neometanog vremena moemo uzeti u obzir vremena koja su posebno izloena smetnjama i ona koja to nisu. DNEVNA KRIVULJA SMETNJI pokazuje takav tijek za tipian dan u uredu.

Slika 21.Dnevna krivulja smetnji Stoga pokuajte raditi po toj krivulji smetnji tako da: Za vrijeme manjeg intenziteta smetnji prije podne isplanirate Vae neometano vrijeme i Vae najvanije zadae (A zadatke),

35

Za vrijeme jaeg intenziteta smetnji ukalkulirajte u va plan vie prekida u radu i obavljajte manje vane zadatke (C-zadatke).

PLAN DJELOVANJA to ete od danas uiniti da biste redovito iskoristili Va MIRAN SAT? ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________________

36

12. Upravljajte delegiranjemTko sam radi, gubi pregled (Hrvatska poslovica) S kojim argumentima u korist voenja se slaete?! Delegiranje pomae voditelju da se rastereti i da utedi vrijeme koje zatim moe koristiti za vane zadatke (npr. za istinske funkcije voenja) Delegiranje pomae u koritenju strunih znanja i iskustava naih suradnika-kapacitet suradnika. Delegiranje pomae promicanju i razvijanju sposobnosti, inicijative, samostalnosti i djelokruga suradnika-razvoj suradnika. Delegiranje ima pozitivan uinak na motivaciju i zadovoljstvo na radu kod suradnika-motivacija suradnika.

Delegiranje je openito kljuna aktivnost svakog prezaposlenog ovjeka i voditelja. Izravna i neizravna korist delegiranja je znatna. Jeste li zaokruili vie toaka ili ak sve toke?! Ako jeste, sigurno ste suglasni s naom tezom: Delegiranje je korisno za voditelja i za suradnike jer znai: Samo rastereenje i vie vremena za A - zadatke Priliku za suradnika da se razvije (MOTIVACIJA). Suradnici u pravilu reagiraju vrlo pozitivno na pravilnu primjenu delegiranja, jer je to prenoenje radnih zadataka i djelokruga kao i odgovornosti. Uspjeno delegiranje trai dva uvjeta: spremnost na delegiranje (HTJENJE) i sposobnost za delegiranje (ZNANJE).

Tko ne delegira uinkovito, taj uinkovito ne upravlja vremenom. HTJENJE je vaa osobna odluka. ZNANJE evo pregleda svih vanih pravila za uspjean zadatak delegiranja: Provjera delegacijskih pravila (brza analiza): to treba uiniti? (SADRAJ) Tko e to uiniti? (OSOBA) Zato e on to uiniti? (MOTIVACIJA, CILJ) Kako to mora uiniti? (OPSEG, DETALJI) Do kada to mora uiniti? (TERMINI)

37

Slika 22.Prakticirajte vie MENAGEMENT BY DELEGATION! Uvijek iznova odluite: Moram li to sam uiniti ili to mogu dati svom suradniku koji e to isto tako dobro, ili jo bolje, obaviti? Delegirajte kontrolirano srednjorone ili kratkorone zadatke Vaeg radnog podruja. To e suradnika motivirati i struno unaprijediti. Pokuajte svaki dan delegirati, i to to je vie mogue, te koliko Vam doputa radna situacija i kapacitet suradnika. Ne delegirajte samo preko Vaih suradnika, ve i preko drugih odjela, te nadzirite njihovo izvrenje i rokove. To moete pomou liste za provjeru zadataka:

38

Jednostavno i praktino sredstvo delegiranja, prema amerikom generalu Dwightu Eisenhoweru, je raster odluka. On je posebno koristan kada odluke moramo donositi vrlo brzo i isto tako brzo odluiti koji zadaci imaju prednost. Prioriteti se postavljaju prema kriterijima: HITNOST i VANOST

Prema stupnju vie ili nie HITNOSTI, odnosno VANOSTI zadataka, moemo razlikovati etiri mogunosti ocjenjivanja i (kasnijeg) obavljanja zadataka:

