Instrumente digitale pentru managementul voluntarilor

e-volunteers.eu

Instrumente digitale pentru managementul voluntarilor

Editor GEYC

AutoriCapitolul 1: Futuro Digitale

Capitolul 2: Mobility Friends

Capitolul 3: GEYC

Capitolul 4: PROJUVEN

Traducere GEYC

© 2018, e-volunteers.eu. Toate drepturile rezervate.

Parteneri

Notă:: Această publicație a fost finanțată prin proiectul KA2 "eSkills for volunteers", cu sprijinul Comisiei Europene. Textul reflectă exclusiv opiniile autorilor și Comisia nu poate fi trasă la răspundere pentru nicio utilizare a informațiilor conținute.

Instrumente digitale pentru managementul voluntarilor

Cuprins

© 2018, e-volunteers.eu. Toate drepturile rezervate.

Introducere.……………………………………….…………..4

Capitolul 1 Abordarea italiană….………………………….6 1.1. Rezumatul capitolului………………………………..…6 1.2. Provocările ONG-urilor din Italia….…………………..7 1.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret……9 1.4. Bune practici……….……………………………..……11 1.5. Recomandări……..………..………………………..….15

Capitolul 2 Abordarea portugheză..………………….….19 2.1. Rezumatul capitolului……………………………..…..19 2.2. Provocările ONG-urilor din Portugalia………….…..20 2.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret….24 2.4. Bune practici…..…….…………………………………30 2.5. Recomandări……..………..………………………..….32

Capitolul 3 Abordarea românească..………………….…33 3.1. Rezumatul capitolului……………………………..…..33 3.2. Provocările ONG-urilor din România……………….34 3.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret….38 3.4. Bune practici…..…….…………………………………40 3.5. Recomandări……..………..………………………..….42

Capitolul 4 Abordarea spaniolă….……………………….44 4.1. Rezumatul capitolului……………………………..…..44 4.2. Provocările ONG-urilor din Spania………………….45 4.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret….48 4.4. Bune practici…..…….…………………………………52 4.5. Recomandări……..………..………………………..….56

Concluzii….………………………………………………….58

IntroducereÎn secolul 21, nimic nu ne-a influențat mai mult viața de zi cu zi decât noile tehnologii. Distanțele, identitatea, comunicarea, educația, piața forței de muncă, toate sunt redefinite în era digitală. Sectorul nonprofit trebuie să țină pasul cu schimbarea, abordând diferitele provocări legate de modul în care munca lor interferează și se dezvoltă în conformitate cu noile media. Tehnologia poate fi un instrument excelent dacă stăpânim tehnicile potrivite la momentul potrivit.

Pe de o parte, procesul de voluntariat, aflat în centrul sectorului nonprofit ca activitate altruistă care contribuie la dezvoltarea umană, socială și economică, crescând calitatea vieții, a fost formalizat și politicile naționale îl sprijină adesea. Deși voluntarii nu primesc o compensație bănească pentru munca lor, aceștia beneficiază de oportunitatea de a-și dezvolta competențele profesionale și abilitățile generale, precum și de o rețea de contacte

care poate să le crească capacitatea de angajare, satisfacția profesională și personală.

Pe de altă parte, echiparea cetățenilor din medii diferite cu c o m p e t e n țe d i g i t a l e re l e v a n t e re p re z i n tă o responsabilitate partajată între guverne, industria IT, mediul academic, sectorul nonprofit și persoanele fizice. Așa-numiții nativi digitali folosesc tehnologia, dar adesea nu au abilități relevante pentru a fi utilizatori competenți. În plus, întrucât șomajul în rândul tinerilor este o problemă majoră în întreaga Europă, stăpânirea acestor competențe devine esențială pentru a umple golul creat de revoluția digitală.

În acest context, cartea Instrumente digitale pentru managementul voluntarilor își propune să ofere o imagine de ansamblu clară asupra provocărilor și oportunităților actuale, precum și să împărtășească bune practici în domeniu din Italia, Portugalia, România și Spania. În patru

4

capitole, fiecare dedicat unei țări, vom aduce în atenție diferite aspecte legate de modul în care ONG-urile utilizează instrumente digitale pentru a gestiona voluntarii, cum îi împuternicesc pe tinerii și voluntarii să-și ridice competențele electronice, cum capacitează lucrători de tineret și voluntari să-și dezvolte competențele digitale, care sunt instrumentele preferate în diferite comunități și, pe baza acestora, vom formula recomandări către diverși actori cheie. Credem că eforturile noastre vor stimula îmbunătățirea acestui sector, nu numai în țările menționate mai sus, ci și în întreaga Europă și vor facilita schimbul de bune practici între organizațiile motivate să dezvolte abilitățile digitale ale voluntarilor lor și să devină mai eficienți în mediul virtual.

Această carte electronică este creată în cadrul proiectului eSkills for Volunteers, un parteneriat strategic în domeniul tineretului, susținut de programul Erasmus+, care se desfășoară între luna noiembrie 2016 și iunie 2018. Consorțiul proiectului este condus de Asociación Projuven (Spania) și este compus din următoarele organizații partenere: Associazione di Promozione Sociale Futuro Digitale (Italia), Associação Intercultural Amigos da Mobilidade (Portugalia) și Asociația GEYC (România).

Obiectivele specifice ale proiectului KA2 eSkills for Volunteers sunt: să abiliteze lucrătorii de tineret și voluntarii să exploateze pe deplin întregul potențial al educației digitale și al competențelor digitale, să ofere posibilitatea ONG-urilor să se bazeze pe voluntari/ tineri experți în TIC, să stabilească un mod inovator de învățare prin utilizarea metodologiilor TIC și a colaborării virtuale, să formeze un set de materiale de învățare ca resurse educaționale deschise, să consolideze învățarea formală și non-formală a tinerilor din întreaga Europă și să promoveze educația inclusivă.

Aflați mai multe despre proiect la: e-volunteers.eu.

5

În acest capitol vom descoperi situația ONG-urilor italiene, vom dezvălui provocările cu care se confruntă, vom explora și înțelege metodele lor de gestiune a voluntarilor, și vom aborda în special provocările legate de instrumentele digitale și utilizările pe care fiecare organizație și le permite.

Sectorul nonprofit italian este un univers cu peste 300 de mii de realități. Acesta oferă locuri de muncă aproximativ unui milion de persoane și este susținut de peste 5 milioane de voluntari. Sectorul non-profit își poate dezvolta întregul potențial și poate deveni un actor în scenariul economic precum statul și piața numai dacă reușește să depășească obstacolele cu care încă se confruntă. Digitalizarea și utilizarea instrumentelor digitale sunt cu siguranță o mare oportunitate pentru evaluarea și gestionarea activității voluntarilor.

Managementul voluntarilor este o sarcină semnificativă și complexă. Din fericire, sistemele integrate de gestionare a voluntariatului și de urmărire sunt resurse excelente pentru administrarea eforturilor de voluntariat în cadrul unei organizații nonprofit. Există mai multe avantaje ale utilizării de software care automatizează modul în care colectați și gestionați datele valoroase legate de voluntariat, incluzând conexiuni puternice, participare sporită și administrare simplificată.

În acest capitol vom descoperi provocările cu care se confruntă acest proces complet. De fapt, există multe provocări pe care trebuie să le depășească. Am încercat să identificăm și să explicăm care sunt cele mai presante.

Capitolul 1 Abordarea italiană

1.1. Rezumatul capitolului

6

‣ Vizibilitatea: Sectorul nonprofit din Italia continuă să facă față în mod deosebit unei probleme semnificative de vizibilitate. Modelul economiei de piață a fost atât de dominant încât însăși existența unui al treilea sector a fost neglijată. Prin urmare, este esențial ca importanța rolului pe care sectorul non-profit să o poată asuma în cadrul sistemului economic să fie înrădăcinată în conștiința colectivă.

‣ Resursele financiare limitate: Multe ONG-uri consideră dificilă obținerea unei finanțări financiare suficiente și durabile pentru munca lor. În plus, multe ONG-uri italiene au probleme cu transferul de fonduri de la autoritățile locale către organizațiile lor. Se întâmplă frecvent ca organizațiile să aștepte de la un an la trei ani să primească fonduri de la guvern. În afară de problema crucială a îndatorării organizațiilor în cursul derulării acestor proiecte, problema influențează și personalul și voluntarii, deoarece personalul de bază nu primește un salariu mult timp, iar voluntarii suferă de lipsa motivației acestuia și situația incertă a organizației. Situația duce la încetarea serviciilor esențiale oferite de ONG-uri. Mai mult, regimul achizițiilor introduce mai multe sarcini administrative/birocratice (scrierea de oferte, controlul, raportarea) care distrage organizațiile de la principalele lor scopuri.

‣ Capacitatea limitată: ONG-urile deseori nu dispun de capacitatea tehnică și organizatorică de a-și

1.2. Provocările ONG-urilor din Italia

7

implementa și îndeplini misiunea, iar puțini sunt pregătiți să investească sau să organizeze un curs de formare. Capacitatea slabă afectează conducerea organizației, eficiența, impactul social, durabilitatea, strângerea de fonduri.

‣ Guvernarea slabă și crearea unei reţele de relaţii eficiente sunt alte provocări cu care ONG-urile italiene se confruntă astăzi. Unele organizații nu au o strategie bună și adecvată pentru guvernare și crearea de rețele.

‣ Probleme legate de digitalizare: Multe ONG-uri nu maximizează utilizarea tehnologiilor actuale care ar putea facilita o mai bună comunicare, crearea de rețele, gestionarea muncii, urmărirea sarcinilor, evaluarea și continuarea acestora. Cu toate acestea, există multe instrumente digitale care fac munca organizațională mai eficientă și mai rapidă.

‣ Managementul voluntarilor: Vorbim despre provocările generale pe care le înfruntă ONG-urile, dar care sunt provocările pe care le au legat de managementul voluntarilor? Să analizăm mai profund! Înainte de pregătirea acestui ghid, am

realizat un chestionar pentru a colecta date cu privire la provocările cele mai importante ale gestionării voluntarilor. Iată câteva dintre răspunsurile specifice pe care le-am primit:

➡ Atragerea voluntarilor

➡ Recrutarea voluntarilor

➡ Oferirea unor sarcini potrivite voluntarilor

➡ Gestionarea și monitorizarea voluntarilor

➡ Menținerea motivației

8

1.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret

Există o mulțime de tehnologii disponibile pentru a vă ajuta în gestionarea și planificarea activităților voluntarilor, iar aici sunt câteva dintre ele:

‣ Microvoluntariatul este locul unde vă puteți oferi voluntar timpul să realizați niște sarcini mai mici pentru a ajuta în continuare la cauzele care considerați că merită. Există câteva site-uri web care oferă aceste oportunități, cum ar fi Help From Home (gratuit) și Koodo Nation (gratuit). Puteți căuta prin aceste site-uri și alte site-uri web de microvoluntariat pentru a vedea dacă organizația dvs. are sarcini care pot fi îndeplinite de microvoluntari.

‣ Creați o bibliotecă de resurse pentru a vă ajuta să vă formați voluntarii. Puteți verifica platformele de învățare online care oferă gratuit cursuri online interactive, care îi pot ajuta pe voluntarii dvs. să obțină abilități și cunoștințe pe diverse tematici. Aceste platforme online sunt: edX, iversity, FutureLearn, Coursera. De asemenea, puteți furniza manuale de formare și videoclipuri instructive care

vă pot ajuta să-i pregătiți pe formatori în ritmul lor. YouTube este o modalitate foarte bună de a crea aceste videoclipuri.

‣ Există multe platforme de gestionare a voluntarilor și a celor cu funcții de management, care sunt extrem de funcționale și pot fi personalizate doar pentru organizația dvs. (în funcție de buget). Multe sisteme

9

de management al membrilor pot avea și sugestii și informații despre planificarea activităților voluntarilor și urmărirea cadrului temporal.

‣ D a c ă a v e ț i nevoie doar de o bază de date, în loc să utilizați foi de calcul, utilizați un software de baze de date de bază. Berrin Sun de la Ragic, Inc. (gratuit)  spune că

atunci când organizațiile folosesc foi de calcul pentru a-și urmări informațiile, acestea "ies din mână destul de repede". O mulțime de organizații nonprofit și organizații de caritate nu au bugetul pentru a cumpăra software scump, dar multe companii de software oferă o reducere pentru organizațiile non-profit.

