i

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

1.1 UNIT PEROLEHAN 1

1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK 2 – 3

1.3 UNIT KOLEKSI KHAS 4

1.4 UNIT HADIAH DAN PERTUKARAN 5 - 6

Lampiran

1.1

Lampiran 1.2 (a)

Lampiran 1.2 (b)

Lampiran 1.3

2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]

2.1 UNIT PEROLEHAN

7

Lampiran 2.1

ii

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

3.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

3.1 UNIT PEROLEHAN 8 - 12

3.1.1 Pengenalan

3.1.2 Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Kontrak (Buku)

3.1.2.1 Tempoh Penyerahan / Pembekalan Bahan

3.1.2.2 Kecekapan Pembekal

3.1.2.3 Kekerapan Menghantar Laporan Status Bahan

3.1.2.4 Tempoh Penerimaan Maklumbalas

3.1.2.5 Lawatan Pembekal ke Perpustakaan Sultanah Zanariah

3.1.3 Kesimpulan

3.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

13 - 20

3.2.1 Pembekal Jurnal Bercetak

3.2.2 Pembekal Bahan Media Elektronik

3.2.3 Pemilihan pembekal Jurnal / Media Elektronik Bagi Tahun 2008

3.2.3.1 Pembekal Utama

iii

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

3.2.3.2 Pembekal Terus ( Keahlian )

3.2.3.3 Pembekal Terus

Lampiran 3.1 (a)

Lampiran 3.1 (b)

Lampiran 3.1 (c)

Lampiran 3.1 (d)

Lampiran 3.1 (e)

Lampiran 3.2 (a)

Lampiran 3.2 (b)

Lampiran 3.2 (c)

Lampiran 3.2 (d)

1

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER JULAI-DISEMBER 2008

1.0 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

1.1 UNIT PEROLEHAN

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan/Catatan

Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar

[AKT (BPD)/PSZ/74]

i. Menguruskan pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada peruntukan yang diterima pada tahun semasa.

ii. Memproses pembayaran

invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

ia. Julai – Disember 2008 peratus pembelian bahan mencapai 49.43%. (Januari – Jun 2008 = 59.67%)

ib. Julai – Disember 2008 peratus penerimaan bahan mencapai 49.38%. (Januari – Jun 2008 = 64.53%)

Secara keseluruhan dari Januari – Disember 2008, pertus pembelian bahan mencapai 109.1%. Manakala peratus penerimaan mencapai 113.91% iaitu mencapai sasaran objektif kualiti yang ditetapkan. ii. 87.19% @ 1,674 invois dapat dibuat

pembayaran dalam tempoh 14 hari dari tarikh invois diterima. Manakala 100% @ 1,920 invois dapat diproses selepas lengkap bahan diterima

Rujuk Lampiran 1.1 (Jadual 1)

Rujuk Lampiran 1.1

(Jadual 2 dan 3)

2

1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan/Catatan

Prosedur Unit Jurnal dan Media Elektronik

i) Memastikan bahan

diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan.

a. Jurnal bercetak

Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. Hasil analisa mendapati 100% atau 1,679 isu bercetak yang diterima ini telah dapat diproses penerimaan dalam jangkamasa yang telah ditetapkan. 100% bahan telah dapat diproses dalam jangkamasa 1-2 hari bekerja.

b. Pangkalan Data Cakera Padat

Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangka masa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. 100% isu diproses penerimaan dalam jangka masa 1-2 hari.

Rujuk Lampiran 1.2 (a)

3

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan /Catatan

ii) Memastikan inbois yang

tiada bermasalah diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois diterima.

a) Secara keseluruhannya, 100%

inbois berjaya diproses pembayaran dalam jangka masa tidak lebih dari 14 hari bekerja. Sejumlah 97.3% iaitu 180 inbois yang diterima telah berjaya diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa 1-2 hari. Manakala 5 inbois iaitu 2.7% diproses dalam jangkamasa 3-4 hari.

UJME sentiasa berusaha untuk memperbaiki proses kerja dari masa ke semasa. Pencapaian positif kedua-dua objektif kualiti ini memberi petunjuk bahawa peningkatan terhadap sasaran kerja perlu dikekalkan serta mencari pendekatan baru untuk memantapkan lagi proses kerja.