Slika 23.Eisenhowerovo naelo

39

Za praktinu primjenu to znai: Zadacima koji su hitni i vani moramo se posvetiti i odmah ih zapoeti (A zadaci). Zadaci visoke vanosti, koji nisu hitni, mogu prvo ekati, ali se moraju planirati, tj. Terminirati, odnosno kontrolirano delegirati (B zadaci). Zadaci koji nisu tako vani, no vrlo su hitni, trebali bi se delegirati, odnosno obavljati naknadno (C- zadaci). Od zadataka koji nisu ni hitni ni vani obavezno se udaljite (zato postoje koarice za odlaganje papira). Budite malo hrabriji i riskirajte odluujui se ee za koaricu u koju odlaete papire. Mnogo zadataka obavi se samo od sebe ako stoji dovoljno dugo.

PLAN DJELOVANJA to Vas spreava u tome da vie delegirate nego do sada? ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____

to ve danas ili sutra moete delegirati iz vaeg popisa zadataka? ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____ ___________________________________________________________________ _____

40

13. Koristite vremenski planerNije dovoljno stii do rijeke sa eljom da ulovimo ribe. Moramo donijeti mreu. (Kineska poslovica) Uspjeni upravljai su i uspjeni korisnici svojega vremena. Uspjeli su jer su vjeto znali rasporediti svoj rad da bi imali vremena za vane stvari. Tajna uspjeha mnogih metodiara rada i dobrih upravljaa vremenom lei u svakodnevnoj primjeni osobnog radnog sredstva kojim lake upravljaju jer:

Imaju pregled nad svim zadacima koji se mogu obaviti, Sve vane nakane, rokove i aktivnosti usklauju i planiraju sustavno i orijentirano prema cilju, i Svoje upravljanje i daljnje napredovanje uspjenije organiziraju i bolje kontroliraju.

Slika 24.Koristite knjigu za planiranje vremena Takvo sredstvo za rad, organizaciju i samodisciplinu je knjiga za planiranje vremena. Drugi nazivi su: knjiga za planiranje vremena, rokovnik, terminer, vremenski planer, radna knjiga, knjiga za planiranje uspjeha, dnevnik uspjeha, dnevnik sree, sustav za planiranje vremena i sl. Knjiga za planiranje vremena je mnogo vie od kalendara koji u pravilu slue samo kao pripomo u pamenju termina i podataka, ali ne sadre listu aktivnosti, prioritete, vrijeme trajanja i ciljeve zadataka koje elimo sami obaviti ili delegirati.

41

Knjiga za planiranje vremena ili vremenski planer je praktian sustav u obliku knjige povezane karikama, s pojedinanim listovima koji se stalno mogu nadopunjavati. To je kalendar termina, dnevnik, notes, instrument planiranja, pripomo u pamenju, adresar, leksikon, kartoteka zamisli, popis telefonskih brojeva i kontrolni alat odjednom. Vremenski planer je stalni osobni pratilac i pismeno pamenje, mobilni ured i banka podataka u malom. Knjiga za planiranje vremena je najvaniji dio dosljednog sustava za planiranje vremena, to je osobno odlagalite svih dnevnih planova, formulara i check-lista za dnevnu praksu. Knjiga za planiranje vremena brine se za uspjeno planiranje Vaih osobnih ciljeva i Vaeg vremena, te za bolje koritenje Vaeg dragocjenog vremena. Ona ostvaruje naelo pismenog planiranja Vaeg vremena. Tako imate stalni pregled nad svim dispozicijama, planovima i veim poduhvatima te moete fleksibilno reagirati na svaku promijenjenu situaciju. Knjiga je, ve prema ponudi pojedinih proizvoaa, strukturirana na ovaj nain: Kalendarski dio s godinjim kalendarom i formularima za planiranje, npr. za dnevne planove, te s listovima za biljeke za sljedee mjesece, tjedne itd. Dio s poslovnim i osobnim podacima, s listovima za biljeke, listama i informacijama (npr. planiranje projekata), terminima za sajmove, podacima o profitu, tarifama pote, listama knjiga, avionskim vezama, adresama hotela, dobicima i izdacima, poreznim terminima, biancolistovima, kartotekom ideja, listama za provjeru itd. Dio s popisom adresa i telefonskim brojevima (abecedarij) Opi dio s prozirnim omotima, omotima za euroekove, potanske marke, kreditne i ekovne kartice, iskaznicu tvrtke, novac, fotografije itd.