‣ Ultima frontieră pentru lumea ONG-urilor în tehnologie este blockchain-ul (blocul de blocuri). În practică, puteți să îl utilizați pentru a gestiona

donațiile în mod transparent și eficient, eliminând opacitatea și riscurile legate de gestionarea defectuoasă a fondurilor.

Din păcate, problema apare foarte des în timpul fiecărei situații de urgență din întreaga lume și aceasta este o problemă serioasă deoarece, dacă aceste procese nu sunt transparente, chiar donatorii se găsesc în situația jenantă de a nu-și putea exercita pe deplin generozitatea și, desigur, se creează mai multe daune populațiilor afectate de dezastre sau conflicte.

O temă delicată care poate fi rezolvată datorită tehnologiei, tehnologiei care stă la baza conceptului de transparență , descentralizare, încredere intrinsecă: blockchain-ul.

Proiecte interesante în dezvoltare sunt AIDcoin și ONGcoin care lucrează pentru implementarea acestei tehnologii în sectorul nonprofit și au un potențial foarte mare. Este posibil ca în curând să auzim discuții pe acest subiect, deoarece există posibilitatea ca această tehnologie să reprezinte o inovație perturbatoare.

10

Cum pot tehnologiile moderne de informare și comunicare (TIC) să consolideze și să extindă relațiile ONG-urilor cu comunitatea voluntarilor? Am constatat că o astfel de practică (în comparație cu strângerea de fonduri online, campanii și atragerea donatorilor) este încă o zonă subdezvoltată. În același timp, ONG-urile recunosc că această stare de lucruri este o omisiune, care ar trebui eliminată cât mai curând posibil. Pentru a răspunde acestei solicitări, am identificat mai multe priorități care îi vor ajuta pe actorii din sfera socială să-și adapteze activitățile virtuale și să sporească impactul comunicării cu voluntarii:

✓ Comunicarea ar trebui să fie operațională și semnificativă. Pentru a obține un astfel de efect, este necesar să se dezvolte abilitățile de facilitare și să se asigure că interacțiunea dintre filialele ONG-urilor, regiunilor, grupurilor sau entităților individuale se desfășoară pe o bază democratică și ia în considerare solicitările tuturor participanților.

✓ Schimbul de cunoștințe și de experiență ar trebui să extindă accesul la resursele informaționale și la

datele curente. Soluția optimă este adesea crearea unei platforme comune care să servească drept "loc de întâlnire" și/sau "platformă de discuții" pentru personalul ONG, voluntari și coordonatori/intermediari.

✓ Gestionarea datelor ar trebui să se concentreze pe susținerea proceselor cheie, inclusiv (a) studierea așteptărilor voluntarilor, (b) selectarea misiunilor adecvate și (c) satisfacerea nevoilor ONG-urilor.

✓ Administrarea cu instrumente online ar trebui să diminueze documentele pe hârtie (rapoarte, planuri, orare de lucru, foi de lucru etc.) și să elibereze din timpul voluntarilor pentru a îndeplini misiuni ale ONG-urilor.

1.4. Bune practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru managementul voluntarilor

11

Am adunat o serie de studii de caz care descriu abordări reușite privind utilizarea tehnologiilor digitale în practica organizațiilor.

De exemplu, una dintre organizații a creat o platformă digitală pentru activiștii săi, sau o alta coordonează 60.000 de voluntari utilizând myvolunteering.org. Pentru cei care încep să creeze astfel de resurse, recomandăm să acționeze începând de la faptul că interacțiunea cu persoanele care doresc să-și dedice timpul, cunoștințele și abilitățile prin muncă în folosul societății (angajamentul de voluntariat) nu este a găsi voluntari și a oferi misiuni, ci mai presus de toate, a le oferi să lucreze "în interesul" și să obțină beneficii maxime pentru toate subiectele implicate.

Inovația permite deja utilizarea diverselor tehnici specifice pentru a intra în contact cu voluntarii, pentru a-i gestiona și pentru a lucra mai eficient. Putem spune că acestea privesc 5 zone macro, în care digitalizarea afectează sectorul nonprofit:

‣ Media sociale;

‣ Email;

‣ Stocarea online a documentelor;

‣ Software financiar;

‣ Sisteme de înscriere a voluntarilor;

‣ Servicii de mesagerie text pentru grupuri;

Acestea sunt fundamentele utilizării digitale în cadrul organizațiilor. De exemplu, trimiterea de mesaje text este o necesitate. Dacă trimiteți frecvent mesaje text membrilor organizației dvs., puteți crea un grup pentru aceștia. Și dacă trimiteți un volum mare de mesaje, puteți încerca aplicațiile de mesagerie text pentru grupuri. În același timp, economisiți timp și efort prin postarea formularelor utilizate frecvent într-un serviciu de stocare online, cum ar fi Dropbox (gratuit) sau Google Drive (gratuit). Membrii organizației vor putea descărca și trimite prin e-mail formularele de rambursare, fișele de înscriere pentru

12

voluntari sau evaluările evenimentelor, când doresc. Unele formulare ar putea fi chiar configurate pentru a fi finalizate online. Listele de înscriere de hârtie vor avea întotdeauna locul lor, dar dacă doriți să ajungeți la potențialii voluntari aflați departe de dvs., cea mai eficientă modalitate este să îi contactați prin e-mail. O serie de servicii online de înscriere pentru voluntari au apărut pentru a simplifica procesul. E-mailul oferă multe avantaje ONG-urilor. Trimiterea mesajelor către voluntari prin e-mail este mai rapidă și mai puțin costisitoare decât copierea a sute de pliante și ziare și puteți să aveți mereu copia dvs. în contul de e-mail dacă aveți nevoie.

ONG-urile știu unde să caute și de unde să recruteze voluntari, dar odată ce organizația îi are, cum îi gestionează? Conform cercetării noastre realizate cu ajutorul unui sondaj, am aflat că există un nivel sporit de organizații nonprofit care încearcă să obțină avantaje prin utilizarea instrumentelor digitale în această epocă digitală.

Am descoperit prin aceste rezultatele că există foarte multe instrumente și software pentru a vă ajuta să înregistrați, programați și să comunicați cu rețeaua dvs. de voluntari și poate fi greu să găsiți unul potrivit pentru nevoile organizației.

Acestea sunt ponturile noastre pentru cele mai bune instrumente de management al voluntarilor:

✓ MeisterTask: Cu ajutorul acestui instrument, prin intermediul site-ului, puteți să creați cu ușurință un proiect, să adăugați membrii pe care îi doriți în echipă, să le atribuiți sarcini și să urmăriți progresul fiecărui colaborator. Există panouri flexibile pe care le

schimbă în funcție de munca fiecăruia, cu garanția că acestea vor fi unite în aceeași pagină. Este ușor să gestionați și să comunicați cu toată echipa. De fapt, MeisterTask se integrează perfect cu MindMeister (și cea mai mare parte a aplicațiilor celebre care

13

facilitează fluxurile de lucru și comunicarea, cum ar fi Slack sau Dropbox), aplicația de cartografiere online care vă permite să faceți brainstorming cu ceilalți în timp real și să creați vizual planuri de proiect. De îndată ce ați terminat cartografierea și activitățile au fost definite, le puteți pune într-un proiect conectat în MeisterTask unde le completați împreună cu colegii de echipă. Utilizarea de bază a MeisterTask este gratuită.

✓ Galaxy digital este un software web, care permite

o r g a n i z a ț i i l o r să dezvolte și să gestioneze componenta de voluntariat, să atingă niveluri mai ridicate de implicare în comunitate și să urmărească și să împărtășească impactul. Este un instrument unic pentru promovarea, gestionarea, angajarea și raportarea voluntariatului organizației dvs. și impactul comunității.

✓ Community Connect oferă instrumente ușor de utilizat, care vă ajută să obțineți mai multă vizibilitate pentru nevoile dvs., să vă construiți baza de date de voluntari și să îi mențineți implicați pe termen lung. Cu

Community Connect, vă veți mări raza de acțiune și impactul fără a crește costurile. Instrumentul este conceput pentru implicarea părților interesate, conectarea persoanelor potrivite cu oportunitățile potrivite, promovarea cauzelor și a mărcii în comunitate. Planificați și gestionați voluntari cu ușurință. O altă funcție interesantă este că puteți să adăugați și să promovați cu ușurință oportunități și evenimente de voluntariat, să programați și să gestionați schimburile voluntarilor, să utilizați un instrument mobil de check-in intuitiv și să gestionați comunicarea permanentă cu voluntarii. Este important ca organizația să potrivească pasiunile voluntarilor cu oportunitățile specifice, astfel încât Community Connect reține interesele voluntarului și oferă recomandări continue privind oportunitățile de servicii ideale. O diferență fundamentală între acest instrument și altul este că puteți promova impactul pe care îl aveți în timp real și, de asemenea, brandul organizației dumneavoastră. Instrumentul vă permite, de altfel, să urmăriți implicarea voluntarilor în timp real și să generați în direct rapoarte de impact în stil infografic, care pot fi editate și distribuite ușor pe site, prin e-mail sau prin intermediul mediilor sociale.

14

Odată cu schimbarea timpului, percepția și stilul muncii de voluntariat se schimbă de asemenea. Acum, tinerii au mai multe opțiuni de oportunități de voluntariat interactiv și pentru a atrage oamenii să voluntarieze pentru o anumită organizație, este necesar să aveți sarcini interactive, captivante, și un mediu de lucru creativ pentru voluntari.

Marketing-ul participativ, dacă este bine făcut, poate deveni una dintre cele mai bune surse pentru implicarea membrilor, a voluntarilor și a donatorilor noi pentru orice organizație nonprofit.

Unul dintre elementele cheie este transmiterea experiențelor relevante și a conținuturilor apreciabile; tocmai aceste conținuturi și experiențe îi fac pe oameni să se simtă profund conectați și, prin urmare, conectați la o organizație. Atunci când aceste conexiuni apar în locuri precum Facebook, Twitter și Linkedin, conversațiile "sociale" create devin un indice de garanție important pentru utilizatorii care pot astfel să verifice transparența instituției.

Deci, cum poate o organizație non-profit să utilizeze mediile sociale pentru a încuraja donațiile și pentru a-și crește propriul număr de voluntari? Cheia este să utilizați conținutul potrivit pentru organizația dvs. pentru a angaja publicul:

✓ informați-i despre și atrageți-i cu misiunea dvs.;

✓ construiți o relație, astfel încât să îi puteți face să vă sprijine organizația;

Să vedem cum putem folosi cel mai bine acest tip de abordare în munca noastră zilnică:

✓ Implicați publicul cu conținut interesant. Implicarea publicului înseamnă împărtășirea de conținuturi care îi încurajează să acționeze. Eficacitatea conținutului

1.5. Recomandări adresate diferitelor părți interesate

15

dvs. este ușor de măsurat prin verificarea numărului de comentarii, acțiuni, aprecieri și tweets. Dar ce fel de conținut creează dependență?

‣ Multimedia: Implicați publicul prin fotografii și videoclipuri ale organizației dvs.

‣ Inspirați: Faceți publicul să reflecte asupra a ceea ce pot face pentru a ajuta ONG-ul.

‣ Puneți întrebări: Prezentați interes față de oameni, cu întrebări directe la care să poată răspunde.

✓ Țineți la curent potențialii donatori sau voluntari. Medi i le socia le permit organiza ț i i lor non-guvernamentale să interacționeze zilnic cu audiența lor: profitați de această interacțiune, informând publicul despre misiunea și activitățile zilnice.

‣ Distribuiți știrile. Publicațiile periodice despre rezultatele, anunțurile și evenimentele dvs. vă ajută să le reamintiți susținătorilor importanța vitală a misiunii dvs..

‣ Evenimente. Desigur, invitarea suporterilor dvs. la evenimente prin intermediul rețelelor sociale este importantă; cu toate acestea, este, de

asemenea, esențial să vă asigurați că le oferiți un feedback după eveniment.

‣ Fotografi i le ș i videoclipurile care redau evenimentul vă permit să vă prezentați munca grea. În fotografii asigurați-vă că etichetați diferiți participanți, persoane, sponsori și alte organizații non-profit pentru o mai mare implicare. Dacă suporterii dvs. interacționează, rețeaua lor de prieteni și adepți va afișa conținutul dvs.: aceasta vă va permite să vă răspândiți mai mult mesajul.

