Dématérialiser vos courriers entrants et dossiers dans entrants et dossiers dans

SharePoint 2010

Armando Benzaquen

Senior ECM Consultant

abenzaquen@inge-com.fr

01-40-87-68-89

www,inge-com.fr

Inge-Com 15 rue Charles Paradinas92110 ClichyStd : 01.40.87.16.16

Agenda� Présentation INGE-COM & Software Innovation

� Challenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..)

� Bénéfices pour l'Entreprise de dématérialiser les courriers Entrants

� Présentation de l’offre 360 Case Management

� Démonstration Live

� Questions / Réponses

Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration

de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées.

�� Création en 1988, 60 collaborateurs

� CA consolidé : 8,58 Millions €

� 2 structures

Présentation d’Inge-Com

� Plus de 1000 clients actifs

Pôle Projet & IntégrationPôle SSII

Ingénierie Documentaire

� Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001.

� Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…)

� Compétences SharePoint 2007/2010

� Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs

� Prestations AMOA /AMOE

� Case Management 360

Exemples de projets :Exemples de projets :

�Gestion de Contenu�Dématérialisation de documents (contrats, factures…)�Business Process Management (BPM)�Record Management / Archivage légal, �Archivage Messagerie, Applicatifs…

Quelques Références Inge-Com

Software Innovation in short

� 25th Anniversary

� Focused ISV with a portfolio of standard Case & Document Management systems on the SharePoint and Office platforms

� Strong Technical and Business Alignmentwith Microsoft

� Target Market Segments:

� Public Sector, Government,

�Company Facts

� Public Sector, Government,

Healthcare

� Organizations, Utilities

� Oil & Gas, Construction, Engineering

� Multi-Channel Business Model

� Over 300 employees based out of Norway, Sweden, and Denmark

� R&D in Norway and India

� Owned by Borea Private Equity

� Approx. 50 MEUR in 2009 revenues

Software Innovation international positioning

� Software Innovation has more than 25 years of experience and expertise in the Information Management area

� Software Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Management solutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizations control, manage and share information and documents.

� With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider of vertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint.

� The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly � The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly standard solutions that promote increased productivity, efficient processes and business control for public authorities and private enterprises.

� The company has local operations and a strong partner network across the EMEA

360°°°° Competitive Positioning

� 360° does not compete directly with ECM platforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM, EMC Documentum, or IBM FileNet

� 360° combines document-, records- , case- and relationship management in one single product and is built into a leading ECM & coplatform -Microsoft SharePointMicrosoft SharePoint

� 360° is a “Composite Content Application” that can orchestrate people, process and content based on a framework and vertical configurationsbased on domain expert knowledge

Contact

Case Project

Activity

Custom

Document

Challenges des Entreprises

Slide 9

Quelques chiffres

… a typical organisation spends …

$20 in labor to file one document

$120 in labor to find a misfiled document

$220 in labor to reproduce a lost document

$8 to $15 to courier or overnight a document

Entre 70-90% du contenu est de type non structuré

Environ 200 de croissance par an

Le volume papier continu à augmenter

Slide 10

$8 to $15 to courier or overnight a document

$12,000 per year to maintain one file cabinet with four file drawers

Photocopies a typical document 19 times

Loses 7.5 percent of all documents

Misfiles a remaining 3 percent of all documents

Les volumes eMails connaissent une croissance exponentielle

De plus en plus d’échanges électroniques.

Challenges des Entreprises

Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans l’Entreprise

Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier versus un document électronique :

- Distribution manuelle - Indexation

Au niveau de l’Entreprise :

Problème numéro 1 -- > le papier

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- Indexation- Recherche- Classement - Archivage

Le temps de traitement élevé est un frein à l’amélioration de la qualité de service Client

Nombreux risques liés aux traitements des courriers papiers :

- perte/oubli d’un document- problème de confidentialité

Challenges des Entreprises

� Rends plus difficile la mise en conformité des documents vis à vis des différentes régulations en vigueur (plus facile à gérer au format électronique).

� Difficulté d’accéder aux documents dans un contexte multi-site

Au niveau de l’Entreprise :

Slide 12

� Difficulté d’avoir un vue globale d’un dossier (client, affaire, crédit, contrat ..)

� Duplication du contenu inévitable

� Besoins croissants en espaces de stockage physique,

Challenges des Entreprises

Manque d’efficacité et coût de fonctionnement élevé

Difficulté à fournir un service de qualité et rapide aux différents départements de l’Entreprise

Erreurs de qualification/dispatch du courrier

Au niveau du Service Courrier

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Erreurs de qualification/dispatch du courrier

Difficulté d’accélérer les processus liés au courrier entrant

Nécessite de nombreuses ressources pour préparer les courriers et le capturer efficacement.