Usporedba uinka: kalendar termina knjiga za planiranje vremena Obian kalendar termina nikako ne moe preuzeti razliite funkcije knjige za planiranje vremena. Usporedba uinka: kalendar termina knjiga za planiranje vremena pokazuje nam odluujue prednosti koje uporaba te knjige donosi:

Kod usklaivanja termina uvijek imate Va osobni instrument planiranja, kontrole i upravljanja,

42

Imate sve informacije pri ruci: na putovanjima, pri posjetu kupcima, na sastancima, u uredu i kod kue, Takoer uvijek imate na raspolaganju liste za provjeru i druge pomoi u planiranju i odluivanju. Na vrlo skuenom prostoru imate sve vane podatke i informacije do kojih moete doi izravnim zahvatom. Postojee dijelove Vae knjige povezane karikama moete u bilo koje vrijeme proiriti, nadopuniti ili moete dodati neke nove dijelove.

Obini kalendari, koji se koriste iskljuivo za biljeenje termina, jesu grobari svakog uspjenog planiranja vremena. Upotrebom knjige za planiranje vremena dnevni rad se moe planirati bolje, organizirati uspjenije, te koordinirati i provoditi racionalnije. Knjiga za planiranje vremena poboljava kvalitetu i uspjeh vlastitog rada. Kod samo 10% racionalizacije (iako proizvoai obeavaju ak 15-49% vie vremena) moemo uinkovitim upravljanjem vremena, uz knjigu za planiranje vremena, utedjeti dnevno jedan itavi sat. Vremenski planer knjiga za planiranje vremena (primjer)

Koristite knjigu za planiranje vremena jer ona je najvanije sredstvo Vaeg osobnog upravljanja vremenom. PLAN DJELOVANJA Koje prednosti ima upravljanje uz knjigu za planiranje vremena, nasuprot Vaim dosadanjim kalendarima? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ to moete od danas uiniti da biste, koristei knjigu za planiranje vremena, bolje organizirali tijek Vaeg dana? 43

________________________________________________________________ ________________________________________________________________

14. Ostanite dosljedniSve su stvari teke prije nego postanu lake. (Perzijska poslovica)

Slika 25. Sve su stvari teke prije nego postanu lake. Prednosti i koristi upravljana vremenom. Dosljedno upravljanje vremenom ima mnoge prednosti: to sve od nie navedenog elite postii? Bolje prilagoavanje slijedeem radnom danu Planiranje dana koji nas eka Pregled i jasnou dnevnih zadataka Uredan tijek dana Iskljuivanje zaborava X

Koncentraciju na vane stvari Reduciranje rasipavanja vremena Postizanje dnevnih ciljeva

44

Razlikovanje vanih od manje vanih dogaaja Odluivanje o prioritetima i delegiranju Poboljanje samokontrole Pozitivan doivljaj uspjeha na kraju dana Povienje zadovoljstva i motivacije Podizanje osobne radne sposobnosti PRIJE SVEGA: utedu vremena metodinim radom (zlatni sat)

?