✓ Involve new donors or volunteers Acum că ați informat și implicat potențialii donatori, creând o relație cu aceștia: ei se gândesc regulat la ONG-ul dvs. și vă susțin cauza.

‣ Luați legătura cu ei prin intermediul re țelelor s o c i a l e p e n t r u a - i întâmpina ca voluntari.

‣ Dis t r ibu i ț i l ink-ur i despre oportunitățile de voluntariat: postați-le și adăugați descrieri pe

16

Facebook și Twitter.

‣ Utilizați statistici și numere pentru a vă informa susținătorii cu privire la numărul de voluntari sau la rezultatele campaniilor dvs. în ceea ce privește colectarea.

‣ Informați-i despre numărul de voluntari de care organizația are nevoie.

‣ Încercați Linkedin: Deși în Italia nu este încă folosit pentru recrutarea de voluntari, poate deveni o bună oportunitate.

Cum să interceptezi disponibilitatea cetățenilor care doresc să-și dedice o parte din timpul lor îngrijirii altora, protecției bunurilor comune, apărării drepturilor

o m u l u i , m e d i u l u i , animalelor?

Provocarea este cum să vă prezentați organizația publicului larg. Cum să o faceți cunoscută? Cum să reușiți să spuneți o poveste eficientă. Deci,

cu care strategii de comunicare să activăm căutarea de noi voluntari? Și apoi, cum să întâmpinăm potențialii noi voluntari?

Dar să facem un pas înapoi. Știți care este expresia folosită de asociații pentru a defini această chestiune? Recrutarea de voluntari.

Sub titlul "recrutare" în ediția online a Enciclopediei italiene Treccani scrie: "acțiunea de a atrage noi oameni în forțele armate (recruți)”. Este urgent să reflectăm asupra diferenței dintre conceptul de recruți și conceptul de bun venit, perceput ca promptitudinea de a primi oameni noi, noi puncte de vedere și noi opinii.

Prin urmare, etapa de întâmpinare este o problemă complexă. Etapa de bun venit este mult mai mult decât recrutarea, este mult mai mult decât o tehnică și nu este niciodată oferită o singură dată și pentru toți. Etapa de bun venit este o modalitate de relaționare cu ceilalți, pe baza pe principiilor și valorilor. Este o atitudine mentală. Și nu are comenzi rapide.

Modalitatea de primire a voluntarilor necesită pregătire și conștientizare pe mai multe niveluri: în ceea ce

17

privește misiunea, obiectivele, organizarea internă, guvernarea asociației. Cu cât mai multe aspecte identitare vor fi clare și împărtășite, cu atât mai mult va fi organizația capabilă să se confrunte cu noii veniți și să fie îmbogățită de ei.

Aici, comunicarea externă pentru căutarea de noi voluntari este doar ultimul act de reflecție internă cu toate departamentele organizației.

Aceasta ar trebui să prețuiască identitatea asociației și să planifice acțiunile care o reprezintă în fața publicului, în special față de cei pe care asociația i-a ales ca beneficiari privilegiați ai apelului său.

În final, este fundamental să analizăm viitorul, inovația și noile tehnologii, cum ar fi Blockchain.

Ar trebui să fie o “mantră".

18

În Europa, metodele digitale de lucru cu tinerii au înregistrat o creștere semnificativă a interesului în ultimii ani. Acesta este un rezultat direct al prevalenței crescânde a tehnologiei și a creșterii răspândirii instrumentelor și rețelelor digitale în viața tinerilor. Folosirea instrumentelor digitale este acum mai frecvent acceptată ca parte a lucrului cu tinerii.

În ciuda interesului din ce în ce mai mare pentru lucrul digital cu tinerii în toate țările UE, organizațiile portugheze se află în spatele a ceea ce se întâmplă în domeniu, pornind de la utilizarea redusă și eficientă a instrumentelor digitale pentru gestionarea lucrătorilor de tineret și a voluntarilor.

În acest capitol vom vorbi despre provocările ONG-urilor

portugheze în utilizarea instrumentelor digitale, inițiativele digitale care se desfășoară deja în Portugalia, încercând să reducă decalajul competențelor digitale ale populației, bunele practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru gestionarea voluntarilor și în final vom enumera câteva recomandări pentru sectorul de tineret și părțile interesate.

Capitolul 2 Abordarea portugheză

2.1. Rezumatul capitolului

19

Ins t ru i rea popula ț i e i portugheze în domeniu l competențelor digitale reprezintă o mare provocare pentru sectorul non-profit portughez, având dimensiuni politice, economice, culturale și sociale.

În prezent, aproximativ 22% din forța de muncă portugheză nu dispune nici de competențele digitale cele mai de bază, una dintre multele consecințe ale ratelor relativ ridicate ale sărăciei în Portugalia și a șomajului în rândul tinerilor. Cele mai multe dintre țările UE au crescut cota muncii TIC specializate. Cu toate acestea, Portugalia se numără printre țările cu o pondere mai mică a lucrătorilor din acest domeniu. Potrivit Comisiei Europene, Portugalia are mai puțin de 2,5% lucrători în domeniul TIC, care este unul dintre cele mai scăzute niveluri din UE (împărțit cu România, Lituania și Grecia), departe de media UE 27 (3,7%) și chiar mai departe de țările cu cele mai bune performanțe (Finlanda, Suedia, Slovacia și Regatul Unit, unde ponderea lucrătorilor din profesiile TIC depășește 5%). Diferența de calificare cu competențele digitale din Portugalia este a treia ca mărime din Europa.

Portugalia se confruntă în principal cu trei mari provocări:

‣ Cetățenia: Generalizarea alfabetizării digitale, în vederea exercitării depline a cetățeniei și a incluziunii într-o societate cu tot mai multe practici digitale, în care multe interacțiuni sociale au loc pe internet și sunt din ce în ce mai mediate de dispozitive electronice.

‣ Ocuparea forței de muncă: Stimularea ocupării forței de muncă și formării profesionale și a specializării în tehnologii și aplicații digitale, pentru a răspunde cererii crescânde a pieței și pentru a promova calificările necesare pentru ocuparea forței de muncă într-o economie cu o valoare adăugată mai mare.

‣ Cunoștințele: Asigurarea unei participări puternice la rețelele internaționale de C&D și la producerea de noi cunoștințe în domenii digitale.

În Portugalia, sectorul non-profit se schimbă și este mai important decât oricând să înțelegem cum se schimbă și de ce se schimbă. ONG-urile încearcă să adopte o mentalitate mai digitală atunci când vine vorba de

2.2. Provocările ONG-urilor din Portugalia

20

strategiile lor: este în principal modul în care acestea atrag tinerii, construiesc relații cu ei și îi implică în organizație. Înțelegerea modului în care se realizează o strategie digitală a organizației în mod corect și eficient este o abilitate de care toate organizațiile au nevoie, dar o mare parte a non-profiturilor din sectorul de tineret nu au aceste abilități. Lipsa abilităților în strategia digitală are un impact semnificativ și negativ asupra succesului organizațiilor din Portugalia și a muncii lor în întreaga Europă și nici o organizație nu își poate permite acest lucru, mai ales într-o perioadă în care promovarea activității sociale este atât de critică.

Potrivit Chestionarului Provocările competențelor digitale în organizațiile de tineret din Portugalia (2018), care a fost dezvoltat de Mobility Friends, și a vizat doar ONG-urile portugheze, cu scopul de a descoperi cele mai mari provocări în utilizarea TIC și a instrumentelor digitale în activitatea comunitară, acestea sunt, în principal, lipsa resurselor umane calificate (65,22%), lipsa unui program național de finanțare TIC pentru ONG-uri (43,48%) și a unei culturi care are încă trebuie să se schimbe (26,09%).

Mai mult, din sondaj a apărut că există mai multe bariere cu care se confruntă organizațiile nonprofit în progresul

digital. Lipsa competențelor (60,87%) și finanțarea (56,52%) sunt cele mai mari bariere. Alți 34,78% din cei care au răspuns au declarat că organizația lor se confruntă cu alte provocări care sunt văzute ca o prioritate mai mare decât cea digitală. Lipsa infrastructurii potrivite, dar și cultura greșită și lipsa de încredere și agilitate față de digital trag organizațiile înapoi.

Care sunt cele mai mari obstacole în calea utilizării

eficiente a tehnologiilor digitale de către

organizația dvs.?

21

În concluzie, principalele provocări pentru organizațiile nonprofit din Portugalia, conform raportului sondajului realizat de Mobility friends, sunt următoarele:

‣ Abilitățile (60.87%) și finanțarea (56.52%) reprezintă cele mai mari obstacole pentru organizații.

‣ Distragerea este, de asemenea, o problemă importantă: 34,78% din organizații se confruntă cu alte provocări, iar digitalul nu este pe lista priorităților.

‣ Mai mult de două treimi din organizații (65.22%) consideră că lipsa de resurse umane calificate este o provocare.

‣ 43.48% spun că nu au programe TIC pentru ONG-uri finanțate de stat.

‣ 26.09% spun că nu sunt suficient de agili și că trebuie să se schimbe cultura noastră.

‣ 21.74% văd principala provocare venitul ridicat al personalului ONG care are competențe în domeniul TIC.

‣ Ultima provocare dintre cele mai frecvent întâlnite de

17,39% dintre respondenți este dificultatea de a rămâne la curent cu utilizarea de către tineri a instrumentelor digitale care se schimbă rapid.

Din păcate, rezultatele anchetei sunt îngrijorătoare. Există o ironie teribilă în a vedea digitalul ca o distragere a atenției, mai degrabă decât o soluție potențială la problemele cu care se confruntă organizațiile de tineret.

Care sunt cele mai mari provocări pentru organizație, în

ceea ce privește sporirea utilizării digitale?

22

În timp ce rezultatele sondajului sunt sumbre, există și o notă pozitivă: o oportunitate clară pentru non-profiturile portugheze de a începe transformarea digitală. Această transformare trebuie să fie condusă de pers

onalul organizației și de voluntari pentru o viziune precisă asupra locului în care digitalul i-ar putea conduce. Dacă personalul organizațiilor și lucrătorii de tineret nu încep să stăpânească dezvoltarea abilităților lor digitale, mai mult de jumătate din organizațiile care au răspuns sunt îngrijorate că vor deveni irelevante, vor diminua contactul cu tinerii și vor pierde teren în comunitatea locală.

23

✓ Portugal INCoDe.2030

În Portugalia există un decalaj considerabil de competențe în sectorul TIC, având în vedere nivelul ridicat al șomajului, în special în rândul tinerei generații, precum și numărul mare de întreprinderi care nu utilizează TIC (limitând astfel dezvoltarea economiei digitale la nivel național).

În acest context, prin intermediul Programului național de reformă, guvernul portughez a stabilit un set de obiective, și anume includerea și alfabetizarea digitală, accesul fizic și cognitiv la serviciile publice digitale pentru întreaga populație, promovarea capacității analitice pentru societate și economie în contextul volumelor mari de date, producția și difuzarea informațiilor, confidențialitatea și securitatea, utilizarea informațiilor, comunicațiilor și tehnologiilor electronice în procesul de învățare de-a lungul vieții și, în sfârșit, activitățile de cercetare și dezvoltare (C&D) care vizează crearea de cunoștințe noi și

forme avansate de tehnici de calcul științifice. Scopul inițiativei naționale privind competențele digitale, Portugalia INCoDe.2030, este de a poziționa Portugalia în fruntea competențelor digitale europene.

Inițiativa Portugalia INCoDe.2030 a propus o gamă largă de măsuri care vor mobiliza diferitele organisme guvernamentale. Aceste măsuri ar trebui să funcționeze alături de inițiativele societății civile care au scopuri similare, cum ar fi sectorul nonprofit. Aceste măsuri sunt structurate în jurul a cinci axe principale sau cursuri de acțiune.

2.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret

24

‣ Axa 01 INCLUZIUNEA: Asigurarea că întreaga populație are acces egal la tehnologiile digitale pentru a obține informații, a comunica și a interacționa cu ceilalți.