Perte d'information ou documents égarés

Mise en œuvre d’une politique de dématérialisation progressive :- Courrier Entrant- Courrier Entrant- Dossiers (Case)- Autres Formulaires

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1 - Dématérialisation de certains dossiers/case

Capture de toutes les informations

du dossier Partenaires externes

Notes du dossier

Tâches

Documents du dossier

Tâches

Traçabilité

Profil du dossier Collaboration

Exemples de cases Entreprises

� Gestion d’une enquête

Fonctionnalités clés :

• Capture d’informations

• Extraction des données

• Gestion des processus métiers

• Gestion de contenu

110103Crédit

SinistreABC2010

Slide 16

� Gestion d’une enquête

� Gestion d’un appel d’offre

� Demande de Prêt Bancaire

� Gestion d’une Plainte

� Gestion d’un incident Technique

• Gestion de contenu

• Conformité et conservation des records

• Collaboration (et workflow ad hoc)

• Gestion des communications clients

2- Dématérialiser le courrier entrant

Parce que tous les documents CRITIQUESde l’Entreprise passent par le Mailroom (les chèques, les contrats, les propositions, les avenants, les factures, …) afin d’être distribués au bon service pour traitement .

Pourquoi la dématérialisation du Courrier entrant est un processus Clé ?

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distribués au bon service pour traitement .

Bénéfices pour l’Entreprise

Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des processus manuels.

Réduction des coûts élevés du Back Office

Réduction du temps de traitement par une mise à disposition immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture &

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immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture & indexation)

Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement plus rapide (relance des contrats, facturation, ..)

Réduction des espaces de stockage

Bénéfices pour l’Entreprise

Amélioration de la qualité de Service Client (capacité de réactivité, )

Réduction des risques en respectant les exigences de conformité (Traçabilité, Sécurité,..)

Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité

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Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité du Front Office )

Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge des flux Emails, Fax et Formulaires Web.

Enquête AIIM 2012

Slide 20

Solution proposée

Slide 21

Combinaison de Microsoft SharePoint + 360

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ErgonomieFacilite Adoption utilisateurCollaborationMoteur de Worfklow IntégréPortail Intranet/ExtranetFonctions de Web content

Fonctions de Case management & Record Management avancé pour SharePoint 2010Module 360 de Correspondance Management Multi-CanalDématérialisant de tout type de dossier (clients, Contrats, Crédits, HR,)

Part de marché de SharePoint

�Un engouement croissant du marché

� Monde

�100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client),

�+17.000 clients dans le Monde

�1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans

� France :

� Plus de 2 millions d’utilisateurs*

� 1000 clients

�Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés

de licences SharePoint

�30% de croissance entre FY08 et FY09 � + de 55% sur les Grands

Comptes

Workflow

Social Networking

GED

Collaboratif

Portail

SharePoint as Business Platform

Business intelligence

Composites

Recherche d'Entreprise

Formulaires

CaseCase

ProjectProject

ContactContact

Une application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements

Base de contacts

(fournisseurs, .)

Base de contacts internes & externes

(fournisseurs, .)

Tous types de

crédits , ..)

Tous types de demandes

(travaux, plaintes, crédits , ..)

Suivi des projets

360 Case Management

ActivityActivityDocumentDocument

PropertyProperty

ProcessProcess

Gestionnaire de tâches

Property, contracts etc.

Courrier, Email, FAX, formulaire Web

Diapositive 25

1 Mona - two titles on this page, have translated bothMac User; 10/06/2011

The Case Management Folder

� Capture de toutes les informations concernant le Case depuis sa création jusqu’à son archivage

12

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Case folder

Documents

Process info

Board handling

Log history

Parties involved

Case details

References

Access

Etc

Record classificatio

n

Schéma fonctionnel

SharePoint & 360

UploadArchive

Web parts

All components in SharePoint Foundation

Initiate

All components in SharePoint Foundation can be used with 360

Calendar

News

Discussions

Documents Documents &

Images

Links

Lists

Live Meeting

Project Tasks

Wikis

Blogs

Survey/ forms

Office

Applications 360 de Case Management prêtes à l’emploi

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360 Correspondance Management

Documents- contracts- correspondence etc.

Activities- meetings- telephone conversations

Contacts- suppliers- customers

Vue à 360 degré d’un dossier

360 Contract Management

360 Project Management

360 degrees overview:Starting from the project folder

CaseCase

ProjectProject

ContactContact

ActivityActivityDocumentDocument

PropertyProperty

ProcessProcess

360º Paperless Meetings

Mobilité eWorker for iPad

Slide 34

Mobilité eWorker for iPad

Slide 35

Démonstration