Da biste zadnji i moda najvaniji aspekt jo jednom provjerili:

! Pri uspjenom primjenjivanju tehnika za planiranje i radnih metoda, moeteutedjeti od 10% do 20% vremena, i to svaki dan! Najvanija naela predoava nam ovaj grafiki prikaz:

Slika 26. Saetak Dosljedno upravljanje vremenom, na temelju gornje slike njegovih naela, nee uvjetovati samo jasno poboljanje pregleda, planiranja i kontrole, ve e dodatno doprinositi smanjenju stresa i uzrujavanja te uspostaviti pozitivan i optimistian osjeaj ivota.

45

Sve to moe se postii iznenaujue jednostavnim sredstvom i dnevnim utrokom vremena od svega 8 minuta. Priutite si da slijedei radni dan pismeno planirate ve na kraju tekueg radnog dana. Vizualizirajte si tijek slijedeeg dana. Razmislite koji su najvaniji zadaci koje sutradan morate obaviti. Pismeno odredite vrijeme u kojem ete to uiniti-pismno fiksirati. PSIHOLOKA POZADINA:

Ve u tijeku vonje kui i jutarnje vonje na posao Vaa podsvijest radi na tim zadacima i ima pripremljena neka mogua rjeenja-AKTIVIRANJE PODSVIJESTI. Budui da su Vam Vai najvaniji zadaci sada pred oima, a rjeenja u pozadini, novi radni dan Vam se ne ini kao siv i teak teret ve je pregledan, isplaniran i dostian-STRUKTURIRANJE KOMPLEKSNOG RADNOG DANA. Manje doputajte da vas nevane stvari smetaju. Pomou njih ste samo odgaali vane zadatke, koje ste na kraju, ali pod pritiskom vremena i uz prekovremene sate, ipak morali rijeiti, najee ispod zadovoljavajue razine.

Slika 27. Ne dajte da Vas smetaju nevane stvari

! Pritom razmislite:Naporan radni dan ne mora ujedno znaiti i stres. Naprotiv: Teak zadatak koji smo uspjeno rijeili donosi nam zadovoljstvo i ak osjeaj odmora.

46

Jer stres ne dolazi od onih stvari koje smo obavili, ve od onih koje nismo uspjeli obaviti. Ono to nismo mi uspjeli srediti, sredit e nas. Stres je loa savjest.

15. Za krajVanost upravljanja vremenom (TIME MANAGEMENT) danas je vea nego ikada ranije svijet u kojem ivimo iz dana u dan je sve sloeniji, a time i poslovi koje obavljamo postaju sve opseniji i zahtjevniji, dok se obiteljske obaveze ne smanjuju. Nedostatak dobre organizacije vremena a time i posla, dovodi do stresa, preoptereenosti, umora te kronine tjelesne i mentalne iscrpljenosti, nezadovoljstva poslom i samim sobom te osjeaja prikraenosti za sitne ivotne radosti. Planirajte! Zvui jednostavno, ali je teko napraviti prvi korak. Zapamtite: I najtei put poima s prvim korakom. Razvijajte samodisciplinu. Mudra narodna poslovica kae:to moe uiniti danas, ne ostavljaj za sutra. esto smo skloni odgaati poslove koji nisu hitni, a oni se gomilaju i ekaju nas. Pokuavajte radni prostor odravati urednim. Pretrpane police, ormari, radni stol prepun razliitih papira i kojekakvih sitnica nalik su praumi kroz koju se morate probijati poput Indijane Jonesa kada Vam je neto potrebno. Razvrstajte dokumente u registratore ili mape, a na stolu drite samo ono to Vam je trenutno potrebno. to vie podataka pohranite u raunalo, na taj nain e te lake doi do njih i upotrijebiti ih, a ne zauzimaju prostor, i u raunalu treba unijeti red i dokumente sloiti u zasebne foldere. U takvom prostoru osjeamo se ugodnije i rad je laki. Kanjenje je runa navika i ukoliko ste i Vi meu onima koji moraju barem malo zakasniti, svakako se te navike pokuajte to prije rijeiti. Kanjenje nas izlae nepotrebnom stresu i stvara lo dojam kod poslovnih partnera.

47

48