Având în vedere creșterea digitalizării lumii de astăzi - de la educație la industrie, de la divertisment la viață socială, de la orașe la ferme, de la medicină la mediu - este esențial ca populația portugheză să aibă competențele și mijloacele de a folosi tehnologiile digitale. Cu toate acestea, pentru a realiza acest lucru, există numeroase obstacole și limitări care trebuie depășite pentru mulți cetățeni, mai ales cei care au părăsit deja educația formală și nu sunt incluși în formarea profesională. Astfel, pentru a asigura un nivel de corectitudine și coeziune socială care va duce la o dezvoltare echilibrată și durabilă, este esențial să sensibil izăm populaț ia cu privire la importanța competențelor digitale, în special prin crearea de centre de resurse și de conținut și campanii de instruire a utilizatorilor. Acest lucru trebuie făcut în același timp asigurând coeziunea teritorială, ținând seama de necesitatea de a consolida utilizarea serviciilor de internet în bandă largă. Pentru a atinge aceste obiective, este esențial să se consolideze egalitatea de gen în ceea ce privește accesul la competențele digitale și dezvoltarea

acestora precum și să se promoveze abordările regionale, îndepărtând inegalitatea care există încă în Portugalia.

‣ Axa 02 EDUCAȚIA: Asigurarea educației populației mai tinere prin stimularea și consolidarea alfabetizării digitale și a competențelor digitale la toate nivelurile de învățământ și ca parte a învățării pe tot parcursul vieții.

Pregătirea cetățenilor, acum și pentru viitor, presupune dezvoltarea de competențe care depășesc simpla coexistență cu tehnologiile digitale; este vorba și de a ajuta oameni i să -ș i îmbună tățească în țelegerea pr in achiziționarea timpurie de cunoștințe la nivelul unui ut i l izator frecvent. Aceasta implică dezvoltarea raționamentelor logice, a activităților de colaborare și a proiectelor și, în multe cazuri, a competențelor de dezvoltare (programare). Prin urmare, este esențial ca noua generație să fie dotată cu aceste competențe prin sisteme educaționale și de formare profesională permanente și coordonate. Această sarcină include revizuirea conținutului programelor și a proceselor de predare, dezvoltarea de resurse didactice și educaționale digitale, asigurarea unei infrastructuri tehnologice adecvate, promovarea formării cadrelor didactice și a formatorilor și asigurarea instruirii

25

pe tot parcursul vieții. Pentru a atinge aceste obiective, este esențial să se integreze pe deplin competențele și resursele digitale în procesul de predare.

‣ Axa 03 CALIFICAREA: Capacitarea populației active, oferindu-le cunoștințele de care au nevoie pentru a deveni o parte a pieței muncii care se bazează în mare măsură pe competențele digitale.

Nevoia de competențe TIC pe piața muncii a crescut foarte mult; și, în ciuda ratelor încă ridicate ale șomajului, în special a șomajului în rândul tinerilor, răspunsul la aceste nevoi nu a fost suficient. Disparitățile dintre nevoile pieței muncii și disponibilitatea profesioniștilor calificați necesită o intervenție cu multe fațete pentru a consolida formarea în domeniul TIC, în special pentru a răspunde provocărilor dificile ale digitalizării progresive a activităților și industriei (de exemplu "Industria 4.0"). Astfel, în viitorul imediat, este o prioritate instruirea tehnicienilor de nivel intermediar în domenii bine definite, care vizează sectoare economice specifice. Aceste sectoare trebuie să fie implicate în acest proces, prin crearea unei rețele de academii și laboratoare digitale, furnizarea de stagii de practică și crearea de spații pentru formare comună/ colaborativă. În același timp, recalificarea profesională în competențele digitale nu

trebuie neglijată. Există nevoia de pregătire TIC intensă și avansată pentru profesori și educatori, indiferent dacă educația are ca finalitate o certificare academică sau nu, atât pentru sectoarele economice, cât și pentru sectoarele culturale și administrația publică în general.

‣ Axa 04 SPECIALIZAREA: Promovarea specializării în tehnologiile și aplicațiile digitale pentru a îmbunătăți capacitatea de angajare și pentru a crea o valoare adăugată mai mare în economie.

Deși cererea pentru profesioniștii cu competențe digitale este o realitate în fiecare sector de activitate de astăzi, în Uniunea Europeană, mai mult de jumătate dintre profesioniștii cu competențe digitale lucrează deja în sectoarele TIC. În plus, apar noi piețe și produse în domenii care, până de curând, nu păreau să aibă nevoie de astfel de competențe. Acest lucru este valabil în domeniul sănătății, al agriculturii, al pescuitului, al industriei, al energiei, al orașelor, al mobilității și transportului, al managementului de mediu și al resurselor de apă, al securității publice și al apărării, al construcțiilor, al turismului și al industriei creative, etc. În acest context, este importantă îmbunătățirea domeniului învățământului superior la toate nivelurile, de la cursuri tehnice scurte

26

(TeSP) la ciclurile 1 și 2 Bologna, precum și programe postuniversitare în domeniile prioritare ale acestei inițiative, cu accent pe cooperarea între instituțiile de învățământ superior, unitățile de cercetare și companii în dezvoltarea și formarea acestora, consolidând în același timp procedurile educaționale active care includ formarea la locul de muncă. De asemenea, este important să se lanseze o rețea de laboratoare de inovare digitală și să se asigure că formarea specializată este o prioritate națională, consolidând formarea actuală oferită prin TeSP, programe universitare și de masterat și studii postuniversitare; intensificarea programelor de formare avansată pe tot parcursul vieții profesionale și încurajarea specializării în sectoare cheie pentru Portugalia.

‣ Axa 05 CERCETAREA: Asigurarea condițiilor pentru producerea de noi cunoștințe și participarea activă la rețelele și programele internaționale de C&D.

Inițiativa de a planifica dezvoltarea competențelor digitale până în 2030 urmărește să contribuie la dezvoltarea științei și a tehnologiilor digitale. Reziliența societății noastre și competitivitatea economiei trebuie consolidate printr-un ciclu virtuos, care nu numai că necesită o implicare puternică a societății în producerea de noi cunoștințe, ci și

traducerea acestora în avantaje societale și economice. Astfel, Portugalia trebuie să-și consolideze participarea la producția științifică în toate domeniile cunoașterii, dar mai ales în domenii care implică competențe digitale avansate, cum ar fi manipularea și analizarea volumelor mari de date, biologie computatională și bio-informatică, fotonică, computere avansate în general, computere cognitive și învățare automată, sisteme de securitate cibernetică și sisteme ciber-fizice. În acest context, este important să se promoveze activitatea științifică în patru domenii-cheie majore:

• Infrastructura cibernetică avansată, inclusiv toate domeniile avansate de calcul științific.

• Componentele de calcul și comunicare, inclusiv calculul cuantic, printre alte domenii ale cercetării și dezvoltării.

• Computere și Sisteme de Rețea, inclusiv volume mari de date și cloud computing, printre altele.

• Informație și Sisteme Inteligente, inclusiv inteligența artificială, precum și computerele centrate pe om în raport cu mediile digitale. În acest context, ar trebui să fie clar că promovarea de noi competențe în aceste

27

domenii poate și ar trebui să faciliteze cunoașterea fenomenelor sociale și culturale, printre altele, prin mobilizarea prelucrării datelor într-un mod eficient în toate domeniile cunoașterii, sănătate, cultură și studiul proceselor sociale. Este important să se lucreze pentru accesul pe scară largă la informațiile științifice și să se creeze condiții de cooperare între laboratoare bazate pe o rețea științifică avansată de calcul, precum și promovarea colaborării internaționale, în special prin menținerea programelor care se desfășoară cu universități din SUA și extinderea acestor programe la alte universități și în alte țări.

✓ Coaliția portugheză pentru locuri de muncă digitale

O altă inițiativă importantă privind educația digitală este Coaliția portugheză pentru ocuparea forței de muncă digitale, care este răspunsul Portugaliei la provocarea lansată de Marea Coaliție pentru crearea de joburi bazate pe competențe digitale a Comisiei Europene, un parteneriat multipartit instituit pentru a aborda lipsa

competențelor digitale în Europa și deficitul de 900.000 de profesioniști în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor (TIC) până în 2020. Marea Coaliție pentru locuri de muncă digitale și Coaliția portugheză pentru locuri de muncă digitale vizează combaterea acestui obstacol serios atât în calea redresării, cât și a creșterii economice.

Coordonată de Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT), Coaliția reunește 18 organizații diferite, pentru a crea mecanisme care să asigure formarea tinerilor și recalificarea șomerilor în domeniul TIC, o mai bună conștientizare a oportunităților unice de locuri de muncă în această arie și internaționalizarea sectorului. Coaliția este orientată spre colaborarea dintre sectorul public și cel privat, între comunitățile academice și tehnice, organizațiile neguvernamentale și societatea civilă.

Înființată oficial în aprilie 2015, Coaliția are ca scop pe termen scurt elaborarea unei strategii și a unui plan de acțiune pentru locuri de muncă digitale 2015-2020. Strategia conturează câteva măsuri pentru creșterea ofertei de talente în domeniul TIC și abordează lipsa acestor profesioniști pe piața actuală și viitoare a muncii. Inițiativa implică domenii economice, educaționale și de ocupare a

28

forței de muncă și va include recomandări pentru crearea și/sau articularea instrumentelor de politică națională, a inițiativelor publice și private care ar putea contribui la acoperirea diferenței de 15.000 de locuri de muncă în TIC anticipate pentru Portugalia în 2020, în contextul unei rate de șomaj ridicate, în special a tinerilor și a celor calificați.

Strategia și Planul de acțiune pentru ocuparea forței de muncă digitale concepute de Coaliția portugheză pentru locuri de muncă digitale sunt structurate în jurul a patru priorități:

1. Prima prioritate propune, printre altele, promovarea proceselor de calificare care se concentrează pe calificările inițiale ale tinerilor și pe recalificarea șomerilor, pe baza unui sistem de învățare continuă;

2. A doua prioritate ia în considerare, în special, necesitatea extinderii bazei de resurse umane cu competențele cheie de utilizare a TIC în afaceri și, de asemenea, valorile proceselor de formare în domeniul TIC.

3. A treia prioritate se referă la creșterea gradului de conștientizare a societății portugheze, a oamenilor și a familiilor, a școlilor, a universităților și a

politehnicilor, a companiilor și a Guvernului pentru explorarea potențialului abilităților TIC, precum și a necesității de a moderniza continuu și sistematic învățarea și, în special, capacitatea de angajare în domeniul TIC;

4. A patra prioritate investește în atragerea de investiții, printre altele, prin calificarea resurselor umane, a parteneriatelor între companii și universități și/sau centre tehnologice sau prin nivelul ridicat de infrastructură din Portugalia.

29

În acest paragraf vor fi prezentate două instrumente digitale principale folosite pentru gestionarea voluntarilor de organizația Mobility Friends, care are un personal de 28 de angajați și pot conta pe mai mult de 30 de voluntari.

✓ Slack: Din 2015, Mobility Friends folosesc Slack pentru comunicare și proiectele la care lucrează cu voluntarii săi. Slack este numele unui instrument de comunicare online care permite grupurilor de oameni să-și trimită mesaje unul la altuia. Poate fi folosit pe un computer sau pe mobil cu aplicații.

Lucrătorii și voluntarii de la Mobility Friends utilizează aplicația Slack pentru mesagerie și spațiul de lucru partajat pe bază de cloud. Într-adevăr, în programul Mobility Friends fiecare proiect are o altă echipă Slack (de exemplu echipa eSkills Volunteers Slack) în care fiecare membru al echipei poate trimite și primi mesaje altor membri. Toate mesajele care sunt trimise sunt de obicei organizate pe teme și este posibil să etichetați persoanele astfel încât să vadă că le-ați menționat. De asemenea, este posibil să încărcați fișiere, cum ar fi

documente sau imagini. Cu siguranță, Slack este foarte util pentru munca voluntară online:

‣ V o l u n t a r i i ș i personalul plătit pot

lucra de la distanță.

‣ Voluntarii pot l u c r a î n z i l e d i f e r i t e ș i n u t r e b u i e s ă

interacționeze în persoană.

‣ Slack poate găzdui chat-ul în timp real, și la rândul său promovează angajarea în timp real a voluntarilor.

‣ Voluntarii pot partaja fișierele și toate comunicările legate de un proiect specific, ce rămân într-un singur loc.

