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Pasantía de Administración de Recursos Materiales y Financieros. Periodo Académico 2013­I. (Instituto Autónomode Infraest...

Biruaca, Mayo 2013.

Informe de Pasantia Lcda. Administracion

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Published on 09 de octubre de 2014

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1. 1. Autor: Argüello C Génesis N. C.I:23.509.405. Tutor Académico: Rojas María. Tutor de Campo: Lcda.

Yngris Bermejo. Biruaca, Mayo 2013. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMONRODRIGUEZ” NUCLEO – APURE.

2. 2. PAGINA DE APROBACIÓN Nombre del Pasante:________________________________________________ Departamento Académico donde realizó susestudios de Pregrado: __________________________________________________________________Nombre del tutor Empresarial: _____________________________ Firma del tutor Empresarial:_________________ Nombre de tutor académico: _______________________________________________Sello del Departamento de Entrenamiento y Seguimiento Profesional: Fecha cuando entrega el informe dePasantía al departamento de Entrenamiento y Seguimiento Profesional: ____ / ____ / ______ Observaciones:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ UNIVERSIDADNACIONAL EXPERIMENTAL “SIMON RODRIGUEZ” NUCLEO – APURE.

3. 3. AGRADECIMIENTO Primeramente y por sobre todas las cosas agradezco al Dios del cielo, por habermeotorgado la fuerza, la luz y la voluntad necesaria para emprender mis estudios y haber logrado una de mismetas… “Gracias mi Dios”. Agradezco a mis Padres Edecio Argüello y Eglys Corona quienes con esfuerzos ysacrificios me brindaron todo el apoyo y ayuda incondicional que necesite para obtener este logro; que Diosme los bendiga siempre. Los AMO. Agradezco a mis hermanos: Eilyn, Deward, Sherlee y Andrés, quienesfueron un motivo más y quienes me dieron apoyo… Igualmente agradezco, a mi Abuela Olinda, a mis tíasCarolina y Rosina, a mis primas Marlín, Sandra, Karina, johanny, y a mis amigos Luis, Elena, Dennys, Annys,Mary, por todo su apoyo… Lleguen mis mas sinceras palabras de agradecimiento a mis compañeros de claseNaibiris, Darimaris, Karen, Alejandra, Yauffer y Alexis, amigos de estudios que me brindaron sus masdecididas colaboraciones y quienes estuvieron junto a mi en toda esta trayectoria… Agradezco a losprofesores quienes me brindaron muy buena orientación a lo que mi carrera se refiere y a los compañeros deoficina que con esfuerzo y dedicación me brindaron conocimiento con respecto al mundo laboral… MisAgradecimientos…

4. 4. DEDICATORIA A Dios todo poderoso ser supremo, lleno de Amor, por haberme dado la sabiduría paraalcanzar este logro… “Dad gracias a Dios en todo, porque esta es la voluntad de Dios para con nosotros enCristo Jesús”. I Tesalonicenses. 5:18 A mi Padre Edecio Argüello, por ser mi ejemplo de lucha yperseverancia para seguir adelante todos los días de mi vida… A mi Madre Eglys Corona, quien en todomomento está conmigo dándome su amor y su apoyo en momentos difíciles… A ustedes padres dedico estelogro obtenido; por ser tan especiales y únicos. Gracias por todo el apoyo que siempre me han brindado yespecialmente por confiar en mi… A mis hermanos: Eilyn, Deward, Sherlee y Andrés, quienes estuvieronconmigo incondicionalmente en toda esta trayectoria. A todas aquellas personas que saben de mi cariño yafecto…

5. 5. INDICE GENERAL AGRADECIMIENTO ……………………… III DEDICATORIA………………………... V INTRODUCCION ………………………... 08 INSTITUTO AUTONOMO DEINFRAESTRUCTURA DEL ESTADO APURE (INFREA) • Razón Social…………………………………… 09 • Misión …………………………………… 09 • Visión…………………………………... 09 • Estructura Organizativa …………………………………… 10 •Descripción del Área donde realizo las Pasantías……………………11­12 • Organigrama de la Est,Organizativa …………………... 13 CAPITULO I: ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE ELPERIODO DE PASANTIA MARZO – MAYO 2013, EN (INFREA), DPTO ADMINISTRACION EN LASAREAS DE ORDEN DE COMPRAS, ORDEN DE PAGOS, TESORERÍA Y CONTABILIDAD,PLANIFICACION Y PRESUPUESTO, COBRANZA, ARCHIVO. • Nombre de las Áreas donde se Realizólas Pasantías …………… 15 • Diagnostico ……………….15­16 • Cronograma de las ActividadesDesarrolladas ……………………. 16­21 • Resultados Obtenidos ……………………….. 22 CAPITULO II. •Conclusiones …………………………. 23 • Recomendaciones …………………………... 24

