Installation Planning Guide - Blackbaud ... Installation Planning Guide 102413 2013 Blackbaud, Inc

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Installation Planning Guide - Blackbaud ... Installation Planning Guide 102413 2013 Blackbaud, Inc

  • Blackbaud

    StudentInformationSystem

    Installation Planning Guide

  • 102413

    2013 Blackbaud, Inc. This publication, or any part thereof, may not be reproduced or  transmitted in any form or by any means, electronic, or mechanical, including photocopying,  recording, storage in an information retrieval system, or otherwise, without the prior written  permission of Blackbaud, Inc.

    The information in this manual has been carefully checked and is believed to be accurate.  Blackbaud, Inc., assumes no responsibility for any inaccuracies, errors, or omissions in this  manual. In no event will Blackbaud, Inc., be liable for direct, indirect, special, incidental, or  consequential damages resulting from any defect or omission in this manual, even if advised of  the possibility of damages.

    In the interest of continuing product development, Blackbaud, Inc., reserves the right to make  improvements in this manual and the products it describes at any time, without notice or  obligation.

    All Blackbaud product names appearing herein are trademarks or registered trademarks of  Blackbaud, Inc.

    All other products and company names mentioned herein are trademarks of their respective  holder.

    SIS‐InstallationPlanningGuide‐102413 

  • Contents

    WELCOME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

    Four Keys to a Successful Installation   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2 Blackbaud Solutions and Services  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3

    BLACKBAUD STUDENT INFORMATION SYSTEM  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

    Blackbaud Student Information System Common Features   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10 Admissions Office Features   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18 Registrar’s Office Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20 General Ledger Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25 Accounts Payable Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27 Fixed Assets Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29 Accounts Receivable Features   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30 Cash Receipts Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30 Payroll Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31 Student Billing Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33 Optional Modules and Maintenance Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36

    PRE‐INSTALLATION PLANNING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

    Four Keys to a Successful Installation   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45 School Administration Office Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46 Admissions Office Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48 Registrar’s Office Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49 Setup and Data Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50 Business Office Considerations   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50 Configuring Historic Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  52 General Ledger Setup and Data Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54 Accounts Payable Setup and Data Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  57 Fixed Assets Setup and Data Considerations   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59 Accounts Receivable Setup and Data Considerations   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60 Cash Receipts Setup and Data Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60 Payroll Setup and Data Considerations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60 Student Billing Setup and Data Considerations   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60 Requesting Blackbaud Student Information System   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  61

    INDEX  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

  • 1chapter

    Welcome

    Four Keys to a Successful Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Blackbaud Solutions and Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Data Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 School System Consulting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

    How We Can Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Technical Consulting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Training Solutions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Customer Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

    Contacting Software Support . .