2.4. Bune practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru managementul voluntarilor

30

✓Doodle: Din 2016, Mobility Friends folosește Doodle. Doodle oferă o modalitate simplă de a decide cu privire la date, locuri și multe altele. Este folosit de orice grup care are nevoie de găsirea unei date care să funcționeze pentru majoritate, ceea ce este deosebit de relevant în sfera voluntarilor. În Mobility Friends Doodle este folosit în principal pentru a planifica întâlniri de instruire și organizare săptămânală. Managerul voluntarilor creează pur și simplu un eveniment gratuit și trimite un link prin e-mail către voluntari, care pot alege cel mai bun timp care i-ar putea ajuta. De când Mobility Friends folosește Doodle, nu mai există mai multe schimburi de e-mail înainte și înapoi cu un grup de voluntari doar pentru a programa o întâlnire și a fost salvată o mulțime de timp. Acest instrument de programare online poate fi utilizat rapid și ușor pentru a găsi o dată și o oră pentru a vă întâlni cu mai mulți oameni. Mai întâi, o persoană ar trebui să sugereze datele și orele evenimentului, astfel încât participanții să aleagă, apoi Doodle creează un calendar de vot care poate fi trimis participanților pentru feedback. Odată ce toată lumea a răspuns, managerul de voluntari poate alege ziua și ora care au funcționat cel mai bine pentru toată lumea și poate trimite calendarul invitației.

31

Mass-media digitale și noile tehnologii sunt acum integrate în cultura tineretului. Tinerii nu percep lumile lor online și offline ca entități separate și locuiesc în mod fluid ambele lumi simultan. Din acest motiv, activitatea digitală a tinerilor necesită o întreagă organizație pornind de la gestionarea eficientă a personalului ONG și a voluntarilor prin instrumente digitale, abordare integrată și care nu trebuie considerată un serviciu specializat sau o zonă de nișă.

Urmând câteva recomandări naționale pentru promovarea utilizării mijloacelor media digitale în activitatea de tineret, pentru managementul voluntarilor:

✓ Organizațiile de tineret trebuie să investească în dezvoltarea unei infrastructuri care să sprijine utilizarea instrumentelor online și a mijloacelor media digitale în interiorul organizației.

✓ Atunci când se utilizează medii digitale, ar trebui să se acorde mai multă atenție nu numai mediului în sine și abordării de comunicare, ci și conținuturilor și activităților legate de mediile digitale.

✓ Dezvoltarea utilizării mijloacelor media digitale necesită o planificare strategică. O parte esențială a planificării la nivel strategic implică identificarea diverșilor factori care afectează activitățile de muncă ale tinerilor și dezvoltarea acestora într-un mod cuprinzător. Utilizarea mijloacelor media digitale trebuie să fie orientată spre țintă, iar lucrătorii de tineret trebuie să aibă resurse și competențe suficiente pentru a-și desfășura activitatea.

✓ Guvernul portughez ar trebui să elaboreze un plan național digital pentru sectorul tineretului.

✓ C r e a r e a d e că t r e a u t o r i tă ț i l e p u b l i c e a oportunităților naționale de networking și de informare pentru lucrătorii de tineret, incluzând evenimente anuale și regionale.

✓ Stabilirea de către guvernul național a unei unități de sprijinire TIC pentru sectorul de lucru cu tinerii.

2.5. Recomandări adresate diferitelor părți interesate

32

În acest capitol, vom explora sectorul non-profit din România din două perspective: managementul voluntarilor și utilizarea instrumentelor digitale. Ambele problematici vin cu o serie de provocări, având în vedere că se află într-o continuă dezvoltare, iar printr-o abordare transversală, lucrurile devin și mai interesante.

După o descriere a pilonilor principali ai voluntariatul în rândul tinerilor din România și a contextului integrării noilor media în activitatea ONG-urilor și a modului de viață al tinerilor, vom prezenta principalele provocări pe care trebuie să le abordăm în legătură cu aceste chestiuni, vom împărtăși bune practici în domeniu și vom oferi recomandări părților interesate pentru a-și îmbunătăți

procesul de abordare a problematicilor complexe pe această temă.

Deși ne construim analiza pe o bază comună și ne confruntăm cu probleme similare din alte țări, considerăm că înțelegerea realității românești poate adăuga valoare eforturilor europene și globale de creștere a calității activităților de tineret în general și a voluntariatului în particular, prin integrarea instrumentelor digitale, precum și de promovare a participării active și de încurajare a dezvoltării competențelor digitale în rândul tinerilor.

Capitolul 3Abordarea românească

1.1. Rezumatul capitolului

33

Deși actualul sector nonprofit din România a evoluat vizibil de-a lungul anilor, el este încă într-un proces de construcție. ONG-urile doresc să își îmbunătățească performanțele și eficiența și își proiectează majoritatea activităților în jurul conceptului de voluntariat.

Autoritatea responsabilă de promovarea voluntariatului în rândul tinerilor din România este Ministerul Tineretului și Sportului. În domeniul tineretului, voluntariatul este una dintre principalele direcții ale Strategiei Naționale pentru Tineret 2015-2020. Obiectivele specifice privind această chestiune sunt: creșterea participării active a tinerilor în comunitate, creșterea implicării tinerilor în viața politică, crearea unui mediu favorabil pentru voluntariat în România, îmbunătățirea sistemului de atestare și recunoașterea publică a voluntariatului și sensibilizarea publicului cu privire la importanța implicării în activitățile de voluntariat.

Cu toate acestea, nu există niciun program național pentru voluntariatul tinerilor dezvoltat în România și nici un buget specific alocat la nivel central pentru voluntariat în rândul tinerilor, cu vârsta între 14-35 de ani, așa cum se definește

tânărul prin Legea nr.350 din 21/07/2006. Voluntariatul în România este reglementat de Legea nr.78 din 24/06/2014, care stabilește cadrul general al acestor activități, concentrându-se în special pe drepturile și obligațiile voluntarilor și ale organizațiilor nonguvernamentale sau ale instituțiilor publice gazdă, subliniind necesitatea un tratament corect, asigurarea siguranței și un contract de voluntariat, care este prevăzut să fie semnat de orice voluntar cu vârsta de peste 15 ani sau de tutorele său legal, dacă are vârsta sub 15 ani.

Deși activitățile de voluntariat sunt destul de greu de numărat, diferite statistici arată un progres inconstant și

3.2. Provocările ONG-urilor din România

34

totuși vizibil în numărul de persoane implicate în ultimii ani în aceste evenimente din România. Conform datelor Eurobarometrului din 2010, România avea aproximativ 4,4 milioane de voluntari, ceea ce reprezintă aproximativ 20% din populație.

În 2011, Anul european al voluntariatului, studiul Volunteering and Intergenerational Solidarity, realizat de TNS Opinion & Social la solicitarea Parlamentului European și coordonată de Direcția Generală pentru Comunicare, arată 14% din populație ca fiind voluntari, majoritatea dintre aceștia, 27%, contribuind la organizațiile religioase, cel mai mare procent din Europa.

De asemenea, conform Barometrului Tinerilor al Ministerului Tineretului și Sportului din România, s-a înregistrat o creștere a implicării în 2016 și în 2014, 30% dintre tineri participând la activități de voluntariat, în comparație cu doar 13% în 2012.

În ceea ce privește programul UE de mobilitate și voluntariat pentru tineret, România participă numai la programul Erasmus+. Potrivit statisticilor Agenției Naționale, au existat un număr de 477 de voluntari români SEV în 2014 și 432 în 2015.

În ceea ce privește noile tehnologii, în 2017 România s-a clasat pe locul cinci în lume pentru viteza fixă de bandă largă a internetului în Ookla's Speedtest Global Index și a doua în Europa după Suedia. Cu toate acestea, potrivit Indexului Economiei și Societății Digitale 2017 (DESI) al Comisiei Europene, România se situează pe locul 28 datorită slabei abilități digitale, rata redusă de utilizare zilnică a instrumentelor digitale și diferențele dintre zonele rurale și cele urbane.

Raportul precizează că "românii beneficiază de acoperirea conexiunilor rapide de bandă largă în zonele urbane, ceea ce se traduce în cea de-a doua cea mai mare pondere a abonamentelor din UE. De asemenea, accelerarea mobilității în bandă largă mobilă se accelerează. Cu toate acestea, rata de digitalizare a economiei, inclusiv pentru serviciile publice, precum și nivelurile de competențe digitale sunt încă scăzute".

Mai mult decât atât, după cum indică Raportul Institutului de Științe ale Educației, a existat o rată îngrijorătoare de 8% dintre tinerii români cu vârsta cuprinsă între 16 și 24 de ani, care au declarat în 2015 că nu au folosit niciodată un calculator. În plus, numai 14% dintre cei cu vârsta între 19 și 19 ani din România au efectuat 5 sau 6 sarcini de bază cum

35

ar fi copierea, mutarea sau arhivarea unui fișier, instalarea unui nou dispozitiv etc., activități care indică amploarea competențelor digitale, în timp ce la nivel european media este de 41%. 25% dintre tinerii români nu au realizat niciodată aceste sarcini. Activitatea cea mai răspândită în rândul persoanelor de 16-19 ani pare să fie utilizarea rețelelor sociale precum Facebook și Twitter, peste 9 din 10 tineri români (92%) pretinzând că au accesat o rețea socială în ultimele trei luni, procentul fiind aproape de media europeană. Cu toate acestea, există o diferență enormă între tinerii români și cei europeni în cazul activităților desfășurate pe Internet: două treimi dintre europeni și doar o treime dintre români caută informații despre bunuri și servicii, peste 70% dintre europeni și puțin sub 40 % dintre români spun că folosesc pagini wiki pentru a căuta informații.

În plus, cercetarea HaSpe, coordonată de GEYC în 2016, arată că 54% dintre tinerii români au fost victime ale discursului urii în mediul digital cel puțin o dată și 25% au inițiat astfel de acțiuni. De asemenea, când se confruntă cu discursul urii, 46% dintre aceștia nu fac nimic, iar alți 20% răspund cu același tip de discurs.

Nu în ultimul rând, conform unui studiu realizat de

Microsoft Corp., începând cu anul 2000, când a început revoluția mobilă, intervalul de atenție mediu a scăzut de la 12 secunde până la opt secunde, subliniind efectele unui stil de viață din ce în ce mai digitalizat asupra creierului.

În acest context complex, provocările cu care se confruntă ONG-urile românești în ceea ce privește utilizarea instrumentelor digitale pentru gestionarea voluntarilor cuprind:

‣ Incluziunea: A ajunge la tinerii din zonele urbane și rurale, precum și la cei aflați în afara sistemelor de educație, formare și ocupare profesională (NEET) se dovedește a fi o sarcină destul de dificilă dacă se utilizează instrumente digitale. În mediul virtual, ONG-urile din România se pot adresa în special tinerilor ce locuiesc în mediul urban, înscriși într-o formă de educație/ formare sau angajați.

36

‣ Performanța: Deși nativi digitali, tinerii nu se simt întotdeauna confortabil să răspundă corect unor sarcinilor de bază. Implicarea acestora în situații virtuale complexe, care necesită abilități digitale mai dezvoltate, i-ar putea face să renunțe la implicarea lor online.

‣ Apelul la acțiune: Angajarea tinerilor pentru a acționa online (de exemplu, crearea unui profil, citirea articolelor, înregistrarea ca voluntari, participarea la seminarii, completarea unui sondaj, răspunsul la sondaje, participarea la o comunitate, scrierea unor comentarii relevante etc.) este dificilă, întrucât ei caută în primul rând divertisment și implicarea lor se rezumă la a aprecia și/ sau partaja un conținut, fără însă a acorda atenție tuturor detaliilor sale. În plus, tinerii nu consideră că verificarea e-mailului sau răspunsul la mesaje este o responsabilitate zilnică sau cel puțin săptămânală.

‣ Constanța: A ne baza pe un program fix de comunicare online cu tinerii este, de asemenea, dificil, deoarece prezența lor online fluctuează în ceea ce privește timpul petrecut și activitățile desfășurate. De asemenea, atenția lor este atrasă de mai multe date simultan și nu filtrează întotdeauna

stimuli irelevanți, astfel încât devin mai ușor distrași de noile media și își pierd rapid concentrarea.

‣ Siguranța: Asigurarea că doar informațiile corecte sunt dezvăluite online de către tineri și drepturile omului sunt respectate în spațiul virtual este adesea extrem de greu. Tinerii sunt expuși amenințărilor online și, adesea, nu știu cum să reacționeze sau, mai rău, devin ei înșiși agresori.

