Instrucțiuni de lucru documentate de Serviciul IT&C...1 Accesarea sistemului Sistemul informatic pentru managementul documentelor se accesează la adresa simd.uvt.ro 2 Autentificarea

Telefon: 0256-592.303 Email: [email protected]

Website: http://www.uvt.ro/

MINISTERUL EDUCATIEI NATIONALE - UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIȘOARA

Serviciul IT&C

Bd. Vasile Pârvan, nr. 4, 300223 Timişoara, România Tel: +40-(0)256-592.109 Email: [email protected]

www.it.uvt.ro .

Instrucțiuni de lucru documentate de Serviciul IT&C

1 Accesarea sistemului

Sistemul informatic pentru managementul documentelor se accesează la adresa simd.uvt.ro

2 Autentificarea utilizatorilor

Fiecare utilizator din UVT are creat un cont de acces si utilizare in Sistemul Informatic pentru Managementul Documentelor.

Accesul utilizatorului la aplicatie si date se va face pe baza drepturilor conform funcției pe care acesta o are în structura organizatorică a UVT.

Administrarea utilizatorilor se va face in primul rand conform funcţiei pe care o au in structura organizatorica a UVT (organigrama), apoi in functie de rolurile functionale pe care fiecare le poate avea in cadrul SIMD.

Sistemul permite definirea unei ierarhii a drepturilor de acces şi permite accesul la documente numai pe baza identificării şi autentificării utilizatorilor. Sistemul permite identificarea tuturor utilizatorilor autorizaţi care au efectuat operaţii asupra documentelor, pe parcursul fluxurilor de lucru.

Drepturile de acces se diferentiază pe baza unor roluri si/ sau grupuri si vor acorda acces diferential atat la meniul aplicatiei, cat si la informatiile din bazele de date.

3 Funcționalități

3.1 Gestionarea Registrului unic de Intrări/Ieșiri al UVT

Registrul în care se înregistrează și gestionează toate documentele de intrare, ieșire și interne din cadrul Universității, precum și circulația documentelor.

Fiecare document (intrare, ieșire sau intern) înregistrat în SIMD este înregistrat în Registrul Unic de Intrări/Ieșiri. Pentru fiecare document înregistrat se alocă un număr de înregistrare unic.

Numărului de înregistrare îi este asignat textul RGEN2019, unde RGEN reprezintă acronimul de la Registrul General, și 2019 reprezintă anul curent.

website:%20http://www.uvt.ro/




Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

3.2 Gestionarea Registrul unic de evidenta al fiecărui departament

Pentru fiecare structură definită in SIMD conform organigramei UVT, există definit un Registru unic de evidență al intrărilor și iesirilor. Accesul la acest registru respectă ierarhia drepturilor de acces, implementată conform organigramei UVT.

3.3 Circuitul documentelor

a) Intrarea documentelor in Universitatea de Vest din Timișoara

Documentele pot intra in Universitatea de Vest din Timișoara prin Registratura Generala a UVT, fax si email. Toate documentele se înregistrează in Sistemul Informatic de Management al Documentelor după cum urmează:

I. Documente de intrare Documentele provenite de la externi, depuse la Registratura Generala a UVT

Încadrare Tip document: INTRARE Pasul 1: Înregistrarea documentelor de tip INTRARE în SIMD Registratura UVT introduce în sistem documentul. În urma înregistrării în SIMD, se generează un număr de înregistrare, din Registrul unic de Intrări Ieșiri. Formatul numărului de registratură este nnnn-RGEN2019 (unde nnnn reprezinta numarul, RGEN –acronimul de la Registrul General, 2019 – anul curent) Pasul 2: Registratura UVT listează numărul de înregistrare în format cod de bare și aplică eticheta pe document; Pasul 3: Registratura scanează documentul cu codul de bare aplicat. În urma scanării se realizează conexiunea între documentul scanat (văzut de sistem ca și atașament) și numărul de înregistrare alocat.





Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

Pasul 4: Registratura repartizează prin intermediul sistemului documentul responsabilului. În cazul în care Registratura nu identifică responsabilul pentru operaționalizarea documentului din cadrul departamentului destinatar, documentul va fi atribuit șefului de departament. Ulterior, șeful de departament îl va transmite responsabilului, pentru operaționalizare. În momentul alocării documentului către departamentul responsabil, documentul va primi automat și un număr de înregistrare din Registrul de Evidență al Intrărilor și Ieșirilor aferent departamentului către care a fost alocat. Pasul 5: Registratura generează Borderoul de transmitere al documentelor, din SIMD Pasul 6: În baza borderoului de transmitere al documentelor, Registratura predă documentele în format fizic.

Documente intrate în Universitate prin pe fax Pasul 1: Se înregistrează în Sistemul Informatic de management al documentelor de către Cancelaria Rectorului, sau se trimit pentru înregistrare Registraturii UVT; Pasul 2: Cancelaria Rectorului transmite documentul înregistrat în SIMD, spre rezolvare către un responsabil, și dacă este nevoie se trimite spre înștiințare către unul sau mai mulți destinatari, în funcție de specificul documentului.

Documente intrate pe mail

Idem punctul b.

Cererile studenților sau ale cetățenilor Pasul 1: studenții (sau cetățenii) depun cererile la Registratura UVT Pasul 2: Registratura UVT înregistrează în SIMD documentele de tipul cereri studenți; Pasul 3: Registratura comunică pe loc studentului/cetățeanului numărul de înregistrare al documentului, codul unic de căutare și data înregistrării. Studenții/cetățenii au posibilitatea de a vizualiza pe portalul https://simd.uvt.ro/dm_uvt/portal.nsf statusul și locația cererii până când se finalizează răspunsul la solicitare.


https://simd.uvt.ro/dm_uvt/portal.nsf




Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

Pasul 4: Registratura transmite prin SIMD în format electronic documentele și în baza borderoului de predare primire transmite fizic documentele către destinatarii din cadrul structurile universității. În momentul alocării documentului către departamentul responsabil, documentul

va primi automat un număr de înregistrare din Registrul de Evidență al Intrărilor și Ieșirilor propriu al departamentului către care a fost alocat.

II. Documente de ieșire

Pasul 1: Se înregistrează documentul în SIMD, ca și tip act: IESIRE Pasul 2: Se aplică codul de bare aferent numărului de înregistrare pe documentul de tip IESIRE Pasul 3: Se încarcă în SIMD documentul în format electronic, cu codul de bare aplicat. Pasul 4: Transmiterea Documentului

a) Daca documentul se transmite spre exterior - Se transmite documentul prin SIMD către Registratura - Se transmite documentul fizic și în format .pdf către Registratura - Registratura operează în SIMD statusul documentului cu opțiunile

REZOLVAT/EXPEDIAT

b) Dacă documentul se transmite spre exterior pe mail sau fax Responsabilul cu transmiterea documentului pe mail sau fax va parcurge

următorii pasi: - Înregistrarea documentului în SIMD, folosind tip act: IEȘIRE - Aplică codul de bare pe document - Încarcă documentul cu codul de bare în sistem - Finalizează înregistrarea cu ajutorul operațiilor SALVEAZĂ și EXPEDIAZĂ.

III. Documente interne Încadrare: INTERN Pasul 1: înregistrarea documentului în SIMD





Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

a) Încadrarea documentului în tipul de acte predefinite. Dacă nu se poate încadra în niciun tip de act predefinit, se va aloca o încadrare externă.

b) Se înregistrează documentul în SIMD. În urma înregistrării, documentul va primi un număr unic de înregistrare din Registrul de I/E al UVT. Alocarea numerelor de înregistrare se realizează cronologic, în ordinea înregistrării documentelor.

c) Fiecare document va avea un număr din Registrul de I/E al Registraturii UVT și un număr de urmărire din registrele proprii al fiecărei structuri din Universitate. Formatul numărului de registratură este nnnn-RGEN2019 (unde nnnn reprezintă numărul, RGEN –acronimul de la Registrul General, 2019 – anul curent) Formatul numărului de evidență din registrele proprii ale departamentelor este același, și anume număr-acronim structură-anul curent.

Pasul 2: Aplicarea codului de bare aferent numărului de înregistrare pe document

Se aplică codul de bare aferent numărului de înregistrare pe documentul în format electronic.