Rujuk Lampiran 1.2 (b)

4

1.3 UNIT KOLEKSI KHAS

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan/Catatan

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas

Mendapatkan dan menginput bahan khas UTM ke dalam Modul ACQ dengan peningkatan sebanyak 5 % dari Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pustakawan Koleksi Khas. ( Sasaran tahun 2008= 4,326 judul) Bagi tempoh Jan – Jun 2008, jumlah judul yang perlu diinput adalah sebanyak 50% iaitu 2,163.

i) Menginput Koleksi Khas

Sebanyak 3,441 judul (3,522 naskhah) bahan koleksi khas telah diinput. ii) Menginput Koleksi Khas Hadiah

Sebanyak 45 judul (95 naskhah) bahan hadiah telah diinput. (Pembantu Perpustakaan Hadiah dan Pertukaran-UKK juga membuat kerja menginput bahan tesis, mikrofilem dan cakera padat tesis) Jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput bagi tempoh Julai - Disember 2008 adalah 3,486 judul (3,617 naskhah). Jika 100% adalah 2,163 judul , Oleh itu jika jumlah bahan yang diinput adalah 3,486 judul adalah bersamaan dengan 161.16%.

Rujuk Lampiran 1.3

(Jadual 1)

Rujuk Lampiran 1.3 (Jadual 2)

Cadangan Penambahbaikan

Setiap bahan yang baru diterima di Unit Koleksi Khas akan dibuat pemantauan dari segi tarikh terima dan tarikh diproses mengikut peringkat. Cth: Tempoh bahan diterima oleh Pustakawan, tempoh diinput oleh Pembantu Perpustakaan dan tempoh untuk aksesen sehingga ditukar status ‘In Cataloguing’ akan dipantau.

5

1.4 UNIT HADIAH DAN PERTUKARAN

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan/Catatan

Prosedur Mengindeks Pangkalan Data Atas Talian dan Artikel Jurnal Terbitan UTM

1. Mengindeks jurnal

pangkalan data atas talian dalam masa 7 hari bekerja selepas tarikh penerimaan

2. Mengindeks 100 judul

jurnal pangkalan data atas talian yang telah dilanggan

3. Mengindeks 60 artikel

jurnal terbitan UTM sebulan.

Sepanjang Jul – Dis, sebanyak 22 judul jurnal pangkalan data atas talian telah diindeks dalam masa 7 hari bekerja selepas tarikh penerimaan dari P(BJ1). Sebanyak 610 judul jurnal pangkalan data atas talian telah diindeks dari bulan Jul – Dis. Pecahan adalah seperti dibawah: Jul Aug Sept Okt Nov Dis 300 150 95 65 - -

Tiada artikel diindeks dari bulan Jul – Dis.

22 judul jurnal ini adalah dari pangkalan data Thomas Telford. Pada bulan Nov dan Dis tiada pengindeksan dibuat kerana Pustakawan bertugas telah bertukar unit dan Pustakawan baru terlibat dengan latihan dalaman peringkat Bahagian. Artikel tidak diindeks kerana tumpuan diberikan kepada mengindeks buku elektronik yang baru diterima. Sebanyak 552 judul buku elektronik telah diindeks ke dalam sistem INFOLAN2.

6

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Penambahbaikan/Catatan

4. Menerima dan

memantau semua pemprosesan bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) dalam tempoh 30 hari bekerja.

Bagi bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak), sebanyak 1088 bahan telah diproses Penerimaannya. Jumlah ini dipecahkan kepada 4 bahan hadiah iaitu majalah, buku, kertas soalan dan terbitan UTM. Bahan hadiah majalah ini boleh dipecahkan kepada beberapa jenis iaitu laporan tahunan, bulletin, makalah dan sebagainya. Pecahan adalah seperti berikut :

Buku 278 Majalah 734 Kertas Soalan

39

Terbitan UTM

37

Jumlah 1088

Mulai Julai 2008, Seorang Pustakawan unit Hadiah dan Pertukaran (UHP) telah ditempatkan di Unit ini. Sebelum ini, Pustakawan Unit Jurnal dan Media Elektronik (UJME) telah menjalankan tugasan Pustakawan UHP.

Lampiran 1.1

2008 2007 2008 2007Julai 549,386.22 320,653.59 585,116.29 674,937.17Ogos 278,538.20 724,473.65 301,729.05 572,202.10

September 225,985.95 441,448.21 383,710.68 608,573.83Oktober 339,204.21 307,353.11 141,184.33 268,946.27November 367,016.29 596,357.68 316,621.06 402,125.44Disember 464,178.67 411,829.65 493,645.22 364,649.48Jumlah 2,224,309.54 2,802,115.89 2,222,006.63 2,891,434.29

Peratus (%) 49.43 62.27 49.38 64.25Peruntukan 4,500,000.00

Jumlah1 - 7 8 - 14 > 14 (Invois)

Julai 287 187 116 590Ogos 214 44 4 262

September 222 25 52 299Oktober 103 33 4 140November 185 91 9 285Disember 81 202 61 344Jumlah 1092 582 246 1920

Peratus % 56.88 30.31 12.81 100%

Jumlah1 2 >3 (Invois)

Julai 354 59 177 590Ogos 178 4 80 262

September 246 7 46 299Oktober 74 25 41 140November 237 34 14 285Disember 104 64 176 344Jumlah 1193 193 534 1920