37

Cu toate că provocările legate de gestionarea online a tinerilor voluntari există și nu sunt simple, diversitatea și inovația noilor instrumente media devin o oportunitate pentru ONG-uri de a le rezolva. Astfel, există mai multe instrumente prin care se pot aborda cu succes problemele identificate în secțiunea anterioară și sunt utilizate în general de organizațiile românești sau introduse ca bune practici de către unele dintre acestea. Alegerile noastre de top sunt:

✓ Formularele Google devin un instrument digital utilizat frecvent pentru a colecta informații de la voluntari, în special pentru etapa de înregistrare, dar și pentru faza de monitorizare și evaluare. Colectarea de CV-uri și formulare de înscriere prin e-mail a venit cu dificultăți atât pentru recrutor, cât și pentru solicitant, deoarece procesul a fost destul de lung, documentele au fost greu de creat și de multe ori tinerii au renunțat înainte de a începe, au venit în diferite formate, dimensiuni și pe variate adrese de e-mail, trebuiau să fie descărcate și grupate. Datorită

f o r m u l a r e l o r G o o g l e , o r g a n i z a ț i i l e nonguvernamentale adună mai rapid mai multe informații, gestionează și analizează datele chiar în foile de calcul, fără costuri suplimentare. Dacă se păstrează chestionarul simplu, dar relevant (cu întrebări scurte și clare, cu multiple alegeri) și se estimează timpul necesar pentru completarea acestuia, se pot obține rezultate mai bune de angajare a tinerilor într-un dialog.

✓ Grupurile private de Facebook sunt utilizate în general de ONG-urile românești pentru a comunica cu voluntarii pentru un anumit proiect. Grupurile secrete se potrivesc cel mai bine pentru că asigură protecția datelor și pentru că încurajează încrederea în cadrul echipei, deoarece acestea nu pot fi căutate

3.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret

38

prin intermediul Facebook, membrii trebuie invitați sau adăugați de un alt membru sau de administrator, în funcție de setările grupului și numai ei pot vedea numele grupului, cine este în grup, descrierea și etichetele grupului sau pot primi notificări despre grup. Cu toate acestea, este nevoie de un moderator al grupului pentru a stimula în mod constant motivația membrilor, a se asigura că toate postările sunt relevante, precum și pentru a gestiona conflictele în cazul în care acestea apar. De fapt, ei ajută la construirea unei comunități online.

ONG-urile din România preferă acest instrument digital gratuit, deoarece tinerii se pot găsi în cea mai mare parte pe rețelele sociale, iar Facebook este acum una dintre preferatele lor, oferă un spațiu sigur pentru tineri pentru a pune întrebări și a construi relații puternice, precum și a deveni mai atașați de cauza pentru care sunt voluntari. Este, de asemenea, utilizat de ONG-uri care adună voluntari din diferite regiuni ale comunității lor și cu diferite orare, care contribuie de la distanță.

✓ Platformele de potrivire (ex.: DeBunavoie, Harta Voluntariatului, Voluntaria, evoluntar) au apărut destul

de recent în sectorul nonprofit din România pentru a conecta oamenii care doresc să se ofere voluntari cu ONG-urile care pot oferi astfel de oportunități. Acestea filtrează proiectele în funcție de diferite criterii, cum ar fi regiunea în care se desfășoară, tema activităților, durata, competențele necesare-, oferind caracter ist ic i speci f ice de management a l voluntariatului, cum ar fi: deschiderea unui apel pentru voluntari, examinarea și selectarea profilurilor, recenzarea proiectelor și a contribuțiilor voluntarilor, solicitarea/oferirea de recomandări, emiterea de contracte de voluntariat. ONG-urile au posibilitatea de a încorpora anunțul pe paginile lor de internet și de a-și promova oportunitățile de voluntariat.

Oricum, eficiența acestor platforme depinde de constanța ambelor categorii de utilizatori, voluntari și ONG-uri, și de creșterea permanentă a numărului de membri. Din păcate, multe dintre ele deja nu mai sunt actualizate și oamenii își pierd interesul de a le folosi.

39

Odată ce încep să se dezvolte, ONG-urile din România caută soluții inovatoare care să fie integrate în gestionarea voluntarilor. Unele dintre ele rămân în categoria încercare-eroare, altele devin bune practici, cum sunt și următoarele:

✓ Comunitatea GEYC este o platformă de partajare și comunicare între membrii săi, care pot avea acces la oportunități exclusive de învățare, inițiate de GEYC. Membrii inactivi pentru mai mult de 6 luni vor părăsi automat grupul. Deoarece a ajuns la 2500 de membri, comunitatea este închisă, dar are zile speciale de deschidere (de exemplu: aniversarea

ONG-ului), când membrii pot invita și recomanda un prieten să se alăture. Grupul este moderat de o mică echipă de manageri comunitari și ei conectează tinerii cu conținutul, tinerii cu alți tineri și tinerii cu ONG-ul.

În loc de o listă de reguli, GEYC a creat profilul unui membru perfect, numit "GEYCuleț" ("Micul GEYC"), care oferă adesea sfaturi și trucuri despre modul în care membrii se pot comporta online în grup, cum pot fi activi și lucra împreună pentru a crea o schimbare pozitivă în comunitatea lor sau ce tipuri de conversații sunt încurajate. În acest fel, membrii încearcă să copieze felul în care acționează acesta și se numesc "GEYCculeți" (pluralul "Micului GEYC"). Această strategie a stimulat sentimentul de apartenență.

3.4. Bune practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru managementul voluntarilor

40

✓ Harta voluntariatului este o rețea online de cartografiere care conectează voluntarii și ONG-urile din România, dezvoltată de Federația VOLUM. Calitatea de membru este gratuită.

ONG-urile pot lansa apeluri de înscriere pentru voluntari, iar voluntarii își pot crea un profil pentru a se înregistra la oportunitățile oferite.

Până în prezent, s-au înregistrat 5079 de voluntari și 461 ONG-uri. Cu toate acestea, această platformă este mai mult pentru tinerii care știu deja că doresc să fie voluntari și își pot căuta singuri proiectele. Platforma oferă 17 domenii și 71 sub-domenii de interes, corelând cererea și oferta de voluntariat din România.

Întrucât certificatul de voluntariat este obligatoriu în temeiul actualei legi, există posibilitatea ca ONG-urile să elibereze acest document direct de pe platformă, cu un număr unic de înregistrare.

41

Având în vedere contextul descris în prima parte a acestui capitol, provocările pe care le-am identificat și bunele practici pe care le-am împărtășit, vom face câteva sugestii pentru a crește eficiența procesului de gestionare a voluntariatului prin utilizarea instrumentelor digitale.

Pentru ONG-uri

✓ Creați o strategie de gestionare a voluntariatului pentru a asigura un proces fără probleme. Nu uitați să includeți proceduri privind selecția și planurile de acțiune ale activităților de voluntariat și să definiți profilurile, rolurile și responsabilitățile persoanelor cheie implicate.

✓ În același mod, adoptați o strategie digitală, clarificând modul în care ONG-ul dumneavoastră se poziționează în raport cu noile tehnologii. Este util să inserați informații despre cum utilizează noile instrumente media, cum

comunică online și cum protejează confidențialitatea datelor.

✓ Îmbunătățirea abilităților de management comunitar ale

coordonatorului de voluntari și creșterea gradului de conștientizare a

acestuia asupra discursului urii online sunt esențiale. Lucrătorul de tineret digital e noua tendință.

✓ Alegerea unor instrumente digitale gratuite pentru gestionarea tinerilor voluntarilor nu echivalează cu o calitate scăzută a muncii dumneavoastră. Modul în care le folosiți, cu toate acestea, ar putea face acest lucru. Există multe resurse online care vă pot ajuta în

lucrul cu tinerii, gratuit. Cheia este a o alege pe cea mai potrivită pentru

strategia dumneavoastră.

✓ Comunicarea cu tinerii voluntari t rebuie să f ie o preocupare

constantă și adaptată preferințelor

3.5. Recomandări adresate diferitelor părți interesate

42

audienței. În epoca digitală, se pare că abilitatea de a rămâne concentrat este o superputere. Mesajele scurte, dar relevante și vizuale pot fi un truc bun.

✓ Nu fi online peste tot, dacă nu este necesar. Nu trebuie să aveți un profil organizațional pe fiecare rețea socială. Alegeți canalele care se potrivesc cel mai bine publicului dumneavoastră.

✓ Combinați activitățile digitale cu cele față în față, astfel încât voluntarii să aibă același sentiment de apartenență față de ambele.

Pentru autorități, instituții publice și companii

✓ Vorbiți direct cu tinerii. D e d i c a ț i o s e c ț i u n e d e comunicare online către tineri pentru a-i angaja într-un dialog.

✓Când vorbim despre ocuparea forței de muncă, lăsați tinerii să afle care sunt abilitățile pe care

le căutați. Astfel, ei își pot alege experiența de voluntariat care le-ar putea oferi cel mai bun context pentru dezvoltarea acestor competențe. Situație de câștig reciproc.

✓ Oferiți recunoașterea experienței tinerilor voluntari, concentrându-vă mai mult asupra abilităților generale sau specifice și-au dezvoltat și mai puțin dacă această experiență nu a fost plătită. La

o analiză mai profundă, ați putea înțelege că a nu avea un avantaj financiar dar a lucra încă pentru o cauză demonstrează perseverența și loialitatea față de valorile umane. Sigur că vreți astfel de oameni în echipa dvs.!

43

Transformarea digitală schimbă piața forței de muncă, iar competențele digitale reprezintă un factor cheie pentru dezvoltarea socio-economică și capacitatea de angajare. ONG-urile spaniole trebuie să se adapteze la programele digitale și să ofere o formare continuă și consolidarea capacităților pe teme relevante și să stimuleze recrutarea de talente digitale. Ei au nevoie de o abordare holistică pentru a accelera călătoria digitală, inclusiv o viziune și inițiative prioritare. Din nefericire, cea mai critică necesitate pentru majoritatea organizațiilor spaniole este dezvoltarea capacităților digitale care să le asigure lucrătorilor de tineret și voluntarilor să exploateze pe deplin potențialul educației digitale și a competențelor digitale și să le ofere posibilități de a preda, de a prezenta și de a inspira. Majoritatea ONG-urilor de tineret depind de voluntari

pentru a-și implementa o parte din activitățile lor, însă, din păcate, managerii de proiect nu atribuie voluntarilor sarcini care necesită abilități de planificare sau management datorită lipsei de competențe digitale. În plus, potrivit raportului "Transformarea digitală a ONG-urilor: concepte, soluții și studii de caz" al Institutului ESADE pentru Inovare Socială în colaborare cu Fundația PwC, în Spania "doar 8% din ONG-uri au o strategie de transformare digitală definită ca atare".

În acest context, vom prezenta în acest capitol provocările ONG-urilor din Spania, unele inițiative digitale care sprijină provocările identificate, bunele practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru gestionarea voluntarilor și recomandări adresate diferitelor părți interesate.

Capitolul 4Abordarea spaniolă

4.1. Rezumatul capitolului

44

Potrivit raportului raportului Transformarea digitală a ONG-urilor: concepte, soluții și studii de caz al Institutului ESADE pentru Inovare Socială în colaborare cu Fundația PwC, astăzi în Spania majoritatea ONG-urilor au abia au început procesul și "doar 8% din ONG-uri au o strategie de transformare digitală definită ca atare".

Acest document a fost prezentat la Madrid, Spania, pe data de 19 ianuarie 2018, în cadrul celei de-a zecea aniversări a Programului de Leadership Social ESADE-PwC și are scopul de a fi un punct de start pentru explorarea provocărilor transformării digitale în organizațiile sociale și impactul acesteia în toate etapele activității lor.

Unele dintre principalele provocări pentru dezvoltarea cu succes a unei strategii de transformare digitală identificate în raport sunt:

‣ A avea talentul necesar și a oferi o pregătire adecvată

‣ Depășirea constrângerilor bugetare

‣ Complexitatea și excedentul de noi tehnologii

‣ Impactul pe termen lung

57% dintre ONG-uri au susținut că au limitări ale personalului, în timp ce 55% au subliniat nevoia de a-și instrui angajații. Potrivit raportului, este recomandabil să se creeze o echipă de lucru specifică pentru a supraveghea mișcarea inițială în domeniul digital (așa cum fac 47% din ONG-uri), deși pe termen mediu și lung ar trebui acționat pentru a integra efortul în întreaga organizație.