Pasul 3: Încărcarea fișierului în format electronic Pasul 4: Semnarea electronică și arhivarea electronică a documentelor 4.1 Document individual

Se accesează fiecare lucrare ce urmează a fi semnată și arhivată; Se bifează pentru semnare fiecare document; Se va primi un cod pe telefon; Se introduce codul primit pe SMS; Se aplica semnatura electronica pe documentul marcat pentru semnare; Documentele se vor salva automat in Arhiva Electronica eArhivare. Langa documentul original va aparea si documentul semnat electronic; Acesta poate fi salvat pentru verificare.

4.2 Set de documente

Se marchează pentru semnare fiecare document; Se accesează tab-ul Marcate pentru semnare; Se va primi un cod pe telefon; Se introduce codul primit pe SMS; Se aplică semnătura electronică pe setul de documente marcate pentru

semnare;





Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

Documentele se vor salva automat in Arhiva Electronica eArhivare. Lângă fiecare document original va apărea si documentul semnat

electronic. Acesta poate fi salvat pentru verificare.

Pasul 5: Transmiterea documentului

a) Documente fără flux predefinit

Documentul poate fi transmis:

- Spre REZOLVARE către un singur utilizator, care va fi menționat ca și RESPONSABIL

- Spre ÎNȘTIINȚARE către unul sau mai mulți utilizatori, care vor fi menționați în secțiunea INȘTIINȚARE

Utilizatorul RESPONSABIL va putea SALVA și ARHIVA/EXPEDIA documentul. Documentele se vor salva si arhiva/expedia doar de către utilizatorul care arhivează/expediază documentul. Utilizatorii care au fost menționați pentru înștiințare au dreptul de a vizualiza documentul și de a opta pentru o rezoluție. Rezoluțiile acordate de aceștia pot fi toate vizualizate de către responsabilul de document. Utilizatorii care au fost menționați pentru înștiințare nu au posibilitatea să execute operațiile de SALVARE/ARHIVARE/EXPEDIERE.





Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

b) Documente cu flux predefinit, conform procedurilor operaționale

Tipul de act cu flux predefinit va avea predefint worflow (ciculația). Pentru această categorie de acte nu se va mai selecta destinatarul din lista utilizatoriilor, ci se va transmite pe flux documentul.

Înregistrarea și transmiterea documentelor în SIMD poate fi exemplificat în formă simplificată conform diagramei de mai jos:

Fluxul documentelor în SIMD

3.4 Delegarea

Sistemul informatic de management al documentelor permite realizarea operației de

DELEGARE.

Delegarea se realizeaza pentru o periodă determinată de timp.

Efectul operației de delegare: utilizatorul delegat are posibilitatea să se autentifice în sistem în

două variante:





Serviciul IT&C


www.it.uvt.ro .

- Cu userul personal

- Cu userul personal, insă cu rolul de delegat.

Autentificarea ca și delegat permite accesul la lucrările utilizatorului care a realizat delegarea.

Toate delegările trebuie aprobate de Administratorul de sistem, ca și măsură de securitate.

3.5 Semnarea digitală a documentelor

Semnarea digitală a documentelor se va face diferențiat, pe nivele ierarhice, conform Organigramei UVT. Vor exista doua tipuri de semnături:

1. Semnătură digitală (semnatura calificata), ce va fi atribuită Conducerii UVT 2. Rezoluțiile alocate în baza opțiunilor din sistem, până la nivelul la care sunt acceptate.

3.6 Arhivarea documentelor

Procesul de arhivare electronică a documentelor se realizează la un furnizor de servicii de arhivare

acreditat prin lege. Acest proces de arhivare la un furnizor acreditat implică aplicarea unor

semnături digitale pe documente, care garantează integritatea și autenticitatea documentelor

respective. O dată emise din arhiva acestui furnizor de servicii, ele au aceeași putere juridică

precum semnătura olografă, ca documentele semnate și ștampilate de mână. Ele sunt documente

autentice, iar în acest fel se elimină complet necesitatea păstrării în copie, pe hârtie.

Documentele semnate electronic vor fi automat arhivate in sistemul de stocare documente,

eArhivare.

Accesul la documentele stocate va fi asigurat în permanență.


Documents

Instrucțiuni de lucru documentate de Serviciul IT&C...1 Accesarea sistemului Sistemul informatic pentru managementul documentelor se accesează la adresa simd.uvt.ro 2 Autentificarea