6. 6. • Anexos ……………………….... 25­30 LISTAS DE GRAFICO Y FIGURAS ­Organigrama de laEstructura Organizativa ………………………………… 12 ­Mapa ………………………………... 13 ­Fotografías ……………………………….... ….19

7. 7. INTRODUCCION El Instituto Autónomo de Infraestructura del estado Apure promueve la construcción ycontrola la ejecución de los servicios de Infraestructura y urbanismo, la coordinación y mantenimiento de

obras públicas, indispensable para el equipamiento y consolidación integral de las comunidades; gestionarante todos los organismos del Estado Venezolano los planes necesarios para construir directa e indirectamenteviviendas, por medio de programas conjuntos, también tiene competencia en lo relacionado con la materia deplanificación, coordinación, seguimiento y evaluación de proyectos de obras públicas en materia vial,transporte y desarrollo urbano. Además tiene como objetivo propiciar medidas de estimulo para elfortalecimiento patrimonial del sector de obras de infraestructura y viviendas en el estado; incrementar laejecución de los programas de inversión en la materia para la racionalización y reducción de los gastos detransformación de dicho sector en un marco de estímulos objetivos que permitirán alcanzar beneficios tantopara el ente como para el Estado en general. Realizar mis pasantías es uno de los retos que me permitiránmedir la eficiencia sin dificultades, cumpliendo las actividades asignadas en las áreas de órdenes de compras,orden de pagos, tesorería y contabilidad, planificación y presupuesto, cobranza, archivo. Que funciona en lasinstalaciones de el INFREA del Estado Apure en el 3er piso de la antigua Gobernación; demostrandocapacidad y destreza de los conocimientos adquiridos durante los periodos académicos de la carrera enLicenciatura de Administración de Recursos y Materiales Financieros.

8. 8. Cabe señalar que en el Departamento de Ordenación de Pagos llegan documentos que tienen que serrevisados y organizados por el personal que labora en el, para ser llevados en el orden correspondiente, aldespacho del Director de Administración del Ejecutivo, para su aprobación INSTITUTO AUTONOMO DEINFRAESTRUCTURA DEL ESTADO APURE. • Razón Social: Instituto autónomo de infraestructura. CalleComercio entre Piar y Madariaga. Sector Centro. • Misión: Coordinar, planificar, presupuestar, evaluar yseguimiento de la política habitacional, desarrollo urbano, hábitat y vivienda en el estado apure, así como deobras públicas y políticas de conservación, administración y aprovechamiento de las carreteras, como puertosy aeropuertos que se encuentran ubicados dentro del Estado, en el marco de sus competencias de conformidadcon lo establecido en la Ley. (Artículo 2, Ley del INFREA) • Visión: Ser un ente rector modelo de gerenciapublica al servicio del estado, del Pueblo y las comunidades y de excelente calidad, para atender lasnecesidades de los mismos en materia de Vivienda y hábitat, vialidad e Infraestructura en general, en aras degarantizar el desarrollo urbano y extraurbano aplicando los planes y UNIVERSIDAD NACIONALEXPERIMENTAL “SIMON RODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE

9. 9. proyectos enmarcados dentro de las políticas públicas del estado, así como también otorgar asistenciatécnica y asesoramiento en cuanto a las transferencias de competencia a los municipios a través de unagerencia participativa con un equipo de trabajo altamente competente, emprendedor y comprometido con elDesarrollo Revolucionario y Social del Estado Venezolano.