Peratus % 62.14 10.05 27.81 100%

Jadual 3 : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari dari Tarikh semakan

Tempoh Pembayaran Invois (Hari)Bulan

Bulan

Jadual 1 : Jumlah Pembelian dan Penerimaan Bahan Mengikut Bulan

Tempoh Pembayaran Invois (Hari)

Bulan Pembelian (RM) Penerimaan (RM)

Jadual 2 : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari

1 - 2 HARI 3 - 4 HARI 5 - 6 HARI 7 - 8 HARI

EBSCO 148 29 148KOOP UM 212 49 212KOOP UTM 170 14 170

UBS 215 28 215SWETS 244 55 244TERUS 287 33 287

IBS 403 77 403Jumlah Jurnal Bercetak 1679 285 1679

Pangkalan Data Cakera Padat 36 8 36

Lampiran 1.2 (a)

JANGKAMASA PROSES PENERIMAAN BAHAN JULAI - DISEMBER 2008

PEMBEKAL JUMLAH ISU DITERIMA

JUMLAH JUDUL

JANGKAMASA PROSES

JUMLAH INBOIS 1-2 HARI 3-4 HARI 5-6 HARI 7-8 HARI 9-10 HARI 11-12 HARI 13-14 HARI > 14 HARI

Julai 5 5Ogos 22 20 2

September 17 17Oktober 73 73

November 26 26Disember 47 47JUMLAH 190 188 2

PERATUSAN % 100% 98.9% 1.1%

Lampiran 1.2 (b)

JANGKAMASA MEMPROSES INBOIS JULAI - DISEMBER 2008

TARIKH INBOIS DITERIMA (BULAN)

JANGKAMASA PROSES

Lampiran 1.3 Jadual 1 : Jumlah Bahan Koleksi Khas Yang Telah Diinput Ke Dalam Modul ACQ

SEHINGGA BULAN DISEMBER 2008

JENIS BAHAN

JUDUL NASKHAH Koleksi Khas Am: Buku 34 99 Makalah 427 443 Kertas Kerja 2 2 Koleksi Khas Projek 1,594 1,594 Tesis Sarjana 101 101 Tesis PhD 12 12 Koleksi Khas Radas: Mikrofilem 121 121 Cakera Padat 1,150 1,150

JUMLAH 3,441 3,522 Jadual 2 : BAHAN HADIAH

Judul Naskhah Monograf: Buku 13 18 Makalah 17 51 Hadiah Radas: Cakera Padat 15 26

JUMLAH 45 95

JUMLAH BESAR K-KHAS & HADIAH

3,486 judul

3,617 naskhah

7

2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]

JULAI - DISEMBER 2008

2.1 UNIT PEROLEHAN

Prosedur Ketidakpatuhan Produk Hasil Sisiatan Punca Masalah Pencegahan

Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar

[AKT (BPD)/PSZ/74]

Ketidakpatuhan produk berlaku terhadap proses aksesen berikut: 1. Tiada cop kotak

nombor panggilan. 2. Tiada cop bekum.

3. Tiada kotak cakera

padat.

(Rujuk Lampiran 2.1)

Keseluruhan ketidakpatuhan produk terhadap proses aksesen bahan di antara bulan Julai – Disember 2008 adalah kecil 0.08% berbanding Januari- Jun 2008 sebanyak 0.54% iaitu terdapat penurunan sebanyak 0.46%, walaupun terdapat peningkatan kepada jumlah bahan yang diaksesen sebanyak 1,818. Tindakan pencegahan dengan meletakkan penanda selepas proses penerimaan yang dibuat bermula bulan Julai 2008 telah berjaya menurunkan ketidakpatuhan tiada kotak cakera padat kepada 0.44%.

Masih terdapat ketidakpatuhan berlaku terhadap cakera padat yang melampiri buku berkulit keras.

Pencegahan pada cakera padat yang melampiri buku dengan meletakkan penanda selepas proses penerimaan sebelum bahan diserahkan kepada seksyen aksesen akan dikekalkan sehingga masalah sepenuhnya dapat di atasi.

Lampiran 2.1

Tiada Cop Kotak No. Panggilan

Tiada Cop Bekum

Tiada Kotak Cakera Padat

Julai 0 0 2 2Ogos 2 2 0 4

September 0 0 0 0Oktober 0 0 8 8

November 0 0 0 0Disember 0 0 0 0Jumlah 2 2 10 14

Peratus (%) 0.01 0.01 0.06 0.08

Jumlah Bahan Segera = 210Jumlah Bahan Biasa = 15,771

695Lain-lain = 192Jumlah keseluruhan = 16,868

Jumlah Bahan Pandang Dengar

Jumlah dan Peratus Ketidakpatuhan Produk mengikut Jenis Aksesen

Julai - Disember 2008

Bulan

Jenis Aksesen

Jumlah