Upload
teal
View
72
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentation av NEKK-projektet. Infoträff SLK 29 augusti 2013. Johan Nilsson, delprojektledare. Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap. En Stad . Kommunikations-strategi. Inköps- och Upphandlingspolicy. Bolagsöversynen. Gemensam byggprocess. Stadens systemflora – nuläge. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Presentation av NEKK-projektetInfoträff SLK 29 augusti 2013
Johan Nilsson, delprojektledare
Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap
2
En Stad Inköps- och Upphandlingspolicy
Kommunikations-strategi
Gemensam byggprocessBolagsöversynen
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Stadens systemflora – nuläge
3
Ekonomistyrning
Beställning till Betalning Ekonomihantering
Horisonten RaindanceAgressoBusiness
World
VismaControl
VismaBusiness
Jeeves IFS
VismaSPCS
XXX
Hypergene Mercur Realreport
Cognosplanning
Qlickview
Excel MicrosoftBI
VismaActit XXX
VismaProceedo
PaletteArena
AgressoEFH Gasell
JeevesEFH BasWare
IFSE-faktura Logica XXX
Flera olika tekniska plattformar
Flera olika drifts-lösningar
Flera licenser för samma produkt
Flera olika lösningarför support
Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Bakgrund till projektet
Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.
4
Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept
5
Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)
Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Ekonomihantering(Unit4 Agresso)
PersonalsystemVerksamhets-system
Kvalitetssäkrad datalagring
Utdata, rapporter Analys
Beslutsstöd
BudgetPrognos
Processtöd Koncern-konsolidering
Modeller, strukturer och systemadm
Framtida behov
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp, personal
Leverantör
Kund
Huvudbok
Anläggning
Avtal Beställning Faktura-hantering
Faktura-motor
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten
Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration
Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29Per
NEKK:s Färdplan2012 2014 20152011 2013
Förberedelser Pilot Utrullning
Förberedelser Pilot Utrullning
Avtal
Avtal Överlämnat
Förberedelser Pilot UtrullningAvtal Överlämnat
Förberedelser Utrullning
Beställning till Betalning (Winst 2.0)
Ekonomisystem(Unit4 Agresso)
Koncern-konsolidering(Cognos)
Ekonomi-styrning(Hypergene)
Överlämnat
6
UtvecklingÖverlämnat
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
7
Nekksus - Hypergene
• Delprojektet avslutat per 2013-06-30
• Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet!
• Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen
• Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad
Ekonomistyrning
(Nekksus, Hypergene)
Utdata, rapporter
Analys
Beslutsstöd
Budget
Prognos
Processtöd
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personal
Skapar förutsättningar för ekonomisk
styrning och uppföljning av verksamheten
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet?
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
0
0
59 %
41 %
Mycket bra BraMindre bra Dåligt
8NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Beställning till betalning – Winst
• Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav.
• 9 september kommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning.
• 18 september kommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet.
• Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst.
9
Beställning till betalning
(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personal
AvtalBeställning
Faktura-
hantering
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för effektiv styrning
och uppföljning av verksamhetens inköp
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Införandet av Winst 2.0
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 10
Tidplan
junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept
2012 2013
okt decnov
Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation
Pilot
2014
Nyttovärdering
Modell och process
Integrationer
Acceptanstest
Nyttovärdering, uppföljningsmodell
Utformning och konfigurering
Realisera integrationer
Utrullning
Test
Central utbildning
Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation
Projektledning
Klart för test
Central utbildning
Utrullning
Milstolpar & beslutspunkter
Över-lämning
fas 1
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept
2013
okt decnov maj juni
2014
jul aug oktsept nov dec
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
GRUPP 1
GRUPP 2
GRUPP 3
GRUPP 4
GRUPP 5
UtrFörb. & utb.PILOTER
11
Ekonomihantering
(Unit4 Agresso)
Modeller, strukturer och systemadm
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personalLeverantör
KundHuvudbok
Anläggning
Faktura-
motor
Skapar förutsättningar för
effektiv ekonomiadministration
Ekonomihantering – Unit4Agresso
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
• Unit4 Agresso valdes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad!
• Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören
• Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga och lokalt systemansvariga
• Stormöte med förvaltningarna den 17 september
Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet.
Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 12
•Färre speciallösningar (S)•Upphandlad standardiserad
molntjänst ger lägre driftskostnad (S)•Upphandlad standardiserad
ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S)
• Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S)
•Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S)
• Färre användare i ekonomi-systemet (S)
•Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S)
•Färre applikationer & gränssnitt (A)•Färre & enklare inloggningar (A)•Standardiserade informationsflöden
(S)•Goda exempel /best practise
kommer användarna till godo (A+S)•Mer robusta integrationer (S)
Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem
(A) = Utifrån ett användarperspektiv(S) = Utifrån ett Stadenperspektiv
Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö.
Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter.
MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER
MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER
EFFEKTIVA VERKSAMHETS-PROCESSER
Övergripande färdplan 2013-2015
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept
2013
okt decnov maj juni
2014
jul aug oktsept nov dec
2015
febjan mars apr maj jun
INTE
GR
ATIO
NER
O
CH
TEK
NIK
UTF
OR
MN
ING
UTR
ULL
NIN
G
Utformningsförberedelser
Förstudie integrationer
Konfigurering
Utveckling, test & driftsättning
Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning
Utformning & konfigurering
Utveckling, test & driftsättning
Utf. &konfig ARTest Test Utformning & konfigurering
Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2
ÖVR
IGT
UtrullningFörb. & utb
UtrullningFörb. & utb.
Utrullning Förb. & utb.
Förb. & utb Utrullning
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
PilotdriftFörberedelser & utbildn.
Förfrågan, förhandling
Överlämning
Avveckling ekonomiapplikationer
PILOT
FACKFÖRV. 1
SDN 1
SDN 2
FACKFÖRV. 2
FACKFÖRV. 3
KRETS/VA
= Delprojekt Beställning till Betalning
= Delprojekt Ekonomihantering
= Delprojekt Ekonomistyrning
= Gemensamma aktiviteter
13NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29
Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet Iterativ utformningsprocess Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning Strukturerad process för önskemål/förslag
14
UTFORMNINGSPROCESSEN
21
Inriktningsprinciper
(startpaket)
Produktions-sättning
Önskemål ochutveckling
Krav-fångst
Utformnings-möte
PrototypUtformnings-principer
Lösnings-dokumentation
Lösningver A
Lösningver B
Test
Utformnings-möte
UTRULLNINGSPROCESSEN
24
Stormöte Instruktion (tidpunkter, roller mm.)
Introduktions-möte med lokala
projektansv.
Instruktion (inför
utrullning)
Uppstarts-möte
per grupp av förvaltningar
Utbildningav lokala utbildare
Lokal utbildning
Driftsstartper grupp avförvaltningar
Uppföljning per
förvaltning
StormöteUppföljning per
förvaltning
Välkomstbrev
Lokalaförberedelser
Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte
Samarbete med lokala projektansvariga Uppstartsmöten för att säkerställa
förberedelser och aktiviteter Utbildning Uppföljning efter driftstart för att säkerställa
utveckling mot önskvärda nyttorNEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29Johan
Tidplan och omfattning integrationer (MIG)
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 17
2013 2014 2015
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept okt decnov maj juni jul aug oktsept nov dec febjan mars apr maj jun
Klargöra förutsättningarför Intraservice
Dialog med förvaltningarnaUtveckling, test & driftsättning av integrationer
Start avmasterdataintegrationer
Start 1 avTransaktions-integrationer
Förstudie (Intraservice)
Start 2 avTransaktions-integrationer
Start 3 avTransaktions-integrationer
PersonecHypergeneWinst 2.0Mercur
Färdtjänst - Skolbio, InstrumentförrådKultur - MiljöredaMiljö - TillsynsavgiftSLK - Intrauppföljning db, CRM, SEBUtb - Oscar, MercurIntraservice - TotalIN, Visma Inkasso, CDG, Strålfors, BGCAlla - Personec, IDP, Winst 2.0
TreservaProcapita
Idrott & förening- Bookmaker, SummarumFastighetskontoret- Markis, Gatulån, Tomtkö, ProjstrukturLokalförvaltningen- Summarum, LandlordPark & Natur- Byggsamordnaren, WinHyra, IFS, Summarum, MOFSSBK- BygglovTrafikkontoret- Fordonsflytt, MOP, NSK, Nystart, Utfärdaren, Kops
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 18
Förmiddagen 09.00-12.00
Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet.
Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning
Eftermiddagen 13.00-16.00
Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning).
Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforum fackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn!
Anmälan till dagen är obligatorisk och samordnas av respektive ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i
kommande nyhetsbrev.
Senast 11/9
Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 19
Hög tid att utse lokal projektledare
Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet - att driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning.
Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.
Anmälan av lokal projektledare för respektive förvaltning görs av din ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i
kommande nyhetsbrev.
Senast 11/9
20
Kontakt och mer informationNyhetsbrev
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29