10. 10. • Descripción de Departamentos o Áreas donde se desarrolló la Pasantía. Orden de Compra: se encargade verificar y realizar, facturas e imputaciones, revisión de viáticos, registro de cotizaciones y servicios, ésta asu vez revisa que todos los documentos que debe traer estén en regla. Orden de Pago: esta área se encargade elaborar todo lo que tiene que ver con órdenes de pago de distintos tipo, ya sea facturas, obras, servicios,viáticos, nomina, cesta ticket y cualquier otro compromiso que se presente. Tesorería y contabilidad: estaárea se encarga de llevar un registro de las cuentas del instituto, y también realiza las elaboraciones decheques, la conciliación de las cuentas, llevar el control del libro diario de las cuentas. Planificación ypresupuesto: la gobernación del estado apure emite un comunicado al instituto, donde solicita la formulacióndel presupuesto para el ejercicio fiscal, esto con la finalidad de conocer la necesidad interna y externa. Es allí,donde el área de planificación y presupuesto realiza la distribución del presupuesto ingresado al instituto, queemite la gobernación para cubrir gastos tales como: gasto de personal, gasto de funcionamiento, gasto deinversión (para la ejecución de obras de infraestructura del estado apure). El instituto realiza una rendición decuentas trimestralmente, donde el área de planificación y presupuesto, es el encargado de realizar el respectivoinforme. Cabe señalar que en ocasiones alguna de las partidas se quedan sin presupuesto, es allí donde se haceuna adición y traslado de partida al presupuesto interno, haciendo el traslado de una partida a otra, para sacarun producto por la partida que corresponde. Cobranza: cobranza realiza los cobros de la cartera crediticia delos créditos habitacionales otorgados por el INFREA (adquisición de viviendas y mejoramientos)., estoscobros pueden ser voluntarios: que es cuando el beneficiario se dirige a la oficina con su respectivo deposito ylo consigna en caja donde se emite su respectivo recibo, y la otra forma de

11. 11. pago es por descuento empresarial: es cuando el cobrador del departamento de cobranza se dirige a lasentidades gubernamentales a retirar los cheques por cada quincena o mes de los descuentos que dichasentidades realizan a sus trabajadores por concepto de crédito habitacional del INFREA, luego el cobrador sedirige a la oficina donde se verifica el pago, y luego se procede a realizar el depósito correspondiente. Archivo: se encarga de archivar y llevar un control previo de expedientes de diferentes departamentos, tales

como: obras, vialidad, vivienda, contrataciones, recursos humanos, en fin, todo a lo que el instituto refiere.12. 12. • Organigrama de la Estructura Organizativa13. 13. • Mapa • Fotografía Leyenda: : Instituto Autónomo de infraestructura del estado apure (INFREA).14. 14. CAPITULO I: ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIA MARZO –

MAYO 2013, EL INSTITUTO AUTONOMO DE INFRAESTRUCTURA, EN EL DPTO DEADMINISTRACION EN LAS AREAS DE ÓRDENES DE COMPRAS, ORDEN DE PAGOS, TESORERIAY CONTABILIDAD, PLANIFICACION Y PRESUPUESTO, COBRANZA, ARCHIVO. • Nombre de lasÁreas donde se Realizó las Pasantías: En las áreas de órdenes de compras, orden de pagos, tesorería ycontabilidad, planificación y presupuesto, cobranza, archivo. • Diagnostico: El Área de Compras es laencargada de realizar cotizaciones, revisar viáticos y hacer facturas, para luego pasarlas a orden de pago, paraque se realice el pago correspondiente, a esa factura o viatico, esta área no realiza orden de pago solamente deestas, sino también por concepto de: obras, mejoramientos de vivienda, cesta ticket. Ordenación de Pagorealiza todas aquellas actividades que comprenden el conjunto de operaciones que tiene por objeto satisfacerlas obligaciones contraídas mediante las oportunas salidas de fondos del Tesoro del instituto. Cabe señala queel instituto cuentas con el Sistema Integrado de Soluciones para la Administración Pública (SISAP), y una vezque orden de pago cargue el pago correspondiente a cualquiera de las actividades, tesorería y contabilidadrealiza el cheque correspondiente al pago del mismo. Planificación y presupuesto se encarga de adicionar yhacer traslado presupuestario, en caso de que alguna partida presupuestaria se quede sin presupuesto, ya quehay partida para todo tipo de producto, esto se hace para que cada producto salga por la partida quecorresponde, cobranza realiza los cobros de la cartera crediticia de los créditos habitacionales otorgados por elINFREA (adquisición de viviendas y mejoramientos)., estos cobros pueden ser voluntarios: que es cuando el

15. 15. beneficiario se dirige a la oficina con su respectivo deposito y lo consigna en caja donde se emite surespectivo recibo, y la otra forma de pago es por descuento empresarial: es cuando el cobrador deldepartamento de cobranza se dirige a las entidades gubernamentales a retirar los cheques por cada quincena omes de los descuentos que dichas entidades realizan a sus trabajadores por concepto de crédito habitacionaldel INFREA, luego el cobrador se dirige a la oficina donde se verifica el pago, y luego se procede a realizar eldepósito correspondiente. Archivo se encarga de archivar y llevar un control previo de expedientes dediferentes departamentos, tales como: obras, vialidad, vivienda, contrataciones, recursos humanos, en fin, todoa lo que el instituto refiere.

