18
Presentation av NEKK- projektet Infoträff SLK 29 augusti 2013 Johan Nilsson, delprojektledare

Infoträff SLK 29 augusti 2013

  • Upload
    teal

  • View
    72

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Presentation av NEKK-projektet. Infoträff SLK 29 augusti 2013. Johan Nilsson, delprojektledare. Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap. En Stad . Kommunikations-strategi. Inköps- och Upphandlingspolicy. Bolagsöversynen. Gemensam byggprocess. Stadens systemflora – nuläge. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Presentation av NEKK-projektetInfoträff SLK 29 augusti 2013

Johan Nilsson, delprojektledare

Page 2: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap

2

En Stad Inköps- och Upphandlingspolicy

Kommunikations-strategi

Gemensam byggprocessBolagsöversynen

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 3: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Stadens systemflora – nuläge

3

Ekonomistyrning

Beställning till Betalning Ekonomihantering

Horisonten RaindanceAgressoBusiness

World

VismaControl

VismaBusiness

Jeeves IFS

VismaSPCS

XXX

Hypergene Mercur Realreport

Cognosplanning

Qlickview

Excel MicrosoftBI

VismaActit XXX

VismaProceedo

PaletteArena

AgressoEFH Gasell

JeevesEFH BasWare

IFSE-faktura Logica XXX

Flera olika tekniska plattformar

Flera olika drifts-lösningar

Flera licenser för samma produkt

Flera olika lösningarför support

Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 4: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Bakgrund till projektet

Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.

4

Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 5: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept

5

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)

PersonalsystemVerksamhets-system

Kvalitetssäkrad datalagring

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd Koncern-konsolidering

Modeller, strukturer och systemadm

Framtida behov

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

Anläggning

Avtal Beställning Faktura-hantering

Faktura-motor

Modeller, strukturer och systemadm

Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp

Modeller, strukturer och systemadm

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29Per

Page 6: Infoträff SLK 29 augusti 2013

NEKK:s Färdplan2012 2014 20152011 2013

Förberedelser Pilot Utrullning

Förberedelser Pilot Utrullning

Avtal

Avtal Överlämnat

Förberedelser Pilot UtrullningAvtal Överlämnat

Förberedelser Utrullning

Beställning till Betalning (Winst 2.0)

Ekonomisystem(Unit4 Agresso)

Koncern-konsolidering(Cognos)

Ekonomi-styrning(Hypergene)

Överlämnat

6

UtvecklingÖverlämnat

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 7: Infoträff SLK 29 augusti 2013

7

Nekksus - Hypergene

• Delprojektet avslutat per 2013-06-30

• Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet!

• Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen

• Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad

Ekonomistyrning

(Nekksus, Hypergene)

Utdata, rapporter

Analys

Beslutsstöd

Budget

Prognos

Processtöd

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp,

personal

Skapar förutsättningar för ekonomisk

styrning och uppföljning av verksamheten

Modeller, strukturer och systemadm

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 8: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

0

0

59 %

41 %

Mycket bra BraMindre bra Dåligt

8NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 9: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Beställning till betalning – Winst

• Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav.

• 9 september kommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning.

• 18 september kommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet.

• Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst.

9

Beställning till betalning

(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp,

personal

AvtalBeställning

Faktura-

hantering

Modeller, strukturer och systemadm

Skapar förutsättningar för effektiv styrning

och uppföljning av verksamhetens inköp

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 10: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Införandet av Winst 2.0

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 10

Tidplan

junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept

2012 2013

okt decnov

Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation

Pilot

2014

Nyttovärdering

Modell och process

Integrationer

Acceptanstest

Nyttovärdering, uppföljningsmodell

Utformning och konfigurering

Realisera integrationer

Utrullning

Test

Central utbildning

Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation

Projektledning

Klart för test

Central utbildning

Utrullning

Milstolpar & beslutspunkter

Över-lämning

fas 1

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

GRUPP 1

GRUPP 2

GRUPP 3

GRUPP 4

GRUPP 5

UtrFörb. & utb.PILOTER

Page 11: Infoträff SLK 29 augusti 2013

11

Ekonomihantering

(Unit4 Agresso)

Modeller, strukturer och systemadm

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp,

personalLeverantör

KundHuvudbok

Anläggning

Faktura-

motor

Skapar förutsättningar för

effektiv ekonomiadministration

Ekonomihantering – Unit4Agresso

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

• Unit4 Agresso valdes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad!

• Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören

• Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga och lokalt systemansvariga

• Stormöte med förvaltningarna den 17 september

Page 12: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet.

Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 12

•Färre speciallösningar (S)•Upphandlad standardiserad

molntjänst ger lägre driftskostnad (S)•Upphandlad standardiserad

ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S)

• Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S)

•Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S)

• Färre användare i ekonomi-systemet (S)

•Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S)

•Färre applikationer & gränssnitt (A)•Färre & enklare inloggningar (A)•Standardiserade informationsflöden

(S)•Goda exempel /best practise

kommer användarna till godo (A+S)•Mer robusta integrationer (S)

Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem

(A) = Utifrån ett användarperspektiv(S) = Utifrån ett Stadenperspektiv

Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö.

Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter.

MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER

MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER

EFFEKTIVA VERKSAMHETS-PROCESSER

Page 13: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Övergripande färdplan 2013-2015

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

2015

febjan mars apr maj jun

INTE

GR

ATIO

NER

O

CH

TEK

NIK

UTF

OR

MN

ING

UTR

ULL

NIN

G

Utformningsförberedelser

Förstudie integrationer

Konfigurering

Utveckling, test & driftsättning

Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning

Utformning & konfigurering

Utveckling, test & driftsättning

Utf. &konfig ARTest Test Utformning & konfigurering

Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2

ÖVR

IGT

UtrullningFörb. & utb

UtrullningFörb. & utb.

Utrullning Förb. & utb.

Förb. & utb Utrullning

UtrullningFörb. & utb.

UtrullningFörb. & utb.

UtrullningFörb. & utb.

UtrullningFörb. & utb.

UtrullningFörb. & utb.

PilotdriftFörberedelser & utbildn.

Förfrågan, förhandling

Överlämning

Avveckling ekonomiapplikationer

PILOT

FACKFÖRV. 1

SDN 1

SDN 2

FACKFÖRV. 2

FACKFÖRV. 3

KRETS/VA

= Delprojekt Beställning till Betalning

= Delprojekt Ekonomihantering

= Delprojekt Ekonomistyrning

= Gemensamma aktiviteter

13NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

Page 14: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet Iterativ utformningsprocess Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning Strukturerad process för önskemål/förslag

14

UTFORMNINGSPROCESSEN

21

Inriktningsprinciper

(startpaket)

Produktions-sättning

Önskemål ochutveckling

Krav-fångst

Utformnings-möte

PrototypUtformnings-principer

Lösnings-dokumentation

Lösningver A

Lösningver B

Test

Utformnings-möte

UTRULLNINGSPROCESSEN

24

Stormöte Instruktion (tidpunkter, roller mm.)

Introduktions-möte med lokala

projektansv.

Instruktion (inför

utrullning)

Uppstarts-möte

per grupp av förvaltningar

Utbildningav lokala utbildare

Lokal utbildning

Driftsstartper grupp avförvaltningar

Uppföljning per

förvaltning

StormöteUppföljning per

förvaltning

Välkomstbrev

Lokalaförberedelser

Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte

Samarbete med lokala projektansvariga Uppstartsmöten för att säkerställa

förberedelser och aktiviteter Utbildning Uppföljning efter driftstart för att säkerställa

utveckling mot önskvärda nyttorNEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29Johan

Page 15: Infoträff SLK 29 augusti 2013

Tidplan och omfattning integrationer (MIG)

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 17

2013 2014 2015

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept okt decnov maj juni jul aug oktsept nov dec febjan mars apr maj jun

Klargöra förutsättningarför Intraservice

Dialog med förvaltningarnaUtveckling, test & driftsättning av integrationer

Start avmasterdataintegrationer

Start 1 avTransaktions-integrationer

Förstudie (Intraservice)

Start 2 avTransaktions-integrationer

Start 3 avTransaktions-integrationer

PersonecHypergeneWinst 2.0Mercur

Färdtjänst - Skolbio, InstrumentförrådKultur - MiljöredaMiljö - TillsynsavgiftSLK - Intrauppföljning db, CRM, SEBUtb - Oscar, MercurIntraservice - TotalIN, Visma Inkasso, CDG, Strålfors, BGCAlla - Personec, IDP, Winst 2.0

TreservaProcapita

Idrott & förening- Bookmaker, SummarumFastighetskontoret- Markis, Gatulån, Tomtkö, ProjstrukturLokalförvaltningen- Summarum, LandlordPark & Natur- Byggsamordnaren, WinHyra, IFS, Summarum, MOFSSBK- BygglovTrafikkontoret- Fordonsflytt, MOP, NSK, Nystart, Utfärdaren, Kops

Page 16: Infoträff SLK 29 augusti 2013

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 18

Förmiddagen 09.00-12.00

Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet.

Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning

Eftermiddagen 13.00-16.00

Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning).

Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforum fackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn!

Anmälan till dagen är obligatorisk och samordnas av respektive ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i

kommande nyhetsbrev.

Senast 11/9

Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september

Page 17: Infoträff SLK 29 augusti 2013

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 19

Hög tid att utse lokal projektledare

Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet - att driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning.

Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.

Anmälan av lokal projektledare för respektive förvaltning görs av din ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i

kommande nyhetsbrev.

Senast 11/9

Page 18: Infoträff SLK 29 augusti 2013

20

Kontakt och mer informationNyhetsbrev

[email protected]

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29