Unele dintre principalele provocări identificate de raport în domeniul proceselor interne sunt: disponibilitatea ONG-

4.2. Provocările ONG-urilor din Spania

45

urilor de a-și îmbunătăți fluxurile interne pentru a se angaja într-o transformare digitală; adoptarea schimbărilor culturale; alinierea cu campionii digitali în fiecare departament; oferirea de sprijin pentru simțul urgenței sub forma empatiei din partea conducerii și a formării adecvate a lucrătorilor; desfășurarea unui proces de adaptare și asigurarea faptului că investiț i ile în instrumente tehnologice merg mână în mână cu schimbările culturale din cadrul organizației.

În general, ONG-urile din Spania susțin faptul că instrumentele digitale pot ajuta organizațiile lor să fie mai eficiente, dar există încă multe provocări, deoarece nu toți membrii sunt motivați să le aplice în munca lor și unii dintre ei nu au timp să învețe cum să le pună în practică.

Mai mult, dezvoltarea instrumentelor digitale se schimbă prea repede, iar lucrătorii de tineret/voluntarii nu primesc sprijin tehnic pe termen lung, astfel încât nu s-au putut adapta și actualiza cu tehnologia.

Cu toate acestea, echiparea cetățenilor din toate mediile cu competen țe digitale relevante reprezintă o responsabilitate comună a guvernului, industriei, mediului academic și a persoanelor fizice. ONG-urile trebuie să

implice lucrători de tineret și voluntari, care pot contribui la reducerea acestei probleme majore din lumea de azi, reducând riscul de excludere socială și economică creat de diferența de competențe digitale.

Organizațiile nonguvernamentale trebuie să abiliteze lucrătorii de tineret și voluntarii să exploateze pe deplin potențialul educației digitale și a competențelor digitale și să le ofere posibilități de a preda, de a prezenta și de a inspira.

Deși implicarea voluntarilor necesită resurse și timp, aceasta poate genera recompense enorme pe termen lung. Ele pot permite organizațiilor să ofere mai mult sprijin sau servicii persoanelor care ajută.

Cu toate acestea, capacitarea populației spaniole cu competențe digitale reprezintă o mare provocare pentru sectorul spaniol nonprofit. În conformitate cu Indicele economiei și societății digitale (DESI), “Spania este slabă pe partea cererii, cu niveluri scăzute de competențe digitale și utilizarea internetului; doar 54% dintre spanioli au abilități digitale de bază”.

Deși societatea se îndreaptă spre eliminarea diferențelor în accesul la tehnologiile informației și comunicațiilor (TIC),

46

distanțele considerabile persistă între persoanele cu un nivel educațional mai ridicat și cele cu unul mai puțin înalt, cele sub și cele peste 55 de ani, sau cele cu o situație mai bună sau mai nefavorabilă a ocupării forței de muncă. În plus, viziunea tehnologică deterministă prezintă Internetul

ca o forță inovatoare care are o influență profundă asupra tinerilor. Integrarea instrumentelor digitale în munca lor zilnică și în viața de zi cu zi înseamnă că ambele trebuie reunite.

În prezent, tinerii sunt participanți activi la utilizarea canalelor de media sociale, dar tind să fie consumatori pasivi de informații și creare de conținut media. Ei trebuie să devină creatori și contribuitori activi, să se angajeze în

producerea de conținut și să fie dispuși să împărtășească cultura digitală potrivită.

Nu este surprinzător faptul că utilizarea cea mai frecventă a internetului rămâne în scopuri sociale, iar pentru majoritatea tinerilor internetul este folosit în principal pentru formarea relațiilor și interacțiunea socială cu colegii. În acest context, "dependența" de media sociale poate avea o influență pozitivă dacă o aplicăm sarcinilor zilnice ale ONG-urilor.

Organizațiile non-profit sunt mai sociale decât oricând. Ele folosesc rețelele sociale ca mijloc de diseminare, comunicare cu audiența, partenerii și împărtășirea/ explorarea opiniilor unui grup similar de persoane. În mod clar, ele deschid noi căi de participare la nivel internațional și creează noi oportunități în relația cu mediul socio-economic.

47

În ultimii ani, au apărut numeroase inițiative noi în domeniul educației informale și non-formale, în special în domeniul t ineretului, în care organizaț i i le non-guvernamentale joacă un rol central, fiind pioniere. În următorul paragraf vom prezenta o inițiativă susținută de Comisia Europeană și programe de formare dezvoltate pe teritoriul Spaniei.

✓ Red.es a lansat un apel pentru propuneri de dezvoltare de programe de formare orientate spre industria digitală și destinate tinerilor înscriși în Sistemul național de garanție pentru tineret. Obiectivul apelului este de a dezvolta abilitățile digitale de înaltă calitate ale profesioniștilor din domeniul TIC în toate sectoarele industriale, sprijinind accesul la locurile de muncă care favorizează transformarea digitală a întreprinderilor. Red.es este o întreprindere publică a Ministerului Energiei, Turismului și Agendei Digitale, al cărei rol este de a promova dezvoltarea societății informaționale în Spania. Această inițiativă face parte din strategia Agendei digitale spaniole, care are 106

linii de acțiune structurate în jurul a șase axe, a șasea fiind promovarea incluziunii și alfabetizării digitale și formarea noilor profesioniști în domeniul TIC. Programul beneficiază de un buget de 20 de milioane de euro pentru a subvenționa programele de formare, cu obligația de a angaja minimum 30% dintre stagiari timp de cel puțin șase luni. Formarea poate include subiecte precum volumele mari de date, securitatea informatică, cloud computing, metodologii de inovare, comerțul electronic, programarea tehnologiilor web și mobile și conținutul digital. Organizațiile non-profit și companiile cu experiență în dezvoltarea de proiecte de instruire și ocupare a forței de muncă în domeniul TIC și al economiei digitale sunt, de asemenea, eligibile pentru aceste subvenții. Multe dintre proiectele implementate de Red.es sunt posibile datorită finanțării din partea Uniunii Europene, prin Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) și prin Fondul Social European (FSE).

4.3. Instrumente digitale pentru lucrătorii de tineret

48

✓ Schema de angajare digitală (Empleo Digital) este o inițiativă a Fundației Telefónica destinată tinerilor șomeri în vârstă de 18-35 de ani. Oferă formare gratuită, față în față și online, în tehnologiile cele mai necesare pe piața forței de muncă: dezvoltarea web folosind Java, Liferay sau PHP, dezvoltarea de aplicații mobile, programarea jocurilor video și volumele mari de date. Fundația Telefónica are și un alt proiect interesant care implică o pregătire gratuită, specializată în domeniul ocupării forței de muncă digitale, care este deschisă persoanelor fizice, companiilor și, în special, caută persoane cu vârsta cuprinsă între 18 și 35 de ani care sunt interesate să beneficieze de instruire profesională în domeniul TIC.

✓ Agenda digitală pentru Spania este elaborată de Guvern ca un cadru de referință pentru definirea unei foi de parcurs în ceea ce privește tehnologiile informației și comunicațiilor (TIC) și e-administrația. Obiectivele, liniile de acțiune și planurile stabilite în cadrul acestei agende digitale urmăresc să încurajeze crearea de oportunități de angajare și de creștere economică prin adoptarea inteligentă a tehnologiilor digitale, contribuind astfel la efortul colectiv de

promovare a redresării economice a țării. Agenda digitală pentru Spania este structurată în jurul a șase obiective majore:

‣ Promovarea implementării de rețele și servicii pentru a garanta conectivitatea digitală.

‣ Dezvoltarea economiei digitale pentru creșterea, competitivitatea și internaționalizarea companiilor spaniole.

‣ Îmbunătățirea e-Administrației și adoptarea soluțiilor digitale pentru furnizarea eficientă a serviciilor publice.

‣ Consolidarea încrederii în mediul digital.

‣ Stimularea sistemului C+D+I în tehnologiile informației și comunicațiilor.

‣ Promovarea incluziunii digitale și alfabetizării și formarea noilor profesioniști în domeniul TIC.

‣ Ultimul obiectiv vizează realizarea unei societăți informaționale incluzive, în care cetățenii și profesioniștii se bucură de un nivel înalt de formare pentru a beneficia de utilizarea intensivă a TIC.

49

Conform Raportului european privind progresele înregistrate referitor la Capitalul uman, Spania se situează pe locul 16 printre țările UE și sub media UE. Raportul arată că, în ciuda creșterii numărului de spanioli care intră în mediul online, nivelurile de abilități digitale de bază și avansate rămân sub media UE.

În plus, Ministerul Educației, Culturii și Sportului, în colaborare cu Autoritatea pentru Securitate Socială, a lansat, ca parte a măsurilor de îmbunătățire a potrivirii calificărilor și integrării absolvenților de universități în sectorul de producție, o hartă a capacității de angajare ca instrument de potrivire a ofertei și cererea. Această Hartă a angajabilității și ocupării forței de muncă a absolvenților spanioli a intersectat date înregistrate cu cele ale din Sistemul de securitate socială.

✓ Planul strategic TIC al Spaniei pentru perioada 2015-2020: Programul Planul de transformare digitală pentru administrația generală și agențiile publice (Strategia TIC 2015-2020) urmărește să se asigure că, în viitor, administrația publică va fi accesibilă în mod electronic pentru toți cetățenii ("digitală în mod implicit"). Acest plan a fost conceput ca o continuare a Agendei digitale în vederea accelerării transformării digitale a

sectorului public. Pentru a facilita utilizarea serviciilor online și a le face digitale în mod implicit, au fost instituite două noi instrumente juridice pentru a crea baza legală pentru digitalizarea serviciilor publice.

În ceea ce privește Serviciul public digital, este important să subliniem că acesta este dimensiunea în care Spania este cea mai performantă, iar Spania se situează pe locul 6 printre țările UE în ierarhia Open Data, cu un scor ușor mai mare față de anul trecut, fiind una dintre locațiile cu cea mai mare interacțiune online între autoritățile publice și cetățeni.

50

✓ Coaliția spaniolă pentru locuri de muncă digitale: Coalițiile naționale pentru abilități digitale și locuri de

muncă sunt parteneriate între actorii din domeniu din statele membre care colaborează pentru îmbunătățirea competențelor digitale la nivel național, regional sau local. Coaliția Națională Spaniolă reunește companiile TIC, furnizorii de educație și formare, ministerele educației și ocupării forței de muncă, serviciile publice și private de ocupare a forței de muncă, asociațiile, organizațiile nonprofit și partenerii sociali care dezvoltă măsuri concrete pentru a extinde competențele digitale la toate nivelurile societății. Coaliția Națională Spaniolă

este condusă de Asociația de Electronică, Tehnologia Informației și Comunicațiilor, Telecomunicații și Companiile cu conținut digital (AMETIC).

În general, Coaliția spaniolă abordează nevoia de competențe digitale a patru grupuri largi: abilități digitale pentru toți (dezvoltarea abilităților digitale care să permită tuturor cetățenilor să fie activi în societatea noastră digitală); abilități digitale pentru forța de muncă (dezvoltarea abilităților digitale pentru economia digitală, de exemplu, perfecționarea și recalificarea lucrătorilor, persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă, acțiunile privind consilierea și îndrumarea în domeniul carierei); abilități digitale pentru profesioniștii din domeniul TIC (dezvoltarea de competențe digitale pentru profesioniștii din domeniul TIC din toate sectoarele industriale) și competențe digitale în educație (transformarea predării și învățării competențelor digitale, într-o perspectivă a învățării pe tot parcursul vieții, incluzând formarea cadrelor didactice).

51

Cum pot echipele să utilizeze tehnologia pentru a-și îmbunătăți eficiența?

În rândurile următoare vă vom prezenta trei instrumente de m a n a g e m e n t d e p ro i e c t c a re p o t î m b u nă tăț i productivitatea echipei în organizația dumneavoastră.

Eficiența este o parte esențială a unui mediu de lucru productiv, iar studiile arată că, pentru managerii și membrii echipei cu vechime, îmbunătăț irea canalelor de comunicare ar trebui să reprezinte o prioritate pentru organizațiile lor. În zilele noastre, putem găsi o gamă largă de pachete de software pentru managementul proiectelor, care pot oferi voluntarilor/ lucrătorilor de tineret o modalitate de a colabora în proiecte, prin partajarea documentelor, termenelor și actualizărilor de stare. Voluntarii pot colabora cu ușurință în proiecte și, de asemenea, pot ajuta managerii să reducă timpul petrecut pe sarcini administrative inutile.