16. 16. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANA Nº 1 y 2 Del 04 al 15 de marzo. DIA ACTIVIDADESREALIZADAS DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS LUNES Revisión de viáticos yrevisión de facturas. Esta actividad se realiza, para constatar que toda la documentación este en orden. Mifunción en esta actividad fue organizarla y verificar que este completa, ya que al momento de realizar unaauditoría seria lo primero a auditar. Y también ver que se cumpliera con todo lo necesario para que losviáticos fueran aprobados. MARTES Revisión de facturas y de cotizaciones para el pago de proveedores, yasean coop, o empresas MIERCOLES Revisión de elaboración de orden de compra en el (SISAP) JUEVESRevisión y elaboración de órdenes de servicios. VIERNES Percibir en como es el procedimiento para cargarfacturas, orden de servicios, orden de compra en el (SISAP) OBSERVACIONES:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL“SIMON RODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE

17. 17. SEMANA Nº 3 y 4 Del 18 al 22 de marzo y del 1 al 5 de abril. DIA ACTIVIDADES REALIZADASDESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS LUNES Procesar órdenes de compras y deservicios. Una vez ingresadas las carpetas a ordenación de pago, Mi función fue de revisar y verificar que lasmismas cumplieran con todos los requisitos que exige la ley de contrataciones públicas entre los cuales seencuentran: Rif, actualizado, solvencia IVSS vigente, RCN, vigente, solvencia INCES vigente, y SolvenciaLaboral actualizada, y observar el procedimiento de la elaboración de la respectiva orden de pago. MARTESPagos de viáticos, y cesta ticket MIERCOLES Revisión y pago de contratos de infraestructura. JUEVESRevisión y pagos de contratos de vialidad VIERNES Revisión y pago de contratos de vivienda.OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMON

RODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE18. 18. SEMANA Nº 5 y 6 Del 8 al 19 de abril. DIA ACTIVIDADES REALIZADAS DESCRIPCION DE LAS

ACTIVIDADES REALIZADAS LUNES Elaboración de cheques para pagos de viáticos Mi asistencia en estaárea fue de observar el procedimiento de la elaboración de los cheques y colocar cada uno de ellos en surespectiva orden. MARTES Elaboración de cheques para pagos tanto de servicio como de compras.MIERCOLES Elaboración de cheques para pagos de cesta ticket JUEVES Elaboración de cheques para pagosde nomina VIERNES Elaboración de cheques para pagos de mejoramiento de vivienda OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL“SIMON RODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE

19. 19. SUPERVR ASANTIA FIRMA DEL PASANTEEN LA EN LA INSTITUCION SEMANA Nº7 Y 8 Del22 abril al 03 de mayo DIA ACTIVIDADES REALIZADAS DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESREALIZADAS LUNES Revisión del Manual de Clasificación de Partidas Presupuestaria la colaboraciónprestada en esta área, fue la de revisión de partidas presupuestarias, decretos, elaboración de oficios detraslados y adiciones, para que el funcionamiento de esta área sea más eficiente y eficaz al momento derealizar las adiciones y traslados mediante el Sistema Integrado de Soluciones Para la Administración Publica.(SISAP) MARTES Revisión de decretos emitidos de la gobernación del estado apure al instituto en dondehace las asignaciones de ingresos extraordinarias MIERCOLES Revisión de la ejecución presupuestariamediante el sistema (SISAP) JUEVES Elaboración de oficios de traslados y adiciones del presupuesto interno.VIERNES Calculo de montos de fondos a terceros, cancelados y por cancelar OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMONRODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE

20. 20. SEMANA Nº 9 Y 10 Del 06 al 17 de mayo DIA ACTIVIDADES REALIZADAS DESCRIPCION DELAS ACTIVIDADES REALIZADAS LUNES Elaboración de relaciones diarias de depósitos que se recibenpor concepto de descuento por institución o por persona natural. La función que cumplí en esta área fue deobservar el procedimiento para la elaboración de relaciones diarias, revisión y elaboración de solvencias yubicación de expedientes de créditos habitacionales en los archivos. MARTES Elaboración de relacionesdiarias de todo lo que entra de pago por día. MIERCOLES Una vez culminado cada mes se elabora unresumen dé cada relación diaria para establecer el monto total recaudado por mes, con su respectivo grafico.JUEVES Emisión de solvencia, de no poseer vivienda VIERNES Elaboración de oficios y actas en dondeespecifican la culminación del pago de la vivienda, para luego ser remitida al departamento de consultoríajurídica para la liberación de dicha hipoteca. OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMONRODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE

21. 21. SEMANA Nº11 y 12 Del 20 al 31 de mayo. DIA ACTIVIDADES REALIZADAS DESCRIPCION DELAS ACTIVIDADES REALIZADAS LUNES Organizar expedientes por departamentos. La función quecumplí en esta área fue de llevar un control y vigilar que los documentos ingresados estén debidamente enorden, clasificar las órdenes de pagos según las partidas presupuestarias. MARTES Organizar expediente pordepartamento. MIERCOLES Clasificación de órdenes de funcionamiento. JUEVES Controlar y organizar losexpediente según sea su tipo de pago. VIERNES Clasificación de órdenes de funcionamiento.OBSERVACIONES: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR DE PASANTIAFIRMA DEL PASANTE EN LA INSTITUCION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMON

RODRIGUEZ” NUCLEO ­ APURE22. 22. RESULTADOS OBTENIDOS En todas las actividades que fueron realizadas en el instituto autónomo de

infraestructura del estado apure (INFREA), se obtuvo como resultado una integración al mundo laboral, en loque a mi carrera se refiere, que antes no tenía, debido a que nunca había tenido ninguna experiencia de trabajo.Cabe señalar que en el instituto autónomo de infraestructura del estado apure (INFREA), tiene algunasdeficiencias pero, es controlable y se pueden mejorar. Finalmente todas esas actividades que realice en lasdistintas aéreas del instituto, me dejaron como resultado, conocimientos y destrezas, que me servirán paraejercer mi carrera en cualquier institución o empresa. Es importante mencionar que las actividades realizadasson de suma importancia para mí, debido a que me permitieron obtener conocimientos que me sirven paraejercer un cargo en una institución pública, hecho muy resaltante, puesto que en el Estado Apure, la principalfuente de empleo es el sector público.

23. 23. CAPITULO II CONCLUSIONES • El INFREA es una entidad organizada con múltiples funcionesadministrativa que se rige por una serie de normas, políticas y leyes. • El INSTITUTO, está orientado a laejecución de obras, tanto en vialidad como de vivienda dentro del Estado con la intención de lograr elbienestar general de la población. • El INFREA también maximiza recursos y desarrolla, de maneraorganizada en todo el Estado Apure. • El Dpto. de Administración realiza todas aquellas actividades quecomprenden el conjunto de operaciones que tiene por objeto satisfacer las obligaciones contraídas mediantelas oportunas salidas de fondos del Tesoro Público. • A este dpto., llega toda la documentación (Obras, gastode personal, fondos a terceros, viáticos, entre otros. • En cuanto a las Leyes y Normativas del INFREA se rigepara el cumplimiento de las actividades y obras q desarrollan.

24. 24. RECOMENDACIONES • Conservar el plan o perfil que implementa el Dpto., para mantener el mejordesenvolvimiento del mismo. • Mantener el adecuado manejo, para que la documentación que sale del Dpto.,se mantengan en condiciones óptimas. • Dar continuidad a las estrategias que utilizan para disminuir el déficitde errores en la documentación. • Realizar periódicamente revisiones en toda la documentación. • Disponer deun espacio más amplio para el mejor funcionamiento del Dpto.

25. 25. Revisión y pago de contratos de infraestructura.26. 26. Revisión de viáticos y de facturas. Clasificación de órdenes de funcionamiento27. 27. Revisión de la ejecución presupuestaria mediante el sistema (SISAP) Cobranza.28. 28. Asistente, y departamento de administración Sala de analistas de la administración.29. 29. Pasantía de Administración de Recursos Materiales y Financieros. Periodo Académico 2013­I. (Instituto

Autónomo de Infraestructura del Estado Apure.) Pasante: Argüello C Génesis N. C.I: 23.509.405.30. 30. Biruaca, Mayo 2013.

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