✓ Asana este o aplicație web și mobilă concepută pentru a ajuta echipele să își urmărească activitatea. A fost fondată

în 2008 de cofondatorul Facebook, Dustin Moskovitz, și de fostul inginer Justin Rosenstein, care au lucrat amândoi la îmbunătățirea productivității angajaților de la Facebook. Asana este o soluție bazată pe cloud și un proiect de management al activităților care permite companiilor și ONG-urilor să gestioneze și să organizeze sarcini și proiecte, să comunice și să colaboreze. Este util pentru echipe și companii care gestionează mai multe proiecte la un moment dat și poate servi organizații de orice dimensiune. Caracteristicile includ gestionarea sarcinilor, raportarea, notificările automate, un portal pentru clienți, instrumentele de colaborare, tablourile de bord, o aplicație mobilă, gestionarea documentelor și atribuirea sarcinilor.

Asana poate fi accesată prin dispozitive mobile, cum ar fi laptopuri, tablete și telefoane inteligente. Este important să știți că aplicația Asana este gratuită pentru până la 15 utilizatori. Dincolo de această limită, prețul variază în funcție de numărul de utilizatori pe care îl are compania/ ONG-ul. Asana poate fi integrată cu diverse aplicații cum

4.4. Bune practici de utilizare a instrumentelor digitale pentru managementul voluntarilor

52

ar fi DropBox, Sunrise, HipChat, Slack, Box și Google Drive. Are o limită de 100MB per anexă individuală.

Asana vă poate ajuta în activitate, deoarece aplicația este foarte ușor de utilizat și poate sprijini voluntarii și lucrătorii de tineret să se adapteze cu ușurință la sarcinile organizației dvs. Aplicația este structurată în trei zone: spațiul de lucru, unde puteți grupa diferite tipuri de proiecte, proiectul, unde toate sarcinile sunt listate, grupate, etichetate și prioritizate, și sarcinile, partea în care voluntarii pot găsi informații specifice despre o anumită sarcină, cum ar fi datele scadente, etichetarea, atribuirea responsabilităților, notele, comentariile, sub-sarcinile și multe altele.

Dacă încă vă întrebați încă de ce să utilizați Asana, vă oferim trei motive în plus:

‣ Îmbunătățirea managementului general: cu Asana este foarte ușor să gestionați multiple proiecte, sarcini și sub-sarcini. Liderii de echipă au tendința de a atribui sarcini sau proiecte echipei lor prin e-mailuri, dar, din nefericire, acest lucru poate duce la numeroase probleme legate de lipsa comunicării, dificultatea de a progresa cu o sarcină, de a continua mai multe proiecte simultan etc. Cercetările au arătat că 14% dintr-o săptămână medie de lucru este dedicat comunicării și colaborării cu membrii echipei interne, iar o mare parte din acest timp este ocupată de trimiterea și primirea de e-mailuri. Cu toate acestea, 96% dintre lucrători spun că e-mailurile inutile le pierd timpul și că este nevoie de o mai bună comunicare. Cu Asana, comentariile sunt centralizate și înregistrate pe o pagină a unei sarcini, împreună cu alte meta date, cum ar fi momentul creării sarcinii, momentul când a fost atribuită, cine gestionează sarcina, termenul limită și alte informații. Acest lucru oferă posibilitatea voluntarilor și lucrătorilor de tineret să se adapteze mai repede și să ajute liderul echipei

53

să-și gestioneze obiectivele multiple și membrii echipei.

‣ Îmbunătățirea eficienței muncii: Prioritizarea și organizarea sarcinilor pe Asana este, de asemenea, foarte ușoară. Puteți face acest lucru mutând poziționarea pe listă, revizuirea termenelor limită și schimbarea clasei de sarcini (de ex. Astăzi, viitoare, ulterior). Asociația PROJUVEN găsește foarte utile toate caracteristicile Asana, mai ales atunci când acestea ne permit să vizualizăm gama noastră de proiecte și să revizuim în mod fluid obiectivele pe măsură ce schimbările de context sau mai multe informații devin disponibile.

‣ Sporirea colaborării: Asa cum am menționat mai sus, Asana vă oferă posibilitatea de a invita oamenii să se alăture spațiilor de lucru, unde sunt situate proiectele și sarcinile relevante. Membrii unui spațiu de lucru pot vedea tot conținutul și le puteți atribui unor persoane să urmărească o sarcină, iar voluntarii dvs. pot, de asemenea, să urmărească în mod voluntar o sarcină care le permite să fie informați cu privire la activitățile relevante. În plus, această platformă deschisă le poate permite voluntarilor și lucrătorilor de tineret să

sugereze idei, să clarifice preocupări și să ofere o nouă perspectivă doar cu câteva apăsări de taste. Pentru noi, Asana reprezintă o platformă minunată care facilitează colaborarea și îmbunătățește eficiența și productivitatea echipei.

✓ Trello este unul dintre software-urile preferate de gestionare a sarcinilor pe care PROJUVEN le utilizează în fiecare zi. Interfața sa este complet intuitivă chiar și pentru cei fără abilități digitale. Trello este o aplicație de gestionare a sarcinilor care vă oferă o imagine de ansamblu vizuală a ceea ce se lucrează și cine lucrează la ea. Folosește sistemul Kanban, dezvoltat de Toyota ca un sistem care să mențină nivelurile de producție ridicate și flexibilitatea. Este cel mai bine reprezentat ca o tablă plină cu notițe post-it. Fiecare reprezintă diferite sarcini implicate în proiect.

Trello este un sistem de table, liste și carduri. Acestea creează un sistem care permite persoanelor sau echipelor să urmărească un proiect și să colaboreze sau să contribuie unde pot fi cel mai utile sau unde este cel mai necesar. Tablele Trello servesc în scopuri diferite. Pentru noi, consiliul sunt un proiect în curs de dezvoltare. O tablă are membri specifici care o pot

54

vedea și pot controla crearea și fluxul de carduri între liste. Ei pot adăuga carduri, pot începe conversații pe acestea, pot adăuga anexe și pot crea liste de verificare. Datorită listei, putem împărți o tablă în diferite categorii, reprezentând o etapă de progres (de făcut, în curs sau terminat). Nu în ultimul rând, avem un card care este cea mai elementară și flexibilă parte a sistemului. De obicei, el reprezintă un element specific al unui proiect și, în general, îl folosim pentru a reprezenta o sarcină individuală. Cu toate acestea, deoarece acestea pot include și comentarii și imagini și chiar liste de verificare, ați putea avea sarcina ca un grup global și sarcini individuale incluse în interiorul cardului.

✓ Appear.in este instrumentul webcasting, ce permite echipelor să vorbească prin video, rapid și ușor. Este minunat pentru că nu sunteți obligat să vă conectați sau să vă înregistrați și nu este nevoie să descărcați și să instalați o anumită aplicație sau software. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet stabilă și un browser Web acceptat, cum ar fi Chrome, Firefox sau Opera. Dacă doriți să discutați sau să începeți un videoclip, trebuie doar să creați o cameră de chat și

apoi să distribuiți link-ul către camera dvs. de chat lucrătorilor de tineret/ voluntarilor dvs.. În plus, trebuie să rețineți că fiecare cameră de chat appear.in are un link unic. Pentru a invita alte persoane să se alăture camerei dvs., trebuie să trimiteți sau să partajați linkul camerei dvs. către destinatarii dvs. Deci, de îndată ce fac clic pe link, acestea vor apărea automat pe ecran și invers. În afară de aceasta, puteți de asemenea opta să vă păstrați camera blocată, astfel încât nimeni altcineva să nu se poată alătura conversațiilor dvs. video.

55

Majoritatea ONG-urilor pentru tineret depind de voluntari pentru a-și implementa o parte din activitățile lor, dar, din păcate, managerii de proiect nu le atribuie sarcini care necesită abilități de planificare sau management datorită lipsei de competențe digitale.

Majoritatea voluntarilor se implică în activitățile organizațiilor fără a avea ocazia reală de a se implica mai profund în activitatea de gestionare a organizației. Pe de altă parte, majoritatea ONG-urilor nu au un departament sau o secție specială pentru managementul voluntarilor și, de obicei, voluntarii învață într-un mod informal și, în plus, persoana responsabilă se poate schimba des.

În plus, datele prezentate în raportul de la începutul capitolului (Transformarea digitală a ONG-urilor: concepte, soluții și studii de caz) arată că majoritatea ONG-urilor nu au o cultură orientată digital. În acest sens, organizațiile non-guvernamentale trebuie să devină mai digitale și să furnizeze o formare continuă și consolidarea capacităților pe subiecte relevante și conducând la recrutarea de talente digitale. ONG-urile spaniole au nevoie de o

abordare holistică pentru a accelera călătoria digitală, inclusiv o viziune și inițiative prioritare.

✓ Ar trebui formulată o nouă viziune asupra rolului voluntarilor și a modalităților de integrare adecvată a acestora în cadrul activității reale a ONG-urilor, în special în planificare și luarea deciziilor.

✓ ONG-urile spaniole trebuie să extindă rolurile de voluntariat dincolo de activitățile tradiționale, să includă și activități legate de dezvoltarea digitală. Acestea ar trebui să stabilească platforme cu experiențe personalizate pentru voluntarii și lucrătorii de tineret, adaptate individual la nevoile lor specifice.

4.5. Recomandări adresate diferitelor părți interesate

56

✓ Organizațiile non-guvernamentale trebuie să abiliteze lucrătorii de tineret și voluntarii să exploateze pe deplin potențialul educației digitale și al competențelor digitale și să le ofere posibilități de a instrui, de prezenta și inspira.

✓ ONG-urile spaniole trebuie să înceapă noi parteneriate și colaborări deschise, care să le ajute să genereze noi idei, adăugând valoare activității lor. De asemenea, este nevoie de colaborarea dintre ONG-urile care lucrează în sectorul tineretului pe probleme similare.

✓ Guvernul spaniol ar trebui să ofere asistență tehnică și dezvoltare instituțională pentru ONG-urile de

tineret printr-o serie de cursuri adaptate nevoilor lor. În plus, necesitatea unui plan digital digital pentru sectorul tineretului din Spania este din ce în ce mai importantă pentru capacitarea t ineri lor cu competențele digitale necesare.

✓ Guvernul național ar trebui să stabilească un mod inovator de învățare prin utilizarea metodologiilor tehnologiilor informației și comunicațiilor (TIC) și a colaborării virtuale pentru sectorul spaniol de tineret.

57

Sectorul ONG-urilor se află într-o transformare continuă la nivel mondial, influențată în mare măsură de domeniul digital. În același timp, activitatea de tineret creează o ramură specială prin dezvoltarea de proiecte și sarcini online, iar activitățile de voluntariat se extind, inclusiv prin contribuții virtuale. Activitatea digitală a tinerilor și voluntariatul online câștigă tot mai mulți adepți.

Explorarea realităților italiene, portugheze, românești și spaniole privind utilizarea instrumentelor digitale în lucrul cu tinerii pentru a gestiona voluntarii relevă necesitatea de a spori în continuare alfabetizarea digitală și media atât a lucrătorilor pentru tineret, cât și a tinerilor. Cu toate acestea, eforturile depuse de tinerii lucrători ar trebui să fie aprobate de toți ceilalți actori-cheie, cum ar fi experții în educație, companiile private de IT și autoritățile publice.

În plus, este recomandabil să se sporească gradul de conștientizare cu privire la diversitatea instrumentelor digitale gratuite și a oportunităților de învățare virtuală în

domeniu. Cele mai bune practici și inițiative prezentate în cele patru capitole sunt doar câteva dintre instrumentele digitale care pot fi utilizate de către lucrătorii de tineret pentru a gestiona activitățile de voluntariat. Chiar dacă putem adopta exact aceleași resurse, dorim să încurajăm fiecare ONG să cerceteze și să încerce și altele, în funcție de profilul lor specific. Încadrarea digitalului în eforturile lor zilnice este esențială pentru conectarea la realitatea noastră actuală.

Cu toate acestea, realizările în domeniu pot fi atinse numai dacă sunt susținute proiecte precum eSkills for Volunteers, un parteneriat strategic în domeniul tineretului din cadrul programului Erasmus+, și sunt promovate acțiunile subsecvente. Să ne îmbunătățim prezența și să lucrăm online în mod constant, făcând tot ce e mai bun din oportunitățile digitale!

Concluzii

58

e-volunteers.eu © 2018 Toate drepturile rezervate.